Verslag van de Controleraad t.b.v. de Algemene Ledenvergadering (voorjaarsvergadering) op 19 mei 2016 (17e verslag) 1. Algemeen. De Controleraad is een onafhankelijk door de Algemene Ledenvergadering (verder ALV) benoemd orgaan binnen het Watersportverbond. De samenstelling, benoeming, taak, wijze van vergadering en de wijze van besluitvorming is vastgelegd in de statuten van het Watersportverbond en in het Reglement van de Controleraad (verder CR). De CR houdt onder meer integraal toezicht op het beleid van het Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen het Watersportverbond. Daarbij is de CR gericht op de doelstellingen van het Watersportverbond. De CR behartigt op deze wijze het belang van het Watersportverbond en de belanghebbenden bij het Watersportverbond. In de ALV legt de CR verantwoording af over het voorgaande verslagjaar. 2. Samenstelling In de ALV van 21 november 2015 is de heer Michel Gijzelaar afgetreden. Tot november 2015 was hij lid en plv. voorzitter van de CR. Wij danken Michel voor zijn inzet voor het Verbond en voor de plezierige samenwerking met hem in de Controleraad. De heer Ramon Frankfort was plv. lid en is thans lid. Ramon Frankfort is tevens bereid gevonden om het plv. voorzitterschap op zich te nemen. Samen met de reeds bestaande vacature zijn er nu twee vacatures voor plaatsvervangend lid. De CR voert op dit moment gesprekken met belangstellenden om in deze vacatures te kunnen voorzien. Behalve de reeds bestaande vacatures zullen er komend najaar nog twee vacatures ontstaan. De voorzitter Pieter Kole treedt dan reglementair af, maar ook Cees van Straaten, specialist op het gebied van accountancy, heeft kenbaar gemaakt dit najaar te willen stoppen. Beide heren hebben er sinds hun toetreding in 2008 de maximale termijn van 8 jaren op zitten. Gelet op het belang van de betreffende functies en het belang van de continuïteit binnen de CR als zodanig is de CR actief op zoek naar geschikte kandidaten om ook in deze komende vacatures te kunnen voorzien. Uiteraard kunnen ook andere belangstellenden zich voor de bestaande en toekomstige vacatures aanmelden. Zij worden verzocht zich in verbinding te stellen met de voorzitter van de CR. Onderstaand overzicht geeft de samenstelling van de CR weer per 31 december 2015. Naam
Functie
Datum (her)benoeming Datum aftreden Herbenoembaar
Pieter Kole
voorzitter
2008 - 2012
najaar 2016
nee
Ric van Wijk
secretaris
2012
najaar 2016
ja
Cees van Straaten
lid
2008 - 2013
najaar 2016
nee
1
Naam
Functie
Datum (her)benoeming Datum aftreden Herbenoembaar
Jan Asselbergs
lid
2008 - 2013
najaar 2017
nee
Ramon Frankfort
lid/plv. vz.
2013
najaar 2017
ja
Vacature
plv. lid
Vacature
plv. lid
3. Verantwoording aan de Algemene Ledenvergadering Op 21 november 2015 heeft ALV (de najaarsvergadering) plaatsgevonden. In deze vergadering is verslag gedaan van actuele onderwerpen in het lopende verslagjaar 2015. De belangrijkste onderwerpen waarover gerapporteerd werd betroffen: - de realisatie en prognoses 2015; - de opdracht aan MISportscompany inzake de ontwikkeling van een nieuwe klantstrategie en het mandaat van de CR; - statuten en HH reglement; - website en verenigingen; - de voorlopige begroting 2016; 4. Vergaderingen Controleraad en Controleraad – Bestuur De CR is in 2015 vijf keer bijeen geweest, waarvan drie keer tevens met het Bestuur. Daarnaast werd over specifieke onderwerpen, zoals b.v. de statuten, in kleiner comité vergaderd. Door de voorzitters werd over de algemene gang van zaken bijgepraat en door Peter de Jong, de penningmeester van het Bestuur en Cees van Straaten namens de CR werden de financiën tussentijds besproken. In het afgelopen verslagjaar zijn in de vergaderingen van de CR naast de onderwerpen waarover in de najaarsvergadering 2015 werd gerapporteerd (zie paragraaf 3.) nog verschillende andere onderwerpen behandeld: - de maandrapportages en de overige informatievoorziening van het Bestuur aan de CR; - de algemene gang van zaken binnen het Watersportverbond; - het meerjaren beleidsplan; - de jaarrekening en het verslag 2015; - de investeringsbegroting; - de toerekening van kosten aan de pijlers; - bijzonderheden in de aanloop naar de OS; - samenwerkingsrelaties; - de sponsoring door Delta Lloyd; - de fusie Staatsloterij – Lotto; - deelneming ISCM; - nieuwbouw zeilcentrum Scheveningen; - update CWO; - de vacatures in de CR; Uit de behandelde onderwerpen is voor deze rapportage de navolgende selectie gemaakt:
2
5. Het beleid en beheer van het Bestuur Onder de huidige naam ‘Bereiken en Binden” is het bestuur in 2014 een project gestart om een antwoord te vinden op de maatschappelijke ontwikkeling van teruglopende ledenaantallen bij de aangesloten verenigingen en veranderende patronen van vrijetijdsbesteding. Doel is om de groeiende aantallen ongeorganiseerde watersporters langs andere wegen te bereiken en nieuwe manieren te vinden om deze watersporters aan het Verbond te binden. De CR heeft de ontwikkeling van een hierop passend beleid van meet af aan ondersteund, maar plaatste eerder kritische kanttekeningen bij het gevraagde mandaat om 2 x 75.000 euro te mogen besteden terwijl daar op dat moment nog geen duidelijk projectplan aan ten grondslag lag. Met een bijzonder mandaat van de ALV aan de CR om de besteding van de bedragen te fiatteren stemde de ALV er in 2014 en 2015 mee in om de gevraagde 2 x 75.000 euro voor het project beschikbaar te stellen. Evenals in voorgaande algemene ledenvergaderingen zult u de komende ALV door het Bestuur worden geïnformeerd over de stand van zaken rond het project Bereiken en Binden. Gelet op het bijzondere madaat aan de CR m.b.t. de besteding van de bedragen hecht de CR eraan om over de uitoefening van het mandaat aan de ALV te rapporteren. In de voorgaande rapportages is aangegeven dat de CR zijn instemming heeft gegeven aan de besteding van de eerste tranche en dat de 2e tranche vermoedelijk begin 2016 van start zou kunnen gaan. Dat laatste is op dit moment nog niet het geval. Aan het bestedingsplan voor de 2e tranche wordt op dit moment hard gewerkt en verwacht wordt dat het plan komende zomer door het bestuur ter fiattering aan de CR zal worden voorgelegd. De CR onderhoudt met het Bestuur een intensieve dialoog over de verschillende aspecten van het project. De latere start van de 2e tranche betkent overigens niet dat er sprake zou zijn van ontoereikende voortgang. De CR is tot dusverre tevreden over het verloop van de 1e tranche. Naast de start up en de organisatorische aspecten van het project zien we in de 1e tranche interessante initiatieven op het aspect ‘Bereiken’ van het project. Bestaande evenementen en communicatiemiddelen worden aangepast en of uitgebreid en actief ingezet om de aandacht op de watersport te vestigen en de belangstelling van watersporters te wekken. Een belangrijk kenmerk in de aanpak is dat het Verbond bij voorkeur partners zoekt bij de feitelijk organisatie en de uitvoering en zichzelf bij voorkeur positioneert als initiator en aanjager. Deze aanpak is kostenffectief en beperkt de benodigde organisatorische spankracht. In de 2e tranche zal nadrukkelijker het aspect ‘Binden’ centraal komen staan. Onderdeel daarvan is het ontwikkelen en aanbieden van nieuwe producten en diensten en het vinden van nieuwe vormen waarmee waterporters een relatie met het Verbond aangaan. 6. Statuten en HH reglement In het najaar kondigde het bestuur een wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement aan. De CR onderkent dat de implementatie van de resultaten uit de 2e tranche van het project Bereiken en Binden een aanpassing van de statuten en reglementen noodzakelijk kan maken. Helemaal zeker is dit overigens niet. De huidige tekst van de statuten behelst al een ruime doelomschrijving. Veel zal afhangen van de manier waarop het Verbond zich in het leveren van goederen en diensten kan en
3
wil positioneren. Een positie als initiator en aanjager, zoals thans in de 1e tranche wordt ingenomen stelt andere eisen dan wanneer het Verbond zich als producent en of leverancier positioneert. De CR heeft het bestuur geadviseerd het proces van de statutenwijziging ten nauwste af te stemmen op de vereisten die uit de 2e tranche naar voren zullen komen. Het bestuur heeft dit advies opgevolgd en de planningen van beide trajecten zullen nader op elkaar worden afgestemd. De CR zal ook bij dit aspect van het project nauw betrokken blijven en het bestuur op gepaste wijze met raad en daad terzijde staan. Los van het bovenstaande heeft de CR al een zeer uitgebreid juridisch advies gegeven over de concept tekst van nieuwe statuten en huishoudelijk reglement, die het bestuur in het najaar 2015 met een groep belangstellende leden heeft besproken. 7. Jaarrekening 2015 en verslag accountant In het verloop van de tussentijdse prognoses en de uiteindelijke resultaten zoals die in de jaarrekening tot uitdrukking komen hebben zich het afgelopen jaar opmerkelijke wisselingen voorgedaan. De in het voorjaar door de ALV vastgestelde begroting kwam uit op een negatief resultaat van € 82.267,-. In het najaar rapporteerde het bestuur aan de ALV dat het resultaat naar verwachting rond € 0,00 zou uitkomen en uiteindelijk wordt in de jaarrekening een negatief resultaat gerapporteerd van € 189,089,-. Dat lijkt met elkaar in tegenspraak en in de meest letterlijke zin is dat ook zo. Een nuancering is evenwel op zijn plaats. Dat het uiteindelijke resultaat € 189.089,- negatief is uitgevallen is het gevolg van de verkoop van het ISCM. Door een lagere opbrengst t.o.v. de boekwaarde moest op de deelneming een verlies van € 221.303,- worden genomen. Het resultaat uit de reguliere activiteiten van het Verbond, aangeduid als operationeel resultaat, kende een positief saldo van € 35.424,-. Op dit saldo moest nog wel een klein verlies uit het resultaat van de deelneming over het afgelopen boekjaar worden afgeboekt van € 3.211,- . Per saldo leverde dit een positief resultaat op van € 32.214,- en ontstond na de afboeking van het verlies van € 221.303,- op de deelneming het negatieve resultaat van € 189.089,-. Doordat de verkoop van de deelneming niet in de begroting was opgenomen bleef deze transactie in de rapportages over de prognoses buiten beschouwing. Pas bij het opstellen van de jaarrekening werd deze mutatie zichtbaar. Hoewel de CR achter de transactie als zodanig staat, het levert het Verbond in de exploitatie namelijk besparingen op, en de CR over het geheel genomen van oordeel blijft dat het bestuur en het bureau het financieel beheer van het Watersportverbond goed onder controle hebben zou het beter zijn geweest wanneer in de maandelijkse rapportages aan de CR en in de tussentijdse rapportage aan de ALV met het effect van deze transactie rekening was gehouden. De CR spreekt de wens uit dat de inrichting van de rapportages hierop worden aangepast. . Hoewel het verlies geen verandering in de liquiditeitspositie van het Verbond teweeg brengt betekent het wel dat het eigen vermogen, de buffer om tegenvallers op te vangen, neerwaarts moet worden bijgesteld. Het aangekondigde verlies in de begroting 2016, waarover meer hierna, komt mede daardoor in een gevoelig licht te staan. Bestuur en CR hebben afgesproken in de loop van het boekjaar nader van gedachten te zullen wisselen over het al of niet aanpassen van de streefnorm van het eigen vermogen. In het verleden is hiervoor in samenspraak met de toenmalige accountant de norm van één maal de vaste lasten (huisvesting, personeelskosten enz.) op jaarbasis vastgesteld. Bij de totstandkoming van de jaarstukken is dit jaar opnieuw gebleken dat oplettendheid en gedegen controle van groot belang blijven binnen het Watersportverbond. In de stukken die de CR ter beschikking kreeg, de concept jaarrekening en het concept verslag van de accountantscontrole,
4
bleken evenals vorig jaar storende fouten te zijn geslopen. Gelukkig hadden de fouten dit keer geen substantiële invloed op het eindresultaat. Tegen de achtergrond van de gebeurtenissen van vorig jaar moeten deze fouten de accountant niettemin extra zwaar worden aangerekend. Men was immers gewaarschuwd. Na overleg met het bestuur heeft een gesprek plaatsgevonden van de CR met de accountant , waarbij ook de penningmeester aanwezig was. Behalve de gepaste excuses zijn door de accountant toezeggingen gedaan om het controleproces beter te borgen. Als concrete maatregel is aangekondigd dat een accountant die niet tot het controleteam behoort een extra laatste kwaliteitscontrole zal verrichten. In het overleg van de CR met het bestuur over de jaarrekening stak het bestuur ook de hand in eigen boezem en gaf zij aan om de zelfcontrole nogmaals aan een kritische beschouwing te onderwerpen. 8. Jaarverslag De CR heeft kennisgenomen van het concept-jaarverslag. Dit geeft volgens de raad een beknopt, maar veelzijdig beeld van een scala aan activiteiten en plannen, die het Watersportverbond ontplooit en waarvoor medewerkers en veel vrijwilligers de credits verdienen. De kansen die het jubileumjaar bood om de watersport en het Watersportverbond te promoten zijn goed aangegrepen en in de opmaat naar de Olympische en Paralympische Zomerspelen van Rio heeft het Verbond een sterke positie verworven in de mededinging naar ondersteuning door NOC*NSF en sponsors. 9. Aanbeveling aan de Algemene Ledenvergadering Overall adviseert de Controleraad de ALV op basis van de ter beschikking gestelde stukken, de verkregen nadere toelichting en de inhoud van het accountantsverslag om de jaarrekening 2015 goed te keuren en het Bestuur decharge te verlenen voor het in het verslagjaar gevoerde bestuur, voor zover dit uit de rekening en verantwoording blijkt. 10. Begroting 2016 en outlook naar volgende jaren. Vorig jaar heeft de CR op deze plaats gewezen op de naderende omslag, die de financiële grafieken van het Watersportverbond te zien geven. Teruglopende subsidies en teruglopende ledenaantallen leggen een extra druk op de inkomsten van het Watersportverbond. De vooruitzichten voor 2016 en volgende jaren zijn financieel gezien niet positief en hoewel de hoop er op gevestigd is dat het project Bereiken en Binden ook een nieuwe bron van inkomsten op gang kan brengen is daar op dit moment nog geen uitzicht op en kan/mag daar bij de beoordeling ook geen rekening mee worden gehouden. De opgave waarvoor het bestuur zich gesteld weet is daarom buitengewoon lastig. Het is enerzijds van groot belang dat het bestuur initiatieven onderneemt om de terugloop van subsidies en (grote) sponsoring te compenseren. Anderzijds noopt de realiteit tot een terughoudend uitgavenbeleid. Wat subsidies en sponsoring betreft is de afhankelijkheid van (sportieve) resultaten groter dan ooit. De scherpte hiervan kwam afgelopen maanden tot uitdrukking in het overleg met NOC*NSF over de financiële ondersteuning van de deelnemende olympische disciplines. Sportief bezien kwalificeerden zich 8 teams voor deelname aan de Olympische Spelen terwijl de eerder door NOC*NSF toegekende middelen deelname van slechts 5 teams mogelijk maakte. De door de goede prestaties gewekte verwachtingen leidden ertoe dat NOC*NSF een extra financiële bijdrage ter beschikking stelt van € 195.000,-. De uitbreiding van 5 naar 8 teams en een intensievere ondersteuning van de al geselecteerde teams was evenwel onder de voorwaarde dat het Verbond zelf ook een extra bijdrage in de kosten van de voorbereiding richting Rio zou leveren.
5
Toen het bestuur de CR hierover consulteerde heeft de CR na ampele overweging zijn steun uitgesproken voor de extra uitgave, dit ondanks het feit dat de opgave voor het bestuur om alles op alles te zetten teneinde de negatieve begroting 2016 sluitend te krijgen hierdoor extra zou worden verzwaard. Het directe belang voor de doelstellingen van het Verbond en de spin-off kansen die aan de uitbreiding van de Olympische deelname verbonden zijn waren voor de CR doorslaggevend om aan het besluit steun te geven. Overigens is aan dit extra Topsportbudget de voorwaarde verbonden dat het bedrag vanaf 2017 integraal vanuit het dan beschikbare Topsportbudget zal worden ‘terugbetaald’. De realiteit op dit moment is dat het bestuur een begroting voor 2016 presenteert die een negatief resultaat laat zien van € 104.130,- . Samen met het gerapporteerde verlies over 2015 van € 189.089,betekent dit dat het eigen vermogen met bijna 3 ton zal dalen en ruim onder de 1 mln zal uitkomen. Op basis van de 10 aanbevelingen van de CR die in de vergadering van 12 mei 2012 door de ALV zijn aangenomen, moet (zoals hiervoor al uiteengezet) het doel zijn om het eigen vermogen op een zodanig niveau te krijgen dat de vaste lasten (voor personeel en huisvesting) een jaar lang voldaan kunnen worden. De stappen die sindsdien in de goede richting werden gezet dreigen nu, nog zonder dat het vastgestelde niveau is bereikt, al weer voor een groot deel, teniet te worden gedaan. De CR beveelt daarom nadrukkelijk aan om de komende maanden een extra inspanning te leveren om het tekort verder terug te dringen. Het bestuur is tegenover de CR een comittment aangegaan om in samenspraak met de CR voorstellen te ontwikkelen die een verbetering van het resultaat binnen bereik moeten brengen. De CR adviseert de ALV tegen deze achtergrond met de begroting 2016 in te stemmen. Tenslotte De CR constateert met instemming dat het Bestuur de uitdagingen in volle omvang benoemt en actief en met veel inzet en durf te lijf gaat. De CR moedigt Bestuur en medewerkers aan het getoonde elan met verve te continueren en wenst hen daarbij veel succes. De Controleraad van het Watersportverbond.
6
