Verslag afgelopen tijd
Het Jaarverslag van het afgelopen jaar is een wat moeilijkere opgave dan normaal. Normaal gesproken hadden we een heel jaar zonder allerlei gekke dingen, en konden we in april rustig alles uitleggen van het voorgaande jaar. Nu zijn we in februari gefuseerd en bestaan de Stormvogel en Luctor officieel niet meer. De komende algemene ledenvergadering is geen leden vergadering van één van beide verenigingen en voor DZK hebben we besloten dat we voortaan het boekjaar samen laten lopen met het verenigingsjaar. Dit betekent dat we voortaan van 1 augustus tot en met 31 juni een verenigingsjaar hebben en dat de algemene leden vergadering waarin rekenschap wordt afgelegd over het voorgaande jaar in oktober plaats zal vinden. De komende ledenvergadering staat dan ook in het teken van de begroting en de plannen voor het aankomende jaar. Wij als bestuur van DZK menen dat we er goed aan doen om dus voortaan twee keer per jaar een algemene ledenvergadering te houden. Eén in juni om de plannen en begroting voor te stellen voor het aankomende seizoen, en de andere in oktober om rekenschap af te leggen over het voorgaande jaar. Dit geeft natuurlijk een beetje aparte twist, omdat we overgaan van twee verenigingen en een ander boekjaar. Met de integratie van de twee verenigingen is in de afgelopen anderhalf jaar erg veel gebeurd. Naast onze normale dagelijkse beslommeringen en activiteiten had het bestuur het ook druk met allerlei andere zaken. Naast de juridische kwestie omtrent een fusie ook de integratie van twee boekhoudingen, het samengaan van verschillende ledenlijsten, maar ook in het administreren hiervan. Zelfs de contributie en contributie-inning was en is nog verschillend. Heel veel zaken waar achter de schermen door een aantal mensen heel hard aan gewerkt is.
De contributie hebben we vorig jaar grotendeels al gelijk getrokken. De contributie zoals die nu bestaat is er al sinds 2010. Nog van voordat er sprake was van samenwerking. Inmiddels zijn we drie jaar verder en zijn er in die drie jaar toch 70 minder leden dan drie jaar geleden (Stormvogel en Luctor totaal). Dit heeft verschillende oorzaken, ten eerste is het een landelijke tendens dat bij de zwemverenigingen de ledeninstroom afneemt, daarnaast zijn we ook door het samengaan ook leden verloren, en in de laatste plaats zat er ook wat ‘vervuiling’ in de ledenlijsten. Deze afname in leden was door de verschillende ledenlijsten moeilijk te ontdekken, pas in het afgelopen half jaar zijn we met het samenvoegen van deze lijsten in een ledenadministratiesoftwareprogramma “Sportlink” erachter gekomen dat we toch een significantie afname hadden. Ondanks dat we met de kosten binnen de begroting zijn gebleven resulteert dit helaas in een exploitatietekort. Helaas betekent dit tekort bij onze vereniging dat we twee dingen kunnen doen, de kosten drukken of zorgen dat er meer inkomsten komen. De grootste bron van inkomsten is de contributie en het is dan ook natuurlijk dat we in eerste instantie hiernaar kijken. Traditioneel gezien hadden we een verdeling op basis van leeftijd. In grote lijnen een aantal groepen, Sterrenplan, leden onder de 12 en leden boven de 12. In het afgelopen jaar hebben we steeds meer gepraat en bekeken of we deze indeling los konden laten en een gespecificeerdere verdeling op basis van gebruik en afname konden maken. Ook hadden beide vereniging een verschillende manier van contributie inning. We willen voorstellen om de contributie voortaan vooraf en per automatische incasso te innen. Bij de Stormvogel was dit al vooraf, bij Luctor gebeurde dit per kwartaal achteraf en per automatische incasso. We willen dit samenvoegen en dus vooraf per automatische incasso innen. Voor de oud-Luctor leden zullen we dus nog een inhaalslag van een kwartaal moeten maken als dit goedgekeurd wordt. Om te zorgen dat we ook in de toekomst een gezonde vereniging blijven hebben we een aantal plannen gemaakt. Later zal ik daar wat meer over vertellen, maar voor nu is het belangrijk dat we hebben ingezet om voor het zwemmen het Meerjaren Opleidingsplan Zwemmen (MOZ) te volgen als richtlijn en het Meerjaren Opleidingsprogramma Waterpolo (MOW) voor de waterpolo. Ook op basis van deze richtlijnen zijn er de gespecificeerde groepen aangemaakt, aan deze groepen hebben we een tarief gehangen, en die wil het bestuur voorleggen bij de ALV ter goedkeuring. Er blijven twee grondslagen aan dit voorstel. Ten eerste, we zijn en blijven een vereniging, dit betekend dat niet alles individueel toegerekend kan worden, maar dat er last over meerdere schouders verdeeld wordt. Voor de één is dit gunstig, terwijl dit voor een ander wat minder gunstig is. Daarnaast willen we mensen die meer gebruiken dan iemand anders ook wel iets meer belasten. Dit lijkt een contradictie, maar het resultaat is wat er voorligt. Een andere significant voorstel is het vrijstellen van contributie voor niet actief kader. Met andere woorden: als je iets voor de vereniging doet, maar je bent zelf niet actief als sporter, hoef je ook geen contributie te betalen. Om onze sport te kunnen beoefenen hebben we namelijk officials, juryleden, scheidsrechters, W-officials, trainers, kaderleden enzovoorts nodig. Het bestuur wil dat deze mensen lid zijn van de vereniging, zodat als er iets gebeurt, deze mensen ook verzekerd zijn. We weten dat er een aantal mensen zijn, die in principe niet sporten maar wel af en toe het water induiken om in de recreantenbaan wat baantjes te trekken. Dit zwemmen van Kaderleden bij de recreantenbaan verstaan we ook onder niet actief kaderlid zijn.
Naast alle financiële beslommeringen hebben we natuurlijk een fantastisch jaar achter de rug. Heeft de A ploeg het fantastisch gedaan door tweede te worden in hun competitie, heeft de B ploeg zich heel knap weten te handhaven in de landelijke C competitie. Hebben de Speedo zwemmers het erg goed gedaan bij de jaargangfinales, en natuurlijk het Nederlands record en nationale titel op de 4*200 vrije slag bij de jongens. Bij de waterpolo zijn de Heren 1 na een indrukwekkende reeks gepromoveerd naar de derde klasse bond, en is de Heren jeugd op dit moment nog bij de laatste 6 om het Nederlands kampioenschap onder de 19. Dit is allemaal mogelijk dankzij een grote groep vrijwilligers. Vrijwilligers die niet alleen de zwemmers die het meest in het oog springen begeleiden, maar ook diegene die op woensdag avond met onze groep gehandicapten sporters in de weer zijn. Of die ouder die de wedstrijdbriefjes ophaalt, bij de kassa zit, geregeld op zondagavond weer een verslag maakt voor de krant, de inschrijvingen thuis verwerkt (en ook weer de afmeldingen), een kamp organiseert en ga zo maar door. Eigenlijk teveel om op te noemen, en de kans is dan ook nog erg groot dat je dan ook nog iemand vergeet. Voor al deze vrijwilligers hebben we in september, twee weken na de kanaalrace, een barbecue gehouden. Dit was een erg groot succes en dit willen we graag in ere houden. Deze avond was georganiseerd voor de hele vereniging, en alle vrijwilligers konden hier kosteloos aan deelnemen. Om alles in goede banen te leiden zijn we vorig jaar begonnen met het maken van een aantal documenten.
De blauwe documenten zijn met name voor de kaderleden, dit zijn richtlijnen, procedures etc. De andere zijn documenten voor iedereen, dit zijn voornamelijk informatie boekjes. De twee vlakken met rode tekst zijn nog in ontwikkeling. Op dit moment zijn we alles nog bij elkaar aan het brengen en zorgen dat alles op elkaar aansluit. Als we zover zijn, gaan we deze documenten ook publiceren. Eén van de belangrijkste zal ik hieronder zetten. Hiermee kan ik dan ook de brug maken naar de Algemene leden vergadering van juni zoals die in mijn beleving zou moeten gaan verlopen. Namelijk een toekomstblik op de aankomende jaren en die van het aankomende seizoen in het bijzonder. Het belangrijkste wat je moet weten als je een plan maakt voor het aankomende jaar is dat je weet waar je stip aan de horizon ligt. Dit is de visie die we hebben voor de aankomende jaren. Elk jaar is weer een stap dichterbij die visie je we hebben. Die visie hebben we uitgeschreven en staat na dit stuk proza (Bijlage 1). Misschien is het goed om er nu even naar toe te gaan en dit snel door te lezen en dan door te gaan met het stukje hieronder.
Voor het aankomende jaar hebben we een aantal tussenstappen gedefinieerd om weer verder te komen richting ons doel. Ten eerste willen we alle formulieren die in het eerdere plaatje aangegeven waren, compleet maken. Dit stelt ons in staat om de organisatie goed te kunnen leiden. Een organisatie waarin iedereen weet wat hij van de zwemvereniging kan verwachten en vice versa. Daarnaast willen we investeren in het kader. Bij de polo een (mini) cursus van 3 keer drie uur op de zaterdagen om trainers wegwijs te maken in het programma van Paul Metz, en voor het zwemmen een korte interne cursus om nieuwe trainers in staat te stellen om kinderen effectief beter te laten zwemmen. Ten derde vinden we het cultuur aspect erg belangrijk. We zijn dan ook aan het onderzoeken of het mogelijk is om een eigen ruimte bij het Vrijburgbad te krijgen. Dit is helaas iets van een langere adem. In principe zijn de gemeente en Optisport hier niet negatief over. Ten vierde, we zijn in samenwerking met de activiteitencommissie aan het kijken of we voor het aankomende jaar geld kunnen genereren uit activiteiten. Bijvoorbeeld toegang bij wedstrijden, een loterij bij wedstrijden etc.. Ook willen we kijken of we de Grote Clubactie weer leven in kunnen blazen en hebben we contact gelegd met de Vriendenloterij. Als laatste, in het afgelopen jaar hebben we een sponsor stichting opgericht. Deze sponsorstichting “Business Club DZK”, zal zich inzetten om sponsorgelden te werven voor projecten van de zwemvereniging. Op de ALV zal de voorzitter van deze stichting zich wat nader voorstellen. We willen hiermee ook onze relaties met het zakelijk netwerk in Walcheren versterken, om zodoende fondsen te werven voor activiteiten zonder ze uit de contributie te moeten halen. Hiermee is mijn verhaal weer rond naar het begin van mijn verhaal.. Dat we er alles aan doen om de vereniging gezond te houden. Dit gaat op dit moment niet anders dan, helaas, de ALV op dit moment te vragen om in te stemmen met het voorstel tot contributie verhoging.
Met vriendelijke groet, namens het bestuur van zwem en polo vereniging “De Zeeuwse Kust”.
Jaap Bovendorp. Voorzitter.
BIJLAGE 1 Visie DZK 2013-2018
“Als je nergens voor gaat, dan faal je voor alles” “Onze visie is om de beste zwem en polo vereniging van Zuid-West Nederland te zijn, door onvermoeid en met passie hard te werken, het aanmoedigen en ondersteunen van elkaar en alles doen wat mogelijk is om al onze zwemmers het maximale uit zichzelf te kunnen laten halen. We doen dit sámen, als eenheid met teamspirit en met respect voor elkaar en anderen, deze gemeenschappelijke waarden en zelfvertrouwen stellen ons in staat om te bereiken wat we willen: Individuele doelen, Teamdoelen én Verenigingsdoelen”
Missie Zwem en Polo Vereniging De Zeeuwse Kust (ZPC-DZK) streeft na om al haar zwemmers de mogelijkheid te bieden om hun maximaal individueel resultaat (MIR) te behalen, zowel als persoon als atleet. Wij begrijpen dat winnen veel meer is dan iemands plaats aan de finish van een race of het resultaat van een wedstrijd. We zijn daarom toegewijd aan het helpen om onze leden te laten groeien in karakter, lichamelijke ontwikkeling en hun (sociale) vaardigheden. Hiervoor zullen trainers en coaches van ZPC-DZK nauw samenwerken met elke zwemmer om hem of haar te helpen te streven naar juiste persoonlijke doelen en suggesties te doen hoe deze doelen te bereiken.
DZK is een semi-professioneel georganiseerde zwem- en waterpolovereniging uit Walcheren. Wij zijn deel van de Koninklijke Nederlandse Zwem Bond (KNZB). We bieden een breed scala van zwem- en waterpolo opleidingen aan voor zwemmers vanaf 6 jaar met minimaal een A diploma. De programma’s bieden een op leeftijd en vermogen gebaseerde training. Deze zijn afgeleid vanuit het Meerjaren Opleidingsplan Zwemmen en het Meerjaren Opleidingsplan Waterpolo van de KNZB (MOZ en MOW). Het doel hierbij is het MIR en/of doorstroming naar een Regionaal Trainings Centrum (RTC) of Nationaal Trainings Centrum (NTC).
ZPC-DZK gelooft dat zwemmen een uitdagende, positieve en lonende ervaring zou moeten zijn voor al zijn zwemmers, kaderleden, officials en hun families. Leden van DZK zullen leren over respect, persoonlijke verantwoordelijkheid en sportiviteit. Wij geloven dat elke zwemmer zijn “deel” moet doen om de vereniging en zijn “Familie” van mede verenigingsleden te steunen. We geloven in onze medeverenigingen in de regio Zeeland. We zijn ervan overtuigd dat wij niet zonder hen kunnen en zij niet zonder ons. We willen talenten uit Zeeland de mogelijkheid bieden om bij onze vereniging verder te ontwikkelen, en wij willen op onze beurt de verenigingen in Zeeland helpen te ontwikkelen.
Wij geloven in onze maatschappelijke verantwoording, wij zullen proberen zoveel mogelijk mensen te stimuleren om te zwemmen. Dit doen we in samenwerking met de gemeente maar ook met de exploitant van het zwembad. Dit laat zich onder andere zien in het organiseren van verschillende evenementen en het G-zwemmen. ZPC-DZK is toegewijd om jouw zwem ervaring de meest productieve, gezellige en interessantste sport beleving te zijn. En wij kijken ernaar uit om een deel van jouw (gezins)leven te worden!
Doelen Uit de Visie die we hebben en de Missie waar we voor staan kunnen we een aantal doelen formuleren. Deze doelen formuleren we in drie pijlers:
Strategie
Cultuur
Structuur
Strategische doelen 1. 2. 3. 4. 5.
Regionaal de sterkste vereniging, Zwemmend op hoofdklasse niveau, Waterpolo op tweede klas bondsniveau, Zwemsport stimuleren bij de Walcherse bevolking, Maatschappelijk betrokken.
Structuur Doelen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Trainers, kaderleden en officials helpen zich te ontwikkelen, De zwemsport promoten en bevorderen, Voldoende gekwalificeerd Kader, Identificeren en ontwikkelen van talent, zonder de breedte uit het oog te verliezen, Zwemmers in staat stellen met behulp van het MOZ en MOW tot hun MIR te komen, Ruimte bieden om in wedstrijdverband te zwemmen en waterpoloën, Financieel gezond. Verenigingsbreed beleid, “Professioneel geregeld”
Cultuur doelen 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Een bloeiende “ver-eeniging”, Eenheid, Sportiviteit, verbondenheid, clubgevoel en teamgeest te ontwikkelen, Elk lid draagt zijn steentje bij; genoeg vrijwilligers, Plezier, Erbij (willen) horen.
Strategie Zoals Confucius al zei een paar jaar geleden, “een reis van duizend kilometer begint met de eerste stap”. Nu is het natuurlijk niet de bedoeling om 1000 kilometer te gaan lopen, en we komen al van een heel eind. Maar het is nu wel zaak om door te pakken om met de Visie, de Missie en de doelen actie te ondernemen. Dit is nodig om te komen daar waar we willen zijn in onze Visie. Om ondertussen onze missie te vervullen hebben we een pad nodig wat ons daar brengt. Met het definiëren van de doelen, weten we wanneer we aankomen bij onze stip op de horizon, zoals geformuleerd in de Visie. Om deze doelen te bereiken definiëren we sub doelen. Deze sub doelen stellen ons in staat om de hoofddoelen te bereiken en op deze manier kunnen we ook meten waar we staan. Zodoende blijven we op koers naar onze stip aan de horizon!
Strategische sub-doelen: De Strategische doelen worden bereikt door een aantal factoren, ten eerste de doelstelling op zich. Omdat iedereen weet dat dit de doelen zijn, zullen we deze ook na gaan streven. Daarnaast zijn deze doelstellingen het resultaat van de twee andere pijlers binnen de vereniging, Structuur en Cultuur. Wat we wel kunnen definiëren is de interactie met de andere verenigingen binnen Zeeland. We zijn ervan overtuigd dat we de rol als regionaal talentencentrum moeten vervullen. Hier moeten we ook iets voor terug doen aan de andere verenigingen. Denk hierbij aan het geven van clinics of trainingen, het organiseren van invitatiewedstrijden en dergelijke. De structuur zegt wat over hoe we onze vereniging ingericht hebben, en de cultuur zegt wat hoe we acteren en wat ons bindt.
Structuur sub-doelen 1. Trainers, kaderleden en officials helpen zich te ontwikkelen, a. Streven naar (per polo/zwem): i. 1 niveau 4, ii. 3 niveau 3 trainers, iii. 70% niveau 2 trainers. 2. De zwemsport promoten en bevorderen, a. Jaarlijkse organisatie van schoolzwemkampioenschappen. Ook Gemeente Veere hierin betrekken. b. Actief “werven” bij diploma zwemmen. Zowel bij Vrijburgbad, als bij de zwemschool. c. Activiteiten rondom de kanaalrace en nachtmarathon. 3. Identificeren en ontwikkelen van talent, zonder de breedte uit het oog te verliezen, a. Procedure met betrekking tot talentontwikkeling, b. Zorgen voor voldoende badwater voor alle groepen, 4. Zwemmers in staat te stellen met behulp van het MOZ en MOW tot hun MIR te komen,
a. MOZ/MOW verder implementeren binnen de vereniging, Opnemen in beleid, zorgen dat elk jaar de coördinatoren/trainers een jaarplan maken wat afgeleid is uit deze KNZB richtlijnen. Resultaten monitoren en vastleggen. Nauw contact met KNZB over vorderingen. 5. Ruimte bieden om in wedstrijdverband te zwemmen en waterpoloën, 6. Financieel gezond. a. Financiële zijn geïdentificeerd en op orde: i. Betalingsachterstand contributie max 1 maand, ii. Reserves minimaal ½ jaar badhuur, iii. Balans 80/20 tussen contributie en sponsorinkomsten. iv. Positieve cash flow. 7. Verenigingsbreed beleid, “Professioneel geregeld” a. Zie volgende paragraaf.
Cultuur sub-doelen 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Een bloeiende “ver-eeniging”, Eenheid, Sportiviteit, verbondenheid, clubgevoel en teamgeest te ontwikkelen, Elk lid draagt zijn steentje bij; genoeg vrijwilligers, Plezier, Erbij horen
Cultuur is een aparte categorie. Hoewel je het wel kunt “voelen” is cultuur niet heel erg tastbaar. Het beleid en de mensen binnen de vereniging maken de cultuur. Wat we hierin missen is een bindend element. Om eenheid, clubgevoel en teamgeest verder te ontwikkelen en op deze manier te zorgen dat we een bloeiende vereniging missen we een eigen clubruimte. Een aantal steekzinnen: • • • • • • • • •
In de brasserie, zijn we altijd met anderen, Staan we in de weg aan de bar, De brasserie rekent méér dan commerciële prijzen (€3 voor flesje cola) Voor een vergadering moeten we ruimte aanvragen en huren, Voor een vergadering met meer dan 10 man kunnen we eigenlijk niet terecht, De ALV altijd op wisselende locatie, Geen ruimte om gezellig intern te kunnen napraten na een wedstrijd, Geen ruimte om zwemmers/kaderleden en officials theorie te leren of een cursus te geven, Jury ruimte bij wedstrijden altijd te klein, jury moet omkleden in openbare ruimte (in het zicht)
In de belangrijkste pilaar van de drie missen we dus het belangrijkste steunpunt. De eigen clubruimte is van levensbelang om onze doelstelling te kunnen realiseren. We denken zelfs dat deze verbondenheid van levensbelang is voor onze vereniging.
