Verslag Algemene Leden Vergadering NADB d.d. 22 mei 2012.
Agendapunt 1: Opening De voorzitter, de heer Loek Hogenhout, opent de vergadering om 9.30 uur en heet de aanwezigen van harte welkom. Aanwezig zijn 24 stemgerechtigde leden en 2 stemgerechtigde leden hebben zich afgemeld en een machtiging afgegeven, daarnaast is van 9 leden een bericht van verhindering gekomen.
Agendapunt 2: Verslag ALV d.d. 4 december 2011 De vergadering heeft geen inhoudelijke en tekstuele aanvullingen op het verslag van de ALV van 4 december 2011. Verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Agendapunt 3: Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
Agendapunt 4: Financiën De voorzitter leest een verklaring voor die ingaat op de situatie die is ontstaan rond de persoon van de penningmeester, de heer Guus Verspaandonk. (deze verklaring is toegevoegd als bijlage I bij dit verslag). Roland Reget heeft als waarnemend penningmeester de door de accountant samengestelde conceptjaarrapporten van 2010 en 2011 verwerkt in een presentatie voor deze ALV. De actueel ontstane situatie was voor de accountant de reden om het jaarverslag van 2010 opnieuw op te stellen. Om deze reden wordt dit verslag opnieuw aan de ALV aangeboden. De presentatie is als bijlage II aan dit verslag toegevoegd. Punten van grote zorg zijn op dit moment het hoge bedrag aan openstaande debiteurenposten. Het bestuur heeft inmiddels beleid ingezet dat ervoor moet zorgen dit saldo omlaag te brengen. Strakkere incassoprocedures zijn hiervan een onderdeel. De vermogenspositie van de NADB is zorgelijk. Alles zal eraan worden gedaan dit te verbeteren. De verwachting is dat 2012 met een licht positief saldo afgesloten kan worden. De kascontrolecommissie bestaande uit de heren Niek Burg, Toine Daas en Harry Wilborts heeft de controle van de stukken uitgevoerd en doet verslag aan de vergadering. Dit verslag is als bijlage III integraal aan deze notulen toegevoegd. Samenvattend doet de kascontrolecommissie drie aanbevelingen aan de algemene ledenvergadering: a. Opdracht aan bestuur de gepresenteerde liquiditeitsbegroting om te zetten naar een exploitatiebegroting voor 2012. b. Vorming van een commissie die de procesgang volgt rond de afwikkeling van de zaak rond de penningmeester.
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
1
c. Geen goedkeuring en geen decharge verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over 2010 en 2011 Alvorens over te gaan tot de stemming in de vergadering ten aanzien van de geadviseerde standpunten door de kascontrolecommissie stelt de voorzitter de vergadering voor eerst een uitspraak te doen over het handelen van het bestuur tot dusver, daartoe brengt de voorzitter de volgende punten in stemming: 1. Voorzitter vraagt goedkeuring van de ALV voor het handelen van het bestuur inzake de procedure ten aanzien van de penningmeester tot nu toe. Zonder tegenstemmen met 1 onthouding en 7 onthoudingen van de zijde van het bestuur en 16 stemmen voor spreekt de ALV haar goedkeuring uit over de gevolgde procedure tot nu toe. 2. Voorzitter vraagt steun van de ALV voor de huidige leden van het bestuur om het beleid voor te zetten. Zonder tegenstemmen met 2 onthoudingen en 7 onthoudingen van de zijde van het bestuur en 15 stemmen voor spreekt de ALV haar vertrouwen uit in dit bestuur. 3. Voorzitter vraagt goedkeuring van de ALV voor voortzetting van het ingezette beleid. ALV gaat unaniem akkoord. De heer Jager vraagt de voorzitter te uitgaven in deze procedure te maximeren. Vervolgens worden de adviezen van de kascontrolecommissie aan de vergadering voorgelegd: a. Met 14 stemmen voor en 3 onthoudingen alsmede 7 onthoudingen van de zijde van het bestuur wordt dit advies overgenomen en het bestuur de opdracht gegeven een exploitatiebegroting op te stellen voor 2012. b. Met 13 stemmen voor, 2 stemmen tegen en 9 onthoudingen inclusief die van het bestuur wordt het voorstel tot instelling van een commissie van toezicht. De taakstelling van deze commissie luidt: De commissie kijkt mee en monitort de procesgang rond de procedure met betrekking tot de penningmeester en rapporteert aan de algemene ledenvergadering. De vergadering gaat akkoord met de benoeming van de heren René Ewals, Dennis Kruse en Jan Jager in deze commissie. c. Met onthoudingen van de zijde van het bestuur gaat de vergadering verder unaniem akkoord met het voorstel van de kascontrolecommissie om geen goedkeuring en geen decharge te verlenen over de jaren 2010 en 2011. De kascommissie blijft voor de volgende periode bestaan uit de heren Niek Burg, Toine Daas en Harry Wilborts.
Agendapunt 6: Bestuursverkiezing Aftredend zijn Loek Hogenhout, voorzitter, Guus Verspaandonk, penningmeester en Els Zwijsen. Reeds ten tijde van de vorige algemene ledenvergadering was de kandidatuur van Mevrouw Bernadette Kester voor de functie van voorzitter en de heer Jeffrey van Meerkerk als
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
2
algemeen bestuurslid/vicevoorzitter bekend. Om bekende redenen hebben zij hun kandidatuur toen aangehouden. Vandaag zijn zij bereid hun beider functies te aanvaarden. Beiden stellen zich nog eenmaal op korte wijze voor aan de ALV en geven aan waarom zij vanuit hun achtergrond van waarde kunnen zijn voor de NADB. Zonder tegenkandidaten worden Bernadette Kester en Jeffrey van Meerkerk benoemd tot voorzitter respectievelijk algemeen bestuurslid van de NADB. Loek Hogenhout feliciteert hen met hun benoeming, die statutair ingaat om 00.00 uur de dag na deze vergadering. Het bestuur heeft gemeend de ontstane vacature voor de functie van penningmeester niet nu op te vullen, maar het bestuur in haar nieuwe samenstelling tot een voordracht te laten komen voor de najaarsvergadering. Agendapunt 8: Rondvraag Aan de orde komen: Henk Peter Vos signaleert het probleem van promotiepunten die vergeven worden aan buitenlandse paren en daardoor een belemmering vormen voor de Nederlandse paren in het promotiesysteem. Het bestuur zal deze problematiek bekijken en oordelen. Cees Boutkan is met andere aanwezigen van mening dat de planning van het NK-Standaard op 4 mei 2013 een onwenselijke is. Roland Reget legt uit dat het lastig vastleggen is van de diverse data en dat er geen vast contract met de topsporthal in Almere is, wel een gentlemen agreement. NK-commissie zal er nog eens naar kijken. Cees Boutkan vraagt naar de status van de Beneluxkampioenschappen nu de Belgische organistoren besloten hebben tot een WDSF Open aanvraag. Bestuur staat op standpunt dat Benelux altijd een open wedstrijd is geweest waaraan al eerder internationale deelname ander dan vanuit België, Nederland en Luxemburg mogelijk was, in die zin verandert er dus niets. Ria van Boxtel informeert naar de reden van het opstellen van louter buitenlandse juryleden bij NK’s. Voorzitter antwoord dat dit enkele jaren tot beleid is verklaard waarbij het uitgangspunt zou moeten zijn 1 jurylid per land. Yvette Jager vraagt hoe het kan dat buitenlandse dansers op de NL-talentenlijst voorkomen. Hannie van der Geest geeft aan dat de NOC*NSF richtlijnen dit mogelijk maken voor in NL uitkomende dansers, daarnaast geld overigens ook een leeftijdscriterium. Yvette Jager oppert het idee van een soort van benefiet/sponsorwedstrijd om de NADB financieel verder te steunen. Yvette Jager vraagt nog eens aandacht voor de ceremonie protocollair tijdens de huldiging van de Nederlands Kampioenen. NK-commissie geeft aan dat het haar de laatste NK kennelijk ontgaan is dat er een megagrote NL-vlag in de hoek van de topsporthal wordt gehesen bij het Wilhelmus.
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
3
David Kramer (VDN) heeft 2 opmerkingen: 1. Tijd van de ALV in het vervolg graag ook voor dansers geschikt, nu doordeweekse dag overdag is totaal ongeschikt voor dansers. 2. Spreekt respect en complimenten uit naar het bestuur voor het vele werk dat is verzet ondanks de vervelende situatie waarin de NADB is beland. David Kramer vraagt of de instelling NADB-PD niet door de ALV bekrachtigd had moeten worden. De voorzitter gaat kort in op deze vraag. Vanuit de verplichting als lidmaat van de WDSF had de NADB vorig jaar de vraag voor de instelling van een PD neergelegd bij de VBD. Dit leidde echter niet tot het resultaat van een volledige inrichting. Het bestuur restte weinig anders dan zelf de NADB-PD in te stellen. David Kramer vraagt naar de het bestuursstandpunt inzake deelname aan het NK-AL van de WDC. Voorzitter legt uit dat beleid in deze ongewijzigd is en dat NADB niet straft. De houdbaarheid hiervan staat echter onder druk gezien de voorliggende moties tijdens de WDSF Annual Meeting in Berlijn op 16 en 17 juni a.s.
Agendaount 9: Sluiting van de vergadering Onder dankzegging aan de aanwezigen sluit Loek Hogenhout voor de laatste maal de vergadering. Hij bedankt de aanwezige leden voor het in hem gestelde vertrouwen in de periode vanaf 2005 dat hij voorzitter van de NADB heeft mogen zijn. Met plezier heeft hij zich voor de NADB ingezet en wenst onder het nieuwe voorzitterschap van Bernadette Kester de NADB alle goeds toe.
Nijkerk 22 mei 2012.
R. de Vos, secretaris.
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
L. Hogenhout, voorzitter.
4
Bijlage I: Verklaring voorgelezen door Loek Hogenhout bij agendapunt 4 van de vergadering. Namens het bestuur is het mijn verantwoordelijkheid jullie op de hoogte te stellen van de situatie is ontstaan rond de positie van onze penningmeester de heer Guus Verspaandonk. Reeds in 2011 werden vele vragen van financiële en administratieve aard, die vanuit het bestuur aan hem gesteld werden, niet, niet volledig, of pas in een zeer laat stadium beantwoord. Dit leidde tot wrevel en vraagtekens. De situatie werd van kwaad tot erger. Op enig moment is irritatie omgeslagen in het vermoeden dat er zaken voor het bestuur verborgen bleven. Dit is uiteraard een kwalijke zaak. Wij zijn als bestuur verantwoordelijk voor een correcte en transparante administratie. Het bestuur kwam tot de conclusie dat een diepgaand onderzoek naar de achtergronden van de financiële gang van zaken aan de orde was. Wij hebben ons vervolgens laten adviseren door een forensisch accountant en een gespecialiseerde advocaat over de aard en volgorde van de te ondernemen acties. Wij hebben als bestuur een ordemaatregel genomen om Guus Verspaandonk per 13 februari 2012 voor de duur van het onderzoek op non-actief te stellen. Ik heb hem dat persoonlijk medegedeeld, in bijzijn van de forensisch accountant, op de genoemde datum. In dat gesprek hebben we een aantal vragen gesteld, die niet bevredigend door Verspaandonk werden beantwoord. Dezelfde dag is Verspaandonk de toegang tot de bankrekeningen van de NADB ontnomen. Daarna is er een proces op gang gekomen waarin Guus Verspaandonk verschillende gelegenheden heeft gehad om opening van zaken te geven. Deze kansen heeft hij niet benut. De huidige situatie is dat binnen enkele weken een kort geding wordt aangespannen om hem tot openheid te dwingen. De informatie die wij via de rechter trachten te verkrijgen is essentieel. Het is deze informatie die aan gaat tonen of onze vermoedens grond hebben of dat alles uiteindelijk op ‘ongelukkige misverstanden’ berust. In ons land is het zo dat iedereen onschuldig is zolang het tegendeel niet bewezen is. Dat geldt ook voor Guus Verspaandonk. Het bestuur zal op basis van het interne onderzoek bepalen welke vervolgstappen genomen dienen te worden. Bij belangrijke kruispunten zullen wij uiteraard de leden hierover informeren. In het belang van de zorgvuldigheid van het onderzoek is dit de mededeling die we u kunnen doen. Verder commentaar herbergt het risico in zich dat we op zaken vooruit lopen en mensen ten onrechte beschadigen. Het is geen fijne zaak. Persoonlijk doet het mij pijn dat we een onderzoek moeten instellen naar de handel en wandel van een bestuurscollega waarmee we vele jaren in goed vertrouwen en openheid hebben samengewerkt. Het gaat echter om het geld van de leden van de NADB. Er is geen andere weg dan de bovengeschetste om de helderheid te verkrijgen waar wij allen recht op hebben.
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
5
Bijlage II: Presentatie financieel verslag. Slide 1
JAARREKENING 2010 en 2011 Financiële administratie NADB
Slide 2
Opmerkingen vooraf • De toelichting van de voorzitter over de positie van de penningmeester beïnvloedt de jaarrekeningen 2010 en 2011 in ernstige mate. • De accountant heeft de jaarrekening 2010 daarvoor geopend en aangepast. • Vergelijkende cijfers van 2009 zijn aangepast.
NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
21-5-2012
Slide 3
Aanpassing jaarrekening 2010 Exploitatiesaldo gepresenteerd op ledenvergadering dec 2011 Voorziening juridische kosten Afwaardering vordering bestuurslid Teruggeboekte kosten en opbrengsten Exploitatiesaldo ledenvergadering mei 2012 NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
-40
-50 -85 74
-101 21-5-2012
6
Slide 4
Exploitatie 2009-2011 Baten
Kosten Intrest Resultaat
2011
2010
2009
201 -262 0
165 -266 0
173 -206 3
-61
-101
-30
NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
21-5-2012
Slide 5
Baten 2009-2011 2011 90
2010 78
2009 50
68 17 5
68 26 6
71 28 5
Evenementen Kosten evenementen
119 -98
68 -81
90 -71
Baten
201
165
Subsidie NOC*NSF
Wedstrijddansers Leden Juryleden
NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
173 21-5-2012
Slide 6
Kosten 2009-2011 2011
2010
2009
Personeel gebonden
122
61
91
Ov. personeelskosten
13
8
17
8
4
3
Organisatiekosten
17
16
12
Bestuurskosten
89
171
62
Algemene kosten
13
76
21
262
266
206
Afschrijvingen
NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
21-5-2012
7
Slide 7
Toelichting kosten (1) 2011
2010
2009
Lonen
53
34
34
Sporters, vrijwilligers, trainers enz.
69
27
57
122
61
91
Personeelsgebonden kosten
1) Toename lonen in 2011 betreft extra inzet financiële administratie en onderzoek samenwerking met KNGU, is gedekt door subsidie. 2) Toename sporters enz. betreft uitzendingen naar EK, WK en Cups, is grotendeels gedekt door subsidie. NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
21-5-2012
Slide 8
Toelichting kosten (2) 2011
2010
2009
Bestuurskosten Representatie en reiskosten
19
19
28
Vergaderkosten
2
6
8
Toevoeging voorziening debiteuren
5
8
0
Overige kosten
6
3
1
32
36
37
Subtotaal
Te verwachten kosten inz. vordering bestuurslid
50
Toevoeging voorziening vordering bestuurslid
57
85
Totaal
89
172
NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
25 62 21-5-2012
Slide 9
Balans 2009 - 2011 2011 48
2010 8
2009 11
Debiteuren Liquide middelen
38 92 178
19 168 195
22 235 269
Eigen vermogen Voorzieningen Crediteuren, vooruit ontvangen subsidie, overlopende posten
-4 50 132
57 50 88
158 0 111
178
195
Activa
NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
269 21-5-2012
8
Slide 10
Toelichting balans 2009 - 2011 • Activa 2011 betreft investering in internetsite NADB en investering in systeem Renflex • Debiteurenpositie loopt sterk op, NADB hanteert vanaf 2012 daarom strakkere procedures • Eigen vermogen negatief • Voorziening betreft te verwachten kosten van vordering bestuurslid NADB jaarrekeningen 2010 en 2011
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
21-5-2012
9
Bijlage III: Schriftelijk verslag van Kascommissie aan ALV: Verslag van de kascommissie aan de ALV van de NADB inzake de jaarrekeningen 2010 en 2011 In de ALV van 4 december 2011 zijn benoemd tot leden van de kascontrolecommissie: Jessica Maybury, Niek Burg, Toine Daas, en Harrie Wilborts als eerste reserve. Omdat Jessica verhinderd was, heeft Harrie Wilborts haar plaats ingenomen, en is de commissie op 9 mei 2012 op het kantoor van de KNGU in Beekbergen begonnen aan de controle van de jaarrekening. Namens het bestuur was Roland Reget aanwezig. Deze heeft bij de start van de controle een aantal zorgwekkende mededelingen gedaan over financiële administratie en de jaarrekening. Zonder op details in te gaan, hielden deze mededelingen in, dat in de periode 2007 tot en met 2011 voor een aanzienlijk bedrag discutabele posten in de administratie zijn verantwoord. Het NADB bestuur heeft door een externe deskundige een onderzoek laten uitvoeren. De voorlopige uitkomsten van dit onderzoek hebben geleid tot grote correcties in zowel de boekjaren 2011 als 2010, en hebben tot gevolg dat het vermogen van de NADB thans nagenoeg nihil is. Nadrukkelijk dient te worden vermeld dat dit onderzoek per heden nog niet is afgerond. De kascommissie heeft de administratie doorgenomen en heeft in de daaropvolgende week nog een aantal keren aanvullende informatie gevraagd en gekregen. Daarbij is alle medewerking verleend waardoor wij, rekening houdende met de reeds doorgevoerde correcties, een goed beeld hebben gekregen van de baten en lasten en de verantwoording daarvan in de jaarrekening 2010 en 2011. Echter: omdat per heden het door het bestuur ingestelde onderzoek nog niet is afgerond, kan onvoldoende duidelijkheid worden gegeven over de juistheid en volledigheid van de jaarrekeningen 2010 en 2011, en evenmin over de uitkomst van de te ondernemen juridische vervolgstappen. De kascontrolecommissie is van mening, dat zolang er geen duidelijkheid is over de uitkomsten van het onderzoek, geen goedkeuring kan worden verleend aan de jaarrekening 2011 noch aan de aangepaste jaarrekening 2010. De kascontrolecommissie heeft over de gehele aangelegenheid een uitgebreide rapportage uitgebracht aan het bestuur.
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
10
Samenvattend geeft de kascontrolecommissie de ALV de volgende adviezen:
1. Afronden onderzoek door bestuur en instelling van een commissie van onderzoek De ALV wordt geadviseerd een commissie van onderzoek in te stellen, die samen met het nieuwe bestuur het onderzoek naar de ter discussie staande posten zo spoedig mogelijk afrondt; de adequaat geachte vervolgstappen neemt; en aan de ALV hierover rapporteert in het voorjaar van 2013, of zoveel eerder als mogelijk of wenselijk is.
2. Vaststellen jaarrekeningen 2010 en 2011 Zodra de ter discussie staande posten naar aard en omvang volledig zijn uitgezocht, en de financiële en juridische gevolgen daarvan volledig in beeld zijn gebracht, kan de definitieve verwerking in de jaarrekeningen 2010 en 2011 plaatsvinden. De commissie adviseert derhalve nu geen décharge aan het bestuur te verlenen voor het in 2011 gevoerde financiële beleid en beheer, en de besluitvorming over de vaststelling van de jaarrekeningen en de décharge op te schorten naar de eerstvolgende ALV.
3. Begroting 2012 De in deze vergadering gepresenteerde begroting 2012 betreft een liquiditeitsbegroting en geen exploitatiebegroting. De commissie vindt dit risicovol en adviseert het bestuur om op korte termijn alsnog een deugdelijke exploitatiebegroting 2012 op te stellen.
De commissie:
Niek Burg
Toine Daas
Verslag NADB Algemene Ledenvergadering 22 mei 2012
Harrie Wilborts
11
