VERSLAG VERBONDSRAAD 15 maart 2014

VERBONDSRAAD

Kazou Brugge vzw www.kazoubrugge.be [email protected]

VERSLAG VERBONDSRAAD 15 maart 2014

Voorzitter:

Teis Devriese

Verslaggever:

Lies Debacker

Aanwezig:

Lien Steyaert, Sebastiaan Barremaecker, Febe Verbrugghe, Clair Vander Stuyft, Kayleigh Vandenbroucke, Jacintha Lambert, Korneel Dieleman, Nona Verbrugghe, Jolien Vanden Berghe, Sebasitaan Simoens, Ilse De Groote, Lies Debacker, Lienert Deprez, Annelies Lanszweert, Katelijne Gevaert, Gert Cruyt, Annelies Leenknecht, Janos Braem, Lars Vandecasteele, Jolien Van Eenoo, Louis Parmentier, Mieke Spenninck, AlexanderVandamme, Britta Roelants, Ine Vanthuyne, Sanne Verbrughhe, Benjamin Van Eenoo, Diederik Brysse, Yari Wallaert, Sofie Snauwert, Ellne Coppé, Eline Tant, Wouter Devroe, Ine Verstraeten, Sarah Tylleman, Janos Braem, Lowie Debou, Alexander Clarysse, Ilse Couvreur, Jan Coture, Maarten Vansteenkiste, Lies Callemeyn, Lode Sibbens, Floris Vandamme, Hannelore Breems, Martijn Denys, Teis Devriese, Floris Vandamme, Pieter Desmidt, Hannes Dekeyser, Pieter Billiet, Joannes Logghe

Verontschuldigd:

Mathias Moerman, Rik Verbeke, Hanne Baeyens, Bie Callens, Mariska De Bie, Josefien Standaert, Els Desomer, Louis Malfait, Koen Batsleer, Benoit Van Weehaeghe, Chris Desomer, Mathias Seynaeve, Sofie Snauwaert, Benjamin Blomme, Jannes Dekeyser, Sarah Callemeyn, Loes Coucke

Afwezig:

Pauline De Jaeger, Wendy Verlinde

1. Teis heet iedereen van harte welkom op de 2e verbondsraad van het jaar!

2. Opvraging variapunten a. Folder Prikkel (Ine) b. Aanduiding voorzitters en ondervoorzitters werkgroepen c. Projectgroepen (Sanne) 3. Goedkeuring vorig verslag: goedgekeurd

4. STAVAZA werkgroepen: a. WG zinspelend @zoom: - Acties op VV-weekend: 1. Sta eens stil op vakantie: deze wordt herhaald op de vormingsdag. Dit zal een flashmob zijn en hiervoor zullen nog VV’s aangesproken worden. 2. @zoom-zak 3. Kledingactie: Janos demonstreerde een eerlijk sjaaltje = “propere kledij”. 4. Vroeger was er de zinbox, nu is deze herwerkt tot de prikkelbox. Janos toont de inhoudstafel. Het is meer dan enkele zinspelers, ook Kazougle, teambuilding, brainstormideetjes, lijst van educatieve spelen, (n)iets mis mee. Het is dus een zeer veelomvattende doos samengesteld door Kayleigh. 5. Koffiestop deze morgen. Ook deze avond nog mogelijk geld te doneren. b. WG materiaal: Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23

-

Er is een bel aan de poort van de depot. Nieuw systeem waarover later meer. We willen er wel nu al op wijzen dat we niet kunnen garanderen dat je alles meekrijgt wat je aanvraagt.

c. WG Axion: - 1e project dit jaar was de filmavond. - Ook de groep rond de fuif is al druk bezig. Naam kan nog niet bekend gemaakt worden, datum wel: 7 november. - KazouCafé na de vormingsdag in de Orangerie. - Nieuwe leden zijn steeds welkom. Je kan een engagement nemen op eigen maat. d. WG Thema: - We hebben de laatste maanden verhalen geschreven. - De themakledij werd aangevuld. Elk personage heeft een beschrijving en foto’s. - Enkele koffers staan klaar om gewassen te worden, enkele zijn al gewassen. - Koffers zullen voortaan afgesloten worden met een slot - De VV’s mogen de themaverhalen verwachten in hun mailbox. - Oproep: Je mag gerust themaverhalen herschrijven en dan mail je deze eventueel door naar de werkgroep. e. WG Dans: - De nieuwe dans is volledig af. - Rond de paasvakantie komen er nieuwe filmpjes op kazoutube. - Eind juni zal er een open dansavond zijn om de zomer in te dansen. f.

WG Post-it: - De werkgroep is bezig aan het eerste boekje. - Deze zal begin april jullie richting uit komen. - Vacature: vliegende reporters.

g. WG Koek-it: - 2-3tal weken geleden samen gekomen. - Bekijken momenteel de materiaalstock - Vormingsavond: 23/05 over hoe je een gevarieerd en gezond ontbijt kan aanbieden op vakantie. 5. STAVAZA vormingen a. Basiscursus - Volgende week nog een vergadering. - Dit jaar al 50 jongens ingeschreven. - Wendy heeft helaas moeten afzeggen en Eline Tant komt in haar plaats. - Superenthousiast om te vertrekken. b. ADO-vormingsavond - Maandje geleden samen gekomen. - Indeling grotendeels behouden ten opzichte van vorig jaar. - Topics die uit de evaluaties van vorige zomer komen. - I-Jasje. c. Grote vormingsdag - Groot Middeleeuws spektakel. - Sessies worden op dit moment voorbereid door de instructoren. - Wouter leest de verschillende sessies voor. - Externen: ADHD, autisme, pesten en - Instructoren gezocht: EHBO, @stad, Tocht, … - We zijn stevig aan het knutselen. d. “Volle goesting” - 1 dag in Brussel waar we sessies volgden voor istructoren. - Lekkere broodjes. - Zeer interessante sessies. - Ludieke afsluiter.

Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23

6. Evaluaties skivakantie a. Oberau (Hannelore): twas tof. b. Fiesh (Jari): Vakantie was zeer goed. Deelnemers hebben zich geamuseerd. Fiesh voor gevorderden niet goed, slecht materiaal. c. Vogezen (Marieke): amper sneeuw en zeer druk. Wel heel toffe sfeer. d. Neurkirchen: Goed verlopen, behalve dat verpleegster zelf een ongeval had. 7. BIC/HMC a. Ine (BIC): zeer tof en leuke instructor. CUL niet altijd even aanwezig. b. Mieke (HMC): aangename manier van sessiegeven, enkel positieve ervaringen. c. Instructoren Janos en Lies (aan de hand van powerpoint): het enorm geestig om eens te doen. Het verruimd je blik. Voorwaarden om deel te nemen aan de cursus. Instructorenfoto’s. Wat wordt er van je verwacht? Voorbereidingsweekend ter kennismaking en opstart van thema. Hierbij is vooral de sfeerschepping belangrijk. De voorbereidingen: weekend en 3-4 vergaderingen in team. Bij de weekendformule ook een vergadering tussen de weekends. Evaluatievergadering achteraf. 8. STAVAZA inschrijvingen zomer a. Boulie geeft een update van de zomercijfers. b. Logisch dat we nog in het rood staat bij vergelijking cijfers van tijdens de telefoondag door spreiden van de inschrijvingsmogelijkheden per leeftijd. c. STAVAZA dag op dag: We staan op -431. Wat niet zo rooskleurig is. Alle leeftijd gaan naar beneden. d. Grafiekjes. e. Vergelijking ten opzichte dan eindresultaat eind zomer 2013: -502. f. We zouden graag aan het resultaat van zomer 2012 raken. g. Kazou Vlaanderen: over de ganse lijn een mindere boekingsstart, met lichte achterstand. h. We hebben in Brugge slechts nog 12% vrije plaatsen, in Vlaanderen is het gemiddelde 15%. i. Winterseizoen: we dalen er 20, maar eigenlijk zijn we toch aan het stijgen. We hebben de helft van de Break-out geboekt onder Roeselare-Tielt. Hier zijn we dus 41 deelnemers kwijt. j. Overzicht van vakanties k. Jongens/meisjes: we verliezen jongens. l. Toekomst: hoe gaan we dit allemaal naar de toekomst aanpassen? Minder zelfredzaamheid (Sy en Circus naar Massembre), vernieuwing aanbod, knelpunt jongens door andere profilering, … 9. Kazou campagneteam a. Gelinkt aan de cijfers van de inschrijvingen willen we met de ondersteuning van Post-it een projectgroep “campagne” oprichten. b. Deze groep zou snel in actie moeten komen, 2 keer vergaderen. We zoeken hiervoor vrijwilligers. We zouden onder meer acties willen doen bij voetbalmatchen, dwars door brugge, TMF stressfactor (30 april). c. Vrijwilligers: zich melden bij Joannes voor TMF Stressfactor en voor de projectgroep bij Boulie. 10. Terugkoppeling DB-vergaderingen a. DB van januari: a. VV-aanduidng: 75% kreeg een keuze, de anderen werden opgebeld en waren ook enthousiast een andere vakantie te begeleiden. b. Moni-aanduidingen: via een filmpje wordt getoond hoe dit in het werk gaat. Een gans karwei! c. Opmerking Eline Tant: We konden als VV nog een monileuze opgeven. Waarom nog keuzes doorgeven als je toch niet krijgt? Misschien kan de VV in kwestie opgebeld worden. b. DB van februari: Vergadering samen met JOMBA a. Peter-en meterschap. b. JOMBA-uitwisselingsmoment:

Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23

i. Nog beter afstemmen van VV’s en instructoren. Een betere communicatie zodat wij op de hoogte zijn wie welke functie opneemt. ii. Jomba was zeer tevreden over hoe wij Jomba brengen op BC en andere vormingen.

11. Bespreking items “beleid” en “communicatie” a. We koppelen hier terug op de flappen van de verbondsraad van januari. Op elke verbondsraad zullen een aantal items terugkomen. b. Beleid: a. “Een goede aanpak van de K-day”: dit kwam meermaals terug op de flappen. Brugge is wel geëngageerd om op nationaal mee te werken. b. Transparantie van het dagelijks bestuur is goed ervaren. c. Een minder puntje was het feit dat er te weinig tijd is om bij grote beslissingen na te denken, te discussiëren en te overleggen. Vanaf de verbondsraad van mei zullen nota’s over belangrijke beslissingen steeds op voorhand via mail verzonden worden naar de verbondsraad. Zo is er meer tijd om deze al eens door te nemen en reeds een mening te vormen. d. Puntje over stemmen via handopsteking en groepsdruk: We behouden de handopsteking. Schriftelijk stemmen vraagt namelijk veel te veel tijd en zal zeer omslachtig zijn. Door de nota op voorhand door te geven, is er wel al de mogelijkheid om een mening te vormen en immuun te zijn voor de groepsdruk. c. Communicatie: a. Er kwam zeer veel op de flappen over de RZM. b. Deze hebben jullie reeds 2 keer digitaal ontvangen en hier kwamen al veel positieve reacties op. In april mag je ook het eerste boekje verwachten. c. Meerdere brieven per gezin: dit is niet mogelijk want anders moet er een medewerker geschrapt worden. d. Facebook: nog meer nood aan vorming hieromtrent. Op nationaal niveau komt er ook een nieuw sociaal media plan. e. Duidelijkere communicatie omtrent aanduiding instructoren, monitoren, VV’s. We hopen hierin al een beetje tegemoet gekomen te zijn met het filmpje over de moniaanduiding. We doen zeer hard ons best om steeds zo transparant mogelijk te zijn. Weet dat een aanduiding steeds het resultaat is van een ingewikkelde puzzel waarvan we niet steeds elke stap nog 100% kunnen herinneren. Bij nog meer vragen of twijfels: spreek de DB-leden aan. f. Waarom worden VV-gaatjes niet opgesteld? Dit heeft te maken van een grote puzzel. We willen vermijden dat VV’s onderling gaan shoppen. VV-gaatjes worden ingevuld door het overleg of indien er kort daarop een DB is gepland bespreken we dit op het eerstkomend DB. 12. Nationale items a. Nationaal ADO-kader: op nationaal niveau werden de violen gelijk gestemd. Dit kader komt zeer goed overeen met wat in Kazou Brugge al de afspraak was. b. Er zijn toch enkele verschillen met wat wij vroeger kenden als ADO-visie: a. Hannes overloopt de verschillen. b. Roken op 15/16 kan, alcohol niet. c. Vanaf volgend jaar zijn er geen vakanties meer voor de categorie “14” en “16”. c. Opvolging van de nationale projecten: a. Je kan altijd ten rade bij Wouter en Alexander. b. Binnenkort worden verschillende projecten opgestart. c. TO DO: Bijvoegen overzicht van de projectgroepen. 13. Nieuw hygiëne pakket a. Joannes stelt het nieuw hygiënepakket voor. b. We hergebruiken de rugzakjes van het zonnepakket van vorig jaar. c. In de rugzak zitten: zonnecrème, aftersun, petjes, infofolder luizen, luizenkam, affiches voor handhygiëne, hygiënekaartjes, voorbeeldjes voor plakken postzegels en schrijven adres, invulbrief en kleurplaten. d. Poging van een rugzak per moni te voorzien. e. Veerle: misschien kan er ook een handzeepje bij. Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23

14. Facebook a. Er is een hele wirwar van Facebookgroepen en profielen op naam van Kazou. b. Boulie geeft een overzicht via een powerpoint. c. Profiel 1: ‘Moniwerking Kazou Brugge’: voor communicatie met monitoren door beroepskrachten. Wat hier verschijnt, krijg je ook via mail. d. Groep: ‘Kazoucafés en nevenactiviteiten’: voor communicatie met monitoren door monitoren. Monitoren worden nog op de hoogte gebracht dat ze hier geen reclame meer moeten maken voor galabals, … e. Wat met de werkgroepen?: Allemaal een geheime groep. Iedereen die in de werkgroep zit, zit ook in de facebookgroep. Geen lid meer? Verwijderen uit de groep. Reclame voor activiteiten via ‘KazouCafés en nevenactiviteiten’. f. Fanpagina ‘Kazou Brugge’: communicatie naar de ouders ‘one way’. Het is niet de bedoeling dat ouders hier vragen stellen. Hier komen foto’s van de vertrekken en aankomsten, aankomstsmsen, groepsfoto’s. Enkel de vakantiedienst kan hier berichten op plaatsen. g. Vakantiegroepen: vanaf 13/14 wordt deze aangemaakt door de vakantiedienst. Als VV beslis je zelf of je deze zal gebruiken. De VV is beheerder. De deelnemer moet hiervoor zelf inschrijven, het is niet de bedoeling dat de VV de deelnemers zoekt en toevoegt. 15. Varia a. b. c. d. e.

f.

Jaarkalender: kwam aan bod tijdens “het groene boekje”. Sessie bij Boulie. Verdere aanduidingen: de lege gaatjes zullen maar Nationale VV-vergadering: dringende oproep om hiervoor in te schrijven. Sanne: project rond hervormen van de BC is nog niet opgestart. Folder Prikkel (Ine): de folders voor de prikkelvorming zijn onlangs bij de BC’ers van vorig jaar in de bus gevallen. a. Boulie: De BC’ers kunnen niet mee op prikkel omdat dit samenvalt met BC. Dit jaar is dus het 1e jaar dat ze wel meekunnen. De prikkel werd ook aangekondigd in de digitale reezumee. We hebben gekozen om de folder enkel naar de BC’ers van vorig jaar te versturen om de postkosten te drukken. Aanduiding voorzitters en ondervoorzitters werkgroepen (Ine): voor de meeste werkgroepen start het nieuwe jaar eigenlijk in september. Zou het niet beter zijn om het voorzitterschap te laten starten in september. a. Boulie: ooit werd dit verplaatst van september naar januari. We zullen eens nakijken wat hiervoor de reden was en bekijken of deze nog opportuun is.

Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23