PRIJSVORMING
●
BOUWBEDRIJVEN
VASTSTELLING VAN OFFERTEPRIJZEN DOOR BOUWBEDRIJVEN Dr. M. van Dijk*
prijzen van bevriende bouwbedrijven. Verder blijkt uit het onderzoek dat langetermijnoverwegingen en de orderportefeuille van het bedrijf een grote invloed hebben op de hoogte van offerteprijzen en dat zogenoemde voorvergaderingen in de praktijk nog steeds voorkomen.
* Dr. M. van Dijk heeft bedrijfseconomie en accountancy gestudeerd aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hij is in 1997 gepromoveerd aan de Rijksuniversiteit Groningen op een onderzoek naar accountingsystemen en het gebruik van accountinginformatie voor (onder
Bedrijfskunde,
Door middel van een onderzoek bij negen bedrijven is nagegaan hoe bouwbedrijven in de praktijk offerteprijzen vaststellen. Uit het onderzoek blijkt onder meer dat bouwbedrijven aan wie een offerte wordt gevraagd vrijwel altijd ook een offerte uitbrengen, ook als men de opdracht liever niet wil. In zulke gevallen wordt de offerteprijs echter vaak gebaseerd op opgevraagde offerte-
jaargang
73,
S A M E N V A T T I N G
3
Over de wijze waarop bouwbedrijven in de praktijk offerteprijzen vaststellen is nog weinig bekend en daarom hebben wij hiernaar een onderzoek gedaan, waarvan we in dit artikel verslag zullen doen. Het artikel is als volgt ingedeeld. In de volgende paragraaf zullen we aangeven hoe het onderzoek is uitgevoerd en daarna zullen we enige theoretische modellen bespreken die zich bezighouden met de vaststelling van offerteprijzen. In de daaropvolgende paragrafen zullen we aangeven hoe de vaststelling van offerteprijzen in de praktijk plaatsvindt bij onderhandse aanbesteding en vervolgens hoe dit gebeurt bij openbare aanbesteding. In de voorlaatste paragraaf gaan we kort in op de zogenoemde voorvergaderingen en ten slotte zullen we deze conclusies samenvatten.
nr.
De bouwnijverheid is een belangrijk onderdeel van de Nederlandse industrie. In deze bedrijfstak zijn ruim 30.000 bedrijven actief die jaarlijks een omzet van f 45 miljard genereren en werk bieden aan 350.000 werknemers (6,2% van de beroepsbevolking). In de bouwnijverheid komen prijzen in ongeveer 75 procent van de gevallen tot stand door middel van onderhandse en openbare aanbesteding.1 Hierbij specificeert de opdrachtgever die een bouwproject wil laten realiseren in een bestek, de eisen waaraan het project dient te voldoen en vraagt vervolgens aan enige bouwbedrijven een offerte uit te brengen (onderhandse aanbesteding), dan wel stelt hij ieder bouwbedrijf in de gelegenheid een offerte uit te brengen (openbare aanbesteding). Het bouwbedrijf dat de laagste offerte uitbrengt krijgt vervolgens de opdracht. Het is voor bouwbedrijven uiteraard van cruciaal belang om hun offerteprijzen op het juiste niveau vast te stellen. Als zij hun prijzen op een te laag
niveau vaststellen wordt op de opdracht verlies geleden en als zij ze te hoog vaststellen wordt de opdracht niet verkregen.
2001
Inleiding
meer) de vaststelling van verkoopprijzen bij vier productiebedrijven. Hij is werkzaam bij de Vakgroep Accountancy van de RuG.
57
BOUWBEDRIJVEN
Wijze uitvoering onderzoek Het onderzoek is in 1999 uitgevoerd bij negen Nederlandse bouwbedrijven (hoofdaannemers). Bij één bedrijf is een uitgebreide pilotstudie uitgevoerd en daarna is een vervolgonderzoek gedaan bij acht random gekozen bouwbedrijven (vier bedrijven op het gebied van woning- en utiliteitsbouw en vier bedrijven op het gebied van grond- en wegenbouw). Met het bedrijf uit de pilotstudie zijn in totaal tien gesprekken van 1 à 2 uur gevoerd (met de directeur, de acquisiteur, een calculator en het hoofd van het bedrijfsbureau) om een indruk te krijgen van de wijze waarop offerteprijzen in de praktijk worden vastgesteld en van de factoren die hierop van invloed zijn. Met de directeur van ieder van de bedrijven uit het vervolgonderzoek is een uitgebreid gesprek gevoerd (van gemiddeld 2 uur) om na te gaan of de verkregen indrukken van de pilotstudie juist waren en om na te gaan of er tussen de diverse bedrijven wellicht verschillen aanwezig waren. Aan alle bedrijven is gevraagd hoe acquisitie werd gepleegd, hoe offerteprijzen werden vastgesteld, welke factoren hierop van invloed waren, of hierbij minimumprijzen werden gehanteerd en welke verschillen er waren tussen onderhandse en openbare aanbesteding. De gegevens van de bedrijven zijn vermeld in bijlage 1.
Bedrijfskunde,
jaargang
73,
2001
nr.
3
Theoretische modellen op het gebied van de vaststelling van offerteprijzen
58
Inleiding Het aanbestedingsproces bij bouwbedrijven kan worden gezien als een veiling met verschillende bieders, waarbij degene die het laagste bod uitbrengt de opdracht krijgt.2 Het belangrijkste probleem voor de bieders is uiteraard het vaststellen van de hoogte van de biedprijs (offerteprijs). Hiervoor zijn diverse wiskundige modellen ontwikkeld die kunnen worden verdeeld in beslissingstheoretische modellen en gametheoretische modellen. Beslissingstheoretische modellen Beslissingstheoretische biedmodellen gaan ervan uit dat iedere afzonderlijke bieder zijn gedrag optimaliseert. De meeste beslissingstheoretische modellen zijn gebaseerd op het werk van Friedman (1956). Deze modellen gaan ervan uit dat bij een hogere biedprijs de winst die met de opdracht wordt behaald, toeneemt, maar de kans dat de opdracht wordt verkregen afneemt en dat de optimale biedprijs de prijs is waarbij de verwachte winst (winst opdracht x kans dat de opdracht wordt verkregen) maximaal is. Een probleem hierbij is uiteraard het vaststellen van de kansen dat de opdracht wordt verkregen voor de diverse niveaus van de biedprijs en hiervoor zijn diverse oplossingen gesuggereerd. Zo wordt vaak voorgesteld deze kansen te ramen aan de hand van informatie over het succes
●
PRIJSVORMING
van in het verleden zelf uitgebrachte biedprijzen of aan de hand van historische informatie over de biedprijzen van concurrenten. Een apart probleem is dat aan het uitbrengen van een bod veelal kosten zijn verbonden (bijvoorbeeld in de vorm van inspectiekosten of kosten die gemaakt worden voor het ramen van de uitvoeringskosten van projecten). Alvorens een biedprijs vast te stellen dient dan ook eerst een beslissing te worden genomen over de vraag of het uitbrengen van een bod wel of niet gewenst is. Hiertoe dienen de kosten die zijn verbonden aan het uitbrengen van het bod, vergeleken te worden met de verwachte winst indien het bod wordt uitgebracht. Dit levert echter grote problemen op, omdat zolang de voorbereidende kosten niet zijn gemaakt, ook de verwachte winst moeilijk kan worden geraamd en adequate (theoretische) oplossingen voor dit probleem ontbreken dan ook. Gametheoretische modellen Gametheoretische modellen gaan ervan uit dat bieders hun gedrag optimaliseren ten opzichte van de mogelijke biedstrategieën van de overige bieders en gaan vervolgens na welke biedstrategie leidt tot een zogeheten Nash-evenwicht. Gametheoretische modellen hebben een grote wiskundige elegantie, maar uit empirisch onderzoek blijkt dat bieders zich in de praktijk in het geheel niet conform deze modellen gedragen (zie voor een overzicht van dit onderzoek Rothkopf & Harstad, 1994). Om deze reden laten we de gametheoretische modellen in dit artikel verder buiten beschouwing.
Vaststelling offerteprijzen bij onderhandse aanbesteding Inleiding Bij onderhandse aanbesteding vraagt de opdrachtgever een beperkt aantal (meestal drie tot zes) bouwbedrijven een offerte uit te brengen en gunt de opdracht vervolgens aan het bedrijf met de laagste offerteprijs.3 Onderhandse aanbesteding heeft ten opzichte van openbare aanbesteding (dat verderop zal worden behandeld) voor de opdrachtgever als voordeel dat hij de bouwbedrijven aan wie een offerte wordt gevraagd, op kwaliteit kan selecteren, waardoor de kans dat de opdracht goed zal worden uitgevoerd zeer groot is. Voor de bouwbedrijven heeft het beperkte aantal concurrenten als voordeel dat de kans dat een uitgebrachte offerte succes heeft, relatief groot is en dat dus niet relatief hoge kosten gemaakt hoeven te worden voor het uitbrengen van offertes met een zeer geringe kans van slagen. Ongeveer de helft van alle bouwopdrachten wordt in Nederland via onderhandse aanbesteding gerealiseerd (Jansen & Nijman, 1997). Bij de onderzochte bedrijven varieerde het percentage van de opdrachten dat via onderhandse aanbesteding werd verkregen van 10 tot 60 procent (zie bijlage 1).
nr. 2001
Factoren van invloed op offerteprijzen Offerteprijzen worden door de directie vastgesteld. Meestal is hierbij ook de calculator (of het hoofd van de calculatieafdeling) aanwezig om een toelichting te geven op de kostenbegroting en op de risico’s die aan de uitvoering van het project zijn verbonden.7 Bouwbedrijven streven naar offerteprijzen waarmee niet alleen de directe projectkosten worden gedekt, maar waarin ook een opslag voor dekking van de algemene bedrijfskosten en een winstopslag is opgenomen (offerteprijs = directe projectkosten + opslag voor dekking algemene kosten + winstopslag). In de praktijk komt het echter veelvuldig voor dat hiervan wordt afgeweken, omdat rekening wordt gehouden met de volgende factoren. – Orderportefeuille bedrijf. Bouwbedrijven die weinig orders in portefeuille hebben lopen het risico dat leegloop ontstaat. In zo’n geval is het verwerven van opdrachten extra belangrijk en is men bereid met een lagere offerteprijs genoegen te nemen. – Verwachte vervolgopdrachten. Door het uitvoeren van een opdracht krijgt het bouwbedrijf een relatie met de opdrachtgever en als de opdracht naar tevredenheid is uitgevoerd, zal het bouwbedrijf door de opdrachtgever bij toekomstige opdrachten veelal uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen. Vooral als de opdrachtgever regelmatig bouwprojecten laat uitvoeren, is het verwerven van een opdracht van deze opdrachtgever extra aantrekkelijk en is men bereid een lagere offerteprijs te accepteren. – Soort opdracht. Soms worden bij bouwprojecten bijzondere constructies of bijzondere materialen toegepast en willen bouwbedrijven op dit gebied ervaring opdoen om hiermee toekomstige opdrachten te kunnen verwerven. In zulke gevallen is men bereid een lagere offerte uit te brengen om de opdracht te verkrijgen. Het komt ook voor dat men op een bepaald terrein bijzondere ervaring heeft en wil voorkomen dat ook concurrenten deze ervaring verkrijgen. Ook in zulke
3
Begroten projectkosten Alle onderzochte bedrijven gaven aan hun offerteprijs te baseren op een raming (‘begroting’) van de kosten van het bouwproject.6 De kosten van uitbestede werkzaamheden worden geraamd op grond van aangevraagde offertes bij onderaannemers en de eigen kosten op grond van normen die zijn gebaseerd op in het verleden uitgevoerde projecten. De aldus geraamde (directe) projectkosten worden vervolgens verhoogd met een opslag ter dekking van de algemene (indirecte) bedrijfskosten. Omdat een foutieve kostenraming tot grote verliezen kan leiden, wordt de begroting door een tweede calculator (of door het hoofd van de calculatieafdeling) op fouten gecontroleerd.
73,
Beslissing uitbrengen offerte In de praktijk blijkt het probleem van het wel of niet uitbrengen van een offerte bij onderhandse aanbesteding grotendeels een theoretisch probleem te zijn. Alle onderzochte bedrijven gaven aan, dat als hen wordt gevraagd een offerte uit te brengen, zij dit ook (vrijwel) altijd doen. Dit geldt ook als men de opdracht liever niet heeft (bijvoorbeeld omdat men reeds veel andere opdrachten heeft aangenomen).5 Als reden hiervoor gaf men op dat de acquisitie er immers op is gericht opdrachtgevers zo ver te krijgen dat zij het bouwbedrijf vragen een offerte uit te brengen en dat het zeer merkwaardig zou overkomen als men, als dit dan gebeurt, dit vervolgens zou weigeren. Dit zal er waarschijnlijk toe leiden dat de betreffende opdrachtgever het bouwbedrijf bij toekomstige opdrachten niet meer om een offerte zal vragen, terwijl men opdrachten dan misschien hard nodig heeft. Vooral bestaande relaties zien een weigering een offerte uit te brengen als een ‘belediging’ die de verhoudingen ernstig verstoort.
BOUWBEDRIJVEN
jaargang
Acquisitie Bij onderhandse aanbesteding selecteert de opdrachtgever een beperkt aantal bouwbedrijven om een offerte uit te brengen en gunt de opdracht vervolgens aan het bedrijf dat de laagste offerte heeft uitgebracht. Om opdrachten te verwerven dienen bouwbedrijven dus door opdrachtgevers te worden geselecteerd om een offerte uit te brengen en hierop is de acquisitie dan ook gericht. Acquisitie vindt bij de onderzochte bouwbedrijven vooral plaats door de directie en de projectleiders. De bedrijven A en I (zie bijlage 1) maakten daarnaast ook gebruik van acquisiteurs. De acquisitie is erop gericht opdrachtgevers ervan te overtuigen dat het bouwbedrijf over de kennis en ervaring beschikt om uiteenlopende bouwprojecten uit te voeren, een uitstekende kwaliteit levert en niet duur is, zodat het verstandig is het bedrijf bij toekomstige bouwprojecten uit te nodigen een offerte uit te brengen. Bezocht worden opdrachtgevers die in de betreffende regio regelmatig bouwprojecten laten uitvoeren (zoals woningbouwverenigingen, makelaars en gemeenten) en verder opdrachtgevers met concrete bouwplannen.4 Verder worden ook architecten en ingenieursbureaus regelmatig bezocht, omdat zij opdrachtgevers vaak adviseren over geschikte bouwbedrijven voor het uitvoeren van projecten. Een belangrijk deel van de acquisitie bestaat uit het onderhouden van de contacten met opdrachtgevers, architecten en ingenieursbureaus waarmee men in het verleden (door het uitvoeren van projecten) een relatie heeft opgebouwd. Deze relaties worden regelmatig bezocht, niet alleen om de contacten te onderhouden, maar ook om op de hoogte te blijven van toekomstige bouwplannen. Verder worden de contacten onderhouden door het sturen van een attentie met de feestdagen en door het uitnodigen van relaties voor evenementen als belangrijke voetbalwedstrijden, concerten en dergelijke.
●
Bedrijfskunde,
PRIJSVORMING
59
Bedrijfskunde,
jaargang
73,
2001
nr.
3
BOUWBEDRIJVEN
60
gevallen is men veelal bereid met een lagere offerteprijs genoegen te nemen. – Bijzondere projectrisico’s. Soms zijn aan de uitvoering van projecten bijzondere risico’s verbonden, waarvan de kosten moeilijk precies ingeschat kunnen worden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij renovatie van rioleringen, omdat veelal niet precies bekend is in welke staat de diverse delen van het rioleringsnet verkeren. In zulke gevallen verhogen bouwbedrijven de offerteprijs met een risico-opslag om te voorkomen dat bij de uitvoering grote verliezen worden geleden. Bijzondere risico’s kunnen ook voortvloeien uit de opstelling van de opdrachtgever. Opdrachtgevers controleren bij de uitvoering of het project conform de specificaties (bestek) is uitgevoerd. Sommige opdrachtgevers hebben de naam hierin zeer pietluttig te zijn en te eisen dat het bestek tot in alle details wordt gevolgd. Omdat dit hogere uitvoeringskosten met zich brengt verhogen bouwbedrijven bij zulke opdrachtgevers de offerteprijs met een risico-opslag. – Geraamde prijzen concurrentie. Bij onderhandse aanbesteding is in meer dan de helft van de gevallen bekend aan welke (andere) bouwbedrijven een offerte is gevraagd (Lourens, 1995). Deze informatie is bekend, bijvoorbeeld omdat opdrachtgevers een bijeenkomst beleggen voor alle bouwbedrijven waaraan een offerte is gevraagd, om hen in de gelegenheid te stellen nadere informatie te vragen over het bestek of omdat bouwbedrijven aan wie een offerte is gevraagd, aan dezelfde onderaannemers (of leveranciers) een prijsopgave vragen, waardoor deze dus weten welke bouwbedrijven voor een bepaald project een offerte opstellen. Uiteraard zijn bouwbedrijven niet bereid aan hun concurrenten te vertellen welke offerteprijs zij uitbrengen, maar de meeste bouwbedrijven gaven aan – als bekend is wie de concurrenten zijn – een raming te maken van de offerteprijzen van hun concurrenten (aan de hand van de eigen projectbegroting en de orderportefeuille van de concurrenten) en hiermee bij de vaststelling van de offerteprijs rekening te houden. De bouwbedrijven C, F en H (zie bijlage 1) gaven aan geen pogingen te doen de offerteprijzen van concurrenten te ramen, omdat men dit te speculatief vond. – Reeds gedekte algemene kosten. Zoals we hebben gezien nemen bouwbedrijven in hun projectbegroting een opslag op ter dekking van de algemene bedrijfskosten. Als in een bepaald jaar veel opdrachten worden uitgevoerd, dan is het mogelijk dat de algemene kosten reeds volledig zijn gedekt voordat het jaar is verstreken. Ongeveer de helft van de onderzochte bedrijven (de bedrijven C, E, F en G; zie bijlage 1) gaf aan in dat geval in de offerteprijs geen opslag voor dekking
●
PRIJSVORMING
van de algemene kosten op te nemen. – Minimumofferteprijs. De onderzochte bouwbedrijven gaven aan bij de vaststelling van hun offerteprijzen een minimumprijs te hanteren, waaronder men niet bereid is te zakken. Vrijwel alle bedrijven gaven aan als minimumofferteprijs de directe projectkosten (dus exclusief opslag voor dekking van de algemene kosten) te hanteren. Zes bedrijven (de bedrijven A, B, D, E, G en I) gaven aan in zeer bijzondere gevallen bereid te zijn om op de directe projectkosten een beperkt verlies te accepteren om een opdracht te verkrijgen. Opvallend is dat dit de bedrijven waren die aangaven bij de vaststelling van hun offerteprijs rekening te houden met de (geraamde) prijzen van hun concurrenten.8 Wijze vaststelling offerteprijzen De wijze waarop de onderzochte bouwbedrijven in de praktijk hun offerteprijzen vaststellen is schematisch weergegeven in figuur 1. Basis voor de vaststelling van de offerteprijzen is de projectbegroting (directe projectkosten verhoogd met een opslag voor dekking van de algemene bedrijfskosten) en in principe wordt de offerteprijs vastgesteld op het niveau van de projectbegroting verhoogd met een redelijke winstopslag.9 Bij bijzondere projectrisico’s wordt in de offerteprijs nog een risico-opslag opgenomen. Aan de hand van de orderportefeuille, de verwachte vervolgopdrachten en de aard van de opdracht wordt vervolgens vastgesteld hoe graag men de opdracht wil hebben. Als het bouwbedrijf de opdracht graag wil, dan is men bereid af te zien van de winstopslag en als men de opdracht heel graag wil (bijvoorbeeld omdat leegloop dreigt), dan is men bereid ook de opslag voor dekking van de algemene bedrijfskosten te laten vallen en wordt de offerteprijs vastgesteld op het niveau van de directe projectkosten. Sommige bedrijven laten de opslag voor de algemene kosten ook vallen als de algemene kosten reeds volledig zijn gedekt. Ongeveer de helft van de onderzochte bedrijven houden verder ook rekening met de geraamde offerteprijzen van hun concurrenten. Als zij een opdracht graag willen hebben en de (geraamde) offerteprijzen van de concurrenten liggen beneden het niveau van de directe projectkosten, dan zijn deze bedrijven bereid op de directe projectkosten nog een beperkt verlies te accepteren.
Enige bijzondere praktijken bij onderhandse aanbesteding Uitbrengen meerdere offerteprijzen De wijze waarop een bouwproject uitgevoerd dient te worden is vastgelegd in het door de opdrachtgever vastgestelde bestek. Sommige van de onderzochte bouwbedrijven gaven aan wel eens twee offerteprijzen uit te brengen, namelijk als men van mening is dat het project (zonder kwaliteits-
PRIJSVORMING
orderportefeuille
verwachte vervolgopdrachten
●
aard opdracht
BOUWBEDRIJVEN
bijzondere risico's
hoe graag wil men opdracht hebben
projectbegroting
voorlopige offerteprijs = directe projectkosten + opslag AK + winstopslag + risico-opslag
orderportefeuille concurrenten
geraamde offerteprijzen concurrenten
reeds gedekte algemene kosten
bereidheid om op directe projectkosten beperkt verlies te accepteren
bereidheid tot laten vallen winstopslag en opslag voor algemene kosten
definitieve offerteprijs
nr. 2001 73, jaargang
Vaststellen offerteprijs als men opdracht liever niet heeft Soms komt het voor dat een bouwbedrijf aan wie een offerte wordt gevraagd de betreffende opdracht liever niet heeft, omdat men reeds veel andere opdrachten heeft aangenomen. Zoals we hebben gezien is het weigeren een offerte uit te brengen veelal niet mogelijk, omdat dit tot gevolg zal hebben dat men ook voor toekomstige opdrachten wordt uitgesloten. Door het uitbrengen van een hoge offerte kan worden voorkomen dat men de opdracht krijgt, maar ook dit is niet goed mogelijk, omdat dit tot gevolg zou hebben dat men bij opdrachtgevers de naam krijgt ‘duur’ te zijn, hetgeen eveneens tot gevolg heeft dat men voor toekomstige opdrachten niet meer wordt uitgenodigd. Als de concurrenten voor de betreffende opdracht
bekend zijn, dan wordt dit probleem in de praktijk veelal opgelost door een concurrent, waarmee men goede relaties onderhoudt, de situatie uit te leggen en te vragen welke offerteprijs hij voor het project zal uitbrengen. Vervolgens brengt men zelf een offerte uit die een beperkt bedrag boven de offerteprijs van de concurrent ligt. Dit heeft als voordeel dat men zekerheid heeft dat men de opdracht niet zal krijgen, terwijl men bovendien niet de indruk wekt duur te zijn. Bovendien heeft deze praktijk als voordeel dat men niet veel werk hoeft te doen om een raming te maken van de projectkosten.10 Als men de concurrenten voor de opdracht niet kent, dan zit er voor het bouwbedrijf weinig anders op dan een offerte uit te brengen die is gebaseerd op een raming van de projectkosten. De offerteprijs wordt dan vastgesteld op het niveau van de directe projectkosten, verhoogd met een opslag voor dekking van de algemene kosten en een winstopslag (plus eventueel een opslag voor bijzondere projectrisico’s). Doordat de offerte niet zeer laag is, is de kans dat de opdracht wordt verkregen relatief gering. Als men de opdracht onverhoopt toch krijgt, dan wordt op de opdracht een redelijke winst gemaakt, maar zal deze wel uitgevoerd moeten worden. Dit gebeurt
Bedrijfskunde,
verlies) tegen lagere kosten uitgevoerd kan worden door van het bestek af te wijken. De ene offerteprijs is dan gebaseerd op het bestek en de andere (lagere) offerteprijs op gemotiveerde afwijkingen van dit bestek. Het wordt vervolgens aan de opdrachtgever overgelaten om te bepalen of hij de voorgestelde bestekafwijkingen acceptabel vindt. De opdrachtgever bepaalt dus welke van beide offerteprijzen geldig is.
3
Figuur 1. Vaststelling Offerteprijzen
61
BOUWBEDRIJVEN
meestal door met de overige opdrachten te schuiven (waardoor capaciteit wordt vrijgemaakt) en door een groter deel van de werkzaamheden uit te besteden aan onderaannemers.
Vaststellen offerteprijzen bij openbare aanbesteding
Bedrijfskunde,
jaargang
73,
2001
nr.
3
Inleiding Terwijl bij onderhandse aanbesteding de opdrachtgever een beperkt aantal bouwbedrijven uitnodigt een offerte uit te brengen, kan bij openbare aanbesteding ieder bouwbedrijf dat de opdracht wil hebben een offerte uitbrengen.11 Openbare aanbesteding heeft voor de opdrachtgever als voordeel een maximale concurrentie tussen bouwbedrijven, waardoor de offerteprijzen veelal lager zullen zijn dan bij onderhandse aanbesteding. Een voordeel is ook de openbare en eerlijke procedure, waardoor ‘vriendjespolitiek’ van de zijde van de opdrachtgever is uitgesloten (een argument waarvoor vooral overheidsinstellingen vaak gevoelig zijn). Een nadeel van openbare aanbesteding is dat de opdrachtgever de bouwbedrijven niet vooraf (op kwaliteit) kan selecteren, waardoor hij minder zekerheid heeft dat het project kwalitatief goed wordt uitgevoerd. Dit bezwaar klemt te meer, omdat bouwbedrijven als gevolg van de lagere prijzen bij openbare aanbesteding nog wel eens de neiging hebben om een minimale kwaliteit te leveren. Bij openbare aanbesteding zal de opdrachtgever dan ook veelal extra kosten moeten maken voor de vaststelling van een zeer gedetailleerd bestek en voor een gedetailleerde controle op de uitvoeringskwaliteit.
62
Ongeveer een kwart van alle bouwprojecten wordt in Nederland via openbare aanbesteding gerealiseerd en openbare aanbesteding wordt vooral toegepast door de overheid en bij grote projecten (Jansen & Nijman, 1997). Bij de onderzochte bedrijven varieerde het percentage opdrachten dat via openbare aanbesteding werd verkregen van 0 tot 60 procent (zie bijlage 1).
●
PRIJSVORMING
twee (bouwbedrijf B en I) aan nooit met openbare aanbesteding mee te doen, omdat de kans dat een opdracht wordt verkregen door het grote aantal inschrijvers gering is (terwijl men wel hoge kosten moet maken om een offerte uit te brengen) en omdat de winstgevendheid van opdrachten die via openbare aanbesteding worden verkregen veelal laag is. Vier bedrijven (A, C, D en G) gaven aan slechts af ten toe op openbare aanbestedingsprojecten in te schrijven. Ook deze bedrijven gaven aan dat opdrachten die via openbare aanbesteding worden verkregen veelal weinig winst opleveren, maar soms toch in te schrijven om op deze wijze een relatie te krijgen met een opdrachtgever, om aan opdrachtgevers te laten zien dan men ‘ook op deze markt mee kan’ (dus niet duur is) of om leegloop te voorkomen. In feite schrijven deze bedrijven bij openbare aanbesteding dus in om leegloop te voorkomen of om op deze wijze in de toekomst meer winstgevende opdrachten te verwerven. Drie bedrijven (E, F en H) gaven aan regelmatig op openbare aanbestedingsprojecten in te schrijven. Deze bedrijven houden zich bezig met het uitvoeren van weg- en waterbouwprojecten en met de aanleg van kabelnetten, op welk gebied relatief veel projecten via openbare aanbesteding worden-aanbesteed. Ook deze bedrijven brengen bij openbare aanbesteding alleen een offerte uit als zij de opdracht inderdaad willen hebben en niet als zij reeds voldoende opdrachten in portefeuille hebben. Vaststellen offerteprijs De wijze waarop bedrijven bij openbare aanbesteding een offerteprijs vaststellen verschilt in principe niet van onderhandse aanbesteding en ook de factoren die van invloed zijn op de hoogte van de offerteprijs zijn gelijk. De bedrijven gaven wel aan dat voor het verkrijgen van opdrachten via openbare aanbesteding scherpe prijzen nodig zijn en daarom bij openbare aanbesteding met een lagere winstopslag genoegen te nemen. Verder is bij openbare aanbesteding veelal niet bekend wie de concurrenten zijn en het baseren van offerteprijzen op de geraamde offerteprijzen van concurrenten komt bij openbare aanbesteding dan ook weinig voor.
Acquisitie Bij openbare aanbesteding kan ieder bouwbedrijf een offerte uitbrengen. Acquisitie (gericht op het verkrijgen van een uitnodiging een offerte uit te brengen) is bij openbare aanbesteding dan ook overbodig.
Voorvergaderingen
Beslissing uitbrengen offerte Zoals we hebben gezien zullen bouwbedrijven aan wie bij onderhandse aanbesteding gevraagd wordt een offerte uit te brengen, dit (vrijwel) altijd ook doen, omdat weigeren ertoe zou leiden dat men ook bij toekomstige opdrachten niet meer gevraagd wordt. Dit argument speelt bij openbare aanbesteding geen rol en daar zijn bouwbedrijven vrij om wel of niet een offerte uit te brengen. Van de onderzochte bedrijven gaven er
Vóór 1992 diende een bouwbedrijf dat van plan was een offerte voor een bepaald project uit te brengen dit aan de bedrijfsvereniging te melden, die de naam van dit bedrijf vervolgens doorgaf aan de bedrijven die eveneens te kennen hadden gegeven voor dit project in te schrijven. Dit had tot gevolg dat de concurrenten voor een bepaald project steeds bekend waren. Vooral bij onderhandse aanbesteding kwam het vaak voor dat deze concurrenten voor het uitbrengen van hun offer-
De belangrijkste verschillen tussen onderhandse en openbare aanbesteding zijn aangegeven in tabel 1.
PRIJSVORMING
Soort aanbesteding
●
BOUWBEDRIJVEN
Onderhandse aanbesteding
Openbare aanbesteding
Kenmerken
Aantal bedrijven dat offerte mag uitbrengen
Beperkt aantal (3 tot 6)
Onbeperkt
Uitvoeren acquisitie
Ja
Nee
Uitbrengen offerte
Vrijwel altijd (indien gevraagd)
Raadplegen concurrenten als men opdracht niet wil
Ja
Alleen als men opdracht graag wil n.v.t.
Baseren offerteprijzen op geraamde offerteprijzen concurrenten
Komt regelmatig voor
Komt vrijwel niet voor
Vergelijking praktijk met model Friedman en samenvatting Zoals we hebben gezien gaat het model van Friedman (1956) ervan uit dat biedprijzen op een zodanig niveau worden vastgesteld dat de verwachte winst op de opdracht (winst opdracht x kans dat de opdracht wordt verkregen) maximaal is. Als we de resultaten van ons onderzoek hiermee vergelijken, dan vallen de volgende verschillen op. 1. ‘Invloed langetermijngevolgen van de opdracht’. In het
nr. 2001 73, jaargang
model van Friedman wordt slechts rekening gehouden met de kortetermijngevolgen van de opdracht (opbrengsten en kosten). In de praktijk blijken langetermijnvoordelen die aan de opdracht zijn verbonden (vervolgopdrachten, mogelijkheden tot opdoen specifieke ervaring enzovoort) een belangrijke rol te spelen bij het vaststellen van offerteprijzen. Naarmate deze langetermijnvoordelen groter zijn, blijken bouwbedrijven bereid te zijn de offerteprijs te verlagen om de opdracht te verkrijgen en dus bereid te zijn kortetermijnvoordelen (projectwinst) op te offeren. 2. ‘Invloed orderportefeuille’. In het model van Friedman speelt de orderportefeuille geen rol. In de praktijk blijkt de orderportefeuille van het bouwbedrijf echter een belangrijke invloed te hebben op de hoogte van de offerteprijs. Naarmate het bouwbedrijf minder orders in portefeuille heeft, is men bereid lagere offerteprijzen uit te brengen om opdrachten te verwerven.12 3. ‘Maximalisatie verwachte winst’. Volgens het model van Friedman worden offerteprijzen op een zodanig niveau vastgesteld dat de verwachte winst op de opdracht (winst opdracht x kans dat opdracht wordt verkregen) maximaal is. Uit ons onderzoek blijkt hiervan weinig. Hieruit blijkt veel meer dat bouwbedrijven op basis van de verwachte langetermijnvoordelen en hun orderportefeuille vaststellen hoe graag men de opdracht wil hebben en hierbij in feite impliciet vaststellen hoe groot de kans dient te zijn dat de opdracht wordt verkregen. Op grond hiervan wordt vervolgens de hoogte van de offerteprijs vastgesteld (hoe lager de offerteprijs, hoe groter de kans dat de opdracht wordt verkregen). De offerteprijs wordt dus niet op een zodanig niveau vastgesteld dat de verwachte winst maxi-
Bedrijfskunde,
te bijeenkwamen om onderling uit te maken wie de opdracht diende te ontvangen en op grond hiervan vervolgens hun offerteprijzen aanpasten. Sinds 1992 is deze praktijk door de Europese Commissie verboden, maar het is mogelijk dat deze voorvergaderingen nog wel plaatsvinden. Hoewel de onderzochte bedrijven uiteraard niet bereid waren mededelingen te doen over eventuele eigen deelname aan verboden praktijken, was men vaak wel bereid in algemene zin iets te zeggen over de praktijk in de bedrijfstak. Op grond hiervan hebben we de indruk gekregen dat voorvergaderingen nog wel voorkomen, maar minder vaak dan vóór 1992. Dit wordt allereerst veroorzaakt doordat sinds 1992 niet altijd meer bekend is wie de concurrenten zijn voor een bepaalde opdracht (dit geldt in versterkte mate bij openbare aanbesteding), hetgeen een voorwaarde is voor het houden van voorvergaderingen. Verder zijn vooral grotere bouwbedrijven als gevolg van de zware sancties sinds 1992 veelal niet meer bereid om aan voorvergaderingen mee te doen en voorvergaderingen zijn uiteraard alleen effectief als alle concurrenten hieraan deelnemen (anders is immers de kans groot dat het bouwbedrijf dat niet aan de voorvergadering meedoet de opdracht krijgt).
3
Tabel 1. Enige verschillen tussen onderhandse- en openbare aanbesteding
63
BOUWBEDRIJVEN
●
maal is, maar op een zodanig niveau dat de kans dat de opdracht wordt verkregen gelijk is aan een vooraf vastgestelde waarschijnlijkheid die wordt bepaald door de langetermijnvoordelen van de opdracht en de orderportefeuille van het bedrijf. 4. ‘Informatie-uitwisseling tussen bieders’. In het model van Friedman vindt geen informatie-uitwisseling tussen bieders plaats. In de praktijk blijkt informatie-uitwisseling echter regelmatig voor te komen. Zo vragen bouwbedrijven die (bij onderhandse aanbesteding) een opdracht liever niet willen hebben bijvoorbeeld regelmatig informatie op over de offerteprijzen van hun concurrenten. Informatie-uitwisseling over offerteprijzen vindt ook plaats tijdens voorvergaderingen. 5. ‘(Economisch) niet rationeel gedrag’. In de praktijk blijken bouwbedrijven soms gedrag te vertonen dat economisch moeilijk kan worden verklaard. Een voorbeeld is het bij het vaststellen van offerteprijzen rekening houden met (door andere opdrachten) reeds gedekte algemene bedrijfskosten. Volgens de economische theorie leidt deze vorm van differentiële calculatie tot prijsbederf en is daarom slechts toegestaan bij incidentele toevoegingen aan de ‘stampproductie’ en niet bij reguliere opdrachten (Van der Schroeff, 1970).
PRIJSVORMING
den was een lagere offerteprijs wel mogelijk, maar hiervoor was toestemming van de concerndirectie nodig. 9. Wat een redelijke winstopslag is, wordt door de vraag bepaald en in perioden met veel vraag worden hogere winstopslagen gehanteerd dan in perioden met weinig vraag. De winstopslag die op een bepaald moment gebruikelijk is, is in de markt algemeen bekend. 10. Deze procedure is uiteraard gebaseerd op het vertrouwen dat het bouwbedrijf de ontvangen informatie niet zal gebruiken om toch een concurrerende offerte uit te brengen. Het zal duidelijk zijn dat men dit in de bouwwereld (waar iedereen elkaar kent) slechts eenmaal kan doen. 11. De opdrachtgever kan wel algemene eisen aan de bouwbedrijven stellen, bijvoorbeeld eisen inzake de omvang van het bedrijf of de eis dat men ervaring heeft met soortgelijke projecten. 12. Blijkbaar houden bouwbedrijven niet alleen rekening met de accounting costs van projecten, maar ook met de opportunity costs.
Literatuur Benes, J. e.a., Marketing in de bouwonderneming, Samsom, 1975. Friedman, L., ‘A competitor bidding strategy’, Operations Research, p. 104-112, 1956. Hillebrandt, P.M. & J. Cannon (eds.), The management of construction firms: aspects of theory, MacMillan, 1989. Hillebrandt, P.M., Economic theory and the construction industry, MacMillan, 1985.
Noten
Jansen, F.J. & A.J.N. Nijman, Ontwikkelingen in de sektor grond-, water- en wegenbouw, Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid, 1997.
1. In de overige gevallen komen prijzen tot stand door onderhandeling met slechts
King, M. & A. Mercer, ‘Problems in determining bidding strategies’, Journal of the Operational Research Society, p. 915-923, 1995.
ten in rekening te brengen (regiewerk). Deze wijzen van prijsvaststelling blijven
Lourens, E., Aanbestedingsgedrag, standaardbestekken, prijsrisicoregelingen en
in dit artikel verder buiten beschouwing.
onderaannemers in de bouw in 1995, Economisch Instituut voor de
Bedrijfskunde,
jaargang
73,
2001
nr.
3
één bouwbedrijf (enkelvoudige aanbesteding) of door achteraf de gemaakte kos-
2. Dit type veiling heet in de literatuur een first price sealed low bid auction. 3. Sinds 1992 zijn opdrachtgevers strikt genomen niet meer verplicht de opdracht
Milgrom, P., ‘Auctions and bidding: a primer’, Journal of Economic Perspectives,
te gunnen aan het bedrijf met de laagste offerteprijs. In verreweg de meeste
p. 3-22, 1989.
gevallen wordt de opdracht echter nog steeds gegeven aan het bedrijf dat de
Monroe, K.B., Pricing, McGraw-Hill, 1990.
laagste prijs heeft uitgebracht.
Rothkopf, M.H., ‘Models of auctions and competitive bidding’. In: M.H. Rothkopf &
4. Informatie over deze bouwplannen wordt gehaald uit vakbladen, kranten,
A. Barnett (eds.), Handbooks in operations research and management science, vol.
bestemmingsplannen en uit notulen van gemeenteraadsvergaderingen (waarin
6, North Holland, 1994.
onder meer verleende bouwvergunningen zijn opgenomen). Ook wordt
Rothkopf, M.H. & R.M. Harstad, ‘Modeling competitive bidding: a critical essay’,
gebruikgemaakt van de diensten van gespecialiseerde bureaus die zich bezig-
Management Science, p. 364-384, 1994.
houden met het verzamelen van informatie over bouwplannen. Eén bedrijf ver-
Schroeff, H.J. van der, Kosten en kostprijs, Kosmos, 1970.
kreeg ook informatie van tipgevers (die hiervoor worden betaald). 5. Soms weigert men wel eens een offerte uit te brengen als men met de betreffende opdrachtgever in het verleden zeer slechte ervaringen heeft opgedaan (bijvoorbeeld op het gebied van betaling). 6. Als de opdracht wordt verkregen, worden deze kostenramingen ook gebruikt voor de bewaking van de uitvoeringskosten. 7. Soms is ook de projectleider die het project gaat uitvoeren aanwezig. Bij twee bedrijven (E en F) maakt de directie zelf de kostenraming en is uiteraard geen calculator bij de vaststelling van de offerteprijzen aanwezig. 8. Eén bedrijf (bouwbedrijf G) hanteerde als minimumprijs de directe projectkosten verhoogd met een opslag voor de algemene kosten. In bijzondere omstandighe-
64
Bouwnijverheid, 1995.
E
90
F
Woning- en utiliteitsbouw
120
G
Grond-, wegenen installatiebouw
110
H
Woning- en utiliteitsbouw
80
I
3
D
40
Grond- en wegenbouw
nr.
C
240
Grond- en wegenbouw
2001
B
130 Woning- en utiliteitsbouw
73,
A
45 Grond- en wegenbouw
jaargang
250 Woning- en utiliteitsbouw
Bedrijf
Aantal werknemers Woning- en utiliteitsbouw
Nieuwbouw, Groot onderhoud, Renovatie
Kenmerken
Type bouwbedrijf
Wegenbouw, Riolering, Grondwerk, Bodemsanering
Nieuwbouw, Onderhoud, Renovatie
Soort opdrachten
Wegenbouw, Riolering, Grondwerk,
Woningbouwverenigingen, Overheid, Bedrijven
Nieuwbouw, Onderhoud, Renovatie, Verbouw
Overheid, Nutsbedrijven, (Grote) bedrijven
Groningen, Drenthe
Wegenbouw, Riolering, Bodemsanering, Sloopwerken
Woningbouw-verenigingen, Overheid, Makelaars
Vnl. 3 noordelijke provincies (ook wel daarbuiten)
10 -90 --
Nieuwbouw, Onderhoud, Renovatie, Verbouw
Overheid, Bedrijven
Groningen Friesland Drenthe NO-polder
35 60 5 --
Wegenbouw, Riolering, Grondwerk, Elektrische installaties, Kabelnetten
Groningen, Drenthe
45 1 45 9
Onderhoud, Verbouw, Asbestsanering, (Kleinschalige) Nieuwbouw
Overheid
Overheid, Bedrijven
Bedrijven, Woningbouwverenigingen, Overheid, Makelaars
Groningen, Friesland Drenthe
35 20 45 --
Opdrachtgevers
Vnl. 3 noordelijke provincies (ook wel daarbuiten)
60 20 20 --
Bedrijven, Particulieren, Woningbouwverenigingen, Pensioenfondsen Overheid
Groningen, Friesland Drenthe
50 2 45 3
Bedrijven, Woningbouw-verenigingen, Makelaars, Overheid, Particulieren
± 50 1 ± 50 --
Groningen, Noord-Drenthe
20 -80 --
Groningen, Drenthe
Soorten aanbestedingen (%) 1. Onderhands 2. Openbaar 3. Enkelvoudig 4. Overig
50 2 40 8
Regio waarin actief
Bedrijfskunde,
BOUWBEDRIJVEN ● PRIJSVORMING
65
