Verslag van een onderzoek naar het proces van grondverwerving in de provincie Fryslân
Bram Brouwer Ronald van der Mark Il Shik Sloover Dicky Sijpkens
13 december 2012
Verslag van een onderzoek naar het proces van grondverwerving in de provincie Fryslân
Inhoud
Pagina
1. Inleiding 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Aanleiding van het onderzoek Doel van het onderzoek en vraagstelling. Opzet van het onderzoek Organisatie van de opdracht Leeswijzer
2. Handelwijze provincie Fryslân bij strategie en beleid grondverwerving 2.1 2.2 2.3 2.4
Handelwijze GS en PS sinds 2007 Handelwijze GS en de directie Analyse van de bevindingen Conclusies
3. Handelwijze uitvoering grondverwerving 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Organisatie van grondverwerving Verdeling verantwoordelijkheden proces van grondverwerving Proces van grondverwerving in de praktijk Analyse van het proces van grondverwerving in de praktijk Conclusie
4. Conclusies en aanbevelingen 4.1 Conclusies 4.2 Aanbevelingen
Bijlagen: 1. Toetsingskader 2. Geïnterviewde personen 3. Bestudeerde documenten 4. Feitenreconstructie cases
1 1 1 2 3 3
4 4 6 9 12
14 14 16 20 22 29
30 30 35
1. Inleiding
1.1 Aanleiding van het onderzoek Het grondbeleid en de uitvoering daarvan staan momenteel in de aandacht van de directie en bestuur van de provincie Fryslân. Mede naar aanleiding van het nietig verklaren van een groot aantal onteigeningsverzoeken bij Koninklijk Besluit in de ontwikkeling van ‘de Centrale As’ en het onderzoeksrapport van de Noordelijke Rekenkamer over de provinciale grondverwerving stond het provinciale grondbeleid 25 september jl. op de agenda in de vergadering van de Gedeputeerde Staten. De provincie Fryslân neemt een actieve rol in de realisatie van ruimtelijke en infrastructurele ontwikkelingen. Het provinciale grondbeleid met daarbij de verwerving van gronden is hierin een belangrijk instrument. De afgelopen jaren was het grondbeleid in ontwikkeling, waarbij diverse voorstellen en adviezen zijn opgesteld en uitgevoerd om tot een professionele verwerving van gronden te komen. Ondanks de (bestuurlijke) aandacht voor het professioneel vormgeven van de grondverwerving, laten de uitspraak van de Raad van State in de ontwikkeling van ‘de Centrale As’ en de conclusies van het onderzoek naar de provinciale grondverwerving van de Noordelijke Rekenkamer zien dat het handelen van de provincie in de grondverwerving voor verbetering vatbaar is. In de vergadering van de Gedeputeerde Staten van 25 september jl. is dan ook besloten een diepgaand onderzoek in te stellen naar het proces van grondwerving bij de provincie in de afgelopen jaren. Het college heeft Berenschot opdracht gegeven dit onderzoek uit te voeren. 1.2 Doel van het onderzoek en vraagstelling. Het doel van het onderzoek naar de provinciale grondverwerving is enerzijds de werkwijze van de provincie inzichtelijk te maken op het gebied van grondverwerving. Anderzijds is het doel van het onderzoek ook inzichtelijk te maken of de oplossingen die nu binnen de provincie aangedragen worden, onder andere in de vorm van de Eenheid Grondzaken, de juiste oplossingen zijn voor de geconstateerde problemen. Het doel van het onderzoek is dus met conclusies te komen over de werkwijze van de provincie in de grondverwerving en met aanbevelingen te komen hoe die te verbeteren zijn. Hierbij is de volgende hoofdvraag gesteld: Hoe heeft de provincie sinds 2007 gehandeld in het verwerven van grondposities, welke factoren waren daarbij van invloed en welke aandachtspunten zijn er voor verbetering? Hierbij zijn de volgende deelvragen gesteld:
Welke interne/externe regels (o.a. bevoegdheden en verantwoordelijkheden) zijn er vastgesteld met betrekking tot het proces rondom grondaankopen en hoe werd er mee omgegaan? Hoe zag de beslisboom eruit?
Voldoen de interne regels aan in redelijkheid te stellen eisen?
1
Is de gang van zaken vanaf het eerste initiatief van grondaankopen tot en met de ondertekening van de notariële akte conform de regels uitgevoerd en is dit proces voldoende gedocumenteerd? Is er conform mandaat gehandeld?
Voldoen de opdrachten die zijn verstrekt aan externen (o.a. taxateurs) aan de interne regels?
Zijn er voldoende (beheers) maatregelen getroffen inzake de doelmatigheid en de rechtmatigheid? Welke rol heeft de ambtelijke dienst in dit proces gehad? Welke rol heeft het College van GS/portefeuillehouder in dit proces gehad?
Hoe is de samenwerking binnen de ambtelijke dienst en tussen ambtelijke dienst en bestuur bij de verwerving van gronden verlopen?
In welke mate konden Provinciale Staten hun controlerende taak uitoefenen?
Zijn er signalen geweest dat het proces van grondverwerving niet goed is verlopen? Welke activiteiten zijn ontplooid om het proces van grondaankopen te verbeteren?
Wij hebben niet onderzocht wat de (financiële) consequenties zijn van de manier waarop de provincie het proces van grondverwerving heeft georganiseerd. 1.3 Opzet van het onderzoek Het onderzoek is in een aantal stappen uitgevoerd. De eerste fase betrof een nadere oriëntatie op de problematiek en de ontwikkeling van een toetsingskader. In deze fase zijn enkele gesprekken gevoerd met medewerkers van de provincie om nader zicht te krijgen op het grondbeleid. Vele documenten zijn verzameld en bestudeerd. Dit betrof onder meer de in de afgelopen jaren gehanteerde mandaatstructuur en AO’s met betrekking tot de grondverwerving. Om de feiten scherp in beeld te krijgen is ervoor gekozen vier cases nader te onderzoeken. De volgende criteria zijn geformuleerd bij de selectie van de cases:
De cases hebben leerpotentie. Het doel van het onderzoek is om op basis van historische factfinding tot conclusies en verbeteringen te komen over de werkwijze van de provincie. We willen daarom cases onderzoeken waar de provincie van kan leren. De cases moeten dus niet te specifiek zijn.
De cases bevatten verschillende type opgaven. De volgende typen kunnen worden onderscheiden (infrastructureel, natuurontwikkeling en mengvormen).
De cases zijn verschillend wat betreft betrokken partijen/personen. In op zijn minst één van de cases moeten de eenheden Cluster Vastgoed en Geo Informatie (VGI) en Programma Bebouwde Ruimte en Landelijk Gebied een rol hebben gehad. Dit geldt ook voor de betrokkenheid van interne grondverwervers en externe taxateurs. Tenslotte dient op zijn minst in een van de cases een projectbureau op het gebied van infrastructuur en een gebiedscommissie betrokken te zijn geweest.
Niet alle cases gaan terug tot de periode 2007-2010. Op zijn minst één case moet inzicht geven hoe het meer recent er aan toe gaat bij grondverwerving.
2
Uiteindelijk zijn er vier cases in het onderzoek opgenomen, die in dit rapport geanonimiseerd worden weergegeven: Casus
Type opgave
Case A (N381)
Infrastructureel/ natuurontwikkeling
Case B (Centrale As)
Infrastructureel/ natuurontwikkeling
Case C ( Centrale As)
Natuurontwikkeling/ gebiedsontwikkeling
Case D (Centrale As)
Infrastructureel/ natuurontwikkeling
Het toetsingskader (zie bijlage 1) is vastgesteld door de begeleidingscommissie. De tweede fase betrof het verzamelen van gegevens zowel ten aanzien van de cases als het verwerven van gronden in algemene zin. In deze fase hebben wij een groot aantal gesprekken gevoerd met (oud) bestuurders, (oud) ambtenaren en taxateurs (zie bijlage 2). Tevens hebben wij zeer veel documenten opgevraagd, gekregen en bestudeerd (zie bijlage 3). Van elke casus zijn feiten aangaande de grondverwerving in een feitenreconstructie opgenomen (zie bijlage 4). In de feitenreconstructies zijn alle afzonderlijke gebeurtenissen, rechtshandelingen, besluiten, contracten, transacties en correspondentie inzake een case chronologisch weergegeven. Een eerder concept is per casus voorgelegd aan de meest betrokkenen en naar aanleiding daarvan aangepast. Waar nodig is telefonisch aanvullende informatie opgevraagd. In de derde fase is alle verzamelde informatie geanalyseerd en het concept eindrapport opgesteld. Het concept eindrapport is besproken met de begeleidingscommissie. Ambtelijk is gereageerd op eventuele feitelijke onjuistheden. Vervolgens is het definitieve eindrapport opgesteld. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode begin oktober - begin december 2012. 1.4 Organisatie van de opdracht De opdrachtgever van het onderzoek is het College van GS. Het onderzoek is begeleid door een commissie bestaande uit de heren J.A. Jorritsma (Commissaris van de Koningin), J. Kramer (gedeputeerde), G. van den Berg (algemeen directeur) en mevrouw M. van Gils (afdelingshoofd Stafbureau Ondersteuning Bestuur en Directie). Namens de commissie trad mevrouw van Gils op als eerste aanspreekpunt en als onze contactpersoon bij de uitvoering van het onderzoek 1.5 Leeswijzer Het rapport bestaat na deze inleiding uit drie hoofdstukken. In hoofdstuk 2 gaan wij in op handelwijze bij provincie inzake de strategie en beleid bij grondverwerving. In dit hoofdstuk komen met name het functioneren van het college van GS, de directie en PS aan de orde. Hoofdstuk 3 geeft inzicht in de handelwijze bij grondverwerving in de dagelijkse praktijk. Eerst presenteren wij hoe de grondverwerving binnen de provincie is georganiseerd. Vervolgens gaan wij in op hoe de verantwoordelijkheden in het proces van grondverwerving formeel zijn verdeeld. De derde paragraaf geeft inzicht in de dagelijkse praktijk. In hoofdstuk vier behandelen wij de conclusies aan de hand van de onderzoeksvragen.
3
2. Handelwijze provincie Fryslân bij strategie en beleid grondverwerving
2.1 Handelwijze GS en PS sinds 2007 In juli 2007 start het nieuwe college van GS. Mevrouw Andriesen krijgt te maken met grondverwerving omdat zij onder meer het Landelijk Gebied Beleid inclusief Projecten en Programma’s Landelijke Gebied (PPLG) in haar portefeuille krijgt. De heer Adema is via zijn portefeuille Infrastructuur ook betrokken bij het grondbeleid. In het coalitie akkoord 2007-2011 is een actief grondbeleid benoemd als één van de koersaccenten. Begin juli 2007 wordt de nota Nei Provinsjaal Grunbelied door GS vastgesteld. De nota kan worden beschouwd als een onderdeel van de Uitvoeringsagenda van het Streekplan met veel aandacht voor ontwikkelingsgericht werken en gebiedsontwikkeling. In de nota wordt bepaald dat de provincie het grondbeleid actief inzet voor integrale gebiedsontwikkeling. De rol van de provincie kan variëren van faciliterend tot regisserend/participerend. De provincie beperkt zich tot anticiperend grondverwerving, dat wil zeggen aankopen van gronden voordat de definitieve plannen zijn vastgesteld. De provincie doet niet aan strategisch grondbeleid dat wil zeggen het in voorraad verwerven van gronden zonder dat op dat moment de doelen voor de gronden bekend zijn. In de nota wordt geconstateerd dat het bij de provincie ontbreekt aan voldoende kennis en inzicht ten aanzien van kosten en opbrengstenmogelijkheden, afspraken kaders, vereveningsconstructies, bundelen van geldstromen, voeren van actief grondbeleid en risicomanagement. Daarom wordt besloten te gaan investeren in het eigen ambtelijk apparaat met als doel de slagkracht op het gebied van grondverwerving te vergroten. Ook wordt DLG actief bij de uitvoering van het grondbeleid betrokken. DLG is hierbij uitvoerend, de provincie sturend. De provincie dient volgens de nota wel voldoende kennis en ervaring in huis te hebben om grip te houden op het grondbeleid en de rol van opdrachtgever goed uit te voeren. Daarom wordt vastgesteld dat er een Provinciale Instrumentenkoffer (PRIK) voor gebiedsontwikkeling wordt ontwikkeld. In het najaar wordt de nota behandeld in PS. PS stemmen in met de nota. Er worden twee moties overgenomen door GS. Eén betreft het jaarlijks rapporteren over de verrichte transacties en financiële consequenties hiervan. Het college zegt toe dat in de BERAP gerapporteerd zal worden over de financiële stand van zaken en in de jaarrekening over de inhoud. Waar mogelijk wordt na vaststelling van het realisatiebesluit van een project grondaankopen in de projectbegroting en – afrekening opgenomen. In de andere motie wordt GS gevraagd te rapporteren over de wijze waarop een en ander administratief wordt opgezet. In 2007 en de jaren daarna wordt in het kader van infrastructuur en natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten de uitvoering ter hand genomen hetgeen leidt tot veel grondaankopen. Gronden die in opdracht van de bestuurders in principe minnelijk verworven moesten worden. In 2008 wordt ambtelijk de uitvoering van de nota Nei Provinsjaal Grunbelied ter hand genomen. Het externe bureau Akro Consult wordt ingehuurd om een checklist voor de PRIK voor anticiperend en strategisch grondbeleid uit te werken als aanzet voor de op te stellen PRIK. Deze aanzet verschijnt eind 2008.
4
Eind 2008 overlijdt gedeputeerde Andriesen en neemt gedeputeerde Galema kort haar portefeuille over. Begin maart 2009 neemt de nieuwe gedeputeerde Konst integraal de portefeuille over van oud gedeputeerde Andriesen. Eind 2008/begin 2009 wordt de notitie Instellen Investeringskrediet Grondaankopen (IKG) voorbereid. In april 2009 stellen PS deze notitie vast. PS stemmen in om de financiering van de grondaankopen voor natuur en gebiedsontwikkeling te laten verlopen via een apart Investeringskrediet Grondaankopen zodat het provinciaal Meerjarenprogramma (pMJP) wordt ontlast. Tevens wordt gemeld dat GS met PS een discussie wil voeren over het instellen van een commercieel grondbedrijf. Ook wordt aangekondigd dat de dienst in 2010 de Nota Nei Provinsjaal Grunbelied apart zal evalueren. Uit de notitie blijkt dat het in veel gevallen nodig is dat gronden worden aangekocht en een bepaalde periode in eigendom blijven van de provincie. Als voorbeeld worden strategische aankopen genoemd om de ruimtelijke kwaliteit bij inrichting van het landelijk gebied te borgen door tijdig gronden te kopen. In PS wordt na indiening van een motie door het CDA in de besluitvormingsnota het woord strategische grondaankopen gewijzigd in anticiperende grondaankopen. In de notitie wordt ook ingegaan op de administratie van IKG. Belangrijke punten in deze zijn:
De provincie stuurt aan de voorkant DLG.
Er wordt scherp gestuurd bij grondtransacties conform het provinciale grondprijsbeleid en de Europese regels voor Staatssteun.
Per grondaankoop wordt expliciet vastgesteld wat de doelstelling is.
Er wordt een aparte AO (Administratieve Organisatie) opgezet die het werkproces beschrijft van de grondaankopen uit het IKG (zie hoofdstuk 3).
Begin mei 2010 worden in een commissievergadering over de jaarstukken 2009 enkele vragen gesteld over het grondbeleid. Mondeling wordt door Gedeputeerde Galema toegezegd dat er een nota wordt opgesteld over de uitvoering van het grondbeleid. Eind mei dient de VVD een motie in waarin GS verzocht wordt uiterlijk 22 september 2010 de door GS toegezegde nota over uitvoering Grondbeleid, inclusief de rol van de provincie hierin in PS aan de orde te stellen. De motie wordt door GS overgenomen onder de aantekening dat de genoemde datum de uiterste datum van verschijnen zal zijn. Op 20 oktober 2010 sturen GS een brief naar PS. Aangekondigd wordt dat de nota Actualisering grondbeleid in het voorjaar van 2011 gereed zal zijn. Voorgesteld wordt een nader verkennend overleg te voeren met PS voordat de nota wordt opgesteld. GS zeggen toe dat onder meer de volgende aspecten in de nota worden opgenomen:
Een heroriëntatie van de uitvoering van het grondbeleid. De toenmalige werkwijze van enerzijds infrastructurele en anderzijds gebiedsontwikkeling projecten werd niet meer adequaat gevonden.
5
Het bundelen van grondaankopen voor verschillende uitvoeringsprogramma’s in één centraal uitvoeringsprogramma grondzaken. Met als doel integraal inzicht van de grondposities en een effectieve en doelmatige aansturing. Het bundelen van kennis en expertise binnen de organisatie, waarbij de wijze van aansturing, verantwoording en risicobeheersing op grondaankopen mogelijk wordt herzien.
Eind april 2011 heeft de provincie een nieuw College van GS. De heer Kramer wordt de gedeputeerde met onder meer het Landelijk Gebied Beleid inclusief Projecten en Programma’s Landelijke Gebied (PPLG) in portefeuille. In het overdrachtsdossier staat aangegeven dat PPLG uitvoering geeft aan het provinciale grondbeleid. Gedeputeerde Galema krijgt onder meer infrastructuur in portefeuille. Hij wordt korte tijd later opgevolgd door mevrouw Poepjes. Op 6 december 2011 sturen GS een brief naar PS waarin wordt gemeld dat de uitvoeringsnota meer tijd vergt dan verwacht. Benadrukt wordt dat op verschillende punten wordt gewerkt aan de uitvoering van het grondbeleid. Grotendeels zijn dit de punten die in de brief van 20 oktober 2010 worden genoemd. Ook wordt aangegeven dat de nota een verduidelijking zal geven van de begrippen zoals in de nota Nei Provinsjaal Grunbelied aangegeven. Verwacht wordt in januari 2012 hierover besluiten te nemen. Na brieven aan PS in januari en februari 2012 dat de nota nog niet gereed is, wordt de nota “Uitvoering van het grondbeleid”, begin april 2012 naar PS gestuurd en op 6 juni 2012 in de commissie Lan, Loft en Wetter besproken. Eind september 2012 sturen GS een brief naar PS over de uitvoering van het grondbeleid. In deze brief worden de verbeterslagen beschreven die sedert 2011 zijn gemaakt. Er wordt ingegaan op de sturing, controle en informatievoorziening, over praktische verbeteringen en de oprichting van de centrale Eenheid Grondzaken. Ook wordt aangekondigd dat PS begin 2013 een aanvullende nota provinciaal grondbeleid zal worden aangeboden. 2.2 Handelwijze GS en de directie Tussen eind 2007 en begin 2010 ligt de aandacht van GS en de directie vooral bij de uitvoering van de projecten en in verband hiermee de verwerving van gronden, Een uitzondering is de totstandkoming van de notitie IKG die uitgebreid in directie en GS besproken is. Deze notitie gaat meer over het proces van grondverwerving. . Afgezien van discussies in GS en de directie aangaande individuele grondaankopen mede in relatie tot de voortgang van projecten is de afgelopen jaren de totstandkoming van de Nota Uitvoering van het grondbeleid een kernpunt in de samenwerking tussen GS en de directie. Het jaar 2010 Half maart 2010 presenteert de afdeling concern control het rapport inzake een verkennend onderzoek over de situatie van het grondbeleid in 2009. Het rapport is aangekondigd in het onderzoeksplan van concern control en uitgebracht aan GS. Conclusie is dat het grondbeleid op onderdelen niet volledig, niet integraal en niet actueel is. Er is geen overzicht van en toegang tot relevante informatie voor bestuurlijke besluitvorming, monitoring, sturing of verantwoording.
6
Geadviseerd wordt de focus te richten op een integraal grondbeleid met hanteerbare en eenduidige definities voor het verwerven van grond. De kennis en uitvoering van grondverwerving dient te worden gebundeld. Geadviseerd wordt op hoog niveau iemand verantwoordelijk te maken voor het integrale grondbeleid. Aanbevolen wordt een notitie integrale grondbeleid uit te werken met een beschrijving en een visie op zowel grondbezit als grondpositie en het bundelen van kennis en expertise. De directie besluit eind maart de aanbevelingen van het rapport van concern control over te nemen en in actie om te zetten. In juni wordt het rapport op hun verzoek door concern control besproken met de gedeputeerden die het meest bij het grondbeleid betrokken zijn: Konst, Adema en Galema. De bestuurders en de directie willen dat de aanbevelingen voortvarend worden opgepakt. In het rapport van bevindingen van de accountant over 2009 staat onder de tien belangrijkste boodschappen vermeld dat de doorontwikkeling van het provinciaal grondbeleid noodzakelijk is om kansen en risico’s adequaat te kunnen borgen. Zowel eind mei als begin juni 2010 sturen interne medewerkers email berichten aan de verantwoordelijk directeur waarin zij hun zorgen uiten over het te veel sectoraal aanpakken (gebiedskant versus infrastructuurkant) van de grondaankopen. Ook wordt gewezen op een betere juridische borging bij de grondaankoopprocessen. Er worden zorgen geuit dat de provincie wel eens op een zeer slecht moment enorme politieke last hiervan zou kunnen krijgen. De directie besluit een project Integraal Grondbeleid op te starten onder verantwoordelijkheid van de directeur Uitvoering. Doel van dit project is te komen tot één organisatie onderdeel voor de aanen verkoop van grond. Begin juni 2010 wordt een eerste notitie besproken in de directie. De directie gaat akkoord met de aanpak, maar vindt wel dat tijd- en proces pad nader moet worden uitgewerkt. Ook is de directie van mening dat gezien de toezeggingen aan PS vaart moet worden gemaakt. Besloten wordt dat de verantwoordelijk directeur een projectleider gaat zoeken. Begin september komt de projectopdracht terug in de directie. Er wordt een projectgroep samengesteld onder leiding van het afdelingshoofd PPLG. Afronding wordt voorzien eind december 2010/begin januari 2011. In het portefeuillehouderoverleg Landelijk Gebied wordt op 13 september 2010 met gedeputeerde Konst een concept brief aan PS besproken over het later dan afgesproken beschikbaar stellen van de Nota actualisering grondbeleid. In mei 2010 hadden GS immers aan PS toegezegd dat deze nota eind september gereed zou zijn. Op 5 oktober 2010 nemen GS formeel kennis van het rapport van concern control en wordt besloten opdracht te verlenen voor het opstellen van een nota ‘Uitvoering van het grondbeleid’. Gedeputeerde Konst wordt gemachtigd de tekst van de brief aan PS vast te stellen. De brief gaat op 20 oktober naar PS. Op 22 november 2010 komt het plan van aanpak aangaande het opstellen van een Nota Grondbeleid in de directie aan de orde. In het plan van aanpak staat beschreven dat met het opstellen van de nota gevolg wordt gegeven aan de toezegging van GS aan PS uit mei naar aanleiding van de motie van de VVD. De directie stemt in dat de directeur Uitvoering opdrachtgever wordt. Het afdelingshoofd PPLG wordt gedelegeerd opdrachtgever en vanuit de flexpool wordt een projectleider aangesteld. Afgesproken wordt nauw samen te werken met de projectgroep die zich bezighoudt met het opzetten van één organisatie onderdeel voor de aan- en verkoop van grond. Afgesproken wordt de nota in maart 2011 in GS te bespreken. In de annotatie staat als aandachtspunt aan de directie aangegeven dat er een
7
duidelijke verantwoordelijkheid dient te komen voor het onderwerp grondbeleid in de organisatie en college. Het jaar 2011 Op 2 maart 2011 staan twee documenten op de agenda van de directie: de concept nota ‘Naar een integraal grondbeleid’ en het voorstel voor één eenheid Grondzaken. Wat betreft de eerste nota wordt besloten de nota concept rijp te verklaren voor verzending en behandeling in GS. Wat betreft het voorstel wordt besloten tot het instellen van een eenheid Grondzaken die direct wordt aangestuurd vanuit de directie en deze voorlopig in te stellen tot en met 2015. Besloten wordt ook iemand aan te wijzen die de volgende stap gaat uitlijnen en implementeren. De dag daarna wordt de concept nota “Naar een integraal grondbeleid” naar gedeputeerde Konst gestuurd waarin wordt aangegeven de nota begin april in GS te behandelen. De betrokken ambtenaren willen vooruitlopend op de GS behandeling de nota met de gedeputeerde bespreken. De behandeling in GS wordt uitgesteld naar 10 mei 2011. Inmiddels is het nieuwe college geïnstalleerd en is de heer Kramer de gedeputeerde geworden die grondzaken van de heer Konst heeft overgenomen. Het document wordt op 10 mei niet in GS behandeld. Het is te voren afgevoerd van de agenda. Naar de mening van GS was het document kwalitatief onvoldoende voor behandeling. Eind juni is er overleg tussen de betrokken ambtenaren en gedeputeerde Kramer over hoe verder te gaan. Afgesproken is dat er twee nota’s worden opgesteld: ‘De uitvoering van het grondbeleid’ en ‘Eenheid grond en vastgoed’ en dat zij in het derde kwartaal van 2011 weer op de agenda komen van GS. Enkele dagen later staat het op de agenda van de directie. Er wordt een tussenstand gepresenteerd over de oprichting van de Eenheid Grondzaken. Nadere uitwerking vindt nog plaats. Voorgesteld wordt te koersen op onderbrenging bij Beleid en programma’s. De directie besluit echter de positionering nog nader uit te werken. Op 5 juli 2011 worden de afspraken tussen de ambtenaren en gedeputeerde Kramer meegedeeld in GS. Deze afspraken geven richting aan de verbetering van de nota’s. In dit document wordt onder meer aangekondigd dat GS de vraag krijgt voorgelegd of GS behoefte hebben aan één coördinerend portefeuillehouder grondbeleid. Eind september 2011 besluit de directie Deloitte en Touche de opdracht te geven om de concept nota’s ‘De uitvoering van het grondbeleid’ en ‘Eenheid grond en vastgoed’ van een second opinion te voorzien. Deloitte is gevraagd te onderzoeken of beide nota’s voldoende invulling geven aan de aanbevelingen uit de nota van concern control uit maart 2010. Deloitte bevestigt eind december 2011 de conclusie van concern control dat de provincie vanwege de organisatie en informatieversnippering niet in control is ten aanzien van de uitvoering van het grondbeleid. Deloitte komt met een groot aantal verbeterpunten voor de twee nota’s. Deze worden verwerkt. Het jaar 2012 Op 11 januari 2012 worden de concept nota’s ‘De uitvoering van het grondbeleid’ en ‘Eenheid grond en vastgoed’ in de directie besproken. Besloten wordt beide stukken aan GS voor te leggen. De eerste nota is ter besluitvorming en dient daarna naar PS te worden gestuurd. De tweede nota is ter kennisname aan GS. In de directie wordt besloten zo snel mogelijk een kwartiermaker te benoemen voor de nieuwe eenheid. Nadien is er ambtelijk discussie ontstaan over het al dan niet doorgeleiden
8
naar GS. De oorzaak hiervan was een discussie over de financiering van de Eenheid grond en vastgoed. Een tweede discussiepunt betrof de hoogte van de risicovoorziening. Gedurende deze fase is er intensief overleg met gedeputeerde Kramer in het portefeuillehouderoverleg Landelijk Gebied. Op 1 februari 2012 komen de stukken opnieuw in de directie. Besloten wordt de nota’s door te sturen, mits voldoende tegemoet wordt gekomen aan de door de Commissaris van de Koningin en gedeputeerde Kramer gemaakte opmerkingen. Op 7 februari 2012 worden de nota’s besproken in GS. De nota’s worden aangehouden; er zijn veel opmerkingen uit het college. Een dag later besluit de directie de nota’s aan te passen. In de weken daarna is er intensief overleg tussen de ambtenaren en de gedeputeerde Kramer. Op 22 februari 2012 wordt in de directie besloten de nota’s door te sturen naar GS waarin zij op 6 maart 2012 worden besproken. Daarna worden de puntjes op de i gezet. Op 27 maart 2012 worden de laatste versies in GS goedgekeurd waarna de nota naar PS wordt gestuurd. Begin april 2012 wordt gestart met een apart portefeuillehouderoverleg Grondbeleid onder leiding van gedeputeerde Kramer. In de maanden daarna wordt vanuit de directie actief leiding gegeven aan de inrichting van de nieuwe eenheid Grondzaken. Er wordt in juli 2012 een plan van aanpak voor de inrichting van de nieuwe eenheid Grondzaken door de directie goedgekeurd met veertien verschillende acties gericht tot een verbetering van de werkprocessen. Op 1 oktober 2012 start de nieuwe eenheid onder leiding van een interim manager. 2.3 Analyse van de bevindingen In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de handelwijze van GS, PS en directie bij de grondverwerving voor de periode 2007 – 2012. Op basis van de gevoerde gesprekken en de bestudeerde documenten blijkt dat in 2007 de provincie bezig was met een aanzienlijk uitvoeringsprogramma zowel op het gebied van infrastructuur als in het landelijk gebied. In dit kader moest de provincie een veel actiever grondbeleid gaan voeren dan daarvoor. Ook moest de provincie op een veel grotere schaal gronden aankopen. Op basis van documenten en gesprekken blijkt dat het ambtelijk apparaat er toen hier nog niet klaar voor was. Op verschillende punten ontbrak kennis en kunde op het gebied van grondverwerving. Dit werd in 2007 in de beleidsnota ook vastgesteld. Mede daardoor werd voorgesteld een instrumentenkoffer te ontwikkelen en te investeren in het ambtelijk apparaat. Op basis van de verstrekte informatie en gevoerde gesprekken stellen wij vast dat dit nauwelijks van de grond is gekomen. In de periode eind 2007 – begin 2010 was er vanuit GS en de directie vooral aandacht voor de uitvoering van projecten en hierbinnen de verwerving van gronden die bij voorkeur snel en minnelijk verworven moesten worden.. Nadien zijn er signalen afgegeven dat de provincie bij de grondaankopen niet in control is zoals in 2010 in het rapport van concern control en in 2011 in het rapport van Deloitte. Ook de accountant heeft het in 2010 geconstateerd en ook individuele medewerkers hebben bij de directie aan de bel getrokken. Gebeurde er dan helemaal niets aan een verbetering van de manier waarop de provincie omging met het verwerven van gronden? Zeker wel. Op de werkvloer werden gaande weg en door schade en schande wijzer wordend op enkele onderdelen procesverbeteringen doorgevoerd. In het volgende hoofdstuk komen wij daarop terug. In de gesprekken is ons aangegeven dat de beleidsnota Nei Provinsjaal Grunbelied wel enige strategische richting gaf, maar erg ver af stond van de uitvoering. Op basis van de gesprekken
9
stellen wij vast dat er geen eenduidige beeld bestaat over de focus van de nota. Volgens sommigen heeft de nota als doel tot een invulling te komen van het provincie brede grondbeleid. Volgens anderen heeft de focus uitsluitend op de gebiedsontwikkeling in het landelijk gebied gelegen. In de notitie over het IKG in april 2009 wordt een en ander nader uitgewerkt. Deze nota richt zich op de grondaankopen bij gebiedsontwikkeling in het landelijk gebied. Wij stellen vast dat op basis van deze nota verbeteringen zijn doorgevoerd in de processen van grondverwerving zoals de aansturing van DLG. Begin 2010 naar aanleiding van een rapport van concern control en andere signalen en een motie vanuit PS, ontstaat de indruk dat de provincie niet in control is bij de grond aankopen. Ook ontstaat de noodzaak om te komen tot een integraal grondbeleid in de vorm van een uitvoeringsnota Grondbeleid en de instelling van één eenheid Grondzaken. Wij stellen echter vast dat pas twee jaar later met de goedkeuring in GS van de nota De uitvoering van het grondbeleid in april 2012 en de start van de nieuwe eenheid Grondzaken per 1 oktober 2012 de zo noodzakelijke veranderingen tot stand komen. De vraag is waarom dit ruim twee jaar heeft moeten duren. Zoals hierboven geconstateerd hadden GS en directie in 2010 vooral aandacht voor de uitvoering van de projecten en in het kader hiervan snel en minnelijk verwerven van gronden. De belangrijkste oorzaak dat de uitvoeringsnota zo lang op zich liet wachten, is dat binnen de provincie de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de provincie brede grondverwerving niet duidelijk was belegd. Dit begint op het bestuurlijke niveau. Eén gedeputeerde was verantwoordelijk voor de grondaankopen die verband hielden met de infrastructuur; een andere gedeputeerde voor de grondaankopen in het landelijk gebied. De uitvoeringsnota moest gaan over beiden. Toenmalig gedeputeerde Konst van landelijk gebied heeft ons verklaard dat hij niet verantwoordelijk was voor het provincie brede grondbeleid, maar uitsluitend voor grondaankopen in het landelijk gebied. Het is hem ook niet gezegd dat hij daarvoor verantwoordelijk was. Hij is er pas enkele maanden geleden achter gekomen dat hij deze verantwoordelijkheid had. Enkele geïnterviewden hebben ons verklaard dat het duidelijk was dat gedeputeerde Konst wel verantwoordelijk was voor het provincie brede grondbeleid. Wij hebben dit overigens niet kunnen vaststellen in het overdrachtsdossier bij de overdracht van de portefeuille. Ook uit de verslagen van de portefeuillehouder overleggen Ruimte en Landelijk Gebied blijkt dit niet. Wel bespreekt gedeputeerde Konst in het najaar van 2010 in dit overleg met zijn ambtenaren de concept brief aan PS om te melden dat de Uitvoeringsnota van het grondbeleid later komt. Begin maart 2011 bespreekt gedeputeerde Konst met zijn ambtenaren de concept nota Naar een integraal grondbeleid ter voorbereiding op behandeling in GS. Op basis hiervan menen wij dat gedeputeerde Konst bestuurlijk verantwoordelijk was voor de totstandkoming van de nota en uitsluitend impliciet verantwoordelijk was gesteld voor het provincie brede grondbeleid. In ieder geval is volgens ons de onduidelijkheid over de bestuurlijke verantwoordelijkheid een belangrijke oorzaak dat het zo lang heeft geduurd voordat de uitvoeringsnota verscheen. Geen enkele bestuurder voelde zich probleem eigenaar en voelde kennelijk enige urgentie voor een snelle totstandkoming van de uitvoeringsnota. Pas onder de nieuwe gedeputeerde Kramer is in 2011 het inzicht ontstaan dat er een bestuurder verantwoordelijk moet zijn voor het provincie brede grondbeleid. Ook komt dan de vraag op of er niet formeel een gedeputeerde moet komen voor het provincie brede grondbeleid. Deze vraag is formeel nog niet beantwoord. In een aantal andere provincies is dit wel het geval. Kramer heeft ook een apart portefeuillehouderoverleg Grondbeleid in
10
het leven groepen. Binnen de directie wordt begin 2010 naar aanleiding van het rapport van concern control het project Integraal Grondbeleid gestart onder verantwoordelijkheid van de directeur Uitvoering. Doel van dit project is tot één eenheid te komen voor aan- en verkoop van gronden. Naar aanleiding van een motie van PS in mei 2010 wordt GS toegezegd dat eind september een nota over de uitvoering van het grondbeleid naar PS wordt gestuurd. Wij stellen vast dat GS pas begin oktober aan de directie de opdracht verlenen tot het opstellen van een Uitvoeringsnota over het grondbeleid. Kort daarna worden ambtelijk de werkzaamheden gestart. Op basis van de gesprekken en bestudeerde documenten constateren wij dat bij de ambtelijke uitwerking de nadere concretisering complex en weerbarstig is. De concretisering leidt tot veel interne discussies. Het besluitvormingsproces is traag. Er wordt niet doorgepakt. Het niet doorpakken vinden wij niet alleen de directeur Uitvoering als eerste verantwoordelijke maar ook de hele directie aan te rekenen. Het grondbeleid raakte immers alle directeuren. Verder zat er weliswaar geen bestuurder actief achter de uitvoeringsnota aan (zie boven), maar dit ontslaat de directie als collectief niet om zijn verantwoordelijkheid te nemen. Ook zat de provinciale organisatie in een intensief veranderingstraject hetgeen veel aandacht van het management vergde. Verder stellen wij vast dat de ambtelijke en bestuurlijk samenwerking niet goed verliep. Zowel in 2011 als in 2012 zijn verschillende concepten in GS besproken. GS waren niet tevreden over de kwaliteit van concept nota’s. Wij hebben de indruk dat ambtenaren en bestuurders elkaar niet goed duidelijk konden maken wat er in de concept nota moest veranderen om tot besluitvorming in GS over te gaan. De verkiezingen en de wisseling van GS begin 2011 leidden ook tot vertraging. Wij stellen vast dat vanaf eind 2011 hard wordt gewerkt aan een verbetering van de uitvoering van het grondbeleid. Het heeft alle aandacht van GS en directie. Er is veel in gang gezet om de werkprocessen te verbeteren. De nieuwe eenheid Grondzaken is recent gaan functioneren direct onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Er is sinds begin april 2012 een apart portefeuillehouders overleg Grondbeleid waarin alles tezamen komt. Wat was de rol van PS in deze ? Uit de moties ingediend bij de vaststelling van de Nota Nei Provinsjaal Grunbelied blijkt dat PS nadere informatie verlangde om op het gebied van grondverwerving haar controlerende rol te vervullen. Met de Notitie IKG begin 2009 heeft PS nadere informatie ontvangen over hoe een en ander administratief is opgezet. PS heeft ook gevraagd jaarlijks te rapporteren over de verrichte transacties en de financiële consequenties hiervan. GS heeft toegezegd dit te doen via de Berap en de jaarrekening. Wij stellen vast dat de Beraps veel informatie bieden over het (financiële) verloop van projecten op hoofdlijnen maar geen inzicht geven in de verrichte grondtransacties. De aandacht voor het grondbeleid in de jaarverslagen is sinds het jaarverslag over 2008 uitgebreider en informatiever geworden. Zo geeft het jaarverslag over 2010 inzicht in de grondvoorraad bij infrastructuur en gebiedsontwikkeling zowel in ha als in bruto investeringswaarde. Overigens ontbreekt deze tabel in het jaarverslag van 2011. Met het aannemen van de motie in mei 2010 over de uitvoering van het grondbeleid heeft PS duidelijk hun zorgen uitgesproken over de uitvoering van het grondbeleid. Eind 2010 en eind 2011/begin 2012 hebben GS PS verschillende malen bij brief op de hoogte gesteld dat het opstellen van de uitvoeringsnota vertraagd is. Gedurende de periode oktober 2010 en december 2011 wordt PS één keer via het jaarverslag over de voortgang op de hoogte gesteld. Wij stellen vast dat PS
11
leden er ook geen vragen over hebben gesteld. Wellicht dat de verkiezingen en de wisseling van statenleden in 2011 hierbij een rol heeft gespeeld. In het kader van de IKG zijn door GS aan PS enkele voorstellen en toezeggingen gedaan. Een deel hiervan zoals het opstellen van een aparte AO IKG en een scherpere sturing op DLG is uitgewerkt en uitgevoerd. De toegezegde discussie over het instellen van een commercieel grondbedrijf en evaluatie van de nota Nei Provinsjaal Grunbelied zijn niet door GS nagekomen. Ook het in oktober 2010 door GS voorgestelde verkennend overleg met PS over de uitvoeringsnota heeft niet plaatsgevonden. PS hebben er in alle gevallen formeel niet meer om gevraagd. Tenslotte nog een opmerking over strategische en anticiperende grondverwerving. Op basis van de gevoerde gesprekken en bestudeerde documenten (zoals notitie IKG en in het kader van het Meer van Oudega) stellen wij vast dat nog niet provincie breed duidelijk is wat onder beiden wordt verstaan. In de nieuwe nota wordt het begrippenkader nader geduid. Aan wordt gegeven dat in de toekomst de juiste terminologie wordt gehanteerd om verwarring te komen. Wij gaan ervanuit dat hierin van bestuurder/directie tot aan medewerkers geïnvesteerd wordt zodat in alle lagen de juiste definities gehanteerd worden. 2.4 Conclusies Een aantal onderzoeksvragen gaat over het (gezamenlijk) handelen van PS, GS en directie bij strategie en beleid van grondverwerving. Toetsingskader hierbij is de Algemene wet bestuursrecht, Provinciewet en aanpalende regelgeving. Wij hebben aangaande strategie en beleid van grondverwerving geen feiten en omstandigheden kunnen vaststellen dat genoemde organen niet conform deze wet- en regelgeving hebben geacteerd. Wel zijn wij van mening dat de handelwijze van GS en directie bij de uitwerking van de nota Uitvoering van het grondbeleid inadequaat is geweest. De totstandkoming heeft veel te lang geduurd ondanks alle afgegeven signalen dat de provincie niet in control was bij het aankopen van gronden en ondanks het feit dat er veel grond moest worden aangekocht. Als gevolg hiervan is de provincie jarenlang bestuurlijk en ambtelijk niet in control geweest bij het aankopen van de gronden. Hierdoor heeft de provincie jarenlang risico gelopen op het maken van fouten bij de verwerving van gronden. Het goede nieuws is dat sinds kort naar onze mening bestuurlijk en ambtelijk meer grip ontstaat op het proces van de verwerving van gronden. In het kader van de inrichting van de nieuwe eenheid Grondzaken zijn diverse activiteiten in gang gezet om het proces van grondverwerving te verbeteren. In het volgende hoofdstuk komen wij hierop terug. Deze verbeteringen zijn wel erg laat ingezet omdat relatief de meeste grondaankopen voor de uitvoering van de ambities zoals geformuleerd in 2007 en de jaren daarvoor reeds achter de rug zijn. Wij vinden de handelwijze van GS inadequaat omdat tot de start van het nieuwe college in april 2011 geen enkele gedeputeerde de verantwoordelijkheid had voor het provincie brede grondbeleid. Voor die tijd was deze verantwoordelijkheid uitsluitend impliciet bij gedeputeerde Konst belegd. Wij vinden de handelwijze van de directie inadequaat omdat zij niet heeft doorgepakt bij het instellen van de centrale eenheid grondzaken en om een goede uitvoeringsnota op te stellen, terwijl daar toch alle reden voor was. Ook het samenspel tussen GS en directie was in deze niet adequaat. Het kan beiden worden aangerekend dat er geen gedeeld urgentiebesef was om snel tot een afronding te komen. Beiden
12
konden elkaar niet duidelijk maken wat in concept nota’s moest veranderen om tot besluitvorming over te gaan. Wij concluderen dat er vanaf eind 2011 dit gedeelde urgentiebesef is ontstaan en dat gericht gezocht wordt naar een verbetering van werkprocessen. Er is sinds begin 2012 op alle niveaus (bestuur, directie en ambtelijk) aandacht voor verbetering van het proces van verwerving van gronden. Wat betreft de rol van PS komen wij tot de conclusie dat zij hun rol als controlerend orgaan op hoofdlijnen heeft kunnen uitvoeren. GS geeft zoals met PS afgesproken in het jaarverslag een steeds beter inzicht in de grondtransacties. De algemene lijn is dat GS PS informeren op projectniveau en niet specifiek over grondverwerving binnen een project. Vraag is wel of deze informatie voor PS leden voldoende is om de controlerende rol te vervullen. Op basis van de onderzochte cases (zie volgend hoofdstuk) hebben wij geen aanwijzingen gevonden dat PS niet goed hun controlerende rol hadden kunnen vervullen. Wij stellen vast dat tussen PS en GS geen nadere afspraken zijn gemaakt over de (actieve) informatievoorziening van GS aan PS inzake grondverwerving. Volgens ons terecht heeft PS met name bij motie in mei 2010 hun zorgen geuit over de uitvoering van het grondbeleid. Zoals hierboven geschetst heeft de totstandkoming van de uitvoeringsnota erg lang geduurd. Hoewel GS PS hadden toegezegd binnen enkele maanden met een uitvoeringsnota te komen, werd dit pas na enkele maanden opgepakt. Na mei 2010 komen PS nauwelijks bij GS terug op het al door uitstellen van de uitvoeringsnota. Tenslotte stellen wij vast dat GS verschillende toezeggingen aan PS niet zijn nagekomen (zoals de discussie over het grondbedrijf en evaluatie van de nota uit 2007). Ook in deze gevallen zijn PS hier bij GS niet op teruggekomen.
13
3. Handelwijze uitvoering grondverwerving
3.1 Organisatie van grondverwerving De provincie heeft de afgelopen jaren voor de realisatie van provinciale doelstellingen gronden verworven. De meeste gronden zijn verworven voor infrastructurele en natuurdoelstellingen die zijn beschreven in de meerjarenprogramma’s infrastructuur (MIP), de provinciale Verkeer en Vervoer plannen en het provinciaal Meerjarenprogramma Landelijke Gebied (pMJP). De verwerving van gronden is voor infrastructurele projecten en natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten op een andere wijze georganiseerd. Infrastructuur De afdeling Complexe Infraprojecten is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en realisatie van infrastructurele projecten. In deze afdeling Complexe Infraprojecten is de coördinatie en aansturing van infrastructurele projecten georganiseerd en daarbij de aansturing en opdrachtverlening van grondverwerving voor infrastructurele doeleinden. In 2009 is er een (programma)manager complexe projecten aangesteld, die regie voert over alle complexe infrastructurele projecten. Naast de afdeling Complexe infraprojecten is ook het cluster Vastgoed en Geo-informatie (VGI) betrokken bij de verwerving van gronden. Het cluster VGI is verantwoordelijk voor de verwerving van gronden voor infrastructurele doeleinden en de administratie van de gronden die in het bezit en beheer zijn voor infrastructurele doeleinden. De afdeling Complexe Infraprojecten en het cluster VGI vallen onder de eindverantwoordelijkheid van de directeur Uitvoering (voorheen sectordirecteur Provinciale Waterstaat). Voor de grote complexe infraprojecten zijn de uit te voeren werkzaamheden ondergebracht in aparte projectorganisaties. Deze projectorganisaties functioneren als zelfstandige eenheden binnen de afdeling ‘complexe infra projecten’ van de divisie Uitvoering. De programmamanager is ambtelijk opdrachtgever voor de projectorganisaties. De programmamanager is daarmee inhoudelijk en hiërarchisch eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het programma binnen de kaders van de projectopdrachten van GS. Nadat Provinciale Staten een realisatiebesluit hebben genomen voor een project, ligt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werkzaamheden primair bij GS. Daarbij wordt er samengewerkt met de betrokken gemeentebesturen, hoewel deze vaak niet financieel bijdragen aan het infrastructurele project. De bestuurlijke samenwerking van een infrastructureel project vindt plaats in een stuurgroep die bestaat uit de gedeputeerde Verkeer en Vervoer, de gedeputeerde Plattelandsbeleid en Landelijk Gebied, de bestuurlijk verantwoordelijke wethouders van de betrokken gemeenten en de voorzitter van de Gebiedscommissie. De stuurgroep heeft een adviesen klankbordfunctie naar GS.
14
Een projectorganisatie bestaat tenminste uit een projectmanager, projectcontroller, projectsecretaris, projectondersteuner en enkele projectleiders (gebiedsontwikkeling, eventueel PIP en civiele techniek). De projectmanager heeft vanuit de gedelegeerde verantwoordelijkheid regulier overleg met de ambtelijke opdrachtgever en zo nodig met de bestuurlijke opdrachtgever. In dit overleg worden de risico’s, kansen en voortgang van het project besproken. Benodigde kennis die niet binnen de Projectorganisatie aanwezig is, wordt verkregen uit de beleidsafdelingen, vanuit andere projecten en door externe adviseurs en inhuur. De kennis en expertise voor de aansturing van de gebiedsontwikkeling wordt verkregen uit de afdeling Programma's en Projecten Landelijk Gebied werkzaam (PPLG, thans Programma Bebouwde ruimte en Landelijk Gebied). Op het gebied van grondverwerving maken de projectorganisaties gebruik van de kennis en capaciteit van de grondverwervers van het Cluster VGI, van de IKG coördinator uit de afdeling PPLG, van DLG en externe deskundigen. In alle projecten wordt samengewerkt met gemeenten. In een aantal projecten wordt daarnaast samengewerkt met Rijkswaterstaat. Natuur- en gebiedsontwikkeling De provincie heeft per 1 januari 2007 de regie gekregen bij het realiseren van doelen in het landelijk gebied. De afdeling PPLG is vanaf dat moment verantwoordelijk voor de programmering van het pMJP en voor de programmering en regie op de landinrichtings-en gebiedsprojecten, die door DLG worden uitgevoerd. In de afdeling PPLG is o.a. de coördinatie van de landinrichting / gebiedsontwikkeling georganiseerd en de daarbij behorende coördinatie van de grondverwerving. De coördinatie van de landinrichting / gebiedsontwikkeling betreft het aansturen van DLG, de integrale advisering van landinrichtings- en gebiedscommissies bij de realisering van het beleid en het initiëren van nieuwe projecten, waarbij doelen vanuit pMJP gerealiseerd kunnen worden. De coördinatie van de grondverwerving betreft het aansturen van DLG, het Kadaster en een kavelruilbureau. Onder de coördinatie van de afdeling PPLG worden gronden verworven voor de realisatie van de Ecologische Hoofdstructuur (EHS), voor landbouw, voor anticiperende aankopen voor strategische provinciale doelen en voor nieuwe infrastructuurprojecten en de integrale inpassing van wegen in de provincie. PPLG maakt voor de daadwerkelijke grondaankopen gebruik van de deskundigheid en capaciteit van DLG en andere externe deskundigen. De afdeling PPLG valt onder de eindverantwoordelijkheid van de directeur Beleid. Voor de realisatie van het pMJP en de gebiedsprojecten werken de medewerkers van de afdeling PPLG nauw samen met de projectorganisaties Infrastructuur. In de projectorganisaties De Centrale As, de Haak en N381 zijn er vanuit de afdeling PPLG projectleiders gebiedsontwikkeling actief. Deze projectleiders zijn verantwoordelijk voor het gebiedsontwikkelingsproces in de regio’s en de grondaankopen voor het landelijk gebied en natuurontwikkeling. Tussen de medewerkers van PPLG en de projectmanagers infrastructuur vindt regelmatig afstemming plaats op het gebied van grondverwerving. Medewerkers van PPLG, projectmanagers infrastructuur en DLG hebben met elkaar afspraken gemaakt over het parallel toepassen van verschillende verwervingsprocedures in een gebied. In het aankoopstrategieplan (ASP) dat door DLG wordt opgesteld, zijn deze afspraken per gebied opgenomen.
15
Dienst Landelijk Gebied (DLG) is een agentschap van het ministerie Economische Zaken. DLG is het uitvoeringsorgaan van het ministerie EZ om de provincie te ondersteunen in hun regierol met betrekking tot de gebiedsgerichte inrichting van het landelijk gebied, waaronder grondverwerving, (land)inrichting en natuurbeheer. De aansturingsrelatie, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven in het ‘Aansturingsprotocol Provincies – Dienst Landelijk Gebied en Bureau Beheer Landbouwgronden’. In 2006 heeft de provincie Friesland gezamenlijk met DLG dit aansturingsprotocol aan de hand van het pMJP uitgewerkt voor de Friese situatie. De afspraken hierover zijn opgenomen in het ‘Handelingskader Grond’. Naast dit handelingskader sluit de portefeuillehouder Landelijk Gebied jaarlijks een Prestatieovereenkomst met de Dienst Landelijk Gebied. Daarin wordt voor landinrichtings- en gebiedsprojecten die de DLG uitvoert, een afspraak gemaakt over de prestaties die op 31 december van dat jaar geleverd moeten zijn. In 2009 zijn er bij het instellen van het IKG nieuwe afspraken gemaakt over de aansturing en rol van DLG. Vanaf dat moment stuurt de provincie ‘aan de voorkant’ DLG aan op het proces van grondaankopen. 3.2 Verdeling verantwoordelijkheden proces van grondverwerving De organisatie van grondverwerving voor infrastructurele projecten en natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten is op een andere wijze georganiseerd. Zo ook de processen van besluitvorming en de interne werkprocessen. Hieronder volgt een beschrijving van die processen. Infrastructuur Voor de realisatie van infrastructurele projecten worden er gronden en vastgoedobjecten aangekocht en weer doorverkocht. De verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld. Provinciale Staten stellen bij het tracébesluit en het daaropvolgend realisatiebesluit de (financiële) kaders voor een infrastructureel project vast. De directeur Uitvoering kan na vaststelling van het realisatiebesluit gronden verwerven passend binnen de vastgestelde projectbudgetten. Ook kan de projectmanager infrastructuur na vaststelling van het realisatiebesluit een grondverwerver opdracht geven om onroerende zaken aan te kopen. Op hoofdlijnen en volgens de administratieve organisatie (AO) van 2005 ziet het proces van grondverwerving er dan als volgt uit (zie ook bijlage 1). In overleg tussen de projectmanager en de grondverwerver wordt bepaald welke onroerende zaken aangekocht moeten worden. De kadastrale gegevens geven inzicht in wie de eigenaar is van de grond. Als de directeur Uitvoering mandaat heeft om gronden aan te kopen wordt er door de grondverwerver contact opgenomen met de grondeigenaar om de wens van aankoop voor te leggen. Vervolgens bepaalt de grondverwerver wat de schadeloosstelling en koopsom is, veelal door of in overleg met een onafhankelijke taxateur. De taxateur stelt een voorlopig taxatierapport op. Na het opstellen van het taxatierapport wordt er door de provincie een conceptovereenkomst opgesteld, wat als basis dient voor de onderhandeling met de grondeigenaar. De onderhandeling wordt gevoerd door de grondverwerver met regelmatige terugkoppeling naar de projectmanager en eventueel taxateur. Nadat er een principe overeenstemming is bereikt, wordt de principe overeenkomst ondertekend door de verkoper en wordt indien
16
nodig het taxatierapport aangepast. Indien de directeur Uitvoering gemandateerd is om tot aankoop over te gaan wordt de aankoop door de directeur Uitvoering ondertekend. Indien de directeur Uitvoering geen mandaat heeft, moet de opdrachtgevende afdeling en/of de grondverwerver een GS-stuk opstellen. Als er geen krediet beschikbaar is gesteld door PS voor de grondaankoop, zullen GS een voorstel voor financiering aan PS moeten doen. In september 2011 zijn er naar aanleiding van vragen rondom mogelijke staatssteun bij grondverwerving werkafspraken gemaakt met betrekking tot het proces van grondverwerving 1. Bij deze werkafspraken zijn de afdeling SOBD, directeur uitvoering, de programmamanager complexe infraprojecten, projectmanagers van grote infrastructurele projecten en het hoofd cluster VGI betrokken geweest. Op basis van deze afspraken is het AO voor grondverwerving door het cluster VGI aangepast (zie bijlage 1). Het is niet duidelijk of deze aangepaste AO formeel is vastgesteld. De aanpassingen betreffen een schriftelijke opdrachtverlening aan de grondverwerver door een opdrachtgevende afdeling met daarna een expliciete check op aankoopbudget en een check door de grondverwerver of de directeur Uitvoering gemandateerd is. Ook is in de AO het overleg met een onafhankelijke taxateur over de schadeloosstelling en (ver)koopsom expliciet opgenomen, net als een mogelijk overleg met de afdeling SOBD betreffende staatssteun, de juridische toetsing van de conceptovereenkomst door SOBD, een financiële toetsing van de afdeling FP&C (doelmatigheid) en een overall toetsing van het clusterhoofd VGI. De grondverwerver moet ook een gemotiveerde onderbouwing geven als de aankoop afwijkt van het taxatiebedrag. Ook toetst de grondverwerver voor de ondertekening van de overeenkomst door de verkoper of de directeur voor de inhoud van de principe overeenstemming gemandateerd is. Ook dient een verschillenanalyse te worden opgesteld indien er verschil bestaat tussen het taxatierapport en de overeenkomst. In december 2011 zijn er binnen het cluster VGI afspraken gemaakt over de uitvoering van grondverwerving vooruitlopend op een nieuw op te stellen grondverwervingprotocol 2. De afspraken die in dit grondverwervingsprotocol opgenomen moesten worden hebben voornamelijk betrekking op de inhuur van taxateurs, de omgang met taxatierapporten en de procedure van interne toetsing van de koopovereenkomst.
1
Verslag bespreking memo SOBD d.d. 14 september 2011
2
Interne mail d.d. 20 december 2011.
17
De volgende afspraken zijn gemaakt: vergroten van de inzichtelijkheid van de prijsvorming van de taxatie (taxateur moet duidelijk(er) aangeven hoe en waarom hij tot prijsvorming is gekomen), de goedkeuring van het taxatierapport voordat de onderhandelingen worden gestart, de toetsing van de koopovereenkomsten door diverse provinciale medewerkers, een verklaring van de grondverwerver hoe de aankoopprijs is opgebouwd en dat de taxatie en aankoop niet uitgevoerd mogen worden door dezelfde medewerker. Ook wordt de afspraak gemaakt dat externe opdrachten alleen na overleg met het hoofd van cluster VGI mogen worden verstrekt. In het jaar 2012 is er gewerkt aan een nieuw AO waarin een deel van de afspraken die in september en december 2011 zijn gemaakt zijn opgenomen. Ook is er in het najaar 2012 gewerkt aan een grondprijsnota en aan uniforme spelregels rondom de inhuur, gebruik en bekostiging van externe taxateurs. Met de instelling van de nieuwe eenheid Grondzaken per 1 oktober 2012 werkt de totale provinciale organisatie met een vernieuwde en aangepaste AO voor alle grondverwervingen zowel bij natuur- en gebiedsontwikkeling als bij infrastructuur. Momenteel wordt er nog gewerkt aan de grondprijsnota en aan de uniforme spelregels rondom de inhuur, gebruik en bekostiging van externe taxateurs. Natuur- en gebiedsontwikkeling De verantwoordelijkheden tussen de provincie en DLG zijn tot april 2010 als volgt verdeeld. De aansturing van grondverwerving is belegd bij de provincie en is gericht op beleid, strategie en programmering. De uitvoering van grondverwerving op transactieniveau is belegd bij het DLG / Bureau Beheer Landbouwgronden (BBL). Binnen de provincie zijn Gedeputeerde Staten bevoegd om te besluiten tot aankoop van grond. Vanaf maart 2008 zijn ook de afdelingshoofden en de directeur beleid gemandateerd om passend binnen budget en conform voorwaarden gronden aan te kopen. Voor het budget anticiperende aankopen hebben GS met het vaststellen van de nota Grunbelied in 2007 aangegeven dat alle anticiperende grondaankopen moeten worden voorgelegd aan het college. DLG is tot € 500.000 gemandateerd om zonder goedkeuring van GS te besluiten tot aankoop. Wel is DLG verplicht om alle transacties die bestuurlijk gevoelig zijn, een bestuurlijke risico van meer dan € 200.000 met zich meedragen en/of de aankopen van vastgoed betreffen voor te leggen aan GS. Verdere afspraken zijn opgenomen in het handelingskader Grond voor de provincie Friesland en DLG d.d. 19 december 20063. Eind maart 2008 krijgt de juridische afdeling (destijds BFT) een adviserende rol bij de aankopen boven de € 45.000 en afwijkingen van de inkoopvoorwaarden. Het AO dat DLG voor provinciale aankopen tot april 2010 heeft gebruikt, bestaat uit vier stappen, namelijk onderhandelen, goedkeuren, tekenen overeenkomst en afhandelen transactie. De stap onderhandelen begint bij het moment van opdrachtverlening en staat in het teken van het voorbereiden van de koopovereenkomst. De opdracht wordt door een medewerker van DLG’er of iemand van de projectorganisatie van de provincie verleend passend binnen de mandaten.
3
Dit handelingskader is gebaseerd op het aansturingsprotocol van de provincies door DLG en BBL d.d. 3
november 2006 en uitgewerkt in het mandateringsbesluit van GS met betrekking tot opgedragen taken en bevoegdheden door de provincie aan DLG, d.d. 27 november 2007.
18
Een externe grondverwerver of grondverwerver van DLG toetst of de aankoop past binnen de opdracht (aankoopwaardigheid), laat een taxatie uitvoeren door een onafhankelijke derde, onderhandelt met de verkoper, stelt een (concept) overeenkomst op en laat zich eventueel adviseren4. Ook beschrijft en beoordeelt de grondverwerver van DLG het onderhandelingsresultaat en schrijft hij een toelichting op de transactie. In de fase van goedkeuring wordt de koopovereenkomst getoetst en ondertekend. Een kwaliteitsfunctionaris van DLG toetst de aankoop op opdracht, budget, marktconforme prijs, bijzondere voorwaarden en juridische consequenties. De verantwoordelijk provinciale projectleider van het project ondertekent de overeenkomst als de aankoopsom onder de € 500.000 ligt. Alle daarboven liggende bedragen worden voorgelegd aan Gedeputeerde Staten. In de fase van tekenen van de overeenkomst wordt de koopovereenkomst ondertekend door de wederpartij. De medewerker van DLG registreert de voortgang. In de fase van afhandelen transactie, wordt de transactie financieel en administratief afgehandeld. Als een transactie buiten het mandaat van DLG valt, wordt de provincie formeel één keer betrokken door DLG in het onderhandelingsproces. Dit moment is bij de fase van het ondertekenen van de overeenkomst. In april 2009 stellen PS de notitie Instellen Investeringskrediet Grondaankopen (IKG) vast. Na vaststelling is er gewerkt aan de opzet van een AO Investeringskrediet grondaankopen (AO IKG) 5. In dit document zijn o.a. de procedures voor de reguliere aan/verkoop van grond en de anticiperende grondaankopen uitgewerkt. Voor wat betreft de reguliere aan/verkoop van grond zijn er drie momenten van expliciete opdrachtverlening aan de grondverwerver opgenomen, namelijk de opdracht tot taxatie, de opdracht tot onderhandelen en de opdracht tot aankoop. Deze drie momenten fungeren als control momenten voor de provinciale organisatie. Wat de procedure voor de anticiperende aankopen betreft verschilt deze procedure in die zin dat de verwerving van de grond zowel door de provincie zelf wordt gedaan dan wel door DLG in opdracht van de provincie. In het AO IKG staat ook opgenomen dat het afdelingshoofd van PPLG gemandateerd is om te besluiten tot grond aankopen onder de € 500.000. Boven de € 500.000 wordt er goedkeuring aan Gedeputeerde Staten gevraagd. DLG heeft vanaf november 2010 geen mandaat meer om gronden zelfstandig aan te kopen voor de provincie.
4
Advisering is verplicht als de bieding boven een bepaald prijsniveau ligt en als de financiële consequenties
van de bijzondere voorwaarden meer bedragen dan 5% van de koopsom. 5
In april 2010 is de AO IKG opgesteld door de afdeling PBLG. Het is niet duidelijk of deze AO IKG is
vastgesteld. De mandaten voor DLG die gerelateerd zijn aan het AO IKG zijn in het mandaatbesluit van GS d.d. 29 november 2010 vastgesteld.
19
3.3 Proces van grondverwerving in de praktijk Aan de hand van de analyse van vier grondverwervingstrajecten en de gevoerde gesprekken beschrijven wij in deze paragraaf het proces van grondverwerving in de praktijk. Op basis van de gesprekken wordt duidelijk dat idealiter voordat het proces van grondverwerving start er een financiële inschatting van de kosten van de grondverwerving wordt gemaakt en een aankoopstrategieplan (ASP) wordt opgesteld. Bij alle onderzochte grote projecten zijn voor de start van de grondverwerving ASP’s opgesteld. Deze ASP’s fungeren als toetsingskader waaraan transacties (aankoop en verkoop van gronden) van DLG en de Provincie getoetst kunnen worden. De transacties moeten vallen binnen het ASP en voldoen aan de doelen zoals in het ASP beschreven. Als transacties niet passen binnen de kaders van het ASP, worden de transacties te allen tijde eerst aan GS voorgelegd. De aankoopstrategieplannen zijn niet allemaal vastgesteld door GS. De start van het grondverwervingsproces wordt gemarkeerd met de inzet van de grondverwerver. Uit de bestudeerde cases blijkt dat de provincie in de meeste gevallen in contact komt met een verkopende partij, voordat de provincie de intentie heeft om gronden aan te kopen. De verkopende partij wil met de provincie om tafel om de toekomst van zijn agrarisch bedrijf, dan wel de liquidatie van zijn bedrijf, te bespreken in relatie tot de provinciale plannen. De verkopende partij zoekt contact met de grondverwerver, de gedeputeerde en/of de projectleider van een project. Het eerste contact met de verkopende partij is in veel gevallen informerend, waarbij medewerkers van de projectorganisatie en de grondverwerver aanwezig zijn. Vervolgens krijgt de grondverwerver mondeling de opdracht van de projectmanager infrastructuur, de projectmanager gebiedsontwikkeling en/of de coördinator IKG om bepaalde gronden aan te kopen. In één case krijgt de grondverwerver per memo van de coördinator IKG de opdracht om tot aankoop over te gaan. Op basis van de gesprekken hebben wij begrepen dat de grondverwerver bij opdrachtverlening checkt of er budget is om de grond aan te kopen en vraagt hij om een kadastrale kaart van het perceel. De grondverwerver neemt doorgaans telefonisch contact op met een externe taxateur met de vraag een opname te doen voor taxatie. In veel gevallen voert één taxatiebureau de taxaties voor een project uit. Bij de Centrale As heeft één taxatiebureau in geld uitgedrukt in 2011 57% van de taxaties en in 2012 69% van de taxaties uitgevoerd. De hiermee gemoeide totale opdrachtsom bedraagt in 2011 ongeveer € 87.000 en in 2012 € 100.000. In de cases varieert de omvang van één taxatie tussen de twee en vier duizend euro. In het begin van het jaar wordt een uurtarief afgesproken tussen de provincie en een specifiek taxatiebureau (2007: 90 euro per uur, 2008-2009: 95 euro per uur en vanaf 2010: 100 euro per uur). Dit wordt vastgelegd in een tariefbrief waarin ook staat dat indien er opdrachten zijn het taxatiebureau voor het komende jaar als taxateur zal worden ingehuurd/gevraagd. Sinds de zomer van 2010 wordt er gesproken over aanbestedingen van taxaties en raamcontracten met taxateurs. Na de zomer van 2010 zijn bijvoorbeeld de taxaties voor het project N381 aanbesteed. Wij hebben begrepen dat in de meeste gevallen de taxaties niet worden aanbesteed.
20
Uit de cases blijkt dat de opname van taxatie plaatsvindt in aanwezigheid van de grondverwerver. Binnen enkele maanden komt de taxateur met een voorlopige berekening die per mail naar de grondverwerver wordt gestuurd. De voorlopige berekening bestaat uit vier onderdelen: vermogensschade, financieringsschade, integrale schade en belastingschade. Deze vier onderdelen gezamenlijk leiden tot een totale schadeloosstelling. De tweede en derde categorie is in deze fase nog moeilijk te berekenen omdat doorgaans onduidelijk is, waar degene heen gaat die zijn onroerend goed moet verkopen. Als de eerste berekening binnen is, begint doorgaans het proces van onderhandelen. In de cases doet de grondverwerver de onderhandelingen. Wij hebben op basis van de gesprekken begrepen dat het ook voorkomt dat de taxateur in opdracht van de provincie niet alleen de taxaties doet, maar ook de onderhandelingen. Als de grondverwerver budget heeft kan hij meteen aan de slag zoals in de casus B. In de casus A en C vraagt de grondverwerver in afstemming met de projectorganisatie budget en mandaat bij GS waarna de onderhandelingen starten. Als blijkt dat het budget van GS niet voldoende blijkt te zijn, zie bijvoorbeeld casus A, wordt er een nieuw budget en mandaat voor onderhandelen gevraagd bij GS. Het proces van onderhandelen duurt vaak lang. Immers, degene die zijn gronden aan de provincie moet verkopen, moet in veel gevallen ook nog een andere vestigingslocatie vinden. Er is veel contact tussen de grondverwerver en de taxateur zeker als er meer duidelijkheid ontstaat over de financieringsschade en integrale schade. De taxateur past gedurende het grondverwervingsproces zijn voorlopige berekeningen aan. In de onderzochte cases worden de berekeningen zo meerdere keren aangepast. In de meeste gevallen verandert de vermogensschade tussen de eerste berekening en het formele taxatierapport niet. In casus A is dit wel het geval. De taxateur en de grondverwerver hebben verklaard dat dit mede het gevolg is van investeringen gedaan na de opname plus het gaande weg ontstaan van betere referenties ten aanzien van de prijs per hectare. De persoon die zijn gronden moet verkopen, laat zich in het algemeen bijstaan door een makelaar. Deze ontvangt conform de onteigeningswet een vergoeding. Op basis van de cases kan worden vastgesteld dat het uurtarief op circa € 125 ligt. De onderhandelingen over de grondaankoop vinden doorgaans plaats tussen deze persoon en de grondverwerver van de provincie. Een enkele keer ontstaat er rechtstreeks contact tussen de taxateur en de makelaar. Er wordt dan informatie overgedragen over de schade posten. Na verloop van tijd komen de onderhandelingen in een eindfase. In twee onderzochte cases wordt eerst de koopovereenkomst getekend en soms al deels afgehandeld waarna enkele weken of enkele maanden later het officiële taxatierapport volgt. De reden is dat vaak pas dan de financieringsschade, integrale schade en belastingschade precies duidelijk is. Alleen bij casus A is eerst het formele taxatierapport opgeleverd en daarna de overeenkomst getekend.
21
Uit de dossiers van de bestudeerde cases blijkt dat er geen vaste momenten zijn in het proces waarop interne controle dan wel collegiale toetsing plaatsvindt (met onderbouwing van documenten). In casus B vindt er collegiale toetsing door een andere grondverwerver van het cluster VGI plaats. In casus A wordt er een second opinion uitgevoerd door de projectmanager gebiedsontwikkeling van de projectorganisatie. Uit de interviews hebben wij begrepen dat deze collegiale toetsing ook voor een deel mondeling, maar niet altijd plaatsvindt. Bij casus A wordt in het GS-besluit vermeld dat van staatssteun geen sprake is. Op basis van een gesprek met betrokkenen blijkt dat deze toets zeer marginaal is geweest en uitsluitend is gebaseerd op het taxatierapport. Er is geen memo opgesteld waaruit een en ander onderbouwd wordt. Als de overeenkomsten ondertekend zijn, volgt de afwikkeling bij de notaris. In deze eindfase vindt bij enkele cases nog discussie plaats over de vergoeding van de makelaar/adviseur van de persoon die de gronden heeft verkocht. Dit bedrag is conform de onteigeningswet gemaximeerd tot een bepaald bedrag tenzij aangetoond kan worden dat er meer uren zijn besteed. De discussie gaat in de meeste gevallen over de extra uren, waarna de provincie doorgaans de gevraagde vergoeding betaalt. Casus D is van recentere datum. In deze casus is te zien dat er met een ander taxatierapport wordt gewerkt. In dit taxatierapport wordt aanvullend ten opzichte van de eerdere taxatierapporten ingegaan op de waarderingsgrondslag, de objectgegevens en wordt uitgebreider ingegaan op de verschillende rechten en publiekrechtelijke beperkingen.
3.4 Analyse van het proces van grondverwerving in de praktijk De organisatie en processen van grondverwerving binnen de provincie laten een divers beeld. Aan de hand van intern geldende regels, onderzochte cases en gevoerde gesprekken analyseren we hoe de grondverwerving is georganiseerd en verloopt. In onderstaande paragraaf is de analyse thematisch weergegeven. Bestuurlijke betrokkenheid De betrokkenheid van de bestuurders bij de grondverwerving was sterk verschillend en afhankelijk van portefeuille en bestuurlijke uitspraken. De gedeputeerde Infrastructuur was betrokken bij de voortgang van infrastructuurprojecten, was voorzitter van de stuurgroep, maar niet specifiek betrokken bij de grondtransacties van deze projecten. Een reden hiervoor was dat de directeur geen goedkeuring van de gedeputeerde Infrastructuur nodig had, om binnen projectbudget gronden aan te kopen. Dit is ook te zien in de cases B en D. De gedeputeerde Infrastructuur werd in deze cases niet formeel betrokken bij de grondaankopen. De gedeputeerde Landelijk Gebied was in het formele besluitvormingsproces wel betrokken bij de grondtransacties van de natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten. De aankoop van gronden die werden verworven voor natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten hadden, vanwege een beperkter ambtelijk mandaat, goedkeuring nodig van de gedeputeerde. Binnen Gedeputeerde Staten werden de aankopen in het landelijk gebied stuk voor stuk behandeld, waarna soms discussie ontstond over de volledige schadeloosstelling, waaronder de grondprijs.
22
Op basis van de interviews en de cases constateren wij dat de gedeputeerden Andriesen en Adema hebben gesproken over ‘het gebied met een plus achter laten’. Deze gedeputeerden hadden ook direct informeel contact met de grondverwervers, wat binnen projecten ervaren werd als bestuurlijke druk. Grondverwervers werden opgebeld door bestuurders met de boodschap dat ze er wel uit moesten komen. Uit de interviews maken wij op dat de gedeputeerden graag wilden dat er snel duidelijkheid geboden moest worden aan grondeigenaren, zonder dat de grondeigenaren veel nadeel van de aanleg van de projecten zouden ondervinden. De betrokkenheid van de gedeputeerde Andriesen en Adema ging daarmee verder dan het uitvoeren van formele taken. De uitspraken van de gedeputeerden Andriesen en Adema hebben gezorgd voor verwachtingen bij grondeigenaren rondom de prijsstelling van hun onroerende zaken en grond. Grondverwervers werden daardoor in gesprekken met agrariërs geconfronteerd met vragen over wat de plus voor hen ging betekenen. Hieruit blijkt dat de term “plus in het gebied” verschillend werd geïnterpreteerd. De gedeputeerden bedoelden met deze uitspraak dat naast de aanleg van infrastructuur, er in de regio verbeteringen op het gebied van natuur en leefomgeving moesten worden ontwikkeld. De agrariërs interpreteerden deze uitspraken als een financiële plus voor de grondeigenaren die benadeeld werden door de ontwikkeling van provinciale projecten. Zo ver wij hebben kunnen vaststellen hebben de grondverwervers deze uitspraken teruggekoppeld aan de bestuurders en niet vertaald in een financiële plus op de taxatie en/of koopsom. Uit de interviews wordt ook duidelijk dat de gedeputeerden Landelijk Gebied en Infrastructuur de voorkeur hadden voor minnelijke verwerving. De gedachte hierachter was dat bij het realiseren van provinciale ambities individuele burgers geen nadeel mochten ondervinden. Uit de interviews blijkt ook dat voor de realisatie van natuur- en gebiedsprojecten het instrument onteigening niet werd ingezet. Een reden hiervoor kan zijn dat DLG weinig gebruik maakt van het instrument onteigening voor natuurontwikkeling en landinrichting. Bij grote infrastructurele projecten werd er vaak een minnelijk traject gestart. Dat wil zeggen dat beide partijen proberen in redelijkheid tot een goede transactie te komen. Op basis van de gesprekken is ons duidelijk geworden dat het onteigeningsmiddel daarbij als ‘stok achter de deur’ gebruikt. Zo creëert de provincie een grotere druk op de grondeigenaren. Provinciale Staten speelden bij specifieke grondverwerving een rol als er geen of te weinig krediet was om gronden aan te kopen. In de onderzochte casus A informeren Gedeputeerde Staten de Provinciale Staten over de financiering en over de besluitvorming van de grondtransactie. In deze casus was er geen volledig krediet beschikbaar.
23
Onduidelijkheid AO’s Het AO Koop en verkoop onroerende zaken dat gebruikt wordt door het cluster VGI is in onze ogen onduidelijk. Zo worden bijvoorbeeld veel open begrippen gehanteerd als ‘eventueel voorleggen in portefeuillehoudersoverleg’, ‘veelal door overleg’, ‘opdrachtgevende afdeling en/of medewerker grondzaken stellen GS-stuk op’, zonder nadere aanduiding wanneer er sprake is van verantwoordelijkheid voor een persoon in de keten van grondverwerving. Ook wordt bepaald dat de grondverwerver een verzoek krijgt voor het aan- en of verkopen van een onroerende zaak. Uit het bijhorende diagram blijkt vervolgens dat dit verzoek tot “aankoop meestal mondeling, verkoop meestal schriftelijk” (letterlijk citaat) werd gedaan. Deze mondelinge verzoeken zijn daardoor niet of nauwelijks vastgelegd in archiefstukken die bij een grondverwervingszaak behoren. De AO’s die het proces van grondverwerving beschrijven, zijn niet specifiek genoeg en veronderstellen een wereld, waarin de provincie de start van een grondverwervingsproces controleert en regisseert. In de AO’s en in de organisatie van de grondverwerving is geen rekening gehouden met druk vanuit agrariërs, wensen vanuit bestuurders, druk vanuit projectmanagers en het maatwerk dat grondverwervers bij elke grondverwerving moeten leveren. In 2010 is er een AO IKG opgesteld en in september 2011 is het AO Koop en verkoop onroerende zaken aangepast. Onduidelijk is of deze AO’s zijn vastgesteld en daarmee gelden voor grondverwervingsprocessen in de provinciale organisatie. Gebruik AO’s Binnen de provincie zijn er verschillende AO’s grondverwerving opgesteld (zie § 3.2). Uit de interviews wordt duidelijk dat de grondverwervers van de afdeling VGI niet of slecht bekend waren met het AO Koop en verkoop onroerende zaken. Ondanks dat de grondverwervers niet of slecht bekend waren met het AO, pasten de werkwijze van grondverwervers veelal binnen de kaders van het AO. Het AO Koop en verkoop onroerende zaken bevat, zoals eerder beschreven, veel open begrippen. Hierdoor was er veel ruimte voor eigen interpretatie van de AO en de werkwijze van de grondverwerver. Uit de interviews wordt duidelijk dat de eerste stap in het grondverwervingsproces door de grondverwervers op een andere manier wordt opgepakt, dan beschreven in het AO. In de AO staat dat de grondverwerver bij opdrachtverlening moet bepalen of de directeur uitvoering gemandateerd is voor de aankoop. Uit de interviews blijkt dat de grondverwervers meestal niet checken of de directeur Uitvoering gemandateerd is, maar uitsluitend vragen of er budget is. In september en december 2011 zijn er binnen het cluster VGI werkafspraken gemaakt met betrekking tot het proces van grondverwerving en is ook de AO aangepast. De documentatie van de processen van grondverwerving in de onderzochte cases is dusdanig beperkt, dat we niet kunnen vaststellen of de aanpassingen van de AO zijn opgevolgd (juridische check op staatsteun, de gemotiveerde onderbouwing bij afwijking taxatiebedrag, de juridische, financiële en overall toetsing). Voor wat betreft het gebruik van het AO IKG hebben we geen casus onderzocht die gebruik heeft gemaakt van het AO IKG. Op basis van de gesprekken kunnen we wel vaststellen dat de controle op het gebruik van het AO IKG en de geformaliseerde stappen centraal was belegd en werd
24
gecontroleerd door de IKG coördinator. Het is ons overigens onduidelijk of de AO IKG formeel is vastgesteld. Ten aanzien van het AO DLG met betrekking tot. grondverwerving wordt opgemerkt dat dit een uitgebreide AO is die beschrijft wie verantwoordelijk is, wat het doel is en wie wat moet doen in het proces van verwerving. We hebben op basis van de gesprekken en documentenstudie niet kunnen vaststellen of DLG zich heeft gehouden aan het AO grondverwerving dat binnen DLG wordt gebruikt. Gebrek aan verantwoordelijkheid voor het totale proces van grondverwerving Op basis van de bestudeerde documenten en de gevoerde gesprekken constateren wij dat de verantwoordelijkheid voor het totale proces van grondverwerving onvoldoende is belegd en onvoldoende is opgepakt. In onze optiek is het ontbreken van richtlijnen en afspraken een belangrijke reden voor het geconstateerde gebrek aan verantwoordelijkheid voor het totale proces van grondverwerving. In het AO Koop en verkoop onroerende zaken en/of andere documenten wordt niet gesproken over de taak en verantwoordelijkheid voor het totale grondverwervingsproces. Vanaf september 2011 wordt er in de aangepaste AO gesproken van een overall toetsing door het clusterhoofd VGI. Wat precies deze overall toetsing inhoudt, wordt in het AO niet duidelijk. Een tweede reden is dat de projectmanagers infrastructuur te weinig kennis en expertise hadden van grondverwerving. Uit de interviews blijkt dat de projectmanagers grondverwerving als ‘een wereld op zich zagen’. De projectmanagers hadden moeite om het proces van grondverwerving te regisseren en daarmee zich ook verantwoordelijk te voelen voor het totale proces. Uit de onderzochte cases blijkt dat de projectmanagers pogingen ondernamen om meer grip te krijgen op de grondverwerving (invoering grondexploitaties in infrastructuurprojecten, overleggen tussen grondverwerver en projectmanagers Infrastructuur, second opinion grondkosten). De derde reden waarom de verantwoordelijkheid voor het totale proces niet goed is opgepakt, heeft te maken met de manier waarop provinciale grondverwervers werkten. De grondverwervers waren gericht op de uitvoering van hun taak, namelijk grond verwerven. Andere taken zoals archivering, het zorgen voor control en intercollegiale toetsing zagen de grondverwervers niet als hun taak en verantwoordelijkheid. Wij constateren dat het gebrek aan verantwoordelijkheid voor het totale proces van grondverwerving heeft geleid tot grote vrijheden voor de grondverwervers, slechte archivering van het onderhandelingsproces, te weinig toetsmomenten en daarmee hoge risico’s in de uitvoering van het grondbeleid. Voor de natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten is de verdeling van verantwoordelijkheden in de loop van 2009 eenduidiger en explicieter gemaakt. Ook werd de verantwoordelijkheid van het proces van grondverwerving opgepakt en gecoördineerd door de IKG coördinator. Uit de interviews blijkt dat de provincie eind 2009 een meer formele opdrachtgeversrol inneemt naar de grondverwerver/DLG. Deze formele opdrachtgeversrol krijgt vorm aan de hand van een expliciete
25
opdrachtverlening en drie schriftelijke toetsmomenten van de opdrachtgever gedurende het proces van grondverwerving. Wij constateren hierin een duidelijke verbetering ten opzichte van de situatie voor eind 2009 Vervlechting van processen en verantwoordelijkheden In de uitvoering van projecten lopen de processen van grondverwerving vanuit de afdeling Complexe Infraprojecten, het cluster VGI en PBLG door elkaar heen. Diverse personen, verantwoordelijkheden en kredieten zijn bij de uitvoering van grondverwerving betrokken. Hierdoor kan het zijn dat de grondverwerver de opdracht krijgt van iemand van PBLG om grond aan te kopen voor infrastructurele doeleinden. Of dat er gronden worden aangekocht door de afdeling Complexe Infraprojecten die uiteindelijk voor natuur- en gebiedsprojecten worden ingezet. Op basis van de bestudeerde documenten en de gevoerde gesprekken constateren wij dat deze vervlechting van beleidsverantwoordelijkheden in het proces van grondverwerving regelmatig tot stand kwam. Een belangrijke reden hiervoor is de nauwe samenwerking binnen de projectorganisaties in de uitvoering van integrale gebiedsopgave. Naast deze vervlechting van beleidsverantwoordelijkheden constateren wij dat er binnen de provincie ook gebruik gemaakt is van verschillende kredieten voor de financiering van een grondaankoop. Deze manier van werken kan ontstaan wanneer er geen of onvoldoende krediet is vastgesteld door PS voor een mogelijke grondaankoop, terwijl de te verwerven grondpositie van strategisch belang is voor de uitvoering van een project. Projectmanagers en projectleiders gebiedsontwikkeling zoeken dan naar andere provinciale financieringsbronnen om de grondaankoop mogelijk te maken. Hiervoor is veel gevallen besluitvorming van GS en in enkele gevallen PS nodig. Bij de aankoop van één van de onderzochte cases heeft dit plaatsgevonden en is de grondaankoop gefinancierd uit drie verschillende kredieten. Bovenstaande manier van werken, waarbij een vervlechting van beleidsverantwoordelijkheid en kredietverantwoordelijkheid optreedt, zorgt in onze optiek voor een proces van grondverwerving dat moeilijk controleerbaar is. Zeker als de betrokken afdelingen en personen allemaal een eigen manier van werken hebben en ook eigen richtlijnen hebben. Bij bovenstaande manier van samenwerken is het onduidelijk van wie de grondverwerver de opdracht tot aankoop van grond krijgt, welke afspraken met betrekking tot. de vergoeding van taxateurs gelden en met welke AO de grondverwerver moet werken.
Rol van taxateurs/ adviseurs Op basis van de bestudeerde documenten en gevoerde gesprekken valt ons een aantal zaken op bij de inzet van taxateurs. Wij willen voorop stellen dat wij geen feiten en omstandigheden hebben kunnen vaststellen dat provincie medewerkers en taxateurs integriteitsregels hebben geschonden. In de eerste plaats stellen wij vast dat de verhoudingen tussen de opdrachtgever (de provincie) en de taxateurs in het algemeen weinig zakelijk is. Wij hebben begrepen dat de werkzaamheden van
26
de taxateurs in het algemeen niet meervoudig worden aanbesteed, maar onderhands gegund. Argument is dat er te weinig partijen zijn die dit werk in de provincie onafhankelijk kunnen uitvoeren. Uit de vorige paragraaf blijkt dat per te taxeren object de kosten relatief beperkt zijn. Maar als alle taxaties voor een project als de Centrale As worden opgeteld gaat het jaarlijks om een flink bedrag. Eén bureau krijgt de meeste taxatie opdrachten. De totale opdrachtsom van de werkzaamheden die het specifieke taxatiekantoor uitvoert komt ver boven het bedrag van meervoudige aanbesteding uit. Aan het begin van het jaar wordt met uitsluitend dat bureau een uurtarief bepaald zodat als er taxatiewerk is door de provincie snel opdracht verleend kan worden. Overigens hebben wij vastgesteld dat dit uurtarief marktconform is. Het verlenen van de opdracht gebeurt doorgaans op basis van een telefoontje of een mailtje. De opdracht wordt niet altijd schriftelijk bevestigd. Wij vinden het ook weinig zakelijk dat er geen enkele sturing plaatsvindt op het aantal te besteden uren. Er wordt gedeclareerd op basis van bestede tijd. De laatste tijd wordt overigens het taxatiewerk vaker met succes meervoudig aanbesteed. Er blijkt wel degelijk een markt te bestaan. Deze zakelijkheid is ook richting de adviseurs (vaak ook makelaars en taxateurs) van de grondeigenaren die aan de provincie moeten verkopen niet groot. Zij krijgen op basis van de onteigeningswet een gemaximeerde vergoeding van de provincie voor de ondersteuning aan deze grondeigenaren. Wij stellen vast dat deze uurtarieven hoger liggen dan die van de taxateurs die voor de provincie werken. De gemaximeerde vergoeding wordt altijd gehaald en vaak overschreden. Als dit kan worden aangetoond, worden deze extra kosten ook nog betaald door de provincie. Wij stellen vast dat op deze inzet nauwelijks sturing en control plaatsvindt. In de tweede plaats stellen wij vast dat bij taxateurs rollen en verantwoordelijkheden door elkaar lopen. Zij taxeren niet alleen, maar voeren als er de capaciteit bij de provincie te kort schiet ook de onderhandelingen voor de aankoop van gronden. Sommige geïnterviewden, en wij sluiten ons daarbij aan, vinden dit niet zuiver naar de eigenaar die de gronden moet verkopen aan de provincie. Dit heeft namelijk het risico dat twee belangen door elkaar gaan lopen. Het objectief zuiver taxeren van de waarden en schades is een heel ander belang dan het proberen te verkrijgen van de gronden tegen een voor de provincie zo gunstig mogelijke prijs en voorwaarden. De scheiding van rollen en verantwoordelijkheden heeft ook nog een andere dimensie. Op basis van de onderzochte cases blijkt dat de meeste taxatierapporten pas verschijnen als de koop en de besluitvorming daarover al lang gesloten is. Daarvoor gaan er wel berekeningen heen en weer tussen taxateur en opdrachtgever, maar die zijn niet te beschouwen als een taxatierapport. Sommige geïnterviewden vinden het zuiverder als er eerst een (eventueel definitief concept) taxatierapport wordt opgeleverd en dat op basis daarvan de onderhandelingen worden gevoerd en vervolgens de besluitvorming plaatsvindt. In de derde plaats hebben verschillende geïnterviewden gemeld dat zij niet tevreden zijn over de kwaliteit van de taxatierapporten op basis waarvan besluitvorming moet plaatsvinden. De opbouw van de bedragen is niet altijd transparant en er worden geen referentieprojecten opgenomen. Taxatierapporten van verschillende bedrijven zijn ook verschillend van opbouw. Sinds kort wordt gewerkt aan meer standaardisatie van de taxatierapporten.
27
Weinig control op het proces van grondverwerving Op basis van de bestudering van de documenten, de gesprekken en de onderzochte cases valt ons op dat er weinig momenten waren in het proces van grondverwerving waarop er juridische, financiële en procedurele controle plaatsvond. Het AO dat gebruikt wordt door het cluster VGI is in onze ogen onduidelijk (zie alinea onduidelijkheid AO’s) en er zijn te weinig momenten van controle in opgenomen. De twee momenten die in het AO zijn opgenomen hebben betrekking op het moment van opdrachtverlening en de terugkoppeling in het onderhandelingsproces met de opdrachtgevende afdeling en taxateur. In de AO is geen juridische toets opgenomen over staatssteun of een juridische toets op de af te sluiten overeenkomst, een financiële toets op bijvoorbeeld de (opbouw van) schadeloosstelling, een administratieve en kwalitatieve toets of de juiste procedures gehanteerd zijn, een toets of de beslisdocumenten de juiste kwaliteit hebben, of een toets of de documentatie en archivering op orde is. De juridische, financiële en overall toetsing zijn pas vanaf september 2011 opgenomen in het AO. Het ontbreken van deze controle momenten in het AO heeft bijgedragen aan te weinig structurele control op het proces van grondverwerving. Wat betreft de controle in het proces van grondverwering bij de natuur- en gebiedsontwikkelingsprojecten geven diverse geïnterviewde aan dat in eerste instantie DLG voor 2010 veel vrijheid had in het verwerven van gronden. De controle op de werkzaamheden van DLG is in de loop van 2009 bij het instellen van het IKG verstevigd, mede aan de hand van het nieuwe AO IKG. Deze AO IKG werkte ook disciplinerend voor de provinciale projecten die gebruik wilden maken van de financieringsmogelijkheid van de IKG. Dit is te zien in casus A, waarin de provinciale organisatie (budgethouder IKG) voorwaarden stelt aan de projectorganisatie Centrale As betreffende de financiering van de grondaankoop. Ondanks dat het niet duidelijk is of de AO IKG is vastgesteld binnen de provincie, heeft deze AO wel gezorgd voor een verbetering van de financiële control en op het vlak van het ondertekenen van het taxatierapport voor onderhandeling een verbeterde control op het proces van grondverwerving Wij concluderen dat er weinig control op het proces van grondverwerving heeft plaatsgevonden. De juridische en financiële experts hebben de afgelopen jaren een centralere en controlerende rol gekregen.
Gebrek aan intercollegiale toetsing bij grondverwerving Op basis van de interviews constateren we dat er weinig tot geen intercollegiale toetsing in het proces van grondverwerving plaatsvindt. Vanuit onze optiek liggen hier drie redenen aan ten grondslag. 1) het ontbreken van voldoende professionele grondverwervers om intercollegiale toetsing uit te oefenen, 2) het ontbreken van expertise van grondtransacties bij de opdrachtgevende afdeling en 3) het ontbreken van expertise van grondtransacties van de (direct) leidinggevende van de grondverwervers. Het gebrek aan deze intercollegiale controle heeft geleid tot te weinig controle op het proces van grondverwerving.
28
3.5 Conclusie Dit hoofdstuk schetst een beeld van de werkwijze van het proces van grondverwerving binnen de provincie. Wij concluderen dat er niet sprake is van één structurele werkwijze, maar dat er diverse processen van grondverwerving hebben kunnen ontstaan. Belangrijke oorzaken hiervoor zijn de onvolledige en onduidelijke AO’s, de beperkte kennis van grondverwerving van projectleiders, onvoldoende grondverwervers en te weinig control op het totale proces. Ook zijn de controlmomenten in het grondverwervingsproces onvoldoende verankerd, waardoor er te weinig of zelfs geen controle plaatsvindt op de grondaankopen vanuit juridische en financieel perspectief. De diverse processen hebben geleid tot gefragmenteerde verantwoordelijkheden, waarbij veel vrijheid was voor de grondverwerver met betrekking tot voorbereidingshandelingen voor de aankoop van gronden. De verantwoordelijkheid voor de documentatie en archivering wordt beperkt ingevuld en is ook niet toebedeeld aan een afdeling of medewerker. Daardoor is de documentatie van het proces van grondverwerving onder niveau. De fragmentatie van verantwoordelijkheden en de diverse processen van grondverwerving hebben geleid tot ingewikkelde grondverwervingsprocessen met weinig tot geen regie vanuit de provincie. Het gebrek aan regie versterkt de conclusie dat de provincie weinig controle had op het doelmatig en rechtmatig verloop van processen van grondverwerving. Zo ver wij hebben kunnen beoordelen zijn in de grondverwervingsprocessen de mandaten gevolgd en zijn er geen onrechtmatige zaken vast te stellen. Wel zijn er vraagtekens te stellen bij het niet aanbesteden van de taxateursdiensten. Tenslotte concluderen wij dat de instelling van de nieuwe eenheid Grondzaken en alle daarmee in gang gezette verbeteracties de werkprocessen aangaande de grondverwerving sterk zullen verbeteren en veel van in dit hoofdstuk genoemde knelpunten zullen oplossen.
29
4. Conclusies en aanbevelingen
In opdracht van het college van Gedeputeerde Staten heeft Berenschot onderzoek gedaan naar het proces van grondverwerving in de provincie Fryslân. Hierbij is de volgende hoofdvraag gesteld: Hoe heeft de provincie sinds 2007 gehandeld in het verwerven van grondposities, welke factoren waren daarbij van invloed en welke aandachtspunten zijn er voor verbetering? In dit hoofdstuk presenteren wij eerst per onderzoeksvraag onze conclusies. Deze conclusies komen logisch voort uit de deelconclusies van de hoofdstukken 2 en 3. In de tweede paragraaf presenteren wij onze aanbevelingen. 4.1 Conclusies Welke interne/externe regels (o.a. bevoegdheden en verantwoordelijkheden) zijn er vastgesteld met betrekking tot het proces rondom grondaankopen en hoe werd er mee omgegaan? Hoe zag de beslisboom eruit? Wat betreft ’het proces van grondverwerving is er op het gebied van infrastructuur gewerkt met de AO Koop en verkoop onroerende zaken. De AO Koop en verkoop onroerende zaken is eind 2011 aangescherpt. Onduidelijk is of deze aangescherpte AO is vastgesteld Voor wat betreft het proces van grondverwerving voor Natuur- en gebiedsontwikkeling werd er voor 2010 gewerkt met het handelingskader grond, het AO DLG en de AO Koop en verkoop onroerende zaken. In 2010 is er een apart AO opgesteld in het kader van het Investeringskrediet Grondaankopen (IKG). Deze AO was gericht op mandaten en rollen bij aankopen in het kader van natuur- en gebiedsontwikkeling. Onduidelijk is of deze AO is vastgesteld. In 2011 zijn er verdere werkafspraken gemaakt voor de verbetering van het proces van grondverwerving. In 2012 is er gewerkt aan het opstellen van een nieuw AO voor alle grondverwerving zowel voor infrastructuur als natuur- en gebiedsontwikkeling aansluitend bij de inrichting van de nieuwe eenheid Grondzaken. Sinds 1 oktober 2012 werkt de provincie met deze AO. Ook wordt er momenteel gewerkt aan een grondprijsnota en spelregels rondom de inhuur van taxateurs. Naast de AO’s stellen ook de (onder) mandaten gericht op privaatrechtelijke handelingen kaders voor de grondverwerving. Op het gebied van infrastructuur was de directeur uitvoering gemandateerd om gronden aan te kopen, binnen projectbudget. Op het gebied van natuur- en gebiedsontwikkeling had DLG tot 2010 een beperkt mandaat om gronden aan te kopen, maar werden de meeste aankopen voorgelegd aan GS. Deze beslisboom was bekend en werd ook gehanteerd. Bij de AO’s lag dit anders. Op de werkvloer waren de AO’s niet altijd goed bekend en niet duidelijk. Tussentijdse wijzigingen van de AO zijn niet goed gecommuniceerd binnen de organisatie. Ook was niet altijd bij iedereen duidelijk wat de status was van wijzigingen die soms ad hoc per mail werden gecommuniceerd. Er werd ook niet getoetst of een ieder wel handelde conform de AO. Op basis
30
van de AO’s was er nauwelijks sprake van een beslisboom. De verantwoordelijkheden voor grondaankopen waren laag in de organisatie belegd. Dit heeft er toe geleid dat veel activiteiten ten aanzien van grondverwerving daar werden afgehandeld. De overeengekomen bedragen bij schadeloosstelling bij aankopen zijn bijvoorbeeld gebaseerd op onderhandelingen tussen de grondverwerver en (de adviseur van de) grondeigenaar. Indien de grondverwerver en de grondeigenaar akkoord waren werd de overeenkomst weliswaar door de juiste persoon van de provincie getekend, maar werden in het algemeen geen of weinig kritische vragen gesteld over het hieraan voorafgaande proces Voldoen de interne regels aan in redelijkheid te stellen eisen? Wij concluderen dat de AO’s redelijke, maar wel veel te weinig eisen stellen. Daarom hebben wij een negatief oordeel over de oorspronkelijke AO’s waarmee tot eind 2011 is gewerkt. In de eerste plaats staat in de oorspronkelijke AO’s helemaal niets over ‘checks and balances’ aangaande aspecten als een juridische toets over staatssteun of een juridische toets op de af te sluiten overeenkomst, een financiële toets op bijvoorbeeld de (opbouw van) schadeloosstelling, een administratieve en kwalitatieve toets of de juiste procedures gehanteerd zijn, of de beslisdocumenten de juiste kwaliteit hebben, of de documentatie en archivering op orde is. In tweede plaats kent de oorspronkelijke AO een aantal open normen op basis waarvan meer dan één keuze mogelijk is. Dit leidde tot verschillende interpretaties over wat gedaan moest worden in een bepaald deel van het werkproces. In de derde plaats is de oorspronkelijke AO niet precies genoeg of activiteiten schriftelijk dan wel mondeling moesten worden verricht. Na 2011 zijn er op dit gebied vele verbeteringen doorgevoerd. De AO van 2012 kent echter op enkele onderdelen nog steeds open normen.
Is de gang van zaken vanaf het eerste initiatief van grondaankopen tot en met de ondertekening van de notariële akte conform de regels uitgevoerd en is dit proces voldoende gedocumenteerd? Is er conform mandaat gehandeld? Wat betreft de AO’s hebben wij hierboven al geconstateerd dat de processtappen in de AO’s beperkt en globaal waren. In het algemeen zijn de AO’s voor grondverwerving voor zo ver wij hebben kunnen vaststellen toegepast. Dit geldt ook voor de mandaatregeling. Wij hebben geen feiten en omstandigheden kunnen vaststellen dat provincie medewerkers en externen integriteitsregels hebben geschonden bij het verwerven van gronden. De documentatie beoordelen wij als onvoldoende. Het is achteraf veelal niet navolgbaar waarom besluiten zijn genomen of hoe bedragen tot stand zijn gekomen. In de door ons onderzochte cases zijn niet veel documenten die betrekking hebben op de interne besluitvorming terug te vinden. Een reden hiervoor kan zijn het feit dat in de AO’s wordt aangegeven dat een aantal zaken mondeling afgedaan kan worden of dat een aantal elementen in AO-stappen optioneel zijn. Mondelinge afspraken of berichten tussen collega’s, maar ook die met externen over bijvoorbeeld berekeningen zijn vaak niet opgenomen in de (archief)dossiers. Daarnaast wordt door ons geconstateerd dat relatief veel beslissingen per e-mail (informeel) werden afgehandeld en vervolgens niet in het
31
(archief)dossier zijn terug te vinden, bijvoorbeeld opdrachten aan taxateurs om een (concept) taxatierapport op te stellen. Als er bijvoorbeeld in een GS document wordt gemeld dat er een toets heeft plaats gevonden op staatssteun dan is deze op geen enkele wijze gedocumenteerd dan wel onderbouwd (case A). Tenslotte stellen wij vast dat uit de AO’s niet blijkt welke medewerker verantwoordelijk is voor de dossiervorming en ook niet wie uiteindelijk verantwoordelijk is om het dossier ter archivering aan te bieden aan het team Archief en Bibliotheek.
Voldoen de opdrachten die zijn verstrekt aan externen (o.a. taxateurs) aan de interne regels? De opdrachten aan externen betreft de inhuur van taxateurs. Ten aanzien van deze inhuur trekken wij de volgende conclusies:
De werkzaamheden van taxateurs worden in het algemeen onderhands gegund. Per taxatie bedraagt de inzet het equivalent van een bedrag ver onder de grens van 45.000 euro. Bij taxaties per project (bijvoorbeeld de Centrale As) gaat het echter om bedragen ver boven dit drempelbedrag. Al deze werkzaamheden zijn doorgaans (volgens ons ten onrechte) onderhands gegund. De laatste tijd wordt steeds meer taxatiewerk wel meervoudig aanbesteed.
De meerderheid van de taxatie opdrachten gaat naar één kantoor
De verhouding tussen opdrachtgever (provincie) en opdrachtnemer is weinig zakelijk. Zo worden opdrachten niet schriftelijk verstrekt en er is geen sturing op de door taxateur te besteden tijd
Rollen en verantwoordelijkheden van taxateurs lopen door elkaar. In opdracht van de provincie doen zij vaak zowel de taxaties als de aankoop.
De taxatierapporten zijn niet helder. Dit geldt met name voor de opbouw van de bedragen en de onderbouwing daarvan. Sinds kort wordt er gewerkt met nieuwe format voor taxatierapporten om dit punt te verbeteren.
Zijn er voldoende (beheers) maatregelen getroffen inzake de doelmatigheid en de rechtmatigheid? Welke rol heeft de ambtelijke dienst in dit proces gehad? Welke rol heeft het College van GS/portefeuillehouder in dit proces gehad? Aangezien er nauwelijks tot geen control was op juridische, financiële en administratieve aspecten van de grondverwerving concluderen wij dat er onvoldoende zicht was op de doelmatigheid en rechtmatigheid bij grondverwerving. Ook voelde zich niemand provincie breed verantwoordelijk voor de kwaliteit van het hele proces van grondverwerving. Wij hebben bij de cases overigens geen onrechtmatige zaken kunnen vaststellen. Het opstellen van de Nota uitvoering grondbeleid en de oprichting van een nieuwe eenheid Grondzaken zijn een eerste stap naar een verbetering van de werkprocessen inzake grondverwerving. Hierop vooruitlopend zijn eind 2011 reeds enkele maatregelen getroffen om doelmatigheid en rechtmatigheid te verbeteren. Wij vinden dat zowel Gedeputeerde Staten als de directie niet adequaat hebben gehandeld bij de uitwerking van de Nota
32
uitvoering grondbeleid. De verantwoordelijkheid voor het provincie brede grondbeleid was tot half 2011 uitsluitend impliciet bij één gedeputeerde belegd. De totstandkoming heeft mede daardoor veel te lang geduurd. Er was ambtelijk en bestuurlijk geen gedeeld besef van urgentie om snel tot een nieuwe uitvoeringsnota te komen. Ambtenaren en bestuurders konden elkaar niet duidelijk maken wat in concept nota’s moest veranderen om tot besluitvorming over te gaan. Ook zijn er interne ambtelijke discussies over de concretisering van de uitvoeringsnota en de totstandkoming van de eenheid Grondzaken. Als gevolg hiervan is de provincie lange tijd bestuurlijk en ambtelijk niet in control geweest bij de verwerving van gronden. Hiermee heeft de provincie jarenlang risico gelopen op het maken van fouten bij de verwerving van gronden. Het goede nieuws is dat sinds kort naar onze mening bestuurlijk en ambtelijk meer grip ontstaat op het proces van de verwerving van gronden. In het kader van de inrichting van de nieuwe eenheid Grondzaken zijn diverse activiteiten in gang gezet om het proces van grondverwerving te verbeteren en doelmatiger te laten zijn. Er is sinds begin 2012 op alle niveaus (bestuur, directie en ambtelijk) intensieve aandacht hiervoor.
Hoe is de samenwerking binnen de ambtelijke dienst en tussen ambtelijke dienst en bestuur bij de verwerving van gronden verlopen? In de eerste plaats concluderen wij dat bij een concrete verwerving van een stuk grond zich niemand voor de kwaliteit van het hele proces verantwoordelijk voelde. Wij constateren dat het gebrek aan verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het totale proces van grondverwerving heeft geleid tot een grote vrijheid voor de grondverwervers, slechte documentatie van het onderhandelingsproces en te weinig control op de uitvoering. Hierdoor zijn er grote risico’s gelopen bij de uitvoering van het grondbeleid. In de tweede plaats concluderen wij dat er op uitvoeringsniveau intensief werd samengewerkt tussen verschillende provinciale medewerkers. Deze samenwerking ontstond ondanks de gesegmenteerde aansturing en verschillende werkwijzen van de lijn infrastructuur en de lijn natuuren gebiedsontwikkeling. Wel ontstond er regelmatig onbegrip over de werkwijze tussen afdelingen en personen, omdat er geen integrale aansturing van de uitvoering was georganiseerd. Ook heeft de samenwerking van diverse afdelingen en personen gezorgd voor een proces van grondverwerving dat moeilijk controleerbaar is. In de derde plaats concluderen wij dat binnen de ambtelijke samenwerking aanvankelijk niet of nauwelijks enige control plaatsvond op de grondverwerving. Wij constateren dat door sommige medewerkers dit eerder als hindermacht werd gezien dan als een mogelijkheid om de kwaliteit van het werkproces te verbeteren. Hier komt nog bij dat grondverwervers soms buiten de besluitvormingsmomenten om door bestuurders onder druk werden gezet om grond aan te kopen. Sinds eind vorig jaar zijn de verschillende werkwijzen en processen van grondverwerving op gebiedsniveau steeds meer vervlochten en integraler geworden. Dit heeft bijgedragen aan een betere samenwerking tussen personen en afdelingen binnen de provincie.
33
In welke mate konden Provinciale Staten hun controlerende taak uitoefenen? Provinciale Staten hebben op hoofdlijnen hun controlerende taak kunnen uitvoeren. De algemene lijn is dat GS PS informeren op projectniveau en niet specifiek over grondverwerving binnen een project. GS geven in het jaarverslag een steeds beter inzicht in de grondtransacties. Zo geeft het jaarverslag over 2010 inzicht in de grondvoorraad bij infrastructuur en gebiedsontwikkeling zowel in ha als in bruto investeringswaarde. Vraag is wel of deze informatie voor PS leden voldoende is om de controlerende rol te vervullen. Op basis van de onderzochte cases hebben wij geen aanwijzingen gevonden dat PS niet goed zijn controlerende rol hadden kunnen vervullen. Wij stellen vast dat tussen PS en GS geen nadere afspraken zijn gemaakt over de (actieve) informatievoorziening van GS aan PS specifiek inzake grondverwerving. Tenslotte stellen wij vast dat GS verschillende toezeggingen aan PS niet zijn nagekomen (zoals de discussie over het grondbedrijf en evaluatie van de nota uit 2007). In deze gevallen zijn PS hier bij GS ook niet op teruggekomen.
Zijn er signalen geweest dat het proces van grondverwerving niet goed is verlopen? Welke activiteiten zijn ontplooid om het proces van grondaankopen te verbeteren? Er zijn sinds 2009 diverse signalen geweest dat het grondverwervingsproces niet goed verliep. Concern control, de accountant en enkele medewerkers hebben bestuur en directie gewezen op het niet goed verlopen van het proces van grondverwerving en welke risico’s de provincie daarbij zou lopen. De directie heeft de signalen wel opgepakt maar niet doorgepakt met het opstellen van de nota De uitvoering van het grondbeleid” en in het verlengde hiervan de oprichting van een nieuwe eenheid Grondzaken. Deze twee zaken hebben bijna twee jaar op zich laten wachten: de uitvoeringsnota is in april 2012 naar PS gestuurd; de eenheid Grondzaken functioneert sinds 1 oktober 2012. Op de werkvloer zijn werkende weg diverse acties ondernomen om het proces van grondaankopen te verbeteren. Daarbij valt te denken aan de verbeterde aansturing van DLG (in 2009), de afspraken in 2011 met betrekking tot de juridische, financiële en procedurele toetsmomenten in het proces van grondverwerving en de afspraken met betrekking tot de inhuur van taxateurs, de omgang met taxatierapporten en de procedure van interne toetsing van de koopovereenkomst. Veel van deze afspraken zijn niet vastgesteld door de directie en/of het college van Gedeputeerde Staten. Momenteel wordt er gewerkt met een nieuw AO en wordt er gewerkt aan een grondprijsnota en spelregels rondom de inhuur van taxateurs.
34
4.2 Aanbevelingen Op basis van de analyse en conclusies komen wij tot de volgende aanbevelingen: Verbetering van de bestuurlijke verankering van het grondbeleid. De verantwoordelijkheid voor het provincie brede grondbeleid dient formeel in een portefeuille te worden ondergebracht bij één van de gedeputeerden (Gedeputeerde grondbeleid). Verbetering van de verbinding van de ambtelijke werkzaamheden inzake grondverwerving tussen het College van GS. De instelling van het Portefeuillehouder overleg Grondbeleid is in deze een goede eerste stap. Verbetering van het vervullen van de rol van PS als controlerend orgaan, specifiek aangaande de grondverwerving. Wij adviseren dat GS en PS gezamenlijk bespreken hoe, waarover in welk detailniveau en met welke frequentie PS door GS (vooraf en/of achteraf) geïnformeerd willen worden over de verwerving van gronden zodat PS haar rol als controlerend orgaan goed kan uitvoeren. Vervolgens wordt dit in een door PS vast te stellen nota vastgelegd. Het brengen van meer duidelijkheid in het verschil tussen strategische en anticiperende grond aankopen en in termen als de “+ in een gebied”. Niet iedereen binnen en buiten de provincie heeft hier een zelfde beeld bij. De definities zoals gehanteerd in de nieuwe nota De uitvoering van het grondbeleid dienen in dagelijkse werkpraktijk geoperationaliseerd te worden. Verbetering van checks and balances (control op de dagelijkse werkzaamheden) op het gebied van grondverwerving. Dit geldt zowel intercollegiaal (horizontaal), als in de hiërarchie (verticaal, actieve opstelling van direct leidinggevenden die daar toe wel door de medewerkers in staat moeten worden gesteld) als op specifieke control aspecten (juridisch, financieel, procedureel (bijvoorbeeld houden aan de AO’s)). Specifiek aandachtspunt is welke control aspecten belegd worden binnen de nieuwe eenheid Grondzaken en welke juist niet. Wij bevelen aan deze verantwoordelijkheden nader te benoemen en te beleggen. Hierbij past aandacht voor een cultuur aspect dat control niet als “hindermacht” wordt gezien maar als bijdrage aan een optimalisatie van de door de provincie op te leveren producten. Na uitvoering van de control op het gebied van grondverwerving dient het resultaat inclusief de overwegingen kort te worden vastgelegd en te worden toegevoegd aan het dossier van de grondaankoop. Verbetering van overzicht van en inzicht in rollen, verantwoordelijkheden en (onder) mandaten mede aan de hand van de AO’s. In de eerste plaats dienen deze verder te worden verduidelijkt en bekend worden gemaakt. Het handboek AO Eenheid Grondzaken is in deze een stap in de goede richting. Er staan echter nog steeds enkele open normen in zoals “mogelijk overleg met afdeling SOBD inzake staatsteun” en “opdrachtgevende afdeling en/of grondverwerver stelt GS-stuk op en indien nodig een PS voorstel”. Deze open normen raden wij aan zoveel mogelijk te concretiseren. In de tweede plaats bevelen wij aan een inspanning te plegen om AO’s en mandaten verder “tussen de oren van de medewerkers te krijgen” zodat zij meer en beter in de dagelijkse praktijk worden
35
toegepast. Na vorming van de nieuwe eenheid Grondzaken is de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de nieuwe eenheid en de projectorganisaties van belang. Verbetering (lees ook meer uniformering) in de dagelijkse werkzaamheden aangaande grondverwerving in het proces van eerste initiatief tot en met ondertekening van de notariële acte, inclusief de documentatie en archivering. Het plan van aanpak van de nieuwe eenheid Grondzaken biedt hiervoor veel aanknopingspunten. Verbetering van de rol en verantwoordelijkheid en aansturing van de taxateurs die in opdracht van de provincie/DLG werken. Het gaat hierbij om verschillende aspecten zoals: - externe inhuur van taxateurs uitsluitend conform de aanbestedingsregels, - meer zakelijke sturing op de werkzaamheden van de taxateurs ook als zij op kosten van de provincie werkzaamheden verrichten voor derden, - geen dubbelrol van externe taxateurs meer waarbij zij in opdracht van de provincie zowel de waarde bepalen als onderhandelen, - verduidelijking van de functie van informele en formele documenten ((concept) taxatierapport) van de taxateurs in het proces van verwerving van gronden.
36
Bijlage 1 Toetsingskader
1. Inleiding
In dit toetsingskader beschrijven we een aantal afspraken waaraan de gedragingen van de betreffende actoren worden getoetst. We onderscheiden hierin de bestuurlijke en de organisatorische invalshoek. De bestuurlijke invalshoek wordt uitgewerkt aan de hand van Algemene wet bestuursrecht en de Provinciewet. De organisatorische invalshoek wordt uitgewerkt aan de hand van de verantwoordelijkheden, de procesgang van grondverwerving en de mandaatstructuur. Voor alle in het toetsingskader op te nemen afspraken geldt dat vastgesteld moet worden of in alle redelijkheid kan worden gesteld dat deze afspraken golden op het tijdstip dat de te beoordelen (rechts)handeling werd verricht en/of partijen zich van deze afspraken bewust waren en hadden kunnen zijn. Dit is met name van belang omdat in de te onderzoeken periode de regels over de procesgang van grondverwerving zijn veranderd en zich verder hebben ontwikkeld en dat de wettelijke bepalingen en jurisprudentie inzake onder meer het contracteren door de overheid en staatssteun belangrijke ontwikkelingen hebben doorgemaakt.
2. Bestuurlijke invalshoek
De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) is van toepassing op alle bestuursorganen en bevat algemene bepalingen die van toepassing zijn op het verkeer tussen burgers en bestuursorganen. De provincie Friesland kent de bestuursorganen (art. 6 Provinciewet): de commissaris van de Koningin (CvdK), Provinciale Staten (P.S.) en het college van Gedeputeerde Staten (G.S.). Bij overheidshandelen dienen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht te worden genomen. Deze zijn deels neergelegd in de Awb en deels ongeschreven. Het gaat dan, op hoofdlijnen, om de volgende beginselen: Fair play: De overheid vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en waakt ertegen dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Het handelen wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. (2:4 Awb) Zorgvuldigheidsbeginsel: De overheid moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen, hieronder valt het onderzoeken en afwegen van de verschillende belangen. Het handelen is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Betrokkenen moeten zorgvuldig worden behandeld. (3:2 Awb) Motiveringsbeginsel: Een besluit dient te berusten op een deugdelijke motivering. Feiten moeten kloppen en de motivering moet navolgbaar zijn. Het handelen is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen en de beweegredenen daarbij. (3:46 Awb)
1
Verbod op détournement de pouvoir: Overheidsbevoegdheden worden niet voor een ander doel gebruikt dan waarvoor de bevoegdheid is verleend. (3:3 Awb) Gelijkheidsbeginsel: Gelijke gevallen dienen op gelijke wijze te worden behandeld. (art. 1 Grondwet) Vertrouwensbeginsel: Op toezeggingen van de overheid mag worden vertrouwd. Legaliteitsbeginsel: Voor overheidshandelen dient een wettelijke grondslag te bestaan. Naast de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, geldt dat bij gebrek aan een concrete wettelijke regeling of overeenkomst, op grond van artikel 3:12 in combinatie met artikel 3:15 Burgerlijk Wetboek, gedragingen naar redelijkheid en billijkheid zullen worden getoetst. Op basis van Provinciewet zijn de Gedeputeerde Staten in ieder geval bevoegd tot het besluit van privaatrechtelijke rechtshandelingen van de provincie (artikel 158:e provinciewet). Hiermee kunnen de Gedeputeerde Staten besluiten tot de aankoop van gronden. Hierin zullen de Gedeputeerde Staten zich moeten houden aan de kaders die de provinciewet voorschrijft: Artikel 167 Provinciewet 1. Gedeputeerde staten en elk van hun leden afzonderlijk zijn aan provinciale staten verantwoording schuldig over het door hen gevoerde bestuur. 2. Zij geven provinciale staten alle inlichtingen die provinciale staten voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. 3. Zij geven provinciale staten mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. 4. Zij geven provinciale staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder e, f en h, indien provinciale staten daarom verzoeken of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de provincie. In het laatste geval nemen gedeputeerde staten geen besluit dan nadat provinciale staten hun wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van gedeputeerde staten hebben kunnen brengen. 5. Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid provinciale staten zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit
3. Organisatorische invalshoek
3.1
Verantwoordelijkheden
Zie bijlage met overzicht ondermandaten.
2
3.2
Procesgang van grondverwerving
AO Koop en verkoop onroerende zaken van februari 2005 tot september 2011: Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer krijgt verzoek voor het aan- en of verkopen van een onroerende zaak Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer bepaalt of Sectorhoofd gemandateerd is conform mandaatstatuut Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer gaat na bij kadaster wie eigenaar is van de betreffende onroerende zaken Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer legt voor aan gedeputeerde en/of eventueel PO Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer legt het plan voor aan de eigenaar| Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer bepaalt schadeloosstelling, koopsom of verkoopsom, veelal door of in overleg met onafhankelijke taxateur Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer stelt de overeenkomst op Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer onderhandelt met aan- of verkoper over koopsom / schadeloosstelling en andere voorwaarden met regelmatige terugkoppeling naar opdrachtgevende afdeling en eventueel taxateur Indien Sectorhoofd niet gemandateerd is medewerker grondzaken en eigendomsbeheer en/of opdrachtgevende afdeling stelt GS stuk op en PS voorstel op (conform delegatie besluit) Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer legt bereikt onderhandelingsresultaat voor aan GS Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer past de overeenkomst aan / rondt deze af en laat de overeenkomst ondertekenen door (ver)koper Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer laat indien nodig het taxatierapport aanpassen Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer stelt brief op aan verkoper of koper met besluit tot aan- of verkoop. Mede te ondertekenen door teamleider opdrachtgevende team en uitgaande brief te ondertekenen door Sectorhoofd Medewerker grondzaken en eigendomsbeheer stuurt brief aan notaris om aan- of verkoop verder af te handelen en geeft kopieën af van besluitbrief en overeenkomst bij projectleider Originele en andere relevante stukken worden ter archivering aan team Archief en Bibliotheek aangeboden AO Koop en verkoop onroerende zaken (gebruikt sinds september 2011): Op 14 september 2011 is een memo van SOBD besproken waarin werkafspraken zijn vastgelegd m.b.t. diverse juridische toetsen (verbod om marges te hanteren bij onteigende grond, opstellen van een intern protocol kaders en handelwijze grondaankopen, toetsing door SOBD op staatssteun, Onteigeningswet en overeenkomsten, controle van taxaties op intern protocol). Deze werkafspraken gelden vanaf 14 september 2011 voor iedereen die zich bezig houdt met grondaankopen voor en in opdracht van de provincie Fryslân. Het AO is na 14 september 2011 gewijzigd en aangevuld met o.a. deze juridische toetsen. Op 20 december 2011 zijn er afspraken gemaakt aangaande de inhuur van taxateurs gemaakt, als ingangsdatum wordt 1 januari 2012 gesteld, liefst eerder. Deze afspraken zijn gemaakt als voorloper op een op te stellen protocol. Dit protocol is echter niet opgesteld. De volgende afspraken zijn gemaakt:
3
Schriftelijke opdracht geven voor taxaties met een duidelijke opdracht wat we van de taxateur verwachten. De taxateur moet duidelijk(er) aangeven hoe en waarom hij tot prijsvorming is gekomen. Voor de onderhandelingen starten moet er een goedgekeurd taxatierapport liggen. Koopovereenkomsten laten toetsen voordat de verkoper de handtekening zet. Bij de overeenkomst moet een verklaring van de grondverwerver toegevoegd worden met duidelijke omschrijving hoe de aankoopprijs is opgebouwd en waarom. Taxatie en aankoop niet uitvoeren door dezelfde. Externe opdrachten alleen in overleg met Aonne Stielstra.
Checks uit te voeren door de grondverwerver
Check of grondverwerver verzoek krijgt voor het aan- of verkopen van een onroerende zaak. Check of directeur Uitvoering gemandateerd is (cf. Mandaatstatuut, project e.d.). Check bij opdrachtgevende afdeling of er aankoopbudget is. Overleg met opdrachtgevende afdeling /project bepalen welke onroerende zaken moeten worden aangekocht of worden verkocht. Check of tekeningen zijn bijgevoegd en eventueel bodemonderzoek nodig is. Check minnelijk en/of via onteigeningswet. Check bij kadaster wie eigenaar is van betreffende onroerende zaken. Incl. Kadastrale kaart en kadastraal uittreksel. Check of Directeur Uitvoering gemandateerd is. Check of grondverwerver aan- of verkoopplan heeft voorgelegd aan eigenaar. Check grondverwerver bepalen schadeloosstelling, koopsom of verkoopsom in overleg met onafhankelijke taxateur, incl. (voorlopig) taxatierapport. Onderhandelen met aan- of verkoper over koopsom/schadeloosstelling en andere voorwaarden met regelmatige terugkoppeling naar opdrachtgevende afdeling en eventueel taxateur. Mogelijk overleg met afdeling SOBD inzake staatsteun, etc. Gemotiveerde onderbouwing afwijking met taxatiebedrag. Grondverwerver opstellen conceptovereenkomst. Juridische toetsing conceptovereenkomst door afdeling SOBD. Financiële toetsing met afdeling FP&C (doelmatigheid). Overall toetsing clusterhoofd VGI. Check principe overeenstemming. Aanpassen/afronden en laten ondertekenen overeenkomst door (ver)koper. Indien nodig, laten aanvullen van het taxatierapport door taxateur. Incl. Overeenkomst en definitief taxatierapport. Bereikt onderhandelingsresultaat voorleggen aan GS; GS akkoord.
4
Checks uit te voeren door de medewerker G&E
Opstellen brief aan (ver)koper met besluit tot aan- of verkoop, mede te ondertekenen door afdelingshoofd opdrachtgevend team of projectleider en uitgaande brief te ondertekenen door de directeur Uitvoering / GS Overeenkomst te ondertekenen door directeur Uitvoering / GS. Stuurt brief aan notaris om aan- of verkoop verder af te handelen. Kopieën van besluitbrief afgeven bij projectleider, inclusief brief derde, brief notaris, kopie besluit GS, kopie overeenkomst.
Checks uit te voeren door de opdrachtgevende afdeling en/of grondverwerver
Opstellen GS stuk en indien nodig een PS voorstel (conform delegatie besluit), incl. PS voorstel.
Procedure dossiervorming
Originele en andere relevante stukken worden ter archivering aan afdeling DIM aangeboden.
AO Grondaankopen in het kader van Investeringskrediet Grondaankopen (IKG) Beschrijving: opstellen mandaat
Indien de aankoop > € 500.000 wordt het mandaat ondertekend door het afdelingshoofd. Indien de aankoop < € 500.000 wordt aan Gedeputeerde Staten (GS) voorstel gedaan om te besluiten DLG te mandateren.
Rollen
Afdeling PPLG – Ondersteuner grondverwerving (verantwoordelijk) Afdeling PPLG – Senior projectleider grondverwerving (verantwoordelijk)
Beschrijving: Mandaat / voorstel GS
Indien de aankoop > € 500.000 wordt deze ter besluitvorming voorgelegd aan GS.
Rollen
Gedeputeerde Staten
Beschrijving: Voorstel en mandaat afdelingshoofd
Indien de aankoop < € 500.000 dan is het afdelingshoofd PPLG gemandateerd om de machtiging namens GS af te geven. Het voorstel en de machtiging wordt opgesteld door de ondersteuner grondverwerving of de senior projectleider grondverwerving.
Rollen
Afdeling PPLG – Afdelingshoofd PPLG (verantwoordelijk) Afdeling PPLG – Ondersteuner grondverwerving (verantwoordelijk) Afdeling PPLG – Senior projectleider grondverwerving (verantwoordelijk)
5
3.3
Aanbestedingen
De provincie Friesland heeft een aanbestedingsprotocol vastgesteld op 6 december 2005 en geactualiseerd bij besluit van GS van 29 januari 2008. In dit protocol is vastgelegd dat het aanbestedingsbeleid er als volgt uitziet: 1 op 1 mag
Min. 3 offertes
Verplichte Aanbestedings- Europees raadpleging van reglement afd. inkoop Werken (ARW) 2005, m.i.v. 1 februari 2006 van toepassing
Werken
< € 45.000
< € 500.000
-
< € 4.845.000
> € 4.845.000
Diensten
< € 45.000
< € 193.000
> € 100.000
-
> € 193.000
Leveringen
< € 45.000
< € 193.000
> € 100.000
-
> € 193.000
Dit schema heeft een zelfbindende werking. Dat wil zeggen dat externe partijen er van uit mogen gaan dat opdrachten met een bepaalde waarde (bedragen zijn excl. BTW en gelden t/m 31 december 2011) volgens dit schema worden aanbesteed en dat zij de provincie er ook op mogen aanspreken als dat niet het geval is. Ook de accountant zal bij het controleren op rechtmatigheid van de jaarrekening dit schema hanteren. Afwijkingen van dit schema moeten daarom expliciet aan GS worden voorgelegd, omdat alleen gemotiveerd en daarna gedocumenteerd in het dossier en door GS bekrachtigd kan worden afgeweken van dit aanbestedingsbeleid.
3.4
Vergoeding deskundigen bijstand minnelijke verwerving
Wat betreft de vergoeding die de provincie geeft aan verkopende partijen is er een maximum op basis van de Onteigeningswet. In onderstaande tabel wordt weergegeven wat de maximale vergoeding is voor de inhuur van deskundigenbijstand bij minnelijke grondverwerving ter voorkoming van onteigening6: Bij een schadeloosstelling:
Bedraagt de vergoeding:
tot € 60.000,–
2% met een minimum van € 1.000,–
van € 60.000,– tot € 125.000,–
1,85% met een minimum van € 1.200,–
van € 125.000,– tot € 450.000,–
€ 2.313,– + 1,65% over het meerdere boven € 125.000,–
van € 450.000,– en hoger
€ 7.676,– + 1,50% over het meerdere boven € 450.000,– met dien verstande dat de totale vergoeding nooit meer bedraagt dan € 13.750,–.
6
Besluit Vergoeding van kosten deskundige bijstand bij minnelijke grondverwerving door Rijkswaterstaat ter
voorkoming van gerechtelijke onteigening
6
Deze vergoeding is conform het Onteigeningsrecht en gelden per 1 januari 2008. Bij gegronde redenen kan van het tarief naar boven of naar beneden wordt afgeweken. Wanneer een vergoeding wordt verzocht die afwijkt van het tarief dient het verzoek verantwoord te zijn. Die verantwoording bevat tenminste de data, tijdsbesteding, de aard van de verrichtingen en het uurtarief met betrekking tot de bestede verrichtingen. Ook wordt aangegeven dat er een dubbele redelijkheidstoets van toepassing is en dat het tarief betrekking heeft op de kosten van de personen
7
Bijlage bij Toetsingskader: Overzicht ondermandaten Gedeputeerde Staten stellen uitsluitend vast hetgeen is opgenomen in de eerste drie kolommen. Het initieel mandaat wordt door Gedeputeerde Staten steeds verleend aan de algemeen directeur/secretaris, die op zijn beurt ondermandaat kan verlenen (kolom 4). Na 18 april 2008 Directie en Sectoren, Stêd en Lân, Provinciale Waterstaat Alle afdelingen Onderdeel Privaatrechtelijke rechtshandelingen Initieel mandaat aan: algemeen directeur/secretaris Wettelijke basis
Bevoegdheid
Clausulering/instructies
Ondermandaat aan
Privaatrechtelijke rechtshandelingen, Autonoom, Organisatieplan, Delegatiebesluit provincie Fryslân
Het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals: - Het aanschaffen van goederen en diensten; - Het aangaan, wijzigen, uitvoeren en beëindigen van overeenkomsten, waaronder: - het verlenen van aanvullende opdrachten; - het verlenen van meeren minderwerk; - het opschorten/verrekenen; - het sommeren; - in gebreke stellen; - het inroepen van boeteclausules; - het stuiten van lopende verjaring. - verbruiks-, bruikleen- en pachtovereenkomsten.
- Indien passend binnen Sectordirecteuren en budget en conform afdelingshoofden voorwaarden budget; - overeenkomsten boven € 45.000,- vooraf voor advies voorleggen aan BFT (later SOBD); - afwijken van provinciale inkoop- en algemene voorwaarden dienstverlening: voorleggen aan BFT (later SOBD). Indien BFT niet akkoord, voorleggen aan algemeen directeur (bij ondermandaat) of GS (bij mandaat aan algemeen directeur); - opschorten, verrekenen, sommeren, in gebreke stellen, aansprakelijk stellen, ontbinden: na overleg met BFT; - het zich verweren tegen “claims” van de wederpartij o.g.v. een overeenkomst: na overleg met BFT; - met uitzondering van gerechtelijke procedures, tenzij spoed met zich meebrengt dat GS-besluit niet kan worden afgewacht. Alleen mandaat aan algemeen
8
directeur; moet besluit z.s.m. ter kennis van GS brengen; - met uitzondering van het nemen van gunningsbeslissingen over Europese aanbestedingen. Deze uitzondering geldt niet voor de sector Provinciale Waterstaat.
Na 22 december 2009 Divisies Uitvoering en Beleid Afdelingen Complexe Infra Projecten, Initieel mandaat aan: algemeen directeur/secretaris Wettelijke basis
Bevoegdheid
Autonoom
- Besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de provincie: besluiten tot aanbesteding resp. het verlenen van opdrachten inzake uitvoering van nieuwe
Clausulering/instructies
- Het betreft hier de uitvoering van incidentele project-, beleids en middelen plannen,meerjarenplanne n (groot) onderhoud, beheersbegroting en reguliere werkzaamheden. Indien het mandaat werken, reconstructies, voortvloeit uit een daartoe onderhouds- en door PS en/of GS reparatiewerkzaamheden, genomen specifiek besluit, voor zover passend is de sectordirecteur binnen de taakstelling van binnen het beschikbare de betrokken afdeling; budget/krediet - bij complexe projecten: gemandateerd. Dit laatste voor zover passend geldt eveneens indien het binnen de taakstelling van de uitvoering van een het project; MPI-project betreft. In dit verband wordt tevens verwezen naar het besluit van GS d.d. 5 december 2006, reg.nr. 667568; - Conform aanbestedingsbeleid.
Ondermandaat aan Divisiedirecteur Uitvoering. Voor zover het financieel belang niet meer bedraagt dan: - € 25.000,-- techn. mdw./projectleiders uitvoering/technisch projectleiders; - € 50.000,-- senior projectleiders/ clusterleiders/projectsecre tarissen; - € 1.000.000,-afdelingshoofden en projectmanagers. (alle bedragen excl.BTW)
9
Na 22 maart 2012 Uitvoering Ôfdieling Ynfraprojekten en Advys (Yp&A) Initieel mandaat aan: algemeen directeur/secretaris (besluit ondermandaat d.d. 22 maart 2012) Met inachtneming van het bepaalde in kolom III en artikel 3 van het Mandaatstatuut worden onder de hieronder genoemde bevoegdheden tevens begrepen de daarmee samenhangende taken en bevoegdheden van procedurele en/of administratieve aard. Wettelijke basis
Bevoegdheid
Clausulering/instructies
Ondermandaat aan
Autonoom
Besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de provincie: besluiten tot aan- en verkoop, ruiling en/of bezwaren van onroerende zaken, voor zover passend binnen de taakstelling van de sector en het financieel belang niet meer bedraagt dan € 300.000,-- eenmalig en/of op jaarbasis.
Het mandaat heeft directeuren betrekking op de uitvoering van incidentele projectplannen, beleidsplannen, meerjarenplannen, de beheersbegroting en de reguliere werkzaamheden van de afdelingen. Indien het mandaat voortvloeit uit een daartoe door PS en/of GS genomen specifiek besluit is de directeur binnen het beschikbare budget/krediet gemandateerd. Ten aanzien van besluiten tot verkoop van door GS aangewezen verkoopbare woningen geldt dat de koopsom gebaseerd moet zijn op een rapport van een onafhankelijk taxateur.
Autonoom
Besluiten inzake schadevergoedingen (toekennen/afwijzen) die voortvloeien uit de gedwongen verkoop van onroerende zaken bij de aanleg van infrastructurele werken.
De koopprijs van onroerende zaken en de toe te kennen schadevergoeding dienen te blijven binnen het hiervoor beschikbaar gestelde budget/krediet.
directeuren
Besluitvorming vindt plaats op basis van taxatierapporten van een onafhankelijk taxateur of schadebeoordelingscommissie.
10
Autonoom
Besluiten inzake schadevergoedingen (toekennen/afwijzen) voortvloeiende uit de aanleg van infrastructurele werken.
De toe te kennen schadevergoedingen dienen te blijven binnen het hiervoor beschikbaar gestelde budget/krediet.
direkteuren
Besluitvorming vindt plaats op basis van taxatierapporten van een onafhankelijk taxateur of schadebeoordelingscommissie.
Uitvoering en Beleid Ôfdielings KomplekseYnfraprojekten, Stêd & Plattelân, Ynfraprojekten en Advys Initieel mandaat aan: algemeen directeur/secretaris (besluit ondermandaat d.d. 22 maart 2012) Met inachtneming van het bepaalde in kolom III en artikel 3 van het Mandaatstatuut worden onder de hieronder genoemde bevoegdheden tevens begrepen de daarmee samenhangende taken en bevoegdheden van procedurele en/of administratieve aard. Wettelijke basis
Bevoegdheid
Autonoom
-Besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de provincie: besluiten tot aanbesteding resp. het verlenen van opdrachten inzake uitvoering van nieuwe werken, reconstructies, onderhouds- en reparatiewerkzaamheden, voor zover passend binnen de taakstelling van de betrokken afdeling;
Clausulering/instructies
-Het betreft hier de uitvoering van incidentele project-, beleids- en middelen plannen, meerjarenplannen (groot) onderhoud, beheersbegroting en reguliere werkzaamheden. Indien het mandaat voortvloeit uit een daartoe door PS en/of GS genomen specifiek besluit, is de directeur binnen het beschikbare budget/krediet gemandateerd. Dit laatste -bij complexe projecten: voor zover passend binnen geldt eveneens indien het de uitvoering van een MPIde taakstelling van het project betreft. In dit project verband wordt tevens verwezen naar het besluit van GS d.d. 5-12 2006,
Ondermandaat aan directeuren, en programmamanager complexe projecten. Voor zover het financieel belang niet meer bedraagt dan: -
€ 25.000,-- techn. mdw./projectleiders uitvoering/technisch projectleiders;
-
€ 50.000,-- senior projectleiders/ clusterleiders/projects ecretarissen;
-
€ 1.000.000,-afdelingshoofden en projectmanagers.
(alle bedragen excl. BTW)
-Conform aanbestedingsbeleid.
11
Bijlage 2 Geïnterviewde personen
Geïnterviewde personen Naam
Functie
1
P. Adema
Oud-gedeputeerde
2
S. Galema
Oud-gedeputeerde
3
J. Kramer
Gedeputeerde
4
H. Konst
Gedeputeerde
5
J. Wibier
Oud algemeen directeur
6
G. van den Berg
Algemeen directeur
7
O. Bijlsma
Directeur beleid
8
J. van der Weij
Directeur uitvoering
9
M. van Gils
Hoofd stafbureau ondersteuning bestuur en directie
10
T. Jellema
Hoofd afdeling Concerncontrol
11
K. Strikwerda
Hoofd afdeling Voorbereiding en toezicht
12
S. Hoitinga
Programmamanager Complexe Infraprojecten
13
A. Stielstra
Hoofd Cluster Vastgoed & Geo-informatie
14
R. de Jong
Hoofd programma bebouwde ruimte en landelijk gebied
15
W. Elsacker
Hoofd Afdeling Financiën & Planning en Control
16
I. Van der Horst
Jurist SOBD
17
Y. van der Wal
Jurist SOBD
18
R. Ammerlaan
Eenheid Grondzaken
19
G. Verdoorn
Eenheid Grondzaken (flexpool)
20
M. Sybesma
Eenheid Grondzaken
21
B. Bolscher
Secretaris PO Grondbeleid
22
S. Hilarides
Projectleider de Centrale As
23
Y. Visser
Oud projectleider N381
24
P. Kroeze
Projectleider N381
25
T. Miedema
Projectleider grondaankoop / gebiedsontwikkeling PBRLG
26
B. Wijnsma
Projectsecretaris de Centrale As
27
A. Germeraad
Grondverwerver
28
P. Visser
Grondverwerver
29
B. Mulder
Voorzitter Gebiedscommissie de Centrale As
30
H. Wubs
Teamhoofd Productgroep Grond DLG
31
B. Hooghiemster
Taxateur bij Hooghiemster Taxatie en Advies
32
A. Bergsma
Taxateur bij Hooghiemster Taxatie en Advies
1
Bijlage 3 Bestudeerde documenten
Bestudeerde documenten In verband met de grote hoeveelheid documenten die wij in het onderzoek bestudeerd hebben, geven wij hieronder gedeeltelijk geclusterd het overzicht van de geraadpleegde documenten weer.
GS verslagen en stukken in de periode van juni 2007 tot en met september 2012 met betrekking tot het grondbeleid/grondverwerving en de provinciale organisatie hieromtrent. PS verslagen en stukken in de periode van maart 2009 tot en met juli 2012 met betrekking tot het grondbeleid/grondverwerving en de provinciale organisatie hieromtrent. Directie verslagen en stukken in de periode van juni 2007 tot en met september 2012 met betrekking tot het grondbeleid/grondverwerving en de provinciale organisatie hieromtrent. Verslagen portefeuillehouder overleggen 2008 – 2012 van de portefeuilles Verkeer en Vervoer, Ruimte en Landelijk Gebied, Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting en Grondbeleid AO’s en mandaten van de provinciale organisatie in de periode 2007-2012. Informele notities/emailberichten tussen ambtelijke medewerkers en tussen ambtelijke medewerkers en gedeputeerden in de periode van oktober 2007 tot en met september 2012 over het grondbeleid/grondverwerving en de provinciale organisatie hieromtrent. Jaarstukken, Beraps en accountancyrapporten van de provincie Friesland in de periode 2008-2011 Prestatieovereenkomsten tussen de provincie Friesland en DLG in de periode van 20082011 Verschillende rapportages van Concerncontrol in de periode 2007-2012, waaronder: o Rapportage van het onderzoek ILG / FYLG, 2 juni 2009, Concerncontrol Rapportage Verkennend Onderzoek Grondbeleid, 16 maart 2010, Concerncontrol o Provincie Fryslân, Toets uitvoering grondbeleid en organisatorische aanpassing 12 december 2011, Deloitte o Rapportage onderzoek procesbeheersing rondom twee thema’s uit pMJP: natuur en sociaaleconomische vitaliteit platteland, 19 maart 2012, Concerncontrol De documenten rondom het opzetten van de nieuwe Eenheid Grondzaken, waaronder: o Financieel Beheerplan eenheid Grondzaken concept versie 5.0, 20 juli 2012 o Plan van aanpak Eenheid grondzaken versie 1.4, 31 augustus 2012, o Handboek A&O Eenheid Grondzaken concept versie 1.0, 19 september 2012
Daarnaast de volgende specifieke documenten:
Handelingskader grond DLG-provincie, 19 december 2006 Nota Nei Provinsjaal Grûnbelied, 2007 Checklist en presentatie PRIK, 19 november 2008, Akro Consult Notitie ‘Instellen Investeringskrediet Grondaankopen’, 22 april 2009 De uitvoering van het grondbeleid, Actualisatie van de nota ‘Nei Provinsjaal Grûnbelied’, 14 februari 2012 Vergoeding van adviseurskosten derden bij minnelijke verwerving (onteigening) gronden en opstallen t.b.v. Centrale As (geen datum)
1
Vergoeding van kosten van deskundige bijstand bij minnelijke grondverwerving door de provincie Fryslan ter voorkoming van gerechtelijke onteigening, 1 januari 2008 Aanbestedingsprotocol provincie Fryslân Vastgesteld door Gedeputeerde Staten van Fryslân op 6 december 2005 en geactualiseerd bij besluit van GS van 29 januari 2008 Brief van taxatie & adviesbureauinzake tarieven taxateurs/adviezen provinciale projecten en grondaankopen, 15 december 2010, Brief aan taxatie & adviesbureau inzake tarieven taxateurs/adviezen provinciale projecten en grondaankopen, 22 december 2010 Afspraken uit “overleg grondzaken”, e-mail van medewerker provincie; afspraken uitvoering grondverwerving vooruitlopend op protocol, 20 december 2011 Memorandum Nysingh, verplaatsing boerderij Balkweg, 8 juli 2011, Nysing advocatennotarissen Afspraken t.a.v. grondaankopen provincie Friesland, 14 september 2011 Betreft: omschrijving inhuur personeel, 26 maart 2012, SOBD provincie Friesland, Advies Hessel: Advies over mogelijke aspecten van staatssteun bij grondtransacties in een aantal casusposities in de provincie Fryslân, Prof. dr. Bart Hessel, 2012 Memorandum Nysingh, Nysingh advocaten-notarissen, 16 juni 2012 Advies Nysingh: Provincie Fryslân/advies grondbeleid, Nysingh advocaten-notarissen, 9 augustus 2012 Naar verantwoorde grondverwerving, Grondverwerving door de provincie Friesland in het tijdvak 2007-2010, NRK, 24 september 2012
Onderzochte casussen Voor de onderzochte casussen hebben wij de volgende stukken gebruikt voor het onderzoek:
Informele communicatie (email) binnen de ambtelijke dienst en met de verkopende partij (adviseur) over de betreffende aankoop Formele communicatie tussen de ambtelijke dienst en GS over de betreffende aankoop. Besluitvorming GS en PS inzake de projecten en grondverwerving Communicatie tussen de taxateur en de ambtelijke dienst, waaronder tussentijdse berekeningen/concept taxatierapporten Definitieve taxatierapporten. Overzicht uren en facturen externe taxateurs en adviseurs Projectplannen Aankoopstrategieplannen Akte van Leveringen Overeenkomst tot aan- en verkoop van registergoed
2
Bijlage 4 Feitenreconstructie cases
Feitenreconstructies cases Case A Maart 2008
Memo van Cluster Vastgoed en Geo-informatie aan de projectmanager van de N381 inzake de opwaardering N381, Drachtse-Drentse grens. Het geeft inzicht in de verschillende eigenaren in het gebied, de oppervlakte van eigendom, een omschrijving en totale grondaankoopkosten. Uitgangspunt: -
grondwaarde € 45.000 per hectare of
-
grondwaarde inclusief inkomensschade € 60.000 per hectare = € 6,- m2 Berekening opgesteld door taxateur 1 en taxateur 2, medewerker van DLG en grondverwerver 1 van de provincie.
18 juni 2008
PS hebben het tracé vastgesteld voor het noordelijk en zuidelijke deel van de N381 en krediet beschikbaar gesteld voor aankoop van vastgoed en grondverwerving in deze delen (voor het middendeel van de N381 is op dat moment nog geen tracé vastgesteld: planning medio 2009) Aanvullend investeringskrediet is €7.500.000 voor grondverwerving en vastgoed. Advies van het Kadaster “beschouwing aankoopwaardigheid bedrijf A in opdracht van
18 juni 2008
de provincie aan de projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG, het voormalige PPLG. Hierin is een mogelijke herverkaveling in beeld gebracht. De conclusie is dat met de aankoop van A wordt voorzien in een aanzienlijke oppervlakte ten behoeve van de benodigde compensatie. 24 juli 2008
Opname voor taxatie van A in aanwezigheid van de heer en mevrouw A, grondverwerver 2 en de taxateur 1 in opdracht van grondverwerver 2 van de provincie Friesland.
22 september 2008
Notitie voor grondverwerver 2 van taxateur 1: berekening waarde aankoop gronden en opstallen A (peildatum 24 juli 2008).
A.
Vermogensschade € 3.899.492 (Onderhandse verkoopwaarde, vrij van pacht en gebruik)
1
4 november 2008 (vastgesteld op 11 november 2008)
Besluit GS:
6. Instemming met de aankoop van het bedrijf van de familie A 7. De dienst de onderhandelingen te laten voeren een mandaat van max 4.5 mln. en max 5 mln. ingeval van nieuwbouw.
8. PS hieromtrent schriftelijke te informeren Portefeuillehouder: gedeputeerden Verkeer en Vervoer en Landelijk Gebied In overeenstemming met projectmanager 1 N381 (complexe projecten), grondverwerver 2 (Vastgoed), medewerker Landelijk Gebied, medewerker FPC en twee medewerkers van Bestuurszaken Eerste bod van de provincie (grondverwerver 2) aan de adviseur van A van €
5 november 2008
3.900.000. Het betreft alleen vermogensschade. 17 december 2008
Gespreksverslag tussen de adviseur van A en taxateur 1. Afspraak dat taxateur 1 taxatie opstelt met totale schadeloosstelling.
6 januari 2009
Notitie voor grondverwerver 2 van taxateur 1: berekening waarde aankoop gronden en opstallen A: A.
Vermogensschade (Onderhandse verkoopwaarde, vrij van pacht en gebruik)
€
4.178.071 B.
Financieringsschade € 350.000
C.
Integrale schade € 214.432
D.
Belastingschade
PM
Totale schadeloosstelling € 4.742.503 19 januari 2009
Mail van de adviseur van A aan gedeputeerde Verkeer en Vervoer De familie A wil graag in gesprek over de verplaatsing van hun bedrijf i.v.m. de aanleg van de nieuwe weg N381 Drachten-Donkerbroek Oosterwolde. Grondverwerver 1 had aangegeven dat er nog geen budget beschikbaar was voor de aankoop van het bedrijf.
2
20 januari 2009
Mail van grondverwerver 1 aan gedeputeerde Verkeer en Vervoer (cc: projectsecretaris N381 en projectmanager 2 N381) Grondverwerver 2 geeft aan dat hij vanaf de zomer betrokken is bij het aankoopproces van de grond en opstal van de familie A. Na het besluit van GS d.d. 4 november heeft grondverwerver 2 een bieding gedaan aan de familie A binnen mandaat. Deze bieding strookt niet met het beeld van de familie A. De familie wil graag nieuwbouw terug, hetgeen een verschil van ruim 1 mln. euro betreft. Er zijn verschillende gesprekken/onderhandelingen gevoerd met de adviseur van de familie A, echter tot op heden geen resultaat. Grondverwerver 2 geeft aan dat de familie A snel zaken wil doen, maar dat hij aanloopt tegen de grenzen van zijn mandaat en taxatiebedrag.
23 maart 2009
Berekening van de adviseur van A: A.
A Vermogensschade € 1.476.850,Waarde cultuurgrond € 3.344.080,-
B.
B Inkomensschade € 558.739,40,
C.
C Bijkomende kosten € 305.900,40 Totale schadeloosstelling € 5.685.569,40
25 maart 2009
Mail met second opinion aankoop gronden N381 van de projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG en grondverwerver 2 Gericht aan projectmanager 2 N381 en medewerker projectorganisatie N381 (cc: medewerker projectorganisatie N381, projectsecretaris N381, grondverwerver 2, grondverwerver 3) In dit document zijn twee varianten uitgewerkt van de totale kosten van hectares die moeten worden aangekocht + overige (opstallen), als ook ‘noodzakelijke’ gronden die nodig zijn om het verkavelingsproces op gang te brengen. Ook zijn de opbrengsten van de hectares die weer verkocht kunnen worden, ingeschat. Aangegeven wordt dat in beide varianten de aankoopkosten sterk stijgen, maar dat de opbrengsten ook zullen stijgen, waardoor per saldo de raming uit begin 2008 vrijwel hetzelfde blijft (variant 1) of 2 mln. lager uitvalt (variant 2).
3
7 april 2009
Taxatierapport bedrijf A Opdrachtgever: Provincie Fryslan, contactpersoon grondverwerver 2. Opdrachtnemer: taxateur 1 (getekend) De opname van de hierna te omschrijven onroerende zaak heeft plaatsgevonden op 24 juli 2008 in aanwezigheid van de heer en mevrouw A en de heer grondverwerver 2. Als peildatum voor de taxatie is “per heden” aangehouden. Voor de taxatie dient als uitgangspunt een volledige schadeloosstelling op basis van reconstructie. A.
A. Vermogensschade €4.393.071
B.
B. Financieringsschade €590.000
C.
C. Integrale schade € 346.863
D.
D. Belastingschade PM Totale schadeloosstelling € 5.329.934
14 april 2009 (vastgesteld op 21 april 2009)
Besluit GS:
1. Instemming met de aankoop van het bedrijf van de familie A voor een bedrag van 5.5 miljoen euro (hetgeen na intensief onderhandelen tot stand is gekomen). In toelichting: de schadeloosstelling ligt 200.000 euro boven het taxatiebedrag (3,77%). Deze afwijking past binnen de bandbreedte die bij dit soort onderhandelingen van toepassing is. De grondprijs is conform de huidige marktsituatie getaxeerd. Van staatssteun is geen sprake. Het aankoopbedrag is marktconform.
2. Aan deze aankoop de voorwaarde te stellen dat dit bedrag alleen van toepassing is bij nieuwbouw door A elders
3. Brief aan Provinciale Staten vast te stellen. Portefeuillehouder: gedeputeerden Verkeer en Vervoer en Landelijk Gebied In overeenstemming met grondverwerver 2 (Vastgoed), medewerker Landelijk Gebied, medewerker FPC en twee medewerkers Bestuurszaken. 22 april 2009
Brief van GS aan PS waarin PS op de hoogte wordt gesteld van de aankoop.
4
27 april 2009
Mail van de projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG aan gedeputeerde Verkeer en Vervoer (cc: projectsecretaris N381, grondverwerver 2 en projectmanager 2 N381. De projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG geeft aan dat grondverwerver 2 is gebeld door A inzake de “plus” in het gebied. A had met gedeputeerde Verkeer en Vervoer hierover op vrijdag 24 april gesproken en had hierover vragen. Grondverwerver 2 heeft aangegeven dat de onderhandelingen en de uiteindelijke prijs zijn gebaseerd op de uitgangspunten (volledige schadeloosstelling) en jurisprudentie van de onteigeningswet. Dat betekent vergoeden van een volledige schadeloosstelling van vermogensschade en bijkomende kosten. Een “plus” hier overheen is niet aan de orde en zou op gespannen voet staan met staatsteun. De onderhandelingen in dit gebied vinden op dezelfde uitgangspunten plaats. Conclusie van grondverwerver 2 is dat het onverstandig is om te spreken over een plus, terwijl nog vele zaken met de eigenaren in het gebied van A moeten worden gedaan. Ook A was niet blij omdat hij richting grondverwerver 2 aangaf dat hij door de andere eigenaren van bedrijven wordt aangezien of hij de hoofdprijs zou hebben ontvangen bij de verkoop van zijn bedrijf.
11 mei 2009
Brief aankoopbesluit verbreding N381 (opgesteld door medewerker afdeling
(verstuurd op 14
voorbereiding en toezicht) voor het bedrag van 5,5 miljoen euro.
mei 2009)
Aan: A Bijlage: ondertekende overeenkomst. Ondertekend door de sectordirecteur Provinciale Waterstaat namens het college van GS
14 mei 2009
Minute Aankoopbesluit. Afschrift aan medewerker afdeling voorbereiding en toezicht, grondverwerver 3, projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG en het archief. Ondertekend door Gedeputeerde Verkeer en Vervoer en projectmanager 2 N381
20 mei 2009
Brief Aankoop grond (opgesteld door medewerker afdeling voorbereiding en toezicht) Verzoek aan de hand van besluit en overeenkomst (zie brief 14 mei 2009) een conceptakte te doen opmaken en ter beoordeling op te sturen. Aan: A Afschrift aan medewerker afdeling voorbereiding en toezicht, grondverwerver 3, projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG Ondertekend door Hoofd cluster Vastgoed en Geo-informatie namens het college van GS
5
12 juni 2009 (binnengekomen op 15 juni 2009)
Brief Aankoop bedrijf Toezending ontwerp akte van levering, afrekening en akte van volmacht Aan: medewerker afdeling voorbereiding en toezicht Ondertekend door notaris 1
24 juni 2009
Brief aankoop grond (opgesteld door medewerker afdeling voorbereiding en toezicht) Verzoek om wijzigingen aan te brengen in conceptakte, de definitieve akte te verlijden en het cluster Vastgoed & Geoinformatie van de provincie Fryslan telefonisch in kennis te stellen bij het passeren van de akte. Tevens communicatie van de opdracht om de totale koopsom over te maken naar de fam. A. Aan: Notaris 1 Ondertekend door Hoofd cluster Vastgoed en Geo-informatie namens het college van GS
24 juni 2009
Besluitvorming PS over tracévaststelling N381 Na het Realisatiebesluit zal er begonnen worden met actieve grondverwerving, daartoe zal na het Realisatiebesluit nog in 2009 een gebiedscommissie worden ingesteld. Aangenomen motie van CDA (met ondersteuning van PvdA en VVD). PS fersykje it kolleezje fan DS om foarútrinnend op it gebietsproses de ûnderhanneling mei de agraryske ûndernimmers mei faasje op te starten, yn elts gefal sa gau as mooglik nei it traseebeslút naam is.
2 juli 2009
Brief overdracht bedrijf Toezending afschrift akte van levering Aan: medewerker afdeling voorbereiding en toezicht Ondertekend door notaris 1
12 april 2011
Brief gespreksverslag oplevering bedrijf 29 maart 2011. Aanwezig de heer en mevrouw A, adviseur van A, grondverwerver 3 en een medewerker grondzaken – N381
6
Case B 24 juni 2008
GS besluit in te stemmen met de insteek dat het project Berenat (eerste naam
(vastgesteld 18
waaronder het project Meer van Oudega, een nieuw meer bij Oudega, werd behandeld),
augustus 2008)
onder provinciale verantwoordelijkheid (projectorganisatie Centrale As) wordt voorbereid en uitgevoerd. Dit in verband met de mogelijke koppeling tussen de aanleg van de Centrale As en Berenat in verband met de afzet van het vrijkomende zand in het tracé van de Centrale As. Hierbij wordt besloten z.s.m. na de zomervakantie de grondverwervingsprocedure te starten en de dekking van de provinciale bijdrage te onderzoeken.
21 augustus 2008
Memo van medewerker PPLG aan de projectorganisatie Centrale As, t.a.v. projectsecretaris over de aankoop van het bedrijf B als anticiperende grondaankoop; er is sprake van verwerving van gronden, voordat er definitieve plannen moeten worden vastgesteld. Volgens opgave van de projectmanager DCA worden de aankoopkosten geraamd op € 3,5- 4 miljoen. Op dat moment is er nog geen taxatie beschikbaar. Het opstellen van de taxatie en het voeren van de onderhandelingen worden in opdracht van PPLG verricht door afdeling Vastgoed (grondverwerver 2). Mandaat hiervoor wordt aangevraagd bij de opdrachtgever namens PPLG.
4. Ten aanzien van het mandaat wordt gesteld: “Het onderhandelingsmandaat voor de aankoop wordt afgegeven op basis van een daartoe opgestelde taxatie en een mandaatvoorstel. Afdeling Vastgoed van de provincie Fryslân zal hiervoor mandaat aanvragen bij de opdrachtgever namens de afdeling PPLG.” 23 september 2008
GS vervolgbesluit te starten met haalbaarheidsonderzoek/startnotitie MER voor het project Berenat (kosten provincie/Smallingerland 50-50%) en in te stemmen met het inzetten van het budget “anticiperende grondaankopen” bij de grondverwerving voor het project.
17 februari 2009
Opname voor taxatie van het bedrijf van B door taxateur 1
24 maart 2009
Notitie van taxateur 1 A.
Vermogensschade € 2.500.000
B.
Inkomensschade € 843.640
Totale schadeloosstelling € 3.343.640
7
Juni 2009
Memo van medewerker PPLG betreffende de anticiperende grondaankoop B i.k.v. De Centrale As/Meer van Oudega aan projectorganisatie De Centrale As, de projectsecretaris. De memo schetst de bedrijfsgegevens van B en E. Een taxatie is beschikbaar. Er worden geen opstallen aangekocht, wel is er sprake van waardevermindering en inkomensschade voor B. Er is sprake van anticiperend verwerven van grondposities, passend binnen het provinciale beleidskader. De bestuurlijke besluitvorming van de anticiperende aankoop in GS wordt afgehandeld via de projectorganisatie De Centrale As.
30 juni 2009
GS (vervolg)besluit over Meer van Oudega, Centrale As. Besloten wordt het project in drie fasen onder te verdelen:
Definitie-fase
Voorbereidingsfase
Realisatiefase
Het besluit om de realisatiefase in te gaan is eind 2010 aan de orde. GS besluit de definitiefase af te ronden door de startnotitie m.e.r. vast te stellen en vrij te geven voor inspraak direct na de zomervakantie en het opstellen van een financieringsvoorstel voor de voorbereidende fase. GS besluit in te stemmen met het starten van de strategische grondverwerving met een maximaal beoogd krediet van 4,5 miljoen euro ten laste van het uitvoeringskrediet grondaankopen PPLG. En op basis van aanvullende bestuurlijke afspraken de verantwoordelijkheid voor het project op zich te nemen. Besloten wordt ook PS te informeren. 3 juli 2009
Brief van GS naar PS: Eind 2010 zal er een definitief besluit over het project Meer van Oudega worden genomen. Er wordt gerefereerd naar een brief in het voorjaar van 2009 aan de gemeente Smallingerland over aanvullende afspraken aangaande de samenwerkingsagenda. De provincie neemt de regie in het project, en deze wordt opgepakt door de Centrale As projectorganisatie. De gemeente neemt plaats in klankbordgroep.
8
4 augustus 2009
Emailbericht van taxateur 1 aan grondverwerver 2. Taxateur 1 stuurt aangepaste berekeningen van de taxatie i.v.m. het doornemen van de jaarrekeningen van B. In de bijlage de berekeningen waarin enkele wijzigingen zijn gedaan. (Notitie d.d. augustus 2009 van taxateur 1 met handgeschreven wijzigingen t.o.v. hun notitie van 24 maart 2009) A.
Vermogensschade € 2.570.550
B.
Inkomensschade € 1.013.700
Totale schadeloosstelling: € 3.584.250 17 augustus 2009
Mondeling bod grondverwerver 1 aan de adviseur van B : €3.300.000 (totale schadeloosstelling)
18 augustus 2009
Emailbericht van de adviseur van B aan grondverwerver 2. Aangegeven wordt dat B niet akkoord gaat met het gedane voorstel en komt met een nieuw voorstel: Totale schadeloosstelling: € 3.400.000
24 augustus 2009
Emailbericht van grondverwerver 2, gedeputeerde Verkeer en Vervoer en sectordirecteur Provinciale Waterstaat (in cc grondverwerver 3 en projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG) inzake het budget voor het Meer van Oudega waarin gesproken wordt over de verdeling van financiële middelen. Er zijn problemen met de financiering van de aankoop F (N381) en er zijn ideeën om de aankoop F te financieren uit het budget van Meer van Oudega. Grondverwerver 2 geeft aan dat hij dit niet wenselijk vindt. Hij geeft aan dat hij in een vergevorderd stadium is van de aankoop van B.
24 augustus 2009
Emailbericht van Gedeputeerde Verkeer en Vervoer aan grondverwerver 2, de sectordirecteur Provinciale Waterstaat, Grondverwerver 3 en projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG in reactie op het bericht van Grondverwerver 2 inzake het budget van het Meer van Oudega waarin hij vraagt om duidelijkheid in deze zaak.
9
24 augustus 2009
Emailbericht van de sectordirecteur Provinciale Waterstaat aan grondverwerver 2, Gedeputeerde Verkeer en Vervoer, grondverwerver 3 , projectleider Grondaankoop / gebiedsontwikkeling bij BRLG, hoofd afdeling Financiën, provinciale medewerker 1, provinciale medewerker 2 en projectmanager 2 N381 inzake het budget van het Meer van Oudega. Het besluit aan GS inzake de financiering van de aankoop F is dat de tijdelijke voorfinanciering van de aankoop F kan plaatsvinden uit de pot Strategische grondaankopen (56 miljoen). Hieruit wordt ook de aankoop van het Meer van Oudega gefinancierd, maar deze pot biedt hiervoor voldoende ruimte. Hiermee wordt aan een motie van PS recht gedaan, waarin GS gevraagd wordt de onderhandelingen voortvarend op te pakken.
1 september 2009
Emailbericht van grondverwerver 2 aan de adviseur van B waarin ingegaan wordt op het nieuwe voorstel: Totale schadeloosstelling: € 3.350.000. Onder voorbehoud van goedkeuring GS.
15 september 2009
Emailbericht van grondverwerver 2 aan de adviseur van B waarin ingegaan wordt op ontwikkelingen binnen de provincie m.b.t. de financiële prioritering van het project. Mogelijk krijgt het Meer van Oudega per 1 januari 2010 een lagere prioritering. Indien nog van de huidige prioritering geprofiteerd wil worden, moet half oktober een en ander rondom de aankoop wel duidelijk zijn. Anderzijds geeft grondverwerver 2 aan dat B een goed gevoel bij de verkoop moet hebben, dit jaar, maar ook een volgend jaar.
26 november 2009
De heer en mevrouw B ondertekenen de koopovereenkomst. Totale schadeloosstelling € 3.400.000, waarvan
23 december 2009
A.
Vermogensschade € 2.830.000
B.
Inkomensschade € 570.000
Brief van de provincie aan de projectorganisatie De Centrale As inzake de financiering van grondaankopen t.b.v. het Meer van Oudega uit het IKG. Er wordt aangegeven dat de financiering van de aankoop uit het IKG mogelijk is onder bepaalde voorwaarden. Onder andere de levering van een ondertekend taxatierapport voorafgaand aan de grondaankoop.
29 december 2009
Brief van de provincie aan B inzake Meer van Oudega - aankoopbesluit B waarin door de algemeen directeur namens GS wordt aangegeven dat besloten is de percelen aan te kopen. De adviseur van de heer B ontvangt € 16.362,50 incl. BTW als tegemoetkoming in de kosten van deskundigen bijstand.
1 februari 2010
Akte van levering B. Totaal schadeloosstelling 3.400.000 euro.
10
9 februari 2010
Taxatierapport van taxateur 1. Taxatie van de schadeloosstelling op basis van onteigening. Opname is gedaan op 17 februari 2009 in aanwezigheid van grondverwerver 2 en B. Peildatum: december 2009. A Vermogensschade € 2.570.550 B Inkomensschade € 1.013.700 Totale schadeloosstelling: € 3.584.250
21 oktober 2010
Brief aan PS van GS over provinciaal grondbeleid waarbij ingegaan wordt op de anticiperende grondaankopen t.b.v. het Meer van Oudega. Na de vaststelling van de startnotitie/haalbaarheidsnotitie van het project is bekeken of er zich kansen voordeden voor (anticiperende) grondaankopen. In die periode hebben 3 grondeigenaren hun gronden aangeboden (gronden in het zoekgebied van het project).
11
Case C 13 april 2005
Brief van de adviseur van C namens C aan provincie t.a.v. grondverwerver 1. Inzake De Centrale As (DCA) vraagt de adviseur van C aan grondverwerver 1 "dat zo spoedig mogelijk na bekendwording van het voorkeurstracé, de besprekingen worden aangevat die duidelijkheid werpen op hunner situatie".
11 mei 2005
Brief van Clusterhoofd Vastgoed en Geo-informatie aan adviseur van C. N.a.v. van de brief van 13 april 2005 wordt medegedeeld dat projectorganisatie DCA heeft laten weten dat waarschijnlijk midden 2005 een voorkeurstracé voor DCA wordt vastgesteld. Begin 2006 wordt het definitieve tracé vastgesteld. Op basis van het voorkeurstracé kan worden gestart met een onderzoek naar de gevolgen voor het bedrijf van C; welke gronden de provincie mogelijk kan aankopen onder bepaalde voorwaarden.
18 oktober 2005
Gespreksnotitie. Adviseur van C, grondverwerver 1, S. projectmanager Centrale As, medewerker projectorganisatie DCA. Adviseur van C heeft een gesprek aangevraagd namens C. Gesprek gaat over het voorkeurstracé en dat er nog onduidelijkheid bestaat hierover. De verwachting is dat er in november 2005 meer politieke duidelijkheid zal zijn. Dan is voor C en G duidelijk wat de consequenties zijn voor hun bedrijven.
24 maart 2006
Gespreksnotitie. Aanwezig: C, adviseur van C, medewerker projectorganisatie provincie, medewerker DLG. Vervolg op een eerder informatief gesprek. Bedoeling is dat grondverwerving plaatsvindt via een aanpassingsinrichting. Onduidelijk of dit via landinrichtingswet of via de nieuwe Wet Inrichting Landelijk Gebied gaat gebeuren. In 2006 moet C duidelijkheid hebben i.v.m. fiscale consequenties en hoe hij verder gaat met zijn bedrijf. Op basis van nieuwbouw en uitbreidingsmogelijkheden kan het bedrijf groeien. Vergunningen zijn geregeld. Door het tracé DCA wordt uitbreiding vrijwel onmogelijk. Verplaatsen bedrijf is bespreekbaar, herverkaveling ziet C niet zitten. Mogelijk is het bedrijf geschikt voor een opschuiver (andere kandidaat neemt bedrijf over), dan overweegt C te verplaatsen naar een ander bedrijf.
12
19 mei 2006
Gespreksnotitie. Aanwezig. C, medewerker projectorganisatie DCA, medewerker DLG. PS heeft besloten dat het voorkeurstracé met aanpassingen doorgaat. Grondverwerving start in 2007. C heeft belang zo spoedig mogelijk duidelijk te krijgen i.v.m. fiscale afhandeling van zaken. C wil overleg met de provincie om het proces tot uitwerking te brengen en af te ronden. De provincie (grondverwerver 2) zal z.s.m. na 1 juni contact opnemen met de adviseur van C.
5 januari 2007
Email van grondverwerver 2 aan medewerker DLG. Vraag van grondverwerver 2 of de medewerker van DLG aankomende dinsdag (want dan is er een gesprek met de adviseur van C) de gegevens meeneemt m.b.t. het grondbeslag ter plaatse van C.
April 2007
Mondeling verzoek vanuit de projectcoördinator van de Centrale As aan grondverwerver 2 om te starten met het proces van grondverwerving.
24 april 2007
Gespreksnotitie. Aanwezig: C, adviseur van C, grondverwerver 2, medewerker DLG. Er
(verslag verzonden
wordt vastgesteld dat C nu actie wil m.b.t. verkopen van hun bedrijf. Ze zijn het wachten
11 mei 2007)
beu. De vraag is of aankoop en taxatie moet o.b.v. strook grond t.b.v. de weg en waardevermindering overblijvende of de volledige bedrijf aan te kopen. Binnen de provincie wordt nagegaan of er mogelijke kandidaten aanwezig zijn voor het gehele bedrijf van C t.b.v. een opschuifbedrijf. Mocht er geen opschuifkandidaat zijn, dan wordt na de zomervakantie een taxatie uitgevoerd t.b.v. de verwerving van de ondergrond van de weg en een taxatie voor het gehele bedrijf.
6 september 2007
E-mail van de adviseur van C aan grondverwerver 2 dat zijn klant C graag actie ziet en verzoekt de provincie over te gaan tot aankoop van de landerijen die benodigd zijn voor de aanleg van de Centrale As.
7 september 2007
Medewerker DLG mailt aan grondverwerver 2 n.a.v. mail van de adviseur van C van 6 september. Medewerker DLG schrijft aan grondverwerver 2 dat taxateur 1 opdracht moet krijgen voor taxatie van: het gehele bedrijf incl. waarde nieuwbouwlocatie, waarde landerijen onder DCA, waarde westelijk gelegen kavel, waarde nieuwbouwlocatie, waarde overblijvende huiskavel met erf en gebouwen. De taxaties moeten uitgevoerd worden o.b.v. onteigening aldus de medewerker van DLG.
13
11 september 2007
E-mail grondverwerver 2 aan de adviseur van C. M.b.t. C wordt meegedeeld dat grondverwerver 2 en de medewerker van DLG overleg hebben gehad en dat afgesproken is dat de taxateur opdracht wordt gegeven tot taxatie van de eigendommen van C. Na afstemming met de taxateur zal grondverwerver 2 contact opnemen voor een datum van taxatie.
11 september 2007
E-mail van grondverwerver 2 aan adviseur van C en medewerker DLG. Beantwoording vragen i.v.m. bezichtiging van bedrijf fam. C door fam. D. Beantwoording vragen betreft vergunningen die van toepassing/actueel zijn. Grondverwerver 2 geeft aan dat opschuiving van de bouwlocatie ambtelijk positief wordt opgepakt.
1 oktober 2007
Opname door taxateur 1 in het bij zijn van de heer en mevrouw C, de adviseur van C, de taxateur 2 en grondverwerver 2 van de provincie.
26 november 2007
E-mail van grondverwerver 2 aan taxateur 1 inzake opdracht tot taxaties. “Zoals reeds telefonisch besproken met taxateur 1 geven wij u hierbij opdracht de navolgende panden en gronden te taxeren. Deze onroerende zaken zijn benodigd om de aanleg van De Centrale As mogelijk te maken.” Er worden 11 panden/gronden genoemd en er wordt aangegeven of het erf, de woning, de grond of het hele bedrijf moet worden getaxeerd, waaronder: Bedrijf C; betreffende de gronden vallende onder het tracé van DCA en het gehele bedrijf;
14
21 februari 2008
Berekeningen (geen formele of ondertekende taxatie) m.b.t. C met drie opties, opgesteld door taxateur 1. Optie 1 = Waardering gehele eigendom in vrij te aanvaarden toestand A.
Vermogensschade € 3.275.000
B.
Integrale schaden € pm
(als gevolg van aankoop van een (vervangende) woonlocatie) Optie 2 = Indien C de gebouwen met ca. 1 ha terrein/erf/ondergrond in eigendom behoudt A.
Vermogensschade € 2.275.000
Optie 3 = Aankoop strook gelegen onder de weg incl. waardevermindering (onderhandse verkoopwaarde, vrij van pacht en gebruik A.
Vermogenschade € 3.327.568
B. Integrale schaden € pm (als gevolg van aankoop van een (vervangende) woonlocatie zal C koop-, verhuisen wederinrichtingskosten maken) Indien C de gebouwen met ca. 1 ha terrein/erf/ondergrond in eigendom houdt, dan is de waardering totaal € 2.773.568 (A. Vermogensschade) 31 maart 2008
Brief van de adviseur van C aan grondverwerver 2 en de medewerker van DLG dat fam. C akkoord gaat met de vermogensschadecomponent uit de opzet die op 5 maart 2008 (= Optie 1 uit berekening 21 februari 2008) is overhandigd tijdens een gesprek. Er is vertrouwen dat C m.b.t. detaillering van de posten A en B er wel uitkomt. De adviseur van C zegt toe zelf met een voorstel te komen (in de vorm van een koopovereenkomst).
18 april 2008
Berekening (geen formele of ondertekende taxatie) van (B.) Integrale schaden als gevolg van aankoop gehele bedrijf: €77.500 + pm. Opgesteld door taxateur 1.
16 mei 2008
Email van de adviseur van C aan grondverwerver 2. De adviseur van C stuurt de conceptovereenkomst C/provincie waarbij hij “de zaken [heeft] verwerkt zoals wij die bespraken”. Als bijlage is een concept overeenkomst tot minnelijke verwerving ter voorkoming van onteigening van registergoederen t.b.v. de aanleg van de Centrale As. In dit concept wordt vermeld: “De koop geschiedt tegen betaling door de provincie aan de eigenaar van een vergoeding van € 3.372.900”. De adviseur van C specificeert zijn deskundigenkosten € 125 excl. BTW/uur en 123 uren geadviseerd: totaal bedrag incl. BTW is € 18.401.
15
16 mei 2008
E-mail van medewerker projectorganisatie DCA aan grondverwerver. Hij heeft van medewerker van gemeente begrepen dat die het jammer vindt dat er geen gemeentelijke overleggen zijn met de provincie. De medewerker van gemeente pleit ervoor dat alle overheden op de hoogte zijn van alle zaken betreffende de verkoop en aankoop van grond, zodat ongewenste situaties voorkomen worden. Medewerker projectorganisatie DCA laat weten dat medewerker van gemeente heeft aangegeven dat het "de bedoeling [is] dat D naar C gaat." Medewerker projectorganisatie DCA geeft aan dat daarover contact wil hebben met grondverwerver 2 en vraagt of hij naar medewerker van gemeentewil bellen.
22 mei 2008
E-mail van grondverwerver 2 aan grondverwerver 1 inclusief conceptovereenkomst die de adviseur van C aan grondverwerver 2 heeft verzonden. Grondverwerver 2 geeft aan dat het bedrag in de overeenkomst inclusief de declaratie is van de adviseur van C, die overigens € 2000,- boven de maximale vergoeding is van de provincie. In de uitsplitsing van de schadeloosstelling komt dit bedrag terug in de bijkomende schaden t.w.v. € 97.900.
23 mei 2008
E-mail grondverwerver 1 aan grondverwerver 2. Grondverwerver 1 reageert op conceptovereenkomst. Grondverwerver 1 geeft aan dat bij het opzetten van de besluitbrief een motivering dient te worden gegeven waarom het gehele bedrijf moet worden aangekocht en welke opbrengst straks wordt verwacht. Grondverwerver 1 wijst ten slotte op risico's van mogelijke lagere grondopbrengst als de grondprijzen zakken.
28 mei 2008
E-mail van de adviseur van C aan grondverwerver 2. De adviseur van C heeft opmerkingen over de overeenkomst. Stelt ook voor een datum te kiezen om de overeenkomst te ondertekenen.
4 juni 2008
E-mail wisselingen tussen 2 en 4 juni tussen grondverwerver 2, medewerker Ministerie LNV en grondverwerver 1. Grondverwerver 2 vraagt of de provincie mogelijkerwijs SAN-PSAN subsidie moet terug betalen bij aankoop van de gronden van fam. C. Medewerker min. LNV antwoordt dat de provincie geen risico loopt.
11 juni 2008
Overeenkomst ondertekend door C en de sectordirecteur Provinciale Waterstaat tot aan- en verkoop van registergoed t.b.v. de aanleg en verbreding DCA (weg NijegaDokkum); bedrag is € 3.372.900.
16
16 juni 2008
Memo van de projectsecretaris DCA en grondverwerver 2 aan de sectordirecteur Provinciale Waterstaat. Betreft voorstel tot aankoop C. C is bereid tot verkoop als DCA zijn hele bedrijf koopt. In de memo worden vier opties ter verkrijging van de benodigde grond onderscheiden. 1) C krijgt vervangende grond. 2) C verkleint zijn bedrijf. 3) Bedrijf wordt verplaatst. 4) Bedrijf stopt. Omdat C wil stoppen worden opties 1 t/m 3 niet reëel geacht. Optie 4) wordt ondersteund met de volgende argumenten: a) de gronden voor het tracé worden vrijgemaakt. b) er hoeft geen inkomensschade te worden betaald. c) het zou een "boppeslach" voor het project zijn. Projectorganisatie DCA kan zichzelf hiermee profileren als actief en assertief. d) Landbouwkundige structuurversterking. Er zijn mogelijk tot wel 7 bedrijven geïnteresseerd in de grond die overblijft van C. Er wordt opgemerkt dat al deze bedrijven mogelijk verplaatst moeten worden. e) De aankoop van de grond van C biedt de mogelijkheid gronden voor natuur vrij te spelen. Het risico welke wordt genomen bij volledige aankoop door de provincie is een financieel risico, bestaande uit mogelijk renteverlies en eventuele verkoopverliezen. Dit risico is “beheersbaar". "De winst voor het project DCA is dat de grond direct benodigd voor DCA voor een nette prijs met weinig bijkomende kosten wordt verkregen." "Voorgesteld wordt om akkoord te gaan met de aankoop van het gehele bedrijf C voor een totale schadeloosstelling/aankoopbedrag van €3.372.900,- ."
3 juli 2008
Brief aan C die is ondertekend door de sectordirecteur Provinciale Waterstaat namens GS met de mededeling dat het bedrijf gekocht wordt van de fam. C. De totale schadeloosstelling bedraagt €3.372.900,- . De sectordirecteur Provinciale Waterstaat gaat akkoord met de overige bepalingen "in de reeds door u getekende overeenkomst". De door de sectordirecteur Provinciale Waterstaat ondertekende overeenkomst is bijgevoegd. Afschrift van deze brief aan projectmanager Centrale As, projectsecretaris Centrale As, grondverwerver 2, adviseur van C en hoofd afdeling Vastgoed en Geo-informatie.
3 juli 2008
Taxatierapport van taxateur 1. Opname taxatie is 1 oktober 2007, totale schadeloosstelling is gecalculeerd op A.
Vermogensschade € 3.273.568
B.
Integrale schaden € 77.500 + PM
C.
Belastingschade PM
Totale schadeloosstelling is € 3.351.068 + 2xPM.
17
14 juli 2008
Fax van hoofd afdeling Vastgoed en Geo-informatie aan notaris 2 om een conceptakte te maken o.g.v. de meegestuurde overeenkomst.
16 juli 2008
Brief van notaris 2 aan provincie met bevestiging van ontvangst van de koopovereenkomst betreffende overdracht woning van C.
16 juli 2008,
Brief die is ondertekend door hoofd afdeling Vastgoed en Geo-informatie aan notaris 2.
verzonden 17 juli
Op basis van het besluit 3 juli 2008 wordt medegedeeld dat in het kader van DCA
2008
besloten is door de sectordirecteur Provinciale Waterstaat, namens Gedeputeerde Staten van Friesland, tot de aankoop van het bedrijf van fam. C. Totale schadeloosstelling bedraagt € 3.372.900,- . In de brief wordt aan C verzocht aan de hand van dit genomen besluit een conceptakte te doen opmaken en deze ter beoordeling toe te zenden.
31 juli 2008
Nota van de adviseur van C m.b.t. vergoeding deskundigenbijstand voor C (123 uren). Totale nota incl. btw is € 18.401.
1 augustus 2008
Akte van levering tussen C en sectordirecteur Provinciale Waterstaat n.a.v. koopcontract dat is gesloten 11 juni 2008. Koopprijs / schadeloosstelling is € 3.372.900.
4 augustus 2008
Brief van notaris 2 aan provincie met afschrift van de akte van levering, dat geldt als eigendomsbewijs.
23 november 2012
Notitie van medewerker provincie aan het management van de Centrale As met het onderwerp: Doelrealisatie aankoop bedrijf C. Er wordt inzicht gegeven in de doelen die behaald (kunnen) worden met de aankoop van gronden van D buiten het PIP. Geconcludeerd wordt dat een zeer groot deel van de aan te kopen percelen van D direct dan wel indirect ingezet kunnen worden voor diverse doeleinden. Het gaat om doelen zowel ten behoeve van de aanleg van De Centrale As als doelen op het vlak van gebiedsontwikkeling. Volgens de huidige inzichten wordt 97% van de aangekochte gronden ingezet voor doelrealisatie.
18
Case D Vanwege het feit dat deze aankoop nog niet is voltooid zijn alle bedragen weggelaten in de procesbeschrijving van deze case. 1 december 2006
Gesprek fam. D en medewerker DLG en grondverwerver 2. Overleg over mogelijk tracé DCA over land van D. Aangegeven wordt dat 13 december 2006 het realisatiebesluit Centrale As door PS wordt genomen. Afspraak dat begin 2007 opnieuw overleg zal plaatsvinden.
19 juni 2007
Gesprek tussen fam. D + de adviseur van D en medewerker van DLG en grondverwerver 2 . Overleg over de laatste stand van zaken. Het realisatiebesluit heeft grote gevolgen voor D. Familie D doet verschillende voorstellen voor compensatie/verplaatsing percelen. Bedrijf van C is mogelijk een opschuifbedrijf. Afspraak dat een nieuw gesprek zal plaatsvinden.
26 november 2007
E-mail van grondverwerver 2 aan taxateur 1 inzake opdracht tot taxaties. “Zoals reeds telefonisch besproken met taxateur 1 geven wij u hierbij opdracht de navolgende panden en gronden te taxeren. Deze onroerende zaken zijn benodigd om de aanleg van De Centrale As mogelijk te maken.” Er worden 11 panden/gronden genoemd en er wordt aangegeven of het erf, de woning, de grond of het hele bedrijf moet worden getaxeerd, waaronder: Bedrijf D; betreffende het gehele bedrijf.
6 december 2007
Opname voor taxatie van het bedrijf van D. Het object is opgenomen in aanwezigheid van D, grondverwerver 2 en taxateur 3.
10 juni 2008
Ingevulde vragenlijst door D. Vragenlijst Landbouwonderzoek Gebiedsontwikkeling De Centrale As is van de projectorganisatie De Centrale As. Vragen gaan over de hoofdtakken van het bedrijf, omvang en verkaveling, eventuele plannen tot bedrijfsverplaatsing en toekomstplannen.
12 juni 2008
Gesprek tussen fam. D en de Gebiedsontwikkelingscommissie (GOC). D geeft aan welke eisen hij heeft aan een eventuele nieuwe locatie als er sprake is van verplaatsing. Verder geeft hij aan dat de overheid moet beseffen wat zij vragen. Hij wil er niet op achteruit gaan met het oog op de toekomst met plannen voor uitbreiding.
19
22 juli 2008
Specificatie schadeloosstelling (geen formele of ondertekende taxatie) o.b.v. verplaatsing naar bedrijf C. Geen datum van opname benoemd. A. Vermogensschade B. Financieringsschade C. Integrale schaden D. Belastingschade Totale schadeloosstelling: Bij onderhandse verkoopwaarde, vrij van pacht en gebruik is de totale schatting: Totale schadeloosstelling: Opgesteld door taxateur 1
30 juli 2008
Specificatie schadeloosstelling o.b.v. verplaatsing naar bedrijf C (versie grondverwerver 2, onder voorbehoud van goedkeuring namens GS van provincie Friesland) A.
Vermogensschade
B.
Financieringsschade
C.
Integrale schaden
D.
Belastingschade
Totale schadeloosstelling: 1 september 2008
Brief van adviseur van D namens D aan grondverwerver 2 . Op 19 juni 2007 is er reeds een gesprek geweest met de medewerker van DLG en grondverwerver 2. Er is een negatieve reactie van D op aanbod van de locatie C, omdat uitbreiding daar niet mogelijk is. D wil dezelfde uitbreidingsmogelijkheden als op zijn huidige bedrijf. Bij D is verwarring ontstaan omdat een aanbod is gedaan voor het bestaande bedrijf van C, terwijl verwacht werd dat een aanbod zou worden gedaan m.b.t. de nieuwbouwlocatie van C.
11 september 2008
Brief van projectmanager DLG aan D. Namens de GOC De Centrale As worden een verslag en kaartjes toegestuurd in het kader van het landbouwonderzoek De Centrale As. De GOC laat een rapportage opstellen uit de gehouden enquête en koppelt dit t.z.t. terug.
20
10 februari 2009
Projectsecretaris DCA forward e-mail van medewerker projectorganisatie DCA aan grondverwerver 2. Medewerker projectorganisatie DCA informeert de projectsecretaris DCA over haar contact met een broer van D. Fam. D wil zich tot het uiterste verweren om verplaatsing te voorkomen. Ze hebben geen vertrouwen in de onderhandelende partijen.
25 februari 2009
Schadeloosstelling op basis van verplaatsing naar locatie X. A.
Vermogensschade
B.
Financieringsschade
C.
Integrale schaden
D.
Belastingschade Totale schadeloosstelling:
Opgesteld door taxateur 1 8 juli 2009
Specificatie schadeloosstelling D o.b.v. verplaatsing naar locatie C. A.
Vermogensschade
B.
Financieringsschade
C.
Integrale schaden
D.
Belastingschade Totale schadeloosstelling:
Opsteller onduidelijk. Volgens aantekening op 9 juli 2009 besproken met de adviseur van D. Alles onder voorbehoud van goedkeuring namens Gedeputeerde Staten van de provincie Friesland. 16 december 2009
Grondverwerver 2 informeert bij de adviseur van D naar stand van zaken van de realisatie nieuwbouw D op de locatie voormalige percelen C en mogelijke verplaatsing van D en of er concrete acties lopen richting de gemeente inzake het nieuwe bouwblok.
31 december 2009
Gemeente bevestigt ontvangst brief 29 december inzake principe verzoek voor het oprichten van een bedrijf namens D.
8 januari 2010
E-mail van de adviseur van D naar grondverwerver 2 . De adviseur van D deelt mee dat hij de medewerker van de gemeente heeft gebeld over de procedure en dat dit ca. 2-3 maanden kan duren voor een principebesluit.
5 maart 2010
E-mail van grondverwerver 2 aan de adviseur van D met de vraag of deelname aan het project De Nije Pleats iets is voor D (verplaatsing en nieuwbouw).
21
15 april 2010
Formulier terugkoppeling pilot Nije Pleats over Landschappelijke inpassing van het bedrijf D. In de pilotsessie zijn twee varianten uitgewerkt. Variant 1 sluit aan bij de grondeigendommen die bij het nieuwe bedrijf van D kunnen worden betrokken. Variant 2 laat het ontwikkelingsperspectief op het zuidelijk gelegen perceel zien.
14 mei 2010
Brief aan Gemeente aan medewerkers gemeente. Wordt aangegeven dat Z wil meewerken om de mogelijkheden te bekijken van een stuk land in het kader van landruil t.b.v. De Centrale As, maar moet wel een plus inzitten voor hen. Ondertekend door Z.
30 juli 2010
Advies Nije Pleats. Advies is tot stand gekomen met en geaccordeerd door alle in het advies genoemde partijen, o.a. adviseur D, grondverwerver 2 , medewerker 2 DLG. Voorkeur voor variant 1, maar hierbij moeten dan wel de gronden van de kerk worden geruild met andere gronden. Dit zal nader worden onderzocht.
1 oktober 2010
Kostenraming nieuwbouw bedrijf van bouwkundig teken- & adviesbureau 1 aan D.
6 januari 2011
Specificatie schadeloosstelling van D, opgesteld door de adviseur van D. A.
Vermogensschade
B.
Financieringsschade
C.
Integrale onkostenvergoedingen
Totale schadeloosstelling: 7 januari 2011
Specificatie Liquiditeit – geldstroom van D, opgesteld door de adviseur van D. Bedrag extra te financieren is
12 januari 2011
Handgeschreven aantekeningen grondverwerver 2. Bespreking grondverwerver 2 met adviseur van D inzake D. Besproken: Verschillende percelen, waardeverschil landerijen, kadastrale gegevens + grootte zal opgestuurd worden aan adviseur van D.
12 januari 2011
Brief die is ondertekend door projectmanager DCA namens Gedeputeerde Staten. Aanbod gericht aan D tot koop onroerende zaak in vrij te aanvaarden staat voor. Bod geldt tot 27 januari 2011.
17 januari 2011
Brief die is ondertekend door projectmanager DCA namens Gedeputeerde Staten aan D waarin het bod van eind 2010/begin 2011 wordt ingetrokken. In het bod van destijds zaten onduidelijkheden en was niet volledig.
22
21 januari 2011
Brief die is ondertekend door projectmanager DCA namens Gedeputeerde Staten aan D.
(verzonden 24
D wordt, vooruitlopend op de onteigeningsprocedure, een bod gedaan om de
januari 2011)
onroerende zaak vrij van huur en gebruik te kopen voor een bedrag van. De provincie deelt verder mee dat het aanbod onderdeel is van een formeel traject en dat de provincie, in het geval er nog geen overeenstemming (minnelijke verwerving) is bereikt met D, zekerheidshalve een onteigeningsprocedure zal starten.
17 februari 2011
Email grondverwerver 2 aan de adviseur van D over beoordeling van de provincie van de toegezonden bouwkosten m.b.t. nieuwbouw en opties tot het aankopen van percelen t.b.v. D in het kader van bedrijfsverplaatsing van D.
3 maart 2011
Gespreksformulier met samenvatting van overleg tussen D en zijn adviseur met een lid van de GOC en grondverwerver 2 . Een onderhandelingsakkoord is nog niet binnen bereik vanwege grote financiële verschillen. Afspraak wordt gemaakt dat afstemming zal worden gezocht m.b.t. nieuwbouwkosten en dat daarna grondverwerver 2 de adviseur van D weer overleg voeren over de totale schadeloosstelling. Grondverwerver 2 zal nogmaals met taxateur 1 naar de taxatie van de gronden van D en provincie (voormalig C) kijken.
25 mei 2011
Brief van bouwkundig teken- & adviesbureau 1 aan D met een aangepaste kostenraming (meer/minder kosten) met de opmerking dat het niet mogelijk is om een betrouwbare indicatie te geven voor de bouwkosten zoals die zullen zijn wanneer D kan aanbesteden.
20 juni 2011
Specificatie van de schadeloosstelling van D; 1e en 2e optie schadeloosstelling, opgesteld door adviseur van D. e
1 optie: (A.) Vermogensschade en (B.) Financieringsschade samen (C.) Integrale onkostenvergoedingen e
2 optie: (A.) Vermogensschade en (B.) Financieringsschade samen (C.) Integrale onkostenvergoedingen Totale schadeloosstelling: Liquiditeit: adviseur van D stelt dat bedrag X en provincie bedrag Y extra te financieren is. 22 juni 2011
Notitie opgesteld door de adviseur van D m.b.t. schadeloosstelling bedrijfsverplaatsing naar de locatie Y. Verschillende opties ter compensatie/verplaatsing/uitkoping van D.
23
10 augustus 2011
E-mail van grondverwerver 2 aan de adviseur van D met een berekening inzake D: specificatie van de schadeloosstelling m.b.t. D. A. Vermogensschade + B. Financieringsschade is C. Integrale onkostenvergoeding Totale schadeloosstelling:
30 januari 2012
Specificatie (geen formele of ondertekende taxatie) van de schadeloosstelling van D, opgesteld door grondverwerver 2 . A. Vermogensschade + B. Financieringsschade is C. Integrale onkostenvergoeding Totale schadeloosstelling:
31 januari 2012
Specificatie van de schadeloosstelling van D, opgesteld door de adviseur van D. A. Vermogensschade + B. Financieringsschade is C. Integrale onkostenvergoeding Totale schadeloosstelling:
Januari 2012
Overzicht kosten deskundigen bijstand van de adviseur van D t.b.v. familie D.
7 maart 2012
Brief gemeente (ondertekend door medewerker gemeente aan projectorganisatie DCA t.a.v medewerker projectorganisatie DCA. Gemeente informeert DCA dat zij in principe akkoord zijn m.b.t. verzoek van het vestigen van een bedrijf van D op locatie Y.
2 mei 2012
Grondverwerver 2 stuurt de adviseur van D een e-mail met een uitgesplitst overzicht van "de integrale kosten D".
15 mei 2012
Op- en aanmerkingen op de koopovereenkomst door de adviseur van D namens D.
15 mei 2012
Door de provincie ontvangen en door D ingevulde “vragenlijst vooronderzoek” inzake agrarische gronden.
24
24 mei 2012
Concept overeenkomst (met opmerkingen) tussen D en de provincie Friesland (sectordirecteur Provinciale Waterstaat) tot ruiling van registergoederen t.b.v. de aanleg DCA. A. Vermogensschade + B. Financieringsschade is C. Integrale onkostenvergoeding Totale schadeloosstelling:
19 november 2012
Notitie van medewerker provincie aan het management van de Centrale As met het onderwerp: Doelrealisatie aankoop c.q. verplaatsing bedrijf D. Er wordt inzicht gegeven in de doelen die behaald (kunnen) worden met de aankoop van gronden van D buiten het PIP. Geconcludeerd wordt dat een zeer groot deel van de aan te kopen percelen van D direct dan wel indirect ingezet kunnen worden voor diverse doeleinden.
20 november 2012
Taxatierapport bedrijf D. Opdrachtgever: Provincie Fryslân, contactpersoon grondverwerver 2 Opdrachtnemer: Taxateur 1 (getekend) Taxeren van de schadeloosstelling conform het onteigeningsrecht als gevolg van de aankoop van het gehele bedrijf. A.
Vermogensschade terugkoop D
B.
Financieringsschade
C.
Integrale schade
D.
Belastingschade
Totale schadeloosstelling
25
