URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)

URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION) Oleh Dr. Alimatus Sahrah, M.Si, MM.

Jika suatu proses analisis jabatan dilakukan maka setidaknya ada tiga hal yang dapat dihasilkan, yaitu: 1. URAIAN JABATAN (Job Description): yaitu suatu pernyataan faktual yang menyangkut tugas-tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. 2. SPESIFIKASI JABATAN (Job Specification): yaitu suatu pernyataan tentang kualitas minimum seseorang yang dapat diterima dan yang perlu untuk melaksanakan suatu pekerjaan sebagaimana mestinya. Dengan demikian spesifikasi jabatan adalah suatu standar personalia dan menunjukkan kualitas yang diharuskan untuk prestasi yang dapat diterima. 3. KLASIFIKASI JABATAN (Job classification): yaitu penggelompokan pekerjaan atas beberapa dasar khusus; seperti jenis kerja, pembayaran, atau sifat-sifat yang terpilih yang akan dipergunakan untuk job evaluation. Dalam makalah ini kita hanya akan memperdalam cara membuat uraian jabatan saja, walau spesifikasi jabatan juga dilatihkan dengan secara singkat. Hal ini disebabkan karena hasil pertama dan langsung dapat dilihat hasilnya dari suatu proses analisis jabatan adalah uraian jabatan. Format diskripsi jabatan atau uraian jabatan dalam satu organisasi biasanya semua mempunyai gaya (style) yang sama; meskipun di antara organisasi satu dengan yang lain berbeda dalam bentuk dan isi apa yang didiskripsikan. Kemudian, sebagaimana ditunjukkan dari namanya, uraian jabatan ini bersifat deskriptif dan merupakan suatu catatan dari fakta-fakta pekerjaan yang ada dan yang berkaitan. Fakta-fakta itu harus disusun dalam suatu cara agar dapat dipergunakan. Urutan yang disarankan adalah sbb: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Identifikasi jabatan Uraian singkat tentang pekerjaan Tugas-tugas yang dilaksanakan Penyeliaan / pengawasan yang diberikan dan yang diterima Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain Bahan dan peralatan yang dipergunakan Kondisi kerja Definisi dari istilah yang tidak biasa digunakan Penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di atas

Alimatus Sahrah Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Page 1

Penjelasan untuk masing-masing butir tersebut di atas adalah: 1. Identifikasi Jabatan Bagian ini mencakup informasi seperti judul / nama pekerjaan, sebutan alternatif pekerjaan, departemen, devisi, bagian dan nomor kode pekerjaan. Selain itu juga memuat tanggal penyusunan. 2. Uraian singkat tentang pekerjaan (job summary) Uraian ini mempunyai dua tujuan, yaitu a. untuk memberikan definisi singkat yang akan berguna sebagai informasi tambahan tentang identifikasi jika judul pekerjaan tidak cukup, dan b. memberikan uraian singkat untuk mempersiapkan pembaca ke arah pemahaman informasi yang lebih terperinci. 3. Tugas-tugas yang dilaksanakan (job content) Bagian ini merupakan jantung dari uraian jabatan yang paling sukar dalam penulisannya. Dalam bagian inilah yang menceritakan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya (tanpa melibatkan rincian telaah gerak), dan maksud yang berada di belakang setiap tugas. Seringkali disarankan untuk menyususn daftar tugas utama dengan pernyataan tentang “apa” dan “mengapa”, diikuti oleh bagian-bagian tugas yang merinci “bagaimana”nya. Sedapat mungkin ini dituliskan secara kronologis, dan berapa besar prosentase waktu yang dihabiskan untuk melakukan suatu tugas utama. Tugas-tugas harus ditulis dengan cara singkat, tepat, langsung, dan memberi kesan adanya tindakan. Petunjuk penulisannya adalah: a. Pergunakanlah kalimat dengan format waktu sekarang (present tense) b. Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja yang menunjukkan tindakan c. Pergunakan kata “kadang-kadang” jika suatu tugas dilakukan dengan interval yang tidak teratur teratur. d. Gunakanlah format kalimat Kata Kerja + Kata Benda + tambahkan informasi Mengapa dan Bagaimana

Melakukan apa? (action verb)

Apa yang harus dilakukan? (object)

Kata keterangan mengapa bagaimana dilakukan? melakukannya?

Menggunakan apa? (mesin, peralatan kerja yang membantu)

Tugas #1 Tugas#2 Tugas#3 Tugas#4


Page 2

Petunjuk penulisan ini diperlukan guna memudahkan komunikasi dengan cara yang lengkap, padat dan jelas. Hal ini diperlukan karena seorang penulis uraian jabatan dapat menulis uraian jabatan dengan cara yang lebih mengesankan (mungkin ditulis secara dramatis). Suatu contoh uraian pekerjaan yang menyesatkan dapat dilihat pada contoh uraian jabatan-1. 4. Penyeliaan / pengawasan yang diberikan dan yang diterima Bagian ini menunjuk pada: a. Judul-judul pekerjaan yang langsung berada di bawah dan di atas pekerjaan ini. b. Tingkat kepenyeliaan: langsung, umum, atau hanya bersifat antara saja 5. Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain Bagian yang menyangkut hubungan dengan pekerjaan lain menunjukkan hubungan vertikal untuk promosi, hubungan horisontal untul aliran dan prosedur kerja 6. Bahan dan peralatan yang dipergunakan Di bagian ini dapat disebut mesin, peralatan dan bahan yang dipergunakan dalam suatu tugas. Dalam hal ini jika perlu dapat menyebutkan jenis dan merk-nya. Informasi ini diperlukan untuk merencanakan program pelatihan (training) 7. Kondisi kerja Di sini dapat digunakan alternatif seperti, panas, dingin, kering, berdebu, bising, di luar ruangan, di dalam ruangan dls. Keadaan-keadaan berbahaya harus di catat secara khusus. 8. Definisi dari istilah yang tidak biasa digunakan Di bagian ini dapat dicantumkan daftar arti istilah-istilah teknis atau yang tidak biasa digunakan. 9. Penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di atas Bagian ini menampung semua informasi yang belum tercakup pada bagian di atas tetapi dianggap relevan sebagai uraian jabatan pada posisi tertentu.


Page 3

CONTOH-SATU 1. Identifikasi jabatan a. Jabatan

: Direktur Industri dan Pertanian

b. Departemen

: Pemeliharaan

2. Tugas-tugas pekerjaan a. Mengarahkan, mengendalikan, dan mengatur perdagangan antar pu;au, menyajikan contoh yang baik dari kemakmuran Indonesia. Mempergunakan kebijaksanaan dan pertimbangan bebas dengan ruang gerak yang luas tanpa pengawasan langsung dan pengawasan antara. b. Menyatukan faktor-faktor yang berubah ubah dalam situasi yang sedang berkembang dengan mempergunakan pertimbangan pribadi, didasarkan akan pengalaman masa lampau, dipersiapkan oleh pengetahuan, dan ditertibkan oleh kekuatan pendirian mental. c. Berhubungan dengan semua jenis kepribadian dan semua tingkatan pendidikan dari sektor perguruan tinggi dan raja industri sam pai sopir truk, yang mempergunakan inisiatif, kecerdikan, imaginasi, kecerdasan, kerajinan yang tajam dalam banyak hal. Melaksanakan motivasi yang terkoordinasi pada pihak masyarakat, yang konsisten dengan pemegang jabatan. d.

Menilai perbedaan-perbedaan kecil dari perkembangan situasi yang terbentang dan memerintahkan perbaikan terhadapnya sesuai dengan keseriusan dan kepentingannya.

CONTOH DUA

SEBUTAN PEKERJAAN

PETUGAS MONITORING PROGRAM PELAKSANAAN

BIRO PERENCANAAN SETJEN

RINGKASAN PEKERJAAN

Memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan serta perkembangan program kegiatan pembangunan transmigrasi

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Data hasil monitoring perkembangan pelaksanaan kegiatan program ketransmigrasian dapat disajikan

PERINCIAN TUGAS

1. Menerima surat laporan kemajuan pelaksanaan program pembangunan transmigrasi untuk daerah pusat dan instansi vertikal 2. Menyusun satuan III dan LK (lembaga kerja) DIP PO Proyekproyek Departemen transmigrasi 3. Menyusun jadwal terpadu kegiatan program pembangunan transmigrasi 4. Mencatat data evaluasi kegiatan proyek dari DITJEN, PANKIM, RAHBIN, SETJEN. 5. Merencanakan gambar bangunan dari proyek tertentu.

URAIAN PERINCIAN

1.a.

Mencatat dan mengklasifikasikan hasil laporan rapat yang meliputi rapat nasional/ BAPEDA, RAKERNIS, DUP,


Page 4

TUGAS

KANWIL daerah asal maupun daerah penempatan b. Mempelajari permasalahan yang ada, dan mengkonsultasikan kepada unit kerja terkait.

2.a. Mencatat usulan-usulan dari kantor pusat dan instansi vertikal tentang program pembangunan pada tahun berjalan, b. Menyeleksi usulan-usulan untuk menentukan apakah program tersebut sudah diusulkan apa belum untuk dasar membuat label usulan program tahun berjalan c. Membuat tabulasi berdasarkan data usulan program pembangunan transmigrasi pada tahun berjalan. d. Mengajukan hasil evaluasi, analisis data berupa tabel kepada atasan untuk dikoordinasikan ke BAPPENAS/DITJEN Anggaran. 3.a.

Mengumpulkan seluruh usul program pembangunan transmigrasi lalu diolah dan disusun kembali untuk ditabulasikan sesuai dengan program kegiatan

4.a.

Menerima data serta informasi yang dipergunakan dari DITJEN, PANKIM, RAHBIN, SETJEN, serta unit kerja yang terkait.

b. Meneliti dan menyeleksi data yang masuk c. Mengalokasikan data yang masuk yang sejenis dan kemudian mencatatnya di buku 5.a. Menerima data / informasi alat proyek tersebut b. Mengkonsultasikan pada atasan c. Merencanakan sesuai dengan kebutuhan ruang, terhadap lingkungan d. Mengajukan hasil perencanaan dan hasil gambar pada atasan DIMENSI PEKERJAAN

1. Pengawasan yang diterima: melalui petunjuk pelaksanaan, pedoman, ukuran/kriteria tertentu 2. Pengawasan yang diberikan: 3. Hubungan Kerja: Intern: hubungan kerja sama dengan DITJEN, PANKIM, RAHBIN, SETJEN Ekstern:

KONDISI KERJA

Di dalam kantor yang ber AC = 60%; di lapangan 40%. Waktu kerja mulai jam 08.00 sampai jam 16.00 kecuali jika berada di lapangan.

PENGETAHUAN PEKERJAAN

1. Pendidikan: SLTA / Teknik 2. Kursus/Latihan: Bahasa Inggris dan Administrasi manajemen 3. Pengetahuan: Kebijaksanaan pelaksanaan kegiatan program ketransmigrasian dalam merekap program pembangunan trasmigrasi untuk Pusat dan instansi vertikal


Page 5

4. Pengalaman: Pelaksana lapangan 5. Ketrampilan: (a) Penyusunan jadwal terpadu program pembangunan transmigrasi kantor pusat dan instansi vertikal (b) ketentuan dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaan 6. Fisik: sehat 7. Lain-lain

CONTOH-TIGA Lengkapilah

I. IDENTITAS JABATAN SEBUTAN JABATAN

Manajer latihan dan Pngembangan

KODE JABATAN

014530.02

UNIT ORGANISASI

Kantor Pusat

TANGGAL

24-1-1989

DEPUTI

Personalia

PENYUSUN

Yogi P.

II. RINGKASAN JABATAN Di bawah supervisi umum Direktur personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi program-program latihan on-the-job dan off-the-job. Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan.

III. TANGGUNG JAWAB 1. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan program-program latihan 2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan

IV. PERINCIAN TUGAS

1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program latihan 2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan 3. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan 4. Dengan persetujuan Direktur, menentukan skedul program latihan


Page 6

V. URAIAN PERINCIAN TUGAS 1. a. b. c. 2. a. b. c. 3. a. b. c. 4. a. b. c.

VI. DIMENSI PEKERJAAN 1. Pengawasan yang diterima: 2. Pengawasan yang diberikan: 3. Hubungan Kerja: a. Intern: b. Ekstern:

VII. KONDISI KERJA 1. Berkerja di dalam ruangan: 2. Bekerja di luar ruangan: 3. Waktu kerja:

VIII. PENGETAHUAN PEKERJAAN 1. Pendidikan: 2. Kursus/Latihan: 3. Pengetahuan: 4. Pengalaman: 5. Ketrampilan: 6. Persyaratan Fisik: 7. Lain-lain Alimatus Sahrah Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Page 7

CONTOH - EMPAT Silahkan dikoreksi I. IDENTITAS JABATAN SEBUTAN JABATAN

DATA INFORMASI

01230.01

UNIT ORGANISASI

TANGGAL

28-9-1985

II. RINGKASAN JABATAN

1. Memanggil penumpang untuk naik kendaraan 2. Menagih ongkos dari penumpang 3. Menurunkan penumpang stasiun/halte tujuan dengan selamat

III. TANGGUNG JAWAB

1. Tagihan ongkos dari penumpang 2. Penumpang naik dan turun dari bus kota dengan selamat.

IV. PERINCIAN TUGAS 1. Menerima ongkos dari penumpang 2. Menurunkan penumpang dengan selamat pada Halte tujuan dengan menyebut “kiri depan” agar bus berhenti. 3. Memanggil penumpang untuk naik dengan menyebut stasion tujuan dan halte-halte yang dilalui 4. Memberi aba-aba “sebelah kiri aman”. 5. Menaikkan dan menurunkan bawang bawaan para penumpang 6. Membersihkan kendaraan bus kota dengan melap tempat duduk, kaca, serta menyapu lantai kendaraan. 7. Mengisi air radiator 8. Mengganti ban yang kempes 9. Menutup muntahan dengan pasir/tanah.

V. URAIAN PERINCIAN TUGAS 1. a. Menerima ongkos dari para penumpang b. Mengembalikan uang pengembalian


Page 8

2. a. Menyebut nama halte yang di depan b. Melihat penumpang yang mau turun c. Menyebutkan “kiri depan” dengan mengetokkan uang logam pada dinding/tiang kendaraan d. Menyebut “tarik” bila penumpang telah turun dengan selamat. 3. Menyebutkan nama stasion tujuan dan halte-halte yang disinggahi 4. a. Memperhatikan lalu lintas sebelah kiri kendaraan b. Memberi aba-aba seperti “awas kiri atau masuk kiri” 5. a. Membantu mengangkat barang-barang yang tidak dapat diangkat penumpang pada waktu naik dan turun. b. Meletakkan barang bawaan tersebut di tempat yang aman 6. a. Melap kaca dengan kain lap b. Melap tempat duduk dengan kain lap c. Menyapu lantai kendaraan dengan sapu ijuk. 7. Menuangkan air ke radiator. 8. a. Membuka ban yang kempis b. Mengambil ban cadangan c. Menyimpan ban yang kempis 9. a. Mengambil pasir/tanah di tepi jalan b. Menaburkan pasir/tanah di permukaan muntahan..

VI. DIMENSI PEKERJAAN 1. Pengawasan yang diterima: 2. Pengawasan yang diberikan: 3. Hubungan Kerja: a. Intern: b. Ekstern:

VII. KONDISI KERJA 1. Berkerja di dalam ruangan: 2. Bekerja di luar ruangan: 3. Waktu kerja: 4. Resiko pekerjaan:


Page 9

VIII. PENGETAHUAN PEKERJAAN 1. Pendidikan: 2. Kursus/Latihan: 3. Pengetahuan: 4. Pengalaman: 5. Ketrampilan: 6. Persyaratan Fisik: 7. Lain-lain

o0o


Page 10

ANGKET INFORMASI JABATAN - 1

Sebutan

Biro:

jabatan/pekerjaan: Nama pemangku jabatan:

Bagian:

Tanggal mulai menjabat:

Sub-Bagian:

Unit Organisasi:

Urusan:

Deputi:

1. RINGKASAN TUGAS: Beri gambaran secara singkat tugas-tugas utama saudara.

2. KUALIFIKASI KHUSUS: Untuk menjalankan tugas-tugas yang disebutkan pada no.1, menurut saudara ijazah, sertifikat, lisensi, izin dst. apa saja yang diperlukan.

3. PERLENGKAPAN: Untuk menjalankan tugas-tugas utama, alat apa saja yang diperlukan, dan berapa lama pemakaiannya. (misalnya: kalkulator, komputer, kendaraan, dls.) TUGAS

NAMA ALAT

RATA-RATA JUMLAH JAM PER MINGGU

4. TUGAS REGULER: Tuliskan tugas-tugas yang secara teratur saudara laksanakan. Daftarlah menurut persentase waktu yang dihabiskan dalam sebulan.


Page 11

TUGAS REGULER

RATA-RATA PERSENTASE PER BULAN

5. HUBUNGAN DENGAN DEPARTEMEN LAIN: Tuliskan tugas-tugas apa saja yang menuntut saudara harus berhubungan dengan departemen lain, dan seberapa sering? TUGAS

DEPARTEMEN

FREKUENSI

6. KEPENYELIAAN: Apakah posisi saudara memiliki tanggung jawab kepenyeliaan? Jika ya, beri gambaran kepenyeliaan itu bersifat langsung atau tidak; dan jika ada format penilaiannya jelaskan pula.

7. PENGAMBILAN KEPUTUSAN: Keputusan apa saja yang harus saudara ambil dalam melaksanakan tugas, beri gambaran apa akibatnya jika keputusan tersebut jelek/keliru.

TUGAS

KEPUTUSAN


KONSEKUENSI

Page 12

8. TANGGUNG JAWAB: Tuliskan laporan yang perlu saudara persiapkan, dan sebutkan untuk siapa hal itu dibuat (termasuk untuk arsip), serta berapa frekuensinya.

LAPORAN

UNTUK SIAPA

FREKUENSI DALAM SATU TAHUN

9. FREKUENSI PENYELIAAN: Tuliskan berapa sering saudara harus meminta persetujuan / berdiskusi dengan penyelia untuk menentukan langkah yang akan diambil? (S=sering; K=kadangkala; J=jarang; T=tidak pernah)

TUGAS

FREKUENSI

10. KONDISI KERJA: Tuliskan kondisi kerja yang saudara miliki (di dalam ruangan, di luar ruangan)

KONDISI KERJA

RATA-RATA PERSENTASE

1. Di dalam ruangan 2. Di luar ruangan 3. 4.


Page 13

11. TUNTUTAN JABATAN: Tuliskan tuntutan minimum yang diyakini perlu agar supaya dapat melaksanakan posisi saudara dengan baik. (a)

(b)

©

(d)

Pendidikan Ijazah paling rendah

:

Jumlah tahun pendidikan

:

Spesialisasi / jurusan

:

Pengalaman Jenis

:

Jumlah tahun pengalaman

:

Pelatihan Khusus Jenis

:

Jumlah tahun

:

Ketrampilan Khusus Jenis

:

Jumlah tahun

:

12. INFORMASI TAMBAHAN: Berilah informasi tambahan yang saudara anggap perlu untuk menggambarkan posisi saudara, tetapi belum tercakup pada butir-butir sebelumnya.

Yogyakarta, ……………………… Tanda tangan karyawan Nama Terang


.

Page 14

TUGAS E-LEARNING: LAKUKANLAH DESKRIPSI KERJA UNTUK SATU JABATAN DI SUATU LEMBAGA/INSTITUSI/PERUSAHAAN DIKUMPULKAN DI SAAT UTS

SELAMAT BELAJAR DO YOUR BEST


Page 15

URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)

Recommend Documents