citeertitel reg.nummer status vaststelling publicatie in werking
: Nota Uitvoeringsbeleid GBA en persoonsgebonden Adresgegevens : 1.140 : Besluit : 1 maart 2011 : 24 maart 2011 : 1 april 2011
Uitvoeringsbeleid GBA en persoonsgebonden Adresgegevens
Nota uitvoeringsbeleid
De Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en persoonsgebonden Adresgegevens
Gemeente Sint-Michielsgestel Sector Inwonerszaken Afdeling Bevolking 22 februari 2011
1
1. Overzicht en uitgangspunten van uitvoeringsbeleid 1.1
Inleiding
De Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) stelt kaders als het gaat om inschrijving in de GBA. Voor wat betreft de registratie van persoonsgebonden adresgegevens is de huidige wetgeving voor meerdere uitleg vatbaar. Het is dan ook noodzakelijk om nadere regels te stellen. Deze nota heeft dan ook als doel: formalisering van het stellen van nadere regelgeving. Daarnaast levert de nadere regelgeving ook een bijdrage aan de fraudebestrijding. Wat betreft de kwaliteit van de GBA gegevens ligt de prioriteit bij de actualiteit van persoonsgegevens en met name de persoonsgebonden adresgegevens. De persoonsgebonden adresgegevens zijn van groot belang voor de GBA-afnemers. De GBA beschrijft de administratieve situatie; dat is de bewoning van een adres, zoals die aan de GBA kan worden ontleend. Daarnaast is er de feitelijke situatie; dat is de feitelijke bewoning van een adres, dus het aantal personen dat daadwerkelijk op het betreffende adres verblijft. De feitelijke situatie kan afwijken van de administratieve situatie. Om de gegevens in de GBA zo actueel mogelijk te houden, is het noodzakelijk om ten aanzien van het registreren van adressen nader uitvoeringsbeleid vast te stellen. De Wet GBA legt de verantwoordelijkheid voor een juiste registratie in de GBA hoofdzakelijk bij de individuele burger. In de praktijk blijkt echter dat veel burgers, soms uit onwetendheid en soms uit berekening, te laat of helemaal geen adreswijziging doorgeven. Spookbewoning, illegale onderhuur etc. zijn voorbeelden van misbruik. Deze indicaties geven aanleiding tot een adresonderzoek door de verantwoordelijke van de GBA. Het is wenselijk dat de GBA zoveel mogelijk een weergave is van de feitelijke situatie. Dit belang dient meerdere zaken, o.a. het feit dat afnemers voor hun bedrijfsvoering afhankelijk zijn van de persoonsgebonden adresgegevens uit de GBA. Wettelijke regelingen bieden het college van burgemeester en wethouders (B&W) de mogelijkheid om de GBA zo nauw mogelijk aan te laten sluiten bij de werkelijkheid. Het gemeentebestuur draagt de verantwoordelijkheid en is daarmee aansprakelijk voor bijvoorbeeld de coördinatie bij calamiteiten (ramp Bijlmer en Enschede). Immers de gemeente kan, doordat grote groepen personen hun adres niet duidelijk bekend maken, haar beleid hieromtrent niet juist inrichten.
2
2. Beleid met betrekking tot het woonadres 2.1 Definitie woonadres; Onder woonadres wordt verstaan: Het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten (artikel 1 sub a Wet GBA). 2.2 Inschrijving in de GBA De artikelen 65 t/m 68 van de Wet GBA beschrijven de verplichtingen van de burger voor de inschrijving (immigratie), de wijziging (verhuizing) en de uitschrijving (emigratie) van zijn adres. Artikel 66 van de Wet GBA geeft aan dat de burger die zijn adres wijzigt, verplicht is binnen vijf dagen na de wijziging van het adres bij het college van B&W van de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft, schriftelijk aangifte van adreswijziging te doen. Het begrip adreswijziging omvat zowel de verhuizing naar een adres binnen de gemeente als naar een volgende gemeente. Binnen vijf dagen nadat de burger is verhuisd, moet hij van de adreswijziging schriftelijk dus niet mondeling - aangifte doen. En wel bij B&W van de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft. In de praktijk blijken veel burgers zich van hun verplichtingen te kwijten door de schriftelijke aangifte per post of via internet aan B&W te doen toekomen. Artikel 70 van de Wet GBA biedt B&W de mogelijkheid om nadere informatie over de aangifte op te vragen. In de praktijk blijkt B&W het instrument van artikel 70 Wet GBA nodig te hebben om informatie in te winnen die bijdraagt tot de beslissing om al dan niet gevolg te geven aan de aangifte. Vooral in de gevallen waar getwijfeld wordt aan de juistheid van de aangifte of als uit ingewonnen informatie blijkt dat de feitelijke situatie niet overeenstemt met de gegevens in de GBA. Naarmate de inschrijving in de GBA meer bepalend wordt in het verkeer met de (semi)overheid, zullen de belangen verbonden aan een juiste inschrijving in de GBA groter worden. Voor de toekenning van huursubsidie is inschrijving aan het te subsidiëren adres bepalend. Een bijstandsuitkering is in beginsel gekoppeld aan inschrijving in de GBA. Vanwege dergelijke belangen proberen personen die niet voor inschrijving in de basisadministratie in aanmerking komen, toch ingeschreven te geraken. Bij de verhuisaangifte wordt een willekeurig adres opgegeven. In de praktijk spreekt men ook wel van het fenomeen 'spookbewoning'. Indien B&W vermoedt dat valse verhuisaangifte of adreswijziging is gedaan, kan met behulp van artikel 70 een burger gedwongen worden het tegendeel te bewijzen. Artikel 70 Wet GBA verplicht de burger om inlichtingen te verschaffen of documenten te overleggen van belang voor de bijhouding van de GBA. Als een verhuizing is verwerkt en gecontroleerd wordt aan betrokkene een bevestiging toegestuurd. Daarin staan genoteerd de recente gegevens van de
3
verhuizing. Blijkt dat de gegevens niet kloppen dan heeft betrokkene 14 dagen de tijd om hierop te reageren. Reageert hij niet binnen dit tijdsbestek dan geeft hij daarmee aan dat de verhuizing juist is verwerkt. Om onjuiste inschrijvingen in de GBA te voorkomen worden in geval van twijfel, conform artikel 70 Wet GBA, verscheidene documenten ter overlegging van de burger gevraagd. Dat houdt in dat, o.a. ingevolge deze beleidsnotitie, bij twijfel aan de aangifte van adreswijziging het volgende in acht genomen dient te worden: -
-
-
Het vaststellen van de identiteit van de aangever; De identiteitsvaststelling vindt plaats ingevolge artikel 70 jo 77 van de Wet GBA en ingevolge art. 1 van de Wet op de identificatieplicht. • Bij een persoonlijke aangifte aan de balie, moet de burger een geldig identiteitsdocument overleggen. • Bij een schriftelijke aangifte per post, moet een kopie van een geldig identiteitsdocument zijn bijgevoegd of door het invullen van het burgerservicenummer in combinatie met het nummer van een identiteitsdocument de identiteit kan worden vastgesteld en hierdoor geen twijfel over de identiteit bestaat. • Bij aangifte via internet is de identiteit vastgesteld via DigiD. Het vaststellen van de bevoegdheid van de aangever; De bevoegdheid van de aangever moet blijken uit de overlegde documenten, ingevolge artikel 74 Wet GBA. De rechtmatigheid van de aangifte; Als over de rechtmatigheid twijfel bestaat moet bij eigendom van een woning een koopcontract overlegd worden, bij huur van een woning een (kamer)huurcontract en bij inwoning of samenwoning ook een verklaring van instemming 1.
Voorts krijgen veel burgers (met name studenten) wel toestemming om feitelijk ergens te wonen, maar mogen zich vervolgens niet laten inschrijven in de GBA op het betreffende adres van de hoofdbewoner. Er wordt dan geen verklaring van instemming door de hoofdbewoner gegeven. De actualiteit van de GBA gegevens heeft de hoogste prioriteit, daarom is de verklaring van instemming van de hoofdbewoner alleen noodzakelijk als er sprake is van twijfel. Is er inderdaad sprake van twijfel dan wordt de aanvraag van adreswijziging onderworpen aan een nader onderzoek. Wordt geconstateerd dat betrokkene feitelijk woonachtig is op het betreffende adres zal vervolgens worden overgegaan tot inschrijving op dat adres. Wordt geconstateerd dat betrokkene niet woonachtig is op het adres dan wordt de aanvraag tot adreswijziging geweigerd conform art. 83 Wet GBA.
Een verklaring van instemming houdt in dat men bij ondertekening hiervan verklaart dat men op de hoogte is van de aangifte van adreswijziging en hiermee instemt. De verklaring van instemming dient ingevuld te worden door; - de verhuurder (tevens eigenaar) of - de beheerder (namens de eigenaar). 1
4
2.3 Incomplete aangifte woonadres Een aangifte moet aan de volgende eisen voldoen: • De identiteit moet vastgesteld kunnen worden: • De bevoegdheid van de aangever moet bepaald kunnen worden; • Duidelijk moet zijn op wie de aangifte betrekking heeft; • Het oude (geldt niet bij een immigratie) en nieuwe adres moet bekend zijn; • De soort bewoning (woonadres) moet duidelijk zijn; • De rechtmatigheid moet bepaald kunnen worden. Ontbreekt bij de aangifte van adreswijziging noodzakelijk informatie, dan wordt de aangifte behandeld als een incomplete aangifte. De aangever wordt, conform de regels van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb), d.m.v. een brief in de gelegenheid gesteld binnen twee weken het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende gegevens. Wanneer betrokkene niet binnen twee weken (artikel 4.13 Awb) zijn aangifte aanvult, wordt er een brief gestuurd met het voornemen zijn aangifte te weigeren. Hierna krijgt betrokkene nogmaals vier weken de tijd om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Worden door betrokkene wederom de gegevens niet aangevuld, dan wordt een besluit genomen namens het college van Burgemeester en Wethouders van SintMichielsgestel om de aangifte te weigeren. Dit vloeit voort uit artikel 83 onder a Wet GBA met inachtneming van de Awb. Bij aangifte aan de balie wordt als datum van inschrijving in de GBA de datum van aangifte (conform artikel 47 lid 3 Wet GBA) gehanteerd. Bij een schriftelijke aangifte wordt als datum van aangifte de datum opgenomen waarop de aangifte is ontvangen. Bij een ambtshalve inschrijving wordt als datum van inschrijving in de GBA de datum waarop van het voornemen tot ambtshalve opneming van gegevens betreffende het adres aan betrokkene schriftelijk is medegedeeld gehanteerd. Een schriftelijke aangifte van verhuizing waarvan de essentiële gegevens correct zijn ingevuld, maar de handtekening ontbreekt, is geen belemmering om de aangifte van verhuizing te verwerken. Dit omdat de actualiteit van de GBA de hoogste prioriteit heeft. 2.4 Bijzondere situaties bij te overleggen stukken Op grond van artikel 73 lid 1 onder a Wet GBA ligt de plicht tot het doen van aangifte van verhuizing bij de ouders, voogden of verzorgers voor minderjarigen jonger dan 16 jaar. Ingeval de verhoudingen tussen de ouders verstoord zijn en zij op verschillende adressen wonen en aangifte wordt gedaan van verhuizing van alleen het kind, wordt in eerste instantie de verhuizing gewoon verwerkt. Blijkt dat het kind(eren) met enige regelmaat wordt verhuisd omdat ouders, voogden en verzorgers elkaar dwars zitten, dan wordt toestemming van de bewoner (ouder of verzorger) van het huidige adres van het kind gevraagd.
5
Als die toestemming niet wordt gegeven dient onderzoek te worden verricht naar het feitelijke woonadres van het kind. Pas als vastgesteld is dat het kind daadwerkelijk op het adres woonachtig is wordt overgegaan tot verwerking van de aangifte van verhuizing. Wordt geconstateerd dat het kind niet woonachtig is op het adres dan wordt de aanvraag tot adreswijziging geweigerd conform artikel 83 Wet GBA. 3. Beleid met betrekking tot het briefadres 3.1 Definitie briefadres Onder briefadres wordt verstaan: Het adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen en zorg wordt gedragen dat geschriften/ inlichten betrokkene bereiken (art. 1 b sub a Wet GBA). De artikelen 65 lid 1 en 66 lid 1Wet GBA bepalen dat indien iemand geen woonadres heeft, hij verplicht is een briefadres te kiezen en van zijn briefadres aangifte te doen. 3.2 Voorwaarden voor het houden van een briefadres Het houden van een briefadres is alleen mogelijk als betrokkene geen woonadres heeft. Dit dient te worden onderzocht om fraude tegen te gaan. In het formulier “aangifte briefadres” wordt een toelichting gegeven waaraan de aanvrager moet voldoen. Bij twijfel wordt de betrokkene uitgenodigd om zijn verzoek toe te lichten. Een briefadres kan, dit ter verduidelijking van de Wet GBA, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden conform artikel 70 lid 2 van de Wet GBA. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van een briefadres te worden opgenomen. Het is niet mogelijk een briefadres te hebben op een postbus of leeg adres 2. Eventuele uitzonderingen worden met het afdelingshoofd besproken. Een besluit daarop wordt alleen door het afdelingshoofd genomen. 3.3 Redenen voor aangifte briefadres Conform artikel 70 lid 2 van de wet GBA dient betrokkene redenen aan te geven voor de aangifte van een briefadres.
2
Een leeg adres is een woonadres waarop geen personen staan ingeschreven op dat moment
6
Een kort verblijf in het buitenland (minder dan acht maanden) kan een reden zijn voor aangifte van een briefadres. De volgende situaties zijn geen redenen om een briefadres te houden; verblijf in het buitenland voor meer dan acht maanden; wanneer betrokkene kiest voor een briefadres wegens uitkerings- of subsidieproblemen; wanneer betrokkene verklaart op diverse adressen te verblijven. In dat geval is het adres waar betrokkene de meeste malen overnacht zijn woonadres; Wanneer een aangifte briefadres niet voldoet aan de genoemde voorwaarden, dient het verzoek afzonderlijk te worden beoordeeld. 3.4 Termijnen voor het houden van een briefadres Een briefadres dient in de regel ter overbrugging van de tijdelijke situatie dat iemand geen vast woonadres heeft. Om het tijdelijke karakter van een briefadres te benadrukken is het wenselijk om in eerste instantie een briefadres toe te staan voor de duur van zes maanden met de mogelijkheid van verlenging met eventueel nog eens telkens drie maanden tot een maximale periode van in totaal één jaar. In bijzondere individuele gevallen kan van deze termijn van maximaal één jaar worden afgeweken. Dit laatste vloeit voort uit artikel 4.84 van de Algemene wet bestuursrecht. Als met het verzoek om briefadres wordt ingestemd wordt hiervan een schriftelijke mededeling gedaan waarin melding wordt gemaakt van genoemde termijnen. Mocht betrokkene gebruik willen gaan maken van de mogelijkheid tot verlenging dan zal hij of zij uiterlijk één maand vóór afloop van de (halfjaar)termijn een verzoek om verlenging moeten doen. Dit verzoek zal vervolgens door de medewerkers van de afdeling Burgerzaken opnieuw worden beoordeeld, waarbij dan met name wordt gekeken of de aanvrager inmiddels een woonadres heeft gekregen. Indien er geen verzoek om verlenging wordt gedaan en door de briefadreshouder ook op andere wijze geen initiatief wordt genomen tot adreswijziging kan dit aanleiding zijn om het briefadres in onderzoek te zetten. 3.5
Maximaal aantal briefadressen per adres
In het verlengde van wat hiervoor is opgemerkt over de duur voor het houden van een briefadres op één adres is het tevens wenselijk om maximaal maar twee
briefadressen per adres toe te staan. Concreet betekent dit dat een briefadres alleen kan worden verstrekt op een particulier adres waar nog geen of slechts één briefadres staat geregistreerd. Daarbij geldt dat een briefadres afgegeven aan een gezin wordt gezien als één briefadres. Uiteindelijk kunnen er dus maximaal twee personen of twee gezinnen op één adres met een briefadres worden ingeschreven. De onder 3.4 en 3.5 genoemde uitgangspunten zijn redenen om een inschrijving op een briefadres te weigeren.
7
Komt betrokkene niet in aanmerking voor een briefadres dan wordt de aangifte geweigerd conform artikel 83 Wet GBA. 3.6
Incomplete aangifte briefadres
Een aangifte van een briefadres moet aan dezelfde eisen voldoen als de aangifte van een woonadres, aangevuld met de hierboven beschreven documenten en voorwaarden. Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres noodzakelijke informatie, dan wordt de aangifte behandeld als een incomplete aangifte. De aangever wordt door middel van een brief in de gelegenheid gesteld binnen twee weken (artikel 4.13 Awb) na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende gegevens. De burger kan echter ook in reactie daarop aangeven, binnen welke redelijke andere termijn hij de aangifte kan aanvullen. Wanneer betrokkene niet binnen twee weken zijn aangifte aanvult wordt er een brief gestuurd met het voornemen zijn aangifte te weigeren. Hierna krijgt betrokkene nogmaals vier weken (artikel 4.13 Awb) de tijd om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Als betrokkene wederom de gegevens niet aanvult, dan wordt een besluit genomen namens het college van Burgemeester en Wethouders van SintMichielsgestel om de aangifte te weigeren. Dit vloeit voort uit artikel 83 onder a Wet GBA met inachtneming van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De datum van inschrijving in de GBA is de datum aangifte briefadres conform artikel 74 lid 3. Bij een schriftelijke aangifte wordt als datum van inschrijving in de GBA de datum opgenomen waarop de aangifte is ontvangen. Bij een ambtshalve inschrijving wordt als datum van inschrijving in de GBA de datum waarop van het voornemen tot ambtshalve opneming van gegevens betreffende het briefadres aan betrokkene schriftelijk is medegedeeld gehanteerd. 3.7 Bijzondere briefadressen Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van de artikelen 65, eerste lid, en 66 eerste lid, in plaats van zijn woonadres een briefadres kiezen. Hierbij kan worden gedacht aan: Blijf van mijn lijf huizen, opvanghuizen en verpleeghuizen en penitentiaire inrichtingen. Het is van groot belang dat de gegevens van de bewoners van de genoemde instellingen geheim blijven. Hoewel de geheimhoudingsprocedure van de GBA veel waarborgen biedt, is dit niet altijd voldoende. Het valt en staat met de wijze waarop binnen- en buitengemeentelijke afnemers en verplichte derden (advocaten, rechtskundig adviseurs) met de geheimhouding omgaan. De Nederlandse Vereniging van Burgerzaken (NVVB) neemt het standpunt in dat een kantooradres van het opvanghuis ook gebruikt moet kunnen worden als briefadres (mits het kantooradres niet hetzelfde is als die van de opvang). Mocht de burger tijdelijk of permanent in een verpleegtehuis/inrichting verblijven dan zijn verschillende situaties mogelijk:
8
-
-
Bij tijdelijk verblijf in de inrichting (betrokkene gaat er vanuit dat hij weer terugkeert naar het oude adres). In dit geval verandert er dus niets. De burger blijft ingeschreven aan het "oude" woonadres. Wanneer betrokkene in een inrichting verblijft en niet zal terugkeren naar het oude adres heeft betrokkene de mogelijkheid om ingeschreven te worden aan het adres van de inrichting of kan betrokkene op verzoek ingeschreven worden op een briefadres elders (bijv. bij een kind).
4. Handhaving 4.1 Handhaven Het nalaten van de wettelijke plicht tot aangifte van adreswijziging door de burgers zorgt ervoor dat de gemeente op haar beurt niet kan voldoen aan de plicht om de adresgegevens overeenkomstig de feitelijke werkelijkheid te registreren. Hierdoor krijgen de afnemers van de GBA niet de adresgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun (publiekrechtelijke) taak. Ook in rampensituaties kan dat leiden tot cruciale belemmeringen, enerzijds bij de opsporing en registratie van mogelijke slachtoffers en anderzijds bij het generen en verstrekken van informatie. Burgers die weigeren om aangifte te doen of informatie daaromtrent te verstrekken begaan een strafbaar feit. Uitgangspunt bij handhaving (artikel 147 Wet GBA) is dat gemeente ervan uitgaat dat burgers te goeder trouw zijn, maar dat in bijzondere situaties toch aangifte bij justitie zal worden gedaan wanneer er twijfel bestaat over de integriteit van betrokkenen. Twee voorbeelden van bijzondere situaties waarbij aangifte dient te worden gedaan zijn; een sterk vermoeden van fraude en; het opzettelijk doen van valse aangifte adreshouding. 4.2 Uitzonderingssituaties Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij een spanningsveld ontstaat tussen de uitoefening van de wettelijke regels en andere maatschappelijke belangen. Als voorbeeld geldt de situatie waarbij personen direct gevaar lopen voor lijf en goed zoals bij eerwraak. Deze situaties verdienen een bijzonder zorgvuldige behandeling. Handhaving hiervan zal plaatsvinden in overleg met de portefeuillehouder van Burgerzaken. Omdat de actualiteit de hoogste prioriteit heeft kan dit tot gevolg hebben dat een verhuizing ten onrechte wordt verwerkt. Om die reden wordt er ook een bevestiging van de verhuizing aan betrokkene verzonden. Een gedupeerde kan een verzoek tot correctierecht indienen. Dit verzoek wordt direct verwerkt. De verhuizing wordt met de aantekening “onjuist” teruggedraaid. De burger mag niet de dupe worden van het gevoerde beleid.
9
4.3 Terugmeldplicht afnemers Een bijzondere vorm van handhaven is het gebruik maken van adresgegevens die als gevolg van fraudeonderzoek aan het licht zijn gekomen. Het gaat in deze om gegevens van de Sociale Dienst, andere afdelingen van de gemeente, Sociale Verzekeringsbank, belastingdienst, gerechtsdeurwaarders etc. die het resultaat zijn van fraudeonderzoek. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor het opstarten van een (adres)onderzoek, eventueel gevolgd door een ambtshalve adreswijzing.
Deze nota is vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders d.d. 1 maart 2011
10
