V. ANALISIS LINGKUNGAN (INTERNAL DAN EKSTERNAL) KELEMBAGAAN UPT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Keberadaan Kelembagaan UPT Pelatihan dan Pengembangan sejak Tahun 2001, sesuai Perda No. 9 Tahun 2001 tentang Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Riau, namun perwujudan pemberdayaan yang telah dilakukan belum dilakukan secara maksimal sehingga masih memungkinkan dilakukan perbaikan ke arah yang lebih baik melalui strategi yang menerapkan prinsip-prinsip pemberdayaan masyarakat. Data Tahun 2007 melalui Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Riau jumlah IKM yang tersebar di 12 Kota/Kabupaten di Provinsi Riau sebanyak 5.144 Unit Usaha. Data UPT Pelatihan dan Pengembangan Perindag Provinsi Riau Tahun 2006 dan 2007 telah mampu memfasilitasi pelatihan sebanyak 646 orang, sedangkan magang sebanyak 129 orang, dengan berbagai jenis pelatihan. Dalam melaksanakan kegiatan di UPT Pelatihan dan pengembangan terdapat 19 orang pegawai dengan komposisi 1 orang kepala, 3 orang kepala seksi dan dibantu oleh 15 orang staf. Dari jumlah IKM yang ada di Provinsi Riau sebanyak 5.144 unit usaha maka UPT Pelatihan dan Pengembangan mempunyai peran strategis dalam meningkatkan kemampuan dan pengembangan usaha IKM baik secara langsung maupun tidak langsung. Hal tersebut dikarenakan Dinas Perindag Kabupaten/Kota di Provinsi Riau belum mempunyai Lembaga Pelatihan seperti UPT Pelatihan dan Pengembangan .Adapun salah satu upaya Pemberdayaan tersebut adalah dengan penerapan sistem inkubator bisnis. Untuk menguraikan permasalahan-permasalahan kinerja yang dihadapi oleh UPT Pelatihan dan Pengembangan tersebut, dengan analisa metode SWOT, dengan mengidentifikasikan faktor
kekuatan (strength) dan kelemahan
(weakness) serta peluang (opportunity) dan hambatan (threat) yang ada di UPT Pelatihan dan Pengembangan . Untuk mengetahui faktor-faktor tersebut dapat ditentukan dengan penyusunan analisa lingkungan UPT Pelatihan dan Pengembangan baik internal maupun eksternal. Adapun
analisa lingkungan
50
internal
adalah kekuatan dan kelemahan UPT Pelatihan dan Pengembangan
dengan menggunakan Matrik IFAS sedangkan analisa eksternal menilai peluang dan hambatan UPT Pelatihan dan Pengembangan dengan menggunakan matrik EFAS. 5.1 Analisa Lingkungan UPT Pelatihan dan Pengembangan Analisa lingkungan UPT Pelatihan dan Pengembangan baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal diperlukan untuk bahan pertimbangan didalam menentukan kekuatan (strenght) dan kelemahan (weakness) UPT Pelatihan dan Pengembangan yang didasarkan pada analisis internal organisasi, dalam hal ini organisasi dan pengelolaan, fasilitas dan peralatan, kebijakan dan regulasi serta evaluasi dan pengendalian yang terdapat dilingkungan UPT Pelatihan dan Pengembangan . Selanjutnya untuk mengetahui peluang (Opportunity) bagi UPT Pelatihan dan Pengembangan agar dapat menjalankan tugas pokok dan fungsinya dengan baik, sekaligus diberikan juga penjabaran hambatan (Threat) yang akan dihadapi oleh UPT Pelatihan dan Pengembangan, sehingga dengan cepat dapat segera mengatasinya agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan, berdasarkan pada analisis lingkungan eksternal organisasi. Selain dilakukan analisis lingkungan UPT Pelatihan dan Pengembangan kegiatan lanjutan berupa penyusunan IFAS (Internal Factors Analysis Summary) dan EFAS (External Factors Analysis Summary), sehingga pada ahirnya dapat digunakan untuk penyusunan Matrik Internal Eksternal (IE Matrik) UPT Pelatihan dan Pengembangan Dinas Perindustrian dan perdagangan Provinsi Riau. 5.2 Penyusunan Internal Factors Analysis Summary (IFAS) Dalam penyusunan IFAS terdapat empat kelompok variabel lingkungan internal yang akan dianalisis, yaitu variabel organisasi dan pengelolaan, variabel fasilitas dan peralatan, variabel kebijakan dan regulasi, serta variabel evaluasi dan pengendalian UPT Pelatihan dan Pengembangan.
51
Langkah I Analysis of Internal Environment - Organisasi dan Pengelolaan - Fasilitas dan Peralatan - Peran dan Kontribusi IKM - Evaluasi dan Pengendalian
Langkah II Strengths & Weaknesses : - Importance Vs Performance
Langkah III IFAS
Gambar 5. Model Langkah – Langkah Penyusunan IFAS 5.2.1 Analisa Kekuatan dan Kelemahan UPT Pelatihan dan Pengembangan (Importance VS Performance) Analisis kekuatan dan kelemahan didasarkan pada analisis lingkungan internal UPT Pelatihan dan Pengembangan yang meliputi analisi organisasi dan pengelolaan, lisi fasilitas dan peralatan, analisis kebijakan dan regulasi serta analisis evaluasi dan pengendalian UPT Pelatihan dan Pengembangan. Berdasarkan hasil analisis lingkungan internal UPT Pelatihan dan Pengembangan, maka dihasilkan faktor-faktor kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh UPT Pelatihan dan Pengembangan. Setelah identifikasi faktor-faktor kekuatan dan kelemahan UPT pelatihan dan Pengembangan dilakukan maka dapatlah disusun tabel IFAS (Internal Factors Analysis Summary) pada Tabel 16. Adapun secara lebih ringkas, matrik IFAS di atas dapat dirumuskan pada Tabel 16.
52
Tabel 16. Rangkuman Matrik IFAS (Internal Factors Analysis Summary)UPT Pelatihan dan Pengembangan Dinas Perindag Provinsi Riau
NO.
WEIGHTED
FAKTOR LINGKUNGAN INTERNAL
WEIGHT
RATING
(1)
(2)
(3)
0,150
4
0,600
0,125
3
0,375
0,100
2
0,200
0,100
2
0,200
0,100
4
0,400
0,125
3
0,375
0,150
1
0,150
0,150
1
0,150
SCORE (4)
KEKUATAN (STRENGHT) Kualitas SDM UPT pelatihan dan pengembangan 1.
yang cukup baik Perencanaan organisasi dan pengembangan SDM
2.
telah ada dan berjalan dengan baik Peran/kontribusi UPT UPT pelatihan dan
3.
pengembanganbagi pengembangan IKM Sistem Pelatihan dan perekrutan peserta telah
4.
berjalan dengan baik KELEMAHAN (WEAKNESSES) Pemasaran UPT pelatihan dan pengembangan
1. 2.
belum optimal Standarisasi kualifikasi tenaga non edukatif dan administrasi Kondisi fasilitas, peralatan pendukung/penunjang
3.
(layanan komunikasi, akomodasi) Sistem pengelolaan/Kurikulum dan teknologi pelatihan belum optimal menggunakan prinsip –
4.
prinsip pemberdayaan masyarakat TOTAL
1
2,45
Dari hasil penyusunan IFAS (Internal Factors Analysis Summary) UPT Pelatihan dan pengembangan yang diberikan pada Tabel 16. di atas didapatkan Total Weighted Score sebesar 2,45. Hal ini menunjukkan bahwa kondisi internal UPT Pelatihan dan Pengembangan masih dibawah ideal (4) sebagai sebuah lembaga pelatihan dan pengembangan.
53
5.3. Penyusunan External Factors Analysis Summary (EFAS) Penyusunan EFAS meliputi kegiatan analisis terhadap dua variabel lingkungan eksternal, yaitu 1. Variabel societal environment atau macro environment. 2. Variabel task environment atau micro environment
Variabel yang termasuk didalam societal environment atau macro environment mencakup ekonomi, sosiokultural, teknologi dan sebagainya. Sedangkan variabel task environment atau micro environment meliputi kebijakan dan peraturan pemerintah, hubungan kerjasama, dan sebagainya. Model yang digunakan dalam penyusunan EFAS (External Factors Analysis Summary) diberikan pada Gambar 6.
Langkah I : Analysis of External Environment : - Societal Environment/ Macro Environment - Task Environment/ Micro Environment
Langkah II : Issue Priority Matrix -
-
Probable Impacton Organisation Probability of Occurance
Langkah III : EFAS
Gambar 6. Model Langkah-langkah Penyusunan EFAS
5.3.1 Analisis Lingkungan Makro/Umum UPT Pelatihan dan Pengembangan Lingkungan makro atau umum mencakup beberapa elemen eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi UPT Pelatihan dan Pengembangan yang berada dalam lingkungan tersebut. Orgainisasi UPT Pelatihan dan Pengembangan tidak dapat mengendalikan elemen-elemen tersebut secara langsung. Kebutuhan akan analisis terhadap elemen-elemen ini adalah untuk memenuhi implikasi setiap elemen tersebut terhadap kelangsungan organisasi.
54
5.3.2
Analisis Lingkungan Mikro/Industri UPT Pelatihan dan Pengembangan Lingkungan mikro atau industri terdiri dari beberapa elemen eksternal
yang
langsung
mempengaruhi
kinerja
organisasi
UPT
Pelatihan
dan
Pengembangan dalam jangka waktu pendek. Variabel lingkungan mikro ini antara lain kebijakan dan peraturan yang dikeluarkan pemerintah, baik berdampak peluang ataupun hambatan bagi organisasi UPT Pelatihan dan Pengembangan. Matriks faktor strategi eksternal meliputi tabel EFAS (External Factors Analysis Summary)
yang didalamnya menguraikan faktor-faktor Peluang
(Opportunity) dan Hambatan
(Threat) UPT Pelatihan dan Pengembangan.
Tahapan penyusunan EFAS sama dengan IFAS yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut pada Tabel 12 ini dijabarkan EFAS UPT Pelatihan dan Pengembangan. Dari hasil Penyusunan EFAS (External Factors Analysis Summary) UPT Pelatihan dan Pengembangan yang diberikan pada Tabel 12, didapatkan Total Weighted Score sebesar 2,73. Adapun secara lebih ringkas, tabel/matrik EFAS di atas dapat dirumuskan sebagai mana pada Tabel 17.
55
Tabel 17 . Rangkuman Matrik EFAS (External Factors Analysis Summary) UPT Pelatihan dan Pengembangan Dinas Perindag Provinsi Riau
NO.
FAKTOR LINGKUNGAN EKSTERNAL
WEIGHT
RATING
(1)
(2)
(3)
WEIGHTED SCORE (4)
PELUANG (OPPORTUNITIES) Perkembangan ekonomi makro yang cukup 1.
baik Kebijakan pemerintah tentang Kemitraan
2. 3.
dengan IKM Perkembangan teknologi produksi IKM
0,150
4
0,600
0,125
3
0,375
0,100
2
0,200
0,125
3
0,375
0.100
4
0,400
0,125
2
0,250
0.125
3
0,375
0.150
1
0,150
Persaingan usaha yang menuntut 4.
pengembangan kompetensi dan kewirausahaan IKM
Hambatan (THREAT) 1.
Kebijakan/Regulasi Pemerintah Masih adanya perda yang menghambat
2.
peningkatan investasi IKM yang ada Kurang memanfaatkan UPT
3. 4
pelatihan dan pengembangan Persaingan dengan produk impor TOTAL
1,00
2,73
Dari hasil Penyusunsn EFAS (External Factors Analysis Summary) UPT Pelatihan dan Pengembangan yang diberikan pada Tabel 17 diatas, didapatkan Total Weighted Score sebesar 2,73. Hal ini menunjukkan bahwa UPT masih harus berupaya memanfaatkan berbagai peluang dan mencari cara/strategi untuk menghindari atau meminimalisir dampak lingkungan eksternal yang dihadapi.
