VERVOER: EENVOUDIG EN OVERZICHTELIJK? J. van Staalduinen, TNO M.J. Ploos van Amstel, Centraal Boekhuis
Inleiding Deze bijdrage is tot stand gekomen door de samenwerking tussen TNO en Centraal Boekhuis. Deze samenwerking is gericht op het doorrekenen van het huidige vervoersnetwerk van Centraal Boekhuis middels het RESPONSE™ model van TNO. Aanleiding hiervoor is het door Centraal Boekhuis gewenste inzicht in de kosten van het netwerk in termen van kosten van de huidige inrichting versus kosten van een optimale inrichting. De optimale inrichting wordt bepaald door het vervoersaanbod zodanig uit te voeren dat zo efficiënt mogelijke routes ontstaan die met de daarvoor benodigde transportmiddelen worden uitgevoerd. Het draait dus enerzijds om efficiënte routes en anderzijds om de juiste transportmiddelen. De definitie van efficiënte routes, die hier gebruikt wordt, is dat het aanbod van zendingen zo optimaal mogelijk wordt verdeeld over overslagpunten en transportmiddelen zodat een zo hoog mogelijke beladingssgraad en benuttingsgraad, zo kort mogelijke afstand tussen de drops en zo groot mogelijke drops worden gerealiseerd. Verder wordt aandacht besteed aan de afweging welke methode gebruikt dient te worden voor het toerekenen van kosten aan activiteiten. Centraal Boekhuis maakt voor de waardering van logistieke activiteiten van onder meer inslag, opslag en uitslag gebruik van Activity Based Costing. De vraag die in dit gedeelte centraal staat, is of Activity Based Costing ook voor het vraagstuk van de vervoerskosten een optimale methode is. In deze bijdrage worden eerst in het kort Centraal Boekhuis en de business unit Mobiliteit en Logistiek van TNO besproken. Vanuit de onderzoeksvraag wordt vervolgens ingegaan op de aspecten die bij het doorrekenen van logistieke activiteiten aan de orde zijn. Vervolgens worden de resultaten van de netwerkanalyse besproken. Verder wordt er ingegaan op de redenen waarom het in de praktijk lastig is om de vervoersnetwerken door te rekenen. Dit wordt gedaan onder het motto ‘weerbarstige doorrekening’. De bijdrage wordt afgesloten met de samenvattende bevinding van Centraal Boekhuis.
Centraal Boekhuis De belangrijkste activiteiten van Centraal Boekhuis hebben betrekking op de logistiek van boeken: -
distributie
-
vervoer
-
facturatie en incasso
-
informatie- en bestelsystemen voor de boekverkoper
-
managementinformatie voor uitgevers
Centraal Boekhuis heeft als basisnetwerk het vervoer van zendingen met boeken naar de klanten van de uitgeverijen in Nederland en Vlaanderen. Om dit netwerk efficiënt te kunnen uitvoeren heeft
Centraal Boekhuis in de jaren 80 van de vorige eeuw, besloten om het vervoer van zendingen met kantoorartikelen in dit netwerk mee te nemen. Aanleiding lag in het gegeven dat de boekhandel in Nederland op dat moment een aanzienlijk marktaandeel in de verkoop van kantoorartikelen had. Consequentie van de beslissing is geweest dat Centraal Boekhuis vervoer is gaan verzorgen in de hele Benelux. In de loop van de jaren heeft Centraal Boekhuis zich verder ontwikkeld tot vervoerder voor het merendeel van de producenten en groothandels van kantoorartikelen in de Benelux. De zendingen bestaan voornamelijk uit 1 tot 5 pallet zendingen en colli zendingen. Inmiddels maakt de markt van kantoorartikelen een ontwikkeling door die als volgt geschetst kan worden: -
Nieuwe toetreders als Office Centre en Viking Direct bedienen de zakelijke gebruikers van kantoorartikelen direct.
-
Groothandels in kantoorartikelen bieden hun retailklanten aan om de bestelling van hun klant direct te leveren, waarbij de retailer zich toelegt op de commerciële relatie met de eindgebruiker: assortimentering.
-
Boekhandels verkopen nog maar de helft aan kantoorartikelen dan in de jaren 80 het geval was.
Dergelijke ontwikkelingen hebben aanzienlijke invloed op de samenstelling van het vervoerspakket. Enerzijds meer grotere leveringen aan groothandels en anderzijds meer kleine zendingen vanuit de groothandels.
BU Mobiliteit en Logistiek van TNO TNO is een onderzoeksinstituut met als doel “het innovatief vermogen van het bedrijfsleven en de overheid vergroten”
De business unit Mobiliteit en Logistiek komt op basis van recente
wetenschappelijke inzichten en recente ontwikkelingen uit de maatschappij tot praktische logistieke toepassingen voor klanten. In de studie voor Centraal Boekhuis zijn ontwikkelingen op het gebied van congestie, venstertijden, arbeidstijden en diverse kostencomponenten meegenomen. In de studie zijn diverse scenario’s doorgerekend met modellen suite RESPONSE™, een door TNO ontwikkelde suite om supply chains te ontwerpen waarbij rekening wordt gehouden met alle relevante parameters. Deze parameters zijn per studie verschillend, het model wordt helemaal aangepast aan de situatie van de klant die weer een resultaat is van de markt. TNO heeft recent soortgelijke projecten uitgevoerd op nationaal, Europees en mondiaal niveau onder andere voor Ricoh, Welzorg, Texas Instruments, Sensata Technologies, Inbev, The Greenery, Bloemenveiling Aalsmeer, V&D en Van der Wal Transport.
Onderzoeksvraag en uitgangspunten Door de groei en ontwikkelingen van de markten en de uitbreiding van distributielanden wil Centraal Boekhuis een goed beeld krijgen van het rendement van het vervoersnetwerk rekening houdend met de twee markten en met de diverse landen. Het rendement wordt bepaald door kosten en opbrengsten. Voor beide componenten is het belangrijk om het netwerk goed door te kunnen rekenen. In deze bijdrage wordt ingegaan op de keuze van de methodiek van het doorrekenen van de kosten van het netwerk en de doorrekening vanuit RESPONSE™.
Vervoersaspecten Om logistieke activiteiten door te rekenen is het van belang af te bakenen welk proces en welke activiteiten worden meegenomen. Vervolgens kunnen dan de kosten worden doorgerekend. Vervoer van zendingen van de ene locatie naar de andere locatie is een eenvoudige activiteit waarbij de toegevoegde waarde lang niet in alle gevallen duidelijk is. In deze bijdrage gaat het om het vervoer van pakketten en pallets. Wie aan vervoer denkt, beeldt zich een vrachtwagen in, die aan de hand van vrachtbrieven een route afwerkt, de zendingen aflevert bij de geadresseerden en deze laat aftekenen voor ontvangst. Als de route voltooid is, keert de chauffeur terug naar huis. Zendingen die de volgende dag bezorgd dienen te worden, worden afgehaald. De afgelopen jaren is in dit scenario een aantal zaken toegevoegd: tijdvensters van steden, klanten die willen weten waar de zending zich in het proces bevindt en het leveren van rapportage aan de verlader. Bij de opbouw van een potentieel vervoerspakket zijn de volgende aspecten van belang: -
aantal drops
-
opbouw van de drops in termen van levereenheden: europallets, rolcontainers, colli, enzovoorts
-
venstertijden
-
spreiding over perioden
Behalve deze aspecten dient de vervoerder eerst een basisnetwerk te hebben. Op basis van de beschikbare data over de goederenstromen dient bepaald te worden welke routes met welk type transportmiddel (klein transport, bakwagens, bakwagens en aanhangers, trailers en lange en zware voertuigen) wordt gereden. Naast het type transportmiddel is het belangrijk om de inrichting van het
netwerk vast te stellen, zijn er alleen directe transporten, wordt er gewerkt met overslagpunten of een voorraadlocatie. Naast de inrichting dient ook gedacht te worden aan mensen en middelen. In feite dienen zich hier de volgende vragen aan: -
Hoe ziet de inrichting van het netwerk eruit?
-
Welke transportmiddelen zijn nodig om een bepaald vervoerspakket efficiënt uit te voeren passend bij de gekozen inrichting?
-
Wat zijn de kosten die aan de uitvoering verbonden zijn?
De term doorrekenen is al meerdere malen gevallen en dient enige toelichting. Doorrekenen kan betrekking hebben op een aantal aspecten, zoals: -
Doorrekenen van kosten van de infrastructuur waarmee activiteiten worden uitgevoerd, zodat de kosten per activiteit en daarmee per dienst of product en klant berekend kunnen worden. Onder de infrastructuur vallen de mensen, middelen, materialen en dergelijke.
-
Doorrekenen van kosten van het netwerk gericht op het afwegen en vergelijken van verschillende wijzen waarop de activiteiten kunnen worden uitgevoerd.
Voor Centraal Boekhuis zijn beide aspecten van belang. Vanuit een optimaal en dus efficiënt netwerk dienen de kosten te kunnen worden toegerekend aan producten of diensten en klanten. Maar op welke wijze kan worden bepaald of de uitvoering van het vervoer daadwerkelijk efficiënt is? Worden de beschikbare middelen efficiënt ingezet of zijn juist andere transportmiddelen nodig voor een efficiënte uitvoering? Daarnaast is het van belang om te weten wat de route die dag gekost heeft en wat die route heeft opgebracht. Welke kostenstijging ontstaat als een bepaald pakket zendingen aan de bestaande routes wordt toegevoegd? Allemaal vragen die inzicht vereisen in de opbouw van de kosten van routes oftewel inzicht dat bij het doorrekenen van het netwerk boven water dienen te komen. Een kenmerk van vervoer is de wisselende vraag per dag op basis van het aanbod van pakketten. Dit vraagt in de planning van de uitvoering dan ook een dynamisch planningsproces. Binnen de distributielogistiek van goederenontvangst tot en met samenstellen van zendingen wordt niet elke dag opnieuw beoordeeld wat de routing van de goederen zal zijn. Op basis van parameters worden de opdrachten aan de verschillende logistieke verwerkingsplaatsen toebedeeld, die daar op de vastgelegde manier worden verwerkt. Een stabiele omgeving die zich leent voor eenvoudige doorrekening van bedrijfsmiddelen naar activiteiten en kosten. Het is niet voor niets dat in vervoer dienstverleners ook steeds op zoek zijn naar vaste routes en stops, om het vervoer doelmatig te kunnen plannen.
Derhalve wordt gezocht naar een doorrekenmethode die voldoet aan de volgende voorwaarden: -
De methode moet in staat zijn om de dynamiek van de uitvoering te volgen: routes worden dynamisch gepland op basis van het vervoersaanbod in termen van afleveradressen en drop per adres.
-
De methode dient een antwoord te geven op de optimale uitvoering.
-
De methode dient een antwoord te geven op de doorrekening naar kosten per dienst of product en klant.
Bij Centraal Boekhuis worden twee methoden voor kosten doorrekening toegepast: Activity Based Costing en Integrale kostprijs. Beide methoden worden kort besproken. Nagegaan zal worden of beide geschikt zijn om de juiste kosteninformatie te genereren, voor de beoordeling van de efficiency van de vervoersactiviteiten en voor de verdere optimalisatie van dit logistieke gebied.
Bespreken doorrekenmethoden In dit gedeelte worden de verschillende methoden van kostendoorrekening beschreven en getoetst aan de zojuist genoemde voorwaarden. Activity Based Costing De vraagstelling op het gebied van de doorrekening van kosten van de vervoersactiviteiten kan in een breder perspectief geplaatst worden: het doorrekenen van kosten van logistieke activiteiten. Hier hebben zich reeds veel bedrijven op toegelegd en zijn in staat om de kostprijs van hun distributieactiviteiten in de zin van inslag, opslag en uitslag te berekenen. Activity Based Costing (ABC) leent zich daar prima voor. Het beschrijven van de activiteiten en het toerekenen van de kosten van de infrastructuur (gebruikte bedrijfsmiddelen, ruimte, verpakkingsmaterialen) en arbeid aan de activiteiten leidt al tot een goed inzicht in de kostprijs. Bij ABC is het uitgangspunt dat de kosten grotendeels variabel zullen zijn, kortom als er één exemplaar meer wordt ingeslagen of wordt uitgeslagen de kosten overeenkomstig meestijgen. Integrale kostprijs Een andere methode is de integrale kostprijs waarbij de directe kosten worden berekend en de indirecte kosten in de vorm van een toeslag worden toegerekend. Veelal wordt in een dergelijke berekening met normen voor de bezettingsgraad gewerkt. Als de realiteit daar boven of onder ligt is sprake van een positief of negatief bezettingsresultaat.
Indien de omvang in een bepaalde mate stijgt, wordt de capaciteit met een stap uitgebreid. De kenmerken van de doorrekening van de kosten van de genoemde activiteiten zijn: -
vaste verwerkingsmethode / productie-inrichting: stabiel geheel aan activiteiten;
-
eenvoudig karakter van de activiteiten.
Het gebruik maken van Activity Based Costing of integrale kostprijsmethoden bij de doorrekening van de kosten van logistieke activiteiten werkt goed bij processen als inslag en uitslag. Immers er wordt gesproken over bedrijfsmiddelen en arbeid en de toerekening van de kosten daarvan aan een de activiteiten die daarmee worden uitgevoerd. Zo gebeurt het dat met behulp van ABC vanuit het gemiddeld aantal pallets per drop en de gebruikte bakwagen een kostprijs per pallet uitkomt op bijvoorbeeld Euro 25,-. Bij ABC zijn de kosten van een tweede pallet op die stop eveneens Euro 25,-. Middels ABC betekent dit dat een stop van 6 pallets een kostprijs kent van 6 maal Euro 25,- oftewel Euro 150,-. De praktijk zal zijn dat als er op diezelfde dag meer zendingen zijn met 6 pallets deze niet met de bakwagen, maar met de trailer worden uitgevoerd. ABC kent in vervoer maar één kostendrijver: het is of kilo’s, of volume of een andere representatieve eenheid. Middels ABC kunnen geen vervoersactiviteiten worden doorgerekend die enerzijds uit een metend aanbod bestaan en anderzijds uit een wegend aanbod. Wil ABC effectief gebruikt kunnen worden dan dient de infrastructuur al toegerekend te worden aan wegend en aan metend transport. Bij de integrale kostprijsmethode worden de variabele kosten verhoogd met de vaste kosten die worden verdeeld op basis van de normale bezetting. De variabele kosten van een drop hangen hoofdzakelijk af van het aantal uren dat de chauffeur en de wagen rijden en de kilometers die worden gemaakt. Dit leidt ertoe dat een route uiteengehaald dient te worden in deelstukjes. En zo ontstaat een vraagstuk dat niet eenvoudig beantwoord kan worden. Enerzijds is de oplossing te vinden in vervoerders die zich toeleggen op zoveel mogelijk vaste routes met vaste stops zodat de complexiteit wordt beperkt. Anderzijds is de oplossing te vinden in het ontwikkelen van een systematiek waarbij vanuit een infrastructuur kosten aan routes worden toegerekend en waarbij ook kritisch gekeken wordt naar de samenhang van het vervoersaanbod en de infrastructuur. Centraal Boekhuis realiseert zich dat de beide kostendoorrekenmethoden onvoldoende betrouwbare kosteninformatie leveren voor toepassing bij de oplossing van het gestelde probleem. Hierdoor is Centraal Boekhuis op zoek gegaan naar een geschikte doorrekenmethode bij TNO.
Doorrekenen netwerk met RESPONSE™ Om het netwerk te kunnen doorrekenen is het netwerk van Centraal Boekhuis gemodelleerd in RESPONSE™. Voordat het netwerk gemodelleerd kon worden, is eerst een aantal uitgangspunten
afgestemd, zodat het model zoveel mogelijk aansluit op de werkelijke situatie. Een eerste stap is het in kaart brengen van het netwerk, welke transportstromen zijn er; inbound, outbound of ook directe transporten, is het alleen delivery of ook pick up, zijn er overslaglocaties enzovoorts. In figuur 1 is systematisch het netwerk weergegeven. Culemborg is de hoofdlocatie met nog vier overslagpunten in Nederland (Amsterdam, Leidschendam, Meppel en Weert) en nog één in België (Sint-Niklaas).
Figuur 1 : Schematische weergave netwerk Centraal Boekhuis
afhaal
leverancier
pendel dag
overslagpunt
pendel nacht
Culemborg
distributie
overslagpunt
afnemer
Zoals in figuur 1 is aangegeven, worden producten opgehaald bij leveranciers. Deze producten kunnen via een overslagpunt naar Culemborg gaan, maar kunnen ook direct naar Culemborg, hierbij is volume bepalend. Aan het einde van de dag zijn er van de overslagpunten pendeltransporten naar Culemborg, waar alles wordt gesorteerd en gereed gemaakt voor de volgende dag. In de nacht zijn er weer pendeltransporten naar de overslagpunten, waarvandaan de volgende dag de distributieroutes gestart kunnen worden. Ook vanuit Culemborg starten routes. De distributieroutes bestaan voornamelijk uit het beleveren van klanten maar ook uit het ophalen van retouren en van kleine volumes bij leveranciers. Grote zendingen gaan niet via een overslagpunt maar worden direct vanuit Culemborg gedistribueerd. Om een simulatie uit te kunnen voeren zijn actuele data nodig, welke representatief zijn. Na een uitgebreide analyse, waarin verschillende periodes (drukke, rustige en gemiddelde weken) zijn meegenomen, is gekozen voor een periode van een gemiddelde week. Per markt is een verschillende week geselecteerd, omdat het seizoenspatroon van het boekennetwerk en het kantoornetwerk niet hetzelfde is. Ook is er rekening gehouden met eventuele feestdagen in de verschillende landen, grenzend aan de periode. Twee markten zijn gedefinieerd: de zendingen van boeken en kantoorartikelen. Beide zendingen worden gedistribueerd met verscheidene ladingdragers, zo zijn er losse pakketten welke geen ladingdrager hebben, pakketten in rolcontainers en pallet zendingen. Al deze losse pakketten en ladingdragers gaan gemengd in de auto’s. Om deze situatie te simuleren, is er een vertaalslag gemaakt naar een eenduidige laadeenheid. Voor ieder type ladingdrager zijn er rekenregels opgesteld,
waardoor de omvang van de zendingen met elkaar vergeleken kan worden. Ook het aantal laadeenheden per type auto is bepaald. Dit alles om het model aan te laten sluiten op de werkelijkheid. In figuur 1 zijn diverse transporttrajecten te zien. Voor ieder traject is afgestemd met welk type voertuig er gereden wordt en hoeveel laadeenheden erin gaan. De auto’s dienen ook geladen en gelost te worden, de tijden voor het laden en lossen zijn per traject wisselend. De auto’s hebben ook verschillende servicetijden bij leveranciers en klanten. Al deze tijden zijn meegenomen in het model. In de simulaties is bovendien rekening gehouden met venstertijden van de klanten en van de steden. Natuurlijk zijn kosten belangrijk bij de analyse. Dit is altijd een lastig onderwerp om precies de juiste waarde van de verschillende kostencomponenten te hanteren. Duidelijk dient te zijn wat er exact in de kosten is meegenomen. In dit onderzoek zijn transportkosten, personeelskosten, locatiekosten en equipementkosten meegenomen. Centraal Boekhuis had in het jaar voordat het onderzoek startte juist een ABC-analyse uitgevoerd waar goed gebruik van kon worden gemaakt.
Bevindingen netwerkanalyse met RESPONSE™ Bij het modelleren van het netwerk is het erg belangrijk dat Centraal Boekhuis zichzelf herkent. Hierom is gestart met het visualiseren van de klanten. In figuur 2 zijn de klantlocaties weergegeven. De stipgrootte geeft de bezoekfrequentie per postcode gebied aan gebaseerd op de representatieve weken. Wat opvalt, zijn de klantlocaties van de Boeken in België, deze zijn alle gelegen in Vlaanderen, de hoge dropdichtheid van de klanten in west/midden Nederland en de lagere dropdichtheid in Wallonië.
Figuur 2 : Klantlocatie Centraal Boekhuis
De klantlocaties en het aanbod van zendingen van de klanten zijn geanalyseerd, waaruit bleek dat de zendingskarakteristieken behoorlijk afwijkend zijn voor de twee markten. Zendingen van de Boekenmarkt zijn zwaarder per laadeenheid dan die van de Kantoormarkt. Ook het aantal laadeenheden per levering is verschillend. Met deze klantlocaties en de vraag van de klanten en alle uitgangspunten is de huidige situatie gesimuleerd en gevalideerd met Centraal Boekhuis. Centraal Boekhuis kon zich in deze validatie herkennen. Door het herkennen van zichzelf is er vertrouwen in het model en dat zorgt er voor dat er nauwelijks twijfel ontstaat over de resultaten van de verschillende scenarioberekeningen.
Het onderzoek dient een goed beeld te geven van het rendement van het netwerk van de twee markten. Daarom zijn de twee markten ook apart gemodelleerd en gesimuleerd. Eerst zijn de netwerken doorgerekend met de huidige locatie van de overslagpunten en daarna zijn de netwerken geoptimaliseerd. Bij de optimalisatie is gekeken naar het optimale aantal en locatie van de overslagpunten. De belangrijkste conclusie uit de diverse simulaties is dat de twee markten twee verschillende type netwerken vereisen. Het boekennetwerk is geschikt voor fijnmazige stadsdistributie in Nederland terwijl het kantoornetwerk meer een palletdistributienetwerk is. Deze conclusie kan genuanceerd worden doordat een grote klant van de kantoorartikelen veel boekhandels als klanten heeft en dus veel in de steden komt, maar doordat het merendeel palletzendingen zijn, is het netwerk meer gericht op palletdistributie. De verwachte marktontwikkeling dat groothandels in opdracht van retailers dropshipments voor de eindgebruikers gaan samenstellen en verzenden, leidt tot kleinere drops en neigt naar fijnere distributie dan een palletdistributienetwerk. Naast de conclusie van twee aparte netwerken komen er uit het onderzoek nog vier conclusies met betrekking tot: -
de locatie van de overslagpunten
-
de beladingsgraad van de transportmiddelen
-
de benuttingsgraad van de transportmiddelen
-
de synergie-effecten
Deze conclusies zullen hieronder verder behandeld worden. De locatie van de overslagpunten Uit het optimalisatie scenario van het totale pakket blijkt dat de huidige locatie van de overslagpunten niet veel afwijkt van de optimale locaties. De locatie in Weert zou alleen iets Noordelijker dienen te liggen in bijvoorbeeld Nijmegen en eventueel zou in de toekomst een extra overslagpunt geopend kunnen worden in Apeldoorn, als Weert aangehouden blijft en er groei is in het oosten van Nederland. De beladingsgraad van de transportmiddelen Centraal Boekhuis is van oorsprong begonnen met boekendistributie en heeft zendingen met kantoorartikelen toegevoegd om het netwerk op te vullen, zodat de beladingsgraad van de ritten verhoogd kon worden. Uit de simulaties blijkt dat het juist andersom is en dat de boekenzendingen de lege capaciteit van routes met kantoorartikelen vullen. In figuur 3 is de spreiding van laadeenheden in de gesimuleerde routes schematisch weergegeven. In totaal waren er 568 routes in de referentie week. In het figuur is onderscheid gemaakt tussen boeken- en kantoorklanten en klanten die van beide markten zendingen ontvangen, synergie klanten. Ook het volume in laadeenheden is
weergegeven dat aan het eind van de distributie routes wordt opgehaald bij leveranciers. Per markt is het minimum en maximum aantal laadeenheden weergegeven dat in één route zat. De ster in de balk geeft het gemiddelde aantal laadeenheden weer dat in route zat. Bij de boeken is deze gemiddelde waarde 4,4 laadeenheden en bij kantoor 6,4 laadeenheden.
Figuur 3 : Opbouw huidige routes, waar zendingen zijn opgedeeld aan verschillende markten
Boeken
0,04
16,36
Kantoor
0,12
16,74
Synergie
0,08
Ophaal
0,25
13,34
11,25
Waarden zijn in aantal laadeenheden per route Gemiddeld aantal laadeenheden in een route
Wat opvalt, is de grote spreiding van de omvang van een markt in een route. Er zijn routes met een minimaal aantal laadeenheden (0,04 voor boeken en 0,12 voor kantoor) van een markt en er zijn routes waar het aantal laadeenheden van een bepaalde markt flink aanwezig is (16,36 om 16,74). Opgemerkt dient te worden dat het transportmiddel een maximale capaciteit heeft van 18 laadeenheden. Zoals al eerder is vermeld, is het basis vervoersnetwerk een boekennetwerk en dienen zendingen met kantoorartikelen de overcapaciteit in de routes op te vullen. Echter als naar de gemiddelde waarden wordt gekeken, kan geconcludeerd worden dat routes voornamelijk gevuld zijn met zendingen van kantoorartikelen dan met boekenzendingen. De boekenzendingen vullen dus eigenlijk de routes voor zendingen van kantoorartikelen. Het aandeel Ophaal, producten die opgehaald worden bij leveranciers, heeft ook een grote bandbreedte, maar het gemiddelde geeft aan dat het voornamelijk om kleine volumes gaat. Een andere conclusie uit de simulaties is dat de beladingsgraad van de transportmiddelen niet voldoende is. Er zijn te veel routes waar de transportmiddelen een te lage beladingsgraad hebben. Benuttingsgraad van de transportmiddelen Een analyse van de routes leert ook dat routes erg lang zijn, de transportmiddelen zijn de hele dag onderweg. Gegeven het feit dat de beladingsgraad onvoldoende is, komt de vraag naar voren of het huidige wagenpark wel goed aansluit op het netwerk.
Synergie-effecten Bij het uitbreiden van de portefeuille met zendingen met kantoorartikelen was er sprake van synergie met het boekenvervoer. In het begin verzorgde Centraal Boekhuis alleen het vervoer in Nederland en had nog geen vervoersdienst naar Vlaanderen. Met het opnemen van de kantoorartikelen zendingen is Centraal Boekhuis ook in Vlaanderen gaan distribueren, zodat ook daar de boekhandels toegevoegd konden worden aan het netwerk. Echter door de eerder beschreven ontwikkelingen in de markt van de kantoorartikelen is de synergie tussen de twee markten in Nederland in de loop van de jaren afgenomen, zowel de klantsynergie (de al aanwezige klant bestelt nu ook kantoorartikelen) als de routesynergie (de afstand tussen klanten wordt kleiner). In Nederland heeft het totale netwerk een hoge dropdichtheid zodat er nog wel synergie blijft optreden, echter lager dan het was. Maar in België is de synergie minimaal. Wat voornamelijk veroorzaakt wordt doordat de klantlocaties van Boeken alleen in Vlaanderen liggen en van Kantoor ook in Wallonië. Ook blijkt uit de analyse dat veel klantlocaties uit de kantoren markt vaak op industrieterreinen buiten de stad gevestigd zijn, terwijl de klanten van de boekenmarkt vaak in het centrum zitten. In figuur 3 is ook de ster die de gemiddelde waarde van het aandeel van drops van de beide markten, de synergieklanten, aangeeft te zien. Deze waarde is 2,1 laadeenheden, dit geeft al aan dat de synergie laag is tussen beide markten.
Efficiënter netwerk in de toekomst In de beschreven simulaties is gekeken naar hoe het netwerk optimaal ontworpen kan worden met de bestaande middelen, zoals huidige wagenpark en huidige methodieken. Vanuit een greenfield situatie kan bepaald worden hoe het netwerk er echt efficiënt uit kan zien en waar Centraal Boekhuis naar toe zou kunnen groeien. De belangrijkste effecten die met het RESPONSE™ model zijn doorgerekend zijn de aanpassingen in de infrastructuur: -
overslagpunten
-
transportmiddelen
-
inzetten mensen
Uit het eerder beschreven onderzoek kon geconcludeerd worden dat er twee typen netwerken nodig waren om de beide markten te beleveren. Uit de diverse simulaties met RESPONSE™ blijkt dat een combinatie van diverse netwerktypen het meest efficiënte vervoersnetwerk oplevert. Niet of alleen stadsdistributie of alleen een palletdistributie netwerk, maar juist de combinatie van beide. Als dit aangevuld wordt met de mogelijkheid van het direct distribueren van zendingen vanaf de leveranciers naar klanten, dan wordt het netwerk efficiënter. In figuur 4 is een voorbeeld van een vervoersnetwerk weergegeven waarin de diverse netwerktypen worden gecombineerd.
Figuur 4 : Voorbeeld van een mogelijk vervoersnetwerk
Leveranciers Overslagpunt & Voorraadlocatie Overslagpunten Klanten
Zichtbaar is de directe distributie vanaf de leveranciers naar klanten, maar ook dat de producten eerst naar een (hoofd)overslagpunt gaan om vervolgens verder gedistribueerd te worden. Vanuit de overslagpunten kunnen meerdere typen transportmiddelen vertrekken, zoals busjes of bakwagens al dan niet met een aanhanger. Bepaalde overslagpunten kunnen regionale punten zijn, maar andere overslagpunten kunnen ook stedelijke punten zijn, waar vandaan voornamelijk stadsdistributie wordt uitgevoerd met wellicht een busje. Het gaat dus juist om de combinatie van aantal en de locatie van overslagpunten en om het inzetten van transportmiddelen. Deze transportmiddelen dienen weer optimaal beladen te zijn en optimaal benut. Dit laatste is zeker belangrijk als het gaat om eigen middelen en mensen. De middelen en mensen dienen optimaal ingezet te worden zodat de middelen niet onnodig stilstaan en dat de duur van de routes aansluit bij de gemaakte contracten met de mensen. Natuurlijk blijven er ook routes over die niet optimaal zijn, er kan dan voor gekozen worden om deze routes uit te besteden. Dit wordt ook wel ‘piekshaving’ genoemd. Het lijkt erop dat het vervoersnetwerk van Centraal Boekhuis alleen efficiënter kan worden door het opnieuw inrichten van de infrastructuur. Ook kan het huidige netwerk efficiënter worden wanneer er gericht gezocht wordt naar klanten die zorgen voor een lagere interdropafstand (routesynergie) of een hogere dropduplicatie (klantsynergie). Natuurlijk speelt ook hier de beladingsgraad en de benuttingsgraad een rol, als deze hoger zijn, wordt het netwerk ook efficiënter. Denk hierbij ook aan het ‘piekshaven’.
Weerbarstige doorrekening Zo blijkt maar hoe lastig het is om een netwerk door te rekenen en om te bepalen welke uitgangspunten relevant zijn. Er zijn zoveel factoren variabel waardoor er veel opties zijn, zodat het moeilijk is om een juiste keuze te maken voor een optimale inrichting van het netwerk. Voordat dat mogelijk is, dient eerst een aantal strategische beslissingen te worden gemaakt, zoals: wil Centraal Boekhuis wel uitbesteden, wil Centraal Boekhuis wel actief blijven in beide markten en twee separate netwerken oprichten. Naast de eigen beslissingen spelen natuurlijk ook de veranderingen in de markt een rol, zoals het steeds meer toenemen van tijdvensters en milieumaatregelen bij steden, maar ook ontwikkelingen in de boekenmarkt en de al eerder genoemde ontwikkelingen in de kantoormarkt. Toch dient Centraal Boekhuis hiermee om te gaan en bij een aanvraag van een nieuwe klant juiste tarieven te hanteren zodat er een goed rendement gehaald kan worden. Al eerder is aangegeven dat het lastig is om de kosten van een vervoersnetwerk te bepalen met een goede doorrekenmethode. Het bepalen van de totale kosten van het toevoegen van een heel pakket van een nieuwe klant is dan ook moeilijk. Het blijkt uit de eerdere paragrafen dat door het dynamische karakter van vervoer eenvoudige rekenregels niet werken. Allerlei parameters hebben effect op elkaar, het zijn niet alleen de karakteristieken van de potentiële klanten die bepalend zijn voor de kosten, het gaat voornamelijk om de aansluiting op het huidige netwerk. Met behulp van RESPONSE™ is het wel mogelijk om een potentiële nieuwe klant door te rekenen. Eerst is de potentiële klant doorgerekend zonder de huidige klanten maar wel met de huidige inrichting van het netwerk, om de kosten te bepalen van uitsluitend die klant. Daarna is de nieuwe klant toegevoegd aan de huidige klanten en het netwerk, waaruit de kosten komen van het eventuele nieuwe netwerk. Wanneer daar de kosten van het huidige netwerk op verminderd worden, zijn de extra kosten voor het toevoegen van de nieuwe klant bekend. Uit het verschil tussen deze kosten en de kosten van uitsluitend de potentiële klant kan bepaald worden in welke mate synergie behaald wordt. Bij de tariefstelling kan daar weer rekening mee gehouden worden. Niet alleen voor nieuwe klanten is het een goed hulpmiddel om de tariefstelling op te stellen, ook voor het bepalen van het rendement van een klant is het een doelmatig instrument. Natuurlijk is het belangrijk om goed te kijken of de referentie data nog correct zijn. Centraal Boekhuis wil bij de aanvraag van een potentiële nieuwe klant niet altijd afhankelijk zijn van TNO en wil niet altijd zo’n complex model als het RESPONSE™ model inzetten. Daarom heeft TNO een calculatiemodel ontworpen dat gebaseerd is op resultaten uit RESPONSE™ en dat als basis de huidige klanten en het huidige netwerk heeft. Parameters als interdropafstand, afstand tot overslagpunt, volume van de klant en de regio, klantdichtheid van de regio en leverfrequentie van de klant hebben een bepaald gewicht gekregen. Dit gewicht is bepaald na een statistische analyse van de resultaten van zeer veel simulaties met RESPONSE™. In het model zijn bepaalde rekenregels opgenomen,
waardoor de kosten van het toevoegen van een potentiële klant berekend kunnen worden. Ook hier dient opgemerkt te worden dat goed gekeken moet worden of de basis data nog correct zijn. Zo blijkt dan dat het even doorrekenen van een vervoersnetwerk, het rendement bepalen of het gefundeerd bepalen van tarieven toch een weerbarstige doorrekening is!
Samenvattende bevindingen Centraal Boekhuis Daar waar vervoer op zichzelf een eenvoudige activiteit is, zijn er maar weinig modellen waarmee de kosten van een vervoersnetwerk en de ontwikkelingen daarvan, doorgerekend kunnen worden. Het steeds wisselende karakter van de uitvoering op basis van geografische spreiding van drops, aantal drops en dropgrootte zijn daar vooral debet aan. ABC leent zich prima om de kosten door te rekenen bij een redelijk stabiel vervoersnet, waarbij zorgvuldig gekeken dient te worden naar de kostendrijver (metend of wegend vervoer). TNO heeft een model ontwikkeld dat in een dynamisch vervoersnetwerk toegepast kan worden. Een model dat op basis van implementaties bij bedrijven als Centraal Boekhuis steeds verder doorontwikkeld dient te worden om aansluiting bij die dynamiek te houden!
