Inkoopbeleid 2013
Versiegeschiedenis Vaststelling door Raad van Bestuur
13 mei 2013.
Goedkeuring van Actualisatie artikel 4.3 Actualisatie artikel 4.4 Toevoegen bijlage 7.1.
29 januari 2014.
Samenvatting 1.
Het inkoopbeleid is een raamwerk met handelingskaders ................................................... 5 1.1
Het doel van het inkoopbeleid is om alle beïnvloedbare bestedingen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te doen plaatsvinden en de kernwaarden van Wageningen UR uit te dragen en toe te passen. ................................................................................................................................. 5
1.2
Integer te werk gaan is een voorwaarde.................................................................................... 5
1.3
Hardheidsclausule kan toegepast worden op inkopen onder de Europese drempelwaarden. ............. 5
2.
Het inkoopbeleid omvat heel Wageningen UR ................................................................... 5 2.1
Inkoop betreft alles waar Wageningen UR een factuur voor ontvangt. ........................................... 5
2.2
“Samen inkopen, tenzij” is het uitgangspunt. De uitkomst van een gezamenlijk inkooptraject is bindend voor bedrijfsonderdelen. ............................................................................................. 5
2.3
Het werkingsbereik van het Inkoopbeleid omvat alle organisatieonderdelen van Wageningen UR. .... 5
2.4
Het inkoopbeleid richt zich niet primair op Wat er gekocht wordt maar op Hoe er gekocht wordt. ..... 5
2.5
De bestelfunctie wordt decentraal uitgeoefend. .......................................................................... 5
3.
Wageningen UR leeft de relevante wet- en regelgeving op inkoopgebied en de beginselen Proportionaliteit, Objectiviteit, Non-discriminatie en Transparantie na .................................. 6 3.1
Wageningen UR neemt de relevante regelgeving in acht, zijnde de Europese Richtlijn 2004/18/EG, voor Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2012. . 6
3.2
Wageningen UR neemt bij de aanbestedingen het beginsel van Objectiviteit in acht (keuzes kunnen verantwoorden). .................................................................................................................... 6
3.3
Wageningen UR neemt bij aanbestedingen het beginsel van Non-discriminatoir handelen in acht (gelijke kansen). .................................................................................................................... 6
3.4
Wageningen UR neemt bij aanbestedingen het beginsel van Transparantie in acht (controle mogelijk maken). ................................................................................................................................ 6
3.5
Er wordt gehandeld overeenkomstig de procuratiebevoegdheden zoals vastgelegd door de Raad van Bestuur. ................................................................................................................................ 6
3.6
De meest recente Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI) dienen in beginsel van toepassing te worden verklaard op alle af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. .................... 6
3.7
De meest recente Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) dienen in beginsel van toepassing te worden verklaard op alle af te sluiten leveringsovereenkomsten. .................................................. 6
3.8
De meest recente Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installaties (UAV) dienen van toepassing te worden verklaard op opdrachten die werken betreffen. .............................................................................................................................. 6
3.9
Wageningen UR beschikt over een klachtenloket, waar belanghebbende schriftelijk een klacht bij kunnen indienen over een specifieke aanbestedingsprocedure. .................................................... 6
4.
5.
De keuze van de inkoopprocedure wordt gebaseerd op het procedurekeuze-schema .............. 6 4.1
Het procedurekeuze-schema wordt door de Raad van Bestuur vastgesteld. ................................... 6
4.2
De aanwijzingen ter waardebepaling dienen gevolgd te worden. ................................................... 6
4.3
Het procedurekeuze-schema voor Leveringen en Diensten dient gevolgd te worden. ....................... 6
4.4
Het procedurekeuze-schema voor Werken dient gevolgd te worden. ............................................. 7
4.5
Offerte aanvragen dienen zoveel mogelijk schriftelijk te geschieden. ............................................ 7
4.6
Bij opdrachten boven de Europese drempel is Europees aanbesteden verplicht. ............................. 7
Wageningen UR handelt bij haar aankopen naar haar intentieverklaring MVO........................ 7
5.1
Wageningen UR volgt bij aanbestedingen de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL. ................. 7
5.2
Wageningen UR heeft oog voor de belangen van regionale leveranciers ........................................ 8
6.
Inkoophandelingen dienen doelmatig uitgevoerd te worden ................................................ 8 6.1
De afdeling Inkoop streeft naar vereenvoudiging van interne processen en procedures en naar beperking van de administratieve werklast. ............................................................................... 8
6.2
Bij Wageningen UR worden opdrachten uitsluitend met behulp van het elektronisch bestelsysteem (EBS) geplaatst en geautoriseerd. ............................................................................................ 8
6.3
De afdeling Inkoop toetst volgens de interne voorschriften de in EBS geplaatste opdrachten op efficiëntie en rechtmatigheid. ................................................................................................... 8
6.4
De afdeling Inkoop streeft er naar alle aanbestedingen elektronisch uit te voeren om zowel de eigen administratieve last als die van inschrijvers te reduceren. ........................................................... 8
7.
BIJLAGEN: .................................................................................................................. 8 7.1
Besluit toepassing hardheidsclausule op grond van conflicterende inschrijftermijn. ......................... 8
Inkoopbeleid Wageningen UR 2013 Vanuit de Aanbestedingswet 2012 is Wageningen UR vanaf bepaalde drempelbedragen gehouden om voorgeschreven procedures te volgen. Een belangrijk doel van deze wet is het bewerkstelligen van vrije en eerlijke concurrentie. Naast wet- en regelgeving kent Wageningen UR een eigen inkoopbeleid. Dit document Inkoopbeleid 2013 is een herziening van het inkoopbeleid uit 2006 en vervangt deze. 1.
Het inkoopbeleid is een raamwerk met handelingskaders 1.1 Het doel van het inkoopbeleid is om alle beïnvloedbare bestedingen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te doen plaatsvinden en de kernwaarden van Wageningen UR uit te dragen en toe te passen. 1.2 Integer te werk gaan is een voorwaarde. Voor een verantwoorde uitoefening van de inkoopfunctie dient de integriteit van de inkopers boven alle twijfel te zijn verheven. Daartoe dient de NEVI gedragscode (zie de link) integraal als uitgangspunt. Deze code kan als toets dienen bij het beoordelen van het handelen van inkopers. http://www.nevi.nl/sites/default/files/Brochure_Gedragscode_2012_A5.PDF 1.3 Hardheidsclausule kan toegepast worden op inkopen onder de Europese drempelwaarden. Als in een concreet geval de door het procedurekeuzeschema (zie paragraaf 4.1) voorgeschreven procedure zou leiden tot effecten die, gelet op de doelstellingen van dit beleid, als onevenredig nadelig moeten worden beschouwd kan er voor worden gekozen een andere procedure te doorlopen, mits deze alternatieve procedure positief getoetst is op rechtmatigheid. Deze uitzondering kan zich alleen voordoen als er géén wettelijke verplichting is tot Europees aanbesteden. Het gaat dan om inkopen onder de Europese drempelwaarden. Deze uitzondering is bedoeld voor incidentele en specifieke gevallen. Toepassing van de hardheidsclausule wordt steeds vooraf schriftelijk beargumenteerd en behoeft de toestemming van de Raad van Bestuur. Tijdgebrek door te laat starten met een inkooptraject biedt geen grondslag voor een beroep op deze clausule.
2.
Het inkoopbeleid omvat heel Wageningen UR 2.1 Inkoop betreft alles waar Wageningen UR een factuur voor ontvangt. Uitgangspunt voor dit inkoopbeleid is dat alles waar Wageningen UR een factuur voor ontvangt een inkoop betreft. Het gaat daarmee om alle leveringen, werken en diensten waarbij externe partijen werkzaamheden verrichten voor Wageningen UR. Een uitzondering hierop wordt gemaakt voor belastingen en heffingen e.d. 2.2 “Samen inkopen, tenzij” is het uitgangspunt. De uitkomst van een gezamenlijk inkooptraject is bindend voor bedrijfsonderdelen. De verantwoordelijkheid voor de naleving hiervan ligt bij de lijn. 2.3 Het werkingsbereik van het Inkoopbeleid omvat alle organisatieonderdelen van Wageningen UR. 2.4 Het inkoopbeleid richt zich niet primair op Wat er gekocht wordt maar op Hoe er gekocht wordt. De procesbetrokkenheid van de afdeling Inkoop dient om tot een goede formulering van het WAT te komen. 2.5 De bestelfunctie wordt decentraal uitgeoefend.
3.
Wageningen UR leeft de relevante wet- en regelgeving op inkoopgebied en de beginselen Proportionaliteit, Objectiviteit, Non-discriminatie en Transparantie na 3.1 Wageningen UR neemt de relevante regelgeving in acht, zijnde de Europese Richtlijn 2004/18/EG, voor Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2012. 3.2 Wageningen UR neemt bij de aanbestedingen het beginsel van Objectiviteit in acht (keuzes kunnen verantwoorden). 3.3 Wageningen UR neemt bij aanbestedingen het beginsel van Non-discriminatoir handelen in acht (gelijke kansen). 3.4 Wageningen UR neemt bij aanbestedingen het beginsel van Transparantie in acht (controle mogelijk maken). 3.5 Er wordt gehandeld overeenkomstig de procuratiebevoegdheden zoals vastgelegd door de Raad van Bestuur. 3.6 De meest recente Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI) dienen in beginsel van toepassing te worden verklaard op alle af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. 3.7 De meest recente Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) dienen in beginsel van toepassing te worden verklaard op alle af te sluiten leveringsovereenkomsten. 3.8 De meest recente Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installaties (UAV) dienen van toepassing te worden verklaard op opdrachten die werken betreffen. 3.9 Wageningen UR beschikt over een klachtenloket, waar belanghebbende schriftelijk een klacht bij kunnen indienen over een specifieke aanbestedingsprocedure.
4.
De keuze van de inkoopprocedure wordt gebaseerd op het procedurekeuze-schema De Europese Richtlijnen en de Aanbestedingswet 2012 bevatten drempelbedragen waarboven Werken, Leveringen en Diensten Europees aanbesteed moeten worden. Deze drempelbedragen worden iedere twee jaar door Europese Commissie vastgesteld. Indien de bedragen worden aangepast zal dat in onderstaande tabel ook geschieden. Voor opdrachten beneden deze drempelbedragen zijn de algemene uitgangspunten van de richtlijnen in het onderhavige inkoopbeleid overgenomen. 4.1 Het procedurekeuze-schema wordt door de Raad van Bestuur vastgesteld. 4.2 De aanwijzingen ter waardebepaling dienen gevolgd te worden. 4.3 Het procedurekeuze-schema voor Leveringen en Diensten dient gevolgd te worden. Geraamde Opdrachtwaarde voor Leveringen en Diensten, excl. BTW
Procedure
<
Enkelvoudig onderhandse procedure
≥
€
50.000
€
50.000
–
€ 100.000
€
100.000
–
€ 207.000
€
207.000
Meervoudig onderhandse procedure. Meerdere offertes aanvragen, aantal afhankelijk van het aantal aanbieders in de markt. Nationaal Openbare procedure, met of zonder voorselectie. Europese aanbesteding, met of zonder voorselectie
4.4 Het procedurekeuze-schema voor Werken dient gevolgd te worden. Geraamde Opdrachtwaarde voor Werken, excl. BTW < € 50.000 €
≥
50.000
–
€ 1.000.000
€ 1.000.000
–
€ 5.186.000
€ 5.186.000
Procedure Enkelvoudig onderhandse procedure Meervoudig onderhandse procedure. Meerdere offertes aanvragen, aantal afhankelijk van het aantal aanbieders in de markt. Minimaal 3 offertes. Nationaal Openbare procedure, met of zonder voorselectie. Europese aanbesteding, met of zonder voorselectie
4.5 Offerte aanvragen dienen zoveel mogelijk schriftelijk te geschieden. Deze voorkeur komt voort uit de absolute gewenstheid van de eerste verwijzing naar de toepasselijke voorwaarden. 4.6 Bij opdrachten boven de Europese drempel is Europees aanbesteden verplicht. In de wetgeving is een aantal specifiek omschreven gevallen opgenomen waarbij hiervan gemotiveerd kan worden afgeweken. 5.
Wageningen UR handelt bij haar aankopen naar haar intentieverklaring MVO Voor Wageningen UR betekent dit het volgende.
Wij betrachten maximale zorgvuldigheid en integriteit in ons onderzoek en onderwijs.
Bij beleidskeuzes houden we rekening met consequenties voor belanghebbenden t.a.v. veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu en we zijn open en transparant over onze afwegingen.
Wij staan open voor samenwerking en partnerschappen en het actief delen van kennis en ervaring.
Ons beleid is gericht op het voorkomen en aanpakken van frauduleus handelen, corruptie en concurrentiebelemmerend gedrag.
Wij geloven in globale samenwerking. Ons beleid is gericht op Wederzijds respect tussen culturen en het beschermen van de menselijke waardigheid.
Wij richten onze organisatie zo in dat optimale en veilige arbeidsomstandigheden worden gerealiseerd.
Wij ontwikkelen beleid dat gericht is op de bevordering van vitaliteit, inzetbaarheid en ontwikkeling van onze medewerkers.
We hebben gekozen voor de ambitie om voorloper te zijn in de duurzame bedrijfsvoering.
Wij zijn open en transparant over MVO. Dit komt tot uiting in de verslaglegging via internationaal geaccepteerde (MVO) GRI richtlijnen.
Wij maken geen onderscheid tussen mensen t.a.v. ras, geslacht, godsdienst, levensovertuiging of politieke gezindheid.
5.1 Wageningen UR volgt bij aanbestedingen de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL. Voor diverse productgroepen zijn door Agentschap NL duurzaamheidscriteria ontwikkeld. De VSNU verzoekt haar leden deze criteria te hanteren. Inkoop maakt gebruik van deze criteria om in aanbestedingen minimale duurzaamheidsaspecten te formuleren voor de betreffende productgroep. Daarnaast kan een projectgroep het duurzaamheidsplatform van Wageningen UR raadplegen voor ideeën ter aanvulling.
5.2 Wageningen UR heeft oog voor de belangen van regionale leveranciers Wageningen UR vindt het wenselijk om de maatschappelijke rol van Wageningen UR ook tot uitdrukking te laten komen door regionale leveranciers in te schakelen, voor zover dit niet strijdig is met wet- en regelgeving op dit vlak. In de praktijk betekent dit dat de inkopers van Wageningen UR de interne opdrachtgever attenderen op de mogelijkheid om ten minste een deel van een opdracht regionaal in de markt te zetten, door middel van offerte-aanvragen of door het attenderen van potentiële leveranciers op een aanvraag. 6.
Inkoophandelingen dienen doelmatig uitgevoerd te worden 6.1 De afdeling Inkoop streeft naar vereenvoudiging van interne processen en procedures en naar beperking van de administratieve werklast. Voor het realiseren van efficiency- en kwaliteitsverbetering ziet Wageningen UR schaalvergroting en bundeling van de inkoopkracht als geschikte instrumenten. Het managen van het leveranciersbestand wordt gezien als een goede manier waarmee een bijdrage kan worden geleverd aan de kwaliteit van de in te kopen producten en diensten en daarmee aan de kwaliteit van de primaire taken van Wageningen UR. 6.2 Bij Wageningen UR worden opdrachten uitsluitend met behulp van het elektronisch bestelsysteem (EBS) geplaatst en geautoriseerd. 6.3 De afdeling Inkoop toetst volgens de interne voorschriften de in EBS geplaatste opdrachten op efficiëntie en rechtmatigheid. 6.4 De afdeling Inkoop streeft er naar alle aanbestedingen elektronisch uit te voeren om zowel de eigen administratieve last als die van inschrijvers te reduceren.
7.
BIJLAGEN: 7.1 Besluit toepassing hardheidsclausule op grond van conflicterende inschrijftermijn.