Financieel jaarrvers slag 201 11 ALV 28 april 2012 2
Jo onge erenw werk kgro oep vo oor Sterren nkun nde
Inhoudsopgave 1. Inleiding .................................................................................................................................................. 1 2. Resultaat ................................................................................................................................................ 1 2.1 Contributies&Donaties .................................................................................................................... 1 2.2 Diversen‐in ....................................................................................................................................... 1 2.3 Universum (UV) ................................................................................................................................ 2 2.4 Landelijk Bureau ............................................................................................................................... 2 2.5 Hoofdbestuur ................................................................................................................................... 2 2.6 Interne Relaties ................................................................................................................................ 2 2.7 Kampen ............................................................................................................................................ 3 2.8 Kampgroep ....................................................................................................................................... 3 2.9 Afdelingen ........................................................................................................................................ 3 2.10 Commissies .................................................................................................................................... 3 2.11 Landelijke Bijeenkomst .................................................................................................................. 3 2.12 Diversen‐uit .................................................................................................................................... 3 3. Veranderingen in balansposten in het resultaat ................................................................................... 4 3.1 Correcties ......................................................................................................................................... 4 3.2 Opschonen balans‐crediteuren, kruisposten, nagekomen, vooruitontvangen ............................... 4 3.3 Opschonen balans‐kampen ............................................................................................................. 5 3.4 Opschonen balans‐Overige debiteuren ........................................................................................... 5 3.5 Reserveringen .................................................................................................................................. 5 4. Resultaat ‐ Totalen ................................................................................................................................. 6 Resultaat 2011 –verkort ............................................................................................................................. 7 Resultaat 2011 ........................................................................................................................................... 8 (vervolg Resultaat) Balansposten op het resultaat .............................................................................. 10
5. Balans 1‐1‐2012 ‐ Activa ...................................................................................................................... 11 5.1 Rekeningen .................................................................................................................................... 11 5.2 Vorderingen‐Debiteuren ................................................................................................................ 11 5.3 Vorderingen‐ StUV‐debet&IFA‐debet ............................................................................................ 11 5.4 Vooruitbetaald ............................................................................................................................... 12 5.5 Kas .................................................................................................................................................. 12 6. Balans 1‐1‐2012 – Passiva .................................................................................................................... 12 6.1 Kapitaal&Reserveringen................................................................................................................. 12 6.2 Schulden‐Crediteur declaraties & Crediteur facturen ................................................................... 12 6.3 Schulden‐de Koepel‐credit & StUV‐credit ...................................................................................... 13 6.4 Vooruitontvangen, vooruitontvangen acceptgiro & nagekomen. ................................................. 13 6.5 Tussenrekeningen & Kruisposten .................................................................................................. 13 7 Totalen ‐ Balans ..................................................................................................................................... 14 Balans 1‐1‐2012 ....................................................................................................................................... 15 Appendix A: Correcties Crediteuren ........................................................................................................ 16 Appendix B: Correctie StUV‐debet, StUV‐credit & Koepel ‐ credit .......................................................... 17
1. Inleiding Het jaar begon met een niet al te positief vooruitzicht: In de begroting moest worden beknippeld op posten en dan nog liet deze een negatief resultaat zien voor onze activiteiten. Ook zouden er waarschijnlijk weer veel debiteuren worden afgeschreven. Door de grote inzet van onze vrijwilligers is dit maar voor de helft waar geworden. De kampen hebben weer veel deelnemers weten te trekken en zijn voorzichtiger geweest met uitgaven. De UV‐redactie heeft de handen ineen geslagen om een gesponsorde, extra dikke uitgaven van het UV te doen, de UV‐ special, en nieuwe afdelingen hebben eigen inkomsten verworven via beginnerscursussen. Wel zijn er veel debiteuren afgeschreven, waarvan het niet meer realistisch werd geacht dat deze werden geïnd. Daarnaast is ook de balans opgeruimd. Veel posten werden al sinds 1‐1‐2008 “meegesleept” zonder dat de oorsprong bekend was. Na opruiming is de totale waarde op de balans flink lager, maar desalniettemin heeft het veel weg van een goede lenteschoonmaak: Er gaat veel de deur uit, maar daardoor kan er wel begonnen worden met een fris begin.
2. Resultaat
2.1 Contributies&Donaties De inkomsten uit contributies zijn dit jaar tegengevallen. Dit zit hem vooral in een groot aantal wanbetalers in de leden die via de acceptgiro betalen. Er zijn hiervoor meerdere redenen aan te wijzen. De herinneringsbrief voor de contributie is in 2011 pas tegen het eind van het jaar de deur uitgegaan. Ook bleek in het ledenbestand dat sommige leden die al enkele jaren niet hadden betaald nog steeds in het bestand stonden (zie ook 3.5). Het bestand is inmiddels opgeschoond van deze leden en ook is de contributiebrief voor 2012 ditmaal aan het begin van het jaar de deur uitgegaan en is een planning opgesteld om allen herinneringen en aanmaningen in de eerste helft van 2012 te versturen. Daarnaast zullen we ook dit jaar verdergaan in het stimuleren van betalen via incasso. Hiertoe was bijvoorbeeld een machtigingsstrook aan de contributiebrief aangehecht, die men zonder postzegel terug kon sturen naar ons antwoordnummer. Aan de oproep voor donaties hebben onze leden ruimhartig gehoor gegeven. De donaties zijn bijna het dubbele van het verwachte bedrag. Om de inkomsten in 2012 via donateurs te stimuleren is er inmiddels een donateursformulier op de website geplaatst en hebben we zo onze eerste donateurs al binnen.
2.2 Diversen‐in Deze post is voornamelijk opgebouwd uit het saldo van Gooister bij opheffing, zijnde €516,11. Daarnaast zijn er dit jaar administratiekosten gerekend voor wie zijn contributie via acceptgiro niet op tijd had betaald. Deze administratiekosten zijn € 135,‐ van het bedrag. De rente is dit jaar hoger dan vorig jaar. Zoals was voorgenomen voor vorig jaar, staat er significant meer op de spaarrekeningen.
1
Het laatste restje bestaat uit extra gevonden contanten, ingeleverde statiegeldflessen, een onverwachte teruggave van € 2,85 van de verzekering ed.
2.3 Universum (UV) Door de enorme inspanning die er gedaan is om dit jaar een UV special uit te brengen – een gesponsorde versie van UV in grote oplage, die zowel als promotiemateriaal dient als ter vervanging van één van de UV‐nummers kon dienen‐ is het mogelijk geweest om de kosten voor UV dit jaar te drukken. Zoals overeengekomen in de ALV was er maximaal € 1000,‐ begroot voor de UV‐special en hier is het project met dank aan vele sponsoren netjes binnengebleven. Ook de andere Universums zijn met hun kosten binnen de marge van de begroting gebleven. Omdat de Universum inmiddels gedrukt en verzonden wordt door een drukker die een pakketprijs hanteert voor zowel het drukken als verzenden, is de UV post niet langer uit te splitsen in het resultaat. Wel is er nog een factuur voor 2010 nagekomen á €180,20.
2.4 Landelijk Bureau De belangrijkste post vormt de correspondentie. Hieronder vallen zowel kosten voor verzenden als kosten voor enveloppen, het antwoordnummer, kopieëren e.d.. Tegen de verwachting in heeft correspondentie en materiaal dit jaar flink meer gekost. De verwachting was dat de kosten van 2010 hoog waren uitgevallen door de uitgebreide correspondentie naar de leden die met incasso betaalden en dat de kosten voor 2011 lager zouden zijn. Afgelopen jaar is er echter zeer uitgebreide correspondentie geweest met de leden die via acceptgiro betalen, waarbij naast herinnering en 2e herinnering ook aanmaningen verstuurd werden. Deze extra kosten worden maar gedeeltelijk gedekt door de administratiekosten á € 135,‐ die zijn doorgerekend aan en betaald door laatbetalers. Verder zijn naast de standaardkosten voor het LB twee extra posten geboekt. De eerste is de nieuw aangeschafte computer voor het LB, voor deze besteding willen we de opgebouwde reservering voor de computer aanspreken. De tweede is de huur voor de opslag in Den Bosch die we sinds 1 november 2011 hebben voor met name de kampspullen en het archief. De kosten hiervoor willen we uit de reservering “huursverhoging” halen.
2.5 Hoofdbestuur Deze post is voornamelijk opgebouwd uit reiskosten. We hoopten dit jaar minder reiskosten te hoeven maken, maar desondanks zijn het er meer geworden. De vergaderkosten (kosten voor het gebruik van de faciliteiten op Sonnenborgh) zijn dit jaar verdubbeld. Onder diversen vallen een bezoek aan de KNVWS, een bezoek aan de JVS, bezoek aan een StUV‐Koepel‐JWG overleg, kosten voor de brainstormdag en een afscheidscadeau.
2.6 Interne Relaties De belangrijkste post hier is het Kaderweekend. Er was hoop een goedkopere locatie te vinden. Helaas is dat niet geslaagd. Ook door het enthousiasme waarmee het weekend in 2011 werd bezocht, werden de kosten voor eten en overnachting hoger. Dit werd enigszins gedempt door de verhoogde inkomsten door verkoop van drinken. Al met al kostte het kaderweekend € 691,03 waar op € 475,‐ was gerekend. Hierdoor valt de post hoger uit dan begroot. Daarnaast is er voor € 170,86 besteed aan de herdenkingen van Sjoerd en Nadine.
2
2.7 Kampen Voor het beschouwen van kampen kan het beste zowel de inkomsten‐ als uitgavenkant tegelijk bekeken worden. Afhankelijk van het deelnemersaantal zullen immers zowel de inkomsten als uitgaven stijgen. Wat vooral in het oog springt is dat Ouderenkamp, wat vorig jaar bijna verlies draaide, dit jaar de vergoeding voor de overheadkosten van € 500,‐ ruim kan afdragen. Er is binnen OK hard gewerkt aan gezondere financiën. Het Jongerenkamp kon de afgesproken overheadvergoeding nog maar net voldoen. Daarnaast hebben ook de kortere kampen een mooi resultaat behaald.
2.8 Kampgroep De kampgroep heeft voornamelijk kosten gemaakt aan duurzame aanschaffen in de vorm van een printer en keukengerei. Daarnaast zijn er reiskosten gemaakt. De begroting is niet gehaald, maar de uitgave voor de printer stond al langer gepland en gezien het ruime resultaat van OK ontstond er ruimte op de begroting aan het eind van het jaar.
2.9 Afdelingen Voor de afdelingen was een budget van€ 800,‐ gepland. De nieuwe afdelingen hebben zich echter flink ingespannen en hebben door het opzetten van beginnerscursussen de kosten van hun afdeling bijna helemaal kunnen terugwinnen. De afdeling Arnhem heeft daarmee slechts € 11,80 kosten en Eindhoven geen. De al langer draaiende afdelingen Leiden en Utrecht hebben geen eigen inkomsten kunnen werven en hebben derhalve een uitgave van €150,‐ respectievelijk € 32,69. Amersfoort was in het begin van 2011 nog actief, maar heeft daarna weinig uitgaven meer gedaan, omdat deze afdeling in “sluimerstand” is gegaan. Een kleine hoeveelheid kosten werd gemaakt voor de AGro
2.10 Commissies De Internetcommissie is nieuw dit jaar en heeft een kleine kostenpost aan reisdeclaraties gemaakt. De PromCom en WaCo zijn ruim binnen hun budget gebleven. De PromCom heeft met name reisdeclaraties, waar de WaCo kleine onderdelen voor de telescoopmontering heeft gekocht.
2.11 Landelijke Bijeenkomst In 2011 is een landelijke bijeenkomst gehouden. De kosten waren niet inbegroot, maar bleven zeer bescheiden.
2.12 Diversen‐uit Deze post bestaat voornamelijk uit bankkosten. Deze zijn dit jaar hoger uitgevallen dan gepland. Verder zijn er onvoorziene kosten gemaakt aan de verhuizing van de JWG van de werkkamer op de sterrenwacht Sonnenborgh naar de opslag in Den Bosch en de flexplek. De kosten van deze verhuizing zijn erg laag gebleven, omdat een groot deel van de kosten voor het vervoer van het materiaal niet gedeclareerd is.
3
3. Veranderingen in balansposten in het resultaat Voor enkele van onze uitgaven willen we eerder gemaakte reserveringen aanspreken (zie 3.1). Daarnaast hebben we besloten de balans grondig op te schonen. Zoals al uit onderzoek uit het voorgaande jaar is gebleken was de balans opgebouwd uit een zeer uitgebreide brei van posten, waarvan sommige al enige jaren op de balans stonden. Het verhaal achter enkele van deze posten kon worden herleid en de posten bijgesteld (zie 3.2). Van veel van de posten zijn we tot nu toe echter niet in staat geweest om hun oorsprong te achterhalen (zie 3.3). Om te voorkomen dat deze posten nog jaren “meegesleept” worden, maw om de balans op te schonen, zullen de posten die sinds 1‐1‐2008 in de boekhouding staan en waarvan we de oorsprong niet hebben kunnen achterhalen worden afgeschreven.
3.1 Correcties Bij het nalopen van de balansposten hebben we een paar fouten in de posten kunnen vinden en deze bij kunnen stellen. Ten eerste was daar de StUV‐post. Een uitgebreider verslag kan worden gevonden in Appendix B. In het kort is StUV‐credit € 870,14 omhoog bijgesteld, omdat er in 2007 en 2008 optiek uit JWG voorraad is verkocht, zonder dat dit reeds verrekend was. De StUV‐debet post is omlaag bijgesteld met € 487,50 omdat de IFA‐subsidie voor een hoger bedrag in onze boekhouding stond (€ 1487,50) dan in de verslagen is terug te vinden (€ 1000,‐). Ook is er €19,90 aan verschil tussen StUV‐credit en debet van 2009 en eerder weggescholden aan StUV. Van 2 posten in onze crediteurenadministratie hebben we de factuur teruggevonden en vervolgens kunnen constateren dat één niet correct was opgenomen in de boekhouding en dat één voor een te laag bedrag was opgenomen (zie Appendix A). Derhalve hebben wij deze verlaat moeten opnemen. In het kampverslag van OK2010 bleken meerdere declaraties te ontbreken. De debiteur van OK en daarmee het verlies moesten bij worden gesteld met € 328,79. Correcties € 870,14 Optiekverkoop 2007&2008 € 870,14
StUV-correctie OK 2010 verlies verhoogd Facturen 2009
€ 901,92 € 507,42 € 328,79 € 65,71
3.2 Opschonen balans‐crediteuren, kruisposten, nagekomen, vooruitontvangen Bij het opschonen van de balans komen we zowel meevallers als tegenvallers tegen. Als we kijken naar de crediteuren, zien we dat een negatieve crediteur moet worden afgeschreven. Dit betekent dat er facturen en declaraties wel zijn uitbetaald, maar waarvoor de uitgave niet in de boekhouding was gezet van het bijbehorende jaar (zie ook 6.2). Die uitgave moet daardoor nu als nog worden geboekt. Het beginsaldo van de kruisposten stamt al uit 2008 en is daarna hetzelfde gebleven. Bij afschrijven geven deze een meevaller van € 862,05. Ook de Koepel‐credit bevat € 92,23 van voor 2010. Gooister was als crediteur opgenomen, maar dit was onterecht, aangezien zij het bedrag al reeds ontvangen hadden. De herkomst van de nagekomen afdelingsdeclaraties is onduidelijk. Deze post staat echter al sinds 1‐1‐2008 in de boekhouding en wordt derhalve afgeschreven. Het beginsaldo van de vooruitontvangen post, had na de bijbehorende jaarwisseling naar inkomsten moeten zijn geschreven. Destijds is dat niet gedaan, zodat ook hier we het saldo afkomstig van de periode voor 2010 kunnen afschrijven in ons voordeel.
4
3.3 Opschonen balans‐kampen Onder de kampen is onderzoek gedaan naar welke debiteurs bekend waren en geïnd gingen worden, welke crediteurs nog zouden worden betaald, wat de banksaldi waren en hoeveel contant geld er was. Er bleek bij geen van de kampen genoeg geld om aan de debiteur die openstond bij de Landelijke JWG voor hun te voldoen. Derhalve is besloten om de oude debiteuren van voor 2010 af te schrijven, mede omdat ook niet meer plausibel wordt geacht dat de kampen de inkomsten daarvoor zullen krijgen. Waar nodig werd ook een deel van de debiteuren uit 2010 weggescholden. In totaal werd € 1369,29 aan kampdebiteuren afgeschreven. Gezien de OK‐rekening gedeeld was met WiKa en LeKa is deze debiteur niet verder uitgesplitst. De afgeschreven debiteuren verhouden zich met de omzetten van de kampen.
3.4 Opschonen balans‐Overige debiteuren Voor 2010 is er aan de hand van het ledenbestand de schatting gemaakt dat er na de jaarwisseling nog €1985,69 aan contributie voor 2010 zou binnenkomen via de leden die betalen met acceptgiro. Helaas hebben veel leden dit niet betaald en hebben we grote hoeveelheden leden moeten uitschrijven. Er zijn € 907,50 euro aan contributie‐inkomsten misgelopen. Onder de debiteuren stonden ook nog steeds enkele verwachte betalingen voor het gezelligheidsweekend van de bestuursleden uit 2007. Omdat er te veel onduidelijkheid was over de boekhouding in die periode kon dit niet worden teruggeclaimd en worden deze kosten afgeschreven. Ook stond er een IFA‐debiteur open van € 1487,50 welke is afgeschreven. Opschonen balans Crediteuren Kruisposten Nagekomen afdelingsdeclaraties Gooister Vooruitontvangen Koepel-credit
€ 1.809,66 -€ 645,12 € 862,05 € 789,39 € 516,11 € 195,00 € 92,23
Kampen-debiteuren OK/WiKa/LeKa-oud JoKa-oud PaKa-oud
€ 3.444,82 € 1.369,25 € 925,35 € 392,36 € 51,54
Overige debiteuren IFA-debet Contributie inkomsten Gezelligheidsweekend
€ 2.075,57 € 927,50 € 907,50 € 240,57
3.5 Reserveringen Vorig jaar is er een reservering á €1000,‐ weggezet, met het oog op de verwachte afschrijving van debiteuren dit jaar. Derhalve willen we deze reservering nu aanspreken om het verlies door het afschrijven van debiteuren in te perken. Omdat de optiekverkoop een grote meevaller geeft, hoeft voor een neutraal resultaat, niet het volledige bedrag van de reservering aangesproken te worden. Voor de computer van het Landelijk Bureau is al ruime tijd een reservering weggezet. De kosten voor het aanschaffen van de computer willen we daarom ook uit deze reservering halen. Omdat het onvoorzien was dat we vanaf november naast onze werkplek ook een opslag zouden moeten bekostigen, willen we dit onvoorziene verlies afdekken met een deel van de reservering voor huurverhoging. Aanspraak reserveringen Debiteuren Computer Huurverhoging
€ 594,55 € 277,86 € 245,65 € 71,04
5
4. Resultaat ‐ Totalen Als we kijken naar het subtotaal dan zien we dat ondanks enkele onvoorziene posten we een positief resultaat hebben kunnen draaien. Dit is met name te wijten aan de grotere voorzichtigheid qua uitgaven bij de kampen en de enorme inzet van de vrijwilligers bij het UV en de afdelingen om deze meer zelf te bekostigen. De onvoorziene inkomsten wegen min of meer op tegen de onvoorziene uitgaven. Beide zijn flink groter dan verwacht. Bij onderzoek van de balansposten hebben we verschillende negatief uitvallende correcties moeten toepassen. Bij hetzelfde onderzoek kwam echter ook ongeveer hetzelfde bedrag aan optiekverkoop naar boven, welke niet eerder opgenomen was in de boeken. Het opschonen van de balans, het afschrijven van posten van oude boekhoudingen met onduidelijke herkomst, leverde wel een netto verlies op van € 707,66. Dit verlies kon echter worden opgevangen door het aanspreken van reserveringen, waarbij niet eens de volledige reservering voor het afschrijven van debiteuren benut hoefte te worden. Het resultaat is dusdanig tot 0 verlies te beperken.
6
Resultaat 2011 –verkort Contributies
Resultaat 2010 Begroot 2011 Resultaat 2011 € 8.615,00 € 8.500,00 € 7.812,82
Donaties
Kampen -in
€ 448,11
€ 27.348,01
€ 400,00
€ 767,56
€ 25.000,00 €
25.768,07
Universum Landelijk Bureau
€ 1.659,38
€ 1.400,00
€ 1.999,32
Hoofdbestuur
€ 553,16
€ 450,00
€ 631,28
Interne Relaties
€ 932,94
€ 675,00
€ 1.148,93
Kampen-uit
€ 25.281,46
€ 24.000,00
€ 22.399,02
Kampgroep
€ 228,60
€ 200,00
€ 266,76
Afdelingen
€ 488,84
€ 800,00
€ 298,26
Commissies
€ 251,80
€ 300,00
€ 136,98
€ 0,00
€ 0,00
€ 37,36
€ 316,60
€ 150,00
€ 316,79
Landelijke bijeenkomst Diversen - in
€ 682,12
Subtotaal
Opschonen balans
Totaal
€ 764,27
Diversen - uit
€ 34.050,00 € 35.112,72
Correctie inkomsten optiek Aanspraak reserveringen
€ 150,00
€ 870,14 € 3.105,69
Resultaat 2010 Begroot 2011 Resultaat 2011 € 7.647,83 € 7.150,00 € 6.805,63
€ 35.125,00 € 34.040,33 Correcties
€ 901,92
€ 594,55 € 1.809,66
€ 38.387,07
Opschonen balans
€ 8.268,57
€ 3.444,82
€ 38.387,07 7
Resultaat 2011 Contributies Contributie acceptgiro Contributie gezinslid Contributie halfjaar Contributie incasso
Donaties
Kampen -in Ouderenkamp - in Jongerenkamp - in Winterkamp - in Paaskamp - in
Resultaat 2010 Begroot 2011 Resultaat 2011 € 8.615,00 € 8.500,00 € 7.812,82 € 5.723,00 € 5.700,00 € 4.923,00 € 198,00 € 200,00 € 156,00 € 325,00 € 300,00 € 437,00 € 2.369,00 € 2.300,00 € 2.296,82
€ 448,11
€ 27.348,01
€ 400,00
€ 25.000,00 € 12.000,00 € 7.500,00 € 3.500,00 € 2.000,00
€ 767,56
€ € € € €
25.768,07 13.298,07 7.315,00 2.880,00 2.275,00
Universum UniVersum - uit UV Special Landelijk Bureau Correspondentie JWG kamer KvK, verzekering Nieuwe computer LB Den Bosch
Resultaat 2010 Begroot 2011 Resultaat 2011 € 7.647,83 € 7.150,00 € 6.805,63 € 6.150,00 € 6.019,39 € 1.000,00 € 786,24 € 1.659,38 € 1.045,35 € 410,00 € 188,79 € 0,00 € 0,00
€ 1.400,00
€ 1.999,32 € 1.047,43 € 410,00 € 225,20 € 245,65 € 71,04
Hoofdbestuur Reiskosten Vergaderkosten Diversen
€ 553,16 € 398,50 € 45,50 € 109,26
€ 450,00
€ 631,28 € 517,70 € 45,40 € 68,18
Interne Relaties Kaderweekend Memoria Kerstkaarten Diversen
€ 932,94 € 829,85 € 0,00 € 133,09 € 100,00
€ 675,00 € 475,00 € 0,00 € 130,00 € 70,00
€ 1.148,93 € 691,03 € 170,86 € 161,86 € 125,18
€ 25.281,46
€ 24.000,00 € 11.500,00 € 7.000,00 € 3.500,00 € 2.000,00
€ 22.399,02 € 11.147,82 € 6.798,06 € 2.352,87 € 2.100,27
Kampgroep
€ 228,60
€ 200,00
€ 266,76
Duurzame aanschaf Reiskosten
€ 173,40 € 55,20
Kampen-uit Ouderenkamp - uit Jongerenkamp - uit Winterkamp - uit Paaskamp - uit
€ 204,64 € 62,12
8
Diversen - in Opheffen Gooister Administratiekosten Rente Overig
€ 682,12
Subtotaal
€ 150,00 € 0,00 € 0,00 € 50,00 € 100,00
€ 764,27 € 516,11 € 135,00 € 100,11 € 13,05
€ 34.050,00 € 35.112,72
Afdelingen Amersfoort Arnhem Eindhoven Leiden Utrecht AGro
€ 488,84 € 0,00 € 118,89 € 0,00 € 100,00 € 74,98 € 11,20
€ 800,00
€ 298,26 € 100,00 € 11,80 € 0,00 € 150,00 € 32,96 € 3,50
Commissies PromCom Waarneemcommissie Internetcommissie
€ 251,80 € 215,30 € 36,50 € 0,00
€ 300,00 € 200,00 € 100,00 € 0,00
€ 136,98 € 100,78 € 27,80 € 8,40
€ 0,00
€ 0,00
€ 37,36
€ 316,60 € 121,60
€ 150,00 € 150,00 € 0,00
€ 316,79 € 224,52 € 92,27
Landelijke bijeenkomst Diversen - uit Bankkosten Verhuizing
€ 35.125,00
€ 34.040,33
9
(vervolg Resultaat) Balansposten op het resultaat Correctie verl. inkomsten optiek Opschonen balans Crediteuren Kruisposten Nagekomen afdelingsdeclaraties Gooister Vooruitontvangen Koepel-credit Aanspraak reserveringen Debiteuren Computer Huurverhoging
Totaal
€ 3.105,69
€ 870,14 € 1.809,66 -€ 645,12 € 862,05 € 789,39 € 516,11 € 195,00 € 92,23 € 594,55 € 277,86 € 245,65 € 71,04
€ 38.387,07
Correcties StUV-correctie OK 2010 verlies verhoogd Facturen 2009
€ 901,92 € 507,42 € 328,79 € 65,71
Opschonen balans Kampen-debiteuren OK/WiKa/LeKa-oud JoKa-oud PaKa-oud
€ 3.444,82 € 1.369,25 € 925,35 € 392,36 € 51,54
Overige debiteuren IFA-debet Contributie inkomsten Gezelligheidsweekend 2007
€ 2.075,57 € 927,50 € 907,50 € 240,57
€ 38.387,07
10
5. Balans 1‐1‐2012 ‐ Activa
5.1 Rekeningen Het saldo op de rekeningen is vrij constant gebleven. Wel is er duidelijk meer op de spaarrekeningen gezet, zoals ook was aangegeven dat het voornemen was. Rekeningen Giro: Contributie Giro: Contributie spaar Giro: Kampgroep Giro: Kampgroep spaar Giro: Penningmeester Giro: Penningmeester spaar
€ 13.067,06 € 4.185,65 € 88,33 € 6.413,51 € 547,34 € 676,81 € 1.155,42
€ 13.495,11 € 4.124,29 € 1.090,12 € 1.534,38 € 4.559,90 € 476,21 € 1.710,21
5.2 Vorderingen‐Debiteuren Zoals aangegeven bij het resultaat zijn de debiteuren van kampen verlaagd tot het huidige saldo rekeninghoudend met de nog verwachte inkomsten en uitgaven aan debiteuren en crediteuren. Dit zorgt dat de openstaande debiteur van de kampen verlaagd wordt met € 1698,04. Daarnaast zijn de kampdebiteuren ook deels afgelost, zodat het huidige saldo € 3386,05 euro bedraagt. Deze is als volgt opgebouwd: Kamp Bedrag OK 2297,81 WiKa 785,70 JoKa 271,86 PaKa 30,86 Totaal 3386,05 In het totaaloverzicht zijn ook de oude en de nieuwe debiteuren weergegeven. Voor de balans van 1‐ 1‐2011 zijn Debiteuren‐oud gedefineerd als de debiteuren die uit voor 2010 stammen, voor de balans op 1‐1‐2012 betreft dit de debiteuren van 2010 of eerder. Debiteuren‐nieuw voor de balans van 1‐1‐ 2011 zijn de debiteuren die er in het jaar 2010 bij zijn gekomen en voor de balans op 1‐1‐2012 de debiteuren die er in het jaar 2011 bij zijn gekomen. Van de nieuwe debiteuren van 2011 zijn er per 15‐04‐2012 € 892,53 ingelost en staan er nog € 812,12 open.
5.3 Vorderingen‐ StUV‐debet&IFA‐debet De vorderingen op StUV zijn verlaagd en bestaat op dit moment slechts uit de toegezegde vergoedingen van het afgelopen jaar, zijnde: Bedrag UV‐special subsidie 1000 Computer LB 245,65 Reisdeclaraties 22,40 Totaal 3386,05 Voor een verdere toelichting op de wijzigingen in StUV‐debet, zie appendix ... . 11
De IFA‐debiteur is afgeschreven aangezien er geen zicht meer was op het terugvorderen van die inkomsten.
5.4 Vooruitbetaald Omdat 2012 het jubileumjaar is, is besloten de kosten voor het jubileum onder het volgende jaar te boeken. Aangezien er in 2011 echter al wel voorbereidingen zijn getroffen voor het jubileum en hiervoor declaraties zijn uitbetaald á € 114,20, hebben we deze declaraties onder “vooruitbetaald” geboekt. Ook is de contributie op de KNVWS voor 2012 reeds in 2011 betaald.
5.5 Kas De oude kas met € 12,58 is gevonden en gestort. Het contante geld van het Kaderweekend is gestolen. Dit brengt het saldo van de huidige kas op 0.
6. Balans 1‐1‐2012 – Passiva
6.1 Kapitaal&Reserveringen Omdat we dit jaar een neutraal resultaat hebben, blijft het bedrag onder Kapitaal hetzelfde. Wel zijn er voor een totaal van € 795,55 aan reserveringen aangesproken. Reservering computer e.d. Reservering debiteuren Reservering huurverhoging
1-1-2011 € 1.000,00 € 1.000,00 € 1.000,00
1-1-2012 € 754,35 € 521,14 € 928,96
Aanspraak € 245,65 € 478,86 € 71,04
Totaal
€ 3.000,00
€ 2.204,45
€ 795,55
6.2 Schulden‐Crediteur declaraties & Crediteur facturen De post “Crediteuren declaraties” en “Crediteuren facturen” zijn met name gevuld met declaraties of facturen die over kosten gaan die voor de jaarwisseling zijn gemaakt, maar die pas na de jaarwisseling zijn betaald. Crediteuren Crediteuren facturen declaraties Startsaldo € 861,38 € 1748,41 Afgelost in 2011 € 1100,00 € 1611,54 Meegenomen uit 2010 € 92,87 0 Afgeschreven+correcties € ‐331,59* € 136,78** Nieuwe crediteuren € 409,68 € 1620,14 Totaal € 502,55 € 1620,14 *‐516,11 Gooister+ 435,22 correcties+412,48 afgeschreven ** ‐369,51 correcties+232,64 afgeschreven € 1100,‐ aan “Crediteuren declaraties” die in 2010 over de jaarwisseling zijn meegenomen zijn ingelost, € 92,87 staat nog open en € 409,68 wordt er aan crediteuren over de jaarwisseling 12
meegenomen. Opmerkelijk is dat er in totaal een negatief bedrag aan crediteuren wordt afgeschreven bij de “Crediteuren declaraties”. Dit komt door declaraties en facturen die verkeerd geboekt waren (€435,22, de correcties, zie Appendix A) of door declaraties, die wel uitbetaald zijn, maar waarvan de uitgave niet geboekt is in het bijbehorende jaar (€412,48). Dit effect wordt enigszins gedekt door het feit dat een declaratie van Gooister wel geboekt was als uitgave, maar dat de betaling van de declaratie niet in de boekhouding is gekomen, terwijl dit wel is gebeurd. Voor “Crediteuren facturen” werden alle posten uit 2010 ingelost en werd het saldo bijgesteld voor crediteuren van voor 2010. € 1620,14 aan nieuwe crediteuren werd meegenomen. Dit is met name een factuur voor het UV á € 1351,50.”
6.3 Schulden‐de Koepel‐credit & StUV‐credit In de Koepel‐credit stond € 3277,50 welke onder StUV‐credit had geboekt moeten worden (zie appendix B). Dit bedrag werd verhuisd en vervolgens samen met de € 11,00 die er al stond weggestreept tegen de oude StUV‐debiteur die nog open stond. Vervolgens werd van de Koepel‐ credit dat deel afgeschreven wat van voor 2008 stamde, zijnde € 92,23 (zie 3.3). Wat overblijft aan Koepel‐credit zijn de facturen die we in 2012 ontvingen en/of betaalden voor kosten die gemaakt zijn in 2011. Op de StUV‐credit post kwam opnieuw € 108,80 te staan, omdat er onterecht cursusbrochures aan ons uitbetaald zijn, waarvoor StUV het geld nog terug moet ontvangen.
6.4 Vooruitontvangen, vooruitontvangen acceptgiro & nagekomen. De grootste mutaties op deze posten is wederom door afschrijvingen van dat deel van het saldo wat er al voor 2009 opstond. Het is onbekend waar de € 789,39 aan nagekomen afdelingsdeclaraties vandaan komen. Op de post vooruitontvangen acceptgiro blijft echter wel € 69,‐ staan, aangezien er voor € 69,‐ aan contributiegeld voor 2012 al in 2011 was ontvangen.
6.5 Tussenrekeningen & Kruisposten De tussenrekeningen van de kampen zijn dit jaar op 0 uitgekomen. Met andere woorden er zijn geen betalingen gedaan van bijvoorbeeld kampgelden voor de jaarwisseling. De kruisposten staan sinds 2008 op € 862,05 aan de passiva‐kant van de balans. We hebben niet kunnen herleiden waar dit bedrag aan kruisposten vandaan komt. Om de balans op te ruimen is besloten dit bedrag af te schrijven. De kruisposten horen immers op een sluitende boekhouding 0 te zijn.
13
7 Totalen ‐ Balans De hoogte van de balans is door het opschonen drastisch afgenomen met bijna 6000 euro. Wij hebben echter het idee dat de balans, zoals die nu geschetst is, een eerlijker beeld geeft van de daadwerkelijke financiële situatie van de JWG. Ook is de balans gezonder nu de debiteuren niet langer een even groot deel vormen van de activa als de liquide middelen (rekeningen+kas). Echt gezond kunnen we de balans echter niet noemen, aangezien het kapitaal, ofwel dat deel van de eigendommen van de JWG dat vrij besteedbaar is en niet gereserveerd voor andere doeleinden, de omzet van de JWG nauwelijks kan dekken. Ook de kampreservering, die eigenlijk zo hoog moet zijn dat een kamp, dat last‐minute geannuleerd moet worden, gedekt kan worden, is nog steeds onvoldoende. Daar staat tegenover dat de huidige reserveringen momenteel mogelijk wel heel enthousiast zijn en dat er daar enige bijstellingen gedaan kunnen worden.
14
Balans 1‐1‐2012 Rekeningen Giro: Contributie Giro: Contributie spaar Giro: Kampgroep Giro: Kampgroep spaar Giro: Penningmeester Giro: Penningmeester spaar Vorderingen Debiteuren Kampen Debiteuren-nieuw Debiteuren-oud StUV - debet IFA - debet
Vooruitbetaald Jubileum KNVWS contributie
Kas
1-1-2011 € 13.067,06 € 4.185,65 € 88,33 € 6.413,51 € 547,34 € 676,81
1-1-2012 € 13.495,11 € 4.124,29 € 1.090,12 € 1.534,38 € 4.559,90 € 476,21
€ 1.155,42
€ 1.710,21
€ 12.831,91 € 8.418,63 € 6.285,24 € 2.189,32 -€ 55,93 € 2.925,78 € 1.487,50
€ 6.358,75 € 5.090,70 € 3.386,05 € 1.704,65 € 0,00 € 1.268,05 € 0,00
€ 0,00
€ 139,20 € 114,20 € 25,00
€ 12,58
€ 194,00
1-1-2011 € 4.145,56
1-1-2012 € 4.145,56
€ 13.592,22 € 2.465,84 € 2.037,24 € 1.000,00
€ 12.997,67 € 2.465,84 € 2.037,24 € 754,35
Reservering debiteuren Reservering excursie Reservering folders Reservering huurverhoging Reservering kaderweekend Reservering kampen Reservering UV-enveloppen
€ 1.000,00 € 250,00 € 600,00 € 1.000,00 € 72,62 € 4.255,52 € 911,00
€ 722,14 € 250,00 € 600,00 € 928,96 € 72,62 € 4.255,52 € 911,00
Schulden Crediteuren declaraties Crediteuren-oud Crediteuren-nieuw Crediteuren facturen Crediteuren-oud Crediteuren-nieuw De Koepel - credit StUV-credit
€ 6.270,33 € 861,38 -€ 331,59 € 1.192,97 € 1.748,41 € 136,87 € 1.611,54 € 3.443,43 € 11,00
€ 2.122,69 € 502,55 € 92,78 € 409,68 € 1.620,14 € 0,00 € 1.620,14 € 743,34 € 108,80
Vooruitontvangen&nagekomen Vooruitontvangen Vooruitontvangen acceptgiro Nagekomen afdelingsdeclaraties
€ 1.041,39 € 130,00 € 122,00 € 789,39
€ 69,00 € 0,00 € 69,00 € 0,00
€ 862,05 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 862,05
€ 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00
Kapitaal Reserveringen Bijzondere activiteiten Reservering afdelingen Reservering computer e.d.
Tussenrekeningen&kruisposten Tussenrekening OK Tussenrekening JoKa Tussenrekening paka Kruisposten
Totaal
€ 25.911,55 € 20.187,06
€ 25.911,55 € 20.187,06 15
Appendix A: Correcties Crediteuren In het verleden is de betaling van € 435,22 aan facturen geboekt onder “Crediteuren Declaraties”. Het betreft hier 3 facturen van respectievelijk € 247,83 (Ganymedes), € 161,25 (Multicopy) en € 26,14 (KvK). Twee van de facturen hiervoor stonden echter al in de boekhouding van “Crediteuren Facturen”, hoewel voor de factuur van Ganymedes alleen het bedrag zonder BTW (€ 208,26) was opgenomen. Derhalve hebben we de derde factuur (KvK á € 26,14) ingevoerd, de betaling van de facturen van “Crediteuren declaraties” overgeheveld naar “Crediteuren facturen”, het factuurbedrag van Ganymedes aangepast en vervolgens de betalingen tegen de facturen laten wegvallen. Factuur KvK invoeren BTW aan factuur Ganymedes toevoegen Betaling van “Crediteur declaraties” “Crediteur facturen” Totaal
Effect op resultaat ‐26,14 ‐39,57 0 ‐65,71
Effect op balans Cred. Fact. +26,14 Cred. Fact. +39,57 Cred. Decl. +435,22 Cred. Fact. ‐435,22
16
Appendix B: Correctie StUV‐debet, StUV‐credit & Koepel ‐ credit Het merendeel van het bedrag dat openstond bij de Koepel‐credit is te herleiden naar een incident in 2007. Toen is eenmaal een Sterren&Planeten verzonden aan de leden in plaats van een UV. De verzendkosten á € 3277,50 zijn door de Koepel gemaakt en derhalve is de Koepel 31‐12‐2007 als crediteur voor dit bedrag opgenomen. In 2008 is dit bedrag vervolgens betaald door Stichting Universum. Hiermee had het bedrag als StUV –credit opgenomen moeten worden. Aan de andere kant bleken bepaalde optiekverkopen nog niet verrekend te zijn. Ook bleek er onduidelijkheid over de bijdrage die StUV leverde aan IFA. Bij ons stond een bijdrage gelijk aan de helft van een advertentie voor IFA in de boekhouding. Bij StUV was slechts een openstaand bedrag van € 1000,‐ subsidie bekend. Omdat er niet duidelijk uit de IFA‐administratie naar voren kwam dat het hier ging om meer dan 1000 euro, is de debiteur van StUV aangepast naar € 1000,‐. Voor de rekening courant van StUV komen we daarmee tot de volgende opbouw: StUV‐credit StUV‐debet Verkeerd betaalde posten 2006 €11,‐ Optiekverkoop 2006 €953,60 S&P website €59,98 AstroCarts €424,70 IFA‐subsidie €1487,50 €11,‐ €2925,78 Optiekverkoop 2007 €256,‐‐ Optiekverkoop 2008 €614,14 Verzendkosten S&P €3277,50 Aanpassing IFA‐subsidie ‐€487,50 €3288,50 €3308,42 €19,92 Het voorstel is om deze resterende € 19,92 kwijt te schelden en daarmee de rekening‐courant op 0 te zetten voor alle posten van voor 2011. De volgende posten op het resultaat worden voorgesteld: Inkomsten Uitgaven Verlate inkomsten optiekverkoop 870,14 Aanpassing IFA‐subsidie €487,50 Aangezien de€ 3277,50 van de ene naar de andere crediteur verschuift heeft dit geen netto invloed op het resultaat.
17
