Verslag themabijeenkomst: Wilt u ook ‘Iets met Integriteit’? Op 16 januari jl. was het zover: vanuit veiligheidsregio’s uit het hele land kwamen medewerkers en bestuurders naar Amersfoort om daar met elkaar in gesprek te gaan over integriteit. Een middag die werd gefaciliteerd en voorgezeten door onderzoeks- en adviesbureau BING. Met de vraag ‘Wilt u ook ‘Iets met Integriteit’?’ als kapstok, is het onderwerp in de volle breedte behandeld. Wat betekent integriteit binnen de context van veiligheidsregio’s? Wat zijn de inherente risico’s binnen deze jonge organisaties? Krijgt het thema voldoende aandacht en hoeveel aandacht is eigenlijk nodig? De middag werd gestart met een kennismakingsronde, waarbij deelnemers uiteenlopende associaties hadden met de thematiek. Waar sommigen het onderwerp integriteit zagen als iets persoonlijks wat ‘in je moet zitten’, was het onderwerp voor anderen onlosmakelijk verbonden met het gehele functioneren van veiligheidsregio’s. Voor de één is integriteit een karaktereigenschap en voor de ander is het iets wat zeker valt aan te leren. Alle aanwezigen zijn het dan ook eens dat veiligheidsregio’s ‘Iets met Integriteit’ moeten doen. Daarbij is door enkele aanwezigen benoemd dat de rol om het onderwerp te agenderen, ‘soms aanvoelt als ware ik een Don Quichot’. Het beeld dat uit de verschillende regio’s naar voren kwam, is dat het beleid tot op zekere hoogte op papier wel is uitgewerkt, maar dat het nog moeite kost om het onderwerp daadwerkelijk te implementeren, te laten landen in de organisatie. Sommige veiligheidsregio’s kennen al wel een integriteitfunctionaris of integriteitcoördinator die een aanjagende rol heeft op dit thema.
Integraal aandacht voor integriteit: de veiligheidsketen Na de kennismaking was het tijd voor een korte inleiding op het thema door Irene Nijhof, directeur training en advies bij BING. In haar presentatie gaat zij allereerst in op de vraag: ‘Wat verstaan wij nu eigenlijk onder integriteit?’ Een werkdefinitie van integriteit is volgens haar ‘het handelen in overeenstemming met maatschappelijk geaccepteerde normen en waarden in het algemeen en met de specifieke normen en waarden die gelden binnen een organisatie in het bijzonder’. Het gaat dus binnen een professionele context niet over het feit of een persoon wel of niet integer is, maar over het gedrag van die persoon: het handelen in een specifieke situatie. Integriteit benaderen vanuit het handelingsperspectief maakt het onderwerp veel kleiner en concreter, en dus ook veel gemakkelijker bespreekbaar. Irene geeft ook haar visie over hoe je dit lastige onderwerp als organisatie op kan pakken. Organisaties doen er goed aan om zowel in hun infrastructuur integriteit te borgen (integriteitbeleid) alsook in culturele zin te bouwen aan een integere cultuur. Het investeren in integriteit koppelt Irene in haar presentatie aan de welbekende Veiligheidsketen. Alle fases van deze keten vertonen relaties met elementen van integriteit. Zo kan over Proactie worden gesteld dat dit een fase is waarin structurele oorzaken van interne onveiligheid en mogelijke integriteitschendingen inzichtelijk worden gemaakt. Een dergelijke analyse laat zien waar en wanneer medewerkers in de verleiding komen om over de scheef te gaan.
1
Tools om dit inzichtelijk te maken, zijn bijvoorbeeld het uitvoeren van een risicoanalyse of een integriteitaudit. Preventie houdt in dat er maatregelen worden getroffen ter voorkoming van het ontstaan van interne incidenten: maatregelen die zorgen dat medewerkers niet meer in de gelegenheid kunnen komen om grenzen op te zoeken. Daarbij is een onderscheid te maken tussen ‘harde’ investeringen, zoals het werken aan een veilig werkklimaat (het vastleggen van een normenkader in beleid, gedragscodes, checks and balances, meldings- en klachtenregelingen), en ‘zachte’ maatregelen, zoals werken aan een veilige werksfeer en bewustwording
(bijvoorbeeld door communicatie en workshops).
Proactie - Interne veiligheid en integriteit - Inzicht in kwetsbaarheden - Latente risico's - Veilig werkklimaat bouwen
Nazorg
Preventie
- Rehabilitatie/Disciplinaire maatregelen - Zorg - Actualisatie van infrastructuur - Levend houden van integriteit - Helpdesk
- Beleid en infrastructuur bouwen - 'Harde' kant - Werken aan integere cultuur - Bewustwording
Preparatie Repressie
- Leidinggeven aan integriteit - Vaardigheden - Waarnemen en bespreekbaar maken - Handhaven
- Opschalen en duiden incidenten - Crisisaanpak - Wel of geen onderzoek - Integriteitdilemma's oplossen
Preparatie betekent voorbereid zijn op mogelijke incidenten. Irene vertelt hier dat vooral leidinggevenden ondersteund dienen te worden om goed voorbeeldgedrag te vertonen, maar ook om mogelijke kritische gebeurtenissen in een vroegtijdig stadium waar te nemen en bespreekbaar te maken. Arjen Littooij zal later op de middag vertellen wat zijn veiligheidsregio op dit gebied allemaal doet. De ervaring leert dat veel integriteitschendingen in het klein beginnen én in het zicht van collega’s! Daarom is het van groot belang dat leidinggevenden zich bewust zijn van wat er zich afspeelt binnen hun team. Wanneer vermeende integriteitschendingen zich aandienen, tijdens de repressiefase, is het volgens Irene cruciaal hoe een en ander wordt opgepakt binnen de organisatie. De leiding dient zich bewust te zijn dat integriteitschendingen kunnen leiden tot crisis en dus ook een dergelijke aanpak verdienen. Er dient adequaat te worden opgeschaald en gehandeld. Later op de middag wordt dit onderwerp nader bekeken door Bart Klijnsma.
2
Nazorg gaat over het treffen van maatregelen om terug te keren naar de gewone gang van zaken. Dit kan gaan over rehabilitatie, maar net zo goed over het treffen van disciplinaire maatregelen. Ook dienen lessen te worden getrokken uit hetgeen er gebeurd is. De koppeling van integriteit aan de Veiligheidsketen, werd door betrokkenen als interessant gezien om het onderwerp aanspreekbaar en herkenbaar te maken binnen hun veiligheidsregio’s.
Integriteit is een opdracht voor leiders Tweede spreker van de middag is Arjen Littooij, algemeen directeur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Hij begint zijn presentatie met de constatering dat het goed is dat het onderwerp deze aandacht krijgt. De observatie dat niet vanuit alle veiligheidsregio’s medewerkers/bestuurders aanwezig zijn bij de themabijenkomst, bevestigt zijn beeld dat het thema integriteit nog niet zo leeft. Tegelijkertijd is hij hoopvol dat themamiddagen zoals vandaag, bijdragen aan het agenderen en bespreekbaar maken van integriteit en omgangsvormen. Binnen de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond neemt integriteit een prominente plaats in, zo stelt Arjen. De kernbegrippen binnen zijn veiligheidsregio zijn ‘open, transparant en eerlijk’; alle begrippen die volgens hem raken aan integriteit. Om medewerkers bewust te maken van integriteit, is het goed om het onderwerp zelf belangrijk te maken. Dit begint volgens Arjen al bij de aanstelling van medewerkers. Ambtenaren van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond leggen de ambtseed/-belofte af bij burgemeester Aboutaleb in de Burgerzaal van het stadhuis. Volgens Arjen laat deze traditie medewerkers zien dat het thema serieus wordt genomen binnen de veiligheidsregio. Het ritueel appelleert ook aan een gevoel van trots bij de medewerkers; er wordt dan ook een oorkonde uitgereikt en een gezamenlijke foto gemaakt op de trappen van het stadhuis. Als directeur zegt Arjen ook een belangrijke rol te vervullen bij het uitdragen van integriteit en het beleid. Zo besteedt hij de nodige tijd om met de nieuwe medewerkers te sparren over het onderwerp. Hoe zou je handelen in bepaalde situaties? Wat denk je dat het effect kan zijn van een bepaalde actie? Hoe zou de burger hier tegenaan kijken? In deze gesprekken wordt voor medewerkers duidelijk dat bijna niets zwart-wit is en dat het niet vanzelfsprekend
is
dat
collega’s
hetzelfde reageren op dilemma’s. Tevens leren medewerkers dat de norm ook kan verschuiven met de tijd. Wat vroeger heel normaal was, kan nu eigenlijk niet meer, zeker niet voor de beeldvorming van het publiek. Te denken valt aan het accepteren van het aanbod van een leverancier voor een buitenlandse ‘zakelijke’ trip om nieuw groot materieel te bekijken. Of het uitlenen van bedrijfsmateriaal om in het weekend bij te klussen. Via Twitter-account @ArjenLittooij, enkele dagen na de themabijeenkomst. Foto VRR: Maarten van der Voorde.
3
Integriteit is volgens Arjen dus iets wat continu onderhoud nodig heeft en dit kan door er samen alert op te zijn en door het gesprek erover aan te gaan. Waar het bespreken van dilemma’s relatief laagdrempelig is, is dat bij aanspreken in zekere zin een ander verhaal. Iemand aanspreken op integriteit roept namelijk snel weerstand op, zo stelt Arjen. Daarbij maakt de structuur en cultuur van veiligheidsregio’s dit ook niet eenvoudig. Arjen wijst als voorbeeld op de kwetsbaarheid bij 24-uursploegen. Een groep die bijzonder intensief samenwerkt en een familieband opbouwt. Hoe spreek je in zo’n situatie je collega aan, in de wetenschap dat je ook na dat gesprek verder met elkaar moet? Dit vergt lef en vertrouwen. Om de kans op succes te vergroten, zijn volgens Arjen twee zaken cruciaal: 1) voorbeeldgedrag van leidinggevenden en 2) het goede gesprek voeren zonder belerende vinger. Wat staat veiligheidsregio’s waar het onderwerp nog nauwelijks aandacht krijgt eigenlijk te doen? Arjen is van mening dat het essentieel is dat de top het onderwerp oppakt en het onderwerp deelt. Op deze manier zul je zien dat ook anderen er meer en gemakkelijker over beginnen te spreken. Tevens dient de top natuurlijk zelf het goede voorbeeld te geven, in woord en in daad. De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond heeft ook een integriteitfunctionaris die zorgdraagt voor het beleid en een aantal vertrouwenspersonen waar medewerkers terecht kunnen voor hulp. Verder dient er aandacht te worden besteed aan bewustwording en een open en transparante cultuur. Binnen de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond krijgen leidinggevenden dan ook extra trainingen hoe om te gaan met het thema integriteit en hoe medewerkers aan te spreken. Een organisatie dient immers continu duidelijk te maken wat zij van haar medewerkers verwacht. Waar het goed is om in de preventieve fase met elkaar in gesprek te gaan, is het tegelijkertijd goed op om te treden in de gevallen dat het mis gaat. ‘Zachte heelmeesters maken stinkende wonden’, is daarbij een uitspraak die zeker opgaat. En als je optreedt, zorg dan dat je op een heldere wijze richting de organisatie communiceert wat er is gedaan en waarom de organisatie heeft gehandeld zoals ze heeft gedaan. Dit voorkomt ruis en biedt duidelijkheid aan de medewerkers, aldus Arjen. Arjen sluit af met het devies: integriteit binnen veiligheidsregio’s is een opdracht!
Integriteitvraagstukken leiden tot crisis Na de presentatie van Arjen, is het woord aan Bart Klijnsma van Crisisbeheersing.nu. ‘Crisis leidt tot integriteitvraagstukken en integriteitvraagstukken leiden tot crisis’, zo werd eerder op de middag al benoemd door Irene. Bart haakt hier op aan met de stelling dat kritieke integriteitschendingen vragen om een crisismanager, waarbij er wellicht wel een rol is weggelegd voor veiligheidsregio’s. Hij oppert daarbij als prikkelende verkenning dat veiligheidsregio’s zouden kunnen kiezen voor een nieuw ramptype, te weten ‘integriteitschendingen’. Ter illustratie heeft Bart een integriteitcase uitgewerkt die vorig jaar heeft gespeeld bij een Nederlandse gemeente.
4
Een analyse van de aanpak destijds laat parallellen zien met een crisisaanpak: opschalen, het instellen van een crisisklok, beeldvormen, oordeelsvormen en besluitvormen, scenariodenken en het bijhouden van bijvoorbeeld een logboek. De vraag wordt gesteld of er een rol is weggelegd voor veiligheidsregio’s in zo’n situatie. De discussie ontstaat met aanwezigen over de (enge versus ruime) rolbenadering van veiligheidsregio’s, waarbij wordt bevestigd dat er meer en meer ruimte is voor ‘sociale veiligheid’. Ten aanzien van ‘integriteitcrisis’ bij crisispartners, benoemen de aanwezigen dat zij voor de veiligheidsregio een voorzichtige rol zien. Als veiligheidsregio is het niet gepast/gewenst om je proactief te mengen in een gemeentelijke aangelegenheid. Wat wel zou kunnen, is dat crisispartners zelf de veiligheidsregio weten te vinden voor advies. De kennis en expertise die veiligheidsregio’s hebben op dit gebied, kan een goede ondersteuning zijn, bijvoorbeeld door op te treden als technisch voorzitter van crisisberaden bij een overheidsorgaan dat kampt met een omvangrijke integriteitcrisis.
Netwerk voor Veiligheidsregio’s: Samen voor Integriteit Als slot van de middag wordt een blik op de toekomst geworpen. Gezamenlijk wordt uitgesproken dat het uitwisselen van kennis en ervaring waardevol is en dat contactmomenten zoals deze themabijeenkomst vaker dienen plaats te vinden. Dit geldt volgens de aanwezigen voor alle functiecategorieën die zich op de een of andere manier bezighouden met integriteit: bestuurders, beleidsfunctionarissen, leidinggevenden, vertrouwenspersonen en dergelijke. Het uitwisselen van ervaringen binnen een netwerk geeft vertrouwen aan mensen over de wijze waarop zij het zelf oppakken binnen hun veiligheidsregio en biedt tegelijkertijd inzicht in de stappen die nog te zetten zijn. De middag wordt afgesloten met het voornemen voor de oprichting van een netwerk: ‘Veiligheidsregio’s: Samen voor Integriteit’. Een vruchtbaar eind van een inspirerende en leerzame middag. Het netwerk bestaat op dit moment uit ongeveer vijfentwintig personen. Wilt u weten wie dit zijn? Sluit u dan aan bij het netwerk en ontvang een deelnemerslijst voor uitwisseling van kennis en ervaringen. Meer informatie over het netwerk en over integriteit vindt u op onze website: www.bureauintegriteit.nl. Neemt u gerust contact met ons op voor vragen of opmerkingen: E-mail
:
[email protected]
LinkedIn : www.linkedin.com/company/bing Twitter
: @bureaubing
5
