Zomeravondgesprek Versterking Kennisfunctie Archiefsector Verslag door Rens Fromme, Arjen van der Kuijl en Hinke Pietersma
Introductie BRAIN zomeravonden geven de gelegenheid voor een informeel gesprek tussen directeuren en professionals uit de archiefsector over actuele inhoudelijke vraagstukken. Op 20 augustus organiseerde het Nationaal Archief (NA) in samenwerking met BRAIN de zomeravond ‘Versterking kennisfunctie archiefsector’. Achttien vertegenwoordigers van rijks-‐, gemeente-‐ en provinciale archieven en archiefopleidingen namen deel. De avond bestond uit twee delen: een plenaire ronde over kennisbehoeften en een ronde in werkgroepen over bijdragen aan een kennisnetwerk en een effectieve aanpak en strategie om een kennisnetwerk te ontwikkelen. Na een welkomstwoord door gastheer Marens Engelhard, directeur NA, die in de hoge opkomst een bewijs ziet dat het thema volop leeft, volgt een klein Indisch buffet. Het zomeravondgesprek start met een inleiding door Arjen van der Kuijl. Inleiding
Deelenemers Sylvia Bakker (VVD) Peter van Beek (GA Ede/KVAN ) Puck Huitsing (NIOD/BRAIN) Peter Diebels (Provincie-‐archivaris Zuid-‐ Holland) Marens Engelhard (ARA) Marie-‐Christine Engels (KVAN lid) Rens Fromme (BRAIN) Liesbeth het Hart (Gemeente Oosterhout) Henk Huitsing (RA Rivierenland) Charles Jeurgens (NA) Erik Ketelaar(voormalig ARA) Hannie Kool (Zeeuws Archief/KVAN) Arjen van der Kuijl (NA) Susanne Neugebauer (HVA) Hinke Pietersma (Archief2020) Diana Teunissen (NA) Ellen van Veen (Reinwardt Academie)
Van der Kuijl, projectleider kennisfunctie van het Nationaal Archief ( NA) schetst de aanleiding tot het project Versterken Kennisfunctie Archiefsector. In 2011 kreeg het NA van Halbe Zijlstra, staatssecretaris OCW in de Archiefvisie de opdracht zich als kenniscentrum voor de archiefsector te ontwikkelen. Dit kreeg zijn neerslag in het Archiefconvenant 2012-‐2016 en het programma Archief 2020. Ook kreeg het NA de opdracht een kennis-‐ en innovatie agenda (K&I-‐agenda) op te stellen. Dat is inmiddels gebeurd, op basis van 40 gesprekken met vertegenwoordigers van archieven in de afgelopen maanden en op basis van lopende programma’s en projecten bij het NA, waaronder Archief2020. Er zijn nu veertien grote, generieke kennisvragen op de agenda geplaatst. Diverse partijen werken aan de beantwoording van deze vragen. Van der Kuijl stelt dat ervaringen bij andere sectoren en bedrijven leren dat een goede kennisontwikkeling alleen realistisch is in een netwerkverband. Vandaar dat het NA niet zelf een kenniscentrum wil zijn, maar aanjager van een kennisnetwerk, waaraan het NA uiteraard zelf een actieve deelnemer is. Dit gebeurt onder meer door 11 kennisplatforms in te richten. De plannen sluiten overigens goed aan op de Nationale strategie Digitaal Erfgoed (NDE), waarin het NA de rol van kennisknooppunt (hub) voor de archiefsector krijgt. Andere activiteiten in samenwerking met collega Natasja Pels zijn het actualiseren van vorm en inhoud van de NA-‐website, het inrichten van een kennismakelaarsloket, het uitbrengen van een zakelijke nieuwsbrief van het NA en het stimuleren van kennismanagement binnen en buiten het NA.
1
Verkenning Naar aanleiding van de wordende de veertien geformuleerde door de deelnemers. De worden nader digitale klantenkunde; kennisuitwisseling en Open toegang Discussie wordt gevoerd wordt er precies met dit het om digitale om nadere toegangen met welk systeem gemaakt? Erik Ketelaar
Kennisvragen op de Kennis & Innovatie-agenda 1. Beleidskader en handreiking waardering en selectie voor rijen decentrale overheden 2. Inrichtingsprincipes overheidsorganisaties (DUTO) 3. Handreiking en best-practices digitale depotvoorzieningen 4. Beleidsplan en instrumenten preservering 5. Beleidskader openbaarheid in digitale omgeving 6. Open toegang 7. Beleid open (collectie)data 8. Verkenning e-discovery/bigdata technieken bij waardering en selectie 9. Handreiking en hulpmiddelen particuliere archieven en documenteren samenleving 10. Handreiking archiefbescheiden buiten het DMS 11. Naar voren in de keten (SIO, onafhankelijk deskundige) 12. Metadata 13. Kwaliteitssysteem digitaal archiefbeheer 14. Keteninformatisering
kennisbehoeften kennis-‐ en innovatieagenda in de deze agenda kennisvragen nader onderzocht volgende thema’s daaruit besproken: open toegang; methodiek van basiskennis en vakliteratuur.
over thema open toegang. Wat containerbegrip bedoeld? Gaat vindbaarheid van informatie, of die online worden gezet? En wordt informatie toegankelijk merkt op dat dit vroeger indiceren/inventariseren heette. Diana Teunissen (NA) stelt dat de onderwerpen open toegang, metadata en open data nauw samenhangen. Het gaat bij open toegang meer om het principe dat gegevens door anderen te (her)gebruiken zijn, en dat je informatie/gegevens aan elkaar kan (laten) knopen door gebruikers. Rens Frommé voegt toe dat in een eerdere bijeenkomst over open toegang bleek dat veel projecten niet succesvol waren, omdat niet goed was nagedacht over de gebruikersgroepen; welke actieve groepen gaan nu daadwerkelijk data annoteren? Er blijkt alleen bij Rijksmuseum een project te zijn geweest, waarbij volgelaars schilderijen met voor de conservatoren onbekende vogels konden determineren. Daar werkte het wel, omdat dit een actieve online groep is. Digitale klantenkunde Puck Huitsing vindt dat we onze online gebruikers onvoldoende kennen, ”Ja, die studiezaal -‐ bezoekers, die kennen we wel, maar hoe zit het met de 300.000 online bezoekers?” Die zoeken geen toegangen, maar simpelweg informatie, zoals bij google. Ze zoeken meestal niet de daadwerkelijke bronnen, dat doet een heel beperkte groep. Eerder zoeken ze via thema’s die door intermediairs worden geschreven. Anderen merken op dat je daar wel mee moet opletten, want hebben die autoriteit op een bepaald gebied? En wil je de mensen ook niet naar de werkelijke bronnen brengen? De vraag van het Nationaal Archief naar kennisbehoefte is nog teveel gesteld vanuit het perspectief van het archiefveld, maar hoe zit het met de gebruikers, kennen we die? Er blijkt behoefte te bestaan aan een soort ‘digitale klantenkunde’. Denk daarbij ook buiten het archiefveld; met welke partners zoeken we verbinding die deze kennis wel in huis hebben? Volgens Hannie Kool-‐Blokland vraagt dit ook om een meer strategische benadering: hoe zet je stappen naar een verbreding van het programma? Bijvoorbeeld naar universiteiten of bedrijven met expertise op zoekgedrag etc. De Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Archiefschool zouden een goede eerste partner zijn, maar zijn er nog meer te bedenken?
2
Methodiek van kennisuitwisseling Volgens Marens Engelhard laat de discussie over het thema open toegang mooi zien hoe we methodisch zouden kunnen omgaan met het uitdiepen van kennis over bepaalde thema’s. De vraag is hoe mensen werkzaam in de archiefsector meer ruimte krijgen om zich met onderzoek, kennisontwikkeling en -‐uitwisseling bezig te houden. Het ontwikkelen en uitdiepen van de thema’s op de agenda kost nu eenmaal tijd. Engelhard denkt dat er een systeemafspraak in de hele sector zou moeten worden gemaakt, waarin we stellen dat we kennisontwikkeling van medewerkers belangrijk vinden en ze een aantal uur per week vrij houden hiervoor. Beloon het uitwisselen van kennis, maak het aantrekkelijk om mee te doen aan de kennisplatforms die het NA gaat opzetten rond een aantal thema’s. Zoiets is niet vast te leggen in processen, maar maak mensen vrij om bij te dragen aan wat ze interessant vinden, zoals bijvoorbeeld bij een bedrijf als Google gebeurd. Peter van Beek vraagt zich af hoe je omgaat met kennisontwikkeling bij kleinere instellingen, is dit niet beperkt tot een lijstje van thema’s van de 20 grote archieven. Van der Kuijl antwoordt dat de kennisfunctie zich nadrukkelijk ook op de kleinere instellingen richt. Van Beek merkt op dat een goede communicatie dan cruciaal is. Bericht daarbij ook partijen Thema’s voor kennisplatforms als het LOPAI, de SOD etc. Engelhards vraag is vervolgens Inrichting informatiehuishouding welke uitwisseling er nodig is, en hoe koppel je dit aan overheden instellingen en zorg je dat deze actief meedoen aan het Kwaliteitssystemen Waardering & Selectie netwerk? Preservation & duurzaamheid Metadata Toegang Openbaarheid Digitale verwerving & E-‐depot Conservering (papier) Presentatie & Dienstverlening Professionalisering & deskundigheidsbevordering
Aanwezigen vinden communicatie daarin ook belangrijk: maak duidelijk aan het veld wanneer er intern bij het Nationaal Archief kennisbijeenkomsten zijn over een bepaald thema. Peter Diebels wijst erop dat hij veel vragen krijgt naar basale informatie, bijvoorbeeld naar bepaalde regelingen. Die moeten gemakkelijk te vinden zijn op de NA-‐website, en het moet betrouwbare informatie zijn. Je moet zeker zijn dat je de meest actuele en correcte informatie vindt. Charles Jeurgens haalt een recente ervaring aan: richt één loket of helpdesk in bij het Nationaal Archief voor alle soorten vragen, zoals ze dat in Australië doen. Dit kost wel wat aan fte’s, maar biedt wel veel gelegenheid de vragenstellers echt op weg te helpen en zo ook daadwerkelijk verbeteringen aan te brengen en in de haarvaten van de organisaties te komen. Wellicht kunnen regionale ambassadeurs voor zo’n loket worden ingeschakeld? Basiskennis & vakliteratuur Aanwezigen blijken behoefte te hebben aan samenvattingen van de meest relevante kennis op een aantal actuele thema’s. Nu moeten ze hiervoor databases doorspitten met artikelen, en dat is te arbeidsintensief. Op basaal niveau zou iedereen op de hoogte moeten kunnen zijn van (buitenlandse) vakliteratuur etc. Vroeger was er een rubriek in het Archievenblad met actuele buitenlandse studies, maar die is er niet meer. Een soort jaarboek met de state of the art in
3
archiefwetenschap. Ander idee is om de Rijksarchivaris jaarlijks een state of the archives te laten uitspreken, met de actuele kennisstand. Erik Ketelaar biedt aan vakbladen, zoals der Archivar etc. door te pluizen, en een samenvatting van samenvattingen te schrijven voor een rubriek in het archievenblad of voor een nieuw publicatieplatform of jaarboek. Volgens sommigen is dit te veel de visnet-‐methode; het gaat erom dat mensen zelf hun kennisvraag leren formuleren en de juiste bronnen daarbij zoeken. Susanna Neugebauer biedt aan de HvA-‐cursus voor mediawijsheid open te stellen voor alle archivarissen. Ook de literatuurlijsten voor hun studenten, en de scriptiebanken zijn mooie startpunten om te bepalen welke kennis er al is over bepaalde thema’s. Ontwikkelen kennisnetwerk archiefsector In de tweede ronde wordt doorgesproken over potentiële bijdragen uit de sector aan een kennisnetwerk en een strategie/effectieve aanpak om een kennisnetwerk te ontwikkelen. Bijdragen uit de archiefsector Geconstateerd wordt dat een kennisnetwerk in de volgende vier basisbehoeften zou moeten voorzien: 1) een loketfunctie voor kennisvragen en -‐antwoorden; 2) theoretische verdieping; 3) kennisontwikkeling uit actuele, lopende casuïstiek uit de praktijk; 4) handleidingen en instrumenten. Bij dat laatste punt hoort volgens de deelnemers ook het opleveren van concrete producten, die het opzetten van nieuwe of vervolg cases ondersteunen. Van der Kuijl merkt op dat al deze elementen in het actieplan voor de kennisfunctie zijn opgenomen. Om zo’n type kennisnetwerk mogelijk te maken is het noodzakelijk om samen te werken in de sector en kennis te delen en te bundelen. Voorwaarden hiervoor zijn: open onderlinge communicatie (leren van best én worst practises) en bereidheid tot kennisdelen; hoge informatiekwaliteit en een functioneel en makkelijk ondersteunend digitaal systeem. Teunissen wijst op de kennisplatforms die in oprichting zijn, te beginnen met de thema’s openbaarheid en preservation. Voor deze communities zoekt het NA eigenaren, en het is ook belangrijk dat partijen buiten de archiefsector meedoen. Zo heeft bijvoorbeeld de Ombudsman aangegeven zeer geïnteresseerd te zijn in het kennisplatform voor openbaarheid. De platforms vallen of staan overigens met de bereidheid niet alleen te halen, maar ook te brengen. Effectieve aanpak en strategie voor kennisnetwerk Volgens de deelnemers is het van belang om bestaande kennisinstrumenten te gebruiken en een gedegen inventarisatie van expertise per archiefinstelling te hebben. De volgende randvoorwaarden lijken cruciaal voor het succes van een kennisnetwerk: 1) veel eigenaars; 2) toegankelijkheid; 3) vindbaarheid en 4) een continue proces van kennisverrijking. Met het oog op eigenaarschap en vindbaarheid lijkt het een goede keus om te beginnen met bestaande instrumenten, als archief 2.0 en archiefwiki. Met gepaste ondersteuning van een vrijwilligerscollectief, dat beide instrumenten onderhoudt, kan een vindbaar, bruikbaar en zichtbaar kennisnetwerk worden ontwikkeld. Een mooie opdracht aan BRAIN en Nationaal Archief als kennisknooppunt. Dit staat of valt met bijdragen uit de archiefsector zelf!
4
5
