User Guide Aan de slag met

Product Update 397

User Guide | Aan de slag met Exact Globe

Product update 397

Exact Globe Aan de slag met

De informatie opgenomen in deze handleiding is uitsluitend bestemd voor intern gebruik door of binnen de organisatie van de klant. Exact Group B.V. heeft de inhoud van dit document met grote zorg samengesteld. Toch kan het voorkomen dat de inhoud niet overeenkomt met de werkelijkheid of gedateerd raakt. Informatie kan gewijzigd of bijgewerkt worden zonder kennisgeving. Exact Group B.V. kan te allen tijde verbeteringen en/of wijzigingen in de producten, prijzen en/of de programma’s als beschreven in deze handleiding aanbrengen zonder kennisgeving. Exact Group B.V. is niet aansprakelijk voor de juistheid van de opgenomen voorbeelden en procedures als beschreven in dit document. Evenmin is Exact Group B.V. aansprakelijk voor schade van welke aard dan ook voortvloeiend uit of verband houdend met het gebruik van dit document. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Exact Group B.V. is het niet toegestaan (delen van) deze handleiding te verveelvoudigen, openbaar te maken en/of te verspreiden in enige vorm, elektronisch dan wel door middel van fotokopie, microfilm of andere middelen. © Copyright Exact Group B.V. Alle rechten voorbehouden. Alle merken hierin genoemd berusten bij de betreffende eigenaars. Exact Software® is een geregistreerd merk van Exact Group B.V.

II

Exact Globe | Aan de slag met

Welkom bij Exact Globe! Hartelijk welkom bij de grote groep Exact-gebruikers! Vele bedrijven gingen u voor in de keuze voor Exact Software. Exact Globe is een geïntegreerd efficiënt systeem, gebaseerd op het One-X concept. Dit concept gaat uit van één centrale databank waarin alle bedrijfsinformatie wordt opgeslagen. Deze benadering sluit dubbele verwerking en gegevensopslag uit en maakt snelle directe real-time informatietoegang mogelijk. Door de meest recente technologieën te gebruiken en daarmee de programmatuur te perfectioneren, functioneert de software van Exact met een optimale snelheid zonder concessies te doen aan stabiliteit en betrouwbaarheid. Met behulp van een dergelijk geïntegreerd systeem kunt u uw medewerkers efficiënter inzetten en kunt u uw strategieën baseren op de door het systeem verstrekte meest recente en nauwkeurige informatie. Deze handleiding bevat alle informatie die u nodig heeft om snel te kunnen beginnen met Exact-software en de ondersteuning die u daarbij van ons mag verwachten. Het doel van deze documentatie is u snel vertrouwd te maken met de software en de vele mogelijkheden die het programma u biedt. Met de informatie in deze handleiding kunt u zonder veel ervaring of kennis snel aan de slag met uw nieuwe software om ook direct van de voordelen te profiteren. Naast de handleidingen is er nog meer informatie over de software beschikbaar. On line help documenten zijn direct toegankelijk via de F1 knop terwijl u in Exact Globe werkt met de software. In de lijst met help documenten treft u ook zogenoemde release notes aan. Deze geven informatie over verbeteringen in en toevoegingen aan de functionaliteit van de software. De helpdocumenten en release notes kunt u ook terugvinden via de Exact Customer Portal op www.exact.nl. De Customer Portal is een afgeschermd deel van de Exact-website dat speciaal is gemaakt om onze klanten te informeren en te helpen maximaal rendement uit de software te halen. U kunt er 24 uur per dag uw supportvragen stellen, het laatste productnieuws lezen en antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ's) raadplegen. Wij stellen uw mening over deze documentatie erg op prijs; achter in deze handleiding vindt u een evaluatieformulier. We hopen dat u de moeite wilt nemen het formulier in te vullen en per post of e-mail aan ons terug te sturen. Veel plezier met Exact-software!

Note:

Documenten: In deze handleiding zult u op verschillende plaatsen document ID's aantreffen. Deze nummers verwijzen naar documenten op onze Exact Customer Portal, waar u de meest recente en uitgebreide versie van het document kunt inzien. Voor meer informatie over het gebruik van de Exact Customer Portal verwijzen wij u naar hoofdstuk 5 van deze handleiding.

III

IV

Exact Globe | Aan de slag met

Inhoudsopgave Welcome

III

Hoofdstuk 1: Introductie Exact Globe Historische ontwikkelingen Exact Globe Voor iedere organisatie een passende oplossing

3 3 5 6

Hoofdstuk 2: De installatie Systeemeisen Exact Globe Lokale installatie Netwerkinstallatie Installatie MS SQL Server 2008 (Express)

9 9 10 25 27

Hoofdstuk 3: Een administratie aanmaken Aanmaken van een (demo) administratie Navigeren binnen Exact Globe Aanmaken gebruikers, rechten en rollen

75 75 80 88

Hoofdstuk 4: Beheer Aanmaken en teruglezen back-up In Exact Globe Updaten naar de meest recente versie

93 93 96

Hoofdstuk 5: Ondersteuning bij het gebruik van Exact Globe Helpfunctie Release notes Onderhoudsovereenkomst Support op maat De Exact Customer Portal Veelgestelde vragen over de Exact Customer Portal

101 101 103 103 104 105 107

Hoofdstuk 6: Exact Software Trainingen Consultancy Maatwerk Internationaal Exact-partners Exact Synergy

111 111 111 112 112 112 113

V

VI

Hoofdstuk 1

Introductie Exact Globe

Introductie Exact Globe

2

1.

Historische ontwikkelingen

2.

Exact Globe

3.

Voor iedere organisatie een passende oplossing

Hoofdstuk 1 | Introductie Exact Globe

1. Introductie Exact Globe – – –

Historische ontwikkelingen Exact Globe Voor iedere organisatie een passende oplossing

De afgelopen twee decennia is de softwaremarkt voor bedrijfsoplossingen sterk veranderd. Dit is het gevolg geweest van technologische vooruitgang, met in het bijzonder de snelle toename in de opslagcapaciteit van gegevens en de verwerkingssnelheid van computers, het verschuiven van het gebruik van stand-alone computers naar een netwerk van computers middels internet en de transformatie van het computerlandschap van DOS naar Windows. Ging het in het begin nog om het digitaal vastleggen van dagboeken en grootboektransacties, nu ligt de nadruk op optimalisatie van bedrijfsprocessen en verbetering van de controle en sturing van de organisatie. Exact Software volgt deze ontwikkelingen continu en loopt daarmee voorop in de ontwikkeling van bedrijfsoplossingen. De producten van Exact Software zijn steeds verder geëvolueerd aan de hand van nieuwe technische mogelijkheden in de informatietechnologie.

Historische ontwikkelingen Exact Software bestaat inmiddels ruim 20 jaar. Zoals DOS de voorloper was van de Windows besturingssystemen, zo was Exact voor DOS dat voor de huidige Exact bedrijfssystemen.

Exact voor DOS Exact voor DOS, de eerste serie producten die door Exact Software werd ontwikkeld, werd eerst als E-Account op de markt gebracht om de financiële boekhouding te automatiseren. E-Account werd zeer goed ontvangen en klanten vroegen toenemend om meer en meer functionaliteit. Om daaraan tegemoet te komen werden verschillende modules aan het oorspronkelijke E-Account pakket toegevoegd. De mogelijkheden van de computer en van de database waren destijds vrij beperkt, de toegevoegde modules werden los van E-Account geïnstalleerd. Met koppelingen tussen de onderdelen konden gegevens worden overgezet. Dubbel werk werd hierdoor voorkomen, maar anderzijds vereiste het wel extra handelingen. Met de komst van Windows kwamen ook direct de beperkingen van DOS aan het licht. De grafische mogelijkheden van DOS zijn zo beperkt dat zelfs eenvoudige grafische lay-outs en het gebruik van bepaalde lettertypes onmogelijk is, om nog maar te zwijgen over een gehele grafische userinterface. Bovendien liep de ondersteuning van DOS-programma's onder de moderne besturingssystemen ten einde. Exact voor Windows werd ontwikkeld.

3

Exact voor Windows Met Exact voor Windows is voornamelijk een technologische stap vooruit gezet. De volledige interface werd overgezet naar de Windows-standaard, de navigatiewijze werd aangepast en grafische mogelijkheden werden toegevoegd. De lay-outs kregen mooie lettertypes, foto's en logo's konden worden opgenomen in de programmatuur. Door de vraag om met grotere databases te kunnen werken, nijpender geworden door het gebruik van grafische data, was Exact voor Windows één van de eerste producten die databases op de server opsloeg. Zodoende werd een snellere toegang en betrouwbare opslag via de client-server techniek bewerkstelligd. De overgang van Exact voor DOS naar Exact voor Windows was met name een technologische evolutie. De problemen waar bedrijven bij automatisering tegenaan liepen werden niet fundamenteel aangepakt. Deze problemen waren niet specifiek voor de ontwikkelingen van Exact Software, maar golden voor de gehele ICTsector. Dit waren onder andere: – –

veel geïsoleerde, niet-geïntegreerde subsystemen; veel toepassingen maar weinig en gefragmenteerde informatie.

Ofwel, er werd veel geld geïnvesteerd maar de belofte van kostenbeheersing of zelfs 'Return On Investment' werd niet of nauwelijks gehaald.

Exact Globe 2000 Om de genoemde problemen het hoofd te bieden was een revolutie op het gebied van automatisering noodzakelijk. Het verder ontwikkelen van Exact voor Windows 3.x was geen realistische optie; er diende een oplossing te komen die de bedrijfsvoering compleet en efficiënt ondersteunde, waarbij gebruikers centraal stonden en waarmee kostenreductie daadwerkelijk kon worden gerealiseerd. De belangrijkste verandering werd One-X, één centrale database waarin alle informatie centraal wordt opgeslagen en direct beschikbaar is voor iedereen. Geen bewerkingen voor de opslag, geen verwerkingsslagen om informatie door te zetten in het proces, geen overbodige handelingen meer. De revolutie in de bedrijfssoftware werd dan ook in gang gezet met Exact Globe 2000. De One-X architectuur deed zijn intrede.

4

Hoofdstuk 1 | Introductie Exact Globe

Exact Globe Exact Globe is de verdere uitwerking van Exact Globe 2000. Naast verfijning van het One-X principe zijn belangrijke toevoegingen gedaan. We zullen deze onderdelen hieronder één voor één behandelen. Real-time informatie. Snelle beslissingen. Het uiteindelijke doel van automatiseren is het kunnen sturen van uw onderneming op basis van actuele, betrouwbare en complete informatie en het vaststellen van het resultaat. Er moet immers meer geld binnenkomen dan eruit gaat. Exact Globe heeft voor u alle actuele bedrijfsinformatie eenvoudig en snel ter beschikking en biedt u hiermee de mogelijkheid snel beslissingen te nemen. Het pakket gaat verder: u kunt vooruitkijken! Op basis van uw in- en verkopen en uw vaste verplichtingen, krijgt u een uitstekend inzicht in uw kaspositie in de toekomst. Dit geeft u de mogelijkheid om uw bedrijf nog beter aan te sturen.

Eén bron. Nauwkeurige informatie. Voor veel bedrijven is de kwaliteit van informatie continu een aandachtspunt. Doordat informatie van verschillende bronnen verzameld moet worden, ontvangt u vaak tegenstrijdige informatie. Exact Globe maakt gebruik van de unieke One-Xarchitectuur. Dit zorgt ervoor dat alle informatie gestructureerd en op één centrale plaats wordt opgeslagen. U bent er daardoor van verzekerd dat de informatie uit één bron komt: de informatie is onomstreden en eenvoudig te interpreteren.

Digitaal archief. Eenvoudige toegang. Door middel van het digitale archief komt informatie beschikbaar op alle plekken waar dat nodig is. Fouten worden niet meer gemaakt omdat brondocumenten nu direct voorhanden zijn. Bovendien wordt de zoektijd ernaar geminimaliseerd.

Geïntegreerd systeem. Eenvoudig proces. Selectie- en referentiemogelijkheden maken het makkelijk om relaties tussen boekingen te leggen, controles uit te voeren en maandverslagen te maken. Dankzij de integratie van de verschillende processen worden veel boekingen al automatisch verwerkt naar de financiële administratie. Uitwisseling van administraties met de accountant is eenvoudig dankzij de speciaal daarvoor ontwikkelde accountancyfuncties.

5

Voor iedere organisatie een passende oplossing Exact Globe is in twee verschillende versies verkrijgbaar: –

Exact Globe Exact Globe is de brede en complete (back-office) automatiseringsoplossing voor grotere ondernemingen. De functionaliteit en oplossingsgebieden zijn hierop afgestemd. Exact Globe kan volledig geintegreerd worden met Exact's webbased oplossing Synergy.

–

Exact Compact Exact Compact is speciaal geschikt voor de kleinzakelijke onderneming: van een eenmanszaak tot een onderneming met een tiental medewerkers. Exact Compact zorgt ervoor dat u weinig tijd hoeft te besteden aan het voeren van uw administratie en daardoor meer tijd overhoudt voor datgene waar u goed in bent: ondernemen! Exact Compact is vooral geschikt voor bedrijven tot vier Exact gebruikers en bestaat in vijf varianten: Financieel, Factuur, Handel, Kassa en Salaris.

6

Hoofdstuk 2

De installatie

De installatie

8

1.

Systeemeisen Exact Globe

2.

Lokale installatie

3.

Netwerkinstallatie

4.

Installatie MS SQL Server 2008 (Express)

Hoofdstuk 2 | De installatie

2. De installatie In dit hoofdstuk staan we uitgebreid stil bij de diverse stappen die voor een correcte installatie van de software moeten worden doorlopen. – – – – –

Systeemeisen Exact Globe Lokale installatie Netwerkinstallatie Installatie van MS SQL Server 2008 Express of MS SQL Server 2008 Workgroup/Standard/Enterprise Rechten binnen SQL Server 2008 (Express)

Systeemeisen Exact Globe (Document ID 04.448.571) Allereerst is het belangrijk dat uw systeem voldoet aan de systeemeisen voor Exact Globe. Omdat de systeemeisen onderhevig zijn aan veranderingen en bovendien kunnen afwijken voor de verschillende releases van Exact Globe kunt u deze raadplegen via document ID 04.448.571. In dit document vindt u de actuele minimale en de aanbevolen systeemeisen voor netwerk en een stand-alone omgeving. Een professionele administratie moet bedrijfszeker zijn. U moet er in het dagelijks gebruik snel en zonder onderbrekingen in kunnen werken. Exact Globe is gemaakt om in een dergelijke professionele omgeving te voldoen. De software vergt dan ook een betrouwbare en volwassen hard- en softwareomgeving. In dit document kunt u voor zowel een lokale installatie als een netwerkinstallatie de systeemvereisten raadplegen. Voor iedere installatie hebben wij minimale systeemvereisten opgesteld. Uiteraard werkt Exact Globe beter naarmate de hard- en softwareomgeving beter is. Om deze reden hebben wij naast de minimale vereisten ook de aanbevolen vereisten weergegeven. De processorsnelheid, harde schijfcapaciteit en het interne geheugen van uw werkstation zijn bepalend voor de snelheid waarmee u programma's kunt laden. Dit is zeker het geval als u naast Exact Globe regelmatig andere programma's gebruikt.

9

Lokale installatie (Document ID 18.811.313) De installatie van Exact Globe vindt plaats met behulp van een eenvoudige wizard. Hieronder wordt de installatie van Exact Globe inclusief MS SQL Server 2008 Express beschreven op een stand-alone PC . De installatie vindt plaats vanaf de DVD-rom. Log in als administrator op de PC waar u Exact Globe en SQL Server 2008 Express wil installeren. – Stop de DVD in de DVD speler van de PC. – Open de verkenner en ga naar de DVD speler. – Start de applicatie Setup_NL.EXE. Het scherm ziet er dan als volgt uit.

– –

–

–

Als u voor 'Yes' kiest zal het installeren beginnen.

–

Nadat de installatie is voltooid, zal het systeem u vragen of u de programmatuur wilt starten.

–

Wanneer u voor 'Ja' kiest, zal het programma automatisch opkomen met de wizard voor het aanmaken van de administratie. U mag dit scherm sluiten en tevens sluit u Exact Globe af zodat we de installatie van MS SQL Server 2008 Express kunnen uitvoeren. Om SQL 2008 Express te installeren dient u als administrator in te loggen op het systeem waarop u MS SQL Server 2008 Express wilt installeren.

–

10

U kiest bij installatie soort 'CD werkstation installatie'. Standaard komt het installatiescherm op met C:\Program Files\Exact Software\. Dit is de directory waarin de Exact software wordt geïnstalleerd. Indien gewenst kunt u de installatiedirectory nog aanpassen. Als u dat gedaan heeft kunt u op OK klikken. Het systeem zal bepalen hoeveel bestanden er geïnstalleerd moeten worden en zal hiervan een boodschap op het scherm tonen.


– –

U kunt het installatiebestand van MS SQL Server 2008 Express vinden op de installatie CD. Start de installatie door te dubbelklikken op het bestand ‘SQL Server 2008 Express Edition with Tools x86.exe’ op de CD. Let op: Afhankelijk van uw situatie kan de volgorde van enkele schermen afwijken van de volgorde die in dit stappenplan wordt aangehouden. Voor een correcte installatie zodat er correct gewerkt kan worden met Exact Globe is de volgorde waarin de schermen verschijnen niet van belang. Wat echter wel van belang is, is dat u bij de betreffende schermen de juiste opties selecteert zoals in dit stappenplan is aangegeven. Nadat u de installatie heeft gestart worden de benodigde installatie onderdelen uitgepakt. Hiervan wordt de voortgang getoond in onderstaand scherm.

–

Er wordt eerst een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van een aantal verplichte Microsoft onderdelen. Wanneer deze niet aanwezig zijn wordt u hierover geïnformeerd middels de volgende meldingen. Wanneer Microsoft .Net Framework 3.5 SP1 ontbreekt wordt onderstaande melding getoond. In dat geval dient u eerst Microsoft .Net Framework 3.5 SP1 te downloaden van de website van Microsoft en installeren alvorens u met de installatie van MS SQL Server 2008 Express kunt verder gaan.

–

Wanneer Windows Installer 4.5 of hoger ontbreekt wordt onderstaande melding getoond. In dat geval dient u eerst Windows Installer 4.5 te downloaden van de website van Microsoft en installeren alvorens u met de installatie van MS SQL Server 2008 Express kunt verder gaan.

–

De installatie wordt voorbereid en middels het volgende venster wordt u hierover geïnformeerd. Dit scherm verschijnt tevens tussen de verschillende installatie-schermen.

11

12

–

Zodra de installatie is voorbereid wordt het SQL Server Installation Center getoond. Vanuit dit scherm kunt u verschillende installatie taken bekijken en uitvoeren. In dit scherm klikt u aan de linkerzijde op 'Installation'.

–

Vervolgens wordt het volgende scherm getoond. Hier klikt u rechts boven in op 'New SQL Server Standalone installation or add features to an existing installation'.


–

Vervolgens wordt een controle uitgevoerd om te bekijken of er zaken zijn die een succesvolle installatie van de 'SQL Server Setup support files' in de weg kunnen staan. De 'SQL Server Setup support files' zijn noodzakelijk voor de installatie van MS SQL Server 2008 en worden automatisch geïnstalleerd via de installatie wizard. Met de knop 'Show details >>' kunt u de details van deze controle bekijken.

•

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd. Wanneer dit niet het geval is wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. Wanneer alle controles in orde zijn kunt u middels de knop 'OK' verder gaan.

13

14

–

De installatie van de 'SQL Server Setup support files' kunt u vervolgens starten door op de knop 'Install' te klikken.

–

Zodra de installatie van de 'SQL Server Setup support files' gereed is verdwijnt het scherm en wordt onderstaand scherm getoond. Hier wordt meteen een controle uitgevoerd. Met de knop 'Show details >>' kunt u de details van deze controle bekijken.


–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn niet alle controles geslaagd. Er is één gefaalde controle en is er één waarschuwing. In dit geval betreft de gefaalde controle het ontbreken van Windows Powershell. Dit is een Microsoft onderdeel dat nodig is voor de installatie van MS SQL Server 2008. Om verder te kunnen gaan met de installatie dient u dan ook eerst Windows Powershell te downloaden en installeren. Daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Wanneer er andere controles niet geslaagd zijn wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. De knop 'Next' is alleen actief wanneer er geen controles gefaald zijn. Met deze knop kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

–

Bij MS SQL Server 2008 Express is het niet noodzakelijk om een licentiecode/Product key in te vullen. U kunt in dit scherm op 'Next' klikken om verder te gaan.

15

16

–

In dit scherm worden de gebruiksvoorwaarden getoond. Om verder te kunnen gaan met de installatie dient u eerst de voorwaarden te lezen en hiermee akkoord te gaan. Wanneer u akkoord gaat met de voorwaarden kunt u dat aangeven door de optie 'I accept the license terms' aan te vinken en vervolgens kunt u middels de knop 'Next' verder gaan naar het volgende scherm.

–

Hier kunt u de te installeren onderdelen aanvinken. Wanneer u een onderdeel selecteert wordt aan de rechterzijde van het scherm meer informatie getoond over het betreffende onderdeel. U selecteert hier de volgende opties: – Database Engine Services – Management Tools - Basic Afhankelijk van welke installatie-set u heeft gebruikt is de optie 'Management Tools - Basic' wel of niet aanwezig. Deze optie heeft betrekking op de SQL Server Management Studio Express (een programma om de SQL Server mee te beheren). Wanneer de optie niet aanwezig is kunt u na de installatie van MS SQL Server 2008 Express de SQL Server Management Studio Express apart downloaden en installeren. Meer informatie hierover kunt u lezen in document ID 20.410.164.


Nadat u de gewenste onderdelen heeft geïnstalleerd worden aan de linkerzijde meerdere onderdelen getoond.

–

In het volgende scherm kunt u de naam van de 'Instance' opgeven. Dit is hoe u de SQL Server wilt noemen.

Nieuwe installatie: Wanneer het een nieuwe installatie betreft en er nog geen SQL Server is geïnstalleerd op het systeem, dient u de optie 'Default Instance' te selecteren. Verder hoeft u in dit scherm dan niets te wijzigen. Onderin het scherm kunt u zien of er reeds andere instances van SQL Server aanwezig zijn. Wanneer dit een nieuwe installatie betreft op een systeem waar nog géén SQL Server is geïnstalleerd. Is dit gedeelte van het scherm leeg. Met de knop 'Next' kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

17

–

Vervolgens wordt de schrijfruimte berekend. Hiervan wordt een samenvatting getoond. Wanneer alles in orde is wordt dit aangegeven middels een groen icoon, en kunt u met de knop 'Next' verder gaan.

–

In het volgende scherm kunt u op het tabblad 'Service Accounts' aangeven welk account u wilt gebruiken om de verschillende services van MS SQL Server 2008 te starten. Bij een standaard installatie selecteert u hier 'NT AUTHORITY\SYSTEM'. Wanneer deze optie niet aanwezig is tikt u deze handmatig in. Op deze manier wordt de betreffende service altijd gestart met de gebruiker die op dat moment in Windows ingelogd is. U dient er rekening mee te houden dat wanneer u hier een gebruiker selecteert waarvan regelmatig het wachtwoord wordt gewijzigd, u ook telkens dit wachtwoord in de betreffende services dient aan te passen. Anders kunnen de services niet gestart worden en kunt u geen gebruik maken van SQL Server totdat u het nieuwe wachtwoord heeft ingevuld, en de betreffende service is gestart. Afhankelijk van welke 'Account Name' u opgeeft dient u bij het veld 'Password' het bijbehorende wachtwoord in te vullen. Bij 'Startup Type' kunt u aangeven of de betreffende server automatisch gestart dient te worden bij het opstarten van het systeem. De service 'SQL Server Database engine' betreft de SQL Server zelf. Deze dient altijd gestart te zijn om te kunnen werken. De service 'SQL Server Agent' wordt onder andere gebruikt voor het uitvoeren van bepaalde jobs. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een maintenance plan voor performance optimalisatie, het automatisch maken van back-ups en het uitvoeren van background jobs voor Exact Synergy. Wanneer u hiervan gebruik maakt dient u deze op 'Automatic' te zetten. Het startup type is achteraf nog te wijzigen. De Service 'SQL Server Browser' is een service die wordt gebruikt voor het identificeren van de poorten waarop bepaalde installaties van SQL Server luisteren. Bij deze service dient gestart te zijn om netwerktoegang mogelijk te maken. Het 'Startup Type' van deze service dient dan ook op ingesteld te worden op 'Automatic'. De Account Name van deze service kunt u niet aanpassen.

18


–

Op het tabblad 'Collation' kunt u de Collation (karakterset) instellingen definiëren. Voor West Europese landen kunt u de standaard voorgestelde collation accepteren zoals in onderstaande afbeelding is aangegeven. Met 'Next' opent u het volgende scherm.

19

20

–

In het volgende scherm kunt u op het tabblad 'Account Provisioning' aangeven hoe er op de SQL Server ingelogd dient te worden. Wanneer u met Exact Synergy werkt dient u hier de optie 'Mixed Mode' te selecteren. In dat geval dient u bij de velden 'Enter password:' en 'Confirm password' een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord dient u zelf te bepalen en is het wachtwoord voor de standaard gebruiker SA, Deze standaardgebruiker is de System Administrator binnen SQL. Met andere woorden: een standaardgebruiker die alles kan en mag binnen SQL. Tevens dient u onderin het scherm één of meerdere gebruikers toe te voegen die Administrator zijn op SQL Server. U dient minimaal één gebruiker te selecteren. Deze gebruiker is dan administrator op de betreffende SQL Server en kan later eventueel ook andere gebruikers toe voegen. Met de knop 'Add Current User' voegt u de gebruiker die op dit moment de installatie uitvoert, toe als administrator. Met de knop 'Add...' kunt u andere gebruikers selecteren. Met de knop 'Remove' kunt u de geselecteerde gebruikers verwijderen.

–

Op het tabblad 'Data Directories' kunt u de directory waar de onderdelen van SQL Server 2008 worden geïnstalleerd opgeven. Dit document behandeld een standaard installatie, de voorgevulde directories laten we dan ook staan zoals ze voorgesteld zijn.


Op het tabblad 'FILESTREAM' kunt u de instelingen mbt de FILESTREAM functionaliteit van MS SQL Server 2008 definiëren. Dit document behandeld een standaard installatie, de aanwezige opties worden hier verder dan ook niet verder toegelicht. Met de knop 'Next' gaat u verder.

–

In dit scherm kunt u aangeven of u Microsoft wil helpen om hun MS SQL Server componenten en services te verbeteren. Met de knop 'Next' gaat u naar het volgende scherm.

21

22

–

In het volgende scherm wordt een controle uitgevoerd op zaken die een succesvolle installatie in de weg kunnen staan. Met de knop 'Show details >>' kunt u de details van deze controle bekijken.

–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd. Wanneer dit niet het geval is wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. De knop 'Next' is alleen actief wanneer er geen controles gefaald zijn. Met deze knop kunt u verder gaan naar het volgende scherm.


In het volgende scherm wordt een samenvatting getoond van de door u opgegeven installatie criteria. Met de knop 'Install' start u de installatie.

–

De installatie kan enige tijd in beslag nemen. De groene status balk toont de voortgang.

23

–

Zodra de installatie succesvol is uitgevoerd worden de geïnstalleerde onderdelen getoond met een groen icoon ervoor. Met de knop 'Next' kunt u verder gaan.

–

In het laatste scherm wordt een overzicht getoond. Wanneer de installatie succesvol is uitgevoerd wordt dit aangeven middels een groen icoon. Wanneer de installatie niet succesvol is wordt dit aangeven middels een rood icoon. Tevens wordt de locatie en de naam van het installatie log bestand getoond. Wanneer de installatie niet succesvol is uitgevoerd kunt u dit logbestand raadplegen voor informatie over waarom de installatie niet succesvol is uitgevoerd. Met de knop 'Close' sluit u de installatie wizard af.

Mogelijk verschijnt er een melding dat u uw computer dient te herstarten om de installatie af te ronden. Sluit alle schermen af en start de PC opnieuw op. Bij de standaard installatie van SQL Server 2008 Express is na de installatie alleen het shared memory standaard beschikbaar. Hierdoor kunt u de SQL Server alleen lokaal benaderen.

24


Netwerkinstallatie (Document ID 18.431.238) De installatie van Exact Globe op een server gaat als volgt: – – –

Doe de DVD van Exact Globe in de DVD speler van de server. Open de verkenner en ga naar de DVD speler. Start in de root van de cd-rom de applicatie NetSetup_NL.exe. Het volgende scherm zal getoond worden.

– –

De installatie soort dient op CD netwerkinstallatie te zijn ingesteld. Selecteer een lokale installatiedirectory. Dit is de directory op de server waar de Exact software van de netwerkinstallatie wordt geplaatst. Klik vervolgens op OK. Het systeem zal bepalen hoeveel bestanden er geïnstalleerd moeten worden en zal hiervan een boodschap op het scherm tonen.

– –

–

Na afloop van het controleren van de bestandenlijst zal de volgende vraag getoond worden.

–

Het spreekt voor zich dat u voldoende schijfruimte moet hebben. Als dit zo is kunt u op 'Yes' klikken. De bestanden zullen vervolgens op de server geïnstalleerd worden.

25

–

Na het kopiëren van de bestanden zal het volgende scherm getoond worden. De netwerk installatie is nu gereed.

Na de installatie van de Exact Globe-programmatuur op de server, dient u op elk werkstation een werkstationinstallatie uit te voeren. De installatie van Exact Globe op een werkstation gaat als volgt: – –

–

– – – – –

26

Op het werkstation opent u de Windows verkenner en gaat u naar de locatie waar Exact op de Server is geïnstalleerd. Start de applicatie WSETUP.EXE in de Exact Software directory op de server. Het scherm ziet er dan als volgt uit.

Standaard staat alles al direct goed voor een werkstation installatie. Indien gewenst kunt u de Lokale installatiedirectory nog aanpassen. Dit is de directory op uw werkstation waar de bestanden van de werkstation installatie worden geplaatst. Als u dat gedaan heeft kunt u op OK klikken. Het systeem zal bepalen hoeveel bestanden er geïnstalleerd moeten worden en zal hiervan een boodschap op het scherm tonen. Als u op Ja klikt zal het installeren beginnen. Na een geslaagde installatie verschijnt hiervan een melding. Exact Globe is nu geïnstalleerd. Wanneer u over meerdere werkstations beschikt dient u bovenstaande stappen tevens uit te voeren voor de andere werkstations.


Installatie MS SQL Server 2008 (Express) (Document ID 18.431.244) Als u MS SQL Server 2008 Express installeert op een server, dient u het bestand ‘SQL Server 2008 Express Edition with Tools x86.exe’ van de MS SQL Server 2008 Express cd op te starten. De installatie van MS SQL Server 2008 Express begint direct. Let op: Het kan voorkomen dat na de installatie van MS SQL Server 2008 Express en de programmatuur bepaalde gebruikers in het netwerk geen toegang hebben tot de administratie, terwijl dit wel is ingesteld in Exact Globe. In dit geval dienen deze gebruikers nog toegang te krijgen tot MS SQL Server 2008 Express. Hoe dit werkt kunt u lezen in de paragraaf 'Rechten binnen SQL Server 2008 (Express)'. Als u MS SQL Server 2008 installeert, heeft u meerdere mogelijkheden. Hieronder wordt beschreven op welke manier u MS SQL Server 2008 installeert voor het meest effectieve gebruik van Exact Globe. Voordat u kunt installeren, dient u te controleren of uw server voldoet aan de vereisten die SQL Server 2008 stelt. Een overzicht van de systeemeisen voor de verschillende edities van SQL Server 2008 is beschikbaar via document ID 18.426.780 Als aan de systeemeisen wordt voldaan, kan worden begonnen met de installatie van SQL Server. Alle stappen die nodig zijn om SQL Server 2008 te installeren worden doorlopen.

Installatie MS SQL Server 2008 Express (in geval van vier of minder gebruikers) – –

–

–

Log in als administrator op het systeem waarop u MS SQL Server 2008 wilt installeren. Start de installatie door te dubbelklikken op het bestand ‘SQL Server 2008 Express Edition with Tools x86.exe’ op de CD van SQL 2008 Express. Let op: Afhankelijk van uw situatie kan de volgorde van enkele schermen afwijken van de volgorde die in dit stappenplan wordt aangehouden. Voor een correcte installatie zodat er correct gewerkt kan worden met Exact Globe is de volgorde waarin de schermen verschijnen niet van belang. Wat echter wel van belang is, is dat u bij de betreffende schermen de juiste opties selecteert zoals in dit stappenplan is aangegeven. Nadat u de installatie heeft gestart worden de benodigde installatie onderdelen uitgepakt. Hiervan wordt de voortgang getoond in onderstaand scherm.

Er wordt eerst een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van een aantal verplichte Microsoft onderdelen. Wanneer deze niet aanwezig zijn wordt u hierover geïnformeerd middels de volgende meldingen. Wanneer Microsoft .Net Framework 3.5 SP1 ontbreekt wordt onderstaande melding getoond. In dat geval dient u eerst Microsoft .Net Framework 3.5 SP1 te downloaden van de website van Microsoft en installeren alvorens u met de installatie van MS SQL Server 2008 Express kunt verder gaan.

27

28

–

Wanneer Windows Installer 4.5 of hoger ontbreekt wordt onderstaande melding getoond. In dat geval dient u eerst Windows Installer 4.5 te downloaden van de website van Microsoft en installeren alvorens u met de installatie van MS SQL Server 2008 Express kunt verder gaan.

–


–



–

Vervolgens wordt het volgende scherm getoond. Hier klikt u rechts boven in op 'New SQL Server Standalone installation or add features to an existing installation'.

29

30

–


–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd. Wanneer dit niet het geval is wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren.


Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. Wanneer alle controles in orde zijn kunt u middels de knop 'OK' verder gaan.

•


31

32

–


–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn niet alle controles geslaagd. Er is één gefaalde controle en is er één waarschuwing. In dit geval betreft de gefaalde controle het ontbreken van Windows Powershell. Dit is een Microsoft onderdeel dat nodig is voor de installatie van MS SQL Server 2008. Om verder te kunnen gaan met de installatie dient u dan ook eerst Windows Powershell te downloaden van de website van Microsoft en teinstalleren. Daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren.


Wanneer er andere controles niet geslaagd zijn wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. De knop 'Next' is alleen actief wanneer er geen controles gefaald zijn. Met deze knop kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

33

34

–

Bij MS SQL Server 2008 Express is het niet noodzakelijk om een licentiecode/Product key in te vullen. U kunt i dit scherm op 'Next' klikken om verder te gaan.

–



–

Hier kunt u de te installeren onderdelen aanvinken. Wanneer u een onderdeel selecteert wordt aan de rechterzijde van het scherm meer informatie getoond over het betreffende onderdeel. U selecteert hier de volgende opties: – Database Engine Services – Management Tools - Basic Afhankelijk van welke installatie-set u heeft gebruikt is de optie 'Management Tools - Basic' wel of niet aanwezig. Deze optie heeft betrekking op de SQL Server Management Studio Express (een programma om de SQL Server mee te beheren). Wanneer de optie niet aanwezig is kunt u na de installatie van MS SQL Server 2008 Express de SQL Server Management Studio Express apart downloaden en installeren. Meer informatie hierover kunt u lezen in document ID 20.410.164.

35

Nadat u de gewenste onderdelen heeft geïnstalleerd worden aan de linkerzijde meerdere onderdelen getoond.

–

In het volgende scherm kunt u de naam van de 'Instance' opgeven. Dit is hoe u de SQL Server wilt noemen.

Nieuwe installatie: Wanneer het een nieuwe installatie betreft en er nog geen SQL Server is geïnstalleerd op het systeem, dient u de optie 'Default Instance' te selecteren. Verder hoeft u in dit scherm dan niets te wijzigen. Onderin het scherm kunt u zien of er reeds andere instances van SQL Server aanwezig zijn. Wanneer dit een nieuwe installatie betreft op een systeem waar nog géén SQL Server is geïnstalleerd. Is dit gedeelte van het scherm leeg.

36


Met de knop 'Next' kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

–


37

–

In het volgende scherm kunt u op het tabblad 'Service Accounts' aangeven welk account u wilt gebruiken om de verschillende services van MS SQL Server 2008 te starten. Bij een standaard installatie selecteert u hier 'NT AUTHORITY\SYSTEM'. Wanneer deze optie niet aanwezig is tikt u deze handmatig in. Op deze manier wordt de betreffende service altijd gestart met de gebruiker die op dat moment in Windows ingelogd is.

U dient er rekening mee te houden dat wanneer u hier een gebruiker selecteert waarvan regelmatig het wachtwoord wordt gewijzigd, u ook telkens dit wachtwoord in de betreffende services dient aan te passen. Anders kunnen de services niet gestart worden en kunt u geen gebruik maken van SQL Server totdat u het nieuwe wachtwoord heeft ingevuld, en de betreffende service is gestart. Afhankelijk van welke 'Account Name' u opgeeft dient u bij het veld 'Password' het bijbehorende wachtwoord in te vullen. Bij 'Startup Type' kunt u aangeven of de betreffende server automatisch gestart dient te worden bij het opstarten van het systeem. De service 'SQL Server Database engine' betreft de SQL Server zelf. Deze dient altijd gestart te zijn om te kunnen werken. De service 'SQL Server Agent' wordt onder andere gebruikt voor het uitvoeren van bepaalde jobs. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een maintenance plan voor performance optimalisatie, het automatisch maken van back-ups en het uitvoeren van background jobs voor Exact Synergy. Wanneer u hiervan gebruik maakt dient u deze op 'Automatic' te zetten. Het startup type is achteraf nog te wijzigen. De Service 'SQL Server Browser' is een service die wordt gebruikt voor het identificeren van de poorten waarop bepaalde installaties van SQL Server luisteren. Bij deze service dient gestart te zijn om netwerktoegang mogelijk te maken. Het 'Startup Type' van deze service dient dan ook op ingesteld te worden op 'Automatic'. De Account Name van deze service kunt u niet aanpassen.

38


–


–

In het volgende scherm kunt u op het tabblad 'Account Provisioning' aangeven hoe er op de SQL Server ingelogd dient te worden. Wanneer u met Exact Synergy werkt dient u hier de optie 'Mixed Mode' te selecteren. In dat geval dient u bij de velden 'Enter password:' en 'Confirm password' een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord dient u zelf te bepalen en is het wachtwoord voor de standaard gebruiker SA, Deze standaardgebruiker is de System Administrator binnen SQL. Met andere woorden: een standaardgebruiker die alles kan en mag binnen SQL.

39

Tevens dient u onderin het scherm één of meerdere gebruikers toe te voegen die Administrator zijn op SQL Server. U dient minimaal één gebruiker te selecteren. Deze gebruiker is dan administrator op de betreffende SQL Server en kan later eventueel ook andere gebruikers toe voegen. Met de knop 'Add Current User' voegt u de gebruiker die op dit moment de installatie uitvoert, toe als administrator. Met de knop 'Add...' kunt u andere gebruikers selecteren. Met de knop 'Remove' kunt u de geselecteerde gebruikers verwijderen.

40


–


41


42


–


–


43

–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd.

Wanneer dit niet het geval is wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. De knop 'Next' is alleen actief wanneer er geen controles gefaald zijn. Met deze knop kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

44


–


–


45

–

46



–


47

Mogelijk verschijnt er een melding dat u uw computer dient te herstarten om de installatie af te ronden. Sluit alle schermen af en start de PC opnieuw op. Bij de standaard installatie van SQL Server 2008 Express is na de installatie alleen het shared memory standaard beschikbaar. Hierdoor kunt u de SQL Server alleen lokaal benaderen. Wanneer u SQL 2008 via het netwerk wilt kunnen benaderen dient u deze protocollen te activeren. Dit kunt doen op de volgende manier: – Start de 'SQL Server Configuration Manager'. In Windows via [Start, Alle Programma's, Microsoft SQL Server 2008, Configuration Tools, SQL Server Configuration Manager]. – Klik op 'SQL Server Network Configuration'. – Selecteer 'Protocols for xxxx'. (waarbij xxxx vervangen dient te worden door de naam die u de SQL Server tijdens de installatie heeft gegeven.) – Aan de rechterzijde van het scherm kunt u de protocollen 'Named Pipes' en 'TCP/IP' activeren door en met rechts op te klikken en te kiezen voor 'Enable'.

48


Daarnaast kan het noodzakelijk zijn om de SQL Server Browser service te starten. Deze service wordt gebruikt voor het identificeren van de poorten waar de installatie van SQL Server 2008 naar luistert. Dit kunt u op de volgende manier aanpassen. – – – – – – –

– – – –

Start de 'SQL Server Configuration Manager'. In Windows via [Start, Alle Programma's, Microsoft SQL Server 2008, Configuration Tools, SQL Server Configuration Manager]. Klik op 'SQL Server Services'. Aan de rechterzijde wordt nu 'SQL Server Browser' getoond. Wanneer deze niet is gestart is het icoon rood, wanneer deze reeds is gestart is het icoon groen. Eerst stellen we in dat deze service altijd automatisch wordt opgestart. Op deze wijze zorgen we ervoor dat na het herstarten van het systeem deze service ook gestart wordt. Klik met rechts op 'SQL Server Browser' en kies voor properties. In het eigenschappen venster opent u het tabblad 'Service'. Vervolgens selecteert u bij 'Start Mode' de optie 'Automatic'.

Klik vervolgens op 'Apply' om de wijzigingen door te voeren. Met deze instelling zorgt u ervoor de de SQL Server Browser telkens automatisch wordt gestart wanneer u uw systeem opstart. Vervolgens dienen we de 'SQL Server Browser' te starten. In het eigenschappen venster opent u het tabblad 'Logon'. Hier klikt u onderin het scherm op 'Start' om deze service te starten. Wanneer de knop 'Start' niet actief is is de SQL Browser Service reeds gestart en is het niet meer noodzakelijk om deze te starten.

49

Wanneer u tevens over een firewall beschikt dient u deze correct te configureren zodat er verbinding kan worden gemaakt met SQL Server 2008 Express. De standaard TCP Poort voor SQL Server 2008 Express is 1433. De SQL Browser maakt gebruik van UDP poort 1434.

Installatie MS SQL Server 2008 Workgroup/Standard/Enterprise (in geval van vier of meer gebruikers) De installatie procedure van SQL Server 2008 Workgroup/Standard/Enterprise is grotendeels gelijk, enkele schermen kunnen iets afwijken bij de verschillende edities. – –

–

–

Log in als administrator op de server waarop u MS SQL Server 2008 wilt installeren. Wanneer u de installatie DVD van MS SQL server 2008 Standard in de DVD speler van uw PC/server stopt start deze automatisch op. Wanneer dat niet het geval is dubbelklikt u op het bestand 'Setup.exe' op de DVD. Er wordt eerst een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van een aantal verplichte Microsoft onderdelen. Wanneer deze niet aanwezig zijn wordt u hierover geïnformeerd middels de volgende melding.

Met de knop 'Cancel' annuleert u de de installatie en met de knop 'OK' kunt u de installatie van deze onderdelen starten. Vervolgens wordt het installatie scherm van Microsoft .Net Framework 3.5 opgestart en dient u de instructies op het scherm te volgen om de installatie van Microsoft .Net Framework 3.5 te voltooien. Na de installatie van Microsoft .Net Framework 3.5 start het installatie scherm van Windows Installer 4.5 en dient u de instructies op het scherm te volgen om de installatie van Windows Installer 4.5 te voltooien. Na de installatie van deze onderdelen wordt de installatie van MS SQL Server 2008 voorbereid. Hierbij ziet u de volgende schermen voorbij komen.

50


–

In bepaalde situaties kan het voorkomen dat het systeem eerst herstart dient te worden. In dat geval wordt u hierover geïnformeerd middels de onderstaande melding. U klikt hier op 'OK' waarna u het systeem opnieuw dient op te starten. Vervolgens start u de installatie van MS SQL Server 2008 opnieuw op zoals hierboven beschreven.

–


–


51

–

52

Vervolgens wordt het volgende scherm getoond. Hier klikt u rechts boven op 'New SQL Server Standalone installation or add features to an existing installation'.


–


53

–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd. Wanneer dit niet het geval is wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. Wanneer alle controles in orde zijn kunt u middels de knop 'OK' verder gaan.

54


–


–


55

56

–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd, en is er één waarschuwing.

–

In dit geval betreft dit een waarschuwing en mag genegeerd worden. Wanneer er controles niet geslaagd zijn wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren.

–

Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. De knop 'Next' is alleen actief wanneer er geen controles gefaald zijn. Met deze knop kunt u verder gaan naar het volgende scherm.


–

In het volgende scherm kan de product key worden opgegeven. Indien de product key nog niet is ingevuld vult u deze in en kunt u middels de knop 'Next' verder gaan.

–


57

–

58

Hier kunt u de te installeren onderdelen aanvinken. Wanneer u een onderdeel selecteert wordt aan de rechterzijde van het scherm meer informatie getoond over het betreffende onderdeel. U selecteert hier de volgende opties: – Database Engine Services – Client Tools Connectivity – Integration Services – SQL Server Books Online – Management Tools - Basic – Management Tools - Complete


–

In het volgende scherm kunt u de naam van de 'Instance' opgeven. Dit is hoe u de SQL Server wilt noemen. Wanneer het een nieuwe installatie betreft en er nog geen SQL Server is geïnstalleerd op het systeem, dient u de optie 'Default Instance' te selecteren. Verder hoeft u in dit scherm dan niets te wijzigen. Met de knop 'Next' kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

59

–

60



–

In het volgende scherm kunt u op het tabblad 'Service Accounts' aangeven welk account u wilt gebruiken om de verschillende services van MS SQL Server 2008 te starten. Bij een standaard installatie selecteert u hier 'NT AUTHORITY\SYSTEM'. Wanneer deze optie niet aanwezig is tikt u deze handmatig in. Op deze manier wordt de betreffende service altijd gestart met de gebruiker die op dat moment in Windows ingelogd is. U dient er rekening mee te houden dat wanneer u hier een gebruiker selecteert waarvan regelmatig het wachtwoord wordt gewijzigd, u ook telkens dit wachtwoord in de betreffende services dient aan te passen. Anders kunnen de services niet gestart worden en kunt u geen gebruik maken van SQL Server totdat u het nieuwe wachtwoord heeft ingevuld, en de betreffende service is gestart. Afhankelijk van welke 'Account Name' u opgeeft dient u bij het veld 'Password' het bijbehorende wachtwoord in te vullen. Bij 'Startup Type' kunt u aangeven of de betreffende server automatisch gestart dient te worden bij het opstarten van het systeem. De service 'SQL Server Database engine' betreft de SQL Server zelf. Deze dient altijd gestart te zijn om te kunnen werken. De service 'SQL Server Agent' wordt onder andere gebruikt voor het uitvoeren van bepaalde jobs. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een maintenance plan voor performance optimalisatie, het automatisch maken van back-ups en het uitvoeren van background jobs voor Exact Synergy. Wanneer u hiervan gebruik maakt dient u deze op 'Automatic' te zetten. Het startup type is achteraf nog te wijzigen. De Service 'SQL Server Browser' is een service die wordt gebruikt voor het identificeren van de poorten waarop bepaalde installaties van SQL Server luisteren. Bij deze service dient gestart te zijn om netwerktoegang mogelijk te maken. Het 'Startup Type' van deze service dient dan ook op ingesteld te worden op 'Automatic'. De Account Name van deze service kunt u niet aanpassen.

61

–

62



–

In het volgende scherm kunt u op het tabblad 'Account Provisioning' aangeven hoe er op de SQL Server ingelogd dient te worden. Wanneer u met Exact Synergy werkt dient u hier de optie 'Mixed Mode' te selecteren. In dat geval dient u bij de velden 'Enter password' en 'Confirm password' een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord dient u zelf te bepalen en is het wachtwoord voor de standaard gebruiker SA, Deze standaardgebruiker is de System Administrator binnen SQL. Met andere woorden: een standaardgebruiker die alles kan en mag binnen SQL. Tevens dient u onderin het scherm één of meerdere gebruikers toe te voegen die Administrator zijn op SQL Server. U dient minimaal één gebruiker te selecteren. Deze gebruiker is dan administrator op de betreffende SQL Server en kan later eventueel ook andere gebruikers toe voegen. Met de knop 'Add Current User' voegt u de gebruiker die op dit moment de installatie uitvoert, toe als administrator. Met de knop 'Add...' kunt u andere gebruikers selecteren. Met de knop 'Remove' kunt u de geselecteerde gebruikers verwijderen.

63

–

64



–


65

66

–


–



–

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien zijn de controles geslaagd. Wanneer dit niet het geval is wordt dit middels een rood icoon aangeven en kunt u op de link in de kolom 'Status' klikken voor meer informatie over de betreffende controle en wat er mis is. U kunt dit vervolgens oplossen en daarna kunt u middels de knop 'Re-run' de controles opnieuw uitvoeren. Afhankelijk van de situatie is het dus niet noodzakelijk om in dit geval de installatie wizard af te sluiten en weer opnieuw te doorlopen. De knop 'Next' is alleen actief wanneer er geen controles gefaald zijn. Met deze knop kunt u verder gaan naar het volgende scherm.

67

68

–


–



–


69

–

70



Rechten binnen SQL Server 2008 (Express) Om binnen MS SQL Server 2008 alles goed in te richten dient u ervoor te zorgen dat gebruikers welke in kunnen loggen op het netwerk ook toegang krijgen tot MS SQL Server 2008. Tijdens de installatie van MS SQL Server 2008 heeft u reeds minimaal één gebruiker als administrator dienen op te geven. Indien van toepassing kunt u naderhand nog andere gebruikers rechten geven op de SQL Server. Om dit te bewerkstelligen dient u de volgende stappen uitvoeren. –

– –

– – – – – – – – – –

Start op de Server waar SQL ook op geïnstalleerd is de SQL Server Management Studio. Ga hiertoe naar het start menu in Windows, kies Alle Programma's en binnen programma's Microsoft SQL Server 2008. Kies vervolgens voor SQL Server Management Studio. Maak verbinding met de SQL Server. Bij het maken van de verbinding vult u bij 'Server name' de naam van uw SQL Server in. Met de knop 'Connect' maakt verbinding met de SQL server. Nadat u verbinding heeft gemaakt met de SQL server, wordt aan de linkerkant van de SQL Server Management Studio de Object Explorer getoond. Hier wordt de SQL Server weergegeven waarmee u verbinding heeft gemaakt. Er zal links in het scherm een tree getoond worden. Hier ziet u nu de naam van uw server staan. Klik uw server open door op het plusje te klikken. Er worden dan verschillende subcategorieën getoond. Een van deze categorieën is 'Security' of beveiliging. Klik dit onderdeel open. Klik vervolgens op logins. In het rechtergedeelte van het scherm zal getoond worden welke gebruikers op dit moment mogen inloggen op deze SQL server. Verplaats de muis naar het rechtergedeelte en druk op de rechtermuistoets. Selecteer 'New Login' in het menu dat dan gepresenteerd wordt. De cursor staat in het veldje 'Login Name' van de nieuwe user. Rechts van dit veldje is een knop 'Search' aanwezig. Klik op deze knop. Er zal een lijst gepresenteerd worden. Selecteer uit deze lijst de keuze 'Domain Users'. Klik vervolgens op de 'Add' Button en aansluitend op 'OK' Het is niet nodig een database aan te geven. U kunt hier gewoon master laten staan Klik nogmaals op 'OK' en de gebruikersgroep is nu aangemaakt.

Elke gebruiker welke ingelogd is op het netwerk kan nu ook de SQL server benaderen. Of een gebruiker ook daadwerkelijk een database kan benaderen hangt af van het feit of deze gebruiker ook als gebruiker in Exact Globe is aangemaakt. Raadpleeg daarvoor het document ID 04.500.758. Om een gebruiker een administratie te laten aanmaken (of verwijderen) dient u aan een gebruiker in SQL extra rechten toe te kennen. Deze moet minimaal de rol van 'Dbcreator' hebben.

71

72

Hoofdstuk 3

Een administratie aanmaken

Een administratie aanmaken

74

1.

Aanmaken van een (demo) administratie

2.

Navigeren binnen Exact Globe

3.

Aanmaken gebruikers, rechten en rollen

Hoofdstuk 3 | Een administratie aanmaken

3. Een administratie aanmaken Als de software succesvol is geïnstalleerd kunt u een administratie gaan aanmaken en inrichten. De eerste stappen daarin worden in dit hoofdstuk omschreven. – – –

Aanmaken van een (demo)administratie Navigeren binnen Exact Globe Aanmaken gebruikers, rechten en rollen

Aanmaken van een (demo) administratie (Document ID 04.310.308) Een nieuwe (demo-)administratie maakt u in Exact Globe aan via [Bestand, Nieuwe administratie]. Hiermee start u de Administratie aanmaken wizard op. Indien nog geen administraties aanwezig zijn, wordt deze wizard automatisch bij het opstarten van Exact Globe geopend:

U heeft twee opties om aan te geven waar u de administratie wilt gaan aanmaken. – –

'Mijn computer': dit is de standaardkeuze en toont de naam van de computer en de versie van Microsoft SQL Server. De administratie wordt aangemaakt op de getoonde computer. 'Server': met deze keuze kunt u de administratie op een andere computer (server). Als u van deze optie gebruik maakt zal de sectie met 'Inlognaam' en 'Wachtwoord' zichtbaar worden. Deze informatie moet u opgeven om toegang tot de geselecteerde server te krijgen.

75

Als de optie 'Windows toegangscontrole' is aangevinkt, wordt de inlognaam van de huidige netwerkgebruiker gebruikt om een administratie aan te maken op de server. Als de huidige netwerkgebruiker niet over voldoende rechten beschikt om binnen Microsoft SQL Server een administratie aan te maken, kunt u de optie uitschakelen. Zodoende kunt u een andere inlognaam gebruiken, bijvoorbeeld de Microsoft SQL-gebruiker SA. Als u voor 'Volgende' kiest, wordt het volgende scherm getoond:

In het volgende scherm dienen onderstaande gegevens ingevoerd te worden: – Adm.nummer: het administratienummer dient een numeriek getal te zijn. Geldige waardes zijn 0 tot en met 999. – Omschrijving: hier kunt u een omschrijving van de administratie invoeren. U kunt hiervoor zestig karakters gebruiken. – Databaselocatie: hier kunt u aangeven waar u de administratie wilt opslaan. Dit dient een bestaande directory (map) te zijn. Dit is alleen mogelijk bij de keuze 'Mijn' computer. Als u gekozen heeft voor 'Server', wordt automatisch de standaardmap voor SQLdatabases gebruikt. – Licentiebestand: het licentiebestand is nodig om de aangeschafte modules te kunnen benaderen. U kunt het licentiebestand downloaden via de Exact Customer Portal (zie document ID 04.448.118) of direct vanuit de programmatuur (zie document ID 04.448.115). – Demolicentie (Beperkte geldigheidsduur): Hiermee kunt u zonder licentiebestand een administratie aanmaken die negentig dagen bruikbaar is. Op deze manier kunt u kosteloos andere modules of pakketten verkennen.

76


Downloaden licentiebestand Als u kiest voor de vergrootglas icoon achter het veld 'Licentiebestand', wordt onderstaand scherm getoond. U heeft daarin vier keuzes:

–

Downloaden: Indien u gebruik maakt van deze knop zal er een nieuw scherm verschijnen waarin u uw klantcode en wachtwoord voor de Exact Customer Portal dient in te vullen. Hiervoor is het noodzakelijk om een internetverbinding te hebben. Bij de aanschaf van Exact Globe heeft de hoofdcontactpersoon van uw organisatie per e-mail een wachtwoord ontvangen. Deze hoofdcontactpersoon kan eenvoudig collega's toevoegen aan het overzicht van contactpersonen en hen daarmee eveneens toegang verschaffen tot de Exact Customer Portal. Als uw organisatie nog geen wachtwoord heeft ontvangen, kunt u deze alsnog aanvragen bij Exact Software.

–

Selecteren: Indien u kiest voor de optie 'Selecteren' verschijnt er een Windows Verkenner scherm waarin u het licentiebestand op uw PC kunt opzoeken. Deze optie geruikt u als u van te voren het licentiebestand heeft gedownload (document ID 04.448.118). Demo-licentie: Hier heeft u nogmaals de mogelijkheid om te kiezen voor een demo licentie. Deze demo licentie heeft echter een zeer beperkte geldigheid van slechts tien dagen. Wij adviseren u dan ook om bij een demo installatie te kiezen voor de demo licentie voor negentig dagen die u eerder in de installatie aangeboden heeft gekregen. De demo licentie voor tien dagen is aanwezig als beveiliging op een later moment: zo kunt u altijd nog een aantal dagen doorwerken wanneer u, om wat voor reden dan ook, tijdelijk niet over een geldige licentie kunt beschikken.

–

Hierna ziet u een scherm met onze licentievoorwaarden. Leest u deze nauwkeurig en geef aan dat u de voorwaarden wilt accepteren.

77

Vervolgens wordt het volgende scherm getoond:

In dit scherm dienen de volgende gegevens te worden ingevoerd: – Werknemer ID: Hier dient u een numeriek getal in te voeren dat een waarde heeft tussen 1 en 999999999. – Inlognaam: Hier wordt de (netwerk)inlognaam getoond. Met deze (netwerk)gebruiker kunt u Exact Globe starten. – Volledige naam: Dit is een veld waar u de volledige naam van de gebruiker kunt invullen. – Wetgeving: Hier kunt u aangeven onder wetgeving de nieuwe administratie valt. U beschikt alleen over deze optie indien uw een administratie aanmaakt met de demolicentie. Wanneer u een administratie aanmaakt met uw eigen licentie wordt automatisch de wetgeving gebruikt die in uw licentie is opgenomen. – Taal: Met de taal geeft u aan met welke collatie de administratie wordt aangemaakt. Deze collatie bepaalt van welke karakterset er gebruik wordt gemaakt om gegevens op te slaan in tekstvelden in de database. De collatie is van groot belang omdat deze bepaalt of de gegevens (correct) in de database kunnen worden opengeslagen. Dit is vooral van belang voor talen waarbij veel vreemde tekens worden gebruikt. De talen die hier worden getoond zijn afhankelijk van de talen die in uw licentie zijn opgenomen. Naast de talen uit uw licentie kunt u hier tevens de optie '<standaard server>' selecteren, waarmee de collatie van de SQL Server wordt gebruikt. Verder geldt dat wanneer de door u geselecteerde taal niet wordt ondersteund, de nieuwe administratie wordt aangemaakt de de standaard collatie van de SQL Server.

78


Daarnaast heeft u de keuze uit één van de volgende vijf opties: – Administratie met stamgegevens: Deze kunt u selecteren als u een lege administratie wilt aanmaken met onder andere een standaardgrootboekrekeningschema en standaarddagboeken. – Lege administratie: Deze kunt u selecteren wanneer u een compleet nieuwe en lege administratie wilt aanmaken. – Demo-administratie Deze selecteert u wanneer u een administratie gevuld met demonstratiebestanden wilt aanmaken. – Gegevens importeren: Met deze optie kunt u gegevens importeren vanuit eerdere versies van Exact programmatuur (zie document ID 04.836.646) – Administratie kopiëren: Deze optie is alleen actief indien u al een bestaande administratie in Exact Globe geopend heeft voordat u de functie 'Nieuwe administratie' heeft opgestart. U kunt dan stamgegevens van de geopende administratie overnemen (zie document ID 04.448.110). U kiest voor 'Volgende' om in het laatste scherm te komen. Als u vervolgens voor Klaar kiest, wordt de (demo)administratie aangemaakt. U kunt de administratie openen via de (netwerk)inlognaam waarmee u de administratie heeft aangemaakt.

79

Navigeren binnen Exact Globe (Document ID. 04.454.438) Voordat u met de (demo)administratie aan de slag gaat, geven wij uitleg over hoe u binnen Exact Globe kunt navigeren en wat de betekenis is van de verschillende menukeuzes. Exact Globe is uitgerust met een aantal menukeuzes. Bovenin uw scherm ziet u de menubalk met de keuzes 'Bestand', 'Bewerken', 'Beeld' en 'Help'.

Bestand

–

– – – – –

–

–

80

Administratie openen: Het openen van een administratie. Als u een tweede administratie opent, wordt Exact Globe nogmaals opgestart. In het applicatiescherm wordt het administratienummer weergegeven. Administratie sluiten: Sluiten van een administratie. Nieuwe administratie: Hiermee kunt u een nieuwe administratie aanmaken (zie vorige paragraaf ). Administratie verwijderen: Voor het verwijderen van een administratie. Back-up maken / teruglezen / kopiëren: Voor het maken en teruglezen van een back-up van uw administratie of voor het kopiëren daarvan. Licentie bijwerken: Hiermee kunt u uw administratie bijwerken met een nieuwe licentie, bijvoorbeeld nadat u deze heeft uitgebreid. Portaalinstallatie: Hiermee krijgt u toegang tot een wizard die u helpt Exact Synergy te installeren. Meer informatie over Exact Synergy vindt u in hoofdstuk 5. Conversiewizard: De conversiewizard helpt u uw administratie uit uw vorige versie van Exact Software naar Exact Globe te converteren.


– – –

– – –

Nieuw: Hiermee kunt u een nieuw (stam)gegeven aanmaken. Openen: Hiermee kunt u een gegeven openen om te wijzigen of te raadplegen. Printerinstellingen: Hierin geeft u aan wat uw standaardprinter is, welke instellingen deze heeft en of u een afdrukvoorbeeld wilt gebruiken. Formulierenprinter: Hiermee stelt u de formulierenprinters in. Terug en vooruit: Hiermee kunt u eenvoudig wisselen tussen de diverse schermen die u achtereenvolgens heeft geopend. Afsluiten: Hiermee sluit u Exact Globe af.

Bewerken

– – – –

Ongedaan maken: Herstel de laatste wijziging. Knippen: Verwijder het geselecteerde gegeven en plaats dat in het klembord. Kopiëren: Kopiëer het geselecteerde gegeven en plaats dat in het klembord. Plakken: Kopiëer het gegeven uit het klembord in een invoerveld binnen Exact Globe.

81

Beeld

De beschikbaarheid van deze menukeuzes is afhankelijk van welke applicatie actief is binnen Exact Globe: – Filter: Hiermee zet u de filteroptie aan of uit bij het opvragen van stamgegevens. – Actualiseren: Hiermee ververst u de informatie op uw scherm. – Kolommen aanpassen: Hiermee kunt u kolommen toevoegen aan de zoekschermen van de stamgegevens.

–

82

Rollenbalk: De rollenbalk is een overzicht van snelkoppelingen naar veelgebruikte functies. Voor uitleg van de rollenbalk verwijzen wij naar de paragraaf Aanmaken gebruikers, rollen en rechtenverderop in dit hoofdstuk. – Tonen: doet de rollenbalk verschijnen danwel verbergen – Zoeken: maakt een zoekfunctie voor artikelen, debiteuren, medewerkers en projecten beschikbaar – Grote pictogrammen: bepaalt de grootte van de iconen in de rollenbalk – Groep toevoegen: hiermee kunt u iconen in de rollenbalk groeperen – Groep hernoemen: een reeds bestaande groep hernoemen – Groep verwijderen: een reeds bestaande groep verwijderen


–

–

–

Knoppenbalk: Hiermee stelt u de grootte van de pictogrammen in en of u labels bij de pictogrammen wilt zien. – Grote pictogrammen: bepaalt de grootte van de iconen in de knoppenbalk – Toon tekstetiketten: bepaalt of de titel van de knop onder de icoon moet worden weergegeven. Menu: Hiermee gaat u vanuit een scherm weer terug naar het menu.

Menustijl: Hiermee kunt u van menustijl wisselen. U kunt kiezen uit vier verschillende menustijlen: – Classic: deze stijl is bekend bij de gebruikers van Exact voor DOS en is speciaal voor hen beschikbaar om ook makkelijk met Exact Globe te kunnen werken. – Explorer: deze menustijl lijkt sterk op de Windows-verkenner. Bovendien heeft u hier de mogelijkheid om een takenlijst aan te maken, voor uzelf of uw medewerkers. – Panel: In het panelmenu ziet u alle beschikbare menupaden in één oogopslag. – Stroomschema: De stroomschema's in dit menu geven u een grafisch overzicht van de procesgang van een module. Tevens kunt u door te klikken in het stroomschema een applicatie opstarten.

Help

–

– – – –

Help: Hiermee heeft u toegang tot de helpbestanden. Meer informatie over het gebruik van de helpfunctie leest u in hoofdstuk 5. Startpagina: De startpagina is het startpunt van de de helpfunctie. Release notes: Met deze functie krijgt u direct een overzicht van de release notes per release. Update: Hiermee start u de update op (alleen beschikbaar met een lokale installatie). Over: Hier ziet u met welke versie van Exact Globe u werkt, wat de laatste bijwerkdatum is van het pakket en wie de laatste update heeft uitgevoerd.

83

Knoppenbalk Onder de menubalk vindt u de knoppenbalk. Hierin bevinden zich de meest gebruikte functies bij het gebruik van Exact Globe.

84

–

Terug en Vooruit: Hiermee kunt u eenvoudig wisselen tussen de diverse schermen die u achtereenvolgens heeft geopend.

–

Rollenbalk: Hiermee zet u de rollenbalk aan de linkerkant van uw scherm aan of uit.

–

Zoeken: Hiermee kunt u snel zoeken op 'Medewerkers', 'Debiteuren', 'Artikelen' en 'Projecten'.

–

Menu: Hiermee gaat u vanuit een scherm terug naar het menu.

–

Actualiseren: Hiermee ververst u de informatie op uw scherm.

–

Filter: Hiermee zet u de filteroptie aan of uit bij het opvragen van stamgegevens.


–

Kolommen: Hiermee kunt u kolommen toevoegen aan de zoekschermen van de stamgegevens.

–

Voorbeeld: Hiermee toont u een afdrukvoorbeeld op het scherm.

–

Update: Hiermee start u de update via het internet op (alleen in geval van een lokale installatie).

–

Instellingen: Hiermee gaat u direct naar de algemene instellingen.

–

Gebruikers.. (instellingen): Hiermee gaat u direct naar de gebruikersinstellingen.

85

Filter Bij het opvragen van stamgegevens heeft u de mogelijkheid te zoeken. U activeert het filter door op de knoppenbalk op de filtericoon te drukken. Deze zet u voor geheel Exact Globe aan of uit.

Bovenstaand scherm toont u de werking aan de hand van het onderhoud van de debiteuren. U heeft de mogelijkheid om een zoekwaarde op te geven. Afhankelijk van de instelling 'Begint met' of 'Bevat' krijgt u het resultaat van uw invoer. In het veld 'Rijen' geeft u aan hoeveel rijen uw resultaat maximaal bevat. De maximuminstelling is 1000. Met de knoppen 'Volgende' en 'Vorige' krijgt u de volgende of vorige reeks resultaten te zien.

Kolommen aanpassen Middels de knop 'Kolommen aanpassen' (of via een rechtermuisklik op de regel met de kolomnaam) kunt u de kolommen aanpassen. U krijgt u een aantal keuzes:

Kolommen toevoegen en Kolommen verwijderen: Hiermee kunt u velden uit de onderliggende tabel opnemen. – Sorteren: Hiermee sorteert u de getoonde gegevens op het betreffende veld. Standaard is de sortering op nummer. – Toevoegen aan sortering: Hiermee zorgt u ervoor dat het betreffende veld wordt toegevoegd aan de gekozen sortering. – Standaardwaarden herstellen: Hiermee zet u de standaardinstelling van de kolommen terug.

86


Applicatiemenu In de verschillende applicatiemenu's zijn extra menuopties beschikbaar.

De knoppen 'Nieuw', 'Openen' en 'Bewaren' zijn standaard Windows-functies die ook in Exact Globe te gebruiken zijn.

Met deze knop maakt u de laatste wijziging ongedaan.

Met de functies 'Knippen', 'Kopiëren' en 'Plakken' kunt u gegevens overzetten naar een ander veld.

Met de navigatieknoppen 'Omhoog' en 'Omlaag' kunt u door uw bestand bladeren.

Met de eurocalculator kunt u bedragen omrekenen van de euro naar een andere valuta.

Met deze knop opent u de helpbestanden die lokaal of via het internet beschikbaar zijn voor deze applicatie.

87

Aanmaken gebruikers, rechten en rollen (Document ID. 04.500.758) Tijdens het aanmaken van een administratie wordt automatisch de naam van de netwerkgebruiker als administrator voor deze administratie aangemaakt. Deze administrator kan gebruikers en rollen aanmaken en onderhouden.

Gebruikers aanmaken Als u met meerdere gebruikers wilt werken, kunt u deze aanmaken via menu [ Systeem, HR & Beveiliging, Medewerkers]. Voor een precieze uitleg over alle verschillende velden in deze functie verwijzen wij u naar de helpfunctie (zie hoofdstuk 5 voor meer informatie). Omdat Exact Globe met geïntegreerde Windowsbeveiliging werkt, is het belangrijk om de gebruikersnaam van de medewerkers in Exact Globe identiek te maken aan de gebruikersnaam die zij in het netwerk hebben.

Toekennen van rechten Met behulp van de module E-Wacht kunt u de rechtenstructuur in Exact Globe bepalen. De rechtenstructuur in Exact Globe wordt afgehandeld via 'Rollen'. Aan een rol worden rechten toegekend en gebruikers worden aan deze rol gekoppeld. Als een gebruiker aan meerdere rollen is gekoppeld, worden de rechten gecumuleerd. Op deze manier worden rechten dus niet meer direct aan de gebruiker toegekend, maar via vooraf vastgestelde rollen.

88


Aanmaken rollen Standaard wordt een aantal rollen al voor u aangemaakt. U kunt deze standaard rollen gebruiken of uw eigen rollen aanmaken. Een nieuwe rol kunt u aanmaken via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen]. Kies voor 'Nieuw'. Vervolgens dient u de naam van de rol en de omschrijving in te geven. Op het tabblad 'Gebruikers' kunnen de gebruikers worden toegevoegd op wie deze rol van toepassing moet zijn. Via het tabblad 'Rechten' kunnen de rechten worden gedefinieerd voor deze rol. U heeft hier twee keuzes: –

Menu: Hiermee geeft u een rol rechten op menupaden, bijvoorbeeld 'invoeren (inkoop)boekingen'. Door op het hoogste niveau rechten te geven (bijvoorbeeld 'Financieel') worden automatisch aan alle onderliggende menupaden dezelfde rechten toegekend. Als u de onderliggende menupaden wilt afschermen, heeft dat geen consequenties voor de bovenliggende rechten.

–

Functies: Afhankelijk van het pakket kunt u aan de rol rechten toekennen om gegevens aan te leggen die niet via een menu worden opgestart, bijvoorbeeld 'Categorieën', of rechten toekennen aan specifieke functies, bijvoorbeeld 'Verwijderen' 'facturen' of 'Database bijwerken'.

89

Het laatste tabblad 'Rollenbalk' kunt u gebruiken om automatisch een aantal snelkoppelingen (iconen) te koppelen aan de rollenbalk. Normaal wordt de naam 'Standaard-rol' getoond. Als u hierop klikt, wordt de gewenste rol geselecteerd. De rollenbalk maakt het voor de gebruiker mogelijk om een aantal veelgebruikte functies direct op te starten. Elke gebruiker heeft zijn eigen rollenbalk. Daarnaast kunt u per rol een rollenbalk aanleggen. De gebruikers kunnen de rol selecteren in de statusbalk onder in het scherm, waardoor zij direct de geselecteerde functies in de rollenbalk tot hun beschikking hebben. Tevens kunt u door een rechtermuisklik te geven op een menupad direct zien welke gebruikers rechten hebben op dit menupad en via welke rol zij deze rechten hebben. U kunt de rol nu bewaren en gebruiken. Als u met meerdere administraties werkt, kunt u rollen kopiëren van de ene naar de andere administratie. U hoeft uw rollenstructuur dus maar eenmaal vast te leggen. Meer informatie hierover leest u in document ID 04.443.750. U heeft nu de software geïnstalleerd en een inzicht gekregen in navigatiemogelijkheden van het programma. U kunt nu starten met het inrichten en voeren van uw administratie. In hoofdstuk 4 leest u alles over het beheer van uw Exact Globe pakket.

90

Hoofdstuk 4

Beheer

Beheer

92

1.

Aanmaken en teruglezen back-up In Exact Globe

2.

Updaten naar de meest recente versie

Hoofdstuk 4 | Beheer

4. Beheer In dit hoofdstuk staan we uitgebreid stil bij de diverse beheersmogelijkheden binnen Exact Globe – –

Aanmaken en teruglezen back-up in Exact Globe Updaten naar de meest recente versie

Aanmaken en teruglezen back-up in Exact Globe (Document ID 04.310.723) In Exact Globe kunt u via een eenvoudige wizard een back-up aanmaken en teruglezen. Naast de bewaarfunctie van de back-up kunt u met deze functionaliteit ook uw back-up uitwisselen met uw accountant. Belangrijke informatie: 1. De back-upfunctie kan niet gebruikt worden om administratiegegevens te kopiëren. Hierover vindt u meer informatie in hoofdstuk 3: Aanmaken van een administratie. Het teruglezen van een administratie is alleen mogelijk in hetzelfde administratienummer. 2. Voor het maken van een back-up is het belangrijk dat de administratiegegevens niet in gebruik zijn op het moment van het maken van de back-up. Indien u dat toch doet verschijnt de volgende waarschuwing: "Kan geen back-up maken. Data in gebruikt: Druk op Next en de verbinding met alle gebruikers wordt verbroken. Hierdoor kan er data verloren gaan." 3. U kunt geen back-up tussen Exact Globe 2000 en Exact Globe uitwisselen.

Aanmaken back-up –

Start de wizard op via menu [Bestand, Back-up maken/teruglezen/kopiëren]. Kies in het beginscherm voor 'Volgende'.

–

Selecteer de optie 'Aanmaken' back-up en kies voor 'Volgende'.

93

– – –

–

94

Selecteer de administratie waarvan u een back-up wilt maken. Als uw administratie zich op de server bevindt, kunt u deze selecteren door te kiezen voor 'Geavanceerd'. In het veld 'Naam' wordt een naam voorgesteld die bestaat uit een combinatie van de dag van vandaag en de administratienaam. Eventueel kunt u deze wijzigen. Bij een lokale installatie staat de directory van de administratie automatisch goed ingesteld. Als u een backup maakt van een administratie op de server, kiest u voor 'Geavanceerd'. Hier kunt u de inloginformatie invoeren (standaard staat optie 'Windows toegangscontrole' aangevinkt). Tevens kunt u de server en de administratie zoeken door middel van het vergrootglas. Vervolgens kiest u voor 'Klaar'. De back-up wordt aangemaakt in de opgegeven directory. De back-up bestaat uit één bestand: de opgegeven back-upnaam.EBU (bijvoorbeeld DEMO.EBU).


Teruglezen back-up – –

Start de wizard op via [Bestand, Back-up maken/teruglezen/kopiëren]. Kies vervolgens voor 'Volgende'. Selecteer de optie 'Lees back-up terug' en kies voor 'Volgende'.

–

Geef vervolgens in het veld 'Bestandsnaam' aan waar de back-up staat, die u wilt teruglezen (*.EBU). Dit bestand kan ook rechtstreeks van een cd-rom of ZIP-diskette worden teruggelezen. Kies voor 'Volgende'. Geef aan waar de administratie, waarop u de back-up wilt teruglezen, zich bevindt. U kiest voor 'Mijn computer' als dit op de huidige locatie is. Als de administratie zich op de server bevindt, kiest u voor 'Server' en voert u de servernaam in. Kies vervolgens voor' Volgende'. Als u de administratie op een server heeft staan, moet u de databasefolder ingeven. De databasefolder is de verwijzing vanaf het werkstation naar de server (bijvoorbeeld H:\Data), waarbij de map Data de map is waarin de administratie is opgeslagen. Tot slot kunt u het terugzetten van de back-up starten door voor 'Klaar' te kiezen.

– –

– –

–

Teruglezen back-up accountantsversie (Document ID. 04.325.506) Klanten die beschikken over een accountantsregeling hebben een extra optie bij het teruglezen van een back-up, waarmee zij klantendatabases terug kunnen lezen. De aangeleverde administratie kan, na de verwerking van de correcties, door de accountant weer als back-up aan de klant worden uitgeleverd.

Het kopiëren van een administratie U start de wizard op via [Bestand, Back-up maken/teruglezen/kopiëren] en kiest vervolgens voor 'Volgende'. Door middel van de optie 'Administratie kopiëren' kunt u een administratie kopiëren waarvoor u een uniek, nieuw administratienummer en nieuwe naam moet ingeven.

95

Updaten naar de meest recente versie (Document ID. 04.448.226) Updates kunt u 24 uur per dag direct via onze internetsite installeren. Daarvoor moet u echter wel beschikken over een onderhoudscontract op uw software (zie voor meer informatie hoofdstuk 5). U heeft dan altijd de meest recente versie van de software met de laatste productverbeteringen. Als u kiest voor 'Update', kunt u eerst de release notes lezen, zodat u vooraf weet welke verbeteringen zijn doorgevoerd. Voor deze update is het noodzakelijk dat u over een internetaansluiting beschikt. Er zijn twee Exact Globe installaties mogelijk, namelijk: 1. Exact Globe is lokaal geïnstalleerd. 2. Exact Globe is op een netwerk geïnstalleerd, waarvandaan op de werkstations een werkstationinstallatie is uitgevoerd.

Situatie 1: Lokale installatie op een pc Middels de knop' Update' in de knoppenbalk activeert u de update. Exact Globe sluit dan af. Het scherm ziet er dan als volgt uit:

Als u kiest voor 'Internet', waarbij het dus noodzakelijk is dat u beschikt over een internetaansluiting, krijgt u onderstaand scherm te zien:

96


– – – – – – – – – –

–

–

– – – – – –

Productlijn: Is automatisch voor u gevuld. Versie: Hier kiest u de versie waarnaar u wilt updaten. Webpagina: In dit veld staat reeds ingevuld: https://update.exactsoftware.com Gebruikersnaam: Dit is de gebruikersnaam waarmee u toegang heeft tot de Exact Customer Portal. Wachtwoord: Dit is het wachtwoord voor de Exact Customer Portal. Let daarbij op hoofd- en kleine letters. Domein: Hier voert u EWEBin. Installatiedirectory: In dit veld kunt u de directory invoeren waar de programmatuur geïnstalleerd is. Bijwerken software: In dit veld kunt u aangeven of de programmatuur bijgewerkt moet worden tijdens of na de download. Download demo-administratie: In dit veld kunt u aangeven of u ook demobestanden wilt downloaden. Download offline help bestanden: U kunt zelf kiezen of u de offline help bestanden wilt downloaden. Het is aan te raden om dit te doen, zodat u over de meest actuele versie van de documentatie beschikt. Taal: Via deze optie kunt u aangeven in welke taal u de helpbestanden wilt downloaden. U kunt kiezen voor alle talen of één specifieke taal. Land: Via deze optie kunt u aangeven voor welk land/wetgeving u de programmatuur wilt downloaden. U kunt kiezen voor alle landen of één specifiek land. Release Notes: Voordat u de update start, kunt u de release notes lezen van de nieuwe product update. Help: Voordat u de update start, kunt u het helpbestand van dit scherm opvragen. Als u de velden heeft ingevuld, kunt u kiezen voor 'OK'. Het systeem bepaalt hoeveel bestanden er geïnstalleerd moeten worden en toont hiervan een boodschap op het scherm. Als u op 'Yes' klikt, begint de installatie. Als de installatie is voltooid, krijgt u de vraag of u Exact Globe wilt openen.

U kunt de update ook vanaf Cd-rom starten. In dat geval start u vanaf de Cd-rom het bestand Setup_NL.EXE. De verdere procedure is gelijk aan bovenstaande beschrijving.

97

Situatie 2: Netwerkinstallatie met werkstations Het updaten van uw netwerkinstallatie vindt in twee stappen plaats. Allereerst dient u de programmatuur op de server te updaten. Het is dus noodzakelijk dat op uw server een internetaansluiting aanwezig is. Daarna wordt op elk werkstation vanaf uw server de nieuwe programmatuur geïnstalleerd. Voor de werkstations is dus geen internetaansluiting noodzakelijk. Server – U opent de Windows-verkenner en gaat naar de directory waarin de Exact Globe programmatuur is geïnstalleerd. – U start de applicatie Netupdate.exe. U kunt de update ook vanaf Cd-Rom starten. In dat geval start u vanaf de Cd-rom het bestand NetSetup_NL.EXE. De verdere procedure is gelijk aan bovenstaande beschrijving. U hoeft uiteraard geen inloggegevens in te voeren. – De gehele procedure verloopt verder hetzelfde als hierboven omschreven bij Lokale installatie op een pc. Werkstations – De werkstations die zijn geïnstalleerd vanaf uw server controleren bij het opstarten of er een update heeft plaatsgevonden. – De installatie van de update vindt automatisch plaats. – Als de installatie is voltooid, krijgt u de vraag of u Exact Globe wilt openen. Mocht u, om wat voor reden dan ook, ondersteuning nodig hebben bij de installatie of het gebruik van Exact Globe dan zijn daartoe mogelijkheden. U leest hierover meer in hoofdstuk 5.

98

Hoofdstuk 5

Ondersteuning bij het gebruik van Exact Globe

Ondersteuning bij het gebruik van Exact Globe

100

1.

Helpfunctie

2.

Release notes

3.

Onderhoudsovereenkomst

4.

Support op maat

5.

De Exact Customer Portal

6.

Veelgestelde vragen over de Exact Customer Portal

Hoofdstuk 5 | Ondersteuning bij het gebruik van Exact Globe

5. Ondersteuning bij het gebruik van Exact Globe In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de manieren waarop u ondersteuning kunt krijgen bij het gebruik van Exact Globe. – – – – – –

Helpfunctie Release Notes Onderhoudsovereenkomst Support op maat De Exact Customer Portal Veelgestelde vragen over de Exact Customer Portal

Als gebruiker van Exact Software producten kunt u op verschillende manieren een beroep doen op ondersteuning. Ten eerste is een uitgebreide helpfunctie in de software en via onze Exact Customer Portal via www.exact.nl beschikbaar. Naast de supportmogelijkheden via internet ontvangt u persoonlijke ondersteuning van de serviceafdelingen van Exact of uw Exact Software Center. Als u een vraag heeft over het gebruik van Exact-programmatuur, heeft u dus voldoende mogelijkheden om het antwoord te vinden!

Helpfunctie In de programmatuur heeft u een helpfunctie tot uw beschikking. In elk menupad of in elke functie kunt u de F1-toets gebruiken waarna u direct de uitleg te zien krijgt van het geselecteerde menu(pad) of de functie waarmee u op dat moment werkt. Naast de uitleg vindt u hier ook de relevante release notes en antwoorden op veelgestelde vragen. Met enkele duizenden documenten is deze informatiebron uitgebreider dan welke brochure of handleiding dan ook. Onderstaand ziet u een voorbeeld dat betrekking heeft op het invoeren van inkoop- of verkoopboekingen.

101

U ziet de helpbestanden als eerste verschijnen. Deze bestanden verschaffen u alle uitleg over de werking van de functie. Vervolgens ziet u de 'Meest Gestelde Vragen'. Dit zijn documenten waarin veelgestelde vragen worden beantwoord. Tot slot ziet u de release notes die betrekking hebben op deze functie. Zo kunt u gemakkelijk zien welke wijzigingen er in de loop der tijd in de programmatuur zijn doorgevoerd. De knop 'Startpagina' verwijst u naar de startpagina van de offline helpfunctie. Deze pagina kunt u beschouwen als een beginpunt van waaruit u kunt doorklikken richting het antwoord dat u zoekt. Hier vindt u alle pakketten en modules van Exact Globe.

Tevens vindt u hier algemene informatie over het installeren en updaten van Exact Globe. Per pakket of module wordt algemene informatie gegeven en heeft u de mogelijkheid door te zoomen naar de betreffende startpagina. Als u vanuit de helpfunctie kiest voor 'Internet' wordt het documentoverzicht gesynchroniseerd met alle via internet beschikbare documenten, in dezelfde stijl als de offline helpfunctie. Naast de al genoemde categorieën ziet u nu extra documenten die van toepassing zijn. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om zelf te zoeken op basis van trefwoorden die u zelf ingeeft door middel van de knop 'Zoeken'. U kunt in dit veld verschillende criteria ingeven om te zoeken, variërend van het documentnummer (dat u onder andere in deze handleiding tegenkomt) tot trefwoorden die zowel in de titel als in de tekst kunnen voorkomen.

102


Release notes Regelmatig wordt een nieuwe release van de software uitgebracht. Om op de hoogte te blijven van de wijzigingen in de nieuwe release adviseren wij u de release notes lezen. Deze kunt u op meerdere manieren opvragen: – – –

Via het menu in Exact Globe: kies voor [Help, Release Notes]. Bij de update: kies de knop 'Release Notes' in het updatescherm. Via de website van Exact: www.exact.nl.

U ziet in alle gevallen de release notes per release opgesplitst, die u toegang geven tot een gedetailleerde uitleg van de wijzigingen. Als u kiest voor één van de laatste twee opties, heeft u al voorafgaand aan de update inzicht in de wijzigingen.

Onderhoudsovereenkomst Om gebruik te kunnen maken van al onze servicefaciliteiten dient u in het bezit te zijn van een onderhoudsovereenkomst. Niet alleen bent u dan verzekerd van ondersteuning, u kunt ook kosteloos beschikken over de meest recente versie van de Exactprogrammatuur. Een onderhoudsovereenkomst kunt u afsluiten door de Licentie- en onderhoudsregistratiekaartuit het ingesloten boekje Exactvoorwaardenvoor uw licentie en onderhoud in te vullen en naar Exact Software op te sturen.

103

Support op maat Mocht u na het lezen van de handleiding toch vragen hebben over het gebruik van het pakket, dan kunt u vanzelfsprekend terecht bij onze afdeling Customer Support. Hieronder vindt u de verschillende vormen van support op een rij.

Telefonische support Van maandag tot en met vrijdag is de afdeling Customer Support van 08.30 tot 17:30 uur telefonisch bereikbaar. U kunt ons bereiken via telefoonnummer 015 - 711 51 00 (optie 1).

Support via internet (zie ook 'De Exact Customer Portal') Exact Software biedt u naast de telefonische support ook de mogelijkheid om uw vraag te stellen via het internet. Uit ervaring is gebleken dat een gedeelte van onze klanten overdag geen tijd heeft om telefonisch contact op te nemen met onze afdeling Customer Support. De supportsite op internet stelt u in de gelegenheid uw vraag te stellen op een tijdstip dat het u schikt. De door u gestelde vraag wordt behandeld door een supporter met kennis over dat gedeelte van de software waar uw vraag betrekking op heeft. Exact Software streeft ernaar om binnen één uur tijdens openingstijden, van maandag tot en met vrijdag van 08.30 tot17:30 uur een correct en goed gedocumenteerd antwoord naar u te sturen.

Support via uw Exact Software Center Bent u klant van een Exact Software Center, dan dient u daar contact mee op te nemen voor ondersteuning. De Software Centers hebben een eigen supportafdeling en beschikken over door Exact Software getrainde en gecertificeerde specialisten, waardoor een hoog serviceniveau gewaarborgd is. Naast een goede service op het gebied van de softwaresupport bieden de Software Centers ook diensten aan als consultancy, verkoop en ondersteuning van hardware. Doordat uw leverancier zowel de kennis van de software als de hardware in huis heeft, kan hij u optimaal ondersteunen bij uw complete automatiseringstraject.

104


De Exact Customer Portal Via www.exact.nl kunt u inloggen op de Exact Customer Portal. Via de Exact Customer Portal kunt u gebruikmaken van de verregaande internetmogelijkheden die Exact Software u biedt: – – – – – –

24 uur per dag uw supportvragen via internet stellen Het laatste productnieuws Antwoord op veelgestelde vragen (FAQ's) Raadplegen en onderhouden van uw klantgegevens Uitgebreide zoekmogelijkheden En nog veel meer...

Hieronder vindt u een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden en voordelen die de Exact Customer Portal u biedt. Wachtwoord aanvragen en inloggen op de Exact Customer Portal Voor het inloggen op de Exact Customer Portal heeft u een wachtwoord nodig. Na aanschaf van Exact Globe krijgt de hoofdcontactpersoon van de organisatie een e-mail met de benodigde inloggegevens. Hij of zij kan vervolgens de gegevens van collega's invoeren op de Exact Customer Portal en hen toegang verschaffen. Voor meer informatie daarover verwijzen wij u naar de veelgestelde vragen verderop in dit hoofdstuk. Mocht de hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie nog geen toegang tot de Exact Customer Portal hebben, dan kan deze worden aangevraagd via www.exact.nl. U kiest voor 'Contact' en vervolgens voor 'Aanvraag inlog Customer Portal'. Hier kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord aanvragen. Vervolgens krijgt u per e-mail een gebruikersnaam en wachtwoord toegezonden. Via de link Customer Portal op de homepage van Exact kan vervolgens worden ingelogd op de Exact Customer Portal. Als u gebruik wilt maken van de Exact Customer Portal vult u uw gebruikersnaam, wachtwoord en het domein EWEB in. Als het veld 'Domein' niet wordt weergegeven, vult u vóór uw gebruikersnaam EWEB\ in. Dit wordt dan bijvoorbeeld: EWEB\1258457. Kies vervolgens voor 'OK'. Zoekmogelijkheden van de Exact Customer Portal De Customer portal bevat uitgebreide zoekmogelijkheden. Nadat u bent ingelogd op de Customer portal, kunt u linksonder zoeken naar documenten. U kunt het document ID of een trefwoord intypen.

105

Mijn relatiegegevens Aan de linkerzijde van het scherm kunt u kiezen voor 'Adres'. Hiermee komt u op uw eigen klantenkaart. Hier ziet u uw NAW-gegevens, uw contactpersonen voor Exact. Met de knop 'Bewerken' boven in uw scherm kunt u uw NAW-gegevens aanpassen. Met de optie 'Vragen' aan de linkerzijde kunt u de door u gestelde vragen bekijken en een nieuwe vraag stellen. Met de optie 'Licenties' kunt u doorzoomen naar uw contracten en licentiebestanden (Contracten). Een vraag stellen via de Exact Customer Portal Nadat u bent ingelogd op de Customer portal, kiest u voor 'Contact, Klik hier om een vraag te stellen' rechts in uw scherm. Als u contact wilt opnemen met de Supportafdeling, kiest u voor 'Support vraag'. Als u contact wilt opnemen met de afdeling Sales, kiest u voor 'Sales vraag'. Uw onderneming wordt automatisch geselecteerd in het veld 'Relatie'. In het veld 'Contactpersoon' kunt u door middel van het vergrootglas de contactpersoon voor deze vraag selecteren. Met deze persoon zal per e-mail contact opgenomen worden. In het veld 'Omschrijving' kunt u een korte omschrijving geven van uw vraag. In de kolom 'Opmerkingen: Verzoek' kunt u uw vraag toelichten. Geef altijd zoveel mogelijk informatie over uw situatie, zodat wij precies kunnen achterhalen wat de strekking van uw vraag is. Als u klaar bent, kunt u uw vraag indienen door bovenin te kiezen voor 'Indienen'. De Support-afdeling van Exact zal uw vraag vervolgens in behandeling nemen. Exact streeft ernaar om binnen één uur tijdens openingstijden een correct en goed gedocumenteerd antwoord naar u te sturen. Tevens kunt u de status van uw vraag raadplegen als u bent ingelogd op de Customer portal. U kiest voor 'Vragen' aan de linkerzijde in uw scherm. Hier kunt u alle vragen die u heeft gesteld terugvinden. Door het aanklikken van de betreffende link wordt uw vraag geopend en kunt u de status en het gegeven antwoord raadplegen. Als u nog aanvullende informatie wilt toevoegen omdat het antwoord ontoereikend is, kunt u deze toevoegen en kiezen voor 'Opnieuw indienen' bovenin uw scherm. Vervolgens wordt uw vraag wederom in behandeling genomen.

106


Veelgestelde vragen over de Exact Customer Portal Om u op weg te helpen bij het gebruik van de Exact Customer Portal staan hieronder enkele tips en veelgestelde vragen om de mogelijkheden optimaal te benutten. –

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

Log in op de Customer portal met uw oude wachtwoord. Kiest u vervolgens voor 'Adres' aan de linkerkant. Bij de contactpersonen klikt u op uw eigen naam. Nu kunt u bovenin het scherm kiezen voor 'Wachtwoord'. Vul het oude wachtwoord in en daarna twee keer het nieuwe wachtwoord. Kiest u voor 'Bewaren'. De volgende keer dat u inlogt op de Customer portal dient u het nieuwe wachtwoord te gebruiken. Bij het inloggen kunt u de volgende melding krijgen: 'Wrong Password. Passwords are case sensitive - be sure to use correct upper and lower case'. De oorzaak van deze melding is dat wachtwoorden hoofdletterafhankelijk zijn. Heeft u bij het vastleggen van het nieuwe wachtwoord hoofdletters gebruikt, dan dient u bij het inloggen ook hoofdletters te gebruiken. Dat geldt uiteraard ook voor kleine letters. Vult u dus opnieuw uw gebruikersnaam en het correcte wachtwoord in. –

Hoe kan ik contactpersonen aanmaken en onderhouden?

Nadat u bent ingelogd op de Customer portal, kiest u voor 'Adres'. In de sectie 'Contactpersonen' ziet u de contactpersonen staan zoals ze bekend zijn bij Exact. Voor het toevoegen van nieuwe contactpersonen kiest u voor 'Nieuw'. Vul hier de gegevens zo volledig mogelijk in. De velden met een uitroepteken zijn verplicht. Kiest u vervolgens voor 'Bewaren'. Bestaande contactpersonen kunt u onderhouden door een contactpersoon te selecteren en te kiezen voor 'Bewerken'.

107

108

Hoofdstuk 6

Exact Software

Exact Software

110

1.

Trainingen

2.

Consultancy

3.

Maatwerk

4.

Internationaal

5.

Exact-partners

6.

Exact Synergy

Hoofdstuk 6 | Exact Software

6. Exact Software – – – – – –

Trainingen Consultancy Maatwerk Internationaal Exact-partners Exact Synergy

Exact Holding N.V., gevestigd in Delft, Nederland, is een vooraanstaande leverancier van moderne accounting, salaris, CRM, e-Business en ERP-oplossingen voor het Midden- en Klein Bedrijf en divisies van multinationals. Hoewel de producten in elk bedrijfsproces uitgebreide functionaliteiten bieden, ondersteunen ze een snelle implementatie. Exact Holding N.V., wereldwijd actief in ruim 50 landen, met meer dan 60 werkmaatschappijen en 20 distributeurs en met klanten in 100 landen en 33 verschillende talen, kan hiermee gerekend worden tot één van de marktleiders in zijn marktsegment. Exact heeft nu meer dan 1800 medewerkers in Europa, het Midden Oosten, Noord- en Zuid-Amerika, Azië en Afrika. Exact Holding N.V. staat sinds juni 1999 genoteerd aan Euronext Amsterdam. De eerste stap op weg naar een moderne geautomatiseerde administratie heeft u inmiddels gezet. Om optimaal te kunnen werken met uw nieuwe programmatuur kan de ondersteuning van een consultant of uitleg middels een training een verstandig besluit zijn.

Trainingen Exact organiseert praktische klassikale trainingen, workshops en online trainingen voor gebruikers van Exactsoftware. Onze aandacht gaat hierbij uit naar het verspreiden van kennis rondom de Exact-softwareproducten. Het aanbod van trainingen in het gebruik van Exact programmatuur is zeer uitvoerig. Om snel optimaal resultaat te boeken met uw nieuwe programmatuur kunt u zich inschrijven voor de speciale Exact Globe trainingen. Als u zich wilt inschrijven of meer informatie wilt over het trainingsaanbod, kunt u contact opnemen met Exact Training via het telefoonnnumer: 015 - 711 51 00 (optie 4) of via www.exact.nl/training.

Consultancy Exact is vooral bekend als leverancier van ERP- en e-Business software. De toegevoegde waarde van Exact reikt echter verder. Wij ondersteunen u bij het behalen van bedrijfsmatige voordelen met behulp van de Exact-software. Exact helpt u ook om de software op de meest efficiënte wijze om te zetten in een kwalitatief goede oplossing voor uw organisatie. Wij doen dit door de inrichting van de producten af te stemmen op uw specifieke eisen en wensen. Onze doelstelling hierbij is om samen met u de beste oplossing op de meest efficiënte wijze te realiseren.

111

Maatwerk De standaard Exact-softwarepakketten zijn toegesneden op de meest voorkomende automatiseringsbehoeften van bedrijven en organisaties. Het is altijd mogelijk dat uw bedrijf of organisatie specifieke automatiseringswensen heeft op de meest uiteenlopende gebieden. Hiervoor kunnen Exact Maatwerk en de gespecialiseerde Exact Maatwerk-partners pasklare oplossingen ontwikkelen. De primaire doelstelling is het vinden van de juiste oplossing voor uw specifieke automatiseringsbehoeften. Dit kan variëren van kleine aanpassingen op uw standaardpakket tot nieuw te ontwikkelen oplossingen. Omdat onze maatwerkoplossingen gebaseerd zijn op de standaardsoftware, is de ontwikkelingstijd ervan relatief kort. Dit is financieel zeer aantrekkelijk.

Internationaal Exact International B.V. staat klaar voor onze multinationals die Exact-software hebben gekozen als ideale oplossing voor alle of een groot deel van hun dochterbedrijven. Zij wijst deze organisaties een accountantteam toe, dat een samenwerking met hen aangaat om hen te helpen bij het implementeren van software en het geven van support aan hun dochtermaatschappijen. Op dit moment heeft Exact Software ruim 60 werkmaatschappijen en 20 distributeurs. Klanten met verschillende internationale werkmaatschappijen, die dezelfde software en dezelfde manier van implementatie willen hebben op verschillende locaties, worden door hen bijgestaan. Ons netwerk kan wereldwijd voorzien in verkoop, implementatie en support, indien mogelijk uitgevoerd door onze lokale medewerkers.

Exact-partners Exact verkoopt zijn producten op de Nederlandse markt via een professioneel partnerkanaal. Vanaf het begin heeft Exact erkend dat het hebben van goede partners essentieel is om succesvol te zijn. Immers, het kiezen van een IT-oplossing is meer dan het kopen van goede software. Onze partners kunnen niet alleen een totaaloplossing bieden, ze kunnen u ook helpen bij het vinden daarvan, inclusief hardware, infrastructuur en natuurlijk ...Exact-software. Daarnaast kennen onze partners u goed en adviseren zij u. Onze partners zijn een geïntegreerd onderdeel van ons informatienetwerk. Ze hebben toegang tot onze kennisdatabases en delen onze informatie met u. Op deze manier kunnen wij u als een team van dienst zijn! Op www.exact.nl kunt u terecht voor een overzicht van onze partners.

112


Exact Synergy Met Exact Globe beschikt u over de meest moderne, volledig geïntegreerde ERP-oplossing. In combinatie met Exact Synergy kunt u additionele voordelen behalen. Uiteraard is Synergy volledig geïntegreerd met Exact Globe. Exact Synergy is een webapplicatie die de betrokkenheid en productiviteit van uw medewerkers vergroot. De inzet van Exact Synergy leidt dan ook tot een toename van de efficiency en een aanzienlijke kostenbesparing.

Bent u benieuwd welke meerwaarde Exact Synergy kan leveren op Exact Globe? Hieronder vindt u in het kort de aanvullende mogelijkheden van Synergy: –

–

–

Exact Synergy zorgt voor de distributie van informatie door snel en eenvoudig alle gegevens uit Exact Globe via het internet beschikbaar te maken. Openstaande posten zijn bijvoorbeeld door alle geautoriseerde medewerkers vanafiedere willekeurige plaats te benaderen. Door Exact Synergy in te zetten is de toegang tot informatie onafhankelijk van tijd en plaats. Via het internet kunt u eenvoudig alle gegevens over klanten, projecten, artikelen of medewerkers raadplegen. Net als in Exact Globe hebben alleen geautoriseerde medewerkers rechten om deze informatie te raadplegen. De veiligheid is dus gegarandeerd. Tevens biedt Exact Synergy de mogelijkheid om processen via het internet te ondersteunen. Hierbij kunt u denken aan online urenregistratie. Exact Synergy ondersteunt alle bedrijfsprocessen met behulp van werkstromen. Processen als klachtenregistratie, brochureaanvragen of bijvoorbeeld trainingsaanvragen zijn snel en eenvoudig in te richten.

Zoals gesteld vergroot Exact Synergy de betrokkenheid van medewerkers, maar dat is niet het enige! Ook samenwerken met externe partijen via zogenoemde portalen is mogelijk. U kunt via beveiligde portalen informatie delen met klanten, partners of leveranciers. Het gestructureerd beheren van informatiestromen en kennis is geen enkel probleem met Exact Synergy. Document- en kennismanagement zijn eenvoudig te realiseren doordat Microsoft Worddocumenten met de rest van de organisatie te delen zijn. Door onder andere de integratie met Microsoft Office verspilt uw organisatie niet langer tijd aan het nutteloos zoeken naar ongestructureerde documenten, bestanden en informatie.

113

Exact Synergy geeft altijd de laatste stand van zaken weer en kan ook ingezet worden voor het beheer van uw website. Of het nu gaat om nieuwsberichten, productcatalogi, vacatures of contactinformatie, de website is een verlengstuk van uw organisatie en altijd up-to-date. Naast het delen van documenten is het uiteraard van groot belang dat uw medewerkers inzicht hebben in elkaars agenda. Exact Synergy is volledig te integreren met Microsoft Exchange en Outlook voor zowel het agendabeheer als voor uw e-mails. Bovendien kunt u gebruikmaken van de optie om deze informatie via PDA 's (Personal Digital Assistant) beschikbaar te maken.

Het is mogelijk dat u in Exact Globe meerdere administraties onderhoudt. De informatie in Exact Synergy is eveneens over meerdere administraties te gebruiken: van geconsolideerde financiële rapportages tot bedrijfsbrede projecten. Met Exact Synergy hebben alle vestigingen of dochterondernemingen toegang tot alle klant-, project-, producten servicegegevens. Met Exact Synergy beschikt u over één centraal systeem. Het tijdperk waarin iedere vestiging haar eigen systemen onderhield is met Exact Synergy verleden tijd! Exact Synergy is op eenvoudige wijze te implementeren. Hier worden namelijk de gegevens uit uw Exact Globe - administratie voor gebruikt. Wilt u ook de stap maken naar de real-time enterprise? Neem dan contact op met uw Exact-partner of met Exact Software via het gratis telefoonnummer 0800-0354. Om een indruk te krijgen van de talloze mogelijkheden die Exact Synergy uw organisatie biedt, kunt u de demonstratiesite www.deltabike.com bezoeken.

114


115

Hoewel Exact zich voortdurend inspant om er zeker van te zijn dat de informatie in dit document zo compleet en volledig mogelijk is, kan Exact noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. © Exact Group B.V., 2010. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.

*PDC550101NL001* P D C 550101N L 001

User Guide Aan de slag met

Recommend Documents