VAPblad. Kwartaalblad van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs

56e jaargang

al | 4e kwarta

5/2010 2010 | nr. 36

De VAPwebsite in ontwikkeling www.vap-onderwijs.nl

reniging va

d van de ve

Kwartaalbla

VAPblad

Visuele communicatie logo’s advertenties

•

bochures

•

beletteringen

•

websites

•

•

huisstijlen

•

fotografie en meer

•••

Schiedamseweg 57-6 • 3134 BB Vlaardingen • T/F 010 234 35 22 • 06 22 54 24 82 • [email protected]

derwijs

eel bij het on

atief person n administr

www.vap-onderwijs.nl

Orgaan van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs Dagelijks Bestuur Jouke de Jong, voorzitter Reiger 33, 8103 AL Raalte Wim Boevé, vice-voorzitter Beelaertspark 22, 2731 AC Benthuizen Henk Reuvekamp, secretaris Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen Eric van Steen, penningmeester Vossenberg 9, 4841 JB Prinsenbeek Rabobank 18.24.76.243 t.n.v. VAP Redactie Hans Kleinsmann Eric van Steen Arnold Zadelberg Redactie-adres Vossenberg 9 4841 JB Prinsenbeek Telefoon 06-51 21 76 98 E-mail: [email protected]

Hoewel de redactie streeft naar betrouwbaarheid, kan zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onjuistheden in de gepubliceerde informatie. De eigen publicaties mogen verspreid worden mits bronvermelding plaatsvindt. Ledenmutaties Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen Opgave advertenties aan het redactie-adres. Abonnementsprijs € 75,- per jaar. Opmaak: Vormplus, Vlaardingen Druk: Stout grafische dienstverlening, Vlaardingen 56e jaargang 4e kwartaal 2010 nr. 365/2010 ISSN 1383-052X

reniging va

d van de ve

Kwartaalbla


derwijs

eel bij het on


Inhoudsopgave VAN DE VOORZITTER De donkere dagen voor Kerst met een gouden randje VAPblad tweede kwartaal 2010 Impressie van de VAP-themadag 23 november 2010 Resultatenoverzicht evaluatie VAP-themadag VAN HET BESTUUR VAPblad tweede kwartaal 2010 Impressie van de VAP-themadag 23 november 2010 Resultatenoverzicht evaluatie VAP-themadag

5 8 10

VAN DE REDACTIE Horizontaal toezicht Belastingdienst Complianceverkenning (cv) www.VAP-onderwijs.nl in ontwikkeling Modern werkgeverschap, een breed begrip Laatste subsidieronde voor 2011 Enterprice resource planning (ERC) Handhavingsregels ouderbijdrage Minder lasten en heldere regels bij aanbesteding Professionals en hun eigenaardigheden Vervroegde WIA-aanvraag Online inzicht in je persoonlijke pensioenopbouw Pianoo

11 12 18 19 21 22 23 25 26 28 29 29

VAN DE LEDEN De reikwijdte van artikel 32ba wet op de Loonbelasting Richtlijnen voor beheer van het archief VAN DE RAYONS Vergaderdata rayons Impressies van de rayonvergaderingen UIT ANDERE BRONNEN De zieke werknemer; ziek of niet? Workshop Risicomanagement in het VO LEDEN Ledenmutaties Vergaderdata 2011 bestuur VAP Aanmelden nieuwe leden

2 VAPblad nr. 365, 4e kwartaal 2010

3 5 8 10

30 31

37 37

42 46

47 47 48

VAN DE VOORZITTER De donkere dagen voor Kerst met een gouden randje Ondermeer de voltallig bezochte bestuursvergadering van 17 november 2010 vormt mijn inspiratiebron voor dit voorwoord. We hebben daarin uitvoerig stilgestaan bij de toekomst van de VAP. Dat was niet voor het eerst. Ruim vier jaar geleden heeft het bestuur stellingen aan de leden voorgelegd en een actieplan opgesteld. We hebben op 17 november geconstateerd dat we er niet in zijn geslaagd alle actiepunten uit te voeren. Het is niet gelukt alle rayons weer actief te krijgen, we hebben nog geen voet aan de grond buiten het voortgezet onderwijs, de website heeft nog niet de kwaliteit die we graag zouden willen (al komt hier binnenkort verandering in) en de VAP is als netwerkorganisatie niet gegroeid. Terecht wordt soms vanuit de rayons kritisch naar het landelijke bestuur gekeken. De oorzaken hiervoor zijn divers. Voor vrijwel het gehele bestuur geldt dat zij net als u een drukke betaalde baan hebben. Op een bescheiden vergoeding voor DB-leden en hoofdredacteur na, is het VAPwerk onbezoldigd vrijwilligerswerk. Dat raakt dan wel eens ondergesneeuwd. Is het dan allemaal kommer en kwel? NEE, absoluut niet. Het ledental is door de jaren stabiel gebleven ondanks alle schaalvergroting in het onderwijs, een aantal rayons is nog zeer actief, het VAPblad is bijzonder goed gevuld en de cursus- en themadagen kunnen zich jaar op jaar verheugen in goede belangstelling en dito waardering. Toch vindt het bestuur het tijd voor verandering. Hoe dat moet, willen we met u als leden bespreken tijdens de ledenvergadering op 8 april 2011. Hoe we die dag precies aankleden, moeten we nog uitwerken, maar noteert u deze datum alvast. Ik roep u op om nu reeds met suggesties te komen, dan kunnen we die naast onze eigen ideeën leggen. Binnenkort is het Kerstmis. Onder ons zijn er die de Kerst(nacht)dienst/mis bezoeken, de aloude liederen zingen over het kindje Jezus. Voor anderen is het kerstdiner het hoogtepunt. Velen hebben de week tussen Kerst en oud en nieuw vrij, nemen afstand van de dagelijkse drukte en komen toe aan elkaar, een boek of het VAPblad. Daarin ook dit keer weer veel lezenswaardige artikelen. Ik ben er van overtuigd dat deze voor u, werkzaam bij een school of een bestuursbureau, leerzaam zijn. Voor mij als ambtenaar van het ministerie van OCW actief bij het College voor Examens, is dat minder het geval. Ik ben nu 2,5 jaar uit het onderwijs en merk dat ik de aansluiting steeds meer ga missen. Daarbij komt het formele argument dat ik vanwege die ambtelijke relatie met de minister niet de onafhankelijke positie kan innemen die ik als voorzitter van de VAP soms nodig heb. Ik heb daarom besloten en op 17 november aan het bestuur meegedeeld, dat ik in tijdens de ledenvergadering van 2011 mijn functie zal neerleggen en tussentijds het bestuur zal verlaten. Er is een vacature, ik ben benieuwd aan wie van u ik de symbolische voorzittershamer kan overdragen. Denk er maar eens goed over na! Ik wens u, met allen die u dierbaar zijn, gezegende Kerstdagen en een goed 2011.

Jouke de Jong, voorzitter

3 VAPblad nr. 365, 4 kwartaal 2010 e

Kerstmis Als je kunt stilstaan bij wat je beweegt en je alert bent op plekken waar je kunt bronnen op verhaal komen over liefde kunt zingen en het leven kunt vieren, zal 2011 een jaar vol passie kunnen zijn. Dat wensen we u

Het bestuur van de VAP

u De VAP wenst en een goede kerstdagen ! voorspoedig 2011


VAN het bestuur VAPblad tweede kwartaal 2010 In het blad over het tweede kwartaal 2010 staat een aantal zaken die bij enkele leden van Rayon G hebben geleid tot verbazing en soms irritatie. Het desbetreffende onderdeel van het verslag van de vergadering van VAP-Rayon G is door de redactie van het VAPblad weggelaten in de impressie van de rayonvergaderingen. Om de lezers van het VAPblad volledig te informeren, wordt het verslag van de rayonvergadering van 13 juli 2010 integraal opgenomen, per onderdeel voorzien van de opmerkingen die in de DB-vergadering van het landelijk bestuur van de VAP zijn gemaakt. Vervolgens wordt het verslag van de rayonvergadering van 7 oktober 2010 integraal gepubliceerd. Daarmee is volledige openheid van zaken gedaan. Verslag vergadering Rayon G, d.d. 13 juli 2010: Voorwoord van de voorzitter: hier wordt een opmerking geplaatst richting de leden die niet zijn verschenen op de jubileumdag dat zij de “verkeerde prioriteiten hebben gesteld”. Het is niet aan de voorzitter om dit te bepalen; onze leden zijn zeer goed in staat om zelf bewuste afwegingen te maken. Deze opmerking gaat te ver. Reactie VAP DB-vergadering, d.d. 29 september 2010: De voorzitter heeft deze formulering gekozen door teleurstelling over opkomst. Er is veel energie, tijd en geld in de organisatie gestoken. Bovendien staat er voor deze woorden “mijns inziens”. Het VAPblad is doordrenkt met opmerkingen die een mogelijk einde van de VAP inluiden. Het bestuur legt daar eenzijdig de verantwoordelijkheid voor bij de leden. Terecht, succes staat of valt bij de inzet van de deelnemers. Maar het bestuur ontziet zichzelf in zijn verantwoordelijkheid en dat is onterecht. Kan het Rayon voorbeelden noemen? Het bestuur herkent zich hier niet in, maar heeft wel degelijk zorg over toekomst. Het bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid en probeert het tij te keren door het organiseren van goed aangeklede ALV, themadagen en cursussen. De indruk bestaat dat het landelijk bestuur een te grote broek aan het aantrekken is. Men wil op het niveau van de VO-raad en OCW/DUO een partijtje mee gaan blazen. Daarbij moet wel bedacht worden dat wij een club zijn van administrateurs en financiële professionals, die binnen de scholen waarin we werkzaam zijn een adviserende en informerende taak hebben richting bestuur en/of raad van toezicht. Wij zijn niet de “decision-makers” in het veld. De brief die de VAP heeft gestuurd aan DUO inzake de “frisse scholen” is daarvan een voorbeeld. Dat is geen taak van “onze VAP”; het antwoord van DUO liegt er dan ook niet om. Het overleg met OCW, DUO en VO-Raad is op initiatief van DUO op gang gekomen. De VAP zit met een gewaardeerde inbreng bij diverse kennisgroepen bij de VO-Raad aan tafel. Daarmee wil het bestuur bereiken dat de leden invloed kunnen uitoefenen op de uitvoerbaarheid van (nieuw) beleid en voorkomen dat de leden voor voldongen feiten worden geplaatst. Het lukt niet om nieuwe bestuursleden aan te trekken; ook is er verontrusting omtrent de huidige samenstelling van het bestuur, namelijk men is niet (meer) werkzaam als administrateur.


Na het vertrek van Jack Adriaans is Rayon G niet meer vertegenwoordigd in het bestuur. Graag ziet het bestuur een opvolger uit hetzelfde Rayon, zodat dit Rayon vertegen-woordigd blijft. Het bestuur nodigt een Rayonvertegen-woordiging uit voor de AB-vergadering van 17-11-2010 om ter vergadering met elkaar van gedachten te wisselen. Van de huidige bestuursleden is er welgeteld één vutter en één werkzaam bij het ministerie OCW, de anderen zijn actief in VO en PO. Het bestuur heeft teveel geld; € 87.000,- op 31 december. Daarvan is € 45.000,- vrij besteedbaar. Hoe gaat men hiermee om de komende jaren? - De leden hechten wèl veel waarde aan de vergadering van ons Rayon G. Het vermogen is een gevolg van meevallende deelname aan bekostigde cursussen en themadagen, en tegenvallende opkomst bij de gratis ledenvergaderingen en jubileumvieringen. Er zijn 300 landelijke VAP leden, waarvan er - afgaande op de verslagen - circa. 50 – 60 actief vergaderen. Daarbij zijn er slechts 5 Rayons A, C, D, en G. Het gaat dus om maximaal 20% van de leden, die actief vergaderen. Is dit niet wat mager? Bevestigt dit het voorgaande? Gelukkig worden de rayonvergaderingen als waardevol ervaren. Zegt het voort, want helaas is dat niet in alle Rayons het geval, terwijl de Rayons de kern vormen van de VAP.

Het verslag van de vergadering d.d. 7 oktober 2010 van Rayon G Op 6 oktober is een reactie gekomen van de voorzitter van het landelijk bestuur op de opmerkingen uit het verslag van 13 juli 2010. Allereerst is de vergadering teleurgesteld in de reactie van het bestuur. Na de eerste reactie waren we hoopvol gestemd. Het bestuur gaf toen te kennen zich te herkennen in de open aanmerkingen. Hiervan is in de officiële reactie niets terug te vinden. De punten van de reactie op een rijtje: a. Teleurstelling van de voorzitter ten aanzien van de magere opkomst op de jubileumviering/ ALV; hij geeft aan de uitspraak “verkeerde prioriteiten” uit persoonlijke titel te hebben geuit, niet vanuit de functie als voorzitter. De vergadering is overwegend van mening dat Jouke in zijn voorwoord namens het volledig bestuur spreekt en niet op persoonlijke titel. De vergadering blijft van mening dat deze opmerking achterwege had moeten blijven. b. Ten aanzien van de opmerkingen in het VAPblad 2e kwartaal 2010 die een mogelijk einde van de VAP inluiden, stelt het landelijk bestuur de vraag om voorbeelden te noemen (in een eerste reactie gaf het bestuur aan zich te herkennen in onze brief en opmerkingen, hiervan is niks meer terug te vinden) - pagina 3: Voorwoord 2e alinea vielen zware woorden als “meerwaarde en levensvatbaarheid” en de zinnen daarachter. - pagina 4: de één na laatste alinea, de laatste 2 zinnen. - pagina 13: onder kopje “ingekomen stukken” en onder “algemene ledenvergadering” wordt tweemaal gerefereerd aan “onvoldoende meerwaarde”. Dit punt is ook de motivatie van OGVO om het lidmaatschap te beëindigen.


c. Hierbij sluit direct aan de situatie dat er geen nieuwe bestuursleden kunnen worden gevonden. Hierbij kwamen uit de vergadering de volgende opmerkingen: Er zijn vanuit ons Rayon aanbevelingen gedaan richting landelijk bestuur voor mogelijke kandidaten voor opvolging. Deze mensen zijn echter nooit benaderd. Pagina13 onderaan: uit de bestuursvergadering van 19 mei 2010 wordt gezegd dat de rayonsecretarissen worden gepolst naar de mogelijkheid voor het benaderen van jonge leden. Naar ons beste weten heeft dit nooit plaatsgevonden in ons Rayon. In de reactie wordt gesteld dat, op 2 mensen na, iedereen van het bestuur actief is in VO en PO. De vergadering stelt dat zij echter niet actief zijn als administrateur of financieel verantwoordelijke. d. De VAP is een te grote broek aan het aantrekken”. De vergadering stelt dat de indruk bestaat dat er teveel “naar boven” wordt gekeken, waardoor de voelbare afstand tussen landelijk bestuur en de rayonleden alleen maar groter wordt. De hierboven geschetste voorbeelden lijken dit beeld te bevestigen, evenals de reactie van DUO. e. Het antwoord ten aanzien van het vermogen is onvoldoende. Het landelijk bestuur moet inzicht geven in de bestedingen op de langere termijn, waarbij inkomsten en uitgaven weer in evenwicht komen, c.q. een duidelijke bestemming aan de gespaarde gelden geven. Het risico op “gold-plating” is nu levensgroot aanwezig. f. Rayon G wordt uitgenodigd om de vergadering van het landelijk bestuur op 17 november a.s. te bezoeken. De vergadering stelt dat er weliswaar door Rayon G kritische opmerkingen zijn geplaatst richting landelijk bestuur, maar dat zij geen partij kan zijn in de interne bestuursdiscussie die hiervan het mogelijk gevolg is. Een later reflectiemoment tussen bestuur en leden is wel wenselijk en moeten we ook zeker gaan inplannen. Tenslotte komt de vraag aan de orde, of deze reactie van het landelijk bestuur in het kwartaalblad wordt geplaatst. Dit zou wel erg mager zijn. Verder pleit Rayon G er voor, dat de rayonnotulen niet worden ingekort of gecensureerd. Het kan niet de bedoeling zijn dat leden/Rayons monddood gemaakt worden. Plaatsing van de integrale notulen op de website zouden wij aanbevelen.

Reactie bestuur: Op 17 november 2010 is mede naar aanleiding van het bovenstaande in de vergadering van het Algemeen Bestuur uitvoerig stilgestaan bij de toekomst van de VAP en op 30 november 2010 hebben ondergetekenden met de voorzitter en secretaris van rayon G dit onderwerp besproken. Rayon G heeft dingen losgemaakt, die wellicht bij meer leden leven. De discussie is nu goed op gang gekomen en wordt voortgezet binnen het Algemeen Bestuur en in de voorbereiding van de Algemene Ledenvergadering van 2011. Daarbij gaan we ook de rayons actief betrekken. Er zijn wat ons betreft geen heilige huisjes. Omvang en samenstelling bestuur, VAPblad, website, financiële positie, alles zal tegen het licht worden gehouden. Met elkaar moeten we er voor zorgen dat er op 8 april 2011 te Utrecht een eigentijdse en gezonde VAP ontstaat, gericht op de toekomst met oog voor wat in 55 jaar is opgebouwd. Jouke de Jong en Eric van Steen


Impressie van de VAP-themadag 23 november 2010 Voor de themadag die op 23 november 2010 in Vergadercentrum Hoog Brabant te Utrecht is gehouden, hadden zich 86 personen aangemeld. Na de ontvangst met koffie en thee heette de voorzitter van de VAP, Jouke de Jong, de aanwezigen welkom. Na zijn openingswoord nam Antoine Roes van PwC de microfoon over om het thema van het ochtendgedeelte te behandelen: de werkkostenregeling. Uit de presentatie van Antoine Roes bleek al snel dat de Belastingdienst het deze keer misschien wel leuker kan maken, maar zeker niet gemakkelijker! En dan te weten dat vereenvoudiging de achtergrond van deze regeling is. Diverse termen vlogen de zaal in: gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, vrije vergoedingen, extraterritoriale kosten, vrije ruimte, nihilwaardering……………..! Bovendien werd het verschil tussen vergoedingen en verstrekkingen benadrukt. Zo mag aan een zieke college wél een fruitmand worden gegeven, maar strikt genomen moeten de kosten van een bloemetje aan dezelfde persoon tot de werkkostenregeling worden gerekend. De regeling is in beginsel van toepassing op alle vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aan zijn werknemers doet. Voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen is straks per inhoudingspichtige een budget van 1,4% van de (fiscale) loonsom beschikbaar. Bij overschrijding van dit budget voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geldt als hoofdregel een eindheffing van de werkgever van 80% over het meerdere. De CAO, basis van de arbeidsvoorwaardenregeling, kan soms conflicteren met bepalingen van de werkkostenregeling. Antoine Roes benadrukte dat wettelijke regelingen altijd prevaleren boven de CAO-bepalingen. Aan de hand van stellingen konden de aanwezigen met het bekende “petje-op/petje-af” systeem aangeven of zij het er al dan niet mee eens waren. Vaak had de meerderheid van de zaal ‘t bij het rechte eind, maar er kwamen toch situaties voor, waar het antwoord voor de hand lag, maar dat het antwoord verrassend anders was. De grondslag voor de 1,4% uit de werkkostenregeling voor enig jaar wordt gevormd door de totale loonsom over het vorige kalenderjaar. Er zijn drie instapmomenten voor de werkkostenregeling: 2011, 2012 of 2013. Vanaf 2014 zal toepassing van de regeling verplicht worden voor alle werkgevers. Met ingang van toepassing van de werkkostenregeling vervallen alle afspraken die de organisatie met de Belastingdienst heeft gemaakt over vergoedingen en verstrekkingen. Na het gebruikelijke lunchbuffet werd de microfoon overgedragen aan Thom Menssink, directeur van DDInformatica. Zijn presentatie ging over de complete digitale factuurverwerking. Aan de hand van een demonstratie van iFileFactuur, het product van DDInformatica waarmee factuurautomatisering is te verwezenlijken, met werkelijke facturen werd zijn demonstratie een ware praktijkervaring. Uiteraard was het aantal te verwerken facturen beperkt (vijf exemplaren), waarbij uiteindelijk één factuur werd verheven tot modelfactuur die werd gevolgd gedurende het verdere verloop van de verwerkingsprocedure. Het traject dat de factuur moet afleggen, werd schematisch voorgesteld en vervolgens verduidelijkt door stap-voor-stap de boekingsgang die de factuur had ondergaan, te volgen. De gehele boekingsgang wordt per factuur vastgelegd in een log. Alle datums waarop handelingen zijn verricht, worden door het systeem automatisch vastgelegd, evenals alle acties die functionarissen hebben gepleegd: wie heeft de binnenkomst van de factuur geregistreerd, wie


was de codeur, wie heeft geaccordeerd, wie heeft voor betaling gefiatteerd en wie heeft uiteindelijk de betaling ingeboekt. Daarmee behoort het archiveren van het papieren document volgens Thom Menssink tot het verleden, dit met goedvinden van de Belastingdienst . Op de vraag uit de zaal wat het pakket voor de school gaat kosten, antwoordde Thom dat men niet alleen naar de kosten moet kijken, maar dat deze toepassing zichzelf terugverdient omdat onder andere forse tijdbesparing, kostenbesparing, ruimtebesparing en efficiencyverbetering worden gerealiseerd. Hierna lichtte VAP-collega Jan Gerard Baaij van het Visser ’t Hooft Lyceum in Leiden zijn praktische ervaring met de digitale factuurverwerking toe. Op het moment dat hij uitlegde dat het systeem automatisch een e-mailbericht verstuurt naar betrokken functionarissen met de mededeling dat er facturen gereed staan voor accordering, komt (toevallig?) bij collega Flip van Hoven op zijn Blackbarry zo’n melding binnen. Vervolgens werd dit onderdeel een co-productie van beide collega’s. Wat uit hun betoog bleek, is dat - in tegenstelling tot hetgeen Thom Menssink in zijn presentatie zei - de papieren factuur tijdens het verwerkingsproces nog wel wordt gebruikt op check- en controlemomenten. Na de theepauze verzorgde Patrick Akkerman, new business consultant van DDInformatica, de presentatie van het digitaal dossierbeheer en de digitale verwerking van inkomende post. Hij begon zijn verhaal met het herkenbare beeld van overvolle dossierkasten, waar de documenten vaak ongerubriceerd opgeborgen zijn. Het intern verspreiden, raadplegen en/of beveiligen van deze documenten wordt daardoor lastiger en leidt vaak tot schaduwdossiers, toename van kopieerkosten en papiergebruik en vertraging van informatiedeling. Patrick benadrukte dat men daarbij nooit de zekerheid heeft dat iedereen voor wie de informatie interessant is, deze ook daadwerkelijk ontvangt en kan inzien. In het proces van het digitaliseren van het dossierbeheer en de postverwerking staat ook nu de scanner weer vooraan in het proces. Door het groot arsenaal aan zoekcriteria is het terugvinden binnen het digitale systeem ’n fluitje van een cent geworden. Het systeem zoekt op alle ingevoerde trefwoorden: naam van de afzender, onderwerp van het document, datum, locatie of afdeling waar het document voor bestemd, c.q. afkomstig van was. Wanneer het systeem een (te) lange reeks mogelijkheden opsomt, kunnen de zoekcriteria worden verfijnd. Ondanks de gebruiksvriendelijkheid zijn er nog niet veel organisaties die het dossierbeheer op digitale wijze verzorgen. Aan het einde van de dag blikte Jouke de Jong nog even terug op deze themadag en constateerde uit de veelvuldige interrupties uit de zaal, dat de onderwerpen wel leefden bij de aanwezigen. Aan de deelnemers was gevraagd het evaluatieformulier in te vullen. Hier hebben 49 personen gehoor aan gegeven. Op de volgende pagina vindt u de resultaten. Doordat enkele deelnemers het middaggedeelte niet (geheel) hebben bijgewoond, is de respons lager dan 49. Alle PowerPoint-presentaties van deze themadag kunnen worden gedownload op onze website: www.vap-onderwijs.nl, achter de knop Themadag 23-11-2010. Daar zijn ook praktische tips voor de werkkostenregeling en een praktische inventarisatietool (in Excelformaat) voor de werkkostenregeling te downloaden. Ook de uitslag van de enquête over het “paperless office” - die DDInformatica tijdens de themadag onder de deelnemers heeft gehouden - is op onze website terug te vinden.

Eric van Steen


Resultatenoverzicht evaluatie VAP-Themadag 2010 doel van deze VAP themadag Was vooraf het doel van de VAP-themadag duidelijk? 38 x uitstekend 11 x voldoende 0 x matig Ochtendgedeelte: WERKKOSTENREGELING Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 34 x uitstekend 15 x voldoende 0 x matig Middaggedeelte: COMPLETE DIGITALE FACTUURVERWERKING Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 10 x uitstekend 29 x voldoende 10 x matig PRAKTIJKGEDEELTE DIGITALE FACTUURVERWERKING Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 8 x uitstekend 24 x voldoende 8 x matig DIGITAAL DOSSIERBEHEER Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 5 x uitstekend 19 x voldoende

6 x matig

DIGITALE VERWERKING INKOMENDE POST Was de presentatie van dit onderdeel duidelijk? 5 x uitstekend 18 x voldoende

7 x matig

LOCATIE van deze VAP-themadag Van welk vervoermiddel heeft u gebruik gemaakt? 6 x auto 40 x trein 3 x anders Wat vindt u van de verzorging in Hoog Brabant? 30 x uitstekend 17 x voldoende 1 x matig

TOTAALOORDEEL van deze VAP-themadag Wat vindt u van de praktische toepasbaarheid van deze VAP-themadag? 28 x uitstekend 20 x voldoende 1 x matig Hoe heeft u deze dag ervaren? 28 x uitstekend 18 x voldoende 0 x matig


VAN de redactie Horizontaal toezicht Belastingdienst

themadag

themadag

Inleiding Steeds meer organisaties en bedrijven vallen onder het horizontale toezicht van de Belastingdienst. Het streven van de Belastingdienst daarbij is om te komen tot een effectievere en efficiëntere werkwijze, waarbij minder de nadruk ligt op controles achteraf en meer afstemming vooraf plaatsvindt. Het resultaat is dat de Belastingdienst minder zal graven in oude belastingjaren en er meer zekerheid is over de actuele belastingpositie van een organisatie. Bij horizontaal toezicht is wederzijds vertrouwen van groot belang. Om dit vertrouwen te winnen, moeten organisaties inzicht geven in de mate waarin zij controle hebben op de bedrijfsprocessen die invloed hebben op hun belastingpositie. Daartoe wordt tussen de organisatie en de Belastingdienst een handhavingconvenant gesloten waarin de spelregels zijn vastgelegd. Eén van de spelregels is dat de organisatie moet beschikken over een samenstel van processen en interne beheersmaatregelen, dat ervoor zorgt dat de financiële risico’s van een organisatie bekend zijn en beheerst worden. De Belastingdienst noemt dat: het tax control framework (tcf). Alle bedrijfsprocessen bij elkaar zijn van invloed op de belastingpositie van de organisatie en spelen een rol in het tcf. Het bouwen van een tcf voor het horizontaal toezichtproces Het bouwen van een tcf is niet zo ingewikkeld als algemeen wordt gedacht. Vaak blijkt al dat (onbewust) een groot deel van het tcf is geïmplementeerd. Denk daarbij aan de fiscale scan van de fiscalist, de handboeken AO/IB, het risicomanagement en de controles die ervoor zorgen dat (bijvoorbeeld) de aangiften loonbelasting en omzetbelasting tijdig worden ingediend en betaald. Het bouwen en in stand houden van een tcf kan worden onderverdeeld in negen stappen: 1. Doelstellingen bepalen; 2. Het in kaart brengen van processen; 3. Het analyseren van fiscale risico’s; 4. Het in kaart brengen van interne beheersmaatregelen; 5. Beoordeling van de beheersmaatregelen en signaleren welke ontbreken; 6. Het ontwerp van het tcf; 7. Implementatie van het tcf; 8. Toetsing van de opgestelde controles binnen het pakket van maatregelen; 9. Onderhoud van het tcf. Een goed werkend tcf leidt tot bewustwording van de processen en het kwalitatief beoordelen van controles en heeft mede tot gevolg dat de hoeveelheid correcties bij controles van de Belastingdienst afnemen. Het horizontaal toezichtgesprek (HT- gesprek) Het is de bedoeling, dat – als start van het HT-proces - dit gesprek wordt gevoerd met de hoogste leiding van de Belastingdienst en de betrokken organisatie. Van de zijde van de Belastingdienst nemen ook andere personen deel aan het HT-gesprek. In het HT -gesprek staat bij voorkeur alleen het horizontaal toezicht op de agenda. Als ook allerlei lopende zaken worden besproken, kan dit leiden tot verwarring en wordt de aandacht voor de introductie van horizontaal toezicht mogelijk te veel afgeleid.


Het doel van het HT -gesprek is dus een wederzijdse verkenning van de mogelijkheden voor de toepassing van horizontaal toezicht bij de organisatie. Onderdelen van die wederzijdse verkenning zijn: 1. een toelichting op de kernbegrippen en uitgangspunten; 2. verantwoordelijkheden en verwachtingen over en weer; 3. een schets van de stappen in het horizontaal toezichtproces; 4. de ‘tone at the top’, zowel bij de organisatie als bij de Belastingdienst; 5. de positieve en negatieve ervaringen in de huidige contacten.

Complianceverkenning (cv)

Inleiding In het proces van horizontaal toezicht volgt de cv op het eerste HT -gesprek dat met een organisatie is gehouden. Als de organisatie na dit gesprek heeft aangegeven positief te staan tegenover horizontaal toezicht, dan wil de Belastingdienst samen met de organisatie het ‘goede gevoel’ uit het eerste HT -gesprek verder concretiseren en dan overgaan tot een situatie van horizontaal toezicht. Dit artikel is geschreven vanuit het perspectief van een organisatie waarvan de Belastingdienst nog geen compleet (fiscaal) beeld heeft. Wanneer er al wel aanknopingspunten zijn ten aanzien van de ‘tone at the top’ en/of de fiscale beheersing, dan kunnen onderdelen van de cv achterwege worden gelaten. In de uitvoering van de cv is dus maatwerk mogelijk. Vanuit de gedachte van ‘gerechtvaardigd vertrouwen’ is het voor de Belastingdienst en de organisatie wel van belang om gezamenlijk te investeren in de nieuwe manier van werken. Dit betekent dat het ook in de situatie van een bekende klant past om (voor onderdelen van) een cv uit te voeren. In dit artikel wordt de cv toegelicht: 1. Doelstelling; 2. Afbakening; 3. Rolverdeling; 4. Voorbereiding; 5. Uitvoering; 6. Dossiervorming; 7. Evaluatie en rapportage. 1. Doelstelling cv De doelstelling van de cv is om samen met de organisatie vast te stellen dat er zichtbare aanwijzingen zijn dat de organisatie transparant wil zijn en de fiscaliteit wil en kan beheersen. De cv is gericht op het opbouwen van ‘gerechtvaardigd vertrouwen’. Dat vertrouwen is de basis om in de toekomst de organisatie niet meer risicogericht te benaderen, maar te steunen op de verklaringen en op de kwaliteit van de werkzaamheden van de organisatie. Samen afstemmen of er gewerkt kan worden op basis van dit vertrouwen en op basis van de andere kernwaarden van horizontaal toezicht: begrip en transparantie. Door de cv maakt de organisatie ook kennis met de nieuwe manier van werken door de Belastingdienst.


De cv richt zich concreet op de fiscale houding en het gedrag van de organisatie (en betrokken partijen): het willen. Tevens wordt besproken met de organisatie of zij in staat is aanvaardbare aangiften in te dienen. Gezamenlijk wordt vastgesteld, of de randvoorwaarden aanwezig zijn om te komen tot een adequate beheersing van de fiscaliteit: het kunnen. De eigen verantwoordelijkheid van de organisatie staat hierbij centraal. 2. Afbakening Het traject van horizontaal toezicht kent verschillende fasen met elk hun eigen dynamiek. Sommige fasen kunnen gelijktijdig lopen of enige overlap met elkaar hebben. In de cv is aandacht voor de fiscaal relevante AO/IB (TCF). Het gaat daarbij niet om de concrete procedures, maar om de aanwezigheid van een fundament om op te bouwen. De Belastingdienst voert geen beoordeling uit van de huidige stand van de fiscale beheersing. Dat is de verantwoordelijkheid van de organisatie. De organisatie beoordeelt op enig moment de mate waarin zij fiscaal in control is (zij heeft dat vaak al voor een deel gedaan of doet dat in een later stadium). De uitkomsten van deze beoordeling deelt de organisatie met de Belastingdienst. De uitkomsten geven zicht op de verbeterpunten en bepalen de aard en intensiteit van ons toezicht. Tijdens de cv is het mogelijk dat beide partijen al verbeterpunten signaleren. Deze worden dan besproken. De manier waarop de organisatie de punten erkent en de verbetering oppakt, kan inzicht geven in het ‘willen’ van de organisatie. Ook is het mogelijk dat deze punten inhouden, dat aangiften in het verleden op onderdelen niet aanvaardbaar zijn. In dit geval wordt met de organisatie overleg gevoerd over een oplossing voor het verleden. 3. Rolverdeling Het horizontaal toezichttraject wordt gekenmerkt door samenwerking tussen verschillende disciplines. In de cv spelen in ieder geval de klantcoördinator en de controlemedewerker een belangrijke rol: de klantcoördinator is vanuit zijn centrale positie verantwoordelijk voor de voorbereiding en evaluatie, een controlemedewerker voert in beginsel de cv uit (mogelijk samen met de klantcoördinator). Afhankelijk van de specifieke organisatie kunnen naast de klantcoördinator en de controlemedewerker ook anderen bij deelaspecten van de verkenning worden betrokken: • Heffingspecialisten, wanneer specifieke fiscale issues zich voordoen; • EDP -auditor, voor het bespreken van de wijze waarop de fiscale beheersing in een geautomatiseerde omgeving plaatsvindt; • Douane, wanneer bij de organisatie douaneaspecten spelen en de mogelijkheid bestaat om vanuit Belastingdienst en Douane samen op te trekken; • leidinggevende van het behandelteam (lbt), in de voorbereiding en evaluatie is betrokkenheid van het management gewenst, omdat de lbt aanwezig is bij het eerste HTgesprek en het mogelijke handhavingconvenant ondertekent. Aanbevolen wordt de cv met minimaal twee personen uit te voeren. Hiermee willen we de kwaliteit van de verslaglegging en de objectiviteit van onze bevindingen waarborgen. 4. Voorbereiding Voorafgaand aan de cv is het eerste HT-gesprek met de organisatie gevoerd. Dit gesprek is op kantoor voorbereid door het behandelteam van de Belastingdienst. De voorbereiding bestaat uit het verzamelen en delen van relevante klantinformatie. Deze informatie is ook voor de cv nodig. Daarnaast kunnen de bevindingen uit het eerste HTgesprek richting geven aan de cv. Het is dan ook wenselijk dat degene die de cv gaat uitvoeren, aanwezig is bij het eerste HT-gesprek.


Naast de voorbereiding op het belastingkantoor, vindt een gezamenlijke voorbereiding bij de organisatie plaats. Voor de feitelijke start van de cv wordt de organisatie goed geïnformeerd over het doel, de werkwijze en de betrokkenen bij de cv. Hiervoor wordt een korte ‘kick-off’ bijeenkomst gepland. De centrale vraag in deze bijeenkomst is: Hoe kunnen we samen met de organisatie de cv inrichten? De organisatie wordt gevraagd welke sleutelfunctionarissen aan de Belastingdienst informatie kunnen geven over de aandacht voor en beheersing van fiscaliteit. De afspraken over wie wordt geïnterviewd, wanneer en over welke onderwerpen, legt de belastingdienst in onderling overleg vast in een schriftelijk plan van aanpak.* Daarmee maken we het proces van de cv voor de organisatie transparant. Ook maakt het plan duidelijk dat beide partijen bereid zijn tot een nieuwe manier van werken. * Het plan van aanpak kan worden opgenomen in de aankondigingsbrief van de cv.

5. Uitvoering De cv bestaat uit een aantal interviews met sleutelfunctionarissen en inzage in en gesprekken over documentatie, waarbij de mate waarin de organisatie haar verantwoordelijkheid voor een goede aangifte wil en kan nemen centraal staat. Deze verantwoordelijkheid komt naar voren op verschillende niveaus van de organisatie. Deze zij als volgt geclusterd: • Strategische doelstellingen; • Interne beheersingsomgeving; • Extern toezicht en advies; • Fiscale processen; • Informatiesystemen. De cv kan in een korte periode worden uitgevoerd. In het plan van aanpak kunnen de doorlooptijd en data van de interviews worden vastgelegd. Toelichting: De gesprekken over de niveaus bestaan vooral uit open vragen, om zoveel mogelijk relevante informatie te verkrijgen en de sfeer van de organisatie te proeven. Een aantal voorbeeldvragen is hieronder opgenomen. Ook concrete situaties ter illustratie van het (beheer)proces komen aan de orde. Strategische doelstellingen De centrale vraag bij dit onderdeel is: Hoe komt de aandacht van de organisatie voor regelnaleving terug in de strategische doelstellingen (in opzet en realisatie)? Je kunt denken aan de volgende subvragen: • Wat is de missie/visie van het bedrijf en wat zijn de hiervan afgeleide strategische bedrijfsdoelstellingen? • Welke operationele doelstellingen en prestatie-indicatoren (performance goals) zijn gesteld? • Welke compliancedoelstellingen (het willen voldoen aan weten regelgeving, waaronder fiscaliteit) zijn aanwezig? • Wat is de houding van het bestuur ten aanzien van (fiscale) risico’s (risk-appetite)? • Hoe ziet het fiscale beleid van de organisatie eruit? • Hoe wordt beoordeeld in hoeverre de doelstellingen zijn behaald? Inventariseer samen met de directie (bestuur), de controller en/of de compliance-officer waar de relevante doelstellingen zichtbaar zijn gemaakt. Bij het interview wordt inzage gevraagd


in de gedragscode, de tax guidelines, managementrapportages en verantwoordingen ten aanzien van de strategische doelstellingen en prestatie-indicatoren. Ook eigen ervaringen kunnen worden ingebracht. Tevens kunnen controle- of toezichtrapporten van interne en externe instanties behulpzaam zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan interne auditrapporten. Interne beheersingsomgeving Centraal staat de volgende vraag: Op welke wijze is er aandacht voor fiscaliteit in de beheersing van de organisatie? Als subvragen kun je denken aan: • Wie is verantwoordelijk voor interne beheersing van de organisatie? • Op welke momenten en in welke lagen van de organisatie wordt de (risico)beheersing besproken? • Hoe is de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht samengesteld en waarop wordt men geselecteerd? • Op welke wijze waarborgt de directie dat de organisatie ethische regels en integriteitnormen naleeft? • Waaruit blijkt dat de organisatie transparant is in haar (fiscale) activiteiten en gedragingen? • Hoe waarborgt het management dat de interne beheersing goed functioneert? • Hoe worden (fiscale) risico’s onderkend en besproken met medewerkers? • In hoeverre is de fiscaliteit geïntegreerd in de beheersing van bedrijfsprocessen (Business Control Framework)? • Welke acties worden ondernomen om ervoor te zorgen dat verbeterpunten in de (fiscale) beheersing worden gesignaleerd en opgepakt? Hierover kan in gesprek worden gegaan met de directie, bestuur en/of de controller, het hoofd financiën en/of de fiscalist van het accountantskantoor. In verschillende documenten staat informatie over de interne beheersingsomgeving. Denk bijvoorbeeld aan het jaarverslag, de managementletter of het accountantsverslag, managementrapportages, een gedragscode, verslagen van directiebestuursvergaderingen, de werkoverleggen en een klokkenluidersregeling. Ook kan uit eerdere controlerapporten van de Belastingdienst informatie gehaald worden over de mate van fiscale beheersing en compliance. Deze informatie kan aanleiding zijn om de ervaringen en de vervolgacties van de organisatie gezamenlijk te evalueren. Extern toezicht en advies De kernvraag binnen dit onderdeel is: Wat is de rol van externe toezichthouders en adviseurs bij de fiscale beheersing en compliance van de organisatie? Subvragen zijn bijvoorbeeld: • Welke instanties houden toezicht op het functioneren van de organisatie? • Hoe vaak en voor welke onderwerpen wordt een (fiscaal) adviseur of accountant geraadpleegd? • Wat is het beleid om externe deskundigen te raadplegen? Gebeurt dit proactief of in reactie op problemen? • Welke audits zijn uitgevoerd en wat zijn de resultaten? • Hoe wordt omgegaan met verbeterpunten die bijvoorbeeld de accountant aandraagt? • Hoe staan de accountant en fiscaal adviseur tegenover het concept van horizontaal toezicht? Het uitgangspunt is dat de Belastingdienst informatie over het ‘willen en kunnen’ zoveel mogelijk bij de organisatie wil vergaren. Soms constateert de Belastingdienst in gesprekken met de controller of met het hoofd financiën dat de organisatie de fiscaliteit niet zelfstandig kan beheersen en daar externe deskundigen voor inhuurt. Dan wil de Belastingdienst


zicht hebben op hun rol en functie. Een gesprek met de fiscaal adviseur en/of de openbaar accountant kan van toegevoegde waarde zijn. Tijdens de cv wordt geen inzage gevraagd in het accountantscontroledossier. Informatie over de rol en functie van de externe deskundigen staat veelal in de managementletter, het accountantsverslag en in de directie/bestuursverslagen. Fiscale processen De volgende vraag staat centraal: Hoe is de fiscaliteit gepositioneerd binnen de organisatie? Enkele subvragen hierbij zijn: • Hoe heeft het management de fiscaliteit georganiseerd in de bedrijfsprocessen? • Hoe zijn de fiscale verantwoordelijkheden belegd en zijn deze verantwoordelijkheden eenduidig voor de betrokkenen? • Hoe weet het management dat voldoende fiscale deskundigheid aanwezig is en deze up-todate wordt gehouden? • Hoe komen de verschillende belastingaangiften tot stand? - In hoeverre is er bewuste aandacht voor fiscaliteit bij nieuwe bedrijfsontwikkelingen, incidentele gebeurtenissen of directiebesluiten? Een gesprek met de controller, het hoofd financiën, het hoofd personeelszaken of de salarisadministratie kan informatie geven over bovenstaande vragen. Informatiesystemen Vrijwel de meeste organisaties hebben logistieke en/of financiële informatiesystemen voor de ondersteuning van hun bedrijfsprocessen. Niet alleen worden de financiële uitkomsten gebruikt voor het indienen van de verschillende belastingaangiften, veelal zijn ook de (uitkomsten van) fiscale beslismomenten in de informatiesystemen opgenomen. Voor het uiteindelijk kunnen indienen van aanvaardbare aangiften is een volledige en juiste vastlegging en verwerking in de informatiesystemen van essentieel belang. Het is belangrijk om vast te stellen dat het bestuur is doordrongen van het belang van de informatiesystemen. In de praktijk zal deze aandacht zich vertalen in strategische doelstellingen op het gebied van informatiebeveiliging. Gehanteerde kwaliteitsaspecten hierbij zijn vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en controleerbaarheid. De organisatie zal dan algemene beheersingsmaatregelen (general IT-controls) hebben genomen op het gebied van IT. In de cv staat de volgende vraag centraal: In hoeverre heeft de organisatie aandacht voor de ITbeheersingsmaatregelen? Enkele subvragen zijn: • Hoe wordt met fiscaliteit in de informatiesystemen omgegaan? • Waaraan ontleent de organisatie vertrouwen dat de stamtabellen tot juiste gegevens leiden en dat deze gegevens juist en volledig in de belastingaangiften terechtkomen? • Hoe gaat men om met gegevensbeveiliging, back-ups, wachtwoorden en autorisaties? In een interview met bijvoorbeeld de IT-manager en/of controller kunnen deze vragen aan de orde komen. Aandacht voor IT kan terugkomen in managementletters of een IT-auditrapport. De ervaring leert dat de verkenning ter plaatse 3 tot 5 dagen in beslag neemt. De doorlooptijd van voorbereiding tot rapportage is circa 3 tot 4 weken. In 3 tot 5 interviews kunnen de niveaus worden besproken met de organisatie. Daarvan worden gespreksverslagen gemaakt. Terugkoppeling met de gesprekspartners vindt plaats. Zo nodig kunnen de verslagen dan worden aangevuld.


6. Dossiervorming De inrichting van het dossier vindt op de gebruikelijke wijze plaats. Dit betekent dat in het (digitale en/of papieren) dossier de documenten worden opgenomen die relevant zijn voor de vaststelling van het toekomstige toezicht bij de organisatie, waaronder: • Aankondigingsbrief; • Verzamelde informatie tijdens de voorbereiding van de cv; • Plan van aanpak; • Gespreksverslagen; • Documentatie die je ter inzage hebt verkregen; • Aantekeningen van intern overleg; • Correspondentie; • Eindrapportage. 7. Evaluatie & Rapportage De cv sluit af met een evaluatie van de mogelijkheden voor horizontaal toezicht en een rapportage van de gezamenlijke bevindingen. Evaluatie Degenen die de cv hebben uitgevoerd, bespreken hun bevindingen met het behandelteam en de lbt. Samen komen zij tot een voorlopige conclusie of de organisatie in aanmerking komt voor horizontalisering en of een handhavingconvenant kan worden gesloten. Deze conclusie is gebaseerd op de invulling van de randvoorwaarden door de organisatie. Bij de interne evaluatie kan het behandelteam ook vervolgstappen bespreken zoals het maken van fiscale afspraken of het oplossen van lopende problematiek. Na de interne evaluatie wordt de voorlopige conclusie van het behandelteam schriftelijk aan de organisatie voorgelegd en besproken met het bestuur of de directie. Bespreken conclusies In de bespreking wordt met de organisatie afgestemd of de randvoorwaarden voor horizontalisering ingevuld zijn. Gezamenlijk worden de aanwezigheid van zichtbare aanwijzingen dat de organisatie transparant wil zijn en de fiscaliteit wil en kan beheersen, besproken. Als beide partijen bevestigend concluderen, dan is horizontaal toezicht mogelijk en kunnen afspraken hierover worden gemaakt (mogelijk in de vorm van een convenant). Wordt gezamenlijk vastgesteld, dat de voorwaarden voor het ‘willen’ nog niet voldoende zijn verankerd op alle lagen van de organisatie, dan wordt een gesprek gevoerd over de mogelijkheden tot verandering van de organisatiecultuur en de stappen die daarbij gezet zullen worden. Zijn de voorwaarden voor het ‘kunnen’ nog niet voldoende, dan worden nadere afspraken gemaakt over het tempo van de verbetering van de randvoorwaarden voor de fiscale beheersing. Na deze verbetering kunnen afspraken worden gemaakt over horizontaal toezicht. Na de beoordeling door de organisatie van de mate waarin zij fiscaal in control is en op welke onderdelen, kan aanpassing van het toezicht op die onderdelen plaatsvinden. Het tempo waarin dit traject wordt doorlopen, hangt af van de flexibiliteit van de organisatie. De bespreking en de afspraken zijn er dus op gericht om zoveel mogelijk te komen tot horizontalisering van het fiscale toezicht. De eigen verantwoordelijkheid van de organisatie wordt hier benadrukt. Rapportage Na de bespreking met de organisatie vindt rapportage van de cv plaats. In de rapportage komen de in paragraaf 5 genoemde thema’s terug.


Ook worden de opmerkingen en afspraken van de bespreking opgenomen. Hieronder zijn de onderdelen van de rapportage kort toegelicht: • Reikwijdte cv: De doelstelling van de verkenning wordt hier opgenomen. Ook wordt vermeld dat de Belastingdienst zich geen oordeel kan vormen over de aanvaardbaarheid van fiscale aangiften en/of de administratie. • Organisatiegegevens: Korte vermelding van de kenmerken en contactpersonen van de organisatie. • Aanpak: Aangegeven wordt, dat in overleg met de organisatie interviews zijn gehouden en documentatie is besproken en ingezien. In een bijlage kan een overzicht worden opgenomen van de geïnterviewde personen en de betreffende documentatie. • Bevindingen: Beantwoording in deelparagrafen van de centrale vraag per niveau (zie paragraaf 5) met aanvullende informatie waar nodig en vermelding van de eventuele gezamenlijk gesignaleerde verbeterpunten. • Conclusie: Vastleggen of op basis van de cv horizontalisering mogelijk is bij de organisatie. Bijvoorbeeld: Gezien de positieve houding van de organisatie ten opzichte van de fiscaliteit en de bereidheid om te bouwen aan een systeem van interne beheersing, interne controle en externe controle (TCF) kan horizontaal toezicht worden toegepast. • Afspraken: Hier worden alle gemaakte afspraken opgenomen. Bijvoorbeeld over het vervolg van het HT- traject of over het oppakken van verbeterpunten in de fiscale beheersing.

Hans Kleinsmann

www.VAP-onderwijs.nl in ontwikkeling Op dit moment zijn we bezig om onze website aantrekkelijker te maken. Zo zal de raadpleegfunctie verbeterd worden, de nieuwsvoorziening en informatie moeten actueel zijn en ook de Rayons krijgen hun “eigen plekje” op de site………., kortom: we zijn op weg om van de VAP-website te maken wat de leden ervan verwachten. Het duurt echter nog wel even om het helemaal op orde te krijgen. We houden u van de ontwikkelingen op de hoogte, maar u kunt het uiteraard ook zelf volgen. Dat is voor ons een extra prikkel om door te gaan op de ingeslagen weg. In de volgende editie van het VAPblad komen we er uitgebreider op terug.

Eric van Steen


Modern werkgeverschap, een breed begrip Modern Werkgeverschap, wat bedoelen we daar nu precies mee? Wat is modern? Modern wordt op internet omschreven als hedendaags, van deze tijd. Voorbeeld: hij droeg een modern jasje. Is modern werkgeverschap dan wellicht gewoon werkgeverschap in een modern jasje? Wij denken dat dit verder gaat. Modern werkgeverschap is werkgeverschap dat inspeelt op de veranderende omstandigheden en aansluit op wat voor de organisatie en medewerkers van belang is om optimaal te functioneren. Om modern werkgever te kunnen zijn, moet je dus in ieder geval op de hoogte zijn van maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen in visie op mens en organisatie. Veranderende omstandigheden, waar hebben we het over? Je hoeft geen trendwatcher te zijn om een aantal te kunnen benoemen: bezuinigingen binnen alle sectoren, duurzaamheid steeds hoger op de agenda, 24-uurs bereikbaarheid door allerlei systemen en apparatuur, individualisering van de samenleving en een dalend arbeidsmarktpotentieel door vergrijzing en ontgroening. Daarnaast is de visie op mens en organisatie aan het veranderen: loyaliteit aan de organisatie wordt steeds meer vervangen door loyaliteit aan de eigen ontwikkeling, werken op andere plekken en tijden vindt met name de jongere generatie volstrekt normaal, gezagsverhoudingen zijn meer gebaseerd op respect dan op leeftijdsverschil, medewerkers willen in toenemende mate zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen loopbaan en ontwikkeling én hun presteren ook meer terugzien in hun beloning. Van ons mag u in dit artikel verwachten dat we de HRM-gerelateerde thema’s belichten. Om het praktisch te houden, kiezen we voor de volgende drie thema’s: ondernemerschap, differentiatie en leiderschap. Ondernemerschap: kans = actie! Bij ondernemerschap denken we in eerste instantie al snel aan de profitsector. Dan definiëren we ondernemerschap als “de hoedanigheid van ondernemer zijn”. In dit kader willen we het echter breder definiëren: signaleren van kansen, ernaar handelen en risico’s durven nemen. En deze begripsomschrijving geldt natuurlijk ook voor de non-profitsector. Denk bijvoorbeeld aan ROC’s die een commerciële tak exploiteren naast de reguliere onderwijsactiviteiten. Maar denk vooral aan de individuele medewerker die op deze wijze zijn (in-of externe) klant tegemoet treedt. Om het voorbeeld van de ROC’s aan te halen: een ondernemende stagedocent kaart bij de adressen waar hij komt ook het bestaan van de commerciële tak aan. Wellicht dat de stagebiedende organisatie voor haar eigen medewerkers behoefte heeft aan een maatwerkopleiding die de commerciële tak van het ROC kan verzorgen. Gemeentes zullen in het kader van de één-loketgedachte, volgens het zogenaamde concept Antwoord ©, in 2015 het merendeel van de klantvragen door een front-Office laten beantwoorden. Ook dat is een vorm van ondernemerschap. Ten eerste wordt daarmee beter aan de wens van de klant tegemoet gekomen. Ten tweede krijg je een beter inzicht in het aantal klantcontacten, het soort vragen en de processen rond de afhandeling van vragen. Op grond van deze informatie kan de dienstverlening efficiënter worden ingericht en de kwaliteit continu worden verbeterd. Een mooi voorbeeld van kans=actie! Een moderne werkgever speelt in op deze ontwikkeling door medewerkers aan zich te binden die ondernemerschap en klantgerichtheid hoog in het vaandel hebben staan. In instrumenten als werving, selectie, POP, beoordelen en belonen worden deze aspecten benadrukt en concreet gemaakt. Daarmee wordt de kwaliteit van de dienstverlening zeker verhoogd. Daarnaast is een ondernemende organisatie gebaat bij


medewerkers die de ruimte krijgen zich zelf te ontwikkelen in relatie tot de organisatiedoelstellingen. Waar nodig ondersteunt u dit door gerichte coachingstrajecten. Differentiatie: durven we onderscheid te maken? U kent het vast wel wanneer u in de non-profitsector werkt: salarisschalen met periodieken en u moet het wel heel bont maken wilt u deze niet krijgen. En nog sterker: u weet over 10 jaar al wat u gaat verdienen, structurele verhogingen van de schalen even buiten beschouwing gelaten. We zien bij steeds meer opdrachtgevers dat men hiervan af wil c.q. dat men het beoordelings- en beloningsbeleid heeft aangepast. Het motiveert de medewerker niet wanneer het voor zijn beloning niet uitmaakt of hij veel of weinig presteert. Een moderne werkgever durft verschillende prestaties verschillend te belonen. Op basis van de strategische doelstellingen van de organisatie worden afdelingsplannen ontwikkeld die het uitgangspunt vormen voor de resultaten die u van iedere medewerker verlangt. Deze resultaten kunt u onderverdelen in twee aspecten: werkresultaten/-opbrengsten en ontwikkeling van de voor de functie (én het behalen van organisatiedoelstellingen) noodzakelijke competenties. Halverwege het jaar volgt dan het voortgangs- c.q. functioneringsgesprek en op het eind van het jaar vindt de beoordeling plaats. Op dat moment heeft u de ruimte om verschil in prestaties verschillend te waarderen, uiteenlopend van het bevriezen van de periodiek tot het toekennen van een persoonlijke of groepsgratificatie. Een voorwaarde hiervoor zijn SMART geformuleerde afspraken. Een andere vorm van differentiatie die ook in de non-profitsector steeds meer naar voren komt, is verschil in dienstverbanden. Waar voorheen vrijwel standaard gebruik werd gemaakt van een vast dienstverband, durven steeds meer organisaties tijdelijke, oproep- en payrollcontracten aan te bieden en gebruik te maken van ZZP’ers. Deze vorm van differentiatie heeft als grote voordeel flexibiliteit in het personeelsbestand. Dienend leiderschap De tijd van autoritair leiderschap is voorbij; Inge Nuijten stelt in haar promotieonderzoek aan de Erasmus Universiteit dat een dienend leider die zijn beperkingen kent, anderen credits geeft en die zijn mensen ondersteunt, minstens zo effectief is als een autoritair leider. Dit heeft ons inziens zeker te maken met maatschappelijke veranderingen: autoriteit wordt niet meer (alleen) gerespecteerd op grond van status en verschil in hiërarchie, ook niet in een arbeidsorganisatie. Medewerkers zijn steeds hoger opgeleid en sowieso veel mondiger. Daarnaast willen ze graag de ruimte krijgen om zichzelf te ontplooien. Een modern werkgever investeert in arbeidsrelaties waarin dienend leiderschap centraal staat. Voor de goede orde: een dienend leidinggevende zorgt ook voor visie en richting. Dienend leiderschap gaat uit van wederzijdse afhankelijkheid en laveert tussen totaal leidend en totaal dienend. Doel is altijd het realiseren van de organisatiedoelstellingen, waarbij de medewerker op een verantwoorde wijze ruimte krijgt om te groeien. Om dit te realiseren zijn voorbeeldwerking aan de top van de organisatie en training/coaching voor leidinggevenden essentieel. Daarnaast vraagt het om een andere manier van beoordelen: niet alleen op de harde resultaten van de afdeling maar ook op de wijze waarop een leidinggevende deze resultaten bereikt. De 360° graden feedbackmethode kan daarbij een goed inzicht geven. Whitepaper Modern werkgeverschap Zoals aangegeven zijn we in dit artikel ingegaan op slechts drie thema’s. Uiteraard zijn er nog meer te noemen. In de whitepaper Modern werkgeverschap komen deze en overige thema’s uitgebreider aan bod. U kunt deze whitepaper gratis downloaden op de website van www.driessen.nl/whitepaper. Hans Kleinsmann


Laatste subsidieronde voor 2011 Organisaties en bedrijven kunnen de WBSO aanvragen voor speur- en ontwikkelingswerk in 2011. Voor werkzaamheden die in januari starten, dient de aanvraag voor 1 december 2010 te worden ingediend. De regeling Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk, ofwel WBSO, is bedoeld om innovatie in het bedrijfsleven te bevorderen. Gemiddeld maken 20.000 mkb-bedrijven gebruik van deze regeling, waaronder veel zzp’ers. De stimulans wordt bereikt door een tegemoetkoming in de loonkosten toe te kennen in de vorm van een vermindering van de af te dragen loonheffing. Voor zelfstandigen is dit een vermindering van de afdrachtbelasting. In 2011 zijn de subsidiepercentages als volgt: • het percentage van de 1e schijf wordt 46%; • het percentage van de 1e schijf voor starters wordt 62%; • de bovengrens van de 1e schijf blijft € 220.000; • het percentage van de 2e schijf wordt 16%; het plafond wordt € 11 miljoen per fiscale eenheid; • in totaal is €810 miljoen beschikbaar. De percentages zijn lager dan in 2010 en vanaf 2012 worden de percentages nogmaals herzien. Het percentage van de eerste schijf wordt dan 45% en van de 2e schijf 15%. De bovengrens van de eerste schijf zal dan structureel op € 150.000 worden gesteld en het plafond op € 8,5 miljoen per fiscale eenheid. In de loop van 2011 zal het kabinet onderzoek doen naar de budgettaire aspecten van de S&O -afdrachtvermindering en mogelijk nieuwe aanpassingen aankondigen. U kunt zelf een aanvraag indienen door bij Agentschap NL het aanvraagprogramma 2011 te downloaden en een certificaat aan te vragen.

Hans Kleinsmann


Enterprise resource planning (ERP)

Het begrip ERP staat voor Enterprise resource planning, waarmee in de regel een computerprogramma ofwel software wordt bedoeld. Dit soort computerprogramma’s wordt voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van alle processen.

Een ERP -programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren. Waarbij voorheen veel organisaties gebruik maakten van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en soms zelfs kostenreductie. Voordelen ERP Met behulp van de ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, waaronder bedrijfsadministratie en logistiek, zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door het hele bedrijf, door iedereen, te gebruiken is. Vroeger had elke afdeling zijn eigen systeem en moest de data in elk systeem opnieuw ingevoerd worden. ERP-systemen zijn vaak goed geïntegreerd waardoor eenmalige opslag van gegevens mogelijk is. Nadelen ERP ERP-systemen kunnen behoorlijk duur zijn. Omdat ze soms niet naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen moet de software worden aangepast en aanvullende software worden ontwikkeld. Daardoor kunnen de implementatiekosten zeer hoog zijn en dat dure aanpassingsproces zou telkens terug kunnen keren bij iedere volgende release van het pakket. Mogelijke valkuilen van een ERP-systeem zijn meestal gerelateerd aan de implementatie en de organisatie zelf. Organisaties en managers zullen bewust moeten zijn van de grote veranderingen die implementatie van een ERP-systeem met zich meebrengen. Een goed softwaresysteem alleen is niet voldoende, er zal ook aandacht besteed moeten worden aan de werknemers. Als het systeem mentaal niet wordt geaccepteerd, kan het bedrijf beter het geld van implementatie besparen. ERP-software is niets waard zonder een juiste implementatie van mensen, gebruiksregels en behoud van functionaliteit. Men spreekt van een goede implementatie als sprake is van betrokkenheid, supervisie, herkenning en bereidheid om met het systeem te werken. Nadere informatie treft u aan op www.ERPsystemen.nl Daar kunt u ook een uitgebreid gratis informatiepakket aanvragen.

Hans Kleinsmann


Handhavingregels ouderbijdrage De Inspectie heeft haar handhavingregels bekend gemaakt voor scholen die zich niet houden aan de weten regelgeving rondom de vrijwillige ouderbijdrage. Aanleiding is een onderzoek van de Inspectie in het najaar van 2009. Daaruit bleek dat een groot deel van de scholen zich niet houdt aan de belangrijkste punten uit de wet. De onderzochte scholen die niet aan de wet voldoen, hebben hierover een brief gekregen met een herstelopdracht. Momenteel worden zij opnieuw gecontroleerd. Als ze in gebreke blijven, zal de Inspectie eerst een gesprek aangaan met het schoolbestuur. De minister kan daarna overgaan tot sanctioneren door een deel van de bekostiging in te houden. Het definitieve rapport van de Inspectie verschijnt begin 2011. Veel scholen hebben bij de Inspectie en bij de VO-raad geklaagd over de gedetailleerdheid van de weten regelgeving omtrent de ouderbijdrage. Op dit moment regelt de Wet Voortgezet Onderwijs (WVO) tot in detail hoe een overeenkomst met ouders over de ouderbijdrage er uit moet zien en hoe scholen zich daarover moeten verantwoorden. Voorzitter van de VO-raad Sjoerd Slagter: “We moeten af van de administratieve rompslomp rond de ouderbijdrage. De overheid moet zich niet bemoeien met hoe de ouderbijdrage op een school wordt geregeld. Dat is een zaak van de school en de Medezeggenschapsraad.” De meeste scholen hebben ook eigen, bindende afspraken gemaakt met de ouders en met de Medezeggenschapsraad over de ouderbijdrage. Ze handelen daardoor niet volgens de gedetailleerde letter van de wet, maar wel degelijk in de geest van de wet. Als de overheid inderdaad werk wil maken van minder regels en bureaucratie, dan is dit dé gelegenheid om dat te doen. De VO-raad maakt zich hard voor minder bureaucratie op dit (en andere) onderwerp(en). De overheid mag scholen afrekenen op drie belangrijke criteria: de ouderbijdrage is vrijwillig, de toelating tot de school is er niet van afhankelijk en er wordt duidelijk over gecommuniceerd met de ouders. Hoe dit alles vorm krijgt, is geen zaak van de overheid, maar van de sector zelf. Op de website van de Inspectie staan veelgestelde vragen over de ouderbijdrage en de ‘gratis’ schoolboeken. Daar is ook meer informatie over het Inspectieonderzoek te vinden.

Hans Kleinsmann


- advertentie -


Minder lasten en heldere regels bij aanbesteding Ook kleinere ondernemers en ZZP`ers krijgen straks een goede en eerlijke kans op overheidsopdrachten, doordat het kabinet redelijke eisen voor aanbesteding opstelt. Ook worden de lasten voor bedrijven verminderd. Dit staat in een wetsvoorstel Aanbesteden waarmee de ministerraad heeft ingestemd. De overheid koopt jaarlijks voor ongeveer € 57 miljard in. Van dit bedrag wordt € 18 miljard Europees aanbesteed. Redelijke eisen De eisen die aan opdrachten worden gesteld, moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. Nu kan een aanbestedende dienst met 120 vestigingen in heel Nederland de schoonmaak in één opdracht uitbesteden, waardoor kleine ondernemingen niet kunnen inschrijven. Straks moet de dienst een opdracht zo opstellen dat ook MKB’ ers zich kunnen inschrijven op de locaties in hun eigen regio. De eisen aan de jaaromzet van de ondernemer moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. Minder lasten Er komt een einde aan de verschillende formulieren die aanbestedende diensten gebruiken. De ondernemer hoeft straks nog maar één formulier in te vullen. Pas als de ondernemer de opdracht krijgt, moet hij de officiële documenten inleveren. Ondernemers: ‘Nieuwe wet aanbesteden mag strikter’ Ondernemingsorganisaties VNO-NCW en MKB -Nederland vinden de voorgestelde nieuwe wet een stap vooruit maar nog te vrijblijvend. Voor aanbestedingsopdrachten onder de Europese drempel, het gros van alle orders, ontbreekt het nog aan uniforme en heldere regels. Bovendien blijft aanbestedingsbeleid een ingewikkeld juridisch proces met disproportionele, onnodig zware eisen, zoals omzeteisen (waaraan de meeste bedrijven niet kunnen voldoen) of onmogelijke referentie-eisen (waarbij nieuwkomers of het mkb zonder ervaring met soortgelijke projecten geen kans maken). VNO-NCW en MKB -Nederland zijn blij met het voornemen van de Minister een klachtenregeling in te voeren, waardoor aanbestedingsfouten tussentijds kunnen worden bijgesteld. Platform Zelfstandige Ondernemers (PZO): voorstel gaat niet ver genoeg Het voorstel voor de nieuwe aanbestedingswet biedt zzp’ers nog te weinig toegangsmogelijkheden tot overheidsopdrachten. PZO stelt dat de Minister niet ver genoeg gaat. De invulling van het beleid blijft te vrijblijvend en voor de aanbestedingen onder de Europees rechtelijke drempel zullen de uniforme regels niet gelden. Voor zzp’ers is toegang tot deze kleinere aanbestedingen van groot belang. PZO vreest dat de directe toegang tot aanbestedingen voor zzp’ ers haast onmogelijk blijft en vindt dat de Minister met meer concrete maatregelen moet komen. www.rijksoverheid.nl/nieuws

Hans Kleinsmann


Professionals en hun eigenaardigheden Iedereen weet inmiddels dat je als leidinggevende met blauw gedrag weinig meer gedaan krijgt. Zeker niet als je leiding geeft aan professionals. Vertrouwen en gelijkwaardigheid, dat zijn sleutelwoorden. Maar die zijn niet altijd gemakkelijk in praktijk te brengen. Zeven kenmerken (‘eigenaardigheden’) van de hedendaagse professional en hoe leidinggevenden daar het beste uit kunnen halen. 1

Een professional vindt zijn motivatie vooral in de inhoud van zijn werk Een leidinggevende moet beseffen dat beloning er minder toe doet. Een professional wil zich ontwikkelen en de leidinggevende moet hem daarbij ondersteunen. Dit betekent dat hij telkens op zoek moet naar opdrachten die het meest uitdagend en nuttig zijn voor de professional. En die opdrachten moet hij verbinden aan wat de organisatie nodig heeft.

2

Een professional heeft weinig respect voor het werk van zijn baas Iemand moet het regelwerk doen. Jammer voor de baas dat hij dat is, vindt de professional. Laat staan dat een leidinggevende daarmee gezag afdwingt. De Nederlandse cultuur kent nauwelijks nog intrinsieke ongelijkheid. Zeker professionals verwachten op z’n minst gelijkwaardigheid. Leidinggevenden die dat onvoldoende beseffen, stuiten op professionals met de hakken in het zand.

3

Een professional weet inhoudelijk meestal meer van het werk dan zijn baas Instrueren kán een leidinggevende vaak niet eens. En als het toch nodig is, zal hij het iemand anders moeten laten doen; in een leerling – meester relatie. Een goede leidinggevende geeft bij een opdracht de achtergronden, doelstellingen en kaders. De invulling laat hij over aan de professional. Dat vraagt nogal wat van een leidinggevende, die uiteindelijk wel wordt afgerekend op het resultaat. Een leidinggevende moet in staat zijn goede vertrouwensrelaties op te bouwen.

4

Een professional is gesteld op zijn vrijheid Het devies luidt: zo min mogelijk inkaderen. Maar dat is nou net een belangrijke taak van leidinggevenden, inkaderen om de strategie te bepalen. Dat kan top -down en bottom up. Een leidinggevende moet de signalen uit het veld oppikken: wat vindt de professional belangrijk en welke trends ziet hij? Daarmee houdt hij rekening bij het uitzetten van de strategie. Vervolgens moet hij inspireren en goed zijn keuzes toelichten, om de professional mee te krijgen in zijn strategie.

5

Een professional houdt niet van inputsturing Klokken en uren schrijven, daar wordt een professional niet blij van. Met Het Nieuwe Werken is controle aan de input -kant ook vrijwel onmogelijk geworden. Een leidinggevende moet op waarde kunnen schatten en vertrouwen. Niet blind vertrouwen; is immers nog de output -kant, het resultaat. En daar mag best kritiek op geleverd worden. Door een stevig gesprek voelt een professional zich serieus genomen - mits de leidinggevende de aanpak en het proces op waarde weet te schatten.


6

Een professional is vaak even communicatievaardig en slim als zijn baas Directief, manipulatief leidinggeven wordt niet meer geaccepteerd. Ook niet bij routinematig werk als productie, al wil het daar nog wel voorkomen dat een medewerker het onderspit delft omdat hij minder communicatief vaardig is dan zijn baas. Dat gaat niet op voor professionals. Een professional herkent manipulatief gedrag en betutteling en voelt daar grote weerstand bij. Een goede leidinggevende ziet zijn medewerkers als volwaardig gesprekspartner.

7

Een professional verbindt zich zelden uit loyaliteit met een organisatie Gechargeerd ziet een professional een organisatie niet als doel, maar als noodzakelijk kwaad. Hij heeft een organisatie nodig om zijn eigen doelen te bereiken. Liever verbindt hij zich aan een netwerk van mede-professionals. Een leidinggevende die zich dit realiseert, zich daarin verplaatst én ermee kan jongleren, hoeft zich geen zorgen te maken. Als professionals de ruimte krijgen om te leren, samen te werken en nieuwe dingen op te pakken, plukt ook de organisatie daar de vruchten van.

Dit artikel maakt onderdeel uit van het magazine Mens@org uitgegeven door Schouten & Nelissen. Deze eenmalige uitgave staat geheel in het teken van organisatie - ontwikkeling. Het geeft een impressie van actuele ontwikkelingen rond mens en organisatie en de uitdagingen waar organisaties de komende jaren voor staan.

Hans Kleinsmann


Vervroegde WIA-aanvraag Soms is het al heel snel duidelijk dat een werknemer niet terug kan keren in zijn eigen werk. En heel af en toe is het al snel duidelijk dat een werknemer helemaal niet meer aan het werk kan. Speciaal voor deze situatie heeft de overheid de vervroegde WIA-aanvraag in het leven geroepen.

Maar let op! Je kan deze maar één keer aanvragen en de aanvraag moet aan de volgende eisen voldoen: 1. Je kunt de aanvraag doen vanaf week 13 na de ziekmelding tot en met week 68. 2. Er moet sprake zijn van volledige én duurzame arbeidsongeschiktheid. Volledig wil zeggen arbeidsongeschikt voor het eigen werk en door de beperkingen niet in staat om inkomen te verdienen dat minimaal 20% van het oorspronkelijke loon oplevert. Alleen dan komt de werknemer in de 80-100% arbeidsongeschiktheidsklasse en is sprake van volledige arbeidsongeschiktheid. Duurzaam wil zeggen dat de kans op herstel, dus een afname van de beperkingen, minimaal of uitgesloten is. 3. De volledige, duurzame arbeidsongeschiktheid moet door de bedrijfsarts worden onderschreven. Dus dit wil je zwart op wit in een terugkoppeling/probleemanalyse. 4. De bevindingen van de bedrijfsarts worden onderbouwd door een verklaring van een specialist. Er dient dus medische informatie opgevraagd te worden door de bedrijfsarts bij de specialist alvorens je de aanvraag doet! Deze laatste stap wordt vaak overgeslagen door de bedrijfsarts. Indien de vervroegde WIA -aanvraag niet voldoet aan één of meerdere van bovenstaande eisen, is je aanvraag kansloos. En nogmaals, je krijgt geen nieuwe kans! Zorg er dus voor dat je rekening houdt met bovenstaande eisen. Alleen bij een toekenning van de aanvraag door UWV ben je vroegtijdig verlost van (onzinnige) re-integratieverplichtingen en wordt de loondoorbetalingsverplichting gedurende de eerste twee jaren van ziekte voor het overgrote deel gecompenseerd.

Hans Kleinsmann


Online inzicht in je persoonlijke pensioenopbouw Binnenkort krijgt iedereen online inzicht in zijn/haar pensioenopbouw via het Nationaal Pensioenregister (NPR). Zo wordt het mogelijk om snel en gemakkelijk inzicht te krijgen in de opbouw van de AOW en van het aanvullend pensioen bij alle pensioenfondsen waar pensioen is opgebouwd. Op de website van het Nationaal Pensioenregister (NPR) kan iedereen inloggen met de persoonlijke DigiD-code. Het register geeft een actueel, compleet overzicht van het opgebouwde ouderdomsen nabestaandenpensioen van alle werkgevers waar men heeft gewerkt. De actuele pensioengegevens worden opgehaald bij de fondsen waar pensioen is opgebouwd. Omdat de pensioenfondsen wettelijk verplicht zijn deze gegevens te leveren, is een volledig overzicht dus gewaarborgd. De naam van de website, die vanaf 6 januari 2011 bereikbaar is, luidt: www.mijnpensioenoverzicht.nl.

Eric van Steen

PIANOo

PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden biedt informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Ons doel: professionalisering van inkoop bij alle overheden. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid (value for taxpayers money). PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim 3.500 inkopers en aanbesteders. • Duurzaam inkopen • Economische crisis en inkopen • Inkoopsamenwerking • Innovatief inkopen • Innovatiegericht inkopen • Marktconsultatie • Vakgebieden en sectoren www.pianoo.nl

Hans Kleinsmann


VAN DE LEDEN De reikwijdte van artikel 32ba wet op de Loonbelasting Aan de Belastingdienst heb ik de volgende vraag voorgelegd: “Wij hebben een werknemer, geboren 1 januari 1951, met een werktijdfactor van 0,5459. Hij heeft deelgenomen aan de ‘Regeling spaarverlof voortgezet onderwijs’ (zie CAO-VO 2008-2010 Bijlage 6, pagina 133 e.v.). Hij heeft per 1 augustus 2011 twaalf jaren `a 60 uur = 720 uur gespaard. Per 1 augustus 2011 gaat genoemde werknemer gebruik maken van de ‘Regeling BAPO’ (zie CAO-VO 2008-2010 Bijlage 7, pagina 139 e.v.).Werknemer wenst van 1 augustus 2012 tot en met 31 juli 2013 zijn ‘spaarverlof’ op te nemen. Gevolg is dat hij gedurende een heel schooljaar vrij zal zijn. Daarna is de werknemer van plan door te werken totdat hij 65 jaar wordt. Deze werknemer werkt ook nog op een andere school, waar hij op een zelfde wijze, in het zelfde schooljaar ook zijn ‘spaarverlof’ wil opnemen. De administrateur van deze school zegt evenwel dat hij daarmee niet akkoord gaat, omdat hij niet wil dat artikel 32ba wet op de loonbelasting in werking gaat treden en de school pseudo-eindheffing moet gaan betalen. Volgens mij is dat in dit geval niet aan de orde omdat de werknemer voor het spaarverlof reeds gewerkt heeft en het slechts uitgesteld loon betreft.” Daarop heeft de belastingdienst geantwoord: “Artikel 32 ba heeft betrekking op excessieve beloningen en aangewezen regelingen voor vervroegde uittreding. Net zo min als u zie ik een samenhang met het opnemen van spaarverlof ingevolge de CAO-bepalingen, welke regeling openstaat voor alle werknemers en een prépensioen dan wel een excessieve beloning. Op basis van de regels die gelden voor alle werknemers vinden de loonbetalingen plaats. Van enig verschil dan wel andere afspraken met deze specifieke werknemer is mij niet gebleken.” Op grond van het antwoord van de Belastingdienst kom ik tot de conclusie dat wanneer spaarverlof aan het eind van het dienstverband, vlak voor de pensionering, in geld wordt uitbetaald, dan artikel 32 ba van toepassing kan zijn. Maar wanneer de werknemer gewoon in dienst blijft terwijl hij verlof geniet, en de loonbetalingen gewoon doorlopen, is artikel 32 ba niet van toepassing. Ook niet wanneer dit verlof gedeeltelijk (minder dan 50%) uit actuele + gespaarde BAPO bestaat.

Wilem Oomkes hoofd financiële zaken Sivog, Bussum


Richtlijnen voor beheer van het archief

1. Inleiding Iedere administratie zit met het steeds groter wordende probleem van de voortdurende groei van het archief. Indien van tijd tot tijd geen schoon schip wordt gemaakt, ontstaat een opeenhoping van archiefstukken waarvan men zich de vraag kan stellen of het wel zin heeft een dergelijk groot archief te hebben. Voor het opstellen van richtlijnen voor het beheer en de bewaartermijnen van een archief is op internet voldoende informatie te vinden. Maar wat is nu precies voor scholen van belang? Hoe lang dienen stukken bewaard te blijven, na welke termijn kunnen stukken vernietigd worden en welke documenten moeten uit historisch oogpunt worden bewaard? Uit de vele informatie en bronnen zijn de volgende richtlijnen gefilterd die van toepassing zijn op het beheren van een schoolarchief. Hiervoor zijn, naast speurwerk op internet, ook collega-scholen benaderd. 2. Algemeen De rechtsvorm van een school bepaalt in hoeverre de Archiefwet van toepassing is. Scholen, zoals het Isendoorn College, die in stand worden gehouden door een stichting, hebben een privaatrechtelijke rechtsvorm. De Archiefwet is van toepassing op alle archiefbescheiden die met openbare gezagtaken samenhangen. Onder de Archiefwet vallen: • Diploma’s en eindexamenresultaten • Besluiten tot vrijstelling van leerplicht Voorbeelden van archief dat niet onder de Archiefwet valt: • Notulen van docenten-, staf- en sectievergaderingen • Jaarverslagen • Stukken over de organisatie • Stukken over de financiën • Stukken over het gebouw en de terreinen • Stukken over het onderwijs • Leerlingenadministratie (excl. eindexamenresultaten) • Rapporten van de Inspectie van het Onderwijs • Personeelsdossiers • Boekhouding • Archief van leerlingenvereniging • Archief van leerlingenraad • Archief van medezeggenschapsraad Het hoofdbeginsel van de Archiefwet is dat archiefstukken in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat wordt gezorgd dat archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen, worden vernietigd. Voor de stukken die niet onder de Archiefwet vallen, kan de school zelf de bewaartermijn vaststellen.


Selectielijst Besturen van scholen met een privaatrechtelijke rechtsvorm zijn in principe verplicht een selectielijst op te stellen 1. Het is belangrijk hierbij rekening te houden met de rechtszekerheid van de (voormalige) leerlingen en met het verantwoordingsbelang van de school. Voor de verschillende onderwijssectoren bestaat specifieke regelgeving rondom examinering. In het Eindexamenbesluit 2 worden minimum bewaartermijnen genoemd. Scholen mogen archiefbescheiden die onder de Archiefwet vallen, alleen vernietigen op basis van een geldige selectielijst. Historische waarde Een aantal documenten hebben historische waarde voor de school en de gemeenschap. Om die reden hoeven/dienen zij nooit vernietigd te worden. 3. Bewaarlijst Isendoorn College Aangezien de Archiefwet geen algemene bewaartermijn kent, dienen scholen zelf de bewaartermijnen vast te stellen. Op hoofdlijnen zullen in deze notitie voor de onderstaande beleidsterreinen de bewaartermijnen worden weergegeven. 1. Personeel 2. Financiën 3. Leerlingenadministratie 4. Onderwijs/beleid 5. Huisvesting Documenten die voor het Isendoorn College van historische waarde zijn en derhalve altijd bewaard dienen te blijven: • Schoolgids (tto-gids), schoolkrant, Vademecum en leerjaarbrochures • Begroting • Financieel jaarverslag • Formatieplan • Sociaal jaarverslag • Huisvestingsdocumenten 3.1 Personeel De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. Aan de hand van het doel wordt bepaald hoe lang de gegevens bewaard moeten worden. De Wbp geeft geen concrete regels voor de bewaartermijn.

1 Erfgoedinspectie, 2008 2 Eindexamenbesluit v.w.o.-h.a.v.o. - m.a.v.o. (Staatsblad, 1989, 327, art.57)


In onderstaand overzicht worden de bewaartermijnen van personeelsleden weergegeven die gelden na beëindiging van het dienstverband. Onderdeel

Bewaartermijn

Verantwoordelijk binnen de school

Personeelsdossier, met daarin: • VOG • Aktes en correspondentie rondom aanstelling/ontslag • Verslagen functionerings-, beoordelings- en verzuimgesprekken • Getuigschriften • Loonbelastingverklaring • Kopie identiteitsbewijs • Gegevens over burgerlijke staat • Salarisspecificaties en mutaties

7 jaar

Personeelszaken

Dossiers gepensioneerden

7 jaar na pensionering cq. het jaar waarin betrokkene 70 wordt

Stamkaarten met meest relevante gegevens medewerkers: • NAW-gegevens • Functie en duur dienstverband (eerste en laatste akte) • Foto (indien aanwezig)

Altijd, historische waarde

CAO’s

7 jaar na beëindiging looptijd

Persoonsdossier rectoren, conrectoren, (adjunct)directeuren

Altijd; historische waarde

Dossiers met belangrijke zaken als bijv. ontslag bij wijze van straf/rechtsgang of arbeidsconflict


Personen die later in het ambtelijk milieu een bijzondere functie hebben gekregen en die in aanmerking komen voor een onderscheiding


Achtergrond van de bewaartermijn van 7 jaar voor de laatste twee punten is dat deze zaken fiscaal van belang zijn. Volgens de belastingwetgeving dienen fiscaal relevante gegevens van de werknemers gedurende 7 jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard te worden. 3.2 Financiën Volgens de belastingwetgeving dienen alle fiscale en financiële gegevens van de school en de werknemer gedurende 7 jaar (na beëindiging van het dienstverband) bewaard te blijven.


Onderdeel

Bewaartermijn


Alle financiële stukken

7 jaar

Afdeling financiën

Jaarverslag


Begroting


Jaarrekening (winst- en verlies, en balans)


Leerlingenadministratie Een leerlingendossier bestaat onder meer uit informatie over de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling zoals toetsuitslagen en verslagen van gesprekken met ouders. Daarnaast zitten in een leerlingendossier administratieve gegevens zoals verzuim-, in- en uitschrijvinggegevens. In het algemeen geldt voor leerling-gegevens een bewaartermijn van 5 jaar nadat de leerling de school heeft verlaten.3 De stukken met betrekking tot de leerlingenadministratie, met name de leerlingenkaarten waarop de vorderingen van de leerling individueel per jaar zijn opgenomen, dienen bewaard te blijven. In de praktijk wordt na vele jaren veelal navraag gedaan naar behaalde resultaten aan de school. Met name is dit het geval bij sollicitaties in Rijksdienst. De schoolleiding dient altijd deze informatie te kunnen verstrekken. Nooit vernietigen wil hier zeggen zolang mogelijk bewaren, minimaal 55 jaar.4 In onderstaand overzicht worden de bewaartermijnen van leerlingen weergegeven die gelden na uitschrijving van de leerling. Onderdeel

Bewaartermijn


Absentie, in- en uitschrijvinggegevens, en schorsingsgegevens. Verstrekken gegevens ter voorkoming voortijdige schoolverlaters

7 jaar

Hoofd leerlingenadministratie

Adresgegevens (oud) leerlingen (of stamkaart) voor bijv. organiseren reünie


Vorderingen van leerlingen individueel per leerjaar

Altijd, historische waarde (minimaal 55 jaar)

Examenuitslagen, certificaten, diploma en cijferlijst

30 jaar

3 Bron: College Bescherming Persoonsgegevens 4 Bron: Handboek WVO/Baud


Verdeling leerlingen over klassen per teldatum 1 oktober + IDU


Uitspraken over beslissing van examencommissie

10 jaar na uitspraak

Verlenen van vrijstelling aan een kandidaat voor examenonderdelen

30 jaar

Instellen en benoemen examencommissie

4 jaar

Zorgdossiers leerlingen (m.b.t. bekostiging) ZOTO beheert archief 5

1 jaar (i.v.m. privacy wetgeving) 5 jaar

Ib

Zorgcoördinator

Onderwijs/beleid Voor de volgende documenten op directie- en beleidsniveau worden onderstaande bewaartermijnen gehanteerd: Onderdeel

Bewaartermijn


Bestuur: verslagen en agenda


Directie (secretariaat)

Directieoverleg en MT: agenda en verslagen

7 jaar of historische waarde

MR: agenda en verslagen


Formatieplan


Sociaal jaarverslag


Behandelen van klachten

10 jaar na afhandeling klacht

Vaststellen van een onderwijs- en examenreglement (PTA’s)

7 jaar

Doen van aangifte zedenmisdrijven

10 jaar

Meewerken aan periodiek kwaliteitsonderzoek

10 jaar

Meewerken aan incidenteel onderzoek door Inspectie

10 jaar

Opstellen onderwijs ontwikkelingsplan

10 jaar

Arbo registratie ziektegevallen

7 jaar

Arbo coördinator

5 ZOTO heeft alle zorgdossiers, de zorgcoördinator een kopie. Dossiers zijn eigendom van cliënt/ouders.


3.5 Huisvesting Over de bewaartermijn voor zaken die met huisvesting te maken hebben, wordt in principe het advies gegeven6 om bouwstukken zoals bouwtekeningen, bestek, etc. te bewaren zolang het gebouw staat. Voor de historische waarde kunnen dergelijke stukken altijd worden bewaard.

Onderdeel

Bewaartermijn

Meerjarenhuisvestingsplan

10 jaar

Verkrijgen en verkopen van huisvesting

10 jaar na verkoop van onroerend goed

Huurcontracten voor huur of verhuur (nood)gebouw(en), of delen daarvan

10 jaar na beëindiging van de huur

Doen van (aanvullende) bekostigingsen subsidie aanvragen

7 jaar na afsluiting

Stukken m.b.t. bouw, uitbreiding en verbouwing



Bronvermeldingen Voor het opstellen van de bovenstaande richtlijnen voor het beheren van een schoolarchief werden de volgende bronnen geraadpleegd. 1. Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen. Erfgoedinspectie, 2008, OCW 2. Richtlijnen inzake het bewaren c.q. vernietigen van archiefstukken, HI-22, wet voortgezet onderwijs, 1975. 3. Bewaartermijnen van persoonsgegevens in uw bestanden, College Bescherming Persoons gegevens, nummer 11A, oktober 2007 4. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van OCW op het beleids terrein voortgezet onderwijs 1968-1998, Staatscourant 31 juli 2000, nr. 145 5. Vaststelling selectielijst neerslag handelingen BVE-instellingen beleidsterrein Beroeps- onderwijs en volwasseneneducatie vanaf 1996. Staatscourant 9 oktober 2006, nr. 196 6. VOS/ABB

Hans Kleinsman Met dank aan Mw Kuiken het Isendoorncollege Warnsveld

6 VO-raad


VAN DE RAYONS Vergaderdata rayons

Rayon A: 12 januari 2011 in Voorburg Rayon C: 15 februari 2011 in Sliedrecht Rayon D: 24 januari 2011 Rayon E: 10 maart 2011 in Leek Rayon G: 17 februari 2011 in Eindhoven Informatie uit de Rayons en nieuwe vergaderdata kunnen worden gemeld aan de redactie van het VAPblad: [email protected]. De vergaderdata zijn ook op de kalender van de VAPwebsite te vinden: www.vap-onderwijs.nl

Impressies van de rayonvergaderingen Rayon A woensdag 29 september 2010 te Gouda voorzitter: Wim Boevé notulist: Frank Lieffering

•

Aanwezig: 11 personen

•

Functiemix De tweede tranche komt er aan; bijhouden in fte’s is te doen, in financiën daarentegen is bijna niet uitvoerbaar.

•

Tijdelijke verhoging GPL Door het kabinet is bij de voorjaarsnota besloten om een nullijn te hanteren voor de lonen en de loonbijstelling tranche 2010 niet uit te delen aan de departementen. Om de ontstane liquiditeitsproblematiek in het voortgezet onderwijs te verlichten , vindt wel een kasschuif plaats uit de loonbijstelling 2011 naar 2010. Deze bijdrage kan worden aangewend voor de financiering van de premiekostenontwikkeling van de sociale werkgeverslasten, inclusief pensioenen en de overige arbeidsvoorwaarden die de sociale partners (VO-raad en werknemersorganisaties) voor het voortgezet onderwijs op decentraal niveau in de CAO-VO 2008-2010 hebben afgesproken.


• •

•

Stand van zaken BAPO Er komt binnenkort een aangepaste regeling. Animo bezoek rayonvergaderingen Na een inventarisatie en een klemmend beroep wél te komen, is de opkomst bevredigend te noemen. Er zijn zelfs 4 nieuwe vergaderaars aanwezig. Werkzaamheden accountant De ervaring is dat er nog al eens extra werk in rekening wordt gebracht. Het verdient derhalve aanbeveling vooraf sluitende afspraken met de accountant te maken.

Rayon C woensdag 5 oktober 2010 te Utrecht voorzitter: Eric van Steen notulist: idem

•

Aanwezig zijn 9 personen

•

Gastsprekers Uitgenodigd waren: Cees Staal en Danny Durselen van de Belastingdienst. Het thema was het “Convenant Horizontaal Toezicht”. De Belastingdienst heeft met individuele organisaties, provincies en gemeenten, (koepel)organisaties van fiscale intermediairs en brancheorganisaties die werkzaam zijn in het midden- en kleinbedrijf convenanten gesloten. De basis voor horizontaal toezicht is wederzijds vertrouwen. Bij het afsluiten van deze convenanten spelen transparantie en begrip een zeer belangrijke rol. Uit de presentatie gaven de gastsprekers blijk van een grote interesse in het reilen en zeilen van een schooladministratie. Wederzijds was de conclusie dat we eigenlijk te weinig inhoudelijk van elkaars werk weten. Wat wel bleek, is dat de Belastingdienst met het aanstellen van contactpersonen voor alle categorieën organisaties: zeer grote (onderwijs) organisaties hebben andere specialismen en derhalve andersoortige contactpersonen nodig dan kleine. Er wordt dus gewerkt naar een soort maatwerk. Bijkomend voordeel is dat er voor elke organisatie dus slechts één loket bestaat voor het hele grote gebouw dat “Belastingdienst” heet.

•

Vergaderlocatie Nu het Rayon in Goes heeft vergaderd, wordt besloten voorlopig de vergaderlocatie te rouleren: iedere collega wordt in de gelegenheid gesteld gastheer te zijn. Hiermee wordt een grotere opkomst beoogd en daarmee een grotere betrokkenheid.


Rayon E vrijdag 11 juni 2010 in Leek voorzitter: Ed Zietsma notulist: Susan Laarhuis

•


•

Vensters voor verantwoording Van de VO-raad is inmiddels documentatie en een overeenkomst ontvangen. Hoe gaan de scholen dit traject inzetten? Uiteindelijk zullen alle scholen moeten instappen. Van belang is dat de leerlingenadministratie van de school goed opgezet is.

•

Ervaringen met verklaring ouderbijdrage De regels betreffende de transparantie van de ouderbijdrage opnemen in de schoolgids, wordt steeds scherper beoordeeld door de Onderwijsinspectie. Ouders moeten een verklaring ondertekenen waarmee ze akkoord gaan met de diverse vrijwillige bijdragen die de school vraagt aan de ouders voor diverse activiteiten. Indien de school van de ouders geen bruikleenovereenkomst van de boeken heeft ontvangen, dan moet men alsnog de boeken uitleveren. Dit betekent administratief gezien een lastenverzwaring. Afgesproken om conceptovereenkomsten naar elkaar door te sturen.

•

Digitale verwerking inkoopfacturen Het digitaal verwerken van de inkoopfacturen werkt arbeidsbesparend en wordt ook als interessant ervaren door kleinere organisaties. Er ontstaat een steeds grotere behoefte aan het digitaal archiveren; als leveranciers worden genoemd: DD informatica en AFAS. In sommige gevallen vormt de digitale handtekening een probleem.

vrijdag 24 september 2010 te Leek voorzitter: Ed Zietsma notulist: Bauke Kuperus •


•

Gastsprekers Uitgenodigd zijn mevrouw H. Steenbergen en de heer J. Terpstra van de Belastingdienst Groningen. Zij geven een heldere voorlichting over de komende werkkostenregeling. Dit onderwerp zal worden geagendeerd voor de rayonvergadering van december 2010. De verwachting is dat scholen voldoende ruimte hebben binnen de 1,4% vrije marge om de vergoedingen onder te brengen. Hierin kan ruimte zitten om bijvoorbeeld het belaste deel van de kilometervergoeding onder te brengen

•

Reactie op stelling van de voorzitter ALV 2010 Jouke de Jong was in zijn voorwoord van het vorige VAPblad kritisch ten aanzien van de opkomst voor de landelijke VAP-bijeenkomst. Het is de vergadering bekend dat binnen het landelijk bestuur veel aandacht bestaat voor de toekomst van het VAP.


•

Wetenswaardigheden CFI/DUO De gpl is voor 2010 aangepast met 1,05%. De vraag of deze inkomsten in het jaar 2010 dienen te worden verantwoord in de resultatenrekening, zal door een van de collega’s worden voorgelegd aan de accountant. In de volgende vergadering wordt hierop teruggekomen.

•

Code goed onderwijs – goed bestuur Een aantal scholen heeft het toezicht volgens de wet al goed geregeld. De ervaringen zijn echter divers.

•

Uitschrijving van leerlingen – dubbele inschrijving Het is van belang goed na te gaan waar de leerling die wordt uitgeschreven, weer wordt ingeschreven. De zwevende leerling mag niet eerder worden uitgeschreven dan wanneer een inschrijving bij een andere school is gedaan.

•

Doordecentralisatie huisvesting De school van een van de aanwezige ledenheeft de huisvesting volledig in eigendom overgedragen gekregen van de Gemeente. De nulmeting die nodig is om de staat van de gebouwen in kaart te brengen en de daarbij behorende (eenmalige) vergoeding van de gemeente aan de scholen te kunnen overdragen, is hierbij een punt van aandacht. Sommige scholen geven de voorkeur aan doordecentralisatie; anderen ervaren geen voordeel. Het primair onderwijs heeft hierin nog een eigen dynamiek en is qua omvang van de organisatie veelal niet in staat het gebouw in eigendom over te krijgen.

•

Functiemix Voor het percentage lesgevende taken (60%) met betrekking tot de functiemix kan in Caso voor het volgen hiervan een veld worden ingevoerd. Deze 60% norm dient te worden gehandhaafd. Het bijhouden van dit percentage in Caso wordt afgeraden.

•

Schoolkosten De vraag in hoeverre de school gehouden is het gereedschap aan de leerling gratis ter beschikking te stellen, blijft onbeantwoord. De inspectie van het onderwijs houdt verscherpt toezicht op naleving door de scholen van de wet ten aanzien van de schoolkosten.

Rayon G donderdag 7 oktober 2010 in Eindhoven voorzitter: Fred van Loenen notulist: Jos Klaassen

•

Aanwezig zijn 10 personen.

•

VAPblad tweede kwartaal 2010 De discussie over enkele artikelen in het VAPblad die in de rayonvergadering van 13 juli 2010 is gevoerd, wordt op levendige wijze voortgezet. De basis voor deze discussie


bestaat uit de reactie van het landelijk bestuur van de VAP op het verslag van de vorige rayonvergadering. Hierop wordt uitgebreid teruggekomen op pagina 4 van dit VAPblad. •

Vrijval BAPO-voorziening in 2010 Het stuk uit de Staatscourant van 4 oktober 2010 geeft toch geen 100% duidelijkheid. Wat gebeurt er met de voorziening van gespaarde BAPO? Dit zijn immers keiharde schulden aan personeelsleden die op enig moment zullen moeten worden betaald. Ook deze voorziening mag niet meer in stand worden gehouden. De BAPO-voorziening verdwijnt daardoor in haar geheel naar het eigen vermogen via een stelselwijziging, en dus een boeking rechtstreeks van het eigen vermogen en niet via de exploitatie. Wel mag een bestemmingsreserve worden aangeduid binnen het eigen vermogen.

•

Bekostiging 2011 De kassschuif van 1,05% op toekomstige indexatie op de GPL houdt de gemoederen van de vergadering bezig. Niet duidelijk is hoe de gelden moeten worden verantwoord: als baten in 2010 of als schuld opnemen? Dat laatste lijkt het meest logisch; het is immers een voorschot op toekomstige bekostiging. Inmiddels is door inventarisatie bij onder andere CFI/DUO, VO-raad en de accountants vast komen te staan dat de gelden als baten in de jaarrekening 2010 moeten worden verantwoord.

•

Voetangels en klemmen mbt de werkkostenregeling. Binnen Orion zijn de PZ-ers bezig met de werkkostenregeling en de consequenties. Er komt wat op ons af. Geen van de aanwezigen stapt al over in 2011. De VAP-themadag op 23 november 2010 zal voor een belangrijk deel over dit onderwerp gaan.

•

Vrijwillige bijdrage ouders Het komt neer op factureren en het aangaan contracten. Hierover is in de vorige vergadering al het nodige gezegd. Er wordt gevreesd voor oninbaarheid vanwege het verplicht vrijwillige karakter. Bovendien geeft dit heel veel extra werk voor de scholen.

•

Vergoeding schoolboeken De vraag wordt gesteld of de vergoeding van € 321,50 voor schoolboeken ook voor vavo leerlingen geldt. Dat blijkt inderdaad zo te zijn.

•

Doordecentralisatie huisvesting Diverse scholen zijn onlangs door Service Center Scholen (SCS) geadviseerd over decentralisatie, maar een inventarisatie onder de aanwezige collega’s leidt tot de simpele slotsom dat geen van de aanwezigen nu hiertoe overgaat.


UIT ANDERE BRONNEN De zieke werknemer; ziek of niet? Als een werknemer – om wat voor reden dan ook – zijn toevlucht neemt tot een ziekmelding, bent u als werkgever met handen en voeten gebonden aan allerlei wetten en regels. Welke procedures moet u doorlopen en wat zijn de juridische valkuilen daarbij? Inhoudsopgave van dit artikel • Inleiding • Controlevoorschriften; uitleg, aandachtpunten en checklist • Het begrip arbeidsongeschiktheid • Ziekmelding en vervolg • Deskundigenoordeel • Stappen- ‘plan’ bij vraag: ziek of niet • Loonopschorting; alternatieve sancties • Stappenplan in geval van loonopschorting Inleiding Werknemers zouden ziekte als wapen gebruiken. Bedrijfsartsen zijn te toegevend en de sancties te slap. Dat zijn veelgehoorde geluiden. Het ligt natuurlijk genuanceerder. Dit is een toelichting en een stappenplan hoe om te gaan met een zieke werknemer met betrekking tot de vraag of hij ziek is (of niet) en hoe dat te controleren. Vooraf: opstellen controlevoorschriften Een ziekmelding betekent veelal het voldongen feit van die melding accepteren en daarmee dan omgaan. Is het daarom maar wachten totdat een ziekmelding binnenkomt, of kunnen er vooraf al maatregelen worden genomen? Dat laatste is het geval. Voor de praktijk is vooral van belang het opstellen van controlevoorschriften. Deze maken het mogelijk de ziekte (beter) te controleren. De werkgever is bevoegd deze controlevoorschriften – ook wel: verzuimvoorschriften – op te leggen, dat wil zeggen voorschriften op te stellen die hem in staat stellen te beoordelen of de werknemer daadwerkelijk ziek is en of een loonstop moet cq. kan worden opgelegd. Voor een deel gaat het bij deze voorschriften erom gedragingen voor te schrijven, zoals luisteren naar aanwijzingen arbodienst of juist te verbieden, zoals vertrek naar het buitenland zonder toestemming. Voor een ander deel betreffen de voorschriften ‘het verstrekken van inlichtingen die de werkgever behoeft om het recht op loon vast te stellen’, zoals de verplichting zich tijdig ziek te melden, het verpleegadres op te geven als dit afwijkt van het bij de werkgever bekende verblijfadres en relevante vragen van de bedrijfsarts te beantwoorden. Aandachtspunten De voorschriften moeten: a. op schrift zijn gesteld en b. aan de werknemer bekend zijn gemaakt, bijvoorbeeld in de vorm van een personeelsreglement of vermelding op het intranet en zij mogen alleen het verstrekken van inlichtingen verplichten die de werkgever nodig heeft om vast te stellen of recht op loon blijft bestaan. Checklist wat betreft punt b • Als de werknemer verplicht wordt de ‘oorzaak’ van de arbeidsongeschiktheid te melden aan de werkgever, dan moet daarbij in ieder geval vermeld zijn dat hij niet verplicht is medische


gegevens of gegevens over de aard van de ziekte te verstrekken. • De voorschriften moeten bepalen dat alleen de arbodienst en/of bedrijfsarts een controle aan huis mogen uitvoeren (niet de werkgever zelf). • De werknemer mag niet verplicht worden aan de bedrijfsarts/arbodienst toestemming te verlenen om inlichtingen te verkrijgen bij de behandelend arts, omdat dit op gespannen voet staat met het vereiste van een vrije toestemming (alternatief is dan wel dat de bedrijfsarts de werknemer die geen toestemming geeft eerder arbeidsgeschikt moet achten). • Het heeft geen zin de werknemer te verplichten (de werkgever) inzicht te geven in de behandeling en/of aanbevelingen die ertoe strekken de genezing te bevorderen (dus niet te belemmeren). De genezing belemmeren vergt namelijk een medische beoordeling. Een werknemer mag zelf bepalen hoe hij zijn genezing ter hand neemt en daarmee ook hoe hij zich laat behandelen. Dergelijke voorschriften zouden daarom een inbreuk op de lichamelijke integriteit cq de privacy betekenen. • Wat betreft het specifieke geval van een ziekmelding in het buitenland; de verplichting opleggen een medische verklaring te overleggen van een arts van de plaatselijke sociale zekerheidsinstelling. Daarbij mogen ook voorwaarden worden gesteld aan de vorm en inhoud van dergelijke verklaringen, zoals: ze moeten duidelijk leesbaar zijn, in de Engelse taal zijn opgesteld, een oordeel bevatten omtrent de aard van de ziekte en de vermoedelijke duur en/of de geschiktheid tot reizen. Arbeidsongeschiktheid De vraag of een werknemer ziek/arbeidsongeschikt is en hoe die arbeidsongeschiktheid moet worden vastgesteld is niet altijd eenvoudig te beantwoorden. Natuurlijk spelen allereerst de medische klachten een belangrijke rol. Die klachten moeten vervolgens echter in relatie worden gebracht met wat het afgesproken werk inhoudt. Een werknemer is namelijk arbeidsongeschikt als hij wegens ziekte zijn werk, met alles wat daarbij hoort, niet meer volledig kan doen. Bijvoorbeeld, een typiste die een gebroken vinger heeft is zonder meer ziek. Een telefoniste met dezelfde medische klachten is dat hoogstwaarschijnlijk niet. De wet kent dus ‘geen gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid’. Een werknemer is ziek of niet ziek. Bedrijfsartsen zijn toch vaak van mening dat sprake is van gedeeltelijke arbeids(on) geschiktheid. Dat klopt niet. De werknemer die verhinderd is ‘de bedongen arbeid’ – het afgesproken werk - te verrichten is immers ziek. Kan hij een klein gedeelte van het werk niet meer doen dan is hij (ook) ziek. Dat betekent dus dat een werknemer met een 40-urige werkweek, die slechts 20 uur per week kan werken, (volledig) ziek is. Dat geldt ook in het geval de werknemer weliswaar 40 uur per week werkt, maar vanwege medische beperkingen zijn werkzaamheden niet volledig kan verrichten. Zolang het loon tijdens ziekte 100 procent van het laatstverdiende loon bedraagt, levert dit in de praktijk geen problemen op. Pas wanneer het loon tijdens ziekte 70 procent is, zal de werknemer die bijvoorbeeld 40 uur per week therapeutisch werk verricht- dat is werk zonder loonwaarde -en slechts 70 procent loon ontvangt dat geen stimulans vinden. Dat (therapeutisch) wordt gewerkt tijdens ziekte is namelijk niet van belang. De bepalende factor is immers de ziekte. Ook wanneer helemaal niet wordt gewerkt wegens ziekte bestaat toch recht op loon. Voor de vaststelling van de arbeidsongeschiktheid is daarbij niet alleen de medische toestand in relatie met het werk van de werknemer van belang, maar ook de arbeidsrechtelijke situatie waarbinnen de vaststelling van die arbeidsongeschiktheid plaatsvindt. Die situatie kan steeds weer anders zijn. Het maakt bijvoorbeeld verschil of het gaat om de verplichting tot loonbetaling, of om de vaststelling of nog sprake is van een opzegverbod in verband met ziekte. Als een werkgever de arbeidsovereenkomst met een langdurig arbeidsongeschikte werknemer wil opzeggen, mag die werkgever in beginsel afgaan op het oordeel over die arbeidsongeschikt-


heid van het UWV. Deze adviserende taak van het UWV is vastgelegd in het Ontslagbesluit. In de beginfase gelden echter ander regels: Ziekmelding en vervolg Een werkgever mag niet zelf beslissen of een werknemer wel of niet ziek is. Als hoofdregel geldt dat een werknemer moet kunnen afgaan op het oordeel van de arts die hij consulteert. Een werknemer kan dus niet voor de keuze gesteld worden tussen het volgen van het oordeel van deze arts, of het niet volgen daarvan en met alle gevaren van dien weer gaan werken. Dit is een vrij abstract uitgangspunt. Wat een behandelend arts oordeelt is helaas niet te controleren voor de werkgever. Het is zelfs niet te controleren of een werknemer wel bij een arts is geweest en of dat nodig zou zijn. Gedurende de eerste dagen moet de werknemer daarom op zijn woord worden geloofd. Bij een indicatie van langdurige ziekte en/of veelvuldig ziekteverzuim is het dan ook zaak de ziekte zo spoedig mogelijk door een bedrijfsarts te laten beoordelen. Het komt erop neer dat de werknemer vervolgens alleen nog arbeidsongeschikt is als de bedrijfsarts dat ook vindt. Is een van beide partijen het met het oordeel van de bedrijfsarts oneens dan bestaat de mogelijkheid een deskundigenoordeel (vroeger: second opinion) te vragen. Na afgifte daarvan is het deskundigenoordeel bepalend. Deskundigenoordeel Een deskundigenoordeel mag in beginsel alleen door het UWV worden afgegeven. Iedere verzekeringsarts van het UWV mag zo’n deskundigenoordeel afgeven. Aan het UWV kan een deskundigenoordeel worden verzocht door werkgever en werknemer: • als werkgever en werknemer het oneens zijn over de vraag of de werknemer wegens ziekte ongeschikt is om te werken; • als werkgever en werknemer het oneens zijn over de vraag of passende arbeid voor de zieke - werknemer binnen het bedrijf van de werkgever aanwezig is; • als werkgever en werknemer het oneens zijn over de vraag of werkgever en/of de werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben verricht. Werknemer ziek of niet? Stappenplan 1. Afgegaan moet worden op wat werknemer zegt en/of op het oordeel van de behandelend arts. 2. Zodra de werknemer door een bedrijfsarts is gezien, is het oordeel van de bedrijfsarts bepalend. Als de bedrijfsarts de werknemer geschikt acht te werken, kan de loonbetaling worden stopgezet. Het verdient de voorkeur dit schriftelijk te melden. 3. Bij verschil van mening – het niet eens zijn met het oordeel van de bedrijfsarts - bestaat de mogelijkheid een deskundigenoordeel aan te vragen. De uitkomst daarvan is doorslaggevend, maar… 4.De feiten tellen: de werkgever mag op het deskundigenoordeel afgaan, maar als de werknemer later toch nog overtuigende medische stukken kan presenteren die hem alsnog gelijk geven dan is dat toch doorslaggevend. Als de werkgever afgaat op het oordeel van de bedrijfsarts dat de werknemer niet ziek was, behoeft blijvend geen loon te worden betaald als het deskundigenoordeel hetzelfde uitwijst. Dit hoeft pas weer vanaf het moment dat de werknemer wel gaat werken of de situatie is gewijzigd.


Loonopschorting Als de werknemer de controlevoorschriften overtreedt mag de werkgever het loon opschorten. Dit is iets anders dan het loon stopzetten. Het houdt in dat de werkgever het loon tijdelijk mag achterhouden, namelijk zo lang als de werknemer in overtreding is. Als later blijkt dat de werknemer wel recht op loon had (ziek was), dan moet het loon met terugwerkende kracht alsnog worden betaald. Maar dan natuurlijk wel zonder wettelijke verhoging en/of vertragingsrente verschuldigd te zijn. Voorbeeld: de werknemer geeft zijn afwijkende verpleegadres niet door, waardoor de controle niet mogelijk is. De loondoorbetaling wordt opgeschort. Na terugkeer op het werk legt de werknemer bewijs over dat hij de hele periode van afwezigheid ernstig ziek is geweest, bijvoorbeeld in de vorm van een artsenverklaring. Het achtergehouden loon moet dan alsnog worden betaald. Kan niets worden aangetoond dan is het loon blijvend terecht niet betaald. De werkgever die gebruik wil maken van zijn bevoegdheid om het loon op te schorten mag dat niet zomaar doen. Hij moet de werknemer eerst in kennis hebben gesteld van zijn voornemen die bevoegdheid toe te passen. Hij moet dit direct doen nadat bij hem het vermoeden is gerezen dat zich één van de opschortinggronden voordoet. De in kennisstelling is niet bedoeld om de werknemer nog een kans te geven zich aan de voorschriften te houden, maar is slechts bedoeld om de werknemer te informeren. Dit betekent dat de werkgever die te lang wacht met het geven van zo’n waarschuwing - bijvoorbeeld door het gesanctioneerde gedrag van de werknemer enige tijd te gedogen - zijn stopzetting- c.q. opschortingrecht verliest, ook al houdt dat gedrag aan. Dat is zeer onwenselijk ook al omdat het UWV – na twee jaar ziekte – aan de werkgever een verlengde loonbetalingsverplichting kan opleggen als de werknemer onvoldoende aan zijn verplichtingen is gehouden. LET OP: In de praktijk wordt het opschortingrecht (maar ook de stopzetting) vaak gefrustreerd doordat het maandloon – bij gelegenheid van de salarisrun, van rond de 20ste - al is betaald. Alternatieve sancties: Naast opschorting van loon kunnen ook andere sancties worden gesteld op overtreding van de verzuimregels. Voorbeelden: De overtreder ontvangt slechts 70 procent van zijn loon (het minimum van de wet bij ziekte), als later komt vast te staan dat hij wel ziek was (en niets als hij niet ziek was). De werknemer betaalt een boete gelijk aan de kosten van een bezoek aan de bedrijfsarts als hij zonder geldige reden niet is verschenen. Ontslag? Het enkel overtreden van procedure- en controlevoorschriften bij ziekte rechtvaardigt geen ontslag (op staande voet). Wel is sprake van een zogenaamde tweetrapsraket: eerst opschorten, dan pas ontslaan. Als geconstateerd moet worden dat de opschorting geen enkel effect sorteert, kan na laatste waarschuwing toch worden overgegaan tot ontslag. Waar één keer overtreden geen ontslag op staande voet rechtvaardigt, kan de tiende keer wel de druppel zijn die de emmer doet overlopen. In geval van bijkomende omstandigheden (bijvoorbeeld: niet houden aan afspraken/verrichten van ongeoorloofde nevenwerkzaamheden) is ontslag ook mogelijk. Stappenplan bij overtreding verzuimregels 1. Vaststellen dat de werknemer zich niet aan de voorschriften houdt. 2. Schriftelijk en onverwijld kennis geven dat daarom het loon wordt opgeschort. 3. In geval alsnog kan worden gecontroleerd en blijkt dat de werknemer wel recht op loon had (ziek was), dan moet het loon met terugwerkende kracht alsnog worden betaald.


Als blijkt dat er geen recht op loon was (de werknemer niet ziek was) is blijvend het loon niet verschuldigd over de periode dat niet gewerkt is. 4. Als de werknemer zich niet laat controleren cq. zich niet aan de voorschriften houdt: schriftelijk vaststellen dat loonopschorting geen zin blijkt te hebben. Na een eerste en uiteindelijk laatste waarschuwing kan worden overgegaan tot ontslag (dit is zeer uitzonderlijk).

Hans Kleinsmann

Bron: www.vandiepen.com HR-praktijk

Workshop Risicomanagement in het VO

Op dinsdag 5 oktober 2010 heeft de VAP in samenwerking met Wim Bos van Infinite Financieel BV een cursusdag Risicomanagement in het VO gehouden. Vijftien personen hadden zich aangemeld, die om 09.30 uur werden verwelkomd door Wim Bos en Frank Mullaart in het cursus- en vergadercentrum van de Hogeschool Domstad in Utrecht. Na een korte voorstellingsronde werden voor de lunch achtereenvolgens het “waarom van risicomanagement”, “het in beeld brengen van risico’s en dreigingen ” en “ het vermogen in de sector VO om de financiële gevolgen van risico’s op te vangen” besproken. Na de lunch werd in groepen gewerkt aan vragen als “hoe meet je de kans en het gevolg van een risico?” en “hoe gaan we om met die risico’s?”. Een korte evaluatie was het sluitstuk van deze dag. Uiteraard werden aan het einde van de dag evaluatieformulieren uitgedeeld met het verzoek deze in te vullen. Uit die evaluatieformulieren bleek dat 2/3 van de deelnemers de dag als (zeer) goed waardeerde en 1/3 met gemiddeld/laag. De meerderheid van de deelnemers waardeerde de dag dus positief, maar vanuit het organiseren van deze dag hadden wij dat percentage graag wat hoger gezien. Een mogelijke verklaring van deze te lage positieve waardering was de heterogene samenstelling van de groep deelnemers, met enerzijds de zogenaamde éénpitter en anderzijds de grote organisatie met een getrapte verantwoordelijkheid. Naar aanleiding van de negatieve reactie van twee deelnemers uit een organisatie zijn in het kader van nazorg vervolg afspraken gemaakt voor een korte follow up op maat. Als suggesties voor thema’s voor toekomstige cursusdagen werden de planning en controle cyclus genoemd. Daarnaast werd er ook gevraagd om weer te werken met meer casussen .

Wim Boevé


Leden VAP Ledenmutaties per 1 december 2010 Naam

Adres

PC en Woonplaats

Rayon

Aanmeldingen de heer C.J. Brouwer p/a Saffierstraat 105 2592 GK Den Haag A de heer Van Hoff p/a Postbus 341 7600 AH Almelo F mevrouw J. Orsel Westerpark 82 1742 BX Schagen B Afmeldingen de heer K. van den Ende p/a Saffierstraat 105 2592 GK Den Haag A de heer W. Hindriks Koperslagerstraat 149 8043 EN Zwolle D per 01 januari 2011 Correcties/wijzigingen mevrouw F. Langerak-Oostrom v/h p/a Postbus 872 Gouda wordt: Molentocht 25 3461 JD Linschoten A Kampen, december 2010 Henk Reuvekamp, secretaris/ledenadministratie Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen

Vergaderdata 2011 bestuur VAP In 2011 is het algemeen bestuur van de VAP voornemens om in vergadering bijeen te komen op de volgende data, met vermelding van enkele kernpunten: 2 februari: Een belangrijk onderdeel van deze vergadering vormt de voorbereiding voor de algemene ledenvergadering; 18 mei: Naast actuele aspecten passeert in een evaluatie ook de ALV de revue; 14 september: Na de vakantieperiode wordt, vol nieuwe energie, de draad weer opgepakt; 16 november: Actualiteiten vragen de meeste aandacht. Tevens is de ledenvergadering in 2011 vastgesteld. Gekozen is voor 8 april en daarmee gaan we weer terug naar de vrijdag zoals dat tot voor enkele jaren geleden gebruikelijk was.

Henk Reuvekamp secretaris


Aanmelden nieuwe leden De VAP brengt al vele jaren deskundigen op eigen terrein bij elkaar aan tafel. Als beroepsgroep treedt de VAP adviserend op naar de overheid en besturen/werkgeversorganisaties. Onze stem wordt gehoord, onze mening gerespecteerd. Als lid ontvangt u ieder kwartaal de informatie in ons VAPblad en bezoekt u regelmatig themadagen, cursussen, lezingen en natuurlijk de VAP-Rayonvergaderingen. Daar worden ervaringen uitgewisseld, “hot-items” besproken en zoeken we op collegiale wijze oplossingen voor gezamenlijke problemen. Voorts houdt de VAP voor haar leden jaarlijks een drukbezochte Algemene Ledenvergadering. Samen sterk: Dat is de VAP. De jaarlijkse contributie bedraagt slechts € 110,-. Voor een bureaulidmaatschap bedraagt de contributie € 350,- per jaar. Daarbij kunnen vijf functionarissen van dezelfde organisatie lid van de VAP zijn. Sluit u aan bij dit netwerk van professionals. U kunt u aanmelden door onderstaand formulier in te vullen en op te sturen naar de secretaris van de VAP: H. Reuvekamp, Nijverheidsstraat 12, 8263 AL KAMPEN.

Aanmeldingsformulier Persoonlijke gegevens Naam Functie Werkzaam bij Adres instelling Postcode en woonplaats instelling Telefoon instelling/school Adres privé Postcode en woonplaats privé E-mail adres Voorkeuradressering privé/school* Datum * s.v.p. doorhalen wat niet van toepassing is 48 VAPblad nr. 365, 4e kwartaal 2010

m/v*

Orgaan van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs Dagelijks Bestuur Jouke de Jong, voorzitter Reiger 33, 8103 AL Raalte Wim Boevé, vice-voorzitter Beelaertspark 22, 2731 AC Benthuizen Henk Reuvekamp, secretaris Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen Eric van Steen, penningmeester Vossenberg 9, 4841 JB Prinsenbeek Rabobank 18.24.76.243 t.n.v. VAP Redactie Hans Kleinsmann Eric van Steen Arnold Zadelberg Redactie-adres Vossenberg 9 4841 JB Prinsenbeek Telefoon 06-51 21 76 98 E-mail: [email protected]

Hoewel de redactie streeft naar betrouwbaarheid, kan zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onjuistheden in de gepubliceerde informatie. De eigen publicaties mogen verspreid worden mits bronvermelding plaatsvindt. Ledenmutaties Nijverheidsstraat 12, 8263 AL Kampen Opgave advertenties aan het redactie-adres. Abonnementsprijs € 75,- per jaar. Opmaak: Vormplus, Vlaardingen Druk: Stout grafische dienstverlening, Vlaardingen 56e jaargang 4e kwartaal 2010 nr. 365/2010 ISSN 1383-052X

56e jaargang

al | 4e kwarta

5/2010 2010 | nr. 36

De VAPwebsite in ontwikkeling www.vap-onderwijs.nl

reniging va

d van de ve

Kwartaalbla

VAPblad

Visuele communicatie logo’s advertenties

•

bochures

•

beletteringen

•

websites

•

•

huisstijlen

•

fotografie en meer

•••

Schiedamseweg 57-6 • 3134 BB Vlaardingen • T/F 010 234 35 22 • 06 22 54 24 82 • [email protected]

derwijs

eel bij het on



VAPblad. Kwartaalblad van de vereniging van administratief personeel bij het onderwijs

Recommend Documents