> www.vrom.nl
Omgevingsvergunning in 10 stappen voorbeelden van werk in uitvoering
Omgevingsvergunning in 10 stappen voorbeelden van werk in uitvoering
02
03
Inhoudsopgave
Voorwoord
04
Totaaloverzicht pilots omgevingsvergunning
07
1. Het vooroverleg - Berkelland
09
2 Accountmanagement – Moerdijk
13
3. Eén loket – Haarlem
17
4. Typeren van de aanvraag – Dordrecht
21
5. Digitaal loket – Enschede
25
6. Behandeling – Valkenswaard
29
7. Interdisciplinair beraad – Amsterdam Centrum
33
8. Samenwerking tussen overheden – Overijssel
37
9. Behandeling met centrale ICT-voorziening – Zwolle
41
10.Handhaving -Hoogeveen
45
11. Meer over de voorbeeldprojecten
48
04
Voorwoord
Regels die werken, lasten beperken: dat is het motto waaronder de Omgevingsvergunning tot stand komt. 25 verschillende vergunningen worden samengevoegd in één, waardoor burgers en bedrijven sneller en eenvoudiger kunnen worden bediend bij hun vergunningaanvraag. Onze moderne maatschappij vraagt om een overheid die naast burgers en bedrijven staat. Een overheid die helpt de eigen verantwoordelijkheid te nemen. Dat eist een andere, meer klantgerichte, manier van werken. Het project Omgevingsvergunning van het ministerie van VROM biedt aan provincies en gemeenten kansen en faciliteiten om te werken aan een toekomstgerichte organisatie. Eén van de manieren waarop VROM het veld behulpzaam wil zijn is door middel van de ervaringen uit de pilotprojecten. Voor in totaal 47 gemeenten, provincies, waterschappen, milieudiensten en bedrjiven is de omgevingsvergunning immers geen theorie meer, maar praktijk. Zij zijn al aan de slag gegaan met het herinrichten van hun organisatie naar de vereisten van de nieuwe vergunningverlening. In dit boekje delen tien trekkers van voorbeeldprojecten hun ervaringen met u. Welk wiel hebben zij precies uitgevonden? Hoe werkt het? Wat zijn er de voordelen van? Iedere trekker vertelt over een ander onderdeel van het traject: kostbare informatie en inspiratie om zelf aan de slag te gaan!
05
Deze tien verhalen laten zien dat gemeenten en provincies bedrijfsprocessen herzien om te voldoen aan het uitgangspunt van één aanvraag, één loket en één bechikking. Dat brengt werk met zich mee. Maar de verhalen tonen dat het vooral stimulerend is om te experimenteren met nieuwe manieren om het proces van vergunning verlenen efficiënter te laten verlopen. Veel informatie over de omgevingsvergunning én over alle voorbeeldprojecten is te vinden via omgevingsvergunning.vrom.nl. Deze site is een ontmoetingsplaats met praktijkinformatie voor professionals en door professionals. Ik hoop dat dit boekje u zal stimuleren om via de site met uw collega’s in gesprek te gaan, om zo van elkaar te leren én met elkaar te leren. Sybilla Dekker, Minister van VROM.
De pilots 1 t/m 10 worden in deze publicatie beschreven.
07
Totaaloverzicht pilots Omgevingsvergunning
1. 2. 3. 4.
Gemeente Berkelland Gemeente Moerdijk Gemeente Haarlem Gemeente Dordrecht en milieudienst Zuid-Holland Zuid 5. Gemeente Enschede 6. Gemeente Valkenswaard 7. Gemeente Amsterdam – stadsdeel Amsterdam Centrum 8. Provincie Overijssel, gemeente Hellendoorn, waterschap Regge & Dinkel & Koninklijke Ten Cate 9. Gemeente Zwolle en 11 andere gemeenten 10.Gemeente Hoogeveen 11.Gemeente Breda 12.Gemeente Gulpen-Wittem 13.Gemeente Leiden in samenwerking met Milieudienst West-Holland (MDWH) 14.Gemeente Eindhoven, corporatie Wooninc, samenwerkingsverband regio Eindhoven en Philips
15.Gemeente Schiedam en DCMR Milieudienst Rijnmond 16. Gemeente Den Bosch 17. Gemeente Emmen 18. Gemeente Tynaarlo 19. Gemeente Groningen 20. Gemeente Ede 21. Gemeente Hoorn 22. Gemeente Alkmaar 23. Gemeente Heusden 24. Gemeente Krimpen aan de IJssel en DCMR Milieudienst Rijnmond 25. Gemeente Rijssen-Holten 26. Gemeente Bergen op Zoom 27. Provincie Fryslân 28. Gemeente Veghel en het Regionaal Milieubedrijf 29. Gemeente Harlingen en de Milieuadviesdienst 30. Milieudienst DCMR en Rijkswaterstaat Zuid-Holland 31. Provincie Limburg, gemeente Sittard-Geleen, waterschap Roer en Overmaas en Chemelot site Permit BV
08
09
1. Het vooroverleg Gemeente Berkelland, Frans Arntzen
Waar doen we het voor? Wij zaten midden in een gemeentelijke herindeling. En we waren dus bezig met vragen als: hoe moet onze nieuwe organisatie eruit zien? Wat is de visie van waaruit we vertrekken? Waar doen we het allemaal voor? Dat werd dus: we doen het voor de Berkellander, we doen het voor de burger en voor het bedrijfsleven. We wilden dus klantgericht gaan werken. En dat doen we nu. We hebben een organisatieopzet die perfect past bij de Wabo, waarbij het gaat om integraal werken en om afstemmen. En we hebben een sterke frontoffice, de gemeentewinkel, waar de burger goed bediend wordt.
Vooroverleg In die gemeentewinkel, dáár begint het vooroverleg. Eerst wordt de informatievraag gescheiden: wordt dit een enkelvoudige of een meervoudige vergunningaanvraag? De enkelvoudige vragen om informatie worden op de oude wijze behandeld, maar de complexe vragen gaan direct naar de accountmanager die ook in de gemeentewinkel zit. Alles wat die accountmanager met de klant bespreekt vóór indiening van de aanvraag, dat heet bij ons vooroverleg. Want zo wordt de aanvrager daadwerkelijk geassisteerd in het compleet maken van zijn aanvraag. De accountmanager wijst de klant de weg en moet daarom zelf heel goed weten hoe alle verschillende procedures lopen en voor welk onderdeel hij wáár moet zijn. Hij moet dus de procedures bij de gemeente kennen, maar ook die bij de
10
provincie en bij het waterschap. Als hij nog meer informatie nodig heeft, betrekt hij de vakspecialisten erbij. Zo weet hij welke stukken nodig zijn om een aanvraag compleet te maken voor behandeling, en kan hij de burger vertellen wat deze nog moet aanleveren. Dat kan bijvoorbeeld een akoestisch rapport zijn, of een nieuwe bouwtekening.
Tijdwinst Doordat die accountmanager ervoor zorgt dat er een complete aanvraag binnenkomt, levert dat de gemeente tijdwinst op in het verdere proces. En dat is belangrijk, want de termijnen worden door de Wabo flink aangetrokken. En door die directe hulp op niveau in de gemeentewinkel, leveren wij een optimale dienstverlening aan de burger.
Toekomst Onze eigen mensen werkten met steeds meer enthousiasme mee aan de pilot. Want ze zagen dat ze met hun eigen toekomst bezig waren. Dat met deze nieuwe manier van werken hun eigen kwaliteiten en mogelijkheden om de hoek kwamen kijken. En dat positieve gevoel is gebleven.
11
“Onze mensen zagen dat ze met hun eigen toekomst bezig waren. Dat met deze nieuwe manier van werken hun eigen kwaliteiten en mogelijkheden om de hoek kwamen kijken.”
12
13
2. Accountmanagement Gemeente Moerdijk, Ger Sjerp
Rond de tafel Voordat de omgevingsvergunning ter sprake kwam, hadden wij in Moerdijk alle vergunningen en handhaving al samengevoegd tot één afdeling. Een aantal jaren geleden gingen we bij een aanvraag van een bedrijf met de hele club – brandweer, milieudienst, bouwtoezicht en de aanvrager - rond de tafel zitten. Het bedrijf kon op dat moment in één keer met alle disciplines zijn wensenpakket bespreken en kreeg direct het weerwoord van de gemeente. Deze aanpak werkte zo goed, dat we dit bij andere plannen, ook particuliere aanvragen, ingevoerd hebben.
Accountmanager Meestal belanden zulke meervoudige aanvragen op het bord van diegene die de zwaarste vergunning uit de aanvraag behandelt. Veelal is dat de bouw- of milieuvergunningverlener. Hij wordt accountmanager en moet ervoor zorgen dat er geen tegenstrijdigheden in de vergunning ontstaan. Stel: de brandpreventist wil rookluiken en de milieuvergunningverlener wil sprinkler, dat kan natuurlijk niet. Vroeger moest de klant het zelf uitzoeken. Nu zorgt de accountmanager voor een oplossing. Hij moet zich dan ook verdiepen in andere vakgebieden en dat kost tijd. Je bent zo een aantal uren extra kwijt aan die ene klant. Maar uiteindelijk maakt het je werk leuker en wordt het product beter.
14
Maatwerk Als de aanvraag te ingewikkeld is, kan een ander met een bredere of specialistische blik soms beter accountmanager worden. Dit kan de oorspronkelijke accountmanager zelf aangeven. Maar ook de coördinator vergunningen, die ziet wat er binnenkomt, kan voor een andere aanpak kiezen. Bij ons is dit soort maatwerk in de praktijk nauwelijks voorgekomen. Landelijk is er wat ophef over die accountmanager. Dat vinden wij niet nodig. Die keren dat we maatwerk moeten leveren, doen wij dat toch gewoon.
Thuisvoelen Een organisatie binnen een organisatie bouwen om het accountmanagement te regelen: dat is helemaal niet nodig. Belangrijker is dat je mensen hebt die klantgericht willen werken en zich verplaatsen in de positie van de klant. Het begint dus met de keuze van je mensen. Ook de technische vakmensen. Zij moeten zich thuisvoelen in het systeem en niet bang zijn om af te stappen van wegen die we al twintig jaar bewandelen.
15
“Het begint met de keuze van je mensen. Zij moeten zich thuisvoelen in het systeem en niet bang zijn om af te stappen van wegen die we al twintig jaar bewandelen.”
16
17
3. Eén loket Gemeente Haarlem, Egbert Liefting
Intake Integraal toetsen, werken, toezicht houden en handhaven; dat doen we al twee jaar. Eén loket, dat hebben we al. De intake kan bij een fysiek, telefonisch of digitaal loket. De vragen tijdens de intake zijn erg belangrijk voor het verdere verloop. De klant moet goed worden ondervraagd. Dat blijkt in de praktijk moeilijk. Want ook die klant weet niet altijd wat hij moet zeggen of vragen. De frontofficemedewerker werkt met een soort checklist. Voor complexe aanvragen wordt een beroep gedaan op de backoffice: de burger kan op gesprek komen om specifieke en technische adviezen van specialisten te krijgen. Tijdens de intake wordt hiervoor een afspraak gemaakt.
Informatiepunt Afhankelijk van de vraag wordt het verzoek doorgestuurd naar de accountbeheerder of de accountmanager. De beheerder behandelt kleine zaken, zoals een schuurtje; de manager de complexe aanvragen. Er wordt gekeken wat de klant precies wil, wat en wie daarvoor nodig zijn. Daarna gaan al die mensen tegelijk aan tafel zitten met de klant. De klant krijgt alle informatie en wordt geholpen bij zijn aanvraag. Tegelijkertijd weten de collega's wat ze met elkaar hebben afgesproken, zodat er in het vervolgtraject nauwelijks tegenstrijdigheden ontstaan.
18
Bedrijven Waar wij jaren mee geworsteld hebben, is het feit dat het bedrijfsleven niet past in het principe van één loket. Een bedrijf moet je op een andere manier benaderen en helpen. De grote ontwikkelaar die zijn bedrijf op het industrieterrein wil uitbreiden, moet je niet tussen de dakkapellen zetten. Daar moet je anders mee omgaan. Daar moet je meteen een ervaren accountmanager aan koppelen. Omdat wij maar één voordeur hebben, komt die ondernemer toch terecht bij het algemene loket. Dat roept veel weerstand op. Onze oplossing hiervoor is een bedrijvenloket binnen het algemene loket.
Het ideale plaatje In 2008 gaan we reorganiseren. Het principe van één loket gaan we versterken, maar dan anders. De kennis van de backoffice verplaatsen we naar voren. De burger aan de balie met een specialistische vraag, wordt meteen gekoppeld aan een accountmanager, die vanuit de backoffice direct technische of fysieke informatie kan krijgen. Wat nu gesplitst is, frontoffice en technische know-how, komt straks bij elkaar. De frontofficemedewerkers scholen we bij. En dan hebben we het ideale plaatje.
19
“Een bedrijf moet je op een andere manier benaderen. De grote ontwikkelaar die zijn bedrijf op het industrieterrein wil uitbreiden, moet je niet tussen de dakkapellen zetten.”
20
21
4. Typeren van de aanvraag Gemeente Dordrecht, Floor Hartog
Krachtenbundeling In Dordrecht hadden we in 2004 het idee om handhaving en vergunningverlening anders en meer integraal te organiseren. Toen de omgevingsvergunning om de hoek kwam kijken, waren we al in een stadium om enkele disciplines bij elkaar te brengen, als een soort krachtenbundeling. Het pilotproject sloot prachtig aan. Ons gedachtengoed konden we naast de Wabo leggen en bekijken of we onze plannen zouden moeten aanpassen of wijzigen.
Verschillende typen aanvragen Welke verschillen en overeenkomsten zijn er bij vergunningaanvragen? Dat vroegen we ons af om de hoofdlijnen van elkaar te kunnen onderscheiden. Deze typering is ons goed bevallen. Ten eerste heb je een reguliere procedure met een beslistermijn van zes weken, of een uitgebreide procedure met een langere doorlooptijd. Daarnaast kun je bekijken of je te maken hebt met slechts één deelactiviteit, zoals bouwen, of juist meerdere deelactiviteiten, bijvoorbeeld bouwen en milieu. Dit schema zou je kunnen uitbreiden. Wat je toevoegt is een onderscheid tussen burgers, die vaak eenvoudig-enkelvoudige aanvragen indienen, en ondernemers, die juist meervoudige-complexe vergunningen aanvragen.
22
Geen superambtenaar De frontofficemedewerker gaat met de burger of ondernemer in gesprek. Op dat moment wordt bepaald welke procedures van toepassing zijn. Deze medewerker hoeft geen superambtenaar te zijn, die overal wat vanaf weet. Wel moet hij een brede blik hebben en de juiste personen uit de backoffice op het juiste moment rond de tafel roepen. De frontofficemedewerker krijgt de functie van een regisseur. Als hulpmiddel voor coördinatie van aanvragen ligt er een checklist, maar we hebben nadrukkelijk gezegd dat we niet op de automatische piloot willen gaan werken. Dat werkt niet. Het gaat om inzicht, ervaring en maatwerk. Je moet je kunnen inleven in aanvragen en weten welke adviseurs je wel of niet moet benaderen.
Van buiten naar binnen We moeten redeneren vanuit het gezichtspunt van de burger of ondernemer. Met wie heb je te maken en wat is zijn voorgeschiedenis? Niet vanuit ons eigen vakgebied. De ondernemer denkt niet in bouw- of milieuvergunningen. Die wil alleen een bedrijf starten. Vanaf nu gaan wij denken van buiten naar binnen.
23
“Wij willen niet op de automatische piloot gaan werken. Het gaat het om inzicht, ervaring en maatwerk.“
24
25
5. Digitaal loket Gemeente Enschede, Karin van Eck
Vooruitstrevend Wij waren een van de eerste gemeenten met een digitaal loket. Wij willen een vooruitstrevende gemeente zijn en stellen de klant centraal. Als je op onze website bent, kun je doorklikken naar dit digitale loket. Daar kun je op verschillende manieren toegang krijgen tot informatie. Zo is er een alfabet opgezet. Achter de A staat allerlei informatie die begint met deze letter. Je kunt ook kijken bij het vakje vergunningen, voor een overzicht van het aantal vergunningen. Vervolgens zijn er verschillende blokjes informatie, bijvoorbeeld over aanvraagprocedures en kosten.
Onderscheid Het digitale loket hebben we onderverdeeld in het 'digitale loket' en het 'ondernemersloket'. Dit onderscheid tussen burger en ondernemer is nodig, omdat de ondernemer vaak andere en meerdere vergunningen nodig heeft. Zo is bijvoorbeeld een milieuvergunning alleen bestemd voor ondernemers.
Vraaggericht Ons digitale loket is vraaggericht. Niet meer denken vanuit producten, maar vanuit het oogpunt van de klant. Wat wil iemand weten? Zo kan je zoeken op thema, zoals 'bouwen en wonen'. Daaronder
26
staat bijvoorbeeld '(ver)bouwen, slopen en verbeteren'. Klik je daarop, dan komt er een overzicht, met onder andere 'bestemmingsplan', 'bodemsanering' en 'bouwvergunning'. Ga je vervolgens bij 'bouwvergunning' kijken, krijg je antwoorden op vragen als 'Wanneer is het nodig? Wat zijn mijn rechten en plichten?' Rechts staat een lijstje met 'Misschien ook van belang', met daarin vergunningen die verwant kunnen zijn. Onderaan staat het vakje ' Ik wil een bouwvergunning aanvragen'. Daar kun je uiteindelijk de aanvraag indienen en word je door een menu geleid. Voor de omgevingsvergunning wordt er straks een nieuwe bladzijde toegevoegd. Aan de hand van een vragenboom ontdekt een aanvrager dan automatisch wat hij nog meer nodig heeft.
Systeem voor post Nog niet alle vergunningen kunnen digitaal worden aangevraagd, maar wel aardig wat. Ons digitale loket is niet helemaal af. Aanvragen worden nog niet digitaal afgehandeld. Dat komt onder andere omdat nog niet alle interne systemen op elkaar zijn aangesloten. We werken aan verbeteringen en dat gaat stapsgewijs. Zo zijn we momenteel bezig met het digitaliseren van de post. Alle binnenkomende post - e-mails, brieven en telefoontjes – wordt binnenkort op één manier digitaal gearchiveerd.
27
“Voor de omgevingsvergunning wordt er straks een nieuwe bladzijde toegevoegd. Aan de hand van een vragenboom ontdekt een aanvrager dan automatisch wat hij nog meer nodig heeft.”
28
29
6. Behandeling Gemeente Valkenswaard, Marika Paulussen en Frans Fijen
Labelling In onze pilot bleek dat je aanvragen op een efficiënte manier binnen de organisatie kunt neerzetten. Zo kun je met een aantal kenmerken de aanvragen voorsorteren. Je weet direct of je met een aanvraag veel tijd kwijt bent, er veel mensen bij moet betrekken en of je veel risico loopt. Of dat het eigenlijk relatief simpele vragen zijn.
Kritieke pad Na het voorsorteren, kun je kijken welke onderdelen je als eerste wilt behandelen. Dit noemen we het kritieke pad. Je kunt het zien als een hiërarchisch systeem met voorrangsregels. Op deze manier kun je met zo min mogelijk inspanning de klant meteen een helder antwoord geven. Stel: iemand wil een garage bouwen. Dan heb je een bouw- en een uitritvergunning nodig. En een kapvergunning, want er staat een boom in de weg. Maar als de inrit niet gerealiseerd kan worden, hoef je het bouw- en kapgedeelte ook niet op te pakken.
Verticaal en horizontaal Deze voorrangsregels kun je verdelen in vier hoofdvragen. Dit noemen we het verticale pad. Als eerste: is de aanvraag ontvankelijk? Voldoen alle papieren aan de eisen? Vervolgens bekijk je of datgene
30
wat de klant wil, realiseerbaar is op die plek. Bijvoorbeeld: past een garage op die plek in het bestemmingsplan? En kan die inrit verkeerstechnisch gezien wel? Daarna moet je oordelen of het inpasbaar is. De garage moet aan eisen van materiaal, kleur, detaillering voldoen om te passen in de omgeving. Tenslotte moet het bouwplan met alle technische eisen kloppen. Binnen zo'n verticale vraag kun je nog een aantal stappen onderscheiden: het horizontale pad. Wat je in feite doet, is de vragen die weinig tijd kosten bovenaan het lijstje zetten. De moeilijkere dingen komen later. Kortom, een logische volgorde van behandeling.
Varianten Maar hoe knoop je nou de boel aan elkaar? We ontdekten het principe dat de Wabo in een aantal varianten veel zal voorkomen. Met deze varianten weten we hoe de voor- en achterkant van een aanvraag eruit ziet. De voorkant, dat zijn de vragen en benodigde gegevens; de achterkant, dat is de beschikking. De bijbehorende werkwijze is dan als volgt: beschikking maken, informatiebehoefte inventariseren, bepalen wie welke gegevens moet aanleveren, wijze van toepassing, vraaglabeling en kritiek pad. Dit principe is voor ons een echte 'eye opener'. En nu aan de slag.
31
“Ons kritieke pad is een hiërarchisch systeem met voorrangsregels. Zo geven we, met zo min mogelijk inspanning, de klant meteen een helder antwoord.”
32
33
7. Interdisciplinair beraad Stadsdeel Amsterdam Centrum, Wim van de Bospoort
Horeca In de Amsterdamse binnenstad hadden wij last van de horeca en de horeca van ons. Daar wilden we wat aan doen, op een integrale manier. Want we wilden af van de gedachte dat we ieder ons eigen product leverden. Voor de pilot kozen we het stadsdeel Centrum, met als proefgebied de Leidsebuurt.
Handhavingsacties We hebben proeven met handhavingsacties gedaan. Tijdens aangekondigde controles gingen we eerst met alle handhavers en toezichthouders naar een bedrijf. Dat zou goed kunnen werken, maar je hoeft daar niet met zoveel partijen tegelijk naar toe. Bouwtoezicht, brandweer, milieudienst en politie, soms waren we met zes personen - dat kan wel beperkt worden. We streven nu naar duo's, die de totale screening doen en pas een specialist erbij halen als dat nodig is.
Horecaberaad Voor het begeleiden van integrale vergunningverlening hebben we het horecaberaad ingesteld. Tijdens dit tweewekelijkse overleg zitten alle partijen, zowel op gebied van vergunningen als handhaving, bij elkaar. Als een aanvraag binnenkomt, controleren we wat er
34
allemaal nodig is en of alle partijen van de aanvraag op de hoogte zijn. Vervolgens kunnen we aanvragen gezamenlijk beoordelen en aan elkaar koppelen. We hadden er meer ervaring mee willen opdoen. In de pilotperiode waren er in het proefgebied te weinig aanvragen om er goed mee te oefenen. Straks willen we de rol van accountmanager invoeren. De horeca-ondernemer heeft dan één aanspreekpunt voor het hele proces. De accountmanager kan het horecaberaad als platform gebruiken, zodat hij niet alle afdelingen hoeft langs te gaan.
Welles-nietes In het horecaberaad neemt de voorzitter of het bestuur de eindbeslissing bij tegenstrijdigheden. Dit gaat in onderling overleg. Het blijft maatwerk waar je niet eenvoudig een lijstje van kan maken. Vroeger was het de ondernemer die vastliep en belandde in een welles-nietes-spelletje van de gemeente. Dat had weinig te maken met tegenstrijdige regelgeving, maar met regels die verschillende belangen afdekten. Meer belangenafweging is wat we nu moeten doen. In zo'n geval moet een partij, zeker een ambtelijke partij, soms wat gas terugnemen. En dat is natuurlijk even wennen.
35
“Meer belangenafweging is wat we nu moeten doen. In zo'n geval moet een partij, zeker een ambtelijke partij, soms wat gas terugnemen. En dat is natuurlijk even wennen.”
36
37
8. Samenwerking tussen overheden Provincie Overijssel, Sandra Martena
Uniek In onze pilot hebben we een aanvraag voor een omgevingsvergunning van een groot bedrijf nagebootst. We bekeken het overheidsloket en de samenwerking binnen en tussen overheidsinstanties bij deze complexe-meervoudige aanvraag. Een unieke pilot, omdat we het breed konden benaderen. Zowel de provincie, de gemeente, het waterschap en een bedrijf namen deel aan het project.
Samenwerking Welke impact heeft de Wabo op de verschillende overheden? We namen als uitgangspunt dat de provincie Overijssel het bevoegd gezag was en dat er vroegtijdige samenwerking plaatsvond. De gemeente en het waterschap kregen de taak van adviseur. Samenwerking bleek doorslaggevend voor een succesvolle omgevingsvergunning. Voor het waarborgen van een vroegtijdige samenwerking en de randvoorwaarden, moeten er concrete afspraken tussen de overheden worden gemaakt en ook worden vastgelegd.
Afspraken Er kan een dienstverleningsovereenkomst worden opgesteld in combinatie met een projectplan. In een dienstverleningsovereenkomst worden algemene afspraken tussen alle betrokkenen
38
gemaakt. Je kunt denken aan een taakverdeling tussen bevoegd gezag en adviseurs. Een projectplan omvat specifieke ‘smart’afspraken. Bij complexe-meervoudige aanvragen is gebleken dat je duidelijke afspraken moet maken, omdat je met veel deskundigen en specialisten werkt. Dit kunnen afspraken zijn over wie erbij betrokken is, of regelen dat de projectleider sturing aan de projectteamleden kan geven, of wanneer het advies klaar moet zijn.
Parallel
Het is belangrijk dat je niet zomaar met een vergunning begint, maar eerst goed nadenkt. Welke personen zijn hiervoor het meest geschikt? Wie heeft er tijd? Welke afspraken maken we? Wanneer moet het advies worden ingeleverd? Juist omdat je met zoveel verschillende partijen hebt te maken. Daarom is zo’n projectplan belangrijk. Zodat je niet op elkaar hoeft te wachten en het parallel gaat lopen. Regel je het goed, des te meer kans dat de aanvraag binnen de wettelijke termijnen klaar is. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol. ICT is hét hulpmiddel voor een effectieve communicatie. In onze pilot betrof het 15 wettelijke kaders met 15 deskundigen. De milieudeskundige had met 13 specialisten te maken. Je kunt wel nagaan dat de projectleider snel het overzicht kwijt kan raken. ICT kan dat voorkomen en alles duidelijk vastleggen.
39
“Het is belangrijk dat je niet zomaar met een vergunning begint, maar eerst goed nadenkt. Juist omdat je met zoveel verschillende partijen hebt te maken. Daarom is zo’n projectplan belangrijk.”
40
41
9. Behandeling met centrale ICT-voorziening Gemeente Zwolle, Petra van Oosterbosch
Lastenverlichting In Zwolle hebben we de eerste digitale bouwvergunning verstrekt, een proefapplicatie. We wilden kijken of complexe aanvragen met diverse tekeningen, op hetzelfde digitale formulier ingediend konden worden. Een stukje lastenverlichting voor de aanvrager, want die hoeft het niet meer in vijfvoud in te dienen.
Digitaal bouwloket Momenteel kan je op het digitale bouwloket het standaardaanvraagformulier invullen en daar de noodzakelijke bijlagen aan toevoegen. Het systeem heeft een milde ontvankelijkheidstoets: het screent of alle benodigde documenten bijgevoegd zijn. Documenten kun je uploaden naar een centrale server, die het archiveert. Daar halen wij weer de informatie vandaan, zodat we het kunnen beoordelen en bewerken. De volgende stap is een ontwikkeling in de richting van de omgevingsvergunning, met een nieuw digitaal aanvraagformulier, waarin alle onderdelen van de omgevingsvergunning voorkomen. Met behulp van een goede vragenlijst word je dan eenvoudig door het systeem geloodst, zoals bij het belastingformulier.
42
Winst Er is grote winst te behalen met digitalisering. Ten eerste win je enorm veel ruimte in de archivering. Verder kun je documenten ook gemakkelijk met anderen delen, voor interne adviezen. Zo vermijd je een hoop gesjouw met dossiers. De kans dat er meerdere tekeningen in omloop zijn of dat er eentje zoek raakt, wordt kleiner. De laatst gewijzigde versie is immers een digitale versie. Daarnaast wordt de communicatie met je aanvrager makkelijker. Langskomen voor overleg is niet nodig; tijdens een telefonisch overleg kan hij thuis op zijn scherm meekijken. Tenslotte worden aanvragen toegankelijker voor de omgeving van de aanvrager. Geïnteresseerden kunnen vergunningen vanuit huis inzien.
Snuffelen Digitalisering is voor medewerkers een verandering. Ik ga papier echt niet verbieden, want soms moet er gewoon iets geprint of geplot worden, zeker bij grote aanvragen. Dikke rapporten print ik ook uit, omdat het simpelweg makkelijker leest. Ik verwacht dat mensen geleidelijk meer digitaal zullen gaan werken. Het is een kwestie van doen. In eerste instantie blijven de aanvragen een mix van papier en digitaal. Dat geeft je de kans om het uit te proberen. Een beetje snuffelen en op kleine schaal oefenen.
43
“De communicatie met je aanvrager wordt ook makkelijker. Langskomen voor overleg is niet nodig; tijdens een telefonisch overleg kan hij thuis op zijn scherm meekijken.”
44
45
10. Handhaving Gemeente Hoogeveen, Aline Masselink
Piramidemodel Sinds 2004 hebben wij een afdeling Veiligheid met daarin alle handhaving van de gemeente geconcentreerd: bouwen, milieu, brandpreventie en ook parkeercontrole. Binnen de handhaving werken we met een piramidemodel: bovenaan enkele specialisten, daaronder een groepje handhavers met een kleine specialistische kennis, en een grote groep handhavers, ofwel stadswachten, als basis. Deze basishandhavers deden al meer controles dan gebruikelijk, namelijk controles van terras- en kapvergunningen. Dat hebben we uitgebreid: eenvoudige controles gebeuren niet meer door specialisten, maar door de gewone handhavers. Het bleek een efficiënte slag én uniek in Nederland.
Personal digital assistent We zijn gestart met het project Horeca. Want juist in de horeca moet je vaak meerdere vergunningen controleren. De stadswachten kregen een cursus van onze specialisten, op alle vakgebieden. In de 'personal digital assistent' (pda) werd een checklist met alle controlepunten verwerkt. De nieuwe handhavers gaan nu met zo'n pda naar een bedrijf, lopen alle punten na, die ze met ja of nee kunnen beantwoorden. Deze lijst gaat naar de specialist, die het controleert en eventueel aanvult met zijn specialisme. Zo hoef je een burger of bedrijf niet meer lastig te vallen met diverse controles van verschillende mensen, maar is er slechts één bezoek. Alleen als er iets niet klopt of als het specialistisch is, gaat een senior erheen.
46
Kinderziektes Natuurlijk hebben we nog te maken met een aantal kinderziektes. Bijvoorbeeld het programma in de pda's. Dat moet hier en daar worden aangepast. Ook hebben we gemerkt dat deze methode veel vergt van specialisten. Wij scholen onze specialisten bij, zodat zij ook breder gaan kijken. Een opleiding met een brede scholing voor hen is er niet. Dat zou wel ideaal zijn.
Draagvlak Deze herfst willen we de controles uitbreiden naar de eenvoudigste categorie bedrijven en eenvoudige bouwvergunningen, zoals een schuurtje en dakkapel. Daarnaast gaan we een gezamenlijke aanpak voor gebruiks- en milieuvergunning ontwikkelen. Sommige medewerkers waren in eerste instantie wat argwanend. Kunnen de stadswachten dat wel? Maar dat was snel voorbij. Als we nu zien wat er gedaan wordt, dan wordt de overtuiging alsmaar groter. En de handhavers zelf, die hebben er een aantal leuke taken bij.
47
“Bij ons gebeuren eenvoudige controles niet meer door specialisten, maar door de gewone handhavers. Het bleek een efficiënte slag én uniek in Nederland.”
48
11. Meer over de voorbeeldprojecten
Meer informatie over alle voorbeeldprojecten omgevingsvergunning kunt u vinden op omgevingsvergunning.vrom.nl. Op deze site treft u een kennisplein aan met alle informatie die bij VROM over de pilots bekend is: factsheets, maar ook volledige eindrapportages, nieuwsberichten en veelgestelde vragen. Omgevingsvergunning.vrom.nl geeft toegang tot het kennisplein, met o.a.: • VROM-dossier omgevingsvergunning • Voorbeeldprojecten omgevingsvergunning (pilots) • Alle VROM-voorbeeldprojecten (waaronder omgevingsvergunning) • Helpdesk omgevingsvergunning (ook bereikbaar via telefoonnummer: 070 - 373 53 33)
Eerste Hulp Bij de Omgevingsvergunning Het EHBO-koffertje bevat instrumenten waarmee projectleiders bij provincies, gemeenten, waterschappen en milieudiensten een start kunnen maken met de implementatie van de omgevingsvergunning. Bestellen kan via:
[email protected] (1 per gemeente)
> Rijnstraat 8 > 2515 XP Den Haag > www.vrom.nl
Ministerie van VROM > staat voor ruimte, wonen, milieu en rijksgebouwen. Beleid maken, uitvoeren en handhaven. Nederland is klein. Denk groot.
VROM 6328 / september 2006
Dit is een publicatie van: Ministerie van VROM
