VeReFi model Verzuimprotocol Als een werknemer zich ziek meldt, is het belangrijk om zo snel mogelijk vast te stellen hoe ernstig de situatie is. Gaat het om kortdurend of langer verzuim, zijn er aanpassingen in het werk nodig, moeten er deskundigen ingeschakeld worden? Van belang is voor werkgever en werknemer om niet te focussen op het ziek zijn, maar op welke mogelijkheden de werknemer nog wel heeft. Werknemer belt op en meldt zich ziek Als werknemer zich door ziekte niet in staat voelt om het eigen werk uit te voeren, dan kan de werknemer zich persoonlijk ziekmelden bij de direct leidinggevende. De melding gebeurt ruim voor aanvang van het werk maar in ieder geval voor 8.30 uur. Werknemer bedenkt voor de ziekmelding welke (andere) werkzaamheden of taken hij nog wel kan doen. Als de werknemer op een ongelegen moment belt, geeft de leidinggevende aan dat hij hem nog dezelfde dag terugbelt. De leidinggevende toont belangstelling en vraagt wat er aan de hand is. Doel is om in te schatten hoe ernstig het verzuim is en welke werkmogelijkheden hij op dit moment nog wel heeft. Iemand die niet naar het werk kan komen, kan misschien wel wat vanuit huis doen. Vragen die een leidinggevende aan de medewerker kan stellen Om te beoordelen wat de werkmogelijkheden zijn, zal de leidinggevende aan de medewerker een aantal vragen stellen. De medewerker kan zich voor de ziekmelding alvast voorbereiden op deze vragen: - Hoe is het met je? - Hoe kan ik je ondersteunen om je werkzaamheden te hervatten? - Wat kun je nog wel? Kun je lopen, reizen, zitten en staan? - Wanneer verwacht je zelf weer terug te zijn? - Heb je werk liggen dat overgenomen moet worden? Inschatting van de mogelijkheden door de leidinggevende Voor het vaststellen van de situatie, zijn vier categorieën te onderscheiden: 1 Werknemer kan normaliter eigen werk verrichten maar is kortdurend ziek Is het verzuim duidelijk en kortdurend? De leidinggevende vraagt door wanneer de werknemer verwacht er weer te zijn en geeft aan dat hij intussen tijd belt om te horen hoe het gaat. Na één week belt de leidinggevende altijd weer opnieuw. De casemanager kan vanaf de vierde ziektedag meekijken en overleg voeren over de vervolgstappen. Deze categorie kan maximaal 7 dagen duren. 2 Werknemer kan eigen werk verrichten, maar met aanpassingen De leidinggevende laat de werknemer naar het werk komen en geeft hem alleen het deel van het werk dat hij nog wel kan doen. De werknemer is nodig op het werk en er zal rekening gehouden worden met zijn beperkingen. Werknemer blijft gedeeltelijk ziek tot hij weer 100% van zijn werkzaamheden kan uitvoeren. 3 Werknemer kan eigen werk niet doen, maar kan (met begeleiding) wel ander werk doen De leidinggevende legt aan werknemer uit dat hij verplicht is ander werk te doen als dat mogelijk is en informeert in dit geval de casemanager; die onderzoekt of een nadere diagnose door de bedrijfsarts nodig is. Ook kan de casemanager opdracht geven voor een plaatsingsonderzoek of plaatsing in aangepast werk. 4 Werknemer zal vermoedelijk langdurig ziek zijn en er zijn geen werkmogelijkheden of het is momenteel niet mogelijk een inschatting te maken
Leidinggevende geeft het dossier door aan de casemanager. Die regelt een diagnosestelling bij de bedrijfsarts en onderzoekt hoe er gewerkt kan worden aan re-integratie. Is re-integratie niet mogelijk, dan onderzoekt de casemanager de uitkeringsrechten. Bijzonderheden bij de ziekmelding Wat moet een leidinggevende doen tijdens de volgende bijzonderheden bij een ziekmelding: Werknemer meldt zich niet zelf ziek maar doet dit via sms, mail of partner: De leidinggevende geeft aan dat werknemer zich zelf ziek moet melden, tenzij het echt niet anders kan, zoals bij een ziekenhuisopname Werknemer wil vakantie tijdens ziekte: Leidinggevende stemt af met de bedrijfsarts of de voorgenomen vakantie niet nadelig is voor het herstel. Zowel bij gedeeltelijke als volledige arbeidsongeschiktheid zullen volledige vakantie-uren afgeboekt worden. Werknemer wordt ziek tijdens vakantie: Tijdens een vakantie moet werknemer zich altijd ziekmelden. Dagen waarop de medewerker tijdens een vastgestelde vakantie ziek is, gelden in principe niet als vakantiedagen mits werkgever en werknemer anders afspreken. De leidinggevende geeft aan dat de medewerker een medische verklaring met diagnose moet kunnen overleggen en bij terugkeer in Nederland zich direct voor controle bij de bedrijfsarts moet melden. Werknemer meldt zich vaak ziek omdat hij geen zin heeft of thuis moet zijn omdat er iemand komt of omdat kind ziek is etc.: De leidinggevende wijst hem erop dat hij verplicht is om te werken, omdat hij anders geen recht heeft op loon. Het leidinggevende vertelt hem dat hij alsnog moet komen of een verlofdag moet opnemen en checkt of er sprake is van bijzonder verlof zoals calamiteiten- of zorgverlof. Werknemer meldt zich ziek omdat er een conflict is: De leidinggevende laat hem nog dezelfde dag komen om erover te praten en geeft aan dat er twijfel is over de melding. Houdt de werknemer vol dat hij wel ziek is? Dan overlegt de leidinggevende meteen met de casemanager. Die kan dan contact opnemen met de werknemer en onderzoeken of er een spoedafspraak bij de bedrijfsarts nodig is. Werknemer meldt zich ziek met psychische klachten / lage rugklachten: De leidinggevende informeert de casemanager. Binnen drie weken moet er een probleemanalyse worden opgesteld met plan van aanpak en doorverwijzing naar de juiste dienstverleners.
Werknemer meldt zich ziek vanwege een cosmetische ingreep:
Als het gaat om een medisch noodzakelijke ingreep, dan wordt de ziekmelding geaccepteerd. Is dit niet het geval, dan zijn de dagen voor rekening van de werknemer.
Werknemer is door toedoen van een derde arbeidsongeschikt (bijvoorbeeld arbeidsongeval): De leidinggevende informeert de casemanager. Die kan onderzoeken of het mogelijk is de kosten op de schuldige derde te verhalen (regres).
Werknemer weigert informatie te geven over zijn mogelijkheden om te werken: De leidinggevende informeert de casemanager. Die kan de medewerker laten oproepen door de bedrijfsarts om het verzuim te beoordelen. Werknemer laat merken niet mee te willen werken aan re-integratie: De leidinggevende informeert direct de casemanager en vertelt de medewerker dat hij wettelijk verplicht is alles te doen wat nodig is voor een snelle re-integratie en dat hij anders ook geen loon ontvangt. Bijzonderheden voor een werknemer bij de ziekmelding Als de medewerker arbeidsongeschikt wordt en er is sprake van één van de onderstaande situaties, dan dient dit doorgeven te worden bij de ziekmelding. In deze situaties worden er namelijk aanvullende acties van de werkgever, de bedrijfsarts of van de medewerker verwacht. Het betreft: • Arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk veroorzaakt door derden (bijvoorbeeld ten gevolge van een verkeersongeluk). • Arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een bedrijfsongeval of beroepsziekte. • Verzuim als gevolg van orgaandonatie. • Arbeidsongeschiktheid door een ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling. • Arbeidsongeschiktheid bij einde dienstverband. • Arbeidsongeschiktheid met dezelfde oorzaak als waarvoor de medewerker al een WIAbeoordeling had in de afgelopen 5 jaar. • Als de medewerker de status ‘arbeidsgehandicapte’ heeft of had of structureel functioneel beperkt is geweest gedurende de afgelopen 5 jaar. Als de medewerker geen medische informatie wenst te verstrekken aan de werkgever, dan is de medewerker wel verplicht dit aan de bedrijfsarts door te geven. Medisch advies De leidinggevende is geen arts en kan en mag niet op de stoel van de bedrijfsarts gaan zitten. De werknemer hoeft geen medische informatie te verstrekken aan de werkgever. Als de werknemer zelf over een medisch traject vertelt, dan legt de leidinggevende dit niet vast in het dossier. De werknemer moet wel openheid van zaken geven aan de bedrijfsarts. Als er een medisch advies nodig is, kan de werknemer opgeroepen worden bij de bedrijfsarts. Soms heeft de werkgever onvoldoende informatie over de ziekte, beperkingen of belastbaarheid. De werkgever zal dan de bedrijfsarts een duidelijke, concrete vraag stellen om te beoordelen of de werknemer vanwege ziekte niet in staat bent is om te werken of waar de beperkingen liggen. Financiële gevolgen van ziekte Indien de medewerker arbeidsongeschikt is door ziekte, dan geldt wettelijk het recht, na twee wachtdagen, op een loondoorbetaling van 70% van het (gemaximeerde) dagloon gedurende 104 weken. In het eerste ziektejaar moet de werkgever minimaal het minimum uurloon betalen (wettelijke minimumloongarantie). Deze minimumloongarantie is niet van toepassing op het tweede ziektejaar. Op grond van de …….. cao vult de werkgever dit bedrag als volgt aan: Procesverloop bij langdurige ziekte Voor medewerkers die langdurig arbeidsongeschikt zijn, is de Wet Verbetering Poortwachter opgesteld. Voor deze wet moeten werkgever en medewerker een aantal verplichte stappen doorlopen voordat er (na bijna twee jaar) een WIA-uitkering aangevraagd kan worden.
Week 3 - 6: Probleemanalyse Binnen zes weken verzuim dient de bedrijfsarts een advies te geven over de te nemen stappen tot herstel en werkhervatting. Het accent moet liggen op arbeidsmogelijkheden van de zieke werknemer en dus niet op ziekte. De werkgever legt ook uiterlijk in week 6 een re-integratiedossier aan waarin alle gegevens worden vastgelegd. Week 8: Plan van aanpak Uiterlijk in de 8e week moet het plan van aanpak voor re-integratie klaar zijn. De werkgever houdt het re-integratiedossier bij, de bedrijfsarts het medische gedeelte. Minimaal eens per zes weken bespreekt de werkgever met de werknemer de voortgang van het plan van aanpak en of er mogelijk interventies nodig zijn. Week 42: Verzuimmelding aan UWV Werkgever meldt de arbeidsongeschiktheid bij het UWV. Werknemer hoort een afschrift van deze melding te krijgen. Week 46 – 52: Eerstejaarsevaluatie (opschudmoment) Werkgever en werknemer evalueren het eerste ziektejaar om zo goed mogelijk het tweede ziektejaar in te gaan. Het onderzoek eerste en tweede spoor gebeurt op basis van een (actuele) FML (Functionele Mogelijkheden Lijst) die de bedrijfsarts opstelt. De arbeidsdeskundige zal ingeschakeld worden als er onduidelijkheden zijn over de mogelijke werkzaamheden binnen het eerste spoor of als het eerste spoor afgerond moet worden. Bij de afsluiting van het eerste spoor moeten verplicht functies (ten minste drie) met loonwaarden benoemd worden voor het tweede spoor. Week 89 - 91: Re-integratieverslag en WIA-aanvraag Samen met de werknemer stelt de werkgever het re-integratieverslag samen waarin alle inspanningen zijn opgenomen die zijn gepleegd. De werknemer heeft dit nodig als onderbouwing voor zijn WIA aanvraag. Uiterlijk in de 91e week moet de WIA aanvraag gedaan worden. Maand 24: Beoordeling re-integratieverslag door UWV Het UWV beoordeelt aan de hand van het re-integratieverslag of de werknemer recht heeft op een WIA uitkering. Het UWV kan zowel de werknemer als de werkgever sancties geven als het verslag onvoldoende is. De werknemer kan een korting krijgen op de hoogte van de WIA/WW uitkering en de werkgever kan verplicht worden het loon nog een jaar door te betalen. Hersteld melding Net als de ziekmelding, dient de medewerker zich ook hersteld te melden bij de leidinggevende. Indien een werknemer langer dan 26 weken ziek is geweest, dan vindt er geen volledige hersteld melding plaats zonder duurzaamheidstoetsing van 1 maand. De leidinggevende beoordeelt in een wekelijks evaluatiegesprek of de medewerker weer alle werkzaamheden kan uitvoeren. Frequent ziekteverlof Als de medewerker zich drie of meer keren per jaar ziek meldt, zal de leidinggevende een gesprek inplannen om te kijken naar mogelijke oorzaken en of nadere acties nodig zijn. Verschil van mening Het kan voorkomen dat de leidinggevende, de bedrijfsarts en de medewerker van mening verschillen, bijvoorbeeld over de arbeidsongeschiktheid of over het passende werk. Dan kan zowel de werknemer als de werkgever bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen, een second opinion. De kosten hiervan zijn in principe voor rekening van de aanvrager in overleg kan hiervan worden afgeweken. De kosten voor de werknemer zijn € 100,- en voor de werkgever € 400,(bedragen 2013). Het UWV kan een deskundigenoordeel geven over:
• arbeids(on)geschiktheid; • re-integratie inspanningen werkgever; • of het aangeboden werk passend is; • re-integratie inspanningen werknemer. Het deskundigenoordeel is niet bindend maar wel van belang in juridische procedures. Samenvattend; rechten en plichten van werkgever en werknemer bij ziekte Rechten van de werknemer: • recht op loondoorbetaling bij ziekte; • passend werk; • recht op privacy; • aanvragen van een (vervroegde) WIA beoordeling; • aanvragen van een deskundigenoordeel (second opinion) bij het UWV. Plichten van de werknemer: • de verplichtingen die genoemd staan in dit protocol nakomen; • informatie verstrekken; • verschijnen op het spreekuur van de bedrijfsarts; • meewerken aan het op- en bijstellen en uitvoeren van het plan van aanpak; • passend werk (evt. bij andere werkgever) accepteren en uitvoeren; • de genezing niet belemmeren of vertragen; • zijn herstel bevorderen; • de ziekte niet met opzet veroorzaken. Rechten van de werkgever: • beoordelen van de ziekmelding en het recht op loondoorbetaling; • vragen wat de werknemer nog wel kan; • aanvragen van een deskundigenoordeel bij het UWV. Plichten van de werkgever: • zorgen voor goede arbeidsomstandigheden; • de verplichtingen die genoemd staan in dit protocol nakomen; • loondoorbetaling als de werknemer daar recht op heeft; • aanbieden van passend werk in eigen bedrijf of bij een andere werkgever; • opstellen, uitvoeren en bijstellen van het plan van aanpak. Sancties van de werkgever voor de werknemer Als de werknemer zonder goede reden de plichten niet nakomt dan kan de werkgever de werknemer een sanctie geven die in verhouding staat tot de overtreding: • aanspreken of schriftelijke waarschuwing; • opschorten of stopzetten loondoorbetaling; • ontslag. Let op! Daarnaast kan het UWV (achteraf) ook nog sancties opleggen indien de medewerker niet of onvoldoende heeft meegewerkt aan het herstel en/of werkhervatting. De WIA-beoordeling wordt dan bijvoorbeeld uitgesteld of afgewezen, de w
