Verslag ALV van de KPB-ISA 12 april 2014 Te IPC te Schaarsbergen Agenda ALV 12 april 2014: 1. Opening om 10:30 uur. 2. Vaststellen of quorum aanwezig is: er moeten minimaal 45 leden aanwezig zijn. Bij minder dan 45 leden kunnen er geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. Mededelingen van het bestuur. - Penningmeester - Vakblad - PR - Klimcommissie - ISA - Themadagencoördinator, plannen 2014 4. Verslag ALV 11 februari 2013 (bijlage 1). 5. Jaarverslag 2013 (bijlage 2). 6. Financieel verslag 2013 (bijlage 3). 7. Verslag kascommissie. 8. Vaststellen nieuwe kascommissie. 9. Begroting 2014 (bijlage 4). 10. Overdracht voorzitterschap. 11. Verkiezing bestuur. Naam Martijn van der Spoel Bart van der Klugt Harmen van der Meulen Wouter Schulp Nicolaas Verloop
Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester PR-commissaris ISA-bestuurslid
Aftredend 2017 2014 2015 2016 2017
Herkiesbaar n.v.t. nee n.v.t. n.v.t. ja
De kandidaten voor de functie van secretaris (indien deze zich hebben aangemeld) worden tijdens de ALV worden voorgesteld. 12. Vaststellen prijzen themadagen KPB-ISA. 13. Verlenging beleidsplan tot 2018. 14. Rondvraag. 15. Sluiting.
1. Opening vergadering Voorzitter Nike Jekel opent de vergadering om 10:48 uur. 2. Quorum Er zijn 50 vooraanmeldingen geweest. Om 10.30 uur zijn er 43 leden aanwezig, er zijn geen volmachten ingeleverd. Besloten wordt de vergadering te starten met de verwachting dat het vereiste quorum van 45 gehaald gaat worden door een aantal leden die verlaat zijn. Uiteindelijk blijken er 46 leden aanwezig te zijn en kan de vergadering besluiten nemen. 3. Mededelingen van het bestuur Voorzitter (Nike Jekel) Carla van Schagen wordt voorgesteld. Zij neemt met ingang van vandaag het secretariaat van de KPB op zich. Het bestuur heeft uit oogpunt van kostenbesparing en efficiency besloten de ondersteuning niet meer bij vier verschillende partijen onder te brengen, maar bij één partij. De huidige samenwerkingspartners zijn benaderd, alsmede twee externen om een prijsopgave voor de ondersteuning te doen. Diverse activiteiten zijn “onderhanden”. Het bestuur is bezig met: Een sponsorcommissie in opbouw. Het instellen van een commissie ondersteuning financiële zaken die per kwartaal een extra toetsing doet inzake de kosten en uitgaven. Nicolaas en Bart zijn bezig met een commissie hercertificering van de Certified Arborists en Certified Master Arborists. Het instellen van een commissie raadgeving en toetsing, die zich bezig gaat houden adviezen en toetsing ten aanzien van o.a. beleidsplannen, richting van de KPB en voor eventuele regels die aangepast dan wel nieuw gemaakt worden. Penningmeester (Harmen van der Meulen) De achterstallige betalingen zijn aangepakt, dit betrof na de herinneringen verstuurd te hebben nog een bedrag van ca. € 3000,-. Dit heeft tot veel extra werkzaamheden geleid. Aan alle leden met een contributie-achterstand is een aanmaningsbrief verzonden. Leden die hun contributie ook na deze actie niet betalen worden uitgeschreven als lid. Het totale ledenaantal is op dit moment 859, dat zijn er 36 meer dan in 2012. Ideal is inmiddels werkzaam voor het inschrijven op de website voor themadagen. Deze betalingsvorm wordt ook voor de klimkampioenschappen ingesteld. Vakblad (Wouter Schulp) Het vakblad is in 2013, vier keer uitgekomen conform planning. Veel bestaande adverteerders hebben zich teruggetrokken. Er zijn op dit moment te weinig sponsors en adverteerders om het vakblad te vullen. Wouter doet een oproep om te werven c.q. te adverteren.
PR (Wouter Schulp) Facebook is goed bijgehouden, samen met Harrie Verbeek en dit wordt ook gewaardeerd, gezien het toegenomen gebruik. Aan de website wordt hard gewerkt, zodat er middels een inlog informatie voor alleen leden toegankelijk gemaakt kan worden. We hebben het dan over verenigingsinfo zoals notulen, jaarverslagen etc. maar ook vakbladen die vanuit ISA en de verschillende Chapters beschikbaar zijn. LinkedIn stond het afgelopen jaar op een laag pitje. In 2014 wordt hier meer aandacht aan besteed. Klimcommissie Erik geeft aan dat alles volgens planning verloopt. De sponsorbrieven zijn inmiddels verzonden. Hij geeft aan dat er een nieuw element aan de wedstrijden is toegevoegd, nl. de hoogwerkercompetitie. ISA (Bart van der Klugt) Nicolaas Verloop is op dit moment in het buitenland, Bart geeft namens hem weer dat er gewerkt wordt aan een Europese afdeling van de ISA. Dit heeft naar verwachting positieve effecten op een aantal zaken: invloed, info en wellicht kampioenschappen in Europa. Themadagencoördinator, plannen 2014 De planning voor de themadagen 2014 ziet er als volgt uit: 2014 data 12 april 14 juni 9 augustus 11 oktober 13 december
Thema’s ALV + Flora & Fauna Snoeien van Iepen (in Amsterdam) Vakantie – geen themadag Zwammen en Veteranenbomen Marjan van Elsland is gevraagd of zij ideeën heeft voor de themadag december. Marjan maakt zich zorgen over hoe het op dit moment met de VTA loopt. Dit lijkt haar een goed onderwerp voor de themadag in december. Graag hoort zij wie een sterk voorstander cq. tegenstander van VTA is. Marjan neemt de themadag december voor haar rekening
Er zijn verder geen vragen
4. Verslag ALV 11 februari 2013 (bijlage 1) Het verslag van 11 februari 2013 wordt ongewijzigd goedgekeurd. 5. Jaarverslag 2013 (bijlage 2) Het jaarverslag 2013 wordt ongewijzigd goedgekeurd.
6. Financieel verslag 2013 (bijlage 3) Vraag:
Antwoord:
Henk Slootjes vraagt zich af wat er met het vakblad aan de hand is. Hij zet het volgende uiteen: In 2012 is het verschil tussen inkomsten en uitgaven opgelopen tot € 8.500, In 2013 is het verschil tussen inkomsten en uitgaven opgelopen tot € 14.850,Voorheen waren er voldoende adverteerders. Er zijn zelfs 4 pagina’s bijgekomen, omdat er meer vraag was naar advertenties dan er ruimte beschikbaar was. Deze 4 pagina’s hadden moeten zorgen voor extra inkomsten, door het tegenvallende aantal advertenties, heeft dit helaas niet geleid tot meer inkomsten, maar wel tot extra uitgaven voor de 4 extra pagina’s. Het bestuur kijkt naar hoe de kosten verlaagd kunnen worden.
7. Verslag kascommissie Frans van Vugt heeft zich samen met Peter Simons en Luc Noordman over het financieel jaarverslag 2013 gebogen. Het Financieel jaarverslag 2013 is door de kascommissie goedgekeurd. .
Frans benoemt nog een aantal zaken die de kascommissie zijn opgevallen: Het geheel werd ronduit onoverzichtelijk door de vele herinneringen die uit moesten en de diverse verrekeningen die aan de hand daarvan zijn verricht. Vanuit de kascommissie een dringende oproep aan de leden om op tijd te betalen. Dit spaart tijd en geld. De kascommissie vindt de aanschaf van de pinautomaat een goede investering. Naar aanleiding van de hoeveelheid pizzabonnen rijst de vraag of het bestuur wel gezond genoeg eet. Dit kan beter. Het kost veel geld om de vereniging draaiend te houden, op persoonlijk titel vindt Frans dat de contributie flink omhoog moeten. Complimenten voor onze penningmeester. Frans reikt aan Harmen een aardigheid uit als blijk van waardering.
8. Vaststellen nieuwe kascommissie Er wordt afscheid genomen van Frans van Vugt. Frans neemt afscheid uit de kascommissie. Els Couenberg wordt unaniem gekozen als lid van de kascommissie. De kascommissie voor 2014 bestaat uit Luc Noordman, Peter Simons en Els Couenberg. 9. Begroting 2014 (bijlage 4) De
penningmeester licht een aantal punten toe: Voor de klimwedstrijden is extra budget beschikbaar gesteld; Bij het vakblad worden de uitgaven nogmaals tegen het licht gehouden; Voor het secretariaat staat een groter bedrag vermeld. Zoals overeengekomen worden de nu uitbesteedde taken aan de diverse bedrijven ondergebracht bij één secretariaat; In de kosten voor het secretariaat zijn opgenomen de voormalige
kosten voor: de ledenadministratie, de betaalde krachten van het vakblad en de themadagen en de eenmalige extra kosten om de ledenadministratie over te zetten. Er is meer eigen vermogen overgehouden. In 2013 is er voor gekozen om de leadership workshop niet te bezoeken. Het lustrumjaar 2012 heeft tot extra uitgaven geleid, die weer ingelopen dienen te worden de komende vijf jaar. Het streven is om tussen de 50-100% van de jaarbegroting als eigen vermogen aan te houden Vraag:
Antwoord:
Henk Slootjes vraagt zich af of de begroting voor het vakblad gezien de cijfers van voorgaande jaren reëel is en hoe het kan dat bij de post uitgaven van de begroting voor 2014 een bedrag aangeeft dat € 6.000,- lager is dan gerealiseerd is in het afgelopen jaar? De voorzitter geeft aan dat in het vakblad twee betaalde krachten zitten. De werkzaamheden daarvan worden overgeheveld naar het secretariaat.
Henk ziet dan graag nog een toelichting op het verschil van ca. € 4.000,-. Vraag: Antwoord:
Henk wil graag uitleg over de post “verzekering” die van € 600,- naar € 5000,- is gegaan. Voor ad € 1.500 betreft dit een bestuursaansprakelijkheidsverzekering en voor ca. € 3.500,- betreft dit de kosten voor het opstellen van een veiligheidsplan. De achtergrond van beide zaken is de volgende: Vanuit de ISA kwam de vraag hoe de klimkampioenschappen verzekerd zijn. Het antwoord daarop was: niet. Inmiddels is uitgezocht dat de mogelijkheid ons als bestuur te verzekeren wel mogelijk is. Het bestuur heeft een zorgplicht en vanuit dat oogpunt is het aan te raden dit te verzekeren. Uit de zorgplicht komt voor dat er voor evenementen, zoals de klimkampioenschappen wel een veiligheidsplan aanwezig dient te zijn. Dit wordt nu opgesteld. Dit plan dient ieder jaar bijgewerkt te worden. De kosten voor de jaarlijkse update bedragen naar schatting ca. € 500,Een deel van kosten van de juridische ondersteuning komt eveneens voort uit de bestuursaansprakelijkheid. De overige kosten voor juridische ondersteuning zijn veroorzaakt door de inning van de achterstallige contributie.
Opmerking: Henk geeft aan dat het bestuur een knappe prestatie heeft geleverd, omdat zij kans hebben gezien om in 2 jaar tijd € 25.000 euro te besparen. Complimenten daarvoor.
Vraag:
a)
b) c)
d) Antwoord:
a)
b) c)
d)
Hans Kaljee voelt zich overvallen door de meerkosten van het vakblad en voelt zich onvoldoende geïnformeerd. Is het mogelijk om inzicht te krijgen in de meerkosten die de betaalde krachten dan gefactureerd zouden hebben? Hans geeft aan dat er voor de advertentiewerving het afgelopen jaar onvoldoende aandacht geweest is. Graag ziet Hans dat eerst de inkomsten op orde komen. Ook is het Hans niet duidelijk welke taken dan bij het secretariaat komen en welke taken door de betaalde krachten van het vakblad gedaan worden. Hans is van mening dat zowel eindredactie als vormgeving vakwerk zijn. Hans vreest dat de kwaliteit en de inhoud van het vakblad een heel andere vorm krijgt waar hij op voorhand niet van overtuigd is. Ook noemt Hans het feit dat de hoeveelheid werk hetzelfde blijft en daar geen vermindering in de kosten voorziet. De inkomende facturen zijn niet helemaal goed uitgesplitst. Harmen stelt een nieuw overzicht op met de kosten die toegerekend zijn aan het vakblad. Daarna vindt er overleg plaats met de betrokkenen om nog eens goed te kijken naar de inkomsten en uitgaven. De boekhouding gaat aan het einde van het jaar over en wordt overgezet naar een boekhoudprogramma waarmee sneller inzicht in de kosten en uitgaven te verkrijgen is. De voorzitter beaamt dat de inkomstenkant onvoldoende aandacht heeft gehad, ook dat moet dit jaar anders. De voorzitter geeft aan dat de tekstverwerking door het secretariaat verricht wordt. Op de iets langere termijn dienen ook de eindredactie, vormgeving en website door het secretariaat uitgevoerd te worden. De hoeveelheid werk blijft inderdaad hetzelfde, zij het tegen een veel lager uurtarief.
De voorzitter geeft aan dat dit een kans moet krijgen. Opmerking: Marjan van Elsland geeft aan dat het hebben van een secretariaat een voortzetting is van de professionaliseringsslag die dit bestuur gemaakt heeft en dat wij deze stap als vereniging alleen maar kunnen toejuichen. Vraag: Antwoord:
De klimcommissie vraagt zich af of het ook mogelijk is om eerder financiële gegevens jaar aangeleverd te krijgen. Het afgelopen is dat als moeizaam ervaren. De voorzitter geeft aan dat er om die reden een commissie is ingesteld die per kwartaal de financiën doorneemt, zodat er per kwartaal rapportages beschikbaar komen
De begroting 2014 wordt goedgekeurd, over het vakblad vindt aanvullend overleg plaats. Voor: 41 stemmen
Tegen: 5
De stemmen zijn geteld door Bart van der Klugt en Martijn van der Spoel.
10.Overdracht voorzitterschap Nike Jekel neemt definitief afscheid als voorzitter. Martijn van der Spoel neemt na inmiddels ingewerkt te zijn, per direct de taken van Nike over. 11.Verkiezing bestuur Ook van Bart van der Klugt in zijn hoedanigheid als secretaris wordt afscheid genomen. Gestemd moet worden over een nieuwe secretaris en een herverkiezing voor de afvaardiging als ISA-bestuurslid. Geert Schalken is bereid zich kandidaat te stellen voor de functie van secretaris. De stemmen voor de nieuwe secretaris en ISA-afvaardiging zijn unaniem. Secretaris Geert Schalken Voor: 46 stemmen Tegen: 0 ISA –bestuurslid Nicolaas Verloop Voor: 46 stemmen Tegen: 0 De stemmen zijn geteld door Bart van der Klugt en Martijn van der Spoel. Geert bedankt iedereen voor het vertrouwen en stelt zich kort voor. Naam
Functie
Aftredend
Herkiesbaar
Martijn van der Spoel
Voorzitter
2017
n.v.t.
Geert Schalken
Secretaris
2017
n.v.t.
Harmen van der Meulen
Penningmeester
2015
n.v.t.
Wouter Schulp
PR-commissaris
2016
n.v.t.
Nicolaas Verloop
ISA-bestuurslid
2017
n.v.t.
12.Vaststellen prijzen themadagen KPB-ISA Er worden geen prijsverhogingen doorgevoerd, anders dan de afgesproken indexering voor de contributie ad 2,50 per jaar.
13.Verlenging beleidsplan tot 2018. In 2009 is een beleidsplan geschreven, met een looptijd van 5 jaar. Dit jaar dient dit plan dan ook geëvalueerd te worden. Het plan is echter pas vastgesteld in 2012. De thema’s die daarin aan de orde komen zijn nog steeds actueel. Het voorstel is om het beleidsplan alsnog een looptijd van 5 jaar te geven na de vaststelling in 2012 en de looptijd derhalve te verlengen tot 2018. Voor de verlenging van het beleidsplan tot 2018 was de stemming unaniem: Voor: 46 stemmen Tegen: 0 Een aantal leden vraagt zich af wat de inhoud van het beleidsplan is. Het plan wordt toegankelijk gemaakt voor de leden middels een downloadlink op de site. 14.Rondvraag Marjan van Elsland vraagt of er wel passend afscheid genomen wordt van Bart en Nike. Marjan wil ze namens de leden hartelijk bedanken voor hun inspanningen. Ze hebben de afgelopen 3 jaar heel veel werk verzet en hebben een dik applaus verdiend. Martijn vraagt de gewezen secretaris en voorzitter naar voren te komen en biedt Bart en Nike na een korte speech een passend aandenken aan in de vorm van een versteende schijf hout uit Indonesië. Nike uit zijn dank voor deze blijk van waardering en geeft aan het een bijzondere geste te vinden. Bart uit eveneens zijn dank en geeft aan nog niet volledig uit beeld te zijn en graag nog op een aantal thema’s nog actief te blijven binnen de KPB . Vraag:
Antwoord:
Vraag:
Antwoord:
Wolter Kok, vraagt zich af of het mogelijk om de tientjesregeling af te schaffen om in ruil daarvoor de contributie verhogen. Bijvoorbeeld door de contributie met € 30,- euro te verhogen, waarbij de actieve leden een ledenvoordeel krijgen in de vorm van verlaging of afschaffing van de tientjesregeling. Dit is een herhalend thema. Grofweg gesteld: contributieverhoging zorgt voor hogere inkomsten, daartegenover staat het verlies leden door contributieverhoging, met inkomstenderving tot gevolg. Over de tientjesregeling is reeds uitgebreid gesproken. Deze is ingesteld om zo beter de opkomst in te kunnen schatten. De tientjesregeling is handig in het kader van opkomst. De mogelijke effecten van de verschillende maatregelen zouden preciezer uitgerekend/onderzocht moeten worden. Nike Jekel vraagt of het bestuur een voorstel uit wil werken met de kascommissie. De hoogte van de contributie, de vorm van de tientjesregeling en de kosten/baten van het vakblad kunnen wellicht aan het einde van het jaar in een korte ALV behandeld worden. Dit is akkoord.
Vraag:
Henk Slootjes vraagt of de aanvangstijd voor de ALV gewijzigd kan worden
Antwoord:
Dit is akkoord
Vraag:
Eddy Bouwmeester, vindt het vakblad een te grote kostenpost. Kan dit niet bij wijze van spreken weer terug naar een groen stencil? Het kan volgens hem niet zo zijn dat het doel geworden is om zoveel mogelijk advertenties te verkopen. Het doel is om het vakblad te laten groeien, waarbij het om de inhoud gaat. Hans geeft aan dat we gemiddeld met ons blad niet duurder zijn dan boomzorg en Tuin en landschap. Zoals reeds eerder in deze vergadering is besproken, is er onvoldoende aandacht aan de inkomsten besteed. De nadruk zou daar meer op moeten liggen. Hans geeft nogmaals aan opnieuw te kijken naar de uitgaven en ook de vorm waarin het vakblad wordt bekeken.
Antwoord:
15.Sluiting Om 12.00 uur Samenvatting van de besluiten (o.a. door meerderheid van stemming)
Het tijdstip van de ALV wordt 11.00 uur. De begroting 2014 is goedgekeurd De kosten voor het vakblad worden nader uitgesplitst Er vindt overleg plaats met de vakbladcommissie over de inkomsten/uitgaven Het beleidsplan blijft ongewijzigd tot 2018 Het beleidsplan wordt openbaar op de website Martijn van der Spoel is aangesteld als voorzitter Geert Schalken is aangesteld als secretaris Het bestuur komt met een voorstel met betrekking tot de contributieopbouw. -
De volgende jaarlijkse ALV vindt plaats op zaterdag 11 april 2015.
