Veiligheidsregio Zeeland

Veiligheidsregio Zeeland Managementletter tussentijdse controle 2015

EY

Building a better working world

EY

Building a better working world

Ernst & Young Accountants LLP Prot.Dr.Dorgelolaan 14 5613 AM Eindhoven, Netherlands Postbus 455 5600 AL Eindhoven, Netherlands

Tel: +3188407 1000 tax: +31884074800 ey.com

Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Zeeland Segeerssingel 10 4337LG MIDDELBURG

Eindhoven, 24 november 2015

mvdl/A4FBLU

Managementletter tussentijdse controle 2015 Geachte eden van het dagelijks bestuur, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter 2015. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2015. In ons dienstverleningsplan heeft uw algemeen bestuur ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2015 van uw organisatie te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijtsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het dagelijks bestuur. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie.

EY

oQct

j /

Partners in Sport

Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij graag bereid.

LLP

RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer 0C335594. In relatie tot Ernst S Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair yevestigd te Cambeth Palace Road 1, London SEE 7E, Verevigd Koninkrijk, heett haar hooldvestiging aan Boompes 259.3011 XZ Rolterdam. Nederland en is gnregistreerd bj de kamer van koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van tonpassing, waarin een bnperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

;

• ‘

\

:

•

—

‘LL

.

L4 .

‘

Inhoudsopgave

-

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen 1

Waar staat uw organisatie?

F LI

j

:L;Li

‘i

*

ts uw organisatie kaar voor de toe Icom st? B ij lag en 1 Totaaloverzicht bevindingen en voortgang 2 Gedet&Ileerde bevindingen en aanbevelingen 3

Reikwijdte en controleaanpak

(D(D DD

(D

D—.

(D

UI

(D 0) D

(I,

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

de basis is op orde

Wij hebben de interimcontrole 2015 afgerond. Op basis van onze interim-controle 2015 constateren wij dat de routinematige processen binnen uw organisatie in de basis op orde zijn en dat de organisatie continu werkt aan de verbetering van de interne beheersing rondom deze processen. In totaliteit toont uw organisatie zich als een professionele organisatie die haar zaken in termen van getrouwheid en rechtmatigheid op orde heeft. Dit blijkt 00k uit onze bedrijfsvoeringsmonitor waarin een stabiel beeld van kwaliteit zichtbaar is. De aandachtspunten die uit onze tussentijdse controle voortvloeien zijn opgenomen in hoofdstuk 2 van onze managementletter. In totaliteit onderkennen wij met u een tweetal bestuurlijke aandachtspunten: 1. De financiële taakstellingen 2. Waardering van uw activa

c.

In de volgende paragraaf gaan wij hier nader op in.

Pagina 5

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Bestuurlijke aandachtspunten Begroting vooc de jaren 2016 tot en met 2019 sluitend

-

Taakstelfingen De Veiligheidsregio Zeeland besteedt, net als in eerdete jaren, veel aandacht aan het realisecen van de financiële taakstellingen. Op basis van de maatregelen zoals beschreven in de programmabegroting 2016-2019 blijkt dat er sprake is van een meerjarig sluitende begroting. Hierbij constateren wij wel dat het resultaat voor bestemming negatiet is voor de jaren 2016 tot en met 2019. Dit betekent dat uw begroting sluitend is door middel van de inzet van uw bestemmingsreserves. Deze inzet bedraagt € 463.000 in 2016 en daalt naar € 79.000 negatief in 2019. De inzet is 00k Iogisch aangezien de Veiligheidsregio Zeeland bij de regionalisering van de brandweer extra geld heeft gekregen van de gemeenten voor de uitvoering hiervan. Deze extra bijdragen zijn in een bestemmingsreserve opgenomen. Door deze inzet van uw reserves is het de verwachting dat de Veiligheidsregio Zeeland de komende jaren lagere reserves zal krijgen. Op basis van de huidige meerjarenbegroting daalt uw vermogen van ook van € 3,8 miljoen naar € 0,7 miljoen in 2019.

Deel van de taakstellingen nog niet gerealiseerd in 2015

Gedurende het jaar vindt monitoring plaats ten aanzien van de realisatie van de beoogde bezuinigingen. Daar waar atwijkingen bestaan worden deze nader toegelicht. Op basis van de maatregelen zoals beschreven in de tweede bestuursrapportage 2015 moet nog een bedrag van € 129.000 gerealiseerd worden voor het jaar 2015. Dit wordt onder andere veroorzaakt door vertraging in maatwerk in brandweerzorg, waardoor geplande bezuinigingen nog niet gerealiseerd zijn. Wij constateren dat u de benodigde bezuiniging actief in kaart volgt om de nog in te vullen taakstellingen in de komende jaren te realiseren. Wij adviseren u uw bezuinigingen intensief te monitoren ten einde de noodzakelijke bezuinigingen (tijdig) te realiseren.

Economische omgeving en wijziging in wet- en regelgeving blijft vragen om alertheid rondom de waardering van uw activa

Per 1 januari 2016 treed de vennootschapsbelasting voor overheidsorganisaties in werking. In het kader daarvan moet de Veiligheidsregio Zeeland een fiscate openingsbatans opstellen. De Veiligheidsregio Zeeland is druk bezig de effecten van de vennootschapsbelasting in kaart te brengen en de daarvoor noodzakelijke acties. Voor het opstellen van de fiscale openingsbalans moeten de huidige activa met een economische functie worden gewaardeerd. Hierbij is het van belang in kaart te brengen in hoeverre een dergelijk actief onderdeel uitmaakt van een tiscale onderneming. Daarbij kunnen er waarderingsverschillen ontstaan tussen de reguliere (commerciële) waardering en de fiscale waardering. Het is dan 00k van belang de gebruikelijke analyses op te stellen voor uw reguliere waardering waaruit blijkt dat de waardering van uw activa juist verantwoord is in de jaarrekening 2015.

Pagina 6

C’. I

.

CD .

C CD

0 D CD CD LI,

CD CD


Proces

Rood

Oranje

Geel

Groen

Inkoop en aanbesteding Personeel Geidverkeer Financleel afsluitproces Begrotingsbeheer Interne controle

Rood

Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering.

Oranje

Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering.

Geel

Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering.

Groen

Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering.

Voorgaand jaar

Huidig jaar

Indien enkel een gele kleur getoond wordt is het proces ten opzichte van voorgaand jaar gelijk gebleven.

Pagina $


Processen Veiligheidsregio Zeeland op orde

Tijdens onze tussentijdse controle hebben wij de opzet van de significante processen binnen uw organisatie beoordeeld. Hierbij zijn wij onder meer nagegaan op welke wijze en in hoeverre belangrijke risico’s in de afzonderlijke processen worden ingeperkt door interne beheersmaatregelen. In de bedrijfsvoeringsmonitor, welke hiervoor is opgenomen, hebben wij per proces aangegeven in hoeverre de significante processen voldoen aan de te stellen eisen en welke processen nag verbetering behoeven. In zijn algemeenheid stellen wij vast dat bij de processen binnen de Veiligheidsregio Zeeland stabiel zijn gebleven ten opzichte van voorgaande jaar. Dit betekent dat wij wederom concluderen dat de processen goed op orde zijn vanuit een oogpunt van getrouwheid en rechtmatigheid. De detailbevindingen zijn nader toegelicht in de tabel zoals opgenomen in bijlage 2.

Frequentie tussentijdse informatievoorziening van voldoende niveau

Analyse tussentijdse informatievoorziening adequaat

Tussentijdse informatievoorziening De planning-en-controlcyclus van VRZ voorziet in een aantal tussentijdse momenten om het dagelijks en algemeen bestuur te informeren over de afwijkingen ten opzichte van de begroting van enig jaar namelijk: tweemaal per jaar een berap. Tussentijdse informatievoorziening achten wij van groat belang am aan de verschillende bestuursniveaus de mogelijkheid te bieden am tijdig bij te sturen daar waar nodig. De tussentijdse informatievoorziening biedt tevens de mogelijkheid am inzicht te verschaffen in de voortgang en realisatie van de bezuinigingsmaatregelen die op stapel staan. Het kan namelijk voorkomen dat voorgenomen bezuinigingen in de praktijk niet haalbaar blijken, het is dan voor het bestuur noodzakelijk cm andere maatregelen te treffen, teneinde financiële beheersbaarheid van uw organisatie te waarborgen. Het is daarom ook van belang dat op de berap’s een deugdelijke analyse komt op de verschillen en de nog te maken kosten. Vervolgens vinden wij het van belang dat de belangrijkste bevindingen uit deze berap’s worden besproken in het algemeen bestuur en dagelijks bestuur. Wij hebben geconstateerd dat een dergelijke tinanciële analyse in 2015 reeds is uitgevoerd. Wij constateren dat de bestuursrapportages van voldoende diepgang zijn.

Pagina 9

CU)

>E CD fDa) .G) CD

.2 C CD

0 D U)

Is uw organisatie klaar voor de toekomst?

Wijzigingen BBV met ingang van 2015

In 2015 heeft de wetgever een beperkt aantal wijzigingen aan het BBV doorgevoerd. Deze wijzigingen zijn veelal van formele aard en zijn van kracht vanaf het begrotingsjaar 2016/jaarrekening 2015. De volgende wijzigingen moeten verwerkt worden in de jaarrekening 2015 Nieuw in BBV 2015: Besluit van 15 mel 2015 met betrekking tot op te nemen kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing volgens een voorgeschreven format. De volgende kengetallen moeten opgenomen worden: Netto schuldquote. Netto schuldquote (gecorrigeerd voor verstrekte leningen). Solvabiliteitsratio. . Structurele exploitatieruimte. Beoordeling onderlinge verhouding tussen kengetallen en financiële positie. Daarnaast heeft de wetgever een aantal ontwikkelingen aangekondigd welke vanaf 2016 in werking zullen treden. De belangrijkste wijzigingen zijn hieronder weergegeven: De invoering van de VPB voor overheidsorganisaties welke per 1 januari 2016 van kracht wordt. Vernieuwing van BBV. Wij adviseren u na te gaan welke wijzigingen voor u relevant zijn en deze tijdig te verwerken in uw jaarrekening 2016. Wij constateren dat u in de begroting 2016 deze kengetallen nog niet heeft opgenomen doordat de begroting 2016 reeds was goedgekeurd voordat de wijzigingen bekend waren.

Analyse Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

Op 1 januari 2013 is de WNT van kracht geworden. De wet stelt, naast een verplichting tot openbaarmaking, een maximum aan de bezoldiging en contractuele ontslagvergoeding van bestuurders, toezichthouders en van de hoogste leidinggevenden. Het bezoldigingsmaximum over 2015 bedraagt € 178.000 (2014 : € 230.474). De maximale ontslagvergoeding is gemaximaliseerd op twaalf maandsalarissen maar ten hoogste € 75.000. Voor alle organisaties waarop de WNT van toepassing is, geldt dat de beloning van topfunctionarissen openbaar gemaakt dient te worden in de jaarstukken, ongeacht of de bezoldiqing hoger of lager is dan het maximum. De openbaarmaking moet op persoonsniveau met naam en toenaam worden gedaan. Dit betekent dat deze informatie conform voorgaand boekjaar in de jaarrekening 2015 opgenomen dient te worden. Pagina 11


Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

-

Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de WNT waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke functionarissen voldoen aan de WNT. Ten aanzien van interim-functionarissen die geen topfunctie vervullen kunt u gebruik maken van de mogelijkheid die paragraaf zes van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze functionarissen. Hierbij kán en hoeft u niet volledig te voldoen aan de verplichting voor openbaarmaking van deze interim-functionarissen zoals voorgeschreven in artikel 4.2 lid 2c van de WNT. Waardering van uw activa

Wij vragen voornamelijk aandacht voor de waatdering van de materiële vaste activa. De boekwaarden ultimo 2015 hierbij zijn aanzienhijk waarbij continu de vraag moet worden gesteld of er indicatoren zijn voor een duurzame waardevermindering van deze activa zoals buitengebruikstellingen of voorgenomen verkoop van activa. Wij vragen u om voor de jaarrekening 2015 analyses te maken of de huidige boekwaarde, zoals opgenomen in de balans, nog gerechtvaardigd is. Daarbij vragen wij u rekening te houden met de impact van de nieuwe vennootschapsbelastingplicht.

Niet ult de balans blijkende verplichtingen

Binnen het BBV is een versterkte aandacht voor de niet uit de balans blijkende verplichtingen van decentrale overheden. In Iijn met artikel 53 van het BBV moet in de toelichting op de balans worden vermeld aan welke niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen uw organisatie voor toekomstige jaren is verbonden. Hierbij dienen minimaal de volgende aspecten te worden betrokken in de analyse: Verplfchtingen vanuit inkoopcontracten (waarbij wellicht een koppeling met het contractenregister mogelijk is). Verplichtingen uit huurcontracten. Verplichtingen vanuit verbonden partijen. Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de niet uit de balans blijkende verplichtingen, waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt op welke wijze u ervoor gezorgd heeft dat de volledigheid ervan gewaarborgd is en welke risico’s deze verplichtingen met zich meebrengen.

Pagina 12


Vpb-plicht per 1 januari 2016

Op Prinsjesdag 2014 heeft het Kabinet het wetsvoorstel Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen aan de Tweede Kamer verzonden. De nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016. Uitgangspunt op basis van het wetsvoorstel is dat de Veiligheidsregio Zeeland integraal belastingplichtig is, voor zover zij een onderneming drijft, tenzij een vrijstelling van toepassing is. Van (het drijven van) een onderneming is sprake indien met een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal wordt deelgenomen aan het economische verkeer met het oogmerk om winst te behalen. Het winstoogmerk is geobjectiveerd in die zin dat dit geacht wordt aanwezig te zijn, indien meer dan incidenteel overschotten worden behaald. Indien dit niet kan worden vastgesteld, wordt toch een onderneming aanwezig geacht in het geval activiteiten worden verricht waarmee in concurrentie wordt getreden. Indien sptake is van een onderneming is mogelijk één van de vier vrijstellingen van toepassing. Interne activiteiten die voor de eigen kring worden verricht, leiden in beginsel niet tot belastingplicht, omdat geen sprake is van deelname aan het economische verkeer. Op dit moment is de Veiligheidsregio Zeeland is druk bezig, in samenwerking met EY Belastingadviseurs, de benodigde stappen te zetten om te kunnen voldoen aan de vennootschapsbelastingplicht per 1 januari 2016.

Pagina 13

Bijiagen

1

Totaaloverzicht bevindingen en voortgang BijIage 1

Onderstaand geven wij een totaaioverzicht van onze bevindingen weet met daarbij de prioriteitstelling. Het overzicht geeft de ontwikkeling van het aantal bevindingen ten opzichte voorgaande jaar weer. Nt. 2015*

Proces

Prloriteit 2015

Controleomgeving Inkoop en aanbesteding

*

Prioriteit 2014

Status interne controle Verplichtingenadministratie

3

Inkoop en aanbesteding

Startdocument inkopen

4

Personeel

Autorisatie kostendeclaraties

Verwijzing naar nummer in tabel van bevindingen 2015: zie bijlage 2. Wij hebben hierbij de volgende prioritering aangehouden:

Prioriteit H

Moet gerealiseerd zijn op moment van jaarrekeningcontrole 2015 (voorjaar 2016).

Prioriteit M

Moet gerealiseerd zijn op moment van de tussentijdse controle 2016 (najaar 2016).

Prioriteit L

Te realiseren op langere termijn (bijvoorbeeld in een organisatie-ontwikkelingstraject van de organisatie).

Pagina 15

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen BijIage 2

Bevinding 1 Jaar van constatering

2013

Kans op voordoen risico

Proces

Controleomgeving

Omvang risico

Bevinding en/of constatering De interne toetsing op rechtmatigheid wordt jaarlijks uitgevoerd door de afdeling financiën. Op het moment van uitvoering van onze interim-controle is reeds een goede aanvang gemaakt met de interne controlewerkzaamheden. Door de businesscontroller wordt hierop een review uitgevoerd. Risico/gevoig Indien de interne controlewerkzaamheden niet voor aanvang van onze jaarrekeningcontrole zijn afgerond, eidt dit tot aanvullende werkzaamheden van onze zijde, aangezien wij uiteindelijk een oordeel omtrent rechtmatigheid moeten verstrekken. Inhoudelijk bestaat het risico dat, op basis van geconstateerde bevindingen, geen bijsturing meer plaats kan vinden als in een zo Iaat stadium onrechtmatigheden worden geconstateerd. Het risico bestaat dat uw bestuur geen inzicht heeft in het al dan niet rechtmatig handelen van uw organisatie over 2015. Gezien de status van uw werkzaamheden achten wij de kans hierop Iaag.

Advies Wij adviseren u tijdig zorg te dragen voor afronding van de interne controlewerkzaamheden 2015 zodat er ruimte bestaat voor eventuele noodzakelijke reparaties. In uw geval betekent dat u doorgaat op dezelfde voet. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 In het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 is het noodzakelijk dat alle interne controles voor de jaareindecontrole gereed zijn. Deze controles moeten toereikend zijn cm alle geIdentificeerde risico’s af te dekken.

Pagina 16

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2

Bevinding 2

m

Jaar van constatering

2013 L

Proces


Bevinding en/of constatering Wij hebben vastgesteld dat voor inkomende facturen niet altijd eerst een verplichting wordt aangemaakt in het systeem. Wel wordt er een aanvraag gedaan door middel van het inkoopformulier. Risico/gevoig Het risico bestaat dat bij niet tijdige autorisatie van inkoopfacturen door budgethouders er onvoldoende inzicht bestaat in de verplichtingen van VRZ.

Kans op voordoen risico Omvang risico Advies Wij adviseren u aan de verplichtingenadministratie verplicht te stellen. Overigens merken wij op dat de VRZ bezig is dit te bewerkstelligen. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 Voor opsteflen van de jaarrekening dient in leder geval geInventariseerd te worden welke verplichtingen opgenomen dienen te worden in de jaarrekening zodat deze volledig zijn.

Pagina 17


Jaar van constatering

2013


Ptoces


Omvang risico

Bevinding en/of constatering Voor aankopen groter dan € 5.000 is een startdocument inkooptraject verplicht. Wij hebben vernomen dat het document nog niet afgedwongen wordt. Risico/gevoig Het risico bestaat dat er inkopen boven € 5.000 gedaan warden zonder dat daarvoor het startdocument wordt gebruikt, waardoor het risico bestaat de aanbestedingsrichtlijnen niet gevolgd warden.

Advies In 2014 heeft u een nieuwe inkoopmodule (quercis) in gebruik genomen. Via de inkoopmodule wordt flu nog niet afgedwongen dat een inkoopformulier gebruikt moet warden. Wij adviseren u de inkoopmodule verplicht te stellen en bij inkopen grater dan € 5.000 het systeem het inkoopfocmulier af te laten dwingen. Hiermee 15 00k gelijk uw verplichtingenadministratie geborgd (zie voorgaande bevinding).

Pagina 18


Bevinding 4 ]aar van constatering

2015


Proces

Personeel

Omvang risico

Bevinding en/of constatering Wij hebben geconstateerd dat in sommige gevallen geen functiescheiding aanwezig is tussen het registreren van kostendeclaratie en autotisatie. Ult onze werkzaamheden is namelijk gebleken dat de applicatiebeheerder personeelssysteem zowel kostendeclaraties kan registeren als autoriseren.

Advies Wij adviseren u beheersingsmaatregelen te treffen waardoor het niet mogelijk is om zowel een kostendeclaratie te registeren als te autoriseren.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat er kostendeclaraties worden geautoriseerd door de persoon die deze heeft ingediend.

Pagina 19

Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 3

In het kader van de door het algemeen bestuur aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2015 van de Veiligheidsregio Zeeland, brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw organisatie. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn etop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2015 van de Veiligheidsregio Zeeland. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door het algemeen bestuur vastgestelde toleranties gehanteerd. Het algemeen bestuur heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. —

dkeuringstoIerantie_fGoedkeurend [BePerkin Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

1%

>1%<3%

3%

>3%<10%

Oordeelsonthouding

-

3%

10%

Op basis van de begroting 2015 van VRZ betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan touten in de jaarrekening van € 325.000 en een totaal van onzekerheden van € 975.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op € 15.000. Pagina 20

Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 3

Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijiage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie van € 15.000. Wi] passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in bet afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (bet getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de VRZ terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraat staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Cm uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u de status hiervan.

L

Op bet moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn atgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In bet verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod. Pagina 21

Veiligheidsregio Zeeland

Recommend Documents