Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Citeertitel Besloten door Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Onderwerp

gemeente Bergen Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geen college van burgemeester en wethouders

Automatisering en Informatisering

Opmerkingen m.b.t. de regeling Geen.

Grondslagen 1. Verordening Verwerking Persoonsgegevens, art. 4, 7 en 10

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) 1. Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht

Betreft

Ontstaansbron: Inwerkingtreding: Voorstel datum ondertekening; datum ondertekening; gemeenteraad bron bekendmaking bron bekendmaking

26-11-2007

- bijlage a

29-4-2005

wijziging

29-7-2004

wijziging

1-2-2002

nieuwe regeling

6-12-2005 Maas en Niersbode, 2007, 43 12-4-2005 Maas en Niersbode 2005, 17 15-6-2004 Maas en Niersbode 2004, 31 10-12-2001 Grens en Maas 2002, 5

16-10-2007 Maas en Niersbode, 2007, 43 12-4-2005 Maas en Niersbode 2005, 17 15-6-2004 Maas en Niersbode 2004, 31 10-12-2001 Grens en Maas 2002, 5

6-12-2005, 201

12-4-2005, 202

15-6-2004, 503

10-12-2001, 202

REGLEMENT GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS (geconsolideerde tekst) Burgemeester en wethouders van Bergen Ter uitvoering van artikel 4, 7 en 10 gemeentelijke Verordening Verwerking Persoonsgegevens besluiten tot vaststelling van het Reglement GBA

1

1. 2. 3. 4.

Inleiding ........................................................................................................................4 Algemeen .....................................................................................................................5 Informatieverstrekking ..................................................................................................6 Het recht op informatie. ................................................................................................7 4.1 Het recht op informatie als de burger daarom verzoekt........................................7 4.1.1 Recht op mededeling of gegevens worden verwerkt.....................................7 4.1.2 Recht op inzage en afschrift. .........................................................................7 4.1.3 Het recht te weten aan wie gegevens zijn verstrekt. .....................................7 5. Recht van correctie .....................................................................................................8 5.1 Bijzondere situaties: ..............................................................................................8 5.2 Procedure correctie...............................................................................................9 6. Recht op geheimhouding…………………………………………………………………10 6.1 Jaarlijkse informatieplicht…………………………………………………………….10 6.2 Mogelijkheden geheimhouding………………………………………………………10 6.3 Hoe om te gaan met een geheimhoudingsverzoek……………………………….10 6.4 Geheimhouding en binnen- en buitengemeentelijke afnemers. ...........................6 6.5 Geheimhouding en verplichte derden (art. 98). ....................................................6 6.5.1 Belangenafweging. ........................................................................................7 6.6 Geheimhouding en bijzondere derden (art.99) .....................................................7 6.7 Geheimhouding en vrije derden (art. 100) ............................................................7 6.8 Procedure geheimhouding....................................................................................7 Deel II...............................................................................................................................8 7. Gegevensverwerking algemeen...................................................................................8 7.1 Werkverdeling producten bevolking......................................................................8 7.2 Controle op de invoer en mutatie..........................................................................8 7.3 Controleprogramma’s............................................................................................9 7.4 Verwerking van terugmelding…………………………………………………….13 8. Identificatie en machtiging.........................................................................................10 9. Verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie ............................................11 9.1 Afnemers.............................................................................................................11 9.2 Binnengemeentelijke en buitengemeentelijke afnemers. ...................................11 9.3 Verstrekkingen aan afnemers. ............................................................................11 9.3.1 Binnengemeentelijke afnemers. ..................................................................12 9.3.2 Buitengemeentelijke afnemers. ...................................................................12 9.4 Systematische en incidentele verstrekkingen.....................................................12 9.4.1 Systematische verstrekkingen: ....................................................................12 9.4.2 Incidentele verstrekkingen. ..........................................................................12 9.5 Derden.................................................................................................................13 9.5.1 Verplichte derden (art 98 Wet gba)..............................................................13 9.5.1a Verstrekking aan verplichte derde. .............................................................13 9.5.2 Bijzondere derden (art 99 Wet gba).............................................................13 9.5.2a. Verstrekking aan bijzondere derden. ...........................................................13 9.5.3 Vrije derden (art 100 Wet gba) ....................................................................13 9.5.3.a Verstrekking aan vrije derde als rechtspersoon. ........................................14 9.5.3b Verstrekking aan vrije derde als natuurlijke personen.................................14 9.6 Doorgifte aan een land buiten de Europese Unie...............................................14 9.7 Verstrekking van gegevens in geval van geheimhouding...................................14 9.8 Hoe vinden verstrekkingen plaats?.....................................................................15 9.8.1 Inleiding........................................................................................................15 9.8.2 Informatieverstrekking via het netwerk ........................................................16 9.8.3 Informatieverstrekking op papier .................................................................16 9.8.4 Informatieverstrekking via diskette of CD ....................................................16 9.8.5 Incidentele verstrekkingen mondeling .........................................................16 10 Protocolplicht ..........................................................................................................16 10.1 Inleiding ...............................................................................................................16

2

10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9

1.

Regelgeving ........................................................................................................17 Inhoud protocol ...................................................................................................17 Uitzonderingen op de protocolleringsverplichting ...............................................17 Ongeautoriseerd gebruik.....................................................................................17 Geautoriseerd gebruik.........................................................................................17 Herleidbare en niet herleidbare verstrekkingen ..................................................17 Protocollering van verstrekking aan de buitengemeentelijke afnemers .............18 Periodieke controle en rapportage......................................................................18

Inleiding

De Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba) kent aan de burger een aantal rechten toe die we kunnen beschouwen als ‘privacyrechten’. De mate waarin de privacy van de burger in de gemeentelijke basisadministratie (gba) wordt beschermd, wordt afgemeten aan de naleving van deze rechten door de verantwoordelijke. De rechten van de ingeschrevene zijn de volgende: - Het recht om geïnformeerd te worden bij inschrijving; - het recht op mededeling over de verwerking van gegevens als men daarom verzoekt; - het recht op inzage en afschrift; - het recht te weten aan wie gegevens zijn verstrekt; - het correctierecht; - het recht op geheimhouding. De rechten van de burger brengen verplichtingen voor de verantwoordelijke met zich mee. Zo is de gemeente verplicht informatie te verstrekken over de werking van de gemeentelijke basisadministratie als de burger zich laat inschrijven. En om antwoord te kunnen geven op de vraag aan wie gegevens zijn verstrekt rust op de gemeente een plicht de verstrekkingen te registreren, de protocolplicht. De bovengenoemde rechten en plichten zullen achtereenvolgens beschreven worden.

2.

Algemeen

In artikel 2 van de beheerregeling is het hoofd van de afdeling Bestuur, onderdeel bevolking aangemerkt als de beheerder van de gemeentelijke basisadministratie. De burger kan zich tot hem wenden als hij zijn rechten wil effectueren. De afdeling bevolking is op de volgende manieren te bereiken: - balie:

Raadhuisstraat 2, 5854 AX Bergen.

Dagelijks van 09.00 – 12.00 maandagavond van 16.00 –19.00 - telefoon: - fax: - schriftelijk: - internet:

0485-348383 0485-342844 Postbus 140, 5854 ZJ Bergen [email protected]

Als de burger één van de hieronder beschreven rechten wil effectueren is hij niet verplicht het verzoek schriftelijk in te dienen. Alleen een verzoek om geheimhouding moet schriftelijk gedaan worden. (zie § 6). Bij een verzoek om inzage en afschrift is vooral de identificatie van belang. In het geval dat de burger om wijziging van zijn gegevens verzoekt, het recht op correctie, verdient het aanbeveling dit op schrift te stellen. In de eerste plaats omdat het verzoek de gewenste wijzigingen moet bevatten (art. 83). In de tweede plaats is een schriftelijk verzoek van belang als bewijsstuk in geval het correctieverzoek uitmondt in een procedure bij de rechter.

3

De wet schrijft in de verschillende situaties uitdrukkelijk voor dat bevolking schriftelijk moet antwoorden. Dit ligt voor de hand omdat bij een negatieve beslissing altijd de mogelijkheid van bezwaar openstaat. Overigens vallen alle beslissingen die genomen worden op grond van de Wet gba vanaf 1 september 2001 onder het regime van de Algemene wet bestuursrecht.

3.

Informatieverstrekking

Informatieverstrekking is een actieve verplichting van de verantwoordelijke. De wet schrijft uitdrukkelijk voor dat de burger bij inschrijving geïnformeerd moet worden (art.78 Wgba) In de eerste plaats ontvangt de burger binnen vier weken een overzicht van zijn persoonslijst (PL). Hiervan wordt aantekening gemaakt op het vestigingsformulier. Daarnaast zal informatie verstrekt worden over de werking van de gemeentelijke basisadministratie. Hierover ontvangt de burger bij inschrijving de folder ‘Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie’. Hierin is beschreven wie de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is, wat het doel van de verwerking is, informatie over het vestigingsregister, het bestaan van overige registers, de gegevens categorieën, de categorieën van ontvangers en de rechten van de ingeschrevene. Degene die aangifte doet van verblijf en adres moet bij die gelegenheid schriftelijk gewezen worden op het recht op geheimhouding (art. 78 lid 4 jo art. 102 Wgba). Met betrekking tot het recht op geheimhouding zullen de ingezetenen eens per jaar geïnformeerd worden over dit recht via één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte wijze.

4.

Het recht op informatie.

Vaststellen identiteit Alvorens mededeling te doen of afschrift te verstrekken aan de verzoeker dient de identiteit te worden vastgesteld. De identiteit van de persoon wordt vastgesteld aan de hand van de aanwijzingen opgenomen in paragraaf 8 ‘Identificatie en Machtiging’. 4.1 Het recht op informatie als de burger daarom verzoekt. Naast de actieve verplichting tot informatieverstrekking bestaat een passieve verplichting. Deze treedt pas in werking op het moment dat de burger daarom verzoekt. Art 79 Wgba onderscheidt drie verschillenden situaties: 4.1.1 Recht op mededeling of gegevens worden verwerkt. De burger heeft recht op een antwoord als hij vraagt of hem betreffende gegevens worden verwerkt. Dit antwoord moet schriftelijk binnen vier weken gegeven worden. Daarbij wordt ook de folder ‘Wat u moet weten van de Nederlandse Bevolkingsadministratie’ toegestuurd. Er mogen geen kosten in rekening gebracht worden. 4.1.2 Recht op inzage en afschrift. Daarnaast bestaat er een recht op inzage. Als de burger ernaar vraagt wordt hem binnen vier weken een, op verzoek gewaarmerkt, afschrift toegestuurd in begrijpelijk vorm. Als de gegevens niet van de verzoeker zelf afkomstig zijn wordt er tevens bij vermeld wat de herkomst is van de gegevens. Tevens kan de burger op verzoek binnen vier weken inzage krijgen van de hem betreffende verwijsgegevens. Dit recht kent twee beperkingen. 1. Aan een inzagenverzoek hoeft geen gehoor gegeven te worden als dit te vaak wordt gedaan. Als de verzoeker bijvoorbeeld iedere week om inzage vraagt dan mag geweigerd worden gegevens te verstrekken (deze negatieve beslissing schriftelijk toezenden).

4

2. Aan het inzagenverzoek wordt niet voldaan voor zover de weigering noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de staat en de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 4.1.3 Het recht te weten aan wie gegevens zijn verstrekt. Als een burger wil weten wie gegevens over hem heeft ontvangen kan hij dit zowel mondeling als schriftelijk verzoeken (art. 103). Uiteraard wordt ook hier eerst de identiteit deugdelijk vastgesteld. De informatie omvat alleen die verstrekkingen die hebben plaats gevonden tijdens het jaar voorafgaand aan het verzoek. De privacybeheerder handelt het verzoek af binnen vier weken. Aan het verzoek wordt niet voldaan voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de staat en de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. De hier beschreven verzoeken worden behandeld door de gegevensverwerkers onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Bestuur.

5.

Recht van correctie

De ingeschrevene kan (o.g.v. art. 82) verzoeken zijn gegevens te wijzigen. Onder wijzigen wordt verstaan; verbeteren, aanvullen of verwijderen. Dit verzoek kan alleen worden toegekend indien de gegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek moet op schrift gesteld worden en de aan te brengen wijzigingen bevatten. Als men gegevens wil wijzigen moet een brondocument getoond worden. Artikel 36 Wgba vermeldt aan welke brondocumenten gegevens omtrent de burgerlijke staat ontleend moeten worden. 5.1 Bijzondere situaties: Een drietal specifieke situaties is apart geregeld: 1. Naamgebruik partner. Art. 80 regelt het recht om gebruik van de naam van de partner te voeren. Een verzoek daartoe moet schriftelijk ingediend worden (zie standaardbrief naamgebruik partner). De ambtenaar controleert of hetgeen verzocht wordt kan worden toegekend door het raadplegen van de gegevens van de (ex)- echtgenoot/ partner. 2. Wijziging in geval van adoptie en geslachtswijziging. Art. 81 Regelt de verwijdering van gegevens in een bepaalde situatie namelijk die van adoptie en geslachtswijziging. De verantwoordelijke is verplicht op schriftelijk verzoek van betrokkene bepaalde gegevens waaruit diens adoptie of geslachtswijziging zouden kunnen worden afgeleid, uit de basisadministratie te verwijderen. Een dergelijk verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden. 3. In art. 104 is tot slot geregeld dat op verzoek van de betrokkene wiens gegevens gewijzigd zijn op grond van art. 81 en 82, de gewijzigde gegevens worden doorgegeven aan afnemers of derden aan wie het afgelopen jaar gegevens over betrokkene zijn verstrekt. De betrokkene moet hier schriftelijk om verzoeken. Dit verzoek kan alleen geweigerd worden als het onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. Met betrekking tot deze drie specifieke situaties wordt voor een precieze beschrijving verwezen naar het betreffende wetsartikel en de toelichting daarbij in het Handboek GBA. Als er een verzoek komt tot het verwijderen van protocolleringsgegevens dan is dat niet mogelijk. Deze worden 1 jaar bewaard. 5.2

Procedure correctie.

5

1. Controleer de identiteit en controleer of degene die het verzoek indient gerechtigd is dit te doen. 2. Als het verzoek niet op schrift staat dit alsnog doen. In geval de verzoeker zich aan de balie meldt het verzoek op schrift stellen en de gewenste wijzigingen vermelden. Laat het verzoek ondertekenen. 3. Het verzoek moet binnen vier weken behandeld worden. Als het verzoek betrekking heeft op gegevens over de burgerlijke staat of de nationaliteit dan kan deze periode telkens met 8 weken verlengd worden. De verzoeker moet hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld worden. Gebruik maken van het correctierecht brengt voor de verzoeker geen kosten met zich mee. Deze procedure wordt uitgevoerd door de gegevensbeheerder.

6.

Recht op geheimhouding

In artikel 102 Wet gba is het recht neergelegd van de betrokkene om in door de wet aangewezen gevallen geen verstrekking aan derden te laten plaatsvinden van gegevens die op zijn persoonslijst zijn opgenomen (of van hem betreffende verwijsgegevens en daarmee in verband staande administratieve gegevens). Als het verzoek om geheimhouding wordt gedaan op het moment dat de verzoeker aangifte doet van verblijf en adres, wordt de geheimhouding toegekend op het moment van inschrijving. Op het aangifteformulier wordt hiernaar verwezen. 6.1 Jaarlijkse informatieplicht. Op de verantwoordelijke rust de plicht de ingeschrevenen elk jaar te wijzen op het recht op geheimhouding. Dit kan door een bekendmaking via dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte manier. 6.2 Mogelijkheden geheimhouding. Er zijn een 7-tal mogelijkheden tot geheimhouding geregeld: 1. Geen gegevens verstrekken aan verplichte derden zonder toestemming, 2. Geen gegevens verstrekken aan kerken, deze geheimhouding geldt dan tevens voor de SILA hoewel zij als bijzondere derde geautoriseerd is om gegevens via het netwerk te ontvangen, 3, Geen gegevens verstrekken aan vrije derden, 4. Geen gegevens verstrekken zonder toestemming aan derden en aan de kerken, 5. Geen gegevens zonder toestemming aan verplichte derden en vrije derden, 6. Geen gegevens verstrekken aan kerken en vrije derden, 7. Geen gegevens zonder toestemming aan derden, vrije derden en aan de kerken. Eigenlijk zijn er een 8-tal mogelijkheden, namelijk de 0-optie: geen geheimhouding. Deze mogelijkheden zijn terug te vinden in het Logisch Ontwerp. Zij hebben geen effect op de systematische verstrekking via het netwerk aan de afnemers (in brede zin). Deze immers hebben via hun autorisatie een wettelijk recht op gegevensverstrekking verkregen. De enige uitzondering hierop vormt de SILA. 6.3 Hoe om te gaan met een geheimhoudingsverzoek. Een verzoek om geheimhouding hoeft niet te worden gemotiveerd. Het verzoek strekt zich niet uit tot binnen- en buitengemeentelijke afnemers als bedoeld in art 1 Wet gba en de (bijzondere) derden als bedoeld in art 99, eerste, derde en vierde lid van de Wet gba 6.4 Geheimhouding en binnen- en buitengemeentelijke afnemers. Geen geheimhouding mogelijk. 6.5

Geheimhouding en verplichte derden (art. 98).

6

In principe is het mogelijk om voor deze categorie om geheimhouding te verzoeken. Wanneer een ‘verplichte derde’ om gegevens vraagt en de ingeschrevene heeft om geheimhouding verzocht, dan zal, uit naam van het college van burgemeester en wethouders, een afweging gemaakt moeten worden tussen het belang van de burger en het algemene belang van de aanvrager. 6.5.1 Belangenafweging. Verstrekking op grond van dit artikel geschiedt omdat deze gegevens noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Het belang dat daarmee gemoeid is mag niet zonder meer worden gefrustreerd door de toekenning aan de burger van een absoluut recht op geheimhouding van gegevens in dit soort gevallen. Bij een verzoek tot verstrekking op grond van art 98 zal de beheerder aan de verzoeker moeten vragen welk algemeen verbindend voorschrift aan het verzoek ten grondslag ligt, vervolgens moet getoetst worden of de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn ter uitvoering van dat algemeen verbindend voorschrift. Bij een adresinformatie kan eventueel worden gewezen op de mogelijkheid van domiciliekeuze door de ingeschrevene bij een instelling of een advocaat. Dan is zowel het belang van de aanvrager als de adresgeheimhouding van de betrokkene veilig gesteld. Indien het college van burgemeester en wethouders overweegt om in afwijking van de hoofdregel gegevens aan deze derde te verstrekken dan wordt de betrokkene eerst gehoord. Na wederzijdse hoor wordt een besluit genomen en terstond toegezonden. Hiertegen kan betrokkene op grond van de Algemene wet bestuurswet een bezwaarschrift indienen. 6.6 Geheimhouding en bijzondere derden (art.99) Geheimhouding voor bijzondere derden is niet mogelijk. De gemeente is verplicht om de gevraagde gegevens te verstrekken. Hierop is één uitzondering: de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). Indien men kiest voor geheimhouding ten aanzien van de SILA, betekent dit absolute geheimhouding. Er worden door de gemeente dan onder geen enkele voorwaarde gegevens verstrekt. Een verzoek om geheimhouding voor de SILA betekent niet, dat de inschrijving in het register van de SILA automatisch wordt beëindigd. Hiervoor dient de burger zelf contact op te nemen met het kerkgenootschap met het verzoek zijn persoonsgegevens uit het bestand te verwijderen. 6.7 Geheimhouding en vrije derden (art. 100) De gemeente heeft in bijlage B bij dit reglement vastgesteld wie er wel en wie er niet gegevens kan krijgen. Indien is gekozen voor geheimhouding voor vrije derden dan betekent dit absolute geheimhouding. Elk verzoek van een ‘vrije derde’ om gegevensverstrekking wordt dan onmiddellijk afgewezen. 6.8 Procedure geheimhouding. - De burger doet een schriftelijk verzoek gericht aan het College van b&w om geen gegevens over hem te verstrekken. In het verzoek wordt precies aangegeven in welke combinatie de geheimhouding dient plaats te vinden. (Zie standaardbrief geheimhouding) - De identiteit van die burger wordt gecontroleerd en er vindt controle plaats of degene die het verzoek indient, gerechtigd is dit te doen. Zie paragraaf 8 Ídentificatie en Machtiging”. - Het verzoek behoeft niet gemotiveerd te zijn. - Hoofdregel is dat aan het verzoek van de burger om geen gegevens aan derden te verstrekken in de gevallen als bedoeld in de artikelen 98, 99, lid 2 of 100 Wet gba binnen vier weken gevolg wordt gegeven. - Het college van burgemeester en wethouders doet hiervan terstond schriftelijke mededeling aan de verzoeker, onder vermelding van de geldende regels ter zake. - Weigert het college van burgemeester en wethouders gevolg te geven aan het verzoek tot geheimhouding dan geldt het rechtsbeschermingsregime van artikel 105 van de Wet gba (Awbprocedure). Uiteraard wordt niet verstrekt zolang de procedure loopt. - Het verzoek kan zowel gelden voor de gegevens die zijn opgenomen op de actuele PL als voor de verwijsgegevens. Het verzoek om geheimhouding van de verwijsgegevens in een andere

7

gemeente moet betrokkene richten aan het College van b&w van de gemeente waar de verwijsgegevens in de basisadministratie zijn opgenomen. De burger wordt hierop geattendeerd. Deze procedure wordt uitgevoerd door de beleidsondersteunend medewerker. Zie voor verstrekkingen en geheimhouding paragraaf 9

Deel II 7. Gegevensverwerking algemeen. In deze paragaaf zijn schriftelijke instructies opgenomen om de integriteit van de gegevens in de gemeentelijke basisadministratie te waarborgen. Met integriteit wordt bedoeld, dat de gegevens juist, volledig, betrouwbaar en direct beschikbaar zijn. De instructies hebben betrekking op de invoer van gegevens, de controle op de invoer, de wijziging van de ingevoerde gegevens en de bevestiging van de ingevoerde gegevens. Het onderdeel bevolking van de afdeling Bestuur van de gemeente Bergen kent een front-office (balie) en een back-office. De gegevensverwerking met betrekking tot de gba en de waardedocumenten vindt via deze organisatorische indeling plaats. 7.1 Werkverdeling producten bevolking Aan de balie worden de meer eenvoudige handelingen verricht ten aanzien van de volgende producten: - alle vestigingen, vervolginschrijvingen en emigraties - binnengemeentelijke adreswijzigingen - identificatie en uitreiking waardedocumenten - het aannemen van aangifte van geboorte en overlijden - het afgeven van uittreksels - het aannemen van verzoeken om naturalisatie - het aannemen van verzoeken om verklaringen omtrent het gedrag. Door het back-office worden de meer gespecialiseerde werkzaamheden uitgevoerd. Dit betreft de volgende producten: - overige burgerlijke stand aangelegenheden (adoptie, huwelijk, echtscheiding) - kwesties met internationaal privaatrechtelijke aspecten - eerste inschrijvingen uit het buitenland - beoordelen brondocumenten - het behandelen van naturalisatie-aanvragen - het behandelen van schriftelijke verzoeken naamgebruik - het afnemen van verklaring onder ede - het behandelen van naamswijzigingen - het behandelen van verzoeken om inzage - het behandelen van verzoeken om correcties - het behandelen van verzoeken om geheimhouding - overige gespecialiseerde mutaties - GBA-berichtenverkeer - Verstrekken van gegevens (via alternatieve media/papier/telefonisch) Deze taken worden door alle medewerkers verricht onder verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker. 7.2 Controle op de invoer en mutatie De controle van de ingevoerde gegevens en de mutaties vindt dagelijks plaats door de medewerkers van het back-office, aan het begin van elke werkdag. Alle mutaties worden gecontroleerd. Als na controle gegevens gewijzigd moeten worden gebeurt dit door de back office

8

medewerker. Controles worden uitgevoerd door een andere persoon dan degene die de invoer of de mutatie heeft gedaan. Deze ingevoerde gegevens worden na minimaal één week nogmaals gecontroleerd door de beleidsmedewerker of de beleidsondersteunende medewerker. Het hoofd van de afdeling Bestuur ziet toe dat de instructies betreffende invoer, controle en wijziging nageleefd worden. Minimaal één maal per jaar bespreken de applicatiebeheerder en het hoofd afdeling Bestuur bovenstaande instructies. De bevindingen worden in een verslag vastgelegd en zonodig worden de werkprocedures op de afdeling aangepast. 7.3 Controleprogramma’s De technische bestandscontrole-programma’s worden minimaal éénmaal per twee maanden uitgevoerd. De optie controleren persoonslijst van de applicatie piv4all wordt uitgevoerd op het moment dat een nieuwe persoonslijst binnenkomt. Het programma Cont&t is een controle-programma dat gebruikt wordt door de auditoren van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij de uitvoering van de inhoudelijke audits GBA. De eerste volledige bestandscontrole met dit programma heeft plaatsgevonden in november 2003. Herhaling van uitvoeren van dit programma vindt plaats zovaak als zinvol is. Minimaal éénmaal per jaar wordt het hele bestand gecontroleerd. Via Impromptu kunnen specifieke selecties gemaakt worden op het moment dat het nodig lijkt om een speciale controle uit te voeren. Deze controles worden uitgevoerd door de GBA applicatiebeheerder in overleg met het hoofd Bestuur en afhankelijk van de impact op het computersysteem met systeembeheer. Naar aanleiding van de resultaten van deze controles worden passende maatregelen voorgesteld door de applicatiebeheerder. Deze worden besproken in het reguliere werkoverleg en vervolgens begroot, ingepland en eventuele met externe hulp uitgevoerd. De informatiebeheerder (hoofd afdeling Bestuur) is hierin bepalend. De resultaten van de uitgevoerde controles worden minimaal één keer per jaar voorgelegd aan de informatiebeheerder, het hoofd Bestuur. De werkprocedures op de afdeling kunnen worden aangepast naar aanleiding van deze controles indien dit als zinvol wordt ervaren. 7.4 Verwerking van terugmeldingen Het verder verhogen van de kwaliteit van de gegevens in de gemeentelijke basisadministratie is een continu aandachtsgebied. Voor dit doel is een aantal afnemers aangewezen om afwijkingen tussen de eigen gegevens en gegevens uit de GBA aan de gemeentelijke basisadministratie terug te melden. Deze afnemers zijn: - de Belastingdienst - de Provinciale Entadministraties - de Sociale Verzekeringsbank Op grond van haar verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer van de gemeentelijke basisadministratie wordt naar aanleiding van een terugmelding in de regel overgegaan tot een onderzoek. De applicatiebeheerder of zijn vervanger zorgt voor afhandeling van deze terugmelding. De gemeente is verplicht de afnemer binnen acht weken op de hoogte te stellen van de

9

uitkomsten van het onderzoek naar aanleiding van de terugmelding en of gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd. Indien het onmogelijk is een kennisgeving binnen acht weken te realiseren dan stelt de gemeente de afnemer daarvan op de hoogte. De afnemer ontvangt dus altijd binnen acht weken een (schriftelijke) reactie op zijn terugmelding. In het geval de terugmelding leidde tot een correctie van het gegeven, hebben de afnemers die geautoriseerd zijn voor spontane mutaties op dat gegeven, dus in de regel ook de afnemer die de terugmelding deed, die mutatie al ontvangen. Toch wordt deze correctie alsnog schriftelijk gerapporteerd aan de betreffende afnemer. De kennisgeving die verstuurd wordt aan de betreffende afnemer dient een aantal gegevens te bevatten. Dit om te zorgen dat de afnemer de juiste koppeling kan maken met zijn terugmelding en om de afwikkeling van de terugmelding zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen: - de datum van het terugmeldingsbericht; - A-nummer geslachtsnaam en geboortenaam; - het in de GBA opgenomen gegeven; - het geconstateerde afwijkende gegeven; - het resultaat van het onderzoek naar de afwijking; - de contactpersoon bij de afnemer; - de contactpersoon bij de gemeente; - datum van kennisgeving. Eenmaal per jaar wordt door de applicatiebeheerder aan de hand van een aantal willekeurig gekozen terugmeldingen getoetst of conform het voorschrift wordt gewerkt. De applicatiebeheerder rapporteert schriftelijk over de toetsing aan het hoofd van de afdeling Bestuur en past zonodig deze procedure aan.

8.

Identificatie en machtiging

8.1 Identificatie is altijd verplicht. Is er geen identiteitsbewijs (zie hieronder) dan wordt in bepaalde gevallen via de identificerende vragen bepaald of de persoon is waar hij/zij zich voor uitgeeft (zie formulier identificerende vragen). Die gevallen kunnen zijn; bij vermissing van het identiteitsdocument, als alleen uittreksels worden gevraagd, als een persoon nog niet eerder een identiteitsbewijs heeft gehad en kinderen jonger dan 12 jaar. Geldige identiteitsbewijzen: -een geldig Nederlands reisdocument -een geldig buitenlands paspoort -een geldig verblijfsdocument van de vreemdelingenpolitie -een geldig Nederlands rijbewijs 8.2 Machtigingen zijn nodig als niet de aanvrager zelf het verzoek doet. (zie standaardformulier machtiging) Een identiteitswijs dient getoond te worden van zowel de aanvrager als mede van de persoon over wie de gegevens gevraagd worden. (Altijd protocolleren als er sprake is van een machtiging). Geen machtiging is nodig als stukken worden gevraagd t.b.v. - minderjarige eigen kinderen of - minderjarige stiefkinderen die op hetzelfde adres wonen - minderjarige kinderen als aanvraag wordt gedaan door de gezaghebbende ouder Eisen waar een machtiging aan moet voldoen. - altijd schriftelijk - er moet een datum vermeld zijn niet ouder dan een maand

10

- de machtiging kan maar eenmalig gebruikt worden In de machtiging moet staan voor welk doel hij is gegeven. Een in algemene termen gestelde machtiging kan niet geaccepteerd worden (Fout: “ De persoon die dit papier laat zien is te allen tijde gerechtigd in mijn naam op te treden”.)

9.

Verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie

9.1 Afnemers. Een afnemer is een bestuursorgaan (art 1 lid b Wet gba). Het begrip “afnemer” is gereserveerd voor alle instanties belast met de uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Onder bestuursorgaan wordt verstaan (art. 1:1 Algemene wet bestuursrecht) a) een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld en b) een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed. Een aantal van die instanties is in artikel 1 reeds concreet aangeduid. Daarnaast kunnen bij algemene maatregel van bestuur organen van instellingen worden aangewezen, die met de uitvoering van publiekrechtelijke taken zijn belast. Dit betekent dat organen van instellingen belast met de uitvoering van een publiekrechtelijke taak pas dan als afnemer in de zin van de Wet gba zijn aan te merken, indien zij als zodanig zijn aangewezen. Deze aanwijzing kan niet aan een lagere wetgever worden gedelegeerd. Voor de onder b) bedoelde andere personen of colleges vloeit uit het bepaalde in de Awb voort dat zij slechts bij de uitvoering van hun publieke taken als bestuursorgaan worden aangemerkt. Voor zover zij met andere taken zijn belast kunnen zij in die hoedanigheid geen aanspraak maken op gba-gegevens en zijn ze dus geen afnemer maar derde. 9.2 Binnengemeentelijke en buitengemeentelijke afnemers. Een binnengemeentelijke afnemer is elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het College van Burgemeester en Wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie. Zo is bijvoorbeeld de (eigen) gemeentelijke sociale dienst aan te merken als een binnengemeentelijke afnemer. De sociale dienst van een andere gemeente is een buitengemeentelijke afnemer. Met de invoering van de wijzigingen in de Wet (n.a.v. de invoering van de nieuwe privacywet WBP) is het begrip binnengemeentelijke afnemer verruimd. Het omvat nu ook die organen die vallen onder een gemeenschappelijke regeling. De overige afnemers die niet binnengemeentelijk zijn worden buitengemeentelijke afnemers genoemd. Afnemers hebben recht op verstrekking van gegevens voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de afnemers. Naast allerlei gemeentelijke organisaties zijn er ook andere (semi-)overheidsinstanties zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst, de Rijksdienst voor het Wegverkeer, de Sociale Verzekeringsbank (in verband met de AOW en de Kinderbijslag), het Ministerie van Justitie en notarissen die gegevens nodig hebben zodat zij de aan hen opgedragen taken kunnen uitvoeren. 9.3 Verstrekkingen aan afnemers. Wanneer een afnemer de gemeente verzoekt om gegevensverstrekking dan willigt de gemeente dit verzoek in voor zover het algemene en verwijsgegevens betreft die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de (publiekrechtelijke) taak van die afnemer. De algemene en verwijsgegevens zijn te vinden in artikel 34 en 35 van de Wet gba. De algemene gegevens genoemd in bijlage 1 van de wet vormen het centrale deel van de gegevens, die zijn opgenomen in de basisadministratie. De verwijsgegevens genoemd in bijlage 2 van de wet hebben een verwijsfunctie. Zij zullen alleen verstrekt worden met het doel te achterhalen waar een persoon verblijft, indien een persoon niet als ingezetene is opgenomen in die gemeente waar de afnemer de informatie vraagt.

11

Artikel 88 bevat de hoofdregels voor verstrekking aan afnemers. De hoofdregels hebben betrekking op de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie aan zowel buitengemeentelijke als de binnengemeentelijke afnemers. Criteria: - alleen op verzoek van de afnemer; - alleen algemene en verwijsgegevens - noodzakelijk voor vervulling taak; - verzoek behelst de gronden; - ook administratieve gegevens alleen als verzoeker aantoont dat dit noodzakelijk is voor vervulling taak. Let op: Bij de afnemers nemen de deurwaarders een bijzondere plaats in. Naast hun publiekrechtelijke taak voeren ze ook vaak een incassopraktijk uit. Anders dan de deurwaarders voeren incassobureau ‘s geen algemeen verbindend voorschrift uit. Met de invoering van de gewijzigde Wet gba zijn rechtspersonen die handelen met een winstoogmerk (incassobureaus) uitgesloten van de groep van ontvangers. In het verleden konden zij als derden nog gegevens ontvangen. Deze mogelijkheid is nu uitgesloten. De taken van de gerechtsdeurwaarders staan sedert 15 juli 2001 beschreven in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderwet. Een schriftelijke verklaring van een gerechtsdeurwaarder dat hij gegevens nodig heeft voor zijn wettelijke taak, geeft voldoende garantie dat die gegevens niet voor andere doeleinden gebruikt worden. 9.3.1 Binnengemeentelijke afnemers. De Wet gba laat de systematische gegevensverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers en hun toegang tot de registratie over aan de gemeente. In bijlage A bij dit reglement is vermeld welke afnemers welke gegevens ontvangen. 9.3.2 Buitengemeentelijke afnemers. De systematische verstrekking aan een buitengemeentelijke afnemer wordt geregeld in art 90 e.v. Wet gba. Voorop staat dat geen rechtstreekse toegang tot de basisadministratie kan worden verleend aan een buitengemeentelijke afnemer. De verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers kan in twee categorieën worden onderscheiden: 9.4 Systematische en incidentele verstrekkingen. Voor de systematische verstrekking van gegevens is een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken nodig. In zo’n autorisatiebesluit wordt op het niveau van gegevenselementen aangegeven, welke gegevens de betreffende afnemer verstrekt krijgt en op welke (systematische) wijze. Systematisch is alleen die wijze van verstrekking, die vooraf definieerbaar is en een bepaalde omvang heeft. Er zijn drie verschillende wijzen van systematische gegevensverstrekking: 9.4.1 Systematische verstrekkingen: 1. De spontane verstrekking van gegevens zodra er bepaalde mutaties in de gegevens op de persoonslijst plaatsvinden. Een afnemers indicatie moet geplaatst zijn of wordt meteen na de verstrekking geplaatst via het systeem zoals bij de belastingdienst. 2. Het verstrekken van gegevens op grond van een selectie van persoonslijsten. 3. De systematische “ad hoc” verstrekking. Bij deze verstrekkingswijze worden de omstandigheden vastgelegd waaronder gegevens worden verstrekt naar aanleiding van een vraag van de afnemer. Het initiatief tot deze verstrekking ligt bij de afnemer. 9.4.2 Incidentele verstrekkingen. Naast de verstrekking op grond van het autorisatiebesluit van een buitengemeentelijke afnemer kunnen aan een afnemer gegevens worden verstrekt op grond van het bepaalde in de artikelen 88 en 89, waarbij de afnemer zich rechtstreeks tot de beheerder wendt met een verzoek om gegevens. Dit zijn de niet-systematische, ofwel de incidentele verstrekkingen aan afnemers. De

12

beoordeling en uitvoering van de verzoeken om incidentele verstrekking van gegevens geschieden door de privacybeheerder in overleg met de gegevensbeheerder. 9.5 Derden. Artikel 1 Wet gba geeft een ruime definitie van het begrip derde. Elke andere persoon of instelling dan een afnemer of de ingeschrevene, is een derde. Net als de buitengemeentelijke afnemers kunnen derden geen rechtstreekse toegang krijgen tot de gegevens. Er zijn 3 soorten derden. 9.5.1 Verplichte derden (art 98 Wet gba) Naast afnemers bestaan er instellingen of personen die voor de uitvoering van wettelijke voorschriften ook gebruik moeten maken van de juiste persoonsgegevens, maar die in de Wet gba geen afnemer worden genoemd. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een faillissementscurator of een advocaat. Deze instanties en personen worden ‘verplichte derden’ genoemd. De gegevensverstrekking moet voorgeschreven zijn in een algemeen verbindend voorschrift (avv) of noodzakelijk zijn i.v.m. de uitvoering van een avv en worden gevraagd door een derde die uit hoofde van ambt of beroep gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden is belast. Het verzoek moet schriftelijk gedaan worden en de gronden bevatten voor de verstrekking (m.a.w. verwijzen naar het avv waarin de grondslag te vinden moet zijn). Geheimhouding is bij deze verstrekkingen mogelijk, maar niet absoluut. Er kan besloten worden toch te verstrekken als de beheerder tot het oordeel komt dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene daardoor niet onevenredig wordt geschaad. De afweging die hierbij gemaakt moet worden zal de volgende vragen bevatten. - Welk algemeen verbindend voorschrift (avv) ligt ten grondslag aan het verzoek? - Zijn de gevraagde gegevens noodzakelijk voor uitvoering van het avv? - Kunnen de gevraagde inlichtingen elders worden verkregen? - Als overwogen wordt te verstrekken; is de betrokkene gehoord? 9.5.1a Verstrekking aan verplichte derde. Als een verplichte derde gegevens uit de basisadministratie nodig heeft in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift, dan krijgt hij die gegevens na een schriftelijk verzoek daartoe (art 98 Wet gba). Het verzoek moet dus schriftelijk worden ingediend en beperkt zich tot de algemene gegevens en de verwijsgegevens, met uitzondering van het administratienummer. Als een algemeen gegeven onjuist is of in onderzoek staat, moet dit gemeld worden aan de verzoeker. Het verzoek moet de gronden voor de verstrekking bevatten. De verzoeker zal aan moeten geven welk algemeen verbindend voorschrift aan het verzoek ten grondslag ligt (daarin moet dan met zoveel woorden vermeld staan dat gegevensverstrekking uit de gba is voorgeschreven) of, als niet met zoveel woorden de verstrekking genoemd wordt, moet getoetst worden of de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. 9.5.2 Bijzondere derden (art 99 Wet gba) Er zijn ook derden die in de Wet gba vanwege hun taken zijn gelijkgesteld met afnemers. Het betreft hier derden die een bijzonder maatschappelijk belang dienen. Hierbij kan worden gedacht aan pensioenfondsen, instellingen en voorzieningen voor onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Deze groep derden wordt aangeduid als ‘bijzondere derden’. Artikel 99 regelt de systematische gegevensverstrekking en hiervoor is een algemeen verbindend voorschrift nodig. Geheimhouding is alleen mogelijk in geval van verstrekking van gegevens aan de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). 9.5.2a. Verstrekking aan bijzondere derden. Aangezien deze vorm van verstrekking via het netwerk loopt behoeft het geen nadere toelichting. 9.5.3 Vrije derden (art 100 Wet gba) Buiten de verplichte derden zijn er ook instanties en personen die ‘vrije derden’ worden genoemd. Ten aanzien van de vrije derden heeft de gemeente beleidsvrijheid, als het maar wordt

13

beschreven in een gemeentelijke regeling (zie bijlage B). Sinds de invoering van de gewijzigde Wet gba in 2001 is deze groep niet meer zo ‘vrij’. De categorie van personen of instellingen die gegevens van de gemeenten kan ontvangen is beperkt tot: - rechtspersonen zonder winstoogmerk en - natuurlijke personen zonder commercieel belang. 9.5.3.a Verstrekking aan vrije derde als rechtspersoon. Als de derde een rechtspersoon is zal deze rechtsvorm aangetoond moeten worden Dit kan blijken uit een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Van deze inschrijving zal de derdeverzoeker een recent bewijs moeten overleggen. Tevens kan daaruit blijken of de rechtspersoon zonder winstoogmerk optreedt. Ook de categorie van gegevens die aan vrije derden kan worden verstrekt is door de wetgever beperkt. Aan deze vrije derden kan de gemeente niet meer verstrekken dan de volgende gegevens: naam, naam (gewezen) echtgenoot/geregistreerde partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum en overlijdensdatum. Als een algemeen gegeven onjuist is of in onderzoek staat, moet dit gemeld worden aan de verzoeker. Van belang hierbij is een afweging te maken tussen het belang van de organisaties bij verkrijging van persoonsgegevens en het privacybelang van de burger. Belangenafweging bij verstrekking aan vrijde derden als rechtspersonen: - Is de verstrekking noodzakelijk in het belang van de bescherming van betrokkene; - is de verstrekking noodzakelijk in het belang van de rechten en vrijheden van anderen; - wordt de verstrekking gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte; - staat de verstrekking in een juiste verhouding tot het doel waarvoor gegevens worden gevraagd; - kan dit doel op een minder ingrijpende wijze worden bereikt. Alleen als alle vragen met ‘ja’ beantwoord worden, mag verstrekt worden. 9.5.3b Verstrekking aan vrije derde als natuurlijke personen. Als de derde een natuurlijke persoon is met een persoonlijk niet commercieel belang. Hierbij kan gedacht worden aan personen die met een afstammingsonderzoek bezig zijn of die een reünie willen organiseren. Let op: De ingeschrevene zal aangeschreven moeten worden en toestemming moeten geven alvorens verstrekt kan worden aan een natuurlijke persoon. Gegevens omtrent het verblijfsrecht mogen in deze situatie niet verstrekt worden. Absolute geheimhouding op deze verstrekkingen is mogelijk. Verantwoordelijk voor de beslissing m.b.t. het verstrekken van gegevens in geval van geheimhouding is de privacybeheerder, het hoofd van de afdeling Bestuur. De uitvoering wordt gedaan door de gegevensbeheerder. 9.6 Doorgifte aan een land buiten de Europese Unie. Tot slot is op deze verstrekking art. 76 WBP van toepassing: doorgifte aan een land buiten de EU is alleen toegestaan als daar een passend beschermingsniveau bestaat. Dergelijke beslissingen worden altijd genomen in overleg met de privacybeheerder. 9.7 Verstrekking van gegevens in geval van geheimhouding Door de BPR is een leidraad uitgegeven hoe te handelen met verstrekken van gegevens uit de GBA indien om geheimhouding is verzocht. Hier volgt de tekst van deze leidraad. 1. Een verzoek om gegevensverstrekking dient schriftelijk (brief/fax) te worden gedaan. 2. Vergewis u van de identiteit van de verzoeker. Bepaal daarbij of het gaat om een afnemer, een verplichte derde of een vrije derde.

14

3. Aan een afnemer (art 88) en een bijzondere derde (art 99 eerste en derde lid) worden gegevens verstrekt indien dat noodzakelijk is voor de vervulling van hun taak. Een geheimhoudingsindicatie kan niet op deze gevallen betrekking hebben. Een afnemer kunt u in geval van een noodsituatie via de fax of het algemene nummer of de vaste contactpersoon (verifieer) terugbellen, waarna u zich laat doorverbinden met de verzoeker, alvorens u de gevraagde gegevens verstrekt. 4. Aan een verplichte derde (art 98 Wet gba) worden gegevens verstrekt die voorgeschreven zijn in of noodzakelijk zijn ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. In beginsel worden geen gegevens verstrekt indien geheimhoudingsindicatie 1, 4, 5 of 7 op de persoonslijst van betrokkene voorkomt. Dan zal het college van burgemeester en wethouders (de privacybeheerder) moeten beoordelen of door de verstrekking de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene onevenredig wordt geschaad. Is dat niet het geval en heeft de verantwoordelijke het voornemen om ondanks de geheimhoudingsindicatie tot verstrekking over te gaan, dan dient de geregistreerde voorafgaand aan de verstrekking de gelegenheid te krijgen om daartegen bezwaar te maken en eventueel een voorlopige voorziening te vragen. Een en ander dient altijd op schrift te gebeuren. Dit betekent dat bij een telefonisch verzoek door een verplichte derde de geheimhouding onvoorwaardelijk geldt en wordt nimmer tot verstrekking overgegaan. Belangenafweging. Artikel 102, tweede lid, Wet gba verschaft de mogelijkheid ondanks de geheimhouding toch te verstekken aan een verplichte derde (art. 98). In elk concreet geval zal vastgesteld moeten worden of de persoonlijke levenssfeer van betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. Voor die belangafweging dienen zoveel mogelijk relevante feiten en omstandigheden worden verzameld. De volgende overwegingen zijn van belang: - welk algemeen verbindend voorschrift (avv) ligt ten grondslag aan het verzoek? - Zijn de gevraagde gegevens noodzakelijk voor uitvoering van het avv? - Kunnen de gevraagde inlichtingen elders worden verkregen? - Als overwogen wordt te verstrekken; is de betrokkene gehoord? 5. Aan een bijzondere derde als bedoeld in art 99, tweede en vierde lid wordt schriftelijk of mondeling geen informatie verstrekt over geregistreerden. De betrokken instellingen hebben slechts recht op gegevensverstrekking via het GBA-netwerk. 6. Aan vrije derden als bedoeld in artikel 100 (zie paragraaf 5 ‘Verstrekkingen’) worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien daarin is voorzien bij of krachtens de gemeentelijke verordening (zie bijlage B). Aan een vrije derde worden echter nimmer (schriftelijk noch telefonisch) persoonsgegevens verstrekt indien geheimhoudingsindicatie 3, 5, 6 of 7 op de persoonslijst voorkomt (en eventueel geheimhoudingsindicatie 2 of 4 als het informatieverzoek door een kerkgenootschap wordt gedaan). 7. Indien in verband met een noodsituatie door een derde geen schriftelijk verzoek kan worden gedaan, verwijs de verzoeker dan door naar een hulpdienst (politie, brandweer e.d.) of neem zelf contact op met de geregistreerde of een hulpdienst. Verstrek echter geen gegevens aan de verzoeker indien om geheimhouding is verzocht. Overleg in deze gevallen met de privacybeheerder.

9.8

Hoe vinden verstrekkingen plaats?

9.8.1 Inleiding Het systematisch verstrekken van gegevens uit de GBA kan op verschillende manieren geschieden. De manieren van gegevensverstrekkingen zijn: - informatieverstrekking via het netwerk - informatieverstrekking op papier

15

- informatieverstrekking via CD of diskette - informatieverstrekking mondeling De hoofdregel van de Wet gba is dat verstrekking uit de GBA uit het oogpunt van doelmatigheid en kwaliteit geautomatiseerd plaatsvindt. Systematische informatieverstrekking aan buitengemeentelijke afnemers geschiedt via het netwerk behalve als de Minister een andere wijze van verstrekking bepaalt. De mogelijkheid tot papieren verstrekking wordt beperkt door artikel 65, lid 2 Besluit GBA en artikel 35 Regeling GBA. 9.8.2 Informatieverstrekking via het netwerk Deze verstrekkingen lopen via de medewerkers van de back office. De verstrekkingen kunnen betrekking hebben op een ad-hoc vraag (eenmalig) of een selectie. Selecties worden van tevoren aangekondigd door middel van een brief dan wel een vrij bericht. Bij een ad-hoc vraag dient de betreffende afnemer toegevoegd te worden aan de protocolleringstabel. Mocht het om gevoelige gegevens gaan dan moet dat hier uitgezet worden. Voor een werkbeschrijving zie de handleiding van de GBA-applicatie. Hierin staan de programma’s die het elektronische berichtenverkeer tussen gemeente onderling en buitengemeentelijke afnemers verzorgt. 9.8.3 Informatieverstrekking op papier Deze verstrekkingen lopen eveneens via de backoffice. De verstrekkingen kunnen systematisch of ad-hoc zijn. Doormiddel van mutatie rapportages worden de verstrekkingen geprint. Hierna worden zij verstuurd naar de betreffende afnemers. Autorisaties op deze afnemerstabel worden verzorgd door de applicatiebeheerder in opdracht van de informatiebeheerder. 9.8.4 Informatieverstrekking via diskette of CD Deze verstrekkingen lopen eveneens via de backoffice. Het betreft de bestanden die via diskette of CD naar de afnemer gestuurd moeten worden. Laat het gekopieerde bestand op de server staan tot de afnemer akkoord geeft. Dit moet binnen 30 dagen na verzending. 9.8.5 Incidentele verstrekkingen mondeling Binnengemeentelijk wordt ook wel incidenteel verstrekt. Dit gebeurt hetzij aan de balie hetzij telefonisch. Indien er telefonisch wordt verstrekt gebeurt de identificatie van de vragende collega aan de andere kant van de lijn altijd via stemherkenning. Indien de collega niet bekend is, dan wordt hij of zij gevraagd zich te melden via de balie of indien er een zekere mate van tijdsdruk bestaat wordt hij of zij via het beschikbare doorkiesnummer op de gemeentelijke telefoonlijst teruggebeld en aldus geverifieerd. Er wordt uiteraard slechts verstrekt indien daartoe een gerechtvaardigd belang bestaat. Zie de beschrijving hiervoor.

10

Protocolplicht

10.1 Inleiding De GBA is een basisadministratie van persoonsgegevens waaruit op efficiënte wijze gegevens kunnen worden verstrekt waarbij de bescherming van de persoonlijke levensfeer van de burger is gewaarborgd. Hieruit komt de verplichting tot protocolleren. Op die wijze kan achteraf bekeken worden of deze doelstelling gehaald is. Zijn de gegevens van een persoon juist opgenomen, heeft het systeem correct gefunctioneerd en heeft de verstrekking rechtmatig plaatsgevonden. Zonder vastlegging van de uitgevoerde handeling, zijn deze vragen in het algemeen niet te beantwoorden. Zonder kennis van de werking van het systeem kan geen verantwoordelijkheid voor dat systeem worden genomen. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het informatiebeheer en systeembeheer volgens de Wet gba. Een goede en juiste uitvoering van de protocollering is daarom een wezenlijk onderdeel van de verantwoordelijkheid van de gemeente. Protocollering binnen de GBA dient twee belangen: 1. de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de burger en

16

2. een goed en juist beheer. Niet in alle gevallen is een protocollering van toepassing. In sommige gevallen wordt hier vanaf gezien daar de inspanningen niet in verhouding staan tot deze twee belangen. Verderop staat vermeld wanneer er wel en wanneer er niet geprotocolleerd moet worden. 10.2 Regelgeving In de Wet gba is in artikel 103 vastgelegd dat het college van burgemeester en wethouders de verplichting heeft om de burger, op diens verzoek, mededeling te doen van de verstrekte inlichtingen over deze persoon. Dit geldt voor de periode van het jaar voorafgaand aan het verzoek. In artikel 110 is bepaald welke verstrekkingen geprotocolleerd dienen te worden. De voorschriften die in artikel 6 worden genoemd "De technische en administratieve inrichting en werking van de basisadministratie" zijn opgenomen in het Logisch Ontwerp GBA. Protocollering is daarom op twee niveaus geregeld. Protocolleren om privacy redenen (art. 110 Wet gba) en protocolleren vanuit een goed en een juist beheer: Logisch Ontwerp GBA. 10.3 Inhoud protocol De volgende gegevens dienen in het protocol te staan: - het A-nummer - de datum waarop de handeling is verricht - de behandelend ambtenaar - de gebruikte procedure - indien van toepassing: rubrieknummer (dus niet de inhoud) en de aanvrager; - eventueel de aanduiding "inzage". 10.4 Uitzonderingen op de protocolleringsverplichting Niet protocolleren: 1) verstrekkingen op grond van aparte wettelijke regeling, zoals aan het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling 2) verstrekkingen waarover in het belang van opsporing/vervolging en veiligheid geen mededeling wordt gedaan. 3) Gebruik door bevolking zelf als het gebruik een grondslag vindt in een gemeentelijke regeling. Eventueel: 4) verstrekking aan burger zelf. 10.5 Ongeautoriseerd gebruik. Bij ongeautoriseerd gebruik van het systeem, personen die dus geen toegang hebben tot de gba applicatie en gebruik willen maken van de gegevens of een poging doen de gegevens te benaderen, dient het systeem deze handeling vast te leggen. 10.6 Geautoriseerd gebruik. Geautoriseerd gebruik valt uiteen in drie procedures. 1. Inschrijvings- en actualiseringprocedure. Bij het opnemen of wijzigen van persoonsgegevens in de GBA dienen de handelingen achteraf gecontroleerd te kunnen worden. De controle geldt voor de gedane handelingen en de juistheid van de ingevoerde cq gewijzigde gegevens. Hiervoor moet dus altijd geprotocolleerd worden. Dit is herleidbaar in het systeem. 2. inzageprocedure. Iedere burger mag de eigen gegevens inzien, dit is geregeld in artikel 79 van de Wet gba. Protocollering hiervan is niet verplicht. 3. Verstrekkingenprocedure. Er zijn twee soorten verstrekkingen: herleidbaar en niet herleidbaar. 10.7 Herleidbare en niet herleidbare verstrekkingen Herleidbaar betekent dat gegevens door middel van een besluit verstrekt zijn. Dit kan een gemeentelijk besluit of een autorisatiebesluit van de minister zijn. Door achteraf het besluit te

17

vergelijken met de verstrekking kan afgeleid worden wanneer welke gegevens aan welke instantie verstrekt zijn. Hierdoor wordt voldaan aan de protocolplicht. Daarom hoeft er niet geprotocolleerd te worden. Voorbeeld: Van de systematische verstrekkingen aan buitengemeentelijke afnemers behoeven spontane gegevensverstrekkingen en selecties niet geprotocolleerd te worden. Ook van de bijzondere derden (zie art. 99 Wet gba, b.v. SILA) hoeven de systematische verstrekkingen (spontaan en selecties) niet geprotocolleerd te worden. Niet herleidbaar zijn alle andere verstrekkingen die niet hierboven genoemd zijn. Deze moeten wel geprotocolleerd worden. 10.8 Protocollering van verstrekking aan de buitengemeentelijke afnemers Wordt door het systeem automatisch geprotocolleerd. Zodra de afnemer een adhoc of een adhoc adres vraag via het net aanvraagt wordt deze gebruiker aan de afnemerstabel toegevoegd. Op dat moment wordt dit geprotocolleerd. Als dit niet wenselijk is moet dit handmatig hersteld worden. Denk hierbij aan het CRI. neem in dat geval contact op met de applicatiebeheerder. Als er een verzoek komt tot het verwijderen van protocolleringsgegevens dan is dat niet mogelijk. Zij worden 1 jaar bewaard. 10.9 Periodieke controle en rapportage Periodiek (minimaal één maal per jaar) worden bovengenoemde protocolleringen op eigenaardigheden gecontroleerd. Deze controle wordt uitgevoerd door de applicatiebeerder. Van deze controle wordt schriftelijk gerapporteerd aan de informatiebeheerder. Als geconstateerd wordt dat verstrekkingen niet overeenkomstig de wet en/of de gemeentelijke verordening hebben plaatsgevonden zal daarover in het werkoverleg afgesproken worden welke maatregelen noodzakelijk zijn. Bij dit overleg zijn in ieder geval de applicatiebeheerder en de privacybeheerder betrokken. Controle van protocollering wordt gedaan door de beleidsmedewerker. Bergen, 10 december 2001 Het college van Burgemeester en wethouders van Bergen, de secretaris G.B. Kuipers

de burgemeester C.W.H.M. Klaverdijk

Bijlage bij het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verstrekking van gegevens aan buitengemeentelijke afnemers

afnemer Provincie Limburg Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu Stichting Provinciale Entadministratie Limburg

op grond van uitvoeren milieutaken, rampenplannen art. 109 Wgba epidemiologisch onderzoek uitvoeren hielprik

welke gegevens postcode, huisnummer

op welke wijze op verzoek op diskette

steekproef uit gba

op verzoek op diskette

naam, adres, geboortedatum bij overlijden van een kind

telefonisch

18

Belastingdienst regio Bergen

uitvoeren belastingwetgeving

binnen 8 dagen naam, adres, adreshistorie, geboortedatum

telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek

Bijlage A bij het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

gemeente onderdeel afdeling Bestuur

afdeling Welzijn

op grond van Wet gba, Wet Burgerlijke Stand, Nationaliteitswetgeving en, Kieswet, WetJustitiële documentatie en vog, Wet op de lijkbezorging, WBP, Vreemdelingenwet, Wet en regelgeving rijbewijzen en reisdocumenten WVG, ABW, Wet huursubsidie

afdeling Financiën

Gemeentelijke verordeningen, Invorderingswet, WOZ, AWR

afdeling Facilitaire Zaken

Gemeentewet, Archiefwet

afdeling Managementondersteuning

Wet privatisering ABP

afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Milieuwet, Woningwet, Wet op de ruimtelijke ordening, APV

afdeling Ruimtelijk Beheer

Milieu- en recreatiewetgeving, Ruimtelijke ordeningswetgeving, APV, Woningwet, WVG

welke gegevens alle

op welke wijze raadplegen en printen

naam, adres, adreshistorie, geboortedatum, ouders, kinderen, huwelijken, burgerservicenummer, nationaliteit, verblijfstitel, reisdocument naam, adres, adreshistorie, geboortedatum, ouders, kinderen, burgerservicenummer naam, adres

raadplegen op het scherm volgens toegekende autorisatie

raadplegen op het scherm volgens toegekende autorisatie

raadplegen op het scherm volgens toegekende autorisatie naam, adres, geboorte, raadplegen op het burgerservicenummer, scherm volgens burgerlijke staat, toegekende huwelijken autorisatie naam, adres raadplegen op het scherm volgens toegekende autorisatie naam, adres, adreshistorie raadplegen op het scherm volgens toegekende autorisatie

19

afdeling Welzijn

WVG, ABW, Wet huursubsidie

afdeling Welzijn, leerplicht

Leerplichtwet

afdeling Welzijn, leerplicht

Leerplichtprognose

afdeling Financiën, belasting

Gemeentelijke verordeningen, Invorderingswet, WOZ, AWR afdeling Financiën, belasting versturen aanslagen afdeling Financiën, wetgeving gemeentefonds gemeentefonds, Fvw, Wb afdeling 50, 60, 65 en 70 jarige Managementondersteuning, huwelijksjubilarissen, alle 90, 95, 100 en burgemeester ouder-jarigen Koninklijke Onderscheiding Ambtenaar Zorg en inkomen, Wet Inburgering regio Gennep-Bergen-Venray Nieuwkomers Regiopolitie Bergen onderzoek

Koppeling DDS Koppeling Beheervisie

besluit B&W besluit B&W

naam, adres en geboortedatum van inactieven naam, adres, adreshistorie, ouders, gezag naam, adres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit naam, ouders, huwelijk, overlijden, kinderen

schriftelijke maandelijkse uitdraai

overleden personen aantallen personen met bepaalde nationaliteit en verblijfstitel naw, geb. datum, huw. datum

uitdraai op verzoek uitdraai op verzoek

naam, adres, nationaliteit, adreshistorie, verblijfstitel naam, adres, adreshistorie,geboorte, ouders, kinderen, huwelijken, nationaliteit, verblijfstitel, reisdocument alle gegevens naam, adres

wekelijkse uitdraai

maandelijkse selectie via de module leerplicht, 089399 uitdraai, telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek wekelijkse uitdraai

uitdraai opverzoek

maandelijks per diskette en telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek

Bijlage B – 1 – bij het Reglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verstrekking van gegevens aan vrije derden rechtspersonen art. 100 Wgba criteria: - zonder winstoogmerk - noodzakelijk in belang betrokkene - rechten vrijheden anderen - dringende maatschappelijke behoefte - staat in verhouding tot doel - doel kan niet op andere wijze worden bereikt rechtspersoon

Groene Kruis, Bergen

op grond van besluit b&w, hoofd afdeling bestuur art. 100 Wgba

welke gegevens

op welke wijze

naam en adres bij geboorte

wekelijkse uitdraai

20

GGD Noord-Limburg

art. 100 Wgba B&W besluit van 31-081998

Maasziekenhuis, Boxmeer

art. 100 Wgba B&W besluit van 26-071999 art. 100 Wgba

Wonen Maasduinen

Regionaal Indicatie Orgaan, Horst Stichting Synthese

art. 100 Wgba art. 100 Wgba B&W besluit van 17-012000 art. 100 Wgba

FIOM Openbare Bibliotheek

art. 100 Wgba opsporen materiaal

naam, adres, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit naam, adres, geboortedatum van overleden personen naam, adres, adreshistorie naam, adres, geboortedatum naam, adres, geboortedatum naam, adres, geboortedatum naam, adres, geboortedatum

alternatief medium op verzoek

uitdraai op verzoek

telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek schriftelijk op verzoek alternatief medium op verzoek schriftelijk op verzoek schriftelijk op verzoek

Bijlage B – 2 – bij het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verstrekking van gegevens aan vrije derden natuurlijke personen art. 100 Wgba criteria: - niet commercieel, persoonlijk belang bv afstammingsonderzoek, reunie wie

op grond van besluit b&w, hoofd afdeling bestuur

welke gegevens

wijze waarop

toestemming betrokkene

21