Verzuimbeleid in 10 stappen: van moeten naar mogen
Inhoud Inhoud 3 Inleiding 5 STAP 1
6
Afspraken opstellen: wat is er al?
STAP 2
8
Overtuig jezelf..
STAP 3
10
Zien wat verzuimbeleid oplevert
STAP 4
12
Meet het verzuim en stel uzelf doelen
STAP 5
14
Stel een verzuimreglement op
STAP 6
15
Schakel de juiste partijen in en neem actie
STAP 7
16
Verzuim voorkomen verzuim-drempel hoger, frequentie lager
STAP 8
20
Geef actief vorm aan re-integratie
STAP 9
23
Neem structurele maatregelen
En nu er beleid is...
24
...de makkelijkste stap: vier uw succes!
3
Inleiding Uw verzuimbeleid begint waar de wet- en regelgeving ophoudt. Graag nodigen wij u uit om in uw beleid uw eigen wetten en regels te formuleren. Deze baseert u op uw normen en waarden. Een steuntje in de rug kan hierbij geen kwaad. Daarom leest u in deze brochure hoe u in tien stappen uw verzuimbeleid vorm geeft.
5
STAP 1 Afspraken opstellen: wat is er al? Goed verzuimbeleid sluit aan op uw praktijk. Ongemerkt hebt u daarvoor waarschijnlijk al van alles geregeld. De eerste stap naar verzuimbeleid formuleren, is deze afspraken boven tafel krijgen, ze structureren en communiceren. Hierbij begint u bij ‘wat moet’ en verkent u vervolgens ‘wat mag’.
Uw verplichtingen: wat moet U hebt bij verzuim een aantal wettelijke verplichtingen. U moet voldoen aan de Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte (Wulbz), de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter (Wvp). De Wvp beschrijft een aantal logische, niet vrijblijvende, stappen. U en uw medewerker moeten bij (langdurig) verzuim deze stappen nemen. Hierbij streven u en uw medewerker hetzelfde doel na: terugkeer naar werk, zo snel mogelijk. Daarnaast moet u zich houden aan wat in de geldende cao staat.
Uw kansen: wat mag Daarnaast is er veel wat u zelf bepaalt. Hoe ziet u het verzuim graag geregeld? Of, anders gezegd, hoe managet u de aanwezigheid van uw medewerkers? Uw normen en waarden zijn hierbij maatgevend. En uw medewerkers moeten op de hoogte zijn van deze normen en waarden.
‘Verzuimbeleid gaat juist over die eerste weken. En over uw eigen ‘wetten’. ’ U bepaalt de spelregels in de eerste weken van verzuim. Dat ‘mag’ vanaf dag één van het verzuim. Het zijn tenslotte uw mensen en uw (loon)kosten. Zet daarom op papier hoe u verzuim zo laag mogelijk houdt. En hoe u het gedrag van verzuimende medewerkers wilt veranderen. Dit is geheel aan u.
6
Goed om te weten ––
––
––
Wilt u precies weten wat uw verplichtingen zijn? Kijk dan eens op de website van UWV of op rijksoverheid.nl. U kunt ook uw werkgeversvereniging raadplegen of een werkgeversadvieslijn bellen, bijvoorbeeld die van MKB Nederland. Suggestie: maak een map aan met alle verplichte (digitale) onderdelen die uw beleid beïnvloeden. Hierin stopt u documenten zoals de cao-bepalingen en formats voor de Wet verbetering poortwachter. Wilt u verzuimbeleid op gaan stellen? Volg dan de stappen uit het stappenplan. Overigens gaan deze stappen vooral over wat mag.
‘Ik had nooit gedacht zoveel te mogen. Zolang ik zorgvuldig handel, mag ik altijd appelleren aan de aanwezigheid van mijn mensen. Altijd. Niet controlerend, of uit achterdocht, zeker niet (...). Maar omdat ik ze echt nodig heb.’
7
STAP 2 Overtuig uzelf ... U kunt verzuim beïnvloeden. Reden voor u om alles te doen om het verzuim te verlagen, of deze taak te delegeren aan uw management. Als u er maar van overtuigd bent, dat verzuim een keuze is.
Waarom? Veel ondernemers denken niets te kunnen met verzuim. Ziek is ziek toch? Maar u hebt een contract met uw mensen. Een zakelijk contract, maar ook een – stilzwijgend – psychologisch contract. Als u niks doet met verzuim, breekt het psychologisch contract u op. Uw medewerkers voelen zich vervangbaar of vinden dat ze te hard moeten werken. Ze kijken naar collega’s en hoe die hun werk doen, schijnbaar zonder dat daarin wordt ingegrepen. Dit geeft het gevoel dat het niet uitmaakt, of je er bent of niet.
‘Als u verzuim als keuze ziet, als gedrag, is het te managen.’ Hierdoor kiest uw medewerker bij het dilemma: –– ‘werk of thuis’ voor ‘thuis’, ook bij een klein griepje; –– ‘vanmiddag weer werken of morgen’ voor ‘morgen’; –– ‘datum herstel per vrijdag of maandag’ voor ‘maandag’; –– ‘bellen of gebeld worden’ voor ‘gebeld worden’; –– ‘problemen uitpraten of escaleren’ voor ‘escaleren’, door zich ziek te melden.
Wat de feiten u vertellen De feiten hierover liegen niet. Uit onderzoek blijkt het volgende: –– 15 procent (een op de zes) van de medewerkers was bij de laatste ziekmelding niet echt ziek. –– 10 procent van alle ziekmeldingen is vanwege een zieke derde, zoals een kind dat niet naar de opvang kan.
8
–– ––
–– –– ––
15 procent van de medewerkers zegt: als het werk boeiender was, zou ik me niet ziek melden. Meer dan de helft van de medewerkers denkt dat hun loon uit de Ziektewet wordt betaald. En meer dan de helft van alle ondernemers vergeet te vertellen dat dit heel anders ligt. Wat er precies aan de hand is met de zieke medewerker? In 65 procent van de gevallen is en blijft dat onbekend. Medewerkers zijn gemiddeld anderhalf keer per jaar afwezig. In aantal dagen is de gemiddelde afwezigheid zeven van de 261 werkbare dagen. Deze afwezigheid geeft per persoon gemiddeld € 1.750,- per jaar aan loondoorbetalingskosten.
‘Per medewerker zijn kosten gemiddeld € 1.750,- zeg je?’(...) ‘Eens even uitzoeken hoeveel dagen wij ... ?’ (...) ‘Dus per dag minder betekent dat … ?’
Goed om te weten ––
––
De onderzoeksresultaten zijn gemiddelden. U kent bij iedere medewerker het verhaal. U weet wat er is, hoe ernstig het is, hoe moeilijk het is. Die medewerker met een chronische levensbedreigende ziekte of motorische beperking is echter geen verklaring voor al uw verzuim. Dit is uw ‘wit’ verzuim: een groep mensen waarvoor u een goede werkgever bent. De winst haalt u uit ‘grijs’ en ‘zwart’ verzuim: verzuim dat misschien niet noodzakelijk is. Ziek melden of thuisblijven zolang dat kan, in plaats van zolang als het moet. Om over na te denken: hoeveel inspanning wilt u leveren om €250,- uit te sparen? U bespaart namelijk €250,- voor iedere dag die uw medewerker eerder aan het werk gaat. En hoeveel investeert u eigenlijk in preventie?
9
STAP 3 Zien wat verzuimbeleid oplevert Verzuimbeleid of, ook wel, aanwezigheidsmanagement levert meer productiviteit op en minder kosten. Dit vertaalt zich rechtstreeks in geld. Denk aan besparing op: –– loondoorbetaling; –– premie(verhoging) verzuimverzekering; –– vervangingskosten; –– rekeningen van externe dienstverleners en ingekochte expertise; –– aansprakelijkheidsclaims; –– WIA-claims en loonsancties.
‘Het gaat om een aanzienlijk bedrag. U krijgt € 250,terug per dag dat uw medewerker niet verzuimt of bij verzuim sneller terugkeert.’ Los van de centen zijn er ook andere grote opbrengsten. Denk aan minder geregel, minder dossiervorming, minder verslaglegging, betere sfeer, betere inzet.
10
STAP 4 Meet het verzuim en stel uzelf doelen Hoe wilt u de duur of frequentie van het verzuim beperken? Waar zit de pijn in uw bedrijf? Hoe ziet het verzuim van de afgelopen periode eruit? Meten is weten. Vervolgens is het belangrijk dat u doelen stelt. Welke kwantitatieve en kwalitatieve doelen wilt u uw medewerkers meegeven? Dat bepaalt u in stap 4.
Waarom? U ziet het meteen als medewerkers zich ziek melden. Ze zijn er immers niet. Maar ziet u dit ook in uw administratie? Misschien houdt u het bij. Maar zet u het verzuim ook af tegen de uren die een medewerker bij u op de loonlijst staat? En vergelijkt u dit met voorgaande jaren en met eventuele branchegenoten? Dat is wel verstandig. Zo kunt u vaststellen of er winst te behalen is, en reële doelen stellen. Verzuim is goed meetbaar; maak daar gebruik van.
Hoe? We raden u aan de frequentie, de duur en de redenen van verzuim bij te houden. Bewaar deze informatie minimaal vijf jaar. U vergelijkt de gegevens met branchegenoten en met voorgaande jaren. Vervolgens bepaalt u of uw focus ligt op beperking van de frequentie of op de duur. En kijkt u wat haalbaar is. Kunt u het verzuim met 15 procent terugdringen? Is een frequentie van één keer per medewerker per jaar haalbaar? Wat levert dat op? U kunt ook kwalitatieve doelen stellen, zoals: –– We willen sneller ingrijpen bij ... –– Iedereen belt altijd de eerste dag naar een zieke medewerker en koppelt terug. –– Alle gesprekken over werkbelasting, motivatie, stress, werkzorgkwesties, komen in het dossier terecht. –– We bieden passend werk.
12
Goed om te weten ––
––
Het is verstandig om ook bij te houden hoeveel ‘ander’ verlof uw medewerkers opnemen. Denk aan buitengewoon verlof en zorgverlof. De praktijk leert dat deze vormen van verlof (van waterleiding gesprongen, via later beginnen en vroeger vertrekken, tot dokters- en tandartsbezoek), een grote vergaarbak zijn van verzuim en een afglijdend normbesef. Uw gewenste besparing kan uw budget zijn. Maar kwalitatieve doelen kosten vaak geen geld. Ze horen bij een juiste invulling van leidinggeven. Dagen zonder contact zijn toch ook niet normaal, als iemand werkt? Waarom zijn ze dan wel normaal, als iemand ziek is?
‘Toen ik eens goed in die cijfers dook, kon ik er niet onderuit. Het verzuim was de afgelopen twee jaar gestegen. Waarom had ik dat niet in de gaten?’ (...) ‘Waar zat die 3 procent dan in? De probleemgevallen zijn er immers al uitgefilterd.’(...) ‘Iedere dag zijn er wel (...) afwezig.’ (...) ‘Annemarie vier keer per jaar ziek, Johan zes keer? Wat speelt daar?’
––
––
Suggestie: laat uw (eventuele) management meedenken over manieren om de doelen te bereiken. Delegeer die doelen aan uw mensen en voorzie hen van de middelen om ze te behalen. En nog een: stel ieder jaar nieuwe doelen en evalueer de resultaten. Kwalitatieve doelen maakt u ook zo meetbaar mogelijk.
13
STAP 5 Stel een verzuimreglement op Met een goed verzuimreglement schept u duidelijkheid over wat u en uw medewerkers mogen verwachten. Zo voorkomt u misverstanden over wie wat en wanneer moet doen tijdens de verzuimmelding en herstelperiode. In het verzuimreglement zet u de regels en voorschriften voor: –– ziek- en betermelding; –– controle bij ziekte; –– medewerking aan herstel en re-integratie. U kunt een voorbeeld verzuimreglement downloaden op deltalloyd.nl. Dit voorbeeld kunt u eenvoudig aanpassen aan uw specifieke bedrijfssituatie.
Goed om te weten Zet de regels en voorschriften niet alleen op papier. Leef uw eigen wetten ook na.
14
STAP 6 Schakel de juiste partijen in en neem actie Uw verzuimbeleid valt of staat bij de inzet van u, uw medewerkers en uw (externe) contacten. In deze stap schept u duidelijkheid over wie u waarvoor in wilt zetten.
Externe dienstverleners U bepaalt zelf welke externe dienstverleners u kunnen helpen om uw doelen te behalen. Bijvoorbeeld een bedrijfsarts, arbodienst of re-integratiebedrijf. Zorg dat zij weten wat uw doelen zijn en hoe zij daaraan bijdragen.
Management Hebt u managers in dienst? Zij zijn uw rechterhand en zijn sleutelfiguren in het behalen van uw doelen. Welk voorbeeld stellen zij in hun verzuimgedrag? Hoe leggen zij verzuim vast? Hoe gaan zij om met een verlofaanvraag wegens ziekte? Hoe vaak hebben ze contact en waarover gaat dat contact? Het is belangrijk dit helder in beeld te hebben.
Collega-bedrijven en ondernemersvereniging Daarnaast is het prettig goed contact te hebben met collega-bedrijven. Of lid te zijn van een ondernemersvereniging. Kunt u geen passend werk meer bieden? Dan kunt u dit eventueel zoeken bij collega-bedrijven of via de ondernemersvereniging.
Onderneem zelf actie Op de volgende momenten kunt u zelf in actie komen: –– Investeer in uw kennis van verzuim, bijvoorbeeld door een training. –– Twijfelt u over de geldigheid van een ziekmelding? Schakel dan direct de bedrijfsarts in. –– Hebt u een conflict met uw medewerker en loopt de re-integratie vast? En kan uw arbodienst of re-integratiebedrijf u niet verder helpen? Vraag dan een onafhankelijk deskundigenoordeel aan bij UWV. –– Bent u het niet eens met een uitkomst van een WIA-keuring door UWV? Maak dan bezwaar. 15
STAP 7 Verzuim voorkomen: verzuimdrempel hoger, frequentie lager Ziekte heeft meestal geen gevolgen voor uw medewerkers. U betaalt (doorgaans) het hele salaris door en het werk gaat gewoon door. Uw medewerker hoeft echter maar één hobbel te nemen: regelen dat hij thuis kan blijven. Die hobbel noemen we de verzuimdrempel. Wat kunt u met die verzuimdrempel?
Verzuimfrequentie beïnvloeden Een verzuimfrequentie van meer dan twee keer per jaar is hoog. Deze wijkt af van het gemiddelde. U kunt de frequentie beïnvloeden door de verzuimdrempel te verhogen. U maakt het dan moeilijker voor de medewerker om thuis te blijven. Hoe u dit regelt, legt u grotendeels vast in uw verzuimreglement. U kunt de frequentie ook beïnvloeden door actief de oorzaken van verzuim weg te nemen. U richt zich dan op meer beïnvloedbare oorzaken. Beïnvloedbare oorzaken komen voort uit de beleving van de werkbelasting enerzijds en de beleving van de belastbaarheid anderzijds. De zwaarte van het werk, tegenover wat iemand fysiek of mentaal aan kan. De verhoudingen met collega’s en leiding tegenover iemands behoeften aan aandacht en waardering. Iemands leefgewoonten en leefpatroon.
Hoe verhoogt u de verzuimdrempel? Een verzuimgesprek is een goed middel om de verzuimdrempel te verhogen. Dit kan als volgt: –– Meldt uw medewerker zich voor de derde keer ziek? Dan voert u een kort verzuimgesprek als hij weer terug is. Of na de vierde of vijfde keer; het is maar net waar u uw norm legt. –– Met het verzuimgesprek geeft u een signaal af. U registreert en legt vast. U maakt bewust. –– U onderzoekt of het verzuim een trend gaat worden en pakt dit vroegtijdig aan. 16
–– ––
U checkt of u zelf een rol in het verzuim hebt gehad. Als het verzuim niet aan u of de werkomgeving blijkt te liggen, leg dit dan schriftelijk vast. U kunt gericht doorverwijzen en maakt daarmee de medewerker tot probleemeigenaar. U zegt bijvoorbeeld: ‘Ik verwacht van jou dat je hier wat aan gaat doen. Wat kunnen we daarover afspreken?’
‘Ik ben me er nu van bewust, ja, ik ben toch wel vaak afwezig.’ (...) ‘Nee, ik heb gewoon wat pech gehad de laatste tijd, denk ik.’ (...) ‘Dat moet nou wel eens over zijn ja.’ ‘Nee aan het werk ofzo ligt het niet, zeker niet.’ (...) ‘Dank voor je betrokkenheid.’ (...) ‘Het is goed er even bij stil te staan ...’
Hoe? Belasting en belastbaarheid aanpakken U kunt op allerlei manieren (beleefde) belasting en belastbaarheid op de agenda zetten en beïnvloeden. Enkele voorbeelden: –– Houd regelmatigs functioneringsgesprekken –– Richt functies zorgvuldig in. –– Wees helder en duidelijk in de verwachtingen die u wekt. –– Benoem de juiste mensen op de juiste plaatsen. –– Stel hoge eisen aan uw mensen. –– Investeer in de kwaliteiten van uw mensen zodat ze succesvol kunnen zijn en beloon ze daarnaar. –– Grijp in als een situatie daarom vraagt. –– Investeer in goed materiaal. Niet omdat het moet, maar omdat u dat wilt.
17
Goed om te doen ––
–– ––
–– ––
18
Stel bij een verzuimgesprek vooral open vragen, zoals: hoe gaat het met je? Welk verband zie je tussen de meldingen? In hoeverre ben je je bewust van de frequentie en de ernst? Welke oorzaken zie je? Hoe zijn deze oorzaken weg te nemen? Wat kunnen wij doen om dit te voorkomen? Wat kun jij doen? Wat spreken we nu af? Maak een uitdraai van de verzuimfrequentie. Begin- en einddatum, duur, reden. Voeg die altijd bij. Maak een kort verslag waarin staat: –– dat het verzuim is besproken; –– dat de medewerker zich bewust is van de frequentie en wat hij eraan gaat doen; –– (indien van toepassing) dat u uw hulp aan hebt geboden, maar dat het niet in het werk of de werkomgeving zit; –– (indien van toepassing) de gemaakte afspraken. Volg uw afspraken altijd op; zeg alleen toe wat haalbaar is. Verwijs eventueel door naar een bedrijfsarts, maar alleen met een duidelijke vraagstelling.
STAP 8 Geef actief vorm aan re-integratie Bij verzuim is het belangrijk dat u zo veel mogelijk contact hebt met uw zieke medewerker. Ook al is deze thuis. In het voorbeeld verzuimreglement staat ook dat de medewerker altijd beschikbaar moet zijn voor contact. Tijdens dit contact kunt u uw medewerker betrekken bij wat er gaande is in en om het bedrijf. Buig u daarnaast over de mogelijkheden om passend werk te bieden. Zorg dat de medewerker thuis of bij u in het bedrijf doet wat kan. Maak daarvoor een goed plan met de bedrijfsarts of arbodienst en volg dit plan op. Communiceer, liever te veel dan te weinig. En leg vast.
Waarom? Niemand wordt echt beter van niets doen en thuiszitten. Mensen hebben zinvolle activiteiten nodig voor structuur, conditie (ook mentale) en interesse in werk. Zit iemand lang thuis, zonder een vorm van inspanning, betrokkenheid en contact met werk? Dan is de kans groot dat hij nooit meer terugkeert. De terugkeerdrempel verhoogt snel. De focus van re-integratie ligt daarom op passend werk vanaf de eerste dag.
‘Denk ruim over passend werk, in uw bedrijf of bij een ander bedrijf.’ Passend werk kan ander werk zijn. Maar het kan ook een (tijdelijke) verlichting zijn in bijvoorbeeld zwaarte of complexiteit van het werk. Passend werk moet in ieder geval altijd een afgesproken doel zijn. De Wet verbetering poortwachter is ook sterk gericht op dit doel: activeren via een vorm van passend werk. Zo werkt een medewerker soms twee jaar lang, stap voor stap, via passend werk, naar iets toe. Naar de hoogst haalbare eindsituatie, waarin hij zich weer verdienstelijk kan maken. Bij voorkeur is dat het eigen werk, maar dat hoeft niet. 20
Als u of uw medewerker alleen in eigen functies denkt, zijn er vaak weinig mogelijkheden om terug te keren. Iemand die niet kan zitten met een zittend beroep, kan toch niet werken? Maar denk eens aan alle activiteiten in en om uw (collega-)bedrijf. Dan zijn er vaak ineens honderden activiteiten denkbaar.
‘Ik had geen idee dat passend werk vinden voor Evelien zich uitstrekte tot andere werkgevers. Ik heb daarom maar eens diep nagedacht over de werkverdeling onder mijn personeel. Vervolgens heb ik het personeel hierover laten sparren. Dat bleek goed te werken, ook voor de onderlinge beeldvorming en het wederzijds begrip. Er is een aangepast takenpakket samengesteld, waarmee iedereen tevreden was. Nu, drie maanden verder, is Evelien alweer volledig in haar eigen functie aan het werk. Dat had veel langer kunnen duren en heeft nu zelfs nog iets opgeleverd.’
Hoe? Hoe het passend werk vorm krijgt, bepaalt u samen met uw medewerker. De bedrijfsarts adviseert. Vraag uw medewerker naar zijn of haar eigen ideeën. Uw medewerker moet soms wel even ‘schakelen’. Hij is vaak niet gewend in deeltaken te denken. En zeker niet in taken van anderen en nieuwe activiteiten. Of werkzaamheden die helemaal niet in het bedrijf voorkomen. Bovendien spelen er allerlei belangen mee; ook de uwe. Er wordt verwacht dat u doet wat nodig is om passend werk te creëren. Daar hoort natuurlijk het zoeken en vinden van mogelijkheden bij. Maar ook, waar nodig, omscholing en (externe) begeleiding.
21
Goed om te doen ––
–– ––
22
Documenteer. De ervaring leert namelijk dat het verloop van een re-integratietraject achteraf vaak moeilijk is terug te halen. Denk hierbij aan de aard van het verzuim, duur, tijdstippen, voortgang en eventuele terugval. Spant u zich onvoldoende in om passend werk te vinden? Dan riskeert u een loonsanctie van UWV. Loopt de re-integratie van uw werknemer vast, bijvoorbeeld omdat u er een meningsverschil over hebt? En kan uw arbodienst of re-integratiebedrijf u niet verder helpen? Dan kunt u UWV vragen om een onafhankelijk deskundigenoordeel.
STAP 9 Neem structurele maatregelen U hebt uw verzuim geanalyseerd. Blijkt dat er structureel veel verzuim ontstaat door knelpunten in werk- en/of zorgverplichtingen? Dan liggen er kansen voor u in meer structurele maatregelen. Kunt u misschien arbeidstijden flexibiliseren? Hoe vrijblijvend gaat u met de (buitengewoon)verlofbepalingen om? Met de persoonlijke beschermingsmiddelen? Kunnen mensen voldoende herstellen, eventueel met eigen middelen? Straffen en belonen, tot slot, is ook een structurele maatregel waarmee u verzuim kunt beïnvloeden. Ook dan moet eerst duidelijk zijn, waarop men een prikkel zou moeten ervaren en wat u ‘normaal’ vindt.
‘Blijf onderzoeken wat het verzuim in uw bedrijf u zegt. En neem maatregelen. ’ Kijk kritisch naar uw werkgeverschap en management Bent u een goede werkgever die rekening houdt met de belangen van zijn medewerkers en ze niet structureel overvraagt? Bent u zelf tevreden met uw management? Ook managers zijn een belangrijke oorzaak voor (psychisch) verzuim.
23
En nu er beleid is ... Hebt u bovenstaande stappen doorlopen? En hebt u de belangrijkste afspraken met uzelf opgeschreven? Dan hebt u nu een verzuimbeleid. Waarschijnlijk bent u als doener al gewoon aan de slag gegaan. En dat is ook de bedoeling. Wat beleid hieraan kan toevoegen, is dat u met uzelf afspreekt om de aandacht voor verzuim niet te laten verslappen.
... de makkelijkste stap: vier uw succes! Kijk vooral ook naar de emotionele opbrengsten. Als u scherper stuurt op aanwezigheid, zendt u een krachtige boodschap uit. ‘We hebben je nodig, je bent waardevol!’ Ten slotte: wees trots op uw gezonde bedrijf. Daarmee hebt en houdt ook u het plezier en de voldoening die u als ondernemer verdient.
24
Meer informatie? Wilt u meer weten over het Verzuimbeleid in 10 stappen? Neem dan contact op met uw verzekeringsadviseur. Delta Lloyd Schade NV Spaklerweg 4 1096 BA Amsterdam KvK33001488
XY 14059-0613
Aan deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend.
