VERTROUWENSPERSONEN WIE ZIJN ZE, HOE WERKEN ZE EN WAT ZIJN HUN ERVARINGEN?

Interview:

VERTROUWENSPERSONEN – WIE ZIJN ZE, HOE WERKEN ZE EN WAT ZIJN HUN ERVARINGEN? VRC en NBA/accountants in business kennen beide zogenaamde ‘vertrouwenspersonen’ waarbij een lid terechtkan als hij/zij behoefte heeft aan advies rond een moreel dilemma. MCA vroeg de drie vertrouwenspersonen naar hun ervaringen en adviezen.

Jan Bots en Arne Lasance: Zowel de NBA als de VRC bieden de leden de mogelijkheid tot het voeren van vertrouwelijk collegiaal overleg. Deze voorziening is, aldus de NBA op www.nba.nl, ‘in het leven geroepen voor situaties, waarin een accountant wordt geconfronteerd met omstandigheden waarbij de behoefte wordt gevoeld tot overleg met een onafhankelijke en deskundige beroepsgenoot. Daarbij kan worden gedacht aan situaties met dreiging van een gerechtelijke procedure, negatieve publiciteit of een situatie waarbij sprake is van gewetensnood.’ Ook de VRC erkent dat haar leden in dit soort situaties verzeild kunnen raken en meldt in de gedragscode dat ‘als een significant gedragsmatig dilemma niet intern kan worden opgelost, de registercontroller moet overwegen om professioneel advies van de VRC of juridische adviseurs in te winnen om een leidraad te verkrijgen voor de aanpak van het gedragsmatige conflict zonder de vertrouwelijkheid aan te tasten. De VRC heeft daartoe een vertrouwenspersoon aangesteld.’ Vanuit de NBA, waar de ledengroep accountants in business (AIB) een breed project ‘Beroepsethiek voor accountants in business’ is gestart, bereikte de redactie van MCA het verzoek om een interview te houden met de vertrouwenspersonen van de accountants in business Hans Leenaars en Jaap ten Wolde. De redactie in de persoon van Jan Bots heeft daar graag gevolg aan gegeven – en meteen ook de VRC-vertrouwenspersoon Eddy Vaassen uitgenodigd. Arne Lasance verzorgde het verslag. Prof.dr. Hans Leenaars RA, vertrouwenspersoon vanuit de NBA/AIB, is al bijna zijn hele professionele leven accountant-in-business, vertelt hij ter introductie – maar vooral bankier, de laatste tien jaar als lid van de RvB van de Bank Nederlandse Gemeenten. Daarnaast is hij parttime hoogleraar Bestuurlijke Informatieverzorging aan de UvA. Zijn collegavertrouwenspersoon Jaap ten Wolde RA werkte meer dan 33 jaar bij KPMG, de laatste jaren als fo-

8

rensisch accountant. Daarna werd hij directeur van BING, het Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten, en partner bij IFO, het Instituut Financieel Onderzoek. Prof.dr. Eddy Vaassen RA is sinds februari 2011 hoogleraar Accountancy in Tilburg en was voorzitter van de Commissie Gedragscode van de VRC. De lezers van MCA kennen hem ook als voorzitter van de redactieraad. Heren, waarom zijn juist jullie gevraagd als vertrouwenspersoon?

Leenaars: In mijn geval was er sprake van een combinatie van noodzaak en gelegenheid, als nawee van mijn vice-voorzitterschap van het NIVRA in 1993/1994. Er is in die periode afgesproken dat er voor de verschillende ‘kamers’ binnen het NIVRA vertrouwenspersonen zouden moeten komen; een daarvan was voor FINAD, accountants in business. Ik was een min of meer voor de hand liggende keuze. En waarom bent u een geschikte persoon voor deze rol?

Je moet natuurlijk oppassen met dit soort vragen… laat ik zeggen dat in mijn persoon een paar aspecten samenkwamen. Je moet natuurlijk niet iemand hebben, voor deze rol, die net is afgestudeerd. In ons geval is het goed als je aan beide kanten van de tafel gezeten hebt, als openbaar accountant en als accountant in business. Dan weet je tenminste ook hoe in bestuurskamers over de controlerend accountant wordt gedacht! Het is ook goed als je allerlei soorten en vormen van fraude hebt meegemaakt of althans gezien, de minder fraaie kanten van het bedrijfsleven. De gesprekken die je als vertrouwenspersoon hebt, gaan natuurlijk meestal over zaken die of net wel of net niet door de beugel kunnen. Ten Wolde: Ik kan mij daarbij geheel aansluiten, wat die senioriteit betreft. Wat mijn aantreden als vertrouwenspersoon betreft: ik hoorde dat ze moeite hadden de vacature te vervullen, twee jaar geleden.

MCA: februari 2012, nummer 1

‘Er moet in een organisatie een “veilige” manier zijn om morele dilemma’s aan de orde te stellen’ geven. Ik zat er dus goed ‘in’. De VRC-gedragscode noemt een aantal beginselen: integriteit, objectiviteit, deskundigheid en zorgvuldigheid, geheimhouding en professioneel gedrag. Als hoogleraar ben ik volledig onafhankelijk en mag ik hopen ook enige deskundigheid te bezitten, op het vakgebied en ook als manager in het hoger onderwijs. Is er eigenlijk een verschil qua doelstelling, tussen NBA en VRC?

Jaap ten Wolde

Ik ben het dus nog niet zo lang als Hans! Vanuit BING kennen we die rol van vertrouwenspersoon natuurlijk, we bieden die zelfs als dienstverlening aan. Ik kende het fenomeen en de spelregels. En het leek me een interessante functie, dat speelde ook mee. Jaap, als je jouw naam googlet zoals lezers zullen doen, kom je op een site waarop je melding maakt van een berisping in de zaak Peper.

Ten Wolde: De aanleiding voor mijn site is dat er over ons dingen op internet verschenen die absoluut bezijden de waarheid waren en zijn. Maar zoals dat met internet gaat – die onjuiste informatie krijg je er moeilijk vanaf. Een berisping in een technisch dossier is volgens mij – en kennelijk ook volgens het (toen) NIVRA – geen belemmering om vertrouwenspersoon te zijn. De ervaring van het ondergaan van een tuchtprocedure werkt ook louterend. Eddy, waarom ben jij door de VRC gevraagd?

Vaassen: Ik begon met dit onderwerp als voorzitter van de Gedragscodecommissie. Daar hebben we veel en vaak bediscussieerd wat nu een gedragsmatig dilemma is en hoe je dat zou moeten en kunnen oplossen. We hebben daar ook een flinke hoeveelheid cases bij verzameld en zijn ook cursussen gaan

Leenaars: Los van wat formaliteiten is er geen verschil – en die verschillen die er zijn doen niet ter zake voor waar we het hier en nu over hebben. Ik geloof dat de rol in een behoefte voorziet voor met name jongere collegae. Als ik mijn ervaringen van de afgelopen jaren overzie, zijn het toch vooral jongeren die me om raad gevraagd hebben. En hun grootste gemene deler: een vorm van gewetensnood. Ze melden zich met een bepaalde casus, bijvoorbeeld een waardering conform IFRS. In eerste instantie willen ze dan van je horen wat je vindt van de toepassing van IFRS in dit geval – maar daar blijkt het uiteindelijk natuurlijk helemaal niet om te gaan. Wat mij opvalt, inderdaad, nu ik zo terugkijk – oudere collega’s kom je als vertrouwenspersoon niet tegen. Blijkbaar hebben die hun eigen evenwicht gevonden, om dat soort vragen rondom integriteit, rondom ethiek, zelf op te lossen. De doelstelling van de NBA/AIB met de vertrouwenspersoon is dus om te voorzien in een behoefte. Impliceer je iets, met die vaststelling dat alleen jongeren zich melden?

Leenaars: Ik impliceer niets, al ligt die implicatie wel voor de hand. In elk geval is het opvallend. Waarschijnlijk vind je op een gegeven moment een weg, al dan niet terecht, om je te accommoderen aan de bedrijfscultuur. Doe je dat niet, dan neem je natuurlijk op een gegeven moment afscheid. En dan, je bent tussen de 50 en 55, je hebt een hypotheek en kinderen die studeren…


9

Vaassen: Ik weet niet of de hypotheek en de studerende kinderen een rol spelen bij het inschatten of bepaald gedrag acceptabel is, maar het valt op in de cursussen over de VRC-gedragscode dat de consequenties voor de persoonlijke positie door oudere RC’s zwaarder worden meegewogen in de beslissing om niet mee te gaan in bepaald gedrag dat afwijkt van de code.

beter en scherper kennen dan de ouderen. Hun kennis van en gevoel voor wat hoort en niet hoort zijn vaak scherper.

Leenaars: In de casuïstiek die ik ken, maar waar ik natuurlijk niets inhoudelijks over zeg hier, speelt dat altijd mee, die hypotheek. Het gaat over job security! In elk gesprek komt een aantal zaken steeds terug. Bijna altijd is het zo dat eerst niet het hele verhaal op tafel komt. Zelfs al heeft men die grote stap gezet om naar de vertrouwenspersoon te gaan – je krijgt snel door dat er grote terughoudendheid is om te vertellen wat er echt speelt. Dat is dan ook je eerste verantwoordelijkheid, als vertrouwenspersoon: zien dat je het hele verhaal te horen krijgt.

Leenaars: Ik ben geen psycholoog, maar ik denk dat sommige zaken mens-eigen zijn. Het gaat altijd om zaken waarbij er voors en tegens zijn. Immers, als het echt ‘mis’ is, dan komen ze niet naar ons. Dan zijn er andere wegen. Daarnaast is het waarschijnlijk zo dat je eraan went als er voortdurend kleine overtredingen gemaakt worden. Ik denk dat het gewoon zo werkt.

Ten Wolde: Ik herken dit wel. Als ik die oververtegenwoordiging van jongeren interpreteer, denk ik dat jongeren wat idealistischer zijn. ‘Zo doe je dat niet, en ik maak me daar druk over!’ Daar krijgen ze dan geen fatsoenlijk gehoor voor en dat willen ze met een ander klankborden. Ouderen zijn toch vaak wat meer ingesleten en willen geen onnodige drukte maken. Maar als het er echt op aankomt, dan gaan ze gewoon weg. Het valt op dat jullie niet zeggen: die ouderen weten door ervaring en kennis zelf wel de oplossing voor dergelijke morele dilemma’s.

Ten Wolde: Ik zou zelfs zeggen: integendeel. Ik denk dat die jongeren over het algemeen de regels

10

Vaassen: Ik heb alle leeftijdscategorieën voorbij zien komen. Wat mij opvalt is dat ouderen vaak laconieker met de code omgaan, vooral omdat ze uit hun ervaring weten (of denken te weten) of iets kan of niet kan.

Ten Wolde: Nou, ik heb een keer een geval meegemaakt dat het echt mis was. En de betrokkene wilde ook horen dat het inderdaad mis was. Zocht dus bevestiging, om voldoende moed te verzamelen. Het gaat natuurlijk om de vraag: wat is je toegevoegde waarde als vertrouwenspersoon? Ik kom niet met formules aan, in de beperkte reeks gevallen die ik heb meegemaakt, waarvan de betrokkene zegt: Nou, da’s knap, daar had ik in het geheel niet aan gedacht. Ik help iemand eerder met een bevestiging van zijn eigen oplossing. Eigenlijk kan hij het pad dat bewandeld moet worden zelf ook wel bedenken, want het zijn geen domme mensen die zich melden. Ze willen het gewoon nog een keer van een ander horen. Hun probleem is dat ze beseffen dat er iets verkeerd gaat en dat zij daar een rol in spelen die ze eigenlijk liever niet spelen. Je helpt hen door samen vast te stellen wat de stappen zijn om het op te schalen, een stukje techniek; ook om dingen goed vast te leggen, zodat je een dossier hebt om later eventueel de zaken goed te kunnen reproduceren. Van belang is het als vertrouwenspersoon verkrijgen van het juiste beeld. Je moet doorvragen of het allemaal echt wel waar is – waarnemingen vanuit een bepaalde positie kunnen beperkt of gekleurd zijn. Heeft de betrokkene, heb jij als vertrouwenspersoon alle informatie die nodig is voor een evenwichtig oordeel? Nou ja, als dat dan zo is, dan kan je een volgende stap adviseren en de daaropvolgende enzovoort. In the end moet de betrokkene zelf de beslissing nemen. Zelfs al loopt alles met een sisser af, je moet nog steeds elke ochtend jezelf in de spiegel aankijken.


Geven jullie een advies?

Allen: Ja! Kan men zich daar dan later op beroepen?

Leenaars: Je neemt natuurlijk nooit een verantwoordelijkheid over. Maar je ontkomt er in dit soort grijze gevallen niet aan, dat je gevraagd wordt: Wat zou u nou doen? Het zou niet erg fair zijn om dan te antwoorden: daar geef ik geen antwoord op, want dat durf ik niet! Je bent en blijft niet meer dan een betrouwbaar, vertrouwelijk en deskundig klankbord, meer niet! Vaassen: Ik herken vanuit mijn rol bij de VRC alles wat jullie hier te berde brengen. Natuurlijk hebben wij aanzienlijk minder leden en is onze huidige gedragscode nog niet zo heel lang van kracht – van de vorige wisten veel RC’s niet eens het bestaan. Ik heb dus nog niet zoveel ‘cases’ voorgelegd gekregen. Het gaat naar mijn ervaring altijd over integriteit – cases als die waarin de baas je opdraagt de cijfertjes anders op te stellen dan ze feitelijk zijn of er oogluikend mee akkoord te gaan. Dit kan hoog oplopen tot en met regelrechte intimidatie aan toe. Overigens heb ik in een enkel geval ook gevraagd: weet je nu wel zeker dat wat jij aankaart een probleem is? Die vraag moet je stellen als er – in een onduidelijke situatie – nergens binnen de organisatie mogelijke sparringpartners zijn te vinden voor de RC die een gedragsmatig dilemma ervaart. Je moet namelijk ook proberen uit te sluiten dat iemand van een mug een olifant maakt. Als het aantoonbaar een probleem is, kan het advies niet anders zijn dan dat de desbetreffende persoon de organisatie moet verlaten (uiteraard met vastlegging van de relevante feiten en na formele vaststelling dat geen enkel gremium in de organisatie iets wil veranderen). Mijn advies zal niet altijd zo eenduidig zijn. Je moet realistisch blijven. Soms maakt het strak volgen van de procedure, volgens de code, het alleen maar moeilijker voor de betrokkenen. Meestal blijft het dus bij vragen stellen, zaken helder krijgen, en oplossingsalternatieven aangeven zonder de keuze voor de betrokkene te maken. In de code van de VRC staat overigens dat je bij dit soort beslissingen ook je persoonlijke situatie mee mag wegen. Neem het voorbeeld van Woodford bij Olympus; die stelde in een interview dat hij bedreigd werd door de Yakuza [de Japanse maffia].

Hans Leenaars Leenaars: Het moeilijke is – het is altijd grijs. Het is geen algebra. Vaak is het zoals jullie al zeiden zinvol om door te vragen: weet je het nu wel echt zeker, weet je alles wat hier speelt? Het komt voor dat het om een DGA gaat, of liever een ex-DGA, en die zit er nog te dicht op. Vaak gaat het om onroerend goed, of breder om waarderingen en een aanstaande overname. Natuurlijk kun je zeggen dat een activum te hoog gewaardeerd is, maar dat geldt vandaag de dag voor heel veel in Nederland. Om dan in één specifiek geval voet bij stuk te houden… Mijn advies was in een geval, tegenover de jongere collega, om zich niet druk te maken. Als daar een écht overnamebod komt, dan komt er ook een due-diligenceonderzoek en dat vindt wel wat van die waardering, wat de ex-DGA er ook van vindt! In dat geval op je strepen gaan staan dat er afgewaardeerd moet worden lijkt me niet nodig. Laat de partij die er echt belang bij heeft dat maar doen. En die partij is slim genoeg om dat te zien en krachtig genoeg om zijn belang naar voren te brengen. Dit neemt natuurlijk niet weg dat je als accountant in business of als registercontroller heel kritisch moet kijken naar de gehanteerde waarderingsgrondslagen. Ten Wolde: Het gaat niet zelden ook om percepties. Als iemand mij een case presenteert denk ik altijd


11

‘Als je iets ziet wat niet in de haak is en je doet er niets mee, dan ben je toch aanspreekbaar’ eerst: wat is je eigen rol hierin? Met klokkenluiders loopt het meestal slecht af…

Ten Wolde: Niet alle klokkenluiders zijn zelf helemaal zuiver op de graat. Maar in principe moet je ze natuurlijk beschermen. Voor de vertrouwenspersoon is het altijd de uitdaging om samen een oplossing te vinden die zoveel mogelijk ‘heel’ laat. Ergens een plastic tasje met documenten aan de voordeur van een journalist hangen, dat is wel zo ongeveer het laatste om te doen … Moderne controllers hebben meer controldomeinen dan alleen maar cijfertjes… hebben jullie ooit vragen gehad rond risico’s of MVO?

Vaassen: Ik heb tot nu toe vooral integriteitsproblemen rond rapportages gezien, hetzij naar de Belastingdienst, hetzij naar de kapitaalmarkt. Maar in de cursus hebben we heel veel cases die uit het hele leven gegrepen zijn en over alles gaan, zoals een geheime relatie tussen medewerkers die vanuit functiescheiding beter niets met elkaar te maken kunnen hebben of onethisch declaratiegedrag dat door het management wordt toegestaan omdat de desbetreffende persoon veel klanten weet binnen te halen. Ten Wolde: Ik heb trainingen gegeven over de gedragscode voor de RA en de deelnemers de volgende casus voorgelegd: U werkt bij een verzekeringsmaatschappij, en op uw afdeling wordt een financieel product gemaakt. U ziet dat de eerste vijf premies naar de tussenpersoon gaan, de volgende vijf naar andere kosten en dan pas worden stortingen in een aandelenfonds gedaan. In de brochure wordt niet over kosten gerept. Een soort woekerpolis dus. Wat doe je dan, als accountant in business? Voordat we de huidige gedragscode hadden werden de RA’s daar blijkbaar niet zenuwachtig van. In de training hadden de meeste deelnemers er moeite mee om in deze casus de andere kant op te kijken. Ik heb wel gehoord dat accountants overwogen zich uit te schrijven vanwege het tuchtregime.

12

Leenaars: Dat was dan wel een zwaktebod natuurlijk. Het is wel een goed voorbeeld. In de financiële wereld werken we nu met de Code Banken, de productontwikkeling moet aan een groot aantal eisen voldoen. Prima. Maar neem nou het voorbeeld van Jaap net. De eerste vijf jaar mag niet – de eerste vier wel? Of de eerste drie voor de tussenpersoon? Absolute grenzen leggen is erg moeilijk. Ik heb zelf, en dat mag iedereen weten, grote moeite met de manier waarop sommige zaken worden gedefinieerd, zoals ‘Nieuwe producten moeten in alle scenario’s het belang van de klant dienen’. Dat moet van de AFM. Dat kan natuurlijk niet! Even los van het feit dat je soms niet eens alle scenario’s kunt overzien – de huidige problematiek op de financiële markten had toch ook niemand bedacht. ‘De klant centraal’, dat is ook zo iets. Als tegenwicht tegen ‘aandeelhouderswaarde centraal’ lijkt het mooi, maar het kan natuurlijk niet altijd gelden. Het gaat om een meer evenwichtige afweging van belangen, van alle stakeholders. De commissarissen moeten de belangen van alle stakeholders afwegen.

Leenaars: Ja, maar ook voor commissarissen bij de banken gelden de regels van de AFM en ook zij zouden ‘de klant centraal’ moeten stellen. Nou, in absolute zin kan dat niet. Elke casus is specifiek. In het voorbeeld van Jaap: definieer voor mij maar eens wat een polis tot een woekerpolis maakt.

Eddy Vaassen


Ten Wolde: Als het goed is zou de behoefte aan een gesprek met een vertrouwenspersoon af moeten nemen, naarmate de kwaliteit van de governance stijgt. ‘Toezicht’ is natuurlijk een vak. Als je dat goed geleerd hebt en je stelt de goede vragen, gevolgd door adequate acties, dan wordt er binnen de organisatie, bijvoorbeeld via de commissarissen, een ‘veilige’ manier geopend om dingen als morele dilemma’s aan de orde te stellen. Zonder dat je meteen hoeft te kiezen qua loyaliteit tussen commissarissen en directie, waardoor je je baan riskeert. Als de governance goed is, en daar speelt de RvC natuurlijk ook een rol in, is er de ruimte om dat soort dingen goed te regelen. Dan krijg je de ideale situatie, waarin de directeur zijn mensen als het ware altijd uitnodigt om dingen aan de orde te stellen waarmee zijn mensen moeite zouden kunnen hebben. Dan wordt er ook over dat soort zaken gepraat. Dan zijn wij niet meer nodig! Ik bedoel niet eens zoiets als ‘blame free’ reporting – als je voor een goede cultuur zorgt, zou er ook nauwelijks iets te rapporteren moeten zijn. Neem de casus van de burgemeester met een huisje in Bulgarije of Afrika. Als daar een goede cultuur geheerst had, dan had iemand die burgemeester nadrukkelijker gewaarschuwd. En dan hadden ze beter nagedacht misschien. Gaat jullie werk om procesbegeleiding of om de inhoud?

Ten Wolde: Bij mij om procesbegeleiding. Ik blijf ver van de regels, bijvoorbeeld van IFRS, want daar heb ik geen verstand van. Als ik van de casus wel verstand denk te hebben, probeer ik dat zelfs niet te tonen. Mij gaat het er bijvoorbeeld om dat we met de persoon die zich gemeld heeft een procedure verzinnen waardoor de betrokkene het toch met zijn baas durft te bespreken, op een zodanige manier dat die baas niet denkt ‘ik word aangevallen en hij heeft er ook nog met iemand anders over gesproken’ en er geen conflict hoeft te ontstaan. Hoe vaak worden jullie eigenlijk benaderd?

Leenaars: Ik ongeveer ééns per jaar.

Ten Wolde: Daar zit ik ietsje boven – vijf keer in twee en een half jaar. Vaassen: Ik in twee jaar nu drie keer. Ten Wolde: Ik moet zeggen, dat viel mij een beetje tegen. Of mee, het is maar hoe je het bekijkt. Ik had een groter aantal verwacht. Vaassen: Ik denk dat het belangrijk is hoe je de vertrouwenspersoon kunt benaderen. Bij de VRC is dat rechtstreeks, zonder tussenkomst van wie of wat ook (bij de NBA is dat ook het geval, red.). Leenaars: Je moet kunnen opereren in een omgeving waarin je volstrekt vertrouwelijk spreekt. Ik zeg ook altijd: ik schrijf wel een paar dingen op, maar dat is alleen om mijn gedachten te structureren. Wat wij bespreken komt deze kamer niet uit! Kunnen jullie vanuit je ervaringen wel iets terugkoppelen naar de beroepsorganisaties, om bijvoorbeeld ‘het vak’ vooruit te helpen? Over de rol van good governance bijvoorbeeld?

Ten Wolde: Ik vrees dat dat in algemeenheden zou verzanden. Je komt lang niet in de buurt van ‘wat zich dezer dagen voordoet’. Hans noemde het voorbeeld van waarderingen. Als je dat toespitst op onroerendgoedwaardering, dan zie je dat de beroepsorganisatie goede dingen doet voor de openbare accountant via een publieke managementletter zorgsector. Via de NBA geven ‘de accountants’ aan dat er op het vastgoed in de zorgsector afgeboekt moet worden en alle accountants zullen dat dan op soortgelijke wijze (moeten) doen. . Je weet je als individuele accountant gesterkt richting jou, als klant. En je hoeft dan ook niet te gaan ‘shoppen’ want alle openbaar accountants doen het zo. Leenaars: Ik zou me in theorie wel kunnen voorstellen, dat zich een aantal soortgelijke vragen voordoet, zodat we zouden besluiten een bestuurslid aan te spreken en aandacht te vragen voor een

‘Jongeren kennen en voelen de regels beter en scherper aan dan de ouderen’ MCA: februari 2012, nummer 1

13

‘De behoefte aan een vertrouwenspersoon neemt af naarmate de governancekwaliteit stijgt’ issue. Maar in alle andere gevallen… Sterker nog, als een bestuurslid mij zou vragen wat er speelt, of wat mij zoal voorgelegd is de laatste tijd, dan krijgt hij nul op het rekest! Vaassen: Er is hierover iets vreemds in het reglement voor de vertrouwenspersoon van de VRC geslopen: de vertrouwenspersoon dient aan het eind van het jaar een verslagje in te dienen bij het bestuur. Dat verkleinwoordje neem ik heel letterlijk, want ik zou niet weten wat ik moet rapporteren. Ik durf te zeggen dat ik drie cases heb gehad die allemaal over integriteit gingen. Punt. Ik maak ook nauwelijks of geen dossiers – niets vastleggen. Bij de NBA bestaat er overigens geen enkele vorm van rapportage door de vertrouwenspersoon. Ten Wolde: Integriteit is natuurlijk zo’n breed begrip dat ik me zou kunnen voorstellen dat je eerst classificeert: gaat het om belangenverstrengeling of om seksuele intimidatie. Maakt nogal een verschil. Vaassen: Nee, het gaat om integriteit in het kader van de code natuurlijk. Met andere woorden je zou meer cases moeten hebben om er met zijn allen wat van te leren.

Leenaars: Als het er veel meer waren, zou je kunnen proberen er wat statistiek op los te laten. Maar nu… Ten Wolde: Je trekt ook snel verkeerde conclusies met deze populatie. Ik werd eens geïnterviewd over de onafhankelijkheid van accountants en toen kwam ik tot de vaststelling dat de oude en de vrouwelijke accountants de meest onafhankelijke accountants wa-

14

ren. Vrouwen zijn over het algemeen minder koopman en daardoor onafhankelijker. En in het openbaar beroep zeker bij de grote kantoren zijn vennoten van boven de 55 wel zo sterk dat ze durven zeggen: kom op, dit zijn mijn regels. De uiterste consequentie is dan vaak ook te overzien. En draagbaar. Leenaars: Ik denk trouwens dat er wel veel meer cases zijn, maar blijkbaar wordt de vertrouwenspersoon daar niet direct als partij gezien. Vaassen: Grotere organisaties hebben vaak een eigen vertrouwenspersoon waar ze terechtkunnen en waar ze mogelijk ook eerder naar toe gaan dan naar een externe partij. Leenaars: Onze gevallen doen zich vooral voor bij kleinere ondernemingen. Ook dat is statistiek: de bedrijvigheid van Nederland is voor het grootste gedeelte georganiseerd in kleinere ondernemingen… Ten Wolde: Overigens heb ik met Eddy’s vaststelling wel een probleem. Stel je een kleinere onderneming voor. Daar hebben ze een ‘vertrouwenspersoon’ aangesteld. Wat voor iemand zal dat zijn? En daar moet jij je dan als financiële professional aan toevertrouwen? Vanuit jouw vakgebied moet jij dan naar iemand die misschien medicijnen gestudeerd heeft of sociologie? Heeft zo’n persoon enig begrip van en voor jouw dilemma? Leenaars: Dat soort functies hebben we in het bankwezen natuurlijk ook, daar heb je als accountant in business voor vakmatige dilemma’s niets aan. Vaassen: Maar dan blijft dus toch de vraag: waarom melden zich zo weinig RC’s en RA’s en AA’s in business bij de vertrouwenspersonen? Ten Wolde: Ik denk dat er twee redenen zijn. Ten eerste is er natuurlijk toch altijd de angst dat die vertrouwenspersoon niet zo te vertrouwen is als hij of zij zegt te zijn. Uit eigendunk of omdat er toch gevoeld wordt dat een rapportage nodig is. Wij hebben vanuit KPMG eens onderzoek gedaan bij een bank en de mensen daar durfden ons – anoniem of niet – niets te schrijven omdat ze bang waren dat hun handschrift door collega’s herkend zou worden aan de hand van oude sollicitatiebrieven! De tweede reden is dat het natuurlijk nogal een


drempel is die je oversteekt – iemand bellen en je geval en gevoel voorleggen. Dat blijft voor de meeste mensen een moeilijke stap. Hoe gaat dat meestal eigenlijk in zijn werk? Jullie maken een afspraak via de telefoon?

Ten Wolde: Ik heb het tot nu toe via de telefoon gedaan. Leenaars: Ik maak altijd een afspraak bij mij op kantoor. Vaassen: Per telefoon, fysiek en per e-mail. Die persoon die me belde heb ik uiteindelijk ook nog fysiek gesproken, min of meer toevallig. Leenaars: Ik denk dat het verstandig is om iemand fysiek uit te nodigen. Naar mijn ervaring is het eerste verhaal altijd maar de helft en het hele verhaal loskrijgen lukt je niet via de telefoon. Ten Wolde: In de gevallen waarover ik spreek bleek het via telefonische gesprekken tot een bevredigend advies te kunnen leiden. De accountants in business volgen in 2012 of 2013 verplicht de training Beroepsethiek. Wordt daarin ook de vertrouwenspersoon aan de orde gesteld?

Leenaars: Dat is ons wel toegezegd. Het belang van die cursus lijkt mij het bespreekbaar maken van dilemma’s. Wat wij bij de bank hebben gedaan is dat we groepjes organiseren, met mensen van verschillende hiërarchische niveaus en van verschillende directoraten, alles door elkaar heen, juist om over dilemma’s te praten. Dat blijkt steeds zinvol. Niet dat je er alle toekomstige dilemma’s mee voorkomt, laat staan oplost, maar het is goed dat een organisatie weet dat de mensen bovenin net zo goed twijfelen. Wij hebben er heel goede ervaringen mee, met dat soort dingen bespreekbaar te maken.

Dat zijn standaard voorbeeldtechniekjes, maar als je die goed gebruikt leiden ze tot interessante discussies waarin al snel dilemma’s van heel dichtbij aan de orde komen. Ten Wolde: Inderdaad is belangrijk dat je laat zien dat ook de leiding soms twijfelt en dilemma’s ervaart. Een ander belangrijk element is dat je in dat soort gesprekken natuurlijk dilemma’s voorlegt vanuit de optiek van de aanbrenger. Het is honderd procent zeker dat die inbrenger door het ter discussie te durven stellen nieuwe aspecten, viewpoints en ideeen krijgt! Dat er meer risico’s zijn! Het lijkt de zaak eerst complexer te maken, maar je leert door er met andere mensen over te praten. Dat is dus een advies: praat over dilemma’s. Er komt altijd informatie uit die helpt de zaak beter te begrijpen en die soms zelfs een oplossing biedt. Dat mag de boodschap van dit interview zijn: zit je met een ethisch dilemma, praat er dan over met anderen.

Ten Wolde: Als wij trainingen geven, zeggen we ook altijd dat je natuurlijk mensen moet straffen als ze heel domme dingen gedaan hebben. Maar, zeggen wij ook: pas dezelfde straf toe bij degene die het gezien heeft en niets heeft gedaan! Dan maak je de ruggen ook sterker om problemen te bespreken. Je weet namelijk dat als je dat niet doet, je er toch anderen bij betrekt. Zo staat dat ook in de VRC-code: als je iets ziet en er niets mee doet, ben je toch aanspreekbaar.

Leenaars: Als je het iets breder maakt is dat een aardige invalshoek: bij elk dilemma is een manier van oplossen het bespreekbaar te maken, met je collega’s, met je peers binnen de onderneming. Gebruik daarbij discussietrucs als het nodig is om de mensen zover te krijgen dat ze echt open praten. En als je bang bent daardoor persoonlijke belangen te schaden, wend je dan tot een vertrouwenspersoon!

Dat is dus toch wel een advies aan onze lezers?

Leenaars: Ja, dat is gewoon dilemmatraining. Een vak apart! Denk aan de goederentrein die van de berg afkomt denderen en de wissel die die trein door de ene of de andere tunnel leidt. In de ene staat één persoon, in de andere honderd. Door welke tunnel laat je de trein gaan? Maar nu is die ene persoon jouw vrouw. Wat doe je dan?


15

VERTROUWENSPERSONEN WIE ZIJN ZE, HOE WERKEN ZE EN WAT ZIJN HUN ERVARINGEN?

Recommend Documents