GEDRAGSCODE WIE WIJ ZIJN EN HOE WIJ WERKEN

GEDRAGSCODE WIE WIJ ZIJN EN HOE WIJ WERKEN

OVER CORIO Corio is een vastgoedonderneming met een focus op retail die zich specialiseert in de ontwikkeling van, investering in en management van winkelcentra. Het bedrijf staat genoteerd aan Euronext in Amsterdam. Deze gedragscode geeft weer wie we zijn en wat we van elkaar en onze partners verwachten.

INDEX 1. Gedragscode 1.1. Onze Missie en Visie 1.2. Onze kernwaarden 1.3. Onze bedrijfsprincipes 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5.

Onze regels Ons bedrijf en bestuur Voldoen aan weten regelgeving Nauwkeurige financiële verslaglegging en de opslag en registratie van documentatie Handelen met voorkennis en koersgevoelige informatie Het delen van informatie Delen van informatie met de media

4 4 5 6 9 10 10 10 10 11 12

2.2. De marktplaats 2.2.1. Derden 2.2.2. Gebruik van informatie 2.2.3. Nevenfuncties 2.2.4. Privé transacties met klanten en familie 2.2.5. Acceptatie van giften en wederdiensten 2.2.6. Uitnodigingen voor lunches, diners, uitstapjes etc. 2.2.7. Omkoping en corruptie 2.2.8. Politieke bijdragen 2.2.9. Zaken doen

12 12 12 13 13 13 13 14 14 14

2.3. Werkplek 2.3.1. Clean desk policy 2.3.2. Gebruik van Corio eigendom 2.3.3. Gebruik van elektronische media 2.3.4. Onaanvaardbaar gedrag

16 16 16 16 17

2.4. De gemeenschap 2.4.1. Milieubewustzijn 2.4.2. Universele principes die wij uitdragen

17 17 18

2 - Corio gedragscode

3.

Melding overtreding

20

Bijlage I Corio IT beleid Corio beleid inzake gebruik van IT middelen Bijlage II Memo ongewenst gedrag – Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Bijlage III Corio MVO beleid Bijlage IV Procedure voor het melden van een Misstand Bijlage V Incidentenbeleid

23 30 43 46 54

Contactgegevens en feedback en suggesties

56

Corio gedragscode - 3

1 GEDRAGSCODE 1.1. Onze Missie en Visie Corio’s visie is het creëren van duurzame en favoriete ontmoetingsplekken (Favourite Meeting Places), waar mensen elkaar ontmoeten en vrije tijd spenderen. We willen plekken ontwikkelen en beheren waar retail-activiteiten de grootste inkomstenbron voor Corio zullen vormen. Het doel is winkelcentra te creëren die goed passen in de bestaande sociale en economische context, die het hart van de gemeenschap vormt en idealiter iets extra’s biedt. Bij Corio streven we naar een cultuur waarin hoge prestaties centraal staan, naar zogeheten competitive excellence (concurrerende uitmuntendheid/prestatiegericht uitblinken). Het is onze missie het toonaangevende winkel vastgoedbedrijf in Europa te worden, bezien vanuit het perspectief van onze relevante ‘stakeholders’: retailers, consumenten, toeleveranciers, investeerders, analisten, banken, werknemers en gemeenten. Onze missie en visie maken deel uit van onze strategie die staat beschreven op onze website (www.corio-eu.com). Deze missie, visie en strategie vormen de basis van deze gedragscode (de “Code”). De Code is een weerspiegeling van wie wij zijn en wat wij kunnen verwachten van elkaar en anderen. De gedragscode is een ethische en praktische wegwijzer. Neem deze waarden en normen niet simpelweg aan omdat Corio ze je aanreikt, maar maak ze je eigen en pas ze toe in je werk. Als iedereen binnen Corio zich committeert aan deze waarden en normen dan kunnen wij het vertrouwen winnen en behouden van onze huurders, investeerders, klanten, gemeenschappen/ omwonenden en leveranciers. Dit is essentieel voor de toekomst van Corio. We verwachten ook van de partners waarmee wij willen werken dat zij zich aan deze waarden committeren. Gerard Groener CEO Corio N.V. Utrecht, Nederland 3 januari 2011


1.2. Onze kernwaarden We maken ons de waarden eigen, zoals deze hieronder staan beschreven, op een gebalanceerde manier in al onze zakelijke activiteiten om zo onze winkelcentra, ons bedrijf en onze werknemers optimaal tot hun recht te laten komen. Gebruik makend van alle beschikbare inzichten, (externe) kennis en vaardigheden via vergaderingen, conference calls en een bedrijfsbreed intranet.

Betrouwbaar (Reliable) Wij zijn een organisatie die betrouwbare waardeontwikkeling nastreeft op de lange termijn en volledig wordt vertrouwd door investeerders en partners. Een organisatie die het investeringsbeleid aanpast aan de behoeftes van onze ‘stakeholders’ en die het vastgoed op een veilige en verantwoordelijke wijze beheert en financiert. Inleving (Empathic) Wij zijn een organisatie die zich inleeft in anderen en anticipeert op wat mensen willen, om zo aan hun behoeften te kunnen voldoen.

Verbetering van normen op het vlak van onze activiteiten op sociaal, ecologisch en economisch perspectief, indien van toepassing

Lef (Daring) Wij zijn een organisatie die keuzes durft te maken en deze volgt. Wij zijn een organisatie die volledig haar potentiële impact op het verzorgingsgebied begrijpt en streeft naar verantwoord ondernemen. Inspireren (Inspiring) Wij zijn een organisatie die verder gaat dan de gemeenschappelijke noemer/consensus en altijd overeenstemming zoekt met wat onze ‘stakeholders’ willen.

Een voorbeeld zijn voor onze ‘stakeholders’ en stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen om ketenverantwoordelijkheid te realiseren.


Teamwork Wij zijn een organisatie waarin mensen het beste uit zichzelf kunnen halen, door samen te werken. In ons werk is elk succes het resultaat van een team. Creativiteit wordt versterkt en waarde wordt toegevoegd waar mensen van verschillende disciplines, business units, organisatietakken en culturen hun krachten bundelen.

1.3. Onze bedrijfsprincipes Ons bedrijf en bestuur Wij creëren favoriete ontmoetingsplekken waar mensen zich zo geïnspireerd en op hun gemak voelen dat ze zich tot deze plekken aangetrokken voelen en deze als deel van zichzelf beschouwen. Wij nemen zo verantwoordelijkheid voor het lokale verzorgingsgebied door continu vanuit een sociaal, milieu en economisch perspectief de standaarden van onze activiteiten te verhogen. Corio’s streven naar een hoogwaardige prestatiecultuur en competitive excellence, ofwel concurrerende uitmuntendheid/ prestatiegericht uitblinken, begint en eindigt bij onze toewijding aan rechtmatig en ethisch gedrag. Corio doet zaken door heel Europa. Dit betekent dat wij onderworpen zijn aan de wetten en voorschriften van verschillende landen en grensoverschrijdende organisaties zoals de Europese Unie. De naleving van alle wetten van toepassing op zaken van Corio zien wij als basis voor ons operationele gedrag. Wij erkennen dat weten regelgeving alleen niet genoeg is om een samenleving goed te laten functioneren. Wij voegen daarom ethiek en moraal hieraan toe. Het gaat erom het juiste te doen, zelfs wanneer niemand kijkt/als we alleen aan het werk zijn. Wij streven ernaar deze hogere standaard te bereiken. De marktplaats Wij bouwen lange termijn relaties op met onze investeerders, partners, huurders en overheden/regelgevende instanties. Deze relaties zijn gebaseerd op open, eerlijke en transparante bedrijfsvoeringprincipes die uiteen zijn gezet in deze Code.


Wij zijn voortdurend in contact met onze plaatselijke ‘stakeholders’, zoals onze huurders, leveranciers, gemeenten en consumenten. Bij het beheer van onze centra houden wij rekening met hun feedback. Het investeren in onze relaties met ‘stakeholders’ is belangrijk om, waar nodig, de openbare veiligheid te verbeteren, de gemeenschapszin te versterken en werkgelegenheid te creëren.

De werkplek Corio wil medewerkers van hoge kwaliteit aantrekken en behouden. Dit is essentieel voor de ambitie en continuïteit van Corio. Wij geloven dat outperformance, ofwel het beter doen dan de concurrentie, wordt bereikt door het bevorderen van een werkcultuur van vertrouwen, transparantie, vrijheid en verantwoordelijkheid. Tijdens het sollicitatieproces kijken wij niet alleen naar kernkwali teiten die voor een bepaalde functie vereist zijn, maar evenzeer naar kenmerken als creativiteit, betrouwbaarheid, collegialiteit, gevoeligheid, integriteit en het vermogen om in een team te werken. Het is zeer belangrijk voor Corio dat de beste kandidaten de kans hebben om te solliciteren op vacatures, ongeacht hun leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap, huidskleur, ras of etnische afkomst of nationaliteit. Corio investeert in een veilige en gezonde werkomgeving voor haar medewerkers om het risico op ongelukken te beperken. Wij stimuleren werknemers om zorg te dragen voor hun eigen gezondheid en veiligheid en voor anderen die door hun handelingen kunnen worden beïnvloed.


De gemeenschap Om Corio succes te laten hebben en te groeien, moeten we het vertrouwen en respect krijgen van de gemeenschappen waarin wij werkzaam zijn. Dit vertrouwen wordt verkregen door te werken met universele standaarden voor individueel en collectief gedrag en dit consistent toe te passen op alle activiteiten van Corio door heel Europa. Maatschappelijke betrokkenheid is belangrijk om op lange termijn duurzame relaties te vormen met onze huurders en de bezoekers van onze centra. Er worden daarom vaak, in samen werking met onze huurders en lokale instanties, activiteiten georganiseerd in de winkelcentra. Met deze activiteiten willen we ons verbinden met de lokale gemeenschap. De winkelcentra worden dan een plaats waar mensen graag tijd doorbrengen, zich veilig voelen en zich vermaken. Maatschappelijke betrokkenheid ligt ten grondslag aan ons MVO beleid, dat je kunt vinden op onze website en tevens is bijgevoegd aan deze Code als Bijlage III. Dit MVO rapport behandelt Corio’s sociale, economische en milieu impact.

2 ONZE REGELS Aan onze werknemers Je dient met zorg te handelen in overeenstemming met het doel en de strekking van de Code, en deze niet slechts letterlijk te volgen. Als iedereen binnen Corio bereid is zich te gedragen conform de waarden en normen van deze Code zullen wij het vertrouwen winnen van onze huurders, investeerders, klanten, gemeenschappen en leveranciers. Wij vragen je daarom om de gehele Code, maar in het bijzonder deze regels (de ‘Regels’) aandachtig door te lezen, te paraferen op iedere bladzij en te tekenen op pagina 22. Bij het uit dienst treden bij Corio geldt een aantal restricties. Bijvoorbeeld de Corio Group Compliance Code, welke nog geldt tot na zes maanden na het vertrek. Daarin wordt onder meer beschreven hoe er om moet worden gegaan met koersgevoelige informatie en het handelen in financiële instrumenten. Daarnaast mag een voormalige werknemer niemand bedrijfsinformatie verstrekken (zoals beschreven in 2.1.4), tenzij deze informatie openbaar is gemaakt door Corio of op een andere manier openbaar is geworden. Het succes dat wij nastreven in het naleven van regels en ethische verantwoordelijkheid kan alleen worden bereikt als de Corio Kernwaarden (betrouwbaarheid, empathie, inspiratie, lef en teamwork) door onze medewerkers en onze partners eigen wordt gemaakt. Er wordt gevraagd om een persoonlijke inzet van iedereen om elke dag te handelen in strikte overeenstemming met de waarden van Corio.


2.1. Ons bedrijf en bestuur 2.1.1. Voldoen aan weten regelgeving Je wordt geacht te voldoen aan alle relevante weten regelgeving met inbegrip van deze Code. Ben je een werknemer van Corio dan geldt dit ook voor alle interne Corio regels en voorschriften. Voorbeeld Financieel rapporteren Alle Corio bestanden moeten waarheidsgetrouw en correct zijn. Opzettelijke onjuiste classificatie van transacties met betrekking tot rekeningen, business units of boekhoudkundige periodes zijn niet toegestaan. Nauwkeurige documentatie moet in redelijk detail alle transacties ondersteunen.

2.1.2. Nauwkeurige financiële verslaggeving en de opslag en registratie van documentatie Tijdige, volledige en nauwkeurige registratie, rapportage en openbaarmaking zijn cruciaal voor Corio als betrouwbare organisatie. Daarom zijn valse, onvolledige en/of misleidende administratie, boekhouding, verklaringen, documentatie, (belasting) aangiften en rapportages strikt verboden. Het is jouw verantwoordelijkheid om deze regel toe te passen in je dagelijkse werkzaamheden.

• Prijsafspraken, manipulatie van aanbestedingsprocedures of contracten, dat wil zeggen afspra ken met concurrenten over het in rekening brengen van kosten aan klanten of potentiële klanten; • De toewijzing van markten, zowel geografisch of anderszins, aan of door concurrenten; • Het delen van informatie met en door concurrenten over de huidige en toekomstige prijsstelling van diensten die wij of zij willen verko pen of van plan zijn te verkopen. Of de onderling afgestemde weigering van klanten; • Corio heeft het recht om klanten te selecteren. Dit recht kan alleen zonder suggestie van concurrenten of andere klanten worden uitgeoefend.

2.1.3. Handelen met voorkennis en koersgevoelige informatie Het beleid van Corio is om te voldoen aan zowel de letter als de essentie van de wetten over handelen met voorkennis in landen waar wij actief zijn. Corio verwacht dat je deze wetten volledig naleeft. Overtreding van de wet kan leiden tot ernstige sancties, met inbegrip van persoonlijke strafrechtelijke aansprakelijkheid.


Je mag niet handelen in financiële instrumenten - van Corio of enige andere onderneming - als je in het bezit bent van koersgevoelige informatie. Corio heeft speciale maatregelen getroffen die gericht zijn op de vertrouwelijke behandeling van informatie in het algemeen en van koersgevoelige informatie in het bijzonder. Deze maatregelen kunnen worden geraadpleegd in de Corio Group Compliance Code, die volledig van toepassing is op Corio werknemers. Koersgevoelige informatie is informatie over ons bedrijf en onze klanten die niet openbaar is, maar die, indien zij openbaar zouden worden gemaakt, invloed zou kunnen hebben op de aandelenprijs van Corio of van andere beursgenoteerde bedrijven. Het is uiterst belangrijk dat als je op de hoogte bent van koersgevoelige informatie je die met integriteit behandelt.

Voorbeelden van koersgevoelige informatie • financiële resultaten • kwartaal overzichten • overnames en verkoop van bedrijfsonderdelen • bedrijfsrisico’s

Je mag ook niet handelen in financiële instrumenten wederom van Corio of een ander bedrijf - als je hiermee de illusie creëert dat je toegang hebt tot prijsgevoelige informatie of als dergelijke transacties jezelf of het bedrijf in diskrediet (kunnen) brengen. Het verhandelen van financiële instrumenten met voorkennis is niet alleen een schending van een interne Corio regel, maar een inbreuk op de Nederlandse Wet op het financieel toezicht. Raadpleeg altijd onmiddellijk de Corporate Compliance Officer als je twijfelt. Contactgegevens voor de Corporate Compliance Officer zijn te vinden op pagina 56. 2.1.4. Het delen van informatie Als Corio werknemer heb je toegang, afhankelijk van je positie, tot informatie over Corio en haar partners in de ruimste zin. Deze informatie, waaronder know-how, wordt verder aangeduid als ‘Bedrijfsinformatie’. Er wordt van je verwacht zorgvuldig te handelen met Bedrijfsinformatie in al je interne en externe contacten, zowel professioneel als privé. Het uitgangspunt is dat Bedrijfsinformatie geheim blijft. Bedrijfsinformatie wordt alleen gedeeld op een need-to-know-basis. Hetzelfde geldt voor zijn externe distributie. Als werknemer van Corio heb je natuurlijk recht op je eigen mening. Deze meningen kunnen met volledige openhartigheid intern worden besproken. Echter, om een uniforme boodschap over te brengen, wordt alleen de Corio visie extern gecommuniceerd. Dit ter dekking van de integriteit van de onderneming ten aanzien van externe partijen, als ook voor de collega’s waar je leiding aan geeft en waarmee je samenwerkt. Het delen van bedrijfsinformatie vereist speciale aandacht. Door ons doen en laten kunnen we schade toebrengen aan Corio en de belangen van haar klanten. Het is uiterst belangrijk dat je je hiervan bewust bent en dat je zowel binnen als buiten de werkomgeving integer handelt.


2.1.5. Delen van informatie met de media Het is van belang dat we de goede naam van Corio niet schaden op de markt. Als je wordt benaderd door de media ten aanzien van Corio en onze activiteiten, moet je hen direct doorverwijzen, zonder eigen commentaar, naar de woordvoerder(s) van de Business Unit waar je werkt. Zelfs als je betrokken bent bij het gevraagde onderwerp moet je hen doorverwijzen. De contactgegevens voor de woordvoerder zijn te vinden op pagina 56.

2.2. De marktplaats 2.2.1. Derden We zijn selectief en behoedzaam in het aangaan van onze zakelijke relaties. Daarom maken we gebruik van een screening procedure om te beoordelen of mensen of bedrijven mensenrechten schenden of zich bezig houden met criminele of sociaal onaanvaardbare zakelijke praktijen. Let er bij het aanbieden van services aan klanten op dat hun activiteiten maatschappelijk aanvaardbaar zijn en de mensenrechten respecteren. Dit geldt ook voor derden die door Corio worden ingehuurd. Als je bij een klant twijfelt of zijn activiteiten aanvaardbaar zijn binnen de toepasselijke weten regelgeving of de Code treedt dan in overleg met je leidinggevende om na te gaan of een relatie mag worden aangegaan met deze klant. Als de klant een bestaande zakelijke relatie is, kunnen wij ervoor kiezen om de zakelijke relatie te beëindigen. 2.2.2. Gebruik van informatie Naast het zorgvuldige gebruik van informatie moeten wij ook letten op andere handelingen, of het nalaten hiervan, die Corio, haar klanten en jezelf schade (kunnen) berokkenen. Zelfs de schijn van onzorgvuldig handelen moet worden vermeden.


Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om zakelijke besprekingen te voeren met klanten of contracten te ondertekenen op ongewone locaties, behalve als hierover voorafgaande toestemming is gegeven door je directe leidinggevende.

2.2.3. Nevenfuncties Nevenfuncties in andere organisaties kunnen bijdragen aan de kwaliteit van onze diensten en onze reputatie. Deze posities mogen echter niet in strijd zijn met de belangen van Corio of haar reputatie, onafhankelijkheid, professionaliteit of integriteit in gevaar brengen. Het is Corio werknemers dus niet toegestaan, al dan niet tijdens werkuren, zonder of met vergoeding, nevenfuncties aan te nemen met een zakelijke karakter, in onroerend goed of andere sectoren, tenzij er voorafgaande schriftelijke toestemming word gegeven door de directie van de Business Unit waar je werkt. Bestaande nevenfuncties zullen worden bijgehouden door je lokale Human Resources afdeling. 2.2.4. Privé transacties met klanten en familie Je moet vrij van privé, zakelijke en persoonlijke belangen handelen met je relaties en/of familieleden/kennissen en objectief te werk gaan zonder vooringenomenheid. Je zult dus geen privé transacties met relaties van Corio aangaan als dit de schijn van oneigenlijke invloed oproept. Je privétransacties met relaties van Corio moeten gebaseerd zijn op marktconforme voorwaarden. 2.2.5. Acceptatie giften en wederdiensten Je mag geen giften of wederdiensten aannemen die je worden aangeboden op grond van je positie of in verband met een transactie als dit zou kunnen leiden tot de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding.

Voorbeeld uitnodiging Er staat duidelijk in je agenda aangegeven wanneer je bent ingegaan op de zakelijke uitnodiging van een klant.


2.2.6. Uitnodigingen voor lunches, diners, uitstapjes etc. Uitnodigingen voor lunches, diner enz. die niet buitensporig zijn worden toegestaan, maar je moet hier openlijk mee omgaan. Uitnodigingen voor buitensporige lunches, diners enz. zullen niet worden aangenomen of je dient van tevoren contact op te nemen met je directe leidinggevende over aanvaarding van de uitnodiging.

Voorbeeld omkoping: Omkoping kan verschillende vormen aannemen, waaronder betalingen of andere waardevolle objecten of diensten.

2.2.7. Omkoping en corruptie Het geven van een standaard Corio relatiegeschenk is natuurlijk toegestaan. Je mag geen andere giften of wederdiensten aanbieden aan klanten als dit de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding creëert. Je moet van tevoren contact opnemen met je direct leidinggevende voor het geven van buitensporige lunches, diners of relatiegeschenken buiten de standaard Corio geschenken. Corio verbiedt vanzelfsprekend omkoping bij de uitvoering van haar activiteiten in ieder land waarin zij actief is. Je bent verplicht om strikt te voldoen aan de nationale en internationale anticorruptie wetten en regelgeving.

Als je wordt geconfronteerd met een verzoek tot omkoping moet je dit onmiddellijk melden aan je leidinggevende en de Corporate Compliance Officer. Contactgegevens voor de Corporate Compliance Officer zijn te vinden op pagina 56.

Steekpenningen, smeergeld of andere steunbetalingen in een poging om het handelen van een ambtenaar of andere functionaris te beïnvloeden zullen niet worden getolereerd en zijn strikt verboden. Dit verbod strekt zich uit tot het betalen van consultants, agenten of enige andere tussenpersoon als je weet of reden hebt te geloven dat een deel van de betaling zal worden gebruikt voor omkoping of beïnvloeding. 2.2.8. Politieke bijdragen Corio neemt een onafhankelijke positie in bij politieke kwesties en doet derhalve niet aan financiering van politieke organisaties en partijen en vermijdt betrokkenheid bij de partijpolitieke vragen. Dit weerhoudt ons er niet van om bereidwillig samen te werken met de overheid op verschillende vlakken, bijvoorbeeld bij het plannen en uitvoeren van ontwikkelingsprojecten. 2.2.9. Zaken doen Corio zet zich in voor de uitvoering van haar activiteiten in een open, krachtige en concurrerende manier. Elke activiteit die deze verbintenis ondermijnt is onaanvaardbaar en kan illegaal zijn. Daarom moeten alle aankopen en verkopen strikt worden overwogen op basis van efficiëntie, prijs, kwaliteit, service en geschiktheid.


2.3. Werkplek 2.3.1. Clean desk policy Je bent verantwoordelijk voor de geheimhouding van bedrijfsinformatie en om ervoor te zorgen dat deze niet zonder goedkeuring wordt verspreid. Corio heeft daarom een ‘clean desk policy’, om nog niet openbare Bedrijfsinformatie niet gemakkelijk toegankelijk te maken voor mensen buiten de werknemer(s) en/of partner(s) van Corio. Objecten zoals bestanden, documenten, USB-sticks, cd-roms en alle andere gegevens die vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten moeten worden opgeborgen na gebruik en vooral na werktijd. 2.3.2. Gebruik van Corio eigendom Je moet Corio eigendom met de nodige zorg onderhouden. Met uitzondering van het beperkte privégebruik van Corio e-mail zoals beschreven in Corio’s IT-beleid (bijgevoegd als Bijlage I) mag eigendom van Corio niet worden gebruikt voor je eigen doeleinden zonder voorafgaande toestemming van je direct leidinggevende. Eigendom van Corio omvat niet alleen de vaste activa, zoals computer hardware, maar ook computerprogramma’s en vertrouwelijke informatie. 2.3.3. Gebruik van elektronische media Via haar netwerk stelt Corio je in staat gebruik te maken van dataopslag, e-mail en het internet. Toegang is door middel van een gebruikersnaam (loginnaam) en wachtwoord. Deze zijn gebonden aan de individuele persoon en mogen niet worden doorgegeven. In uitzonderlijke omstandigheden kun je deze doorgeven aan een collega, onder de voorwaarde dat dit expliciet is toegestaan door je direct leidinggevende en niet is onderworpen aan beperkingen van de netwerkbeheerder. Uiteraard blijf je zelf verantwoordelijk. Met oog op de risico’s van het gebruik van internet en e-mail, wordt er van je verwacht dat je professioneel en integer handelt. Het is niet toegestaan de apparatuur, programma’s, databanken en andere dataverzamelingen/ gegevenscompilaties te gebruiken buiten de vereisten van je werk, tenzij dergelijk gebruik wordt toegestaan door de 16 - Corio gedragscode

Code. Hetzelfde geldt voor het ongeoorloofd kopiëren van programma’s, cd’s, dvd’s, video’s, games, enz. via Corio. Dit geldt voor zowel tijdens als buiten de normale kantooruren, ook wanneer je vanuit huis werkt. Verdere voorwaarden van Corio over het gebruik van elektronische media worden nader uitgelegd in Corio’s IT Beleid (bijgevoegd als Bijlage I). 2.3.4. Onaanvaardbaar gedrag Corio wil al haar werknemers een veilige en aangename werkplek bieden. Ongewenst gedrag zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie wordt niet geaccepteerd. Verdere informatie omtrent onaanvaardbaar gedrag kun je vinden in het Memorandum Ongewenst Gedrag (Bijlage II).

2.4. De gemeenschap 2.4.1. Milieubewustzijn Wij erkennen een verantwoordelijkheid voor behoud (en waar mogelijk verbetering) van ons leefmilieu onder andere door verantwoord gebruik te maken van natuurlijke hulpbronnen en de reductie van afval en CO2-uitstoot. Deze verantwoordelijkheid wordt beschouwd als een mogelijkheid om een positieve bijdrage aan het herstel van de bebouwde omgeving te leveren. Dat betekent dat wij, mede in het belang van onze ‘stakeholders’, bewust milieuvriendelijke beslissingen nemen als het gaat om onze zakelijke activiteiten. Raadpleeg het MVO-beleid van Corio voor meer informatie (bijgevoegd als Bijlage III). Corio neemt de verantwoordelijkheid voor het verminderen van de negatieve milieueffecten die toe te schrijven zijn aan zakelijke vliegreizen door middel van voorlichting, het regelen van alternatieven voor dergelijke reizen en, indien nodig, compensatie van deze uitstoot. Wij recyclen ons kantoorafval ter vermindering van onze hoeveelheid afval. Daarnaast minimaliseren we het gebruik van energie (computer, verlichting enz.) met de bedoeling 17 - Corio gedragscode

Corio’s ecologische voetafdruk te verminderen. We streven daarom ook naar een wagenpark met milieuzuinige A-en B-label auto’s. In je dagelijkse werk wordt er van je verwacht milieubewustzijn te bevorderen in onze winkelcentra en op je werkplek. Dat betekent dat je moet letten op duurzaamheid en dat je elk jaar in nauwe samenwerking met je collega’s hogere normen nastreeft. Het duurzaamheidniveau van onze winkelcentra en lokale kantoren kan alleen worden verhoogd wanneer rekening wordt gehouden met de wensen en eisen van de lokale gemeenschappen en je collega’s. 2.4.2. Universele principes die wij uitdragen Corio houdt zich aan de beginselen van internationale organisaties die wij als relevant voor ons bedrijf beschouwen. Het bouwen van duurzame markten, de bestrijding van corruptie, de bescherming van het milieu en sociale integratie wordt steeds belangrijker voor de duurzame waarde van onze bedrijfsvoering. Het is vanzelfsprekend om als bedrijf te investeren in het creëren van een gezond milieu, om zo risico’s te minimaliseren en nieuwe zakelijke kansen te creëren door opkomende markten te ondersteunen. Wij steunen de beginselen van de Global Compact van de Verenigde Naties en zien mensenrechten als fundamenteel bedrijfsbeginsel. Daarnaast beamen wij de principes van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO). Deze staan voor de parallelle economische ontwikkeling van een bedrijf en van het land waar het gevestigd is. Wij ondersteunen de uitgangspunten van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), die zich inzet voor duurzame economische groei.


3 MELDING OVERTREDING Melden van een (vermoedelijke) overtreding We moeten elkaar houden aan deze Code en daarom is het noodzakelijk om vragen te stellen en mogelijk falen van Corio om zich aan de Regels te houden te melden. Als een bepaalde situatie niet is beschreven, maar in strijd is met de essentie van de Code, dient de werknemer eerst te overleggen met de Corporate Compliance Officer. De raad van bestuur van de desbetreffende Business Unit zal - in overleg met de Corporate Compliance Officer - beslissen in welke mate de Code van toepassing is. Contactgegevens voor de Corporate Compliance Officer zijn te vinden op pagina 56. Alle Werknemers worden, indien zij vermoeden dat sprake is van frauduleus, onethisch of onrechtmatig gedrag dat een ernstige inbreuk vormt op de Gedragscode, aangemoedigd daarvan melding te maken met behulp van de Procedure voor het Melden van een Misstand (bijgevoegd als Bijlage IV). Voor het doen van meldingen inzake ongewenste omgangsvormen kun je gebruik maken van de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen (Bijlage II). Hieronder vind je een vereen voudigde versie van de Procedure voor het Melden van een misstand. Voor meer details verwijzen we je naar Bijlage IV. Voor het melden van vermoedens die een ernstige inbreuk vormen op de Gedragscode geldt de volgende procedure: • In eerste instantie aan je Leidinggevende of aan je Vertrouwenspersoon. Het Vermoeden van een Misstand kan eveneens aan beiden worden gemeld.


• Ingeval het Vermoeden van een Misstand een lid van de Raad van Bestuur betreft, wordt de Werknemer geadviseerd dit rechtstreeks aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen te melden. Indien dit niet mogelijk is, dient de Werknemer gebruik te maken van de Corio SpeakUp lijn. • Via de Corio SpeakUp lijn kunnen meldingen rechtstreeks en anoniem bij de Integriteitscommissie worden ingediend. • Ingeval het Vermoeden van een Misstand een lid van de Raad van Bestuur betreft, meldt de Integriteitscommissie dit rechtstreeks aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen. • Ingeval het Vermoeden van een Misstand een lid van de Integriteitscommissie betreft, wordt de Werknemer geadviseerd dit rechtstreeks, al dan niet anoniem, aan de voorzitter van de Raad van Bestuur te melden. Indien een dergelijke melding toch via de Corio SpeakUp lijn binnenkomt, dan zal de Integriteitscommissie de melding doorgeven aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen. Het is belangrijk op te merken dat Corio in bepaalde gevallen verplicht is om (vermoedelijke) overtredingen te melden aan de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Dit staat beschreven in Corio’s incidentenbeleid, bijgevoegd als Bijlage V.

Resultaat van een schending Een schending van de Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen die, afhankelijk van de ernst van de overtreding, kunnen variëren van een berisping tot onmiddellijk ontslag in de zwaarste gevallen. Dit gaat samen met de restitutie van mogelijk voordeel verkregen door de werknemer/partner en/of kennisgeving aan de gerechtelijke autoriteiten, indien er reden is om dit te doen.


OVEREENKOMST CORIO WERKNEMERS Ondergetekende verklaart dat hij/zij heeft kennis genomen van de Corio gedragscode en haar bijlagen en in overeenstemming hiermee zal handelen. Naam:

Datum:

Handtekening:


BIJLAGE I – CORIO IT BELEID

Corio beleid inzake gebruik van IT middelen 1.

Algemene gebruiksvoorwaarden

Dit beleid is van toepassing op alle Corio IT-middelen in brede zin, zoals de werkplek PC’s , laptops, PDA’s, fototoestellen, telefoons, alsmede Corio servers die op afstand gebruikt worden, bijvoorbeeld via een thuiswerkplek. Installatie, aanpassing of wijziging van software wordt uitsluitend uitgevoerd door Corio’s IM Afdeling. Het is daarom niet toegestaan om software op je Corio computers te installeren of te kopiëren, ongeacht de aard en omvang. Je mag ook niet bestaande software wijzigen of aanpassen. Dit geldt in de ruimste zin van het woord, behoudens de uitzondering als vermeld in deze bijlage. Als je informatie en/of berichten ontvangt of als deze worden aangeboden en niet zijn toegestaan op grond van deze regeling dan moet je dit melden aan het hoofd van IM of je leidinggevende. Het volgende is in het bijzonder niet toegestaan: • Het op internet plaatsen van informatie van en/of over Corio of haar klanten. Of op andere wijze informatie verspreiden zonder toestemming van Corio; • Toegang tot niet-openbare bronnen op het internet zonder vergunning; • Het opzettelijk en zonder toestemming wijzigen of vernietigen van informatie toegankelijk via het internet; • Om anderen lastig te vallen; • Een bezoek aan internet chat rooms. Eigen online e-mail accounts zijn alleen te bezoeken tijdens de lunchpauze of na de kantooruren


2. Internetgebruik Het internet moet op een professionele manier worden gebruikt: voor het raadplegen van werkgerelateerde content (bijv. Youtube video’s over winkelcentra, interview, persconferenties .e.d ). Beperkt privégebruik van het internet is toegestaan, mits dit de bedrijfsactiviteiten niet stoort en de bepalingen van dit reglement in aanmerking worden genomen. Het is bijvoorbeeld toegestaan een klein document voor een persoonlijke afspraak van het internet af te drukken. Het is toegestaan om tijdens je lunchpauze of buiten werktijd voor privédoeleinden of studie te zoeken naar bepaalde informatie op het internet.

Websites mogen niet worden bezocht, gedownload of verspreid als het gaat om onacceptabele persoonlijke doeleinden (zie kader). Onacceptabele persoonlijke doeleinden zijn bij voorbeeld het spelen of downloaden van spelletjes, gokken of deelnemen aan kansspelen, het bijhouden van een persoonlijk, werkgerelateerd dagboek (‘blogging’), het bezoeken van chat rooms, luisteren naar online muziek, online TV kijken en andere online video-toepassingen (‘streaming media’) Bovendien is het bezoeken van websites die de reputatie van Corio kunnen schaden niet toegestaan. Dit zijn bijvoorbeeld websites met een racistisch, pornografisch, discriminerend of anderszins beledigend karakter. Voorbeeld emailgebruik: Het volgende is in het bijzonder niet toegestaan: • Het verzenden of doorsturen van anonieme berichten of onder een fictieve naam; • Om beelden of film aan e-mails te bevestigen of te openen – tenzij dit voor zakelijke doeleinden is. Dit is alleen toegestaan indien deze van een betrouwbare bron komen; • Het verzenden of doorsturen van ketting e-mails; • Om anderen lastig te vallen; • Het organiseren van een (persoonlijke) feestje tijdens kantooruren.

3.

Corio E-mailgebruik

Corio e-mail moet worden gebruikt in de context van werk gerelateerde activiteiten. Beperkt privégebruik van e-mail is toegestaan, mits dit niet leidt tot een verstoring van de bedrijfsactiviteiten en de bepalingen in dit Corio IT beleid worden nageleefd. E-mail mag niet worden gebruikt voor onacceptabele persoonlijke doeleinden of als dit de reputatie van Corio schade kan berokkenen (zie ook bovenstaande kader). Een mailmap met het etiket ‘private’ is gecreëerd om privé e-mails in op te slaan. Je mag korte privé e-mails versturen tijdens kantooruren als het bijvoorbeeld gaat om het bevestigen van een afspraak. Alle e-mail opslag wordt door Corio beschouwd als zakelijke informatie en is te allen tijde eigendom van Corio en staat tot haar beschikking. Hiervan uitgezonderd zijn de emails die door de medewerkers in de map ‘private’ worden bewaard. Corio kan beperkingen stellen aan de omvang van dergelijke opgeslagen privé e-mails.


4.

Corio dataopslag

De computersystemen van Corio mogen in beperkte mate worden gebruikt voor de opslag voor privédoeleinden op voorwaarde dat de bepalingen in dit Corio IT beleid worden nageleefd. Gegevens voor privédoeleinden moeten worden opgeslagen in een persoonlijke opslagruimte in een map met het label ‘private’. De omvang van deze map kan worden beperkt door Corio. Deze privémap mag alleen statische gegevens bevatten en geen programmabestanden, scripts of andere uitvoerbare bestanden. Auteursrechtelijk beschermde gegeven, waaronder beeld, film en muziek, mogen niet zonder toestemming op de Corio computers worden geplaatst. Ook niet tijdelijk. Alle gegevens buiten de privémap worden door Corio beschouwd als zakelijke informatie, zal te allen tijde eigendom blijven Corio en staan tot haar vrije beschikking. Corio geeft geen garantie voor de continuïteit en de permanente beschikbaarheid van gegevens in de privémap.

5.

Corio agendagegevens

Agenda’s voor zakelijke afspraken kunnen elektronisch worden bewaard in het Corio computer systeem. Iedere particuliere afspraak in de agenda moet als zodanig worden gemarkeerd. Alle informatie die niet staat gemarkeerd als privé zal worden beschouwd als zakelijke informatie en zal te allen tijde ter beschikking staan van Corio. Alle afgedane agendagegevens kunnen worden verwijderd door Corio om opslagruimte vrij te maken.

6.

Gebruik van mobiele telefoons, PDA’s en iPhones

Mobiele telefoons, PDA’s en iPhones welke door Corio ter beschikking van medewerkers worden gesteld zijn in principe bestemd voor zakelijk gebruik. Beperkt privé gebruik van deze toestellen is toegestaan.


Voor alle toepassingen die kosten met zich meebrengen (bijvoorbeeld draadloos internet, downloaden, telefoneren of video-telefoneren) zal de medewerker het privé gebruik beperkt houden. Corio kan een medewerker hierop aanspreken. De volgende uitzondering gelden speciaal voor PDA’s/iPhones: • Beperkte wijzigen van de inrichting zijn toegestaan. Corio kan te allen tijde de oorspronkelijke instelling herstellen. • Het aanbrengen van wijzigen in het operating system (bijv. ‘Jailbreak’ van de iPhone) is niet toegestaan. Dit kan leiden tot onbruikbaar worden van de PDA/iPhone. Eventuele schade hierdoor ontstaan wordt op de medewerker verhaald. • Aansluiten aan andere netwerken dan door Corio is ingesteld, is niet toegestaan. Met uitzondering van een privé netwerk van de medewerker en expliciet door Corio toegestane netwerken. • Aansluiten van privé email boxen is toegestaan. • Op de PDA/iPhone mogen beperkt App’s geïnstalleerd worden. De kosten van dergelijke app’s zijn voor eigen rekening en worden niet door Corio vergoed. • Het koppelen van de PDA/iPhone aan privé computers t.b.v. het overbrengen van bestanden is toegestaan. • Installeren van muziek, foto’s, e-books en andere bestanden is toegestaan. Dit alles onder de voorwaarden dat: • Het zakelijk gebruik niet wordt verstoord; •Het privé gebruik beperkt blijft; • Er geen auteursrechten worden geschonden; • Het de reputatie van Corio niet schaadt.

7.

Apparatuur buiten kantoor

Bij alle apparaten die de medewerker buiten het kantoor meeneemt, zoals laptops, PDA’s/iPhones, fototoestellen en telefoons, geldt dat de medewerker gehouden is dit op een veilige wijze te doen, zodanig dat er geen verlies of onbedoeld verspreiden van Corio-gegevens kan plaatsvinden.

27 -Corio gedragscode

Hiertoe door Corio aangebrachte beveiligingen mogen niet worden uitgeschakeld of omzeild. Zodra apparatuur zoek raakt of de medewerker het slachtoffer wordt van diefstal van apparatuur, zal de medewerker Corio hiervan onverwijld in kennis stellen.

8. Controle In principe registreert het Corio systeem alle verrichtingen in de systemen en netwerken. Indien gewenst, kan de netwerkbeheerder informatie geven over de wijze waarop deze opname wordt uitgevoerd. Dit geldt ook voor het gebruik van het internet. Inkomend internet en e-mail verkeer wordt gescand op virussen. Als een e-mail een virus blijkt te bevatten wordt deze automatisch gestopt. De afzender en ontvanger worden op de hoogte gesteld. Als er een e-mail is ontvangen die mogelijk een virus bevat, moet de ontvanger zonder vertraging de IMafdeling van de Business Unit waar hij of zij werkt hiervan op de hoogte stellen. Als het vermoeden bestaat dat een werknemer of een groep van werknemers illegaal of in strijd is met dit reglement handelt of handelen, kunnen er gedurende een bepaalde periode specifieke controles worden uitgevoerd. Deze zullen voornamelijk betrekking hebben op e-mail en internet verkeer. Computer harde schijven zullen uitsluitend worden gecontroleerd als dit nodig is om het doel van het onderzoek in kwestie te bereiken. Zou Corio, om welke reden dan ook, de inhoud van privé e-mails willen bekijken, dan zal dit uitsluitend gebeuren in de aanwezigheid van de betrokken werknemer of een door hem of haar aangestelde vertrouwenspersoon. De redenen voor dit onderzoek moeten van tevoren worden mede gedeeld aan de werknemer, tenzij dit onnodig afbreuk doet aan het onderzoek.


Persoonsgegevens in verband met e-mail en internet gebruik zullen alleen worden opgenomen in het kader van de doeleinden die in dit gedeelte van dit reglement zijn vastgelegd. Persoonlijke gegevens die zijn opgenomen in overeenstemming met deze doeleinden zullen niet langer dan twaalf maanden door Corio worden opgeslagen, tenzij het voor nader onderzoek noodzakelijk is de gegevens voor een langere periode op te slaan.

9.

Het verlaten van Corio

Bij het uit dienst treden bij Corio zullen privé e-mails en gegevens op verzoek ter beschikking worden gesteld aan de werknemer.


BIJLAGE II – MEMO ONGEWENST GEDRAG Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Ongewenst gedrag Inleiding Corio wil (en is verplicht) haar medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires, interimmers en medewerkers van partijen die binnen de verschillende vestigingen werkzaam zijn, zoveel mogelijk beschermen tegen ongewenst gedrag en de nadelige gevolgen daarvan. De meest bekende vormen van ongewenst gedrag zijn: seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. Corio richt zich zowel op het voorkómen van ongewenst gedrag als de zorg voor de opvang van medewerkers wanneer zich toch iets heeft voorgedaan. Preventie Voorkomen is beter dan genezen. Een preventief beleid vraagt om inzicht in de risicofactoren inzake ongewenst gedrag. Tijdens de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) van 5 september 2003 is geconstateerd dat er bij Corio geen verhoogd risico op confrontatie met intimidatie, agressie, geweld of andersoortige schokkende gebeurtenissen is. Op grond van artikel 3 lid 2 van de Arbowet dient de werkgever, binnen het algemene arbobeleid, een beleid gericht op voorkoming en indien mogelijk een beperking van psychosociale arbeidsbelasting te voeren. Psychosociale arbeidsbelasting wordt in artikel 1 van de Arbowet als volgt gedefinieerd: “de factoren seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk in de arbeidsrelatie die stress teweeg brengen.” Ter verduidelijking worden hieronder de meest voorkomende vormen van psychosociale arbeidsbelasting genoemd. 30 - Corio gedragscode

Seksuele intimidatie Onder seksuele intimidatie wordt onder meer verstaan: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard, waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: • Onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een medewerker; • Onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een medewerker, wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze medewerker raken; • Dergelijk gedrag heeft ten doel de werkprestaties van een medewerker aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, danwel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een medewerker worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. Het begrip seksuele intimidatie dient subjectief te worden opgevat. Lijstjes met gedragingen die als seksuele intimidatie gekwalificeerd worden, kan men derhalve niet maken. Er is sprake van seksuele intimidatie wanneer bepaald gedrag door een medewerker wordt ervaren als ongewenste, seksueel getinte aandacht, waarbij niet zozeer de bedoelingen van de lastigvaller doorslaggevend zijn, maar met name het effect van bepaalde gedragingen op een collega. Niet de zender van de boodschap, maar de ontvanger bepaalt wat gewenst en ongewenst is. Agressie en geweld Agressie en geweld krijgen in de maatschappij steeds meer aandacht. Onder agressie wordt onder meer verstaan: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Hierbij valt te denken aan:


• Schoppen, slaan of gooien met voorwerpen, maar ook schelden, treiteren, bedreigen (verbaal of met wapens) of vernielingen; • Misbruik maken van moderne communicatiemiddelen zoals computers en mobiele telefoon. Pesten op het werk Pesten op het werk komt in velerlei vormen voor, het kan gaan om: • sociaal isoleren (opzettelijk negeren) • iemand het werken onaangenaam maken • bespotten • roddelen • bedreigen Discriminatie Het is bij wet verboden een onderscheid te maken naar ras, nationaliteit, geloof, leeftijd, sekse of seksuele geaardheid. Ondanks dit verbod komt discriminatie veel voor. Uitingen hiervan zijn soms heel direct en verbaal en/of fysiek gericht. De subtielere vormen van discriminatie zijn ook kwetsend. Soms worden medewerkers genegeerd of juist overdreven positief benaderd. Wat kan een medewerker doen? Medewerkers die worden geconfronteerd met ongewenst gedrag hebben vaak behoefte aan opvang, een luisterend oor. Daarnaast kan ondersteuning van belang zijn bij het oplossen van de ongewenste situatie indien deze nog actueel is. Tot slot is het van belang dat getroffen medewerkers beschermd worden tegen de nadelige gevolgen van de ongewenste bejegening die ze meemaakten. Ondersteuning kan worden gezocht bij de leidinggevende maar voor opvang en begeleiding adviseren wij onze leiding gevenden deze neer te leggen bij de vertrouwenspersoon. Deze vertrouwenspersoon is getraind in de opvang van medewerkers na intimiderende confrontaties. Uiteraard kan de medewerker voor ondersteuning ook direct bij de vertrouwenspersoon terecht. 32 - Corio gedragscode

Door Corio is Gerie Timmermans, HR Director, aangesteld als vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag. Een protocol vertrouwenspersoon is te vinden op intranet onder ‘Organisatie’. Daarnaast heeft de medewerker de mogelijkheid om gebruik te maken van het open spreekuur bij ArboNed. Het open spreekuur is een dienst die Corio bij ArboNed afneemt. Alle omstandigheden op het werk die eventueel tot verzuim kunnen leiden, kunnen tijdens het spreekuur ter sprake komen. Klachten en vragen over de invloed van werk of werkomstandigheden op de gezondheid kunnen besproken worden. Het kan daarbij om problemen van fysieke (lawaai, onvoldoende ventilatie, slechte bureaustoelen) of van psychische (werksfeer, te hoge werkdruk, seksuele intimidatie) aard gaan. Meer informatie hierover is te vinden op de HRDpagina van intranet.

Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen Op grond van artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet is de werkgever verplicht om beleid te voeren gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting, Onder psychosociale arbeidsbelasting wordt verstaan: seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discrimi natie. Deze klachtenregeling maakt onderdeel uit van het beleid ‘ongewenst gedrag’, Bijlage II van Corio’s gedragscode. Artikel 1 Algemeen 1.1 Deze klachtenregeling heeft als doel een individuele werknemer een middel te verschaffen een voor hem/ haar ongewenste situatie ten aanzien van ongewenste omgangsvormen te beëindigen. Tevens wordt met deze regeling beoogd willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling op dit terrein binnen de onderneming te voorkomen. Een en ander laat onverlet dat werkgever zich als goed werkgever dient te gedragen en al het mogelijke moet doen om een onjuiste behandeling van werknemers in het algemeen te voorkomen. 33 - Corio gedragscode

1.2 De werkgever en de ondernemingsraad achten ongewenste omgangsvormen onaanvaardbaar en komen overeen gerichte maatregelen te treffen binnen de werkorganisatie om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en in voorkomende gevallen te bestrijden. 1.3 De werkgever en de ondernemingsraad komen overeen dat binnen de onderneming op de daarvoor geëigende wijze(n) en met de daartoe geëigende middelen actief beleid wordt gevoerd op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen op het werk. 1.4 Van de werkgever mag worden verwacht dat deze in redelijkheid de werkorganisatie en werkomgeving zodanig inricht, dat ongewenste omgangsvormen worden voorkomen. De werkgever is op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht tot het voeren van een samenhangend beleid, dat ongewenste omgangsvormen voorkomt en bestrijdt. Een samenhangend beleid bevat de volgende onderdelen: • Het ontwikkelen en uitvoeren van preventief beleid; • Het instellen van een vertrouwenspersoon; • Ontwikkelen en tot uitvoering brengen van een klachtenprocedure. Artikel 2 Begripsbepaling In deze regeling wordt verstaan onder: 2.1 Onderneming: Corio Nederland B.V. en Corio Management B.V. 2.2 Werknemers: alle personen (m/v) die met de onder 2.1 genoemde onderneming een dienstbetrekking hebben voor bepaalde of onbepaalde tijd. Tevens wordt hieronder verstaan: uitzendkrachten, gedetacheerde werknemers, stagiair(e)s, freelancers en overige interim werknemers. 2.3 Werkgever: het hoogste hiërarchische niveau wat betreft de dagelijkse leiding van de arbeid in de onder 2.1 genoemde onderneming. 2.4 Ongewenste omgangsvormen: gedrag van collega’s en 34 - Corio gedragscode

derden dat een sociaal onveilige situatie doet ontstaan, zoals bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet (artikel 1.3 en 4.2.). 2.4 a. Seksuele intimidatie: direct of indirect seksueel getinte uitingen in woord, gebaar, afbeelding, gedrag of anderszins, waar betrokkene (m/v) vanuit de werksituatie mee in aanraking komt en die door haar of hem als ongewenst worden ervaren. 2.4 b. Agressie en Geweld: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid; 2.4 c. Pesten: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter gericht tegen een werknemer of groep van werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag. 2.4 d. Discriminatie: elk onderscheid op grond van ras, nationaliteit, geloof, leeftijd, sekse of seksuele geaardheid. Voor uitleg van het begrip discriminatie wordt aangesloten bij de Algemene wet Gelijke Behandeling. 2.5 Klachtencommissie: de commissie tot wie een persoon die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden met een klacht en die deze klacht ter zake behandelt. De commissie heeft een bemiddelende en adviserende rol naar de directie. De klachtencommissie bestaat uit vier personen en is samengesteld uit een gelijk aantal werkgevers- en werknemersleden. De werknemersleden worden door de OR aangewezen. De leden worden aangesteld voor een periode van drie jaar. De klachtencommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris. De klachtencommissie bestaat tenminste uit één vrouw. In de commissie moet juridische deskundigheid en deskundigheid op het gebied van het bestrijden van ongewenste omgangsvormen aanwezig zijn. Zowel werkgever als de Ondernemingsraad wijzen één plaatsvervanger aan. 2.6 Vertrouwenspersoon: de door de werkgever aangewezen 36 - Corio gedragscode

functionarissen tot wie degene die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden voor advies en ondersteuning. Artikel 3 Preventief beleid Aan alle werknemers zal door de werkgever te kennen worden gegeven dat ongewenste omgangsvormen niet getolereerd worden en tot sancties kunnen leiden voor de persoon die zich daaraan schuldig maakt. Tevens worden alle werknemers op de hoogte gesteld van het bestaan van deze klachtenregeling en wordt bekend gemaakt wie de vertrouwenspersonen zijn. Een exemplaar van de regeling is opgenomen in het personeelshandboek. Alle werknemers zullen via de gebruikelijke informatiekanalen worden geïnformeerd over het beleid ter preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen op het werk. De werkgever draagt er zorg voor dat er een arbeidsklimaat aanwezig is waarbij de klachten daadwerkelijk bespreekbaar zijn. Artikel 4 Vertrouwenspersoon De werkgever wijst met instemming van de ondernemingsraad c.q. de personeelsvertegenwoordiging een of meerdere vertrouwenspersonen (binnen dan wel buiten de organisatie) aan. 4.1 Deze vertrouwenspersoon zal worden belast met de eerste opvang van personen die te maken hebben of hebben gehad met ongewenste omgangsvormen op het werk en daarover willen praten. Deze functionaris zal in ieder geval het vertrouwen moeten genieten van het personeel binnen de arbeidsorganisatie. Zij/hij moet gemakkelijk aanspreekbaar zijn en vertrouwelijk met informatie om kunnen gaan. 4.2 De vertrouwenspersoon heeft tot taak: • De persoon die een klacht heeft inzake ongewenste omgangsvormen bij te staan, te begeleiden en van advies te dienen; • Door onderzoek en overleg met de betrokkenen te trachten tot een oplossing van het gesignaleerde probleem te komen; • De klager/klaagster desgewenst te ondersteunen bij het 37 - Corio gedragscode

indienen van een klacht bij de eigen klachtencommissie en/of indien het een strafbaar feit betreft (aanranding, verkrachting, mishandeling) tevens bij het doen van aangifte bij de politie; • De directie en andere relevante bedrijfsonderdelen gevraagd en ongevraagd te adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen. 4.3 De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn/haar taak dan met toestemming van de werknemer die de klacht heeft ingediend. 4.4 De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taken uitsluitend verantwoording schuldig aan de directie, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gerespecteerd wordt. 4.5 De werkgever dient de vertrouwenspersoon de nodige faciliteiten te verschaffen waardoor hij/zij op vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch kan worden geraadpleegd. Voorts verschaft de werkgever de vertrouwens persoon de mogelijkheid zich op kosten van de werkgever nader te bekwamen voor de functie. De vertrouwenspersoon heeft minimaal recht op twee scholingsdagen per jaar. De activiteiten van de vertrouwenspersoon vinden plaats onder werktijd, of - als dat niet mogelijk is - worden doorbetaald. 4.6 Voor de vertrouwenspersoon, die tevens een arbeids overeenkomst heeft met de onderneming, geniet dezelfde rechtsbescherming als leden van de Ondernemingsraad zoals vermeld in art. 21 van de wet op de Ondernemingsraden. Artikel 5 Klachtenprocedure 5.1 Een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt door de werknemer die daarvan last beleeft en/of nadelige gevolgen van heeft ondervonden, schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie. Zowel degene die een klacht indient als degene die aangeklaagd wordt, ontvangt een exemplaar van deze klachtenprocedure. Door het indienen van een klacht als zodanig zal de huidige of toekomstige positie van de klager/ 38 - Corio gedragscode

klaagster niet worden benadeeld. Anonieme klachten kunnen, afhankelijk van de situatie, niet door de klachtencommissie in behandeling worden genomen. 5.2 De klachtencommissie stelt een onderzoek in naar iedere bij haar ingediende klacht omtrent ongewenste omgangsvormen. De klachtencommissie heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die ze bij de vervulling van haar taak nodig heeft. Binnen één maand na ontvangst van de klacht hoort de klachtencommissie afzonderlijk de werknemer die de klacht heeft ingediend en andere betrokkenen. Op verzoek van de werknemer kan deze zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon of door iemand anders van binnen of buiten de onderneming. De commissie is bevoegd ook anderen te horen. De commissie kan besluiten een onderzoek te laten plaatsvinden door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever. 5.3 De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten. Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Indien een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld. 5.4 Na afronding van het onderzoek doet de secretaris van de commissie een afschrift van de schriftelijke rapportage toekomen aan de leden van de klachtencommissie en de anderen direct-betrokkenen. 5.5 Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan de werkgever op verzoek van en na overleg met de klachtencommissie tijdelijke voorzieningen treffen, indien dit voor het welzijn van de klager/klaagster noodzakelijk is, danwel als er sprake is van een voor één of meer direct betrokkenen onhoudbare situatie.


5.6 De klachtencommissie brengt binnen twee maanden nadat de klacht is ingediend een schriftelijke verklaring uit aan de werkgever. Deze termijn kan ten hoogste één maand worden verlengd. De verklaring bevat in ieder geval een uitspraak over de volgende punten: • Of en zo ja in welke mate de klacht aannemelijk is; • Wie door de ongewenste omgangsvormen is/zijn getroffen; • Een advies aan de werkgever inzake de te nemen maatregelen. Een lid van de klachtencommissie is gerechtigd aan de verklaring van de commissie een minderheidsstandpunt toe te voegen. Een afschrift van de verklaring wordt aan de direct betrokkenen gestuurd alsmede aan de vertrouwenspersoon. 5.7 Afhankelijk van de zwaarte van de klacht kunnen door de werkgever onder andere de volgende sancties worden opgelegd aan degene tegen wie de klacht gericht is: • schriftelijke berisping • schorsing • claim tot schadevergoeding • overplaatsing • ontslag 5.8 Binnen 14 dagen na ontvangst van de verklaring van de klachtencommissie neemt de werkgever schriftelijk een besluit over eventueel te nemen maatregelen. Daarbij worden geen maatregelen genomen die de klager/klaagster benadelen. Indien de werkgever een beslissing neemt die geen sancties inhoudt terwijl de klacht door de commissie wel gegrond is verklaard, danwel indien door de klachtencommissie maatregelen zijn voorgesteld welke door de werkgever niet worden overgenomen, dient dit uitdrukkelijk en met redenen omkleed in de beslissing te worden vermeld. Een afschrift van de beslissing wordt aan de direct betrokkenen gestuurd. 5.9 De klachtencommissie brengt jaarlijks verslag uit aan de werkgever en de OR over het aantal en de aard van de


behandelde zaken en de uitspraken die daarin zijn gedaan met een afschrift aan de vertrouwenspersoon. In deze rapportages door de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie worden geen namen of initialen van de betrokkenen genoemd. Evenmin wordt melding gemaakt van andere kenmerken, of achtergronden, die het mogelijk maken de bron van de klacht te herleiden. 5.10 De vertrouwenspersoon, de klachtencommissie en andere betrokkenen bij de klachtenprocedure handelen in deze procedure zodanig dat de privacy van de klager/klaagster en andere betrokkenen voldoende wordt gewaarborgd. Artikel 6 Geheimhouding Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld vertrouwelijk te behandelen. Deze geheimhouding geldt niet voor het advies van de klachtencommissie en de uiteindelijke beslissing van de werkgever, tenzij de werknemer schriftelijk te kennen geeft ook hiervan geheimhouding te willen.


BIJLAGE III – CORIO MVO BELEID Beleid ten aanzien van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Bij Corio zijn we ons ervan bewust dat onze zakelijke activiteiten gevolgen hebben voor economie, maatschappij en milieu. Daarom maakt Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in al zijn aspecten deel uit van onze langetermijnstrategie, niet alleen in de dagelijkse besluitvorming, maar ook in ons investeringsbeslissingen. We zijn ervan overtuigd dat onze aanpak toegevoegde waarde oplevert voor het bedrijf en de belanghebbende partijen. Corio moet zich houden aan nationale wetgeving en Europese regelgeving, maar hanteert op het vlak van milieu- en sociale kwesties nog strengere normen. Door de geboekte vooruitgang regelmatig tegen het licht te houden en tevens de belanghebbende partijen in het proces te betrekken, bereiken we voortdurend verbeteringen. De basis van ons MVO-beleid is: • Het bieden van favoriete ontmoetingsplekken voor onze medewerkers – zij zijn immers cruciaal voor het succes van Corio. We willen talent aan het bedrijf binden en stellen ons de taak dit talent ook te behouden. We zijn namelijk van mening dat dat van vitaal belang is voor de ontwikkeling van Corio als bedrijf en voor zijn concurrentiepositie. Zodoende verzekeren we ons van continuïteit op de lange termijn, zowel voor wat betreft onszelf alsook de belanghebbende partijen. We willen het leiderschap van ons bedrijf in het algemeen en ons management in het bijzonder verder ontwikkelen, om zo de naamsbekendheid van Corio binnen de onroerendgoedsector en tevens onze reputatie als werkgever te versterken. Om die reden krijgen onze medewerkers alle gelegenheid om hun kennis, vaardigheden en competenties verder uit te bouwen en zo het beste uit zichzelf te halen. Corio investeert ook in een gezonde, veilige en prettige werkomgeving. We onderschrijven de uitgangspunten van de Verklaring inzake de fundamentele principes en rechten op het werk, als geformuleerd door de International Labour Organisation (ILO). 43 - Corio gedragscode

• Het bijdragen aan het welzijn van onze (potentiële) bezoekers en klanten, door hun het gevoel te geven dat ze erbij horen: een favoriete ontmoetingsplek in het hart van hun gemeenschap. We zijn van mening dat we een verantwoordelijkheid hebben op het sociale vlak en met betrekking tot het milieu tegenover de gemeenschappen waar we werkzaam zijn en dragen daarom bij aan gezonde en veilige leefomstandigheden. We hechten grote waarde aan de veiligheid, huurderssamenstelling, diensten en activiteiten en integreren deze wensen in het beleid van het centermanagement. We organiseren regelmatig evenementen en activiteiten – een speerpunt van het centermanagement beleid – met daarbij speciale aandacht voor kinderen in het algemeen en duurzaamheidsvraagstukken in het bijzonder. We werken ook aan het terugdringen van het gebruik van water en energie en de productie van afval, wat de gezondheid van de gemeenschap ten goede komt. Consumenten, bezoekers en bewoners ervaren dit als prettig en zij vinden dan ook dat Corio toegevoegde waarde brengt aan de lokale gemeenschap. Dit schept loyaliteit en we verwachten dat zodoende onze naamsbekendheid en reputatie verder worden versterkt. • We zetten ons in om huurders tevreden te houden door pro-actief met hen in gesprek te treden over milieu-, gezondheids- en veiligheidskwesties en naar hun specifieke behoeftes en problemen te luisteren. We stellen een goede relatie met onze huurders zeer op prijs. Daarom helpen we hen te bereiken wat ze nastreven en vervolgens oplossingen te vinden waar beide partijen baat bij hebben. Hierbij hoort ook het adviseren van huurders over de beste wijze om aan de wensen van hun klanten te voldoen of over het gezamenlijk uitvoeren van MVO-beleid, om zodoende kosten te besparen. Omdat we aan hun wensen tegemoetkomen en onszelf (jaarlijks) nieuwe doelen stellen, zorgen wij er voor dat de huurders in onze centra zich tevreden en gestimuleerd voelen. Door middel van vergaderingen, nieuwsbrieven, onze website en het jaarverslag verschaffen we onze huurders inzicht in de MVOdoelen. Vooruitlopend op de verwezenlijking van Corio green leases (groene huurcontracten) slaan we de handen met onze huurders ineen op het gebied van MVO en waar mogelijk combineren we strategieën en maatregelen. Als alle betrokken partijen samenwerken, is een winkelcentrum meer dan de som van de afzonderlijke winkels.


• Duurzaamheid beschouwen we als een belangrijke factor in de zakelijke relatie met onze leveranciers. We introduceren en combineren onze MVOstrategieën om zo met bestaande leveranciers tot duurzame innovatie te komen en stellen MVO-gerelateerde eisen aan nieuwe leveranciers om zodoende ketenverantwoordelijkheid te bereiken. We zijn van mening dat, door samen te werken met bestaande leveranciers en hen aan te sporen hun zakelijke processen zo verantwoord mogelijk in te richten, we ook verderop in de keten van leveranciers een verschil kunnen maken. We stellen eisen aan nieuwe leveranciers door hen delen van de Corio Gedragscode te laten ondertekenen. Zo willen we hen overtuigen van onze visie op milieubewust gedrag en verantwoorde arbeid. Als zij de zakelijke betrekking met ons voort willen zetten, moeten ze hetzelfde met hun eigen partners doen; zo bereiken we ketenverantwoordelijkheid. Door het instellen van formele klachtenprocedures willen we de relatie met onze leveranciers verder uitbouwen; dat is immers een belangrijke stap in het verwezenlijken van betrouwbare zakelijke relaties en duurzame innovatie. • We werken voortdurend aan de vermindering van de milieuimpact van onze activiteiten en besteden aandacht aan het meer milieubewust maken van alle betrokken partijen. We voelen ons verantwoordelijkheid voor de leefomstandigheden in het verzorgingsgebied van onze winkelcentra. Daarom streven we naar verlaging van de CO2-uitstoot en vermindering van het energie- en waterverbruik en de afvalproductie in onze centra. Dit streven komt voort uit de ethische norm die we onszelf hebben gesteld, de eisen van onze huurders en het belang van de consument. Corio heeft er ook economisch baat bij, omdat dit ons en onze klanten kosten bespaart. We stellen ons een jaarlijkse verkleining van onze milieu impact ten doel. Dit vergt investeringen en een bewustzijn hiervoor bij (her)ontwikkeling en technische en locatiespecifieke zaken. Omdat de vermindering die we voor ogen hebben zowel de gemeenschap pelijke gedeelten van onze winkelcentra alsook de verhuurde ruimtes betreft, moeten we bij de huurders het bewustzijn vergroten en met ze samenwerken. Alleen samen kunnen we komen tot duurzame winkelcentra.


BIJLAGE IV – PROCEDURE VOOR HET MELDEN VAN EEN MISSTAND 1.

Doel & reikwijdte

Corio hecht een groot belang aan een werkomgeving met een hoge mate van vertrouwen en waarin werknemers elke kwestie openlijk aan de orde kunnen stellen. Deze Interne Procedure voor het Melden van een Misstand omschrijft de wijze waarop meldingen van al dan niet bevestigde vermoedens van fraude en wangedrag worden behandeld. Wij moedigen de rechtstreekse communicatie via je Leidinggevende of Vertrouwenspersoon (normale meldingsprocedures) aan. Je wordt slechts in laatste instantie geacht je toevlucht te nemen tot de anonieme meldlijn: de Corio SpeakUp lijn, dus enkel wanneer alle andere mogelijkheden gefaald hebben of wanneer je anders de kwestie niet zou melden uit angst voor negatieve consequenties. De Corio SpeakUp lijn wordt beheerd door een onafhankelijke instantie die meldingen anoniem doorgeeft aan de Integriteitscommissie van Corio, bestaande uit de Compliance Officer en de Corporate Risk Manager. De Interne Meldingsprocedure geldt voor alle Werknemers van Corio Nederland.

2.

Vermoeden van een misstand

Alle Werknemers worden, indien zij vermoeden dat sprake is van frauduleus, onethisch of onrechtmatig gedrag dat een ernstige inbreuk vormt op de Gedragscode, aangemoedigd 46 - Corio gedragscode

daarvan melding te maken. Voor het doen van meldingen inzake ongewenste omgangsvormen kun je gebruik maken van de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen. Voor het melden van vermoedens die een ernstige inbreuk vormen op de Gedragscode geldt de volgende procedure: • In eerste instantie aan je Leidinggevende of aan je Vertrouwenspersoon. Het Vermoeden van een Misstand kan eveneens aan beiden worden gemeld (zie 3); • Ingeval het Vermoeden van een Misstand een lid van de Raad van Bestuur betreft, wordt de Werknemer geadviseerd dit rechtstreeks aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen te melden (zie 3). Indien dit niet mogelijk is, dient de Werknemer gebruik te maken van de Corio SpeakUp lijn (zoals vermeld onder 4): • Via de Corio SpeakUp lijn kunnen meldingen rechtstreeks en anoniem bij de Integriteitscommissie worden ingediend; • Ingeval het Vermoeden van een Misstand een lid van de Raad van Bestuur betreft, meldt de Integriteitscommissie dit rechtstreeks aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen; • Ingeval het Vermoeden van een Misstand een lid van de Integriteitscommissie betreft, wordt de Werknemer geadviseerd dit rechtstreeks, al dan niet anoniem, aan de voorzitter van de Raad van Bestuur te melden. Indien een dergelijke melding toch via de Corio SpeakUp lijn binnenkomt, dan zal de Integriteitscommissie de melding doorgeven aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen. Om ervoor te zorgen dat onduidelijke en valse meldingen tot een minimum beperkt blijven, heeft Corio de mogelijkheid anonieme meldingen van Werknemers die via andere kanalen dan de Corio SpeakUp lijn zijn ontvangen, niet aan een onderzoek te onderwerpen.


3.

Meldingen via normale meldingsprocedures

De Leidinggevende of de Vertrouwenspersoon maakt een schriftelijk verslag van de melding en laat de Melder dit verslag voor akkoord ondertekenen. De Melder ontvangt een afschrift daarvan. De Leidinggevende of de Vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat CEO Corio Nederland onmiddellijk in kennis wordt gesteld van het gemelde Vermoeden van een Misstand en het origineel verslag ontvangt. De Integriteitscommissie ontvangt tevens een afschrift van de melding. De CEO Corio Nederland stuurt binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de Melder die het Vermoeden van een Misstand heeft gemeld. Onmiddellijk na ontvangst van de melding van een Vermoeden van een Misstand start de CEO Corio Nederland een onderzoek. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de Melder schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt over het gemelde Vermoeden van een Misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de Melder hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij wel een standpunt tegemoet kan zien. Bij rechtstreekse meldingen aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen, draagt deze zorg voor de vastlegging, het verstrekken van de ontvangstbevestiging, afschrift aan de Integriteitscommissie en de uitvoering van het onderzoek. De Integriteitscommissie bewaakt de kwaliteit en voortgang van bovenstaand proces en brengt per kwartaal een verslag van alle zaken uit aan de Raad van Bestuur.

4.

Anonieme meldingen via de meldlijn van Corio

De Integriteitscommissie ontvangt alle meldingen die via Corio SpeakUp lijn zijn ingediend. De Integriteitscommissie evalueert en beoordeelt de ontvangen informatie en neemt een besluit over de te ondernemen actie. De Integriteitscommissie kan 48 - Corio gedragscode

personen aanstellen en hen informatie verstrekken indien zij dit voor het onderzoek van de melding noodzakelijk acht, waarbij zoveel als voor een correcte behandeling van de melding mogelijk is de anonimiteit wordt gewaarborgd. De Integriteitscommissie zorgt ervoor dat alle gemelde kwesties naar behoren worden gedocumenteerd, geëvalueerd en dat daarvan een verslag wordt opgesteld. Eventuele aanvullende vragen verlopen via de Corio SpeakUp lijn zodat anonimiteit gewaarborgd blijft. Corio verwacht van alle managementniveaus dat zij alle kwesties betreffende een Misstand serieus, vertrouwelijk en onmiddellijk in behandeling nemen. Het management is verplicht zijn volledige medewerking te verlenen aan onderzoeken naar de Misstand.

5.

Niet onderzochte meldingen

De Voorzitter Raad van Commissarissen, CEO Nederland of de Integriteitscommissie heeft het recht een melding niet aan een onderzoek te onderwerpen. Dit kan zich voordoen wanneer: • Er onvoldoende informatie beschikbaar is voor een behoorlijk onderzoek en indien het niet mogelijk is nadere informatie te verkrijgen; • Is vastgesteld dat de melding te kwader trouw is verricht.

6.

Rapportage

De Integriteitscommissie voorziet de Raad van Bestuur eenmaal per kwartaal van een verslag van alle zaken. Dit verslag omvat ook informatie over zaken die niet zijn onderzocht of die in het voorgaande kwartaal zijn afgerond. Corio is verplicht de Nederlandse Autoriteit Financiële Markten in te lichten indien het rapport een kwestie betreft die kan worden gedefinieerd als een gedraging of gebeurtenis die een integere bedrijfsvoering van Corio ernstig in gevaar brengt.


7.

Bescherming & rechten van de Melder

De identiteit van alle Melders wordt beschermd en Corio hanteert een streng beleid om represailles tegen Melders in deze procedure te voorkomen. Overtredingen worden niet getolereerd. Het enkele feit dat men Melder wordt, geeft echter geen automatisch recht op immuniteit voor wangedrag. Deze bescherming is uitsluitend van toepassing op Melders die deze interne Meldingsprocedure volgen. Ook indien de procedure naar behoren is gevolgd, kan in twee gevallen de bescherming van de Melder niet worden gegarandeerd, te weten: • In gevallen waarin is vastgesteld dat een melding te kwader trouw is verricht; • Indien de melding zelf als een strafbaar feit kan worden aangemerkt. Indien de Melder niet tevreden is met de ondernomen actie en/of de uitkomst van zijn/haar melding of wanneer hij/zij zich niet beschermd voelt, kan hij/zij rechtstreeks een klacht indienen via de Corio SpeakUp lijn of bij de Voorzitter van de Raad van Commissarissen.

8.

Bescherming & rechten van de Betrokene

Wanneer een persoon officieel aan een onderzoek wordt onderworpen (de Betrokkene), wordt hij/zij daarvan in kennis gesteld. Corio bericht de Betrokkene binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding. Deze termijn kan worden verlengd indien er een aanmerkelijk risico bestaat dat bewijsmateriaal zal worden vernietigd en/of het onderzoek zal worden belemmerd. De Betrokkene heeft het recht daartegen bezwaar te maken. Hij/zij kan zich wenden tot de Integriteitscommissie met een verzoek om rectificatie en een bezwaarschrift. Indien hij/ zij zich niet tot de Integriteitscommissie wenst te wenden, kan hij/zij zich wenden tot de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 50 - Corio gedragscode

9.

Gegevensbescherming & privacy

Corio en de aangewezen bestuurders behandelen de ontvangen informatie strikt vertrouwelijk. De privacy van zowel de Melder als de Betrokkene wordt beschermd. Voor de uitvoering van de interne Meldingsprocedure moeten persoonsgegevens worden verwerkt, de regels inzake gegevensbescherming zijn derhalve van toepassing. Corio neemt deze regels in acht.

10.

Melding te kwader trouw

Corio neemt het te kwader trouw indienen van meldingen hoog op. Deze handeling wordt beschouwd als een ernstige schending van de Gedragscode.

11. Contact details

Meldlijn 0800 0222 931

Toegangscode 93568

URL Internetadres www.speakupfeedback.eu/web/ gq9ocw/nl

Integriteitscommissie Compliance Officer Corporate Risk Manager

Naam Maud de Vries Cyriel Mintjens

E-mail [email protected] [email protected]

Voorzitter Raad van Commissarissen Bas Vos

E-mail

Entiteit van Corio Corio N.V. Corio Nederland B.V.

Vertrouwenspersoon Susan Theunissen Stephan van Harteveld Romhild Ruitenberg (extern, ArboNed)


[email protected] E-mail [email protected] [email protected] 06-29080537

12. Definities Term Melder Betrokkene

Compliance Officer Corio Gedragscode Integriteitscommissie

Meldingsprocedure Leidinggevende SpeakUp lijn Raad van Bestuur Raad van Commissarissen Corporate Risk Manager Vermoeden(s) van een Misstand Vertrouwenspersoon

Werknemer Corio Nederland


Betekenis De Werknemer die via de Corio SpeakUp lijn een Vermoeden van een Misstand heeft gemeld. Een persoon die, al dan niet in dienst van Corio, voor Corio en haar groepsmaatschappijen werkzaam is, waaronder begrepen oproepkrachten, uitzendkrachten, freelancers en stagiairs, tegen wie via deze Meldingsprocedure een melding is ingediend Compliance Officer van Corio N.V. en lid van de Integriteitscommissie Corio N.V. en haar dochtermaatschappijen De gedragscode van Corio, te vinden op www.corio-eu.com. Commissie bestaande uit de Compliance Officer en de Corporate Risk Manager, die de ontvangen informatie evalueren en beoordelen en een besluit nemen over de te nemen actie Procedure die beschrijft op welke wijze meldingen van al dan niet bevestigde vermoedens van fraude en wangedrag worden behandeld De direct leidinggevende van de Werknemer Het telefoonnummer en het internetadres waarop Werknemers een Vermoeden van een Misstand anoniem kunnen melden Raad van Bestuur van Corio N.V. Raad van Commissarissen van Corio N.V. Corporate Risk Manager van Corio N.V. en lid van de Integriteitscommissie Vermoedens van frauduleuze, onethische of onrechtmatige gedragingen die een ernstige inbreuk vormen op de Gedragscode De persoon die door de voorzitter van de Raad van Bestuur is aangewezen om als zodanig namens de vennootschap en haar groepsmaatschappijen op te treden Een persoon die, al dan niet in dienst van Corio Nederland BV, voor haar of haar groepsmaatschappijen werkzaam is, waaronder begrepen oproepkrachten, uitzendkrachten, freelancers en stagiairs

BIJLAGE V – INCIDENTENBELEID Corio heeft beleid vastgesteld dat Corio verplicht, om indien ingevolge de Procedure voor het Melden van een Misstand melding wordt gedaan van een ‘incident’ in de zin van het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft (het “BGfo”), de AFM daarover onverwijld te informeren (19 BGfo). De wettelijke verplichting tot melding aan AFM rust op de beleggingsinstelling. Gezien de procedures in de Procedure voor het Melden van een Misstand betekent dit dat die plicht rust bij de vertrouwenspersoon, de integriteitscommissie, ieder der directieleden of de voorzitter van de RvC. Onder ‘incident’ moet worden verstaan een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf van een financiële onderneming.


FEEDBACK & SUGGESTIES

Je feedback en suggesties over de gedragscode worden zeer gewaardeerd. Daarmee draag je bij aan een organisatie waar we allen trots op kunnen zijn. Feedback and suggestions Type: Neem graag contact op met: Algemene Je leidinggevende, raad van bestuur of ondernemingsraad opmerkingen Milieu-en sociale [email protected] of je lokale MVO commissie kwesties Juridische en [email protected] vraagstukken HR-vraagstukken [email protected] Koersgevoelige [email protected] (+31 30 234 67 42) informatie

Contactgegevens Vertrouwenspersoon, Compliance Functionaris en Woordvoerders Corio entiteit Corio N.V. Corio Nederland B.V.

Vertrouwenspersoon Susan Theunissen Stephan van Harteveld Romhild Ruitenberg (extern, ArboNed)

Contactgegevens [email protected] [email protected] 06-29080537

Corio entity Corio N.V. Corio Nederland B.V.

Corporate Compliance Officer Maud de Vries

Contactgegevens [email protected]

Corio entiteit Corio N.V. Corio Nederland B.V.

Woordvoerders Ingrid Prins Ronald Besemer

Contactgegevens [email protected] [email protected]




GEDRAGSCODE WIE WIJ ZIJN EN HOE WIJ WERKEN

Recommend Documents