Verzuim- en reïntegratiebeleid Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland
Inhoud Personeelzorg met perspectief Verzuimprotocol (versie oktober 2008) Verzuim & Reïntegratiebeleid
Pagina 2 6 9
SVOK Personeelszorg met perspectief Een nota over decentralisatie van personeelszorg en verzuimpreventie.
1 Een gezonde organisatie Een gezonde organisatie is een organisatie waarin het werk bijdraagt aan het welzijn van de medewerker en het welzijn van de medewerker bijdraagt aan het werk. De organisatie is er voor de medewerker, zoals de medewerker er is voor de organisatie. Essentieel is de balans tussen persoon en werk. De medewerker kan pas goed functioneren als de organisatie hem of haar stimuleert, kansen geeft, richting wijst, maar ook zorgzaam is en begripvol. Kortom, als de medewerker als mens gezien en gekend wordt. Omgekeerd kan de organisatie pas goed functioneren als de medewerkers zich kunnen en willen vereenzelvigen met de doelstellingen ervan en zich verantwoordelijk tonen voor het geheel in de wetenschap dat hun bijdrage ertoe doet. Tegen die achtergrond kiest SVOK binnen de scholen voor schaalverkleining van de zorg. “Gekend worden” kan nooit massaal zijn. Eén zorgmanager op een school met honderd of meer personeelsleden kan niet meer doen dan zich bezighouden met de grootste problemen. Dat is heel wat, maar lang niet genoeg, om twee redenen. Het gaat om alle medewerkers. Zij hebben allemaal hun verhaal en allemaal hun specifieke mogelijkheden. Naar die verhalen moet geluisterd worden en die mogelijkheden moeten ontwikkeld worden. In de tweede plaats zijn problemen, als ze groot geworden zijn, moeilijk oplosbaar. Het gaat daarom om het voorkomen van problemen. Zoals iemand eens zei: “Hoe blijven we met ons allen dertig jaar gezond?” SVOK wil inzetten op preventie van problemen en daarmee op preventie van uitval. Daarvoor is het nodig de schaal van de personeelszorg te verkleinen. Het zijn de afdelingsleiders die de taak krijgen voor hun team deze zorg te dragen.
2 Verzuimpreventie Het bevorderen van het welzijn van de werknemer en het voorkomen van verzuim en uitval zijn twee kanten van dezelfde medaille. SVOK gaat ervan uit dat er sprake is van een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkgever en de werknemer. Preventie en zorg vinden dan ook eerst en vooral binnen de organisatie plaats. Daarbij komen alle aspecten van persoon en werk aan bod. In tegenstelling tot vroeger wordt de verantwoordelijkheid niet versmald en uit handen gegeven aan een bedrijfsarts. De bedrijfsarts wordt materiedeskundige, evengoed als dat geldt voor andere zorgdeskundigen, en wordt geraadpleegd wanneer dat nodig is. Preventie en zorg een plaats geven binnen de organisatie is ook het logische gevolg van het feit dat scholen zg. “eigen risicodrager” zijn geworden en werknemers mede verantwoordelijk zijn voor hun eigen reïntegratie. Er is geen Vervangingsfonds meer waarop risico’s kunnen worden afgewenteld. Er is geen uitweg meer in de arbeidsongeschiktheid (wet WIA). Werkgever en werknemer staan er samen voor. In deze nota wordt de visie op personeelszorg uitgewerkt voor concreet beleid op het gebied van verzuimpreventie. Daarbij is gebruikgemaakt van het zg. “gedragsmodel”. Dit model gaat ervan uit dat verzuim in zekere zin een keuze is, een vorm van gedrag. Deze
2
keuzemogelijkheid is bij uitstek het aangrijpingspunt voor preventie. Hoe kan worden voorkomen dat het personeelslid afhaakt? En als het zover gekomen is, hoe kan de reïntegratie het beste plaatsvinden?
3 Visie en doelen De visie van SVOK is de volgende: Het bestuur van SVOK voelt zich als werkgever verantwoordelijk voor het welzijn van zijn medewerkers in de balans tussen persoon en werk. Het personeelsbeleid is gericht op een optimale vormgeving van de inhoud van het werk, van het persoonlijke perspectief en van de arbeidsverhoudingen, - voorwaarden en – omstandigheden. Dit geheel wil verstoring voorkomen van genoemde balans tussen persoon en werk, en mogelijk verzuim dientengevolge. De bedoeling is zo vroeg mogelijk door te dringen tot de kern van een eventuele problematiek. En daarvoor vervolgens oplossingen te vinden, waarbij beide partijen hun eigen verantwoordelijkheid hebben. Als er sprake is van niet-welbevinden van de werknemer, gaat de werkgever ervan uit dat verzuimen een keuze is die niet vanzelf spreekt. De leidinggevende zal dan ook in zijn contacten met de werknemer de vraag stellen of verzuim wel de oplossing is en samen zoeken naar een (betere) oplossing. Het terugkomen op het werk wordt bevorderd, al dan niet in voorlopig aangepaste omstandigheden. Het verzuimbeleid is een zaak tussen de werkgever en de werknemer. De rol van de bedrijfsarts is die van adviseur van de werkgever c.q. werknemer over de belemmeringen die een ziekte voor het werk levert en over de wijze waarop functieherstel gerealiseerd kan worden. Als de werknemer zich welbevindt, zal de kerntaak van de organisatie daarvan profiteren door een gemotiveerde en ongestoorde voortgang van het onderwijsproces voor de leerlingen. Vanuit financieel oogpunt tenslotte houdt het de uitgaven die met ziekteverzuim en uitkeringen gemoeid zijn beheersbaar, mede met het oog op het eigen risicodragerschap van scholen, en biedt het de werknemer het kader om zijn eigen verantwoordelijkheid in het kader van de wetgeving waar te maken. De doelen van dit beleid zijn: a. De balans tussen persoon en werk bij de werknemers versterken. b. De kwaliteit en continuïteit van het onderwijsproces bevorderen. c. Het verzuim op het laagst haalbare niveau brengen en houden; daarmee de kosten c.q. de nadelige effecten voor de organisatie en de werknemer beheersbaar maken.
3
4 Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden 4.1 Rol van zorgmanager, afdelingsleiders, adviseurs (o.a. bedrijfsarts en p&o) De bedrijfsarts adviseert in verzuim- en reintegratieprocessen. Dat is niet nieuw. Wel nieuw is de rol van de afdelingsleider in verzuim- en reintegratieprocessen. De afdelingsleider gaat zich meer inhoudelijk bezighouden met het welzijn van medewerkers in de school. Daar waar ooit directies van scholen zich bezig hielden met personeelsbeleid is door de overheid onderkend dat de span of control voor deze managementlaag te groot was om tot gerichte en beleidsmatige uitvoering te komen. Het terugtreden van de overheid uit dit soort processen en de grotere beleidsvrije ruimte die daardoor voor scholen is ontstaan, heeft SVOK doen besluiten de afdelingsleider een rol te geven in de uitvoering van het personeelsbeleid. Zijn/haar span of control heeft de maat waarmee zorg en preventie zich verder kunnen ontwikkelen en inhoudelijk tot uitvoering kunnen komen. 1. De preventie en de primaire zorg liggen bij de afdelingsleiders (“casemanagers”). Zij signaleren en gaan in gesprek met medewerkers. De afdelingsleider is opgeleid om het gesprek met de medewerker op een professionele (= inlevende + oplossingsgerichte) manier aan te gaan. 2. Als de primaire zorg niet volstaat en specifieke vormen van begeleiding en ondersteuning nodig zijn wordt de conrector/adjunct (zorgmanager) bij het proces betrokken. De zorgmanager en de casemanager bepalen samen of de bedrijfsarts wordt ingezet. De zorgmanager coördineert de personeelszorg in de school en ziet toe op de kwaliteit van de uitvoering. 3. De stafmedewerker P&O (bestuursbureau) adviseert over het inzetten van deskundigen en overlegt met de bedrijfsarts over de reïntegratie inspanning. De bedrijfsarts adviseert in de medische lijn en overlegt na verkregen toestemming van de medewerker met huisarts en specialisten. 4. De medewerker is zelf verantwoordelijkheid voor het eigen welzijn en kan ook op eigen initiatief gesprekken aangaan met afdelingsleider en bedrijfsarts. 5. Het personeelsinformatiesysteem Track bevat in digitale vorm alle relevante documenten (gespreksverslagen, reintegratieplannen en meldingen aan bijv UWV enz.enz.). Het systeem genereert daarnaast de kengetallen die nodig zijn voor de aansturing en de kwaliteitszorg van het personeelsbeleid. Afdelingsleiders, zorgmanagers, de stafmedewerker P&O en de bedrijfsarts hebben hiertoe ieder, op een aan de bevoegdheden aangepast autorisatieniveau, toegang. De bedrijfsarts werkt in een alleen voor haar toegankelijke module, het medisch deel van het programma.
4
BIJLAGE 1
Het gedragsmodel Op 19 september 2005 is in de bijeenkomst consensusvorming unaniem besloten personeelszorg te decentraliseren naar het niveau van de afdelingsleider. Deze bijeenkomst waarin directieleden van de SVOK-scholen, de stafmedewerker P&O en GMR-leden zitting hebben gehad, werd begeleid door Falke & Verbaan. Falke en Verbaan is het bureau dat marktleider is in Nederland op het gebied van verzuimbeleid en bekend werd door de slogan “Verzuim is een keuze”. De presentatie van het bij deze slogan behorende “gedragsmodel” is leidend geweest naar de keuze van SVOK om gedrag te nemen als uitgangspunt voor de ontwikkeling van het verzuimbeleid. Kort weergegeven steunt het verzuimbeleid op de hiernavolgend weergegeven uitgangspunten. “Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze.” Verzuimen is, anders gezegd, een vorm van gedrag. Zeventig procent van de medewerkers heeft in enig jaar klachten. Het heeft geen zin daarover in discussie te gaan. Wel moet er altijd een gesprek van de leidinggevende met de medewerker zijn, als deze kiest voor thuisblijven. De vraag is: “Is verzuim de juiste oplossing?” Daarbij moet de verzuimbegeleiding vooral niet gemedicaliseerd worden. Al dan niet op het werk komen is een vorm van gedrag, een keuze. Daarom is het een zaak tussen werkgever en werknemer. In voorkomende gevallen kan er vervolgens advies worden ingewonnen bij de bedrijfsarts over de grenzen van de inzetbaarheid enz. In principe moet iemand niet thuiszitten. Er zijn namelijk drie kringen waardoor iemand beïnvloed wordt: de familie, het lekennetwerk en het werk (leidinggevende en collega’s). Als je iemand (langer) thuis laat zitten, elimineer je de invloed van het werk op zijn/haar beslissingen en laat je deze geheel over aan de familie en de andere privé-netwerken. Iemand terug krijgen op het werk wordt dan snel moeilijk en uiteindelijk onmogelijk. Het gaat om de balans tussen persoon en werk. Het is de kunst vroegtijdig signalen te herkennen van een verstoorde balans. Het ultieme doel is het voorkomen van verzuim door vroegtijdig adequaat te reageren op signalen en de balans bij de werknemer te (helpen) herstellen. Is er eenmaal sprake van verzuim, dan moet de leidinggevende door dóór te vragen erachter komen wat eventueel nog andere, dieper liggende oorzaken van de “ziek”melding zijn. Hij bespreekt met betrokkene of verzuimen wel zo verstandig is en vraagt wat deze, met gemelde klacht, nog wél kan. De werknemer zal zo snel mogelijk weer op school aanwezig zijn. Is er sprake van herhaald verzuim (een grens van drie keer is gebruikelijk) dan vindt er een verzuimgesprek plaats, waarin de leidinggevende de werknemer vraagt: “Wat ga jij er aan doen?”. Vooropgesteld dat de werkgever namelijk zijn kant van het contract op orde heeft, is het aan de werknemer om met oplossingen te komen. In een uiterste geval komt de vraag op tafel of de werknemer nog wel op zijn plaats is in de organisatie. De leidinggevende moet zijn mensen heel goed kennen en een span of control hebben die het mogelijk maakt daadwerkelijk en persoonlijk preventief bezig te zijn. Daarom kan er niet één verzuimbegeleider voor de hele school verantwoordelijk zijn. Dit werk moet lager in de organisatie komen te liggen, op afdelingsniveau bij de afdelingsleiders.
5
Verzuim en Reïntegratie Re ntegratie beleid (V&R) SVOK Verzuim Protocol maart 2008
Nr
Tijdbalk
1.
Aktiviteit
Verantwoordelijk
Ziekmelding
Medewerker
Dag 1
Toelichting • •
Afdelingsleider = Case manager
• •
2.
Week 1-2
e
1 gesprek
Medewerker Afdelingsleider
•
Stelt vast dat er sprake is van kortdurend verzuim -Maakt een plan van aanpak. Doelstelling: volledige reïntegratie < 6 weken
•
Stelt vast dat er sprake is langdurend verzuim > 6 weken
•
Bepaalt samen met de afdelingsleider welk traject wordt uitgezet Bepaalt samen met de afdelingsleider inzet bedrijfsarts ja/nee
•
Afdelingsleider
e
V.a.
1 gesprek Bedrijfsarts
Accordeert de ziekmelding en/of initieert een gesprek over de melding Maakt afspraken over gesprekscyclus en tijdpad Legt afspraken vast Stuurt medewerker kopie afspraken Geeft inzicht in reïntegratie mogelijkheden/beperkingen
• • •
Zorgmanager
3.
Meldt zich op de eerste ziektedag bij de afdelingsleider Geeft inzicht in het verzuimproces
• • • • • •
SVOK
van
Verwijst medewerker naar de website voor V&R-beleid, regels en procedure Maakt voortgangsafspraken Monitored voortgang Legt afspraken vast Stuurt medewerker kopie verslaglegging Roept de medewerker op voor het spreekuur
Medewerker •
Geeft gehoor aan de oproep of communiceert met de afdelingsleider over de oproep
•
Rapporteert schriftelijk over de voortgang en geeft de medewerker een kopie van de rapportage
Week 3 Bedrijfsarts
6
4.
Week 3-6
Vervolgcontacten Medewerker
•
• •
Afdelingsleider
• • •
5.
Week 6
Probleem analyse
SVOK
•
Medewerker
• •
Bedrijfsarts
Plan van aanpak
•
Gedurende het reintegratieproces kan de probleemanalyse worden bijgesteld. Legt de bijstelling vast en geeft de medewerker een kopie e Nodigt uiterlijk in de 7 week de medewerker uit voor een gesprek
Afdelingsleider
•
Medewerker
•
Geeft gehoor aan de oproep,
Afdelingsleider
•
Maakt in samenwerking met de medewerker een plan van aanpak op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts Legt het plan van aanpak vast en geeft de medewerker een kopie Voeren op basis van gemaakte afspraken het plan van aanpak uit
• Vanaf week 8
Uitvoering plan Afdelingsleider/ van aanpak medewerker
•
Afdelingsleider
•
• 8.
Melding UWV
Is verplicht gehoor te geven aan de oproep. Niet verschijnen wordt gecommuniceerd met de afdelingsleider Maakt samen met de medewerker een analyse van de casus en legt bevindingen neer in de probleemanalyse en geeft de medewerker een kopie
Week 8
7.
Legt contactmomenten vast Gaat na of de bedrijfsarts een probleem-analyse moet maken Legt verslag en geeft de medewerker een kopie e Nodigt uiterlijk in de 5 week de medewerker uit voor spreekuur bedrijfsarts
•
• 6.
Geeft inzicht in de voortgang op basis van gemaakte afspraken over reïntegratiemogelijkheden/beperkingen en tijdpad Komt gemaakte afspraken na Communiceert met de afdelingsleider als nakomen van afspraken niet mogelijk is
SROB
•
Week 42
7
Bijstellingen in de uitvoering van de casus worden in de bijstelling van het plan van aanpak verwoord Legt de bijstelling vast en geeft de medewerker een kopie e
Laat 42 weeks ziekmelding uitgaan naar UWV
9
e
Week 52 1 jaars evaluatie Afdelingsleider/casemanage van het plan van r aanpak Medewerker
10.
WIA –aanvraag
Week 87
Evalueren het reïntegratie proces en de reïntegratie inspanning medewerker / werkgever •
Afdelingsleider
•
Legt bevindingen e 1 jaars evaluatie
Medewerker UWV
• •
Ontvangt kopie 1 jaars evaluatie Verstuurt WIA aanvraag naar medewerker en werkgever
Zorgmanager
•
Communiceert met alle partijen over WIA aanvraag of uitstel daarvan ja/nee Beslist over uitstel verlenen ja/nee
• Uitstellen WIA
Afdelingsleider/ Medewerker
Controleert bij uitstel ja het te halen resultaat Brengt partijen bij elkaar als het resultaat niet wordt gehaald Verwerkt bij uitstel nee de WIA aanvraag werkgever Verstuurt het werkgeversdeel WIA naar de zorgmanager
•
Zorgmanager
•
Verstuurt het werkgeversdeel naar UWV
Medewerker
•
Vult de aanvraag in en verzamelt: probleemanalyse bijstellingen actueel oordeel medische informatie plan van aanpak bijstellingen eerstejaars evaluatie
Medewerker/afdelingsleider
Vanaf dag 1
Reïntegratie School-intern Reïntegratie SVOK intern Reïntegratie extern
e
•
•
WIA aanvraag medewerker
de
Verzorgt bij uitstel ja samen met de medewerker het formulier waarmee uitstel WIA tot stand komt
• WIA aanvraag SROB werkgeversdeel
in
•
Afdelingsleider
11.
vast
Afdelingsleider/medewerker Zorgmanager/medewerker/P&O SVOK Afdelingsleider/medewerker/P&OSVOK /Reïntegratie bedrijf
8
-
eindevaluatie
• •
eigen werk eigen werkplek
• •
passend werk passende werkplek
• •
eigen werk/werkplek extern passend werk/werkplek extern
Verzuim & Reïntegratiebeleid Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland
Oktober 2008
9
I
Inleiding
Voor een succesvol verzuim- en reïntegratiebeleid is het van belang helderheid te scheppen over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren rondom verzuim. Duidelijkheid hierin waarborgt dat in geval van verzuim de medewerker de aandacht krijgt die hij of zijn verdient, maar geeft ook duidelijkheid omtrent de rechten en plichten bij verzuim. In deze beleidsnotitie komt tot uitdrukking op welke wijze, binnen de Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland (SVOK), het verzuim en reïntegratiebeleid is vormgegeven. In het eerste gedeelte van de notitie is aandacht besteed aan de visie op verzuim binnen onze organisatie. De taken en verantwoordelijkheden van de betrokken actoren (casemanager, zorgmanager, personeelsadviseur, bedrijfsarts en medewerkers) worden hiernavolgend beschreven. Tevens worden procedures zoals deze gevolgd dienen te worden in zake ziek- en herstelmeldingen, (dreigend) langdurig verzuim, sanctiebeleid en verzuimgesprekken beschreven.
II
De SVOK zorgstructuur
SVOK heeft gekozen voor het dieper in de organisatie brengen van het verzuimbeleid. SVOK verwacht daarmee nog beter in staat te zijn welzijn te bevorderen. De afdelingsleiders worden meer inhoudelijk en formeel betrokken bij het welzijn van de medewerkers cq de afdeling waarvoor hij/zij verantwoordelijk is De nieuwe rollenpatroon ziet er alsvolgt uit: De zorgmanager Is verantwoordelijk voor het welzijn binnen de school en stuurt vanuit deze verantwoordelijkheid de afdelingsleiders aan, fiatteert de reïntegratie inspanning. De afdelingsleider is verantwoordelijk voor het welzijn binnen zijn/haar team en voert het daarvoor afgesproken beleid uit; De bedrijfsarts adviseert over reïntegratie- mogelijkheden/beperkingen. De personeelsadviseur adviseert de zorg- en de casemanager over de in te zetten reïntegratie-middelen, monitored verzuimprocessen en coördineert reïntegratieprocessen binnen- en buiten SVOK.
10
De rollen in de zorgstructuur De Afdelingsleider De afdelingsleider, die de rol van “case manager” gaat uitvoeren. In het voorkomen en ´oplossen´ van verzuim is de afdelingsleider zeer bepalend. De afdelingsleider draagt in belangrijke mate bij aan een goed werkklimaat. Aandacht, duidelijkheid in taken, heldere communicatie en positieve sfeer zijn hierbij belangrijke zaken. Bij verzuim is het de afdelingsleider die heel regelmatig contact houdt met de medewerker en deze betrokken houdt bij het werk. In overleg met de zorgmanager, de personeelsadviseur en de bedrijfsarts onderneemt de afdelingsleider actie om de verzuimende medewerker te helpen terug te keren. De afdelingsleider bedenkt samen met de verzuimende medewerker manieren om toch te kunnen werken, indien noodzakelijk en mogelijk worden aanpassingen bespreekbaar gemaakt. De leidinggevende stelt het verzuim ter discussie, niet de ziekte.
De Zorgmanager De zorgmanager stuurt de zorgstructuur aan De zorgmanager heeft een hiërarchische en coachende rol naar afdelingsleiders. De zorgmanager heeft structureel overleg met afdelingsleiders over de medewerkers van de teams. De zorgmanager bepaalt in overleg met afdelingsleiders de aanpak in “maatwerk” trajecten en laat zich daarover adviseren door de personeelsadviseur en/of de bedrijfsarts.
De Bedrijfsarts Bij (dreigend) langdurig ziekteverzuim is de medische begeleiding in de handen van de bedrijfsarts. Je ontvangt een oproep van de bedrijfsarts voor het reguliere spreekuur, als daar aanleiding voor is. Als je advies nodig hebt op medisch gebied en je wilt daarvoor niet het reguliere spreekuur bezoeken, kan de medewerker op eigen initiatief een afspraak maken bij de bedrijfsarts. Je kunt hiervoor rechtstreeks contact opnemen met de secretaresse van de bedrijfsarts. De secretaresse is bereikbaar op tel.nr.: 0251-258980.
De Personeelsadviseur De personeelsadviseur adviseert zorg- en casemanagers en is gesprekspartner van de bedrijfsarts. De personeelsadviseur adviseert over de reïntegratie-inspanning en verbindt in samenwerking met de bedrijfsarts de interne reïntegratievraag aan de externe markt.
11
De medewerker De medewerker is cruciaal in de aanpak van verzuim Naast de afdelingsleider is er een andere partij die een sleutelrol speelt in de beperking van het ziekteverzuim: de medewerker zelf! Het is de medewerker zelf die beslist om wel of niet te gaan werken. Die er zelf voor kiest zich verantwoordelijk en betrokken te voelen, problemen op tafel legt en moeilijkheden niet uit de weg te gaan. Dit is niet altijd gemakkelijk, overigens wel vaak bevredigender. SVOK streeft ernaar om de medewerkers en leidinggevenden optimaal te ondersteunen en te faciliteren.
De samenwerking Open en transparante samenwerking, de sleutel naar welzijn Overal waar mensen met elkaar wonen of werken, ontstaan problemen of verschillen van mening, belangentegenstellingen en irritaties. Dit is niet altijd negatief. Soms helpen ze om dingen duidelijk te maken. Ziekmelding is in ieder geval nooit een oplossing want het ‘probleem’ lost zich thuis niet op. We moeten met z’n allen leren hier beter mee om te gaan. Beter luisteren, nog duidelijker en opener proberen te zijn, nog meer je best doen de ander te willen begrijpen en het ‘probleem’ op te lossen dan wel kleiner te maken.
2. Taken en verantwoordelijkheden Als uitgangspunt stellen wij dat de afdelingsleider in zijn/haar team verantwoordelijk is voor het welzijn van het team. Verstoringen worden ook zonder dat er sprake is van uitval of ziekte door de afdelingsleider bespreekbaar gemaakt. De centrale rol ligt daarmee bij de afdelingsleider, die gedurende het hele proces van verzuimbegeleiding de gesprekspartner van de medewerker is. Dit betekent dat de afdelingsleider het eerste contact heeft met de verzuimende medewerker en steeds de achtergrond van het verzuim en de mogelijkheden voor werkhervatting bespreekt. De vraag ‘wat kun je nog wel’ staat daarbij centraal. Verder maakt hij afwijkende verzuimpatronen op individueel en groepsniveau bespreekbaar bij zijn medewerkers teneinde knelpunten in de organisatie op te sporen, op te lossen en daarmee de kans op (herhaling) van het verzuim te verminderen. De zorgmanager wordt ingeschakeld bij (verwacht) langdurig verzuim. De zorgmanager overlegt met partijen en neemt besluiten in reïntegratie processen. De zorgmanager controleert de uitvoering van wettelijke vereisten (Wet WIA) De personeelsadviseur en de bedrijfsarts stellen zich op als adviseur van de organisatie. De adviseurs geven gevraagd en ongevraagd advies en de nodige ondersteuning en begeleiding. Van de medewerker zelf wordt verwacht dat hij zich verantwoordelijk voelt voor zijn verzuim en zich actief opstelt om zo snel mogelijk werkhervatting of reïntegratie mogelijk te maken.
12
Dus kort samengevat, in de verzuimbegeleiding heeft de zorgmanager (adj.directeur/conrector) een aansturende en controlerende rol (gericht op de organisatie van het verzuim binnen de school) het afdelingsleider een initiërende en uitvoerende rol (gericht op het team en de medewerkers) de bedrijfsarts van de Arbo-dienst heeft een adviserende rol (gericht op de leidinggevenden en het management) de personeelsadviseur een adviserende, monitorende en coördinerende rol (gericht op de leidinggevenden, het management, de bedrijfsarts en de externe markt)
2.1 Uitwerking van taken en verantwoordelijkheden Bovenschools Management (SVOK)
Wij stellen het beleid voor verzuim en reïntegratie vast en zorgen voor de integratie van dit beleid in de totale bedrijfsvoering. Wij maken duidelijk afspraken over taken en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren en de daaruit volgende regels en procedures. Wij stellen instrumenten en middelen ter beschikking waarmee leidinggevenden het beleid kunnen uitvoeren.
Rector/Algemeen directeur
Ik neem zonodig beslissingen over ontslag, overplaatsing, of (ingrijpende) werkaanpassingen. Ik ondersteun de zorgmanager bij de uitvoering van het beleid. Ik bespreek het beleid en overige afspraken rondom verzuim met de zorgmanager op basis van duidelijke toetsingscriteria.
Zorgmanager
Ik ben verantwoordelijk voor de kwalitatieve uitvoering van het verzuimbeleid school-breed Ik neem besluiten in reïntegratie processen Ik zorg voor een goede afstemming met de afdelingsleider, de personeelsadviseur en de bedrijfsarts Ik controleer de technische uitvoering van de wet WIA Ik zorg ervoor dat de bedrijfsarts een probleemanalyse opstelt Ik zorg ervoor dat het plan van aanpak in samenwerking met de afdelingsleider en de medewerker tot stand komt Als de reïntegratie-inspanningen niet het gewenste resultaat hebben, evalueer ik samen met de afdelingsleider en de medewerker het plan van aanpak. 13
Ik voeg deze evaluatie bij het reïntegratieverslag dat de medewerker nodig heeft voor de WIAaanvraag. Ik verstrek de medewerker de benodigde gegevens voor de WIA-aanvraag. Ik zie er op toe dat de procedures en gemaakte afspraken worden nageleefd. Ik heb regulier overleg met de afdelingsleiders Ik heb minstens tweemaal per jaar overleg met de bedrijfsarts over de dienstverlening en andere bijzondere aandachtspunten Ik werk mee aan het creëren van mogelijkheden voor aangepast werk, zonodig op een andere afdeling. Indien nodig geef ik ondersteuning aan de afdelingsleider bij de uitvoering van het verzuimbeleid Als de relatie tussen medewerker en direct afdelingsleider is verstoord, neem ik de verzuimbegeleiding over of zorg ik dat iemand anders de begeleiding overneemt. Op basis van een terugrapportage bespreek ik minimaal tweemaal per jaar de voortgang en stand van zaken op het gebied van verzuimbegeleiding en reïntegratie met de afdelingsleiders en spreek ze hierop aan.
Case manager
Ik ben verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzuim- en reïntegratiebeleid van mijn afdeling. Ik volg de geldende procedures en afspraken in het kader van verzuim en zie erop toe dat ook mijn medewerkers dat doen. Ik communiceer met mijn medewerkers wat zij in het kader van verzuimbegeleiding van mij mogen verwachten en wat ik van hen verwacht. Ik pak het verzuim op zowel individueel als groepsniveau aan. Ik houd contact met medewerkers die verzuimen. Ik voer reïntegratie- en verzuimgesprekken met mijn medewerkers. Ik bevorder zoveel mogelijk de reïntegratie van medewerkers. Ik draag er zorg voor dat ik een goed inzicht heb in de hoogte en de aard van het verzuim. Ik zorg voor een goede afstemming met de zorgmanager. Ik zorg voor een goede werksfeer in mijn team. Ik ben attent op signalen van medewerkers en speel daarop in. Ik leg minstens tweemaal per jaar verantwoording af aan mijn manager over het uitgevoerde verzuim- en reïntegratiebeleid.
Afgeleide taken Ik ontvang de ziekmeldingen en zie erop toe dat de zieke medewerker contact met mij opneemt Ik houd vanaf de dag dat een medewerker zich ziek meldt contact en ik bespreek de ernst van de ziekte, de verwachte duur, de relatie met het werk, de consequenties voor de werkplanning en de eventueel gewenste ondersteuning. Bij ieder contact maak ik een nieuwe afspraak voor een vervolgcontact. Ik onderneem gedurende het verzuim activiteiten om de betrokkenheid van de medewerker met het werk zo groot mogelijk te houden. Ik voer met medewerkers bij wie er sprake is van dreigend langdurig verzuim een reïntegratiegesprek en introduceer daarin de rol van de zorgmanager. 14
Ik bespreek de mogelijkheden van werkhervatting en ik verwijs de medewerker eventueel door naar het spreekuur van de bedrijfsarts. Ik draag er zorg voor dat bij dreigend langdurig verzuim de zorgmanager wordt ingeschakeld Ik verstrek de zorgmanager informatie over de verzuimhistorie en bijzondere omstandigheden wanneer langdurig verzuim dreigt. Ik stel zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk na 8 weken verzuim, in samenwerking met de zorgmanager en de medewerker een plan van aanpak op. Ik draag zorg voor de uitvoering van het plan van aanpak Afhankelijk van de ontwikkelingen stel ik in overleg met de zorgmanager en de medewerker het plan van aanpak bij. Ik overleg regelmatig met de medewerker over de voortgang van het reïntegratieproces. Ik draag er zorg voor dat de medewerker goed begeleid wordt bij terugkeer in de werksituatie. Ik voer een gesprek met de medewerker in de eerste week van zijn werkhervatting. Na werkhervatting voer ik met medewerkers die een opmerkelijk verzuimpatroon laten zien een verzuimgesprek. Onder opmerkelijk verzuimpatroon versta ik: 3 of meer keer verzuim in een periode van 12 maanden óf achtereenvolgens meer dan 14 (kalender)dagen óf een opvallend patroon. Ik bespreek het groepsverzuim tijdens het werkoverleg.
Medewerker
Ik voel me verantwoordelijk voor mijn veiligheid en gezondheid. Ik ben de probleemhouder van mijn verzuim. Ik signaleer knelpunten in de omstandigheden of de organisatie van het werk die aanleiding kunnen zijn voor verzuim en ik signaleer tijdig als het werk om wat voor reden dan ook te zwaar dreigt te worden. Deze zaken bespreek ik met mijn leidinggevende. Ik volg de geldende procedures in geval van verzuim. Ik werk bij arbeidsongeschiktheid mee aan een zo spoedig mogelijk herstel. Ik onderneem gerichte activiteiten die mijn reïntegratie bevorderen. In geval van verzuim pak ik de taken die ik nog kan verrichten op. Ik geef de direct leidinggevende (en indien van toepassing) de bedrijfsarts informatie over de oorzaken, de aard en de ernst van de ziekte, de behandeling, de verwachte duur en de mogelijkheden om nog een bijdrage te leveren aan de werkzaamheden op de afdeling.
Afgeleide taken Ik meld me ziek volgende de geldende procedures en houd me aan de overige regels die gelden tijdens verzuim Ik houd tijdens mijn verzuim contact met mijn leidinggevende en geef wijzingen in mijn situatie direct aan hem door. Ik voldoe aan oproepen van de bedrijfsarts en verstrek alle relevante informatie tijdens het spreekuur. Ik bedenk actief mogelijk oplossingen om de duur van het verzuim te beperken en maak dit bespreekbaar bij mijn leidinggevende. Ik zet me gedurende mijn verzuim actief in om de betrokkenheid met het werk zo groot mogelijk te houden, door bijvoorbeeld regelmatig op het werk te komen. 15
Uiterlijk in de 91e week van mijn (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid dien ik een WIAaanvraag in. Ik geef direct aan de bedrijfsarts door dat ik weer aan het werk ben als ik een oproep krijg na werkhervatting. Ik meld me hersteld conform de geldende procedure.
Personeelsadviseur
Ik adviseer het management bij het opstellen van het verzuim- en reïntegratiebeleid. Ik adviseer met het management over de afspraken over taken en verantwoordelijkheden, procedures en regels. Ik informeer de organisatie over het verzuim door het verstrekken van managementinformatie. Deze informatie stel ik op aan de hand van de verzuimcijfers. Ik adviseer en ondersteun de leidinggevenden bij de uitvoering van het verzuim- en reïntegratiebeleid en neem daarbij een proactieve houding aan zonder dat ik de verantwoordelijkheid van hen overneem. Ik stel de leidinggevenden de nodige instrumenten ter beschikking voor verzuimbegeleiding en reïntegratie. Ik beschik over de nodige deskundigheid, zodat ik de leidinggevenden in specifieke gevallen kan adviseren. Ik beschik over een netwerk dat ik kan aanwenden voor reïntegratie in ander werk of bij een andere werkgever. Ik ben op de hoogte van alle wettelijke verplichtingen en adviseer de leidinggevenden hierover. Ik overleg structureel met de zorgmanager en de bedrijfsarts en bespreek daarin problematische verzuimgevallen. Ik maak afspraken met de Arbodienst over de gewenste dienstverlening. Ik bespreek de dienstverlening van de bedrijfsarts minstens twee maal per jaar
Afgeleide taken Ik draag er zorg voor dat de leidinggevenden beschikken over een systematiek voor het aanleggen van een reïntegratiedossier. Ik heb zitting in overlegvormen en treed daarin op als adviseur vanuit mijn inhoudsdeskundigheid. Ik adviseer leidinggevenden bij de verzuimbegeleiding. Ik adviseer en ondersteun leidinggevenden bij het bewerkstelligen van de reïntegratie. Ik adviseer leidinggevenden over in te zetten subsidiemogelijkheden. Ik adviseer leidinggevenden over zowel aanpassingen van de werkplek als reïntegratiemogelijkheden buiten de eigen afdeling of buiten de stichting. Ik kan, indien gewenst optreden als coach/adviseur van het management bij het voeren van verzuimgesprekken.
De bedrijfsarts
Ik stel me voor alle partijen op als adviseur van de organisatie. Ik handel conform de gemaakte afspraken met de organisatie. 16
Ik zorg voor de reguliere begeleiding van arbeidsongeschikte medewerkers met als doel het bespoedigen van de (mogelijk aangepaste) duurzame werkhervatting. Bij dreigend langdurig verzuim stel ik vóór de zesde week een probleemanalyse op en geef de leidinggevende advies over de reïntegratie. Desgevraagd ondersteun ik de leidinggevenden bij het opstellen van een plan van aanpak. Ik treed op als schakel tussen medewerker en het medische en paramedische circuit (voor zover dit direct te maken heeft met de werksituatie). Met de zorgmanager en de personeelsadviseur heb ik tweemaal per jaar overleg over mijn dienstverlening als bedrijfsarts en de bijzondere aandachtspunten.
Afgeleide taken In geval van verzuim roep ik in overleg met de zorgmanager en de personeelsadviseur de medewerker op voor het spreekuur. Redenen om een medewerker op te roepen, zijn dreigend langdurig verzuim, problematisch verzuim of arbeidsgerelateerd verzuim. Naar aanleiding van het spreekuur geef ik advies over de restcapaciteit en over de mogelijkheden tot het verrichten van arbeid. Deze uitkomsten communiceer ik met de leidinggevende en de medewerker. Met de beschikbare informatie maak ik een eerste inschatting of er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Bij dreigend langdurig verzuim maak ik uiterlijk in de zesde week in overleg met de leidinggevende een probleemanalyse en stel ik een advies op ten behoeve van de reïntegratie. Als er geen sprake is van dreigend langdurig verzuim volg ik de ‘reguliere begeleiding’ zoals deze met de opdrachtgever is overeengekomen. In de probleemanalyse laat ik het volgende aan de orde komen: de aard van de klacht, de beperkingen die hieruit voortvloeien, de restcapaciteit, de behandeling, de specifieke omstandigheden en de prognose die hieruit voortvloeit. Op basis van de probleemanalyse geef ik een reïntegratieadvies. Afhankelijk van de diagnose van de klacht verwijs ik de medewerker in overleg met de werkgever door naar deskundige behandelaars in het medische of paramedische circuit of daarbuiten. Medewerkers die aangeven dat hun ziekmelding te maken heeft met problemen in de privésituatie en die zelf niet lijden aan ziekte of gebrek, adviseer ik hun probleem met de directe leiding te bespreken. Ik geef door dat deze medewerker niet ziek is en ik bied ondersteuning bij het vinden van een oplossing. Ik ondersteun de leidinggevenden bij het opstellen en uitvoeren van het plan van aanpak.
Schooladministratie
Registreert de ziekmeldingen die zijn ontvangen van afdelingsleiders (en geef deze door aan het SROB) . De meldingen worden ingelezen in het Track portaal.
17
3. Procedures en regels 3.1. Procedure voor de medewerker Wanneer u als gevolg van ziekte of een ongeval verzuimt van uw werk, heeft u recht op (gedeeltelijke) loondoorbetaling. Daarvoor wordt echter wel van u verwacht dat u aan een aantal verplichtingen voldoet. Deze zijn uitgewerkt in de volgende regels. Wij verzoeken u om van deze aanwijzingen goed kennis te nemen en we wijzen u op uw verantwoordelijkheid om u aan deze regels in voorkomende gevallen te houden. Wanneer u dit niet doet kunnen er sancties opgelegd worden zoals beschreven in het onderdeel ‘Sancties’.
Ziekmelding Het is van belang, dat verzuim als gevolg van ziekte of ongeval spoedig bij de organisatie bekend is. U dient zicht daarom aan de volgende regels te houden: 1. U meldt zich zodra bekend is dat u niet kunt werken maar in ieder geval vóór 8.00 uur ziek bij uw leidinggevende (of diens plaatsvervanger). Zowel parttimers als fulltimers melden zich op de eerste ziektedag bij hun leidinggevende. Bij de ziekmelding geeft u de volgende gegevens door aan uw leidinggevende: - Naam en geboortedatum - Reden waarom er niet of slechts gedeeltelijk gewerkt kan worden - Aanvullende informatie zoals de verwachte duur, de aard en de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid - Of er sprake is van zwangerschap of een ongeval - Het verpleegadres en telefoonnummer indien afwijkend van de bekende gegevens - Instructies aan de leidinggevende (of collega’s) m.b.t. de voortgang van het werk. 2. Als uw leidinggevende het noodzakelijk acht neemt hij contact op met de zorgmanager. De zorgmanager bepaalt vervolgens of er meer inhoudelijk advies nodig is. U wordt opgeroepen voor het spreekuur als de zorgmanager dat noodzakelijk vind. 3. Verder kunt van uw leidinggevende verwachten dat deze binnen 1 week na de ziekmelding contact met u opneemt en afspraken met u maakt over vervolgcontacten. Deze vervolgcontacten vinden steeds binnen 1 week na het laatste contact plaats. Van u wordt verwacht dat u zich aan die afspraken houdt en dat u de leidinggevende op eigen initiatief op de hoogte stelt over veranderingen in uw situatie. 4. In het kader van de inspanningsverplichting bij verzuimbegeleiding en reïntegratie is de werkgever (leidinggevende) wettelijk verplicht een reïntegratiedossier van u bij te houden vanaf de eerste dag van de ziekmelding. Uiteraard wordt hiermee op een dusdanige wijze omgegaan dat uw privacy niet in het geding komt.
18
Regels gedurende de verzuimperiode Gedurende de verzuimperiode gelden voor u de volgende regels! Thuisblijven Bespreek met uw leidinggevende wanneer u telefonisch bereikbaar bent en wanneer u op opgegeven adres aanwezig bent. Het juiste adres Als u tijdens uw arbeidsongeschiktheid verhuist of verandert van verpleegadres (bijv. opname in of ontslag uit een ziekenhuis of andere inrichting) meldt u dit binnen 24 uur bij uw leidinggevende (of diens plaatsvervanger). Vakantie tijdens arbeidsongeschiktheid Wanneer u tijdens arbeidsongeschiktheid een vakantiereis wilt maken, heeft u vooraf overleg met uw leidinggevende. Wanneer de reis uw genezing kan vertragen, kan de zorgmanager mogelijk geen toestemming geven. Dit gebeurt echter altijd in overleg met de bedrijfsarts en op basis van redelijkheid en billijkheid. Ziekte onder werktijd Gaat u onder werktijd naar huis vanwege een ziekte of een ongeval, dan dient u er voor te zorgen dat dit terstond aan uw leidinggevende of diens plaatsvervanger wordt doorgegeven. Voorts gelden alle in deze procedure beschreven regels. Indien u de volgende dag niet hersteld bent, volgt u ook de regels zoals beschreven bij de ziekmelding. Ziekte tijdens vakantie Bij ziekte in het buitenland stelt u zich onder behandeling van de arts ter plaatse. Tevens laat u door hem/haar een artsenverklaring opstellen. Deze legt u bij terugkeer voor aan de bedrijfsarts. Verder gelden alle in deze procedure beschreven regels en regelingen. Raadpleeg uw huisarts Bij arbeidsongeschiktheid dient u zich, in geval van ziekte welke medische begeleiding behoeft, binnen redelijke termijn onder behandeling van uw huisarts te stellen en de (medische) voorschriften van deze arts op te volgen. Herstel bevorderen U doet al het mogelijke om genezing en reïntegratie te bevorderen en werkt mee aan de verzuimbegeleiding van uw leidinggevende. Het verrichten van werkzaamheden U verricht tijdens uw arbeidsongeschiktheid geen betaalde/onbetaalde arbeid, behalve voor zover het werkzaamheden betreft die voor het herstel van uw gezondheid zijn voorgeschreven dan wel welke als passend kunnen worden aangemerkt. Hierover heeft u overleg met uw leidinggevende. De verdiensten worden verrekend met de loondoorbetaling tijdens ziekte. Vervangende arbeid U bent wettelijk verplicht passende arbeid te verrichten. 19
Op het spreekuur komen Als u verzuimt, kan uw leidinggevende u op laten roepen voor het spreekuur van de consulent van de Arbo-dienst of bedrijfsarts. U bent verplicht om op deze oproep te reageren. Verschil van mening over arbeidsongeschiktheid Wanneer er een verschil van mening bestaat tussen u, uw werkgever en/of de bedrijfsarts, bent u verplicht de gelegenheid te bieden om vast te laten stellen of er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Dreigend langdurig verzuim Uiterlijk na 2 weken verzuim bespreken u en uw leidinggevende uw situatie om na te gaan of hervatting op korte termijn te verwachten is. Als dit het geval is, stelt hij samen met u een plan op in het kader van uw terugkeer. Wanneer echter geen duidelijke prognose voor (een) hervatting(sdatum) blijkt, wordt de zorgmanager ingeschakeld. De zorgmanager bepaalt of verdere analyse noodzakelijk is en wie de analyse uitvoert en tevens of de bedrijfsarts wordt ingeschakeld: Uit analyse kan blijken dat: I. er kan geen prognose gegeven worden voor een harde hervattingsdatum, ook niet wanneer interventies worden ingezet: met andere woorden er is sprake van dreigend langdurig verzuim. De bedrijfsarts zal dan een Probleemanalyse maken. Vanaf dat moment treedt de procedure ‘dreigend langdurig verzuim’ in werking. II. er kan een prognose gegeven worden voor een harde hervattingsdatum, bijvoorbeeld als interventies ingezet worden. Deze interventies worden beschreven en op basis daarvan stelt uw leidinggevende samen met u een ‘reïntegratieplan’ op met een duidelijke einddoelstelling (in de vorm van een hervattingsdatum). Uiterlijk in de 5e week van het verzuim wordt dit plan geëvalueerd. Wanneer blijkt dat de reïntegratiedoelstelling niet gehaald is of zal worden, verzoekt de leidinggevende de bedrijfsarts alsnog om een Probleemanalyse te maken. Mogelijk wordt u daarvoor opnieuw opgeroepen voor het spreekuur. Vanaf dit moment gaat in ieder geval de procedure ‘dreigend langdurig verzuim’ in.
Werkhervatting en herstelmelding Zodra u weer in staat bent geheel of gedeeltelijk het werk te hervatten, hoeft u daartoe niet een speciale opdracht af te wachten. Wel dient u de volgende handelingen te verrichten: Aan uw leidinggevende geeft u, zodra bekend, de datum van de gehele of gedeeltelijke werkhervatting door. De leidinggevende geeft deze informatie schriftelijk door aan de schooladministratie, zodat deze hierover de Arbo-dienst kan informeren. De leidinggevende zal u uitnodigen voor een werkhervattingsgesprek dat in de meeste gevallen op de dag van werkhervatting plaatsvindt. Wanneer u in de afgelopen periode een opvallend verzuimpatroon heeft laten zien, geeft dit ook aanleiding tot een gesprek. Uw leidinggevende nodigt u na uw werkhervatting uit voor een verzuimgesprek. Dit gesprek wordt gehouden als er sprake is van opvallend verzuim. Het doel van het gesprek is om: inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van het verzuim. 20
samen met de medewerker afspraken te maken met als doel een vermindering van het verzuim.
Onder opvallend verzuim wordt het volgende verstaan: 3 of meer keren in de afgelopen 12 maanden in totaal meer dan 42 dagen in de afgelopen 12 maanden een opmerkelijk patroon (bijv. ‘maandagochtend-verzuim’) Het verzuim(correctie)gesprek wordt gevoerd binnen twee weken na werkhervatting. Het is een formeel gesprek inclusief verslaglegging.
3.2. Procedure voor de afdelingsleider Als leidinggevende dient u zich net als de medewerker aan een aantal regels te houden. Als u deze regels volgt, zorgt dit voor een verhoging van de verzuimdrempel en een snellere terugkeer van de verzuimende medewerker.
Ziekmelding Het is van belang dat verhindering door ziekte of ongeval spoedig bij u bekend is, zodat u direct kunt anticiperen op de situatie. U houdt zich daarbij aan de volgende regels: 1. U neemt zelf de ziekmelding in ontvangst en vraagt de volgende informatie op: - Naam en geboortedatum - Datum eerste verzuimdag - Nieuwe melding of wijziging - Aard van de klachten - Oorzaak van de klachten - Aanvullende opmerkingen - Aangepast werk beschikbaar - Gewenste actie door Arbo-dienst - Het verpleegadres en telefoonnummer indien afwijkend van de bekende gegevens - Informatie m.b.t. de voortgang van het werk. Wanneer, in geval van uw afwezigheid, uw plaatsvervanger de melding in ontvangst neemt, neemt u uiterlijk 24 uur na de melding zelf telefonisch contact op met de medewerker. Verder gelden de hier beschreven procedures. 2. Maak direct een afspraak voor vervolgcontact en doe dit steeds weer bij ieder volgend contact! Het eerste vervolgcontact dient binnen 1 week na de ziekmelding plaats te vinden. De daarna volgende contacten vinden altijd binnen 1 week na het laatste contact plaats. Houdt u aan de gemaakte afspraken en attendeer ook uw medewerker daarop. Uiterlijk in de 2e week van het verzuim nodigt u de medewerker uit op de werkplek, bijvoorbeeld voor een deelname aan het werkoverleg. Dit om de betrokkenheid met het werk zo groot mogelijk te houden. 3. Noteer de ziekmelding in uw eigen verzuimregistratie. 4. Geef dezelfde dag de ziekmelding door aan de schooladministratie. (Zie er op toe dat zij de melding per omgaande doorgeven aan de Arbo-dienst.) 21
5. Schakel, bij ernstige twijfel, de zorgmanager in die bepaalt of verdere analyse nodig is en/of de medewerker wordt opgeroepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. In het kader van een snel herstel en snelle reïntegratie bent u wettelijk verplicht een reïntegratiedossier van de medewerker bij te houden vanaf de eerste dag van de ziekmelding (uiteraard gaat u hiermee op een dusdanige wijze mee om dat de privacy van de medewerker niet geschonden wordt). U noteert hierin alle activiteiten die ondernomen worden om tot werkhervatting te komen, alle contactmomenten en opvallende gebeurtenissen.
Gedurende verzuimperiode Gedurende het verzuim van uw medewerker houdt u zich aan de volgende regels. 1. Onderhoud wekelijks contact met de medewerker. Hou de medewerker zo betrokken mogelijk bij het werk en de organisatie door: - hem of haar uit te nodigen op de werkplek (voor bijv. het bijwonen van een werkoverleg) - hem of haar op de hoogte te houden van de situatie op de werkplek, - de post door te geven (zie ook punt 2 bij de ziekmelding) 2. Bespreek de mogelijkheden tot het verrichten van vervangend of aangepast werk. 3. Treedt, indien noodzakelijk, in overleg met medewerker, de zorgmanager en/of de bedrijfsarts en/of personeelsadviseur. 4. Zie erop toe dat de medewerker zich houdt aan de voor hem geldende procedures. Zorg ervoor dat, wanneer dit niet het geval is, er passende maatregelen (sancties) worden genomen. Treed hierover eventueel in overleg met uw zorgmanager of de Personeelsadviseur. 5. Uiterlijk na 2 weken verzuim bespreekt u, bij voorkeur op de werkplek, met uw medewerker zijn/haar situatie om na te gaan of hervatting op korte termijn te verwachten is. Als dit het geval is, stelt u samen met uw medewerker een plan op in het kader van zijn/haar terugkeer. Wanneer echter geen duidelijke prognose voor (een) hervatting(s datum) blijkt, schakelt u de zorgmanager in.De zorgmanager bepaalt of en zo ja wie een nadere analyse maakt van de situatie en/of schakelt de bedrijfsarts in. Uit analyse kunnen twee resultaten voren komen: I. er kan geen prognose voor een harde hervattingsdatum gegeven worden, ook niet wanneer interventies worden ingezet: met andere woorden er is sprake van dreigend langdurig verzuim. U schakelt de zorgmanager in. De zorgmanager bepaalt of er verdere analyse noodzakelijk is en/of schakelt de bedrijfsarts in. De bedrijfsarts maakt op verzoek van de zorgmanager uiterlijk in de 6e week van de ziekte een Probleemanalyse. Vanaf dat moment treedt de procedure ‘dreigend langdurig verzuim’ in werking. II. er kan een prognose gegeven worden voor een harde hervattingsdatum wanneer gebruik gemaakt wordt van interventies. U vraagt de bedrijfsarts deze interventies te beschrijven. Naar aanleiding van het advies van de bedrijfsarts stelt u samen met uw medewerker een ‘reïntegratieplan’ op met een duidelijke einddoelstelling. Uiterlijk in de 5e week van het verzuim wordt dit plan geëvalueerd. Wanneer blijkt dat de reïntegratiedoelstelling niet gehaald is of gehaald gaat worden, verzoekt u de bedrijfsarts alsnog om een Probleemanalyse te maken.
22
Mogelijk laat u daarvoor de medewerker opnieuw opgeroepen voor het spreekuur. Vanaf dit moment gaat in ieder geval de procedure ‘dreigend langdurig verzuim’ in.
Hervatting bij herstel 1. Bij geheel of gedeeltelijk herstel meldt de medewerker dit zodra dit duidelijk is doch uiterlijk de dag voorafgaand aan werkhervatting. U ziet er op toe dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. 2. U Geef de herstelmelding direct door aan de personeelsadministratie. (Zie erop toe dat zij de melding per omgaande doorgeven aan de Arbo-dienst.) 3. Voer bij terugkeer een informeel gesprek met de medewerker, waarbij u informeert naar de huidige situatie. Hierbij kan naar voren komen: - de mogelijke relatie tussen het verzuim en het werk - de noodzaak van aanpassingen in/op het werk - eventuele begeleiding in de werksituatie Mogelijk biedt een dergelijk gesprek aanknopingspunten ter voorkoming van verzuim op een later tijdstip. 5. Wanneer de medewerker in de afgelopen periode een opvallend verzuimpatroon laat zien, nodigt u hem of haar na werkhervatting uit voor een verzuimgesprek Verzuimgesprek Dit gesprek wordt gehouden als er sprake is van opvallend verzuim. Het doel van het gesprek is om: inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van het verzuim. samen met de medewerker afspraken te maken met als doel een vermindering van het verzuim. Onder opvallend verzuim wordt het volgende verstaan: 3 of meer keren in de afgelopen 12 maanden in totaal meer dan 42 dagen in de afgelopen 12 maanden een opmerkelijk patroon (bijv. ‘maandagochtend-verzuim’) Het verzuim(correctie)gesprek wordt gevoerd binnen twee weken na werkhervatting. Het is een formeel gesprek en inclusief verslaglegging hiervan.
3.3 Procedure (dreigend) langdurig verzuim Wanneer de medewerker zijn normale werkzaamheden na 1 week verzuim niet heeft hervat, neemt de leidinggevende uiterlijk in de 2e week van het verzuim het initiatief om de situatie met de medewerker te bespreken. Het doel van het gesprek is om een beeld te krijgen van de reden van het verzuim en een inschatting te maken of werkhervatting op korte termijn mogelijk is. Hierbij kan eventueel het advies van de zorgmanager en/of de bedrijfsarts ingewonnen worden. Afhankelijk van 23
de inschatting van de situatie door de leidinggevende en de medewerker kunnen de twee situaties ontstaan, waarvoor verschillende procedures gelden. Deze situaties, met bijbehorende procedures, zijn hieronder achtereenvolgens beschreven.
Situatie 1: GEEN dreigend langdurig verzuim, wat is de geldende procedure? De leidinggevende maakt samen met de medewerker de inschatting dat werkhervatting op korte termijn mogelijk is (bijvoorbeeld binnen een maand na de eerste ziektedag) en dat er geen bijzondere aanpassingen in het werk of sociaal-medische interventies nodig zijn. De leidinggevende bespreekt met de medewerker de belemmeringen die er zijn om het werk weer te hervatten en wat hij kan doen om werkhervatting mogelijk te maken. Hierbij kan gedacht worden aan een tijdelijke taakaanpassing, aanpassing van de werktijden of tijdelijk ander werk. Verder stelt de leidinggevende samen met de medewerker een plan op in het kader van de terugkeer. Hierin staat een korte analyse van het probleem opgenomen en verder de doelstelling van de reïntegratie en de maatregelen die genomen zullen worden om deze doelstelling te bereiken (bijv. werkhervatting in het eigen werk) met daaraan gekoppeld een tijdsfasering. Eveneens wordt aangegeven wie de verantwoordelijkheid voor de verzuim-/reïntegratiebegeleiding draagt (normaal gesproken is dat de leidinggevende). Wanneer de medewerker en de leidinggevende samen niet tot een prognose voor hervatting komen, kan de leidinggevende de medewerker op laten roepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Afhankelijk van de situatie geeft de bedrijfsarts naar aanleiding van een analyse aan welke interventies toegepast moeten worden om tot hervatting te komen. Tevens geeft hij een prognose voor een harde hervattingsdatum. Op basis van deze informatie stelt de leidinggevende samen met de medewerker ook weer een (reïntegratie)plan op met een duidelijke doelstelling1. De gemaakte analyse(s), de plannen ten aanzien van reïntegratie en de genomen acties legt de leidinggevende vast in het dossier. De leidinggevende voert samen met de medewerker de maatregelen uit die zijn opgenomen in het plan ten aanzien van terugkeer. Regelmatig vindt een evaluatie plaats van deze maatregelen en indien nodig vindt een bijstelling/aanpassing van de maatregelen plaats die worden vastgelegd in het dossier. De leidinggevende kan zich, gevraagd en ongevraagd, laten ondersteunen door de zorgmanager, die op zijn beurt de bedrijfsarts inschakelt om een goede inschatting te maken van de belastbaarheid en de prognose voor terugkeer naar het werk en door de personeelsadviseur voor het bedenken van maatregelen gericht op werkhervatting. De leidinggevende stelt de collega’s op de hoogte van de geplande maatregelen. De voortgang van de genomen maatregelen wordt regelmatig geëvalueerd. Hiervan wordt een verslag gemaakt en opgenomen in het dossier. Wanneer bijstelling nodig is gebeurt dit samen met alle betrokkenen. Bijstellingen in het ‘terugkeerplan’ en eventuele gespreksverslagen worden vastgelegd in het dossier. 1
Wanneer de bedrijfsarts geen prognose voor een harde hervattingsdatum kan geven, hebben we te maken met situatie 2: dreigend langdurig verzuim. Zie daarvoor bijbehorende procedure.
24
Het reïntegratieproces is beëindigd wanneer de doelstelling die genoemd staat in het plan is gehaald. Overigens moet in uiterlijk de 5e week van het verzuim een inschatting gemaakt worden van de haalbaarheid van de hervattingsdoelstellingen. Wanneer blijkt dat de hervattingsdoelstellingen niet gehaald zijn of gaan worden, kan gesteld worden dat er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Vanaf dat moment treedt dan ook de hiervoor geldende procedure in werking en laat de leidinggevende door de bedrijfsarts een Probleemanalyse maken (zie onder).
Situatie 2: Dreigend langdurig verzuim
Wanneer de leidinggevende, de medewerker en/of de consulent van de Arbo-dienst de inschatting maken dat er sprake is van dreigend langdurig verzuim2 verzoekt de leidinggevende (in overleg met de medewerker en de zorgmanager) een externe deskundige om een analyse van de situatie te maken en/of laat de medewerker oproepen voor het spreekuur. Dit gebeurt op basis van een gerichte vraagstelling. Voorts verzoekt hij de bedrijfsarts (uiterlijk de 5e week) om een probleemanalyse te maken indien de arts: - de kans op WIA instroom/blijvende (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid groot acht; - de kans op langdurig verzuim aanwezig is, wat interventies, die de restcapaciteit moeten vergroten, danwel de arbeidsrevalidatie moeten bevorderen, noodzakelijk maken; - er aanpassingen / voorzieningen op de werkplek noodzakelijk zijn;
De zorgmanager verstrekt de bedrijfsarts alle relevante informatie die hij nodig heeft voor het maken van een goede probleemanalyse. De zorgmanager overlegt met bedrijfsarts en de personeelsadviseur, binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek. Zowel de bedrijfsarts als de personeelsadviseur zijn wekelijks beschikbaar voor overleg.
De bedrijfsarts levert in uiterlijk de 6e week van het verzuim de probleemanalyse in bij de werkgever. Deze bevat de volgende gegevens: - een duidelijke beschrijving en afweging van belasting en belastbaarheid; - de prognose ten aanzien van belastbaarheid; - signalering mogelijkheden om genezing en/of reïntegratie te bevorderen.
Op grond van de probleemanalyse stelt de leidinggevende in overleg met de medewerker een plan van aanpak (PVA) op. Het PVA bevat informatie over: - de doelstelling van de reïntegratie - op welke wijze de reïntegratie kan worden bevorderd; - welke acties hiervoor worden ondernomen; - wie hiervoor verantwoordelijk is; - wanneer deze acties zullen plaatsvinden; - wanneer en hoe het resultaat van deze acties zal worden geëvalueerd. Het PVA dient binnen uiterlijk 8 weken na de ziekmelding te zijn opgesteld.
2
Er kan geen prognose gegeven worden voor een hervattingsdatum (al dan niet met de inzet van interventies) of de eerdere reïntegratie- /hervattingsdoelstellingen zijn niet gehaald.
25
De medewerker en de leidinggevende voeren vervolgens het PVA samen uit waarbij de medewerker en de leidinggevende regelmatig in contact blijven; minimaal eens in de 6 weken evalueren zij de uitvoering. Dat zijn ook de momenten waarop de medewerker verslag uitbrengt van de eigen inspanningen om het werk weer te hervatten. Alle gegevens worden opgenomen in het Reïntegratiedossier en zo ook eventuele bijstellingen van het PVA. De medewerker en de leidinggevende kunnen gedurende het traject de bedrijfsarts om advies vragen.
Kort voordat de 13e week van de arbeidsongeschiktheid bereikt wordt, meldt het SROB in opdracht van de werkgever de medewerker aan bij het UWV.
In de 87e week krijgt de medewerker van het UWV een aanvraagformulier voor een WIA uitkering.
Tegen de 90e week krijgt de medewerker van zowel de leidinggevende als de Arbo-dienst stukken waarmee hij/zij dan een WIA beoordeling kan aanvragen: - De bedrijfsarts stuurt medische informatie, een ingevulde FML, een arbeidsdeskundig rapport (functie mogelijkheden lijst) en de probleemanalyse; - de leidinggevende een samenvatting van het (reeds eerder genoemde) reïntegratiedossier, het zogenoemde reïntegratieverslag; - de medewerker vult een evaluatieformulier in. De formulieren die daarvoor gebruikt worden zijn afkomstig van het UWV. Op basis van deze informatie beoordeelt het UWV of de leidinggevende, de Arbo-dienst en de medewerker zich voldoende hebben ingespannen voor herstel en werkhervatting. Als deze beoordeling positief uitvalt, wordt de WIA aanvraag verder in gang gezet. Echter wanneer deze beoordeling negatief is, kan dat gevolgen hebben voor de school en eventueel ook voor de medewerker (zie hiervoor verder het onderdeel ‘sancties’).
N.B. er bestaat een mogelijkheid om de wachttijd voor de WIA te verlengen. Dit is zinvol wanneer vaststaat dat op afzienbare termijn herstel of reïntegratie te verwachten is. De werkgever en medewerker dienen hiertoe een gezamenlijk verzoek in bij het UWV. De WIA beoordeling wordt dan verschoven naar een later tijdstip. In hun verzoek kunnen de werkgever en de medewerker aangeven met hoeveel tijd ze de wachttijd willen verlengen. Wanneer zij dit niet doen of wanneer het UWV zwaarwegende bezwaren heeft tegen de voorgestelde termijn, stelt het UWV de termijn zelf vast. De verlengde wachttijd vervalt als de in de beschikking neergelegde einddatum is bereikt. Als de werknemer dan nog steeds verzuimt, moet hij alsnog de WIA-uitkering aanvragen. Deze aanvraag moet dan uiterlijk 13 weken voor de einddatum ingediend worden.
4. Sanctiemogelijkheden Als u wilt bereiken dat procedures niet overkomen als iets vrijblijvends en door iedereen worden nageleefd, zult u ook moeten beschikken over sanctiemogelijkheden. Deze kunt u dan toepassen als er sprake is van een ‘overtreding’. Van de volgende overtredingen kan er sprake zijn: Procedurele overtreding Niet naleven van de geldende regels zoals beschreven in de procedures.
26
Medische overtredingen Onterecht verzuim, vast te stellen door de bedrijfsarts. U moet goed afwegen wanneer u welke sanctie wilt toepassen. Verschil kan maken of een medewerker bij herhaling de regels niet naleeft, of het gedrag van de medewerker het herstel belemmert en of er sprake is van aantoonbare fraude. Ook de aard van de sancties kan verschillen. In de collectieve arbeidsvoorwaarden staat beschreven welke mogelijkheden tot sanctioneren bestaan. De meest eenvoudige sanctie met de minste consequenties is de officiële schriftelijke waarschuwing. Hiervan wordt een aantekening gemaakt in het dossier van de medewerker. Een andere (zwaardere) toegepaste sanctie is die van het opschorten van het loon. Naast het niet nakomen van de geldende procedures, kan deze sanctie ook gebruikt worden als: de arbeidsongeschiktheid is veroorzaakt door opzet van de medewerker zelf, of bij een aandoening die de medewerker bij de aanstelling had moeten melden, omdat hij/zij met zo’n aandoening de functie niet kunt uitoefenen, als – en voor zolang – de genezing wordt belemmerd door het gedrag van de medewerker, voor zolang de medewerker weigert passende arbeid te verrichten, als de medewerker, ook na een schriftelijke waarschuwing, weigert mee te werken aan de uitvoering van het plan van aanpak, een second opinion niet binnen 3 werkdagen is aangevraagd bij een verschil van mening met de bedrijfsarts over het bestaan van de arbeidsongeschiktheid. In geval van fraude of herhaaldelijke overtreding van de regels kan de werkgever ook overgaan tot ontslag. Overigens kan ook het UWV sancties opleggen aan zowel de werkgever als de werknemer voor het niet voldoende meewerken aan reïntegratie. Voor de medewerker kan dit gevolgen hebben voor zijn WIA-uitkering in de zin van een korting of helemaal geen uitkering. Voor de werkgever kan het tot gevolg hebben dat de loondoorbetaling langer dan het huidige maximum van 1 jaar doorgaat.
27
