PLAN VAN AANPAK MELDKAMER EN CRISISORGANISATIE VEILIGHEIDSREGIO ZEELAND
Status: Vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 27 september 2012
Versie datum: 25 september 2012
Inhoudsopgave Inleiding. .................................................................................................................................................. 3 Werkwijze: ............................................................................................................................................... 4 Uitgangspunten en randvoorwaarden. ................................................................................................... 4 Bestuurssamenvatting en beslispunten. ................................................................................................. 5 Beslispunten ........................................................................................................................................ 5 Uitgangspunten en randvoorwaarden. ............................................................................................ 5 Meldkamer en opschaling. ............................................................................................................... 5 Crisisorganisatie ............................................................................................................................... 6 Borgen bevoegdheden in de hoofdstructuur .................................................................................. 7 Kostenraming en financiering. ............................................................................................................. 7 Financieringsvoorstel ten aanzien van de Meldkamer en opschaling: ............................................ 7 Financieringsvoorstel ten aanzien van de Crisisorganisatie ............................................................ 7 Meldkamer Zeeland en opschaling. ........................................................................................................ 8 Analyse van de situatie. ....................................................................................................................... 8 Bezetting meldkamer ambulancezorg. ................................................................................................ 8 Bezetting meldkamer brandweerzorg ................................................................................................. 8 Leiding en coördinatie bij opschaling. ................................................................................................. 9 Huidige situatie. ............................................................................................................................... 9 Wenselijke situatie. .......................................................................................................................... 9 Beheer................................................................................................................................................ 10 Operationele hoofdstructuur en bezetting crisisorganisatie. ............................................................... 11 Analyse van de situatie. ..................................................................................................................... 11 Operationele situatie. ........................................................................................................................ 11 Incidentbestrijding op het water. .................................................................................................. 12 Borgen van bevoegdheden in de Hoofdstructuur. ........................................................................ 12 Knelpunten Hoofdstructuur Zeeland. ................................................................................................ 13 Uitwerking verbeteren Hoofdstructuur. ............................................................................................ 13 Kostenraming periode 2012-2016......................................................................................................... 14 Bijlagen: A. Quick scan Inspectie Veiligheid en Justitie B. Mandaatbesluit Waarschuwingsstelsel en NL Alert C. Overzicht gemeentelijke bijdragen D. Deelnemers Task Force
2
Inleiding. De Inspectie Veiligheid en Justitie heeft in februari en maart 2012 een quick scan uitgevoerd waarbij is gekeken naar de operationele organisatie van Veiligheidsregio Zeeland. Hierbij is gekeken naar de volgende aspecten: - Bestuurlijke situatie - Operationele organisatie - Bezetting van de crisisorganisatie - Meldkamerfunctie - Alarmering en opschaling Het rapport is opgenomen als bijlage A. Op basis van hun onderzoek komt de inspectie tot de volgende conclusie en oordeel (citaat): Conclusie De resultaten van de quick scan vertonen de resultaten van de meldkamertest een grote overeenkomst met de in 2007 en 2010 gerapporteerde situatie. De aangetroffen knelpunten hebben een sterke relatie met de wijze waarop de organisatie van de VRZ door het bestuur is vormgegeven. Hierbij is op basis van financiële afwegingen de keuze gemaakt voor een sterk afgeslankte organisatie. Regionale invulling van de noodzakelijke functies in de crisisorganisatie komt onder druk te staan omdat vanuit deze organisatie door een beperkt aantal functionarissen een zeer breed scala aan taken moet worden gerealiseerd. Verdere investeringen blijven uit waardoor voorgenomen verbeteringen niet verder worden vormgegeven. Oordeel De beleidskeuze van het bestuur van de VRZ heeft tot gevolg dat (financiële) investeringen uitblijven. De noodzakelijke versterking van de personele capaciteit in de sleutelfuncties van de crisisorganisatie vindt niet plaats en er ontstaat een aanzienlijk risico dat de veiligheidstaken niet op het door de wetgever beoogde niveau kunnen worden ingevuld en onvoldoende recht wordt gedaan aan het Zeeuwse risicoprofiel. Het oordeel dat de bezetting van de crisisorganisatie in Zeeland, afgezet tegen het aanwezige risicoprofiel, niet is gegarandeerd was aanleiding voor het bestuur om de directie opdracht te verstrekken een plan van aanpak op te stellen waarmee de gesignaleerde tekortkomingen weggenomen worden. Dit in samenhang met het eerder voor de Meldkamer Ambulancezorg vastgestelde plan van aanpak, op basis van het verscherpt toezicht van de Inspectie Gezondheidszorg begin dit jaar en in lijn met de door het bestuur opgelegde taakstelling. Er is, in opdracht van de directeur VRZ, een taskforce ingesteld die, onder leiding van de directeur GMZ, de input heeft geleverd voor dit plan van aanpak.
3
Werkwijze: De taskforce (voor deelnemers zie bijlage E) is een aantal malen bijeen geweest om de verschillende oplossingsrichtingen te bespreken. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen de maatregelen noodzakelijk om de meldkamer op gewenst niveau te krijgen en maatregelen binnen de operationele hoofdstructuur. Reden hiervoor is dat er voor de meldkamer één integraal plan moet zijn waarin het eerder door het bestuur vastgestelde plan van aanpak Meldkamer Ambulancezorg, wordt opgenomen. Dit plan van aanpak was opgesteld naar aanleiding van het door de Inspectie Gezondheidszorg ingestelde verscherpt toezicht begin 2012. Tevens is er een ontwikkeling naar één meldkamerorganisatie. Ook de implementatietermijnen van maatregelen tussen beide aspecten zijn anders en niet van elkaar afhankelijk.
Uitgangspunten en randvoorwaarden. De aanpak van de gesignaleerde knelpunten moet plaats moet vinden binnen de context van de ontwikkeling van Veiligheidsregio Zeeland. Dit levert de volgende uitgangspunten op waar dit plan van aanpak op is gebaseerd: Het beleidsplan 2012-2015; Het lopende proces van regionalisering van de brandweer en reorganisatie van Veiligheidsregio Zeeland; De taakstelling die in de periode tot en met 2015 gerealiseerd moet worden van ongeveer 4 miljoen euro structureel op de gemeentelijke bijdrage; De ontwikkeling naar één landelijke meldkamerorganisatie en voorafgaand een samenwerking of integratie op onderdelen van de meldkamer Zeeland met de meldkamer van Midden- en West-Brabant. Oplossingrichtingen moeten worden gevonden binnen de volgende randvoorwaarden: De inrichting van de operationele hoofdstructuur moet zijn afgestemd op het Zeeuwse risicoprofiel (capaciteitsanalyse); De in de Wet veiligheidsregio’s en het Besluit personeel veiligheidsregio’s genoemde functionaliteiten moeten realiseerbaar zijn binnen de gestelde opkomsttijden; De beschikbaarheid van bevoegde mensen voor uitvoering van deze functionaliteiten moet kunnen worden gegarandeerd; Bevoegd zijn zij die voldoen aan de hiervoor in de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie op 24 juni 2010 vastgestelde “Regeling houdende regels over functie voor het personeel van de veiligheidsregio’s gestelde eisen”; Aanpassingen in de organisatie van de meldkamer brandweerzorg en meldkamer ambulancezorg Zeeland, moeten een oplossing bieden voor zowel de door de Inspectie Gezondheidszorg als door de Inspectie Veiligheid en Justitie geconstateerde tekortkomingen. Waarbij ten aanzien van de meldkamer ambulancezorg het eerder door het bestuur vastgesteld plan van aanpak als uitgangspunt dient; Aanvullende financiële middelen, structureel of incidenteel, die voor de uitvoering van dit plan van aanpak nodig zijn kunnen, naast de opgelegde taakstelling, niet nog binnen de eigen begroting worden gevonden of als aanvulling op deze taakstelling worden opgelegd.
4
Bestuurssamenvatting en beslispunten. Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen, zoals door beide Inspecties aangegeven, zijn maatregelen noodzakelijk. Uitgegaan is van minimale oplossingvarianten binnen de aangegeven randvoorwaarden. Met dit plan van aanpak wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Hieronder staan de beslispunten die verder in het document zijn onderbouwd. Hierbij zijn al keuzes gemaakt en feitelijk wordt aangegeven wat minimaal verantwoord is. Dit plan van aanpak gaat uit van een voor Zeeland minimaal verantwoorde crisisorganisatie waarbij zo efficiënt en effectief mogelijk om wordt gegaan met de beschikbare menskracht. Wij zullen bij grote incidenten in een vroeg stadium assistentie nodig hebben van andere veiligheidsregio’s en Vlaamse hulpdiensten. Dit moet de komende tijd, nog meer dan nu het geval is, verankerd worden in afspraken over samenwerking. De financiële consequenties van aan te brengen verbeteringen kan niet leiden tot het vergroten van de taakstelling. De taakstelling was gebaseerd op huidig beleid. Met de quick scan moet van de bestaande lijn worden afgeweken. Dit plan van aanpak resulteert in nieuw beleid voor de jaren 2013 en verder. Op onderdelen zal door verschuiving van mensen, middelen en aanpassing van procedures tot de gewenste verbetering kunnen worden gekomen. Ook zullen maatregelen beperkt worden in tijd en in het licht van lopende ontwikkelingen. Echter er zijn een aantal verbeterpunten die substantieel hogere kosten met zich meebrengen waarvoor een verhoging van de gemeentelijke bijdrage noodzakelijk zal zijn.
Beslispunten Uitgangspunten en randvoorwaarden. Voorgesteld wordt in te stemmen met de hierboven aangegeven uitgangspunten en randvoorwaarden. Meldkamer en opschaling. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de volgende maatregelen ten aanzien van meldkamer en opschaling: De formatie Meldkamer Ambulancezorg te verhogen naar in totaal 16 Fte om mede de voorgenomen invoering van ProQA, kwaliteitssysteem voor ambulancezorg, te laten slagen; De feitelijke bezetting van de Meldkamer Brandweerzorg tijdelijk, voor maximaal een periode van 3 jaar, te verhogen naar in totaal 7 centralisten brandweerzorg. De feitelijke sterkte nu is 2 Fte. Per direct 5 tijdelijke centralisten brandweerzorg werven binnen de beroepskrachten en vrijwilligers van Veiligheidsregio Zeeland; De ingestelde vacaturestop per direct op te heffen voor de Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland; De leiding en coördinatie uit te breiden met de rol van Calamiteiten Coördinator. In te vullen door bestaande functionarissen van de GMZ, vanuit politie, brandweer, ambulance en beheer die op basis van hun competentieprofiel met aanvullende opleiding CaCo deze
5
functie gaan vervullen. Dit betreft de aansturing van de meldkamer en het bepalen dat de opschaling binnen twee minuten plaatsvindt na melding van een incident. Het informatiedeel van de functie CaCo zoals beschreven in de regeling Personeel Veiligheidsregio’s –het realiseren van een gedeeld beeld binnen vijf minuten na melding- te beleggen binnen de sectie Informatiemanagement van de crisisbestrijdingsorganisatie; Invulling te geven aan de beheersorganisatie waarbij de vacatures worden ingevuld tot 1 januari 2015; De projectmatige uitvoering van alle beheersaspecten, te leveren door bedrijfsvoering, die voor de meldkamerprocessen noodzakelijk zijn, inclusief die van ICT, rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van en sturing door de directeur meldkamer plaatsen.; Per direct een Interim Beheergroep Meldkamer in te stellen belast met het ondersteunen van de directeur meldkamer op de beheersprocessen, zowel gericht op ontwikkeling als uitvoering. Deze Beheergroep wordt samengestelde uit de in de organisatie aanwezige functionarissen met kennis van de meldkamerprocessen. De functionarissen worden vanuit de diverse organisatieonderdelen volledig of gedeeltelijk gedetacheerd naar de Interim Beheergroep. De directeur Meldkamer wijst een coördinator binnen deze Interim Beheergroep aan; Incidenteel en structureel te investeren op de volgende onderdelen: o Invoering, vernieuwing en onderhoud ondersteunende systemen (zoals ProQa, LMC en GMS); o Ondersteuning in het primaire proces (w.o. tijdelijke inhuur centralisten); o Ondersteuning voor het realiseren van ICT en het verhelpen van achterstanden in databeheer en ICT. De directeur meldkamer informeert periodiek de portefeuillehouder over de voortgang van de implementatie. De portefeuillehouder informeert periodiek het bestuur hierover.
Crisisorganisatie Voorgesteld wordt om in te stemmen met de volgende maatregelen ten aanzien van de crisisorganisatie: Combinatie van de functies OvD-B en HOvD in Zeeuws-Vlaanderen opheffen; Combinatie van de functies HOvD Walcheren-Noord-Beveland en CvD opheffen; Combinatie van de functies piketcentralist en OVD-B opheffen; Piket instellen Commandant van Dienst als Strategisch Adviseur Brandweerzorg voor het GBT; Vrije instroom voor de functie Algemeen logistiek ondersteuner voor de sectie Brandweerzorg; Vrije instroom voor de functie Ondersteuner brandweer/logistiek voor de sectie Brandweer; Vrije instroom voor de functie journaalschrijver voor de sectie Brandweer; Vrije instroom voor de functie Ordonnans coördinatiekamer voor de GMZ; Vrije instroom voor de functie Bestuurlijk Adviseur VRZ voor GBT/RBT; Combinatie van de functie piketcentralist en OVD-M opheffen; Accepteren dat voor wat betreft het HOVD piket Walcheren tot eind 2012 en voor wat betreft het HOVD piket Zeeuws-Vlaanderen tot de zomer 2013, drie huidige Hoofd Officieren van Dienst Brandweer, niet in het bezit van de op basis van huidige regelgeving verplichte diploma’s, blijven functioneren als Hoofd Officier van Dienst Brandweer;
6
Uitwerken van de maatregelen in de operationele hoofdstructuur in relatie tot de taakstelling en evaluatie Regeling Operationele Leiding.
Borgen bevoegdheden in de hoofdstructuur Voorgesteld wordt om het als bijlage B bij dit plan van aanpak gevoegde mandaatbesluit vast te stellen en te ondertekenen.
Kostenraming en financiering. Het benodigd budget voor de meldkamer is gebaseerd op de kosten tot 2016, het moment dat er sprake zal zijn van één landelijke meldkamerorganisatie. De vele ontwikkelingen die er nu ten aanzien van de meldkamer zijn geven onzekerheid over de kostenontwikkeling in de toekomst. Het is, op basis van de huidige ontwikkelingen, niet met zekerheid aan te geven dat dit budget ook voor de jaren 2014 en 2015 kan blijven bestaan. In de loop van 2013 wordt hier meer duidelijkheid over verwacht. Landelijke ontwikkelingen en hun consequenties worden dan helder. Bij het opstellen van de begroting 2014 zal dit worden verwerkt. Het onderstaande financieringsvoorstel beperkt zich daarom tot het beschikbare stellen van budget voor 2013. In onderstaande tabel worden de voor 2012 en 2013 nog te financieren bedragen aangegeven.
Benodigd budget Meldkamer en opschaling Al beschikbaar gesteld budget Meldkamer en opschaling Benodigd budget Crisisorganisatie Nog te financieren Waarvan incidenteel Waarvan structureel
2012
2013
957.000 -/- 550.000
517.800
125.500 532.500
260.500 778.300
497.500 35.000
678.300 100.000
Financieringsvoorstel ten aanzien van de Meldkamer en opschaling: Aanvullend op het al beschikbaar gestelde bedrag van € 550.000, voor het jaar 2012 een bedrag van € 407.000 ter beschikking te stellen en voor het jaar 2013 € 517.800 en laste te brengen van de gemeenten op basis van inwonertal in 2012 en 2013. Voor de jaren 2014 e.v. zullen incidentele en structurele kosten, afgezet tegen de in het voorjaar 2013 bekend zijnde ontwikkelingen op het gebied van o.a. landelijke meldkamerorganisatie, in de begroting verwerkt moeten worden. Het bestuur wordt gevraagd met bovenstaande financiering in te stemmen,in een begrotingswijziging te verwerken en ten laste te brengen van de gemeentelijke bijdrage. Financieringsvoorstel ten aanzien van de Crisisorganisatie Het bestuur wordt gevraagd het benodigd budget voor het verbeteren van de crisisorganisatie zowel incidenteel als structureel ter beschikking te stellen, dit te verwerken in een begrotingswijziging en ten laste te brengen van de gemeentelijke bijdrage. In bijlage C is de financiële bijdrage per gemeente weergegeven op basis van inwonertal.
7
Meldkamer Zeeland en opschaling. Analyse van de situatie. De meldkamer wordt geconfronteerd met een viertal probleemvelden: bezetting meldkamer ambulancezorg; bezetting meldkamer brandweerzorg; leiding en coördinatie bij opschaling; beheer. Hiervoor moeten structurele oplossingen worden gevonden. Structureel wordt echter beperkt in tijd. Op enig moment, de minister heeft aangegeven 2016, komt er één meldkamerorganisatie in Nederland. In deze organisatie moeten de brandweer en de ambulancezorg menskracht leveren en de positie van de veiligheidsregio in deze is nog niet duidelijk. Meldkamers gaan voor meerdere veiligheidsregio’s diensten leveren. De Tijdelijke Wet ambulancezorg compliceert het maken van een keuze voor structurele oplossingen omdat hierin de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de meldkamer ambulancezorg verschuift van veiligheidsregio’s naar Regionale Ambulance Voorzieningen. Gekeken is naar mogelijkheden om samen te werken met de meldkamer en Veiligheidsregio MiddenWest-Brabant. Op een aantal aspecten is dit zeker mogelijk maar ook deze meldkamer kent haar eigen zorgen en is qua locatie beperkt. Hierbij komt dat ook hier kosten mee gepaard gaan. De nood is zodanig dat de organisatie Veiligheidsregio Zeeland alle zeilen bij zal moeten zetten om de meldkamer maar ook de opschaling –het op een juiste wijze tijdig alarmeren en informeren van de crisisorganisatie- op een verantwoord niveau te brengen. Het bij elkaar brengen van in de organisatie aanwezige expertise, onder verantwoordelijkheid van de directeur meldkamer, is hiervoor een vereiste. De hieruit voortvloeiende personele consequenties zullen wellicht een wissel trekken op de implementatie van de reorganisatie.
Bezetting meldkamer ambulancezorg. De handhaving van wet- en regelgeving door de Inspectie Gezondheidszorg draagt er aan bij dat het Zeeuwse beleid om naar een gecombineerde meldkamer te gaan zoals dit medio 2007 is ingezet – waarbij de functie van multicentralist werd toegepast- niet langer houdbaar is. We gaan hierdoor terug naar de situatie van een colocatie waarbij de verantwoordelijkheden voor ambulancezorg en brandweerzorg op de meldkamer strikt worden gescheiden. Zoals in het plan van aanpak, opgesteld naar aanleiding het verscherpt toezicht door de inspectie IGZ, is aangegeven moet het aantal centralisten worden uitgebreid van 13,7 naar 15 Fte om te kunnen voldoen aan de eis van 24/7 twee verpleegkundig centralisten op dienst. Hiernaast zijn er beheersmaatregelen nodig die de kwaliteit op de meldkamer ambulancezorg (mka) garanderen. Dit vereist incidentele en structurele investeringen in apparatuur, software en het op orde brengen van het functioneel beheer. Het invoeren van het kwaliteitssysteem ProQa geeft, op basis van ervaringen elders, een extra behoefte aan 1 Fte. In totaliteit moet de mka tenminste 16 Fte centralist beschikbaar hebben, naast beheersfuncties die gedeeld worden met politie en brandweer.
Bezetting meldkamer brandweerzorg Door de verplichting altijd 2 verpleegkundig centralisten beschikbaar te hebben kan, met de huidige
formatie, het brandweerspecialisme op de meldkamer niet langer 24/7 worden gegarandeerd. Op dit moment is er slechts een bezetting van 4 centralisten brandweerzorg. Voor een 24/7 bezetting is een
8
bezetting van 7 minimaal noodzakelijk. Op dit moment worden vijf centralisten brandweerzorg geworven binnen brandweer Zeeland die op basis van een tijdelijke aanstelling voor tenminste één jaar en maximaal drie jaar deze functie, na een opleidingstraject, kunnen gaan vervullen. De periode van drie jaar is gekozen in verband met de ontwikkeling van de Landelijke Meldkamer Organisatie en eventuele eerdere samenwerkingsconstructie tussen meldkamers.
Leiding en coördinatie bij opschaling. Huidige situatie. In de huidige situatie is de opschaling door de meldkamer een verantwoordelijkheid van de functie Officier van Dienst Meldkamer (OVDM). Deze OVDM geeft leiding aan het meldkamerproces en de informatiedeling op en door de meldkamer Brandweer en Ambulancezorg in de incidentfase. Voor de meldkamer Politie is deze rol nu niet formeel vastgelegd. Hiermee is de OVDM niet volledig multidisciplinair. De OVDM rol wordt uitgevoerd onder piket met een opkomsttijd van maximaal 30 min. Gedurende kantoortijden is dit veelal sneller door de aanwezigheid van de functionarissen in of nabij de GMZ. De OVDM geeft leiding, indien noodzakelijk op afstand, aan het opschalingsproces. Hierbij wordt de OVDM ondersteund door een informatiemanager vanuit de COPI piketten (niet zijnde het piket waar het incidentgebied ligt). Deze informatiemanager vervult op dat moment de rol van informatiemedewerker GMZ. De OVDM neemt contact op met de meldkamer. Na het 1ste beeld, oordeel en besluitvorming neemt hij contact op met de informatiemedewerker (=informatiemanager COPI niet-incidentgebied). Indien nodig maakt deze informatiemedewerker op afstand een LCMS incident aan. Dit wordt o.a. gevuld met de informatie zoals die op dat moment in GMS aanwezig is (alle disciplines), wat is aangegeven door de OVDM en dat wat hij mee krijgt in de berichten op C2000. Zodra dit is gedaan komt, indien nodig, deze functionaris naar de meldkamer voor verdere ondersteuning. Vanaf Grip 2 maakt deze informatiemanager deel uit van de sectie informatiemanagement. Tot GRIP 2 valt hij onder de aansturing van de OVDM vanaf GRIP 2 verschuift dit naar de informatiemanager ROT. Om het mogelijk te maken dat er op elke willekeurige plaats een LCMS beeld kan worden opgesteld zijn zowel de informatiemanager als de OVDM uitgerust met diverse communicatiemiddelen en computer. Wenselijke situatie. De quick scan geeft aan dat deze situatie onvoldoende de opschaling waarborgt. Hierbij zijn drie elementen van belang: 1. 24/7 Beschikbaarheid van de functie Calamiteiten Coördinator; 2. De leiding en coördinatie over de gehele meldkamer bij opschaling; 3. Het realiseren van een startbeeld en opschaling. Ad 1 (en 3). Om de 24/7 beschikbaarheid van de functie calamiteiten coördinator te garanderen zal deze ingevuld gaan worden door bestaande functionarissen van de GMZ, vanuit politie, brandweer, ambulance en beheer (waaronder de OVDM). Op basis van hun competentieprofiel met aanvullende opleiding CaCo zullen zij deze functie gaan vervullen voor wat betreft de aansturing van de meldkamer en, binnen twee minuten, het kunnen bepalen of voldaan wordt aan de criteria om tot een opschaling over te gaan.
9
Ad 2.Met de korpschef Politie is overeengekomen dat met deze gezamenlijke invulling de leiding door de Calamiteiten Coördinator voor de gehele meldkamer plaats kan vinden. Ad 3. De huidige systematiek zoals beschreven in het Handboek Informatievoorziening bij Grootschalig Optreden blijft gehandhaafd. Het informatiedeel van de CaCo functie blijft uitgevoerd worden door de piket informatiemanager CoPi (niet incidentgebied). Deze informatiemanager zal werken onder regie van de calamiteitencoördinator en na opschaling binnen de structuur van het Operationeel Informatiemanagement.
Beheer Het beheer van de meldkamer bestaat uit verschillende elementen. Technisch beheer, functioneel beheer en databeheer. Het technisch beheer is nu integraal onderdeel van de ICT van de veiligheidsregio. Hierdoor moeten keuzes worden gemaakt tussen het inzetten van deskundigheid bij de veiligheidsregio of bij de meldkamer. De meldkamer moet 24/7 gegarandeerd functioneren. Afwegingen en prioriteitstelling in de huidige constructie is lastig (ook regulier werk moet plaats kunnen vinden en op dit moment moet ook de regionalisering ICT technisch worden begeleid). Voor het functioneel beheer is maar een beperkte capaciteit aanwezig. Enerzijds door vertrek van mensen en anderzijds door het, in verband met de reorganisatie, niet kunnen invullen van vacatures. Ten derde moet er een oplossing worden gevonden voor het borgen van applicatie- en databeheer. Het actueel houden van informatie in alle systemen moet meer gestructureerd plaatsvinden. Dit is en een capaciteitsvraagstuk maar ook een applicatie beheerskwestie waarbij het gebruik van nieuwe updates op meldkamersystemen moet kunnen plaatsvinden. Alle drie beheersaspecten hebben onderlinge afhankelijkheid. Zonder ‘hardware’ geen software en zonder ‘software’ geen data. De capaciteitsverdeling bij ICT tussen veiligheidsregio en meldkamer is niet afgestemd op de behoefte van de meldkamer. Om dit in de toekomst te voorkomen moet de meldkamer, gelijk ook andere meldkamers in het land, structureel een eigen beheersorganisatie krijgen waarin deze onderdelen in worden ondergebracht op een tactisch- en uitvoeringsniveau. Deze beheersorganisatie kan ook bijdragen aan dezelfde aspecten ten behoeve van de Operationele Hoofdstructuur en in het bijzonder het project revitalisering Regionaal Coördinatie Centrum. Deze constructie garandeert ook de borging van de nu incidentele verbeterslagen die gemaakt worden in het meldkamerdomein. Een dergelijke beheersorganisatie komt onder directe aansturing van de directeur Meldkamer te vallen. Bedrijfsvoering kan zich dan, mede in het licht van ontwikkeling van het service center met de GGD, richten op beheer in relatie tot o.a. kantoorautomatisering, informatiemanagement in bedrijfsvoeringsprocessen etc.
10
Operationele hoofdstructuur en bezetting crisisorganisatie. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen de Hoofdstructuur van de crisisorganisatie in enge zin en de Hoofdstructuur in ruime zin. De Hoofdstructuur in ruime zin behelst de gehele crisisorganisatie bij een calamiteit waarbij ook functionarissen van gelieerde instanties betrokken zijn. Hierbij kan gedacht worden aan functionarissen van de Provincie, het Waterschap, Rijkswaterstaat, energiebedrijven, Defensie en Gemeenten. De Hoofdstructuur in enge zin heeft betrekking op de functies die vanuit Veiligheidsregio Zeeland en Politie -hoofdzakelijk de operationele diensten- worden georganiseerd. De quick scan beperkt zich tot deze Hoofdstructuur in enge zin. Bij het schrijven van het plan van aanpak is er een totaal overzicht van de invulling van functies die door betrokken instanties bij een crisis uitgewerkt. Mede door nieuwe ontwikkeling zoals op regionalisering van bevolkingszorg en opleidingseisen zal in een later stadium de hoofdstructuur in totaliteit worden geanalyseerd hetgeen mogelijk leidt tot noodzakelijk verdere aanpassingen.
Analyse van de situatie. De quick scan geeft de volgende probleemvelden in de crisisorganisatie: Operationele situatie; Bezetting van de crisisorganisatie. De inspectie constateert dat de operationele situatie op onderdelen sinds de rapportage in het kader van RADAR in 2007 en 2010 is verbeterd maar stelt zich wel de vraag of dit voldoende is ten opzichte van het risicoprofiel van Zeeland en of hier voldoende middelen vanuit de gemeenten beschikbaar voor worden gesteld. De bezetting van de crisisorganisatie is beoordeeld waarbij de Inspectie onverenigbaarheid ziet in het aantal rollen die één persoon moet kunnen uitoefenen. Naar hun oordeel leidt dit tot én een capaciteitsprobleem én een kwaliteitsprobleem. Zij zien dat functies en rollen niet zijn of kunnen worden geborgd.
Operationele situatie. De operationele hoofdstructuur ligt vast in het door het bestuur vastgesteld Regionaal Crisisplan. Om een goed beeld te kunnen krijgen van de invulling van de crisisorganisatie door Veiligheidsregio Zeeland is bij het opstellen van dit plan van aanpak gekeken naar de vereiste functies en rollen zoals deze zijn opgenomen in de Wet veiligheidsregio’s; het Besluit veiligheidsregio’s; het Besluit personeel veiligheidsregio’s. Bij het bepalen van onverenigbaarheid zijn de functiebeschrijvingen zoals deze zijn opgenomen in de regeling personeel Veiligheidsregio’s meegenomen. De Veiligheidsregio Zeeland heeft aanvullend op de vereiste functies uit de wet- en regelgeving in de eigen plannen aanvullende functies en rollen opgenomen. Dit geheel is onderzocht op wijze van invulling. Er is nu een goed beeld verkregen over de invulling van de vereiste en eigen ingestelde functies binnen de Hoofdstructuur in enge zin en van het aantal functies dat door één medewerker wordt vervuld. Zoals door de Inspectie Veiligheid en
11
Justitie wordt aangegeven is het niet gewenst dat een medewerker teveel onverenigbare functies in de Hoofdstructuur moet vervullen. Er zijn twee functies getraceerd waarbij sprake is van medewerkers die voor twee verschillende operationele functies gealarmeerd kunnen worden. De ene functies is die van Officier van DienstBrandweer (OvD-B) voor het geografische gebied Midden-Zeeuws Vlaanderen in combinatie met de functie van Hoofdofficier van Dienst Zeeuws-Vlaanderen (HOvD). De andere is functie van Commandant van Dienst (CvD) voor de rol van Operationeel leider van het Regionaal Operationeel Team (ROT)en de rol van Strategisch Adviseur Brandweerzorg (SAG) in het Gemeentelijk of Regionaal Beleidsteam (GBT/RBT). Tijdens een incident zal de desbetreffende functionaris maar één van bovenstaande rollen vervullen. Met de drie operationele piketten Hoofdofficier van Dienst die er in Zeeland zijn, elk moment van de dag drie functionarissen, beschikbaar die elk één van deze rollen kunnen vervullen. Wie welke rol gaat invullen komst voort uit de incidentlocatie. Zo zal de HOvD van het gebied waar het incident plaatsvindt starten als Leider CoPi. Hiermee wijken wij niet af van wat ook in andere veiligheidsregio’s gebruikelijk is. Opgemerkt wordt dat in de quick scan de drie afzonderlijke rollen én de functie van Hoofdofficier van Dienst bij elkaar zijn opgeteld. In de praktijk komt deze situatie niet voor. Er zijn drie functionarissen in HOVD piketten opgenomen die niet kunnen voldoen aan de gestelde opleidingseisen en daardoor niet bevoegd zijn. Zij bezitten echter wel, op basis van ervaring, voldoende bekwaamheid voor het uitoefenen van deze functie. Het is niet mogelijk om op korte termijn hier vervanging voor te realiseren, met uitzondering van het HOVD piket op Walcheren. De afweging is dat het beter is iemand te hebben die bekwaam is dan niemand beschikbaar te hebben. Tijdige beschikbaarheid van functionarissen voor de rollen van een HOVD vanuit buurregio’s is niet realiseerbaar. Deze situatie zal voor de zomer 2013 zijn opgelost. Voorgesteld tot die tijd de inzet van betrokken functionarissen toe te staan. Incidentbestrijding op het water. Voor de bestrijding van incidenten op de Zeeuwse wateren en met name de routes waarover transporten met gevaarlijke stoffen plaatsvinden zoals op de Westerschelde en Schelde Rijn verbinding is het Coördinatieteam te Water ingesteld (COTW). Deze functies worden op basis van vrije instroom ingevuld vanuit de niet in piket aanwezig opgeleide functionarissen. Met een evaluatie van de Hoofdstructuur zal ook de invulling van dit Coördinatieteam te Water binnen de Hoofdstructuur worden heroverwogen. Met name het taakaccent van deze rollen en het functioneren ervan binnen de reguliere hoofdstructuur zal worden geanalyseerd. Borgen van bevoegdheden in de Hoofdstructuur. Één van de aspecten die in de Radartoets is gesignaleerd maar tot op heden niet is geborgd betreft de bevoegdheid tot het waarschuwen van de bevolking. Op basis van de Wet veiligheidsregio’s een verantwoordelijkheid van de brandweer. Het inwerkingstellen van de sirene’s en straks –in november dit jaar moet NL Alert werkend opgeleverd worden in Zeeland- het inschakelen van NL alert vereist een mandaat van de voorzitter van de veiligheidsregio en iedere burgemeester afzonderlijk. Met de inspectie Veiligheid en Justitie is afgesproken dat voor 1 oktober 2012 dit mandaat is vastgesteld. Hiervoor is het te nemen mandaatbesluit en toelichting hierbij, opgesteld door de projectgroep NL Alert, als bijlage B bijgevoegd.
12
Knelpunten Hoofdstructuur Zeeland. Een belangrijk document voor de borging van de functies in de Hoofdstructuur is de Regeling Operationele Leiding. Deze regeling is gedateerd. Nog voor het eind van 2012 zal deze regeling zijn geëvalueerd. Deze evaluatie levert ook verbeterpunten op voor de Hoofdstructuur die in 2013 geïmplementeerd worden. Er is een beleidsplan opgesteld voor het opleiden, bijscholen en beoefenen van de functionarissen in de Hoofdstructuur. Aan dit beleidsplan is echter tot nu toe onvoldoende uitvoering gegeven kunnen worden. Om de functionarissen hun rol in de crisisorganisatie goed te kunnen laten uitvoeren zal hieraan prioriteit gegeven moeten worden.
Uitwerking verbeteren Hoofdstructuur. Om bovenstaande knelpunten op te heffen wordt voorgesteld om in het eerste kwartaal van 2013, een specifiek op de hoofdstructuur en de bezetting van de crisisorganisatie gerichte uitwerking op te stellen. Ook de eerdere geconstateerde knelpunten uit de RADAR+ uit 2008/2009 zullen hierbij worden meegenomen en concrete verbeteringen om de Hoofdstructuur van Veiligheidsregio Zeeland op een op het risicoprofiel gebaseerd verantwoord niveau te brengen en te kunnen houden. Onderdeel hiervan is het project Revitalisering Regionaal Coördinatie Centrum waarvan de kosten in dit plan van aanpak zijn opgenomen. Het bestuur zal in keuzes worden voorgelegd waarin het kwaliteitsniveau van de Hoofdstructuur in relatie tot het risicoprofiel en de wettelijke normen afgezet worden tegen besteding van budgetten. Financiële consequenties, zover die nu bekend zijn, zijn globaal opgenomen in de kostenraming. Exacte ramingen zullen, afhankelijk van de nadere analyses en te maken keuzes, op een later tijdstip doch uiterlijk in het 1e kwartaal van 2013 duidelijk worden. De beschikbaarheid van functionarissen binnen de daarvoor (wettelijk) vastgestelde tijden, de daarmee gepaarde gaande belasting buiten werktijd en noodzakelijke voorzieningen (zoals voertuigen) die deze functionarissen beschikbaar moeten hebben zullen worden heroverwogen. In de evaluatie van de Regeling Operationele leiding zal dit aspect worden verwerkt. Hieronder zijn de elementen aangegeven die in het uitwerkingsplan worden opgenomen. Element
Start Analyse
Plan
Implementatie Verbeterpunten afgerond 3e kwartaal 2013
Evalueren van de Regeling Operationele Leiding Taakstellingsopdracht AB VRZ Beperken/opheffen dubbelpiketten (zoals de dubbele piketten voor de functionarissen HovD/OvD-B en CvD) en nevenrollen Herstructurering sectie Brandweer Revitalisering van het Regionaal Coördinatie Centrum (RCC) Implementeren Leidraad Grootschalig en Bijzonder Optreden. (LGBO) Uitvoeren OBO beleidsplan ROL-B Beleidsplan MOTO 2013-2015
27-08-2012 (DB)
4e kwartaal 2012
april 2012 27-08-2012 (DB)
4e kwartaal 2012 4e kwartaal 2012
>4e kwartaal 2012 2e kwartaal 2013 (incl. werven & opleiden)
reeds gestart reeds gestart
1e kwartaal 2013 1e kwartaal 2013
2e kwartaal 2013 4e kwartaal 2013
27-08-2012 (DB)
1e kwartaal 2013
4e kwartaal 2013
27-08-2012 (DB)
1e kwartaal 2013 1e kwartaal 2013
4e kwartaal 2013 >3e kwartaal 2013
13
Kostenraming periode 2012-2016. Meldkamer en opschaling HRM
Beheer
2013
2014
2015
154.000
154.000
154.000
154.000
845.000
65.000
260.000
260.000
260.000
310.000
310.000
104.900
8.000
32.300
32.300
32.300
35.000
35.000
7 extra benodigde CaCo opleidingen
50.000
35.000
5.000
5.000
5.000
maximaal 7 centralisten opleidingen Reiskosten cursussen
50.000 50.000
35.000 35.000
5.000 5.000
5.000 5.000
5.000 5.000
Overwerk budget ivm knelpunten roosterplanning automatiseringskosten
30.000
30.000
40.000
10.000
10.000
10.000
10.000
calamiteitenprocedure
11.000
5.000
2.000
2.000
2.000
5.000
5.000 2.000
2.000
2.000
42.500
42.500
42.500
517.800
517.800
517.800
assesments / verwervingskosten nieuw personeel MKA en MKB Verhoging personeelslasten formatie (MKA) Verhoging personeelslasten formatie (MKB) voor de periode van 3,3 jaar Inhuur verpleegkundig centralisten tijdens opleidingsperiode nieuwe mensen ORT toelage centralisten brandweerzorg voor de periode van 3,3 jaar afbouwtoelage inconvenenienten
evaluatiemethode Prisma/Sire
25.000
616.000
13.500
7.500
tijdelijke inhuur ivm upgrade GMS
47.000
47.000
tijdelijke inhuur ivm LMC
52.000
52.000
177.500
50.000
doorschakelen 112 naar huisartsenpost
PM
actualiseren LSMA
PM
triageklok
5.000
5.000
20.000
20.000
(Cultuur)trainingen
5.000
5.000
Uitbesteden roosterplanning aan Connexxion Aandeel in initiële projectkosten
8.500
8.500
10.000
10.000
2.510.400
957.000
Kwaliteitsborging, 0 meting MKA
Totaal
2012
VIM methodiek
ProQa en Icarus
MBraze
Totaal benodigd 25.000
HRM
Beheer
1
Crisisorganisatie
I S
Invulling extra rol B piket Zeeuws Vlaanderen Verhoging opleidingsbudget
I
Evaluatie ROL
2012
2013
2014
2015
35.000
35.000
35.000
110.500
36.000
Implementatie resultaten evaluatie ROL
pm
pm
pm
pm
IS Invulling CvD als strategisch adviseur Brandweerzorg in BT incl. werving en selectie I Implementatie Leidraad Grootschalig Brandweeroptreden Uitvoering OBO beleidsplan voor ROL-B
2
25.000
25.000
25.000
50.000
pm
pm
pm
pm
pm
pm
pm
pm
pm
pm
10.000
40.000
40.000
40.000
34.500
Multi OTO beleidsplan uitvoeren S I
Revitalisering Regionaal Coördinatie Centrum Actualiseren sectie Brandweer
45.000
Totaal
125.500
pm
pm
pm
260.500
100.000
100.000
Benodigde extra financiële middelen voor implementatie Plan van Aanpak in 2012 en 2013 (niet binnen de huidige begroting VRZ).
Benodigd budget Meldkamer en opschaling Al beschikbaar gesteld budget Meldkamer en opschaling Benodigd budget Crisisorganisatie Nog te financieren Waarvan incidenteel Waarvan structureel
1 2
I= incidenteel IS= incidenteel met structureel effect Incidenteel € 9.500 en structureel € 25.000
2012
2013
957.000 -/- 550.000
517.800
125.500 532.500
260.500 778.300
497.500 35.000
678.300 100.000
S= structureel
15
BIJLAGEN
PLAN VAN AANPAK MELDKAMER EN CRISISORGANISATIE VEILIGHEIDSREGIO ZEELAND
16
BijlageA.
Quick scan operationele situatie Veiligheidsregio Zeeland
Inspectie Veiligheid en Justitie juni 2012
17
Aanleiding Recent is door de IGZ besloten om de meldkamer ambulancezorg (MKA) van de Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland (GMZ) onder verscherpt toezicht te stellen. Reden hiervoor is dat onvoldoende garantie aanwezig was dat spoedeisende medische hulpaanvragen door daarvoor bevoegd (i.c. personeel gecertificeerd als bedoeld in de Wet op de Beroepen in de individuele gezondheidszorg) zou worden behandeld en hierdoor een verhoogde kans zou kunnen bestaan op beoordelingsfouten. 3
Eerder had de CdK van de provincie Zeeland, in haar ambtsbericht begin 2012 haar zorgen uitgesproken over de bestuurlijke situatie binnen de VRZ waarbij zij een periode van gemis aan bestuurlijke eensgezindheid en daadkracht binnen de veiligheidsregio signaleerde. Op basis hiervan heeft het hoofd van de Inspectie Veiligheid en Justitie (Inspectie VenJ) op 24 januari jl. twee afzonderlijke telefonische overleggen gevoerd met de CdK van de provincie Zeeland en met de voorzitter van de VRZ. Uit deze overleggen bleek een bestuurlijke situatie binnen de VRZ waarbij vooral op het gebied van het te voeren financiële beleid tussen de afzonderlijke burgemeesters grote verschillen van mening bestaan. Dit heeft onder meer geresulteerd in het niet tijdig vaststellen van de begroting voor 2012, hetgeen heeft geleid tot een interventie van de Gedeputeerde Staten van Zeeland. Er bestaat volgens de CdK daarnaast een risico dat dit gebrek aan bestuurlijke daadkracht de afgelopen periode negatieve gevolgen heeft gehad voor de operationele slagkracht van de veiligheidsregio. In overleg met de CdK en op basis van het gesprek met de voorzitter van de veiligheidsregio is door het Hoofd van de Inspectie VenJ besloten een quick scan uit te voeren naar het huidige operationeel vermogen van veiligheidsregio bij de bestrijding van rampen en crisis. Het risicoprofiel van de Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) laat zien dat zij, na de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond het meest risicovolle gebied van Nederland is. Naast de kerncentrale in Borssele en de in België gelegen kerncentrale in Doel is sprake van intensief scheepvaartverkeer met een industriële lading van en naar Antwerpen langs de Zeeuwse kust en over de Westerschelde. Middels binnenvaart worden dergelijke goederen tussen Antwerpen en Rotterdam vervoerd over het Rijn-Schelde kanaal in Oost Zeeland. Eerdere onderzoeksresultaten De Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (Inspectie OOV) heeft eerder onderzoek gedaan naar de operationele prestaties van de VRZ op het terrein van rampenbestrijding en crisisbeheersing. In 2007 is hierover gerapporteerd in het kader van de ‘Algemene Doorlichting Rampenbestrijding’ en in 2010 middels ‘De staat van de rampenbestrijding’. In 2007 benoemde de Inspectie OOV de bezetting van de GMZ als knelpunt. Tijdens calamiteiten dient een te gering aantal centralisten een te groot aantal handelingen ten behoeve van de alarmering en opschaling te moeten verrichten. Daarnaast werd de magere bezetting van sleutelfuncties en het daarbij frequent voorkomen van dubbelfuncties als zorgpunt benoemd. In de derde plaats bleek de alarmering en opkomst van sleutelfunctionarissen niet op orde te zijn. Tijdens de RADAR-testen in 2009 werden dezelfde knelpunten waargenomen.
3
Ambtsbericht CdK Zeeland 9 januari 2012 kenmerk 12001073
18
Onderzoekswijze De Inspectie VenJ heeft in februari en maart 2012 een quick scan uitgevoerd naar de robuustheid van de operationele prestaties van de VRZ en de relatie met de aansturing door en besluitvorming in het veiligheidsbestuur. Hiertoe is naast een documentenstudie naar de bezetting van de operationele hoofdstructuur van de crisisorganisatie een meldkamertest uitgevoerd en zijn interviews gehouden met bestuurlijk verantwoordelijken.
Analyse Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek komt de Inspectie VenJ tot de volgende analyse: Bestuurlijke situatie Hoewel alle leden van het dagelijks bestuur van de VRZ het belang van goed georganiseerde veiligheid onderschrijven stellen zij zich verschillend op in de beantwoording van de vraag in welke mate vanuit de eigen gemeente hieraan een financiële bijdrage dient te worden geleverd en welk product men hiervoor op gemeentelijk niveau krijgt geleverd. Historische, demografische maar ook geografische factoren spelen hierbij een rol. Daarnaast wenst het merendeel van de gemeenteraden te bezuinigen op de gemeenschappelijke regeling. Hierbij speelt de gevoelde bestuurlijke afstand tussen de gemeente en de veiligheidsregio een belangrijke rol. De conceptbegroting 2012 bevat een taakstelling ten laste van de financiering van de VRZ, oplopend tot 16% in 2016. Dit dient onder meer middels een vacature- en investeringsstop te worden gerealiseerd. Het gebrek aan een binnen het bestuur gedeelde opvatting over de mate van bijdrage in de financiering en de daaraan te ontlenen rechten op het gebruik van de regionale (brandweer)diensten heeft geleid tot een bestuurlijke impasse waarbij de begroting 2012 door het bestuur van de VRZ niet is goedgekeurd. Het bestuurlijk klimaat wordt gekenmerkt door een gevoel van gemeentelijke verantwoordelijkheid versus regionale verplichtingen. Operationele situatie Door het bestuur van de VRZ is gekozen om knelpunten uit de eerdere rapportages van de Inspectie OOV op onderdelen op te lossen. Op het terrein van het informatiemanagement zijn enkele verbeteringen doorgevoerd. Binnen de crisisorganisatie zijn onder meer informatiemanagers aangesteld. Echter een aantal knelpunten blijkt hardnekkig: Bezetting van de crisisorganisatie In de VRZ is bestuurlijk de afweging gemaakt om de (financiële) randvoorwaarden op een dusdanige wijze in te vullen dat sprake is van een kleine crisisorganisatie. De Inspectie VenJ heeft op persoonsniveau de bezetting van de functies en de invulling van de piketten onderzocht. Hierbij blijkt dat sprake is van een situatie waarbij personen binnen de crisisorganisatie tegelijkertijd kunnen worden gealarmeerd voor meerdere functies. Het betreft hier sleutelfuncties binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Dit zijn niet alleen de functies die opgesomd staan in hoofdstuk 2, paragraaf 1 van het Besluit veiligheidregio’s, maar ook disciplinespecialistisch functies binnen de hulpdiensten en binnen de meldkamer. Hoewel dubbelfuncties binnen het veiligheidsdomein algemeen geaccepteerd zijn voor maximaal drie verenigbare functies, zijn bij dit onderzoek piketfunctionarissen aangetroffen met tot zes in te vullen functies waarbij sommige functies niet inhoudelijk te verenigen zijn. In het algemeen blijkt het meer regel dan uitzondering te zijn om gealarmeerd te kunnen worden om gemiddeld drie tot vier functies in te vullen.
19
Bij de bezetting van de functies binnen de crisisorganisatie wordt, naast invulling uit piketten, uitgegaan van invulling op basis van vrijwillige instroom. Dit betekent dat functionarissen dus ook in meerdere pools zijn opgenomen voor de vrije instroom. Het inzetbaar zijn voor meerdere functies betekent dat deze functionarissen eveneens opgeleid en getraind dienen te zijn voor deze functies. De tijd gemoeid met het opleiden, trainen en oefenen neemt evenredig toe met het aantal functies en gaat ten koste van de dagelijkse inzetbaarheid. De aangetroffen situatie wijkt hiermee nauwelijks af van de knelpunten die in 2007 en 2010 zijn gerapporteerd. Uit de lijst personalia van de GMZ bleek dat, op de datum van het onderzoek, vier centralisten niet gecertificeerd waren als bedoeld in de Wet op de Beroepen in de individuele gezondheidszorg. Uit deze lijst bleek ook dat niet alle centralisten zijn opgeleid voor de brandweertaak. Inmiddels is deze situatie, d.d. 1 juni 2012, op aangeven van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, opgelost. De bezetting van de crisisorganisatie blijkt, afgezet tegen het risicoprofiel, op basis van het voorgaande niet gegarandeerd te zijn. Meldkamerfunctie Uit het deelonderzoek naar het functioneren van de regionale meldkamer blijkt de personele bezetting een knelpunt. Feitelijk zijn met betrekking tot het aantal aanwezige centralisten op de meldkamer geen verbeteringen doorgevoerd afgezet tegen de gerapporteerde situatie in 2007 en 2010. In de beginfase van de bestrijding van een calamiteit is niet voorzien in een centrale informatie of coördinatiefunctie. Dit leidt, gezien de beperkte operationele bezetting tot een groot risico voor de taakuitvoering van de meldkamer als spil in de alarmering en opschaling. Binnen het deelonderzoek naar de meldkamerfunctie is een meldkamertest afgenomen. Tijdens deze test is aan de hand van een scenario het gezamenlijk, multidisciplinair optreden getoetst waarbij het zwaartepunt lag bij het informatiemanagement tussen de disciplines binnen de meldkameromgeving. Uit de resultaten van deze test blijkt op dit onderwerp de toegevoegde waarde van de calamiteitencoördinator binnen de GMZ. Op dit punt waren de resultaten van de meldkamertest beter dan de gerapporteerde resultaten in 2007 en 2010. Echter uit vervolgonderzoek naar de borging van de functionaris blijkt dat slechts twee functionarissen binnen de GMZ zijn opgeleid voor de functie van calamiteitencoördinator. De functie is daarmee niet doorlopend ingevuld en geborgd. Vanuit de VRZ bestaan, door het besluit af te zien van verdere investeringen en het doorvoeren van bezuinigingen, geen intenties meer calamiteitencoördinatoren te gaan opleiden. Als gevolg hiervan is het positieve resultaat van de afgenomen meldkamertest niet maatgevend en bestaat de verwachting dat door natuurlijk verloop de informatiemanagementfunctie eerder zal verzwakken dan zal worden versterkt. Als gevolg van de voorgenomen budgettaire maatregelen zal het ingezette verbeteringstraject geen verdere doorgang vinden. Alarmering en opschaling Voorts is onderzoek gedaan naar tijdige alarmering en opschaling, overeenkomstig het Besluit veiligheidsregio’s. Noodzakelijke voorwaarden om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen blijken onvoldoende te zijn geborgd. Tijdige opkomst blijkt, niet alleen door de geografische eigenschappen van de VRZ maar ook als gevolg van de hierboven beschreven wijze waarop de invulling van de crisisorganisatie is vormgegeven, een knelpunt.
Conclusie De resultaten van de quick scan vertonen de resultaten van de meldkamertest een grote overeenkomst met de in 2007 en 2010 gerapporteerde situatie.
20
De aangetroffen knelpunten hebben een sterke relatie met de wijze waarop de organisatie van de VRZ door het bestuur is vormgegeven. Hierbij is op basis van financiële afwegingen de keuze gemaakt voor een sterk afgeslankte organisatie. Regionale invulling van de noodzakelijke functies in de crisisorganisatie komt onder druk te staan omdat vanuit deze organisatie door een beperkt aantal functionarissen een zeer breed scala aan taken moet worden gerealiseerd. Verdere investeringen blijven uit waardoor voorgenomen verbeteringen niet verder worden vormgegeven. Oordeel De beleidskeuze van het bestuur van de VRZ heeft tot gevolg dat (financiële) investeringen uitblijven. De noodzakelijke versterking van de personele capaciteit in de sleutelfuncties van de crisisorganisatie vindt niet plaats en er ontstaat een aanzienlijk risico dat de veiligheidstaken niet op het door de wetgever beoogde niveau kunnen worden ingevuld en onvoldoende recht wordt gedaan aan het Zeeuwse risicoprofiel.
21
Bijlage B, Mandaatbesluit Waarschuwingstelsel en NL Alert. Mandaatvoorstel NL-Alert en Waarschuwing- en Alarmering- Systeem (WAS). WAS Het WAS systeem is landelijk officieel in het gebruik sinds 1997. Het WAS wordt gebruikt om grote groepen van de bevolking te alarmeren bij (dreigende) incidenten. Sinds de ingebruikname van het systeem in 1997, is er geïnvesteerd in verschillende mediacampagnes om de burgers te wijzen op hun eigen verantwoordelijkheid en handelsperspectief wanneer de sirenes gaan. In deze campagnes is telkens verwezen naar de standaardboodschap, welke gekoppeld is aan het WAS, “Ga naar binnen, sluit ramen en deuren en luister naar de regionale rampenzender”. In 2007 zijn de taken omtrent het ver- en bijplaatsen van sirenepalen, van het toenmalige ministerie van BZK, verschoven naar een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Om binnen Zeeland heldere afspraken te maken omtrent het WAS, is op 19 juni 2008 het document “Beleidsregels Waarschuwings en Alarmerings Systeem Zeeland 2008-2017” door het Algemeen bestuur vastgesteld. Uitgangspunt hierbij is dat het WAS minimaal tot 2017 wordt ondersteund door de landelijke faciliteit rampenbestrijding. NL-Alert Het WAS kent echter zijn beperkingen. Zo is de dekking onvoldoende verdicht om alle inwoners van Zeeland te kunnen bereiken, zijn de kosten voor bijplaatsing van sirenes hoog en is het systeem enkel bedoeld om personen buiten hun huis te alarmeren. In aanvulling en wellicht in de toekomst als opvolging van het WAS zijn er in het verleden tests gedaan met de Cell broadcasting techniek (nu: NL-Alert). Dit is een techniek waarbij constant berichten naar mobiele telefoons worden gestuurd, zodra zij zich binnen het bereik van de betreffende GSM-mast bevinden. Hierdoor kunnen burgers locatiespecifiek gealarmeerd worden. Omdat er berichten verstuurd worden, kunnen burgers voorzien worden van meer informatie (bijv. Locatie van het incident of een handelsperspectief) ten opzichte van een Sirene alarmering. Mandaat Door de aanvullende werking van NL-Alert op het WAS, en de raakvlakken tussen beide middelen, is er gekozen voor een mandaat voor zowel het WAS als voor NL-Alert. Uitgangspunt van deze mandatering is dat het initieel gebruik van NL-Alert en het gebruik van het WAS een actie is ten behoeve van het alarmeren van de bevolking. Het proces alarmeren valt onder de kolom brandweerzorg zoals beschreven in het regionaal crisisplan. Het mandaat voor het activeren van NL-Alert en of het WAS, valt daardoor ook binnen de kolom brandweerzorg. In het kader van een snelle alarmering bij incidenten, waarbij het omwille van het voorkomen van (mogelijke) slachtoffers niet mogelijk is om de burgemeester vroegtijdig te raadplegen, is ervoor gekozen het mandaat op het niveau van OvD-brandweer te leggen. Het gezamenlijke mandaat betekent niet dat bij elk NL-Alert alarm ook gebruik gemaakt dient te worden van het WAS. Er zijn immers scenario’s denkbaar, waar er geen acute dreiging is, maar wel een locatiegebonden alarmering van de bevolking gewenst is. Een kookadvies voor drinkwater is hier een voorbeeld van. Wel is het uitgangspunt van het achterliggende processchema voor alarmering, dat er bij een WAS alarmering standaard een NL-Alert bericht uitgaat. Naast het mandaat voor NL-Alert en WAS bij reguliere incidenten, wordt er in het mandaat voorstel een uitzondering gemaakt voor alarmering bij specifieke BRZO bedrijven. Deze is in de volgende alinea behandeld. WAS/NL-Alert mandaat bij specifieke BRZO bedrijven Bij een aantal Zeeuwse BRZO bedrijven zijn situaties te bedenken, waarbij hoge concentraties van gevaarlijke stoffen vrijkomen die direct een ernstig gevaar voor de volksgezondheid kunnen opleveren. Omdat deze hoge concentraties snel bereikt kunnen worden, nog voordat een alarmering volgens reguliere procedure kan plaatsvinden, wordt bij deze scenario’s afgeweken van de reguliere WAS/NL-Alert procedure.
In deze scenario’s welke vooraf benoemd zullen worden in de rampenbestrijdingsplannen van de desbetreffende bedrijven, wordt de centralist gemandateerd om het WAS en NL-Alert te activeren voordat overige hulpdiensten gealarmeerd worden. Tot het moment dat de verschillende rampenbestrijdingsplannen zijn aangepast en goedgekeurd, blijft het reguliere mandaat van kracht, waarin de OvD brandweer is gemandateerd tot sirene alarmering. IOOV De Inspectie voor Openbare Orde en Veiligheid (IOOV) heeft gevraagd naar de staat van de rampenbestrijding in Zeeland. Een van de onderwerpen in deze brief was het overleggen van een WAS-mandaat. Momenteel is er in Zeeland geen officieel Mandaat voor het activeren van het WAS. Indien bijgevoegde adviesnotitie wordt goedgekeurd en het mandaat ondertekend, kan richting de IOOV het WAS-mandaat worden overlegd.
23
Mandaatbesluit sirenes (WAS) en NL-alert
De burgemeesters van de Zeeuwse gemeenten en de voorzitter van de Veiligheidsregio Zeeland,
ieder voor zover het zijn of haar verantwoordelijkheid en bevoegdheid betreft,
gelet op: artikel 10:1 van de algemene wet bestuursrecht; artikel 7, eerste lid en artikel 39, eerste lid Wet Veiligheidsregio’s; het beleidskader NL-Alert van het Ministerie van Veiligheid en Justitie; artikel 4.1.5 lid c, van het Besluit Veiligheidsregio’s
overwegende dat: de burgemeester op grond van artikel 7 of de voorzitter van de Veiligheidsregio op grond van artikel 39 van de Wet veiligheidsregio’s zorgdraagt voor het verschaffen van informatie aan de bevolking over een ramp of crisis; bij dreiging of gevaar de bevolking gewaarschuwd kan worden door middel van de sirenes en / of NL-alert; zich acute situaties voor kunnen doen waarin het wenselijk is dat het waarschuwen van de bevolking zo snel als mogelijk plaatsvindt. Onder ‘acute situaties’ worden situaties verstaan waarin gevaar dreigt voor de bevolking waarbij er onvoldoende tijd is om een besluit tot alarmering voor te leggen aan de burgemeester of voorzitter veiligheidsregio er zeer acute en levensbedreigende scenario’s denkbaar zijn waarbij het essentieel is dat sirenes direct na melding van het betreffende bedrijf en zonder tussenkomst van een operationeel leidinggevende, worden geactiveerd. Deze scenario’s zijn specifiek benoemd en uitgewerkt in de bestuurlijk vastgestelde rampbestrijdingsplannen; besluiten vast te stellen:
Mandaatbesluit sirenes (WAS) en NL-alert
Artikel 1 a. Om het waarschuwen van de bevolking in acute situaties tijdig te kunnen laten plaatsvinden, wordt het in werking stellen van het WAS en/of inzetten van NL-alert gemandateerd aan de OvD brandweer en alle boven hem of haar geplaatste operationeel leidinggevenden (zoals genoemd in de Regeling Operationele Leiding (ROL)); b. Bij voldoende tijd wordt de burgemeester of voorzitter veiligheidsregio in alle gevallen vooraf geïnformeerd over het in werking stellen van het WAS of inzetten van NL-alert. Bij onvoldoende tijd vindt dit achteraf zo spoedig mogelijk plaats.
24
Artikel 2 a. In zeer acute en levensbedreigende scenario’s die expliciet in de rampbestrijdingsplannen van de BRZO-bedrijven zijn opgenomen en beschreven, heeft de centralist van de meldkamer het mandaat zonder tussenkomst van een operationeel leidinggevende het WAS inwerking te stellen en hieraan gekoppelde en voorbereide NL-alert berichten te verzenden; b. De centralist mag beide instrumenten alleen inzetten op basis van een melding van een in het rampbestrijdingsplan genoemde functionaris van het betreffende BRZO-bedrijf; c. Na inwerkingstelling van het WAS en inzetten van NL-alert vindt direct alarmering en opschaling plaats en wordt de burgemeester via de in het crisisplan vastgelegde procedures gealarmeerd en geïnformeerd.
Plaats en datum,
De burgemeester van de gemeente Borsele De burgemeester van de gemeente Goes De burgemeester van de gemeente Hulst De burgemeester van de gemeente Kapelle De burgemeester van de gemeente Middelburg De burgemeester van de gemeente Noord-Beveland De burgemeester van de gemeente Reimerswaal De burgemeester van de gemeente Schouwen-Duiveland De burgemeester van de gemeente Sluis De burgemeester van de gemeente Terneuzen De burgemeester van de gemeente Tholen De burgemeester van de gemeente Veere De burgemeester van de gemeente Vlissingen De voorzitter van de veiligheidsregio Zeeland
25
Bijlage C: bijdrage per gemeente gebaseerd op inwonertal (per 1-1-2011)
Aantal inwoners per 1-1-2011
Bijdrage per gemeente: Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen
Benodigd budget 2012 2013
381.582
532.500
778.300
22.705 36.654 27.720 12.361 48.061 7.474 21.632
31.685 51.151 38.683 17.250 67.069 10.430 30.188
46.311 74.762 56.540 25.212 98.028 15.244 44.122
34.202 23.978 54.824 25.466 21.928 44.577
47.729 33.461 76.507 35.538 30.601 62.207
69.761 48.907 111.823 51.942 44.726 90.922
26
Bijlage D: deelnemers Taskforce Meldkamer en crisisorganisatie. Sal Cracau, Ruud Maljaars, André Willemstein, Rudy Ovaa, Remco Duerink, Michael den Hamer, Aart van Oosten, Maarten van de Weerd, Alexander Bareman, Marcel Matthijsse, Anita Hilderink, Malu van der Weele, Piet Kesteloo, Erwin Paardekooper, Dorina Willemse, Jan Rotte en Ton de Klerk
27
