Vastgesteld verslag vergadering d.d. 11 november 2015 van de ALV van de Vereniging Vechtstreek en Venen voor Protestants Christelijk Onderwijs Locatie: De Fontein, J. van Renessestraat 14, 3641KN, Mijdrecht. Aanwezig het bestuur: Dhr. R. Nagel (bestuurslid) Dhr. Wim Bos (penningmeester) Dhr. Roel Freeke (voorzitter) Dhr. M. Dominicus (bestuurslid) Afwezig Mevr. M. Tetteroo (bestuurslid) Dhr. M.N. de Boer (vicevoorzitter) De directie Mevrouw Nelleke Deelen Geuze (verenigingsdirecteur) Dhr. Jos van Elderen (extern expert) Aanwezig de leden (zie presentielijst) …………………………………………………………………………………………………………………………………… Verslaglegger/notulist: Geertjan Benus (h/o Notutekst, óók voor teksten)
1. Opening door de voorzitter
De voorzitter, de heer Roel Freeke, opent de vergadering omstreeks 20.00 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom op deze bijzondere ALV. Hij opent de vergadering met het lezen van het eerste deel van Psalm 40. Hij is fan van U2. Psalm 40 is ook de tekst van het nummer 40 van U2. Hij heeft in Ziggo Dome 20.000 mensen deze tekst horen zingen en was daarvan diep onder de indruk. Hij weet hoe dit lied ooit tot stand is gekomen. Op de tweede LP van U2 was nog een beetje ruimte over. De huur van de studio liep bijna af. Gezegd werd dat er nog een nummer moest komen. Er lag nog een melodie. Bono zei “Psalm 40 will do” en hij zong dat lied in. Roel Freeke vindt het indrukwekkend dat stadions vol mensen dit psalm nu zingen. Hij maakt de verbinding naar de school. Niet iedereen hoeft te herkennen waarmee de organisatie bezig is, maar in de overtuiging van de voorzitter is God aan het werk met de scholen, met de daarin gekozen lijnen en met de inzet van mensen.
2. Vaststelling van de agenda
De voorzitter constateert dat de ALV de agenda conform vaststelt.
3. Vaststelling verslag ledenvergadering d.d. 22.06.2015
De voorzitter loopt het verslag pagina voor pagina door. De ALV stelt het verslag conform vast. Naar aanleiding van de verslaglegging Over pagina 13 bevestigt de voorzitter desgevraagd aan mevrouw Nootenboom (lid) dat het bestuur de doorkijk op de Financiën zal geven onder punt 4 onderdeel 5. De heer Ward de Beer (lid) stelde in de vorige vergadering een aantal vragen over meerdere zaken. De toezegging was gedaan om daarop terug te komen rond deze tijd. Hij verneemt bevestiging van de voorzitter dat het bestuur voornemens is daarop terug te komen in deze vergadering.
4. Inleiding; in de vorige ALV juni 2014 zijn volgende doelen gepresenteerd
De leden worden geïnformeerd over: I. Lidmaatschap, statuten en bestuursontwikkeling De voorzitter stelt vast dat vanavond niet het vereiste aantal leden aanwezig is om over de statutenwijziging een besluit te kunnen nemen. Twee derde deel van het totale aantal leden had dan aanwezig moeten zijn. Hij zal nog terugkomen op het vervolg op deze vergadering. De informatie en de uitwisseling De heer Jos van Elderen (extern expert) heeft een juridische achtergrond. Van daaruit is hij betrokken bij de herinrichting van de statuten. De ALV ontving een voorstel van het bestuur voor statutenwijziging.
Pagina 1 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
In de ALV-vergadering in juni is over de statuten gesproken. Meerdere modellen zouden worden gepresenteerd. Nu ligt één voorstel voor. Volgens de statuten is het bestuur gehouden één voorstel voor nieuwe statuten aan de ALV voor te leggen ten behoeve van de vaststelling van de wijziging op de statuten door de ALV. Hij haalt uit het voorstel de highlights aan. Op twee punten gaat iets wezenlijks veranderen: het lidmaatschap en het bestuur. Rond het lidmaatschap zijn drie keuzes vertaald in voorliggende statuten. De eerste keuze is dat voor toetreding de grondslag gerespecteerd moet worden. Iedereen die een kind op school heeft kan daardoor lid worden. Ten tweede kunnen volgens de nieuwe statuten personeelsleden geen lid meer zijn van de vereniging. Personeelsleden gaan wel altijd voor op de ALV. De ALV is op zichzelf geen openbare vergadering. Personeelsleden hebben het recht om het woord te voeren, maar ze hebben geen stemrecht. Het lidmaatschap voor bepaalde tijd wordt ingevoerd. Voorgesteld wordt het lidmaatschap tot acht jaar te beperken. Daarna is een verlenging mogelijk tot acht jaar. Regelmatig zullen de leden van de vereniging gevraagd worden of zij nog lid willen blijven van de vereniging. Met betrekking tot het bestuur is in de nieuwe statuten opgenomen dat één uitvoerend bestuurslid zal functioneren, te weten de verenigingsdirecteur. De bestuursleden zijn toeziend met enkele goedkeuringsbevoegdheden. In de majeure besluiten heeft de verenigingsdirecteur altijd het hele bestuur nodig. Naast een voorstel tot een statutenwijziging ontving de ALV een mogelijke wijziging van het bestuursreglement. Dat is een kwestie voor het bestuur. Uitgelegd wordt in het verlengde van de vorige vergadering waarop gelet wordt. Het voorgelegde reglement geeft daarin inzicht. Dit zal pas door het bestuur worden vastgesteld na de statutenwijziging. Dan zal ook gewerkt worden aan het profiel van de verenigingsdirecteur. Jan van der Klis (lid) vindt de actualisering van de statuten een goede ontwikkeling. Op twee zaken vestigt hij de aandacht. (1) Art 6 lid 1: hij vindt dat het bestuur moet kiezen óf voor respect óf voor instemming met de grondslag. Die begrippen staan los van elkaar. Met het respecteren van de grondslag stemt iemand nog niet in met de grondslag. Met instemming met de grondslag volgt automatisch respect. (2) In het licht van het lidmaatschap voor een bepaalde periode van acht jaar leest hij in art. 6.4 dat het mogelijk is lid te worden voor 8 jaar en dat “kan op verzoek worden verlengd”. In de uitleg die de heer Van Elderen gaf, begrijpt hij dat het lidmaatschap op verzoek verlengd wordt. Hij vindt dat het woord “kan” gewijzigd moet worden in “wordt”. Uit de toelichting begreep hij dat dit gedurende het lidmaatschap meerdere malen gevraagd wordt. Hij vindt dat mensen lid moeten kunnen zijn voor het leven. Hij voelt zich daarin belemmerd met de vaststelling “voor bepaalde tijd”. Hij vraagt het bestuur daarvoor nog aandacht te hebben. De heer Van Elderen (extern expert) zet uiteen dat geprobeerd is de bestaande tekst zoveel als mogelijk te respecteren en vooral zaken toe te voegen wanneer dat nodig bleek. Dat leidde tot nu voorliggende tekst. Het vernieuwen van het lidmaatschap heeft te maken met de eis die gesteld worden aan het lidmaatschap, bijvoorbeeld de grondslag te respecteren. Dat kan op zichzelf een toetsingsmoment zijn wanneer iemand opnieuw weer lid wil worden. Om die reden is gekozen leden na een periode van acht jaar een lid niet automatisch lid te laten blijven. Het lid zou dat moeten willen maar ook de vereniging. Daar kan het element van respecteren een rol spelen. De heer Van der Klis verneemt bevestiging van de heer Van Elderen (extern expert) dat het bestuur na acht jaar de verlenging van het lidmaatschap kan weigeren. Het gaat dan om dezelfde gronden als de eerste keer. De heer Van de Vlis handhaaft zijn stellingname. Vervolgens wordt van gedachten gewisseld over de toetsing van de aanvraag voor verlenging van het lidmaatschap. Wie toetst en hoe of een lid geen respect meer heeft voor de grondslag? Uit informatie van de voorzitter blijkt dat het bestuur dat besluit neemt en zich hiervoor verantwoordt ten opzichte van de ALV. Hij licht toe dat dit element in de discussie in het bestuur geen rol heeft gespeeld. De achtergrond van het ontstaan van dit artikel was de eerdere discussie in de ALV over slapende leden. In de ALV is gezegd dat vooral ouders lid zouden moeten zijn van de vereniging. De wens om lid te kunnen blijven is met dit voorstel gerespecteerd. Lid blijven moet wel een bewuste stap zijn. Acht jaar is een natuurlijk moment voor ouders om over het lidmaatschap na te denken. De heer Peter de Vries (lid) verneemt bevestiging van de heer Van der Klis dat hij na acht jaar van het verenigingskantoor een brief wil ontvangen met de mogelijkheden om lid te blijven of om het lidmaatschap op te zeggen. De voorzitter beschouwt dit als een praktische werkwijze. Het verschil met het voorgestelde is dan dat een lid nu actief moet handelen na een periode van acht jaar om lid te kunnen blijven. De heer Arbo Wit (lid) wijst op artikel 6.7 waarmee het bestuur de mogelijkheid heeft om iemand te allen tijde het lidmaatschap te ontnemen omdat iemand niet meer aan de statuten voldoet. Dan is een toets bij de verlenging niet nodig. De heer Van Elderen (extern expert) bevestigt dat die toets altijd mogelijk is. De voorzitter recapituleert dat het voorstel nu is in plaats van “kan” “wordt” te schrijven. De heer Van Elderen (extern expert) licht desgevraagd toe dat steeds na verloop van het lidmaatschap het lid een verlenging van acht jaar kan krijgen. Voorgesteld vanuit de ALV wordt om in de statuten op te nemen dat het lidmaatschap verloopt, een jaar nadat het laatste kind van school is gegaan. Gevreesd wordt voor overbodige administratie. De stelster van deze vraag verneemt van de heer Van Elderen (extern expert) dat deze termijn nu geldt voor alle leden, ook voor de leden
Pagina 2 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
die geen kinderen op school hebben. De constructie waarbij dit gekoppeld wordt aan een kind op school, is waarschijnlijk nog ingewikkelder vanwege de koppeling met de leeftijd van kinderen. In de vorige vergadering is gesproken over personeelsleden die lid zijn. Zij stelt voor gezien het voorliggende voorstel dat ouders met een kind op school, wél lid kunnen worden van de vereniging. Zij vraagt het bestuur daar nog naar te kijken. Nu wordt het lidmaatschap van alle personeelsleden uitgesloten. De heer Van Elderen (extern expert) antwoordt dat als gevolg van het geformuleerde een personeelslid/ouder nu geen lid kan worden van de vereniging. De partner kan wel lid van de vereniging worden. Vanuit de ALV wordt artikel 8.3 van de statuten aangehaald. Het gaat dan om de benoemingstermijn van de directeurbestuurder. Gevraagd wordt wat de huidige benoemingstermijn is. Is de benoeming voor (on)bepaalde tijd? De heer Van Elderen (extern expert) licht toe dat het bestuur in alle gevallen denkt dat de termijn gedurende welke iemand directeur/bestuurder is, niet gelijk hoeft te zijn met iemands dienstverband. Het is mogelijk dat iemand een kort verbandbetrekking heeft en tot een bepaalde tijd directeur/bestuurder is. Artikel 8.4 gaat meer over de inhoud van de statuten. Naar het inzicht van dit ALV-lid moet aan dat artikel worden toegevoegd wanneer de voorzitter tijdelijk directeurbestuurder is, de voorzitter zijn voorzitterschap moet neerleggen. Dit is om dubbele belangen te voorkomen. De heer Van Elderen (extern expert) is het daarmee eens en licht toe dat dan moet worden nagegaan wat hierover in het bestuurreglement te schrijven. De heer Martin Noordzij (lid) vraagt waarom het bestuur gekozen heeft om de functie van directeurbestuurder statutair vast te leggen en niet bij mandaat of volmacht. Bij wijzigingen moeten nu ook statutenwijzigingen vastgelegd worden. Wanneer het gaat om een volmacht of een mandaat zijn die statutenwijzigingen niet nodig. De heer Van Elderen (extern expert) bevestigt dat een mandaat één van de mogelijkheden is. Het is niet de meest voorkomende. De meest voorkomende is een model met een Raad van Toezicht en een volledig autonoom bevoegd college van bestuur. De keuze die nu gemaakt is betreft de oude situatie met uitvoerende en toeziende bestuursleden. Op papier moesten bepaalde bestuursleden uitvoerend zijn. Dat is de praktijk. In feite is de bestaande structuur opnieuw toegepast met een directeurbestuurder als statutair directeurbestuurder. Het bevreemdt de heer Noordzij dat voor het toeziend bestuur gevraagd wordt om belijdend of meelevend lid te zijn van een Protestants genootschap. Voor de leden geldt dat ze het geloof moeten onderschrijven. Hij treft hierover niets aan voor de directeurbestuurder. Hij vraagt of dit een bewuste keuze is of dat daar iets anders achter zit. Een uitvoerend orgaan zal toch zeker de doelstelling moeten onderschrijven. De heer Van Elderen (extern expert) licht toe dat die keuze in principe gemaakt is door het bestuur. Natuurlijk moet worden getoetst op de betrokkenheid bij de doelstelling van de vereniging. Meestal is een ruimere grondslag te zien dan bij de bestuursleden die echt toezicht moeten houden op de identiteit. Om die reden is dit niet zo streng toegepast op de directeurbestuurder. De heer Noordzij is er erg benieuwd naar hoe het toeziend bestuur de handelwijze uit artikel 2 het voorbeeld gaat geven. Hij stelt deze vraag aan het bestuur. De voorzitter licht een toelichting van de heer Van Elderen over de termijn van acht jaar nader toe. Dat is voor het bestuur geen principieel punt. De discussie ging vooral over de aanleiding vanuit discussies in eerdere vergaderingen over een bepaalde termijn. Op dit moment functioneert binnen de vereniging geen directeurbestuurder. Er is ook geen benoemingstermijn. Een verenigingsdirecteur is in dienst van de vereniging. Als het gaat om de vraag naar het vervolg vanuit de huidige situatie, verwacht de voorzitter dat met de huidige directeur opnieuw gesproken moet worden over de benoeming. De penningmeester licht toe dat voor de directeur/bestuurder een afzonderlijke cao geldt. Daarin zitten die modaliteiten duidelijker dan in de huidige cao. De voorzitter voegt toe dat dit betekent dat het bestuur met de directeur een andere overeenkomst zal sluiten conform de nieuwe statuten. Het in dienst zijn, vervult een dominantere rol dan het ouder zijn van een kind op school. Via de partner is een lidmaatschap toch mogelijk. De lijn die is gekozen is het streven zoveel mogelijk aan te sluiten bij de identiteit en de cultuur van elke afzonderlijke school. Binnen de vereniging bestaat in dat opzicht een grote diversiteit. De scholen binnen de vereniging geven daaraan op eigen wijze invulling in samenspraak met personeelsleden en ouders. Dat betekent dat het bestuur in actie komt wanneer de grenzen worden bereikt. De heer Noordzij merkt op dat het heel lastig is de identiteit van de school op een goede manier over te brengen wanneer de directeur/bestuurder geen christelijke achtergrond heeft of niet in verbinding staat tot een kerkgenootschap. Wat de voorzitter zegt is nogal algemeen. De voorzitter concludeert dat de vereniging ervoor moet zorgen dat dit niet het geval is. De vereniging heeft een directeur/bestuurder nodig die zich voldoende kan identificeren met de identiteit van alle betrokken scholen. De heer Noordzij begrijpt hieruit dat dit betekent dat artikel 2 volledig onderschreven moet worden. Hij geeft dit het bestuur mee ter overweging als het gaat om de vormgeving hiervan voordat het bestuur definitieve statuten uitbrengt. De voorzitter heeft begrepen dat wanneer de ALV hierover tot besluitvorming wil overgaan, tussentijds geen wijzigingen meer aangebracht mogen worden. De heer Van Elderen vult aan dat wanneer de vereniging tot besluitvorming wil komen, het stuk dat nu voorligt straks hetzelfde stuk moet zijn. Wanneer het bestuur nog ruimte wil geven voor amendering, zal een derde vergadering nodig zijn. De heer Noordzij vindt het belangrijk voor de identiteit van de vereniging om hierover serieus na te denken.
Pagina 3 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
De voorzitter vindt het van belang dat signalen uit de ALV verwerkt worden. Tegelijkertijd heeft hij in zijn ervaring geleerd dat de samenstelling van de aanwezige ALV-leden van vergadering tot vergadering kan variëren. Hij ziet uit naar een serie vergaderingen waarmee tot een besluit te komen is. Helaas kunnen geen varianten voorgelegd worden. Daarmee zou het probleem opgelost zijn. In de uitwisseling van informatie licht het bestuur toe dat dit voorstel nu voor de eerste keer voorligt. Vanuit de ALV stelt een lid een inhoudelijke vraag in verband met de onderschrijving van de grondslag in het kader van artikel 9.1 waaruit blijkt dat bestuursleden lid moeten zijn van een van de kerkgenootschappen. Waarom is daarbij ook niet gekozen “voor het onderschrijven van” in plaats van voor “het lid zijn”. Zoals dit ALVlid het nu leest, vindt zij het niet heel erg passen in de hedendaagse beleving van de religie. De heer Van Elderen (extern expert) merkt op dat de bestaande tekst hier is gehandhaafd. De voorzitter brengt in dat in de statuten identiteitsgebonden artikelen zijn opgenomen. Daarvoor is een zware procedure nodig om die te kunnen wijzigen. Dit betreft de artikelen 2 en 3 (grondslag en doelstelling). De heer Van Elderen (extern expert) licht toe dat die alleen in unanimiteit te wijzigen zijn. De voorzitter informeert de ALV dat wijziging van art 9.1 geen onderwerp van discussie is geweest. Ook niet op eerdere vergaderingen. En kennelijk vond het bestuur dit ook niet nodig. Hij zal in het verloop van deze vergadering een aantal zaken opnoemen en vragen of de ALV in de huidige samenstelling daarin wijzigingen wil aanbrengen zodat bekend is welke voorstellen het bestuur de ALV moet voorleggen. Daar zal dit artikel er één van zijn. De heer Van Zijl vraagt een korte toelichting op waar op dit moment de problemen ontstaan rond de positie van de directeur/bestuurder. De voorzitter licht daarop de reden toe voor deze statutenwijziging. Deze discussie loopt al een aantal jaren. De aanleiding voor de statutenwijziging is een wijziging in de wet Goed Onderwijs/Goed Bestuur. Daarin is een aantal inrichtingseisen neergelegd met betrekking tot de wijziging van de bestuursstructuur voor het onderwijs. Er kwam namelijk een splitsing tussen het bestuur en het toezicht. Voor die tijd was dit nooit een discussie. Er was een bestuur en het bestuur mandateerde zijn bevoegdheden voor een deel aan de verenigingsdirecteur. Dat model volstaat niet onder de huidige wet. Hij schetst de varianten die in de loop van de tijd de revue passeerden. De statuten die nu voorliggen voldoen aan de wet. In wat nu is voorgelegd zitten bestuur en toezicht dichter op elkaar. De penningmeester vult aan dat dit bestuur de titel voert van uitvoerend bestuurder. Dat betekent strikt genomen dat het bestuur de verantwoordelijkheid draagt die niet zo goed bij zijn rol pas. Een bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de hele gang van zaken. In de huidige situatie draagt niet de professional de verantwoordelijkheid maar hebben twee bestuursleden zich daarvoor opgeofferd. Tot nu toe gaat dat goed. In art 13.2 staat dat de toezichthoudende bestuursleden toezicht houden op dat het bestuur bestuurt conform de identiteit van de vereniging. Richting de ledenvergadering is geregeld dat de directeurbestuurder niet zomaar iets kan doen. Lid zijn van een kerkgemeenschap, is zijns inziens minder van belang dan de wijze waarop de directeurbestuurder zijn taken uitvoert, zeker vanwege het toezicht vanuit de grondslag. Hierna volgt een gesprek met de ALV over het belang van een directeurbestuurder met een missie en visie die overeenkomt met de grondslag. Het spanningsveld tussen macht en dienend leiderschap passeert de revue. Vanuit de ALV wordt een beroep gedaan om in de statuten vast te leggen dat het vooral gaat om dienend leiderschap De heer Peter de Vries verneemt van de heer Van Elderen (extern expert) desgevraagd dat hij voor de eerste maal in zijn carrière de tijdelijkheid van het lidmaatschap heeft toegepast. Binnen het bestuurlijk landschap is de vereniging een bijzonder gegeven. Het voorgelegde bestuursmodel komt veel meer voor, zeker in levensbeschouwelijke kringen. Ook Shell werkt met dit bestuursmodel met een CEO. Hij treft in wat nu is voorgelegd niets vreemds aan. Mevrouw Paulien Vreeman vraagt of zodra mensen lid zijn geworden, zij direct stemrecht krijgen, of dat zij pas stemrecht krijgen na een bepaalde periode. De heer Van Elderen attendeert op artikel 14.6. Nu heeft elk lid een stem en er is geen wachttijd. Art. 7.2 stelt dat de directeurbestuurder lid is van het bestuur. Dit ALV-lid vreest dat de directeurbestuurder als professional druk zet op de toezichthoudende functie van de niet professionele bestuurders. De heer Van Elderen (extern expert) antwoordt dat welbewust gekozen is voor de positie van de directeurbestuurder. Daarmee krijgt de directeurbestuurder niet eens zoveel nieuwe macht maar wordt die wel medeverantwoordelijk. De toezichthoudende bestuursleden moeten het spel wel leren spelen. Het is één college en daarmee zit de toezichthoudende bestuurder dichter op het feitelijke bestuur. Een uitwisseling volgt over de te verwachten bestuurlijke situatie in de praktijk. De heer Ward de Beer vraagt waarop het bestuur gaat toetsen. Hij kreeg tot nog toe geen passend antwoord op de vraag hoe het bestuur zich de beste school van Nederland voorstelt. Hij vraagt naar de toetsingscriteria waarop de directeurbestuurder getoetst zal worden op haar handelen. Hij kan zich een vergelijk met Shell niet Pagina 4 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
voorstellen. De heer Van Elderen (extern expert) licht toe dat zijn vergelijking met Shell strikt te maken had met het model. De penningmeester merkt op dat de scheiding tussen toezicht en bestuur op een verantwoorde manier moet zijn aangebracht. De heer Van Elderen (extern expert) antwoordt dat die scheiding in zijn overtuiging op papier bestaat. Hij ziet dan criteria die de toezichthouder zal hanteren om te toetsen of het in de organisatie naar wens gaat. Het toetsingskader is nog niet uitontwikkeld. De heer De Boer (bestuurslid) merkt op dat een dergelijk kader nooit helemaal gereed is. Het bestuur heeft wel een richtinggevend kader. De invulling is dynamisch. Op dit moment is sprake van een transitiemoment. In dat opzicht vindt hij de vergelijking met Shell ook niet opgaan. Hij ervaart het geheel niet als zou hiermee de slager zijn eigen vlees keuren. Daarvoor dient de scheiding tussen bestuur en toezicht. De voorzitter gaat in dit licht nader in op de doelen van de vereniging en hoe die tot nu toe op de website zijn vastgelegd. Hij somt de punten op de checklist op waarover hij in de pauze met het bestuur zal overleggen. De heer De Vries merkt op naar aanleiding van art. 8.7: “…dat de directeur/bestuurder … onder bepaalde omstandigheden…” dat in lid 5 staat dat een toeziend bestuurslid door de ALV te allen tijde te schorsen of te ontslaan is. Hij zou willen voorstellen die bepaling ook toe te passen voor artikel 7 zodat de ALV de directeurbestuurder rechtstreeks kan schorsen of ontslaan. Dit ook met het oog op inspraak van ouders. Het bestuur hecht daaraan zeer. De heer Van Elderen merkt op dat dit in principe te regelen is. De vraag is of het bestuur dat wil. De voorzitter neemt deze vraag mee naar zijn beraad met zijn collega’s in de pauze. Pauze en hervatting van de vergadering over de statuten na afronding van agendapunt 4a. De voorzitter zal op een aantal onderdelen van de checklist een alternatief voorstellen voor de tekst die nu in de statuten staat. Hij hoopt door handopsteking een beeld te krijgen van het gevoelen over het desbetreffende onderdeel bij de aanwezige ALV leden. Met uitzondering van één onderdeel van de checklist zijn de onderwerpen niet principieel voor het bestuur. Het principiële punt zal als laatste worden behandeld. De volgorde van de punten op de checklist behandelt hij op basis van de te verwachten veranderingen als gevolg van het behandelde punt. Hij legt de punten van de checklist als volgt voor aan de ALV en gaat per punt na hoe globaal gesproken de stemming is in de ALV zonder de stemmen exact te tellen: De vraag naar aanleiding van art. 9 lid 1 of toezichthoudende bestuursleden aan dezelfde toets moeten voldoen als leden en personeelsleden, namelijk de onderschrijving van de grondslag en niet het lidmaatschap van de kerk. Hij legt de vraag voor of de ALV principiële bezwaren heeft tegen het aanpassen van de tekst. De voorzitter constateert dat de stemming uitwijst dat de ALV geen principiële bezwaren heeft. Conclusie: voor artikel 9.1 zal het bestuur een alternatieve tekst schrijven. Moet het gewijzigde artikel 9 lid 1 van toepassing verklaard worden op de directeur/bestuurder? De stemming in de ALV daarover wijst uit dat de ALV vindt dat het niet statutair geregeld hoeft te worden dat de directeurbestuurder lid moet zijn van een kerkgenootschap. Het punt rondom het dienstverband van personeel, specifiek over de vraag of personeelsleden met kinderen op de school lid van de vereniging zouden kunnen worden. De stemming in de ALV wijst uit dat hiervoor een alternatieve tekst geschreven zal worden. Het punt rondom het lidmaatschap voor bepaalde tijd, artikel 6 lid 4. Wil de ALV ten aanzien van onderdeel 4 de alternatieve tekst dat leden lid kunnen zijn tot 12 jaar na aanvang van het lidmaatschap en vervolgens telkens verlengd met een periode van 8 jaar met de kanttekening dat “kan” vervangen wordt door “wordt”. De ALV aanvaardt deze alternatieve tekst. Toevoegen aan artikel 8 lid 4 dat in voorkomende gevallen de voorzitter niet gelijktijdig tijdelijk directeur/bestuurder kan zijn en dat hij zijn voorzitterschap dan zal neerleggen. De ALV gaat daarmee akkoord. Het voorstel de schorsing van de directeurbestuurder door de algemene ledenvergadering mogelijk te maken. De penningmeester zet uiteen dat de rol van toezichthoudend bestuurder onder meer bestaat uit werkgever van de directeurbestuurder. In verband met de zuiverheid van de verhoudingen lijkt het hem ongewenst dat daarnaast nog een ALV de verenigingsdirecteur zou kunnen wegsturen. Wanneer de vergadering van mening is dat deze bestuurder het niet goed doet, moet de ALV het bestuur wegsturen, maar niet de directeurbestuurder. Het wegsturen van de directeurbestuurder is behouden aan het bestuur. Pagina 5 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
De heer De Vries merkt op dat de directeurbestuurder lid is van het bestuur. Wanneer de ALV het bestuur kan wegsturen, kan de ALV ook de directeurbestuurder wegsturen. De heer Van Elderen (extern expert) zet uiteen dat de beëindiging van het dienstverband een apart traject is. De ALV kan de directeurbestuurder uit zijn functie zetten. De kans dat het dienstverband beëindigd moet worden is in dat geval erg groot. Dat brengt hem tot de aanbeveling die mogelijkheid niet te creëren. Een dergelijk besluit van de ALV kan grote financiële gevolgen voor de vereniging hebben terwijl de ALV het dossier niet kent. De voorzitter legt de vraag voor of de ALV een tekstvoorstel wenst waarin wordt opgenomen dat de ALV gaat over schorsing en ontslag van de dagelijks bestuurder. Hij concludeert dat de ALV daarvan unaniem afziet omdat het niet wenselijk is. Instemmen/instemmen met/respect voor, artikel 6.1a om daarvan in één keer “respect hebben voor grondslag en doel van de vereniging” te maken. De voorzitter onderscheidt hier drie varianten. De huidige formulering (1) “instemming met”, (2) “instemming en respect”, (3) “respect”. Het voorstel is óf het één te gebruiken óf het ander, maar niet beide. Uit de stemming blijkt dat de ALV niet kiest voor “respect hebben voor grondslag en doel van de vereniging”. De voorzitter concludeert dat daarmee de voorgestelde wijziging van tafel is. Na voortgaande discussie en een herformulering in de ALV tot de formulering: betuigen van instemming met het doel en betuigen van respect voor de grondslag van de vereniging legt de voorzitter die formulering ter stemming voor en concludeert dat de ALV met dit laatste akkoord gaat. De vraag of de ALV het voornemen heeft om voor een nieuw statutenpakket te stemmen met wijziging van de bestuursstructuur en aanpassing van de lidmaatschapsstructuur. De voorzitter concludeert dat de ALV deze wijzigingen niet wenst. Hij concludeert dat het bestuur in beraad gaat over de consequentie daarvan. Door de ALV wordt gediscussieerd over de mogelijke uitkomsten van besprekingen inzake aanpassingen op de conceptstatuten. De voorzitter zegt toe, in de volgende vergadering met een voorstel te zullen komen. Uit de gehouden peiling kan immers geen sluitende conclusie worden getrokken. II. Bestuursreglement De heer De Vries vraagt of de ALV de gelegenheid krijgt in te stemmen met het bestuursreglement art 17. De ALV is niet toegekomen aan de bespreking van dit agendapunt. III. Presentatie van nieuwe verenigingsstatuten De ALV is niet toegekomen aan de bespreking van dit agendapunt. IV. Eindbeeld organogram De ALV is niet toegekomen aan de bespreking van dit agendapunt V. Herinrichting van de financiële beleidsvoering De ALV is niet toegekomen aan de bespreking van dit agendapunt
4a
Wat Verder ter tafel kwam
EEN INDIVIDUELE CASUS IN HET LICHT VAN DE STATUTEN Mevrouw Anne Marie Codée (lid) vraagt in het kader van artikel 7 hoe het bestuur haar zorgen over de praktijk in een individuele casus wegneemt aan de hand van de statutenwijziging. Hoe gaan leden van het bestuur om met de verenigingsdirecteur? Hoe zal het bestuur een kritische reflectie garanderen? Hoe zet de leiding medewerkers in hun kracht en hoe zet hij de luis in de pels? De voorzitter denkt dat dit in de koppeling naar de nieuwe statuten niet anders is dan nu het geval is. Ten aanzien van de organisatieontwikkeling geeft de verenigingsdirectie een toelichting op het eindbeeld van de organisatie, het organogram. De vraag is hoe het bestuur toeziet op het handelen van de verenigingsdirecteur. De organisatieontwikkeling die in gang is gezet in de afgelopen anderhalf jaar is op initiatief van de ALV gestart. In de ALV kreeg het bestuur nadrukkelijk de opdracht mee om ervoor te zorgen dat meer geld wordt vrijgemaakt voor het onderwijzend personeel. Dat was de aanleiding om de organisatie te bekijken, ook in vergelijking met andere organisaties en na te gaan hoe de organisatie ten opzichte van andere onderwijsinstellingen er voor staat. Dat werd concreter in een groot aantal stappen. Afgelopen januari besloot het bestuur daarover. Uitgangspunt daarin is nadrukkelijk zoveel mogelijk middelen beschikbaar te stellen voor het onderwijs. Het tweede uitgangspunt daarin is dat een organisatie altijd wordt veranderd vanuit een bestaande situatie en dat daarin een opgave nodig is om die organisatieverandering in te zetten met het liefst alle direct betrokkenen. Dat betekent dat het bestuur op een groot aantal momenten betrokken is geweest zodra de verenigingsdirecteur Pagina 6 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
daarover in gesprek ging. Hierop is letterlijk toegezien door als bestuur aanwezig te zijn. De voorzitter noemt in dit verband een tweedaagse bijeenkomst met alle directeuren uit de regio. Mevrouw Anne Marie Codée begrijpt de toelichting. Zij gaf in de afgelopen week uitgebreid toelichting op de organisatiestructuur. Zij doelde zojuist op de wet. Een goed bestuurder, een goed verenigingbestuur moet zich wat haar betreft ook houden aan de code Goed Bestuur in het primair onderwijs. Wanneer zij dan kijkt naar het proces in de afgelopen weken, denkt zij dat art. 7, 9 en 16 van deze code eigenlijk niet na te komen zijn binnen de voorgestelde structuur. Zij beschouwt de code als piketpalen waarlangs het bestuur wil besturen. De voorzitter antwoordt bevestigend. Mevrouw Anne Marie Codée vindt het in de intentie goed dat het bestuur geld wil vrijmaken voor het onderwijs om dat geld ten goede te laten komen aan het kind. Nu worden heel dure interimmanagers en interim IB-ers van BMC ingehuurd. Zij verwacht dat dit een vermogen kost van de vereniging dat anders op een andere manier was in te zetten via de bestaande situatie met een locatiedirecteur en een IB-er. De huidige activiteiten van het bestuur beschouwt zij als dat die ten koste gaan van het onderwijs aan kinderen op een van de scholen van de vereniging. Mogelijk moeten volgend jaar wel 30 kinderen in de klas zitten in plaats van 24 om het financiële gat te dekken. Zij noemt het artikel waarin de PO-raad stelt dat medewerkers zich optimaal moeten kunnen ontwikkelen onder optimale omstandigheden, ook als het gaat om cultuur. Ze noemt in dit verband artikel 16: …”dat het schoolbestuur …een organisatiestructuur bevordert … die het mogelijk maakt dat werknemers en andere belanghebbenden melding durven te maken van door hen vermoede onregelmatigheden binnen de organisatie.” En zij parafraseert de frase “melding durven te maken”. Zij merkt op dat vanwege de gebeurtenissen geen enkele werknemer binnen de desbetreffende school melding durft te maken bij de verenigingsdirecteur uit vrees voor gevolgen. Dat is de praktijk en daarop zou zij graag antwoord willen krijgen. De voorzitter merkt op dat het bestuur straks en nu toezicht houdt op het personeelsbeleid, hoe de leiding met mensen omgaat en op de ontwikkeling van mensen. Dat is ook een belangrijk motief. Het denken daarachter is dat meer verantwoordelijkheden lager in de organisatie komen te liggen. Niet dat zaken bovenin worden vastgehouden. Het gaat om een proces waarbij heel veel mensen in de organisatie heel breed betrokken zijn op een hele brede manier geoperationaliseerd. Het bestuur blijft vragen stellen over hoe dat gaat over de hele vereniging. Toezicht zal worden gehouden op de gewenste voortgang daarin. Daarnaast merkt de voorzitter op niet concreet te willen ingaan op de gebeurtenissen op deze school. Zolang als hij in het bestuur zit, spelen er specifieke concrete situaties met personeelsleden. De verenigingsdirecteur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid. Dan gaat het om concrete besluiten richting medewerkers. Het bestuur wordt daarover geïnformeerd. Dat gaat in een grote variëteit, voorstelbaar in een organisatie met 300 mensen personeel. Natuurlijk heeft het bestuur een gesprek én met de directeur over wat er gebeurt. Het bestuur zal erop toezien dat de organisatieverandering die het bestuur wil, zal verlopen op de manier die congruent is met de gewenste verandering. Hij verwijst hierbij naar de uitgangspunten die het bestuur wil realiseren. Dat is in sommige situaties een lastige balans. Mevrouw Anne Marie Codée begrijpt dat. Zij benadrukt dat het doel de middelen niet heiligt. De voorzitter is het daarover eens en benadrukt dat te hebben gezegd. Mevrouw Anne Marie Codée begrijpt “meerschoolse directeuren” niet wanneer de voorzitter meer verantwoordelijkheden lager in de organisatie wil neerleggen. Een directeur van een locatie ziet veel meer en kan daarop veel sneller anticiperen. Zij begrijpt de financiële achtergrond als motief voor minder directeuren. Los daarvan blijft haar punt staan dat los van nieuwe statuten of niet, zij zich zorgen maakt over de praktijken die zij heeft gezien in de afgelopen maanden. Dan gaat het haar over hoe de leiding met mensen omgaat. Zij vraagt het bestuur haar daarin gerust te stellen. De voorzitter kan een aantal zaken concreet aangeven. Het bestuur heeft niet alleen contact met de verenigingsdirecteur. Meerschoolse directeuren en andere leidinggevenden zijn straks bij de koffie hierover te bevragen. Het bestuur is niet eenzijdig afhankelijk van de informatie van de verenigingsdirecteur. Dan loopt de toezichthouder het risico teveel bestuurd te worden. Het bestuur bezoekt twee keer per jaar scholen onder werktijd. Gesproken is met locatieleiders, met IB-ers, en met anderen. Het bestuur oriënteert zich in bredere zin. Mevrouw Anne Marie Codée vraagt of het bestuur al gesproken heeft met de betrokken twee personeelsleden om hun verhaal te horen om zo een eerlijk beeld te krijgen van de situatie en kritische zelfreflectie toe te passen vanuit de vraag of de vereniging goed bezig is. Functioneert de vereniging goed in het kader van artikel 2 van het statuut? De voorzitter antwoordt enkele voorbeelden te hebben gegeven van hoe het bestuur in de praktijk werkt. Het bestuur is formeel werkgever en heeft die taak gemandateerd aan de verenigingsdirecteur. Het bestuur kan in dat kader geen inzicht geven in informatie die persoonsgebonden is. De heer Noordzij begrijpt dat. Dat probeerde hij aan het begin van de vergadering duidelijk te maken. Hij mist inlevingsvermogen als het gaat om wat er gebeurt met personen. Het artikel met de PO-raad zoals dat werd voorgelezen is een voorbeeld van hoe het zou moeten. De transformatie naar een andere structuur moet wat hem betreft met een zekere fijngevoeligheid gebeuren. Dit mag mensen niet beschadigen. Het beangstigt mensen zelfs om zaken aan te kaarten. Zodra die situatie ontstaat, zal het bestuur zijns inziens zeker op een aantal vlakken daarvan kennis moeten nemen en daadwerkelijk daaraan iets moeten doen. Pagina 7 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
Na de pauze geeft de ALV als volgt een vervolg aan deze discussie: De voorzitter beseft na het overleg met het bestuur dat hij meer kon zeggen dan wat hij heeft gezegd. Wanneer individuele personeelsleden zich wenden tot het bestuur, is het bestuur daarvoor beschikbaar. Dat gebeurt ook in de praktijk. Tegelijkertijd gaat het bestuur niet in op wanneer dit heeft plaatsgevonden en met wie. Het bestuur bespreekt iedere maand en soms ook tussentijds over wat in de vereniging plaatsvindt op verschillende vlakken. Het bestuur is daarin kritisch op zichzelf en op de verenigingsdirecteur. Wanneer dat kritisch vermogen tekort schiet, wordt het bestuur in de ALV-vergadering daarop gewezen. Zaken komen ter tafel die het bestuur wel en niet goed vindt gaan. Het bestuur sluit daarvoor zijn ogen niet. Bestuursleden spreken daarover met elkaar. Vanuit de ALV wordt gevraagd of het bestuur kopieën krijgt van brieven die in het kader van arbeidsrecht door personeelsleden worden verzonden. Of gebeurt dat alleen op eigen initiatief van de verenigingsdirecteur? De voorzitter antwoordt dat het bestuur die brieven niet ontvangt. Die brieven ontvangt het bestuur, wanneer het bestuur er naar vraagt. Hiervan op de hoogte gehouden worden, is geen staande praktijk. Het bestuur is op de hoogte van arbeidsrechtelijke kwesties, maar het bestuur leest niet één op één mee in de correspondentie. Vanuit de ALV wordt gevraagd of dat zowel geldt in de huidige situatie voor de toeziende als voor de uitvoerende bestuursleden. Ook de uitvoerende bestuursleden zien deze brieven niet. De penningmeester bevestigt dat het bestuur niet automatisch op de hoogte is van letterlijke teksten van brieven tenzij het bestuur er naar vraagt. De heer Dominicus (bestuurslid) zet uiteen dat een heel groot deel (boven de 90%) van de taken en verantwoordelijkheden gemandateerd is aan de verenigingsdirecteur. Het zoeken van helderheid in datgene waarbij het bestuur wel meer betrokken is, is vaak lastig. De penningmeester zet uiteen dat hij vanuit zijn portefeuille altijd op de hoogte is van belangrijke kwesties die spelen. Hij heeft dan direct (telefonisch) contact met de verenigingsdirecteur. Van personele kwesties is hij op de hoogte. De heer Noordzij vraagt of het de taak van het bestuur is vanuit bijvoorbeeld zorgplicht relevante stukken op te vragen wanneer het bestuur in het veld een bepaalde stevige onrust ervaart om na te gaan wat gecommuniceerd is en of dat past binnen de statuten, binnen de spelregels die de vereniging heeft afgesproken. De voorzitter antwoordt bevestigend. Dat neemt niet weg dat het bestuur met de ALV niet ingaat op individuele kwesties. De heer Noordzij kan zich voorstellen dat het bestuur juist vanwege zijn verantwoordelijkheid op de hoogte gesteld wil worden van wat schriftelijk is vastgelegd zodat het bestuur de mogelijkheid heeft om in te grijpen en het verloop der dingen in goede banen te leiden. De heer Dominicus (bestuurslid) bevestigt dat dit ook gebeurt, ook vooraf. Wanneer de onrust gaande is, zijn daarover al contacten vanuit het bestuur richting de verenigingsdirecteur of richting de meerschoolse directeuren. Hij bedoelt met contact, contact in de zin van vragen om schriftelijke dan wel mondelinge informatie. De heer Noordzij vraagt of hij er dan vanuit kan gaan dat het bestuur op de hoogte is van de ins and outs in deze individuele casus. De voorzitter antwoordt dat dit voorkomt in verschillende casuïstiek. Hij geeft in het kader aan dat bij ouderavonden in dergelijke gevallen enkele bestuursleden aanwezig zijn, juist om het sentiment te kunnen voelen zodat het bestuur die informatie ook kan meenemen. De heer Noordzij merkt op dat dit antwoord anders is dan waarop hij anticipeerde. De voorzitter licht toe dat hij niet nader wil ingaan op de specifieke situatie die in deze bestuursvergadering aan de orde is gesteld. Hij geeft aan hoe het bestuur opereert, de bestuurlijke stijl en hoe het bestuur zich op de hoogte stelt. Het bestuur krijgt dan ook de volle medewerking. Vanuit de ALV wordt gevraagd of het bestuur in deze specifieke casus actief bezig is met het wegnemen van wantrouwen en het herstel van vertrouwen. De voorzitter antwoordt hierin zoveel mogelijk te willen doen vanuit de rol en de verantwoordelijkheid die het bestuur heeft, naar enerzijds de ALV en anderzijds als eindverantwoordelijke werkgever naar alle mensen die in dienst zijn van de vereniging. Dit is de balans die daarin is gekozen. Het bestuur doet zijn best om zo helder mogelijk zijn inzet te melden aan de ALV, hoe het bestuur te werk gaat, zonder daarin zodanig specifiek te zijn dat gesproken wordt over individuele situaties. Vanuit de ALV wordt gevraagd hoe de ALV kan toetsen of het bestuur in individuele gevallen op de juiste manier met de kwestie omgaat. De voorzitter antwoordt dat dit een lastig dilemma is. De toets is dat de ALV vertrouwen moet hebben in de uitleg van de manier waarop het bestuur bestuurt. Vanuit de ALV wordt opgemerkt dat de overtuiging bestaat dat in individuele gevallen wel ingegaan wordt op individuele casuïstiek. Verondersteld wordt dat dit voor leden interessant zou zijn. Dan gaat het niet om de details, maar wel om zaken die ertoe doen. De voorzitter vindt dat een lastige. Hij is een warm pleitbezorger van de verenigingstructuur met betrokken ouders die lid zijn van de vereniging. Dat betekent veel inbreng van de ouders. Tegelijkertijd moet het bestuur ervoor zorgen dat ouders niet het personeelsbeleid gaan voeren of in concrete situaties het personeelsbeleid Pagina 8 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
gaan beoordelen. Hij kan voorbeelden noemen waarbij het duidelijk wordt dat het maar goed is dat ouders daarover niet gaan. Professionaliteit beoordelen, is aan de professionals. Van belang is dat de inhoud van het overleg tussen het bestuur en de ALV op verenigingsniveau blijft. Het bestuur zal in geen geval ingaan op de concrete casuïstiek. Daarin zit een vertrouwenselement. Een ALV-lid doet de suggestie een kleine afvaardiging van ouders in gesprek te laten gaan. Zij weet dat in een concreet geval die afvaardiging wel een bepaalde openheid heeft gekregen. Die afvaardiging heeft vervolgens met ouders gesproken en haar vertrouwen uitgesproken over dat het goed gaat. Zij doet de suggestie dit toe te passen in het geval van de casus die nu centraal staat. Nu blijft het abstract. De heer Dominicus (bestuurslid) attendeert op de aanwezigheid van het bestuur op een ouderavond op de school van de casus die de ALV aan de orde heeft gesteld. Het gaat dan vooral om de aanwezigheid en niet om het doen van een zegje en daarna de deur dichttrekken. Het gaat om in gesprek te gaan met aanwezige ouders om te zoeken naar mogelijkheden het tij te keren. Hij benadrukt dat de betrokkenheid van het bestuur niet ophoudt met het bezoek aan een ouderavond. Hij gaat ervan uit dat in dit concrete geval meer van dergelijke bezoeken zullen plaatsvinden met uiteenlopende spelers en betrokkenen. Mevrouw Anne Marie Codée vindt dit heel positief en ziet dat ook in de praktijk. Zij mist nog wel een uitgestoken hand naar de beide betrokken personeelsleden. Zij noemt als andere mogelijkheid een delegatie van de MR in dit verband. De voorzitter antwoordt dat de intentie van het bestuur sindsdien niet is gewijzigd. Mevrouw Anne Marie Codée merkt op dat dienend leiderschap en de mens daar vanuit gezien wordt in gaven en talenten en in wat de betrokken personen als professionals hebben gedaan. Zij kregen daarop ook een geweldige erkenning. Dat zou voor haar reden zijn zaken te onderzoeken en kennis te nemen van correspondentie. De voorzitter merkt op dat mevrouw Codee nu invult wat het bestuur al of niet zou doen. Hij herhaalt geen informatie met de ALV te kunnen delen in welke vorm dan ook over individuele dossiers. Ten aanzien van de inbreng van de heer Vreeman over de situatie van twee en een half jaar geleden, had die te maken met de toenmalige verenigingsdirectie. Die situatie was in die zin anders omdat het bestuur daar de directe rol had van werkgever. Dan is direct ingrijpen in een individueel personeelsdossier aan het bestuur. Dat is niet het geval in deze casus. In die situatie was vanuit de ALV kennelijk de behoefte aan een extra reflectie. Hij kan zich die behoefte voorstellen. In dit geval reflecteert het bestuur namens de ALV. Het bestuur reflecteert daarop naar de directeur die de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen. Het tweede deel van zijn antwoord betreft zijn twijfel over het effect van een daadwerkelijke interventie. De heer Noordzij vraagt of hij kan aannemen dat het bestuur de situatie niet onderschat; dat het rekening houdt met de strategische ondergrond die mogelijk negatief zou kunnen uitwerken op de vereniging. In de afgelopen anderhalf jaar zijn ontzettend veel beweging gaande, zowel emotioneel als rationeel. Die beweging is enorm sterk. Steeds vaker hoort hij een roep om het herstel van vertrouwen en rust. Hij is al heel blij wanneer hij verneemt dat het bestuur dit niet onderschat. De voorzitter ziet tweeërlei. (1) de situatie die heer Noordzee schetst. (2) Hij ziet ook een andere, namelijk dat op een aantal vlakken zich situaties voordoen binnen de vereniging, of binnen scholen, waarin heel snel en heel adequaat moet worden ingegrepen, waarin stappen gezet moeten worden om ervoor te zorgen dat deze scholen toekomstvast zijn. In die situatie spreekt hij niet over de casus die vanavond aan de orde is gesteld vanuit de ALV. Hij benadrukt dat forse stappen nodig zijn op bepaalde vlakken binnen de vereniging. Daarop wordt ook stevig gestuurd. Beide zaken (1) en (2) moeten plaatsvinden in balans met elkaar. De heer Noordzij kreeg de indruk naar aanleiding van de ALV in juni 2015 dat het bestuur het gevoel had dat het ging om een bepaalde periode met daarna wel weer de luwte in de dagelijkse voortgang. Dat zou voor hem de verkeerde intentie zijn. De voorzitter bevestigt dat hij niet uitgaat van luwen. Hij gaat er wel vanuit dat het tempo waarin zaken binnen de vereniging nu plaatsvinden zal afnemen. De heer Noordzij vraagt in hoeverre dit strookt met artikel 2 van de statuten. De heer Tri Mahabali (lid) is een ongeruste ouder. Hij is ongerust omdat hij ziet hoeveel emoties op de werkvloer van de casus spelen die nu aan de orde is gesteld. Zijn kind zit in groep twee. Zijn kind krijgt minder mee van het hele gebeuren maar de ouders des te meer. Veel emoties spelen ook bij de leerkrachten en indirect ervaart hij emoties bij de kinderen. Los van arbeidsrechtelijke verhoudingen, vindt hij visie en strategie nu belangrijk. Dan gaat het hem vooral om het wegnemen van de onrust. Van het grootste belang vindt hij een veilige situatie voor de kinderen. Die veilige situatie lijkt nu niet te bestaan. Hoeveel van wat nu allemaal rondgaat op de werkvloer, gaat over de inhoud? Hij beschouwt de school als een geheel. Dat geheel bestaat momenteel niet. Hij vindt het van belang een verhaal te krijgen van degene die in deze kwestie leiding geeft hoe ervoor te zorgen dat de school als geheel weer terugkomt. Hij doet dan vooral een beroep op de huidige directeur. Van belang is te spreken over hoe de situatie te bereiken waar de leiding naar streeft. Hij vraagt het bestuur een tipje van de sluier op te lichten als het gaat om het gesprek dat het bestuur heeft met de leidinggevende. De heer Dominicus (bestuurslid) ziet de onrust en wijst op de organisatiestructuur die optimaal is ingericht om de situatie te voorkomen die nu bestaat. Hij attendeert op de binnen die structuur bestaande rolverdeling. Het bestuur prikkelt de locatie leiding om de school weer in zijn kracht te zetten.
Pagina 9 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
De heer Tri Mahabali attendeert het bestuur op de noodzaak hierover beter te communiceren. Nu de leiding heel weinig communiceert, heeft dat tot gevolg dat verhalen gaan rondzingen. Daardoor dreigen zaken uit de hand te lopen die niet uit de hand hoeven te lopen. Daarmee gaat heel veel energie verloren. De heer Dominicus (bestuurslid) wil niet zeggen dat de intentie van het bestuur zonder fouten in de uitvoering is. Het bestuur vindt de door de ALV aangekaarte aandacht nummer één. Vanuit de ALV wordt opgemerkt dat dit de eerste keer is dat de ALV dit van het bestuur verneemt. Dit had gezegd kunnen worden op de ouderavond. Op de ouderavond is niets gezegd over deze casuïstiek. Het algemene gevoelen in de vereniging is dat het bestuur de ouders oproept lid te worden. De voorzitter vindt dit een terechte opmerking. Mevrouw Anne Marie Codée herhaalt haar argumenten en benadrukt dat ook onder ouders het gevoel bestaat dat het bestuur moet ingrijpen. De heer Dominicus (bestuurslid) bevestigt dat het bestuur de boodschap over de onrust op de school van deze casus heeft vernomen. Hij bevestigt ook dat het bestuur gezegd heeft hiermee bezig te zijn en hiervoor aandacht te hebben. De voorzitter heeft bevestigd dat het bestuur dat beter vorige week had kunnen zeggen. Het bestuur gaat nog steeds niet in op individuele gevallen. Vanuit de ALV wordt de inschatting uitgesproken dat het goed zou vallen wanneer het bestuur met de betrokken personeelsleden zou spreken. De voorzitter herhaalt te hebben gezegd dat wanneer personeelsleden aangeven met het bestuur te willen spreken, het bestuur daarvoor beschikbaar is. Vanuit de ALV wordt opgemerkt dat het de vraag is in hoeverre deze personeelsleden het initiatief zouden moeten nemen. De verwachting is dat het bestuur het initiatief zou nemen. Gevraagd wordt vanuit de ALV in hoeverre het veranderproces in gezamenlijkheid met het personeel is opgezet en uitgevoerd. Wanneer dit veranderproces van boven naar beneden wordt doorgevoerd, plaatst de stelster van deze vraag daarbij vraagtekens. Is dit draagvlak bij het personeel aanwezig? De voorzitter zet uiteen dat het begin van dit proces bij de ALV lag. Die stelde het bestuur vragen op basis waarvan het bestuur een en ander in gang heeft gezet. Dit is een belangrijk element waarop het bestuur ook heeft toegezien. Het bestuur is nadrukkelijk nagegaan in welke mate mensen hierin worden meegenomen en in welke mate het draagvlak binnen de organisatie bestaat. Daarin zit een belangrijk aantal ijkpunten, namelijk dat onder meer een besluit is genomen door de directeuren van alle scholen. Een proces is gevolgd waarbij alle leidinggevenden betrokken waren. De voorzitter was zelf aanwezig bij de presentatie van de structuur aan alle leidinggevenden. Een tweedaagse vond plaats in september 2014. Daar waren alle betrokkenen aanwezig en daarin is ook deels het individuele en deels het algemene verhaal verteld. Dat is verder geconcretiseerd in individuele gesprekken. In mei/juni stemde het overleg van de directeuren unaniem in met de structuur. Dat was één ijkpunt. Ten tweede was de GMR (de vertegenwoordiging van alle medezeggenschapsraden van alle scholen) heel kritisch. Dat was in maart 2015. In mei/juni zijn aanvullende stukken aangeleverd. De GMR adviseerde positief over die stukken. Dat waren voor het bestuur twee belangrijke momenten voor de toets van het draagvlak. Hij rondt hiermee de bespreking af van Wat Verder Ter Tafel Kwam en keerst vervolgens terug naar agendapunt 4 om dat punt af te ronden.
5.
Procedure om te komen tot statutenwijziging
a. Toelichting op procedure b. Schriftelijke stemming De ALV is niet toegekomen aan de bespreking van dit agendapunt. Wel is in de bespreking van de statutenwijziging deze opmerking gemaakt vanuit de ALV: De vertegenwoordiging van alle scholen bij statutenwijzigingen Mevrouw Caviet stelt de vertegenwoordiging in de ALV van de 15 scholen aan de orde, zeker in het geval over de statuten gestemd wordt en alleen wijzigingen mogelijk zijn met een tweederde meerderheid. Opgemerkt wordt dat in een evenredige vertegenwoordiging ook de vertegenwoordiging van alle scholen van de vereniging betrokken zou moeten worden. Hierover is inhoudelijk niet van gedachten gewisseld.
6. Rondvraag
De ALV is niet toegekomen aan de bespreking van dit agendapunt.
7. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering onder dankzegging voor aandacht en inbreng om 23.05 uur.
Pagina 10 van 11
Vastgesteld verslag vergadering ALV Protestants Christelijke Vereniging Vechtstreek en Venen d.d. 11 november 2015
Lijst van afspraken Datum/nr Onderwerp 22-06-2015/001 Verantwoording; bedrijfsvoering - het stellen van operationele doelen
Actie door Verenigingsdirecteur
22-06-2015/002 Statuten: lidmaatschap van de vereniging. Een soort van keuzemodel voorleggen aan de ALV, waarbij het ene voorstel consequenties gaat hebben voor het andere.
De voorzitter
22-06-2015/003 Statuten, bestuursinrichting. De identiteit van de vereniging; eisen aan de leden. Nagaan hoe strikt die eisen zijn voor leerkrachten.
Jos van Elderen (Extern Expert) De Penningmeester
22-06-2015/004 Financieel verslag; in het derde kwartaal van 2015 een doorkijk naar 2016 presenteren aan de ALV. 22-06-2015/005 Nagaan welke inspanning nodig is voor de verbreding van het gevraagde doorkijkje met de acte de financiën en de doelstellingen.
De voorzitter
22-06-2015/006 Rondvraag. Financieel verslag. In “overige lasten”zit een relatief grote post. Gevraagd is een uitsplitsing te maken naar inhuur van derden.
De Penningmeester
11-11-2015/007 Besluiten over de voortgang na de bestuursvergadering d.d. 11 november 2015
Bestuur
Pagina 11 van 11
Voortgang
