SOP TRAINING
No Revisi Tgl Efektif Halaman
: MMP-SOP-HCD-004 : 1 : 1 Desember 2015 : 1 dari 8
1
TUJUAN
: SOP ini dibuat untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses training supaya teratur sesuai dengan persyaratan kebijakan kode etik (Code of Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.
2
RUANG LINGKUP Dari Development : - Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari menganalisa kebutuhan training, pengajuan training sampai dengan training berlangsung dan pembuatan laporan training. Dari Div/Dept Terkait
3
: - Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari pengajuan dari Manager terkait, pengecekan dari Dept. Development, perencanaan jadwal training, kegiatan training berlangsung.
: ATURAN UMUM Dari Development
Dari Div/Dept Terkait
4
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 4.1 Pengajuan Training Dari Development : - Melakukan proses analisa kebutuhan training ke Divisi/Departement yang ada dalam perusahaan. - Membuat hasil analisa dan mengajukan training dari hasil analisa yang telah dilakukan. - Mengatur jadwal training sesuai kebutuhan dari analisa yang dilakukan. - Meminta persetujuan dari HCD Manager, Operational Manager & Direksi. Dari Div/Dept Terkait
5
6
- Proses pengajuan training dilaksanakan oleh Dept. Development sebagai wakil dari pimpinan perusahaan ataupun dari pihak luar (lembaga training). - Terhadap pengajuan training harus ada persetujuan dari HCD Manager, Operational Manager & Direksi. - Pengajuan training karyawan dapat disebabkan oleh peningkatan kemampuan dan pengetahuan yang dilihat/dianalisa sendiri oleh Kepala Divisi/Dept yang terkait. - Pengajuan traning harus secara tertulis dengan menggunakan " Formulir Training " yang sudah disediakan dan dikontrol oleh HCD/Development. - Terhadap pengajuan training harus ada persetujuan dari HCD Manager, Operational Manager & Direksi.
: - Mengisi "Formulir Training" dengan mencantumkan alasannya. - Menyerahkan " Formulir Training " yang telah ditandatangani kepada Dept. Development. - Melakukan tindak lanjut terhadap " Formulir Training " yang telah diajukan.
DEFINISI 5.1 Definisi Bagan Alir = Proses
= Dokumen
= Keputusan
= Arah Alur Proses
= Proses awal/akhir
= Arah alur proses
= Proses check
= Multi Dokumen
= Alur Proses
ke bagian/Divisi lain.
Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat pada halaman 3 dan 4 DIBUAT OLEH
HCD MANAGER TGL:
TGL :
DIPERIKSA OLEH
DISETUJUI OLEH
OPERATION MANAGER TGL :
DIREKTUR TGL :
SOP TRAINING PESERTA
MANAGER
HCD ADMIN
HCD MANAGER
HCD DEVELOPMENT
MULAI 1M Meminta Form Permintaan Training ke HCD MMP-FHCD-04 2M Mengisi Form Permintaan Training MMP-FHCD-04
SUZUKI TRAINER
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif : 1 Desember 2015 Halaman : 2 dari 8
EXTERNAL (PT. SIS)
1 ST Mengirimkan Data Pribadi Peserta Training MMP-FHCD-04-01
1 EX Menerima Data Pribadi Peserta Training MMP-F-
2 ST
2 EX
Menerima Jadwal dan Peserta Training MMP-FHCD-04-01
Mengirimkan Jadwal dan Peserta Training MMP-FHCD-04-01
OPERATIONAL MANAGER
MANAGING DIRECTOR
HCD-04-01
3 ST Meminta Persetujuan
3M
MMP-FHCD-04-01
1 HD
Menyerahkan Form Permintaan Training MMP-FHCD-04
Menerima Form Permintaan Training MMP-FHCD-04 2 HD
1 OM
4 ST Menyerahkan Undangan
Menerima Undangan
MMP-FHCD-04-01
Menganalisa Kebutuhan Training MMP-FHCD-04 3 HD
Undangan
Cek
SETUJU?
Diskusi dengan HCD Manager
TIDAK 2 OM
4 HD
Konfirmasi Tolak
Membuat Jadwal Training
YA 3 OM Konfirmasi Terima
5 HD Mengajukan Budget Training Proposal Budget 6 HD
1 HM Menerima Proposal Proposal Budget
Menyerahkan Proposal Budget Proposal Budget
5 ST
4 OM Menerima Undangan
6 ST
3 EX
Mengirimkan Konfirmasi Undangan
Cek 2 HM Mengembalikan Proposal Budget Training
TIDAK
Mengembalikan Undangan Undangan
Undangan
Menerima Konfirmasi Undangan
SETUJU?
Proposal Budget
YA 3 HM Menyerahkan Proposal Budget Training Proposal Budget
1 MD Menerima Proposal Budget Training Proposal Budget
1P
7 ST
2P
Cek
Menginformasikan Ke Peserta
Menerima Informasi 7 HD
4M
Ajukan Perjalanan Dinas
Undangan
Menerima Proposal Budget Training Proposal Budget
Terima Pengajuan 5M
KOREKSI?
SETUJU?
SELESAI
YA TIDAK
YA 6M Lanjutkan Pengajuan
1 HA Terima Pengajuan
Konfirmasi Tolak
8 HD Menerima Proposal Budget Training Proposal Budget 9 HD Persiapan Training
YA 3 MD
2 MD
TIDAK Konfirmasi
SETUJU? TIDAK
Konfirmasi Terima
4 MD Mengembalikan Proposal Budget Proposal Training Budget
FAD ADMIN
SOP TRAINING PESERTA
MANAGER
HCD ADMIN
HCD MANAGER
HCD DEVELOPMENT
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif : 1 Desember 2015 Halaman : 3 dari 8
EXTERNAL (PT. SIS)
OPERATIONAL MANAGER
MANAGING DIRECTOR
FAD ADMIN
9 HD
1 HA 2 HA
10 HD
Perhitungan Biaya Perjalanan
Pelaksanaan Training 17 HD
SPD 3 HA
11 HD
4 HM
Lanjutkan Pengajuan
Terima Pengajuan
Membuat Laporan Training
SPD
SPD
SELESAI
5 HM Verifikasi SPD TIDAK
6 HM
SETUJU?
YA
1 FAD
Lanjutkan Pengajuan
Terima Pengajuan
SPD
SPD
3P
2 FAD
Menerima Biaya Perjalanan Dinas
Menyerahkan Biaya Perjalanan Dinas
SPD 4P Persiapan Training
SPD 4 EX Pelaksanaan Training
SELESAI
SOP TRAINING NO
URAIAN PENJELASAN
DOKUMEN
PIC
1M
MEMINTA FORM PERMINTAAN TRAINING KE HCD Permintaan dari manager untuk pengadaan training dengan mencantumkan alasan mengapa training itu harus dilakukan
MMP-F-HCD-04
Manager
2M
MENGISI FORM PERMINTAAN TRAINING Manager mengisi form permintaan training sesuai dengan kebutuhan training didivisi/dept. yang bersangkutan
MMP-F-HCD-04
Manager
3M
MENYERAHKAN FORM PERMINTAAN TRAINING Manager mengembalikan form permintaan training ke Dept. Development
MMP-F-HCD-04
Manager
1HD
MENERIMA FORM PERMINTAAN TRAINING Manager mengembalikan form permintaan training ke Dept. Development
MMP-F-HCD-04
HCD Development
MMP-F-HCD-04
HCD Development
2HD
MENGANALISA KEBUTUHAN TRAINING HCD Development menganalisa kebutuhan training, training manakah yang dirasa memang perlu dilakukan dari semua pengajuan yang dimasukan ke HCD
3HD
DISKUSI DENGAN HCD MANAGER HCD Development berdiskusi dengan HCD Manager dari hasil analisa yang dilakukan
HCD Development
4HD
MEMBUAT JADWAL TRAINING HCD Development membuat jadwal training dari hasil diskusi yang dilakukan (Menentukan Peserta, Trainer, Tempat dll)
HCD Development
5HD
6HD
1HM
2HM
3HM
1MD
2MD
3MD
4MD
MENGAJUKAN BUDGET TRAINING HCD Development menghitung biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan training dan mengajukan budget ke HCD Manager dan Managing Director
Proposal Budget
HCD Development
MENYERAHKAN PROPOSAL BUDGET HCD Development meminta persetujuan budget yang akan dikeluarkan untuk pelaksanaan training tersebut ke HCD Manager Apabila disetujui maka akan diteruskan ke Managing Director, jika tidak maka akan dikembalikan ke HCD Development untuk pengajuan budget ulang
Proposal Budget
HCD Development
MENERIMA PROPOSAL BUDGET HCD Manager menerima proposal budget training yang akan dikeluarkan untuk pelaksanaan training tersebut, apabila disetujui maka akan diteruskan ke Managing Director,jika tidak maka akan dikembalikan ke HCD Development untuk pengajuan budget ulang
Proposal Budget
HCD Manager
MENGEMBALIKAN PROPOSAL BUDGET HCD Manager mengembalikan proposal budget training ke HCD Development karena proposal tidak disetujui untuk proses pengajuan budget ulang
Proposal Budget
MENYERAHKAN PROPOSAL BUDGET HCD Manager menyerahkan proposal budget training ke HCD Development karena proposal disetujui untuk meminta persetujuan dari Managing Director
Proposal Budget
HCD Manager
MENERIMA PROPOSAL BUDGET Managing Director menerima proposal budget training yang sudah disetujui oleh HCD Manager, apabila pengajuan disetujui maka akan diteruskan ke Managing Director, jika tidak maka akan dikembalikan ke HCD Development untuk pengajuan budget ulang
Proposal Budget
HCD Manager
KONFIRMASI TOLAK Managing Director mengkonfirmasi ke HCD Development mengenai proposal pengajuan yang tidak disetujui untuk proses perhitungan budget ulang
Managing Director
KONFIRMASI TERIMA Managing Director mengkonfirmasi ke HCD Development mengenai proposal pengajuan yang disetujui untuk proses selanjutnya MENGEMBALIKAN PROPOSAL BUDGET Managing Director mengembalikan proposal budget training ke HCD Development untuk proses selanjutnya apabila disetujui dan pengajuan budget ulang apabila tidak disetujui
HCD Manager
Managing Director
Proposal Budget
Managing Director
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif
: 26 1 Desember Oktober 2015 2015
Halaman
: 4 dari 8
KETERANGAN
SOP TRAINING NO
8HD
URAIAN PENJELASAN MENERIMA PROPOSAL BUDGET HCD Developmet menerima proposal budget training yang akan dikeluarkan untuk pelaksanaan training tersebut, apabila disetujui maka akan diteruskan ke proses selanjutnya,jika tidak maka akan dilakukan perhitungan ulang budget
DOKUMEN
PIC
Proposal Budget
HCD Development
PERSIAPAN TRAINING 9HD
10HD
11HD
Mempersiapkan training : - Peserta - Trainer - Tempat Pelaksanaan - Waktu Pelaksanaan
HCD Development
PELAKSANAAN TRAINING Peserta mengikuti pelaksanaan training sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh HCD Development dengan ketentuan2 yang berlaku didalamnya
HCD Development
MEMBUAT LAPORAN TRAINING Membuat evaluasi dari pelaksanaan training yang sudah dilakukan
Laporan Training
HCD Development
1ST
MENGIRIMKAN DATA PRIBADI PESERTA Suzuki Trainer mengirimkan data pribadi peserta training ke PT. SIS sesuai dengan kebutuhan training
MMP-F-HCD-04
Suzuki Trainer
1EX
MENERIMA DATA PRIBADI PESERTA PT. SIS (Atik) menerima data pribadi peserta training dari Suzuki Trainer
MMP-F-HCD-04
PT. SIS
2EX
MENGIRIMKAN JADWAL DAN PESERTA TRANING PT. SIS (Atik) mengirimkan jadwal training dan peserta training ke Suzuki Trainer
Undangan
PT. SIS
Undangan
Suzuki Trainer
2ST
3ST
MENERIMA JADWAL TRAINING Suzuki Trainer menerima jadwal undangan training dari PT. SIS sesuai dengan data pribadi peserta training yang telah dikirimkan MEMINTA PERSETUJUAN Suzuki Trainer Meminta persetujuan ke Operational Manager apabila disetujui maka akan diteruskan ke Direksi apabila tidak disetujui maka akan di informasikan ke PT.SIS bahwa undangan training tidak disetujui
Undangan
Suzuki Trainer
4ST
MENYERAHKAN UNDANGAN Suzuki Trainer menyerahkan undangan training ke Operation Manager untuk meminta persetujuan
Undangan
Suzuki Trainer
1OM
MENERIMA UNDANGAN Operation Manager menerima undangan dari Suzuki Trainer untuk proses persetujuan
Undangan
Operational Manager
2OM
KONFIRMASI TOLAK Operation Manager mmengkonfirmasi ke Suzuki Trainer mengenai Undangan Training yang tidak disetujui
Operational Manager
3OM
KONFIRMASI TERIMA Operation Manager mengkonfirmasi ke Suzuki Trainer mengenai Undangan Training yang disetujui untuk proses selanjutnya
Operational Manager
4OM
MENGEMBALIKAN UNDANGAN Operation Manager mengembalikan undangan training ke Suzuki Trainer untuk proses selanjutnya
Undangan
Operational Manager
5ST
MENERIMA UNDANGAN Suzuki Trainer menerima undangan dari Operation Manager untuk proses selanjutnya
Undangan
Suzuki Trainer
6ST
MENGIRIMKAN KONFIRMASI Suzuki Trainer mengirimkan konfirmasi undangan training ke PT. SIS (Atik)
Undangan
Suzuki Trainer
3EX
MENERIMA KONFIRMASI PT. SIS (Atik) menerima konfirmasi undangan training yang dikirimkan oleh Suzuki Trainer
Undangan
PT. SIS
MENGINFORMASIKAN TRAINING Menginformasikan jadwal training ke Peserta training untuk persiapan pengajuan perjalanan dinas, dan lain-lain
Undangan
7ST
Suzuki Trainer
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif
: 26 1 Desember Oktober 2015 2015
Halaman
: 5 dari 8
KETERANGAN
SOP TRAINING NO 1P
URAIAN PENJELASAN MENERIMA INFORMASI Peserta training menerima informasi undangan training dari Suzuki Trainer
DOKUMEN
PIC
Undangan
Peserta Training
2P
AJUKAN PERJALANAN DINAS Peserta training mengajukan biaya perjalanan dinas melalui HRIS
Surat Perjalanan Dinas
Peserta Training
4M
TERIMA PENGAJUAN Manager yang bersangkutan menerima pengajuan perjalanan dinas dari peserta training
Surat Perjalanan Dinas
Manager
Surat Perjalanan Dinas
Manager
LANJUTKAN PENGAJUAN Manager menyetujui pengajuan perjalanan dinas, dan proses dilanjutkan ke HCD Admin untuk perhitungan biaya
Surat Perjalanan Dinas
Manager
TERIMA PENGAJUAN HCD Admin menerima pengajuan perjalanan dinas
Surat Perjalanan Dinas
HCD Admin
PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN HCD Admin menghitung biaya perjalanan dinas sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan dan berkoordinasi dengan bagian pengurusan tiket pesawat
Surat Perjalanan Dinas
LANJUTKAN PENGAJUAN Proses dilanjutkan ke HCD Manager untuk meminta persetujuan
Surat Perjalanan Dinas
HCD Admin
TERIMA PENGAJUAN HCD Manager menerima pengajuan perjalanan dinas, apabila disetujui akan dilanjutkan ke FAD apabila tidak disetujui maka akan dikembalikan ke HCD Admin untuk proses perhitungan ulang
Surat Perjalanan Dinas
HCD Manager
Surat Perjalanan Dinas
HCD Manager
LANJUTKAN PENGAJUAN Proses dilanjutkan ke FAD
Surat Perjalanan Dinas
HCD Manager
TERIMA PENGAJUAN FAD Admin menerima pengajuan perjalanan dinas, apabila disetujui akan dilakukan pembayaran, apabila tidak disetujui maka akan dikembalikan ke HCD Manager untuk proses perhitungan ulang
Surat Perjalanan Dinas
FAD Admin
5M
6M
1HA
2HA
3HA
4HM
5HM
6HM
1FAD
2FAD
3P
4P
2EX
KONFIRMASI Manager yang bersangkutan menerima pengajuan perjalanan dinas dari peserta training dan konfirmasi melalui HRIS pengajuan diterima atau ditolak, apabila ditolak maka peserta harus mengajukan ulang perjalanan dinas dan apabila diterima maka akan dilanjutkan ke HCD Admin
VERIFIKASI HCD Manager yang menerima pengajuan perhitungan perjalanan dinas dari HCD Admin dan verifikasi melalui HRIS apakah pengajuan diterima atau ditolak, apabila ditolak maka peserta harus mengajukan ulang perjalanan dinas dan apabila diterima maka akan dilanjutkan ke HCD Admin
HCD Admin
MENYERAHKAN BIAYA PERJALANAN DINAS FAD Admin menyerahkan biaya perjalanan dinas ke peserta training sesuai dengan perhitungan dari HCD Admin
Surat Perjalanan Dinas
FAD Admin
MENERIMA BIAYA PERJALANAN DINAS Peserta menerima biaya perjalanan dinas dari FAD Admin
Surat Perjalanan Dinas
Peserta
PERSIAPAN TRAINING Peserta mempersiapkan diri dan yang lainnya untuk keberangkatan training PELAKSANAAN TRAINING Pelaksanaan training dari PT. SIS
Peserta
HCD Admin
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif
: 26 Oktober 2015
Halaman
: 6 dari 8
KETERANGAN
SOP TRAINING
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif Halaman
: 1 Desember 2015 : 7 dari 8
SOP TRAINING DATA PRIBADI PESERTA TRAINING
No Revisi Tggl Effektif Halaman
No
: MMP-SOP-HCD-004
Revisi
: 1
Tgl Efektif Halaman
: 1 Desember 2015 : 8 dari 8
: MMP-F-HCD-004-01 :1 : 1 Januari 2015 : 1 dari 1
(beri tanda (x) pada salah satu kolom dibawah ini training apa yang akan diikuti)
SPS Gold
Sales Coordinator
Branch Manager
CRO
SPS Platinum
Sales Head
TFT
………………….
Nama
:
Tempat & tanggal lahir
:
Dealer
:
Alamat Dealer / Outlet
:
Jabatan
:
Mulai masuk kerja
:
Alamat rumah
:
Telephone
:
Agama
:
Pendidikan terakhir
:
SLTP
Status perkawinan
:
Menikah
Dapat mengendarai mobil
:
Ya
Sim yang dimiliki
:
SIM A
:
SIM C
No KTP
HP : Jenis Kelamin : D1
D3
Wanita S1
S2
Single Tidak
:
Kegiatan Training yang Pernah Diikuti : No. Nama Training
Pengalaman Bekerja : No. Nama Perusahaan
SLTA
Pria
Waktu Pelaksanaan
Penyelenggara / Pembicara
Jangka Waktu
Jabatan
Yang menyetujui,
(Nama dan TTD)
FORM PERMINTAAN TRAINING NAMA LENGKAP
:
JABATAN
:
DIVISI
:
Training yang diajukan :
Nomor
: MMP-F-HCD-04
Revisi
: 0
Tggl Efektif Halaman
: 1 Mei 2014 : 1 dari 1
(pilihlah dan berikan tanda (x) pada kolom dibawah ini)
Leadership
Negotiation Skill
Practical Problem Solving
……………………………………………………
7 Habits
Comunication Skill
Coaching & Counseling
……………………………………………………
5 R
Interpersonal Skill
……………………………………………
Alasan permintaan training :
Harus diisi
Peserta Training :
Saran/Masukan untuk Pembicara Training :
Banjarmasin, ………………………………………… Yang Mengajukan,
Yang Memeriksa,
Nama
Nama
:
Tanggal :
:
Tanggal :
Yang Menyetujui,
Nama
:
Tanggal :
Nama
:
Tanggal :
DATA PRIBADI PESERTA TRAINING
No Revisi Tggl Effektif Halaman
: MMP-F-HCD-004-01 :1 : 1 Januari 2015 : 1 dari 1
(beri tanda (x) pada salah satu kolom dibawah ini training apa yang akan diikuti)
SPS Gold
Sales Coordinator
Branch Manager
CRO
SPS Platinum
Sales Head
TFT
………………….
Nama
:
Tempat & tanggal lahir
:
Dealer
:
Alamat Dealer / Outlet
:
Jabatan
:
Mulai masuk kerja
:
Alamat rumah
:
Telephone
:
Agama
:
Pendidikan terakhir
:
SLTP
Status perkawinan
:
Menikah
Dapat mengendarai mobil
:
Ya
Sim yang dimiliki
:
SIM A
:
SIM C
No KTP
HP : Jenis Kelamin : D1
D3
Wanita S1
S2
Single Tidak
:
Kegiatan Training yang Pernah Diikuti : No. Nama Training
Pengalaman Bekerja : No. Nama Perusahaan
SLTA
Pria
Waktu Pelaksanaan
Penyelenggara / Pembicara
Jangka Waktu
Jabatan
Yang menyetujui,
(Nama dan TTD)
