Voorjaars-ALV 12 mei 2014 – Hart van Utrecht Aanwezig: Anne van der Sluis, Tinka Kars, Petra Berk, Han Hoogvliet, Coen Kaaij, Jacqueline van der Spek, Maartje de Groot, Maikel Haman, David Vermeulen, Charlotte Scherphof, Anne ter Brugge, Femke Grievink, Sander Verdick, Ilonka Dijs (stemgerechtigd voor Karin van Beusekom) Afgemeld: Arianne Niks, Roselinde Goselink, Franka Guiking, Peter Retera, Karin van Beusekom (heeft Ilonka Dijs gemachtigd voor haar te stemmen), Karin Leboraga, Linda van Leeuwen, Lieke ten Voorde, Janneke Schilp, Ivette Groenendijk, Linda de Heer, Roeska Blankevoort, Mariska Jager, Jan Willem Hendriks, Moniek de Boer, Anna Schakel, Nils Bonder, Jasper Labohm. 1. Opening Om 20:05 uur wordt de vergadering geopend door de voorzitter. 2. Vaststellen agenda Nadat punt 12 en 13 op de agenda zijn omgedraaid, wordt de agenda als volgt vastgesteld: 1. Opening 2. Vaststellen Agenda 3. Notulen van de vorige ALV 4. Mededelingen 5. Ingekomen en verzonden stukken 6. TC: Jaarverslag 2013-2014 en doelstellingen 2014-2015 7. Jaarverslagen commissies 8. Begroting en vaststellen contributie 9. Decharge en benoeming kascommissie 10. Decharge en benoeming TC 11. Decharge en benoeming bestuursfuncties 12. Rondvraag + WVTTK 13. Verificatie besluitenlijst 14. Sluiting 3. Notulen van de vorige ALV De notulen van de ALV van 21 november 2013 (najaars ALV) worden goedgekeurd. 4. Mededelingen Anne (vz) namens het bestuur: - Zaal 3 Galgenwaard (beneden) staat half leeg. Majella gebruikt op dinsdagavond 2 van de 4 velden (kan alleen per 4 velden worden gehuurd). Bestuur denkt na over opvulling, bv recreantenteam zie verder punt 8 (Begroting,). - Er komt een nieuwe Majella website. Petra licht toe hoe het project in samenwerking met de Hogeschool Utrecht werkt. Acht groepjes studenten zullen een idee presenteren en de ‘winnaar’ zal de website ook daadwerkelijk bouwen. Komend seizoen online. Beheer blijft bij Majella. - Vernieuwing van TC-beleidsplan wordt gestart. Vrijwilligers voor meedenken kunnen zich melden bij de voorzitter. 5. Ingekomen en verzonden stukken Er zijn geen ingekomen of verzonden stukken.
Voorjaars-ALV 12 mei 2014
1
6. TC: Jaarverslag 2013-2014 en doelstellingen 2014-2015 Jaarverslag De doelstellingen van seizoen 2013-2014 zijn voor 3 teams niet gehaald (handhaven D4, D5, H2) en voor de andere 7 teams wel (30% niet / 70% wel). Er waren tussendoor relatief veel uitvallers (blessures, zwangerschappen, verhuizingen) waar lastig vervanging voor te vinden was. Weinig teams wilden gebruik maken van de extra trainingsmogelijkheid (bv tegen degradatie). Doelstellingen seizoen 2014-2015 Handhaven in de betreffende klasse is het minimale doel. Halverwege het seizoen evaluatie om in te spelen op ondersteuning van teams (tegen degradatie of voor promotie) zoals ook dit seizoen gedaan is. D5/6 in 4de klasse: hoeft niet te promoveren maar als halverwege het seizoen blijkt dat ze er heel goed voor staan dan krijgen ze ook de mogelijkheid om extra te trainen etc. en voor het kampioenschap te gaan. Afhankelijk van plaatsing van D4 in 2de klasse of 3de klasse doel is handhaven ofwel promoveren. Hetzelfde geldt voor H2 bij plaatsing in 1ste klasse of 2de klasse. 7. Jaarverslagen commissies Verslag Activiteitencommissie door Jacqueline van der Spek Bijna elke maand in seizoen 2013-2014 een activiteit georganiseerd inclusief feesten en mixtoernooi. Nieuwe activiteit: bossaball. Veel aanmeldingen, dus volgend seizoen weer. Terug van weggeweest: karten. Enthousiaste deelnemers. Dit seizoen heeft de AC geen activiteiten af moeten gelasten, maar dit gebeurt wel eens. Vraag van Jacqueline aan de aanwezigen: welke activiteit moet zeker volgend seizoen door AC georganiseerd worden en hoe vaak verwachten de leden een activiteit? Michael: een gemêleerd aanbod aan activiteiten is goed want zo spreek je verschillende leden aan. Petra: vanuit persoonlijke overwegingen beter activiteiten die iets met volleybal te maken hebben zoals bossaball dan bijvoorbeeld squash, maar klimmen is ook leuk en dat heeft niets met volleybal te maken. Algemene feedback van de aanwezigen: goed kijken of kerst-mixtoernooi niet met competitie in drang komt. Goede beslissing om afgelopen seizoen te kiezen voor training omdat sommige teams nog wedstrijden hadden in de Kerstvakantie. Eventueel een ambassadeur in elk team voor de activiteiten. AC-leden benaderen de teams nu al via e-mail maar ook persoonlijk op trainingsavonden. Verslag Wedstrijdsecretaris door Petra Berk 14 thuisavonden waarop bijna altijd 8 wedstrijden werden gespeeld. Eenmaal uitloop van een wedstrijd maar mocht van de beheerder uitgespeeld worden. Voor een wedstrijdwijziging is er sinds dit seizoen direct contact tussen de wedstrijdcoördinatoren, dit gaat niet meer via de Nevobo. Femke vraagt of alle wijzigingen aan de teams worden doorgegeven. Petra geeft toe dat ze het niet doorgeeft wanneer een wedstrijd bv een half uur eerder of later begint. Website Nevobo in de gaten houden en/of Nevobo-app downloaden (hierin wordt het automatisch bijgewerkt in je eigen wedstrijdschema). Weinig problemen met scheidsrechters. Komt misschien door de persoonlijke e-mails die Petra voorafgaand aan de scheidrechters (en tellers) verstuurt. Dit seizoen voor het eerst: D1 met groot formulier. Marleen (D4) en Karin (D4) hebben een introductiecursus gegeven aan een aantal leden en dit is goed gegaan. David merkt op dat het wellicht niet nodig is dat er twee tellers zijn die het grote formulier kunnen invullen: één teller voor het draaien van de scorebordjes en de andere teller voor het grote formulier is werkbaar. Voorjaars-ALV 12 mei 2014
2
Nieuw: digitaal wedstrijdformulier. Dat kon dit seizoen voor het eerst. Nog niet tegengekomen bij uitwedstrijden. Majella nog niet geïntroduceerd door geen WiFi en slecht 3G in Galgenwaard. Heksenketel heeft inmiddels WiFi, waarvan binnenkort de ontvangst wordt getest op een tablet. Het digitale formulier is handig, o.a. door het eenmaal invullen van de teamleden, daarna hoef je bij elke wedstrijd alleen een vinkje zetten. Bekercompetitie: 6 teams hebben meegedaan. Er zijn 2 wedstrijden op een Boni-thuisavond gespeeld en verder op dinsdagavond-trainingsavond. Ilonka merkt op dat hierdoor sommige teams op meerdere dinsdagen zonder trainer zaten en verzoekt de wedstrijdsecretaris dit strenger met de teams te overleggen: als zij voorkeur hebben voor het spelen van een wedstrijd op dinsdagavond, dan moeten zij wel zorgen voor een vervangende trainer voor hun team(s). De beker is tenslotte op eigen kosten van het team. Verslag Lustrumcommissie door Anne van der Sluis De commissie bestond uit 6 mensen. Dat was ruim voldoende in de voorbereiding en vooral op de avond van het feest nodig. Op tijd begonnen met voorbereidingen wat met name handig was voor de locatie. Geplande locatie ging helaas failliet maar gelukkig werd op korte termijn nog een andere locatie gevonden. De vraag was of er voldoende ruimte was. Het was uitverkocht (170 mensen). LuCo had zo’n grote belangstelling niet verwacht. Jacqueline hoorde van een aantal oud-leden dat ze geen kaartje meer konden kopen. Maartje licht toe dat er inderdaad mensen op de wachtlijst stonden maar uiteindelijk 4 oud-leden niet konden komen omdat het vol was. Lonneke en Peter hebben het benaderen van de oud-leden op zich genomen en de oud-ledenlijst (in Excel) geüpdatet. Dit is een bruikbare lijst voor over 5 jaar. Maartje vraagt of de gegevens nog in Sportlink (ledenadministratie) worden bijgewerkt. Tinka geeft aan dat dit meer werk is dan de oudleden Excellijst bijhouden met de gegevens van de vertrekkende leden en biedt aan om dit op zich te nemen als secretaris. Begroting werd precies gerealiseerd met kaartverkoop en gereserveerd geld vanuit de vereniging. 8. Begroting en vaststellen contributie Han licht een aantal punten toe. Reserveringen - Lustrumreservering is opgemaakt aan de Lustrumviering en wordt aangevuld. - Wedstrijdshirts: lastig in te schatten hoeveel je moet reserveren want het scheelt enorm in de kosten of je wel/niet een sponsor hebt, zoals dit jaar. De komende twee jaar de helft van kosten voor een shirt reserveren. Nieuw shirt is ca. € 60. Dit komt per lid neer op ca. € 30 (de helft) uit verenigingsreservering en € 30 (andere helft) wat t.z.t. ofwel door een sponsor of door de leden zelf wordt betaald. Beleid deze reservering eventueel bijstellen over 2 jaar. Gestegen kosten zaalhuur Hal 3 Galgenwaard (beneden) wordt op dinsdagavond maar half gehuurd (2 velden). Bestuur onderzoekt mogelijkheden voor onderhuur bv aan een recreantenteam. David vraagt of er een mogelijkheid is tot het opstarten van een recreantenteam binnen Majella. Dit heeft Peter ook als punt om over na te denken aangedragen (via e-mail aan Anne (vz). Han stelt voor om dit mee te nemen in het TC-beleidsplan. Petra vindt dat het ‘niet hebben van recreanten’ een onderscheidend punt voor Majella als volleybalvereniging in Utrecht (alleen Switch heeft ook géén recreanten). Ilonka oppert dat er genoeg beginnende dames zijn dus dat we ook kunnen nadenken over een team van beginnende volleyballers (vrouwen) met potentie die dan later door kunnen groeien naar D5/D6. Verder vindt ze dat, als je eventueel voor een recreantenteam gaat, je duidelijk moet communiceren dat ze alleen in Hal 3 op het lege veld kunnen trainen en dat ze zelf een trainer regelen.
Voorjaars-ALV 12 mei 2014
3
Anne (vz) draagt aan dat je vooral moet bedenken wat je wil met de mensen die op het lege veld gaan trainen en dit is zeker iets om in het TC-beleidsplan mee te nemen - ‘beginnende volleyballers’ kunnen eventueel ook meetrainend lid worden en dan later competitie gaan spelen. Maartje merkt op dat je niet moet overwegen of je een recreantenteam wil opstarten omdat we een leeg veld hebben maar als optie an sich bekijken. Anne beaamt dit en voegt toe dat Peter in zijn e-mail aan haar over een mogelijk recreantenteam niet als uitgangspunt het lege veld van Hal 3 had. Contributieverhoging Han vervolgt. De zaalhuur is fors gestegen. De gemeente heeft de huur verhoogd én er wordt nu door iedereen op dinsdag getraind: Hal 3 Galgenwaard is duurder dan donderdagavond in gymzaal Hart van Noord. Petra vult aan dat de subsidies ook steeds meer af zullen nemen en dat de zaalhuur in de toekomst zeker weer zal stijgen. Daarom stelt het bestuur een contributieverhoging voor van € 235 naar € 250 (voor competitiespelend lid). Het bestuur verhoogt liever de contributie beetje bij beetje in plaats van over een aantal jaren ineens een extreme verhoging. Anne tB vindt het vreemd dat het eigen vermogen relatief hoog is en dat de contributie dan toch wordt verhoogd. Han licht toe dat het inderdaad een keuze is van het bestuur om nu leden al een kleine extra vergoeding te vragen d.m.v. de contributie, en niet in de toekomst als je het niet meer redt van het eigen vermogen, ineens de contributie fors verhogen. David merkt op dat het oneerlijk is om nu leden te belasten voor kosten die in de toekomst wellicht zullen stijgen. Han wijst erop dat het eigen vermogen van € 7000 binnen de voorgestelde perken valt (10-25% van de begroting). Ilonka vraagt zich af of het tekort op de begroting wel gehaald zal worden omdat er tot nu toe elk seizoen een tekort begroot was maar we in de plus eindigden. Han reageert hierop dat we voor seizoen 2013-2014 in ieder geval op verlies uitkomen – dat is zeker, maar hij weet nog niet hoeveel omdat er nog een aantal rekeningen binnen moeten komen. Ilonka stelt voor om de contributie op € 250 vast te stellen en dan in de najaars-ALV te kijken of we wel volledig deel 2 van de contributie moeten innen, als blijkt dat het begrote verlies van 2013-2014 inderdaad niet gehaald is. Voor de penningmeester (Han) is dit geen optie, o.a. omdat het administratief zeer onhandig is. De voorzitter vraagt om een stemming van de contributie van € 235 naar € 245 (= + € 10) in plaats van de voorgestelde € 15 verhoging. Het contributiebedrag voor seizoen 2014-2015 wordt vastgesteld op € 245 voor een competitiespelend lid met 14+1 stemmen vóór en 0 stemmen tegen. Ilonka verzoekt de contributie voor het U-pas lid niet te verhogen. Het bestuur gaat akkoord met hetzelfde contributiebedrag voor een U-pas-lid als in seizoen 20132014, namelijk € 117,50. 9. Decharge en benoeming kascommissie Voorzitter dechargeert Kees Links en chargeert Jasper Labohm die komend seizoen samen met Arianne Niks in de KasCom zal plaatsnemen. Speciaal bedankje aan Kees Links want hij heeft 10 jaar in de KasCom gezeten! Voorjaars-ALV 12 mei 2014
4
10. Decharge en benoeming TC Voorzitter dechargeert Annemiek van Vondel en chargeert Mariska Jager. Scheidsrechtercoördinator Voorzitter dechargeert Wijnand Vellenkoop en chargeert Roeska Blankevoort voor deze functie. 11. Decharge en benoeming bestuursfuncties Volgens de statuten moeten de bestuursleden elke twee jaar aftreden en kunnen zich herkiesbaar stellen. De penningmeester en secretaris mogen niet gelijktijdig aftreden. Voorzitter dechargeert penningmeester Han. Hij stelt zich herkiesbaar. Voorzitter chargeert Han als penningmeester met 14+1 stemmen vóór en 0 stemmen tegen. 12. Rondvraag + WVTTK Charlotte: wil graag wat meer weten over het nieuwe TC-beleidsplan. Anne (vz) licht toe wat het idee is en geeft nogmaals aan dat leden die mee willen denken/schrijven zich bij haar kunnen melden. Er wordt namelijk een ‘werkgroep’ samengesteld. Ilonka vult aan dat er wel een beleidsplan is die ook tussentijds een beetje is aangepast maar het is een betrekkelijk oude versie (uit 2006). Charlotte vraagt aan de TC wanneer de voorlopige teamindeling bekend is. Ilonka antwoordt dat de planning is op 27/28 mei. Tinka: leden die zich uitschrijven en dit seizoen een wedstrijdshirt hebben ontvangen moeten hun shirt inleveren, want het is eigendom van de vereniging. Er zal een e-mail naar alle leden worden gestuurd en de secretaris zal samen met de shirtcommissie de verzameling van de shirts monitoren. Ilonka: er is nog een TC-lid functie vacant, eigenlijk alleen voor een man, die na deze teamindeling kan beginnen en Henri wil opvolgen. Ilonka: complimenten voor penningmeester Han hoe hij de zaken dit seizoen heeft opgepakt en uitgevoerd. Petra: Wijnand en Roeska gaan een scheidsrechtersbeleidsplan opstellen. We moeten veel scheidsrechters leveren dus er is wellicht meer opleiding en begeleiding nodig. Er komt in het nieuwe seizoen weer een scheidsrechterscursus. Dit zijn drie zondagen in Utrecht waarna je promotieklasse heren en 3de divisie dames mag fluiten. Han: de drankjes en het poolen is vanavond all-in. Het bestuur vraagt om een vrijwillige bijdrage van de aanwezige leden. 13. Verificatie besluitenlijst - Oud-ledenlijst in Excel bijwerken met leden die vertrekken (na seizoen 2013-2014) Tinka - Werkgroep samenstellen voor herschrijven TC-beleidsplan (recreantenteam?) Anne (vz) - E-mail naar leden over inleveren shirts indien opzegging lidmaatschap + shirts verzamelen Tinka 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:35 uur. De volgende ALV zal in november 2014 zijn. Datum, tijd en locatie worden nog bekend gemaakt.
Voorjaars-ALV 12 mei 2014
5
