Gedragscode Wie wij zijn en hoe wij werken
Over Corio
Corio is een vastgoedonderneming met een focus op retail die zich specialiseert in de ontwikkeling van, investering in en management van winkelcentra. Het bedrijf staat genoteerd aan Euronext in Amsterdam. Deze gedragscode geeft weer wie we zijn en wat we van elkaar en onze partners verwachten.
Index Over Corio…………………………………………………………………………………………………………………2 1.
2.
Gedragscode ....................................................................................................................... 5 1.1.
Onze Missie en Visie ................................................................................................. 5
1.2.
Onze kernwaarden ..................................................................................................... 6
1.3.
Onze bedrijfsprincipes ............................................................................................... 7
Onze regels ......................................................................................................................... 9 2.1.
Ons bedrijf en bestuur .............................................................................................. 10
2.1.1.
Voldoen aan wet- en regelgeving .................................................................... 10
2.1.2.
Nauwkeurige financiële verslaggeving en de opslag en registratie van documentatie ................................................................................................... 10
2.1.3.
Handelen met voorkennis en koersgevoelige informatie ................................. 10
2.1.4.
Het delen van informatie ................................................................................. 10
2.1.5.
Delen van informatie met de media ................................................................. 11
2.2.
De marktplaats ......................................................................................................... 11
2.2.1.
Derden ............................................................................................................. 11
2.2.2.
Gebruik van informatie.................................................................................... 11
2.2.3.
Nevenfuncties .................................................................................................. 11
2.2.4.
Privé transacties met klanten en familie .......................................................... 12
2.2.5.
Acceptatie giften en wederdiensten ................................................................. 12
2.2.6.
Uitnodigingen voor lunches, diners, uitstapjes etc. ......................................... 12
2.2.7.
Omkoping en corruptie .................................................................................... 12
2.2.8.
Politieke bijdragen........................................................................................... 12
2.2.9.
Zaken doen ...................................................................................................... 12
2.3.
Werkplek.................................................................................................................. 13
2.3.1.
Clean desk policy............................................................................................. 13
2.3.2.
Gebruik van Corio eigendom........................................................................... 13
2.3.3.
Gebruik van elektronische media .................................................................... 13
2.3.4.
Onaanvaardbaar gedrag ................................................................................... 13
2.4.
De gemeenschap ...................................................................................................... 14
2.4.1.
Milieubewustzijn ............................................................................................. 14
2.4.2.
Universele principes die wij uitdragen ............................................................ 14
3.
Melding overtreding ......................................................................................................... 15
Handtekening pagina voor Corio medewerkers…………………………………..………………………….16 Bijlage I – Corio IT beleid........................................................................................................ 17 Bijlage II – Memo ongewenst gedrag....................................................................................... 20 Bijlage III – Corio MVO beleid................................................................................................ 22 Bijlage IV – Regeling inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand (‘Klokkenluiderreglement’)................................................................................. 24 Bijlage V – Incidentenbeleid .................................................................................................... 28 Contactgegevens ....................................................................................................................... 29
1.
Gedragscode
1.1. Onze Missie en Visie Corio’s visie is het creëren van duurzame en favoriete ontmoetingsplekken (Favourite Meeting Places), waar mensen elkaar ontmoeten en vrije tijd spenderen. We willen plekken ontwikkelen en beheren waar retail-activiteiten de grootste inkomstenbron voor Corio zullen vormen. Het doel is winkelcentra te creëren die goed passen in de bestaande sociale en economische context, die het hart van de gemeenschap vormt en idealiter iets extra’s biedt. Bij Corio streven we naar een cultuur waarin hoge prestaties centraal staan, naar zogeheten competitive excellence (concurrerende uitmuntendheid/prestatiegericht uitblinken). Het is onze missie het toonaangevende winkel vastgoedbedrijf in Europa te worden, bezien vanuit het perspectief van onze relevante ‘stakeholders’: retailers, consumenten, toeleveranciers, investeerders, analisten, banken, werknemers en gemeenten. Onze missie en visie maken deel uit van onze strategie die staat beschreven op onze website (www.corio-eu.com). Deze missie, visie en strategie vormen de basis van deze gedragscode (de “Code”). De Code is een weerspiegeling van wie wij zijn en wat wij kunnen verwachten van elkaar en anderen. De gedragscode is een ethische en praktische wegwijzer. Neem deze waarden en normen niet simpelweg aan omdat Corio ze je aanreikt, maar maak ze je eigen en pas ze toe in je werk. Als iedereen binnen Corio zich committeert aan deze waarden en normen dan kunnen wij het vertrouwen winnen en behouden van onze huurders, investeerders, klanten, gemeenschappen/omwonenden en leveranciers. Dit is essentieel voor de toekomst van Corio. We verwachten ook van de partners waarmee wij willen werken dat zij zich aan deze waarden committeren. Gerard Groener CEO Corio N.V. Utrecht, Nederland 3 januari 2011
1.2. Onze kernwaarden We maken ons de waarden eigen, zoals deze hieronder staan beschreven, op een gebalanceerde manier in al onze zakelijke activiteiten om zo onze winkelcentra, ons bedrijf en onze werknemers optimaal tot hun recht te laten komen.
• Betrouwbaar (Reliable) Wij zijn een organisatie die betrouwbare waardeontwikkeling nastreeft op de lange termijn en volledig wordt vertrouwd door investeerders en partners. Een organisatie die het investeringsbeleid aanpast aan de behoeftes van onze ‘stakeholders’ en die het vastgoed op een veilige en verantwoordelijke wijze beheert en financiert. • Inleving (Empathic) Wij zijn een organisatie die zich inleeft in anderen en anticipeert op wat mensen willen, om zo aan hun behoeften te kunnen voldoen. • Lef (Daring) Wij zijn een organisatie die keuzes durft te maken en deze volgt. Wij zijn een organisatie die volledig haar potentiële impact op het verzorgingsgebied begrijpt en streeft naar verantwoord ondernemen. • Inspireren (Inspiring) Wij zijn een organisatie die verder gaat dan de gemeenschappelijke noemer/consensus en altijd overeenstemming zoekt met wat onze ‘stakeholders’ willen. • Teamwork Wij zijn een organisatie waarin mensen het beste uit zichzelf kunnen halen, door samen te werken. In ons werk is elk succes het resultaat van een team. Creativiteit wordt versterkt en waarde wordt toegevoegd waar mensen van verschillende disciplines, business units, organisatietakken en culturen hun krachten bundelen.
Gebruik makend van alle beschikbare inzichten, (externe) kennis en vaardigheden via vergaderingen, conference calls en een bedrijfsbreed intranet.
Het uitvoeren van gedegen marktonderzoek van het verzorgingsgebied en herhaalde klanttevredenheidonder zoeken. Verbetering van normen op het vlak van onze activiteiten op sociaal, ecologisch en economisch perspectief, indien van toepassing
Zijn van een voorbeeld voor onze ‘stakeholders’ en stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen om ketenverantwoordelijkheid te realiseren.
1.3. Onze bedrijfsprincipes Ons bedrijf en bestuur Wij creëren favoriete ontmoetingsplekken waar mensen zich zo geïnspireerd en op hun gemak voelen dat ze zich tot deze plekken aangetrokken voelen en deze als deel van zichzelf beschouwen. Wij nemen zo verantwoordelijkheid voor het lokale verzorgingsgebied door continu vanuit een sociaal, milieu en economisch perspectief de standaarden van onze activiteiten te verhogen. Corio’s streven naar een hoogwaardige prestatiecultuur en competitive excellence, ofwel concurrerende uitmuntendheid/prestatiegericht uitblinken, begint en eindigt bij onze toewijding aan rechtmatig en ethisch gedrag. Corio doet zaken door heel Europa. Dit betekent dat wij onderworpen zijn aan de wetten en voorschriften van verschillende landen en grensoverschrijdende organisaties zoals de Europese Unie. De naleving van alle wetten van toepassing op zaken van Corio zien wij als basis voor ons operationele gedrag. Wij erkennen dat wet- en regelgeving alleen niet genoeg is om een samenleving goed te laten functioneren. Wij voegen daarom ethiek en moraal hieraan toe. Het gaat erom het juiste te doen, zelfs wanneer niemand kijkt/als we alleen aan het werk zijn. Wij streven ernaar deze hogere standaard te bereiken. De marktplaats Wij bouwen lange termijn relaties op met onze investeerders, partners, huurders en overheden/regelgevende instanties. Deze relaties zijn gebaseerd op open, eerlijke en transparante bedrijfsvoeringprincipes die uiteen zijn gezet in deze Code. Wij zijn voortdurend in contact met onze plaatselijke ‘stakeholders’, zoals onze huurders, leveranciers, gemeenten en consumenten. Bij het beheer van onze centra houden wij rekening met hun feedback. Het investeren in onze relaties met ‘stakeholders’ is belangrijk om, waar nodig, de openbare veiligheid te verbeteren, de gemeenschapszin te versterken en werkgelegenheid te creëren. De werkplek Corio wil medewerkers van hoge kwaliteit aantrekken en behouden. Dit is essentieel voor de ambitie en continuïteit van Corio. Wij geloven dat outperformance, ofwel het beter Voorbeeld doen dan de concurrentie, wordt bereikt door het bevorderen van een werkcultuur van vaardigheidsontwikkeling vertrouwen, transparantie, vrijheid en verantwoordelijkheid. De organisatie van Tijdens het sollicitatieproces kijken wij niet alleen naar kernkwaliteiten die voor een bepaalde functie vereist zijn, maar evenzeer naar kenmerken als creativiteit, betrouwbaarheid, collegialiteit, gevoeligheid, integriteit en het vermogen om in een team te werken. Het is zeer belangrijk voor Corio dat de beste kandidaten de kans hebben om te solliciteren op vacatures, ongeacht hun leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap, huidskleur, ras of etnische afkomst of nationaliteit. Corio investeert in een veilige en gezonde werkomgeving voor haar medewerkers om het risico op ongelukken te beperken. Wij stimuleren werknemers om zorg te dragen voor hun eigen gezondheid en veiligheid en voor anderen die door hun handelingen kunnen worden beïnvloed.
ééndagscursussen, lezingen, kennis deel sessies en een algemeen intranet met databank
De gemeenschap Om Corio succes te laten hebben en te groeien, moeten we het vertrouwen en respect krijgen van de gemeenschappen waarin wij werkzaam zijn. Dit vertrouwen wordt verkregen door te werken met universele standaarden voor individueel en collectief gedrag en dit consistent toe te passen op alle activiteiten van Corio door heel Europa. Maatschappelijke betrokkenheid is belangrijk om op lange termijn duurzame relaties te vormen met onze huurders en de bezoekers van onze centra. Er worden daarom vaak, in samenwerking met onze huurders en lokale instanties, activiteiten georganiseerd in de winkelcentra. Met deze activiteiten willen we ons verbinden met de lokale gemeenschap. De winkelcentra worden dan een plaats waar mensen graag tijd doorbrengen, zich veilig voelen en zich vermaken. Maatschappelijke betrokkenheid ligt ten grondslag aan ons MVO beleid, dat je kunt vinden op onze website en tevens is bijgevoegd aan deze Code als Bijlage II. Dit MVO rapport behandelt Corio’s sociale, economische en milieu impact.
2.
Onze regels
Aan onze werknemers Je dient met zorg te handelen in overeenstemming met het doel en de strekking van de Code, en deze niet slechts letterlijk te volgen. Als iedereen binnen Corio bereid is zich te gedragen conform de waarden en normen van deze Code zullen wij het vertrouwen winnen van onze huurders, investeerders, klanten, gemeenschappen en leveranciers. Wij vragen je daarom om de gehele Code, maar in het bijzonder deze regels (de “Regels”) aandachtig door te lezen, te paraferen op iedere bladzij en te tekenen op pagina 16. Bij het uit dienst treden bij Corio geldt een aantal restricties. Bijvoorbeeld de Corio Group Compliance Code, welke nog geldt tot na zes maanden na het vertrek. Daarin wordt onder meer beschreven hoe er om moet worden gegaan met koersgevoelige informatie en het handelen in financiële instrumenten. Daarnaast mag een voormalige werknemer niemand bedrijfsinformatie verstrekken (zoals beschreven in 2.1.4), tenzij deze informatie openbaar is gemaakt door Corio of op een andere manier openbaar is geworden.
Het succes dat wij nastreven in het naleven van regels en ethische verantwoordelijkheid kan alleen worden bereikt als de Corio Kernwaarden (betrouwbaarheid, empathie, inspiratie, lef en teamwork) door onze medewerkers en onze partners eigen wordt gemaakt. Er wordt gevraagd om een persoonlijke inzet van iedereen om elke dag te handelen in strikte overeenstemming met de waarden van Corio. Voorbeeld Financieel rapporteren
2.1. Ons bedrijf en bestuur 2.1.1. Voldoen aan wet- en regelgeving Je wordt geacht te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving met inbegrip van deze Code. Ben je een werknemer van Corio dan geldt dit ook voor alle interne Corio regels en voorschriften. 2.1.2. Nauwkeurige financiële verslaggeving en de opslag en registratie van documentatie Tijdige, volledige en nauwkeurige registratie, rapportage en openbaarmaking zijn cruciaal voor Corio als betrouwbare organisatie. Daarom zijn valse, onvolledige en / of misleidende administratie, boekhouding, verklaringen, documentatie, (belasting) aangiften en rapportages strikt verboden. Het is jouw verantwoordelijkheid om deze regel toe te passen in je dagelijkse werkzaamheden. 2.1.3. Handelen met voorkennis en koersgevoelige informatie Het beleid van Corio is om te voldoen aan zowel de letter als de essentie van de wetten over handelen met voorkennis in landen waar wij actief zijn. Corio verwacht dat je deze wetten volledig naleeft. Overtreding van de wet kan leiden tot ernstige sancties, met inbegrip van persoonlijke strafrechtelijke aansprakelijkheid. Je mag niet handelen in financiële instrumenten - van Corio of enige andere onderneming - als je in het bezit bent van koersgevoelige informatie. Corio heeft speciale maatregelen getroffen die gericht zijn op de vertrouwelijke behandeling van informatie in het algemeen en van koersgevoelige informatie in het bijzonder. Deze maatregelen kunnen worden geraadpleegd in de Corio Group Compliance Code, die volledig van toepassing is op Corio werknemers. Koersgevoelige informatie is informatie over ons bedrijf en onze klanten die niet openbaar is, maar die, indien zij openbaar zouden worden gemaakt, invloed zou kunnen hebben op de aandelenprijs van Corio of van andere beursgenoteerde bedrijven. Het is uiterst belangrijk dat als je op de hoogte bent van koersgevoelige informatie je die met integriteit behandelt.
Alle Corio bestanden moeten waarheidsgetrouw en correct zijn. Opzettelijke onjuiste classificatie van transacties met betrekking tot rekeningen, business units of boekhoudkundige periodes zijn niet toegestaan. Nauwkeurige documentatie moet in redelijk detail alle transacties ondersteunen. Dit geldt voor grote en
• Prijsafspraken, manipulatie van aanbestedingsprocedures of contracten, dat wil zeggen afspraken met concurrenten over het in rekening brengen van kosten aan klanten of potentiële klanten; • De toewijzing van markten, zowel geografisch of anderszins, aan of door concurrenten • Het delen van informatie met en door concurrenten over de huidige en toekomstige prijsstelling van diensten die wij of zij willen verkopen of van plan zijn te verkopen. Of de onderling afgestemde weigering van klanten. • Corio heeft het recht om klanten te selecteren. Dit recht kan alleen zonder suggestie van concurrenten of andere klanten worden uitgeoefend.
Je mag ook niet handelen in financiële instrumenten - wederom van Corio of een ander bedrijf - als je hiermee de illusie creëert dat je toegang hebt tot prijsgevoelige informatie of als dergelijke transacties jezelf of het bedrijf in diskrediet (kunnen) brengen.
Voorbeelden van koersgevoelige informatie
Het verhandelen van financiële instrumenten met voorkennis is niet alleen een schending van een interne Corio regel, maar een inbreuk op de Nederlandse Wet op het financieel toezicht. Raadpleeg altijd onmiddellijk de Corporate Compliance Officer als je twijfelt. Contactgegevens voor de Corporate Compliance Officer zijn te vinden op pagina 29.
- overnames en verkoop van
2.1.4. Het delen van informatie Als Corio werknemer heb je toegang, afhankelijk van je positie, tot informatie over Corio en haar partners in de ruimste zin. Deze informatie, waaronder know-how, wordt verder aangeduid als “Bedrijfsinformatie”. Er wordt van je verwacht zorgvuldig te handelen met Bedrijfsinformatie in al je interne en externe contacten, zowel professioneel als privé. Het uitgangspunt is dat Bedrijfsinformatie geheim blijft. Bedrijfsinformatie wordt alleen gedeeld op een need-to-know-basis. Hetzelfde geldt voor zijn externe distributie.
- financiële resultaten - kwartaal overzichten
bedrijfsonderdelen
Als werknemer van Corio heb je natuurlijk recht op je eigen mening. Deze meningen kunnen met volledige openhartigheid intern worden besproken. Echter, om een uniforme boodschap over te brengen, wordt alleen de Corio visie extern gecommuniceerd. Dit ter dekking van de integriteit van de onderneming ten aanzien van externe partijen, alsook voor de collega’s waar je leiding aan geeft en waarmee je samenwerkt. Het delen van bedrijfsinformatie vereist speciale aandacht. Door ons doen en laten kunnen we schade toebrengen aan Corio en de belangen van haar klanten. Het is uiterst belangrijk dat je je hiervan bewust bent en dat je zowel binnen als buiten de werkomgeving integer handelt. 2.1.5. Delen van informatie met de media Het is van belang dat we de goede naam van Corio niet schaden op de markt. Als je wordt benaderd door de media ten aanzien van Corio en onze activiteiten, moet je hen direct doorverwijzen, zonder eigen commentaar, naar de woordvoerder(s) van de Business Unit waar je werkt. Zelfs als je betrokken bent bij het gevraagde onderwerp moet je hen doorverwijzen. Contactgegevens voor de woordvoerder van jouw Business Unit zijn te vinden op pagina 29.
2.2. De marktplaats 2.2.1. Derden We zijn selectief en behoedzaam in het aangaan van onze zakelijke relaties. Daarom maken we gebruik van een screening procedure om te beoordelen of mensen of bedrijven mensenrechten schenden of zich bezig houden met criminele of sociaal onaanvaardbare zakelijke praktijen. Let er bij het aanbieden van services aan klanten op dat hun activiteiten maatschappelijk aanvaardbaar zijn en de mensenrechten respecteren. Dit geldt ook voor derden die door Corio worden ingehuurd. Als je bij een klant twijfelt of zijn activiteiten aanvaardbaar zijn binnen de toepasselijke wet- en regelgeving of de Code treedt dan in overleg met je leidinggevende om na te gaan of een relatie mag worden aangegaan met deze klant. Als de klant een bestaande zakelijke relatie is, kunnen wij ervoor kiezen om de zakelijke relatie te beëindigen. 2.2.2. Gebruik van informatie Naast het zorgvuldige gebruik van informatie moeten wij ook letten op andere handelingen, of het nalaten hiervan, die Corio, haar klanten en jezelf schade (kunnen) berokkenen. Zelfs de schijn van onzorgvuldig handelen moet worden vermeden. 2.2.3. Nevenfuncties Nevenfuncties in andere organisaties kunnen bijdragen aan de kwaliteit van onze diensten en onze reputatie. Deze posities mogen echter niet in strijd zijn met de belangen van Corio of haar reputatie, onafhankelijkheid, professionaliteit of integriteit in gevaar brengen. Het is Corio werknemers dus niet toegestaan, al dan niet tijdens werkuren, zonder of met vergoeding, nevenfuncties aan te nemen met een zakelijke karakter, in onroerend goed of andere sectoren, tenzij er voorafgaande schriftelijke toestemming word gegeven door de directie van de Business Unit waar je werkt. Bestaande nevenfuncties zullen worden bijgehouden door je lokale Human Resources afdeling.
Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om zakelijke besprekingen te voeren met klanten of contracten te ondertekenen op ongewone locaties, behalve als hierover voorafgaande toestemming is gegeven door je directe leidinggevende.
2.2.4. Privé transacties met klanten en familie Je moet vrij van privé, zakelijke en persoonlijke belangen handelen met je relaties en / of familieleden / kennissen en objectief te werk gaan zonder vooringenomenheid. Je zult dus geen privé transacties met relaties van Corio aangaan als dit de schijn van oneigenlijke invloed oproept. Je privétransacties met relaties van Corio moeten gebaseerd zijn op marktconforme voorwaarden.
Voorbeeld uitnodiging:
Er staat duidelijk in je 2.2.5. Acceptatie giften en wederdiensten agenda aangegeven Je mag geen giften of wederdiensten aannemen die je worden aangeboden op grond van je wanneer je bent op de zakelijke positie of in verband met een transactie als dit zou kunnen leiden tot de schijn van ingegaan uitnodiging van een ongeoorloofde beïnvloeding. klant.
2.2.6. Uitnodigingen voor lunches, diners, uitstapjes etc. Uitnodigingen voor lunches, diner enz. die niet buitensporig zijn worden toegestaan, maar je moet hier openlijk mee omgaan. Uitnodigingen voor buitensporige lunches, diners enz. zullen niet worden aangenomen of je dient van tevoren contact op te nemen met je directe leidinggevende over aanvaarding van de uitnodiging. 2.2.7. Omkoping en corruptie Het geven van een standaard Corio relatiegeschenk is natuurlijk toegestaan. Je mag geen andere giften of wederdiensten aanbieden aan klanten als dit de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding creëert. Je moet van tevoren contact opnemen met je direct leidinggevende voor het geven van buitensporige lunches, diners of relatiegeschenken buiten de standaard Corio geschenken. Corio verbiedt vanzelfsprekend omkoping bij de uitvoering van haar activiteiten in ieder land waarin zij actief is. Je bent verplicht om strikt te voldoen aan de nationale en internationale anticorruptie wetten en regelgeving.
Voorbeeld omkoping:
Omkoping kan verschillende vormen aannemen, waaronder betalingen of andere waardevolle objecten of diensten.
Steekpenningen, smeergeld of andere steunbetalingen in een poging om het handelen van een ambtenaar of andere functionaris te beïnvloeden zullen niet worden getolereerd en zijn strikt verboden. Dit verbod strekt zich uit tot het betalen van consultants, agenten of enige andere tussenpersoon als je weet of reden hebt te geloven dat een deel van de Als je wordt betaling zal worden gebruikt voor omkoping of beïnvloeding. 2.2.8. Politieke bijdragen Corio neemt een onafhankelijke positie in bij politieke kwesties en doet derhalve niet aan financiering van politieke organisaties en partijen en vermijdt betrokkenheid bij de partijpolitieke vragen. Dit weerhoudt ons er niet van om bereidwillig samen te werken met de overheid op verschillende vlakken, bijvoorbeeld bij het plannen en uitvoeren van ontwikkelingsprojecten. 2.2.9. Zaken doen Corio zet zich in voor de uitvoering van haar activiteiten in een open, krachtige en concurrerende manier. Elke activiteit die deze verbintenis ondermijnt is onaanvaardbaar en kan illegaal zijn. Daarom moeten alle aankopen en verkopen strikt worden overwogen op basis van efficiëntie, prijs, kwaliteit, service en geschiktheid.
geconfronteerd met een verzoek tot omkoping moet je dit onmiddellijk melden aan je leidinggevende en de Corporate Compliance Officer. Contactgegevens voor de Corporate Compliance Officer zijn te vinden op pagina 29.
2.3. Werkplek 2.3.1. Clean desk policy Je bent verantwoordelijk voor de geheimhouding van bedrijfsinformatie en om ervoor te zorgen dat deze niet zonder goedkeuring wordt verspreid. Corio heeft daarom een ‘clean desk policy’, om nog niet openbare Bedrijfsinformatie niet gemakkelijk toegankelijk te maken voor mensen buiten de werknemer(s) en/of partner(s) van Corio. Objecten zoals bestanden, documenten, USB-sticks, cd-roms en alle andere gegevens die vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten moeten worden opgeborgen na gebruik en vooral na werktijd. 2.3.2. Gebruik van Corio eigendom Je moet Corio eigendom met de nodige zorg onderhouden. Met uitzondering van het beperkte privégebruik van Corio e-mail zoals beschreven in Corio’s IT-beleid (bijgevoegd als Bijlage I) mag eigendom van Corio niet worden gebruikt voor je eigen doeleinden zonder voorafgaande toestemming van je direct leidinggevende. Eigendom van Corio omvat niet alleen de vaste activa, zoals computer hardware, maar ook computerprogramma's en vertrouwelijke informatie. 2.3.3. Gebruik van elektronische media Via haar netwerk stelt Corio je in staat gebruik te maken van dataopslag, e-mail en het internet. Toegang is door middel van een gebruikersnaam (loginnaam) en wachtwoord. Deze zijn gebonden aan de individuele persoon en mogen niet worden doorgegeven. In uitzonderlijke omstandigheden kun je deze doorgeven aan een collega, onder de voorwaarde dat dit expliciet is toegestaan door je direct leidinggevende en niet is onderworpen aan beperkingen van de netwerkbeheerder. Uiteraard blijf je zelf verantwoordelijk. Met oog op de risico's van het gebruik van internet en e-mail, wordt er van je verwacht dat je professioneel en integer handelt. Het is niet toegestaan de apparatuur, programma’s, databanken en andere dataverzamelingen/gegevenscompilaties te gebruiken buiten de vereisten van je werk, tenzij dergelijk gebruik wordt toegestaan door de Code. Hetzelfde geldt voor het ongeoorloofd kopiëren van programma's, cd's, dvd's, video's, games, enz. via Corio. Dit geldt voor zowel tijdens als buiten de normale kantooruren, ook wanneer je vanuit huis werkt. Verdere voorwaarden van Corio over het gebruik van elektronische media worden nader uitgelegd in Corio’s IT Beleid (bijgevoegd als Bijlage I). 2.3.4. Onaanvaardbaar gedrag Corio wil al haar werknemers een veilige en aangename werkplek bieden. Ongewenst gedrag zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie wordt niet geaccepteerd. Verdere informatie omtrent onaanvaardbaar gedrag kun je vinden in het Memorandum Ongewenst Gedrag (Bijlage II).
2.4. De gemeenschap 2.4.1. Milieubewustzijn Wij erkennen een verantwoordelijkheid voor behoud (en waar mogelijk verbetering) van ons leefmilieu onder andere door verantwoord gebruik te maken van natuurlijke hulpbronnen en de reductie van afval en CO2-uitstoot. Deze verantwoordelijkheid wordt beschouwd als een mogelijkheid om een positieve bijdrage aan het herstel van de bebouwde omgeving te leveren. Dat betekent dat wij, mede in het belang van onze ‘stakeholders’, bewust milieuvriendelijke beslissingen nemen als het gaat om onze zakelijke activiteiten. Raadpleeg het MVO-beleid van Corio voor meer informatie (bijgevoegd als Bijlage III). Corio neemt de verantwoordelijkheid voor het verminderen van de negatieve milieueffecten die toe te schrijven zijn aan zakelijke vliegreizen door middel van voorlichting, het regelen van alternatieven voor dergelijke reizen en, indien nodig, compensatie van deze uitstoot. Wij recyclen ons kantoorafval ter vermindering van onze hoeveelheid afval. Daarnaast minimaliseren we het gebruik van energie (computer, verlichting enz.) met de bedoeling Corio’s ecologische voetafdruk te verminderen. We streven daarom ook naar een wagenpark met milieuzuinige A-en B-label auto's. In je dagelijkse werk wordt er van je verwacht milieubewustzijn te bevorderen in onze winkelcentra en op je werkplek. Dat betekent dat je moet letten op duurzaamheid en dat je elk jaar in nauwe samenwerking met je collega's hogere normen nastreeft. Het duurzaamheidniveau van onze winkelcentra en lokale kantoren kan alleen worden verhoogd wanneer rekening wordt gehouden met de wensen en eisen van de lokale gemeenschappen en je collega’s. 2.4.2. Universele principes die wij uitdragen Corio houdt zich aan de beginselen van internationale organisaties die wij als relevant voor ons bedrijf beschouwen. Het bouwen van duurzame markten, de bestrijding van corruptie, de bescherming van het milieu en sociale integratie wordt steeds belangrijker voor de duurzame waarde van onze bedrijfsvoering. Het is vanzelfsprekend om als bedrijf te investeren in het creëren van een gezond milieu, om zo risico's te minimaliseren en nieuwe zakelijke kansen te creëren door opkomende markten te ondersteunen. Wij steunen de beginselen van de Global Compact van de Verenigde Naties en zien mensenrechten als fundamenteel bedrijfsbeginsel. Daarnaast beamen wij de principes van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO). Deze staan voor de parallelle economische ontwikkeling van een bedrijf en van het land waar het gevestigd is. Wij ondersteunen de uitgangspunten van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), die zich inzet voor duurzame economische groei.
3.
Melding overtreding
Melden van een (vermoedelijke) overtreding We moeten elkaar houden aan deze Code en daarom is het noodzakelijk om vragen te stellen en mogelijk falen van Corio om zich aan de Regels te houden te melden. Als een bepaalde situatie niet is beschreven, maar in strijd is met de essentie van de Code, dient de werknemer eerst te overleggen met de Corporate Compliance Officer. De raad van bestuur van de desbetreffende Business Unit zal - in overleg met de Corporate Compliance Officer - beslissen in welke mate de Code van toepassing is. Contactgegevens voor de Corporate Compliance Officer zijn te vinden op pagina 29. Je bent verplicht elke vermeende overtreding van de Code door een Corio werknemer of Corio partner volgens de beschreven procedure direct te melden (ook bekend als het "Klokkenluiderreglement" bijgevoegd als Bijlage IV). Hieronder vind je een vereenvoudigde versie van de procedure. Voor meer details verwijzen wij je naar het Klokkenluiderreglement: 1. Als werknemer ben je verplicht om melding te maken van een (vermoedelijke) overtreding van de Code aan je leidinggevende. Als je dit liever niet meldt aan je leidinggevende, kun je verslag doen van de (vermoedelijke) overtreding bij de vertrouwenspersoon van je Business Unit. Contactgegevens voor je lokale vertrouwenspersoon zijn te vinden op pagina 29. Corio partners zijn verplicht om melding te doen van (vermoedelijke) schendingen van de Code bij de vertrouwenspersoon van de betrokken Business Unit. 2. De leidinggevende of vertrouwenspersoon zal de voorzitter van de Raad van Bestuur van Corio N.V. op de hoogte stellen, tenzij de zaak betrekking heeft op een lid van de Raad van Bestuur van Corio N.V., in welk geval de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Corio N.V. wordt ingelicht. 3. De Raad van Bestuur van Corio N.V. zal een onderzoek instellen. In het geval de zaak betrekking heeft op een lid van de Raad van Bestuur van Corio N.V. zal de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Corio N.V. het onderzoek instellen. Het is belangrijk op te merken dat Corio in bepaalde gevallen verplicht is om (vermoedelijke) overtredingen te melden aan de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Dit staat beschreven in Corio’s incidentenbeleid, bijgevoegd als Bijlage V. Resultaat van een schending Een schending van de Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen die, afhankelijk van de ernst van de overtreding, kunnen variëren van een berisping tot onmiddellijk ontslag in de zwaarste gevallen. Dit gaat samen met de restitutie van mogelijk voordeel verkregen door de werknemer / partner en / of kennisgeving aan de gerechtelijke autoriteiten, indien er reden is om dit te doen.
OVEREENKOMST CORIO WERKNEMERS
Ondergetekende verklaart dat hij/zij heeft kennis genomen van de Corio gedragscode en haar bijlagen en in overeenstemming hiermee zal handelen.
Naam: ……………………………………………………..
Datum: ……………………………………………………..
Handtekening: ……………………………………………
Bijlage I – Corio IT beleid Corio beleid inzake gebruik van IT middelen 1.
Algemene gebruiksvoorwaarden
Het volgende is in het bijzonder niet toegestaan:
• Het op internet plaatsen
Dit beleid is van toepassing op alle Corio IT-middelen in brede zin, zoals de werkplek PC’s , laptops, PDA’s, fototoestellen, telefoons, alsmede Corio servers die op afstand gebruikt worden, bijvoorbeeld via een thuiswerkplek. Installatie, aanpassing of wijziging van software wordt uitsluitend uitgevoerd door Corio’s IM Afdeling. Het is daarom niet toegestaan om software op je Corio computers te • installeren of te kopiëren, ongeacht de aard en omvang. Je mag ook niet bestaande software wijzigen of aanpassen. Dit geldt in de ruimste zin van het woord, behoudens de • uitzondering als vermeld in deze bijlage Als je informatie en / of berichten ontvangt of als deze worden aangeboden en niet zijn toegestaan op grond van deze regeling dan moet je dit melden aan het hoofd van IM of je • leidinggevende. •
2.
Internetgebruik
van informatie van en / of over Corio of haar klanten. Of op andere wijze informatie verspreiden zonder toestemming van Corio; Toegang tot nietopenbare bronnen op het internet zonder vergunning; Het opzettelijk en zonder toestemming wijzigen of vernietigen van informatie toegankelijk via het internet; Om anderen lastig te vallen. Een bezoek aan internet chat rooms. Eigen online e-mail accounts zijn alleen te bezoeken tijdens de lunchpauze of na de kantooruren
Het internet moet op een professionele manier worden gebruikt: voor het raadplegen van werkgerelateerde content (bijv. Youtube video’s over winkelcentra, interview, persconferenties .e.d ). Beperkt privégebruik van het internet is toegestaan, mits dit de bedrijfsactiviteiten niet stoort en de bepalingen van dit reglement in aanmerking worden genomen. Het is bijvoorbeeld toegestaan een klein document voor een persoonlijke afspraak van het internet af te drukken. Het is toegestaan om tijdens je lunchpauze of buiten werktijd voor privédoeleinden of studie te zoeken naar bepaalde informatie op het internet. Websites mogen niet worden bezocht, gedownload of verspreid als het gaat om onacceptabele persoonlijke doeleinden (zie kader).
Voorbeeld emailgebruik:
Onacceptabele persoonlijke doeleinden zijn bij voorbeeld het spelen of downloaden van spelletjes, gokken of Het volgende is in het deelnemen aan kansspelen, het bijhouden van een persoonlijk, werk-gerelateerd dagboek ("blogging"), het bijzonder niet toegestaan: bezoeken van chat rooms, luisteren naar online muziek, online TV kijken en andere online video-toepassingen ('streaming media') • Het verzenden of
Bovendien is het bezoeken van websites die de reputatie van Corio kunnen schaden niet toegestaan. Dit zijn bijvoorbeeld websites met een racistisch, pornografisch, discriminerend of anderszins beledigend karakter. 3.
•
Corio E-mailgebruik
Corio e-mail moet worden gebruikt in de context van werk gerelateerde activiteiten. Beperkt privégebruik van e-mail is toegestaan, mits dit niet leidt tot een verstoring van de bedrijfsactiviteiten en de bepalingen in dit Corio IT beleid worden nageleefd. E-mail mag niet worden gebruikt voor onacceptabele persoonlijke doeleinden of als dit de reputatie van Corio schade kan berokkenen (zie ook bovenstaande kader). Een mailmap met het etiket 'private' is gecreëerd om privé e-mails in te slaan. Je mag korte privé e-mails versturen tijdens kantooruren als het bijvoorbeeld gaat om het bevestigen van een afspraak.
•
• •
doorsturen van anonieme berichten of onder een fictieve naam; Om beelden of film aan emails te bevestigen of te openen – tenzij dit voor zakelijke doeleinden is. Dit is alleen toegestaan indien deze van een betrouwbare bron komen; Het verzenden of doorsturen van ketting e-mails; Om anderen lastig te vallen. Het organiseren van een (persoonlijke) feestje tijdens kantooruren
Alle e-mail opslag wordt door Corio beschouwd als zakelijke informatie en is te allen tijde eigendom van Corio en staat tot haar beschikking. Hiervan uitgezonderd zijn de emails die door de medewerkers in de map “private” worden bewaard. Corio kan beperkingen stellen aan de omvang van dergelijke opgeslagen privé e-mails. 4.
Corio dataopslag
De computersystemen van Corio mogen in beperkte mate worden gebruikt voor de opslag voor privédoeleinden op voorwaarde dat de bepalingen in dit Corio IT beleid worden nageleefd. Gegevens voor privédoeleinden moeten worden opgeslagen in een persoonlijke opslagruimte in een map met het label 'private'. De omvang van deze map kan worden beperkt door Corio. Deze privémap mag alleen statische gegevens bevatten en geen programmabestanden, scripts of andere uitvoerbare bestanden. Auteursrechtelijk beschermde gegeven, waaronder beeld, film en muziek, mogen niet zonder toestemming op de Corio computers worden geplaatst. Ook niet tijdelijk. Alle gegevens buiten de privémap worden door Corio beschouwd als zakelijke informatie, zal te allen tijde eigendom blijven Corio en staan tot haar vrije beschikking. Corio geeft geen garantie voor de continuïteit en de permanente beschikbaarheid van gegevens in de privémap. 5.
Corio agendagegevens
Agenda’s voor zakelijke afspraken kunnen elektronisch worden bewaard in het Corio computer systeem. Iedere particuliere afspraak in de agenda moet als zodanig worden gemarkeerd. Alle informatie die niet staat gemarkeerd als privé zal worden beschouwd als zakelijke informatie en zal te allen tijde ter beschikking staan van Corio. Alle afgedane agendagegevens kunnen worden verwijderd door Corio om opslagruimte vrij te maken. 6.
Gebruik van mobiele telefoons, PDA’s en iPhones
Mobiele telefoons, PDA’s en iPhones welke door Corio ter beschikking van medewerkers worden gesteld zijn in principe bestemd voor zakelijk gebruik. Beperkt privé gebruik van deze toestellen is toegestaan. Voor alle toepassingen die kosten met zich meebrengen (bijvoorbeeld draadloos internet, downloaden, telefoneren of video-telefoneren) zal de medewerker het privé gebruik beperkt houden. Corio kan een medewerker hierop aanspreken. De volgende uitzondering gelden speciaal voor PDA’s/iPhones, • •
• • •
Beperkte wijzigen van de inrichting zijn toegestaan. Corio kan te allen tijde de oorspronkelijke instelling herstellen. Het aanbrengen van wijzigen in het operating system (bijv. “Jailbreak” van de iPhone) is niet toegestaan. Dit kan leiden tot onbruikbaar worden van de PDA/iPhone. Eventuele schade hierdoor ontstaan wordt op de medewerker verhaald. Aansluiten aan andere netwerken dan door Corio is ingesteld, is niet toegestaan. Met uitzondering van een privé netwerk van de medewerker en expliciet door Corio toegestane netwerken. Aansluiten van privé email boxen is toegestaan. Op de PDA/iPhone mogen beperkt App’s geïnstalleerd worden. De kosten van dergelijke app’s zijn voor eigen rekening en worden niet door Corio vergoed.
• •
Het koppelen van de PDA/iPhone aan privé computers t.b.v. het overbrengen van bestanden is toegestaan. Installeren van muziek, foto’s, e-books en andere bestanden is toegestaan.
Dit alles onder de voorwaarden dat: • • • • 7.
het zakelijk gebruik niet wordt verstoord; het privé gebruik beperkt blijft; er geen auteursrechten worden geschonden; het de reputatie van Corio niet schaadt.
Apparatuur buiten kantoor
Bij alle apparaten die de medewerker buiten het kantoor meeneemt, zoals laptops, PDA’s/iPhones, fototoestellen en telefoons, geldt dat de medewerker gehouden is dit op een veilige wijze te doen, zodanig dat er geen verlies of onbedoeld verspreiden van Coriogegevens kan plaatsvinden. Hiertoe door Corio aangebrachte beveiligingen mogen niet worden uitgeschakeld of omzeild. Zodra apparatuur zoek raakt of de medewerker het slachtoffer wordt van diefstal van apparatuur, zal de medewerker Corio hiervan onverwijld in kennis stellen. 8.
Controle
In principe registreert het Corio systeem alle verrichtingen in de systemen en netwerken. Indien gewenst, kan de netwerkbeheerder informatie geven over de wijze waarop deze opname wordt uitgevoerd. Dit geldt ook voor het gebruik van het internet. Inkomend internet en e-mail verkeer wordt gescand op virussen. Als een e-mail een virus blijkt te bevatten wordt deze automatisch gestopt. De afzender en ontvanger worden op de hoogte gesteld. Als er een e-mail is ontvangen die mogelijk een virus bevat, moet de ontvanger zonder vertraging de IM-afdeling van de Business Unit waar hij of zij werkt hiervan op de hoogte stellen. Als het vermoeden bestaat dat een werknemer of een groep van werknemers illegaal of in strijd is met dit reglement handelt of handelen, kunnen er gedurende een bepaalde periode specifieke controles worden uitgevoerd. Deze zullen voornamelijk betrekking hebben op e-mail en internet verkeer. Computer harde schijven zullen uitsluitend worden gecontroleerd als dit nodig is om het doel van het onderzoek in kwestie te bereiken. Zou Corio, om welke reden dan ook, de inhoud van privé e-mails willen bekijken, dan zal dit uitsluitend gebeuren in de aanwezigheid van de betrokken werknemer of een door hem of haar aangestelde vertrouwenspersoon. De redenen voor dit onderzoek moeten van tevoren worden mede gedeeld aan de werknemer, tenzij dit onnodig afbreuk doet aan het onderzoek. Persoonsgegevens in verband met e-mail en internet gebruik zullen alleen worden opgenomen in het kader van de doeleinden die in dit gedeelte van dit reglement zijn vastgelegd. Persoonlijke gegevens die zijn opgenomen in overeenstemming met deze doeleinden zullen niet langer dan twaalf maanden door Corio worden opgeslagen, tenzij het voor nader onderzoek noodzakelijk is de gegevens voor een langere periode op te slaan. 9.
Het verlaten van Corio
Bij het uit dienst treden bij Corio zullen privé e-mails en gegevens op verzoek ter beschikking worden gesteld aan de werknemer.
Bijlage II – Memo ongewenst gedrag Ongewenst gedrag Inleiding Corio wil (en is verplicht) haar medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires, interimmers en medewerkers van partijen die binnen de verschillende vestigingen werkzaam zijn, zoveel mogelijk beschermen tegen ongewenst gedrag en de nadelige gevolgen daarvan. De meest bekende vormen van ongewenst gedrag zijn: seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. Corio richt zich zowel op het voorkómen van ongewenst gedrag als de zorg voor de opvang van medewerkers wanneer zich toch iets heeft voorgedaan. Preventie Voorkomen is beter dan genezen. Een preventief beleid vraagt om inzicht in de risicofactoren inzake ongewenst gedrag. Tijdens de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) van 5 september 2003 is geconstateerd dat er bij Corio geen verhoogd risico op confrontatie met intimidatie, agressie, geweld of andersoortige schokkende gebeurtenissen is. Op grond van artikel 3 lid 2 van de Arbowet dient de werkgever, binnen het algemene arbobeleid, een beleid gericht op voorkoming en indien mogelijk een beperking van psychosociale arbeidsbelasting te voeren. Psychosociale arbeidsbelasting wordt in artikel 1 van de Arbowet als volgt gedefinieerd: “de factoren seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk in de arbeidsrelatie die stress teweeg brengen.” Ter verduidelijking worden hieronder de meest voorkomende vormen van psychosociale arbeidsbelasting genoemd. Seksuele intimidatie Onder seksuele intimidatie wordt onder meer verstaan: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard, waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: • • •
Onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een medewerker; Onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een medewerker, wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze medewerker raken; Dergelijk gedrag heeft ten doel de werkprestaties van een medewerker aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, danwel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een medewerker worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd.
Het begrip seksuele intimidatie dient subjectief te worden opgevat. Lijstjes met gedragingen die als seksuele intimidatie gekwalificeerd worden, kan men derhalve niet maken. Er is sprake van seksuele intimidatie wanneer bepaald gedrag door een medewerker wordt ervaren als ongewenste, seksueel getinte aandacht, waarbij niet zozeer de bedoelingen van de lastigvaller doorslaggevend zijn, maar met name het effect van bepaalde gedragingen op een collega. Niet de zender van de boodschap, maar de ontvanger bepaalt wat gewenst en ongewenst is. Agressie en geweld Agressie en geweld krijgen in de maatschappij steeds meer aandacht. Onder agressie wordt onder meer verstaan: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt
lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Hierbij valt te denken aan: • •
schoppen, slaan of gooien met voorwerpen, maar ook schelden, treiteren, bedreigen (verbaal of met wapens) of vernielingen; misbruik maken van moderne communicatiemiddelen zoals computers en mobiele telefoon.
Pesten op het werk Pesten op het werk komt in velerlei vormen voor, het kan gaan om: • • • • •
Sociaal isoleren (opzettelijk negeren); Iemand het werken onaangenaam maken; Bespotten; Roddelen; Bedreigen.
Discriminatie Het is bij wet verboden een onderscheid te maken naar ras, nationaliteit, geloof, leeftijd, sekse of seksuele geaardheid. Ondanks dit verbod komt discriminatie veel voor. Uitingen hiervan zijn soms heel direct en verbaal en/of fysiek gericht. De subtielere vormen van discriminatie zijn ook kwetsend. Soms worden medewerkers genegeerd of juist overdreven positief benaderd. Wat kan een medewerker doen? Medewerkers die worden geconfronteerd met ongewenst gedrag hebben vaak behoefte aan opvang, een luisterend oor. Daarnaast kan ondersteuning van belang zijn bij het oplossen van de ongewenste situatie indien deze nog actueel is. Tot slot is het van belang dat getroffen medewerkers beschermd worden tegen de nadelige gevolgen van de ongewenste bejegening die ze meemaakten. Ondersteuning kan worden gezocht bij de leidinggevende maar voor opvang en begeleiding adviseren wij onze leidinggevenden deze neer te leggen bij de vertrouwenspersoon. Deze vertrouwenspersoon is getraind in de opvang van medewerkers na intimiderende confrontaties. Uiteraard kan de medewerker voor ondersteuning ook direct bij de vertrouwenspersoon terecht. Door Corio is Gerie Timmermans, HR Director, aangesteld als vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag. Een protocol vertrouwenspersoon is te vinden op intranet onder ‘Organisatie’. Daarnaast heeft de medewerker de mogelijkheid om gebruik te maken van het open spreekuur bij ArboNed. Het open spreekuur is een dienst die Corio bij ArboNed afneemt. Alle omstandigheden op het werk die eventueel tot verzuim kunnen leiden, kunnen tijdens het spreekuur ter sprake komen. Klachten en vragen over de invloed van werk of werkomstandigheden op de gezondheid kunnen besproken worden. Het kan daarbij om problemen van fysieke (lawaai, onvoldoende ventilatie, slechte bureaustoelen) of van psychische (werksfeer, te hoge werkdruk, seksuele intimidatie) aard gaan. Meer informatie hierover is te vinden op de HRD-pagina van intranet. Een procedure incidenten/ongevallen en klachtenregeling [is inmiddels] of [zal in de loop van dit jaar, 2010, worden] gerealiseerd en op de HRD-pagina van intranet worden geplaatst. De gedragscode ten aanzien van dit onderwerp is in te zien op intranet onder ‘Organisatie’.
Bijlage III – Corio MVO beleid Beleid ten aanzien van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Bij Corio zijn we ons ervan bewust dat onze zakelijke activiteiten gevolgen hebben voor economie, maatschappij en milieu. Daarom maakt Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in al zijn aspecten deel uit van onze langetermijnstrategie, niet alleen in de dagelijkse besluitvorming, maar ook in ons investeringsbeslissingen. We zijn ervan overtuigd dat onze aanpak toegevoegde waarde oplevert voor het bedrijf en de belanghebbende partijen. Corio moet zich houden aan nationale wetgeving en Europese regelgeving, maar hanteert op het vlak van milieu- en sociale kwesties nog strengere normen. Door de geboekte vooruitgang regelmatig tegen het licht te houden en tevens de belanghebbende partijen in het proces te betrekken, bereiken we voortdurend verbeteringen. De basis van ons MVO-beleid is: * Het bieden van favoriete ontmoetingsplekken voor onze medewerkers – zij zijn immers cruciaal voor het succes van Corio. We willen talent aan het bedrijf binden en stellen ons de taak dit talent ook te behouden. We zijn namelijk van mening dat dat van vitaal belang is voor de ontwikkeling van Corio als bedrijf en voor zijn concurrentiepositie. Zodoende verzekeren we ons van continuïteit op de lange termijn, zowel voor wat betreft onszelf alsook de belanghebbende partijen. We willen het leiderschap van ons bedrijf in het algemeen en ons management in het bijzonder verder ontwikkelen, om zo de naamsbekendheid van Corio binnen de onroerendgoedsector en tevens onze reputatie als werkgever te versterken. Om die reden krijgen onze medewerkers alle gelegenheid om hun kennis, vaardigheden en competenties verder uit te bouwen en zo het beste uit zichzelf te halen. Corio investeert ook in een gezonde, veilige en prettige werkomgeving. We onderschrijven de uitgangspunten van de Verklaring inzake de fundamentele principes en rechten op het werk , als geformuleerd door de International Labour Organisation (ILO). * Het bijdragen aan het welzijn van onze (potentiële) bezoekers en klanten, door hun het gevoel te geven dat ze erbij horen: een favoriete ontmoetingsplek in het hart van hun gemeenschap. We zijn van mening dat we een verantwoordelijkheid hebben op het sociale vlak en met betrekking tot het milieu tegenover de gemeenschappen waar we werkzaam zijn en dragen daarom bij aan gezonde en veilige leefomstandigheden. We hechten grote waarde aan de veiligheid, huurderssamenstelling, diensten en activiteiten en integreren deze wensen in het beleid van het centermanagement. We organiseren regelmatig evenementen en activiteiten – een speerpunt van het centermanagement beleid – met daarbij speciale aandacht voor kinderen in het algemeen en duurzaamheidsvraagstukken in het bijzonder. We werken ook aan het terugdringen van het gebruik van water en energie en de productie van afval, wat de gezondheid van de gemeenschap ten goede komt. Consumenten, bezoekers en bewoners ervaren dit als prettig en zij vinden dan ook dat Corio toegevoegde waarde brengt aan de lokale gemeenschap. Dit schept loyaliteit en we verwachten dat zodoende onze naamsbekendheid en reputatie verder worden versterkt. * We zetten ons in om huurders tevreden te houden door pro-actief met hen in gesprek te treden over milieu-, gezondheids- en veiligheidskwesties en naar hun specifieke behoeftes en problemen te luisteren. We stellen een goede relatie met onze huurders zeer op prijs. Daarom helpen we hen te bereiken wat ze nastreven en vervolgens oplossingen te vinden waar beide partijen baat bij hebben. Hierbij hoort ook het adviseren van huurders over de beste wijze om aan de
om zodoende kosten te besparen. Omdat we aan hun wensen tegemoetkomen en onszelf (jaarlijks) nieuwe doelen stellen, zorgen wij er voor dat de huurders in onze centra zich tevreden en gestimuleerd voelen. Door middel van vergaderingen, nieuwsbrieven, onze website en het jaarverslag verschaffen we onze huurders inzicht in de MVO-doelen. Vooruitlopend op de verwezenlijking van Corio green leases (groene huurcontracten) slaan we de handen met onze huurders ineen op het gebied van MVO en waar mogelijk combineren we strategieën en maatregelen. Als alle betrokken partijen samenwerken, is een winkelcentrum meer dan de som van de afzonderlijke winkels. * Duurzaamheid beschouwen we als een belangrijke factor in de zakelijke relatie met onze leveranciers. We introduceren en combineren onze MVO-strategieën om zo met bestaande leveranciers tot duurzame innovatie te komen en stellen MVO-gerelateerde eisen aan nieuwe leveranciers om zodoende ketenverantwoordelijkheid te bereiken. We zijn van mening dat, door samen te werken met bestaande leveranciers en hen aan te sporen hun zakelijke processen zo verantwoord mogelijk in te richten, we ook verderop in de keten van leveranciers een verschil kunnen maken. We stellen eisen aan nieuwe leveranciers door hen delen van de Corio Gedragscode te laten ondertekenen. Zo willen we hen overtuigen van onze visie op milieubewust gedrag en verantwoorde arbeid. Als zij de zakelijke betrekking met ons voort willen zetten, moeten ze hetzelfde met hun eigen partners doen; zo bereiken we ketenverantwoordelijkheid. Door het instellen van formele klachtenprocedures willen we de relatie met onze leveranciers verder uitbouwen; dat is immers een belangrijke stap in het verwezenlijken van betrouwbare zakelijke relaties en duurzame innovatie. * We werken voortdurend aan de vermindering van de milieuimpact van onze activiteiten en besteden aandacht aan het meer milieubewust maken van alle betrokken partijen. We voelen ons verantwoordelijkheid voor de leefomstandigheden in het verzorgingsgebied van onze winkelcentra. Daarom streven we naar verlaging van de CO2uitstoot en vermindering van het energie- en waterverbruik en de afvalproductie in onze centra. Dit streven komt voort uit de ethische norm die we onszelf hebben gesteld, de eisen van onze huurders en het belang van de consument. Corio heeft er ook economisch baat bij, omdat dit ons en onze klanten kosten bespaart. We stellen ons een jaarlijkse verkleining van onze milieu impact ten doel. Dit vergt investeringen en een bewustzijn hiervoor bij (her)ontwikkeling en technische en locatiespecifieke zaken. Omdat de vermindering die we voor ogen hebben zowel de gemeenschappelijke gedeelten van onze winkelcentra alsook de verhuurde ruimtes betreft, moeten we bij de huurders het bewustzijn vergroten en met ze samenwerken. Alleen samen kunnen we komen tot duurzame winkelcentra.
Bijlage IV - Klokkenluiderreglement REGELING INZAKE HET OMGAAN MET EEN VERMOEDEN VAN EEN MISSTAND ________________________________________________________________________ Hoofdstuk 1 | Definities Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: • • • • • • •
de werknemer: degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van de vennootschap en haar groepsmaatschappijen daaronder dus ook begrepen oproepkrachten, uitzendkrachten, freelancers en stagiaires; de vennootschap: Corio N.V. en haar dochtervennootschappen; de voorzitter van de Directie: de voorzitter van de Directie van Corio N.V. ; de voorzitter van de Raad van Commissarissen: de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Corio N.V. ; leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de werknemer; vertrouwenspersoon: degene die door de voorzitter van de Directie is aangewezen om als zodanig voor de vennootschap en haar groepsmaatschappijen te fungeren; een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de onderneming, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; d. een schending van binnen de onderneming geldende gedragsregels opgenomen in de Gedragscode; of e. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.
Hoofdstuk 2 | Procedure Artikel 2 1.
Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 4 lid 2, meldt de werknemer een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende.
2.
De leidinggevende of de vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de voorzitter van de Directie onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de voorzitter van de Directie een afschrift van de vastlegging ontvangt.
3.
De voorzitter van de Directie stuurt een ontvangstbevestiging binnen 5 werkdagen na kennisname van de melding aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien de werknemer het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende maar aan de vertrouwenspersoon.
4.
Onverwijld na de melding van een vermoeden van een misstand zal de Directie van Corio N.V. een onderzoek starten.
5.
De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Directie wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap en haar groepsmaatschappijen. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.
Artikel 3 1.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Directie schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de Directie omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2.
Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Directie hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.
Hoofdstuk 3 | Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen Artikel 4 1.
De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en de werknemer hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de voorzitter van de Directie, doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven; d. het vermoeden van een misstand een bestuurder van de vennootschap betreft; of e. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid.
2.
Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder e doet zich voor, indien sprake is van a. een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; b. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen.
3.
De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt.
4.
De voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt binnen 5 werkdagen na kennisname van de melding een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Als de werknemer het vermoeden van misstand al eerder heeft gemeld, dan wordt in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
5.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart.
6.
De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap en haar groepsmaatschappijen. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.
Artikel 5 1.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2.
Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven in hoeverre een voorlopig standpunt kan worden ingenomen en binnen welke termijn hij/zij een definitief standpunt tegemoet kan zien.
Hoofdstuk 4 | Rechtsbescherming Artikel 6 1.
De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden.
2.
Een vertrouwenspersoon die in dienst van de [vennootschap] is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling.
3.
De opzegging van de arbeidsovereenkomst van de werknemer die melding heeft gemaakt van een misstand wordt beschouwd als een kennelijk onredelijke opzegging in de zin van artikel 7:681 BW. Voor zover de werknemer niet op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is, levert dit een toerekenbare tekortkoming als bedoeld in artikel 6:74 BW en/of een onrechtmatige daad als bedoeld in artikel 6:162 BW jegens hem op. Het voorgaande is anders indien de [vennootschap] aannemelijk kan maken dat de door hem voorgestane beëindiging geen verband houdt met de melding.
Hoofdstuk 5 | Inwerkingtreding Artikel 7 Deze regeling is op 23 april 2004 herzien.
BIJLAGE V – Incidentenbeleid Corio heeft beleid vastgesteld dat Corio verplicht, om indien ingevolge de Klokkenluiderregeling melding wordt gedaan van een ‘incident’ in de zin van het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft (het “BGfo”), de AFM daarover onverwijld te informeren (19 BGfo). De wettelijke verplichting tot melding aan AFM rust op de beleggingsinstelling. Gezien de procedures in de Klokkenluiderregeling betekent dit dat die plicht rust bij de vertrouwenspersoon, ieder der directieleden of de voorzitter van de RvC. Onder ‘incident’ moet worden verstaan een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf van een financiële onderneming.
CONTACTGEGEVENS
Contactgegevens Vertrouwenspersoon, Compliance Functionaris en Woordvoerders Corio entiteit
Vertrouwenspersoon
Contactgegevens
Corio N.V.
Gerie Timmermans
[email protected]
Corio Nederland
Gerie Timmermans
[email protected]
Corio Italia
Elena Fiori
[email protected]
Corio France
Henk Teunissen
[email protected]
Corio Espaňa
Asuncion Villoria
[email protected]
Corio Turkïye
Guler Kaya
[email protected]
Corio Lulin
Francine Zijlstra
[email protected]
Corio Luxembourg
Gregor Klaedtke
[email protected]
Corio Deutschland
Thomas Kraft
[email protected]
Corio entiteit
Compliance Functionaris
Contactgegevens
Corio N.V.
Maud de Vries
[email protected]
Corio Nederland
Maud de Vries
[email protected]
Corio Italia
Elena Fiori
[email protected]
Corio France
Dominique Semptey
[email protected]
Corio Espaňa
Roberto Menchen
[email protected]
Corio Turkïye
Özlem Tanbuga
[email protected]
Corio Lulin
Francine Zijlstra
[email protected]
Corio Luxembourg
Gregor Klaedtke
[email protected]
Corio Deutschland
Thomas Kraft
[email protected]
Corio entiteit
Woordvoerder
Contactgegevens
Corio N.V.
Ingrid Prins
[email protected]
Corio Nederland
Nicole Lamphen
[email protected]
Corio Italia
Claudia Restelli
[email protected]
Corio France
Frédéric Fontaine
[email protected]
Corio Espaňa
Iñigo Yllera
[email protected]
Corio Turkïye
Esra Yalcin
[email protected]
Corio Lulin
Francine Zijlstra
[email protected]
Corio Luxembourg
Gregor Klaedtke
[email protected]
Corio Deutschland
Thomas Kraft
[email protected]
Feedback and suggesties Je feedback en suggesties over de gedragscode worden zeer gewaardeerd. Daarmee draag je bij aan een organisatie waar we allen trots op kunnen zijn. Type:
Neem graag contact op met:
Algemene opmerkingen
Je leidinggevende, plaatselijke raad van bestuur of ondernemingsraad
Milieu-en sociale kwesties
[email protected] of je lokale MVO commissie
Juridische en IT-vraagstukken
[email protected] of je lokale bedrijfsjurist
HR-vraagstukken
[email protected] of je lokale HR manager
Koersgevoelige informatie
[email protected] (+31 30 282 93 43) of je plaatselijke Compliance functionaris
