29. melléklet VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 2012. év folyamán a Paksi Többcélú Kistérségi Társulás településein, így Pakson is a belső ellenőrzési feladatokat, feladat-ellátási megállapodás alapján a Paksi Polgármesteri Hivatal által alkalmazott 2 fő függetlenített belső ellenőr látta el, 2012 szeptemberétől pedig az egyik ellenőr nyugdíjazása miatt egy fő. A belső ellenőrök rendelkeznek az érvényes jogszabályban előírt regisztrációs számmal, megfelelő szakmai képzettséggel és gyakorlati tapasztalattal. A belső ellenőrzési csoport 2012. év folyamán a Társulási Tanács, valamint Paks Város Onkormányzatának képviselő-testülete által elfogadott éves ellenőrzési ütemterv alapján végezte munkáját. Az éves terv módosítására tárgyév folyamán a település vonatkozásában nem került sor. Soron kívüli, terven felüli ellenőrzés nem volt. A települések közötti eloszlás az előző évekhez hasonlóan alakult, azaz kisebb településeken 1:2 ellenőrzés, a két nagyobb településnél pedig 4, illetve 8 vizsgálat valósult meg. Osszesen 30 vizsgálatot végzett a belső ellenőrzési csoport tárgyév folyamán, melyek közül 6 szabályszerűségi, 24 pénzügyi ellenőrzés volt. Paks Város vonatkozásában az éves terv a bölcsődei ellátáshoz, a szociális továbbképzés és szakvizsgához, valamint az oktatáshoz és neveléshez kapcsolódó állami normatív támogatás alapját képező nyilvántartások vizsgálatát, a rendszeres nevelési segély folyósításának pénzügyi ellenőrzését, valamint a közbeszerzési eljárások szabályszerűségi vizsgálatát tartalmazta. (Üsszesen 11 ellenőrzés.) A belső ellenőrzési csoportnál, az utolsó negyedévben fellépő kapacitáshiány miatt, 2 nevelési intézménynél és egy oktatási intézménynél elmaradt a normatíva alapját képező nyilvántartások vizsgálata. Az elmaradt vizsgálatok közül kettőt a belső ellenőrzés beépítette a 2013. évi ellenőrzési tervbe. A harmadik vizsgálat időközben okafogyottá vált, mivel az oktatási intézménynek 2013. január elsejétől nem az önkormányzat a fenntartója. A belső ellenőrzési vezető elkészítette az ellenőrzési csoport önértékelését, mely alapján elmondható, hogy az ellenőrök a vizsgálatotokat követően elkészítették az előírt ellenőrzési jelentéseket. Az ellenőrzési dokumentumok megfeleltek a jogszabályban előírt alaki, formai és adattartalmi követelménynek. A jelentések javaslattétellel zárultak. A lefolytatott vizsgálatokat követően 5 esetben intézkedésit terv készítését kérte, irányozta elő a belső ellenőrzés. Az érintett szervezeti egység vezetője elkészítette a kért intézkedési tervet, melyet a belső ellenőrzés alkalmasnak talált a hibák kiküszöbölésére, kijavítására, így azokat elfogadta. Ezt követően a vizsgálattal érintett szerv vezetője tájékoztatta a belső ellenőrzési vezetőt az intézkedési tervben felsorolt feladatok megvalósulásáról, hasznosulásáról, mely beszámoló része az éves ellenórzési jelentésnek is. Az ellenőrzések nyomon követéséről a belső ellenőrzési vezető külön kimutatást, nyilvántartást vezet. Az ellenőrzés folyamán olyan tényező, mely a vizsgálat lefolytatását akadályozták volna, nem volt. Osszeférhetetlenségi okok nem merültek fel, emiatt a vizsgálatot felfüggeszteni, megszűntetni nem kellett. Az ellenőrzés során bűntető-, szabálysértési, fegyelmi, illetve kártérítési felelősséggel járó esemény nem fordult elő, így az ellenőr ilyen javaslattal nem élt.
A belső ellenőrzési vezető jogszabályi kötelezettségének eleget téve elkészítette a 2012. évben lefolytatott vizsgálatokról szóló nyilvántartást. A táblázatos formában készített kimutatás jelen éves beszámoló mellékletét képezi. A belső ellenőrzési csoport éves munkáját a vizsgált szervezeti egységek vezetői jónak, illetve kiválónak ítélték. Egyéb észrevételt, javaslatot az értékelések nem tartalmaztak. A belső ellenőrzés, valamint a külső szakmai ellenőrző szervek által tett javaslatokat a város és az intézmények vezetői figyelembe veszik, lehetőségükhöz mérten hasznosítják. ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A 2012. ÉVRŐL
.
.
BEVEZETÉS A Paksi Többcélú Kistérségi Társulás (Továbbiakban: Társulás) 14 településén, így Pakson is, 2012 év folyamán a belső ellenőrzési feladatokat Paks Város Polgármesteri Hivatalának Belső Ellenőrzési Csoportja látta el a Társulás 22/2008. (VII.27.) Ktth. számú határozattal elfogadott feladat-ellátási megállapodása alapj án. Megfelelve az érvényben lévő jogszabályi előírásoknak a belső ellenőrzési vezető elkészítette a kockázatelemzéssel alátámasztott 2012. évi ellenőrzési tervet, melyet a Társulási Tanács a 29/2011. (XI.14.) Ktth. számú határozattal, Paks Város Önkormányzata Képviselő-testületének Jogi, Ugyrendi és Pénzügyi Bizottsága pedig a 39/2011. (XI.16.) JÜPB határozatával hagyott jóvá. I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA I/l.
Éves ellenőrzési tevékenység ~ I/l.a. Az éves eUenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A beszámolási időszakban (2012. évben) a Társulási Tanács, valamint a társulásban résztvevő települések önkormányzata képviselő-testületei által elfogadott és jóváhagyott éves ellenőrzési terv alapján végezte munkáját a belső ellenőrzési csoport. Az elkészült ütemterv jogszabályi előírás alapján tartalmazta többek között az ellenőrzés időtartamát, az ellenőrizendő időszakot, az ellenőrzések módszereit, a munkaidő mérleget, az ellenőrzések ütemezését, megjelölve az érintett szervezeti egységeket, az azonosított kockázati tényezőket, valamint a szükséges ellenőri kapacitást, napokban kifejezve. Az ütemezett 36 ellenőrzés száma közel megegyezik az előző évi ellenőrzések számával (2011-ben 37 vizsgálatot tartalmazott az ütemterv). A minimális csökkenés az ellenőrzések témájával és emiatt az egyes ellenőrzések időigényének növekedésével, valamint az ellenőrzésre fordítható napok számának csökkenésével magyarázható. (2011-ben az ellenőrzésre fordítható napok száma 354 nap volt, míg 2012-ben 350 nap volt.) 2012. év folyamán az elfogadott éves tervet a belső ellenőrzési vezető a költségvetési szerv vezetőjének egyetértésével módosíthatta a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm.rendelet 31. (5) bekezdése értelmében. ~.
2
Ezzel a módosítási lehetőséggel két település élt (Kajdacs, Dunaföldvár), ahol a tervezett ellenőrzés okafogyottá vált, így a Vizsgálat témája egy aktuálisabb és a település szempontjából fontosabb és kockázatosabb ellenőrzést tett indokolttá. A jóváhagyott tervben 9 szabályszerűségi, 24 pénzügyi és 3 rendszerellenőrzés szerepelt. Számszerűen tárgyév folyamán a tervezett 36 ellenőrzés helyett 30 vizsgálat valósult meg,mivel a belső ellenőrzési csoport az egyik kolléga nyugdíjba Vonulása miatt az utolsó negyedévben egy fővel látta el a feladatokat. A 6 meghiúsult ellenőrzés közül 5 vizsgálat beépítésre került a 2013. évi tervbe, egy vizsgálattal érintett szervezet pedig már nem tartozik az ellenőrzés hatáskörébe. 2012. évben soron kívüli, terven felüli ellenőrzés lefolytatására nem került sor. Az alábbi táblázat összesítve tartalmazza a 2012. évi tervezett és végrehajtott vizsgálatokat: -
-
Vizsgálatok típusa
Tervezett ellenőrzés
Végrehajtott vizsgálat
24
Pénzügyi ellenőrzés
24
9
Szabalyszerusegi ellenorzes
6
3
Rendszer ellenőrzés
O
36
Összesen
30
‚
‚
.
.
‚
Megjegyzések
2 ellenőrzés szerepel a 2013. evi tervben 3 ellenőrzés szerepel a 2013. évi tervben .
.
Paks Város vonatkozásában az éves ellenőrzési terv a bölcsődei ellátáshoz, a szociális továbbképzés és szakvizsgához, valamint az oktatáshoz és neveléshez kapcsolódó állami normatív támogatások alapját képező nyilvántartások vizsgálatát, a rendszeres nevelési segély folyósításának pénzügyi ellenőrzését, valamint a közbeszerzési eljárások szabályszerűségi vizsgálatát tartalmazta (összesen 11 ellenőrzés). A belső ellenőrzési csoportnál, az utolsó negyedévben fellépő kapacitáshiány miatt, 2 nevelési intézménynél és egy oktatási intézménynél elmaradt a normatíva alapját képező nyilvántartások vizsgálata. Az elmaradt vizsgálatok közül kettőt a belső ellenőrzés beépítette a 2013. évi ellenőrzési tervbe. A harmadik vizsgálat időközben okafogyottá vált, mivel az oktatási intézménynek 2013. január elsejétől nem az önkormányzat a fenntartója. )~ I/1.b. Tárgyév folyamán végzett vizsgálatok Paks Város Önkormányzatánál és az általa fenntartott intézményeknél összesen 7 pénzügyi és 1 szabályszerűségi vizsgálatot végezett a belső ellenőrzési csoport az alábbi témakörökben:
3
I. Bölcsődei ellátáshoz kapcsolódó normatív állami támogatás vizsgálata (Bóbita Bölcsőde) 2. Szociális továbbképzés és szakvizsga támogatás elszámolásának vizsgálata a Szociális intézmények Igazgatóságánál 3. Pedagógus továbbképzés és szakvizsga elszámolásának ellenőrzése a Vak Bottyán Gimnáziumnál 4. Pedagógus továbbképzés és szakvizsga elszámolásának ellenőrzése a Benedek Elek Ovodánál 5. Pedagógus továbbképzés és szakvizsga elszámolásának ellenőrzése a Napsugár Ovodánál 6. Rendszeres nevelési segély vizsgálata Paks Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalánál (Szociális Osztály) 7. A 2012. évi normatív támogatások elszámolásához szükséges nyilvántartások szabályosságának, teljességének ellenőrzése a Pro Artis Alapfokú Művészetoktatási Intézménynél 8. Közbeszerzési eljárás vizsgálata Paks Város Onkormányzatának Polgármesteri Hivatalánál (Műszaki Osztály)
Pénzügyi ellenőrzések közé sorolja a jogszabály azokat a vizsgálatokat, melyek során az adott szervezet pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások vizsgálatára kerül sor. Pakson az 1-7-ig felsorolt vizsgálatok valósultak meg pénzügyi ellenőrzés keretein belül. 1. A bölcsődei ellátáshoz kapcsolódó normatív állami támogatás vizsgálata során az ellenőrzés célkitúzése a Magyar Köztársaság 2011. évi költségvetéséről szóló 2010. évi CLXIX. törvény 3. számú melléklete alapján a 14. a. bölcsődei ellátás jogcím alapján igényelt állami normatív támogatás cél szerinti felhasználásának, valamint az elszámolás és felhasználás alapját képező dokumentumok, nyilvántartások meglétének, teljes körűségének, szabályosságának vizsgálata volt. A vizsgálat során tapasztalt hiányosságok kiküszöbölésére és megszűntetésére az ellenőrzési jelentés javaslatokat tartalmazott az önállóan működő intézmény, illetve a fenntartó részére. A javaslatok hasznosulása érdekében intézkedési terv készítését irányozta elő az ellenőr, melyet a szervezet vezetője jogszabályi előírásoknak megfelelően elkészített. A belső ellenőrzés az elkészített tervet alkalmasnak találta a hibák korrigálására, ezért azt elfogadta. 2. Paks Város Szociális Intézmények Igazgatóságánál az ellenőrzési csoport a szociális továbbképzéshez köthető áflami normatív támogatás elszámolását vizsgálta. Az ellenőrzés tárgyát a Magyar Köztársaság 2011. évi költségvetéséről szóló 2010. évi CLXIX. törvény 8. számú mellékletének II. Egyes szociális feladatok támogatása 2. pontja alapján igényelt Szociális továbbképzés és szakvizsga támogatás megalapozottságának, valamint cél szerinti felhasználásának és elszámolásának vizsgálata képezte.
4
Az ellenőrzésben foglalt Javaslat megvalósulása érdekében az ellenőrzés intézkedési terv készítését írta elő, melyet az érintett szerv vezetője jogszabályi előírásnak megfelelően elkészített. 3.-5. Szintén pénzügyi ellenőrzés keretein belül valósult meg a pedagógus továbbképzés és szakvizsga támogatásának vizsgálata a Benedek Elek Ovodánál, a Napsugár Ovodánál, valamint a Vak Bottyán Gimnáziumnál. A vizsgálatok során az ellenőrzés célkitűzése a Magyar Köztársaság 2011. évi költségvetéséről szóló 2010. évi CLXIX. törvény 8. számú melléklete alapján a kötött felhasználású támogatások cél szerinti felhasználásának, valamint az elszámolások alapját képező dokumentumok, nyilvántartások meglétének, teljes körűségének, szabályosságának vizsgálata volt az „J..2. Pedagógus szakvizsga, továbbképzés, szakmai szolgáltatások igénybevételének támogatása” jogcímre tekintettel. Ezekben az esetekben az ellenőrzési Jelentés olyan megállapítást nem tartalmazott, mely jogszabályi előírás alapján intézkedésit terv készítését indokolttá tette volna. 6. A rendszeres nevelési segély pénzügyi vizsgálatát végezte el a belső ellenőrzési csoport Paks Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalánál. A vizsgálat közvetlenül a hivatal szociális osztályt érintette. Az ellenőrzés célja annak vizsgálata volt, hogy a kérelmezők részére megállapított és juttatott támogatás és annak mértéke megfelel-e az érvényben lévő helyi szabályozásnak.
Ebben az esetben az ellenőrzési jelentés olyan megállapítást nem tartalmazott, mely jogszabályi előírás alapján intézkedésit terv készítését indokolttá tette volna. 7. 2012 decemberében a Pro Artis Alapfokú Művészetoktatási Intézménynél a 2012. évi normatív támogatások elszámolásához szükséges nyilvántartások szabályosságának, teljességének ellenőrzését végezte a belső ellenőrzési csoport. Az ellenőrzés folyamán a célkitűzés a Magyar Köztársaság 2012. évi költségvetéséről szóló 2011. évi CLXXXVIII. törvény 3. számú melléklete alapján a 15. e. pont alatti jogcím alapján igényelt állami normatív támogatás megalapozottságának vizsgálata, valamint az intézményi statisztikai jelentés és a vezetett tanügyi dokumentumok, nyilvántartások összevetése volt. A vizsgálat folyamán megállapításra nem került sor, a 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 45. ~ a alapján intézkedési terv készítése nem volt indokolt. -
Szabálvszerűségi ellenőrzésnek minősül jogszabály alapján annak ellenőrzése, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, valamint annak vizsgálata, hogy érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai. 8. Szabályszerűségi ellenőrzés keretein belül valósult meg 2012. év folyamán a közbeszerzési eljárások vizsgálata, mely ellenőrzés a hivatal műszaki osztályát érintette
5
közvetlenüL A vizsgálat fő célkitűzése annak megállapítása volt, hogy a hivatalnál kialakított közbeszerzési eljárás megfelel-e az érvényben lévő jogszabályi előírásoknak. Ebben az esetben az ellenőrzési jelentés olyan megállapítást nem tartalmazott, mely intézkedési terv készítését vonta volna maga után.
) I/1.c. Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, fegyelmi, illetve kártérítési felelősséggel járó esemény nem fordult elő, így az ellenőr ilyen javaslattal nem élt. 1/2.
Bizonyosságot adó tevékenység bemutatása ) I/2.a Az ellenőrzési csoport funkcionális függetlensége, létszámhelyzete, összeférhetetlensége
Paks Város Polgármesteri Hivatalának Belső Ellenőrzési Csoportja független szervezeti egységként, közvetlenül a munkaszervezet vezető, illetve Paks Város Címzetes Főjegyzőjének irányításával végezte 2012. év folyamán munkáját. Az ellenőrzési csoport létszáma változott, januártól szeptemberig két fó, ezt követően nyugdíjazás miatt egy fő bonyolította le Pakson és a Kistérség 14 településén a belső ellenőrzési feladatokat. A belső elknőrzési vezető jogszabályban előírt teendőit egy fő látta el és látja el jelenleg is. Tárgyév folyamán összeférhetetlenségi tényező egyik ellenőr vonatkozásában sem állt fenn, emiatt ellenőrzést felfüggeszteni, megszakítani nem kellett. -
-
) I/2.b. A belső ellenőrök képzettségi szintje, szakmai képzése A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII:31.) Kormányrendelet, valamint a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII.3.) NGM rendelet tartalmazza a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők továbbképzésére, szakmai képzésére vonatkozó főbb előírásokat. A belső ellenőrzési vezető által elkészített és a munkaszervezet vezetője által jóváhagyott 2012. évre vonatkozó éves továbbképzési tervben szerepeltek. .
A képzési tervben szereplő regisztrált mérlegképes könyvelők kötelező továbbképzésén mindkét ellenőr részt vett. A belső ellenőrzési vezető pedig jogszabályi kötelezettségének eleget téve az ABPE- továbbképzés II. Rendszerellenőrzés modul szakmai követelményeit teljesítette. Az utolsó negyedévre tervezett adó és járuléktörvény változásai előadáson nem vettek részt az ellenőrök, tekintettel az ellenőri kapacitás csökkenésre, valamint a j ogszabályokban bekövetkezett folyamatos változásokra. A belső ellenőri feladatok ellátásához szükséges technikai feltételeket feladat-ellátási megállapodás értelmében a szolgáltatást végző szerv, vagyis Paks Város Polgármesteri Hivatala biztosította. Igy az ellenőrök rendelkeztek számítógéppel, nyomtatóval, -
-
6
emellett megoldott volt a telefon, a fax és a fénymásoló használata is. Mindkét revizornak volt jogosultsága online „webjogtár” használatához. A kistérség területén lefolytatandó ellenőrzésekhez szintén a munkaszervezet polgármesteri hivatala biztosította a gépjármű használatot.
~ 112.c Végrehajtást akadályoztató tényező Tárgyév folyamán olyan tényező, mely a belső ellenőrzési csoport munkáját akadályozta volna (humánerőforrás ellátottságán kívül) nem volt. ~ I/2.d. Az ellenőrzési jelentések minősítése önértékelés alapján A belső ellenőrzési vezető elkészítette az önértékelési kérdőívet, mely a belső ellenőrzési csoport 2012. évi minőségértékeléséhez kapcsolódik. Fenti minőségértékelés alapján az alábbiak mondhatók el: A belső ellenőrzési csoport 2012. év folyamán (a kistérség 14 településén) 30 vizsgálatot végzett. Az ellenőrzések folyamán olyan tényező, mely a vizsgálat lefolytatását akadályozta volna, nem volt. Osszeférhetetlenségi okok nem merültek fel, emiatt vizsgálatot felfüggeszteni, megszűntetni nem kellett. Az ellenőrzések során bűntető-, szabálysértési, fegyelmi, illetve kártérítési felelősséggel járó esemény nem fordult elő, így az ellenőrök ilyen javaslattal nem éltek. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.ll.) Korm.rendelet előírásainak megfelelően a belső ellenőrök a vizsgálatokat követően minden esetben elkészítették az előírt ellenőrzési jelentéseket. A jelentések minden esetben megfeleltek a jogszabályban rögzített formai és adattartalmi követelménynek, azaz minden esetben tartalmazták az alábbiakat: az ellenőrzést végző szer, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazást, az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzött időszakot, a helyszíni ellenőrzés időpontját, az ellenőrzés célját, az ellenőrzés feladatait, következtetéseket és javaslatokat, az ellenőrzés időpontjában lévő vezetők nevét, beosztását, a jelentés dátumát, aláírásokat, bélyegző lenyomatot. -
-
-
-
-
-
-
-
Az ellenőrzési jelentéseket minden esetben úgy fogalmazták meg az ellenőrök, hogy azok alapján az ellenőrzött tevékenység objektíven értékelhető. A belső ellenőr minden olyan tényt szerepeltetett a jelentésben, melyek alapján biztosított az ellenőrzési jelentés teljessége. Minden alkalommal javaslatokat fogalmaztak meg a revizorok a hiányosságok felszámolására, a folyamatok hatékonyabb és eredményesebb működtetése érdekében. Az ellenőrzések eredményei egyértelműen levezethetők az ellenőrzések dokumentumaiból. A jelentéstervezeteket aláírás előtt egyeztették az érintett személyekkel, vezetőkkel. Az elfogadott és aláírásokkal ellátott ellenőrzési jelentéseket
7
megküldték minden esetben az ellenőrzött szerv vezetői és. a vizsgálatban érintettek részére. Ezáltal az ellenőrzésből nyert információhoz minden munkatárs hozzáfért. Tárgyév folyamán megállapítás vitatására Paks város vonatkozásában nem került sor.
)~ I/2.e. Az ellenőrzések nyilvántartása A belső ellenőrzési vezető a 370/2011. (XII.31.) Korm.rendelet 22. és 50. \5-ban foglaltaknak megfelelően elkészítette a 2012. évben lefolytatott vizsgálatokról szóló nyilvántartást, mely tartalmazza az elvégzett vizsgálatok megnevezését, azok típusát, időpontját, valamint az ellenőrzött szerv megnevezését is. A belső ellenőrzésről szóló kormányrendelet értelmében a belső ellenőrzési vezető feladata továbbá az iratok biztonságos tárolásáról és megőrzéséről való gondoskodás. Ennek eleget téve elmondható, hogy az ellenőrzések folyamán előállított iratokat, zárt iktatórendszeren belül (e-webiktat program) iktatj ák, alszámonkénti bontásban. Az iratokat a belső ellenőrzés irodáiban tárolják, majd a tárgyévi zárást követően az átmeneti irattárból a központi iktatóba kerülnek 10 éves megőrzésre, megfelelve a helyi iratkezelési szabályzat előírásainak is. Mivel a belső ellenőrzési csoport még nem működik 10 éve, ezért iratok selejtezésére nem került sor. )~ I/2.f. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslat Jogszabályi előírás alapján költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet csak az államháztartásért felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII.3.) NGM. rendelet szabályozza a regisztrált és nyilvántartásba vett belső ellenőrök vizsgatétel utáni kötelező továbbképzésének menetét. A beszámoló időszakában alkalmazott mindkét belső ellenőr rendelkezett regisztrációs számmal és a jogszabályban előírt szakmai végzettséggel és gyakorlattal. Fenti jogszabályi előírásnak megfelelően mindkét ellenőr elvégezte már korábban a belső ellenőrök kötelező ABPE I. képzését és ehhez kapcsolódóan, megfelelve a 2012. évi képzési tervben előírtaknak, a belső ellenőrzési vezető teljesítette az ABPE II rendszerellenőrzés képzést. Ezen kívül mindkét belső ellenőr részt vett a regisztrált mérlegképes könyvelők éves kötelező képzésén, melyet államháztartási szakon teljesítettek. Nem vettek azonban részt a képzési terv 2012. utolsó negyedévére előírt adótörvények változás konferencián, a csoportban bekövetkezett kapacitáshiány és a jogszabályok állandó változása miatt. A belső ellenőrzési vezető kötelessége a belső ellenőrzési tevékenység összehangolása és a belső ellenőrök képzésének biztosítása. Mindemellett nagyon fontos az aktuális ismeretek megszerzése, a már megszerzett tudás folyamatos szinten tartása, fejlesztése, bővítése, melynek érdekében elengedhetetlenül szükséges, hogy az ellenőrzési csoport munkatársai részt tudjanak venni a munkakörükkel kapcsolatos tanfolyamokon, szakmai előadásokon, konferenciákon. .
8
Ennek érdekében ás jogszabályi kötelezettség mellett, a belső ellenőrzési vezető elkészítette és a munkaszervezet vezető jóváhagyta a 2013-ra vonatkozó képzési tervet, mely az alábbiakat tartalmazza:
Sorszám
képzés várható időpontja
1.
2013. folyamatos
tanfolyam megnevezése témája
résztvevők száma
3.
Regisztrált mérlegképes könyvelők kötelező továbbképzése 2013. III. negyedév Belső ellenőrök kötelező regisztrációja és vizsgája 2013. III. negyedév Belső ellenőrzéssel kapcsolatos előadás
3.
2012.
2.
IV.
negyedév
Adó- és Járulék törvény változásai
1 fő
1 fő I fő I fő
Az ellenőrzési munka eredményesebbé és hatékonyabbá tételének szempontjából továbbra is fontosnak tartom a folyamatos információáramlást az ellenőrök ás a társulás önkormányzatai, intézményei és egyéb szervezetei között.
~ 112.g. A belső ellenőrzési csoport munkájának értékelése 2012 decemberében a belső ellenőrzési csoportvezető körlevélben kérte az ellenőrzött szervek vezetőit, hogy különböző szempontok alapján értékeljék a belső ellenőrzési csoport éves munkáját, az ellenőrzések hasznosulását. A felmérő levélben az egyes ellenőrzésekre vonatkozóan feltett kérdések az alábbiak voltak: 1. Hasznos volt-e az On, illetve szervezete számára az ellenőrzés? 2. A belső ellenőr által tett javaslatok építő jellegűek és végrehajthatók voltak-e? 3. A munkavégzés során az ellenőrt a korrektség és az objektivitás jellemezte? 4. A belső ellenőr megfelelően együttműködő volt-e? 5. A belső ellenőr kommunikációs készsége megfelelő volt-e? 6. Segítették-e a javaslatok, intézkedések a szervezet munkáját? Ezekre a kérdésekre kellett a vizsgált szervezeteknek 1-5 ig súlyozottan válaszolni. -
Pakson a vizsgált szervezeti egységek vezetői összességében jónak, kiválónak ítélték a belső ellenőrzés munkáját a fenti kérdések vonatkozásában. Az értékelések észrevételt, egyéb javaslatot nem fogalmaztak meg a jövőre vonatkozóan. 1/3.
Tanácsadó tevékenység bemutatása
A belső ellenőrzési csoport által kifejtett szóbeli tanácsadó tevékenység 2012. év folyamán az alábbiakra terjedt ki: szabályzatok készítése során véleményezési tevékenység pénzügyi feladatok, tevékenységek során konkrét probléma megoldása szabályszerűséghez, jogszabálynak való megfelelősséghez köthető feladatok megoldása,
9
települések önkormányzatai és azok dolgozói részére nyújtott jogszabály értelmezés, • szabálytalanságok kezelésének javítása. A költségvetési szervek vezetőinek döntését előkészítő egyéb tanácsadásra nem került sor, ilyen jellegű felkérést a belső ellenőrzés nem kapott. II. BELSO KONTROLLRENDSZER MÚKODESENEK ERTEKELESE II/i. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Az ellenőrzési munka során a csoport fő célkitűzése az volt, hogy a helyszíni vizsgálatok során minél több hiba korrigálása, kijavítása megvalósuljon. Igy az ellenőrzési jelentések már csak azokat az eseteket tartalmazzák, melyeket a helyszíni vizsgálatok során nem lehetett kiküszöbölni. Erre vonatkozóan az ellenőrzési jelentések minden esetben tartalmaznak megoldást, javaslatot. A felmerült hibák, hiányosságok kiküszöbölésére, kijavítására, pótlására jogszabályi felhatalmazás alapján intézkedési terv készítését irányozta elő a belső ellenőrzés. Pakson, a 2012-es év folyamán lefolytatott vizsgálatok közül 5 esetben kérte a belső ellenőrzés intézkedési terv készítését az ellenőrzött szervezettől. A vizsgált szervezet vezetője elkészítette a kért intézkedési tervet, melyet a vizsgálatvezető alkalmasnak talált a problémák megoldására, így azt elfogadta. Az ellenőrzés által megfogalmazott konkrét javaslatokat a jelentés I/1.b. pontja, a készített intézkedési tervek megvalósulását pedig a jelentés III. pontja tartalmazza részletesen. —
11/2.
—
A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
A 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 3. értelmében a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszernek megfelelő • kontrollkörnyezet • kockázatkezelési rendszer . kontrolltevékenységek információs és kommunikációs rendszer nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. ~.
~ Kontrollkörnyezet A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, melyben világos a szervezeti struktúra, egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, átlátható a humánerőforrás kezelés. Az önkormányzat célkitűzéseit, stratégiai céljait az alapító okirat, a felépítést tartalmazó szervezeti és működési szabályzat, illetve az egyes feladatokat tartalmazó ügyrend, valamint a rövid és hosszú távú gazdasági programok tartalmazzák. Az egyéni feladatokat a munkaköri leírásokban rögzítik. Ezek által a szervezetnél egyértelműen meghatározták a vezetői hatásköröket és a felelősséget.
‚O
Pakson a dokumentumokat aktualizálják, átvezetik rajtuk a szervezeti ás egyéb változásokat. A kialakult gyakorlatnak megfelelően a szervezetnél működnek az előzetes ás utólagos ellenőrzések, vezetői szinten is. Rendelkeznek továbbá a számviteli törvényben meghatározott főbb szabályzatokkal, készítettek, a gyakorlatban is alkalmazott, egyéb területekre érvényes dokumentumokat. (P1: Gépjármű használati szabályzatot) Nagyon fontos, hogy a jövőben a szervezeti és jogszabályi változásokat követve folyamatosan aktualizálják a fent említett dokumentumokon kívül a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, valamint az ellenőrzési nyomvonalat, mely a szervezetek működési folyamatait rögzíti. Utóbbinak tartalmaznia kell mindemellett a felelősségi és információs szinteket, kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, pontokat. Fontos továbbá szervezetenként meghatározni ás írásban is rögzíteni az elvárt etikai normákat, értékeket. ~ Kockázatkezelési rendszer A költségvetési szerv vezetője köteles kockázatkezelési rendszert működtetni. PAKS Város Onkormányzata rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal, mely tartalmazza a kockázati célokat, kockázati elemeket, a kockázatok értékelésének módját, a kockázatok minősítésének rendjét. Az ellenőrzés tapasztalata, hogy a felmerült kockázatokat, problémákat a kialakult gyakorlatnak megfelelően oldják meg. Nagyon fontos a feladatellátás hatékonyságát veszélyeztető tényezők minél hamarabbi feltárása. Magas kockázati tényező a jogszabályok folyamatos és drasztikus változása, melynek követése komoly erőfeszítéseket igényel. Szintén kiemelt probléma az állami támogatások összegének ás a befolyt adók összegének folyamatos csökkenése, a kintlevőségek megfigyelhető növekedése. ~ Kontrolltevékenységek Jogszabályi előírás alapján a kontrolltevékenység keretei között biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE). Az ellenőrzés meglátása szerint a településen kialakították a FEUVE rendszerét, a szervezetnél elkészítették és írásban rögzítették a folyamatokat, melyeket azonban szükséges folyamatosan aktualizálni. A településen Jól működnek a megelőző (preventív) kontrollok, melyek a kötelezettségvállaláshoz és a jóváhagyáshoz kapcsolhatók (p1.: ellenjegyzés, érvényesítés, ellenőrzés, analitikus nyilvántartások vezetése). A feltáró (detektív) ellenőrzések egy részét teszik ki a belső ellenőrzés, valamint a külső ellenőrző szervek revíziói, melyek a már bekövetkezett hibákat tárják fel és rámutatnak a hiba, hiányosság előfordulására, ennek következményeire. A belső ellenőrzés igyekszik a feltárt hiányosságokat a helyszínen kijavítani, kijavíttatni a gyors helyreállítás, a hatékonyabb működés érdekében. .
.
11
Információs és kommunikációs rendszer A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak a megfelelő személyekhez. A településen szabályozott a szervezeten belüli információ-áramlás, melynek leggyakoribb módja a szóbeli utasítás, a megfelelő informatikai rendszerek használata, valamint a beszámoltatás. A kialakított információs és kommunikációs rendszer fő célja, hogy a dolgozók maradéktalanul és haladéktalanul hozzájussanak munkájuk elvégzéséhez nélkülözhetetlen információkhoz. Ez a különböző számítástechnikai rendszerek és szoftverek elterjedésével egyre jobban és gyorsabban megvalósítható. Pakson működtetnek zárt iktatási rendszert is, mely biztosítja a ki- és bejövő dokumentumok érkeztetését, iktatását, folyamatos nyomon követését. Továbbra is fontosnak tartom, hogy a dolgozók is hozzáférjenek a „Cd jogtár” alkalmazásaihoz, ezzel is meggyorsítva és pontosabbá téve a gyors jogszabálykövetést, mellyel hamarabb kiszűrhetők a szabálytalanságok és jogkövető módon biztosítható az egyes folyamatok szabályszerű működése. ~ Nyomon követési rendszer (Monitoring) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert kialakítani és működtetni, mely az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzés mellett biztosítja a célok megvalósításának folyamatos és eseti nyomon követését. A belső ellenőrzési csoport a vizsgálatok alkalmával a felmerült problémák kijavítására, a hiányosságok pótlására javaslatokat fogalmazott meg a vizsgált szervezetek részére, melyek megvalósulását folyamatosan nyomon követi. Ennek egyik módja az utóellenőrzés, mely kapacitás hiány miatt csak kivételes esetekben és súlyos hiányosságok esetén, esetleg külön kérésre valósul meg. Gyakoribb megoldás, hogy ugyanazon témakört érintő, következő ellenőrzés alkalmával követi nyomon a belső ellenőrzés az előző jelentésben megfogalmazott javaslatok megvalósulását, hasznosulását. Az önkormányzatoknál külső ellenőrzési szerv az Allami Számvevőszék vizsgálja a belső kontroll értékelését és működését, ennek gyakorisága Paks vonatkozásában általában 2-3 év. A belső ellenőrzés, valamint a külső szakmai ellenőrző szervek által tett javaslatokat a település vezetői figyelembe veszik, lehetőségükhöz mérten hasznosítják.
III.
AZ INTÉZKEDÉSI TERV MEGVALÓSÍTÁSA
A feltáró kontrollok területén igyekezett a belső ellenőrzés hatékony munkavégzéssel segíteni az önkormányzat és intézményei működését, ezért a vizsgálatok alkalmával a feltárt kockázati tényezők csökkentésére, lehetőség szerinti minimalizálására törekedtek. Az előző évekhez hasonlóan a csoport munkájának fő célja az elkészített ellenőrzési jelentésben tett javaslatok megvalósulásával az egyéb külső ellenőrzési szervek megállapításainak csökkentése, valamint a folyamtok további szabályszerű működtetése volt. További célként fogalmazódott meg, hogy a vizsgálatok hatékonyságát növelve a feltárt hibákat, hiányosságokat a vizsgálat lefolytatása alatt kiküszöböljék az érintettek. Ezekben az esetekben, mikor a gyors helyreállítás megoldható volt, az -
-
12
1. azonnali helyreállítást meg lehetett valósítani, az ellenőrzés nem kötelezte az erintett szervezetet intézkedési terv készítésére. Tárgyév folyamán a csoport 30, ezen belül Pakson S vizsgálatot folyatott és minden vizsgálati jelentés javaslattétellel zárult. Pakson a bölcsődei ellátáshoz, a szociális továbbképzés és szakvizsga támogatásához, valamint az oktatási és nevelési intézményhez köthető továbbképzés és szakvizsga vizsgálata alkalmával javasolta a belső ellenőrzés intézkedési terv készítését a vizsgált szervezetnek. Az érintett vezető jogszabályban előírt módon elkészítette, majd eljutatta az ellenorzes részere az intézkedési tervet. Az ellenorzes alkalmasnak találta a tervet a felmerült problémák kiküszöbölésére, hiányosságok megszüntetésére, így azokat elfogadta. A költségvetési szervek belső kontrollrendszerről és belső ellenőrzésről szóló 370 2011. (XII.31.) Korm.rendelet 14. ~ alapján az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője felelős az ellenőrzési jelentésben foglaltakra elkészített intézkedési tervben foganatosított intézkedések végrehajtásáért, illetve azok nyomon követéséért. A belső ellenőrzesi jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrözött szerv, illetve szervezeti egység vezetője beszámolót készít, melyet eljuttat többek között a belső ellenőrzési vezeto részére. Fenti jogszabályi eloírásra a belső ellenőrzés körlevélben hívta fel az önkormányzatok, illetve szervezetek figyelmét. Pakson az érintett szervezetek vezetői tájékoztatták a belső ellenőrzési vezetőt az ellenőrzési javaslatok hasznosulásáról, megvalósulásáról. Paks, 2013. március 26.
készítette Takácsné Sáfrán Ildikó Belső ellenőrzési vezeto
jóváhagyta Dr. Blazsek Balázs Címzetes főjegyzo
