DIVISI SUPPORT JOB DESCRIPTION – ADMINISTRASI DIVISI SUPPORT Tgl :
No.
/JD/2008
I. Nama Jabatan
: Administrasi Divisi Support
II. Fungsi Utama
: Bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas-tugas administratif di divisi support
III. Hubungan kerja Atasan langsung Atasan tidak langsung Bawahan langsung
: Kepala Divisi Support : Direktur :-
IV. Uraian Tugas A. Fungsional 1. Melakukan kegiatan surat menyurat - Membuat surat-surat / memo yang berkaitan dengan seluruh kegiatan di divisi support baik yang ditujukan pada pihak eksternal maupun internal perusahaan 2. Melakukan Input Data, Rekap Data dan Dokumentasi - Menginput data karyawan baru - Menginput dan merekap data absensi (sakit, ijin, alpa),termasuk data karyawan yang ijin pulang cepat atau datang terlambat. - Menginput data-data lembur - Menginput data-data hasil penilaian atau hasil evaluasi terhadap karyawan - Mengiput data-data hasil kegiatan divisi support yang sifatnya umum - Mendokumentasikan data-data divisi support yang sifatnya umum 3. Membantu pelaksanaan kegiatan rekruitmen - Melaksanakan kegiatan pemasangan iklan baik di internet, kampus, job fair maupun media massa (koordinasi dengan Ka. Sub.Divisi dan Ka. Divisi) - Sortir, seleksi administratif dan pengelompokkan lamaran masuk sesuai posisi dan kualifikasi - Merekap data lamaran yang masuk (Input data base) - Melakukan pemanggilan kandidat untuk seleksi - Penjadwalan seleksi & interview 4. Melakukan kegiatan-kegiatan administratif. - Filling data-data yang ada di divisi support - Up date data per periode tertentu - Mengorganisir dan follow up pengumpulan laporan-laporan (log book, lembur karyawan,hasil penilaian kompetensi/kinerja dll) untuk diproses di divisi HRD - Membuat notulen untuk rapat-rapat khusus divisi support atau yang melibatkan divisi support Membuatkan Nomor Induk Pegawai, Name Tag karyawan dan Follow up pembuatan rekening untuk karyawan baru Melakukan administrasi tunjangan/asuransi kesehatan karyawan (proses klaim) 5. Menyusun jadwal training dan mengkoordinir persiapan training (termasuk membuat dan menyampaikan undangan training) 6. Membantu mengkoordinir kegiatan-kegiatan internal
B. Struktural 1. 2.
Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh personil dan koordinator sub divisi lain dalam menjalankan tugasnya. Membuat laporan untuk dipertanggungjawabkan kepada atasan langsung secara berkala yaitu harian dan mingguan.
V. Wewenang 1.
Meminta informasi kepada personil divisi lain sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukannya.
VI. Job Spesifikasi A. Umum 1. 2. 3. 4. 5. B. Khusus 1. 2. 3. 4.
Pendidikan setara dengan D3 atau Pengalaman kerja minimal 1 tahun atau Mampu bekerjasama dalam team Komunikasi baik Lulus Standar Penerimaan Karyawan Mampu melakukan koordinasi dengan baik antar personil maupun sub divisi Inisiatif baik Mampu dan menguasai operasional penggunaan computer Mempunyai kemampuan dalam tugas-tugas administratif. Bandung, Disusun dan disepakati Oleh :
Kepala Divisi Support
Administrasi Support
HRD
I. Nama Jabatan
: Koordinator Umum
II. Fungsi Utama
: Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi terhadap tugas-tugas yang dilaksanakan oleh staf umum
III. Hubungan kerja Atasan langsung Atasan tidak langsung Bawahan langsung
: Kepala Divisi Support : Direktur :-
IV. Uraian Tugas A. Fungsional 7. 8. 9.
Melaksanakan tugas sesuai dengan deskripsi kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan kegiatan lain yang dianggap perlu. Melakukan sosialisasi rencana kerja, jadwal kerja dan anggaran kepada seluruh personil umum. Melakukan maintenance terhadap kendaraan dan gedung secara berkala dengan berpedoman pada aturan pabrik.
B. Struktural 3. 4. 5. 6.
Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh personil dan koordinator sub divisi lain dalam menjalankan tugasnya. Menerima laporan detail tugas-tugas yang dilaksanakan personil umum. Membuat resume laporan staf untuk dipertanggungjawabkan kepada atasan langsung secara berkala yaitu harian dan mingguan. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan kepada atasan langsung.
V. Wewenang 2.
Meminta informasi kepada personil divisi lain sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukannya.
VI. Job Spesifikasi A. Umum 6. 7. 8. 9. 10.
Pendidikan setara dengan D3 atau Pengalaman kerja minimal 2 tahun atau Mampu bekerjasama dan memimpin team Komunikasi baik Lulus Standar Penerimaan Karyawan NCI
B. Khusus 5. 6. 7.
Mampu melakukan koordinasi dengan baik antar personil maupun sub divisi Inisiatif baik Mempunyai kemampuan dalam pengurusan surat-surat izin perusahaan dan lain-lain. Bandung, Januari 2007 Disusun dan disepakati Oleh :
Kepala Divisi Support
Koordinator Umum
HRD
I. Nama Jabatan
: Koordinator Umum
II. Fungsi Utama
: Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi terhadap tugas-tugas yang dilaksanakan oleh staf umum
III. Hubungan kerja Atasan langsung Atasan tidak langsung Bawahan langsung
: Kepala Divisi Support : Direktur :-
IV. Uraian Tugas A. Fungsional 10. 11. 12.
Melaksanakan tugas sesuai dengan deskripsi kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan kegiatan lain yang dianggap perlu. Melakukan sosialisasi rencana kerja, jadwal kerja dan anggaran kepada seluruh personil umum. Melakukan maintenance terhadap kendaraan dan gedung secara berkala dengan berpedoman pada aturan pabrik.
B. Struktural 7. 8. 9. 10.
Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh personil dan koordinator sub divisi lain dalam menjalankan tugasnya. Menerima laporan detail tugas-tugas yang dilaksanakan personil umum. Membuat resume laporan staf untuk dipertanggungjawabkan kepada atasan langsung secara berkala yaitu harian dan mingguan. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan kepada atasan langsung.
V. Wewenang 3.
Meminta informasi kepada personil divisi lain sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukannya.
VI. Job Spesifikasi A. Umum 11. 12. 13. 14. 15.
Pendidikan setara dengan D3 atau Pengalaman kerja minimal 2 tahun atau Mampu bekerjasama dan memimpin team Komunikasi baik Lulus Standar Penerimaan Karyawan NCI
B. Khusus 8. 9. 10.
Mampu melakukan koordinasi dengan baik antar personil maupun sub divisi Inisiatif baik Mempunyai kemampuan dalam pengurusan surat-surat izin perusahaan dan lain-lain. Bandung, Januari 2007 Disusun dan disepakati Oleh :
Kepala Divisi Support
Koordinator Umum
HRD
I. Nama Jabatan
: Koordinator Umum
II. Fungsi Utama
: Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi terhadap tugas-tugas yang dilaksanakan oleh staf umum
III. Hubungan kerja Atasan langsung Atasan tidak langsung Bawahan langsung IV. Uraian Tugas A. Fungsional
: Kepala Divisi Support : Direktur :-
13. 14. 15.
Melaksanakan tugas sesuai dengan deskripsi kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan kegiatan lain yang dianggap perlu. Melakukan sosialisasi rencana kerja, jadwal kerja dan anggaran kepada seluruh personil umum. Melakukan maintenance terhadap kendaraan dan gedung secara berkala dengan berpedoman pada aturan pabrik.
B. Struktural 11. 12. 13. 14.
Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh personil dan koordinator sub divisi lain dalam menjalankan tugasnya. Menerima laporan detail tugas-tugas yang dilaksanakan personil umum. Membuat resume laporan staf untuk dipertanggungjawabkan kepada atasan langsung secara berkala yaitu harian dan mingguan. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan kepada atasan langsung.
V. Wewenang 4.
Meminta informasi kepada personil divisi lain sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukannya.
VI. Job Spesifikasi A. Umum 16. 17. 18. 19. 20.
Pendidikan setara dengan D3 atau Pengalaman kerja minimal 2 tahun atau Mampu bekerjasama dan memimpin team Komunikasi baik Lulus Standar Penerimaan Karyawan NCI
B. Khusus 11. 12. 13.
Mampu melakukan koordinasi dengan baik antar personil maupun sub divisi Inisiatif baik Mempunyai kemampuan dalam pengurusan surat-surat izin perusahaan dan lain-lain. Bandung, Januari 2007 Disusun dan disepakati Oleh :
Kepala Divisi Support
Koordinator Umum
HRD
