Vertrouwenspersonen Jaarverslag 2013 In 2013 is er 52 keer een beroep gedaan op de vertrouwenspersonen. De meldingen liepen uiteen van een eenmalig telefonisch overleg tot een aantal gesprekken verspreid in de tijd. Meldingen kwamen vanuit de verschillende regio’s en disciplines van onze organisatie. Daarnaast is ook vanuit externe organisaties een beroep op ons gedaan. 2013 2012 2011 2010 2009
-
52 47 33 31 37
meldingen meldingen meldingen meldingen meldingen
De aard van de meldingen: In verreweg de meeste situaties is er sprake van verstoorde werkverhoudingen. • Verstoorde arbeidsverhoudingen met leidinggevenden / confrontaties / conflicten / intimidatie (19 keer). • Vraagstukken rondom procedures, conflicten en intimidatie rondom verzuim (9 keer), • Verstoorde arbeidsverhouding / samenwerkingsproblematiek met collega’s. (9 keer) Daarnaast en soms tegelijkertijd waren de volgende aspecten onderwerp van gesprek: • Conflicten rondom correctie en ontslag. (4 keer) • Effecten social media op onderlinge werkverhoudingen. (1 keer) • Impact van gekozen methode van werken met een procedure (1 keer). • Integriteitkwestie. (3 keer) • Onduidelijkheid over procedures (1 keer). • Onzorgvuldigheid in het omgaan met procedures / uitvoeringsregelingen. (9 keer) • Pesten op het werk (1 keer). • Seksuele intimidatie (1 keer). • Spanning op de werkplek / onveilige situatie met lichamelijke klachten tot gevolg. (2 keer) • Vermoedens omtrent onheuse bejegening jegens cliënten. (1 keer) • Vertrouwensbreuk met ouders van een cliënt (1 keer). • Werkdruk en overbelasting in relatie tot persoonlijke situatie. (1 keer) In alle gevallen bieden de vertrouwenspersonen een luisterend oor en ondersteuning. De vertrouwenspersonen fungeren als een ‘klankbord’ voor de melders. Het gaat om: - het doen van het verhaal, - het uiten van emoties, het ordenen van gedachten, - en het meedenken hoe op een effectieve manier vervolg te geven aan de situatie van de melder. Vaak voldoet het om het verhaal te vertellen of geeft het gesprek voldoende mogelijkheden om zelf een volgende stap te zetten. Daarnaast is er: - doorverwezen, - gewezen op de aanwezige (uitvoerings)regelingen binnen en buiten de organisatie, - waar nodig op verzoek van de melder ondersteuning geboden bij het voorbereiden van en/of aanwezig zijn bij gesprekken. (4 keer) Veelal vindt nadien nog een afrondend gesprek plaats, waarbij de vertrouwenspersoon op de hoogte gebracht wordt van het procesverloop. De vertrouwenspersonen hebben door de loop der jaren een checklist voor doorverwijzingen ontwikkeld. Deze is ook dit jaar weer geactualiseerd. In 2013 is er doorverwezen naar: - Locatiehoofd - Clustermanager
1
-
P&O UWV BBO – ondersteuner. Supervisor / Coach Maatschappelijk werk / Psycholoog Bedrijfsarts Jurofoon / Juridisch adviseur / Rechtsbijstand / Vakbond
Daarnaast is er geadviseerd kennis te nemen van bestaande regelingen, zoals: - Verzuimregeling. - Arbeidstijdenwet. - CAO regelingen. - Regeling Correctie en Ontslag. - Regeling Functioneringsgesprekken. - Klachtenregeling. - Regels en verplichtingen bij ziekte. Wet poortwachter. - Ik ben ziek. Wat nu? (UWV) - Intimidatie, dat kun je hier niet maken. - Gedragscode / Visie en Waarden. - Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen. Een terugblik op 2013 De vertrouwenspersonen zijn als groep in 2013 drie keer bij elkaar geweest, in het voorjaar, de zomer en het najaar. Gerard Gerding is daar één keer bij ingestoken, om van gedachten te wisselen. Het tweede deel van het overleg heeft het karakter van intervisie, aan de hand van actuele vraagstukken. Het zomeroverleg aan verdieping van eerder besproken thema’s. Tussentijds consulteren vertrouwenspersonen elkaar, indien nodig. Naast uitwisseling en verdieping van praktijkervaringen, hebben we aandacht gehad voor: • De informatie over vertrouwenspersonen op intranet. • Gedragscode. Van een werktekst ‘De grondslag van Gemiva-SVG Groep’ naar ‘Visie en waarden’. Advies dat we van Gerard Gerding meekrijgen is in onze gesprekken te blijven praten over waarden en over wat werkt. Gerard benadrukt de waarde van de dialoog, door iedereen en vanuit alle lagen van de organisatie. • (On)zorgvuldigheid bij het hanteren van procedures rondom ‘Correctie en ontslag’. • Werken naar vermogen. Beleid bij verzuim en re-integratie. Scholing. Drie vertrouwenspersonen hebben zich dit jaar verdiept in: - Gebruik en misbruik van social media. - Vertrouwenspersoon en eigen positie. - Vertrouwenspersoon en arbeidsconflicten. We hebben met elkaar afgesproken dat een ieder die een scholingsdag of inhoudelijke bijeenkomst volgt, een workshop of inleiding verzorgt voor het team vertrouwenspersonen. Dit bevalt goed. De inleidingen inspireren en zorgen voor verdieping. We leren van en met elkaar. Gebruik en misbruik van Social Media. De inleidende zin van de workshop: “We don’t have a choice if we DO social media. The question is HOW to do it.” Martin Kok heeft een inleiding verzorgt na het bezoeken van de bijeenkomst van de LVV (Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen) en een workshop die hij gemaakt heeft met en voor jongeren waar hij mee werkt. Bijzonder in zijn verhaal is, dat jongeren zelf aangeven dat er meer nadelen dan voordelen kleven aan het gebruik van social media. Als team vertrouwenspersonen gaan wij uitermate voorzichtig om met de digitale uitwisseling met melders. Waar wij geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer,
2
blijkt hoe makkelijk grenzen vervagen en men nalaat bewust na te denken over de effecten en impact die verkeerd gebruik van social media kan hebben voor betrokkenen. Belangrijkste conclusie: Duidelijk aangeven wat de grens is. Vertrouwenspersoon en eigen positie. Janny Smalbil verzorgt een workshop, nadat ze een studiedag heeft gevolgd bij VlasConsulting. Wat bijzonder mooi aansluit in haar verhaal bij de ontwikkelingen over ‘visie en waarden’ binnen Gemiva-SVG Groep is om in gesprekken de waarden van de melder te achterhalen. Daardoor worden belangen duidelijk. Vanuit de eigen waarden, kan melder eigen keuzen maken en zelf de regie (her)nemen. Goed was het om middels een oefening zelf te ervaren hoe dat werkt. Vertrouwenspersoon en arbeidsconflicten. Lenie Turk heeft eveneens bij VlasConsulting een studiedag gevolgd. Er bestaat samenhang tussen sociale veiligheid en integer gedrag. Arbeidsconflicten, (on)gewenste omgangsvormen en integriteit gaan in de kern over de geloofwaardigheid van iedereen in de organisatie. Ook hier is de vraag hoe met waarden om te gaan. Voor vertrouwenspersonen staan preventie, meedenken in probleemoplossing, de-escalatie en vertrouwelijkheid voorop. We hebben stilgestaan bij de vragen wat afwegingen zijn om te interveniëren, vanuit welke perspectieven en waar grenzen liggen. Belangrijke aspecten: - Bewust zijn van de intentie van de melder om een vp. in te schakelen - Empoweren van de melder, om de eigen regie te behouden. - Aandacht voor alle belangen – richten op samenwerking. Bij een conflict zijn alle belangen groot. Verbinding is de kern. Vertrouwenspersonen onder de loep. In de zomerperiode hebben we tijd gemaakt om stil te staan bij de talenten, kwaliteiten, competenties en expertise van ons team vertrouwenspersonen. Na jaren samen werken is het bijzonder om eens stil te staan bij onszelf. Als team concluderen we dat we brede expertise hebben, vertrouwen in elkaar, kennis kunnen delen, ons aan elkaar kunnen toetsen en integriteit hoog in het vaandel hebben staan. Omgaan met verlies. In het najaar is Cocky Smits te gast om een inleiding te verzorgen na een studiedag ‘Verlieskunde’. Vaak wordt er bij het begrip verlies als eerste gedacht aan overlijden. Maar ook reorganisatie op werk, ziekte en kwijt raken van je baan of functie zijn vormen van verlies waarmee mensen het moeilijk kunnen hebben. Cocky heeft ons meegenomen in een aantal belangrijke aspecten rondom het thema ‘verlies’. Vervolgens hebben we stilgestaan bij de vragen hoe wij dit in ons werk als vertrouwenspersoon tegenkomen, hoe we er mee omgaan, en welke inzichten ons kunnen inspireren voor ons werk als vertrouwenspersoon. (Cocky Smits is nazorgfunctionaris, samen met de collegae Angelique van der Ben, Regina van Elswijk en Hans van den Hoek.) Interview Een leerling uit de regio Midden heeft contact opgenomen als opdracht voor een toets voor haar opleiding. Een van de collega’s heeft een leuk gesprek gehouden over haar werk als vertrouwenspersoon binnen de organisatie. We complimenteren de opleider die deze opdracht bedacht heeft. Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen - De inleiding ‘Gebruik en misbruik van Social Media’ is voortgekomen uit de voorjaarsbijeenkomst van de LVV. - Inmiddels is er een Keurmerk voor opleidingscentra die vertrouwenspersonen opleiden. De Keurmerken worden uitgereikt na beoordeling door het Keurmerkinstituut. De instituut
3
-
accrediteert ook bij – en nascholingen. Deskundige vertrouwenspersonen geven inhoudelijk feedback. Lenie heeft daar in 2013 een bijdrage aan geleverd. Daarnaast heeft ze advies uitgebracht aan het bestuur van de LVV vanuit een commissie, die verkend heeft wat mogelijkheden (en wenselijkheden) kunnen zijn voor vertrouwenspersonen zonder registratie om in aanmerking te komen voor gecertificeerd vertrouwenspersoon.
Vooruitblik op 2014. In december van 2013 verscheen de nota ‘Procedure vrijwillige en onvrijwillige mobiliteit binnen Gemiva-SVG Groep in 2014’. Er gebeurt veel en er staat nog meer te gebeuren. Krimp op locaties in personele bezetting, het anders inzetten van medewerkers en het beëindigen van tijdelijke contracten. Gerard Gerding gebruikte in het voorjaarsoverleg het woord ‘welwillendheid’, een woord dat voor hem richtinggevend mag zijn voor de manier waarop een ieder zich binnen de organisatie tot elkaar verhoudt. Een mooi woord waarin ‘wel’ en ‘willen’ terug te vinden zijn. Het woord betekent dat het samen brengt. Als vertrouwenspersonen erkennen we dat het werkt als mensen op basis hiervan het gesprek met elkaar aangaan en blijven aangaan. Dit is belangrijk in tijden waar veel voor mensen onduidelijk en onzeker is. We willen aandacht hebben voor: - Veranderingsprocessen. - Uitwisseling met collegae nazorgfunctionarissen. - Nieuwe scholingsactiviteiten. Met als uitgangspunt een bijdrage te leveren aan een personeelsbeleid, dat een evenwicht zoekt tussen de evaluatie van medewerkers op behaalde resultaten en het inzetten van hun talenten. Vanuit een waarderend perspectief. Tot slot…… willen we dank uitspreken voor het in ons gestelde vertrouwen. Medewerkers weten ons te vinden voor een luisterend oor, voor een vraag voor ondersteuning, bij het zoeken van een antwoord op een vraag of een probleem. Kortom …. voor al die dilemma’s, waar men alleen niet uitkomt.
Vertrouwenspersonen in 2013 Marjolein de Groot Jeanette van Houwelingen Martin Kok Janny Smalbil Bart Smeenk Lenie Turk Geert Vriens
AC Gading / Afasiecentrum Leiderdorp AC Het Molenschaer WTC Rhijnenburgh / Ambulante Dienst ZHN Begeleid Werken regio Midden De Elsenhoeve BBO, Educatief Centrum / Advies & Ondersteuning Woonlocaties Dorrestein / De Gouwe
4
Woorden Er wordt gewerkt, hard gewerkt Er wordt gepraat, veel gepraat Er vallen woorden, harde woorden Er was vertrouwen, dit slinkt, verdwijnt Er wordt gewerkt, stug doorgewerkt Het wrikt, het schuurt, het voelt niet goed Opnieuw gepraat, nieuwe woorden Het komt weer goed Maar soms niet Door vertrouwenspersoon Janny Smalbil (november 2013)
5
