JOB DESCRIPTION ( Rincian Tugas )
BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS JANABADRA YOGYAKARTA 2013
PENGANTAR Puji dan syukur kami haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat-Nya dapat diselesaikan buku JOB DESCRIPTION ini. Buku ini merupakan Ringkasan Diskripsi Pekerjaan (JOB DESCRIPTION / Rincian Tugas ) Struktur Organisasi pada Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Janabadra. Buku ini disusun untuk memberikan gambaran singkat tentang struktur organisasi, tanggungjawab, wewenang, dan rincian pekerjaan yang ada pada Badan Penjamaninan Mutu Universitas Janabadra. Diharapkan dengan tersusunnya buku ini, seluruh unsur yang terlibat mulai dari pimpinan Rektor sampai kepada pelaksana kegiatan di BPM dan unit terkait terutama fakultas dan Jurusan / Program Studi, memiliki pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugas / pekerjaan. Demikian dokumen ini disusun, semoga dapat digunakan sebagaimana mestinya dan apabila di kemudian hari terdapat kekurangan / kesalahan akan dilakukan revisi. Yogyakarta, 01 Oktober 2013
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................... i PENGANTAR .......................................................... ii DAFTAR ISI ........................................................... iii VISI MISI DAN TUJUAN........................................ PENGERTIAN SISTEM PENJAMINAN MUTU..... BADAN PENJAMINAN MUTU .............................. TUGAS BADAN PENJAMINAN MUTU ................. FUNGSI BADAN PENJAMINAN MUTU ............... STRUKTUR ORGANISASI BADAN PENJAMINAN MUTU............................................ 7. RINCIAN TUGAS ................................................. 7.1.Kepala Badan Penjaminan Mutu.................... 7.2.Sekretaris Badan Penjaminan Mutu............... 7.3.Kepala Unit Tata Usaha Badan Penjaminan Mutu……………………………………………... 8. TIM MONEVIN ……………………………………... 9. TIM AUDITOR ……………………………………… 10. MP-AMAI ………………………………………...…. 11. TIM PELAKSANA PENJAMINAN MUTU FAKULTAS (TPPMF)............................................ 12. TIM PENJAMINAN MUTU JURUSAN (TPPMJ).. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page iii
1 3 3 4 5 6 9 9 11 12 12 15 18 19 21
BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM) 1. Visi Misi dan Tujuan
Visi : Terciptanya Sistem Penjaminan Mutu internal yang mampu membawa Universitas Janabadra (UJB) sebagai institusi pendidikan tinggi yang berkualitas dan unggul.
Misi : 1. Menyusun dan mengembangkan model sistem penjaminan
mutu
internal
yang
memenuhi
Standar Nasional Pendidikan 2. Menetapkan dan mengembangkan standar mutu dan prosedur mutu internal di UJB 3. Melakukan audit serta monitoring dan evaluasi (monevin) internal terhadap proses Pendidikan, Penelitian, Pelayanan dan Pengabdian pada Masyarakat,
serta
program
pengembangan
akademik di UJB; JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 1
4. Memastikan implementasi Sistem Jaminan Mutu di seluruh unit dilingkungan UJB berjalan baik 5. Membangun dan mendorong budaya mutu bagi di lingkungan UJB 6. Meningkatkan
keterlibatan
seluruh
sivitas
akademika UJB untuk secara terus menerus mengimplementasikan proses penjaminan mutu internal secara professional 7. Melakukan evaluasi terhadap mutu akademik secara bertahap dan berkelanjutan;
Tujuan 1) Menghasilkan pedoman standar dan ramburambu SPMI UJB 2) Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap proses Pendidikan, Penelitian, Pelayanan dan Pengabdian pada Masyarakat, serta program pengembangan akademik di UJB; 3) Memberikan saran atau rekomendasi terhadap perbaikan dan peningkatan mutu secara bertahap dan berkelanjutan 4) Mendampingi persiapan program studi untuk akreditasi JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 2
5) Memberikan masukan terhadap masalah-masalah tertentu yang dihadapi oleh pengelola UJB berkaitan dengan penjaminan mutu 2. Pengertian Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) SPMI merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh
perguruan tinggi (internally
driven), untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi
secara
berkelanjutan (continuous
improve-
ment). SPMI- Universitas Janabadra dilaksanakan dan diawasi secara mandiri oleh semua unit/komponen kerja yang ada di Universitas Janabadra melalui Badan Penjaminan Mutu (BPM). 3. Badan Penjaminan Mutu (BPM) Badan
Penjaminan
struktural yang
Mutu
(BPM) adalah
bertanggungjawab
langsung
lembaga kepada
Rektor dan merupakan pelaksana kegiatan monitoring dan
evaluasi
penjaminan
mutu
melalui
proses
penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sesuai yang tertera JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 3
dalam pasal 86 Statuta Universitas Janabadra Nomor 54.a.2/Prtr/YPTJ/X/2012. Untuk menjalankan tugas, Badan Penjaminan Mutu mempunyai kewajiban : a. Merencanakan penjaminan
dan
mutu
melaksanakan secara
sistem
keseluruhan
di
Universitas Janabadra. b. Membuat kelembagaan
perangkat dalam
sistem rangka
maupun pelaksanaan
penjaminan mutu c. Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan kegiatan akademik maupun penunjang akademik. d. Melaksnakan kegiatan audit mutu dan melapor secara periodik kepada rektor. 4. Tugas Badan Penjaminan Mutu (BPM) a. Merencanakan
dan
melaksanakan
sistem
penjaminan mutu akademik secara keseluruhan b. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik c.
Memonitor sistem penjaminan mutu akademik
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 4
d. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik e. Merencanakan,
melaksanakan
dan
mengembangkan SPMI f.
Menyusun dokumen-dokumen mutu dan perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan SPMI
g.
Melakukan koordinasi pelaksanaan SPMI
h.
Memantau, menilai, mengaudit dan mengevaluasi pelaksanaan SPMI
5. Fungsi Badan Penjaminan Mutu (BPM) a.
Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu akademik
b.
Pengembangan
dan
pelaksanaan
sistem
penjaminan mutu akademik yang sesuai dengan keadaan
sosial-budaya
kampus
Universitas
Janabadra. c.
Pengembangan
dan
pelaksanaan
audit
mutu
akademik internal di Universitas Janabadra. d.
Badan
Penjaminan
Mutu
bertanggungjawab
menyelenggarakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan
dan
mencapai
indikator
-
indikator kinerja sesuai target yang telah ditetapkan. JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 5
e. Mengembangkan sistem penjaminan mutu yang berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) f.
Mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu yang
adaptif
dengan
perkembangan
teknologi
informasi dan komunikasi.
6. Struktur (BPM)
Organisasi
Badan Penjaminan Mutu
Badan Penjaminan Mutu dipimpin oleh seorang Kepala dan dibantu sekretaris yang masa baktinya 4 (empat) tahun serta dapat dipilih / diangkat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari 2 kali masa jabatan secara berturutan. Badan Penjaminan Mutu dapat membentuk dan mengkoordinasikan tenaga fungsional pelaksana kegiatan sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas maupun program studi yang berasal dari tenaga pengajar yang telah memenuhi persyaratan tertentu. Adapun struktur organisasinya sebagai berikut: 1). Rektor selaku Penanggung jawab, 2). Pembantu Rektor I Bidang Akademik selaku Pembina teknis, 3). Kepala BPM JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 6
4). Sekretaris BPM 5). Kepala Unit (Kanit) 6). Tim AUDITOR 7). Tim MONEVIN Dalam pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi, Badan Penaminan Mutu (BPM) didukung oleh dua Tim Independen yaitu Tim AUDITOR dan Tim MONEVIN, disamping
berkoordinasi
dengan
Tim
Pelaksana
Penjaminan Mutu Fakultas (TPPMF) dan Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Jurusan (TPPMJ).
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 7
Bagan : Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu Universitas Janabadra
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 8
7. Rincian Tugas 7.1. Kepala Badan Penjaminan Mutu a. Tanggung jawab : 1) Memberikan masukan kepada Rektor tentang kinerja
sistem
mutu
yang
berjalan
di
Universitas 2) Memberikan laporan kepada Rektor tentang penyimpangan Manajemen Mutu yang terjadi. 3) Mengevaluasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan. 4) Bertanggung jawab atas segala dokumen dan laporan dari Biro Kendali Mutu. 5) Mensosialisasikan sistem yang berjalan ke bagian yang terkait. b. Wewenang : 1) Mengendalikan seluruh aktivitas audit internal dan Pelatihan Sistem Manajemen Mutu. 2) Mewakili manajemen dalam hal berinteraksi dengan Badan Sertifikasi. 3) Memberikan
usulan
ke
Rektor
tentang
perbaikan berkelanjutan Sistem Manajemen Mutu di Universitas Janabadra. JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 9
c. Ringkasan Pekerjaan 1) Membuat perencanaan strategik pelaksanaan organisasi 2) Melakukan organizing, monitoring, evaluating, koordiniring dan komitmen tindak lanjut d. Tugas-Tugas 1) Memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu 2) Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses penjaminan mutu 3) Mengorganisir pekerjaan yang ada 4) Mengontrol proses penjaminan mutu 5) Mengevaluasi proses penjaminan mutu untuk perbaikan terus menerus 8) Memimpin rapat pleno atas semua draf proses penjaminan mutu 10) Mengesahkan kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota 11) Melaksanakan kerja sama dengan lembaga lain dan stakeholders
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 10
7.2. Sekretaris Badan Penjaminan Mutu a. Ringkasan Pekerjaan 1) Merancang, mengadministrasikan mengagendakan kegiatan
dan
2) Membuat perencanaan kegiatan dan anggaran bersama Kepala 3) Membantu semua kegiatan Kepala b. Tugas-Tugas 1) Membantu ketua dalam melaksanakan semua kegiatan administrasi 2) Menjamin kerahasiaan data 3) Merencanakan dan menyediakan peralatan dan bahan-bahan yang di butuhkan 4) Merancang dan menyediakan peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan 5) Menggandakan draf dan peralatan serta bahan 6) Mengadministrasikan, mengagendakan suratsurat dan data 7) Mendokumentasikan dokumen-dokumen
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 11
7.3. Kepala Unit Tata Usaha BPM : a. Ringkasan pekerjaan : Membantu
Kepala
melaksanakan
dan
tugas
Sekretaris
administrasi
/
dalam
tata
usaha
Penjaminan mutu. b. Tugas-tugas : 1) Memberi masukan untuk penyusunan program kerja dan anggaran tahunan bidang administrasi / tata usaha BPM. 2) Mengelola, mengarahkan, mengawasi dan menilai kinerja karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi. 3) Bertanggung
jawab
atas
terselesaikannya
pekerjaan administrasi / tata usaha secara efisien dan efektif. 4) Bertanggung
jawab
atas
kualitas
pelayanan
administrasi / tata usaha yang baik.
8. TIM MONEVIN Tim Monevin Universitas Janabadra dibentuk dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor Nomor : 074/Kpts/UJB/IX/2009
tentang
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Pengangkatan
Tim
Page 12
Monitoring
dan
Evaluasi
Internal
(TIM
MONEV
JURUSAN / PROGRAM STUDI)
Tugas dan Kewajiban Tirn Monev Internal meliputi : a. Koordinasi
dengan
Badan
Penjaminan
Mutu
melakukan audit, assessment dan evaluasi berbagai kegiatan yang terkait dengan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). b. Mengkaji
kecukupan
dan
kepatuhan
pelaksana
kegiatan terhadap standar/ spesifikasi / kualifik asi output sesuai dengan yang ditetapkan pada manual, SOP, Form checklist dan sistem yang diinginkan / diharuskan (audit). c. Mengkaji apakah realisasi / implementasi kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, mendeteksi
secara
dini
terjadinya
masalah,
hambatan, penyimpangan terhadap proses yang berlangsung (assesment). d. Menilai dan menentukan apakah proses, dan ouput yang dihasilkan
sesuai dengan
indikator yang
ditetapkan. e. Hasil
audit
dan
assesment
dievaluasi,
dan
disampaikan kepada pimpinan universitas untuk JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 13
dijadikan bahan pengambilan keputusan, review manajemen dan tindak koreksi serta perbaikan mutu. f. Tim Monev Internal wajib membuat laporan kegiatan dan
pertanggungjawaban
keuangan
setelah
melaksanakan tugas dan kegiatan.
Sebagaimana
tertuang
074/Kpts/UJB/IX/2009
dalam
Tim
SK
Monevin
Rektor
No.
dibentuk
dan
berlaku 2 tahun terhitung 8 September 2009 s/d 8 September 2011, dengan tugas utama melakukan monitoring dan evaluasi Kinerja Tri Dharma Dosen dg format lama (Excel).
Asesor Khusus BKD diangkat dg SK Rektor No: 038/Kpts/UJB/V/2011, dengan tugas utama melakukan monitoring, penilaian dan verifikasi laporan BKD serta evaluasi pelaksanaan Tridharma dg software BKD.
Oleh karena adanya kemiripan tugas, maka selanjutnya Tugas Tim Monevin (universitas) diteruskan / digantikan oleh Asesor Khusus BKD
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 14
9. TIM AUDITOR Tim
Auditor
Universitas
Janabadra
dibentuk
dan
ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 001.a/Kpts/UJB/I/2010 tentang Pembentukan Tim Auditor
Pengertian Istilah dan Definisi terkait AMAI a) Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) adalah suatu kegiatan penjaminan dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif; b) Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMAI ini adalah Rektor, Dekan, atau Ketua Program Studi yang meminta sistem mutu akademiknya diaudit terhadap standar mutu yang telah ditentukan sendiri; c) Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit; d) Bukti
Objektif
kualitatif
adalah
ataupun
pernyataan
informasi
kuantitatif,
tentang
fakta
yang
catatan
bersifat ataupun
mengenai
mutu
pelayanan, eksistensi dan implementasi elemenelemen
sistem
mutu,
yang
didasarkan
pada
pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 15
Tanggungjawab Ketua Tim Audit (a) Memilih anggota tim audit; (b) Membuka dan menutup rapat; (c) Menyiapkan jadwal dan program audit; (d) Memimpin audit; (e) Membuat keputusan akhir atas temuan audit; (f) Menyerahkan laporan audit; (g) Memantau tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).
Tanggungjawab Auditor (a) Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit; (b) Mengumpulkan dan menganalisis bukti; (c) Menjawab pertanyaan teraudit; (d) Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
Ketua Tim Auditor bertugas : a) Menentukan
keperluan
tiap
penugasan
audit
termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan; b) Merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim, dan mengarahkan tim audit; a) Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 16
yang berlaku untuk menentukan kecukupannya (audit system/desk evaluation); b) Membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati oleh teraudit; c) Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit; d) Melaporkan
segera
hasil-hasil
audit
dan
kesimpulannya secara jelas kepada MP-AMAI.
Auditor bertugas: a) Mengumpulkan
dan
menganalisis
bukti
yang
relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit; b) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut; c) Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang : (i) Prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem tersedia,
mutu
yang
dipahami,
diperlukan, dan
diketahui,
digunakan
oleh
teraudit; JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 17
(ii) Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.
10. MP-AMAI MP-AMAI Universitas Janabadra dibentuk dan ditetapkan dengan
Surat
Keputusan
Rektor
Nomor:
06/Kpts/UJB/II/2011 tentang Pengangkatan Tim Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (MP-AMAI).
Tugas dan Kewajiban Tim MP-AMAI meliputi : a. Bersama BPM melakukan koordinasi persiapan dan pelaksanaan audit (AMAI) b. Mempersiapkan rencana program audit tahunan. c. Menunjuk Tim Audit. d. Melaksanakan program audit. e. Melakukan pengkajian dan evaluasi atas temuantemuan tim audit untuk selanjutnya dirumuskan rekomendasi upaya tindakan koreksi dalam rangka peningkatan dan perbaikan sistem penjaminan mutu di lingkungan Universitas Janabadra.
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 18
f. Merangkum laporan audit dari seluruh tim auditor. g. Bersama
BPM
melaporkan
pelaksanaan
audit
kepada rektor untuk selanjutnya dilakukan kajiulang.
11. Tim Pelaksana (TPPMF) a. Tim
Penjaminan
Mutu
Fakultas
Penjaminan
Mutu
Fakultas
Pelaksana
(TPPMF)
adalah
organisasi
jaminan
mutu
akademik di tingkat fakultas b. TPPMF Fakultas beranggotakan Wadek I dan Tim Monevin yang dibentuk Fakultas, bertugas untuk : 1) Membahas dan menindak lanjuti laporan dari TPPMJ 2) Membuat evaluasi diri program studi 3) Memperbaiki proses belejar mengajar 4) Mengirim hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat fakultas. c. Tiap fakultas memiliki TPPMF yang dibentuk dengan SK Dekan. d. Tugas TPPMF adalah membantu Wadek I dalam pengembangan sistem jaminan mutu akademik yang mencakup antara lain : JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 19
1) Penjabaran Standar Akademik universitas ke dalam Standar 2) Akademik Fakultas 3) Penjabaran
Manual
Mutu
dan
Manual
Prosedur universitas ke dalam 4) Manual Mutu dan Manual Prosedur Fakultas 5) Sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua sivitas
akademika
di
fakultas
yang
bersangkutan. e. Dalam
melaksanakan
tugasnya
TPPMF
melakukan konsultasi dan koordinasi dengan Wadek I di tingkat Fakultas dan BPM di tingkat Universitas. f. Wadek I bersama Tim Pelaksana Penjaminan Mutu
Fakultas
melaksanakan akademik
di
(TPPMF) kegiatan tingkat
bertugas
untuk
penjaminan
mutu
fakultas.
Dalam
melaksanakan tugasnya TPPMF dibantu oleh Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Jurusan (TPPMJ) pada tiap Jurusan / Program Studi.
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 20
12. Tim Pelaksana (TPPMJ)
Penjaminan
Mutu Jurusan
a. TPPMJ adalah organisasi jaminan mutu ditingkat Jurusan / Program Studi. b. TPPMJ dibentuk pada tingkat Jurusaan / Program Studi yang beranggotakan: 1). Ketua Jurusan / Program Studi 2). Sekretaris jurusan. 3). Dua dosen. c. TPPMJ bertugas 1). Menyusun
Spesifikasi
Program
Studi,
Manual prosedur dan / atau Instruksi Kerja (IK). 2). Melakukan evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran.
JOB DESCRIPTION BPM – Universitas Janabadra
Page 21
