Verslag van de Algemene Ledenvergadering COC Haaglanden d.d. 23 mei 2012
1. Opening door de voorzitter. Wim Rueck, voorzitter, opent de jaarvergadering en heet alle (42)) aanwezige leden van harte welkom. De vereniging heeft een moeilijke periode achter de rug, zowel bestuurlijk als financieel. Henk van de Wetering heeft de laatste maanden de meeste stukken voor de ledenvergadering aangeleverd maar dit heeft wel tot een terugval in zijn herstel en in zijn re-integratietraject geleid. Gelet op de gezondheid van Henk in relatie tot de financiële positie van de vereniging, in het bijzonder de personeelslasten, is zowel het bestuur als Henk tot de conclusie gekomen dat het verstanding is om van elkaar afscheid te nemen. Het nieuwe bestuur zal in overleg met Henk een redelijke regeling treffen. Vervolgens kan de functie van directeur worden opgeheven, worden de personeelslasten aanzienlijk teruggebracht en kan daarmee de gewenste organisatiestructuur vorm krijgen. Tot slot roept de voorzitter op niet teveel achterom te kijken maar ons vooral te richten op de toekomst voor COC Haaglanden.
2. Mededelingen en ingekomen stukken. Met kennisgeving afwezig zijn Hans Beijersbergen, Jolande Fens en Lex Levisson. Ingekomen stukken: a. Bericht van Kees van Beek over aanpassing verslag B.A.L.V. van 12 januari 2012 b. Bericht van Jolande Fens over advies ontbinding arbeidsovereenkomst via de kantonrechter c. Bericht van Jurgen Schouten met aantal vragen over COC Haaglanden d. Bericht van Gerard van Reijssen met aantal vragen over het financieel beleid
3. Vaststellen agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld met als toevoeging dat bovenstaande ingekomen stukken inhoudelijk worden behandeld bij dit agendapunt (3a).
3.a. Behandeling ingekomen stukken: a. Bericht van Kees van Beek over aanpassing verslag B.A.L.V. van 12 januari 2012 Arbeidsovereenkomst is in het bestuur besproken en besloten op basis van selectieprocedure en onderhandelingen, het bestuur op afstand vraagt daarvoor vooraf geen toestemming aan de ledenvergadering, achteraf wordt verantwoording afgelegd. Risico is voor het bestuur. b. Bericht van Jolande Fens over advies ontbinding arbeidsovereenkomst via de kantonrechter Waarom is bij de ontslagprocedure ID-baner gekozen voor een UWV procedure en niet voor de kantonrechter? Met de kennis van nu was dat laatste waarschijnlijk het geval geweest. Het nieuwe bestuur zal daar naar kijken. c. Bericht van Jurgen Schouten met aantal vragen over COC Haaglanden Werkgroep veiligheid en discriminatie kent alleen de voorzitter als lid en heeft geen budget. De werkgroep BAR kan het bestuur vragen om budget voor diploma sociale hygiëne. De tijdelijke vervanging van de directeur kon snel en was praktisch, de naam van de betrokkene als bestuurslid had van de website afgehaald moeten worden. Het bestuur herkent
geen belangenverstrengeling. De accountant vervult de rol van kascontrolecommissie in opdracht van het COC, dit staat ook zo in de statuten van de vereniging. Ook in de periode 2008 tot 2011 is telkens de penningmeester decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid. Het nieuwe bestuur zal een huishoudelijk reglement opstellen om zaken nog beter te regelen, dit komt terug in een algemene ledenvergadering. d. Bericht van Gerard van Reijssen met achttal vragen over het financieel beleid. 1.
Salaris directeur vanaf 1 juni 2008.
Uit de financiële jaarstukken over 2008 tot en met 2011 is niet specifiek het salaris (de loonkosten) van de directeur te lezen. Wanneer gewenst zijn deze personeelskosten door het administratiekantoor ( of door anderen) te specificeren. Dit zal echter tijd vragen en geld kosten. Wel is de jaarlijkse taakomvang te lezen. Bij benadering zijn de loonkomsten over de jaren: 2008
€ 40.000,--
2009
€ 72.000,--
2010
€ 76.000,--
2011
€ 78.000,-=========
Totaal € 266.000,-Hoeveel van deze kosten per jaar voor rekening van de subsidiegever kwamen, is lastig te zeggen omdat de loonkosten in de jaarrekeningen en de verdeling van de kosten nooit op deze manier in de boeken verwerkt zijn. Wel is te zien hoeveel uit andere projecten is doorberekend. 2. Functie directeur in relatie tot “Geoormerkte subsidiegelden”. Subsidieperiode 2007-2010 Vanaf 2007 was er nieuw College van B&W in Den Haag. Wethouder Bert van Alphen kwam met een specifieke homonota. De homo-emancipatie werd ondergebracht bij de afdeling emancipatie. Het budget bestemd voor deze homo-emancipatie bestond uit: - gelden maatschappelijk werk - extra gemeentelijke emancipatiegelden - rijksgelden vanuit de koploperovereenkomsten omschreven in de homo-nota van minister Plasterk. Er was sprake van een budgetsubsidie. Ieder jaar werd met het COC een taakstelling afgesproken. Deze taakstelling werd afgerekend!
3. Middelen vanuit Maatschappelijk Werk Zolang ik het COC Haaglanden ken ( en dat is intussen ruim 8 jaar) hebben cliënten niet of nauwelijks kunnen kiezen voor een vrouwelijke of mannelijk maatschappelijk werker. Simpelweg omdat beide functionarissen nauwelijks samen hebben gefunctioneerd. Deze situatie is geheel bij de heer van Reijsen bekend. 4. Ontvangen bedrag verzekering ziekte-uitkering. In 2011 is € 53.911,-- aan verzekeringsgeld uitgekeerd. 5. Kosten vervanging Interim manager . Voor het bepalen van deze kosten is een specifieke berekening van het administratiekantoor noodzakelijk. Uit de jaarrekening 2011 is een indicatie te geven. Zie hiervoor: Jaarrekening 2011 bladzijde 20 en bladzijde 21 / personeelskosten /lonen en salarissen Het verschil in personeelskosten voor 2010 en 2011 is € 21.480,-- ( € 188.475 minus € 166.955,-) Tel hierbij de uitkering van de verzekering op van € 53.911 De totale kosten van de interim manager over 2011 zijn ongeveer € 75.391,-- (11 maanden in 2011) De interim manager had een 0-urencontract, uurtarief € 34,-Contract is beëindigd op 5 februari 2012. 6. Vaststelling uurtarief en aantal gedeclareerde uren. Vastgesteld door het dagelijks bestuur. 7. Lidmaatschap bestuur van de interim-manager Het dagelijks bestuur heeft verzuimd hem te schrappen als algemeen bestuurslid op de website. 8. Kosten juridische bijstand. € 3016,--
4. Verslag A.L.V. d.d. 20 april 2011 en verslag B.A.L.V. d.d. 12 januari 2012. Het verslag van 20 april 2011 wordt ongewijzigd vastgesteld. Het verslag van 12 januari 2012 wordt aangepast onder punt 4: ‘Kees van Beek stelt dat veel mensen niet wisten dat het contract van de directeur voor onbepaalde tijd was’. Vervolgens wordt ook dit verslag vastgesteld met dank aan de samensteller.
5. Verslag bestuur over activiteiten en acties sinds 12 januari 2012. Op initiatief van leden zijn er twee informele bijeenkomsten gehouden, er kwamen plannen voor een zakenbestuur en een denktank, er zijn gesprekken gevoerd met kandidaat bestuursleden, de ledenvergadering is voorbereid aan de hand van een groot aantal stukken, er is geprobeerd de liquiditeitspositie te verbeteren (Fonds 1818 en teruggave BTW), lopende zaken zijn afgehandeld bij
het wekelijks bestuursoverleg, organisatie 4 mei herdenking en intensieve contacten met de gemeente Den Haag en andere koplopergemeenten.
6. Jaarverslag en jaarrekening 2011 COC Haaglanden. Er is al eerder geconstateerd dat zaken niet goed zijn gegaan en dat met de kennis van nu mogelijk andere keuzes zouden zijn gemaakt, in het jaarverslag heeft het bestuur vooral benadrukt de vele zaken die wel goed zijn gegaan. Bij de jaarrekening somt de penningmeester een aantal oorzaken van het huidige exploitatietekort op. Het jaarverslag en de jaarrekening worden vastgesteld.
7. Accountantsrapport 2011 en verlening decharge penningmeester. Opmerkingen: Zijn alle problemen van 2011 nu opgelost voor 2012? Door de sterke daling van de personeelslasten is dat inderdaad het geval. De inkomsten van Melting Pot en Bastacafé stijgen. Een oplossing voor de ID banen volgt spoedig. Er komt een voorraadcontrole van de bar met tellijsten. Een accountantsverklaring is vereist, de wenselijkheid van een kascontrole wordt in het huishoudelijk reglement verder geregeld. De schuld van de Stichting Roze Stad is als volgt afgehandeld: totale schuld 58.000 euro, 26.000 euro kwijtgescholden door COC Haaglanden en 32.000 voldaan als kortlopende schuld. Het saldo staat nu op nul. De ledenvergadering verleent de penningmeester node decharge voor het gevoerde financieel beleid.
8. Jaarrekening Stichting Roze Stad 2011 (ter kennisneming). De ledenvergadering heeft kennisgenomen van de jaarrekening, zie ook bovenstaande toelichting op de afwikkeling van de schuld aan COC Haaglanden.
9. Ontwikkelingen Stichting Roze Stad/ The Hague Pride 2012. Het doorgaan van The Hague Pride in 2012 is uiterst onzeker. 50.000 euro is door de gemeente toegezegd op een minimale begroting van 150.000 euro. Het bestuur van de stichting bestaat nu alleen nog uit de voorzitter, een nieuw bestuur is onderwerp van discussie. Voorgesteld wordt om in het najaar van 2012 met de leden te overleggen hoe dit allemaal verder zou moeten. Vooralsnog blijkt dat het COC Haaglanden teveel capaciteit kost om dit evenement te organiseren. Wellicht kan PROOOST het zelf organiseren, belangrijk is wel dat de John Blankenstein Prijs kan worden uitgereikt.
10. Liquiditeitspositie COC Haaglanden. 1 (krediet)Hypotheek (door de penningmeester) Zoals op de buitengewone ALV van 12 januari 2012 ook al gemeld, was onze ‘eigen‘ ING-bank niet bereid om ons een lening te verstrekken. Dat gold ook voor de Rabobank. In beide gevallen was de reden, dat het COC geen onderneming is. Op maandag 23 januari 2012 heb ik telefonisch contact gehad met de Gemeentelijke Kredietbank te Den Haag. Deze bank geeft leningen aan mensen die bij een gewone bank geen geld kunnen lenen. Een ander
argument om bij deze bank aan te kloppen was, dat wij op financieel gebied veel samenwerken met de gemeente Den Haag. Desgevraagd werd mij echter verteld, dat alleen aan natuurlijke personen leningen kunnen worden verstrekt en nooit aan rechtspersonen.
Op woensdag 25 januari 2012 zijn Wim Rueck en ik bij De Hypotheker aan de Koninginnegracht te Den Haag geweest. Voor deze hypotheekbemiddelaar werd gekozen omdat zij als grootste onafhankelijke hypotheekadviseur inzicht hebben in de aanbiedingen van alle geldverstrekkers in Nederland. Zij kunnen snel en eenvoudig de verschillende aanbiedingen vergelijken en daarna met de klant bekijken welke aanbieding het beste past bij de voorliggende financiële situatie. Het resultaat is dan een op maat gesneden aanbieding die het meest voordelig is.
Na bespreking van de financiële situatie van COC Haaglanden – waarbij door ons werd aangegeven dat we maximaal € 100.000,00 zouden willen lenen – werd geadviseerd om een zogenoemde krediethypotheek te nemen. Een krediethypotheek is een flexibel doorlopend krediet met in ons geval het eigen kantoorpand als onderpand. Bij een krediethypotheek wordt van tevoren een kredietlimiet afgesproken met de geldverstrekker. Binnen deze kredietlimiet kan zo vaak als we willen geld opgenomen of afgelost worden, totdat de afgesproken limiet is bereikt. Er wordt alleen rente betaald over het opgenomen bedrag. Tot op heden is nog geen aanbieding van De Hypotheker ontvangen omdat de jaarrekening 2011 nog niet kon worden overlegd. Wel werden al die van 2009 en 2010 verstrekt, evenals een uittreksel inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een kopie van de WOZ-waardebepaling. De gemeente heeft de subsidiebetaling naar voren gehaald en er komt een nieuw boekhoudprogramma. 2. Verkoop COC-pand (door de penningmeester) Daarnaast is als een mogelijke optie bedacht het verkopen van het in bezit zijnde COC-pand. Door de gemeente De Haag is de WOZ-waarde (peildatum 01-01-2011) daarvan bepaald op € 420.000,00. Het is natuurlijk de vraag of een mogelijke verkoop dit bedrag ook daadwerkelijk opbrengt. De eventuele opbrengst kan na de verkoop op de bankrekening komen te staan en / of kan (al dan niet gedeeltelijk) belegd worden. N.B. Bij deze optie dient de inhuur van werkplekken in het dan verkochte pand, dan wel elders (bijv. in het Nutshuis te Den Haag) te worden meegenomen
11. Begroting 2012 en begroting en werkplan 2013. De begrotingen zijn in overleg met de gemeente Den Haag opgesteld in verband met de subsidie 2012 en 2013. De voorgestelde begrotingen en werkplan worden vastgesteld.
12. Bestuursverkiezing. Het stembureau met Maxim van Ooijen, Peter Koetsveld en Stefan van Velthoven wordt door de ledenvergadering benoemd, waarbij eerstgenoemde de voorzitter is. Herkiesbaar is Wim Rueck (voorzitter) en niet herkiesbaar zijn Cor Verbree (secretaris), Johan Bodrij (penningmeester) en Eric Verwaijen (algemeen bestuurslid). De kandidaat bestuursleden stelen zich voor waarna er een verkiezing volgt. Uitslag (voor-tegen-blanco): • Wim Rueck (voorzitter) (37-3-1) • Wilbert van Diemen (secretaris) (34-4-3) • David van Es (penningmeester) (38-3-0) • Sabbah AL Hindawey (40-1-0) • Roxanne van den Berg (40-1-0) • Bram Meijer (37-1-3) De voorzitter dankt de afgetreden bestuursleden voor hu n inzet, informeel wordt later afscheid van heb genomen, vervolgens heet hij de nieuw gekozen bestuursleden van harte welkom.
13. Rondvraag. a. b. c. d.
Gerard van Reijssen: dank aan alle vrijwilligers van COC Haaglanden Renate den Heijer: formalisering status transgenders bij COC Haaglanden Peter Koetsveld: verzoek om accountant decharge aan de penningmeester te verlenen Barbara van Gelder: alleen The Hague Pride organiseren als het goed is voor onze vereniging COC Haaglanden
14. Sluiting door de voorzitter. De voorzitter sluit precies om 22.00 uur de prettig verlopen ledenvergadering, dankt iedereen voor zijn of haar inbreng en nodigt alle leden uit om in Bastacafé een drankje te nuttigen.
Cor Verbree, secretaris 23 mei 2012
