Verslag KNOB Algemene Ledenvergadering 2014 26 juni 2014 – TU Delft Faculteit Bouwkunde Aanwezig Bestuur: Dhr. drs. H.J.J. Lenferink (voorzitter), Dhr. drs. H.P. Jansen (vice-voorzitter), Dhr. dr. mr. G. Medema (secretaris), Dhr. drs. P.J.A. Baars (bestuurslid), Mw. M. Krikken BA (aspirantstudentbestuurslid), Dhr. M. van der Meer BA (aspirant-studentbestuurslid). Redactie: Mw. Dr. M.T.A. van Thoor (hoofdredacteur) Bureau: Mw. M. Lamslag MA (verslag) Leden: Dhr. Ir. T.C. Bauer 1. Opening De Algemene Ledenvergadering 2014 wordt geopend door de heer drs. H.J.J. Lenferink, voorzitter van het bestuur van de KNOB. De heer Lenferink haalt aan dat de Algemene Ledenvergadering plaats zou vinden op zaterdag 14 juni 2014 in het Dominicanenklooster te Zwolle, voorafgaand aan een excursie te Zwolle, maar dat vanwege het geringe aantal aanmeldingen de excursie verviel en de Algemene Ledenvergadering is verplaatst. Bestuurslid Mw. Ir. J.J. de Graauw en aspirant-bestuurslid Mw. S. Brummel BA zijn verhinderd de vergadering bij te wonen. Aftredend bestuurslid Dhr. A.P.P. Met, penningmeester, is tevens verhinderd. Bestuurslid en aantredend penningmeester Dhr. drs. P.J.A. Baars zal voor hem de honneurs waarnemen en het financieel jaarverslag toelichten. Namens de redactie is hoofdredacteur Mw. Dr. M.T.A. van Thoor aanwezig. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 2013 De vergaderstukken, waaronder de notulen Algemene Ledenvergadering 2013, zijn via de website beschikbaar gesteld, gemaild aan de leden die zich hebben aangemeld en zijn tijdens deze vergadering ook beschikbaar in papieren vorm. Er zijn geen opmerkingen op de notulen van de Algemene Ledenvergadering 2013, waarna het verslag wordt vastgesteld. 3. Toelichting jaarverslag 2013 Secretaris Dr.mr. G.H. Medema geeft een toelichting op het jaarverslag 2013. In 2013 verscheen voor het eerst het Bulletin KNOB in een nieuwe vormgeving. In 2012 was deze nieuwe vormgeving voorbereid door de redactie en het bestuur, in samenwerking met grafisch vormgever Suzan Beijer. Voortaan verschijnt het bulletin in full color. Er is gestreefd naar de totstandkoming van een aantrekkelijk en modern bulletin. De aanpassingen aan het Bulletin leiden ook tot een geleidelijke aanpassing van de gehele huisstijl van de Bond. De website volgt bijvoorbeeld nog. Op 17 april kreeg het bestuur bericht dat het Hare Majesteit de Koningin heeft behaagd de Bond opnieuw het predicaat Koninklijk te verlenen. De Bond mag zich in ieder geval tot 2038 Koninklijk blijven noemen. Het bestuur was in de gelukkige omstandigheid dat kort hierna het themanummer over de restauratie van het Paleis op de Dam verscheen. Het bestuur heeft dit nummer met veel plezier aan koning Willem-Alexander aangeboden, waarbij onze erkentelijkheid is uitgesproken voor de toekenning van dit predicaat. De toekomst van de Bond blijft een punt van aandacht. De gestage afname van het aantal leden zet voort, terwijl tegelijkertijd de activiteiten van de Bond veel aandacht trekken en de LinkedIn Group
van de KNOB veel aandacht trekt. De LinkedIn Group heeft inmiddels meer leden dan de KNOB zelf. Er blijft behoefte aan de rol van de KNOB binnen het erfgoedveld, maar de vanzelfsprekendheid om deze behoefte om te zetten in een lidmaatschap is verdwenen. In oktober 2013 kwam het bestuur bijeen om uitvoerig over de toekomst van de KNOB te spreken. Hierbij werd onder andere geconcludeerd dat het erfgoedveld voor wat betreft de behartiging en stimulering van wetenschappelijk onderzoek versnipperd is geraakt. De KNOB wil meer samenwerking zoeken. Hiertoe zijn gespreksrondes gestart met diverse organisaties. De KNOB wil onderzoeken op welke wijze de Bond zijn rol in de overdracht van kennis binnen het erfgoedveld kan versterken, door intensievere samenwerking met universiteiten, hogescholen en beroepsopleidingen. Tegelijkertijd wil de KNOB zich nadrukkelijker profileren bij studenten. Om die reden is gezocht naar versterking van het bestuur door studenten. Het jaarverslag 2013 wordt goedgekeurd en vastgesteld. 4. Toelichting en verantwoording Jaarrekening 2013 De heer P.J.A. Baars, bestuurslid en aantredend penningmeester, neemt de honneurs waar van aftredend penningmeester de heer A.P.P. Met, en geeft een toelichting op de jaarrekening 2013. Het jaar 2013 is afgesloten met een negatief resultaat van € 14.069,- Dat staat in scherp contrast met het positieve resultaat van € 10.258,- in het afgelopen jaar. Vanwege de uitkering van de brandverzekering had de Bond in 2011 en 2012 een positief saldo. Zonder deze uitkeringen zouden ook de jaarcijfers van 2011 en 2012 negatief zijn geweest. Er is dus sprake van een bestendig tekort. In 2013 liepen de inkomsten nog verder terug. De dalende inkomsten komen deels door het teruglopende ledenaantal en deels doordat het bulletin en de studiedagen minder opbrachten. In 2013 is het aantal leden van de KNOB opnieuw verder afgenomen tot 671 (peildatum 1 januari 2014). Een enigszins vertekend beeld van de winst en verliesrekening is dat de facturen m.b.t. Bulletin KNOB 2012 nr. 4 in 2013 zijn binnengekomen en ook in het boekjaar 2013 zijn opgenomen. - Beoordeling jaarstukken door de kascommissie De kascommissie heeft het bestuur schriftelijk op de hoogte gesteld van haar bevindingen. De kascommissie concludeert dat de administratie netjes en volledig is, maar heeft gezien de financiële zorgen voor de toekomst ook een aantal aanbevelingen. De heer Baars geeft een beknopte weergave van het verslag van de kascommissie en hun aanbevelingen aan het bestuur. Het bestuur reageert als volgt op deze aanbevelingen: o De kascommissie adviseert de uren die worden ingezet op het secretariaat te verminderen door de inzet van digitale oplossingen en automatische incasso van de contributies. Het bestuur wil in 2014 het automatisch incasso inregelen, maar dat vraagt om aanpassingen in ons geautomatiseerd systeem voor het aanleveren van incasso-opdrachten die voldoen aan de nieuwe Europese regels (SEPA). Het bestuur onderzoekt de mogelijkheden om met een zeer beperkt budget slimmer te automatiseren en zal daarbij zoeken naar pragmatische oplossingen (kosten bureau versus kosten automatisering). o De kascommissie adviseert de kosten voor het bulletin verder omlaag te brengen door bijvoorbeeld te kijken naar papierkwaliteit en gewicht en de kosten vanuit de drukkerij. Ook ziet de kascommissie de mogelijk dat de redactie zelf een vastgesteld budget krijgt om het hele proces van opmaken, drukken en verzenden naar eigen goeddunken uit te voeren. Het bestuur geeft aan dat de redactie nu al een eigen budget heeft voor opmaak, beeldbewerking en tekstredactie. In 2013 heeft uit kostenoverwegingen een selectie voor een nieuwe drukker plaatsgevonden. In overleg met de redactie zal gekeken worden naar papierkeuze e.d. o Aangezien ook de begroting voor de komende jaren uitgaat van een jaarlijkse aanspraak op het eigen vermogen, adviseert de kascommissie om deze aan te passen. De inkomsten uit contributie moet bijgesteld worden naar beneden met een dalend toekomstperspectief. Daarbij adviseert de commissie om de inkomsten die voortvloeien uit een stijging van het aantal leden, eerst te gebruiken om het eigen vermogen aan te vullen. Het bestuur neemt dit advies in dank over.
o Omdat de kascommissie geen verandering ziet in de daling van het aantal leden, adviseert zij het bestuur om vast te stellen welk bedrag over moet blijven, mocht de vereniging gedwongen zijn zichzelf op te heffen. Het bestuur zal hier rekening mee houden. Het principe is dat er nooit een tekort mag ontstaan. o Als laatste punt geeft de kascommissie mee dat het bestuur als mooi gebaar naar de leden, de jaarrekening (en mogelijk de begroting) in lekentaal meestuurt met het bulletin. Als los insteekvel met staafdiagrammen en een eenvoudige toelichting. De heer Baars geeft aan dat dit de komende jaren zeker zal gebeuren. Het bestuur beziet nog even of dat ook over 2013 nog nodig is. Gezien de door Adminoor opgestelde jaarrekening 2013, stelt de kascommissie voor de heer Met als penningmeester van de KNOB decharge te verlenen en hem te bedanken voor het gevoerde beleid over het verslagjaar 2013. De Algemene Ledenvergadering neemt het voorstel van de kascommissie over en verleent de penningmeester bij acclamatie decharge. 5. Bestuursreglement en bestuurswisseling - Voorstel vaststellen bestuursreglement Het bestuur van de KNOB wil graag de band met de jonge academische generatie versterken. Daartoe wil het bestuur graag mogelijk maken dat het bestuur uitgebreid kan worden met zogeheten student-leden. Voor de student is dit een uitgelezen kans om al tijdens de studie in contact te komen en te netwerken met vele erfgoedprofessionals. Voor de KNOB geeft het de kans om met meer studenten in contact te komen en de belangstelling onder studenten voor de KNOB te vergroten. In oktober 2013 heeft het bestuur studenten opgeroepen om zich als aspirant studentbestuurslid aan te melden. Hierop werd ruim gereageerd en na zorgvuldige selectie zijn door het bestuur drie studenten uitgenodigd. Zij wonen sinds begin dit jaar de bestuursvergaderingen bij om zo alvast de sfeer te proeven en ondersteunen het bestuur bij activiteiten. Taken van de nieuwe studentbestuursleden zijn onder andere: het beheren van nieuwe media, het ondersteunen bij de organisatie van studiedagen, het opzetten van een studentennetwerk en het ontwikkelen van communicatiemiddelen. Een voorstel van het bestuur voor het benoemen van drie student bestuursleden, inclusief hun CV’s, is als een van de vergaderstukken voor de Algemene Ledenvergadering aangeleverd. De huidig statuten voorzien niet in het benoemen van student bestuursleden. Het bestuur stelt de Algemene Ledenvergadering derhalve voor in te stemmen met de passage over student bestuursleden die is opgenomen in het Bestuursreglement, dat tevens als een van de vergaderstukken beschikbaar is gesteld. De Algemene Ledenvergadering neemt het voorstel van het bestuur over. - Voorstel benoeming mevrouw M. Krikken, mevrouw S. Brummel en de heer M. van der Meer De aspirant-studentbestuursleden stellen zich voor. Aspirant-bestuurslid Mw. S. Brummel is helaas verhinderd maar middels het verstrekte CV kunnen de leden een goede indruk krijgen van haar werkzaamheden. De Algemene Ledenvergadering neemt het voorstel van het bestuur over. De studentbestuursleden worden gefeliciteerd met hun benoeming. - Terugtreden de heer A.P.P. Met, penningmeester en voorstel benoeming de heer P.J.A. Baars in de functie van penningmeester Bestuurslid de heer A.P.P Met dient na twee volle termijnen zijn aftreden aan. Het bestuur is de heer Met zeer erkentelijk voor zijn inzet als penningmeester. Voorgesteld wordt om bestuurslid de heer P.J.A. Baars te benoemen in de functie van penningmeester. De Algemene Ledenvergadering neemt het bestuursvoorstel over en stemt in met de benoeming van de heer Baars als penningmeester. 6. Begroting KNOB
De heer P.J.A. Baars geeft een toelichting op de begroting voor 2014, 2015 en 2016. Hij geeft aan dat deze voor het jaar 2014 een redelijk conservatief beeld geeft, maar tegelijkertijd optimistisch is. Optimistisch omdat er is uitgegaan van een gelijkblijvend aantal leden. Conservatief omdat een aantal inkomsten zoals advertenties en bijdragen van derden aan studiedagen op 0 euro staan begroot. Het bestuur streeft er naar om deze inkomsten in 2014 en latere jaren weldegelijk te realiseren, maar kiest ervoor om hiervoor nog geen bedrag te begroten. Het bestuur heeft het voornemen om geen administratiebureau meer in armen te nemen voor opstellen van de jaarrekening. De penningmeester zal dit zelf doen waardoor er kosten bespaard blijven. Het bestuur streeft er naar zo min mogelijk uit het eigen vermogen te putten. 7. Toekomst KNOB Het afnemend ledenaantal is een zorg voor de KNOB. Het bestuur zet zich in om de KNOB nog beter te profileren als het wetenschappelijk geweten van de Nederlandse monumentenzorg zodat de activiteiten van de Bond een vanzelfsprekende ontmoetingsplek worden voor alle betrokken beroepsgroepen. Het bestuur heeft een speciale vergadering gewijd aan het verder uitwerken van deze missie voor de komende jaren. In deze ‘heidag’ in het Gemeenlandshuis te Leiden heeft bestuur gesproken over de toekomstige koers van de KNOB, in het licht van de huidige ontwikkelingen binnen de monumentenwereld. Met name de (toekomstige) positie van de KNOB in het erfgoedveld was onderwerp van gesprek. De KNOB is een vereniging die zich in den brede richt op de bevordering van wetenschappelijk onderzoek naar erfgoed in Nederland. Tegelijkertijd worden voor allerlei deelonderwerpen eigen specifieke organisaties opgericht, waardoor het veld versnipperd raakt. De positionering van de KNOB tussen deze andere organisaties is belangrijk, ook om de koers voor de toekomst van de Bond te bepalen. Het heeft de voorkeur om dit voorstel stapsgewijs te onderzoeken, en allereerst organisaties te benaderen die zich op een professioneel en/of wetenschappelijk publiek richten. Tijdens een tweede stap zouden ook publieks- en gebruikersgerichte organisaties, en professionals uit de restauratiewereld benaderd kunnen worden. Het is belangrijk om een tijdspad uit te zetten, waarin op bepaalde momenten conclusies getrokken kunnen worden over de te volgen stappen; eventueel voorzien van een plan B. Onder de motto’s ‘Streven naar behoud door bundeling’ en ‘Verbreding door samenwerking’ wordt voorgesteld om te onderzoeken of er een monumentenbrede organisatie opgezet zou kunnen worden, door verschillende organisaties te laten samenwerken of samengaan. Zowel op inhoudelijk, communicatief en bedrijfsmatig niveau zou dit voordelen kunnen bieden. Besloten wordt om een eerste ronde verkennende gesprekken te voeren met Tuinhistorisch Genootschap Cascade, Stichting Bouwhistorie Nederland, Nederlandse Vereniging van Monumentenzorgers, en RCE/Stichting Victor de Stuers. Icomos zou ook een kandidaat kunnen zijn, maar daar is eerst meer informatie over nodig. In een tweede ronde zouden Heemschut en het Cuypers genootschap kunnen worden uitgenodigd. Universiteiten zouden zich met de nieuwe structuur kunnen associëren, maar kunnen om begrijpelijke redenen geen fusiepartner zijn. Wel kan er samenwerking gezocht worden met opleidingen en/of vakgroepen. In de tussentijd is het streven om de studiedagen van de KNOB interessanter te maken, door onderwerpen in een bredere en actuele context aan de orde te stellen. 6. Rondvraag Hoofdredacteur M.T.A. van Thoor vraagt zich af wat een eventuele fusie met andere erfgoedorganisaties zou betekenen voor het Bulletin. Het bestuur erkent dat het Bulletin KNOB het vlaggenschip is voor de Bond en is het eens dat het Bulletin overeind moet blijven. Eventuele
toekomstige samenwerking zal dan ook geen eind hoeven te betekenen voor het wetenschappelijk peer reviewed Bulletin. Daarbij geeft mevrouw Van Thoor mee dat samenwerking eventueel ook gezocht zou kunnen worden in de hoek van ruimtelijke ordening en architectuur. De artikelen in het Bulletin hebben vaak een relatie tot deze onderwerpen. Verder wordt erfgoed wet- en beleidsmatig verankerd aan deze thema’s. Ook ziet zij binnen het beroepsveld van restauratie-architecten veel belangstelling voor de onderwerpen van de KNOB. Het zou volgens mevrouw Van Thoor interessant zijn deze doelgroep om de hoogte te stellen van de mogelijkheden voor een KNOB-lidmaatschap en adverteermogelijkheden in het Bulletin. Bij lid de heer T. Bauer bestaat de angst dat de positionering van de KNOB onduidelijk wordt na fusering. De heer Bauer stelt voor dat samenwerking eventueel ook gezocht kan worden in een ‘satelliet-samenwerking’ waarbij de KNOB de kern zou kunnen zijn, maar de eigen identiteit behoudt. Het bestuur kan zich vinden in deze opmerkingen en geeft aan dit mee te nemen in het verder uitwerken van een toekomstplan van de Bond. 7. Sluiting De vergadering wordt gesloten.
