Verslag Studentenraadvergadering Studentenraad
Aanwezig SR: Frans Bogaert (ambtelijk secretaris); aantal pagina's: 5 Hans Egtberts; Janny de Jonge; Jan van Knippenberg (voorzitter); Heleen Koppejan; Katrien Leyers; (vice voorzitter); Mieke Mertens notulist:Mieke Mertens (secretaresse); Hanneke Quaedvlieg Marcel Zijlstra Afwezig met kennisgeving: Anne Puchler; Bert Verleysen datum: 8 mei 2012 SR U12/028 Vastgesteld op 19 juni 2012
Agenda 1. Opening en conceptagenda (SRU12/020) 2. Mededelingen Mededelingen commissies 3. Vaststellen conceptverslag SR-vergadering d.d. 10.04.2012(SR U12/017) inclusief actiepunten 4. Postlijstje t/m week 018-2012 (SR U12/019) 5. Ideeënbus 6. Communicatiemiddelen SR 7. Gebruik besloten discussiegroep/dossier Sr 8. Computertentaminering 9. Vacatiegeldvergoeding niet SR-bijeenkomsten 10. Aantal tentamenmogelijkheden 11. Modulair 12. Rondvraag 13. Evaluatie vergadering Sluiting 1
Opening en conceptagenda Jan van Knippenberg, voorzitter, opent de bijeenkomst en heet alle aanwezigen van harte welkom. Aanvullende agendapunten zijn: 1. wie namens de SR wil toetreden tot de werkgroep van (Open Universiteit Extra) OUX en 2. wie interesse heeft om in het werkgroepje inhoudelijke voorbereiding gezamenlijke training OR/SR zitting te nemen.
2
Mededelingen Er zijn twee afwezigen met bericht van verhindering te weten Anne Püchler en Bert Verleysen. Voor de juni bijeenkomst melden Marcel Zijlstra en Hanneke Quaedvlieg zich alvast af. Mededelingen commissies: Janny de Jonge meldt dat zij recentelijk een bijeenkomst heeft bijgewoond van het ISO. o.a. is besproken het toetreden van een nieuwe studentenorganisatie van een reeds bestaand universiteitslid. Het betreft een strenge procedure waarbij men voor het eerste jaar aantreedt als adjunct-lid. Daarnaast is er ook gesproken over kortingen op deeltijdstudies. Janny de Jonge en Katrien Leyers geven tijdens de juni bijeenkomst een presentatie over de EADTU Student Council’; beiden hebben tijdens de lunch gesproken met de managing director en een medewerker van de EADTU. De afspraken die daar zijn gemaakt worden meegenomen bij de presentatie. Janny heeft ook geparticipeerd aan een bijeenkomst van de HBO-raad aangaande ‘een professionele aansluiting op de arbeidsmarkt’.
3
Conceptverslag 10 april 2012 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld; de afgehandelde actiepunten worden afgevoerd.
4
Postlijstje tot en met week 18 Er zijn geen concrete vragen over het postlijstje. Janny: Het College van bestuur heeft besloten om per 1 juli 2012 te stoppen met het faciliteren van de Libelle Academy
bezoekadres: Valkenburgerweg 177 Heerlen postadres: Postbus 2960 6401 DL Heerlen T 045 - 576 22 22
2
061 HQ
062 HQ
in de studiecentra Groningen en Utrecht. Sinds 1 september 2011 maakt Libelle Academy gebruik van de studiecentra in Groningen en Utrecht voor haar workshops en cursussen. Libelle Academy is een initiatief van Sanoma Media Netherlands. Het gebruik van twee studiecentra van de OU als locatie voor Libelle Academy leidde tot het uitspreken van ongenoegen van deze actie door de Sr. Een nadere kennismaking op bestuurlijk niveau en een verkenning van verdere samenwerkingsmogelijkheden. Het CvB heeft na de verkenning besloten om geen verdere stappen te zetten in het proces van strategische samenwerking met Sanoma. Consequentie van dit besluit is ook dat per 1 juli 2012 gestopt wordt met het faciliteren van de Libelle Academy in de studiecentra Groningen en Utrecht. De vergadering besluit om het College schriftelijk te laten weten dat de Raad verheugd is met dit bericht. De SR heeft zich namelijk hiervoor hard gemaakt. Hanneke Quaedvlieg maakt een opzet voor deze brief. * De SR heeft op verzoek van een student het College een suggestie aan de hand gedaan om het mogelijk te maken via de webshop cadeaubonnen te verkopen, die bij cursusaankopen ingewisseld kunnen worden. Het College vindt dit een sympathieke gedachte maar heeft toch besloten de suggestie niet te volgen. Naar mening van het CvB pas de verkoop van cadeaubonnen niet bij het imago van de OU als publiek bekostigde aanbieder van academisch onderwijs. De betrokkenheid en het initiateif van de SR wordt wel zeer op prijs gesteld. Hanneke verstuurd een schriftelijk bericht naar de studente die het idee heeft geopperd. Onderliggende stukken voor de agenda: De vergadering besluit dat stukken die het ambtelijk secretariaat ontvangt, nadat de agenda (met onderliggende documenten) voor de eerstvolgende vergadering is verzonden, worden verzameld voor de bijeenkomst van de daarop volgende maand. De onoverzichtelijke informatiestroom in de vorm van de verzending van mailberichten met bijlagen tussen twee vergaderingen door, wordt hierdoor teruggebracht. Dit geldt natuurlijk niet voor documenten waarbij de urgentie hoog is en acute aandacht wenselijk is; hiervan worden de leden direct in kennis gebracht.
5
Ideeën Bus Heleen Koppejan heeft een mail ontvangen van een studente die het idee oppert om meer aandacht te vragen voor het bestaan van een ideeën bus en om deze vervolgens op studienet plaatsen zodat andere studenten ook worden gestimuleerd om ideeën te spuien. De vergadering besluit om dit voorstel onder de aandacht te brengen van het IPO. Het is in deze wel essentieel dat de ideeën worden opgevolgd. 063 HQ Hanneke zal een mail opstellen voor Kathleen Schlusmans. 6
Communicatiemiddelen SR Frans Bogaert heeft, voor dit onderwerp nader toe te lichten, een overzicht gemaakt van mogelijke communicatiedoelstellingen, doelgroepen, kanalen en media. Het overzicht wordt plenair besproken. De vraag rijst welke middelen wij, naast Modulair, kunnen, willen en mogen gebruiken. De vergadering stelt voor deze vraag voor te leggen aan Kathleen. Heleen zegt dit op zich te willen nemen. Het is in deze niet onbelangrijk dat men zich ervan bewust is wat men wenst te bereiken en de wijze van weergeven. Heleen oppert het idee om een externe discussieruimte voor de SR te realiseren (in de kroeg) waardoor deze meer zichtbaar is en toegankelijk wordt. Als handvat wordt het document van Frans gehanteerd.
7
Gebruik besloten discussiegroep. Jan van Knippenberg voert het idee aan om de discussieruimte in de besloten SR ruimte weer opnieuw te activeren. Hij suggereert dit naar aanleiding van het punt omtrent het aantal tentamenmogelijkheden per jaar. Deze kwestie is reeds eerder aangekaart tijdens een overleg met de Raad van decanen. De intentie van Jan is om die discussiegroep als een soort van digitale dossierkast in te richten en waarin het mogelijk is de historie van een bepaald onderwerp te kunnen volgen (‘levend’ archief); een vorm van naslagwerk. 064 JvK/HQ Hanneke en Jan zullen een lijst van onderwerpen opstellen. Vervolgens zal het ambtelijk secretariaat trachten eea. vorm te geven.
SR U12/0282 Vastgesteld op 19 juni 2012
3
8
065 HQ
9
Computertentaminering Na problemen met het Computer Based Tentaminering (CBT)-systeem worden sinds woensdag 11 april 2012 de tentamens via papier afgenomen. Het systeem wordt nu uitvoerig getest en zodra de betrouwbaarheid weer gegarandeerd kan worden, worden de computergebaseerde tentamens weer afgenomen. De computergebaseerde tentamens van de Open Universiteit worden gehost via Stoas. Onlangs heeft Stoas het datacenter in Wageningen verhuisd naar het gecertificeerde Datacenter van BIT in Ede. Na deze verhuizing waren er op 10 april 2012 problemen bij het afnemen van computergebaseerde tentamens waardoor uiteindelijk bij vier studenten het resultaat van het tentamen niet kon worden vastgesteld. De Commissie voor de examens heeft deze vier studenten ter compensatie een gratis tentamenkans aangeboden. Voorgesteld besluit: Brief aan College van bestuur waarin tijdelijke stopzetting CBT wordt geadviseerd tot een grondige ‘fail safe’ test fase is doorlopen. De vergadering gaat akkoord en is bovendien van mening dat de OU in deze imagoverlies leidt. De brief zal in kopie worden gericht aan het College van Hoogleraren en Directeuren.en de Raad van toezicht. Hanneke maakt in eerste instantie een opzet voor de leden van het Dagelijks bestuur alvorens de brief definitief wordt verzonden naar het College etc.. Vacatiegeldvergoeding niet SR-bijeenkomsten Hans licht de uitgebreide memo die hij heeft geschreven voor o.a. dit punt te bespreken, nader toe. Er zal een hersteloperatie worden uitgevoerd voor de boekingen, zodat deze wel te vergelijken zijn met de door de SR opgestelde begroting 2012-2013. De bestaande declaratieformulieren krijgen een iets ander uiterlijk doordat het meteen het juiste grootboeknummer staat vermeld. Daarmee voorkomt men fouten. Ook de algemene declaratie door het ambtelijk secretariaat wordt ingediend na afloop van de SR-vergaderingen (tbv. Reiskosten, onkosten etc.) wordt op vergelijkbare wijze aangepast. Bij de start van de nieuwe zittingsperiode heeft de SR besloten om de vacatiegeldvergoeding op te splitsen in een (belastbaar) deel in de vorm van vacatiegelden (alleen uitgekeerd bij deelname aan de vergadering) en een onbelastbaar deel onkostenvergoeding (beiden € 60,-- per maand. De penningmeester houdt o.b.v. de presentielijsten samen met het ambtelijk secretariaat bij wie afwezig is/zijn en geeft tijdig een signaal aan de voorzitter. Hans Egtberts roept de SR-leden op mocht men voor een vergadering van een ander gremium van de OU een vergadering bijwonen waarvoor een eigen vacatie- en reiskostenvergoeding geldt, een eventuele declaratie daar in te dienen. De penningmeester is van mening dat er in de begroting 2012 geen ruimte is voor additionele vacatiegeldvergoedingen, aangezien de begroting 2012 net sluitend is en de begroting 2013 zelfs een licht tekort vertoont t.o.v. het budget dat de SR ter beschikking heeft. De penningmeester stelt voor het besluit van 20 augustus 2011 te herzien en te besluiten dat SR-leden uitsluitend in aanmerking komen voor een reguliere vacatiegeldvergoeding van€ 60,-- per SR/ OR/SR vergadering, waarbij voor die laatste vergadering geldt dat dit uitsluitend het geval is wanneer een OR/SR-vergadering niet valt op dezelfde dag als de reguliere SR-vergadering. Het merendeel van de aanwezigen stemt hiermee in. Het voorstel van de penningmeester is daarmee aangenomen. Besluit: dit onderwerp evalueren over 1 jaar.
10 Aantal tentamenmogelijkheden Deze kwestie is reeds meerdere malen tijdens een mondelinge bijeenkomst met de Raad van decanen aan de orde gesteld. De SR heeft tot op heden nog geen officieel antwoord ontvangen wellicht is dit aan de aandacht van de RvD ontglipt. De vergadering stelt voor dit opnieuw onder de aandacht van de RvD te brengen in de vorm van het sturen van een reminder aan de secretaris van de RvD. Het aantal tentamenmogelijkheden uitbreiden van drie naar vijf bevordert de doorstroming en de flexibiliteit. De SR wenst een bij voorkeur schriftelijk gemotiveerd standpunt van de RvD waarbij ook verwezen dient te worden naar de resultaten van studentinzicht 7 en 10. 066 AS Het ambtelijk secretariaat zal een mail sturen naar Steven Schoevaart, secretaris RvD.
SR U12/0283 Vastgesteld op 19 juni 2012
4
11 067 BV 068 SR 069 JdJ 070 MZ
Modulair Bert Verleysen zal een artikel schrijven voor Modulair 7 inzake de bibliotheekcommissie. In Modulair 8 zullen de nieuwe leden zich kort voorstellen. Janny de Jonge stelt zich beschikbaar voor het schrijven een artikel in Modulair 1 en Marcel Zijlstra zal een bijdrage leveren voor Modulair 2.
12 Rondvraag * In het Kernteam van OUX zal namens de SR zitting nemen Hanneke Quaedvlieg met Janny de Jonge als secondant. In deze is sprake van een Pilot waarbij een vertegenwoordiging van de SR niet mag ontbreken. * Janny de Jonge en Heleen Koppejan zullen zich tezamen met twee leden van de OR buigen over de inhoudelijke invulling van de gezamenlijke training die zal plaatsvinden in september a.s.. 071 HQ * Hanneke Quaedvlieg zal zich buigen over een brief aan het College van bestuur waarin de SR pleit voor het behouden van het systeem van P. Bluming (lijsten begeleidingsbijeenkomsten en brievencircuit aan studenten). Peter gaat namelijk op korte termijn met pensioen. Genoemde functionaliteiten mogen niet uit de lucht gaan voordat er vervanging is. * Het punt van de imagoverbetering agenderen voor de bijeenkomst van 19 juni a.s.. De SR is onvoldoende zichtbaar. Plan van aanpak bespreken. De vraag is voor wie men zichtbaar wenst te zijn. Jan sluit om 16.00 uur de bijeenkomst.
ACTIEPUNTENLIJST VERGADERING STUDENTENRAAD d.d. 08.05.2012 Nr
ontstaan c.q. aangepast
Omschrijving
wie
datum
Doorlopende actiepunten 2010 067
BV
doorlopend
136
18.05.2010 Reactie College aangaande ‘Vlaanderen’ en toekomst afstandsleren in Vlaanderen blijven opvolgen 19.10.2010 Svz opstart Student Council eenmaal per kwartaal agenderen voor SRvergadering 2012
AS/HE
doorlopend
015
14.02.2012 Contacten onderhouden met FOCs
HE/BV
Doorlopend
016
14.02.2012 Andere wijze van communiceren met studenten buiten Modulair om
FB/HQ
Mrt. 2012
035
20.03.2012 Voorstel Heleen inzake imagoverbetering in portefeuille houden voor de beoogde themagroepen 10.04.2012 Aanpassen totaaloverzicht van commissies en dit vervolgens naar de SR mailen 10.04.2012 Besluitenlijst toevoegen
FB
Doorlopend
FB
April 2012
AS
Doorlopend
10.04.2012 Shortlist mailen inzake problemen die worden gesignaleerd bij het gebruik van discussiegroepen 10.04.2012 Melding op studienet plaatsen dat veranderingen in de discussieruimtes zijn doorgevoerd 10.04.2012 Opgave verstrekken van welke cursussen een discussieruimte hebben, welke een forum en welke geen discussieruimte of forum hebben 10.04.2012 Bekijken of er een vorm van toezicht kan worden gehouden op studentenfora 10.04.2012 Inlogtijd studienet aan de orde stellen in het ELO Platform
JS
Mei 2012
KS
Mei 2012
KS
Mei 2012
KS
Mei 2012
KS
Mei 2012
10.04.2012 Agenda, verslagen over bijeenkomsten Platform Kwaliteit mailen naar Heleen Koppejan
KS
Mei 2012
038 041 043 044 045 046 047 048
SR U12/0284 Vastgesteld op 19 juni 2012
5
049
10.04.2012 Kijken naar gegeven op studienet over slagingspercentages
KS
Mei 2012
050
10.04.2012 Mogelijk SEIN gegevens terugkoppelen op studienet
JS
Mei 2012
051
JdJ
Mei 2012
AS/HQ
Juni 2012
055
10.04.2012 Schriftelijk verslag van bijeenkomst Hagen inzake EADTU Student Council 10.04.2012 Deelname SR aan EADTU Student Council agenderen voor bijeenkomst van juni 10.04.2012 Naamsbekendheid OU agenderen voor juni bijeenkomst
AS/HQ
Juni 2012
056
10.04.2012 Doelstellingen SR agenderen voor juli bijeenkomst
AS/HQ
Juli 2012
057
10.04.2012 Elkaar informeren wie, wanneer aan welke bijeenkomst deelneemt
SR
Doorlopend
061
08.05.2012 Brief naar het College inzake opheffen Libelle Academy (SRU12.021)
HQ
Mei 2012
062
HQ
Mei 2012
HQ
Mei 2012
JvK/HQ
Mei/Juni 2012
HQ
Mei 2012
AS
Mei 2012
067
08.05.2012 Schriftelijk bericht naar studente die het idee heeft geopperd voor het uitreiken van cadeaubonnen; het besluit van het College zal hierin worden meegenomen (SRU12/024) 08.05.2012 Mail aan Kathleen Schlusmans waarin een student voorstelt een soort van Ideeenbus te plaatsen op studienet; bij een mogelijke realisatie is het wel essentieel dat ideeën worden opgevolgd (SRU12/026) 08.05.2012 Lijst van onderwerpen opstellen voor het opnieuw opstarten van de besloten SR-discussiegroep 08.05.2012 Opzet brief aan College met cc. aan CDHD en RvT inzake problemen rondom CBT tentamens )SRU12/023) 08.05.2012 Mail aan Steven Schoevaart, secretaris RvD, waarin aandacht wordt gevraagd voor het uitbreiden van het aantal tentamenmogelijkheden; de SR wenst een schriftelijk onderbouwde reactie SRU12/027) 08.05.2012 Bert schrijft voor Modulair 7 een artikel over de bibliotheekcommissie
BV
Mei 2012
068
08.05.2012 Modulair 8 SR leden stellen zich kort voor
SR
Mei/Juni 2012
069
08.05.2012 Bijdrage leveren voor Modulair 1
JdJ
070
08.05.2012 Bijdrage leveren voor Modulair 2
MZ
071
08.05.2012 Brief aan College waarin de SR vraagt om aandacht te vragen voor het behoud van het systeem van P. Bluming SRU12/022)
HQ
Vóór 10 08.2012 Vóór 28.09.2012 Mei 2012
wie
datum
052
063
064 065 066
Besluitenlijst 2012 Nr
1 2 3
ontstaan Omschrijving c.q. aangepast 10.04.2012 Doelstellingen SR per kwartaal agenderen
08.05.2012 Ingekomen en verzonden post na verzending agenda verzamelen voor AS eerstvolgende vergadering tenzij eea. direct aandacht vraagt 08.05.2012 Vacatiegeldvergoeding voor niet SR-bijeenkomsten evalueren over 1 jaar AS
Doorlopend Mei 2013
SR U12/0285 Vastgesteld op 19 juni 2012
