A L G E M E E N
B E S T U U R
Vergadering d.d. : 23 november 2011 Onderwerp
Agendapunt: 16a
: Kaderstelling uitvoering werkzaamheden
KORTE SAMENVATTING:
Naar aanleiding van een aantal investeringsvoorstellen is door het algemeen bestuur gevraagd wat het beleid van het waterschap is als het gaat om de inhuur van capaciteit en kunde. Daarnaast is door ons gevraagd onderzoek te doen naar de strategische of bedrijfseconomische redenen op basis waarvan de keuze wordt gemaakt werkzaamheden zelf uit te voeren of uit te besteden aan marktpartijen. De twee vragen liggen in het verlengde van elkaar en zijn daarom gezamenlijk opgepakt. De eerste vraag kan beantwoord worden met de in de praktijk gehanteerde beslisbomen, één waarbij de aard van de werkzaamheden leidend is en één bij gebrek aan capaciteit. Voor de beantwoording van de tweede vraag kunnen een aantal algemene uitgangspunten worden aangegeven. Belangrijk daarbij is het antwoord op de vraag waar we de komende jaren als waterschap willen staan. Op basis hiervan kan de strategische personeelsplanning worden opgesteld en kunnen de juiste afwegingen worden gemaakt. De samenstelling van het huidige personeelsbestand is een gegroeide situatie uit het verleden. Ons algemeen uitgangspunt tot op heden is de werkzaamheden zelf uit te voeren tenzij er redenen zijn om uit te besteden (betere kennis, onvoldoende capaciteit, voordeliger, eerdere besluiten om het niet meer zelf te doen, etc.). Kosteneffectiviteit is sterk mede bepalend. VOORSTEL / ADVIES:
Wij stellen u voor de informatie voor kennisgeving aan te nemen. BIJLAGE(N):
Operationele beslisbomen
Groningen, 19 oktober 2011 Het Dagelijks Bestuur van het waterschap Noorderzijlvest: ir. H. VAN ’T LAND, dijkgraaf drs. C.A. TOMSON, secretaris
TOELICHTING:
Agendapunt: 16a
Inleiding Naar aanleiding van een aantal investeringsvoorstellen is door het algemeen bestuur gevraagd wat het beleid van het waterschap is als het gaat om de inhuur van capaciteit en kunde. Daarnaast is in het kader van de doelmatigheidsonderzoeken (ex artikel 109a Waterschapswet) door ons gevraagd onderzoek te doen naar de strategische of bedrijfseconomische redenen op basis waarvan de keuze wordt gemaakt werkzaamheden zelf uit te voeren of uit te besteden aan marktpartijen. De twee vragen liggen in het verlengde van elkaar en zijn daarom gezamenlijk opgepakt. De eerste vraag is een vraag naar het huidig beleid. De tweede vraag kan gezien worden als een toekomstige keuze. Eind 2010 is een onderzoek gedaan naar de toegevoegde waarde van externen. Aanleiding hiervoor was de (toenemende) omvang van kosten van adviezen (technisch, administratief, juridisch en algemeen). De belangrijkste conclusies/vragen uit dit onderzoek waren: a. Wat is een taakgerichte organisatie in het kader van waterautoriteit? b. Wil het waterschap, vanuit twee uitersten geredeneerd, een regie-organisatie zijn of willen we alle werkzaamheden zelf doen? c. Vanuit welke maatschappelijke positie willen we optreden? d. Hoe kan het waterschap zo goed mogelijk inspelen op de toekomstige vervangingsvraag? Door slimmer in te kopen (bundeling van werkzaamheden, interne afstemming van werkzaamheden en het zoeken naar alternatieve leveranciersnetwerken) wordt in 2011 actief gekeken om de externe kosten te beheersen en waar mogelijk te verlagen. Uitwerking Voor de beantwoording van de twee vragen is nagegaan hoe andere organisaties omgaan met deze vraagstelling. Het blijkt dat organisaties soms een duidelijke keuze hebben gemaakt voor alles uitbesteden (bijv. RWS een aantal jaren geleden in het kader van de bezuinigingen) of alles zelf doen. Echter de meeste organisaties hebben geen eenduidig en vastgesteld beleid. De keuzes die gemaakt worden voor intern dan wel uitbesteden worden vaak situationeel bepaald. De ervaringen uit het verleden, de samenstelling/omvang van de personeelsformatie, de beschikbaarheid van specialistische productiemiddelen en de hoeveelheid werk bepalen de keuze. Dit maakt het vervolgens lastig de doelmatigheidsvraag te beantwoorden. Om toch enige richtlijnen voor het waterschap te geven is het volgende uitgewerkt. Algemene uitgangspunten voor het waterschap zijn: 1. Het waterschap wil waterautoriteit zijn. Het is daarvoor belangrijk de kennis van het gebied en de inhoudelijke kennis over de uit te voeren drie wettelijke taken minimaal in huis te hebben (geborgd zijn); dit mede met het oog op de calamiteitenorganisatie (vierde hoofdproces) waarbij de organisatie niet (te) afhankelijk wil zijn van derden; 2. Het waterschap is als publieke organisatie verantwoordelijk voor de uitvoering van een specifiek takenpakket; dit betekent dat bij een keuze voor het al dan niet uitbesteden wordt gekeken naar: herkenbaarheid, kwaliteit, continuïteit, kennis, capaciteit, risico’s, innovatie en samenwerking; 3. Het waterschap voert niet alle werkzaamheden zelf uit. Zo wordt bijvoorbeeld (gespecialiseerd) onderhoud, het (ver)bouwen en aanleggen van objecten en werken, het uitvoeren van eenmalige activiteiten of indien specifiek materieel ingezet moet worden, uitbesteed aan derden; dit is een bedrijfseconomische afweging; 4. Het waterschap wil, vanuit innovatiekracht, zo optimaal mogelijk gebruik maken van de kennis en kunde in de markt.
2
Belangrijk in de discussie is waar we als waterschap in de komende jaren willen staan. Wat is onze grondhouding? Willen we een maatschappelijke organisatie zijn (zoals een afspiegeling van de samenleving, duurzaam, maatschappelijk verantwoord ondernemen)? Willen we staan voor samenwerking? Willen we staan voor innovatie? Zijn we concurrerend t.o.v. de markt? Dit zijn vragen, waarbij het vooral gaat over de wijze waarop en in welke mate, die in de organisatie continue aandacht en bewustwording vragen. Zeker ook gezien de recente ontwikkelingen (reorganisatie, bestuursakkoord water) zijn dit onderwerpen welke in de komende maanden verder uitgewerkt zullen worden. Vervolgens kan dan de strategische personeelsplanning hierop worden bepaald. De huidige omvang van de formatie is dan niet meer vanzelfsprekend. De samenstelling van het huidige personeelsbestand is een gegroeide situatie waarbij in het verleden im- of expliciete keuzes zijn gemaakt voor zelf doen of uitbesteden (voorbeeld bij investeringsprojecten: opstellen van bestekken uitbesteden, geen eigen toezichthouders, directievoerders etc). Naast beschikbare eigen capaciteit en kunde is kosteneffectiviteit sterk bepalend voor het zelf doen of uitbesteden. Het is voor het waterschap geen automatisme om werkzaamheden uit te besteden. Impliciet is wel de keuze gemaakt om te werken met een minimale bezetting om zodoende een adequate calamiteitenorganisatie in stand te kunnen houden. Vanuit onze publieke functie zien we dit als een basisvoorwaarde. Het waterschap wordt hierop afgerekend. Kijkende naar de vier units dan bewegen zich de units projecten en strategie&ontwikkeling zich meer in de richting van een regie-organisatie. De twee andere units, dienstverlening en beheer&onderhoud zijn meer uitvoeringsgericht. We kunnen ons voorstellen dat de unit dienstverlening (op termijn) opschuift naar een regie-organisatie. Dit vooral door invulling te geven aan kansen voor samenwerking zoals ook bedoeld in het Bestuursakkoord Water (interbestuurlijke shared services). In de praktijk van alle dag worden de onderstaande afwegingen gemaakt in de keuze tussen zelf doen of uitbesteden. Er zijn twee ‘bomen op’ opgesteld; één kijkend vanuit de aard van de werkzaamheden en één ingeval er een gebrek is aan eigen capaciteit. Een belangrijk punt in de afwegingen is de borging van kennis in de organisatie. Waar het de kerntaak van het waterschap betreft vraagt borging extra aandacht (zijn van waterautoriteit). ‘Beslisboom’, waarbij de aard van de werkzaamheden leidend is: 1. Zijn het werkzaamheden waar waterschapskennis, kennis van beheertechniek, of gebiedskennis voor nodig is? Zo ja, zelf doen/inhuur capaciteit. 2.
Kan iemand uit de eigen organisatie de klus uitvoeren (vaardigheid, tijd)? Zo ja, dan wordt niet uitbesteed of ingehuurd.
3.
Is het specialistisch werk? (Marktpartijen beter dan wij, geen kerntaak waterschap.) Zo ja, uitbesteden.
3
‘Beslisboom’ bij gebrek aan eigen capaciteit: 1. Gaat het om een piekbelasting? Zo ja, uitbesteden of inhuren, al naar gelang de soort werkzaamheden (zie hierboven). 2.
Gaat het om structureel werk? Zo nee, dan uitbesteden/ inhuren (zie hierboven).
3.
Zijn het bulkwerkzaamheden (= veel van hetzelfde)? Zo ja, a. vanuit unit projecten geredeneerd: uitbesteden/inhuur capaciteit (zie hierboven). b. vanuit andere units wordt eerst de vraag gesteld of het hier het primaire proces van NZV betreft en de vraag hoe kwaliteit hierbij geborgd wordt. (In geval van uitbesteden, kunnen door de noodzaak van toezicht en kwalitatieve analyse en beoordeling uitbestedingkosten hoger uitpakken dan wanneer het waterschap deze werkzaamheden zelf ter hand neemt.)
4.
Indien er geen capaciteit is voor de begeleiding van de uitbesteding, wordt begeleiding ingehuurd.
Voorbeelden van werkzaamheden die thans uitbesteed worden zijn: opstellen van bestekken voor projecten (vraagt specifieke bestekskennis); het waterschap heeft wel kennis in huis om de bestekken te kunnen beoordelen; destijds is de keuze gemaakt om er geen eigen ingenieursbureau op na te houden (zoals Wetterskip Fryslân) directievoering en toezicht houden bij investeringsprojecten; zijn eenmalige activiteiten voor een bepaalde periode die goed afgebakend aan derden is uit te besteden; het vraagt wel een eigen expertise, maar geen specifieke gebiedskennis (kerntaak). Beleidsruimte en alternatieven Het voorstel omvat meer een toetsingskader dan vaststaand beleid. Over de uitgangspunten voor het toetsingskader kan bestuurlijk worden gesproken. Financiële consequenties en kostenafweging De keuze voor zelf doen of uitbesteden is een afweging die per situatie zal worden bepaald. Bij structurele werkzaamheden wordt deze afweging periodiek gemaakt. Bij eenmalige werkzaamheden wordt per geval de keuze gemaakt. Kosteneffectiviteit is, naast beschikbare capaciteit en kunde, bepalend voor de keuze werkzaamheden zelf te doen c.q. uit te besteden. Personele / organisatorische consequenties Het voorgestelde beleid wijkt niet af van de huidige werkwijze. Er zijn derhalve geen gevolgen voor het personeel. Ondernemingsraad Notitie ter kennisgeving voorleggen aan OR. Uitvoering / voortgang / evaluatie Uitvoering vindt thans al plaats conform voorgesteld beleid. Interne / externe communicatie Intern bespreken met de procesmanagers
4
Bijlage 1: Operationele ‘beslisboom’, waarbij de aard van de werkzaamheden leidend is Zijn het werkzaamheden waar waterschapskennis, kennis van beheertechniek, of gebiedskennis voor nodig is?
ja
nee Kan iemand uit de eigen organisatie de klus uitvoeren (vaardigheid, tijd)? nee Uitbesteden
5
Hebben we voldoende eigen capaciteit?
ja ja
zelf doen
nee
inhuren
Bijlage 2: Operationele ‘beslisboom’ bij gebrek aan eigen capaciteit Gaat het om structureel werk?
ja
Naar ‘Beslisboom’, waarbij de aard van de werkzaamheden leidend is
nee Gaat het om piekbelasting
nee
ja Zijn het bulkwerkzaamheden (= veel van hetzelfde)?
nee
ja Kan in geval van uitbesteden de kwaliteit voldoende geborgd worden?
nee
ja Is uitbesteding bedrijfseconomische gezien voordelig? *
nee
ja Is er capaciteit beschikbaar voor de begeleiding van de uitbesteding?
nee
begeleiding inhuren
ja uitbesteden
* Door de noodzaak van toezicht en kwalitatieve analyse en beoordeling kunnen uitbestedingkosten hoger uitpakken dan wanneer we het zelf doen.
6
