LOKO ALGEMEEN BUREAU 16 NOVEMBER 2013 – 19U – FLEX RUIMTE ’S MEIERS 5
ALGEMEEN BUREAU Aanwezig: Cilia Gouwy, Stefaan Botteldoorn, Steve Roose, Bram Van Baelen, Joost Vermote, Elly Suys, Toon Van Schel, Nora Sleiderinck, Tom Biesheuvel, Bart Tuts (verslag), Delphine Ramon, Tine Naegels, Mariska Gellaerts Verontschuldigd: Daphne de Roo, Stijn ‘t Kindt, Mike Moron, Caroline van Rhee
1 Goedkeuring verslagen Cilia heeft het verslag doorgestuurd, maar het is niet aangekomen bij het AB. Waarschijnlijk omdat zo’n mails omdat de staf centraal dat eerst moet goedkeuren. We zullen vragen dat de coco zulke mails automatisch kan doorsturen, want anders hindert dat de werking.
2 Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd.
3 Strategische punten 3.1 Huiswerk WV Tom heeft een presentatie gemaakt. Hierin maakt hij de case voor een organisatie met duidelijk afgelijnde, consistente set kerntaken. LOKO probeert nu misschien te veel dingen bij elkaar te zijn. In de presentatie presenteert hij het idee om studentenvertegenwoordiging en activiteiten bij LOKO te splitsen. Hij geeft wel aan dat dat een eerder radicaal idee is en meer dient als uitgangspunt voor verdere discussie i.p.v. een concreet voorstel. We gebruik voor het gemak de namen ‘Activiteitica’ en ‘Studentenstadsraad’ (StuStaRa) in de discussie, hoewel het natuurlijk niet de bedoeling is deze organen echt zo te noemen. Er is verwarring over waar de subsidies van de KU Leuven naartoe zouden gaan. Het logische zou zijn dat dat naar activiteitica gaat want daarvoor dient dat geld. Dat zijn immers StuVo middelen. Wij herverdelen intern binnen LOKO dit geld wel deels naar studentenvertegenwoordiging, maar in principe is dat voor studentenvoorzieningen. Cilia merkt op dat het bij Cultuur bijvoorbeeld moeilijk zou zijn om te splitsen. Er zijn heel veel synergien binnen Cultuur. Ze halen vertegenwoordigers binnen via activiteiten en halen van de kringen mensen voor vertegenwoordiging. Cilia zit in de commissie Cultuur als vertegenwoordiger over beleid, maar de commissie verwacht ook dat ze daar meteen met haar kunnen praten over de implementatie. In het idee van Tom zouden dit twee gescheiden functies zijn in verschillende organisaties. ALGEMEEN BUREAU
Algemeen bureau
1
Stefaan merkt op dat er dan nog wel meer gesplitst is. Gaat het dan niet de zatlappen enerzijds en de nerds anderzijds worden? En dan is er geen kruisbestuiving meer. Mensen geraken nu geinteresseerd in andere topics op de AV’s/WV’s en andere aspecten of functies binnen LOKO, net doordat veel verschillende dingen op de AV’s komen. Mariska en Tine halen ook het marketing aspect aan. Als we echt splitsen gaan we echt opnieuw moeten beginnen op het vlak van marketing. We hebben een enorm bereik met onze Facebookpagina, dat dan verloren zou gaan. Er wordt ook gevraagd of de opsplitsing er nu eigenlijk al niet is, aangezien we toch een AV en WV studentenbeleid hebben? Ja, die vergaderingen zijn gesplitst, maar LOKO op zich, de mandatarissen, de staf en coco zijn wel nog steeds heel sterk geintegreerd. De presides vinden het moeilijk om van alles op de hoogte te blijven. Bart merkt op dat het ene jaar de kritiek komt dat de AV’s te lang duren en dat alles daar samenkomt en dat er meer beslissingen door de WV’s moeten genomen worden waar de expertise zit. Dit wordt dan zo geimplementeerd en dan komt de kritiek dat niemand nog het overzicht kan bewaren en dat de WV’s dingen beslissen waar de AV het niet mee eens zo. De AV heeft de afgelopen jaren al een paar keer geflipflopt tussen die twee opties en zo blijven we maar in cirkeltjes lopen natuurlijk. We moeten overigens ook goed nadenken of het bovenstaand probleem ook niet van toepassing is op het voorstel als geheel. LOKO is ontstaan als samenvoeging van de onderwijsraad en sociale raad en nu gaan we het terug splitsen, zij het volgens ietwat andere lijnen. Stefaan stelt voor om meer coco-leden te creeren. Voor HR, voor ‘s Meiers 5, voor uitleen en ondersteuning. Op die manier zijn er meer interne mensen beschikbaar om te werken. Bart vraagt zich af of dit de centrale coordinatie wel niet moeilijker gaat maken? Een van de grootste problemen is het gebrek aan mandatarissen. Hoe lost dit voorstel (of iets in die aard dat op?). Doordat de profilering en aflijning van de organisatie(s) veel duidelijker zijn, zou de recrutering gemakkelijker moeten verlopen. Er wordt verwezen naar de vrije verenigingen die het wel allemaal heel goed doen en veel mensen weten te engageren. Het is niet onredelijk om te denken dat dit ligt aan het feit dat ze een heel specifiek profiel hebben. Je weet als student vrijwel meteen waar ze voor staan, wat je er kan doen en wat je ervan kan verwachten. In elk geval meer dan bij LOKO. Een ander probleem is dat LOKO geen eenduidige identiteit heeft. Cilia heeft nagedacht over de identiteit van LOKO want die is nu veel te vaag. LOKO kan ook staan voor de kritische student, bewustmaking van duurzaamheid, SOS Blok, enz. Als we een naamswijziging doen verliezen we heel veel branding. Sommige AB-leden stellen voor om een koepelorganisatie LOKO te maken met daaronder 2 losstaande suborganisaties. Er wordt opgemerkt dat we zo NOG een structuur bijcreeren, wat de boel alleen maar complexer maakt. Misschien is het beter om een van beide organisaties (waarschijnlijk ‘Activiteitica’) gewoon de naam LOKO te laten behouden. De andere organisatie kan een nieuwe naam krijgen in de aard van studentenstadsraad Leuven. Tom roept algemeen op om zelf ook te denken ‘als ik dit niet goed vind, waarom dan en hoe kan het dan anders’. ALGEMEEN BUREAU
Algemeen bureau
2
Er wordt gediscussieerd hoe we dit topic nu concreet op de AV zullen brengen? Brengen we dezelfde presentatie en gooien we de discussie dan wijd open zoals hier? Er zijn natuurlijk wel al heel veel goede ideeen naar boven gekomen zo. Maar met het kleine aantal hier aanwezig was het al wat chaotisch en duurde het lang dus op de AV zou dat onwerkbaar kunnen worden. We zullen de presentatie geven, maar ook al de opmerkingen die op het AB besproken werden meegeven. Er wordt ook een slide met open vragen / problemen toegevoegd. Zoals wat met Cultuur/Sport, wat met de branding, enz. We zullen slides toevoegen over marketing (Mariska / Tine).
4 Operationele punten 4.1 Voorbereiding agenda WV Studentenbeleid 27 november 4.2 Update Cultuur 4.2.1 Feedback Groot Dictee Een blijvend probleem is dat het verbeteren suuuper lang duurt. Misschien de prijsuitreiking op andere avond doen of van het Dictee namiddagactiviteit maken? Namiddagactiviteit is wel gevaarlijk want mensen gaan misschien niet kunnen met lessen enz. En meer mensen om te verbeteren? Er zijn nu al 25 mensen om te verbeteren. Misschien in 4 delen ipv in 2 zodat er vroeger kan worden begonnen met verbeteren. Een verbeteraar verbetert nu ook dezelde 2 zinnen telkens opnieuw, waardoor het vlotter gaat. 4.2.2 Oproep Ithaka Ithaka is 7-14 maart. Het overlapt dus bewust niet met Existenz deze keer. De oproep voor kunstenaars is ook begonnen. Er is nog geen gebouw, dus we zijn nog altijd aan het zoeken. Er is 480 euro per kunstenaar voorzien.
4.3 Evaluatie Opening ’s Meiers 5 Algemeen gezien was het heel succesvol. Er was echt heel wat volk, meer dan verwacht. Het verliep ook heel vlot. Misschien hadden we de prominenten toch kunnen uitnodigen aangezien het zo vlot liep. Stefaan stelt voor om elk jaar zo’n opening te doen, in het begin van het academiejaar. Dan komen alle groepen al eens samen. Misschien wel niet TE vroeg want dan is het veel te druk en gaat er misschien niemand komen. Tis beter om het iets later te doen. Cilia heeft een glas omgestoten, foei!
4.4 Jaarthema en Studentenpraatcafé (30 november) Er is een logo gekozen. Dit wordt nog doorgestuurd. Communicatie maakt een filmpje over de vrijwilligers die LOKOmotion opbouwen. De werkgroep jaarthema dacht het jaarthema te introduceren op het studentenpraatcafe. Gaan we dat doen en zoja, hoe? Er wordt beslist om het studentenprraatcafe zoals het is
ALGEMEEN BUREAU
Algemeen bureau
3
en mixen het niet met jaarthema. Mariska zal met Niels samenzitten over het studentenpraatcafe.
4.5 Love Leuven Nora meldt dat ze niets te melden heeft. Mike heeft onze contactpersoon proberen bereiken maar dat is niet gelukt.
4.6 Evaluatie Comedy Avond met KU Leuven Alumni Er was een probleempje met de shiften aan de inkom. De samenwerking met de alumni verliep heel goed. Jammer van Freddy de Vadder wel.
4.7 Openingsuren Centraal De openingsuren zullen voorlopig ook gewoon 14u00-17u00 blijven. We denken dat dit systeem beter werkt en dat er zo beter gewerkt kan worden in de voormiddag.
4.8 LOKOMOTION Hoe zit het met shiften voor het bureau voor LOKOMOTION? De shiften die werden doorgestuurd zijn allemaal voor de kringen? We zullen het vragen aan Caroline.
4.9 Update mandaten Tom vraagt aan Mariska of er nog eens gecommuniceerd worden dat we echt nog mensen zoeken voor Duurzaamheid. Mariska zegt dat dat al verschillende keren gedeeld is op de Facebookpagina, maar daar komt eigenlijk geen respons op. We zouden wel een filmpje kunnen maken. Zoiets wordt vaak door veel meer mensen gezien en daar komt ook veel meer respons op. Ze zullen hier over nadenken. De website zou ook geupdatet moeten worden. De lijst met openstaande mandaten die daar op staat klopt niet.
4.10 Lancering promofilmpje Communicatie heeft vandaag het promo-filmpje gelanceerd. Er hebben al 1500 mensen het filmpje gezien. Woohoo! We hebben ook al veel positieve reacties gekregen. Tom vraagt of Communicatie ook mee gaat op de rolstoelfakbartocht. Ze hebben al een ander event waar ze als LOKO Communicatie moeten zijn, maar ze proberen toch te regelen dat ze aanwezig kunnen zijn.
4.11 Kerst Plan sjarel 13/12 @LOKO Tuin Vorig jaar was er geen LOKO kerst plan sjarel wegens te veel werk en de kringen vonden dat heel jammer. Wat past er om dit jaar te doen? Voorstel: Feestje in de tuin met Gluwein. Of anders in Albatros? ‘s Meiers 5 is meer werk (o.a. tent en drank naar hier brengen) maar wel leuker. We zullen het op ‘s Meiers 5 doen. Extra voorstellen: Kerststal met de 2 konijnen maken? Krijgen die dan ook gluwein?
ALGEMEEN BUREAU
Algemeen bureau
4
Caroline en Cilia willen een kerstboom zetten.
4.12 Deelname BLOEDSERIEUS door LOKO We doen een oproep aan alle AB-leden om samen bloed te gaan geven. Er wordt nog een datum gezocht.
4.13 Andere updates afdelingen 4.13.1. Update internationaal 1. We zijn bezig met het opstellen van een enquête voor internationale studenten, dit is een paar jaar geleden gedaan maar er was toen veel ruimte voor verbetering. We willen de enquête aanpassen naar de werkpunten van toen en deze verspreiden over internationale studenten. Het zal voornamelijk gaan over hun verblijf in Leuven en in welke mate ze beroep doen op organisaties zoals LOKO of ISA’s. 2. We willen ook een FAQ opstellen voor internationale studenten. We zijn voor Think Abroad een nieuwe website aan het maken via Wordpress.com, we willen deze hierin integreren en ook de international calender hierin zetten. De CIS is heel hard in de war wat er op LOKO aan het gebeuren is (ze wisten blijkbaar niet dat er geen voorzitter e.d. was), maar we hebben geprobeerd om alles zo duidelijk mogelijk uit te leggen. 3. Vraagje aan LOKO Cultuur: Vorig jaar was er een Engelstalige advertentie om kunstenaars te zoeken voor Ithaka. Wil je dat we dit dit jaar opnieuw doen?
5 Uitnodigingen
17 17 22 24 26 27 27 30
november: rolstoelfakbartocht november: WV internationaal november:Plan sjarel Ekonomika novmeber: WV Cultuur november: LOKOmotion november: Deelstuvoraad novmeber: WV studentenbeleid november: studentenpraatcafé
6 Varia 6.1 Verplaatsing volgende AB Het AB van 30 november zal omwille van het studentenpraatcafé verplaats moeten worden. Naar welke dag kunnen we dit verplaatsen? Er wordt voorgesteld om zondagavond (29 nov) eens te proberen. Niet te vroeg want dan zijn mensen niet in Leuven, maar ook niet te laat. We zullen om 21u beginnen en daarna samen naar Plan Sjarel gaan.
6.2 Doodle groepsfoto Heeft iedereen de doodle van Caroline ingevuld voor het nemen van een leuke groepsfoto? De mensen die dit nog niet gedaan hebben beloven dit te doen. ALGEMEEN BUREAU
Algemeen bureau
5
6.3 Communiceren in het Engels Oproep van LOKO International: Ik wil echt iedereen aansporen om op de LOKO-pagina’s in het Nederlands én Engels te communiceren. Dit geldt eigenlijk echt voor alles. Van event-posts tot foto’s van de week tot zoeken van kunstenaars voor Ithaka (zoals vorig jaar), enzovoort. Wij zitten op onze WV alle kringen aan te sporen en naar hun voeten te geven, maar ze zijn niet gemotiveerd om in het Engels te communiceren als wij dit ook niet doen… Cilia merkt op dat er in het Nederlands reclame wordt gemaakt voor activiteiten die enkel in het Nederlands zijn (zoals het dictee). Voor activiteiten die wel open zijn voor internationale studenten proberen ze wel in Nederlands en Engels te posten. Communicatie zal er ook extra op blijven letten.
6.4 Vacature stafmedewerker Cultuur Nu Anke is gestopt, is er een vacature voor nieuwe stafmedewerker Cultuur. Deel de vacature zeker met mensen waarvan je denkt dat ze misschien interesse zouden kunnen hebben.
6.5 Zichtbaarheidscampagne 17-19 november gaat de zichtbaarheidscampagne voor. Communicatie doet een oproep voor vrijwilligers die willen meewerken.
6.6 Apres-AB Blijf allemaal om een pintje te drinken! :D
ALGEMEEN BUREAU
Algemeen bureau
6
