Vrijwilliger gezocht M/V Mechelen, 21 april 2015 Marc Mees – Elke Verhoeven
1 - 24/04/2015
2 - 4/24/2015
Inleiding Waarom vrijwilligers?
1. Kerkfabrieken hebben vaak niet de nodige competentie, tijd, geschikte mensen enz.
2. Routine van de vrijwilligers: kwaliteit 3. Ervaring 4. Sensibiliseren van en liefde creëren voor (religieus) erfgoed
3 - 24/04/2015
Opstarten vrijwilligerswerking: hoe? Een vrijwilligerswerking opzetten, doe je door een aantal cruciale vragen te beantwoorden:
1. Wat wil je doen? 2. Wie heb je daar voor nodig? 3. Waar vind je deze mensen? 4. Hoe selecteer je de juiste vrijwilligers? 5. Wat bied je hen aan? 6. Wat verwacht je van hen? 7. Hoe zorg je ervoor dat vrijwilligers blijven? 8. Hoe rond je het werk goed af?
4 - 24/04/2015
1. Wat wil je doen? • Baken je project duidelijk af in een hoofdtaak en deeltaken. • Stel jezelf een duidelijk doel voor ogen. • Stel een timing op waarbinnen je deeltaken wil bereiken en je doel volledig wil bereiken.
De tijd en werk dat je hier in investeert, verdien je later meer dan dubbel terug. Wil je héél goed voorbereid zijn, breng dan ook de plus-en minpunten van je project of organisatie in kaart. Zo kan je anticiperen op mogelijke valkuilen.
5 - 24/04/2015
2. Wie heb je nodig? Kijk naar je hoofdtaak en deeltaken. Wie kan je hier voor gebruiken? Wat moeten deze mensen kunnen of doen om jou te helpen?
- Mensen met voorkennis? - Mensen die zich zeker een volle dag per week kunnen vrijmaken? - Mensen die graag organiseren of die net met hun handen willen -
werken? Mensen die graag wat uitdaging hebben en bereid zijn te leren? …
Stel één of meerdere profielen samen en maak een lijst van de belangrijkste vereisten.
6 - 24/04/2015
2. Wie heb je nodig? Gevolg van deze aanpak is dat je per deeltaak een geschikte vacature kan uitschrijven! Gebruik hiervoor je afgebakende deeltaken en je profielen. Vacatures uitschrijven heeft een aantal cruciale voordelen: - Ze verhogen het professionele gehalte van het project - Vrijwilligers weten beter waar ze aan toe zijn en wat er van hen verwacht wordt - Het werk wordt gerichter ingedeeld en zal efficiënter verlopen - Je einddoel zal door de verhoogde efficiëntie sneller worden behaald - Het zorgt voor een natuurlijke ‘hiërarchie’ omdat iedereen een vaste taak heeft
7 - 24/04/2015
3. Waar vind je de juiste mensen? - Inventariseer de lokale en gespecialiseerde media of media afgestemd op de vijver waar je je vrijwilligers uit wil vissen. Plaats een gratis advertentie of laat de vacatures publiceren. Bv. Streekkrant, gemeenteblad, lichtkrant van de gemeente, parochieblad, Kerk en Leven lokale pagina’s van HLN, website van de heemkundige kring, de bibliotheek,…
- Inventariseer de spelers van het professionele veld waar je
eventueel mee kan samenwerken of beroep op kan doen: een cultuurcoördinator, de Erfgoedcel, de gemeentearchivaris, het bisdom of de vicaris, het provinciebestuur, een museum,… Zij hebben vaak een eigen netwerk dat ze kunnen aanspreken
- Maak gebruik van andere lokale initiatieven zoals dorpsraden,
wijkraden, verenigingen, de heemkundige kring,… Stel je project voor. Vraag hen om de eigen achterban te informeren.
8 - 24/04/2015
4. Hoe selecteer je de juiste vrijwilligers? Selectie van je vrijwilligers is noodzakelijk. Ook hier komen je vacatures van pas. Te weinig mensen is niet goed maar teveel vrijwilligers werkt ook niet bevorderend. Je wil bovendien de juiste man/vrouw op de juiste plaats. Basis van een goede selectie is een goede informatieaanlevering. Hoe kan je dit doen?
- Organiseer een algemene informatieavond waar je het project (en eventueel
haar partners) voorstelt, waar je de vacatures verder toelicht en waarop mensen vragen kunnen stellen. Na afloop kan je mensen laten intekenen per vacature. Laat hen desnoods een beperkte vragenlijst invullen.
- Organiseer een bezoek ter plaatse, op het werkterrein, zodat ze beter kunnen inschatten of het werk en de omgeving hen ligt.
- Neem steeds een persoonlijk (sollicitatie)gesprek af met de mensen waarmee je effectief in zee wil gaan. Communiceer duidelijk naar de mensen die je niet wil/kan inzetten. Leg een reservelijst aan. Wees duidelijk over het engagement dat ze aangaan.
9 - 24/04/2015
5. Wat moet en kan je hen aanbieden? Wat verwacht een vrijwilliger vandaag?
-
Gaat kortere engagementen aan Wil duidelijk afgebakende taken (inhoudelijk en in tijd) Leeft voor een uitdaging Wil deel uitmaken van een groter geheel Wil een verschil maken Heeft zeker niet altijd een vergoeding nodig Moet wettelijk verplicht een verzekering en een contract krijgen Vindt je zorgzaam als je zijn/haar onkosten terug betaalt Apprecieert inspraak en overleg Heeft een hekel aan een stuurloos schip
Let op: Dé vrijwilliger bestaat uiteraard niet. Recent onderzoek heeft uitgewezen dat bovenstaande zaken behoren tot het gemiddelde profiel van de huidige vrijwilliger. Afwijkingen zijn uiteraard mogelijk.
10 - 24/04/2015
5. Wat moet en kan je hen aanbieden? Afgaande op de verwachtingen van een vrijwilliger zou je volgende zaken zeker moeten kunnen aanbieden:
- Waardering! - Opleiding: of het nu gaat over het hanteren van voorwerpen of het
-
onderhouden van een website. De kans om expertise op te bouwen moet een vrijwilliger kunnen krijgen. Heldere communicatie Enthousiasme en motivatie Leiderschap Vaste en duidelijke afspraken Eventueel een vrijwilligersvergoeding Verzekering en contract
Om al deze zaken van in het begin duidelijk te maken aan je vrijwilligers, kan je een charter opstellen: het charter van de vrijwilliger! Geef het charter mee in een startpakket met contract en welkomstkaartje.
11 - 24/04/2015
6. Wat verwacht je van je vrijwilligers? Je verwacht uiteraard dat ze jouw vacature zo goed mogelijk invullen en ze hun taken naar behoren uitvoeren. Wat mag je zeker vragen:
-
Degelijkheid van het afgeleverde werk Een zekere mate van engagement (samen te bepalen) Heldere communicatie Bereidheid tot leren/tot het volgen van een opleiding (dit naargelang de aard van de taken en de vacatures)
Neem ook jouw verwachtingen mee op in het charter. Uiteindelijk gaat het om een wisselwerking.
12 - 24/04/2015
7. Hoe behoud je het engagement? Hoe zorg je ervoor dat je vrijwilligers hun engagement blijven behouden?
- Geef voldoende feedback en communiceer (tussentijds) over de -
-
behaalde resultaten Luister naar je mensen Pak problemen meteen aan, laat ze niet aanslepen Zet de juiste kwaliteiten op de juiste plaatsen in: het kan nodig zijn om af en toe bij te sturen Wees zelf regelmatig aanwezig en toon je betrokkenheid Beloon door kleine zaken in de kijker te zetten: bv. Het 1000ste ingepakte boek Zorg ervoor dat je (wat) bekendheid krijgt in de media (dit stimuleert trots): een kort interview over verworven capaciteiten,… Neem foto’s, documenteer het proces, maak er een weblog van, stuur een nieuwsbrief uit,… Alles om je vrijwilligers aan de gang te houden en te laten merken dat er vooruitgang is. Voorzie voldoende informele momenten. Bv. vaste koffiepauze met verse cake,…
13 - 24/04/2015
14 - 24/04/2015
15 - 24/04/2015
16 - 24/04/2015
17 - 24/04/2015
8. Hoe rond je een project goed af? -
Een laatste persbericht Een officieel bedankmoment Uitnodigen op een openingsmoment,… Een bedankkaartje of brief met resultaten Iets dat je vrijwilligers als aandenken kunnen houden. Een laatste overleg om de resultaten te bespreken. Laat hen zelf een voorstel doen om op een goede manier het project te beëindigen .
18 - 24/04/2015
Aandachtspunten • Goede screening van de geïnteresseerden • De organisatie die een inventaris laat maken heeft doorgaans • • •
• •
weinig zicht op wat aanwezig is: controle noodzakelijk Het verdient aanbeveling dat vrijwilligers ervaring kunnen opbouwen en doorgeven. Dit komt de kwaliteit ten goede. Doe het niet in je eentje: inventariseren is meestal te hoog gegrepen voor één kerkfabriek Samenwerking met andere, hogere organisaties (provinciebestuur, Erfgoedcel,…: zij kunnen terugvallen op vrijwilligers met ervaring én begeleiden) Geen schattenjacht of wedstrijd Motivatie/waardering
19 - 24/04/2015
Nuttige links www.vrijwilligerswerk.be www.vrijwilligerswetgeving.be http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/dwep/dwg/vrijwilligeinzet.html http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/dwep/dwg/vrijwilligeinzet/vrijwilligersverzekering.html
20 - 24/04/2015
Vragen? Vragen?
21 - 4/24/2015
Dank!
22 - 4/24/2015
