Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010

Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010

Hoofdstuk 1: Algemene Bepalingen 1. Daar waar in deze verordening de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt, dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen. Artikel 1: begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. b. c. d.

e. f. g. h. i. j. k. l.

Wet: de Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA); Verordening: de Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Persoonsgegevens 2010; Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; Beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen; Ingezetenen: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; Afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; Binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; Authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek wordt aangemerkt. Aangehaakte gegevens: in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; Protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aan een afnemer of derde;

Artikel 2 Doelstellingen met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens heeft tot doel: a. Gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens de wet opgelegde taken; b. Gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; c. Informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben. 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Schiedam.

Artikel 3 Aangehaakte gegevens 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de gemeentelijke basisadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in Bijlage 2 bij deze verordening. 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die vigerend was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen

Artikel 4 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie vindt plaats: a. Op grond van bepalingen bij of krachtens de wet; b. Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 5 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. Informatiebeheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d; 2. De informatiebeheerder is de afdelingsmanager van de afdeling Frontoffice; 3. De informatiebeheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; b. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; c. Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het in elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

Hoofdstuk 2: Binnengemeentelijke verstrekkingen Artikel 7 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

2. In Bijlage 3 bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers krachtens de verantwoordelijke aangewezen.

Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Frontoffice; c. de systeem- en databasebeheerder voor het verrichten van technische en administratieve handelingen; d. met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 4 bij deze verordening genoemde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de in deze Bijlage door de beheerder aangewezen gegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen publiekrechtelijke taak (Inzagerecht). 2. De beheerder kan in verband met de rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in Bijlage 4 genoemden aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het inzagerecht van de basisadministratie Artikel 9 Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet aan de in de als Bijlage 3 bij deze verordening te vermelden krachtens de verantwoordelijke binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in de tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. 2. Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op verzoek alle verdere gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de hun opgedragen publiekrechtelijke taak; 3. Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, telefonisch verzoek of via de email slechts gegevens kunnen worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de beheerder, is dat het verzoek afkomstig is van een binnengemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn publieksrechtelijke taken. Artikel 10 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2. In Bijlage 5 bij deze verordening worden krachtens de verantwoordelijke de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft. 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 4. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

Hoofdstuk 3 Buitengemeentelijke verstrekkingen Artikel 11 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 6 bij deze verordening krachtens de verantwoordelijke aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 2. Particulieren die aantonen bij de verstrekking een gerechtvaardig belang te hebben, kunnen uitsluitend gegevens verstrekt krijgen met schriftelijke toestemming van degene over wie de gegevens worden gevraagd. 3. In bijzondere gevallen kunnen telkens gegevens als bedoeld in artikel 100, derde lid van de wet worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 12 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. Dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke(juridische) grond de informatie wordt gevraagd; b. Dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; c. Dienen door de beheerder aan te geven bewijsstukken te worden overlegd. 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor enig ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 13 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Hoofdstuk 4: Overige bepalingen Artikel 14 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekking als bedoeld in artikelen 6 en 110 van de wet.

Artikel 15 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer maatregelen als vermeld in het krachtens de verantwoordelijke vastgestelde Beveiligings- en Privacy Handboek gemeente Schiedam en het Beheer Reglement GBA Gemeente Schiedam 2010.

Artikel 16 Slotbepalingen 1. De verordening voor de gemeentelijke basisadministratie van 28 juni 2004 wordt 1 januari 2010 ingetrokken. 2. Het GBA Privacy Reglement Gemeente Schiedam van januari 2005 wordt 1 januari 2010 ingetrokken.

3. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2010. 4. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening GBA 2010 . 5. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in de openbare raadsvergadering van

__________________

__________________

De voorzitter

De griffier

Toelichting op de Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens gemeente Schiedam 2010

Vanaf 1 april 2007 is de Wet Gemeentelijke Basisadministratie (Wet GBA) op een aantal punten gewijzigd en is het formele traject ingegaan waarin de gemeentelijke basisadministratie dé basisregistratie personen is voor de overheid. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid of volledigheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden. Omdat ook binnen de gemeente Schiedam de GBA als basisregistratie moet worden ingevoerd per 1 januari 2010, dient de Verordening GBA te worden herzien. Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat overigens ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden, als bedoeld in artikel 100 van de Wet GBA. Door de bestaande verordening uit te breiden met het Privacy Reglement GBA, als vastgesteld in januari 2005, voldoet de gemeente Schiedam aan de wettelijke eisen, zoals gesteld in de Wet GBA, de aanpassingswet WBP (Staatsblad 2001, 180) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2000, 302). Zoals voorgeschreven in artikel 96, eerste lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens regelt deze verordening het volgende: •

• • •

De verstrekking van gegevens uit de GBA aan de binnengemeentelijk afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun publiekrechterlijke taken en die deze gegevens uit hoofde van artikel 3b van de Wet GBA moeten gebruiken; De systematische verstrekking van de gegevens uit de GBA aan de binnengemeentelijke afnemers; De toegang van de binnengemeentelijke afnemers tot de GBA; De verbanden tussen de GBA en de andere gegevensverzamelingen van de gemeente.

Daarbij wordt in Bijlage 3 aangegeven welke de binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA zijn en voor welke taken zij welke gegevens verstrekt krijgen Overeenkomstig artikel 62, vierde lid, van de Wet GBA geeft deze verordening voorts: • • •

Nadere regels omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Nadere regels omtrent de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding (regels omtrent terugkoppeling); Een overzicht van binnengemeentelijke afnemers die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens in de GBA, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft. Dit overzicht wordt wegens het ambtelijk-organisatorische karakter vastgesteld door het college van burgermeester en wethouders.

Bijlagen bij de Verordening GBA 2010

Inhoudsopgave Bijlage 1

Authentieke Gegevens waarover terugmelding verplicht is

Bijlage 2

Aangehaakte gegevens

Bijlage 3

Binnengemeentelijke afnemers met raadpleegmogelijkheid GBA en Mutatiebestand

Bijlage 4

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie Aanvraagformulier Toegang toepassingssysteem Geheimhoudings- en integriteitsverklaring

Bijlage 5

Binnengemeentelijke afnemers die terugmelden op andere dan authentieke gegevens

Bijlage 6

Schriftelijke verzoeken voor overige verstrekkingen

Bijlage 7

Verplichte Terugmelding Formulier Terugmelding binnengemeentelijke afnemers

Bijlage 1: Authentieke gegevens waarover terugmelding verplicht is Categorie 01 – Persoon 01.01.20 Burgerservicenummer persoon 01.02.10 Voornamen persoon 01.02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam persoon 01.02.40 Geslachtsnaam persoon 01.03.10 Geboortedatum persoon 01.03.20 Geboorteplaats persoon 01.03.30 Geboorteland persoon 01.04.10 Geslachtsaanduiding 01.61.10 Aanduiding naamgebruik 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie Persoon

Categorie 02 – Ouder1 02.01.20 Burgerservicenummer ouder1 02.02.10 Voornamen ouder1 02.02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam ouder1 02.02.40 Geslachtsnaam ouder1 02.03.10 Geboortedatum ouder1 02.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie Ouder1

Categorie 03 – Ouder2 03.01.20 Burgerservicenummer ouder2 03.02.10 Voornamen ouder2 03.02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam ouder2 03.02.40 Geslachtsnaam ouder2 03.03.10 Geboortedatum ouder2 03.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie Ouder2

Categorie 04 – Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit 04.65.10 Aanduiding bijzonder Nederlanderschap

Categorie 05 – Huwelijk/Geregistreerd partnerschap 05.01.20 Burgerservicenummer echtgenoot/geregistreerd partner 05.02.10 Voornamen echtgenoot/geregistreerd partner 05.02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd partner 05.02.40 Geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd partner 05.03.10 Geboortedatum echtgenoot/geregistreerd partner 05.06.10 Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap 05.07.10 Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie

Categorie 06 - Overlijden 06.08.10 Datum overlijden 06.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie Overlijden Categorie 08 - Verblijfplaats 08.09.10 Gemeente van inschrijving 08.10.20 Gemeentedeel 08.11.10 Straatnaam 08.11.20 Huisnummer 08.11.30 Huisletter 08.11.40 Huisnummertoevoeging 08.11.50 Aanduiding bij huisnummer 08.12.10 Locatiebeschrijving

Categorie 09 – Kind 09.01.20 Burgerservicenummer kind 09.02.10 Voornamen kind 09.02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam kind 09.02.40 Geslachtsnaam kind 09.03.10 Geboortedatum kind 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie Kind

Categorie 10 - Verblijfstitel 10.39.10 Aanduiding verblijfstitel 10.39.20 Datum einde verblijfstitel 10.39.30 Ingangsdatum verblijfstitel

Bijlage 2 Aangehaakte gegevens Aangehaakte gegevens zijn: • • • • • • • • • •

Binnengemeentelijke afnemersindicaties; Voogdijgegevens; Onderzoeksgegevens; Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties; Burgerlijke staat; Rijbewijsgegevens; Stemdistricten; Persoonslijsten van vertrokken personen (met uitzondering van verwijsgegevens); Interne aantekeningen (zoals stembureauleden, erkenning ongeboren kind, onderzoek, etc); Gezinsrelatie/gezinsverhouding.

Bijlage 3 Binnengemeentelijke afnemers met raadpleegmogelijkheid GBA en Mutatiebestand

Krachtens artikel 7 kunnen alle medewerkers die voor de uitvoering van hun publiekrechterlijke taken nodig hebben over de correcte en actuele persoonsgegevens uit de GBA beschikken.

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Schiedam hebben toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens krachtens artikel 9: Afdeling en Wettelijke Grondslag Team Alle ambtenaren Publiekrechterlijke taken van de gemeente S'dam Cluster: Directie (DIR) Staf (STAF) Statistisch onderzoek

Cluster : Dienstverlening (DV) Afdeling I&A Uitvoering Wet GBA, Applicatiebeheer Wet op Basisregistraties, datadistributie Frontoffice (FO) Wet GBA, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op Lijkbezorging, Wet Justitiële Documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet, regelgeving rijbewijzen, WABO

Gegevensset

Applicatie

NAW-gegevens *

Corsa

Alle gegevens op PL, aangehaakte Mutatiebestand, gegevens en verwijsgegevens. DDS

alle gegevens op PL, aangehaakte gegevens en verwijsgegevens

Alle gegevens op PL, aangehaakte Key2Burgerzaken, gegevens en verwijsgegevens. RAAS, Key2GBA-V, VGS4All, NRD

Cluster : Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) Werk & Wet Werk en Bijstand, Inkomen Wet IAOW, Wet IOAZ, Persoonsgegevens, adres, nationaliteit, verblijfstitel, Wet Voorzieningen huwelijksgegevens, aangifte Gehandicapten, kinderen en erkenning, overlijden, Bijzondere Bijstand historische adressen Persoonsgegevens, oudergegevens, Educatie beheer Leerplichtwet, nationaliteit, huwelijksgegevens, Verordening overlijden, inschrijving, Leerlingenvervoer, verblijfplaats en historie, Wettelijke Regeling kindgegevens, verblijfstitel, gezag, RMC verwijsgegevens

Key2Burgerzaken, DDS, GBA-V

SUWI / GWS4All / Key2Burgerzaken

Key2Burgerzaken, Key2Onderwijs

Cluster : Middelen (MID) Gemeentelijke Gemeentelijke Persoonsgegevens, inschrijving, Belastingen belastingen, incl. WWOZ, verblijfplaats (GB) afvalstoffenheffing Mutatiegegevens: vestiging, overlijden, binnenverhuizing Financiën en debiteurenbeheer Persoonsgegevens, inschrijving, Ondersteuning verblijfplaats (FIN) Mutatiegegevens: vestiging, overlijden, binnenverhuizing Cluster : Middelen (MID) Gemeentelijke Gemeentelijke Persoonsgegevens, inschrijving, Belastingen belastingen, incl. WWOZ, verblijfplaats (GB) afvalstoffenheffing Mutatiegegevens: vestiging, overlijden, binnenverhuizing Financiën en debiteurenbeheer Persoonsgegevens, inschrijving, Ondersteuning verblijfplaats (FIN) Mutatiegegevens: vestiging, overlijden, binnenverhuizing

GOUW Belasting / Key2GBA-V

Key2Financiën / GOUW – belastingen / Key2GBA-V GOUW Belasting / Key2Burgerzaken / Key2GBA-V Key2Financiën / GOUW – belastingen / Key2Burgerzaken / Key2GBA-V

* Met uitzondering van inwoners die krachtens artikel 102 van de Wet een verzoek tot geheimhouding hebben ingediend.

De verantwoordelijke kan, indien noodzakelijk, eenieder genoemd in deze bijlage nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De privacyfunctionaris kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

Bijlage 4 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie Slechts aan personen voor wie uit hoofde van hun functie dagelijks gebruik van Key2Burgerzaken noodzakelijk en onontkoombaar is voor de uitvoering van hun publiekrechterlijke taken wordt autorisatie toegekend ter beoordeling van de beheerder GBA. Afdeling en Wettelijke Grondslag Team Cluster : Dienstverlening (DV) Archief (ARCH) Ondersteuning bij Uitvoering WGBA, Wet op Basisregistraties: gegevensverstrekking a.d.h.v. Persoonskaarten van voor 1 oktober 1994 Afdeling I&A Uitvoering Wet GBA, Applicatiebeheer Wet op Basisregistraties, datadistributie Frontoffice (FO) Wet GBA, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op Lijkbezorging, Wet Justitiële Documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet, regelgeving rijbewijzen, WABI

Gegevensset

Key2Burgerzaken Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagverhouding, verwijsgegevens alle gegevens op PL, aangehaakte Key2Burgerzaken, gegevens en verwijsgegevens DDS, GBA-V Alle gegevens op PL, aangehaakte Key2Burgerzaken, gegevens en verwijsgegevens. RAAS, Key2GBA-V, VGS4All, NRD

Cluster : Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) Werk & Wet Werk en Bijstand, Inkomen Wet IAOW, Wet IOAZ, Persoonsgegevens, adres, nationaliteit, verblijfstitel, Wet Voorzieningen huwelijksgegevens, aangifte Gehandicapten, kinderen en erkenning, overlijden, Bijzondere Bijstand historische adressen Educatie beheer Leerplichtwet, Persoonsgegevens, oudergegevens, Verordening nationaliteit, huwelijksgegevens, Leerlingenvervoer, overlijden, inschrijving, Wettelijke Regeling verblijfplaats en historie, RMC kindgegevens, verblijfstitel, gezag, verwijsgegevens Welzijn

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Applicatie

SUWI / GWS4All / Key2Burgerzaken

Key2Burgerzaken, Key2Onderwijs

Persoonsgegevens, oudergegevens, Key2Burgerzaken nationaliteit, huwelijksgegevens, overlijden, inschrijving, verblijfplaats en historie, kindgegevens, verblijfstitel, gezag, verwijsgegevens

Veiligheid (VEILIG)

Aanpak woonoverlast, buurtbemiddeling, interventieteam, bestuurlijke aanpak georganiseerde criminaliteit, Vergunningsverlening, Wet BIBOB, Wet Mulder, crisismanagement

Cluster : Stedelijke Ontwikkeling (SO) Wonen en milieu Onttrekkingsvergunningen, huisvesting statushouders en pardonners, starterslening, Woningwet, Huisvestingswet, Huisvestingsverordening, particuliere woningverbetering, Leegstandwet Beheer openbare Risicobeheer, ruimte (BOR) behandeling schadeclaims Vergunningen & Handhaving (VH)

Bouwverordening, woningtoezicht, vergunningverlening , WABO

Persoonsgegevens, oudergegevens, Key2Burgerzaken nationaliteit, huwelijksgegevens, overlijden, inschrijving, verblijfplaats en historie, kindgegevens, verblijfstitel, gezag, verwijsgegevens

Persoonsgegevens, verblijfplaats, nationaliteit

Key2Burgerzaken

Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, verblijfplaats en historische gegevens

Key2Burgerzaken

Persoonsgegevens, Key2Burgerzaken huwelijksgegevens, kindgegevens, oudergegevens, verblijfplaats

De beheerder kan in verband met de rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens genoemden aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het inzagerecht van de basisadministratie en bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De beheerder kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Eenieder voor wie rechtstreekse toegang tot de GBA noodzakelijk en onontkoombaar is voor de uitvoering van de aan hem opgedragen taken, vraagt de toegang aan middels onderstaand formulier bij de beheerder. Na goedkeuring door de beheerder wordt bijgevoegde geheimhoudings- en integriteitsverklaring ondertekend en toegevoegd zowel aan de administratie van de afdeling Frontoffice, als aan het personeelsdossier. Het niet nakomen van de bepalingen in deze verklaring kan rechtsgevolg hebben.

Aanvraag toegang tot de GBA Wanneer dit formulier invullen? 9 als dagelijks rechtstreekse toegang tot de GBA noodzakelijk en onontkoombaar is voor de uitoefening van uw publiekrechtelijke taken

Naam Voorna(a)m(en) Afdeling en Team Functie

Na het invullen stuurt u dit formulier op naar: Stefanie Jacobs, afdelingsmanager Frontoffice Hulp nodig? Sylvie Ballijns, beleidsmedewerker Frontoffice helpt u graag. Bel: 010-219 11 30.

:_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________

Motivering noodzaak toegang tot de GBA Welke persoonsgegevens uit de GBA heeft u nodig: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ voor welke concrete werkzaamheden: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ op welke wettelijke grondslag (noem de wetten en/of verordeningen): __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

IN TE VULLEN DOOR DE AFDELING FRONT-OFFICE

Datum: _________________________ Handtekening GBA-Beheerder

Handtekening Control

________________________________

_______________________________

IN TE VULLEN DOOR DE APPLICATIEBEHEERDER

Toegang verleend / verlengd op: _________________

Profiel: ________________________

Toegang afgesloten op: _________________________

Reden: ________________________

IN TE VULLEN DOOR DV-IA

Melding

: ______________________________________________________________

Verwerkt door Datum

: ______________________________________________________________ : ______________________________________________________________

Geheimhouding en integriteitverklaring gebruik GBA Wanneer dit formulier invullen? 9 Na het ontvangen van toestemming voor het gebruik van Key2Burgerzaken moet u dit formulier ondertekenen. Na ontvangst door de afdeling Frontoffice ontvangt u uw autorisatie. Let op: 9 Een kopie van dit formulier wordt gevoegd bij uw personeelsdossier 9 Het niet naleven van de bepalingen in deze verklaring kan leiden tot intern onderzoek en rapportage

Ik, Naam Voorna(a)m(en) Afdeling en Team Personeelsnummer Telefoonnummer verklaar hierbij dat ik • • •

• • • • • • •

• • •

Na het invullen stuurt u dit formulier op naar: Stefanie Jacobs, afdelingsmanager Frontoffice Meer hulp nodig? Sylvie Ballijns, beleidsmedewerker Frontoffice, helpt u graag. Bel: 010-219 11 30

:_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________ :_______________________________________________________________

Strikte geheimhouding beloof over hetgeen ik raadpleeg uit de gemeentelijke basisadministratie; De gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie nooit doorverstrek; Mijn gebruikersnaam (user-id) en het toegekende wachtwoord onder geen enkele voorwaarde uitwissel met of ter beschikking stel aan andere personen; Bewust ben van de verantwoordelijkheid die aan de autorisatie is verbonden en bereid ben om die verantwoordelijkheid te aanvaarden; De gegevens waar ik uit hoofde van mijn functie toegang toe heb slechts gebruik ten uitvoering van mijn publiekrechtelijke taak als ambtenaar bij de gemeente Schiedam; De gegevens slechts gebruik met het doel als gesteld op het aanvraagformulier (Aanvraag toegang tot de GBA) en ten uitvoering van de wet(ten) als vermeld op hetzelfde aanvraagformulier; Bewust ben van het feit dat de door mij verrichte handelingen in de GBA op mijn naam (user-id) worden geregistreerd (gelogd) en op verzoek van klant ter inzage kunnen worden aangeboden; Bekend ben met het feit dat de Informatiebeheerder te allen tijde bevoegd is, met of zonder overleg met ondertekende, verleende autorisaties in te trekken; Niet meer dan één raadpleegsessie tegelijk geopend zal hebben; Dat, als ik tijdens het raadplegen van gegevens constateer dat de gegevens niet (geheel) correct zijn, ik dit terstond meld aan de Informatiebeheerder (afdelingsmanager Front Office) middels het invullen van het Formulier Binnengemeentelijke Terugmelding (SmartDdocuments) of de Terugmeldvoorziening GBA-V; met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tracht de persoonlijke levenssfeer van de betrokken(n) niet onevenredig te schaden; De Wet Bescherming Persoonsgegevens bij het gebruik en de verwerking van de gegevens in acht neem; Automatisch de verleende autorisatie verlies wanneer geconstateerd wordt dat ik onzorgvuldig of nietinteger omga met de toegekende user-id en wachtwoord, dan wel aan een derde heb verstrekt.

Datum en plaats:

Handtekening:

________________________

_________________________

Naam afdelingshoofd en datum:

Handtekening afdelingshoofd:

Bijlage 5 Binnengemeentelijke afnemers die terugmelden op andere dan authentieke gegevens Afdeling

Aangehaakte gegevens

Educatie

Voogdijgegevens, gezinsverhouding

W&I

Gezinsrelatie, gezinsverhouding, onderzoeksgegevens, burgerlijke staat

Veiligheid

voogdijgegevens, onderzoeksgegevens

Bijlage 6 Schriftelijke verzoeken voor overige verstrekkingen

Niet verstrekken Er kan een verzoek komen van een organisatie of instelling die op het eerste gezicht onder één van de schema's kan worden ingedeeld, maar waarbij de combinatie met het genoemde doel de verstrekking niet mogelijk maakt. Hieronder treft u aantal voorbeelden aan:

Advocaten Niet ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift (voorbeeld: incasso-activiteiten) Ambassade/consulaat of andere buitenlandse overheidsinstelling (binnen of buiten Nederland) Er is geen verdrag of andere internationale overeenkomst bekend dat gegevensverstrekking uit de GBA voorschrijft (zie voor toelichting verderop in het schema) Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, commerciële doeleinden of het bijhouden van een "niet-pensioen" gerichte administratie Gerechtsdeurwaarders Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, voeren van een debiteurenadministratie) Incassobureaus Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen Notarissen Uitvoering van een privaatrechtelijke taak

Postorderbedrijven Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie Rechtsbijstand Het verkrijgen van cliëntgegevens en gegevens van de wederpartij Rechtskundig- en adviesbureaus Verkrijgen van uittreksels van cliënten Verzekeringsmaatschappijen Voor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratie Zorgverzekeraars Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (voorbeeld: voeren van een debiteurenadministratie)

Bijlage 6 Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA

Schema 1 Afnemers Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens

Verstrekkingsbeperking

Leges

Basis

Andere gemeenten (Afdeling Burgerzaken / Publiekszaken)

Uitvoering publiekrechtelijke taak

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Niet mogelijk

Nee

Art. 88

Andere gemeenten (anders dan Burgerzaken / Publiekszaken)



Niet mogelijk

Bibliotheek

Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak


Niet mogelijk


Niet mogelijk

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke

Niet mogelijk

(als onderdeel van de gemeente)

Binnengemeentelijke afdeling of -dienst

Buitengewoon opsporingsambtenaar (bijvoorbeeld in het


Controle (identificatieplicht); opmaken proces-verbaal.

Afnemer

Afnemer

Afnemer

Afnemer

Wet GBA

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Eigen beleid gemeente

Art. 88 Wet GBA (incidenteel) Art. 96 Wet GBA (systematisch)



€ 2,27

Art. 88


Wie

Waarvoor

Openbaar Vervoer)

(bijvoorbeeld bij zwartrijden in het openbaar vervoer)

Cannock Chase


(voorheen Mandaat BV)

(bijvoeging van betreffend college besluit)

Centraal justitieel incassobureau (voor het innen van verkeersboetes)


Gerechtsdeurwaarders

Uitvoering van publiekrechtelijke taken zoals genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet.

(publiekrechtelijke taken)

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Wet GBA

taak Afnemer

Afnemer

Afnemer

Basis


Niet mogelijk


Niet mogelijk


Niet mogelijk


Niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

€ 2,27 (zie ook toelichting over leges)

Art. 88

€ 2,27

Art. 88

Wet GBA

Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen

Informatie Beheer Groep

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Bijvoorbeeld zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering

Afnemer

Wet GBA


Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr)


Afnemer


Niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88

Kredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr)

Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak.


Niet mogelijk

Notarissen

Afnemer


Niet mogelijk

(publiekrechtelijke taak)

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht

Overheidsinstanties


Afnemer


Niet mogelijk

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de

Niet mogelijk

Afnemer

Volgens gemeentelijke verordening

zoals Belastingdienst, RDW, SVB en politie

Zorgverzekeraars

Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor

Afnemer

Wet GBA



€ 2,27 (zie ook toelichting over leges ivm extra werkzaam-heden)

Art. 88

€ 2,27

Art. 88

Wet GBA

Wet GBA

€ 2,27

Art. 88


Wie

Waarvoor

welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bijvoorbeeld Zorgverzekeringswet of AWBZ)

Welke categorie

Welke gegevens

uitvoering van de publiekrechtelijke taak


Leges

Basis

Wet GBA

Zie voor een overzicht van verzekeraars: www.zn.nl/De_branche/Zorgverzekeraars/A dressen/index.asp

Samenwerkingsverbanden Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor). Wanneer dit is geregeld in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is er sprake van een buitengemeentelijke afnemer. De wijze waarop een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden gevraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtvaardigd is.

Schema 2 Bijzondere derden Dit betreft instanties die door hun bijzondere maatschappelijke positie een goede ingang tot de GBA verdienen en daarom recht hebben op systematische gegevensverstrekkingen via het GBA netwerk. Hoewel zij officieel geen afnemer zijn, worden zij (tot op zekere hoogte) wel als zodanig behandeld.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Financiële instellingen

Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn.

Bijzondere derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak.

Niet mogelijk

€ 2,27

Art. 99 lid 1 Wet GBA

op grond van legesverordening

Art. 68b Besluit GBA

€ 2,27 op grond van legesverorden ing

Art. 99 lid 3 Wet GBA

(banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)

Zie lijst op www.bprbzk.nl onder GBA. Procedures, Landelijke Tabellen

Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren.

Geautoriseerd door minister voor GBA-verstrekkingen

(zie brief BPR2003/U66312) FIOM

Opsporen van personen (bijv. familieleden)

Bijzondere derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak.

Niet mogelijk

Art. 68c1 Besluit GBA

Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR 4 aug 2005)

Pensioenfondsen en ziekenhuizen Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn bijzondere derde als zij gegevens opvragen via het GBA-netwerk. Artikel 68e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Hierbij geldt namelijk dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van. Om verstrekking aan niet geautoriseerde ziekenhuizen en pensioenfondsen na een schriftelijk verzoek mogelijk te maken, moet dit in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen. Als de gemeente aan geautoriseerde bijzondere derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt (art 88, lid 4 Wet GBA) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Met alle beperkende voorwaarden van artikel 100 van de Wet GBA van dien.

Schema 3 Verplichte derden Hier gaat het niet meer om de ‘overheid’. Het gaat hier om ‘derden’, waarvoor wettelijk is voorgeschreven dat er voor specifieke doeleinden actuele persoonsgegevens gebruikt moeten worden. ‘Verplicht’ betekent: je kunt niet om de GBA heen.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Advocaten

Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift

Verplichte derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift

Verstrekkingsbeperking mogelijk.

Ja, op grond van de legesverordening

Art. 98

Ja, op grond van de legesverordening

Art. 98

(te vinden via www.alleadvocaten.nl)

Rechtbank

Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding

Ten behoeve van bepaalde civiele procedures. Voorbeeld: vervangende toestemming voor een reisdocument voor een kind. De kinderrechter vraagt een uittreksel van de andere (weigerende) ouder.

Toetsing noodzakelijk.

Wet GBA

Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 Wet GBA) Verplichte derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift

Verstrekkingsbeperking mogelijk. Toetsing noodzakelijk. Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 Wet GBA)

Wet GBA

Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Bibliotheek


Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Volgens gemeentelijke verordening (er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!)

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

(geen onderdeel van de gemeente) Buitenlandse EU-overheden

(zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Buitenlandse niet EUoverheden (met passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl

Volgens gemeentelijke verordening.

Vrije derde


Mogelijk

Ja

er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!

Art. 100 Wet GBA (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid)

Volgens gemeentelijke verordening, er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Zie ook de toelichting

Crematoria, begraafplaatsen


Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA


Waarvoor

Welke categorie

Culturele organisaties


Vrije derde

Fondsverwervende organisaties


Instellingen of organisaties ten behoeve van:

Wie


Leges

Basis


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

(niet-gemeentelijke)

Welke gegevens

art. 100, lid 2 Wet GBA

-Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Juridisch loket

(is de vraag van een advocaat van het juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke

Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

ledenadministratie

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Migrantenorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Onderwijsinstellingen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Ouderenorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Patiëntenverenigingen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Wie

Waarvoor

procedure, zie dan bij Advocaten) Kerken (niet zijnde de SILA) Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijke)

(zie ook onderstaande tekst bij ‘Scholen’)


Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Pensioenfondsen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Reclassering/verslaafdenzorg


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Sportorganisaties en


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vakorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vrouwenorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Woningbouwverenigingen/w oningcorporaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

-verenigingen

(voorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank)


Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Ziekenhuizen

Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorg

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Toelichting ‘vrije derde’ De genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer. De in het schema opgenomen opsomming van vrije derden is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA. Crematoria en begraafplaatsen Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen. 1.

2. Scholen

gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA). Zie schema "afnemers". Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 100 Wet GBA. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA.

Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. In het algemeen wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de GBA in te leveren. In sommige gemeenten is het gebruikelijk dat de gemeente op basis van lijsten met leerlinggegevens ‘massaal’ afschriften aanlevert. De commissie is van oordeel dat er geen grond is om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die dan overblijft is het vermelden van scholen in de gemeentelijke verordening, zodat een verstrekking op basis van artikel 100 van de Wet GBA en de verordening mogelijk is (met alle beperkingen van dien: hoeveelheid gegevens, de verstrekkingsbeperking door artikel 100, lid 2 van de Wet GBA).

Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft vooral te maken met twee zaken: 1. Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander land, zal verstrekking van gegevens expliciet moeten zijn geregeld in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met het andere land. 2. De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate vervelend zijn, indien het gaat om in Nederland ingeschreven personen die (tevens) onderdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact meer wensen met de autoriteiten van het andere land.

Het voorgaande leidt ertoe dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen in beginsel niet aan de orde is. Indien er een verzoek wordt gedaan en het in het belang van de ingeschrevene kan zijn dat gegevens worden verstrekt, kan dat in bijzondere gevallen mogelijk worden gemaakt. De NVVB adviseert daarbij dan echter wel dat de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming verleent voor die verstrekking.

Hoe moet u omgaan met een verzoek van een buitenlandse overheidsinstantie? In de eerste plaats moet de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen mogelijk maken. Gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt, zal dat slechts in uitzonderingsgevallen aan de orde zijn. Daarbij adviseert de NVVB nadrukkelijk in de verordening daaraan de voorwaarde te verbinden dat de ingeschrevene vooraf uitdrukkelijke toestemming verleent. Verstrekking zonder uitdrukkelijke toestemming van de burger is slechts mogelijk indien daarvoor een basis is te vinden in een verdrag of een andere internationale overeenkomst. De enige overeenkomsten waar dit van toepassing zou kunnen zijn, zijn de overeenkomsten over bestuurlijke samenwerking in de grensregio’s met Belgie en Duitsland. In het kader van deze overeenkomsten is het denkbaar dat er uitwisseling van gegevens over de inwoners van dergelijke grensgebieden dient plaats te vinden. Dat zou voldoende basis kunnen zijn om gegevens uit de GBA te verstrekken, ook zonder voorafgaande toestemming van de burger. Vanzelfsprekend vindt in dat geval echter ook geen verstrekking plaats, indien er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA.

Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk al meer en meer uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen, bijvoorbeeld op het terrein van justitie. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlanders. In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de GBA ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde ‘loket’. De ambtenaar kan dan doorverwijzen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander ‘loket’. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC). Zie ook daarvoor het artikel van Corrie Ebbers in B&R nummer 6 uit 2008.

Indien het voorgaande niet van toepassing is, dient een verzoek van een buitenlandse overheidsinstelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) te worden afgewezen. Het komt overigens geregeld voor dat er in een dergelijk verzoek verwezen wordt naar het Verdrag van Wenen inzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene. Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens. De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.

Als alternatieve oplossing kan de betrokken buitenlandse overheidsinstantie worden doorverwezen naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om een zogenaamd verzoek om “ambtshilfe” te doen. Indien het ministerie van BZ dat verzoek honoreert, zal het ministerie deze gegevens als afnemer uit de GBA kunnen opvragen en deze vervolgens doorverstrekken aan de verzoekende buitenlandse overheidsinstantie.

Verstrekking aan andere buitenlandse derden Hoewel ook op verzoeken om verstrekking van gegevens naar het buitenland aan anderen dan overheidsinstanties terughoudend moet worden gereageerd, bestaat die mogelijkheid wel. De verstrekking is mogelijk indien zij voorziet in een ‘dringende maatschappelijke behoefte’, ofwel er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken. Wij beseffen dat dit moeilijk te beoordelen is als je ‘de post’ doet. Echter, naar mate deze mogelijkheid tot verstrekking uitvoeriger geregeld is in de gemeentelijke verordening, des temeer houvast is er voor de beoordeling van het verzoek. Overleg in voorkomende gevallen met de privacybeheerder van je afdeling.

Schema 5 Bijzondere gevallen en uitzonderingen Verzoeken die niet in te delen zijn onder 1, 2, 3 of 4, maar waarvoor wel specifiek geregeld is dat gegevensverstrekking mogelijk is.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK)

Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ)

Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBA

Persoonsgegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,16)

Niet mogelijk

Ja

Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ)

Niet mogelijk

Ja

Art. 109 Wet GBA; Art. 67 Besluit GBA

Zie BPR-Kwaliteitsbrochure nr. 30 Meestal spoedeisende vragen!

Niet protocolleren! Wetenschappelijke onderzoekers

Wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek

(bijv. faculteiten)

Art. 109 Wet GBA Art. 67 Besluit GBA

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoek

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s) Protocollering In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verstrekkingen aan de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden. Leges Het Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemers of derden zijn in de zin van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden. Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Bureau Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een

aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten hun eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing. Indien u leges heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers in dit geval gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.

Bron: Nederlandse vereniging van burgerzaken, februari 2009

Bijlage 7

Verplichte Terugmelding

In de praktijk kan het voorkomen dat gegevens in de GBA niet overeenkomen met gegevens waarover bijvoorbeeld een binnengemeentelijke afnemer beschikt. In dat geval is er sprake van inconsistentie van gegevens. Op dat moment is het van belang te zorgen voor een proces dat deze gegevens worden onderzocht en met elkaar in overeenstemming worden gebracht. Terugmelding bij gerede twijfel aan de juistheid en/of volledigheid van de authentieke gegevens uit de GBA is van groot belang voor de kwaliteit van de gegevens.

De binnengemeentelijke afnemer vult het formulier ‘Terugmelding bij gebleken inconsistentie van gegevens’ in middels Smart Documents en registreert deze in Corsa als in behandeling bij de gegevensbeheerder GBA onder DV-FO. Voor de afdelingen die beschikken over Key2GBA-V geldt dat ze geïntegreerde de terugmeldvoorziening in die applicatie gebruiken. De gegevensbeheerder GBA registreert de Terugmelding en zet deze uit bij het cluster Adresonderzoek van de afdeling Frontoffice De Terugmelding wordt binnen 2 maanden onderzocht, gemuteerd en teruggemeld, afhankelijk van de complexiteit en medewerking van de burger, door een medewerker gemeentebalie; De mutatie wordt gecontroleerd door een andere medewerker in de backoffice die niet de terugmelding heeft verwerkt. Hier wordt kruiselingse controle toegepast; De gegevensbeheerder GBA informeert schriftelijk via de email de binnengemeentelijke afnemer dat de melding is ontvangen en wat de uitkomst is van de melding; De gegevensbeheerder GBA controleert maandelijks of de terugmeldingen juist en tijdig zijn verwerkt Het onderzoeksdossier wordt gearchiveerd. Deze dossiers dienen in overeenstemming de Regeling Bewaring GBA-bescheiden 10 jaar bewaard te worden. Ook buitengemeentelijke afnemers van het GBA zijn verplicht tijdens het raadplegen van gegevens die gegevens die niet (geheel) overeenkomen met de gegevens in het GBA te melden aan de Gegevensbeheerder GBA. Een buitengemeentelijke afnemer kan melding doen bij gebleken inconsistentie van gegevens in de GBA door middel van een meldingsbericht in de Terugmeldvoorziening van de GBA-V. De gemeente moet binnen 5 dagen reageren met een Terugmeldingsbericht. In dit bericht wordt opgenomen of de gegevens daadwerkelijk in onderzoek worden genomen en de vermoedelijke termijn waarin het onderzoek wordt afgerond en antwoord kan worden verwacht; Een buitengemeentelijke afnemer kan ook schriftelijk melding doen van gerede twijfel aan de juistheid en/of volledigheid van een authentiek gegevens in de GBA. In dit geval is de procedure gelijk aan terugmedling door een binnengemeentelijke afnemer.

Terugmelding binnengemeentelijke afnemers Wanneer dit formulier invullen? 9 als er afwijkende authentieke gegevens zijn geconstateerd tussen gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie en gegevens van de binnengemeentelijke afnemer

Na het invullen slaat u dit formulier op in Corsa en boekt u het ter behandeling over naar de afdeling DVFO Meer hulp nodig? Sylvie Ballijns, beleidsmedewerker Frontoffice helpt u graag, tel. 010- 219 11 30

Gegevens van de aanvraag/het bezwaar Datum

: _____________________________________________________________

Geslachtsnaam

: _____________________________________________________________

Voorna(a)m(en)

: _____________________________________________________________

Geboortedatum

: _____________________________________________________________

Adres

: _____________________________________________________________

Gegevens GBA

: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

Afwijkende gegevens

: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

Bron afwijkende gegevens1 ____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Verzoeker (naam en afdeling)

: _____________________________________________________________

IN TE VULLEN DOOR DE AFDELING FRONT-OFFICE Betrokkene aangeschreven

: _____________________________________________________________

Informatie ingewonnen bij

: FAMILIE BELASTINGDIENST WONINGBOUWVERENIGING NUTSBEDRIJVEN WERKGEVER …

Uitkomst onderzoek

: __________________________________________________________________________

Datum terugmelding afnemer : __________________________________________________________________________

1

bijvoorbeeld: verklaring betrokkene, huisbezoek, kopie huurovereenkomst, koopovereenkomst, etc.

Paraaf ambtenaar Archiveren dossier.

:

Paraaf controlerende ambtenaar:

Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010

Recommend Documents