DAFTAR ISI. Divisi Acara Fisik Divisi Acara Non Fisik Divisi Sumber Daya Manusia Divisi Mentor

DAFTAR ISI PENDAHULUAN ........................................................................................................... 2 Pengurus Inti................................................................................................................. 10 Project Officer .................................................................................................................................. 11 Sekretaris Umum ............................................................................................................................ 31 Controller ......................................................................................................................................... 37 Treasurer .......................................................................................................................................... 47 Kepala Bidang 1 .............................................................................................................................. 55 Kepala Bidang 2 .............................................................................................................................. 69 Kepala Bidang 3 .............................................................................................................................. 76

BIDANG 1 ..................................................................................................................... 85 Divisi Acara Fisik ............................................................................................................................ 86 Divisi Acara Non Fisik .................................................................................................................. 106 Divisi Sumber Daya Manusia ...................................................................................................... 128 Divisi Mentor ................................................................................................................................. 146

BIDANG 2 ................................................................................................................... 167 Divisi Transportasi........................................................................................................................ 167 Divisi Perlengkapan ...................................................................................................................... 172 Divisi Konsumsi............................................................................................................................. 178 BIDANG 3...................................................................................................................................... 190 Divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi................................................................................. 191 Divisi Medis ................................................................................................................................... 197 Divisi Field Officer ........................................................................................................................ 215

ALIANSI TANPA BIDANG ....................................................................................... 224 Divisi Keuangan ............................................................................................................................ 225

1

PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Sebagai kaum intelektual, mahasiswa mempunyai tiga pilar dasar pola pikir serta tanggung jawab yang dikenal sebagai Tri Dharma perguruan tinggi. Sebagai dasar pola pikir, mahasiswa perlu melihat bahwa dalam bertindak dan berperilaku harus sesuai dengan nilai yang tertanam dalam Tri Dharma perguruan tinggi. Mahasiswa juga harus sadar bahwa nilai yang tertanam di dalam Tri Dharma perguruan tinggi merupakan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa itu sendiri. Sebagai mahasiswa, kita memiliki peran penting dalam pembangunan bangsa dengan berpedoman pada Tri Dharma perguruan tinggi. Dengan fungsi pembelajaran, kita harus menanamkan ke dalam diri masing-masing untuk terus belajar agar pola pikir bisa berkembang. Dengan fungsi penelitian dan pengembangan, keberlanjutan dari fungsi pembelajaran dapat dicapai. Kita dapat melakukan penelitian dan pengembangan pada fenomena yang terjadi di masyarakat, kemudian merumuskan suatu solusi dengan ilmu yang telah kita pelajari sebagai dasar perumusan. Pada akhirnya, apa yang kita telah pelajari, teliti, dan kembangkan dapat diimplementasikan untuk membantu pembangunan bangsa, yang di dalam Tri Dharma perguruan tinggi merupakan fungsi pengabdian masyarakat. Melalui kegiatan di Social Act ini, diharapkan mahasiswa baru dapat menerapkan fungsi pembelajaran dengan membagi ilmu pengetahuan yang telah mereka peroleh kepada masyarakat dan mahasiswa baru dapat beroleh pembelajaran dari masyarakat mengenai berbagai pengalaman hidup. Proses pembelajaran melalui suatu interaksi ini diharapkan mampu memberi pengertian mengenai dinamika masyarakat dan menimbulkan rasa empati terhadap kondisi masyarakat Indonesia. Social Act diharapkan mampu menjadi langkah awal mahasiswa baru untuk menerapkan nilai pengabdian masyarakat, yakni dengan berinteraksi dan melakukan banyak hal yang dapat membantu masyarakat. Ketika penanaman nilai kepada mahasiswa sudah berhasil dan bisa berkembang, barulah setiap mahasiswa akan mampu melaksanakan tanggung jawab mereka sebagai kaum intelektual, yaitu membangun bangsa Indonesia.

2

NAMA KEGIATAN Social Act FEB UI 2015 TEMA KEGIATAN Satu Rasa Satu Langkah Membangun Bangsa TAGLINE KEGIATAN Bersama Melangkah Membangun Bangsa FILOSOFI TEMA Melanjutkan hal yang sudah dilakukan pada tahun 2014, pada tahun 2015 ini Social Act juga melakukan pemisahan tema dengan tagline. Karena pada dasarnya tema digunakan untuk merangkum visi yang dibawa oleh Social Act, sementara tagline merupakan penyemangat sekaligus pengingat kepada seluruh panitia akan tujuan dari Social Act ini. Tema Satu Rasa Satu Langkah Membangun Bangsa sendiri berfokus pada satu, satu rasa yang berarti ingin memunculkan empati demi terciptanya kepedulian terhadap sesama. Rasa empati tersebut bisa dimunculkan melalui interaksi dalam bermasyarakat yang dimulai melalui satu langkah bersama yakni Social Act 2015. Setiap mahasiswa baru yang diterima di FEB UI pasti mempunyai euforia yang besar karena telah diterima di Fakultas Ekonomi dan Bisnis terbaik di Indonesia, sehingga terkadang mereka lupa dengan tugas mahasiswa yang tertera dalam Tridharma perguruan tinggi, pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Social Act ada untuk mengingatkan kembali nilai-nilai tersebut, terutama pengabdian masyarakat. Walaupun tidak semua mahasiswa baru nantinya setelah lulus kuliah akan melangkah melalui pengabdian masyarakat, tetapi diharapkan mereka akan sadar bahwa mereka memiliki tugas lebih karena mereka sudah diterima di Fakultas Ekonomi yang terbaik di universitas yang menyandang nama negara, yakni untuk membangun bangsa dan negara Indonesia. Disinilah kata “Membangun Bangsa” tersebut diimplementasikan pada kegiatan Social Act.

3

TUJUAN KEGIATAN 1. Mengimplementasikan nilai ketiga Tri Dharma Perguruan Tinggi 2. Menginternalisasikan nilai-nilai sosial kepada mahasiswa baru FEUI 3. Memberikan sumbangsih sosial kepada masyarakat tempat intervensi 4. Mendukung program penyambutan mahasiswa baru yang komprehensif dalam pembentukan karakter mahasiswa

VISI DAN MISI KEGIATAN Visi: “Terwujudnya Mahasiswa FEB UI yang Memiliki Pemahaman Menyeluruh tentang Kehidupan Sosial Masyarakat Indonesia” Misi: •

Menumbuhkan pemahaman terhadap nilai-nilai kemasyarakatan secara teori dan praktik kepada Mahasiswa Baru FEB UI 2015

•

Menyediakan ruang interaksi diskusi antara mahasiswa dengan masyarakat

•

Memberikan kesan sosial yang baik kepada masyarakat terhadap peran mahasiswa dalam kehidupan berbangsa

Nilai-Nilai Dasar Nilai-nilai yang akan ditanamkan kepada panitia : 1. Sincerity Apa yang telah kita berikan ke Social Act ini tidak akan ada timbal balik secara langsung yang bisa kita dapatkan. Untuk itulah setiap panitia Social Act harus berpedoman bahwa mereka harus tulus dalam mengemban dan menyelesaikan tanggung jawab mereka di Social Act 2015 ini. 2. Togetherness

4

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa kepanitiaan Social Act ini sangatlah berat. Untuk itu, antar panitia harus menumbuhkan rasa kebersamaan di hati mereka masingmasing. Dengan adanya rasa kebersamaan yang erat, segala beban yang berat yang ada di Social Act ini akan terasa lebih ringan karena semua ditanggung secara bersama. 3. Enthusiasm Antusiasme terhadap sesuatu menunujukkan bahwa seseorang bersemangat dan mempunyai minat yang besar dalam hal tersebut. Rasa antusias harus dimiliki oleh setiap panitia Social Act. Adanya rasa semangat membuat panitia selalu berusaha memberikan effort yang maksimal terhadap tugas dan kewajiban yang diembannya. Sedangkan adanya rasa minat yang besar akan membuat panitia tersebut untuk mencari detail yang lebih jauh tentang Social Act dan berusaha membuat kebijakan dan inovasi baru untuk meningkatkan kinerjanya bersama dengan teman-temannya. 4. Professionalism Tanggung jawab panitia Social Act tidak hanya kepada mahasiswa baru saja, tetapi juga kepada sesama panitia, masyarakat FEB UI, dan tentunya orangtua para mahasiswa baru. Oleh karena itu, setiap panitia Social Act FEB UI 2015 dituntut untuk menjadi seorang yang profesional, sehingga mampu untuk bersikap sesuai pada waktu dan tempat serta mampu untuk mengambil tindakan yang tepat dan efisien. Nilai-nilai yang diitanamkan kepada mahasiswa baru : 1. Social Interaction Rangkaian kegiatan Social Act berusaha memunculkan interaksi antara mahasiswa baru dengan masyarakat setempat. Dengan adanya interaksi sosial ini, diharapkan pada akhirnya mahasiswa baru dapat berinteraksi dengan masyarakat dimana mereka nanti tinggal. 2. Empathy Rasa empati yang dimiliki oleh setiap mahasiwa baru tidaklah sama. Sebagai rasa yang menempatkan diri kita ke dalam kondisi atau pemikiran orang lain, rasa empati haruslah tumbuh untuk membuat setiap diri mahasiswa baru mempunyai rasa peduli terhadap orang lain. Melalui kegiatan yang dilakukan di Social Act 2015 ini diharapkan rasa empati tersebut akan tumbuh di dalam diri mahasiswa baru dengan cara melihat dan berinteraksi dengan masyarakat lain yang memiliki kondisi berbeda dengan mereka.

5

3. Togetherness Social Act merupakan salah satu rangkaian dari POMB FEB UI dimana salah satu tujuannya adalah menanamkan nilai kebersamaan sehingga dalam melaksanakan kegiatan Social Act mengutamakan kebersamaan antara mahasiswa baru dengan mahasiswa baru lainnya, baik dalam satu kelompok maupun dengan kelompok lainnya. 4. Happiness Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiwa baru nantinya akan terasa berat apabila mereka melaksanakannya dalam keadaan terpaksa. Untuk itu lah dalam mengikuti kegiatan Social Act ini mahasiswa baru harus mempunyai perasaan senang supaya kegiatan-kegiatan yang berat terasa lebih ringan. Selain itu, dalam proses pemulihan stamina setelah melakukan kegiatan akan lebih cepat ketika mereka menikmati kegiatan tersebut. Pada akhirnya kami juga ingin menanamkan pada diri mahasiswa baru bahwa kegiatan sosial itu bisa dibuat menyenangkan dan tidak membosankan untuk mereka ikuti.

6

SUSUNAN KEPANITIAAN Pelindung

: Tuhan Yang Maha Esa

Penasehat

: Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI

Penanggung Jawab

: Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia

Project Officer

: Ani Utami

(EIE 2012)

Sekretaris Umum

: Rafiina Andi

(EAK 2012)

Controller

: Rizki Ruli Aditama

(EAK 2012)

Treasurer

: Heidy Safira

(EAK 2012)

Kepala Bidang 1

: Putri Lulanti

(EAK 2012)

Kepala Bidang 2

: Wasridewi Tambunan

(EMA 2012)

Kepala Bidang 3

: Farhan Indra Permana

(EAK 2012)

Koordinator Acara Fisik

: Gumanti Oloan Simbolon

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Acara Fisik

: Bahri Rizki

(EBI 2013)

Koordinator Acara Non Fisik

: Andini Eka Fithriyani

(EMA 2013)

Wakil Koordinator Acara Non Fisik

: Tari Ustami

(EMA 2013)

Koordinator Sumber Daya Manusia

: Kamaruddin

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Sumber Daya Manusia

: Shalihah Fatinah

(EAK 2013)

7

Koordinator Mentor

: Amalia Wardhani

(EIE 2013)

Wakil Koordinator Mentor 1

: Eko Wicaksono

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Mentor 2

: Gilang Aditya

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Mentor 3

: Sarah Aninidha

(EMA 2013)

Wakil Koordinator Mentor 4

: Siti Salmahtunnisa

(EIE 2013)

Koordinator Transportasi

: Harits Pratama

(EAK 2012)

Wakil Koordinator Transportasi

: Gamal Bachri

(EMA 2012)

Koordinator Perlengkapan

: Mario Marojahan

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Perlengkapan

: Gabriel Edson

(EAK 2013)

Koordinator Konsumsi

: Tasya Aldiary Dayana

(EBI 2013)

Wakil Koordinator Konsumsi

: Ismi

(EIEI 2013)

Koordinator HPD

: Djarot Dimas

(EAK 2013)

Wakil Koordinator HPD 1

: Hilman Hadianto

(EMA 2012)

Wakil Koordinator HPD 2

: Alia Rachma Ningtias

(EMA 2014)

Koordinator Medis

: Yusuf Darmawan

(EAK 2013)

8

Wakil Koordinator Medis

: Santi Sri Wahyuni

(EMA 2013)

Koordinator Field Officer

: M. Rizky Vidia P

(EAK 2012)

Wakil Koordinator Field Officer 1

: Raihan Mahendra

(EBI 2013)

Wakil Koordinator Field Officer 2

: Lendy Aulina

(EMA 2013)

Koordinator Keuangan

: Inggrita Emanuelin

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Keuangan

: Nina Feraliasari Puspita

(EAK 2013)

9

Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Inti

10

Project Officer Pendahuluan “You can do what I can not do. I can do what you can not do. Together we can do great things.”- Mother Theresa Menjadi seorang Project Officer Social Act Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia (FEB UI) 2015 bukanlah suatu tanggung jawab yang mudah. Memimpin sebuah acara yang bertempat di sebuah desa yang bukan menjadi “kandang” kita, membawa dan memastikan keselamatan 640 peserta dan 240an panitia, menjaga hubungan baik dengan penduduk desa setempat, dan membuat acara yang memastikan mahasiswa baru FEB UI 2015 mendapatkan pelajaran dan pemahaman baru selama Social Act memiliki tantangan dan permasalahannya sendiri. Dengan rasa sayang dan komitmen yang tinggi, serta bantuan dari enam orang (ditambah satu) manusia super lainnya yang tergabung dalam Pengurus Inti (PI), 27 Badan Pengurus Harian (BPH), dan 210 staf, acara Social Act tahun ini dapat berjalan baik, lancar, dan pada akhirnya mampu memberikan kebahagiaan dan keseruan sendiri baik bagi diri sendiri, panitia lainnya, dan mahasiswa baru peserta Social Act FEB UI 2015. Terima kasih yang sebesar-besarnya saya ucapkan kepada seluruh pihak yang sudah membantu untuk mewujudkan Social Act FEB UI 20015 menjadi sebuah acara yang lebih baik dari tahuntahun sebelumnya. Terima kasih yang amat tulus dan sebesar-besarnya kepada enam orang Pengurus Inti, Fiina, Heidy, Rizki, Lula, Wasri, dan Farhan, yang telah menjadi orang-orang kepercayaan dan penopang utama saya selama Socact ini berlangsung. Terima kasih juga kepada Fajri dan BPM yang telah membantu Socact 2015 ini menghadapi dan membantu mencarikan solusi untuk permasalahan yang “unik” pada tahun ini. Terima kasih yang setinggitingginya kepada 27 orang Badan Pengurus Harian, Gumanti, Bahri, Andini, Tari, Udin, Fatin, Amal, Eko, Gilang, Nisa, Nindha, Tasya, Ismi, Om Djin (Harits), Gamal, Mario, Edson, Djarot, Hilman, Aya, Ucup, Santi, Iky, Raihan, Lendy, Inggrit, dan Nina, karena tanpa kalian acara ini tidak akan pernah terlaksana dengan baik. Terima kasih yang sebesar-besarnya untuk seluruh staf Divisi Acara Fisik, Acara Non Fisik, Sumber Daya Manusia (SDM), Mentor, Konsumsi, Transportasi, Perlengkapan, Humas, Publikasi, dan Dokumentasi (HPD), Medis, Field Officer (FO), dan Keuangan karena kalianlah Social Act bisa terlaksana sesukses kemarin. Terima kasih juga saya ucapkan kepada seluruh pihak Desa Darawolong, mulai dari pihak aparatur

11

desa, karang taruna, dan warga setempat yang telah memberikan izin kepada kami, mahasiswa FEB UI, baik panitia ataupun peserta, untuk melangsungkan acara di Darawolong dan tempat untuk belajar mengenal lebih dalam kondisi sosial masyarakat Indonesia.

Job Description 1. Menyusun konsep kegiatan 2. Menyusun proposal dan laporan pertanggungjawaban kegiatan 3. Menjamin koordinasi seluruh panitia 4. Menjalin koordinasi antar-staff, serta antara staff dan pengurus inti (Sekretaris, Treasurer, Controller, dan Kepala Bidang) dalam kepanitiaan 5. Mengendalikan dan mengawasi pekerjaan seluruh panitia yang berkaitan dengan kegiatan 6. Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan 7. Merumuskan kebijakan strategis kepanitiaan bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal 8. Mengambil keputusan yang berpengaruh terhadap kegiatan 9. Mewakili panitia dalam memenuhi kewajiban birokrasi dan perjanjian dengan berbagai pihak yang berkepentingan 10. Melakukan kontrol dan pantauan kinerja semua divisi secara keseluruhan 11. Memberikan feedback kepada setiap bidang secara rutin terhadap keefektifan dan keefisienan proses kerja 12. Bertanggungjawab atas setiap pengambilan keputusan yang melibatkan kepentingan antardivisi dan antar-bidang 13. Menghadiri setiap hearing yang diadakan oleh BPM FEB UI 14. Melakukan supervisi kepada seluruh divisi 15. Mengadakan pleno dan menjalin komunikasi kepada semua panitia yang membutuhkan informasi atas perkembangan kepanitiaan 16. Memberikan motivasi kepada semua panitia dalam menjalankan tugas 17. Menjalin komunikasi yang baik mengenai kebutuhan setiap divisi kepada divisi lainnya untuk menghindari benturan kepentingan antar-divisi

Masa Persiapan dan Pelaksanaan Social Act FEB UI 2015 12

Perjalanan Membentuk Tim dan Menjadi Project Officer Perjalanan saya menjadi seorang Project Officer (PO) Social Act ini diawali dari menjadi seorang Vice Project Officer (VPO) Social Act 2015. Ya, saya bukanlah seorang Project Officer sejak tim Socact ini terbentuk. Pada awalnya saya diajak oleh ”seseorang-yang-lebihbaik-tidak-disebut” sebagai VPO pada tanggal 3 Oktober 2014. Pada saat itu saya tidak langsung mengiyakan atau menolak ajakan tersebut. Tiga hari kemudian, tepatnya pada tanggal 6 Oktober 2015, saya setuju untuk mendampingi ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut” sebagai (calon) VPOnya dalam tim Socact ini. Setelah saya menyetujui ajakan tersebut, saya dan ”seseorang-yang-lebih-baik-tidakdisebut” tersebut mulai mengajak beberapa BPH Social Act 2014 untuk menempati posisi PI lainnya. Pada saat itu kami merasa perlu bergerak dengan cepat karena adanya isu akan terbentuk dua tim untuk Socact tahun ini. Orang pertama yang saya ajak untuk bergabung adalah Wasridewi, Wakil Koordinator Konsumsi Social Act 2014. Saya mengajak Wasri untuk menjadi (calon) Kepala Bidang (Kabid) Dua di tim ini pada tanggal 14 Oktober 2014. Pada 19 Oktober 2014 Wasri pun setuju untuk menjadi Kabid Dua. Orang kedua yang saya ajak berikutnya adalah Rafiina Andi, Koordinator Konsumsi Social Act 2014. Setelah acara pembubaran Socact 2014 pada tanggal 11 November 2014, saya mengajak Fiina untuk menjadi (calon) Sekretaris Umum. Setelah menunggu selama satu minggu, tepatnya pada tanggal 17 November 2014, Fiina pun setuju untuk menjadi Sekum. Dengan bergabungnya Fiina menjadi (calon) sekum, proses pencarian untuk menempati posisi PI dan BPH lainnya pun berhenti hingga awal tahun 2015. Selama bulan November hingga Februari, (calon) PO, ”seseorang-yang-lebih-baik-tidakdisebut”, tidak melakukan tindakan berarti yang berhubungan dengan Socact. Pada waktu, pembicaraan hanya berputar di siapa calon pengisi posisi PI dan BPH lainnya. Itupun hanya berupa personal chat antara (calon) PO dan saya. Ketika ditanya mengenai hal-hal seperti visi misi, nilai, dan tema, ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut” tidak menjawab. Hal tersebut diperparah ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut” tersebut juga tidak bisa dihubungi sama sekali pada waktu liburan semester ganjil (antara bulan Desember hingga Januari). Ketidakhadiran ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut” tersebut sempat

13

membuat khawatir apakah tim ini akan tetap maju atau tidak. Sampai pada akhirnya, mendekati masuk periode perkuliahan, pembicaraan mengenai calon PI dan BPH lainnya baru dilanjutkan dan semua dinamikanya terasa begitu cepat. Sebelum (calon) PI lengkap, beberapa (calon) BPH juga sudah ada yang bergabung. Dimulai dari Gumanti Oloan S. yang resmi menawarkan diri untuk maju dan bergabung pada tanggal 9 Februari 2015, dilanjutkan dengan Bahri Rizki sebagai pendamping Gumanti sebagai BPH Acara Fisik yang bergabung pada tanggal 13 Februari. Setelah tidak pernah melibatkan (calon) PI yang sudah ada, Wasri dan Fiina, akhirnya pada tanggal 17 Februari 2015 kami melakukan kumpul pertama. Pada tanggal yang sama pula, Fiina mengajak Putri Lulanti, untuk menjadi (calon) Kabid Satu. Esok harinya, pada tanggal 18 Februari 2015, ”seseorang-yang-lebihbaik-tidak-disebut” memberitahukan bahwa Farhan Indra Permana, menjadi (calon) Kabid Tiga. Pada hari yang sama, Andini Eka F. dan Tari Ustami resmi bergabung sebagai (calon) Koordinator (Koor) dan Wakil Koordinator (Wakoor) Divisi Acara Non Fisik, M. Rizky Vidia dan Raihan Mahendra juga resmi bergabung sebagai (calon) Koor dan Wakoor Divisi Field Officer, dan Inggrita Emanuelin dan Nina Felariasari juga resmi menempati posisi (calon) Koor dan Wakoor Divisi Keuangan. Dua hari setelahnya, yakni pada 20 Februari 2015, Lula resmi menjadi (calon) Kabid Satu. Keesokan harinya, posisi PI akhirnya menjadi lengkap setelah Rizki Ruli A. dan Heidy Safira resmi bergabung menjadi (calon) Controller dan Treasurer. Setelah seluruh posisi (calon) PI lengkap, kami melakukan pertemuan pertama pada tanggal 24 Februari 2015 untuk saling mengenalkan diri dan juga membahas apa yang perlu dilakukan, ke desa mana Socact tahun 2015 ini, dan juga nama-nama yang akan mengisi posisi (calon) BPH lainnya. Hingga pada akhirnya kami berdelapan memutuskan untuk survey ke daerah Cijeruk, Bogor, tempat Social Act pertama dilaksanakan pada tanggal 7 Maret. Pada survey pertama tersebut, kami hanya mengandalkan data di internet mengenai desa yang ada di Kecamatan Cijeruk dan juga Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Social Act tahun 2013 yang sudah mendatangi lebih dari 40 desa di Kabupaten Bogor, kemudian mendatangi desa yang ada di dalam daftar desa dan belum pernah dikunjungi oleh Socact 2013 satu per satu. Kami memang menemukan desa yang menurut kami cocok, namun ada masalah lain seperti tidak adanya drop point yang membuat kami tidak mendapatkan desa tempat tujuan Socact tahun ini.

14

Selama periode tanggal 24 Februari hingga 7 Maret tersebut, beberapa posisi (calon) BPH juga sudah mulai terisi, seperti Santi Sri Wahyuni yang bergabung menjadi (calon) Wakoor Medis pada tanggal 1 Maret, lalu Mario M. dan Yusuf Darmawan yang bergabung tanggal 2 Maret menjadi (calon) Koor Perlengkapan dan Koor Medis, Edson dan Hilman Hadianto yang bergabung keesokan harinya menjadi (calon) Wakoor Perlengkapan dan Wakoor Humas, Publikasi, dan Desain (HPD), dilanjutkan dengan Alia Rachma menjadi (calon) Wakoor HPD pada tanggal 4 Maret, dan Djarot Dimas A.A yang pada awalnya setuju bergabung untuk menjadi (calon) Koor Transportasi namun justru menjadi Koor HPD pada tanggal 6 Maret 2014. Setelah tidak mendapatkan desa tujuan Socact, saya dan Lula memutuskan untuk mendatangi Badan Pusat Statistik Kabupaten Bogor untuk meminta data desa tertinggal di Kabupaten Bogor. Selain itu, ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut” dan Rizki juga mendatangi Pak Pribadi, sebagai penanggung jawab Social Act, untuk meminta saran tempat Socact dilangsungkan. Pak Pribadi menyarankan kami unuk mencoba daerah Karawang dan Purwakarta. Setelah kami mengecek data yang kami dapatkan dari BPS Kabupaten Bogor dan data desa di Karawang berdasarkan data Potensi Desa tahun 2011, kami memutuskan untuk mencoba menjelajahi desa-desa yang ada di Kabupaten Karawang. Baru pada tanggal 9 April, (calon) PI melakukan survey ke desa-desa tertinggal di Kabupaten Karawang. Pada survey 9 April ini, kami menemukan Desa Darawolong, dan merasa bahwa Darawolong merupakan desa yang tepat untuk tempat pelaksanan Socact. Hamparan sawah yang hijau dan kondisi rumah yang juga beragam ditambah suasana hujan rintik sehingga membuat udara menjadi sejuk pada waktu itu, semakin membuat kami ingin menjadikan desa ini menjadi salah satu calon desa socact berlangsung. Pada hari itu juga kami bertemu dengan beberapa perangkat Desa Darawolong yang kebetulan sedang berada di Balai Desa. Survei selanjutnya, yakni pada tanggal 12 April, kami masih mencoba mencari desa lainnya di Kabupaten Karawang yang berpotensi untuk menjadi desa tujuan Social Act tahun ini. Namun, masalah teknis seperti tidak adanya lapangan dan drop point, ditambah waktu yang semakin sempit, membuat kami memutuskan untuk menggunakan Darawolong sebagai desa Social Act dilaksanakan. Selain itu, berdasarkan data yang kami kumpulkan kemudian, Darawolong merupakan desa dengan lahan pertanian terluas di Kecamatan Purwasari, semakin membuat kami menetapkan pilihan di Darawolong karena kami ingin socact tahun ini dilaksanakan di desa pertanian.

15

Selama kami mencari desa yang cocok, proses perekrutan (calon) BPH lainnya juga terus berlangsung. Kemudian kami juga melakukan pertemuan atau kumpul (calon) PI-BPH pertama pada tanggal 11 Maret 2015. Setelah kumpul PI-BPH pertama tersebut, empat (calon) PI pertama (”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut”, saya, Wasri, dan Fiina) mengadakan kumpul untuk membahas masalah nilai dan tema yang akan dibawa, karena pada saat itu calon PO sangat terlihat belum matang mengenai nilai dan tema yang akan dibawanya sendiri. Selanjutnya, tanggal 17 Maret, Shalihah Fatinah resmi menjadi (calon) Wakoor Sumber Daya Manusia (SDM), yang kemudian disusul oleh (calon) Koor SDM, Kamaruddin pada tanggal 25 Maret. Tiga hari setelahnya, giliran (calon) Wakoor FO, Lendy Aulina, yang bergabung. Dilanjutkan dengan bergabungnya Ismi dan Tasya Aldriani pada 10 dan 11 April sebagai (calon) Koor dan Wakoor Konsumsi. Selanjutnya, dua orang (calon) Wakoor Mentor, Eko Wicaksono dan Gilang Aditya, bergabung pada sore hari tanggal 15 April, tepat sebelum rapat (calon) PI-BPH yang kedua dilaksanakan. Pada rapat kedua tersebut, dipaparkan nilai dan tema yang akan dibawa oleh ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut”,juga penyampaian kelengkapan berkas untuk bidding, dan agenda sosact lainnya hingga bidding, seperti survei desa pada tanggal 18 dan 19 April dan simulasi bidding pada tanggal 25 hingga 26 April. Keesokan harinya, (calon) Koordinator Mentor, Amalia Wardhani, setuju untuk bergabung. Pada tanggal 17 April, akhirnya Divisi Transportasi memiliki (calon) BPHnya juga, yakni Gamal Bachri yang setuju untuk menjadi (wakoor) Transportasi. Selanjutnya, Harits Pratama (sempat dikira) menjadi (calon) BPH terakhir yang melengkapi tim Social Act ini setuju untuk bergabung pada tanggal 21 April sebagai (calon) Koor Transportasi. Namun, (calon) BPH terakhir adalah dua (calon) Wakoor Mentor, Siti Salmatunisa dan Sarah Aninidha, yang bergabung pada tanggal 25 April, menutup pencarian BPH untuk Social Act tim M. Nur Rokhim. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sebelum bidding dilaksanakan, para (calon) BPH memiliki agenda untuk survei langsung ke desa untuk menentukan jenis acara yang akan dilaksanakan, pembagian cluster, dan hal-hal lain yang diperlukan untuk mengenal Desa Darawolong lebih dalam untuk menyusun pre-propsal sebagai bahan dalam bidding nanti. Selesai proses survei ini dan penyusunan pre-proposal awal, kami melakukan simulasi bidding (simbid) yang terdiri dari dua tahap, yakni simbid PI dan simbid PI-BPH. Sebelum melakukan simbid PI, pada tanggal 23 April ini, PI bertemu dengan Frizon dan Irma, PO dan VPO Social

16

Act tahun 2014 untuk konsultasi dan dengar pendapat. Selanjutnya kami melakukan simbid internal PI. Melalui simbid ini kami, PI, berharap bahwa satu sama lain akan presentasi kemudian dikritisi oleh PI lainnya. Namun, yang terjadi adalah waktu kami habiskan hanya untuk mengkritisi kekurangan (calon) PO dalam menjelaskan hal yang tidak pernah to-thepoint. Agenda Socact selanjutnya adalah simbid PI-BPH pada tanggal 25-26 April 2015 di Villa Al Multazam. Di simulasi bidding ini, masing-masing divisi, dimulai dari (calon) PO, melakukan presentasi terhadap pre-proposal yang sudah dibuatnya dan akan dikritisi oleh PI dan BPH lainnya. Dengan adanya simbid ini, diharapkan para BPH akan lebih siap untuk menghadapi bidding nanti. Ada hal yang menarik sepanjang perjalanan perekrutan (calon) BPH hingga pengumpulan berkas bidding ke Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM). Pada tahun 2015 ini, terdapat dua tim yang mempersiapkan diri untuk menjadi tim yang akan melaksanakan Social Act nantinya. Banyak rumor miring mengenai Social Act yang terpecah menjadi dua tim ini, namun masingmasing pihak mampu untuk berkompetisi dengan adil selama masa persiapan bidding tersebut. Adanya dua tim ini membuat proses perekrutan BPH menjadi semakin sulit karena terjadinya pembagian sumber daya manusia. Suatu hal yang sungguh disayangkan karena sulit untuk mencari orang yang ingin bergabung dengan kepanitiaan acara sosial, seperti Social Act ini. Namun, menjelang tenggat waktu penyerahan berkas ke BPM, terjadi hal yang mengejutkan. Tim lain yang mempersiapkan diri memutuskan untuk mengundurkan diri. Sehingga, hanya ada satu tim yang maju dalam bidding Social Act pada tanggal 8 Mei. Setelah mengumpulkan berkas untuk bidding, Pengurus Inti masih merasa khawatir akan kesiapan tim untuk bidding nanti, sehingga PI memutuskan untuk melakukan simbid PI yang kedua kalinya pada tanggal 3 Mei 2015 dengan harapan akan membahas SELURUH permasalahan inti, seperti visi misi, nilai, tema, serta kemampuan konsep lainnya. Namun, hal yang sama seperti simbid PI pertama terjadi lagi. Seluruh waktu habis terbuang untuk membahas masalah nilai dan tema akibat (calon) PO yang tidak bisa menjelaskan dengan baik dan jelas. Pada akhirnya, (calon) PI tidak dapat melakukan hal apapun lagi untuk memperbaiki keadaan dikarenakan waktu bidding yang semakin dekat. Masalah yang dikhawatirkan oleh (calon) PI akhirnya muncul pada saat bidding. Pada saat sesi dua bidding, muncul isu pertukaran posisi antara (calon) PO dan VPO. Isu tersebut pertama

17

kali dilontarkan oleh Ketua BEM FEB UI 2015, yang sejak awal memang tidak memberikan dukungan kepada (calon) PO pada saat itu. Permasalahan kemudian berlanjut pada saat seluruh (calon) Pengurus Inti masuk ke dalam ruangan pada saat sesi konsep. Pada waktu itu, terdapat permasalahan pada pengertian visi dan misi dimana pada saat itu para bidder merasa tim ini, terutama (calon) PI, tidak memahami visi dan misi yang dibawa. Hingga pada akhirnya proses bidding di skors untuk menentukan apakah bidding ini dilanjutkan atau tidak. Setelah para bidder melakukan pengambilan keputusan, akhirnya bidding tetap dilanjutkan ke sesi selanjutnya, yakni bagian teknis pelaksanaan acara oleh (calon) Badan Pengurus Harian, sesi pertanggungjawabanpublik, dan keuangan. Kemudian di penghujung bidding, bidder melalui Economic Executive Forum (EEF) melakukan musyawarah yang berakhir dengan proses voting untuk menentukan apakah perlu dilakukan pertukaran posisi antara (calon) PO dan VPO. Karena jumlah suara yang menginginkan adanya pertukaran posisi dan tidak menginginkan pertukaran posisi sama, maka seluruh (calon) PI kecuali (calon) PO dan VPO diundang masuk ke dalam untuk menentukan isu pertukaran posisi ini. Berkat kebulatan suara dari pihak (calon) Pengurus Inti, akhirnya tidak ada pertukaran posisi PO dan VPO. Setelah proses bidding selama 28 jam, yang merupakan proses bidding Social Act terlama sepanjang sejarah Social Act ada, akhirnya tim in dinyatakan lulus bersyarat yang artinya tim ini sudah mampu untuk mengambil dan melaksanakan keputusan strategis dalam melaksanakan Social Act, namun harus memenuhi persyaratan yang diajukan oleh para bidder, yakni peninjauan kembali visi dan misi, pembuatan anggaran penerimaan, perubahan struktur organisasi, dan peninjauan kembali mata acara dan pembicara dari Acara Non Fisik. Tim ini diberikan jangka waktu tertentu untuk melaksanakan perubahan tersebut yang kemudian akan dilakukan EEF untuk membahas masalah ini. Segera setelah tim ini lulus bidding, kami segera melakukan proses Open Recruitment (Oprec) untuk mencari staf bagi seluruh divisi. Pada awalnya kami ingin melakukan proses Oprec sejak tanggal 11 hingga 22 Mei 2015, namun diundur menjadi tanggal 18 hingga 27 Mei 2015. Proses Oprec ini dilakukan dengan dua cara, yakni kami menyebarkan link untuk melakukan pendaftaran secara online, kemudian kami baru membuka stand khusus Socact di Gedung A. Proses penyebaran link dilakukan terlebih dahulu dikarenakan pada minggu pertama rencana kami melakukan rangkaian Oprec (11 hingga 15 Mei) terdapat Hari Libur Nasional di tengahtengah minggu, sehingga akan mengurangi mahasiswa yang akan datang ke kampus. Baru pada

18

minggu kedua masa Oprec kami membuka stand yang diperpanjang hingga 27 Mei 2015. Melalui proses Oprec ini, tidak semua divisi mendapatkan jumlah staf yang sesuai dengan kebutuhan, bahkan terdapat beberapa divisi yang tidak mendapatkan staf sama sekali sehingga proses Close Recruitment (Closerec) juga dilakukan. Selama Oprec ini kami juga membuka stand bersama untuk Oprec mentor POMB bersama dengan panitia OPK. Sehingga, proses integrasi mentor antara OPK dan Socact sudah berjalan sejak awal. Setelah proses Oprec selesai, pada tanggal 27 Mei kami melakukan staffing bersama dengan seluruh BPH untuk menentukan staf masing-masing divisi. Selanjutnya, di hari yang sama pula, kami melakukan staffing khusus Divisi Mentor bersama dengan Divisi Mentor, PO, dan VPO dari OPK. Dari pihak Socact yang melakukan staffing mentor adalah VPO, saya, Kabid 1, dan Divisi Mentor Social Act. Setelah proses staffing selesai. Keesokan harinya, yakni pada tanggal 28 Mei kami melakukan Proses Pleno pertama dengan seluruh staf, termasuk Mentor, yang dilaksanakan di Aula Student Center. Pleno pertama ini dapat dikatakan berjalan cukup lancar, walau tidak ada keterlibatan PO sama sekali dalam proses persiapan Pleno ini. Selanjutnya, setelah pleno pertama ini Social Act memasuki masa minggu tenang pertama. Masa minggu tenang ini merupakan warisan dari Socact tahun lalu, dimana pada minggu ini tidak ada keputusan strategis yang diambil untuk membuat panitia bisa fokus dalam menjalankan UAS. Walaupun demikian, terdapat satu kegiatan Social Act yang harus dilakukan selama masa minggu tenang ini, yakni Welcoming Maba dari jalur SNMPTN dan Talent Scouting. Namun, hal ini disiasati dengan mendatangan panitia yang tidak ada jadwal UAS pada hari itu. Walaupun ada kesalahan teknis dari pihak UI, namun acara ini berjalan dengan lancar. Ketika masa Oprec berlangsung ini juga terjadi sebuah peristiwa yang menjadi pemicu dari proses penurunan PO nantinya. Pada saat masa Oprec, ”seseorang-yang-lebih-baik-tidakdisebut” menjadi Penanggung Jawab dari rangkaian Oprec tersebut, namun baru lima hari sejak Oprec dimulai dia sudah menghilang tanpa kabar. Pada waktu itu saya dan Fiina bahkan mendatangi kostannya, namun yang bersangkutan juga tidak dapat ditemui. Selanjutnya, ”seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut” semakin sulit untuk dihubungi. Chat yang dikirim tidak dibalas, hanya dibaca saja. Bahkan, ”seseorang-yang-lebih-baik-tidakdisebut” juga tidak membantu lagi dalam masa Oprec dan persiapan Pleno lainnya.

19

Puncaknya, Pengurus Inti lainnya membentuk group chat yang berisi PI lainnya, namun tanpa PO. Hal ini dimaksudkan agar PO segera sadar bahwa terdapat perubahan sikap dari PI lainnya dan PO segera bertanya atau berinisiatif untuk mengembalikan keadaan seperti semula. Namun, hal itu tidak terjadi hingga setelah Pleno berlangsung, Pengurus Inti melakukan konfrontasi langsung kepada yang bersangkutan terhadap sikapnya yang dianggap lalai. Namun, walaupun sudah dikonfrontasi langsung seperti itu, tidak ada perubahan apapun yang terjadi dari diri yang bersangkutan tersebut. Bahkan, ketika terjadi pertemuan dengan EEF untuk membahas permasalahan persyatan bidding, PO tidak ada inisiatif untuk mengajak PI lainnya mempersiapkan diri. Akhirnya, PI lainnya melakukan persiapan tanpa PO. Ketika pertemuan itu berlangsung juga jelas terlihat jika PO tidak siap dan harus di back-up oleh VPO dan PI lainnya. Pertemuan EEF itu juga merupakan pertemuan terakhir yang membahas masalah persayaratan bidding karena semua persyaratan tersebut sudah dianggap terpenuhi dan selesai dengan penggantian kalimat “civitas akademika FEB UI” menjadi “Mahasiswa FEB UI” dalam Visi Social Act 2015 yang juga sejalan dengan aspirasi PI lainnya. Selanjutnya, seluruh persiapan acara Social Act ini seperti berjalan tanpa PO. Proses team building, yang dilaksakan di Villa Kosambi, Anyer, dan dihadari oleh 30 PI dan BPH , PO hanya datang dan tidak pernah menanyakan mengenai persiapan acara yang dipersiapkan oleh Fiina dan Lula sebagai penanggung jawab. Selanjutnya, PO juga tidak pernah mengenalkan diri dan mengambil keputusan mengenai hubungan dengan pihak Desa Darawolong. Selain itu PO juga tidak pernah menginisiasi terjadinya survei lanjutan ke desa. Segera setelah team builiding selesai dilaksanakan, PI dan BPH segera mengunjungi Desa Darawolong kembali untuk melakukan fiksasi acara dan juga rumah. Namun, terdapat beberapa prosedur birokrasi yang harus kami penuhi. Pertama, kami harus berbicara mengenai maksud dan tujuan kami mengadakan Socact di Desa Darawolong di hadapan para Ketua RW (Dusun) dan Ketua RT di Desa Darawolong. Pada saat itu, para aparatur Desa meminta kami agar seluruh mahasiswa tinggal di seluruh dusun di Darawolong. Hal itu merupakan suatu hal yang mustahil, karena jarak antar dusun yang cukup jauh (ada satu dusun yang dipisahkan oleh sawah sepanjang satu km dari dusun lainnya). Untuk mengkompensasi hal tersebut kami memutuskan untuk tetap membuat mahasiswa tinggal di Dusun Satu dan Dua (karena dua dusun itu letaknya berdekatan), namun titik acara akan disebar di setiap dusun. Kedua, setelah kami berbicara di depan para Ketua RW dan RT, mereka meminta kami untuk berbicara di

20

depan seluruh warga di dusun yang akan ditinggali oleh mahasiswa baru nantinya. Dengan kerelaan para PI dan BPH, akhirnya kami memutuskan untuk mengikuti tarawih di Desa Darawolong untuk memberitahukan kepada warga mengenai maksud kedatangan kami. Semua kegiatan tersebut berjalan lancar. Tidak lama setelah kami memberitahukan maksud kedatangan kami tersebut, kami memulai proses pendataan rumah yang bersedia untuk ditinggali oleh para mahasiswa baru. Kami meminta bantuan kepada Ketua RT yang ada di dusun 1 dan 2 untuk menemani kami selama proses pendataan. Namun, baru satu kali dilakukan pendataan rumah, seluruh kegiatan Socact dihentikan sementara karena pada saat itu Socact sudah memasuki minggu tenang periode kedua. Minggu tenang kedua ini dimaksudkan untuk menghormati hak panitia untuk berlibur selama masa lebaran. Di tengah-tengah proses pemantapan desa tersebut, PI bertemu BPM dalam hearing pertama. Pada hearing pertama ini juga saya bercerita kepada salah satu ketua BPM mengenai masalah PO yang tidak bekerja dengan baik dan cenderung melalaikan tugasnya. Pada waktu itu, BPM sudah menegur PO untuk memperbaiki sikap dan juga menyerahkan kembali kepada PI untuk menyelesaikan masalah ini secara internal terlebih dahulu. Namun, hingga masa minggu tenang selesai dan sosact aktif kembali, tidak ada perubahan sama sekali. Hingga batas kesabaran terakhir PI adalah hearing kedua. Ketika itu, PO tidak mengerti sama sekali perkembangan socact dan setelah hearing selesai, PI, selain PO dan VPO, bertemu dengan BPM dan menceritakan masalah yang terjadi. Kemudian, diambil keputusan jika PO tidak berubah sampai BPM menerbitkan Ketetapan mengenai penurunan PO, maka Ketetapan tersebut dapat dijalankan. Akhirnya, pada tanggal 19 Agustus, Ketetapan tersebut resmi dikeluarkan dan VPO resmi menjabat menjadi PO. Periode Persiapan Setelah Pengurus Inti Menjadi Tujuh Orang Setelah, VPO resmi menjadi PO tidak terjadi perubahan yang signifikan dalam ritme kerja maupun proses pengambilan keputusan. Soscact yang pada waktu itu sudah berhasil mendata sebagian rumah untuk dijadikan housefam, memfiksasi jenis dan lokasi acara, pemastian vendor bus, dan proses design tetap dapat berlangsung dengan baik. Selanjutnya, socact benarbenar memasuki masa hectic untuk memenuhi semua deadline yang ada.

21

Pada waktu tersebut jumlah rumah yang didapatkan SDM masih jauh dibawah target. Hingga pada akhirnya kami memutuskan untuk menginap di rumah salah satu warga, yakni Pak Encing yang juga merupakan salah satu Ketua RT di Dusun Dua. Setelah beberapa kali menginap dan dengan bantuan para Ketua RT setempat, akhirnya jumlah rumah yang ditargetkan oleh Divisi SDM berhasil didapatkan, bahkan dapat dikatakan berlebih. Persiapan acara juga berjalan dengan cukup baik, baik Fisik maupun Non Fisik. Dari segi Acara Fisik, fiksasi acara berlangsung lebih lama dari perkiraan. Hal ini berpengaruh terhadap fiksasi jenis perlengkapan yang dibutuhkan, sehingga cukup menggangu kerja Divisi Perlengkapan. Hambatan lainnya adalah pembatalan acara menanam kedelai. Acara tersebut terpaksa dibatalkan karena terjadi miss-communciation antara pihak desa dengan pihak Dinas P3L (Dinas yang bertanggung jawab terhadap program tanam kedelai di Desa Darawolong yang merupakan program pemerintah). Kami baru mengetahui jika pihak desa belum berkoordinasi lebih lanjut dengan dinas terkait, akibatnya kami tdiak dapat menanam kedelai karena waktu yang tidak cukup antara waktu penanaman kedelai dengan awal masa tanam pada selanjutnya. Namun, kami berhasil menemukan acara pengganti kedelai tersebut dengan acara menanam bibit brokoli di sawah. Selanjutnya dari Acara Non Fisik jenis acara dan pembicara sudah sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan, namun terjadi pembengkakan anggaran. Dari bidang dua sendiri, Divisi Konsumsi baru melaksanakan survei setelah lebaran. Hal ini sempat membuat khawatir karena banyak sekali persiapan yang harus mereka lakukan. Namun, pada akhirnya semua persiapan berjalan lancar. Divisi Perlengkapan sendiri merupakan divisi yang cukup “keteteran” dalam mencari perlengkapan acara, terutama acara fisik. Hal ini disebabkan acara yang belum fix hingga mendekati simulasi. Dari Divisi Transportasi sendiri sudah berhasil mendapatkan vendor bus dari jauh-jauh hari, sehingga Divisi Transportasi lebih fokus untuk mencari pick-up sebagai sarana transportasi untuk mengangkut maba ke tempat acara yang ada di dusun 3 dan 4. Seluruh persiapan tersebut juga dapat dikatakan berjalan lancar. Dari bidang tiga, terdapat permasalahan di beberapa divisinya, namun secara keseluruhan persiapan HPD dalam design berjalan lancar dengan bantuan dari Kabid 3 dan sedikit bantuan dari Treasurer. Dari Divisi Medis sendiri juga terdapat permasalah internal yang lagi-lagi membuat Kabid 3 harus turun tangan langsung membantu Divisi Medis agar semua

22

persiapannya berjalan lancar. Selain itu, Divisi Medis berhasil menjalin kerjasama kembali dengan Panca Harapan dengan bantuan Divisi Keuangan. Dari Divisi Field Officer sendiri persiapan berjalan dengan lancar. Selain itu Divisi FO juga membantu Divisi SDM dalam membuat denah cluster sehingga, Koor dan Wakoor FO juga sudah hafal lokasi housefam dan titik acara. Divisi Keuangan tahun ini dapat dikatakan berjalan lebih baik dari tahun sebelumnya. Pada tahun ini berhasil mendapatkan sponsor dari Tanoto Foundation. Selain itu, POM juga kembali memberikan sumbangannya tahun ini melalui bantuan Pak Pribadi dan mahalum. Simulasi Pada tanggal 5-6 September kami melakukan simulasi bersama dengan seluruh panitia, termasuk staff dan mentor. Pada saat itu, kami benar-benar melakukan uji coba mobilisasi peserta dengan menggunakan alur acara pada hari-h. Kami membagi satu hari simulasi tersebut menjadi empat sesi yang mencerminkan acara pada Jumat sesi 1, Jumat sesi 2, Sabtu sesi 1, dan Sabtu sesi 2. Pada waktu itu, mentor diajak ke tempat-tempat acara dan kemudian dijelaskan oleh Penanggung Jawab (PJ) dari divisi Acara, baik Fisik maupun Non Fisik, mengenai acara apa yang akan dilakukan oleh kelompok tersebut pada Hari-H nanti di sesi tersebut. Acara simulasi berlangsung dengan sangat lancar. Hari H dan Advance Setelah simulasi selesai, minggu selanjutnya kami mendatangi desa kembali untuk melakukan fiksasi terakhir, terutama lapangan untuk pesta rakyat dan pembelian perlengkapan. Selain itu, setelah simulasi juga merupakan masa pengumpulan barang bawaan yang harus dibawa oleh maba. Tahun ini, seluruh kelompok mengumpulkan pada dua hari terakhir batas pengumpulan barang, sehingga panitia cukup kewalahan pada dua hari terakhir tersebut. Ditambah lagi keesokan harinya juga terdapat panitia yang advance. Pada tanggal 16 September, terdapat keberangkatan panitia advance untuk mempersiapkan kedatangan maba dan juga pengangkutan logistik konsumsi dan perlengkapan acara. Panitia yang advance terdiri dari Konsumsi, FO, Acara Fisik, Acara Non Fsik, SDM, Perlengkapan, dan didampingi oleh dua orang PI, yakni Lula dan Fiina. Kedatangan panitia dan proses

23

pengangkatan dan penurunan barang dapat berjalan dengan lancar berkat bantuan dan kerjasama seluruh panitia yang ada. Tanggal 17 September, panitia yang advance juga masih melakukan beberapa hal seperti membagikan logistik konsumsi ke housefam, mencari beberapa perlengkapan yang masih kurang, mempersiapkan drop point, dan memasang border. Karena jumlah orang yang terbatas terdapat beberapa hambatan dalam melaksanakan tugas tersebut. Sementara itu, pada saat yang sama di Depok, para mahasiswa baru juga dipersiapkan untuk berangkat bersamaan dengan panitia lainnya. Proses mobilisasi mahasiswa baru tersebut mengalami beberapa hambatan karena bus sempat mengalami pecah ban di FE dan juga di jalan tol. Namun, proses mobilisasi tersebut mampu berjalan dengan baik dan bahkan dapat selesai sebelum waktunya. Selain itu, kami juga mendapatkan kabar jika acara penanaman kedelai dapat dilaksanakan, bahkan pihak desa terkesan “memaksa” kami untuk melakukan acara tersebut, dan pada akhirnya acara tersebut kami laksanakan dengan mengalihkan beberapa kelompok di titik acara yang terkesan “gabut” dimulai dari Jumat sesi 2 hingga Sabtu sesi 2. Rangkaian kegiatan tersebut ditutup dengan eval PI, BPH, dan Captain-Vice Captain setiap cluster. Hari pertama Social Act pada tanggal 18 September, acara dimulai dengan pembukaan dari PO, perwakilan BPM, Pak Pribadi, dan Kepala Desa Darawolong. Pada pembukaan ini sedikit berjalan terlambat dikarenakan ada miss komunikasi (miskom) antara panitia dengan pihak vendor. Namun, acara pembukaan berjalan lebih cepat dari yang dijadwalkan sehingga waktu mobilisasi ke titik acara tidak terganggu. Hal yang menjadi evaluasi besar dari hari pertama Socact ini adalah kurang siapnya Acara Fsik dalam menyiapkan acara. Masih ada beberapa titik acara yang kekurangan perlengkapan dan belum ada PJ nya padahal sudah ada maba di titik acara tersebut. Namun, hal itu menjadi pelajaran bagi Acara Fisik dan pada sesi dua tidak ada lagi masalah tersebut. Mobilisasi peserta selama hari pertama juga berlangsung lancar tanpa masalah yang berarti. Setelah acara selesai, diadakan eval mentor yang dilanjutkan dengan eval PI, BPH, Captain dan Vice Captain cluster. Memasuki hari kedua pada tanggal 19 September, acara dan mobilisasi berjalan lebih lancar jika dibandingkan dengan hari sebelumnya. Menurut kami, hal ini merupakan hal yang wajar. Karena pada Jumat sesi pertama terjadi “penyamaan ritme” dari masing-masing divisi sehingga terkadang terjadi gesekan emosi. Berbeda dari malam sebelumnya, malam itu tidak ada eval

24

mentor. Hal ini disebabkan untuk memberikan waktu bonding kelompok POMB. Namun, hal yang disayangkan adalah banyak kelompok yang melanggar jam malam. Padahal FO sudah memberikan tambahan waktu jam malam dari jam 21.00 menjadi 22.00 dan masih banyak kelompok yang melanggar. Karena hampir semua Captain dan Vice Captain melakukan sweeping, eval malam itu hanya dihadiri oleh PI, BPH, dan perwakilan FO, namun hal tersebut tidak mempengaruhi jalannya rapat sama sekali. Tanggal 20 September merupakan hari ketiga dan terakhir dari rangkaian Social Act yang diisi dengan pesta rakyat yang berisi festival games. Pada tahun ini tidak ada kendala yang berarti pada persiapan pesta rakyat. Bahkan keterlibatan karang taruna semakin memeriahkan acara pesta rakyat ini. Kemudian Social Act ditutup dengan penyerahan hadiah kepada kelompok pemenang festival games dan karang taruna dan dilanjutkan dengan pidato penutupan dari PO, Kepala Desa, dan salam perpisahan mahasiswa baru kepada Desa Darawolong yang dipimpin oleh Pak Pribadi. Setelah Pesta Rakyat ini selesai, mahasiswa baru dipersilahkan untuk pulang ke housefam masing-masing untuk bersiap pulang. Mobilisasi pulang mahasiswa baru berjalan lancar walau terdapat satu kelompok yang menyewa pick-up sendiri hingga drop point. Namun, hal itu tidak mengganggu jalannya mobilisasi sama sekali karena kelompok tersebut pulang dengan bus yang berisikan panitia lainnya.

Hal Khusus dalam Social Act FEB UI 2015 Terbentuknya Dua Tim Bagi Social Act terdapat dua tim yang maju dalam perebutan menjadi tim yang memenangi bidding merupakan suatu hal “unik” lainnya yang baru terjadi pada tahun 2015 ini. Dengan adanya dua tim ini, terdapat suatu kompetisi untuk mendapatkan orang untuk mengisi posisi, baik PI ataupun BPH, sehingga menimbulkan fokus lain dari pembentukan tim, yakni mencari orang secepat mungkin. Kompetisi memang akan menghasilkan tim terbaik untuk menjalankan acara Socact ini, namun dengan adanya constraint jumlah SDM yang tertarik untuk menjadi

25

panitia acara sosial, persaingan tersebut hanya memecah belah SDM yang ada dan terkadang membawa masalah internal yang tidak terduga di kemudian hari. Supervisi Seluruh Bidang Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, terjadi peristiwa “unik” pada Socact tahun ini. Peristiwa tersebut mengakibatkan tidak adanya posisi Vice Project Officer dari pertengahan hingga akhir masa kepengurusan. Kehilangan VPO di Socact ini akibatnya sungguh sangat terasa, yang paling terasa adalah tidak adanya pembagian supervisi empat bidang (Bidang 1, 2, 3, dan Keuangan) sehingga PO harus melakukan seluruh supervisi sebagai bagian dari alur Chain-of-Command. Akibatnya banyak sekali detail-detail yang seharusnya menjadi tugas PO untuk mengingatkan kepada PI lainnya menjadi skip dan semuanya harus dilakukan secara mendadak. Selain itu, juga adanya ketidakjelasan alur komando terhadap seluruh bidang. Akibatnya, masing-masing kabid harus berjalan secara independen karena hal yang sangat melelahkan, dan hampir mustahil, bagi PO, walaupun sudah dibantu oleh Sekum, untuk melakukan supervisi khusus kepada empat bidang yang berisi sepuluh divisi. Suatu hal yang sangat melelahkan dan membingungkan jika PO harus mengurusi masalah eksternal dan internal sekaligus. Walaupun, sudah dibantu oleh Sekum untuk mengurusi masalah internal, hal tersebut tetap merupakan hal yang nyaris mustahil karena Sekum juga memiliki tugasnya sendiri yang tidak dapat dianggap sepele dan diabaikan begitu saja. Hal yang justru terjadi adalah skip dari apa yang harusnya dilakukan oleh PO, Sekum, maupun Kabid. Oleh karena itu, kepada PO selanjutnya semoga tingkat tanggung jawab dan komitmen Anda kepada Socact cukup tinggi untuk tidak membuat Anda menghilang dan menyerahkan seluruh tanggung jawab Anda kepada VPO dan Sekum. Hubungan Persaudaraan Dengan OPK Jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya, hubungan dengan saudara POMB lainnya, yakni OPK, berjalan dengan sangat lancar. Hal ini disebabkan mentor, yang menjadi permasalahan utama Socact pada tahun sebelumnya, telah memiliki divisi tersendiri pada Socact tahun ini. Divisi Mentor ini memiliki tugas sebagai penghubung antara Socact dengan Mentor dan juga OPK. Hal ini disebabkan pada tahun ini kami, OPK dan Socact, juga melanjutkan integrasi Mentor POMB, dimana mentor berperan sebagai mentor pada saat OPK dan juga pada saat

26

Socact. Adanya Divisi Mentor ini juga sangat membantu meringankan beban Divisi SDM, karenan tugas Divisi SDM sudah sangat berat, yakni mencari rumah untuk dijadikan housefam dan mengurusi tugas maba. Selain itu dengan adanya Divisi Mentor arus informasi dari Socact kepada Mentor ataupun sebaliknya juga semakin jelas. Mentor juga merasa memiliki “tempat” yang jelas untuk bertanya dan mencapaikan pendapatnya karena sejak awal jumlah BPH mentor OPK dan Socact sama sehingga terdapat pasangan COC Mentor OPK dan Socact yang tetap. Oleh karena itu, keberadaan Divisi Mentor di Social Act sangat layak untuk dipertahankan. Kerjasama Dengan Pemerintah Setempat Pada tahun ini Socact tidak melakukan kerjasama secara khusus dengan pemerintah atau dinas terkait secara spesifik seperti yang dilakukan pada Socact 2014. Namun, pada tahun ini keterlibatan aparatur desa setempat sangat membantu jalannya acara Social Act, terutama peran para Ketua RT dalam hal meng-approach warga sekitar agar mau menjadi housefam. Selain itu, pada Socact tahun ini sempat direncakan sejak awal akan ada acara penanaman kedelai dengan bibit dan lahan yang disediakan oleh pihak desa. Namun, di tengah-tengah persiapan acara, pihak desa memberitahukan kepada panitia jika hal tersebut tidak dapat dilaksanakan akibat kurangnya koordinasi antara pihak desa dengan dinas dan petani terkait. Hal ini cukup membuat kerepotan panitia untuk mencari mata acara pengganti. Setelah kami berhasil mendapatkan mata acara pengganti, tiba-tiba pada saat H-1 Socact, kami mendapatkan kabar jika acara penanaman kedelai dapat dilaksanakan dan pihak desa terkesan “memaksakan” untuk dijadikan. Berkat kerjasama antar divisi, akhirnya acara penanaman kedelai dapat dilaksanakan. Pelajaran yang dapat diambil jika ingin melakukan kerjasama dengan pemerintah, baik itu melalui dinas terkait ataupun dengan pemerintah desa setempat, proses follow up harus dilakukan dengan detail dan sejak awal. Pastikan kepada pihak-pihak yang terkait mengenai apa yang harus pihak panitia lakukan, lokasi acara, serta proses administrasi yang harus dilakukan agar tidak ada pembatalan acara di tengah jalan. Keberlanjutan Social Act oleh Mahasiswa Baru di Desa Darawolong

27

Pada tahun 2015, Social Act akan melanjutkan program “Duta Sosial” seperti yang sudah dilakukan sebelumnya pada Social Act 2013. Hal yang membedakan adalah program “Duta Sosial” ini akan diserahkan kepada forum angkatan FEB UI 2015 dengan pengawasan dari BPM dan Dekanat. Tugas dari panitia Social Act adalah sebagai pendamping awal bagi para mahasiswa baru yang menjadi “Duta Sosial” pada saat melakukan kunjungan awal ke Desa Darawolong. Sementara untuk proses seleksi, pengawasan, dan pertanggungjawaban akan diserahkan kepada Forum Angkatan (Forkat) dan diawasi oleh BPM. Adanya program “Duta Sosial” ini bertujuan untuk menjadikan cita-cita pembinaan satu desa oleh satu angkatan. Selain itu adanya kegiatan dari “Duta Sosial” ini merupakan tanggung jawab FEB UI untuk melaksanakan pengabdian kepada masyarakat karena kegiatan yang akan dilaksanakan adalah kegiatan yang dapat benar-benar membantu masyarakat setempat untuk mendapatkan kehidupan yang lebih layak dengan mempertimbangkan kapasitas kami sebagai mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh “Duta Sosial” pada nantinya akan lebih berfokus kepada masalah Inklusi Keuangan, dimana hal tersebut merupakan hal yang menjadi permasalahan bagi sebagian besar penduduk pedesaan di Indonesia dan juga sesuai dengan kapabilitas “Duta Sosial” sebagai mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis”.

Penilaian Pengurus Inti Nama

Pengurus Jurusan dan Keterangan

Inti (Jabatan) Rafiina (Sekretaris Umum)

Angkatan

Andi Akuntansi 2012

Gak ada kata yang bisa menggambarkan rasa terima kasih, rasa syukur, dan rasa bahagia saya karena Fiina udah mau gabung jadi sekum di Socact ini. Makasih untuk Fiina yang udah rela jadi sekum+1/2 VPO, sekaligus partner in crime saya selama socact ini. Makasih ya, Fiin. Makasih juga Freeda udah boleh dipake sama Socact, bahkan sampe dibaretin Iky. Semoga sukses kuliahnya ya 

28

Rizki

Ruli Akuntansi

Controller yang tabah dalam menghadapi pengadaan dan

2012

keuangan dekanat. Makasih banget banget banget buat

Aditama (Controller)

Rizki yang udah mau jadi controller di tim ini. Semoga pengalaman yang ada di tim ini membuat dirimu menjadi lebih dewasa ya, Ki. Inget, dirimu yang paling tua diantara PI looh. Gak ngerti lagi kalo controller Socact bukan lu, Ki. Sukses kuliahnya Rizki “sayaaang”, please modusnya dikurangin 

Heidy

Safira Akuntansi

(Treasurer)

2012

Manusia pendiem yang berhasil menjadi satu-satunya manusia yang mengerti dan mendampingi Rizki. Makasih ya Heidy atas segala saran kamu yang cukup dewasa. Makasih sudah bersedia untuk menjadi “pendamping” Rizki menghadapi beratnya menjadi Tim Keuangan Socia Act. Gak tau lagi kalo partnernya Rizki bukan Heidy. Makasih juga sudah membimbing anakanak keuangan dengan baik. Sukses kuliahnya Heidy 

Putri

Lulanti Akuntansi

Kabid 1 alay nan centil tapi strong banget. Makasih, La,

(Kepala

Bidang 2012

udah mau gabung dan jadi kabid satu. Gokil sih bidang

1)

satu keren-keren gitu. Jangan baper-baper ya, Lula. Kata makasih gak cukup buat ngewakilin apa yang gw rasain atas kerjasama lu selama ini. Semoga gak kapok ngebolang berdua doang ke karawang, ya. Sukses kuliahnya, Laaa 

Wasridewi

Manajemen

Emak konsum yang mampu untuk membawahi anak-

Tambunan

2012

anak ajaib di bidang dua. Was, makasih udah sering

(Kepala 2)

Bidang

banget jadi orang paling bijak di PI, udah sering banget jadi orang yang paling “adem” di PI, dan maaf kalo masih suka marah-marah. Saya tau kata makasih gak akan cukup

untuk

nunjukin

betapa

bahagianya

dan

bersyukurnya saya karena Wasri jadi kabid dua tahun ini. Wasri juga jangan lupa buat jaga kesehatan yaaa Jangan

29

lupa juga untuk “sungkem” kepada Tn. Rizki karena udah bantuin Wasri megang Transport sama Perlap (hehe). Sukses kuliahnya, Was  Farhan

Indra Akuntansi

Partner perjuangan di kepanitiaan lain yang akhirnya

Permana (Kepala 2012

menjadi rekan seperjuangan PI di kepanitiaan terakhir

Bidang 3)

selama di FE. Makasih Farhan udah mau gabung jadi kabid 3 di sini. Makasih udah mau tabah dalam menghadapi kelakuan anak-anak bidang tiga yang suka bikin kepala puyeng. Makasih seribu kalipun rasanya gak cukup mewakili rasa syukur saya atas kehadiran seorang Farhan yang bikin grup dan suasana PI lebih berwarna dan jadi unyu-unyu. Semoga setelah jadi Kabid 3 ini, Farhan bisa menjadi orang yang lebih dewasa, ya. Sukses kuliahnya, Farhaaan 

Evaluasi dan Saran Terlampir dalam “Catatan Social Act 2015”

30

Sekretaris Umum Pendahuluan “The illiterate of the 21st century will not be those who cannot read and write, but those who cannot learn, unlearn, and relearn. ”― Alvin Toffler

Rasa terima kasih dan penghargaan saya berikan kepada enam Pengurus Inti (dan satu ‘tambahan’ Pengurus Inti), 27 BPH, 210 staf Social Act FEB UI 2015, serta warga Desa Darawolong, Kabupaten Karawang. Melewati berbagai tawa dan tantangan bersama kalian semua telah menghasilkan sebuah lukisan baru pada memori saya sekaligus menjadi pelajaran hidup yang belum pernah saya rasakan sebelumnya. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada mobil kesayangan ‘Freeda’ yang telah menemani berbagai perjalanan kami selama persiapan dan rangkaian Social Act FEB UI 2015. Meskipun telah dikelilingi manusia-manusia yang luar biasa, kinerja saya tetap tak luput dari kekurangan. Melalui Lembar Pertanggungjawaban ini diharapkan kekurangan tersebut bisa diperbaiki oleh kalian penerus-penerus Social Act pada tahun-tahun yang akan datang.

Job Description 1.

Membuat SOP administrasi penyuratan

2.

Menyiapkan urusan administrasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, seperti template surat, TOR, MOU, dan lain-lain

3.

Melakukan pencatatan terhadap terhadap surat keluar dan surat masuk

4.

Membuat database panitia Social Act FEB UI 2015

5.

Mengalokasikan jadwal survei, siapa saja yang akan survei dan ketersediaan transportasinya

6.

Membuatkan notulensi dan presensi rapat

7.

Membuat backup data-data penting Social Act FEB UI

31

8.

Melakukan otorisasi dan validasi terhadap surat atau dokumen keluar

9.

Bertanggung jawab atas perizinan mahasiswa baru yang tidak mengikuti 
kegiatan Social Act FEB UI 2015

rangkaian

10. Terlibat dalam pemberian input, gagasan, atau pemikiran dalam pengambilan

keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama anggota PI lainnya 11. Bertanggung jawab dalam mengkompilasi proposal dan laporan pertanggungjawaban

Social Act FEB UI 2015




Pelaksanaan Kegiatan A. Pra Pelaksanaan •

Merekapitulasi preproposal hingga menjadi proposal, termasuk di dalamnya timeline, susunan panitia, anggaran kegiatan, dan kumpulan CV PI-BPH

•

Mengurus surat rekomendasi (Endorsement) Dekan untuk acara Social Act FEB UI 2015

•

Memperbanyak proposal untuk diberikan kepada BPM

•

Membuat database panitia Social Act FEB UI 2015

•

Memastikan ketersedaan stempel Social Act FEB UI 2015

B. Pelaksanaan Kegiatan •

Membuat dan mengatur surat dan penomoran semua surat yang dibutuhkan, serta mencatat semua surat keluar. Kecuali Divisi Acara Fisik dan Divisi Keuangan yang diberikan penomoran surat sendiri yang ditanggungjawabkan oleh BPH terkait).

•

Mengalokasikan kendaraan untuk kepentingan survei

•

Membantu mengurus perizinan untuk kepentingan acara

•

Membuat notulensi saat rapat persiapan kegiatan

•

Membuat absensi panitia di setiap Acara/Kegiatan Social Act FEB UI 2015

•

Memperbanyak dan menyediakan rundown serta peta kegiatan

•

Membuat surat pemberitahuan kegiatan Social Act FEB UI 2015 yang diberikan kepada setiap orang tua mahasiswa baru

•

Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi panitia dan mentor

32

•

Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa baru yang mengikuti mata kuliah di luar Fakultas Ekonomi dan Bisnis (lingkup UI)

C. Pelaksanaan Hari H Acara Hal utama yang masih dikerjakan sekretaris saat hari H adalah perizinan maba yang pulang duluan karena berbagai alasan.

D. Pasca Hari H Acara •

Merekapitulasi Laporan Pertanggungjawaban Social Act FEB UI 2015

•

Mengadakan pleno akhir dan pembubaran bagi PI, BPH dan staf

Evaluasi A. Pra Pelaksanaan Dalam proses persiapan bidding, ex-PO kurang mengarahkan BPH mengenai arah kualitas preproposal yang diinginkan, sehingga saya hampir selalu mengambil alih tugas tersebut. Dalam proses pengumpulan berkas bidding, masih banyak BPH yang tidak memenuhi deadline yang ditetapkan dan harus dihubungi satu per satu. Selain itu, ex-PO sendiri dalam berbagai kesempatab tidak menepati deadline yang telah ditetapkan bersama mengenai berbagai berkas kebutuhan bidding sehingga ia sendiri telah menghambat sekretaris dalam merekapitulasinya.

B. Pelaksanaan Kegiatan •

Dengan tidak adanya peran ex-PO serta menghilangnya ex-PO selama proses persiapan hari-H, proses menyelesaikan surat keluar menjadi terhambat. Saya dengan susah payah menghubungi ex-PO untuk mendapatkan tanda tangan untuk berbagai keperluan perizinan. Pada akhirnya, banyak surat yang ditandatangani dengan cara ‘atas nama’ oleh Ani yang saat itu masih menjadi Vice PO. Baru ketika TAP BPM FEB UI, mengenai pencabutan mandat Rokhim sebagai PO dan mengangkat Ani sebagai PO berlaku secara efektif pada 19 Agustus 2015, proses penyelesaian surat keluar dapat berjalan lebih

33

lancar dalam hal penandatangan surat oleh Project Officer sebagai pimipinan teratas. •

Pada awalnya hanya divisi acara non fisik dan divisi keuangan yang diberi independensi dalam melakukan surat menyurat. Namun dalam pelaksanaanya, divisi HPD juga diberikan independensi pembuatan surat terutama dalam rangka penawaran kerjasama media partner karena surat tersebut dibutuhkan dalam jangka waktu yang cepat dan jumlahnya cukup banyak.

•

Dalam perizinan acara Social Act kali ini, pada awalnya pihak perangkat desa mengatakan perizinan hanya cukup sampai ke tingkat kecamatan. Akan tetapi ketika PI menghubungi pihak kecamatan, mereka meminta perizinan diurus sampai ke tingkat Kabupaten Karawang, yaitu melalui Dinas Kesatuan Bangsa dan Politik.

•

Dalam pembuatan database, ada kesulitan dalam melengkap database staff. Karena ada beberapa staf yang tiba-tiba mengundurkan diri ataupun baru bergabung menjelang hari H Sosact. Hal ini berpengaruh pula pada pembuatan ID card dan kaos Sosact. Akhirnya tidak semua staf mendapatkan ID card.

•

Sedikit terlambat mengajukan pembuatan surat izin ke Pusat Kegiatan Mahasiswa FEB UI, diakibatkan lama dalam mengumpulkan data izin tidak mengikuti kuliah panitia dan mentor.

•

Alur komunikasi dengan Divisi Mentor mengenai perizinan maba yang tidak mengikuti acara, pulang duluan karena ibadah minggu bagi yang beragama Nasrani maupun alasan lainnya perlu diperjelas dan dipertegas lagi. Ada beberapa informasi kepulangan yang terlewat di sisi sekretaris maupun BPH Divisi Mentor, sehingga menyulitkan identifikasi maba yang pulang duluan. Masih banyak maba yang ingin pulang duluan padahal tidak sakit namun keinginan pulang duluan baru sampai ke sekretaris saat hari H, bukan sebelumnya.

•

Berkurangnya 1 Pengurus Inti membuat sekretaris mengerjakan hal-hal lain yang tidak ada hubungannya dengan kesekretariatan, seperti membantu SDM dalam mencari rumah, membantu divisi konsumsi dalam mencari kelengkapan untuk memasak di hari H.

34

C. Pelaksanaan Hari H Acara Jobdesc sebagai sekretaris umum sebenarnya selain hal diatas telah selesai, namun mengingat berkurangnya 1 Pengurus Inti pada Social Act FEB UI 2015 ini maka saya pun ikut membantu berbagai hal. Menjadi “treasurer” bagi tim advance, membantu koordinasi Divisi Perlengkapan membeli berbagai peralatan dan bahan-bahan untuk acara, ikut membantu koordinasi pembagian bahan makanan per housefam untuk maba. Saat hari H, sekretaris lebih banyak mengurus perizinan maba yang pulang duluan karena berbagai alasan dan beberapa permintaan berkas-berkas dadakan dari pihak birokrasi desa, utamanya Bintara Pembina Desa (Babinsa).

Saran •

Jangan sampai terulang lagi berkurangnya 1 Pengurus Inti apalagi posisi Project Officer. Ritme kerja PI menjadi ‘pincang’ sekaligus membuat sekretaris bekerja sebagai “setengah vice PO”. Hal ini juga membuat sekretaris menjadi kurang berfokus pada jobdesc-nya sendiri, sehingga terkadang kualitas output kurang maksimal.

•

Urus perizininan pemakaian desa untuk Social Act jauh-jauh hari untuk berjaga-jaga dari kerumitan birokrasi yang tidak terduga. Jangan terlalu mepet dan cari hari-hari di mana panitia masih belum ada kuliah di hari kerja.

•

Selalu ingatkan panitia lain untuk melapor apabila akan melakukan kegiatan surat menyurat dan selalu ingatkan bahwa permintaan surat dilakukan 3 hari sebelum surat itu dibutuhkan agar tidak mendadak sehingga membuat perizinan bermasalah.

•

Tetap mengexclude divisi acara non fisik, keuangan dan HPD dalam penomoran surat. BPH divisi tersebut diberikan format suratnya saja kemudian diberikan hak untuk penomoran sendiri sesuai dengan SOP yang telah dibuat oleh sekretaris.

•

Tetap pisahkan penomoran surat keluar dengan MoU

•

Memastikan data-data yang diperlukan, baik untuk database maupun pembuatan surat perizinan (tandatangan pihak-pihak berkepentingan, surat izin, jadwal absensi panitia dan mentor) tersedia lebih cepat dan tepat. Agar tidak kerepotan meminta data diakhir mendekati deadline pengumpulan data perizinan panitia, mentor dan maba.

35

•

Buat alur komunikasi yang lebih jelas dan lebih runut lagi dengan BPH Divisi Mentor demi kepentingan perizinan tidak masuk kuliah mentor dan maba serta perizininan maba yang tidak mengikuti acara dan pulang duluan (baik karena maba nasrani yang ibadah minggu maupun alasan-alasan lainnya).

36

Controller Pendahuluan Pada lembaran ini akan dipaparkan informasi yang berkaitan dengan tugas controller. Saya akan membaginya dalam beberapa bagian. Selama proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan Social Act (Sosact) FEB UI 2015, tentu ada banyak hal terkait suka dan duka, lebih dan kurang terkait tugas controller. Controller harus menjalin hubungan kerja sama dengan Treasurer, Divisi Keuangan serta seluruh divisi operasional lainnya untuk menjalankan efektivitas dan efisiensi keuangan dan juga mengadakan hubungan dengan Pihak Dekanat FEB UI khususnya bagian Mahalum, Keuangan dan Pengadaan Barang dan Jasa FEB UI. Diharapkan dengan diberikannya informasi ini bisa membuat panitia Social Act FEB UI selanjutnya dapat melakukan perbaikan kinerja dan hal-hal terkait pelaksanaan kegiatan ini, terutama yang berkaitan dengan keuangan.

Job Description 1. Berwenang dalam menyeleksi dan mengotorisasi setiap permohonan pencairan kas (pengeluaran) yang diajukan tiap seksi agar kedisiplinan rencana anggaran yang telah dibuat tetap terjaga 2. Menyusun pengendalian internal atas anggaran dan keuangan sosact 3. Melakukan follow up kepada pihak dekanat terkait dana dari dekanat 4. Membantu kabid-kabid dalam melakukan control keuangan pada seluruh divisi 5. Menyusun laporan keuangan interim berdasarkan pencatatan pemasukan dan pengeluaran oleh Treasurer selama kepanitiaan berlangsung. 6. Membuat laporan keuangan per cash-in-flow 7. Bersama Treasurer membuat perencanaan dan laporan pertanggungjawaban keuangan 8. Bersama Treasurer membawahi divisi keuangan 9. Menyimpan bukti pengeluaran yang relevan 10. Memahami konsep acara sebaik mungkin

Persiapan

37

Saya dan Treasurer adalah PI yang paling akhir direkrut masuk ke dalam tim Social Act FEB UI 2015. Pada awalnya saya merasa agak kesulitan karena saya belum sama sekali punya pengalaman dengan bagian keuangan pada kepanitiaan apapun. Namun pengalaman saya beberapa kali dalam bagian perlengkapan menjadi sangat membantu saya dalam menjalani tugas sebagai Controller. Hal yang pertama kali saya lakukan adalah menghubungi Controller dan Treasurer sebelumnya. Dari sini saya mendapatkan sangat banyak sekali masukan dan saran. Namun karena kesibukan mereka yang saat itu sedang skripsi ditambah kerja dan magang saya hanya sempat dua kali bertemu mereka di awal-awal. Kemudian saya mencoba menghubungi Controller OPK 2015 karena saya pikir dia sudah berpengalaman di bidangnya. Kami banyak melakukan sharing dan tentu informasi dan masukannya cukup membantu saya terkait persiapan bidding.

Bidding Saat bidding, saya merasa tim kami diserang (saya tidak tahu kalau memang mekanismenya harus seperti itu). Dari sisi Controller, misalnya, saya dianggap perlu dan harus tahu berapa jumlah batu bata dan kapur yang diperlukan untuk satu kilogram semen yang bahkan saya pikir tukang bangunan pun tidak tahu sampai sedetail itu. Kemudian saya dianggap salah karena saya sampai bidding belum menanyakan berapa dana yang dekanat berikan untuk kepanitiaan Social Act. Saya waktu itu menjawab tidak etis (untuk menanyakan hal tersebut) dikarenakan hingga menjelang bidding Social Act akan terdiri dari dua tim, sehingga saya tidak bisa serta merta mewakili diri saya sebagai Controller Sosact ke Dekanat, padahal waktu itu masih dua tim dan saya belum resmi menjadi Controller. Dari diri saya sendiripun, jika tim saya kalah waktu itu, saya merasa saya tidak berhak mendapatkan informasi yang seharusnya saya tidak boleh dapatkan, karena masalah uang menurut saya adalah masalah sensitif. Hal terakhir yang menjadi sorotan besar adalah ketidaktahuan saya jika harus membuat anggaran penerimaan. Anggaran penerimaan tidak saya buat dikarenakan Controller sebelumnya juga tidak membuat dan tidak ditanyakan. Akhirnya dari hasil bidding, Controller merupakan salah satu pihak yang banyak mendapat evaluasi besar. Tapi dari situ saya jadi merasa bahwa saya harus lebih banyak belajar dan berusaha.

Pengajuan Anggaran

38

Setelah bidding, saya diharuskan mengajukan anggaran ke dekanat. Atas saran dari Controller sebelumnya, anggaran Sosact 2015 saya bagi menjadi tiga termin, yaitu termin I untuk pengeluaran hingga bulan Juli 2015, termin II untuk pengeluaran bulan Agustus hingga hari H dan termin III untuk pengeluaran pasca Sosact. Pembagian termin ini semata-mata hanya untuk memudahkan Controller dalam mengatur pos-pos pengeluaran. Pengajuan anggaran beberapa kali direvisi oleh pihak keuangan dekanat terutama untuk masalah pemisahanan transaksi yang berhubungan ke Bagian Pengadaan Barang dan Jasa FEB UI. Sedikitnya informasi yang saya dapatkan dan kurangnya pengalaman memang sudah menjadi konsekuensi. Namun yang sangat disayangkan disini adalah TIDAK ADANYA BANTUAN SEDIKITPUN dari Controller BPM selaku pihak yang bertanggungjawab pada Sosact untuk memberikan sosialisasi seperti mekanisme pengajuan anggaran, format pengajuan, atau format laporan pertanggungjawaban atau minimal menanyakan apakah ada kendala atau tidak, padahal anggaran saat bidding merupakan hal yang peru direvisi. Saya ‘dipaksa’ bekerja sendiri padahal waktu itu pengeluaran sosact sudah berjalan. Akibatnya ada satu pengeluaran sosact yang berhubungan dengan pengadaan tidak direimburse karena saat realisasi, pengajuan anggaran sedang berlangsung dan sosact tidak berhasil mengumpulkan bukti-bukti yang ada. Ketua BPM 1 waktu itu juga turut andil dalam hambatan pengajuan anggaran. Saat itu dia enggan untuk memberi tandatangan pada Rincian Anggaran Belanja (RAB) final yang hendak saya ajukan ke Mahalum. Pada RAB itu, saya dikira belum sama sekali berkonsultasi dengan keuangan dekanat. Padahal itu adalah RAB final yang sudah disetujui oleh keuangan dekanat setelah beberapa kali kerja keras dan revisi. Akhirnya setelah saya jelaskan, masalah tersebut bisa teratasi.

Termin I Seperti yang sudah dijelaskan, pengajuan anggaran termin I dimaksudkan untuk pengeluran sosact hingga bulan juli 2015. Kenyataannya, hingga akhir juli, dana untuk termin I belum juga turun. Akibatnya sosact terpaksa mengeluarkan uang sendiri untuk operasional yang jumlahnya tidaklah sedikit. Namun berkat kerjasama dan pengertian Panitia, operasional sosact saat itu berjalan lancar meskipun tidak ada sokongan dana.

Termin II

39

Pada termin ini, lagi-lagi dana yang turun melebihi waktu yang telah ditentukan, padahal pengeluaran sosact paling besar ada di termin II. Ditambah lagi sponsor untuk sosact baru didapatkan menjelang hari-H. Hal-hal tersebut cukup menjadi kendala. Saya dan Treasurer beberapa kali sempat berkelakar jika kami kurang melakukan sedekah hingga menyebabkan dana sosact yang turun selalu lama . Termin II juga mengharuskan saya banyak berurusan dengan bagian pengadaan barang dan jasa dan keuangan UI. Disini saya sebagai frontliner banyak mendapat teguran langsung dari pihak pengadaan dikarenakan di tengah jalan, sosact banyak melakukan perubahan seperti banyaknya kuantitas barang dan harga barang per unit. Akhirnya Controller banyak turun langsung untuk mencari vendor yang sesuai dengan anggaran. Vendor yang pertama saya hubungi adalah vendor bus. Setelah beberapa kali menghubungi vendor yang berbeda, akhirnya saya menemukan vendor yang pas sesuai dengan anggaran. Hal tersebut diikuti oleh vendor truk dan pick-up yang totalnya sudah sesuai anggaran. Di titik inilah saya merasa saya melakukan pencapaian yang besar dengan mengurangi realisasi anggaran transportasi, yang tahun lalu menjadi titik stress utama controller. Sementara untuk pengeluaran besar lain seperti kaos dan umbul-umbul saya tidak banyak menghadapi kendala. Berkat bantuan pengadaan, divisi perlengkapan sosact dan pengalaman saya yang banyak berkecimpung di divisi perlengkapan membuat pengeluaran yang ada hubungannya dengan pengadaan secara total bisa terkendali. Menjelang pelaksanaan, keuangan sosact mendapat kendala yang sangat besar. Awal September sosact mendapat berita jika keuangan FEB UI sedang kosong. Padahal vendorvendor yang hubungannya dengan pengadaan sedang gencar-gencarnya meminta uang muka dan/atau pelunasan. Hal tersebut menyebabkan kami terpaksa menggunakan uang sosact yang seharusnya untuk operasional, kami gunakan untuk membayar uang muka/pelunasan agar proses produksi atau pemesanan bisa terus berjalan. Untungnya saat itu kami dibantu dengan adanya dana sponsor yang masuk. Meskipun begitu saya menjadi khawatir dana untuk hari H tidak cukup akibat banyaknya uang sosact yang dikeluarkan tadi.

PELAKSANAAN Selama hari-h, pengeluaran keuangan sosact cukup lancar. Saya banyak ditolong oleh pengeluaran divisi-divisi yang ternyata realisasinya jauh lebih efisien dari anggaran, sehingga kekhawatiran jika dananya kurang menjadi sirna. Bisa dibilang pekerjaan controller saat hari-

40

h lebih banyak setelah acara, yaitu melakukan pembayaran seperti konsumsi, pembicara dan tukang, serta mengumpulkan beberapa bukti-bukti pembayaran.

Pasca Pelaksanaan Tidak semua bukti pembayaran berhasil dikumpulkan controller saat hari-H. Hal tersebut membuat controller perlu menagih kembali bukti pasca pelaksanaan. Beberapa divisi tidak kooperatif sehingga membuat controller harus terus-terusan menagih bukti pembayaran tersebut. Controller terkesan seperti beban bagi seluruh divisi lainnya karena membutuhkan beberapa dokumentasi yang sering menghambat kinerja divisi operasional. Akan tetapi, “money talks”! Semua divisi sangat membutuhkan uang untuk pekerjaan mereka. Hal ini mengindikasikan bahwa terjadi hubungan kerja sama di antara controller dan seluruh divisi yang ada. Divisi operasional tidak akan bisa bekerja tanpa uang, oleh karena itu untuk pemenuhan persyaratan keuangan harus dipatuhi.

Termin III Sampai LPJ ini dibuat, dana termin III yang sedianya digunakan untuk pengeluaranpengeluaran pasca sosact belum diajukan oleh Mahalum. Mahalum mengaku lupa, ditambah lagi Treasurer sebagai pihak yang follow-up terkait dana, tidak mengingatkan setelah pencairan dana termin II. Akhirnya setelah didiskusikan, termin III dijadikan semacam reimburse yang baru dibayarkan jika LPJ keuangan sosact selesai diperiksa.

UCAPAN TERIMAKASIH 1. Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nya sosact secara umum terselenggara dengan baik 2. Mahalum, Keuangan, dan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa FEB UI yang sudah membantu mekanisme kerja keuangan sosact 3. PI, yang sudah mau mengorbankan banyak uangnya untuk operasional sosact terutama saat masa-masa kritis termin I 4. Treasurer, yang sudah menjadi partner kerja yang sangat baik. Banyak membantu terkait pengajuan dana, pengumpulan bukti pembayaran dan pembuatan laporan pertanggungjawaban.

41

5. Divisi Keuangan, yang sudah membantu menyediakan sponsor sehingga keuangan sosact menjadi ‘sehat’ serta Divisi Medis atas keberhasilannya mengadakan kerjasama dengan pihak penyedia obat-obatan 6. Divisi Acara Non Fisik atas ketersediaannya membuat begitu banyak MOU untuk pembicara, sehingga setelah acara pembicara tidak meminta honor lebih seperti sosact tahun lalu 7. Divisi

Perlengkapan

yang

sudah

membantu

menghubungi

dan

mencari

perlengkapan/logistic yang sesuai dengan anggaran 8. Divisi Acara Fisik dan Konsumsi, yang sudah mau diajak bekerjasama untuk mengontrol dan mengefisienkan pengeluaran. 9. Divisi lainnya atas kesediannya menggunakan uang pribadi untuk kelancaran sosact.

Evaluasi 1. Controller telah menjalankan fungsinya terhadap keuangan dengan sangat baik tanpa merugikan pihak-pihak di luar kepanitian. 2. Telah melaporkan LPJ keuangan Termin I dengan sangat baik

SARAN UNTUK CONTROLLER SELANJUTNYA Saran yang sangat perlu untuk diperhatikan 1. CONTROLLER HARUS MEMBERIKAN PERHATIAN LEBIH KE TRANSAKSI YANG BERHUBUNGAN DENGAN PENGADAAN Saat pengajuan RAB, lebih baik melakukan kroscek ke divisi terkait, PI atau vendor untuk transaksi diatas 1 juta. Misalnya untuk pengadaan bus untuk mahasiswa baru, controller harus kroscek kembali berapa jumlah maba, jumlah seat bus, kuantitas bus, serta harga dan vendor mana yang memberikan harga tersebut, karena nanti di pengadaan, controller diminta untuk menjelaskan hal tersebut. Pengadaan sangat sensitive terhadap perubahan harga, kuantitas dan perubahan vendor. Pengadaan tidak segan-segan menegur dan menganggap kepanitiaan tersebut perencanaannya tidak matang.

2. IKUT TERJUN LANGSUNG MENGHUBUNGI DAN MENEMUI VENDOR

42

Terutama yang berkaitan dengan transportasi dan perlengkapan. Jangan mudah percaya mengenai nominal tertentu untuk sebuah transaksi yang diajukan oleh divisi terkait. Misalnya harga kaos untuk kuantitas 300 di vendor X adalah 60 ribu. Controller tidak boleh langsung mengiyakan. Lakukan kroscek sendiri apakah benar, jika melebihi anggaran lebih baik controller ikut membantu mencari vendor baru. Halhal kecil tersebut akan sangat berpengaruh besar nantinya pada keefisienan realisasi anggaran.

3. BUAT KESEPAKATAN (MOU) DENGAN PEMBICARA ACARA NON FISIK AGAR PEMBICARA TIDAK MEMINTA HONOR LEBIH

Menjelang Bidding 1. Siapkan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan tidak terduga saat bidding Misalnya berapa jumlah batu bata dan kapur yang diperlukan untuk satu kilogram semen, atau bahkan berapa botol air mineral yang mampu ditampung oleh sebuah trashbag. 2. Menanyakan jumlah dana yang disediakan oleh dekanat sebelum bidding, bahkan jika nanti Social Act 2016 ada dua tim yang maju. Tidak usah berpikir itu etis atau tidak etis 3. Bersama Treasurer membuat anggaran penerimaan, meskipun diceritakan bahwa controller sebelumnya tidak membuat anggaran penerimaan.

Persiapan dan Pelaksanaan 1. Pahami detail pengeluaran divisi sebaik mungkin Seperti kapan dibutuhkan uangnya, berapa jumlah uangnya, pembicara punya npwp atau tidak, dan sebagainya. Hal ini sangat dibutuhkan untuk pemenuhan dokumentasi dan LPJ keuangan ke dekanat. Jika divisi operasional tidak kooperatif, bagaimana uang bisa dicairkan dengan cepat.

2. Buatlah Guideline Keuangan Guideline berisi syarat-syarat valid bon/bukti transaksi, alur permintaan dana dan mekanisme advance serta reimburse.

43

3. Controller berperan sebagai penghubung kebutuhan panitia dengan divisi pengadaan dan keuangan dekanat. Dibutuhkan integrasi dan komitmen yang kuat dari seorang controller untuk bisa membahasakan masalah keuangan dan pengadaan ke panitia dengan bahasa yang mudah dimengerti.

4. Controller harus memahami standar pelaporan akuntansi, audit dan perpajakan. Controller akan melaporkan LPJ keuangan ke pihak Keuangan FEB UI melalui Mahalum dan Keuangan Rektorat UI. Standar pelaporan untuk Keuangan FEB UI adalah memenuhi prasyarat keabsahan dokumentasi dan bukti-bukti transaksi yang dikelompokkan ke masing-masing Program Kerja. Sedangkan standar pelaporan untuk Keuangan Rektorat UI adalah memenuhi prasyarat klasifikasi akun beban. Untuk sistem audit, Controller harus siap siaga untuk membantu divisi yang kesulitan dalam pemenuhan dokumentasi transaksi. Jangan sampai terlihat indikasi penipuan dan kecurangan pada bukti transaksi pengeluaran seperti mark-up. Lakukan seluruh pelaporan dengan wajar dan adil. Peraturan perpajakan diperlukan untuk transaksi yang terlibat dalam pajak seperti PPh 21 untuk honorarium, PPh 23 untuk pajak sewa bus plat kuning, PPh 23 untuk catering, dan lain-lain.

5. Controller harus bekerja sama dengan Treasurer seperti saudara. Tanpa Treasurer maka Controller bukanlah siapa-siapa. Kedekatan dan kekompakan dari kedua pihak ini akan berdampak kepada tingkat ketersediaan dana yang ada untuk Social Act FEB UI. Pemilihan Treasurer harus berdasarkan kecocokan dan profesionalitas kerja bukan atas dasar kenal dan kerabat. 6. Controller hanya berfokus kepada sistem dan serahkan seluruh uang ke Treasurer. Demi menjaga fokus dan integritas, Controller disarankan untuk tidak memegang uang sama sekali. Karena waktu yang dibutuhkan Controller lebih bersifat perencanaan, otoritas, dokumentasi dan pelaporan. Jika Controller memegang uang, maka akan ada tambahan waktu untuk melakukan pertemuan dengan divisi yang ingin melakukan reimburse dan advanced dari transaksi pengeluaran.

44

7. Jadikan orang-orang yang ada di Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEB UI sebagai kerabat dekat. Ketiga unit bisnis dekanat ini harus dipenuhi seluruh keinginan dokumentasi secepat mungkin. Jangan biarkan mereka menunggu, karena kerjaan mereka juga bukan hanya mengurusi Social Act FEB UI. Mahalum dibutuhkan untuk proses tanda tangan dan kelancaran submit dokumen ke Manajer Umum. Pengadaan dibutuhkan untuk proses pengeluaran yang bersifat besar. Keuangan dibutuhkan untuk proses pencairan dana.

8. Lakukan konsultasi ke Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEB UI. Mahalum – lakukan konsultasi untuk sponsorship bersama Treasurer. Pengadaan – lakukan konsultasi berupa skenario yang terjadi dari masing-masing vendor yang memiliki transaksi dengan nominal yang besar. Keuangan – lakukan konsultasi berupa proses pengajuan dana, follow-up pencairan dana, proses dokumentasi dan perizinan pencairan dana.

9. Selalu mencantumkan CONTACT PERSON di setiap pengajuan dana. Hal ini bertujuan untuk kemudahan Keuangan Dekanat untuk mengkonfirmasi dan menghubungi Controller dalam rangka pengumpulan informasi.

10. Lakukan update anggaran dan analisis variance. Controller harus membangun sebuah sistem keuangan berbasis excel untuk mengevaluasi antara anggaran, interim dan aktual. Hal ini dibutuhkan untuk memastikan apakah ketersediaan dana per termin masih cukup dan untuk pengambilan keputusan mana transaksi yang harus diprioritaskan terlebih dahulu. 11. Jangan ceritakan ketersediaan dana ke BPH dan pihak yang berpotensi untuk melakukan kecurangan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kecemburuan antar divisi, masing-masing divisi memiliki anggaran masing-masing yang harus dipatuhi dan memiliki ketersediaan dana masing-masing. Jika isu-isu ketersediaan dana diketahui oleh seluruh BPH, maka divisi yang tidak memiliki anggaran bisa berpotensi untuk cemburu karena sulit untuk meminta uang ke Controller.

45

12. Jangan pernah menceritakan kondisi keuangan ke Mentor. Pihak yang satu ini adalah yang paling sensitive masalah keuangan karena melibatkan mahasiswa. Rahasiakan semua masalah keuangan. Urutan diskusi masalah keuangan adalah 1) Treasurer, 2) Pengurus Inti dan 3) Mahalaum.

13. Simpan seluruh bukti transaksi dengan rapih

14. Segera fotokopi struk bensin, tol atau struk belanja di supermarket karena tulisannya mudah hilang

15. Disarankan untuk memiliki 3 staff yang langsung diwawancari oleh Controller. Job desc staff tersebut adalah melakukan penempelan bon dan kwitansi dari masingmasing proker. Jadi staf diberikan tugas untuk mengawasi dan menagih bon/kwitansi dari program kerja masing-masing divisi.

16. Tanda tangan Controller adalah penting, maka bacalah term of payment, term of services dan perjanjian dengan saksama dan teliti untuk meminimalisir risiko ketidaksesuaian ekspektasi.

17. Jangan membuat tanda tangan dalam bentuk softcopy.

Terakhir, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia Social Act FEB UI 2015 kembali, Semoga kerja sama selama menjalankan Social Act FEB UI 2015 memberikan pengalaman dan juga pembelajaran.

46

Treasurer Pendahuluan Pembuatan LPJ ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai segala kejadian yang terjadi pada Social Act FEB UI 2015 yang berhubungan dengan job description treasurer. Sehingga kepanitian tahun selanjutnya dapat mengetahui gambaran sejelas-jelasnya pada sosact 2015 serta dapat mengambil segala kebaikkan dan menghindari kejadian buruk dari keuangan sosact 2015. Job Description 1. Bertanggung jawab dan berwenang menerima semua pemasukan keuangan untuk kegiatan 2. Melakukan pencatatan pemasukan keuangan 3. Menyimpan bukti pemasukan keuangan yang asli dan melaporkan kepada Controller setiap terjadi pemasukan 4. Mengeluarkan dana pada kegiatan yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh Controller dan mencatat pengeluaran tersebut 5. Updating dan rekonsiliasi saldo dengan Controller secara berkala 6. Membantu dan membawahi divisi Keuangan 7. Membuat rekening atas nama kepanitiaan 8. Bertindak sebagai penyimpan buku rekening panitia 9. Membantu Controller dalam perencanaan maupun penyusunan LPJ

DESKRIPSI Awal Social Act 2015 Saya dan Controller resmi bergabung kedalam tim Pengurus Inti Sosact pada tanggal 21 Februari 2015. Dari situ untuk persiapan bidding kamipun membuat rancangan anggaran untuk kedepannya, kemudian bertanya kepada Contoller dan Treasurer sebelumnya. Untungnya Koor dan Wakoor Keuangan sudah dicarikan oleh PO (sekarang), yang dulu BPH Divisi Keuangan, dari staf Divisi Keuangan sebelumnya sehingga saya tidak perlu repot mencari orang lagi.

47

Kemudian tim Sosact harus melewati proses bidding yang sangat alot dan panjang, yang rasanya baru pertama kali saya alami setelah sebelumnya pernah mengikuti beberapa kali bidding. Disitu bidder mempertanyakan tentang saya yang tidak membuat anggaran penerimaan. Ada banyak alasan, namun saya sendiri juga merasa skip dengan keberadaan anggaran penerimaan itu, karena berbasis pada preprop tahun lalu, tidak membuat dan tidak ditanyai mengenai anggaran penerimaan itu, sehingga saya lebih fokus bersama dengan Controller berkutat dengan anggaran pengeluaran yang juga entah kenapa dipertanyakan sedetail-detailnya (sampai hal-hal yang tidak penting) oleh bidder. Anggaran penerimaan pun menjadi syarat kelulusan bidding kami, namun setelah selesai dibuat dan dikumpulkan, tidak pernah disinggung-singgung ataupun ditanyakan kembali.

Pra Hari-H Anggaran pengeluaran preprop tadi kemudian harus diatur kembali untuk menyesuaikan dengan format RAB dari FEB UI. Treasurer dan Controller akhirnya mendapat kepastian dana yang turun dari FEB UI, dan mulai membuat gambaran pengeluaran dan penerimaan dari nilai tersebut. Bergantian dengan Controller bolak-balik gedung Dekanat FEB UI mulai menjadi rutinitas sehari-hari. Setelah itu saya mulai mengawasi persiapan divisi keuangan yang saya bawahi dalam membuat rancangan kerja mereka, terutama persiapan marcall. Sama seperti tahun lalu, saya menganggap tidak perlu dilakukan danus karena hasilnya tidak signifikan dan terhalang dengan jumlah SDM dan waktu yang sempit mendekati liburan. Hal pertama yang harus dipersiapkan adalah proposal eksternal. Proses pembuatan konten proposal eksternal sempat terhambat satu minggu karena menunggu preface yang seharusnya dibuat oleh PO (sebelumnya), namun tidak kunjung dikerjakan, sehingga akhirnya saya sendiri yang terpaksa membuat preface tersebut dalam satu malam dibantu oleh PO ‘sekarang’. Konten lalu diserahkan kepada divisi HPD untuk dibuat desainnya. Namun setelah beberapa minggu ditunggu, desain proposal eksternal yang dinanti dirasa kurang sesuai dengan keinginan saya dan divisi keuangan. Akhirnya, karena memiliki pengalaman sebagai HPD sebelumnya, saya pun turun langsung membantu proses desain tersebut.

48

Hal kedua yang harus diperhatikan adalah surat dukungan acara dari dekanat FEB UI, karena surat itu dibutuhkan untuk diposkan bersama dengan propeks kepada calon sponsor dan juga untuk membuat rekening Social Act., yang juga harus dicantumkan dalam proposal eksternal. Sayangnya surat dukungan tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama untuk turun, sehingga lagi-lagi semua proses ikut terhambat. Akhirnya rekening yang digunakan dalam propeks sementara menggunakan rekening milik Treasurer karena terus didesak waktu. Propeks baru diperbaiki setelah rekening sosact akhirnya jadi. Ketiga, rekening bank Social Act. Sebaiknya rekening tidak buka-tutup tiap tahun, dan terus menggunakan rekening yang sama tiap tahunnya, seperti organisasi. Hal ini untuk menanggulangi kejadian diatas, sehingga meskipun surat dukungan terlambat turun, tetap sudah memiliki rekening yang bisa digunakan. Rekening lama dapat diakses hanya dengan menyerahkan beberapa dokumen, seperti misalnya surat pengalihan kuasa dari kepanitiaan lama ke baru. Saya memilih untuk membuka tabungan bisnis di Mandiri kembali seperti tahun sebelumnya, karena sudah familiar dengan bank tersebut dan bank tersebut ada di gedung FEB UI sehingga dekat untuk didatangi. Kemudian kalau bisa mintalah fasilitas SMS Banking untuk update pemasukan dan pengeluaran dari rekening bank secara otomatis. Bahkan jika bisa minta fasilitas mobile banking atau e-banking. Sebenarnya kemarin saya meminta fasilitas tersebut tetapi karena ada miskomunikasi saya tidak mendapat fasilitas tersebut. Saya tidak meminta kembali karena saya pikir tidak mendesak, tetapi ternyata fasilitas tersebut akan sangat berguna dan akan membantu kinerja treasurer. Selain itu, Treasurer harus siap mencari ATM kapanpun untuk keperluan Social Act.

Proses pencarian dana Setelah propeks dan rekening selesai, maka dimulailah proses marcall. Divisi keuangan tahun ini sudah sangat ahli dalam bidang mereka, sehingga treasurer tidak mau terlalu banyak mengatur macam-macam dalam proses pencarian sponsor. Namun sayangnya karena masalahmasalah yang disebutkan diatas tadi, proses marcall lagi-lagi terundur hingga baru dimulai menjelang Lebaran idul Fitri. Pada awalnya sosact mendapatkan tawaran sponsor dari Frutamin, namun ternyata setelah dilihat kembali tawaran tersebut malah merugikan Social act apalagi dengan nilai pemberian yang tidak seberapa, sehingga akhirnya kami semua sepakat

49

untuk menolak kesempatan tersebut. Selanjutnya kami juga berusaha mengapproach Unilever sebagai sponsor tahun lalu, namun setelah berbagai macam cara dicoba, mulai dari e-mail, telepon, bahkan bertanya kepada alumni FEB UI yang kontaknya kami dapatkan setelah berkonsultasi dengan Pak Pribadi, tetap saja tidak ada respon dari Unilever. Meskipun divisi keuangan sempat masih mau mengejar Unilever hingga saat-saat terakhir, ternyata akhirnya kami harus menyerah juga. Kami juga berusaha meng-approach Pemerintah Karawang yang siapa tahu bisa memberikan bantuan dana seperti Pemerintah Kabupaten Sukabumi ditahun sebelumnya, namun ternyata mereka tidak bisa dihubungi. Sponsor pertama yang kami dapatkan adalah Panca Harapan, sponsor yang juga telah bekerja sama dari tahun-tahun sebelumnya. Panca Harapan diapproach oleh medis dengan dibantu oleh divisi keuangan, dan memberikan sponsor in-kind berupa obat-obatan. Namun setelah saya sempat berbincang dengan orang-orang panca harapan menjelang hari-H, tahun depan mereka ingin mulai mencari-cari proyek desa binaan, sehingga jika ada acara bercocok tanam seperti tahun ini lagi, maka mereka dapat memberikan bantuan bibit juga. Mungkin ini bisa jadi pertimbangan untuk acara Sosact tahun depan, jika memiliki acara yang membutuhkan bibit lagi. Pada akhirnya setelah mengalami banyak kegagalan, mulai banyak rezeki yang berdatangan. Seorang staff Divisi Keuangan pun menggunakan internal linknya untuk mendapatkan sponsor CV Blessing Flower yang memberikan fresh money. Kemudian staff yang sama juga berhasil mendapatkan donasi berupa makanan (snack), yang dibagikan pada peserta acara dan panitia pada hari-H.

Wakoor Keuangan pun dengan link beasiswanya berhasil mendapatkan

kerjasama dengan Tanoto Foundation yang memberikan fresh money cukup besar 3 minggu sebelum hari-H acara. Selain itu Tanoto Foundation juga memberikan satu kardus pulpen untuk acara. Memenuhi pemasangan logo Tanoto Foundation cukup dikejar waktu karena kesepakatan didapat saat akan memulai proses cetak-mencetak,terutama kaos. Namun untungnya kami berhasil memenuhi semua pemasangan logo mereka. Kemudian ada juga donasi individu dari dua orang diluar acara Social Act yang tidak terduga. Terakhir, seperti tahun sebelumnya, lewat bantuan dari Pak Pribadi, kami berhasil mendapatkan dana dari POM FEB UI yang jumlahnya juga cukup besar.

50

Hari-H Acara Meskipun dana dari para sponsor telah turun dan sampai ke rekening Social Act, namun terjadi masalah dengan Pengadaan Dekanat FEB UI, dimana karena proses yang rumit maka mereka belum bisa membayar vendor penyedia peralatan Social Act, sehingga kami harus membayar vendor tersebut dengan uang termin 2 kami yang seharusnya digunakan untuk keperluan lain, terlebih dahulu. Hal ini sempat menimbulkan kepanikan bagi saya dan Controller, karena takut uang yang kami miliki saat itu tidak mencukupi untuk keperluan acara hari-H. Pada akhirnya untuk jaga-jaga saya menarik semua hampir semua uang yang ada di rekening Social act serta membawa uang pribadi dari rekening sendiri. Untunglah sampai di desa ternyata pengeluaran yang dilakukan tidak sebesar yang diperkirakan, sehingga masih banyak uang yang tersisa, yaitu setengah dari jumlah uang yang dibawa. Pada saat acara pekerjaan Treasurer lebih kepada membantu Controller membayar dan mengumpulkan bukti keuangan. Selain itu juga membantu divisi keuangan untuk memenuhi permintaan Tanoto untuk men-twitt acara-acara dan foto Social Act.

Pasca hari-H Treasurer membantu Controller dalam menyusun LPJ untuk termin 2 dan 3 dekanat. Selain itu diestimasikan reimburse dari set up cost dan pengeluaran PI saat awal-awal acara (terutama karena dana termin 1 yang terlambat turun) dapat dilakukan. Namun sampai saat LPJ ini dibuat, Pengadaan FEB UI belum mengganti uang Sosact untuk membayar vendor sebelumnya.

Evaluasi BPH Nama

Jurusan

Keterangan

Inggrita Emanuelin

EAK

Inggrita sudah sangat berpengalaman dalam bidang

2013

keuangan dan sangat kompak dengan Nina karena sudah pernah bekerja sama sebelumnya. Inggrita memiliki dedikasi yang tinggi pada Sosact, merelakan liburan kuliahnya dengan marcall. Bahkan ia tak lelah melakukan

51

door-to-door, berkeliling dari satu kantor ke kantor lainnya membawa propeks Sosact. Inggrita sendiri juga bisa membagi waktunya dengan acara GUIM yang ia ikuti sebagai panitia. Nina Puspita

Feraliasari EAK

Nina adalah BPH yang berdedikasi tinggi, ia tetap

2013

menjalankan tugasnya di Sosact dan selalu menyempatkan hadir di rapat Sosact meskipun ia juga menjadi Pengurus Inti di IAF. Meskipun sempat pulang ke kampung halaman terlebih dahulu saat libur Lebaran, namun ia tetap melakukan marcall dari sana. Nina adalah orang yang sangat pantang menyerah, apalagi dalam mengejar sponsor sampai akhir.

Saran 1. Agar tidak mengulang kejadian tahun-tahun sebelumnya, sebaiknya segeralah bergerak bersama dengan divisi keuangan untuk membuat surat dukungan dan proposal eksternal, serta melakukan marcall. Karena waktu marcall yang sempit dan terpotong Lebaran tidak akan cukup untuk menjangkau berbagai macam sponsor. Selain itu seperti yang tadi disebutkan, tidak usah membuka rekening baru atau menutupnya saat acara selesai. Dan juga lebih baik menggunakan rekening social act daripada rekening pribadi untuk branding. 2. Saya harap sosact kedepannya terus menjaga kerjasama dengan Panca Harapan, apalagi Panca harapan sudah lama bekerja sama dengan kita dan tidak pernah meminta macammacam. Selain itu mereka juga ikut turun langsung dalam acara pengobatan gratis sehingga sangat membantu kelangsungan acara dengan SDM yang sedikit. Jika memiliki link ke Tanoto Foundation, yayasan tersebut juga sangat direkomendasikan untuk diapproach kembali karena cukup royal dalam memberikan dana. 3. Rajin merekonsiliasi uang yang dimiliki dengan Controller, apalagi biasanya banyak divisi yang jika diberi uang, kembaliannya tidak diberikan lagi, atau bukti keuangannya tidak lengkap. Catat dengan lengkap semua uang yang masuk dan keluar dan kepada siapa uang itu diberikan, dan selalu komunikasikan dengan Controller.

52

Kesimpulan Akhir kata, kondisi keuangan Social Act tahun 2015 cukup baik, meskipun awalnya cukup tertekan dengan benchmark keuangan tahun lalu yang juga sukses. Saya sangat berterima kasih pada pihak-pihak yang membantu keuangan Social Act, terutama PO (sekarang) dan Sekum yang sudah mengeluarkan uang sangat banyak untuk mengcover keperluan pengeluaran saat cash yang dimiliki tidak mencukupi, dan juga PI lainnya yang membantu kelancaran dana. Terima kasih banyak juga kepada Controller serbabisa yang meskipun ini pengalaman pertamanya dibidang keuangan, namun kinerjanya sudah sangat baik, tidak kalah dengan controller tahun sebelumnya yang selalu dielu-elukan. Controller tahun ini bahkan mau turun langsung ke lapangan, dan sangat mengerti kondisi lapangan sehingga bisa galak jika ada harga yang tidak sesuai dengan harga seharusnya sesuai anggaran, serta memiliki skill tawarmenawar yang sangat ahli. Tidak lupa juga dengan Divisi keuangan, yang tanpa mereka maka keuangan Social Act akan krisis karena dana dari FEB UI tidak mencukupi. Bangga sekali dengan semangat anak-anak divisi keuangan yang gigih dalam mencari rupiah demi mendanai acara ini,apalagi dengan waktu yang terbatas. Kemudian terima kasih juga untuk divisi medis dalam mengapproach Panca Harapan, serta divisi lainnya yang dapat kooperatif dalam masalah keuangan serta mengefisiensikan pengeluarannya. Terakhir, saya lampirkan anggaran penerimaan serta penerimaan realistis, terutama sebagai contoh agar masalah pembuatan anggaran penerimaan tidak dipermasalahkan lagi dalam bidding tahun depan.

53

54

Kepala Bidang 1 Pendauluan Pertama-tama rasa syukur kepada Allah SWT saya ucapkan karena berkat rahmat dan ridhoNya acara Social Act 2015 bisa terlaksana. Selanjutnya ada sebuah pepatah yang mengingatkan saya kepada seluruh panitia Social Act 2015, yaitu “ingatlah bahwa hasil tidak akan pernah membohongi usaha”. Kalimat itulah yang pantas untuk disampaikan kepada seluruh panitia Social Act 2015, karena dengan segala usaha yang telah panitia lakukan akhirnya Social Act 2015 berjalan dengan lancar meski masih banyak kekurangan. Namun biarlah kekurangan itu menjadi pelajaran hidup bagi kita semua. Pada penulisan ini, saya akan meringkas cerita panitia khususnya di bidang satu, cerita suka dan duka kami selama berbulan-bulan berkerja bersama hingga sampailah kami menjadi sebuah keluarga. Besar harapan saya bahwa tulisan ini dapat bermanfaat untuk panitia sebagai bahan untuk belajar di masa depan dan juga untuk panitia Social Act selanjutnya. Sebelum berlanjut, tak lupa saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada BPH dan seluruh staff bidang satu. Terima kasih atas segala pengorbanan yang kalian lakukan, baik waktu, tenaga, pikiran. Terima kasih telah menjadikan bidang ini menjadi keluarga yang beraneka ragam, meski dinamika dan tekanan di dalam bidang satu besar tapi kalian mampu melewati itu semua. Selanjutnya terima kasih untuk para Pengurus Inti, Ani, Fina, Rizki, Heidy atas segala bantuan dan kepercayaan kalian terhadap saya dan tim saya. Serta untuk persekutun kepala bidang Farhan dan Wasri, terima kasih karena kalianlah saya bertahan sampai sejauh ini. Selanjutnya terima kasih untuk seluruh BPH dan Staff lain yang tidak bisa saya sebutkan satu per satu atas kerja keras dan ketulusan kalian dalam menjalankan kepanitiaan ini. Tidak lupa saya ucapkan kepada seluruh pihak yang telah membantu keberlangsungan acara ini dan membantu bidang satu dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

55

Job Description 1. Bertanggung jawab atas jalannya divisi-divisi yang ada di bawahnya (Divisi SDM, Acara Fisik, Acara Nonfisik, dan Mentor ) sesuai dengan apa yang telah direncanakan bersama Koordinator dan Wakil Koordinator tiap divisi. 2. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang ada di bawahnya 3. Menjadi penghubung antara BPH Bidang 1 dengan jajaran Pengurus Inti 4. Memastikan bahwa target kerja pada setiap timeline yang telah ditetapkan oleh masing – masing divisi dapat tercapai dengan tepat waktu 5. Memastikan bahwa tidak ada pengeluaran yang disalahgunakan dan tidak melebihi anggaran yang telah ditentukan 6. Memastikan tidak adanya kendala administrasi, teknis, atau birokrasi internal kepanitiaan yang dapat mempengaruhi kerja divisi-divisi di bawahnya. Jika memang terdapat kendala maka harus terlibat dalam memberikan saran atas solusi pemecahannya. 7. Bertanggung jawab untuk melaporkan secara berkala serta mengkomunikasikan setiap perkembangan dan permasalahan yang ada kepada Project Officer dan jajaran Pengurus Inti. 8. Menghubungkan koordinasi dengan bidang lain dan memastikan tidak ada konflik di dalam hubungan kerja tesebut. 9. Senantiasa terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya. 10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 1 jika terjadi penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act 2015.

Realisasi dan Evaluasi Secara struktural bidang satu disupervisi oleh PO, namun setelah bidding bidang satu seolah-olah tidak memiliki supervisi lagi dan hingga akhirnya, mungkin sudah disebutkan pada bagian sebelumnya khususnya bagian dari Project Officer, bahwa pada tahun ini Social Act 2015 mengalami dinamika yang cukup unik yaitu perubahan posisi pantia inti. Akhirnya pada

56

tahun ini bidang satu cenderung lebih mandiri dengan tidak ada supervisi yang jelas. Skema kerja pada pengurus inti tahun ini menjadi tidak rapih, Ani sebagai PO yang baru akhirnya membawahi seluruh bidang termasuk bidang satu. Pada periode awal bekerja saya pun sempat bingung untuk melaporkan dan berkordinasi dengan siapa. Evaluasi untuk tahun depan supaya hal ini tidak terjadi lagi, pembentukan tim inti harus dipikirkan dengan matang serta juga mempertimbangkan kapabilitas dari tim inti tersebut. Karena jika satu posisi memegang seluruh bidang ditambah divisi keuangan maka beban sangat berat akan ditanggung oleh posisi tersebut dan kemungkinan human error akan menjadi besar. Selain itu, pada saat malam bidding yang cukup panas beberapa dari BPH di bidang satu merasa down dan sempat merasa tidak mampu dan ingin mundur. Karena bidang satu merupakan koor dari acara sosact ini, diharapkan seorang kepala bidang selanjutnya untuk mendampingi dan mensupport divisidivisi dibawahnya apapun masalah yang muncul, tugas seorang kepala bidang adalah memberi keyakinan bahwa BPH adalah orang yang paling penting dalam menjalankan acara ini dan mereka mampu menjalankan kewajiban mereka. Selain itu setelah mempelajari dan berkonsultasi dengan kepala bidang satu Sosact 2014, pada tahun ini yang bertanggung jawab terhadap pesta rakyat adalah BPH acara fisik, bukan lagi kepala bidang satu. Tugas saya hanya memantau dan memastikan bahwa proses kerja berjalan lancar serta membantu mempublikasikan acara penutup kepada pihak aparat desa dan karang taruna. Acara penutup pun dapat terlakasana lebih baik dan kendala-kendala teknis hampir tidak ada. Dukungan dari pihak desa serta karang taruna dan warga pun pada tahun ini sangat membantu menyukseskan acara penutup ini. Untuk selanjutnya penanggung jawab acara penutup ini dapat menggunakan sistem ini. Selanjutnya, saya juga bertugas dalam pembuatan rundown. Untuk pembuatan rundown diharapkan dibuat sedetail mungkin. Maksudnya, agar pada rundown dituliskan atau dilampirkan juga keterangan alur dan timeline kerja setiap divisi yang berkaitan dengan acara. Sehingga dalam rundown tidak hanya berfokus kepada mobilisasi maba namun juga mobilisasi panitia yang terlibat. Hal ini untuk menghindari kemungkinan hal-hal teknis kecil namun penting terlewat.

Acara Non Fisik

57

Sebelum hari H •

Hasil dari bidding mengharuskan divisi ini untuk mensturkturisasi mata acara yang ada dikarenakan jumlah fasilitator yang dihadirkan terlalu banyak. Sehingga selama dua minggu akhirnya jumlah fasilitator dapat diminimalisasi namun tanpa mengurangi esensi dari kegiatan yang akan dilakukan. Untuk selanjutnya saat proses bidding baik BPH dan Kabid 1 harus menguasai penggunaan fasilitator untuk acara apa, dengan jumlah berapa, dan pertimbangan penggunaan fasilitator. Penggunaan fasilitator sebaiknya hanya untuk mata acara yang mengharuskan untuk menggunakan fasilitator.

•

Saat pembentukan koor dan wakoor divisi ini berjalan lancar karena kedua posisi ini diisi oleh mantan staff acara non fisik pada tahun sebelumnya. Sehingga kemampuan mereka sudah tidak perlu diragukan lagi. Yang menjadi kendala awal adalah jumlah staff yang diperoleh tidak memenuhi kuota yang diharapkan. Namun, Andini dan Tari akhirnya mampu memenuhi kuota staff secara close recruitment.

•

Setelah melakukan beberapa kali survey, divisi non fisik sempat mengalami kendala dalam hal mencari mata acara yang tepat untuk masyarakat sekitar. Cara yang dilakukan untuk mengadakan acara yang tepat adalah divisi ini beberapa kali melakukan survey serta wawancara kepada warga mengenai kebutuhan mereka.

•

Proses assesment fasilitator sebaiknya dilakukan segera setelah pembagian pj acara oleh staff dan lakukan MoU dengan sejelas mungkin maksimal h-1 minggu sebelum acara terlaksana.

Hari-H •

Dalam hal persiapan pj acara non fisik serta kesiapan acara non fisik disetiap waktu acara sudah sangat baik. Setiap pj acara beserta peralatan yang dibutuhkan sudah siap sebelum maba dimobilisasi ke titik acara.

•

Karena titik acara yang tersebar ke dalam lima dusun, sempat terjadi crowded dalam hal memobilisasi fasilitator. Hal tersebut terjadi karena kurang adanya koordinasi antara divisi non fisik dengan divisi transportasi. Sehingga kendaraan pribadi fasilitator sempat dipergunakan untuk memobilisasi semua fasilitator yang bertugas pada saat itu.

58

Evaluasi untuk selanjutnya, teknis dalam pengantaran fasilitator apabila titik acara tersebar dilokasi yang berjauhan agar dipikirkan dengan matang. •

Untuk variasi acara sudah cukup variatif dan menarik. Hanya saja beberapa acara yang seharusnya melibatkan warga, namun warga kurang kooperatif untuk hadir dalam acara tersebut. Evaluasi untuk selanjutnya diharapkan untuk acara yang melibatkan warga, agar melibatkan perangkat desa dalam hal publikasi. Serta jangan bosan untuk men follow up warga dari h-1 hari sebelum kegiatan diadakan.

Acara Fisik Sebelum hari H •

Sama dengan halnya acara non fisik, BPH divisi ini berasal dari staff acara fisik tahun sebelumnya. Sehingga hal itu sangat menguntungkan karena BPH sedikit banyak sudah memiliki gambaran dan pengalaman di divisi ini. Namun yang menjadi kendala adalah dalam hal pencarian staff. Mungkin dikarenakan perspektif banyak orang bahwa divisi ini adalah divisi yang cukup berat maka akhirnya pada masa oprec jumlah kuota staff yang terisi sangatlah sedikit. BPH divisi ini melakukan close-rec untuk mengisi kebutuhan staff. Untuk selanjutnya re-branding divisi fisik sangat perlu dilakukan.

•

Perbedaan acara fisik tahun ini dengan tahun sebelumnya adalah pada tahun ini kami tidak melakukan kerjasama dengan pihak Dinas Pemerintah setempat yang bisa meringankan beban anggaran acara. Pada tahun lalu kerjasama dengan Dinas Pemerintah setempat selain meringankan anggaran juga kegiatan acara dipegang langsung oleh DPK yang bersangkutan, sehingga para staff hanya berfokus untuk mengawasi saat kegiatan berlangsung. Hal tersebut sedikit banyak mempengaruhi pola kerja BPH divisi acara fisik tahun ini. Di tahun ini BPH harus berfikir sendiri bagaimana membuat acara yang bermanfaat dan juga mampu menampung 20 kelompok maba per sesinya. Oleh karena itu BPH harus mampu membuat konsep dan seluruh persiapan acara yang matang tanpa bantuan dari pihak Dinas Pemerintah setempat. Ditambah lagi kondisi desa yang sudah cukup baik dari segi infrasturktur membuat konsep acara yang sebelumnya dipersiapkan tidak dapat dilaksanakan. Yang dilakukan BPH pada setiap kali survey adalah memastikan titik acara, memastikan tukang untuk

59

kegiatan pembangunan, dan memastikan alat dan bahan yang dibutuhkan. Namun berkat kerjakeras BPH dan staff yang ada akhirnya persiapan acara berjalan cukup baik. Untuk selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah usahakan adanya kerjasama dengan pihak Dinas Pemerintah setempat karena hal tersebut bukan saja dapat meringankan beban anggaran namun juga meringankan beban kegiatan yang dilaksanakan. Dengan kerjasama dengan pihak-pihak tersebut biasanya mereka menyediakan mata acara khusus yang sudah mereka persiapkan sendiri.

Hari-H •

Acara fisik sempat dijanjikan untuk bekerja sama dengan pihak BP3K khusunya pertanian untuk melakukan kegiatan menanam kedelai. Namun ditengah proses assesment, kerja sama ini dibatalkan. Padahal acara tersebut melibatkan 10 kelompok maba per sesi acara. Hal tersebut membuat saya dan PO terpaksa turun langsung untuk mencari mata acara baru. Akhirnya dibantu oleh kepala desa dan salah seorang petani yang ada kami menemukan mata acara baru yaitu penanaman brokoli di sawah. Setelah masalah tersebut dapat diselesaikan, H-1 pihak pemerintah desa menawarkan kerja sama yang sebelumnya dibatalkan. Karena ini permohonan langsung dari pihak pertanian desa akhirnya mata acara tersebut diadakan dengan persiapan kurang dari 1 hari. Kendala yang dihadapi adalah pengalokasian kelompok akhirnya terpaksa diubah pada hari kamis malam (H-1 acara berlangsung), begitu juga alokasi staff sebaga pj acara. Namun berkat koordinasi dengan divisi lain khususnya FO, acara ini dapat berlangsung.

•

Kurang adanya koordinasi antara yang jelas antara divisi acara fisik dan peralatan untuk sistem pengantaran perlengkapan acara membuat persiapan acara di hari Jumat sesi 1 sedikit mengalami kendala, yang mengakibatkan acara belum siap ketika maba sudah sampai ke titik acara. Untuk selanjutnya jangan sepelekan hal-hal kecil seperti sistem pengantaran barang yang diperlukan untuk acara. Selain itu siapkan sistem penyimpanan barang dekat dengan titik acara, sehingga untuk acara hari kedua tidak perlu lagi ada pengantaran barang dari pihak peralatan dan acara bisa dilaksanakan sesuai dengan waktu yang diharapkan.

60

•

Pada saat hari H terdapat miskomunikasi antara pihak acara nonfisik dengan tukang bangunan, yang pada akhirnya menyebabkan acara tidak dapat dilakukan karena pengerjaan telah selesai dilakukan oleh tukang tersebut. Lagi-lagi follow up kepada pihak desa khususnya yang bersinggungan langsung dengan acara harus selalu dilakukan.

SDM Sebelum Hari-H •

Pada awalnya pengurus inti cukup kesulitan dalam mencari BPH divisi SDM. Hal tersebut dikarenakan tidak adanya staff pada divisi tahun lalu yang mau lanjut menjadi BPH. Hingga akhirnya setelah mendekati waktu bidding, BPH untuk divisi ini terpilih. Meskipun kedua BPH SDM tidak memiliki pengalaman di Sosact sebelumnya, namun mereka sangat mampu melaksanakan tugas serta tanggung jawab mereka dengan baik. Dibuktikan dengan lancarnya proses assesment rumah untuk tempat tinggal maba serta panitia.

•

Pada proses recruitment staff, divisi SDM sangat kekurangan staff. Akhirnya wakoor SDM melakukan closerec. Jumlah staff yang akhirnya tergabung di divisi SDM hanyalah tiga orang, dan satu diantaranya memutuskan untuk mengundurkan diri. Untuk selanjutnya diusahakan jumlah staff minimal sejumlah dengan klaster yang ada. Sehingga setiap staff bisa bertanggung jawab terhadap satu klaster. Pada tahun ini karena kekurangna staff akhirnya koor dan wakoor harus terjun langsung bertanggung jawab terhadap klaster.

•

Pada proses awal assesment rumah banyak warga yang enggan untuk rumahnya digunakan sebagai hostfam. Hal tersebut dikarenakan warga merasa malu dengan keadaan rumah tersebut. Cara yang ditempuh SDM adalah melakukan kerjasama dengan pihak aparat desa khususnya Kepala Dusun dan Ketua RT yang ada untuk melakukan pendekatan kepada warga dan melakukan sosialisasi mengenai acara SosAct ini. Selain itu karena kebutuhan rumah yang tidak sedikit akhirnya divisi SDM bersama divisi lain memutuskan untuk beberapa kali menginap untuk keperluan assesment. Divisi SDM dibantu dengan PI serta divisi lain juga sempat melakukan

61

sosialisasi dengan menyebar ke masjid-masjid yang ada di desa, kami tarawih bersama dengan warga dan setelah itu mensosialisasikan acara Sosact.

Hari-H •

Meskipun tidak memiliki pengalaman di divisi ini sebelumnya, namun BPH mampu menjalankan tugas divisi SDM dengan baik. Kuota kebutuhan rumah baik untuk maba dan panitia serta fasilitator dapat terpenuhi. Masalah yang timbul seperti adanya rumah yang secara sepihak membatalkan kesediaan mereka agar rumahnya digunakan sebagai hostfam dapat ditangani dengan baik oleh divisi ini. Hubungan dan kerjasama antar divisi SDM dengan divisi lain seperti Mentor dan FO pada tahun ini berjalan lancar serta sangat baik.

Pasca hari-H •

Tugas SDM belum berakhir setelah hari H selesai, hal ini dikarenakan mereka masih harus bertanggungjawab untuk menentukan nilai mahasiswa baru dan juga menentukan status kelulusan dari mahasiswa baru. Dimana mahasiswa baru yang dinyatakan tidak lulus telah dijamin oleh BPM untuk tidak dapat memperoleh status IKM aktif.

MENTOR Sebelum Hari-H •

Divisi mentor adalah inovasi dari tim sosact tahun ini. Pembentukan divisi mentor dilatarbelakangi karena beberapa hal, diantaranya adanya wacana dari pihak BPM yang menginginkan divisi mentor yang memiliki satu koor dan wakoor saja yang nantinya berdiri sendiri tidak berada dibawah naungan OPK maupun Sosact. Namun setelah mempertimbangkan lebih lanjut struktur seperti itu tidaklah memungkinkan. Akhirnya dari pihak pengurus inti Sosact memutuskan dibuatlah divisi mentor tersendiri, yang ditahun-tahun sebelumnya hal-hal yang berkaitan dengan mentor dibawahi oleh divisi

62

SDM. Hal tersebut dikarenakan melihat divisi SDM yang tidak hanya mengurusi masalah mentor namun juga masalah hostfam dan tugas maba, kami menganggap bahwa jobdesc yang dimiliki SDM sangatlah banyak dan berat. Selain itu melihat evaluasi-evaluasi ditahun sebelumnya bahwa karena tidak adanya naungan khusus untuk para staff mentor di acara ini akhirnya hubungan staff mentor dan divisi lain tidaklah baik yang berakibat kurang adanya koordinasi dan banyak hal yang menyebabkan miskomunikasi. Dari pertimbangan-pertimbangan tadi, akhirnya terbentuklah tim mentor yang terdiri dari satu koordinator dan lima wakil koordinator. Jumlah ini kami putuskan berdasarkan pertimbangan jumlah tim mentor yang ada di OPK, sehingga nantinya setiap wakil koordinator baik dari tim OPK dan Sosact dapat bersinergi mengurusi segala kepentingan terkait mentor. •

Pada tahun ini hubungan antara tim Opk dan Sosact berjalan lancar khususnya dalam hal mentor. Hal ini dibuktikan dengan adanya koordinasi dalam hal pemilihan staff mentor. Jumlah pendaftar staff mentor sangat banyak yang akhirnya para pengurus inti dari Opk dan Sosact terjun langsung dalam proses wawancara. Selain itu proses staffing mentor dilakukan dan dihadiri oleh BPH mentor dari Sosact dan OPK, perwakilan Pengurus inti dari kedua pihak serta pihak BPM.

•

Dalam rangkaian acara yang dipersiapkan untuk mentor diantaranya mentor days, team building, technical meeting, pelatihan medis, dan simulasi acara secara keseluruhan berjalan lancar dan mentor sudah cukup kooperativ dalam melaksanakan kegiatan yang ada.

Hari-H •

Pada pelaksanaan hari H setiap BPH mentor termasuk koordinator bertanggung jawab terhadap satu klaster bersama dengan SDM dan FO. Sebelum hari H BPH mentor sudah melakukan survey dan menghafal kondisi klaster yang mereka bawahi menyebabkan tidak ada masalah yang serius yang muncul dan kordiansi antara BPH mentor dengan SDM dan FO terkait masalah-masalah kecil yang timbul dapat diselesaikan dengan baik.

63

•

Pada pelaksanaan hari H secara keseluruhan staff mentor sudah cukup kooperativ dalam menjalankan tugasnya dan membimbing mentee dalam mengikuti kegiatan acara. Namun beberapa mentor ada yang tidak dapat melaksanakan tugasnya sampai dengan acara selesai dikarenakan terdapat satu dan lain hal.

Pasca Hari-H •

Sama dengan SDM setelah acara hari H selesai tugas mentor belumlah selesai. BPH mentor harus mengumpulkan nilai-nilai tugas maba kepada staff mentor. Dalam proses pengumpulan nilai terdapat beberapa kendala seperti staff mentor yang lambat dalam pengumpulan nilai, sehingga mengharuskan BPH mentor untuk selalu mem-follow up staff mentor serta memperpanjang waktu pengumpulan nilai.

•

BPH mentor juga membantu divisi SDM dalam peng-input-an nilai maba, hal ini cukup meringankan beban dari divisi SDM.

Kesimpulan dan Saran Pada acara penutupan yaitu pesta rakyat dapat berjalan dengan baik dan lancar. Acara yang melibatkan warga dan karang taruna membuat acara lebih menarik dan ramai. Untuk divisi Fisik meskipun tidak adanya bantuan kerjasama dengan pihak manapun secara keseluruhan acara dapat terlaksana cukup baik. Untuk selanjutnya koordinasi antara acara fisik dengan perlengkapan harus ditingkatkan. Selain itu jangan sampai meremehkan hal-hal kecil yang dianggap kurang penting. Untuk acara nonfisik, acara sudah berjalan dengan baik sesuai dengan yang direncanakan. Untuk selanjutnya jika acara melibatkan fasilitator serta tersebar dititik-titik yang berjauhan, rumuskan dengan matang mengenai mobilisasi fasilitator. Untuk SDM, masalah terpenting adalah persiapkan staff yang cukup dan berkomitmen minimal sejumlah klaster yang ada sehingga tidak lagi koor dan wakoor harus menghandle langsung masalah yang sebenarnya dapat dikerjakan oleh staff.

64

Bagi divisi mentor, dengan adanya divisi ini hubungan dan koordinasi dengan pihak internal sosact maupun pihak eksternal dapat berjalan dengan sangat baik. Untuk tahun selanjutnya lebih ditegaskan pembagian tugas antara SDM dan mentor agar pembagian kerja dapat seimbang dan jelas. Dan teruntuk kepala bidang 1 selanjutnya, hal terpenting adalah sebisa mungkin meluangkan waktu dalam setiap assessment yang dilakukan tiap divisi. Selalu berikan dukungan kepada BPH yang ada. Jaga kesehatan karena agenda di bidang satu akan sangat banyak.

Penilaian Kinerja BPH Nama Andini

Jurusan/Angkatan Eka Manajemen/2013

Fithriyani

Keterangan Andini adalah bph yang memiliki dedikasi tinggi pada kepanitiaan ini. Sebagai koordinator acara non fisik ia mengerti mengenai konsep dan juga menguasai

teknis,

hal

tersebut

dikarenakan

pengalaman ia sebagai staff acara non fisik. Andini tidak perlu terlalu banyak diarahkan namun ia sangat aktif bertanya dan berkonsultasi sehingga saya selalu tau perkembangan dari divisinya. Andini sangat detail dalam segala hal. Namun yang harus Andini perbaiki adalah tingkat kepekaan terhadap kondisi di lapangan, dan kepercayaan terhadap bawahan. Tari Ustami

Manajemen/2013

Tari adalah wakoor non fisik yang pada awalnya jarang terlihat karena kesibukannya dan juga karena saat liburan Tari terlalu cepat pulang ke daerah asalnya sehingga diawal yang men-take over acara non fisik adalah Andini. Namun setelah balik ke

65

Depok, Tari menunjukan totalitasnya terhadap acara non fisik. Kadang Tari sedikit moody namun ia juga merupakan sosok yang menghibur dengan keceriaan dan keluguannya. Gumanti

Oloan Akuntansi/2013

Simbolon

Sebagai koordinator acara fisik Gumanti sangat bertanggung jawab. Ditengah kesibukannya sebagai ketua

acara

lain

namun

tidak

mengurangi

dedikasinya di Sosact. Meski Gumanti terkadang suka meremehkan hal-hal detail namun ia cukup bertanggung jawab dan mampu menyelesaikan masalah yang dihadapi acara fisik. Bahri Rizki

Bisnis Islam/2013

Diawal kepanitian ini Bahri cukup pendiam dan malu. Namun semakin lama ia bisa beradaptasi dan mampu menjadi wakil koordinator acara fisik dengan baik. Bahri mampu menghandle divisinya disaat Gumanti berhalangan hadir. Yang sebaiknya diperbaiki dari Bahri adalah ia sering skip terhadap hal-hal penting.

Kamaruddin

Akuntansi/2013

Udin atau sering dipanggil Kades ini adalah BPH yang sering sekali menghibur panitia lain dengan tingkahnya. Namun sering sekali Udin sulit untuk serius. Karena ini pengalaman pertamanya sebagai BPH, Udin sudah berusaha yang terbaik. Udin cukup bertanggung jawab atas apa yang menjadi kewajibannya.

Shalihah Fatinah

Akuntansi/2015

Kesabaran, kerja keras, dan tanggung jawab Fatin membuat divisi

SDM sukses menjalankan

tugasnya. Fatin mampu menempatkan diri dengan baik

dan

mampu

membantu

dan

menutupi

66

kelemahan yang ada di koornya. Satu sifat tidak enakan Fatin terhadap orang lain sebaiknya dikurangi. Amalia Wardhani

Ilmu

Amal adalah orang yang sangat bagus dalam hal

Ekonomi/2013

organisasi. Sifat supel dari Amal yang membuat dirinya disegani oleh banyak orang khususnya staff mentor. Sayangnya karena Amal cukup sibuk diluar kepanitiaan ini, ia jadi sering tidak hadir dalam bebagai kegiatan kerja yang diadakan.

Sarah Aninidha

Manajemen/2013

Sifat supel dari Nindha membuat staff mentor yang ia COC-kan cukup solid, kooperatif, dan dekat dengan dirinya. Nindha juga bertanggung jawab dengan tugas dan kewajibannya. Selain itu Nindah juga kritis dan mampu memberikan saran dan masukan yang membangun untuk divisi mentor.

Siti Salmatunisa

Ilmu

Nisa adalah seorang yang mau belajar dan tidak

Ekonomi/2013

segan untuk bertanya. Ia mampu menjalankan tanggung jawabnya. Nisa juga selalu memberikan alasan yang jelas ketika ia tidak bisa menghadiri kegiatan kerja yang dilaksanakan.

Gilang

Bisnis Islam/2013

Bagi yang belum mengenal Gilang pasti berfikir bahwa ia adalah orang yang tertutup dan pendiam, namun sebenarnya Gilang adalah orang yang cukup terbuka. Gilang mungkin memang sedikit sulit untuk bergaul dengan orang lain, namun dengan sikapnya yang seperti itu ia mampu menjalankan tugasnya sebagai COC klaster 2 dengan baik. Gilang juga cukup sabar dan selow dalam menghadapi staff mentor

67

Eko Wicaksono

Akuntansi/2013

Eko cukup detail dalam bekerja. Ia juga salah satu BPH mentor yang paling sering hadir dalam setiap kegiatan kerja yang dilaksanakan. Eko tidak segan membantu divisi lain. Selain itu Eko juga memiliki kepedulian tinggi terhadap mentee yang ia COCkan.

68

Kepala Bidang 2 Puji syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala rahmat dan kasihnya social Act 2015 dapat terlaksana dan selesai dengan baik. Dalam sebuah kisah terkadang bagaimana proses melalui suatu jalan tidaklah terlalu diperhatikan, terkadang orang hanya berfokus pada akhir dari perjalanan seseorang. Namun disini saya ingin memberikan gambaran singkat tentang proses perjalanan Sosact khususnya bidang 2 sampai pada akhir perjalanan yaitu acara sosact 205. Pertama-tama saya ingin berterimakasih kepada seluruh tim Sosact 2015 yang sudah berusaha dengan sepenuh hati mulai dari awal sampai akhir Sosact. Terimakasih kepada Ani selaku PO yang selalu ada untuk membantu saya sebagai kepala bidang 2. Terimakasih kepada Kabid 1 dan kabid 3 yaitu Lula dan Farhan yang selalu ada disaat suka dan duka dan selalu memberikan semangat kepada saya dari awal bidding sampai sosact berakhir. Terimakasih kepada rizki dan heidy selaku controllerdan treasurer yang selalu membantu saya dalam urusan pembelian barang-barang dan membantu kelancaran setiap divisi bidang 2. Terimakasih kepada Fiina selaku sekum yang selalu mengingatkan dan membantu mengurus bidang 2. Terimakasih kepada Fajri selaku supervisor yang selalu memberikan dukungan dan bantuan ketika Sosact menghadapi masalah. dan untuk Bidang yang saya sangat banggakan yaitu Bidang 2 terimakasih saya ucapkan karena telah bekerja dengan setulus hati dari awal bidding sampai akhir dan saling bahu membahu dan menolong satu sama lain. Semoga acara sosact ini menjadi sebuah pengalaman sekaligus pembelajaran yang dapat memberi warna dan makna baru bagi semua orang yang terlibat, baik bagi masyarakat desa darawolong maupun panitia sendiri. Saya menyadari bahwa mulai dari pembentukan tim ini sampai akhir Sosact saya masih sangat banyak kekurangan. Tidak ada gading yang tidak retak, semua kesempurnaan hanya milik Tuhan Yang Maha Kuasa. Saya berharap melalui Laporan Pertanggung jawaban ini social Act kedepannya dapat lebih baik dan bisa memberi manfaat lebih bagi semua stakeholdernya.

Job Description

69

1. Membawahi serta bertanggung jawab atas Divisi perlengkapan, transakom dan konsumsi 2. Menjadi penghubung dan berkoordinasi langsung kepada Pengurus Inti dengan ketiga divisi yang dibawahinya 3. Merumuskan kebijakan-kebijakan strategis yang berhubungan dengan Logistik 4. Mensupervisi dan memastikan berjalannya Logistik kepanitiaan 5. Menjaga kesinambungan kinerja setiap Divisi yang dibawahi 6. Menjaga koordinasi dengan bidang lain agar tidak terjadi konflik 7. Mengkoordinir, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi Perlengkapan, Transakom dan Konsumsi 8. Memberikan sumbangsih pemikiran dalam pengambilan keputusan yang melibatkan internal bidang Logistik baik sebelum maupun saat hari H 9. Terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya 10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 2 jika 
 terjadi penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act 2015 FEB UI 11. menjaga hubungan yang baik dengan seluruh divisi yang dibawahi

Evaluasi Dalam struktur Sosact bidang 2 di bawahi langsung oleh VPO, namun karena sebuah kejadian tidak menyenangkan terjadi di dalam kepanitiaan, akhirnya VPO naik menjadi PO dan otomatis membuat Ani sebagai PO yang baru harus membagi tanggung jawab kepada bidang 1 dan bidang 3 yang seharusnya di pegang oleh PO terdahulu. Namun meski demikian, saya tetap dibantu oleh PI yang lain dalam menjalankan tugas saya dan semua PI saling bahu membahu

70

meneruskan kepanitiaan ini. Pada awalnya memang terasa sulit dan tidak mudah sama sekali. Terkadang saya berpikir bahwa saya tidak capable dalam mengemban tugas ini. Beruntung teman-teman pengurus dan kabid 2 tahun lalu membantu saya dan memberikan yang terbaik. Dalam bagian ini, saya tidak mengevaluasi bagian teknis masing-masing divisi karena masingmasing divisi pasti sudah punya evaluasi teknis dibagian laporan pertanggungjawaban divisi. •

Diawal pembentukan tim untuk kepanitiaan ini, sangatlah susah untuk mendapatkan BPH Transport dan Perlap. Hal ini masih menjadi evaluasi yang sama dari tahun ketahun. Untuk pengurus selanjutnya mungkin regenerasinya mungkin bisa lebih ditingkatkan karena untuk 2 divisi ini tergolong susah untuk mendapatkan orang-orang yang mau dan mampu dibidangnya.

•

Sejak awal saya ingin bidang 2 dilandasi dengan rasa kekeluargaan dan toleransi yang tinggi sehingga satu sama lain dapat saling bahu membahu dan tidak merasa terbebani dalam melaksanakan tugas yang mereka emban. Cara yang saya lakukan adalah menerapkan keterbukaan dalam hhubungan kerjasama antar bidang, sehingga tidak ada kesalahpahaman yang dapat menimbulkan perselisihan.

•

Bidang 2 merupakan bidang yang sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan pada hari-H, sehingga sangat dibutuhkan adanya ketenangan dalam menghadapi segala situasi pada hari-H. Dibutuhkan individu yang memiliki ketenangan ini, namun cepat bertindak dalam menghadapi segala situasi. Quick Thinker, menjadi salah satu hal yang harus diterapkan dalam bidang ini. Namun tetap harus memiliki rencana maupun kontigensi yang matang.

•

Untuk kepala bidang 2 selanjutnya saya ingin menyarankan agar membagi perhatian secara merata kepada seluruh divisi. Salah satu yang menjadi kekurangan saya adalah saya merasa bahwa saya lebih banyak memberikan perhatian kepada divisi konsumsi karena BPH konsumsi yang belum pernah ikut sosact dan belum terlalu memahami jobdesk mereka. Kedepannya yang akan menjadi kepala bidang 2 seharusnya harus membagi perhatian secara merata.

•

Divisi bidang 2 lebih banyak didominasi oleh pria sehingga perlu perhatian dan perlu setiap saat untuk mengingatkan agar mereka tetap berada dalam track rencana yang

71

sudah ada. Berikan perhatian dan dampingan ketika mereka menjalankan tugas masingmasing. •

tim advance dari bidang 2 untuk tahunini cukup banyak sehingga sangat membantu sekali dalam proses pembagian bahan makanan ke housefam. Diharapkan untuk bidang 2 tahun depan dapat mempertahankan hal ini dan kalau bisa semakin meningkatkan staff yang akan advance.

•

Untuk kepala bidang 2 selanjutnya, usahakan pembagian tugas antara BPH itu adil. Berikan perhatian dan pantau terus agar BPH tetap memegang tanggung jawab dengan baik.

•

Saran untuk kepala bidang 2 adalah jaga hubungan yang baik dan kordinasi yang baik dengan COC karena akan sangat membantu bila kabid sedang tidak bisa menemani anak-anak bidang 2. Untuk tahun ini karena ada sedikit permasalahan mengakibatkan VPO yang menjadi COC bidang 2 naik menjadi PO dan harus memperhatikan semua bidang.

•

Gunakan pendekatan yang berbeda-beda untuk setiap personel bidang 2 agar lebih enak dalam berkomunikasi dan pembagian tanggung jawab serta pengawasannya.

Kesimpulan dan saran Secara keseluruhan semua divisi melaksanakan tugasnya dengan sebaik mungkin dan pada akhirnya semua berjalan dengan cukup lancar. Mungkin banyak hal-hal yang tidak terduga terjadi di lapangan namun terlepas dari semua itu bidang 2 sudah memberikan yang terbaik yang dapat mereka berikan. Untuk divisi transportasi tahun ini sudah baik dan rapimeskipun kekurangan staff, namun untuk saran kedepannya agar memperhatikan setiap vendor yang akan dipakai. Untuk perlengkapan tahun ini sudah sangat baik dan rapi, namun untuk kedepannya diusahakan agar memiliki staff perempuan yang dapat menjadi notulen untuk list barang.

72

Untuk divisi konsumsi tahun ini sangat banyak peningkatan dari tahun yang lalu, semoga bisa terus meningkat dan diharapkan tahun depan mengalami peningkatan yang lebih baik lagi. Untuk kabid 2 selanjutnya, sarannya adalah selalu sediakan waktu bagi BPH dan jadilah pendengar yang baik untuk cerita-cerita anak-anak bidang 2. Jangan lupa untuk selalu mengingatkan BPH agar tetap semangat dan yang paling penting adalah jaga kesehatan dan cintai diri sendiri terlebih dahulu.

Penilaian Kinerja BPH Nama

Jurusan/Angkatan

Keterangan

Harits pratama

Akuntansi /2012

Harrits atau yang biasa dipanggil om djin adalah BPH yang sangat bertanggung jawab dan benar-benar bekerja dengan segala kemampuan yang dia bisa di kepanitiaan ini. Sayangnya om djin bekerja ketika liburan akhir semester sehingga sedikit sibuk dan kesusahan dalam membagi waktu. Namun Meski di tengah-tengah harus bekerja om djin tetap dapat menghandle transportasi dan truk dengan baik, serta mengisi kekosongan gamal sebagai wakoor yang pada waktu itu juga memiliki kesibukan sehingga frekuensi di transportasi jarang.

Gamal

Manajemen/2012

Gamal adalah wakoor transportasi yang pada awalnya jarang kelihatan karena kesibukan yang dimilikinya. Gamal mengikuti kegiatan yang cukup banyak menyita waktunya sehingga frekuensi di sosact lebih jarang dan kebanyakan teknis sebelum hari H di pegang oleh om djin. Meski demikian gamal tetap bekerja dengan baik dengan keterbatasan waktu yang dimilikinya.

73

Mario

Akuntansi/2013

Marojahan A

Sebagai coordinator perlengkapan dan peralatan, Mario sangat baik dalam menjalankan tugas baik mulai sebelum hari H maupun pada hari H sosact. Walaupun Mario masih baru pertama kali bergabung di kepanitiaan sosact namun karena sudah biasa memegang divisi peralatan, Mario tidak terlalu kesisahandalam menjalankan tuganya. Meskipun kekurangan staff, namun Mario tetap dapat menghandle perlengkapan dengan baik. Namun karena ingin memberikan yang terbaik, terkadang Mario suka mengabaikan diri sendiri. Oleh karena itu ada baiknya Mario menjaga kesehatan agar tetap dapat performa dengan baik.

Gabriel Edson

Akuntansi /2013

Dari awal kepanitiaan sampai akhir kepanitiaan, Edson adalah BPH yang paling susah untuk dipahami jalan pikirannya. Bukan dalam artian buruk, namun lebih kepada pujian. Sebagai wakil coordinator perlengkapan dan peralatan Edson menjadi teman yang paling cocok untuk mendampingi Mario, namun tidak jarangberadu mulut dengan Mario. Edson memiliki sifat yang terlalu santai. Namun bila dia sedang niat dalam bekerja maka hasilnya akan sangat baik. Masalahnya adalah Edson niat santainya lebih besar daripada niat baiknya untuk bekerja keras. Tetapi bila dilihat secara keseluruhan, edsonsudah bekerja keras dan bekerja dengan baik selama kepanitiaan ini.

Tasya Aldiary

Bisnis islam

Pada awalnya tasya sangat pemalu dan jarang

/2013

berbicara di kepanitiaan. Namun seiring waktu tasya menjadi anak yang supel dan diidolakan di

74

kepanitiaan. Sebagai koor konsumsi, tasya membawa konsumsi kearah yang lebih baik dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Pada awalnya tasya masih bingung dengan masalah konsumsi karena belum pernah menjadi bagian dari sosact terutama konsumsi dan masih banyak hal-hal kecil yang terlewat di awal kepanitiaan. Namun seiring berjalannya waktu tasya dapat menjalankan tugasnya dengan baik termasuk memberi seluruh panitia dan peserta sosact makan selama 3 hari tanpa kekurangan makanan. Ismi

Ilmu ekonomi

Menjadi wanita tangguh adalah bagian dari ismi. Pada

Islam /2013

awalnya ismi sangat pendiam dan jarang berbicara seperti tasya. Dan diawal-awal kepanitiaan, sama seperti tasya ismi juga masih bingung dengan jobdesk yang dia miliki sehingga terkadang banyak hal-hal kecil yang terlewat. Namun seiring berjalannya waktu ismi menjadi wakil coordinator yang sangat baik dalam mendampingi tasya untuk menyediakan makanan bagi seluruh peserta dan panitia sosact.

75

Kepala Bidang 3 Pendauluan “It is difficult to be patience, but to waste the rewards for patience is worse.” - Abu Bakr (r.a)

Alhamdulillah, puji serta syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT. karena hanya dengan rahmat serta karunia-Nya lah tim Social Act FEB UI 2015 dapat menjalankan seluruh kegiatan dengan baik mulai dari bidding, oprec, team building, survey desa, simulasi, hingga Hari-H . Selanjutnya saya ucapkan terimakasih kepada tim Social Act FEB UI 2015, mulai dari Pengurus Inti lain, Badan Pengurus Harian, dan staff. Sesungguhnya tanpa komitmen dari mereka semua, tidak akan ada yang namanya Social Act FEB UI 2015. Terimakasih juga kepada Tn. Mohammad Nur Rokhim selaku ex-Project Officer yang telah memberikan amanah kepada saya untuk menjadi Kepala Bidang 3 Social Act FEB UI 2015, meskipun beliau sendiri tidak amanah dalam mengemban jabatannya. Terakhir, ucapan terimakasih yang paling istimewa saya persembahkan untuk BPH bidang 3, dan staff bidang 3 (FO, HPD, dan Medis). Mereka semua adalah orang yang terbaik di masanya, memiliki niat, dedikasi, serta mau bekerja keras dalam seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015. Dari lubuk hati yang paling dalam, saya meminta maaf apabila ada kesalahan, baik dari perkataan, sikap, dan perbuatan saya. Sesungguhnya manusia adalah tempatnya salah, dan kesempurnaan hanya milik Allah SWT. Job Description 1. Mengepalai 3 Divisi: HPD, Medis, dan Field Officer 2. Menjadi penghubung dua arah antara Pengurus Inti (PI) dengan para BPH di ketiga divisi tersebut 3. Turut serta dalam perumusan beberapa kebijakan strategis terkait publikasi dan media partner 4. Mengontrol berjalannya teknis publikasi dan media partner 5. Menciptakan dan menjaga kinerja tiap divisi secara berkesinambungan

76

6. Mengkoordinasi, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi HPD, Medik, dan Field Officer 7. Memberikan saran atas pemikiran sendiri dalam pengambilan keputusan yang melibatkan internal bidang supporting 8. Berpartisipasi aktif dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam proses pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya 9. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja tiap divisi di Bidang 3 jika terjadi penyesuaian-penyesuaian yang bersifat mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act FEB UI 2015.

Evaluasi Tiap Bidang Pendukung (sebelum, ketika dan sesudah hari-H)

Field Officer

1. Secara menyeluruh kegiatan berjalan dengan baik, meskipun untuk beberapa event terdapat keterlambatan waktu yang disebabkan oleh jarak kluster dan tempat acara. Menanggapi hal ini, dibutuhkan ketegasan para personil FO pada saat memobilisasi peserta agar tidak terlalu lamban berjalan kaki. 2. Meningkatkan intensitas koordinasi melalui pertemuan, rapat dengar pendapat, atau sekadar melalui media elektronik dengan semua divisi lintas bidang yang mendukung pelaksanaan tiap-tiap acara guna tercapainya ketepatan dan kelancaran tiap-tiap acara. 3. Diperlukan kesiapsiagaan personil FO, terutama pada malam hari, untuk mencegah adanya peserta yang tidak ada di hostfam dan mengganggu ketertiban desa. 4. Diperlukan kecepatan dan ketepatan koor dan wakoor dalam mengambil keputusan atas kondisi-kondisi yang sifatnya unexpected moment. 5. Mencari BPH yang memiliki komitmen dan tidak lupa akan tanggung jawabnya sebagai BPH. 6. Meningkatkan komunikasi di internal divisi. Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD) 1. Secara menyeluruh hal-hal yang menjadi proker dari HPD telah terlaksana dengan baik, meskipun untuk beberapa aspek seperti kecepatan dinilai kurang karena sedikitnya personil HPD.

77

2. Mencari BPH yang memiliki komitmen untuk tetap melanjutkan perkuliahan di FEB UI dan berpartisipasi dalam Social Act FEB UI. 3. Meningkatkan komunikasi di internal divisi.

Medis

1. Diperlukan jumlah staff laki-laki yang lebih banyak untuk meningkatkan kinerja medis dalam memberikan pelayanan kepada yang membutuhkan. 2. Perlunya koordinasi yang lebih intensif antara koor dan wakoor divisi Medis kedepannya. 3. Divisi medis harus memegang minimal satu kendaraan, untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat kepada yang membutuhkan 4. Meningkatkan koordinasi dengan pihak Adkesma BEM FEB UI dan OPK FEB UI terkait dengan riwayat penyakit mahasiswa baru.

Laporan Kinerja BPH - HPD

.Nama

Jurusan/An

NPM

Jabatan

Keterangan

gkatan Djarot

Eks

Eks -

Koordinat

Djarot adalah satu-satunya BPH di Social Act

Dimas

Akuntansi/2

1306453104/

or Divisi

FEB UI 2015 yang ketika pelaksanaan sudah

Achmad

013 - Ilmu

1506748820

HPD

tidak berstatus sebagai mahasiswa aktif S1 FEB

Andaru

Hukum

UI. Pada awalnya, Djarot memiliki keinginan

Paralel/201

untuk pindah jurusan dari Akuntansi ke

5

Manajemen,

tetapi

ketika

Simak

UI

berlangsung, ia justru memilih Ilmu Hukum, yang mana hal ini tidak dikomunikasikan ke PI lain, sehingga mempersulit komunikasi karena adanya perbedaan jarak dan jadwal kuliah. Di HPD, Djarot memegang publikasi, yang mana harus men-desain beragam dokumen

78

dalam waktu yang singkat, sayangnya Djarot seringkali lalai dalam menjalankan tugasnya, sehingga ada beberapa tugas yang harus diambil alih oleh Hilman, Alia, dan bahkan oleh Kabid 3, meskipun begitu, beberapa desain yang dibuat oleh Djarot sudah cukup menawan. Sebelum hari-H Social Act, Djarot memiliki ide terkait tugas mahasiswa baru, yaitu semacam esay foto, dimana mahasiswa baru mengambil foto yang dianggap memiliki makna

dan

kemudian

mahasiswa

baru

memberikan satu atau dua kalimat terkait foto tersebut, tetapi sayangnya ide Djarot ini kandas ditengah jalan karena Djarot seringkali tidak ikut rapat dan tidak berkomunikasi dengan divisi SDM dan Mentor selaku pembuat tugas. Kemudian ada ide Djarot lain yang justru kandas dengan sendirinya, seperti Instagram Social

Act,

yang

pada

akhirnya

tidak

digunakan pada Social Act kali ini. Pada akhirnya ide yang dicetuskan Djarot seringkali hanya menjadi angan-angan semata. Dalam

hal

komunikasi,

bisa

dibilang

komunikasi Djarot tidak terlalu bagus, hal ini dibuktikan dengan Djarot yang izin pulang ke Surabaya, tetapi malah pergi ke Sampit, sehingga

makin

mempersulit

komunikasi

antara Djarot dengan rekan kerjanya. Padahal tanpa Djarot pergi ke Sampit pun, ia sudah susah dihubungi, sehingga pada akhirnya ada

79

beberapa

pekerjaan

yang

seharusnya

dikerjakan oleh Djarot tetapi dikerjakan oleh Hilman, Alia, atau Kepala Bidang 3. Kemudian ketika hari-h Social Act, Djarot sempat

mengalami

masalah

kesehatan,

sehingga kinerjanya semakin menurun, dan ada beberapa tugas seperti plotting staff yang akhirnya di-cover oleh Hilman dan Alia. Hilman

Manajemen/ 1206243021

Wakil

Hilman adalah satu-satunya BPH di Social Act

Hadianto

2012

Koordinat

yang merangkap sebagai BPH juga di OPK

or Divisi

FEB

HPD

mempengaruhi profesionalisme dari Hilman,

UI,

tetapi

hal

ini

ternyata

tidak

Hilman mampu membagi waktu dengan baik dan dapat mengerjakan tugas yang diberikan dengan baik dan tepat waktu. Di HPD, Hilman memegang tanggungjawab dalam hal dokumentasi, dan pada hari-H Social Act, dokumentasi berjalan dengan lancar, foto yang ditangkap oleh HPD memiliki kualitas yang bagus dan bermakna, bahkan HPD mampu membuat teaser, official video after Social Act dengan baik dan hasilnya diunggah di Youtube. Kemudian Hilman juga mampu meng-cover beberapa pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh Djarot. Hilman justru terlihat seperti koordinator divisi HPD dan bukan Djarot. Alia

Manajemen/ 1406611215

Wakil

Alia adalah satu-satunya BPH yang berasal dari

Rachma

2014

Koordinat

angkatan 2014, tetapi hal ini tidak mengganggu

or Divisi

profesionalisme dari Alia. Alia justru mampu

Ningtias

HPD

80

beradaptasi dengan baik terhadap lingkungan sekitarnya. Alia mampu membagi waktunya dengan baik, karena Alia juga tercatat sebagai BPH di kepanitiaan lain. Di HPD, Alia memegang tanggungjawab sebagai Humas, Alia menjalankan peranannya dengan baik, karena mampu meng-handle media sosial seperti twitter dan line@ dengan baik. Line@ Social Act juga merupakan inovasi dari HPD tahun ini, dikarenakan semakin bertumbuhnya pengguna media komunikasi dan sosial LINE. Tugas yang diberikan kepada Alia juga mampu dituntaskan dengan baik, dan bahkan mampu meng-cover tugas yang harusnya dikerjakan oleh Djarot.

Laporan Kinerja BPH - Medis Nama

Jurusan/A

NPM

Jabatan

Keterangan

Koordinat

Yusuf

or Divisi

kesamaan, dua-duanya sama-sama memiliki

Medis

ego yang besar, dan bahkan keduanya pernah

ngkatan Yusuf

Akuntansi/ 1306379795

Darmawan 2013

dan

Santi

sebenarnya

memiliki

berkelahi di grup Whatsapp yang ada staf didalamnya. Ego keduanya juga sama-sama besar, dan kurang bisa bersimpati apalagi berempati satu sama lainnya. Meskipun

demikian,

keduanya

memiliki

pemahaman yang baik tentang Medis, dan

81

mereka berdua sebenarnya saling melengkapi satu sama lain, ketika sebelum hari-H, Yusuf seringkali jatuh sakit, sehingga ada beberapa tugas yang harus di-cover oleh Santi, termasuk rapat dan training medis. Sebaliknya ketika Santi jatuh sakit pada hari-H, maka Yusuf otomatis mengambil alih tugas Santi, ia harus melakukan jobdescnya sekaligus jobdesc Santi, seperti menjadi LO untuk NUFA FIK UI, meskipun jobdesc Yusuf menjadi bertambah, tetapi ia berhasil melaksanakannya dengan baik dan profesional. Yusuf bertanggungjawab dalam pengobatan gratis, sehingga ia harus melakukan negosiasi dengan dokter, tugas tersebut dapat ia laksanakan dengan sempurna. Kemudian, Yusuf juga berjasa atas terjalinnya kerjasama dengan Yayasan Panca Harapan, sehingga pada tahun ini, Social Act kembali mengadakan pengobatan gratis, kemudian dengan Panca Harapan menjadi sponsor, sangat menolong divisi medis dalam kebutuhan terhadap obatobatan. Baik Yusuf dan Santi dapat menjadi pemimpin yang hebat apabila mereka mau belajar berempati dan mau berkompromi. Santi Sri

Manajeme

Wahyuni

n/2013

1306386245

Wakil

Yusuf

dan

Santi

sebenarnya

memiliki

Koordinat

kesamaan, dua-duanya sama-sama memiliki

or Divisi

ego yang besar, dan bahkan keduanya pernah

Medis

berkelahi di grup Whatsapp yang ada staf didalamnya. Ego keduanya juga sama-sama

82

besar, dan kurang bisa bersimpati apalagi berempati satu sama lainnya. Meskipun

demikian,

keduanya

memiliki

pemahaman yang baik tentang Medis, dan mereka berdua sebenarnya saling melengkapi satu sama lain, ketika sebelum hari-H, Yusuf seringkali jatuh sakit, sehingga ada beberapa tugas yang harus di-cover oleh Santi, termasuk rapat. Santi bertanggungjawab dalam training medis I dan II, ia berhasil melaksanakan tugasnya dengan baik, meskipun harus dibantu sesekali, tetapi ia tetap berusaha menjalankan tugasnya dengan baik. Kemudian Santi juga melakukan negosiasi dengan NUFA FIK UI selaku tim medis ahli, ia berhasil melaksanakan tugasnya dengan baik. Sayangnya ketika hari-H, ia kurang peduli dengan kondisi kesehatannya sendiri, sehingga ia jatuh sakit dan terpaksa harus dirawat di klinik, kemudian jobdescnya juga harus dialihkan ke Yusuf, seperti menjadi LO bagi NUFA FIK UI. Keduanya dapat menjadi pemimpin yang hebat apabila mereka mau belajar berempati dan mau berkompromi.

Laporan Kinerja BPH – Field Officer Nama

Jurusan/Ang NPM

Jabatan

Keterangan

katan

83

M Rizky

Akuntansi/2

Vidia

012

Pratama

1206266776 Koordinator Rizky merupakan orang yang baik dan bisa Divisi Field

diandalkan, tetapi sayangnya ketika hari-H ia

Officer

banyak bergantung kepada alumni FO tahun lalu dan bahkan sempat berselisih pendapat dengan Raihan, tetapi hal ini tidak terlalu berpengaruh kepada divisi Field Officer secara keseluruhan. Secara garis besar. baik Rizky, Raihan, dan Lendy sudah bisa menjalankan amanah yang mereka emban.

Raihan

Bisnis

Mahendra

Islam/2013

1306453514 Wakil

Raihan merupakan orang yang baik dan bisa

Koordinator diandalkan, tetapi sayangnya ketika hari-H ia Divisi Field

ternyata ia sempat berselisih pendapat dengan

Officer

Rizky, sehingga Raihan jarang memberi komando pada staf Field Officer, kemudian Raihan juga masih perlu banyak belajar agar ia bisa lebih dewasa sehingga lebih punya kharisma dan mampu mengambil keputusankeputusan yang strategis dengan baik. Baik Rizky,

Raihan,

dan

Lendy

sudah

bisa

menjalankan amanah yang mereka emban. Lendy

Manajemen/

Aulina

2013

1306386005 Wakil

Lendy termasuk salah satu BPH yang paling

Koordinator jarang dalam menghadiri rapat, tetapi ketika Divisi Field

simulasi dan hari-H Social Act, ternyata

Officer

ketidakhadirannya pada saat rapat tidak terlalu berpengaruh kepada kinerjanya. Baik Rizky, Raihan, dan Lendy sudah bisa menjalankan amanah yang mereka emban.

84

BIDANG 1 Acara Fisik – Acara Non Fisik - Sumber Daya Manusia – Mentor

85

Divisi Acara Fisik Pendahuluan Puji serta syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat nikmat dan karunia-Nya rangkaian kegiatan Social Act 2015 ini dapat terlaksana dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh panitia Social Act 2015, kelurahan Desa Darawolong beserta warganya, dan mahasiswa baru FEB UI 2015 sebagai peserta atas segala pelajaran, pengalaman, serta kenangan yang telah diberikan kepada kami. Kami juga mengucapkan terima kasih atas partisipasi, kerja sama, serta kenangan kepada seluruh jajaran staff divisi acara fisik. Tanpa bantuan, kehangatan dan tiap candaan kalian di tengah hiruk pikuk kepanitiaan ini, divisi acara fisik tidak akan mampu menjalankan kegiatan Acara Fisik Social Act 2015. Terima kasih juga kami ucapkan kepada seluruh jajaran Panitia Social Act 2015, Pengurus Inti, Divisi FO, Divisi Perlengkapan, Divisi Transportasi, Divisi SDM, Divisi Acara non-fisik, Divisi Mentor, Divisi Medis, Divisi Konsumsi, Divisi Keuangan, dan Divisi HPD atas kerja samanya selama rangkaian kegiatan Social Act 2015.

Job Description 1. Memasukkan nilai-nilai Social Act 2015 kedalam acara-acara fisik Social Act 2015 2. Membuat konsep kegiatan acara fisik Social Act 2015, serta menentukan kegiatan apa saja yang akan dilakukan di Social Act 2015 3. Menyusun Rundown Acara 4. Bekerja sama dengan aparat desa mengenai apa saja yang dapat dibantu pengerjaannya yang sekiranya dapat dilakukan oleh para mahasiswa baru FEB UI 2015 sebagai pesertanya 5. Berkoordinasi dengan divisi SDM terkait dengan alat-alat yang akan dikumpulkan dan dibawa yang selanjutnya akan digunakan pada kegiatan acara fisik Social Act 2015 6. Membantu divisi keuangan mencari sumber pendanaan dan atau bantuan untuk pelaksanaan acara fisik Social Act 2015 7. Menyediakan bahan-bahan untuk pelaksanaan acara fisik Social Act 2015

86

8. Mengkoordinir warga dan juga buruh bangunan sebelum hari-H acara Social Act 2015 untuk menyelesaikan pembangunan sampai pada persentase penyelesaian yang bisa diselesaikan oleh mahasiswa baru FEB UI 2015 9. Menjadi Penanggung Jawab kegiatan “Pesta Rakyat” yang berlangsung di akhir acara Social Act 2015

Susunan Divisi Acara Fisik: Koordinator Divisi Acara Fisik : Gumanti Oloan Simbolon

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Acara Fisik : Bahri Rizki

(EBI 2013)

Staff : Syaiful R.E. Pane

(EMA 2013)

Nur Fuad Setiawan

(EAK 2013)

Ari Puspondaru Haris

(EBI 2013)

Nadia Ambarani

(EIEI 2013)

Ani Dwi Rahmanti R

(EIE 2013)

Afridita Yulianty

(EBI 2014)

Tri Ratna

(EIE 2014)

Nuraini

(EAK 2014)

Putri Utami

(EBI 2014)

Kevin Hidayat

(EAK 2012)

87

Analisis SWOT Strength 1) Koordinator dan Wakil Koordinator telah mempunyai pengalaman dalam kegiatan Social Act 2) Koordinator dan Wakil Koordinator sudah pernah bekerja sama pada Social Act 2014 dengan sama-sama menjabat sebagai staff divisi acara fisik 3) Koordinasi antara koordinator-wakil koordinator dengan dan antar staff berjalan dengan baik 4) Semangat kerja dan mood tim yang selalu positif 5) Rasa kekeluargaan antara anggota divisi acara fisik yang tinggi

Weakness 1) Hanya sedikit staff yang pernah ikut survey 2) Kurang intensifnya follow up dengan tukang 3) Kurang detailnya skenario distribusi perlengkapan untuk rangkaian acara pada hariH 4) Wakil koordinator yang kurang cepat dalam pengambilan keputusan

Opportunities 1) Divisi lain dalam kepanitiaan Social Act 2015 yang secara umum sangat kooperatif dalam membantu divisi acara fisik 2) Ketersediaan mobil operasional saat hari H untuk divisi acara fisik 3) Pihak Sekolah Dasar Darawolong I, II, III, dan IV yang sangat antusias dengan adanya pengerjaan acara fisik 4) Pihak pengelola mushola dan lahan pembibitan yang sangat antusias dengan adanya pengerjaan acara fisik

88

Threat 1) Kegiatan dan jadwal kuliah jajaran divisi acara fisik yang menghambat terkumpulnya seluruh jajaran divisi acara fisik secara lengkap 2) Pelaksanaan kegiatan yang ternyata lebih lambat pengerjaanya dibandingkan estimasi, sehingga menyebabkan perubahan alokasi kelompok mahasiswa baru 3) Adanya staff divisi acara fisik yang tidak jelas kabarnyayang selanjutnya resign pada hari-H

Persiapan Pra-Hari H Rencana

Realisasi

Keterangan

Open Recruitment

Kurang Berhasil

Parameter keberhasilan kegiatan Open Recruitment (oprec) ini terukur dari adanya 12-14 orang yang menjadi staff acara fisik. Namun yang terjadi adalah hanya 4 orang yang didapat melalui oprec, dan 6 orang didapat melalui Close Recruitment .

Survey Lokasi dan

Cukup Lancar

Survey Divisi Acara Fisik Social Act

Penetapan Titik

2015 dapat dikatakan cukup lancar.

Acara

Dalam menetapkan titik-titik acara, kami terlebih dahulu berjalan-jalan sambil membuat list mengenai apa saja mata acara yang dapat kami laksanakan. Setelah itu kami memilih mata acara yang sekiranya dapat dilakukan oleh para mahasiswa baru dan diusahakan mata acara tersebut memang merupakan pembangunan yang dibutuhkan oleh warga desa. Selanjutnya kami meminta

89

izin langsung kepada pihak yang terkait. Seperti kepala-kepala sekolah SD Darawolong I, II, III, IV, pengelola mushola-mushola, dan pemilik lahan penanaman bibit sayur. Pada survey pertama yang dilakukan bersama para staf, dilakukan penetapan titik-titik acara fisik yaitu untuk penanaman bibit sayur, pembuatan tempat sampah, renovasi taman SD, dan pembuatan pagar mushola. Hambatan dalam proses survey yang dapat kami ungkapkan adalah kesulitannya divisi acara fisik dalam menentukan titik acara karena kondisi desa yang pembangunannya dapat dikatakan sudah baik. Kerjasama dengan

Berhasil

Pada awalnya, tepatnya pada survey

BP3K

dilaksanakan

pertama kali kami (18 April 2015) memilih penanaman bibit kedelai di sawah sebagai salah satu mata acara kami. Setelah kami berunding dengan kepala desa, sekitar pertengahan bulan Juni, kepala desa menyetujui niat kami dan akan menyediakan 2 hektar sawah untuk penanaman kedelai tersebut. Lalu pada survey berikutnya setelah itu kami meminta persetujuan kepada pihak BP3K selaku penyedia bibit kedelai tersebut.

90

Pada tanggal 20 Agustus 2015, kami bertemu dengan Pak Arif selaku petugas lapangan penanaman kedelai untuk daerah Darawolong. Menurut Pak Arif, kegiatan penanaman kedelai yang telah kami gagas sebelumnya tidak bisa diadakan karena waktu yang bentrok dengan penanaman padi. Setelah itu kami-pun mencari titik acara baru lagi. Tepat H-1 Social Act 2015 akan diadakan, Pak Arif datang kembali ke kantor desa Darawolong untuk bertemu dengan kami dan meminta kami untuk tetap mengadakan penanaman bibit kedelai sebagai salah satu mata acara kegiatan Social Act. Untuk menjaga hubungan baik kami dengan pihak BP3K, khususnya Pak Arif, kami tetap menerima permintaannya meskipun hal ini berdampak pada perubahan alokasi kelompok pada mata acara lainnya. Sehingga kelompok yang berkegiatan menanam kedelai-pun hanya sedikit. Simulasi Acara

Simulasi divisi

Dengan medan titik acara fisik yang

acara fisik lancar

tersebar di 10 titik pada 4 dusun di desa darawolong, simulasi merupakan sebuah hal krusial untuk menghitung perkiraan waktu dan jarak dari masing-masing meeting point cluster ataupun main point ( kantor desa ) ke titik-titik acara fisik serta

91

kendaraan yang harus dipilih untuk mobilisasi mahasiswa baru. Simulasi acara fisik berhasil karena tidak ada keterlambatan staf acara fisik saat mobilisasi menuju titik acara fisik. Selain itu sebagian besar staf divisi acara fisik mengetahui titik-titik acara fisik yang di PJ-kannya untuk melakukan pengawasan dan pendampingan pada hari-H. Kendala yang dialami saat simulasi ini adalah adanya beberapa staff FO yang kebingungan dengan banyaknya titik acara penanaman bibit sayur sehingga mereka salah mengantarkan mentormentornya. Tetapi hal itu dapat teratasi dengan staf acara fisik yang bersiap dengan mencegahnya di pinggir jalan tepat di depan rumah yang dijadikan sebagai lokasi penanaman bibit sayur tersebut. Tetapi untuk divisi acara fisik secara umum dapat dikatakan berhasil. Pengumpulan Peralatan

Cukup Lancar

Pada tahun ini, divisi acara fisik lebih banyak menggunakan peralatan sisa dari kegiatan Social Act 2014. Untuk itu para mahasiswa baru hanya mengumpulkan kuas, botol aqua, dan pot bunga saja. Kendala yang terdapat pada pengumpulan peralatan ini adalah ukuran besarnya pot bunga yang dikumpulan oleh para

92

mahasiswa baru di luar perkiraan kami. Untuk itu kami memutuskan untuk merevisi pot yang dikumpulkan dari pot dengan ukuran diameter 60 cm dengan pot bunga dengan ukuran diameter 35-40 cm. Sementara untuk kelompok yang sudah terlanjur membeli pot dengan ukuran diameter 60 cm dan yang sudah menyetornya ke BPM tetap kami terima sehingga dengan adanya perbedaan pada ukuran diameter pot dapat menambah esensi keindahan dari dipajangnya pot tersebut di tiap sekolah.

Advance dan Hari ke 1 pelaksanaan kegiatan Keberangkatan tim

Berjalan lancar

Keberangkatan tim advance secara

advance ( 16

keseluruhan berjalan lancar. Banyaknya

September 2015 )

orang yang membantu dalam pengangkutan barang Social Act-pun dapat memperlancar dan mempercepat keberangkatan tim advance.

Kegiatan Advance

Berjalan lancar

Kegiatan advance yang dilakukan acara

acara fisik ( 17

fisik secara keseluruhan berjalan lancar.

September 2015 )

Hal yang kami lakukan dalam kegiatan advance adalah finalisasi lokasi titik-titik acara dan koordinasi dengan tukangtukang yang akan membantu dalam pelaksanaan masing-masing mata acara pada esoknya. Selain itu, kami juga

93

berkoordinasi dengan divisi perlengkapan terkait dengan kebutuhan akan material yang akan kami gunakan untuk kelangsungan beberapa mata acara. Setelah terselesaikannya agenda kami pada siang itu, kami-pun membantu divisi perlengkapan dalam pemasangan umbulumbul dan border Social Act 2015. Pada malam harinya, kami bersama divisi perlengkapan memotong besi dan papan yang akan kami gunakan untuk kegiatan membuat tempat sampah dan papan slogan di SD Darawolong I, II, III, IV. Hari 1 Pelaksanaan Jumat, 18 September 2015 Renovasi Taman

Secara umum lancar

Titik renovasi taman ini ada pada empat titik yaitu di SD Darawolong 01, SD Darawolong 02, SD Darawolong 03, dan SD Darawolong 04. Secara umum kegiatan ini berjalan dengan lancar. Dikarenakan kegiatan ini tidak terlalu membutuhkan keahlihan khusus, staff Acara Fisik juga tidak terlalu kesulitan dalam menjalankan tugas mereka di lokasi mereka masing-masing. Acara ini berjalan lancar karena perlengkapan dan peralatan yang

94

berupa tanah, sekam, cangkul, sekop, bunga dan pot sudah tersedia dan selanjutnya tinggal dikerjakan oleh mahasiswa baru. Hanya saja perlu diakui bahwa jumlah pasokan tanah dan sekam memang kurang, sehingga pot tidak bisa diisi penuh. Awalnya sempat ada masalah dengan ukuran pot yang mana sebanyak 28 dari 160 pot berdiameter 60cm, dan selain itu 40cm dan 50 dengan jumlah yang berbeda. Akan tetapi divisi Acara Fisik bisa mengatasi dengan membagi rata semua pot ke stiap sekolah dengan ukuran yang sama dan jumlah yang sama. Papan Slogan

Agak Terkendala

Kurangnya koordinasi Divisi Acara Fisik dengan Divisi Perlengkapan menjadikan acara ini cukup terkendala. Pada acara hari Jumat sesi 1, ketika mahasiswa baru tiba di titik acara, beberapa perlengkapan belum siap di titik acara. Sehingga ada kelompok maba yang belum bisa melakukan kegiatan hingga sekitar 20 menit. Ditambah dengan berbedanya kemampuan melukis pada tiap-tiap mahasiswa

95

baru, menjadikan acara ini sedikit terkendala karena gambar yang dihasilkan maba tidak sesuai dengan design yang diminta Divisi Acara Fisik. Namun perlu disyukuri di sesi 2 acara ini cukup improve dibandingkan sesi 1, sehingga apa yang belum selesai di sesi 1 dilanjutkan/diselesaikan di sesi 2. Pembibitan Sayur Brokoli

Lancar

Acara ini dapat dikatakan mirip dengan acara renovasi taman yang tidak perlu memiliki keahlian khusus dalam pelaksanaannya. Akan tetapi keuletan dan kehatihatian sangat diperlukan dalam acara ini. Pada hari jumat, ada lima lahan pembibitan warga yang kami gunakan sebagai lokasi acara. Secara umum, kegiatan pembibitan sayur brokoli ini berjalan dengan lancar dengan mahasiswa baru yang antusias serta cepat memahami mengenai apa yang diajarkan oleh pemilik lahan sebagai pengajarnya. Akan tetapi, masih ada satu atau dua orang maba yang tidak mau bekerja dengan teman-temannya

96

dengan alasan tidak biasa memegang tanah. Divisi Acara Fisik menargetkan satu kelompok paling tidak bisa mengerjakan paling sedikit 400 bibit dalam satu sesi. Pada pelaksanaannya, maba bisa mengerjakan bahkan lebih dari 500. Pembangunan Tempat Sampah

Terdapat Kendala

Sama halnya dengan acara pembuatan papan slogan, acara ini terdapat kendala berupa peralatan dan perlengkapan yang belum siap di titik acara pada saat mahasiswa baru tiba di titik acara. Hal ini dikarenakan kurangnya koordinasi dengan Divisi Perlengkapan. Namun di sesi 2, acara ini berjalan dengan lancar. Tempat sampah yang dibangun pada tiaptiap SD, sudah hamper selesai terbangun. Adapun kendala lain yang terdapat pada acara ini adalah beberapa mahasiswa baru, khususnya mahasiswi, yang kurang antusias dengan acara ini. Namun hal ini dapat dipahami dikarenakan jenis acaranya yang bersifat fisik, sementara staff

97

divisi acara fisik tidak dapat memaksakan para mahasiswi tersebut. Persiapan Lahan

Lancar

Dalam acara ini, mahasiswa baru cukup antusias. Akan tetapi

Penanaman Brokoli

kurangnya alat untuk melubangi gundukan tanah membuat acara ini berjalan sedikit lebih lambat dan tidak bisa bekerja leluasa. Dalam pelaksanaannya, beberapa mentor juga ikut melakukan kegiatan ini bersama dengan mentee-mentee-nya. Kendala yang kami hadapi adalah banyak mahasiswa baru yang melubangi gundukan tersebut secara asal-asalan dikarenakan kurangnya jumlah staff divisi serta pengajar dan pengawas dari pihak pemilik lahan yang bertanggungjawab dalam acara ini. Renovasi Tempat Wudhu

Tidak Berjalan

Mata acara ini berlokasi di dua titik. Namun dikarenakan adanya misskomunikasi dengan divisi perlengkapan menjadikan bahanbahan serta peralatannya tidak tersedia pada waktu yang seharusnya, yaitu Jumat pukul 14.00 di salah satu mushola. Sedangkan di mushola lainnya,

98

juga ada misskomunikasi dengan pihak tukang yang sudah membangun sendiri tempat wudhu tersebut sehingga ketika sesi acara berlangsung kelompok yang bersangkutan hanya membantu dalam penyelesaian akhir renovasi tersebut serta PJ acara meminta kepada mahasiswa baru untuk melakukan bersihbersih mushola saja. Membangun Pagar

Lancar

Pada mata acara ini, mahasiswa baru sangat antusias dalam

Mushola

mengerjakan tugasnya. Dan mentor kelompok terkait juga dapat mengkondisikan menteementee-nya untuk kembali bekerja ketika mentee-mentee-nya tersebut sudah hilang fokus dengan jajan-jajan.

Hari 2 Pelaksanaan 19 September 2015 Renovasi Tempat Wudhu

Lancar

Acara ini berlokasi di klaster 3, dengan dua titik mushola sebagai lokasinya. Acara yang berlokasi di pinggir sungai berjalan dengan lancar meskipun perlengkapan dan perlatan baru didistribusikan

99

berbarengan dengan datangnya mahasiswa baru. Hingga akhir sesi 1 selesai, pembangunan tempat wudhu telah mencapai sekitar 50% dan selanjutnya akan dilanjutkan oleh Pak Jaya selaku tukang dan pengelola mushola tersebut. Sementara di titik dekat jalan raya tidak ada kegiatan perenovasian tempat wudhu lagi dikarenakan pengerjaannya sudah terselesaikan pada hari sebelumnya. Tingkat penyelesaiannya langsung 100 di sesi 1. Sedangkan titik dekat kali terhambat total, karena disana tidak ada sama sekali bahan dan perlengkapn untuk pembangunan tempat wudhu ini. Lagi-lagi kurangnya koordinasi dengan Divisi Perlengkapan dan Peralatan. Satu hal yang jelas terlihat adalah mahasiswa lakilaki lebih dominan dalam pengerjaannya karena membutuhkan fisik. Pembibitan Sayur Brokoli

Lancar

Seperti halnya hari jumat, acara ini berlangsung dengan lancar. Akan tetapi masih ada beberapa mahasiswa baru yang tidak mau

100

tangannya kotor sehingga mahasiswa baru tersebut hanya melihat teman sekelompoknya melakukan kegiatan pembibitan sayur brokoli tersebut. Menanam Brokoli

Kurang Lancar

Adanya miskomunikasi diantara panitia, menjadikan acara ini cukup terbengkalai. Acara yang berlangung pada sesi 1 dan 2 ini, berlangsung dengan beberapa kendala. Terlalu banyaknya kelompok dalam acara menanam brokoli di sawah ini menjadikan staff yang hanya seorang diri kesulitan dalam mengkoordinir mahasiswa baru yang lebih dari 70 orang dalam satu petak sawah. Sehingga mahasiswa baru tidak bekerja dengan tekhnik yang benar dan membuat gundukan serta bibit-bibitnya menjadi rusak.

Menanam Kedelai

Cukup Lancar

Acara ini berjalan cukup lancar. Meskipun acara ini merupakan acara yang diadakan secara mendadak mendekati hari H acara, akan tetapi panitia yang dibantu oleh beberapa petani yang memang telah paham tehnik penanamannya menjadikan kegiatan ini cukup lancar.

101

Kendala yang terdapat pada kegiatan ini yaitu ketika memulai penanaman pada sesi 2 alat-alat pembuat lubang sebanyak 16 buah hilang dari titik acara. Sehingga maba harus menunggu kurang lebih 30 menit untuk pembuatan ulang alatnya yang dibuat oleh pemilik lahan. Tapi setelah alatnya terbuat, acara ini berjalan cukup lancar. Pembuatan Tempat

Lancar

Para mahasiswa baru bersikap antusias serta mudah diatur.

Sampah

Karena acara ini hanya melanjutkan yang kurang di hari Jumat, menjadikan acara ini cukup lancar dan terkendal. Hingga akhir sesi kegiatan, sebagian besar tempat sampah sudah mencapai 70%-80% jadi. Dan penyelesaian tempat sampah tersebut selanjutnya akan dilanjutkan oleh para tukang yang membantu dalam pembuatan tempat sampah ini. Pembuatan Pagar Musolah

Lancar

Acara ini cukup lancar. Mahasiswa baru dan warga bekerja sama dengan baik saat memotong mambu dan memaku di bantalan pagar. Namun acara yang ada di dusun 4 ini

102

menyulitkan maba dan panitia saat mobilisasi dengan menggunakan pick up. Pembuatan Papan Slogan

Lancar

Mahasiswa baru cukup aktif dan antusias dengan kegiatan ini. Sehingga kegiatan yang merupakan kelanjutan serta tahap penyelesaian dari kegiatan yang berlangsung hari Jumat ini berjalan dengan lancar dan selesai sebelum waktunya.

Hari 3 Pelaksanaan 20 September 2015 Pesta Rakyat

Lancar dan

Acara ini adalah acara penutup

Menyenangkan

dalam kegiatan Social Act FEB UI 2015. Acara ini dimulai dari jam 08.00 dan berakhir sekitar 10.30. Divisi Acara Fisik yang membawahi acara ini menyediakan 12 jenis games yang diperlombakan untuk mahasiswa baru serta panitia (secara tidak wajib). Sementara itu Divisi NonFisik juga mengadakan acara Mini Art Show, yang menampilkan siswi-siswi SD dengan pembacaan dongengnya serta terdapat pula pentas menari

103

dan bernyanyi yang ditampilkan oleh siswa-siswi SD tersebut. Acara ini cukup ramai dan menghibur. Banyak warga yang datang ke lapangan pesta rakyat untuk menyaksikan acara ini dan cukup gembira dengan melihat keseruaan para mahasiswa baru maupun warga desa yang berpartisipasi dalam acara pesta rakyat ini. Karang Taruna dusun 2 desa ini juga turut ambil bagian sebagai peserta lomba dan menantang panitia serta mahasiswa baru. Mahasiswa baru cukup antusias dalam mengikuti lomba pada pesta rakyat ini. Namun karena cuaca yang panas, mereka kadang berlindung dibawah pohon dan kadang ada titik games yang kosong beberapa menit. Banyaknya games dan tantangan memberikan warna perpisahan dan izin pamit kepada warga Desa Darawolong. Diakhiri dengan sambutan penutup dari Pak Pribadi selaku manajer kemahasiswaan FEB UI, acara Social Act FEB UI resmi ditutup.

Kesimpulan

104

A. Hal-hal yang perlu dipertahankan •

Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia

•

Rasa kekeluargaan dalam menjalankan kegiatan

•

Melakukan kerja sama dengan pihak/lembaga pemerintahan

B. Hal-hal baik namun masih perlu ditingkatkan •

Koordinasi dengan divisi lain

•

Kesiapan anggota tim dalam melakukan improvisasi lapangan

•

Kesiapan anggota tim dalam menguasai medan

•

Proporsi pembagian kelompok terhadap jenis kegiatan

•

Memperhitungkan jarak cluster mahasiswa baru dengan lokasi kegiatan

•

Lebih men-detail lagi dalam list jumlah kebutuhan peralatan yang akan dipergunakan, khususnya dalam pembuatan skenario pendistribusian barang yang diserahkan ke divisi perlengkapan

•

Pembagian kerja dengan divisi perlengkapan hendaknya diperjelas lagi

C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan •

Tidak tepat waktu dalam pengumpulan rencana kerja atau kegiatan

•

Kebiasaan menunda pekerjaan

•

Menganggap remeh suatu hal yang kecil

•

Kurang bisa memaksimalkan waktu senggang yang ada, khususnya pada hari-H

D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang •

Dorong semua divisi untuk mengikuti simulasi agar seluruh divisi mengerti jalannya acara secara mendetail.

•

Bekerja keras dan cerdas agar mendapat hasil yang optimal

•

Mencari sistem pembantuan seperti DKP dan KKP agar tidak memberatkan beban anggaran dan beban kerja

105

•

Memperisapkan alternatif acara untuk berbagai kegiatan

•

Kelengkapan mentor dan divisi pada saat survey harus ditingkatkan lagi

•

Salah satu BPH divisi acara fisik merupakan orang yang ahli dalam membuat konsep acara

•

Melakukan pendataan peralatan lebih baik lagi

•

Staff harus dilibatkan penuh dalam proses pelaksanaan acara fisik

•

Buat list yang akan dikerjakan beserta waktunya pada tiap survey dan dicatat di satu buku khusus

•

Saat malam evaluasi, flooring seluruh kegiatan acara dan kebutuhan kepada divisi lain yang bersangkutan yang akan digunakan untuk keesokan harinya kepada seluruh panitia PI-BPH

Divisi Acara Non Fisik Pendahuluan

106

“The one thing that doesn’t abide by majority rule is a person’s conscience.” (Harper Lee, in ‘To Kill A Mockingbird’)

Being a part of Social Act FEB UI 2015 is a huge thing—both literally and figuratively. An event division is one that has to deal mainly with conceptualizing how the values of Sosact can be delivered through some concrete actions. Aside from that, we still have many, many more in our plates. And the plates are not tiny, they’re huge in any angles possible. If anything, Social Act has taught us how to appreciate and cherish small things, to see what’s not seen from the outside, to listen to what’s not spoken, and to be more conscious of our consciences. Social Act is a slice of life that allows us to taste many more slices of life. Therefore; there’s no single reason for us not to be grateful for the chances and trust given from the very beginning. Our deep thankfulness goes to The Eleven Club--Nanang, Sumas, Gloria, Anggun, Intan, Fitri, Aniza, Dede, Moma, Aicha, and Adel. To put it simply, you guys have done a really good job. We’re proud of you, sooo cheers to many more slices of life in the future to taste, guys! And to other PI-BPH, no words can describe how thankful we are for having you as our team. Thank you for supporting our back! Well, the ship has to sail, the new journey has to start again. We hope you guys find it someday, whatever ‘it’ is 

Job Description Pra Bidding 1. Menyiapkan draft rancangan kegiatan 2. Melakukan survei tempat 3. Pembuatan PreProp divisi acara non fisik

Pasca Bidding 1. Perekrutan staf divisi acara non fisik dengan target 10 orang 2. Melakukan survei lokasi untuk memastikan konsep acara non fisik sesuai dengan lokasi dan melakukan perizinan tempat

107

3. Merancang timeline atau jadwal radiv bersama staf acara non fisik. 4. Berkoordinasi dengan divisi acara fisik untuk memastikan jadwal acara keseluruhan dan alokasi kelompok untukacara tidak ada yang bentrok 5. Rapat Pleno 6. Rapat Bidang 7. Rapat divisi. Dilakukan setelah proses stafing selesai dan minimal dilakukan satu kali seminggu. 8. Membuat jadwal kegiatan acara non fisik 9. Mengatur alokasi jumlah mahasiswa baru yang akan mengikuti seluruh kegiatan acara non fisik 10. Memastikan kelengkapan alat dan bahan kebutuhan acara non fisik terpenuhi 11. Approach pembicara dan meeting dengan pembicara untuk membahas teknis acara 12. Berkoordinasi dengan para warga desa setempat mengenai keperluan acara nonfisik

Pra Simulasi 1. Sosialisasi jadwal acara ke para mentor dan panitia lainnya secara keseluruhan melalui technical meeting 2. Memastikan titik-titik acara yang akan digunakan di desa 3. Memastikan dan memperbaiki rundown acara yang telah dibuat dengan berkoordinasi dengan divisi terkait

Simulasi Pada simulasi ini, seluruh panitia dan mentor akan dilibatkan. Para mentor akan berperan sebagai mahasiswa baru dan setiap panitia bertugas sesuai deskripsi kerjanya masing-masing. Kegiatan ini akan berlangsung selama selama 2 hari dan 1 malam. Pada simulasi ini, setiap acara direalisasikan langsung di lokasi. Simulasi ini diharapkan dapat mematangkan persiapan seluruh acara, baik dari segi teknis maupun non-teknis. Selain itu, diharapkan panitia dan para mentor mempunyai gambaran mengenai acara Social Act yang akan dilaksanakan, sehingga saat hari H setiap panitia dan mentor sudah memahami job desc masing-masing.

108

Pasca Simulasi

1. Sosialisasi ulang kepada seluruh panitia dan mentor jika terdapat perubahan setelah pelaksanaan simulasi. 2. Rapat Pleno – sosialisasi acara kepada seluruh pihak yang terkait 3. Fiksasi kebutuhan acara dengan divisi-divisi lain

Advanced -

Mempersiapkan semua perlengkapan dibutuhkan saat hari H di lokasi acara

Hari-H -

Melakukan pengarahan koordinasi kepada panitia dan mentor untuk acara esok hari dan memberikan jadwal.

-

Mengecek kelengkapan persiapan acara sebelum acara dimulai.

-

Memastikan setiap penanggung jawab acara mengetahui dan melaksanakan job desc-nya dengan tepat

Pasca Hari-H -

Melakukan evaluasi internal pada divisi acara dan seluruh divisi

-

Membuat laporan pertanggungjawaban

Susunan Divisi Acara Non Fisik Koordinator Wakil Koordinator

: Andini Eka Fithriyani : Tari Ustami

(EMA 2013) (EMA 2013)

109

Staf: 1. Adelita Rizki Wulandari

(EMA 2013)

2. Aicha Savira

(EMA 2013)

3. Anggun Gita Utami

(EMA 2013)

4. Aniza Nurfebriany

(EMA 2013)

5. Bethanovia Gloria

(EMA 2013)

6. Dede Yunita

(EMA 2013)

7. Fitri Amalina

(EIEI 2013)

8. Intan Fajri Bestari

(EAK 2014)

9. Moma Sihotang

(EMA 2013)

10. Nanang Dwi

(EAK 2014)

11. Sumastrino Tjung

(EAK 2014)

Analisis SWOT Strengths •

Baik koordinator maupun wakil memiliki antusiasme tinggi terhadap kerja sosial

•

Koordinator dan wakil koordinator memiliki pengalaman menjadi staff acara non fisik pada Social Act FEB UI 2015

•

Nuansa kekeluargaan yang terjalin pada BPH dan 11 staff acara non fisik

Weaknesses •

Sulit mendapatkan waktu untuk bertemu dikarenakan kesibukan di luar Social Act yang berbeda

•

Kurang intensif dalam melakukan sosialisasi acara kepada warga desa

Opportunities •

Mendapat dukungan penuh dari dekanat

•

Fasilitas pendukung yang cukup memadai

110

•

Mendapat banyak masukan tentang Social Act sebelumnya melalui BPH periode lalu, dan beberapa pihak yang terkait

•

Mengetahui kontak beberapa pembicara/narasumber tahun sebelumnya

•

Pihak desa yang mendukung penuh acara dan perizinan tempat yang diajukan

Threats •

Kendala waktu dalam melaksanakan penilaian menyeluruh terhadap desa dan sosialisasi intensif tentang acara ke warga desa

•

Jadwal kuliah yang sering berbenturan

Persiapan Pra-Hari H Rencana

Realisasi

Keterangan

Open Recruitment

Kurang Berhasil

Target staff sebanyak 10 orang tidak tercapai (hanya mendapat staff sebanyak 8 orang dengan oprec). Kami melakukan closed recruitment kepada 3 orang staff lain sehingga jumlah staff menjadi 11 orang (1 orang sebagai pengganti salah satu staff yang harus ijin pulang pada Jumat malam)

Fiksasi jenis acara

Cukup Lancar

Fiksasi jenis acara : Dilakukan dengan sosialisasi awal kepada pengurus Karang Taruna di desa dan beberapa pengurus desa. Setelah mengetahui jenis acara apa yang kira-kira dibutuhkan warga, draft acara dibuat dalam bentuk preprop). Setelah

bidding,

dilakukan

kembali

kunjungan ke desa yang bertujuan untuk melakukan riset kecil dengan metode door-

111

to-door interview dengan responden 10 warga di dusun 1. Oleh karena kunjungan dilaksanakan saat bulan Ramadhan, tidak banyak sumber daya yang bisa membantu untuk melakukan riset dan tidak banyak waktu yang kami dapat untuk wawancara yang lebih komprehensif. Ke depannya, untuk melakukan riset kecil ini, sediakan waktu dari pagi. rancang kuesioner yang meliputi berbagai aspek, sediakan sumber daya yang lebih banyak untuk riset kecil (bisa bersifat antar divisi) dan ambil sampel yang lebih banyak. Perizinan tempat

Berhasil

Jenis tempat yang dipakai adalah masjid

dilaksanakan

dan sekolah dasar. Pihak pengurus masjid dan para guru serta kepala sekolah di SD Darawolong I, SD Darawolong III, SD Darawolong IV sangat kooperatif dan suportif terhadap acara kami sehingga proses perizinan dapat berlangsung lancar dan tidak berbelit-belit. Surat yang dibuat untuk mengundang warga datang ke tiap acara non fisik yang membutuhkan

warga

berhasil

didistribusikan seminggu sebelum acara. Approach

Berhasil

Proses approach dan meeting pembicara

pembicara

dan dilaksanakan

berhasil dilakukan untuk semua jenis acara

meeting

dengan

yang membutuhkan fasilitator eksternal.

pembicara

112

Pengumpulan

Cukup Lancar

Peralatan

Pada tahun ini, divisi acara non fisik lebih banyak menggunakan peralatan sisa dari kegiatan Social Act 2014 lalu. Untuk tahun depan, pastikan jumlah kardus yang tersedia untuk packing barang tidak kurang. Saat loading barang ke mobil boks, harus ada 1 orang yang mengetahui kardus barang non fisik diangkut ke truk yang mana sehingga akan memudahkan saat unloading barang di desa. Hal ini merupakan langkah preventif menghindari hilangnya

barang

pada

proses

pengangkutan dari FE ke desa yang ditujudan hilangnya trace terkait barang itu diangkut ke tempat yang mana. Tahun ini, ada 1 kardus barang non fisik berisi pasta gigi 17 lusin yang terselip di truk konsum sehingga kardusnya tidak di-unload di gudang barang acara, melainkan di rumah yang menjadi basecamp konsum. . Simulasi Acara (5- Cukup lancar

Agenda simulasi hanya diikuti oleh 7 dari

6 September)

11

staff

acara

non

fisik.

Hal

ini

mengharuskan 7 staff yang hadir untuk menjelaskan acara-acara yang seharusnya menjadi tanggung jawab 4 staff yang tidak hadir kepada mentor. Terlepas dari hal itu, para staff yang hadir berhasil datang tepat waktu ke titik acara dan menghafal titik acara per sesi.

113

Koordinasi dengan seluruh panitia FO saat hari pertama simulasi (5 September) memegang peran yang sangat penting. Untuk tahun depan, pastikan BPH Acara Fisik dan Acara Non Fisik mendampingi panitia FO untuk keliling titik acara saat hari pertama simulasi. Hal ini sangat membantu BPH dan staff FO menghafal tempat acara per sesi dan rute jalan yang harus dilewati.

Advance dan Hari ke 1 pelaksanaan kegiatan Keberangkatan tim Cukup lancar

Staff yang bisa berangkat advanced hanya

advance

4 orang. Keberangkatan berjalan dengan

(

16

September 2015 )

lancar dan semua barang berhasil diangkut ke mobil boks.

Kegiatan Advance Berjalan lancar

Kendala yang kami hadapi saat advanced

acara fisik (16-17

dengan

September 2015)

hecticnya

kondisi

understaff

memilah

dan

adalah memilih

perlengkapan acara untuk dipakai hari Jumat dengan kondisi letak barang per acara yang terpisah-pisah. Agenda untuk door-to-door ke rumah warga sebagai pengingat jika besok ada acara tidak terealisasikan,

mengingat

persiapan

perlengkapan untuk 20 jenis acara di hari Jumat yang baru selesai Kamis malam.

114

Hari ke 1 Pelaksanaan Acara (Jumat, 17 September 2015) Nama Deskripsi Rencana Realisasi Kegiatan Pelaksanaan Lomba Kelompok Lancar, Terdapat empat Gambar Mahasiswa kelompok kelompok maba kelas 1-2 baru menjadi maba sangat yang terlibat. SD fasilitator baik dalam dimana masinglomba gambar memfasilitasi masing kelas dengan tema anak-anak SD (kelas 1 dan 2) cita-cita dalam difasilitasi oleh 2 menyampaikan kelompok maba, mimpinya yang membuat dalam sebuah kelas menjadi agak gambar penuh sesak. Perlengkapan acara telah disiapkan sebelum hari-h

Latihan mini art show case

Penampilan seni dari siswasiswi SD berupa paduan suara, tari tradisional, dan drama. Anakanak ini nanti akan tampil dalam acara penutupan social act di depan seluruh panitia dan peserta social act

sangat

Dari lomba gambar ini, dari masingmasing kelas dipilih gambar terbaik yang mendapatkan hadiah dari panitia Latihan dilakukan selama dua hari dengan dua sesi per harinya. Selama empat kali latihan, siswa SD difasilitasi oleh mahasiswa baru yang mendaftar di UKF FEB UI. Namun sayangnya, hanya lima orang mahasiswa baru yang ikut membantu latihan tersebut. Hal ini karena kurangnya pendekatan panitia kepada mahasiswa baru untuk ikut

Saran Harus ada PIC yang membantu PJ acara dalam memobilisasi perlengkapan ke lokasi acara

Sebaiknya, anak SD yang ikut penampilan seni tidak menumpuk di satu kelas saja, sehingga tidak membuat kelas tersebut menjadi kekurangan anak untuk melaksan acara yang lain. Harus ada pendekatan yang baik dengan mahasiswa baru agar mau secara sukarela melatih penampilan seni. Persiapan peralatan untuk penampilan

115

Eksperime n sains untuk kelas 5-6 SD

Mahasiswa baru dapat berinteraksi dengan anak SD melalui kegiatan eksperimen sains sederhana. Diharapkan mahasiswa baru dapat menginspirasi siswa SD untuk mencitai ilmu pengetahuan dan menginspirasi mereka untuk meraih jenjang pendidikan yang tinggi. Edukasi Mahasiswa tentang baru dapat bahaya memberikan rokok kelas edukasi tentang 5-6 SD bahaya rokok kepada siswa SD

secara sukarela melatih penampilan seni anak SD.

sebaiknya telah disiapkan jauh-jauh hari sebelum acara agar tidak menyulitkan PJ acara.

Sangat lancar. Eksperimen yang diinstruksikan oleh PJ acara dapat diikuti oleh anak SD bersama kelompok maba. Anakanak SD sangat senang dan antusias dengan pengalaman baru yang mereka dapatkan

Kelompok maba di bagi dalam beberapa grup bersama siswa SD. Setelah PJ acara mendemonstrasika n cara melakukan eksperimen, anakanaks SD diberi kesempatan melakukan eksperimen didampingi maba. Ada dua eksperimen yang dilakukan yaitu eksperimen gunung merapi dan membuat plastisin dari tepung

Sebaiknya ada yang membantu PJ acara menyiapkan, membawa, serta membersihkan perlenkapan acara setelah acara selesai.

Lancar, materi dapat disampaikan dengan baik.

Pelaksanaan edukasi rokok membutuhkan peralatan seperti proyektor dan laptop. Terjadi kesulitan koordinasi dengan divisi perlap dalam mengurus proyektor, namun masih bisa ditanggulangi

Sebiaknya staf acra yang menjadi PJ, aktif dalam mempersipakan acar yang menghadirkan pemateri/pembicara . Agar pada saat pelaksanaan, PJ acara dengan pemateri telah memiliki bonding yang baik sehingga acara menjadi lebih lancar

116

Membuat Prakarya bersama anak kelas 3-4 SD

Menghias totebag kelas 5-6 SD

Edukasi lingkungan

Mahasiswa baru dapat berinteraksi dengan anak SD dalam kegiatan yang berkaitan dengan kreativitas.

Menciptakan interaksi antara mahasiswa dengan siswa SD melalui kegiatan yang meneyenangka n Maba membantu siswa SD dalam memahami pentingnya menjaga

Cukup lancar namun banyak mahasiswa baru terutama yang laki-laki yang malah keluar dari ruang kelas dan tidak mengikuti acara. Barangkali karena acaranya membuat bros yang lebih cocok untuk mahasiswa yang perempuan. Namun tidak sedikit mahasiswa dan anak SD yang berhasil membuat bros yang cantik Sangat lancar. Perlengkapan acara yang telah disiapkan sebelumnya, memudahkan pelaksanaan acara Cukup lancar. Walaupun terjadi beberapa kendala karena pemateri dan PJ acara yang

Acara ini menghadirkan Bu Dede yang merupakan warga asli Darawolong yang memiliki usaha aksesoris skala rumahan bersama suaminya. Karena memiliki anak bayi, Bu Dede tidak mau mengisi acara prakarya sesi selanjutnya.

Sebaiknya dipertimbangkan lagi jika ingin mengundang warga asli untuk berpartisipasi dalam kegiatan, baik dalam materi acara maupun jadwal acara itu sendiri. Harus ada komunikasi yang baik agar tercipta pemahaman mengenai tujuan dan manfaat acara antara pembicara dengan panitia

Setiap mahasiswa baru mendampingi siswa SD dalam melukis totebag masing-masing.

Sebaiknya PJ acara dibantu dalam memobilisasi perlengkapan.

Kelompok maba dibagi dalam beberapa grup dengan anak SD. Lalu pemateri menyampaikan materi yang

Sebaiknya PJ acara datang dan mempersiapkan peralatan lebih awal agar tidak menggangu

117

lingkungan sesuai dengan materi yang disampaikan pemateri.

Membuat sabun organik bersama warga

Mahasiswa baru dapat berinteraksi dengan warga darawolong terutama ibuibu dalam menambah pengetahuan tentang membuat sabun organik

baru sampai di Desa Darawolong malam sebelum harih, sehigga PJ acara kesulitan mempersiapka n peralatan acara. Lancar

diselingi dengan games yang mendidik tentang lingkungan

pelaksanaan pada hari-h

PJ acara mengalami kesulitan dalam mengundang ibuibu untuk menghadiri acara membuat sabun karena kesibukan rumah tangga di pagi hari. Selain itu beberapa mahasiswa baru masih kesulitan dalam berinteraksi dengan warga. Karena dilakukan dalam dua sesi, PJ acara harus membersihkan peralatan yang telah dipakai pada sesi pertama pada saat istirahat. Karena kurang hati-hati, tangan PJ acara yang membersihkan peralatan pun menjadi kasar karena menyentuh bahan yang menjadi bahan dalam membuat sabun organik.

Sebaiknya dipertimbangkan lagi acara dengan peralatan dan bahan yang agak susah didapatkan. Sebaiknya ada pendekatan antara panitia dengan warga agar mereka mau datang ke acara.

118

Edukasi bank sampah

Lomba mewarnai di PAUD

Melek keuangan

Namun, dengan kesigapan PJ acara, acara membuat sabun berjalan lancar dengan menghasilkan beberapa batang sabun organik pihak sekolah Cukup lancar Acara ini memahami mengundang teknik pembicara yang melakukan memahami tetang bank sampah di bank sampah. sekolah Pembicara mahasiswa menjelaskan baru sistematis bank mengedukasi sampah dan anak SD mahasiswa tentang bermain bersama perbedaan anak SD sambil sampah menjelaskan anorganik dan perbedaan sampah bahayanya anorganik Mahasiswa Lancar . PJ Mahasiswa baru baru acara telah ditugaskan untuk berinteraksi mempersiapka memfasilitasi anak dengan anak n peralatan dan PAUD dalam PAUD tempat acara lomba mewarnai sebelum hari-h gambar yang disediakan. Setelah itu mereka memilih gambar terbaik dan memberikan hadiah kepada pemenang Mahasiswa Cukup lancar Terjadi beberapa baru beriteraksi kendala dalam dengan warga acara ini. Dimana dalam kegiatan pembicara yang menyiapkan materi mengedukasi yang berbeda dengan kebutuhan

Sebaiknya PJ acara lebih aktif dalam menyiapkan konsep acara dengan pembicara agara agar pada pelaksanaannya acara dapat berjalan dengan konsep yang lebih matang

Sebaiknya dipertimbangkan kapasitas kelas dengan jumlah murid ditambah mahasiswa baru yang akan melakukan kegiatan dalam kelas tersebut agar tidak terlalu sesak

Sebaiknya ada survey yang memadai sebelum melakukan acara ini. Selain itu Pj acara dan pembicara

119

tentang keuangan

PHBS anak-anak

Mahasiswa memfasilitasi anak SD dalam memahami kebiasaan hidup bersih dan sehat

Lancar

Membuat Bingkai Foto

Mahasiswa mendaur ulang kardus bekas menjadi bingkai foto yang cantik dengan anak SD

Terlaksana dengan sangat lancar.

warganya. Namun hal ini bisa ditangani dengan baik. Selain itu, masih banyak warga yang enggan untuk ikut acara karena kesibukan mereka. Konsep acaranya sangat bagus dengan mengenalkan kebiasaan hidup bersih dan sehat menggunakan kosagi card yang sangat disukai anak-anak. Mahasiswa baru dan anak-anak dapat bermain dengan riang dan memahami pentingnya hidup sehat

sebaiknnya menciptakan komunikasi yang baik sebelum hari-h agar dapat membuat konsep acara yang lebih matang

Peralatan dan bahan untuk acara telah dipersiapkan dengan baik sehingga pada pelaksaannya PJ acar tidak terlalu kesulitan

Diperlukan perencaan yang baik mengenai penanggulangan sampah pasca acara

Hari ke 2 Pelaksanaan Acara (Sabtu, 18 September 2015) Nama Rencana Realisasi Deskripsi Kegiatan Pelaksanaan Menghias foto Mahasiswa Cukup Pada sesi pertama, baru dan anak lancar acara menghias SD foto diganti

Sebaiknya PJ acara telah memahami dan menyiapkan peralatan acara jauh-jauh hari. Selain itu. Sebaiknya konsep acara disesuaikan dengan anak SD yang menerimanya. Seperti anak SD kelas 1 dan 2 yang tidak bisa memahami materi tertulis karena masih belum fasih membaca

Saran Sebaiknya, acara yang membutuhkan koordinasi dengan

120

berinteraksi dalam membuat kenangan berupa menghias foto kegiatan di yang dilakukan di lingkungan sekolah

Membuat prakarya dengan anak SD

PHBS rumah tangga

Mahasiswa mendaur ulang kardus bekas menjadi bingkai foto yang cantik dengan anak SD Mengundang pembicara untuk menyampaikan materi tentang kebiasaan hidup bersih dan sehat di

Terlaksana dengan sangat lancar.

Cukup lancar.

dengan acara membuat pohon harapan. Hal ini karena ketidaksiapan divisi HPD dalam menyiapkan fotofoto yang merupakan unsur penting dalam kegiatan ini. Namun BPH dan PJ acara telah lebih dahulu menyiapkan Plan B untuk mengganti acara tersebut sehingga acara tetp dapat berjalan. Pada sesi kedua, foto-foto yang dibutuhkan telah dapat disediakan divisi HPD. Anakanak SD bersama mahasiswa pun bersama-sama menghias foto Peralatan dan bahan untuk acara telah dipersiapkan dengan baik sehingga pada pelaksaannya PJ acar tidak terlalu kesulitan Pada pelaksanaannya hanya sedikit warga yang mau ikut berpartisipasi namun hal ini dapat ditangani dengan panitia

divisi lain harus ditingkatkan alur koordinasinya agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

Diperlukan perencaan yang baik mengenai penanggulangan sampah pasca acara

PJ acara harus dapat lebih terlatih untuk meyakinkan warga ikut dalam acara. Konsep acara harus disiapkan dengan

121

Daur ulang sampah anorganik warga

Penyuluhan Sigicitang

rumah tangga. Dimana warga dan mahasiswa berinteraksi dalam kelompok untuk memahami materi yang diberikan Penyampaian matei tentang membuat tas dari bahan sampah plastik berupa gelas minuman kemasan dan bungkus kopi saset

Mendatangkan mahasiswa FKG UI untuk mengedukasi sikat gigi yang benar

yang mengundang langsung warga untuk mau hadir

lebih melibatkan maba secara aktif.

Lancar

Pada awalnya sangat sulit mengundang warga, namun dengan bantuan Pak RT banyak warga yang mau datang untuk ikut acara

Diperlukan pendekatan yang medalam dengan warga agar mau ikut dengan acara. Untuk acara yang lokasinya jauh, sebiknya telah dibuat perencanaan mobilisasi pembicara dan PJ acara agar datang tepat waktu dan lebih efisien.

Sangat lancar.

Setelah menyampaikan materi tentang kesehatan gigi dan mulut, anak-anak SD diajak untuk mempraktekan cara gosok gigi yang benar. Selanjutnya ada drama mini tentang kondisi mulut dan gigi yang tidak sehat yang diperankan oleh mahasiswa baru

Sebaiknya, terdapat konsep yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan murid kelas 3-4 dan kelas 1-2 SD yang berbeda. Karean banyak anak kelas 1-2 SD yang masih takut untuk ikut belajar sikat gigi bersama mahasiswa. PJ sebaiknya lebih siap lagi sebelum acara dimulai. Harus ada koordinasi yang jelas antara kedatangan dan

122

kepulangan mahasiswa FKG sebagai pembicara ke desa agar tidak mengganggu konsep pemulangan pembicara yang btelah dipersiapkan. Lomba mewarnai untuk TK

Mahasiswa baru bisa berinteraksi dengan para murid TK dalam mengikuti lomba mewarnai yang diadakan panitia acara.

Jadwal tidak sesuai dengan rundown. Meskipun sedikit terlambat namun secara keseluruhan acara berjalan lancar.

Penyuluhan sampah anorganik untuk warga dan SD

Acara diadakan dengan target dua jenis peserta yaitu murid SD dan ibu-ibu warga sekitar. Penyuluhan yang diadakan meliputi pemberian materi dan juga pelatihan.

Cukup lancar.

Membuat cincau

Mahasiswa baru memahami

Lancar walau terkendala

Pastikan jadwal dengan Kepala Sekolah dari jauhjauh hari agar tidak bentrok dengan acara lain. Alokasikan jumlah peserta murid TK dengan perlengkapan yang dibawa mahasiswa baru agar tidak kelebihan ataupun kekurangan. Acara penyuluhan sampah anorganik bisa dikatakan tidak mengalami kendala yang berarti. Namun alokasi untuk kelompok mahasiswa baru di SD ternyata tidak sesuai sehingga masih ada mahasiswa baru yang terkesan tidak berpartisipasi aktif. Karena lokasi acara yang jauh, dibutuhkan

Estimasikan dengan tepat alokasi mahasiswa baru yang berpartisipasi untuk mengurangi adanya mahasiswa baru yang tidak berpartisipasi.

Dibutuhkan bantuan untuk PJ acara yang memrlukan bantuan

123

cara membuat cincau sederhana langsung dari salah satu warga yang bermata pencarian penjual es cincau. Selain itu melalui kegiatan diharapkan mahasiswa baru dapat memahami kehidupan warga darawolong. Edukasi dan senam jantung sehat

Warga darawolong memahami pentingnya kesehatan jantung

lokasi acara beberapa kali yang jauh. pengangkuta maba ke lokasi acara yang membuat acara mundur dari timelinenya. Namun pelaksanaan acara sangat lancar, dimana mahasiswa berhasil membuat cincau seperti yang didemostrasikan kepada mereka., PJ acara juga sangat sigap dalam mempersiapkan keperluan acara jauh sebelum hari pelaksanaan Cukup Pembicara yang lanacar hadir sangat kompeten namun warga banyak yang enggan untuk ikut. Kondisi cuaca yang panas membuat maba menjadi malas untuk aktif dalam kegiatan sehingga sempat ditegur pembicara. Selain itu beberapa fasilitas yang diminta tidak bisa disediakan. Walaupun begitu, staf sangat sigap dalam menyiapkan acara agar layak untuk digunakan

dalam mobilisasi peralatan ke titik acara

Publikasi yang massive sangat penting dalam acara yang membutuhkan massa yang massive pula.

124

dalam senam jantung sehat Daur ulang sampah anorganik bersama anak SD

Mahasiswa baru berinteraksi dengan anak SD dalam kegiatan kreatif mengubah sampah menjadi benda yang bernilai seni

Sangat lancar

Membuat Mahasiswa layangan kelas baru bermain 2-5 SD bersama anak SD dengan membuat layangan

sangat lancar

Edukasi Mengenalkan kewirausahaan pentingnya kewirausahaan bagi warga

lancar

Kelompok maba ditugaskan untuk membantu anak SD dalam membuat prakarya ikan-ikanan dari kemasan plastik bekas. Staf sangat tanggap dalam menyiapkan peralatan acara sebelum pelaksanaan. Pembicara pun sangat koordinatif sehingga pelaksanaan menjadi lancar Seorang pemateri membawa bahan dan perlengkapan untuk membuat layangan. Mahasiswa baru pun membantu dan mendampingi anak-anak SD membuat kayangan mereka sendiri.

Sebaiknya PJ acara menjalin komunikasi langsung denga pembicara, tidak berpusat pada BPH agar acara dapat berjalan dan koordinasi dengan pembicara lebih lancar

Tempat acara semoat diganti 30 menit sebelum acara dimulai karena adanya kemalangan yang

Berdasarkan pengalam di acara ini, sebaiknya semua PJ acara selalu stand by setidaknya 30 menit sebelum acara

sebaiknya acara yang membutuhkan skill dan keterampilan khusus tidak dilakukan dengan anak kelas 1-2 SD sebagai pesertanya. Hal ini karena mereka akan kesulitan mengikuti pengarahan karena belum mampu untuk menggunakan alat-alat dan bahan seperti yang dicontohkan.

125

terjadi ditempat yang direncankan semula. Namun pemindahan lokasi acara dapat dengan segera ditangani sehingga acara berjalan sesuai timeline. Kendala yang dihadapi adalah lagi-lagi keengganan warga untuk ikut berpartisipasi dalam acara

dimulai di tgitik acara. Hal ini untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan dan mencari solusi atau plan B dengan cepat dan pelaksanaan acara dapat berjalan sesuai dengan perencanaan

Kesimpulan A. Hal-hal yang perlu dipertahankan •

Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia

•

Rasa kekeluargaan dalam menjalankan kegiatan

•

Melakukan kerja sama dengan pembicara dari pihak eksternal

•

Networking dengan pembicara

•

Sense of belonging staff acara non fisik kepada divisinya

•

Kemampuan fast decision making terkait contingency plan untuk tiap acara

B. Hal-hal baik namun masih perlu ditingkatkan •

Detail koordinasi seperti apa yang harus dibentuk dengan divisi lain untuk menghindari miskalkulasi dan miskomunikasi saat hari H

•

Kesiapan untuk berhadapan dengan kondisi lapangan yang sangat dinamis sehingga terkadang improvisasi sangat diperlukan

•

Sosialisasi acara ke warga

126

•

Proporsi pembagian kelompok dan anak SD terhadap jenis kegiatan

•

Manajemen hospitality pembicara dan perlengkapan acara

C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan

•

Miskalkulasi dalam hal perlengkapan dan transportasi

•

Persiapan perlengkapan yang memakan waktu hingga Kamis malam

•

Menganggap enteng hal-hal yang kelihatannya minor

D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang •

Lakukan branding pada open recruitment untuk meningkatkan jumlah staff yang mendaftar

•

Dengan jumlah staff yang cukup, jobdesc staff akan memungkinkan untuk dibagi menjadi PJ Acara, PJ Hospitality Pembicara, dan PJ Perlengkapan Acara sehingga tidak semua staff terpusat menjadi PJ Acara. Saat hari H, fokus divisi acara non fisik di lapangan menjadi terlalu luas sehingga rentan ada hal yang terlupakan. Oleh karena itu, diperlukan adanya beberapa staff yang diassign menjadi PJ Hospitality Pembicara dan PJ Perlengkapan Acara untuk menopang para PJ Acara. Hospitality Pembicara meliputi: Transportasi pembicara dari hostfam pembicara ke titik acara, pengantaran konsumsi pembicara, pembayaran fee pembicara. Hal ini akan membuat fokus kerja menjadi lebih terarah dan mengurangi multitasking yang harus dilakukan.

•

Sediakan waktu survey khusus untuk riset kecil di desa agar acara bisa lebih tepat sasaran dan sediakan pula waktu untuk door-to-door ke rumah warga sebagai pengingat bahwa akan ada beberapa acara yang mengundang warga.

•

Daftar perlengkapan acara harus dibuat sedetail mungkin, karena daftar ini akan sangat membantu dalam membuat acuan anggaran dan acuan untuk staff ketika membeli barang

•

Encourage staff untuk sering datang survey

127

•

Perjelas detail MoU dengan pembicara. Pastikan klausul sudah sesuai antara kedua belah pihak

•

Saat malam evaluasi, flooring seluruh kegiatan acara dan kebutuhan kepada divisi lain yang bersangkutan yang akan digunakan untuk keesokan harinya kepada seluruh panitia PI-BPH

Divisi Sumber Daya Manusia Pendahuluan Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga acara Social Act FEB UI 2015 dapat terlaksana. Kami ucapkan terimakasih kepada seluruh panitia Social Act FEB UI 2015 yang telah memberikan kontribusi terbaiknya, dosen, dan seluruh aparatur dan warga kelurahan Darawolong, yang telah membantu kami dan tidak dapat kami sebutkan satu per satu. Job Description

128

Divisi sumber daya manusia merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk menertibkan dan membuat mahasiswa baru dapat mengikuti acara Social Act 2015 dengan baik dan terdistribusi secara merata sehingga akan menumbuhkan rasa sosial dan solidaritas dalam diri mahasiswa baru. Tugas dari divisi SDM ialah untuk mengalokasikan mahasiswa baru agar dapat mengikuti seluruh rangkaian acara Social Act 2015. Pengalokasian yang dilakukan terkait dengan acara, homestay, serta mobilisasi. Dalam melakukan tugasnya divisi SDM juga berkoordinasi dengan divisi mentor sebagai koordinator mentor. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses penyampaian informasi terkait kegiatan Social Act kepada mahasiswa baru. SDM terdiri dari koordinator dan wakil koordinator, di mana masing-masing memiliki tugas sebagai berikut: Koordinator : •

Bertanggung jawab dalam hal mengkoordinasi dan mengontrol kinerja dari wakil koordinator.

•

Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan divisi lain untuk memastikan terjadinya sinkronasi antara divisi SDM dengan divisi lain agar nantinya acara Social Act dapat berjalan dengan baik.

•

Bekerjasama dengan sekertaris untuk mendata mahasiswa baru yang hadir dan tidak hadir Social Act 2015.

•

Bertanggung jawab terhadap tugas Peserta Social Act 2015 pada saat pra hari H, hari H dan pasca hari H.

•

Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Wakil Koordinator : •

Bertanggung jawab dalam membagi mahasiswa angkatan 2015 ke dalam kelompokkelompok kecil untuk setiap rumah dengan mempertimbangkan jarak antar rumah per kelompok OPK.

•

Mengikuti survei untuk memastikan lokasi kegiatan yang dipilih memiliki jumlah rumah yang cukup untuk 600 peserta dan panitia Social Act.

129

•

Mendata fakta lapangan tentang kondisi sosial di masyarakat, terutama yang berhubungan dengan Social Act, seperti kesediaan ditinggali mahasiswa, kapasitas rumah, kondisi rumah, pekerjaan kepala rumah tangga, jumlah keluarga di rumah tersebut, serta jenis kelamin maba yang akan tinggal di rumah tersebut.

•

Berkoordinasi dengan aparatur setempat untuk mempermudah pendataan akomodasi rumah dan sosialisasi kepada warga.

•

Melakukan sosialisasi Social Act kepada hostfam.

•

Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Alokasi Staf (3 orang staf) •

Bertanggung jawab dalam placement mahasiswa baru dalam hal tempat tinggal dan pembagian kerja mahasiswa baru.

•

Masing-masing staf akan bertanggung jawab untuk satu cluster.

•

Mengatur mobilisasi mahasiswa baru bersama dengan divisi FO.

•

Ketika idle, saat hari H berlangsung, membantu divisi lain menjalankan tugasnya

Struktur Divisi SDM Social Act FEB UI 2015 Koordinator

: Kamaruddin

(Akuntansi 2013)

Wakil Koordinator

: Shalihah Fatinah

(Akuntansi 2013)

Staf

: Yulia Rachma Pertiwi

(Akuntansi 2013)

Shinta Prameswari Sotyaningtyas

(Akuntansi 2012)

Mezahyang Reno El Rozak

(Bisnis Islam 2014)

RENCANA KERJA DAN REALISASINYA

1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HOSTFAM

130

•

Proses penentuan pemilihan rumah. Hal pertama yang dilakukan terkait dengan hostfam adalah menentukan kriteria-kriteria rumah yang akan menjadi hostfam. Rumah yang akan dipilih bukanlah rumah yang, dalam hal fasilitas, sangat-sangat kurang. Namun yang ingin dipakai adalah rumah yang layak. Layak disini berarti mahasiswa baru atau panitia atau pihakpihak yang terkait Social Act FEB UI 2015, merasa nyaman ketika memasuki / menginap di rumah yang pada akhirnya kita jadikan rumah untuk Social Act FEB UI 2015. Lokasi yang kita gunakan di Darawolong adalah dusun 1 dan dusun 2 dengan pertimbangan bahwa jarak antar kedua dusun adalah yang terdekat dibandingkan dengan tiga dusun lainnya. Dusun 1 atau dusun Krajan terdiri dari RT 1, RT 2, RT 3, dan RT 4 . Sedangkan dusun 2 atau Karang Tengah terdiri dari RT 4, RT 5, RT 6, RT 7, dan RT 8. Kriteria-kriteria rumah yang dipilih yakni sebagai berikut: 1.

Adanya listrik

2.

Tersedia air yang bersih dan mencukupi (kamar mandi dan toilet)

3.

Kebersihan

4.

tidak ada kompensasi yang diminta hostfam Rumah yang akan ditempati harus ada listrik atau teraliri listrik. Listrik

penting untuk menunjang kerja panitia maupun peserta Social Act, karena pasti setiap saat kita harus tetap terhubung dengan gadget kita, maka dari itu kebutuhan listrik untuk charging gadget sangatlah penting. Panitia juga pasti butuh listrik untuk rapat, menyalakan laptop, dan mengecek kesiapan HT (Divisi Perlengkapan). Karena itu, jika tidak ada sumber listrik di suatu rumah maka langsung dicoret dari daftar rumah yang potensial untuk dipilih. Untuk semua rumah yang diapproach sebagai tempat tinggal mahasiswa baru dan sebagai basecamp panitia semua divisi sudah ada listrik dan teraliri listrik. Kemudian, tersedia air bersih yang mncukupi, kamar mandi dan toilet. Air merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Ketersediaan air yang mencukupi disetiap rumah hostfam sangat dibutuhkan untuk

131

kegiatan membersihkan diri, mengambil wudhu dsb. Musim kemarau berkepanjangan yang telah dialami oleh Indonesia, tidak berdampak signifikan di desa Darawolong ini, sehingga kegiatan social act dapat berjalan tanpa hambatan tersebut. Kamar mandi sangat penting. Pengalaman di tahun-tahun sebelumnya, banyak rumah yang tidak tersedia kamar mandi, sehingga kesulitan ketika ingin membersihkan diri setelah beraktivitas di luar ruangan. Kemudian, karena kebutuhan kakus sudah menjadi keharusan bagi kita maka keberadaan toilet di setiap hostfam dirasa perlu. Namun kenyataannya di lapangan, banyak terdapat rumah yang hanya ada kamar mandi tanpa ada toilet bahkan tidak ada dua-duanya. Hal ini dikarenakan banyak housefam yang menumpang ke tetangganya untuk mandi maupun kakus. Hal ini tidak lepas juga dari ikatan antara housefam dan tetangganya yang masih merupakan saudara. Solusi dari masalah tersebut adalah mahasiswa menumpang di rumah tetangga housefamnya atau mandi di rumah housefam temannya yang satu kelompok dengannya. Kriteria selanjutnya yaitu tingkat kebersihan. Terkait dengan motivasi peserta untuk mengikuti acara, maka faktor kebersihan adalah faktor yang sangat penting, dimana apabila lingkungan tempat tinggal yang kurang bersih, maka akan mengurangi kualitas acara Social Act 2015. Jika dibandingkan dengan desa-desa sebelumnya yang pernah disurvey, Darawolong tergolong bersih. Walaupun di desa ini masih terdapat masalah yaitu tidak terdapat tempat sampah namun masyarakat menjaga kebersihan jalan dan lingkungannya dengan baik sehingga kriteria ini terpenuhi. Kriteria terakhir yaitu hostfam tidak mengharapkan kompensasi apapun. belajar dari Social Act tahun 2014 yang dilaksanakan di desa Palabuhanratu di mana hampir semua hostfam meminta kompensasi listrik, air, dan gas selama panitia dan peserta Social act menginap, di tahun ini di Darawolong kami senantiasa berusaha untuk mendekati hostfam yang mau menampung mahasiswa dan panitia tanpa ada balasan kompensasi apapun. jika terdapat hostfam yang meminta kompensasi maka kami jelaskan terlebih dahulu bahwa tidak ada dana kompensasi dari kami karena ini merupakan acara sosial. Jika mereka tetap tidak mau maka mereka dicoret dari list hostfam.

132

•

Assessment rumah sampai hari H Proses assessment rumah kami lakukan dengan melakukan survey kurang lebih selama 10 kali pulang pergi ke desa Darawolong, dimana diantaranya kami menyempatkan untuk menginap 2-3 hari disalah satu rumah warga yaitu tepatnya rumah Bapak Encing (Ketua RT 6) untuk lebih mengefisienkan proses pencarian rumah, untuk memenuhi target yang diinginkan yaitu sekitar 180-200 rumah dengan estimasi setiap rumah ditinggali oleh 4-5 orang mahasiswa. Kami memulai survey yang memfokuskan untuk pencarian rumah setelah PI selesai melakukan assessment dengan apparat desa setempat untuk masalah perizinan dan kesediaan apparat desa mengenai kedatangan kami untuk menggunakan desa sebagai tempat kegiatan Social Act 2015. Setelah kami mendapatkan izin dari apparat desa setempat, kami memulai pencarian rumah dengan meminta bantuan dari setiap ketua RT setempat dalam hal mensosialisasikan kegiatan kami dan sekaligus meminta kesediaan warga untuk rumahnya dapat di tempati selama 4 hari 3 malam. Karena sedikitnya staff SDM menyebabkan kami sedikit kewalahan dalam mengapproach satusatu rumah warga. Kami juga sangat berterima kasih kepada PI dan divisi lain seperti FO dan Fisik yang ingin ikut membantu SDM dalam proses pencarian rumah. Sebelum kami mendatangi rumah warga satu per satu untuk kami data kesediaanya, PI bersama divisi lain melakukan sosialisasi kepada warga setempat dengan ikut terawih bersama di beberapa masjid-masjid yang tersebar di dusun 1 dan dusun 2 sekaligus memberitahukan kepada warga tentang kegiatan yang akan kami lakukan . Pada saat pertama kali kami melakukan pencarian rumah di RT 1 dusun 1, kami turun langsung ke rumah-rumah warga karena Bapak Mansyur selaku ketua RT 1 tidak bisa ikut mendampingi karena ada urusan lain. Hal tersebut tentunya cukup menyulitkan kami, sehingga tidak terlalu banyak rumah yang dapat di approach dan bersedia di tinggali. Namun pada saat survey kedua kami sangat terbantu dengan ketuaketua RT di dusun 1 yang mau ikut mendampingi kami berkeliling rumah warga sekaligus mengetahui batasan RT di dusun 1 sampai akhirnya kami mendapatkan kurang lebih sekitar 50 rumah yang bersedia untuk ditinggali yang tersebar di RT 1, 2, dan 3. Hal tersebut juga dapat terlaksana karena adanya koordinasi yang baik antar

133

Kepala Dusun 1 beserta setiap ketua RT nya. Kami merasakan peranan ketua RT disini sangat penting dalam mensosialisasikan kegiatan Social Act kepada warganya, kami pun tidak lupa untuk selalu berkoordinasi dengan baik ke setiap ketua RT disana. Kendala yang kami hadapi saat melakukan survey pertama adalah cara meyakinkan warga untuk dapat percaya dengan kami dan tidak malu dengan kondisi rumahnya yang tidak terlalu bagus. Survey selanjutnya kami mulai melakukan pendataan rumah di dusun 2 lebih tepatnya di RT 5 dan

RT 6. Tetap dengan bantuan ketua RT setempat kami

mengapproach satu per satu rumah warga untuk meminta kesediaan mereka agar rumahnya bisa diinapi oleh mahasiswa. Dari survey tersebut kurang lebih kami mendapatkan 50 rumah yang bersedia dari RT 5 dan RT 6. Untuk memenuhi dan melengkapi kebutuhan sisa rumah hostfam yang perlu kami dapatkan, kami memutuskan untuk menginap beberapa hari dirumah ketua RT 6 selama 2-3 hari. Selama mengingap SDM berusaha memaksimalkan kinerja kami untuk mendapatkan rumah, dengan mengapproach kembali beberapa rumah yang sudah diapproach sebelumnya namun belum yakin atau mencari rumah lainnya, dan menyebar pencarian ke wilayah RT lainnya seperti RT 7 dan RT 8 di dusun 2, serta RT 4 didusun 1 untuk menambah rumah hostfam yang kami targetkan. Total rumah yang bersedia untuk menjadi hostfam kurang lebih sekitar 190 rumah, sudah termasuk dalam range target rumah yang dibutuhkan. Setelah proses pencarian dan pendataan rumah selanjutkan kami melakukan pembagian cluster untuk memudahkan penempatan dan plotting rumah serta mobilisasi mahasiswa baru pada saat hari H. Dengan mempertimbangkan jarak jauh dan dekatnya antar rumah dan lokasi ke titik acara, kami membaginya menjadi 5 cluster, dimana masing-masing cluster ditempati oleh 6-9 kelompok mahasiswa baru. Bersamaan dengan plotting rumah kami juga mengerjakan pembuatan peta per cluster untuk memudahkan panitia lain maupun mentor untuk menemukan rumah-rumah yang ditempati dan untuk memudahkan mobilisasi dari meeting point ke titik acara, peta di gunakan sebagai media untuk menggambarkan alur mobilisasi dan koordinasi antar setiap divisi. Pada saat melakukan plotting rumah selain membagi rumah hostfam untuk mahasiswa baru, kami juga melakukan penempatan atau pembagian rumah untuk dijadikan basecamp setiap divisi

134

dan PI, pemilihan dan penempatan lokasi basecamp berdasarkan kebutuhan divisi tersebut untuk melakukan koordinasi agar lebih mudah pada saat hari H. Setelah melakukan plotting dan pembuatan peta cluster, kami melakukan survey kembali untuk menempelkan sticker untuk menandakan rumah yang diinapi oleh mahasiswa pada hari H nanti. Content sticker berisikan no rumah sesuai dengan data yang dimiliki oleh SDM, nama hostfam, no cluster dan RT, no kelompok mahasiswa yang menempati hostfam tersebut dan rincian nama-nama mahasiswa yang mengingap di rumah tersebut. Proses penempelan sticker tersebut juga dibantu oleh divisi Mentor dan Field Officer, dengan alasan agar setiap FO yang menjadi PJ kelompok dapat dengan mudah memobolisasi mahasiswa tersebut ke setiap rumah yang akan diinapinya. Dan tidak lupa melakukan peengecakan kembali kesediaan warga tersebut jika incase mereka berubah pikiran, sehingga sdm dapat mengambil tindakan untuk merelokasi plotting rumah hostfam tersebut ke persediaan rumah yang masih belum dipakai, atau mencari rumah baru. Setelah memastikan semua sticker tertempel, semua divisi dan mentor-mentor melakukan simulasi Social act agar seluruh panitia dan staff mentor dapat lebih dengan mudah mendeskripsikan rumah hostfam dan medan daerah di Darawolng kepada para menteenya. Sebelum hari H atau lebih tepatnya H-1 SDM sudah berangkat terlebih dahulu ke desa Darawolong bersama divisi lainnya yang ditugaskan untuk advance terkait untuk memastikan kembali hal-hal yang harus dikonfirmasi.

2.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MAHASISWA BARU

o Sosialisasi 1 Tugas Social Act (Training Mentor) Sosialisasi tugas yang pertama secara langsung dilaksanakan di Student Center pada rangkaian training mentor di sesi social act. Dalm sosialisasai tersebut juga dijelaskan mengenai gambaran umum tugas pra-sosact dan pasca-sosact. Sosialisasi yang tanggalnya sangat jauh dari pengumpulan tugas tampak kurang efektif, dimana walaupun mentor dapat memahami isi tugas di hari tersebut,

135

kemungkinannya untuk lupa sangat tinggi, sehingga tidak dijelaskan secara terperici dan mendetail. o Sosialisasi 2 Tugas Social Act (Technical Meeting) Sosialisasi kedua dilaksanakan setelah hari H OPK berakhir, yaitu Technical Meeting. Sosialisasi kali ini dijelaskan langsung oleh Koordinator dan wakil koordinator SDM dalam bentuk presentasi dan pemberian handout materi tugas beserta komponen penilaian yang lebih terpernci, ditambah dengan ketentuan dan peraturan yang harus dipatuhi oleh setiap panitia dan mahasiswa baru. Dan mensosialisasikan mengenai barang-barang apa saja yang harus dan tidak boleh dibawa serta barang yang harus dikumpulkan terkait dengan divisi fisik, non-fisik, dan konsumsi. o Sosialisasi melalui website social act Selain sosialisasi langsung kepada mentor, mahasiswa baru juga dapat mengakses sendiri ketentuan tugas yang dipasang di web sosact. Sosialisasi online ini cukup membantu, tetapi harus sering di-update apabila ada perubahanperubahan. Selain itu SDM membuat dua panduan berbeda yaitu panduan yang dapat dibaca oleh mahasiswa baru terkait masalah tugas, peraturan dan ketentuan dan panduan untuk mentor terkait hal yang sama namun ditambah kriteria peniliaian tugas dan bobot nilai tugas yang nantinya akan diakumulasikan untuk menentukan kelulusan mahasiswa baru tersebut untuk mendapatkan status mahasiswa aktif beserta form penilaian tugas. Panduan sosact yang ditujukan untuk mentor disebarluaskan melalui email mentor, sehingga yang dapat mengakses panduan tersebut hanya mentor. o Pengumpulan Tugas Pra Social Act Pengumpulan tugas pra-sosact memiliki mekanisme tersendiri dimana untuk mengumpulkan tugas teresebut dalam bentuk hardcopy yang dikumpulkan berbarengan dengan barang-barang yang harus dikumpulkan di secretariat BPM. Seluruh informasi tugas dan pengumpulannya dikoordiansikan oleh setiap masingmasing coc mentor kelompok mereka.

136

o Pengumpulan Tugas Pasca Social Act Pengumpulan tugas pasca sosact diserahkan kepada setiap masing-masing coc mentor kelompok mereka. Kendala yang terjadi dalam pengumpulan tugas ini ialah banyaknya mentor yang tidak tepat waktu dalam menyerahkan tugas tersebut dengan alasan berbagai hal salah satunya ada beberapa mentee yang belum mengerjakan, sehingga harus menunggu menteenya tersebut. Akhirnya kami berbaik hati memutuskan untuk memperpanjang waktu pengumpulan tugas sampai 4 hari kedepannya, namun apadaya setelah diperpanjang masih ada saja mentor yang belum menyerahkan tugas pasca sosact untuk dilakukan pemeriksaan sebagai salah satu system pengawan SDM kepada tugas-tugas yang dikerjakan oleh para mahasiswa baru. o Pengumpulan Nilai Tugas Individu oleh Mentor Pengumpulan nilai tugas individu ke email sdm mengalami keterlambatan karena terkait hal yang sama dari alasan pengumpulan tugas yang juga terlambat. Kendala yang dihadapi adalah ketika beberapa mentor yang salah kirim email ke email mentor, sehingga harus dilakukan pengecekan sinkronasi beberapa kali antara email mentor dan email sdm, padahal kami sudah menstateted ulang procedure pengumpulan nilai baik dari mulai technical meeting, panduan untuk mentor dan di format penilaian, serta informasi yang diberikan coc mentor melalui jaringan komunikasi via whatsapp atau line kepada setiap mentor. o Alur perizinan maba yang pulang saat hari H Maba yang pulang saat hari H diharuskan melapor ke Panitia Inti dan diberitahukan konsekuensi IKM tidak akfif apabila alasan tidak dapat memenuhi kriteria alasan yang diperbolehkan untuk panitia. SDM bertugas untuk mengantarkan maba yang izin ke basecamp Panitia Inti untuk ditangani lebih lanjut. o Tugas esai Tugas Esai bertujuan untuk mendorong mahasiswa baru berinteraksi dengna warga sekitar khususnya hostfam mereka masing-masing. Tugas esai memiliki

137

konten yang sama dengan wawancara yang harus mereka lakukan terhadap hostfam. Konten esai yang berisikan profil, pekerjaan dan kondisi ekonomi secara keseluruhan keluarga hostfam tersebut juga melatih kepekaan mahasiswa baru untuk peduli terhadap lingkungan dan orang-orang yang berada disekitarnya o Tugas to-do-list Tugas to-do-list bertujuan agar maba memiliki suatu rancangan dari aktivitas yang akan dijalani selama sosact. Hasil dari tugas to-do-list ini cenderung jujur, dimana mahasiswa baru mengakui pencapaian yang berhasil sekaligus tujuan yang tidak tercapai dengan analisisnya masing-masing. o Tugas Surat untuk Hostfam

Dalam surat tersebut diharapkan mahasiswa dapat mengekspresikan nilainilai kehidupan yang dipelajarinya selama melakukan Sosact dalam hal ini dapat meliputi nilai kepekaan, nilai empati, nilai ketulusan, nilai kebersamaan, dan nilai kebahagian. Surat ini juga dapat menjadi media perantara untuk menyampaikan rasa terima kasihnya kepada hostfam dan masyarakat sekitar.

o Absensi maba di hari H Pada setiap sesi acara, divisi SDM bertugas untuk merekap absen. Setiap harinya absen dipegang dan didata oleh coc mentor kelompok masing-masing, pada hari jumat dan sabtu absen dilakukan selama dua kali yaitu absen pagi dan sore, sedangkan hari kamis dan minggu hanya dilakukan satu kali absen, sehingga total jumlah absen ialah 6 kali absen dimana satu absen memiliki bobot 2 sks. o Penempatan maba ke pos-pos acara Penempatan maba ke pos-pos acara dilakukan bersama BPH acara fisik dan BPH acara nonfisik saat sedang assesment ke DARAWOLONG. Penempatan maba dilakukan berdasarkan efisiensi lokasi dan mobilisasi. o Penempatan maba ke bis

138

Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, kali ini divisi SDM tidak lagi bertanggung jawab dalam penempatan maba ke bis karena divisi transakom telah memiliki sistem keberangkatan dan kepulangan baru yang dipercayai lebih efektif sehingga meminimalisasi keterlambatan. 3. EVALUASI SECARA KESELURUHAN

PRA HARI H Komposisi divisi SDM terdiri dari satu orang koordinator, satu orang wakil koordinator, dan 3 orang staf. BPH SDM Social act tahun ini lebih ramping susunannya dari tahun lalu karena pada tahun ini terdapat divisi baru yaitu divisi mentor di mana pada tahun tahun sebelumnya mentor berada di bawah kendali SDM. Namun karena beberapa pertimbangan akhirnya mentor berada di bawah pengawasan divisi mentor sendiri dan SDM memiliki tugas untuk mengatasi masalah hostfam dan mahasiswa baru. Dalam pelaksanaan tugas, BPH SDM bekerja sangat kooperatif, artinya hampir semua tugas yang ada dikerjakan secara bersama-sama dan dalam bimbingan PI jika ada yang memang mendesak dan tidak dapat diselesaikan oleh BPH SDM. Wakil koordinator SDM Social act tahun ini sangat antusias dengan acara Social act tahun 2015. Terbukti dengan tekadnya yang kuat dan hampir semua pekerjaan yang ada dalam deskripsi pekerjaannya dan bahkan yang ada dalam deskripsi pekerjaan koordinator SDM dikerjakan dengan baik dan benar. Perjalanan ini dimulai saat bulan Mei BPH SDM lengkap dan kami melakukan survei ke desa yang telah dianggap cocok untuk pelaksanaan Social act tahun ini, yaitu desa Darawolong, kec. Purwasari, Karawang, Jawa Barat. Survei pertama kami lakukan untuk mengenali medan desa terlebih dahulu tanpa langsung mencari hostfam. Beberapa hal yang kami lakukan adalah berkeliling dusun 1 dan 2 untuk mengetahui daerah dan tempat yang potensial untuk tempat berkumpul, kemudian melakukan proyeksi jumlah cluster yang akan dibuat, lalu berinteraksi dengan masyarakat sekitar sebagai langkah awal kami untuk menyampaikan maksud dan niat kedatangan kami ke desa Darawolong. Target rumah yang kami tetapkan saat pra-bidding adalah 200 rumah dengan kapasitas satu rumah adalah 4-5 orang.

139

Dalam jangka sebulan, atau sekitar 5 kali survei kami dapat memenuhi kebutuhan akomodasi tempat tinggal semua peserta dan panitia termasuk tamu yang akan diundang dalam acara Social act kami sediakan akomodasi yang secara keseluruhan berjumlah 190an rumah. Jumlah ini lebih sedikit dari yang ditargetkan di awal karena beberapa rumah sanggup menampung lebih dari yang kami alokasikan, sehingga terjadi efisiensi dan efektifitas. Sosialisasi tugas kami lakukan pada saat pleno terakhir dilaksanakan. Pleno ini dihadiri oleh semua panitia yang akan terlibat dalam agenda Social act 2015 di Darawolong termasuk mentor 40 kelompok sebagai perantara kami mengenai masalah tugas kepada para peserta social act. Terkait dengan jenis tugas yang diberikan, divisi SDM Social act tahun ini masih mengadakan tugas to-do list, dan menambah beberapa tugas lain yaitu membuat poster, tugas wawancara dengan hostfam, dan tugas membuat surat kepada hostfam. Semua tugas yang diberikan merupakan sarana yang kami sediakan untuk mengasah kemampuan peserta untuk menjadi lebih baik lagi ke depannya khususnya saat menghadapi perkuliahan. Dan maksud lain yang terselip dalam beberapa tugas yang kami berikan adalah agar peserta dapat berinteraksi dengan masyarakat yang baru saja mereka kenal dan mereka menjadi peka akan keadaan masyarakat sekitar dan masyarakat Indonesia pada umumnya. Kemudian, dalam bekerja, divisi SDM dibantu oleh 3 orang staf yang didapatkan melalui oprec dan closerec. Kami akui jumlah staf SDM tahun ini sangat kurang sehingga baik koor maupun wakoor SDM turun tangan merangkap kerja staf pada hari H. Jumlah cluster yang ada yaitu 5 cluster, sehingga kami mengalokasikan satu staf memegang satu cluster ditambah koor dan wakoor masing-masing 1 cluster sehingga cukup satu cluster satu orang SDM yang bertugas mengawasi masalah rumah jika ada yang tiba-tiba ada kejadian mendadak dapat langsung diatasi oleh PJ cluster dari divisi SDM. Namun dalam pelaksanaan pada hari H, salah satu staf kami tiba-tiba mengundurkan diri dengan alasan yang tidak jelas sehingga terpaksa wakoor SDM yang lebih mengerti medan desa merangkap sebagai PJ dua cluster sekaligus. Khusus untuk dua staf yang tersisa kami sangat beruntung sekali karena keduanya merupakan hasil closerec namun mereka bekerja

140

seperti BPH SDM dengan tanggung jawab yang penuh dan semangat yang tidak tergoyahkan. Divisi SDM yang berangkat advance semuanya, yaitu koor dan wakoor serta dua orang staf. Mobilisasi mahasiswa yang berangkat dari kampus diserahkan kepada divisi field Officer dibantu transport. SDM advance semua karena semuanya adalah PJ cluster yang bertugas memastikan rumah yang akan ditinggali siap menerima peserta dan sekaligus membagikan sembako kepada hostfam untuk diberikan kepada peserta yang akan datang esok harinya. HARI H Selama hari H social act, divisi SDM lebih banyak membantu divisi lain seperti acara fisik, HPD, dan keuangan. Hal ini dikarenakan tugas absen peserta juga diserahkan kepada divisi mentor sehingga tidak banyak yang dilakukan divisi SDM pada hari H selain melakukan pengawasan terhadap rumah yang ditinggali peserta. Terdapat beberapa kendala yang kami temukan pada hari H contohnya adalah pada sesi 2 hari pertama salah satu hostfam tidak mau menerima kedatangan peserta ke rumahnya lagi sehingga PJ cluster mencarikan rumah lain sebagai penggantinya. Lalu ada musibah yang menimpa salah satu hostfam yang kami approach sebagai hostfam di mana si bapak meninggal karena pembuluh darahnya yang pecah. Kami sebenarnya sudah menyediakan rumah cadangan jika hal ini terjadi, namun ketika kami pergi melayat kami menemukan bahwa tidak ada peserta yang menginap di sana. Setiap malamnya divisi SDM ikut serta dalam evaluasi PI-BPH untuk saling mengkordinasikan setiap kepentingan divisi yang terkait, dalam hal ini SDM lebih menampung keluhan dan kendala dari evaluasi mentor tentang rumah dan setelah mengetahuinya kami akan segera menangani permasalahan tersebut. Untuk masalah perijinan tahun ini SDM tidak ditugaskan untuk itu malainkan langsung menjadi tugas sekretaris umum untuk memberikan ijin pulang atau tidak kepada peserta dan panitia.

PASCA HARI H

141

Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, Setelah acara pelaksanaan social act selesai, divisi SDM tidak mengmpulkan tugas yang diberikan kepada peserta, melainkan menyerahkan wewenang tersebut kepada BPH mentor. Prosedur penilaian tugas penilaian to do list, essay dan surat diserahkan kepada mentor tiap peserta untuk menilai tugas mereka dengan format penilaian yang sudah kami sediakan. Hasil penilaian tersebut yang diberikan kepada SDM untuk menentukan peserta lulus atau tidak dalam mengikuti rangkaian Social act tahun ini. Namun tidak semua tugas dinilai oleh mentor, ada juga tugas poster yang langsung dinilai oleh BPH SDM dan juga tugas surat yang harus dikumpulkan karena akan diserahkan kepada hostfam. Kendala yang kami hadapi adalah banyak kelompok yang telat mengumpulkan format penilaian tugas yang harusnya H+7 sosact semuanya harus terkumpul. Namun saat dicek pada hari ke-8 setelah sosact hanya 11 kelompok yang sudah mengumpulkan. Sisanya bernegosiasi dengan CoC mentor mereka agar batas pengumpulan nilai dan tugas dimundurkan dengan berbagai alasan.

4. PARAMETER KEBERHASILAN No

Target

Pencapaian

1

Mahasiswa baru dapat berinteraksi TERCAPAI

Mayoritas

dengan

baru sudah dapat saling

baik,

baik

dengan

masyarakat sekitar maupun panitia.

Keterangan mahasiswa

mengenal

dengan

hostfam, masyarakat dan panitia sendiri. 2

Mahasiswa baru dapat merasakan TERCAPAI

Mahasiswa

suasana tinggal di desa, dengan

merasakan suasana tinggal

segala kekurangan, baik dari segi

di

akomodasi, sarana-prasarana, dan

mengeluh dengan tempat

lain lain.

tinggal yang disediakan,

desa

adapun keluhan adalah

baru

dan

dapat

tidak

kebanyakan yang

masuk

tentang

kurang

tersedianya MCK di setiap

142

rumah

sehingga

menyulitkan maba yang mencari sumber air bersih. 3

Meminimalkan waktu senggang TIDAK

Banyak

sekali

mahasiswa baru di setiap sesi acara TERCAPAI

senggang mahasiswa baru

yang berlangsung.

di setiap sesi acara, tetapi waktu

waktu

senggang

ini

biasanya digunakan untuk mahasiswa

baru

mengeksplorasi desa dan berinteraksi

dengan

masyarakat 4

Tidak ada mahasiswa baru yang

TERCAPAI

keluar dari lokasi acara.

Tidak

ada

mahasiswa

yang keluar dari lokasi acara

dikarenakan

penjagaan yang ketat dan jarak yang cukup jauh untuk keluar dari border sehingga

menyulitkan

mahasiswa untuk berbuat macam-macam 5

Pembagian kerja setiap kelompok TERCAPAI

Pembagian

kerja

mahasiswa baru merata.

dilakukan

bukan

berdasarkan jarak, namun memang dilakukan sesuai rencana awal di mana satu kelompok setiap harinya mendapatkan jatah satu acara fisik dan satu acara non

fisik.

Sejau

pengamatan kami semua

143

kelompok bekerja dengan serius

meskipun

ada

beberapa anggota yang main main. 6

Social Act mendapat dukungan TERCAPAI

Acara

ini

banyak

dari para pemangku kepentingan,

mendapat bantuan dari

yakni FEUI, BPM FEUI, sponsor,

para

dan mahasiswa FEUI.

kepentingan

pemangku

acara

sehingga

ini

dapat

terselenggara. 12

95% mahasiswa baru hadir

TERCAPAI

Terdapat lebih dari 95% mahasiswa

baru

yang

mengikut Sosact 13

100% dari mahasiswa baru yang TIDAK

Terdapat mahasiswa baru

hadir lulus Social Act

yang pulang saat hari H

TERCAPAI

walaupun

sudah

mengetahui konsekuensinya

untuk

tidak diluluskan 14

95% dari mahasiswa baru yang TERCAPAI

Seluruh mahasiswa baru

hadir

yang hadir sudah patuh

Social

Act

mengikuti

rangkaian acara Social Act.

kepada rangkaian acara yang dibuat secara umum.

16

95% mahasiswa baru mengerjakan TERCAPAI

Hampir

semua

peserta

tugas yang diberikan

social act yang datang mengerjakan tugas yang telah diberikan

5. ANALISIS SWOT

144

Strength

•

Memiliki tim yang saling mendukung dan solid dalam menjalankan tugas.

•

Memiliki keinginan yang tinggi untuk membuat acara ini terselenggara.

•

Memiliki inovasi terkait tugas sosact berikut mekanisme pengumpulannya.

Weakness

•

Kekurangan

jumlah

staf

yang

diperlukan •

Kurangnya koordinasi dengan divisi lain

Opportunity

•

Dapat berkomunikasi dengan salah satu BPH SDM tahun lalu, sehingga bisa

berkonsultasi

terkait

permasalahan SDM. •

Terjalin komunikasi yang baik antar divisi.

•

Mendapat dukungan penuh dari pihak dekanat.

Treats

6.

•

Kesibukan yang berbeda-beda

•

Jadwal kuliah yang padat.

KESIMPULAN Saran untuk Divisi SDM ke depannya adalah: •

Sebisa mungkin untuk merekrut staf yang memang berminat untuk menjadi staf sdm, jangan sampai ada unsur keterpaksaan, walaupun hanya dua orang namun memiliki komitmen yang sangat tinggi lebih baik daripada sepuluh orang yang bekerja secara terpaksa.

145

•

Selalu menjaga hubungan baik dengan mentor karena mentor merupakan salah satu unsur terpenting dalam mendukung kinerja SDM. Selalu menjadi fasilitator dalam memenuhi kebutuhan mentor terkait acara Sosact.

•

Lebih berkoordinasi lagi dengan divisi mentor terkait batas pengumpulan tugas.

Divisi Mentor Pendahuluan Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga acara Social Act FEB UI 2015 dapat terlaksana dengan lancar tanpa halangan satu apapun. Kami dari divisi Mentor mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak khususnya panitia inti yang terdiri dari jajaran Pengurus Inti, Badan Pengurus Harian, dan staf serta pihak eksternal yang tak pernah henti memberikan dukungan baik berupa materi maupun moril karena telah berhasil menciptakan kolaborasi maha dahsyat dalam berkontribusi untuk menyampaikan pesan yang tercantum dalam visi misi acara ini. Rasa syukur tak terhingga kami dipertemukan dengan kalian semua yang semoga memiliki niat sejalan yang mampu berjalan beriringan demi

146

melancarkan Social Act FEB UI 2015. Terima kasih yang tak terhingga untuk seluruh Mentor POMB 2015 dan Mahasiswa Baru FEB UI 2015 yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran dan tenaga untuk bergabung bersama kami dengan mengikuti seluruh rangkaian acara dan bersedia mentaati segala peraturan yang telah ditetapkan selama kegiatan Social Act FEB UI 2015. Setiap pertemuan tentu ada pesan yang ingin disampaikan. Tentunya pertemuan kita bukan sebuah kebetulan. Ditetapkan untuk kolaborasi bersama telah menjadi salah satu anugerah terindah yang diberikan Tuhan. Semoga apapun yang dialami, dirasakan dan dihadapi disetiap rangkaian acara yang diikuti, menjadi salah satu bukti bahwa kita pernah berkolaborasi dan menyisakan makna yang mendalam dan tak pernah sirna sampai nanti. Terima kasih, kamu.

Depok, 02 Oktober 2015 Divisi Mentor

Job Description Koordinator : -

Membawahi empat orang yang bertindak sebagai wakil koordinator.

-

Membuat konsep pengendalian mentor POMB.

-

Mengkoordinasikan wakil koordinator untuk tetap memonitor perkembangan mentor POMB.

-

Mengkritisi setiap informasi yang diberikan oleh departemen lain di Kegiatan Social Act FEB UI 2015 untuk disampaikan kepada mentor POMB.

-

Menganalisis segala informasi yang diterima bersama-sama dengan wakil koordinator guna menghasilkan informasi yang sempurna untuk disampaikan

147

kepada mentor agar missed communication bisa berkurang atau bahkan tidak ada sama sekali. -

Mengkoordinasikan wakil koordinator untuk bersama-sama membuka diri agar dapat berintegrasi dengan Badan Pengurus Harian Divisi Mentor OPK FEB UI 2015 agar dapat bekerja bersama mencapai satu tujuan POMB. Karena hakikatnya, OPK dan Social Action merupakan rangkaian kegitaan POMB yang saling terintegrasi dan tidak dapat dipisahkan, meskipun secara struktural susunan kepanitiaannya berbeda.

-

Melakukan evaluasi setiap langkah yang dilakukan oleh seluruh Badan Pengurus Harian Divisi Mentor Social Action 2015.

-

Mengkoordinasikan wakil-wakil koordinator untuk selalu merekam apapun yang telah dilakukan (rekaman dalam bentuk apapun). Agar dapat dijadikan bahan evaluasi di hari berikutnya dan di kepengurusan berikutnya.

-

Mengkoordinasikan wakil-wakil koordinator untuk terus menjaga komunikasi dengan pengurus departemen/biro lain baik yang memiliki job desc yang beririsan atau tidak.

-

Mengkoordinasikan wakil-wakil koordinator dan seluruh pengurus Social Action FEB UI 2015 untuk terus menjalin hubungan baik dengan seluruh pengurus kegiatan rangkaian POMB lainnya agar pesan kegiatan dapat tersampaikan dengan jelas.

-

Terbuka dengan masukan, kritik, saran, tanggapan dan komentar yang diutarakan oleh mentor POMB dan pihak lain.

Wakil Koordinator -

Berkoordinasi dengan koordinator untuk segala bentuk kebutuhan dan evaluasi mentor.

-

Empat orang wakil koordinator memegang satu COC masing-masing. Setiap wakil koordinator memegang kurang lebih 10 kelompok POMB.

148

-

Menyampaikan hal-hal terkait kegiatan Social Action FEB UI 2015 kepada mentor POMB. Semua informasi tanpa terkecuali.(informasi yang memang berstatus mentor POMB harus mengetahui dan memahaminya).

-

Terbuka dengan masukan, kritik, saran, tanggapan dan komentar yang diutarakan oleh mentor POMB dan pihak lain.

-

Setiap wakil koordinator memegang kurang lebih 10 kelompok POMB.

-

Mengkritisi setiap informasi yang diterima dari departemen/biro lain yang ditujukan kepada mentor POMB.

-

Menampung evaluasi dari setiap mentor POMB melalui forum online (whatsapp, line, dll) setiap berakhirnya kegiatan agar dapat dijadikan pembelajaran untuk langkah-langkah berikutnya.

-

Memonitor setiap kegiatan yang dilakukan oleh kelompok POMB yang sudah menjadi tanggung jawabnya.

-

Menjaga komunikasi yang baik dengan seluruh pengurus terlebih lagi mentor POMB yang berhubungan secara langsung.

-

Bertanggung jawab dalam mengalokasikan mentor untuk setiap kelompok mahasiswa baru.

-

Membuat informasi yang jelas yang berisikan tujuan, nilai, dan sejenisnya dari Social Act serta kegiatan Social Act yang akan dilaksanakan di hari acara Social Act.`

-

Memastikan bahwa setiap mentor mendapatkan internalisasi dari tujuan dan nilai Social Act agar dapat menginformasikan kepada peserta Social Act serta dapat mewujudkan tujuan dari Social Act.

-

Melakukan pengarahan pada mentor mengenai kegiatan yang akan dilakukan selama Social Act agar mentor siap untuk membimbing mahasiswa baru dalam menjalankan rangkaian acara Social Act.

-

Mengatur pelaksanaan kegiatan hari mentor (mentor’s days), pelatihan medis, pembekalan mentor, persiapan simulasi, simulasi, dan koordinasi terakhir dengan mentor sebelum hari H.

-

Bertanggung jawab atas alokasi kegiatan dan tugas mentor selama rangkaian acara Social Act.

149

-

Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act dengan divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, konsumsi, koordinator lapangan (field officer), dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act.

-

Mengevaluasi kegiatan mentor dan peserta setiap harinya.

-

Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Struktur Divisi Koordinator

: Amalia Wardhani (EIE 2013)

Wakil Koordinator 1 : Siti Salmatunnisa (EIE 2013) Wakil Koordinator 2 : Gilang Aditya (EAK 2013) Wakil Koordinator 3 : Eko Wicaksono (EAK 2013) Wakil Koordinator 4 : Sarah Aninidha (EMA 2013) Staff

: 80 Mentor (rincian di setiap cluster di Penilaian Kinerja Staff)

Rencana Kerja dan Realisasi a. Open Recruitment dan Staffing Divisi mentor OPK dan divisi SDM Social Act bekerjasama melakukan open recruitment dan staffing mentor. Open Recruitment dilakukan selama kurang lebih satu minggu berkoordinasi dengan Divisi Mentor OPK dan kombinasi tim yang melakukan wawancara terhadap calon mentor terdiri dari PI OPK, PI SocAct, BPH Mentor OPK dan BPH Mentor SocAct. Kekurangan sesi ini adalah pertama dari sisi panitia, menentukan jadwal yang tepat antara panitia untuk melakukan wawancara terhadap calon mentor. Kedua dari sisi mentor, ada beberapa mahasiswa yang menjadi calon mentor tetapi tidak datang untuk melakukan wawancara. Hal yang patut disyukuri adalah hampir semua mentor yang mendaftar lebih dari kuota yang dibutuhkan dan dengan berbagai macam motivasi untuk menjadi mentor. Tentunya dengan motif yang

150

sangat mulia dan beragam. Kami sangat mengapresiasi teman-teman calon mentor memiliki niat mulia untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan ke mahasiswa baru. Staffing dilaksanakan di Sekretariat Badan Perwakilan Mahasiswa berkoordinasi dengan BPH OPK 2015 dengan hanya melibatkan Divisi Mentor dan Pengurus Inti yang diizinkan seperti PO OPK 2015 dan VPO OPK 2015. Mentor yang berhasil terpilih sebanyak 80 mentor, terdiri dari 40 orang perempuan dan 40 orang laki-laki. b. Mentor’s days Mentor’s Days dilakukan selama 3 hari, agenda yang berhasil dilakukan antara lain perkenalan struktur panitia SosAct FEB UI 2015, perkenalan dengan BPH Divisi Mentor SosAct FEB UI 2015 agar seluruh mentor paham alur siapa harus melapor pada siapa, penjelasan peran divisi mentor yang merupakan divisi baru yang ada di SosAct, penjelasan umum tentang mentor, technical meeting OPK dan Social Act secara garis besar, sharing mentor dengan membuat focus group discussion dengan menghadirkan pihak-pihak yang pernah menjadi ,training psikologi untuk mentor, dan training mengenai perlakuan mentor terhadap mentee. Evaluasinya adalah mentor dan beberapa panitia yang terlambat datang. c. Team Building -

Team Building mentor diadakan dengan tujuan agar mentor semakin memiliki sense of belonging terhadap status mereka sebagai mentor. Timbil ini diadakan di Selasar FEB UI, Depok dengan mengadakan amazing race dan buka puasa bersama. Tidak semua mentor hadir dalam kegiatan ini karena kebanyakan bentrok dengan agenda lain. Kegiatan Team building dilaksanakan dengan berkoordinasi bersama Divisi Mentor OPK 2015.

d. Technical Meeting Sesi ini dilaksanakan pada 26 Agustus 2015. Pada sesi ini, dijelaskan nilai-nilai yang ingin disampaikan kepada mahasiswa baru melalui kegiatan Social Act FEB UI 2015, gambaran mengenai kegiatan acara non fisik dan acara fisik di hari H, gambaran kasar pengalokasian mentor dan menteenya, pembagian kapten dan wakilnya di setiap cluster, serta tugas yang akan diberikan kepada maba selama Social Act (pra, hari H, dan pasca). Persiapan kegiatan ini berjalan dengan lancar. Sayangnya, terdapat satu missed communication antara salah satu panitia dengan pihak FASTUR sehingga

151

ruangan yang awalnya disewa untuk kegiatan ini tidak bisa digunakan dan harus pindah ke tempat lain. e. Pelatihan Medis Pelatihan medis dilakukan di hari yang berbeda dengan technical meeting. Pada awalnya, sesuai kesepakatan, pelatihan medis menjadi salah satu sesi dalam rangakan acara technical meeting, oleh karena pelatih medisnya tidak bisa hadir, maka pelatihan medis dilaksanakan pada tanggal 28 Agustus 2015. Hampir semua mentor datang untuk mengikuti kegiatan ini (lihat daftar hadir pelatihan medis). Pelatihan medis ini akan diadakan satu kali. Kegiatan ini bertujuan untuk memberi pembekalan kepada mentor agar dapat memberikan pertolongan pertama pada mahasiswa baru yang sakit dan agar para mentor bisa tahu mana panitia yang harus dihubungi apabila ada mahasiswa baru nya yang sakit dan segera membutuhkan obat. f. Simulasi Acara Simulasi acara dilaksanakan pada tanggal 5 September 2015 – 6 September 2015 di Desa Darawolong. Kegiatan ini dilakukan agar para mentor tahu rumah yang akan ditempati oleh mereka dan mahasiswa barunya. Lebih dari itu, agar mereka bisa berinteraksi langsung dengan pemilik rumah agar tercipta hubungan erat dan sang pemilik rela menerima mereka untuk tinggal beberapa hari. Karena mereka telah mengenal siapa yang akan menempati rumah mereka dalam beberapa hari di tengan bulan September. Adapun jumlah mentor yang mengikuti kegiatan ini tidak semua karena ada beberapa yang berhalangan hadir. Cluster 1 COC Siti Salmatunnisa ….. Cluster 2 COC Gilang …. Cluster 3 COC Amalia Wardhani 1 orang yang tidak bisa hadir karena sakit. Cluster 4 COC Eko Wicaksono 7 orang yang dapat mengikuti kegiatan ini, selebihnya tidak bisa. Cluster 5 COC Sarah Aninidha…. Dari kegiatan ini, panitia SocAct dapat mengidentifikasi mana mentor yang harus diberi intervensi lebih lanjut untuk dapat mendisiplinkan diri dan mahasiswa baru nya. g. Evaluasi Mentor Hari H Acara Secara garis besar, semua mentor mengikuti seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015. Namun, masih banyak mahasiswa baru yang tidak mengikuti kegiatan ini, meskipun tidak semuanya tidak beralasan. Ada beberapa mahasiswa baru yang sakit (parah) sehingga tidak bisa turut serta dalam kegiatan ini. Cluster 5 semua mahasiswa baru yang tidak dapat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan ini memiliki alasan dan

152

bukti yang kuat kecuali satu orang dari kelompok 17 yang tidak ada kabar sama sekali pas di hari H. h. Evaluasi per Cluster

CLUSTER 1 : COC SITI SALMATUNNISA Pada hari H, mentor mengikuti rangkaian kegiatan yang ada dengan pembukaan yang dirasa mentor tempatnya panas karena di lapangan terbuka. Ada sebagian kelompok di cluster 1 yang datang terlambat sehingga menambah waktu lama untuk berkumpul di meeting point cluster. Hal itu dikarenakan mentor kurang membawa maba untuk tepat waktu dan menegaskan kepada mereka, masih ada maba dan mentor yang terlambat. Diadakan evaluasi mentor pada malam hari. Dalam evaluasi, hari pertama ada mentor yang melaporkan bahwa FO dirasa kurang hafal rumah sehingga ada maba yang terbawa ke cluster lain. Selain itu, mentor menganggap panitia yang advance kurang bertanggung jawab karena saat hari H ada rumah yang ditempatin oleh maba ternyata pemilik rumah ada yang sedang sakit dan semua orang rumah pergi sehingga maba kebingungan untuk tinggal dimana. Saat itu juga tanpa sepengetahuan SDM mentor dibantu tetangga sebelah rumah itu bisa tinggal dirumah sebelah. Dari komentar mentor paling banyak yaitu masalah konsumsi. Mereka tidak tahu jika konsumsi itu dimasakin atau tidak dan bahan makanan dikasih kerumah atau tidak dan karena kesalahan informasi juga ada makanan yang akhirnya menjadi milik housefam. Terjadi miss komunikasi dalam hal itu. Selain itu, ada 2 rumah yang sampai hari terakhir belum mendapat bahan makanan. Selanjutnya dalam hal acara, pembagian tugas saat acara fisik kurang merata sehingga mentor merasa mabanya ada yang tidak kerja. Sebaiknya dibuat agar lebih merata pembagian tugasnya. Selain itu, peralatan acara fisik pun dianggap tidak merata karena saat hari H ada kelompok yang mendapat alat lebih banyak dibanding kelompoknya. Sehingga mentor berinisiatif untuk membagi pada mabanya. Di cluster 1 juga terdapat banyak maba yang pulang, baik itu karena alasan sakit maupun ijin ada acara. Saat itu mentor kesulitan dalam mengontrol mabanya yang

153

meminta ijin untuk pulang terlebih diluar syarat ijin yang berlaku. Akhirnya banyak maba yang membawa orang tuanya sehingga dari panitia tidak bisa berbuat apa-apa selain mengijinkan maba pulang. CLUSTER 2 – COC GILANG ADITYA Deskripsi kegiatan Cluster 2 yang berada di dusun 1 Darawolong. Cluster 2 terdiri dari kelompok 8 sampai dengan kelompok mentor 16 dengan jumlah mahasiswa baru setiap kelompoknya berjumlah 14 sampai 16 mahasiswa baru. Selama kegiatan Social Act ini, setiap kelompok mengikuti berbagai kegiatan baik fisik maupun non-fisik yang telah disusun oleh panitia Social Act. Kegiatankegiatan yang dilakukan oleh kelompok 8 sampai dengan 16, diantaranya adalah membuat prakarya dan melakukan penyuluhan kepada anak-anak kelas 1 sampai 6 SD Darawolong, menanam bibit brokoli, membangun pagar masjid, membuat sabun organik, membangun tempat sampah, dll. Selain melakukan kegiatan-kegiatan fisik dan non-fisik yang telah dirancang oleh panitia Social Act FEB UI 2015, mahasiswa baru juga membaur dan berinteraksi dengan warga desa darawolong. Rincian Kegiatan Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari: 1. Simulasi acara Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong dua minggu sebelum hari H acara Social Act pada hari Sabtu dan Minggu, tanggal 5 – 6 September 2015. Seluruh mentor diajak terlebih dahulu mengunjungi Desa Darawolong menggunakan bus yang disediakan oleh panitia dan menginap semalam di salah satu rumah host family yang akan ditinggali oleh kelompok mereka pada hari H nanti. Keesekan harinya, mentor-mentor berkumpul di balai desa untuk melaksanakan simulasi acara pada hari H nanti. Mentor-mentor selama simulasi dijelaskan acara apa saja yang nanti akan dilakukan oleh kelompoknya dan mereka juga diberitahu teknis acara tersebut oleh panitia Social Act FEB UI 2015. 2. Hari H Social Act FEB UI 2015

154

Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam. Kegiatan ini dilaksanakan mulai dari hari Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI pada pukul 11.00 untuk melakukan persiapan sebelum pemberangkatan ke desa Darawolong. Persiapan tersebut meliputi pembagian super paper, absensi mahasiswa baru, pemeriksaan tas dan barang bawaan mahasiswa baru,. Pada pukul 13.00 pemberangkatan mahasiswa dimulai dari kelompok dengan nomer terbesar lebih dahulu. Cluster 2 mendapatkan giliran pemberangkatan yang lebih lama yakni pada sekitar pukul 14.00. Perjalanan menuju Desa Darawolong ditempuh selama kurang lebih 3 jam. Sesampainya di Desa Darawolong mentor dan mahasiswa baru diantar oleh divisi FO dan SDM menuju rumah-rumah yang akan ditinggali oleh mentor dan mahasiswa baru. Pada hari kedua dan ketiga mahasiswa baru melakukan kegiatan social yang telah disusun oleh panitia Social Act dengan harapan dapat membantu kehidupan warga Desa Darawolong. Selain melakukan kegiatan sosial, mahasiswa baru juga melakukan interaksi sosial dengan host family masing masing dimana mereka tinggal. Malam hari di hari kedua, mentor tiap kelompok mengikuti evaluasi yang diadakan dibalai desa yang bertujuan untuk mendengarkan keluhan dan saran dari para mentor kelompok terkait dengan pelaksanaan kegiatan Social Act yg siangnnya telah diikuti. Pada hari terakhir, mahasiswa baru mengikuti berbagai rangkaian acara pesta rakyat yang berupa permainan-permainan yang dimainkan berkelompok yang sudah disusun oleh panitia Social Act. Permainan di pesta rakyat ini juga diikuti oleh warga darawolong. Kegiatan pesta rakyat berakhir sekitar pukul 10.00 dan setiap kelomok kembali ke host family masing-masing untuk membereskan barang bawaan dan pamit pulang kepada host family-nya. Keberangkatan pulang sudah dimulai dari jam 12.30 dengan sistem siapa yang duluan sampai di bis dia yang berangkat duluan. Perjalanan pulang ke depok memakan waktu lebih singkat dari pemberangkatan yakni sekitar 2 jam perjalanan. Realisasi Pelaksanaan Cluster 2 Pada hari pertama mentor dan mahasiswa baru berangkat bersama ke Desa Darawolong menggunakan bus yang telah disediakan panitia. Satu bus diisi oleh 3 kelompok mentor. Sesampainya di Desa Darawolong, mentor dan mahasiswa baru diantar oleh FO cluster 2

155

menuju rumah masing-masing. Terdapat sedikit kendala ketika mobilisasi ke host family yakni terjadi sedikit miss komunikasi antara mentor dengan panitia sosact terkait perubahan rumah yang sebelumnya sudah ditunjukkan ketika simulasi ternyata berubah. Selain itu juga ada host family juga ada yang memindahkan para mahasiswa kerumah lain miliknya yang tidak ditempati. Pada hari kedua, sebelum memulai kegiatan, FO cluster 2 menjemput setiap kelompok untuk absen pagi di meeting point cluster 2. Setelah melakukan absen di meeting point, kelompok 8 -16 diantar oleh FO ke main point untuk mengikuti pembukaan acara Social Act FEB UI 2015 dan memulai kegiatan sesi pertama. Seusai kegiatan, mentor dan mahasiswa baru kembali ke host family masing-masing untuk istirahat, ibadah, dan makan siang. Pada pukul 13.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul kembali di meeting point cluster 2 untuk melakukan kegiatan sosial sesi kedua. Kegiatan sesi kedua berakhir pada pukul 16.00 dan sebelum kembali ke rumah host family dilakukan absen sore. Pada malam harinya, pukul 19.00 mentor berkumpul di dalam balai desa untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan siang hari yang telah diikuti.. Pada hari ketiga, rundown kegiatan yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru kurang lebih sama dengan kegiatan yang dilakukan dihari kedua namun kegiatan sosial yang dilakukan oleh kelompok mentor berbeda dengan kegiatan sosial yang ada di hari kedua. Pada hari ketiga ini tidak diadakan evaluasi oleh mentor agar mentor mempunyai waktu bersama menteenya untuk saling lebih mengenal dan juga bersama host family-nya. Pada hari keempat, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah mengikuti pesta rakyat. Di dalam pesta rakyat terdapat banyak games yang disediakan oleh panitia. Mentor, mahasiswa baru, dan warga Desa Darawolong diharuskan untuk turut berpartisipasi dalam permainan tersebut. Setelah permainan selesai, mentor dan mahasiswa baru pulang ke rumah host family masing-masing untuk melakukan persiapan pulang dan berpamitan dengan host family tempat mereka tinggal. Pada pukul 12.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul di balai desa untuk diantar ke drop point dengan berjalan kaki. Kelompok yang tiba di drop point terlebih dahulu akan diberangkatkan pulang duluan. Evaluasi Hasil Akhir Cluster 2

156

Evaluasi dari rangkaian simulasi acara hingga hari H acara adalah keterlambatan baik yang disebabkan kelalaian maupun bukan. Ketika simulasi acara, pemberangkatan dari FEB UI sempat sedikit terhambat akibat menunggu beberapa mentor yang terlambat tiba di selasar FEB UI. Selain itu ketika simulasi ini tidak semua mentor dapat mengikuti acara ini dikarenakan berhalangan hadir. Hal ini membuat penyampaian informasi terkait kegiatan hari H kurang baik. Keterlambatan juga terjadi pada pengumpulan tugas dan barang bawaan sosact. Selama hari H berlangsung mentor dan mahasiswa baru juga terkadang telat datang ketika berkumpul di meeting point cluster. Pada hari pertama Social Act terdapat beberapa mentor yang tidak berangkat bersama menteenya, ada yang menyusul pada haris yang sama dan ada juga yang menyusul keesokan harinya dikarenakan beberapa hal yang tidak bisa dihindari. Pada hari kedua terdapat beberapa mentor yang kembali ke depok untuk mengikuti perkuliahan yang tidak bisa izin. Pada hari ketiga kegiatan berjalan cukup lancar tanpa ada permasalahan yang berarti, kebanyakan permasalah adalah permasalahan kecil yang dapat diselesaikan saat itu juga. Terdapat satu kelompok yang tidak mau mengikuti doa bersama Namun tidak memberikan kabar apa-apa sehingga menyebabkan pelaksanaan doa pagi sedikit ditunda karena menunggu kelompok tersebut yang akhirnya tidak mengikuti doa. Pada malam harinya, panitia Social Act mendapat pengaduan dari para warga yang merasa terganggu karena ada beberapa mentor dan mahasiswa baru yang masih melakukan kegiatan diluar rumah ketika waktu tenang atau diatas jam 21.00. namun menurut FO yang berjaga malam itu, mentor tersebut ketika ditegur untuk pulang kerumah malah menunjukkan tindakan yang tidak kooperatif. Di hari terakhir acara berjalan cukup lancar, mentor dan panitia yang lain dapat bekerjasama dengan baik sehingga dalam pelaksanaanya tidak terdapat masalah yang berarti. Keberhasilan Semua mentor dapat mengikuti kegiatan hari H Social Act FEB UI 2015. Tidak banyak mahasiswa baru yang izin untuk tidak mengikuti acara Social Act FEB UI 2015. Saran

157

Panitia harus mempersiapan acara sematang mungkin dan memilih mentor yang lebih kooperatif dan lebih mudah untuk dihubungi. Panitia dalam menyiapkan acara untuk lebih diperhitungkan lagi apakah pekerjaan itu dapat diselesaikan atau tidak. Komunikasi dengan para mentor untuk harus dijaga agat tidak terjadi miskomunikasi. CLUSTER 3 – COC AMALIA WARDHANI Deskripsi kegiatan Cluster 3 yang berada di dua bagian wilayah yang terdiri diri dari kelompok mentor 17 sampai dengan kelompok mentor 22 dengan jumlah mahasiswa baru perkelompok berjumlah 15 sampai 16 mahasiswa baru. Selama kegiatan social act di Desa Darawolong, yang dilakukan oleh kelompok mentor adalah melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang telah dirancang oleh panitai social act FEB UI 2015. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh kelompok mentor 17 sampai dengan 22, diantaranya adalah menanam bibit brokoli, membangun pagar masjid, dan lain-lain. Rincian Kegiatan Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari: 3. Simulasi acara Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong pada hari Sabtu – Minggu, 5 – 6 September 2015. Seluruh mentor menuju Desa Darawolong menggunakan bus yang disediakan oleh panitia dan menginap semalam di rumah host family yang akan mentor dan mahasiswa baru tinggali. Selain itu, yang dilakukan oleh mentor adalah mengikuti simulasi acara yang telah disusun oleh panitia Social Act FEB UI 2015. Hampir semua mentor cluster 3 hadir, kecuali satu mentor dengan alasan sakit. Semua mentor mengikuti kegiatan simulasi acara dengan baik. Hanya ada missed communication dengan divisi FO terkait kebijakan persiapan pulang cluster 3. 4. Hari H Social Act FEB UI 2015 Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam, dimulai dari hari Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI untuk

158

melakukan doa bersama dan pengecekan barang bawaan. Pada pukul 13.30 mentor cluster 3 berangkat menuju Desa

CLUSTER 4 : COC EKO WICAKSONO Rincian Kegiatan Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari: 1. Simulasi acara Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong pada hari Sabtu – Minggu, 5 – 6 September 2015. Seluruh mentor menuju Desa Darawolong menggunakan bus yang disediakan oleh panitia dan menginap semalam di rumah host family yang akan mentor dan mahasiswa baru tinggali. Selain itu, yang dilakukan oleh mentor adalah mengikuti simulasi acara yang telah disusun oleh panitia Social Act FEB UI 2015. Pada Hari H Pelaksanaan Simulasi Acara, Cluster 4 terdiri dari 7 orang mentor dari total 18 orang mentor. 11 orang lainnya tidak dapat hadir dengan berbagai alasan. 2. Hari H Social Act FEB UI 2015 Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam, dimulai dari hari Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI untuk melakukan doa bersama dan pengecekan barang bawaan. Pada pukul 13.30 mentor cluster 5 berangkat menuju Desa Darawolong. Cluster 5 merupakan keberangkatan kloter pertama yang berangkat menuju Desa Darawolong. Perjalanan menuju Desa Darawolong ditempuh selama 2 jam, sesampainya di Desa Darawolong mentor dan mahasiswa baru diantar oleh divisi FO dan SDM menuju rumah-rumah yang akan ditinggali oleh mentor dan mahasiswa baru. Pada hari kedua dan ketiga yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah melakukan kegiatan sosial yang diharapkan dapat membantu kehidupan warga Desa Darawolong dan melakukan interaksi sosial dengan host family. Pada hari terakhir, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah mengikuti games yang telah dirancang oleh panitia dan melakukan perjalanan pulang ke FEB UI pada puku 12.30 WIB

159

Realisasi Pelaksanaan Cluster 4 Pada hari pertama mentor dan mahasiswa baru berangkat bersama ke Desa Darawolong menggunakan bus yang telah disediakan panitia. Satu bus diisi oleh 3 kelompok mentor. Sesampainya di Desa Darawolong, mentor dan mahasiswa baru diantar oleh FO cluster 4 menuju rumah masing-masing. Pada hari kedua, sebelum memulai kegiatan FO cluster 4 menjemput kelompok mentor untuk absen pagi di meeting point cluster 4 kemudian kelompok mentor 23 – 31 diantar ke main point untuk ikut pembukaan acara Social Act FEB UI 2015 dan memulai kegiatan sesi pertama. Seusai kegiatan, mentor dan mahasiswa baru kembali ke cluster 4 untuk istirahat, ibadah, dan makan. Pada pukul 13.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul kembali di meeting point cluster 4 untuk melakukan kegiatan sosial sesi kedua. Kegiatan sesi kedua berakhir pada pukul 16.00 WIB dan sebelum kembali ke rumah host family dilakukan absen sore. Pada malam harinya, pukul 19.00 dilakukan evaluasi oleh para mentor. Pada hari ketiga, kegiatan yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru kurang lebih sama dengan kegiatan yang dilakukan dihari kedua namun kegiatan sosial yang dilakukan oleh kelompok mentor berbeda dengan kegiatan sosial yang ada di hari kedua. Pada hari terakhir atau hari keempat, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah mengikuti pesta rakyat. Di dalam pesta rakyat terdapat banyak games yang disediakan oleh panitia. Mentor, mahasiswa baru, dan warga Desa Darawolong diharuskan untuk turut berpartisipasi dalam games tersebut. Setelah games selesai, mentor dan mahasiswa baru pulang ke rumah host family masing-masing untuk melakukan persiapan pulang dan melakukan pamitan dengan host family tempat mereka tinggal. Pada pukul 12.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul di meeting point cluster 4 untuk diantar ke main point menggunakan pick up dan jalan kaki menuju bus berada.

Evaluasi Hasil Akhir Cluster 4 A. Evaluasi Hari Pertama (Kamis, 17 September 2015)

160



Di Cluster 4, ada 3 orang Mentor yang tidak berangkat bersama kelompoknya dikarenakan kepentingan kuliah dan acara keluarga yang penting. Namun, 2 Mentor langsung menyusul pada Kamis Malam sedangkan 1 Mentor Menyusul pada Jumat Malam

B. Evaluasi Hari Kedua (Jumat, 18 September 2015) 

Pada Jumat Pagi, terdapat 1 Mentor di Cluster 4 yang izin untuk keperluan kuliah dan Mentor tersebut kembali pada Jumat Siang.



Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat kumpul pagi di meeting point mengakibatkan mundurnya waktu mobilisasi.ke titik acara



Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat mengumpulkan kembali nampan wadah makan siang menghambat kinerja FO dan Transportasi

C. Evaluasi Hari Ketiga (Sabtu, 19 September 2015) 

Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat kumpul pagi di meeting point mengakibatkan mundurnya waktu mobilisasi ke titik acara



Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat mengumpulkan kembali nampan wadah makan siang menghambat kinerja FO dan Transportasi



Terjadi miskomunikasi mengenai absen sore untuk kelompok yang sedang menanam di sawah, namun dapat diatasi setelah dikonfirmasi ulang kepada FO



Ada kelompok yang terlambat untuk kembali ke Hostfam hingga pukul 17.30 yang menghambat kinerja FO dan BPH Mentor untuk melakukan absen.

D. Evaluasi Hari Keempat (Minggu, 20 September 2015) 

Keterlambatan beberapa kelompok untuk melakukan doa pagi di meeting point mengakibatkan beberapa mahasiswa baru non-muslim berdoa di meeting point Cluster 4



Saat pesta rakyat, beberapa Mentor memilih untuk berteduh di pinggir lapangan disaat para mahasiswa baru sedang berkumpul di tengah lapangan



Urutan pulang yang ditentukan berdasarkan kesiapan mengakibatkan banyak kelompok melakukan mobilisasi sendiri ke Balai Desa tanpa pengawasan FO. Akibatnya sempat terjadi kerancuan urutan pulang di Balai Desa, namun hal tersebut dapat segera diatasi sebelum banyak kelompok yang berkumpul.

161

Keberhasilan Semua mentor dapat mengikuti kegiatan hari H Social Act FEB UI 2015. Tidak banyak mahasiswa baru yang izin untuk tidak mengikuti acara Social Act FEB UI 2015. Saran Panitia harus mempersiapkan acara dengan sematang mungkin agar tidak banyak perubahan dan menyiapkan contingency plan sebelumnya agar ketika terjadi perubahan dapat segera diatasi. Ketepatan waktu juga harus dipertimbangkan, terutama pada saat membangunkan kelompok.

CLUSTER 5 : COC SARAH ANINIDHA Deskripsi kegiatan Cluster 5 yang bertempat di dusun 2 Darawolong yang terdiri dari kelompok mentor 32 sampai dengan kelompok mentor 40 dengan jumlah mahasiswa baru perkelompok berjumlah 15 sampai 16 mahasiswa baru. Selama kegiatan social act di Desa Darawolong, yang dilakukan oleh kelompok mentor adalah melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang telah dirancang oleh panitai social act FEB UI 2015. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh kelompok mentor 32 sampai dengan 40, diantaranya adalah melakukan penyuluhan sikat gigi dan cuci tangan anakanak kelas 1 sampai 3 SD Darawolong, menanam bibit brokoli, membangun pagar masjid, dll

Rincian Kegiatan Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari: 5. Simulasi acara Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong pada hari Sabtu – Minggu, 5 – 6 September 2015. Seluruh mentor menuju Desa Darawolong menggunakan bus yang disediakan oleh panitia dan menginap semalam di rumah host family yang akan mentor dan mahasiswa baru

162

tinggali. Selain itu, yang dilakukan oleh mentor adalah mengikuti simulasi acara yang telah disusun oleh panitia Social Act FEB UI 2015 6. Hari H Social Act FEB UI 2015 Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam, dimulai dari hari Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI untuk melakukan doa bersama dan pengecekan barang bawaan. Pada pukul 13.30 mentor cluster 5 berangkat menuju Desa Darawolong. Cluster 5 merupakan keberangkatan kloter pertama yang berangkat menuju Desa Darawolong. Perjalanan menuju Desa Darawolong ditempuh selama 2 jam, sesampainya di Desa Darawolong mentor dan mahasiswa baru diantar oleh divisi FO dan SDM menuju rumah-rumah yang akan ditinggali oleh mentor dan mahasiswa baru. Pada hari kedua dan ketiga yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah melakukan kegiatan sosial yang diharapkan dapat membantu kehidupan warga Desa Darawolong dan melakukan interaksi sosial dengan host family. Pada hari terakhir, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah mengikuti games yang telah dirancang oleh panitia dan melakukan perjalanan pulang ke FEB UI pada puku 12.30 WIB

Realisasi Pelaksanaan Cluster 5 Pada hari pertama mentor dan mahasiswa baru berangkat bersama ke Desa Darawolong menggunakan bus yang telah disediakan panitia. Satu bus diisi oleh 3 kelompok mentor. Sesampainya di Desa Darawolong, mentor dan mahasiswa baru diantar oleh FO cluster 5 menuju rumah masing-masing. Pada hari kedua, sebelum memulai kegiatan FO cluster 5 menjemput kelompok mentor untuk absen pagi di meeting point cluster 5 kemudian kelompok mentor 32 – 40 diantar ke main point untuk ikut pembukaan acara Social Act FEB UI 2015 dan memulai kegiatan sesi pertama. Seusai kegiatan, mentor dan mahasiswa baru kembali ke cluster 5 untuk istirahat, ibadah, dan makan. Pada pukul 13.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul kembali di meeting point cluster 5 untuk melakukan kegiatan sosial sesi kedua. Kegiatan sesi kedua berakhir pada pukul

163

16.00 WIB dan sebelum kembali ke rumah host family dilakukan absen sore. Pada malam harinya, pukul 19.00 dilakukan evaluasi oleh para mentor. Pada hari ketiga, kegiatan yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru kurang lebih sama dengan kegiatan yang dilakukan dihari kedua namun kegiatan sosial yang dilakukan oleh kelompok mentor berbeda dengan kegiatan sosial yang ada di hari kedua. Pada hari terakhir atau hari keempat, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah mengikuti pesta rakyat. Di dalam pesta rakyat terdapat banyak games yang disediakan oleh panitia. Mentor, mahasiswa baru, dan warga Desa Darawolong diharuskan untuk turut berpartisipasi dalam games tersebut. Setelah games selesai, mentor dan mahasiswa baru pulang ke rumah host family masing-masing untuk melakukan persiapan pulang dan melakukan pamitan dengan host family tempat mereka tinggal. Pada pukul 12.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul di meeting point cluster 5 untuk diantar ke main point menggunakan pick up dan jalan kaki menuju bus berada.

Evaluasi Hasil Akhir Cluster 5 Selama kegiatan simulasi acara dan hari H, fenomena yang terjadi adalah terlambatnya kegiatan acara yang dikarenakan beberapa faktor seperti mentor-mentor yang tidak tepat waktu, keterlambatan bus, mobilisasi panitia di tempat acara yang terbatas, dll. Selama kegiatan berlangsung, ada rundown yang berubah untuk cluster 5. Pada hari pertama kegiatan, ada mentor yang tidak berangkat bersama kelompoknya. Pada hari kedua, ada mentor yang tidak mendampingi mahasiswa baru selama kegiatan acara berlangsung. Kelompok 36 dan 37 mengalami perubahan kegiatan acara pada hari Sabtu, 18 September 2015. Di hari terakhir pelaksanaan, tidak terjadi masalah yang berarti. Namun ada 1 kelompok yang tidak mengikuti prosedur yang telah disiapkan oleh panitia.

Masalah Krusial Cluster 5 Saya sebagai COC mentor tidak bisa mengikuti kegiatan acara Social Act pada hari kedua dikarenakan ada presentasi yang tidak dapat ditinggalkan. Pada hari kedua, mentor kelompok

164

40 tidak bersama mahasiswa baru pada kegiatan sesi kedua. Pada hari ketiga masalah yang terjadi adalah keterlambatan jalannya acara dan ada mentor

sakit dan mahasiswa baru

kelompok 32 banyak yang sakit. Pada malam hari, di hari ketiga banyak kelompok mentor yang melakukan deep sharing sampai malam. Pada hari terakhir, permasalahan yang terjadi adalah mentor 32 dan 38 pulang terlebih dahulu dikarenakan adanya alasan tertentu yang tidak bisa ditinggalkan oleh mentor tersbut. Pada proses kepulangan, kelompok mentor 35 menyewa pick up sendiri untuk menuju bus dan tindakan tersebut merupakan suatu kekeliruan. Selama masa pasca Social Act FEB UI 2015, beberapa kelompok mentor tidak mengumpulkan tugas pasca Social Act FEB UI 2015 tepat waktu.

Cara Mengatasi Saya meminta bantuan partner SDM saya, yakni Kamaruddin untuk menggantikan posisi saya selama hari kedua berlangsung. Sedangkan untuk mentor 40 yang tidak bersama mahasiswa baru selama kegiatan sesi kedua adalah memberi teguran dan mengantarkan mentor tersebut ke titik acara. Untuk mengatasi permasalahan mentor 32 dan 38 yang pulang terlebih dahulu adalah memastikan pasangan mentor tersebut untuk tetap tinggal menemani mahasiswa baru sampai pulang kembali ke FEB UI. Sedangkan untuk kelompok mentor 35 yang menyewa pick up sendiri, pihak panitia memberikan hukuman pulang terakhir karena tidak mematuhi alur kepulangan yang telah dirancang oleh panitia. Tindakan yang saya lakukan mengenai keterlambatan pengumpulan tugas adalah terus mengingatkan mentor-mentor secara terus menerus, baik di group ataupun saya ingatkan secara pribadi (untuk kelompok mentor yang belum mengumpulkan tugas)

Keberhasilan Semua mentor dapat mengikuti kegiatan hari H Social Act FEB UI 2015. Tidak banyak mahasiswa baru yang izin untuk tidak mengikuti acara Social Act FEB UI 2015.

165

Saran Panitia harus mempersiapan acara sematang mungkin dan memilih mentor yang lebih kooperatif dan lebih mudah untuk dihubungi.

166

BIDANG 2 Transportasi – Perlengkapan - Konsumsi

Divisi Transportasi Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kegiatan inti Social Act 2015 dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Kami ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekan-rekan panitia Social Act 2015, baik PI dan rekan divisi lainnya yang telah membantu kinerja Divisi Transportasi dalam memenuhi kewajibannya selama kegiatan ini berlangsung. Kami juga mengucapkan

167

terimakasih kepada seluruh masyarakat dan civitas academica FEB UI terutama angkatan 2015 yang telah menjalani seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB UI. Konsep Awal

Transportasi merupakan divisi dalam struktur kepanitiaan Social Act FEUI 2015 yang memiliki peran dan tanggung jawab dalam hal transportasi seluruh pendukung acara kegiatan Social Act 2015. Transportasi mengupayakan adanya angkutan bagi peserta dan panitia untuk menuju tempat pelaksanaan kegiatan Social Act FEUI 2015. Selain itu, di tempat pelaksanaan kegiatan Transportasi juga bertanggung jawab dalam memomibilisasi pembicara, Mahasiswa baru, yang akan mengisi dan mengikuti acara di lokasi Social Act FEUI 2015

Job Description 1. Bertanggung jawab terhadap transportasi peserta, panitia, dan seluruh pendukung kegiatan Social Act 2015 menuju dan kembali dari tempat pelaksanaan kegiatan ataupun untuk tim advance. 2. Berkoordinasi dengan pihak luar kepanitiaan yang berhubungan dengan transportasi 3. Berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan Social ActFEUI 2015 untuk mencapai target-target yang telah dibuat, serta kelancaran acara. 4. Bertanggung jawab terhadap transportasi tamu Social Act FEUI 2015 5. Bertanggung jawab dalam memobilisasi konsumsi, terutama untuk peserta dan panitia Social Act 2015.

Struktur Divisi Koordinator

: Harits Pratama

(EAK 2012)

Wakil Koordinator

: Gamal Bahri Syamsul

(EMA 2012)

Staff

:

Rifqi Tyas Samodro

(EAK 2012)

Abraham Alloy Sembiring

(EAK 2012)

Dwi Ananto

(EAK 2013)

168

Fadhli Andrian

(EMA 2012)

Rencana Kerja dan Realisasi Pra Acara: •

Pelaksanaan Open Recruitment (Oprec) berjalan kurang baik karena tidak mampu mendapat staff sesuai target yang sudah direncanakan. Hanya terdapat satu staff dalam pelaksanaan Oprec, sisanya (3 staff) menjadi staff melalui close Recruitment

•

Penyediaan alat transportasi untuk peserta dan panitia berupa bis sebanyak 42 bis sudah dijalankan sesuai dengan timeline yang telah dibuat. 42 bis (pulang pergi) tersebut terdiri dari 34 bis untuk hari H acara social Act 2015 dan 8 bis untuk melakukan simulasi Social Act 2015

•

Penyediaan

alat

transportasi

untuk

mengangkut

berbagai

peralatan

acara

/kendaraan/konsumsi sebagai pendukung kegiatan Social Act 2015 berupa 3 buah truk masing-masing sepanjang 4 Meter dan 1 mobil Box. Penyediaan truk tersebut dikerjakan sesuai dengan timeline yang sudah dibuat sebelumnya •

Tim Transport Social Act juga telah berkordinasi untuk memobilisasi panitia melakukan survey ke titik acara Social Act 2015 di Karawang. Langah yang dilakukan adalah dengan meminjam bis Ekstensi FEB UI dan menggunakan mobil panitia Social Act 2015

•

Melakukan pembuatan jembatan kecil dengan menggunakan tanah sebanyak 2 truk. Jembatan kecil tersebut digunakan agar bis yang digunakan bisa masuk ke dalam drop point dari bis tersebut.

•

Meng-koordinir berbagai kendaraan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan Social Act 2015. Kendaraan tersebut didapat dari peminjaman kendaraan kepada seluruh panitia Social Act 2015. Kendaraan pribadi yang dipinjam adalah motor sebanyak 8 Motor dan Mobil Pribadi sebanyak 6 mobil

•

Mencari vendor Pick up untuk kendaraan pendukung kegiatan Social Act 2015. Pick Up tersebut digunakan untuk memobilisasi Peserta Social Act 2015 dan memobilisasi makanan untuk seluruh pendukung acara Social Act 2015

169

Hari H Acara: •

Memastikan semua kendaraan pendukung acara, baik Bus, truk, Pick Up, Mobil Pribadi, Motor Pribadi, sampai sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

•

Melakukan penjemputan dan pemulangan semua pengisi acara Social Act 2015 dan memulangkan peserta sesuai tempat yang telah ditetapkan sebelumnya

•

Memobilisasi semua konsumsi yang diperlukan untuk panitia dan peserta Social Act 2015 menggunakan Pick Up

•

Terus melakukan koordinasi dengan divisi FO untuk memperlancar mobilisasi para peserta Social Act 2015

•

Memobilisasi para pengisi acara ke titik acara

•

Memobilisasi pengisi acara ke rumah pengisi acara sesuai dengan rumah yang telah ditetapkan sebelumnya

Pasca Acara: •

Memastikan semua kendaraan yang digunakan untuk mendukung acara Social Act 2015 telah sampai kepada pemiliknya masing-masing

Analisis SWOT Strengths: •

Mempunyai staff yang sangat berpengalaman pada divisi Transportasi

•

BPH dan staff divisi transportasi memiliki hubungan yang sangat akrab

•

Staff mempunyai komitmen yang tinggi pada divisi Transportasi

•

Terdapat 2 staff tambahan saat hari H yang berpengalaman pada divisi Transportasi

Weakness: •

Hubungan Koordinator dan wakil Koordinator tidak terlalu baik

•

2 staff baru bergabung saat mendekati hari H

170

•

Wakil Koordinator yang tidak memiliki waktu yang cukup untuk membantu koordinator

Opportunities: •

Semua BPH dan staff memiliki keahlian mengendarai yang sangat baik dan jenis apapun kendaraan

•

Hampir setiap staff sangat berpengalaman, ketika ada masalah tiba-tiba dapat mengatasi masalah tersebut dengan cepat

Threats: •

Hanya ada dua mobil dari divisi transportasi yang bisa digunakan selama acara Social Act 2015

Kesimpulan Secara garis besar, tim HPD sudah mampu menjalankan tugasnya masing-masing dengan baik. Sedangkan, kendala utama yang dihadapi adalah kemampuan desain yang terbatas dan terbatasnya jumlah staff HPD. Namun, jika ditinjau dari segi kualitas foto dan video kami merasa adanya perbaikan dan semakin baik tahun ini. Akibat dari kurangnya staff, pembagian tugas banyak yang double sehingga agak berat ketika pelaksanaan tugasnya. Contohnya ketika foto spot acara hari H. Satu staff diassign untuk dua tempat. Walaupun lokasi antar acara agak dekat namun agak melelahkan untuk bolak-balik dari satu titik acara ke titik acara yang satu. Pengambilan foto akhirnya tidak maksimal.

Kesimpulan Secara garis besar, divisi Transportasi telah bekerja secara maksimal dan telah bekerja sesuai job description yang ada. Semua hal yang harus dikerjakan telahdikerjakan seluruhnya dan terhitung tidak ada yang tidak dilewati. Pada saat hari H Social Act 2015 pun, divisi transportasi telah bekerja sesuai rundown yang ada. Koordinasi ke semua divisi yang terkait

171

dengan Transportasi berjalan dengan sangat baik dan hampir tidak ada kendala yang berati. BPH dan staff juga mengetahui dengan jelas job description yang ada, sehingga ketika ada masalah yang tiba-tiba muncul di divisi transportasi, dapat segera diatasi. Saran 1. Saran untuk divisi transport adalah, wakil koordinator divisi Transportasi selanjutnya harus memiliki rasa tanggung jawab yang besar dan mengetahui dengan pasti apa saja yang harus dilakukan untuk divisi transportasi. 2. Semua BPH dan staff harus memiliki keluangan waktu untuk bisa mengurus divisi transportasi.BPH dan staff mempunyai kesibukan masing-masing yang cukup sibuk 3. Staff harus didapat sedini mungkin. Karena, pekerjaan transport cukup banyak sebelum hari H

Divisi Perlengkapan Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Tuhan YME karena atas segala rahmat-Nya kegiatan SOCIAL ACT 2015 dapat berjalan dengan lancar. Kami, Divisi Perlengkapan, mengucapkan terimakasih kepada seluruh panitia SocAct 2015 atas kerjasamanya. Kami juga mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pekerjaan divisi kami, serta mohon maaf jika kinerjanya ternyata kurang memuaskan atau tidak sesuai dengan yang diharapkan.

172

Konsep Awal Divisi perlengkapan, merupakan perpanjangan tangan dari berbagai divisi yang berada di Social Act ini. Divisi perlengkapan, bertugas untuk menyediakan dan bertanggung jawab terhadap seluruh kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan serta melakukan perizinan ke Pusat Kegiatan Mahasiswa (dulu disebut Mahalum) yang diteruskan ke Fasilitas dan Infrastruktur (Fastur) untuk acara Social Act 2015 baik sebelum, saat, dan sesudah hari-H.

Job Description

1. Menyediakan dan bertanggung jawab terhadap berbagai sarana perlengkapan guna menunjang terselenggaranya acara Social Act 2015 2. Bertanggung jawab terhadap keamanan sarana-sarana perlengkapan 3. Melakukan perizinan ke Pusat Kegiatan Mahasiswa dan Fastur

Pra Pelaksanaan

1. Men-survei harga serta tempat untuk kebutuhan peralatan dan perlengkapan keberlangsungan acara 2. Mengurus perizinan ruangan untuk keperluan divisi lain dan membuka stand oprec di FE 3. Mengurus pembayaran sarana-sarana perlengkapan baik sebelum maupun setelah digunakan

Hari-H

1. Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan seksi lain untuk memenuhi kebutuhan peralatan yang dibutuhkan saat masing-masing acara berlangsung 2. Membagikan alat komunikasi HT dan bertanggung jawab dalam Ketersedian Baterai HT 3. Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan selalu stand-by saat acara berlangsung

173

Pasca Pelaksanaan

1. Bertanggung jawab terhadap semua perlengkapan yang bersifat pinjaman untuk dikembalikan kepada pemiliknya

Struktur Divisi

Koordinator

: Mario Marojahan Agustin

(EAK 2013)

Wakil Koordinator

: Gabriel Edson

(EAK 2013)

Staff

: Hanif Dwiratama

(EAK 2012)

Muhammad Rizky Triawan

(EAK 2013)

Sebastian Sihombing

(EAK 2014)

M. Naufal Zakky

(EAK 2013)

Irham Kurniawan

(EAK 2013)

Farid Fajar

(EAK 2013)

174

Rencana Kerja dan Realisasi 1. Kami melakukan Close Recruitment dan akhirnya mendapatkan 6 orang, karena tidak ada yang mendaftar saat Open Recruitmen 2. Rapat divisi Perlengkapan dilakukan sebanyak 4 kali. Rapat pertama kali dilakukan untuk melihat gambaran desa secara umum Rapat kedua dilakukan untuk membagi tugas kepada staff untuk simulasi dan hari-H. Rapat ketiga dilakukan 3 hari setelah adanya kunjungan simulasi. Satu hari setelah pleno terakhir Social Act 2015 diadakan rapat divisi perlengkapan untuk membahas finalisasi persiapan di acara hari H. Di sini memang kami mengambil langkah resiko yang cukup tinggi dimana tidak ada rapat per minggu untuk membahas progress, namun dikarenakan beberapa staff perlap memang dianggap sudah cukup berpengalaman dalam bidang perlengkapan, maka baik Koor dan WaKoor menganggap hal itu tidak perlu 3. Pada saat hari-H, tim Perlengkapan dicoba untuk kemasing-masing venue acara fisik, awalnya di setiap venue minimal terdapat 1 orang tim Perlengkapan. Akibat venue acara yang banyak dan tersebar, tim perlengkapan tidak jadi dibagi kemasing-masing venue. 4. HT dibagikan kepada seluruh panitia yang berkepentingan pada saat malam hari pertama. Kendala yang dihadapi adalah telat dalam pemasangan baliho dan spanduk. Kendala lainya adalah pergerakan HT yang cukup ineffisien serta seringnya habis baterai dari HT sendiri mengakibatkan panitia susah berkoordinasi. Kemudian dengan Jarak yang cukup jauh antar satu tempat acara ke tempat acara lainnya, Perlengkapan sudah mencoba memberikan HT yang cukup menjangkau tempat tempat terjauh 5. Setelah hari H, Divisi Perlengkapan mengembalikan barang-barang yang disewa dan dipinjam walaupun ada beberapa yang rusak dan hilang

Barang-barang yang rusak atau hilang: -

Antena HT

Analisis SWOT

Strength :

175

1. Koor dan WaKoor dapat bekerja sama dengan baik khususnya saat hari-H dalam mengalokasikan staff yang dibutuhkan 2. Bertanggung jawab terhadap semua tugas yang diberikan, karena kesadaran dalam menjalankan suatu kepanitiaan.

Weakness 1. Kurang bisa membagi waktu 2. Tidak dapat mengingat sesuatu dengan baik 3. Tanggung jawab serta ruang kerja yang begitu besar di hari H sehingga dikhawatirkan adahal hal kecil yang missed. 4. Seringnya tabrakan idealis antar Koor dan WaKoor mengenai bagaimana perlengkapan harus bergerak dalam acara Social Act

Opportunity : 1. Dukungan dari orang tua. 2. Dukungan kuat dari rekan-rekan satu tim. 3. Sarana untuk survey perlengkapan cukup memadai

Threat: 1. Jadwal kuliah yang sangat padat 2. Koor divisi perlengkapan sempat susah dihubungi dikarenakan, ada beberapa kejadian 3. Sedikitnya ketertarikan dari mahasiswa untuk menjadi bagian dari divisi Perlengkapan 4. Kurangnya komunikasi pada saat persiapan sehingga banyak barang yang mendadak harus disiapkan 5. Banyaknya rundown yang berubah, jadi banyak perlengkapan yang harus dibeli H-1 acara itu membutuhkan 6. Tidak jelasnya batas antara acara fisik dan perlap membuat beberapa hal sedikit tercampur aduk

176

Kesimpulan Secara umum, kinerja tim Perlengkapan pada Social Act 2014 ini cukup baik, berjalan dengan lancar walaupun terdapat kendala pada saat hari-H berlangsung, walaupun demikian kendala tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Untuk kepanitiaan selanjutnya kami sarankan untuk lebih mempersiapkan segala kebutuhan jauh sebelum hari-H dengan sangat detail. Juga melihat dari acara Social Act 2015, Koor dan WaKoor haruslah orang yang mampu beradaptasi cepat dengan perubahan acara

Saran •

Staff perlap yang efektif dengan jumlah 9 atau 10 anggota

•

Rebranding Divisi perlengkapan

•

Staff perlap yang bergabung sudah pengalaman dalam mengurus hal-hal tentang perlengkapan sebelumnya, jadi bisa bekerja dengan lebih efisien.

•

Staff perlap harus sering-sering berhubungan dengan divisi lain agar segala perlengkapan yang dibutuhkan tidak ada yang kurang.

•

Memahami Struktur acara dengan seksama agar bisa mengerti kebutuhan perlengkapan dan membuat rencana cadangan jika dibutuhkan.

•

Memastikan setiap tanggung jawab yang dilimpahkan kepada staff dilaksanakan.

•

Adanya pembagian tugas yang jelas antara Perlengkapan dan acara fisik

•

Komunikasi antara divisi perlengkapan dan divisi acara harus lebih ditingkatkan untuk meminimalisir Miskomunikasi antar dua pihak

•

Menyediakan kendaraan yang bisa digunakan di Hari-H, disarankan mengunakan motor agar kalau ada perlengkapan yang kurang bisa dicari di sekitar venue.

•

Bertanggung jawab atas semua perlengkapan yang disewa dan juga pinjaman agar tidak rusak atau hilang, contohnya walkie-talkie, TOA, Baliho pinjaman dan peralatan lainnya.

177

Divisi Konsumsi

Pendahuluan The existence that not felt immediately like blod flowing in the body, It does not perceived but more meaningful -Anonim Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan ridho-Nya sehingga rangkaian acara Soscial Act FE UI 2015 dapat terlaksana dengan baik . Menjadi bagian dari keluaga Social Act FEB UI 2015 merupakan kesempatan yang sangat berarti, karena salah satu fungsi tridarma peguruan tinggi yaitu “pengabdian masyarakat “ bisa kami mulai dari sini. Begabung bersama dalam sebuah acara sosial bukanlah hal yang mudah, karena dibutuhkan kerangka berfikir yang tepat untuk menyatu dengan masyarakat , namun keterampilan itu bisa kami dapatkan di Social Act FEB UI . Sebagai bagian dari Bidang 2 dalam struktur organisasi Social Act 2015, Divisi Konsumsi mengemban tugas sebagai divisi pendukung selama pelaksanaan kegiatan. Secara garis besar, Divisi Konsumsi bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi bagi peserta dan panitia Social Act 2015 dalam rangkaian kegiatan yang berlangsung.

Job Description 1. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi peserta Social Act 2. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi panitia Social Act 3. Merencanakan menu makanan selama Social Act 4. Melakukan survei harga bahan makanan di pedagang desa setempat 5. Mengkoordinasikan jumlah bahan makanan yang harus dikumpulkan oleh peserta dan yang akan dibeli pada saat pelaksanaan kegiatan

178

6. Membeli bahan makanan di pasar setempat / pedagang desa setempat dan memastikan pengirimannya tepat waktu 7. Berkoordinasi dengan Divisi Acara dan Divisi SDM mengenai bahan konsumsi yang harus dibawa peserta 8. Berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan mengenai alat masak yang dibutuhkan dan yang harus dibawa 9. Berkoordinasi dengan Divisi Transakom dan Divisi Koordinator Lapangan untuk distribusi makanan bagi para peserta selama kegiatan berlangsung 10. Berkoordinasi dengan ibu-ibu di desa setempat untuk membantu memasak makanan 11. Menentukan lokasi dapur umum sebagai pos memasak makanan 12. Menyediakan konsumsi untuk dosen atau pembicara yang hadir di lokasi 13. Menyediakan konsumsi saat simulasi Social Act

Struktur Divisi Koordinator

: Tasya Aldiary Dayana

(EBI 2013)

Wakil Koordinator

: Ismi

(EIEI 2013)

Staff

:

Yahya Ayyash S

(EIEI 2014)

Weneng Sadewa

(EMA 2014)

Ikhsan Chaerudin

(EMA 2014)

Alkindi

(EIE 2014)

Israul Hasanah

(EIE 2013)

Dwi Rilvina Suci

(EAK 2014)

Tia Septiana

(EIEI 2014)

Meri Andani

(EMA 2014)

Diah Wistanti

(EIEI 2014)

Millah Hanifah

(EIEI 2014)

179

Nabilah Choerunisa

(EBI 2014)

Rizky Wijayanti

(EMA 2014)

Nur Jihan Atikah

(EBI 2013)

Titin Rusnifah

(EMA 2013)

Siti Maryam Suroso

(EMA 2013)

Putri Wulandari

(EMA 2013)

Dwi Kunti Dewi

(EAK 2013)

1. Rencana Kerja dan Realisasi a. Pra Hari-H Open Recruitment Open dan close recruitment berjalan cukup baik. Dari 20 orang staf yang ditargetkan, kami mendapatkan 17 staf kebanyakan dari cloce recruitment. Kami menargetkan staf yang cukup banyak untuk mengindari risiko berkurangnya staf menjelang Hari-H karena mengundurkan diri dan juga agar kami tidak kekurangan tenaga apabila ada staf yang sakit .Namun alhamdulillah ketika pada hari H tidak ada kendala yang berarti. Setelah Hari-H berjalan, kami menyimpulkan bahwa sumber daya staf yang kami miliki sudah sangat cukup. Apalagi tahun ini kami memiliki 4 staf laki - laki yang sangat membantu mobilisasi pada har H.

Nama

1 2

NPM

Jurusan

WENENG SANDEWA

1306453445 MANAJEMEN

ALKINDI

1306378294 ILMU EKONOMI ILMU EKONOMI

3

YAHYA AYYASH S

1406535591 ISLAM

180

ILMU EKONOMI

4 5

MILLAH HANIFAH

1406565663 ISLAM

RIZKY WIJAYANTI

1406578703 MANAJEMEN ILMU EKONOMI

6 7 8 9

DIAH WISTANTI SAVITRI

1406535010 ISLAM

IKHSAN CHAERUDIN

1406535276 MANAJEMEN

NABILAH CHOERUNISA

1406535093 BISNIS SAM

MERI ANDANI

1406575102 MANAJEMEN ILMU EKONOMII

10 11 12 13 14 15 16 17

TIA SEPTIANA

1406534576 SLAM

DWI RILVINA SUCI

1406535704 AKUNTANSI

TITIN RUSNIFAH

1406535105 MANAJEMENT

SITI MARYAM SUROSO

1406534393 MANAJEMEN

NUR JIHAN ATIKAH

1306386485 BISNIS ISLAM

KUNTI DEWI KISMANTO

1306386466 AKUNTANSI

PUTRI WULANDARI

1306453344 MANAJEMEN

ISRAUL HASANAH

1306378975 ILMU EKONOMI

181

Survei Lokasi

Ada 4 hal utama yang dilakukan pra Hari-H di lokasi Social Act yaitu mencari basecamp, mencari dapur (rumah yang akan ditumpangi masak), mencari ibu-ibu yang akan memasak nasi, dan mencari penjual bahan makanan dan sayur mayur. Tantangan dalam mencari basecamp untuk Social Act kali ini adalah sulitnya mencari rumah yang bersedia menjadi basecamp kosumsi terutama di lokasi yang dekat . Sedangkan kami membutuhkan rumah yang dekat dengan balai desa ( titik acara ) sehingga proses pengambilan makanan tidak terlalu jauh.. Karena adanya tantangan tersebut, kami tidak bisa mendapatkan rumah yang terletak di daerah yang dekat degan balai desa seperti yang kami harapkan diawal. Akhirnya, basecamp konsumsi berada di RT dua yang terletak sedikit jauh dari titik acara, namun akses jalan menuju ke basecamp tidak memiliki kendala. Hanya diviisi lain sulit menuju basecamp karena letaknya yang sedikit jauh ditambah waktu yang sempit Pencarian dapur tambahan tidak menemui masalah berarti. Dapur tambahan berdekatan dengan basecamp sehingga memudahkan membawa bahan yang akan di masak dan memudahkan kontrol yang dilakukan Koordinator dan Wakil Koordinator. Total rumah yang digunakan divisi konsumsi ada 3, 1 basecamp yang juga sekalian menjadi basecamp utama dan 2 dapur tambahan yang digunakan saat Hari H. Namun pada hari H hanya digunakan 1 dapur utama dan 1 dapur bant, dikarenakan kami sudah measa cukup dengan 2 rumah. Dalam memasak nasi, kami tidakmemasak sendiri karena hampir dipastikan tidak akan mampu mengejar deadline jam makan. Maka kami meminta bantuan pada Ketua RT untuk mencari ibu-ibu yang biasa memasak nasi dalam jumlah besar untuk hajatan-hajatan. Kami menjelaskan dengan detail kebutuhan kuantitas beras yang perlu dimasak dan batas jam / deadline keharusan semua nasi sudah matang agar proses memasak nasi saat simulasi & Hari H dapat berjalan dengan lancar. Dalam mencari vendor bahan makanan, rencana awal kami adalah membeli sayur mayur dan bumbu – bumbu dipasar agar notanya lebih resmi dikarenakan ada cap tokonya. Namun lokasi pasar sangat jauh dari desa sehingga kamimencari warga setempat yang berjualan sayur untuk menitip dibelikan sayur mayur dan bumbu-bumbu masak. Kami menemukan bapak yang biasa menjual sayur keliling desa, namun kendalanya adala bahwa pedagang sayur keliling ersebut tidak memiliki hand phone untuk dihubungi lebih lanjut Sehingga kekhawatiran yang dibayangan terjadi. Sayur yang dua minggu sebelum simulasi yan

182

sudah kami pesan tidak terbelikan pada saat hari H. Pada akhirnya kami pindah ke vendor yang memiliki hand phone untuk memesan sayur.

Simulasi

Simulasi untuk Divisi Konsumsi dimaksudkan agar staf-staf dapat mengenal basecamp dan dapur yang digunakan sebelum Hari H berlangsung. Namun pada saat simulasi ada beberapa staff konsumsi yang tidak dapat hadir karena berhalangan. Untuk teknis saat simulasi, divisi konsumsi hanya memasak 1 kali saja, yaitu untuk sarapan di hari minggu pagi. Bahanbahan yang akan dimasak kami beli H-1 simulasi dari Depok kemudian dibawa ke lokasi Social Act saat simulasi. Karena rundown simulasi yang sangat padat, sehingga kami memutuskan untuk menggunakan ketas nasi agar memudahkan dalam pendistibuianya.

Pengumpulan Bahan Makanan

Perioode pengumpulan bahan makanan bisa dibiang cukup lama yaituu 1 minggu, namun walaupun diberikan waktu lama, proses pengumpulan mepet di H-3 dari batas deadline. Beberapa hal yang menjadi catatan adalah masih ada kelompok yang mengumpulkan bahan makanan tidak sesuai dengan ketentuan. Salah satu faktornya adalah informasi yang tidak merata dilkarenakkan ada mentor yang tidak hadir ketika technical meeting. Walaupun daftar bahan makanan yang wajib dibawa telah dibagikan ke mentor masing-masing kelompok dengan jelas. Salah satu evaluasi dari pengumpulan bahan makanan Social Act 2013 adalah banyak kelompok yang mengumpulkan telur tidak di dalam kemasan yang aman untuk perjalanan jauh, namun untuk tahun ini hal tersebut dapat diminimalisir karena keterangan dalam daftar bahan makanan yang dibuat lebih detil. Namun yang masih agak kurang baik pengumpulannya adalah kemasan beras yang dipecah menjadi 1 KG. Saat diangkut, kemasan beras tersebut banyak yang bocor. Kemudan minyak goreng yang ditaruh dalam kemasan botol bekas membuat minyak bocor. Hal ini bisa menjadi bahan pertimbangan untuk teknis pengumpulan bahan makanan di tahun selanjutnya.

183

b. Hari-H  Advanced dan Har i 1 (Rabu - Kamis, 16 - 17 September 2015) Pada advance cukup berjalan lancar, semua sesuai dengan ekspektasi, jumlah staff yang bisa bergabung dalam tim 8 orang dari total 17 orang. Dimana staff cowok 3 orang bisa bergabung, ini sangat membantu kami dalam pemindahan barang-barang dari bascam pusat ke bascam bantuan,pengakutan barang-barang untuk di distribusikan ke masing-masing hostfam. Kendala yang kami alami ialah kekurangan beras yang 1 kg, untuk diberikan ke hostfam maba. Kami harus menakar sendiri beras yang 10 kg dimasukin ke kantong plastic yang 1 kg dan jumlahnya cukup banyak. Beruntung ada warung yangberada disekitar bascam menjual kantong plastic 1 kg. sehingga bisa dihandle dan selsai tepat waktu. Selain itu saat advanced, kami melakukan follow up terhadap dapur-dapur yang akan digunakan, ibu yang membantu memasak nasi dan vendor yang menyediakan sayur mayur dan bumbu masak serta memastikan peralatan masak untuk hari H tersedia dengan kondisi yang baik.  Har i 2 (J umat, 18 September 2015) Dalam hal ketepatan waktu dan kesiapan makanan, masih ada kendala pada saat makan siang. Pada saat makan siang tidak siap tepat waktu, seharusnya siap didistribusikan jam 11.00 WIB namun baru bisa didistribusikan jam 13.00 WIB. Hal ini dikarenakan proses memasaknya yang santai,dan pembagian menu yang dimasak masih belum seimbang antara dapur 1 dengan dapur 2. Sementara jadwal maka pagi dan malam sudah siap di distribusika 1 jam sebelum jadwal yang ditentukan. Untuk pendistribusi makanan cukup berjalan lancar pada saat makan siang dan malam, FO dan transakom sudah siap mengangkut makanan sebelum jam 13.00 WIB. Namun pada jadwal sarapan terjadi miskomunikasi untuk pendistribusi sarapan panitia. Transakaom

hanya

mengambil sarapan untuk FO dan transakom,sementara divisi yang lain tidak, sehingga banyak makanan yang tidak terdistribusikan dengan baik. Karena terbatasnya anggaran yang diberikan tim keuangan, ada kekurangan kuantitas asyur yang kami pesan, sehingga lauk makanannya tidak merata. Ada yang dapat sayur dan ada

184

yang tidak, namun yang tidak dapat sayur kami ganti dengan lauk yang lainnya. seluruh makanan pembicara selama Hari H tidak kami beli di rumah makan seperti rencana awal, tetapi kami menyediakannya di dalam styrofoam dengan lauk makanan yang kami masak sendiri.  Hari 3 (Sabtu, 18 September 2015) Untuk hari ketiga Social Act ini, Divisi Konsumsi harus bekerja lebih keras karenak menu makanan yang lebih bervariasi dan beberapa bahan makanan yang membutuhkan waktu lama untuk direbus. Namun Divisi konsumsi dapat menyelesaikan tatanan makan siang tepat pada waktunya dan maba dapat makan Pukul 11.00 sesuai dengan rundown acara yang sudah di rencanakan. Distribusi makanan di hari ke 3 ini berjalan jauh lebih baik karena koordinasi dengan FO menjadi lebih baik dan terorganisir berkat evaluasi yang sudah dilakukan. Untuk masalah kecukupan makanan, divisi konsumsi mengalami surplus makanan pada hari ke 2 dimana masih tersisa 3 bakul nasi dari ibu-ibu yang membantu memasak nasi sehingga staf Divisi Konsumsi tidak memasak nasi lagi untuk sarapan pagi.  Hari 4 (Minggu, 28 September 2014) Untuk hari terakhir Social Act, divisi konsumsi hanya menyediakan sarapan pagi bagi panitia, sedangkan maba akan makan di hostfam masing-masing sesuai rundown acara. Ada kendala pada hari terakhir yaitu kekurangan nasi, hal ini di karenakan kami mengurangi jumlah beras yang dimasak ibu-ibu masak nasi. Awalnya beras yang harusnya dimasak adalah 30 kg dikurangi menjadi 15 kg. Alasan kami mengurangi jumlahnya karena pada hari ke 2 dan ke 3,selalu surplus dan banyak divisi yang tidak mengambil jatah mereka. Makanannya tidak ada yang makan,sehingga makanan tersebut kami berikan ke ibu bascam kami untuk di kasih ke ternak mereka, karena sudah basi. Beruntung ibu bascam kami memberikan kami 1 nampan nasi, sehingga kekurangan tersebut bisa teratasi. Untuk bahan makanan yang dikumpulkan terdapat sisa yang masih banyak, yaitu sekitar 200 kg beras, beberapa dus mie instan, abon serta sarden dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan yang berlebih kami bagikan kepada ibu bascam konsumsi, ibu masak-masak nasi, tempat kami meminjam kompor,ke rumah –rumah yang dijadikan bascam panitia.

185

Analisis SWOT Strength: •

Koordinator dan wakil koordinator merupakan orang-orang yang memiliki kemauan untuk berusaha dan berkontrobusi di Social Act 2015

•

Koordinator dan wakil coordinator telah saling mengenal cukup lama, sehingga sudah cukup mengenal karakter masing-masing

Weakness: •

Kurangnya pengetahuan tentang harga bahan makanan di pasar (harga yang berfluktuasi)

•

Kesulitan memperkirakan kuantitas bahan makanan yang dibutuhkan

•

Kesulitan mencari staff

•

Koordinator dan wakilkoordinator bukan panitia social Act tahun lalu,sehingga kurang memiliki gambaran secara utuh tentang kagiatan divisi konsumsi

•

Koordinator dan Wakil coordinator berasal dari luar Jabodetabek

Opportunity: •

Memungkinkannya mendapatkan staff dari divisi lain yang idle saat hari H

•

Adanya dukungan dari divisi lain

Threat: •

Terbatasnya ketersediaan perlengkapan masak

•

Jumlah panitia dan peserta Social Act yang sulit diprediksi secara akurat, sehingga mempengaruhi jumlah makanan yang akan disediakan

•

Adanya libur semester tengah tahun, sehingga tidak memungkinkan coordinator dan wakil coordinator untuk menjalankan tugasnya secara optimal

•

Adanya kemungkinan makanan tidak tersedia tepat waktu karena gangguan hal-hal teknis.

•

Lokasi pasar ditempat kegiatan jaraknya jauh

Lampiran daftar bahan makanan yang mesti dibawa maba saat Social Act 2015

Bahan Makanan per Kelompok Social Act 2015

186

no

Nama Barang

Kuantitas

Ketentuan

1

Beras

20 kg

1 karung @ 10 kg dan 10 kantung x @ 1 kg (mohon dibungkus plastik lalu diikat mati)

2

Telur

80 butir

Tempat hard plastic isi 10 butir yang ada di supermarket, jangan di dalam plastik kresek.

3

Indomie

1 kardus

kardus

Sarden ABC

15

Kaleng 425 GR, harus merk ABC (kemasannya yang

Pedas 425 gr

kaleng

mudah dibuka)

Minyak

3L

6 botol x @ 500 ml

goreng 4

5

Goreng 6

Abon

2 Kaleng x @ 250 gr,

sapi/ayam 7

Sambal terasi

380 gr

2 kaleng x @190 gr harus merk ABC

merek ABC

1. Semua barang diatas dikumpulkan di dalam kardus ke Sekretrariat BPM di SC pada hari Senin-Selasa, 13-14 September 2015 2. Barang dikumpulkan secara kelompok, tidak secara individu. 3. Ketika akan dikumpulkan, barang harus sudah lengkap dan sesuai dengan ketentuan. Panitia tidak akan menerima barang yang dikumpulkan secara terpisah ataupun yang tidak sesuai dengan ketentuan. 4. Tolong diperhatikan baik-baik kuantitas dan ketentuan yang tertera diatas. 5. Disarankan untuk membawa makanan -makanan kering tambahan seperti kentang, makanan ringan lainnya, dll 6. Disarankan membawa hand sanitizer

187

•

Lampiran daftar bahan makanan yang dibagikan ke setiap rumah (dimasukkan ke 1 kantong besar) Jumlah Pantia

+/- 200 orang

Jumlah Mentor

80 orang (40 kelompok)

Jumlah Maba

640 orang

Jumlah rumah yang

180 rumah

ditempati maba Jumlah orang per rumah

4-6 orang

Daftar bahan makanan per rumah (hanya untuk rumah yang ditempati oleh maba dan mentor) Nama

Kuantitas

Keterangan

Beras

2 Kg

Dalam Kantong plastic @ 1 kg

Telur

10 Butir

Di dalam kemasan hard plastic

Sarden

2 kaleng

Mie Goreng

6 bungkus

Minyak Goreng

500 ml

Kesimpulan Secara keseluruhan, Divisi Konsumsi memiliki kinerja cukup baik karena beberapa paramater keberhasilan dapat tercapai dengan memuaskan.

188

Namun ada banyak hal yang perlu menjadi perhatian agar dapat memperbaiki kinerja di masa yang akan datang: • Buat rundown kerja di Hari-H agar lebih mudah dalam memperkirakan hal-hal yang mesti dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan dari divisi lainnya • Menjalin komunikasi yang lebih intensif lagi dengan divisi lain, terutama soal distribusi makan siang untuk maba, dengan Divisi Transakom dan Divisi FO. • Pertimbangkan kembali menu yang akan dibuat. Usahakan lebih banyak variasi agar tidak monoton • Pertimbangkan takaran yang pas sesuai dengan porsinya • Saat pengumpulan bahan makanan harus memberi penyelesaian lebih tegas lagi terhadap kelompok-kelompok yang tidak memenuhi ketentuan dan perhatikan juga risiko bahan makanan yang memiliki tanggal kadaluarsa sebelum Hari H berlangsung. • Alat-alat masak disiapkan dari sebelum memulai masak dan selalu diingat / dicatat milik siapa alat tersebut agar tidak hilang • Tegaskan kembali kepada divisi lain soal batasan jam makan agar divisi konsumsi bisa segera bersiap-siap untuk memasak selanjutnya atau membersihkan alat-alat masak. • Selalu follow up kembali secara rutin rumah yang akan dijadikan dapur dan ibu yang akan membantu memasak nasi. Hal ini untuk mengantisipasi jika ada perubahan sesaat sebelum Hari-H dan menjadi pengingat bagi mereka bahwa kita akan memakai rumahnya saat Hari-H • Cari supplier bahan makanan lain (untuk bahan yang tidak dibawa maba) yang terpercaya dan fleksibel. (Bisa minta diantar, bisa mengubah barang-barang yang dibeli sebelum diantar, punya nota dengan nama toko, dll) Semoga Laporan Pertanggungjawaban yang kami buat dapat mambantu memperbaiki dan memunculkan inovasi-inovasi baru dalam pelaksanaan Social Act di tahun-tahun berikutnya.

189

BIDANG 3 Humas, Publikasi & Dokumentasi – Medis – Field Officer

190

Divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kegiatan inti Social Act 2015 dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Kami ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekan-rekan panitia Social Act 2015, baik PI dan rekan divisi lainnya yang telah membantu kinerja Divisi HPD dalam memenuhi kewajibannya selama kegiatan ini berlangsung. Kami juga mengucapkan terimakasih kepada seluruh masyarakat dan civitas academica FEB UI terutama angkatan 2015 yang telah menjalani seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB UI.

Job Description Humas •

Penghubung antara pihak internal Social Act 2015 dengan pihak eksternal

•

Menciptakan public image yang baik terhadap Social Act 2015

•

Mencari dan menjalin kerja sama dengan media partner

•

Menjadi pusat informasi Social Act 2015

•

Bertanggung jawab atas media sosial Social Act 2015

Publikasi •

Bertanggung jawab dalam mendesain dan mempublikasikan kegiatan Social Act 2015 dalam bentuk media cetak seperti baliho, poster, spanduk, standing banner, dll.

•

Mempublikasikan booklet yang merupakan sarana informasi lengkap untuk mahasiswa FEB UI 2015 mengenai segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Social Act 2015.

191

•

Mendesain logo Social Act dan menyesuaikan dengan tema acara Social Act 2015 dengan menerapkan dominasi warna dan font tertentu untuk menciptakan brand identity Social Act 2015.

Dokumentasi •

Bertanggungjawab atas seluruh pendokumentasian seluruh rangkaian kegiatan Social Act 2015

•

Mencetak foto bersama dengan hostfam tempat menginap mahasiswa FEB UI 2015 sebagai kenang-kenangan.

•

Mengadakan pameran foto hasil dokumentasi kegiatan Social Act 2015 di lingkungan kampus FEB UI dan media social

Struktur Divisi Koordinator

: Djarot Dimas

(EAK 2013)

Wakil Koordinator

: Hilman Hadianto

(EMA 2012)

Alia Rachma Ningtias Staff Fauzan Azima Triani Fitriasari

(EMA 2014)

: (EAK 2012) (IEBI 2013)

Rafika Farah

(IE 2014)

Natasiel Lianto

(EAK 2014)

Augi Ciptarianto

(EMA 2014)

Rencana Kerja dan Realisasi Pra Acara: •

Publikasi untuk open recruitment sudah dilakukan di berbagai media, seperti pemasangan flyer renteng dan slideshow di TV perpus.

•

Booklet digital sudah disebarluaskan di media website dan booklet fisik juga dibagikan ketika sebelum berangkat

192

•

Jumlah pendaftar staff HPD Social Act 2015 sangatlah minim dan tidak sesuai target, yaitu hanya 5 staff. Dimana hanya 4 orang pendaftar dan 1 orang close reg. Tidak ada satupun staff yang mampu mengerjakan pekerjaan desain.

•

Semua video pra acara terkait kegiatan sosact dapat dipublikasikan dengan sempurna. Video untuk pra acara terdiri dari dua versi, yaitu video yang dipublikasikan di media Youtube dan diperuntukan bagi orang tua mahasiswa.

•

Line@ Social Act FEB UI aktif memberikan pengumuman serta menjawab pertanyaan terkait Social Act. Walaupun terkadang untuk pertanyaan yang dilontarkan ke divisi tertentu belum dapat dijawab dengan cepat mengingat admin Line@ hanya dari divisi HPD sehingga kurang memahami pertanyaan yang diajukan untuk divisi lain.

•

Divisi HPD berhasil melakukan marcall ke beberapa media partner. Namun proses follow up ke media partner agak kurang maksimal sehingga target yang diinginkan belum tercapai.

Hari H Acara: •

Umbul-umbul yang digunakan untuk border dan penanda titik acara berhasil dicetak dan dipasang di lokasi acara. Namun pemasangannya agak terhambat sehingga tidak semua umbul-umbul dan border dapat dipasang.

•

Proses dokumentasi acara Social Act mampu dilaksanakan dengan baik untuk hari kedua, yaitu tanggal 18 September. Namun, proses dokumentasi untuk hari ketiga dan keempat yaitu tanggal 19 September dan 20 September dapat dikatakan kurang baik dikarenakan kurangnya penanggung jawab untuk setiap spot titik acara dari divisi HPD.

•

Kegiatan foto bersama mahasiswa baru dengan housefam untuk dijadikan kenangkenangan untuk housefam dapat dikatakan tidak berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan keterbatasan staff yang harus memotret housefam yang berjumlah ratusan dan harus dikerjakan dalam 1 malam. Sehingga, menurut kami untuk proses dokumentasi housefam dengan mahasiswa baru untuk tahun depan, sebaiknya dikelola oleh masing-masing mentor kelompok dimana mereka yang mengatur foto bersama housefam dan mengirimkan foto kelompok masing-masing ke divisi HPD. Kami sangat yakin bahwa cara ini akan lebih efektif.

193

Pasca Acara: •

Pameran foto hasil dokumentasi rangkaian acara kegiatan Social Act 2015 dilaksanakan pada tanggal 28 September 2015 hingga 5 Oktober 2015 dengan total foto yang dipamerkan sebanyak 99 foto

•

Video dibuat hanya satu versi yaitu berisi rangkaian acara kegiatan social act FEB UI 2015

Analisis SWOT Strengths: •

Koor dan Wakoor sudah mengenal sangat baik

•

Kemampuan fotografi yang sangat baik

Weakness: •

Terbatasnya kemampuan mengelola website

•

Terbatasnya kemampuan desain di divisi HPD

•

Komunikasi yang kurang baik

Opportunities: •

Memiliki alat pendukung pekerjaan yang mumpuni (Kamera DSLR dengan spek tinggi, laptop dan software untuk desain)

Threats: •

Bentrok dengan kegiatan kepanitiaan dan organisasi lainnya

Kesimpulan

194

Secara garis besar, tim HPD sudah mampu menjalankan tugasnya masing-masing dengan baik. Sedangkan, kendala utama yang dihadapi adalah kemampuan desain yang terbatas dan terbatasnya jumlah staff HPD. Namun, jika ditinjau dari segi kualitas foto dan video kami merasa adanya perbaikan dan semakin baik tahun ini. Akibat dari kurangnya staff, pembagian tugas banyak yang double sehingga agak berat ketika pelaksanaan tugasnya. Contohnya ketika foto spot acara hari H. Satu staff diassign untuk dua tempat. Walaupun lokasi antar acara agak dekat namun agak melelahkan untuk bolak-balik dari satu titik acara ke titik acara yang satu. Pengambilan foto akhirnya tidak maksimal.

Hal-hal baik yang harus diperhatikan: 1. Kualitas dan konten dokumentasi berupa foto dan video tahun ini dapat dikatakan semakin baik dilihat dari perspektif fotografi dan sinematografi. Selain itu, tahun ini kegiatan dokumentasi sesuai ekspektasi yaitu lebih dominan melakukan peliputan kegiatan mahasiswa baru pada Social Act dibandingkan tahun sebelumnya yang justru lebih dominan melakukan peliputan kegiatan panitia. 2. Divisi HPD telah melakukan survey pra acara dengan frekuensi yang cukup sering. Hal ini sangatlah baik untuk penguasaan medan dan stok foto dan video mengenai lokasi Social Act. Saran untuk kepanitiaan selanjutnya: 1. Proses dokumentasi foto bersama mahasiswa baru dengan housefam sebaiknya dikelola oleh masing-masing mentor kelompok dimana mereka yang mengatur foto bersama housefam dan mengirimkan foto kelompok masing-masing ke divisi HPD. 2. Person In Charge bagian dokumentasi untuk setiap spot acara pada hari H tidaklah boleh berpindah-pindah lokasi seenaknya dan harus tetap berada di lokasi yang telah dibagikan. Hal ini dapat mengakibatkan proses dokumentasi setiap spot acara tidak berjalan dengan optimal. 3. Perlu dibangunnya Sense of belonging di dalam diri divisi HPD misalnya dengan diadakan nya team building divisi, sehingga seluruh divisi HPD dapat berkontribusi secara maksimal pada hari H.

195

4. Ciptakanlah design yang lebih eksklusif atau elegan untuk Social Act selanjutnya agar Social Act memiliki image sebagai acara yang besar dan tidak dipandang sebelah mata. Hal ini tentu saja akan berpengaruh terhadap kemudahan mendapatkan Media Partner dan sponsor maupun pihak lain yang akan diajak bekerja sama. 5. Template desain perlu dibuat agar desain media publikasi serta proposal eksternal terlihat seperti sebuah kesatuan. 6. Karena perbedaan birokrasi antar media partner, panitia baik BPH maupun staff harus bergerak cepat untuk menggaproach media partner. Proses follow up juga sangat penting sehingga target media partner yang diinginkan bisa tercapai. 7. Jika ada divisi lain yang perlu koordinasi dengan HPD, hendaknya memberitahu HPD jauh hari sebelum hari H dan diingatkan kembali setidaknya H-5 acara. Mengingat jumlah staff tahun ini agak kurang, alokasi staff tahun ini agak sulit jika dipindahpindah untuk hal lain karena nantinya akan menghambat pekerjaan yang telah ditugaskan.

196

Divisi Medis Pendahuluan Kami panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan hidayahnya acara Social Act FEB UI 2015 dapat berjalan dengan baik dan lancar. Divisi Medis Social Act FEB UI 2015 ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh Panitia Social Act FEB UI 2015 terutama Kabid 3. Karena berkat bantuan dan kerjasama dari panitia lain divisi Medis dapat menjalankan Job Desc nya dengan lancar, baik sebelum hari H maupun saat hari H acara Social Act FEB UI 2015 yang diadakan di Desa Darawolong, Kec. Purwasari, Kab. Karawang, Jawa Barat. Kemudian kami divisi Medis juga ingin meminta maaf kepada seluruh Panitia apabila dalam menjalankan tugas dan bekerjasama dengan panitia lain ada salah kata atau perbuatan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

Job Description 1. Mencari, menghubungi dan mendapatkan tim ahli (Mahasiswa FK/FIK) untuk memberikan pelatihan medis bagi staf medis pada khususnya dan pelatihan medis bagi para mentor serta para panitia pada umumnya. 2. Melakukan rekap dan update database riwayat kesehatan mahasiswa baru dan panitia melalui kerjasama dengan tim medik OPK. 3. Mengadakan pelatihan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) untuk staf medis pada khususnya dan pelatihan medis bagi para mentor serta para panitia pada umumnya dengan mendatangkan tim ahli (Mahasiswa FK/FIK). 4. Mengadakan pelatihan mengenai pemahaman dan pengenalan obat untuk para staf medis khususnya dan panitia pada umumnya. 5. Mencari, menghubungi, dan mengadakan kerjasama dengan lembaga lain untuk mengadakan kegiatan pemeriksaan gratis bagi warga setempat.

197

6. Mencari, menghubungi dan mendapatkan dokter, perawat (calon perawat), dan apoteker (calon apoteker) untuk bekerja sama dalam kegiatan pemeriksaan kesehatan gratis untuk warga. 7. Mencari staf ahli (mahasiswa FK/ FIK) untuk mendampingi medis pada saat hari-H pelaksanaan SosAct. 8. Menyediakan obat-obatan yang diperlukan bagi para peserta dan panitia yang mengalami gangguan kesehatan pada saat acara SosAct berlangsung. 9. Memberikan sosialisasi kepada mahasiswa baru dan mentor mengenai kelengkapan medis yang hendaknya dipersiapkan untuk hari-H. 10. Memberikan dan membagikan pita kesehatan kepada mahasiswa baru dan panitia yang memang membutuhkan. 11. Membagikan kupon kesehatan gratis kepada setiap kelompok untuk disampaikan kepada warga yang menjadi housefam. 12. Melakukan pemantauan kesehatan para peserta serta panitia Sosact pada saat acara mulai dari berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEB UI. 13. Memberikan pertolongan pertama terhadap mahasiswa baru dan panitia yang mengalami gangguan kesehatan selama acara Sosact berlangsung (mulai dari berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEB UI). 14. Pada hari-H (di hari terakhir) divisi medis bersama-sama dengan dokter, perawat (calon perawat) dan apoteker (calon apoteker) mengadakan pemeriksaan kesehatan gratis bagi para warga desa.

Struktur Divisi Koordinator Divisi Medis

: Yusuf Darmawan

(EAK 2013)

Wakil Koordinator Divisi Medis

: Santi Sri Wahyuni

(EMA 2013)

Staff

:

No

Nama

NPM

Jurusan

1

Ambari Yolanda G (BC)

1306386472

Manajemen 13

198

2

Luluk Evriyanti (C5)

1306377480

Ilmu Ekonomi 13

3

Siti Halimah (C1)

1306379611

Akuntansi 13

4

Zabrina Pricillia W (C1)

1306395382

Akuntansi 13

5

Cyntia Novitasari (C2)

1306386503

Manajemen 13

6

Siti Kholisoh (C5)

1306382221

Manajemen 13

7

Arvica Fetris P (BC)

1306386371

Manajemen 13

8

Sri Ratna M R (C3)

1306382171

Akuntansi 13

9

Fani Khoirotunnisa (C3)

1306452190

Manajemen 13

10

Richie Wibisono (C4)

1306408675

Akuntansi 13

11

Hariyo Tri S (C2)

1306452581

Manajemen 13

12

Eriko Utama (C5)

1306452865

Akuntansi 13

13

Novani Karina S (C4)

1306379486

Akuntansi 13

14

Miftahul Jannah (BC)

1306401763

Akuntansi 13

15

Talitha Nabila (C1)

1406534664

Ilmu Ekonomi 14

16

Arum Puspita P (BC)

1406534084

Akuntansi 14

17

Nadita Tri H (C3)

1406535080

Ilmu Ekonomi Islam 14

18

Nadya Roshalina (BC)

1406534134

Akuntansi 14

19

Defi Wirdah A (C2)

1406533882

Akuntansi 14

20

Adistya Novriani (C4)

1406575481

Akuntansi 14

Rencana Kegiatan dan Realisasi

1. Open Recruitment Staf Sebelum pelaksanaan Open Recruitment Staf divisi Medis sendiri pada awalnya telah memiliki rencana kerja mengenai berapa jumlah staf yang harus dimiliki. Dalam rencana tersebut divisi Medis menargetkan jumlah staf yang harus direkrut adalah sekitar 20-25 orang. Jumlah target staf ini disesuaikan dengan luas dari wilayah desa pelaksanaan SosAct ini sendiri, dan juga disesuaikan dengan jumlah titik acara yang direncanakan. Namun sayangnya pada

199

tahun ini antusias mahasiswa FEB UI untuk menjadi staf/panitia dalam kegiatan SocAct masih kurang, sehingga kami selain melakukan Open Recruitment juga melakukan Close Recruitment untuk menambah jumlah staf. Pada akhirnya kami mendapatkan 20 orang staf yang terdiri dari 17 staf perempuan dan 3 staf laki-laki. 2. Pra Hari-H •

Pelatihan Medis I

Pelatihan Medis I ini diberikan oleh mahasiswi FIK, tim Nursing First Aid (NUFA) dan dilaksanakan pada tanggal 28 Agustus 2015 dari pukul dijadwalkan dimulai pada pukul 08.00 dan berakhir pada pukul 11.00 WIB di ruang Audit FEB UI. Acara training 1 tidak berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan karena terhambat oleh kurangnya antusias peserta. Pada awalnya yang menjadi target dalam training 1 adalah staff medis dan staff mentor POMB. Jumlah peserta jauh dari perkiraan awal, hanya terdiri dari 85% staff medis dan 25% staff mentor POMB. Tujuan dari pelatihan ini sendiri kepada staff medis adalah untuk memberikan bekal kepada para peserta pelatihan sehingga nantinya pada saat acara SosAct berlangsung dapat memberikan bantuan Medis yang tepat dan benar kepada peserta ataupun yang membutuhkan bantuan Medis tersebut. Sedangkan tujuan tarining 1 medis terhadap staff mentor, supaya dapat memberikan pertolongan pertama kepada mentee sebelum tim medis berada ditempat perkara. Agenda dari pelatihan ini sendiri adalah untuk memperkenalkan mengenai beberapa penyakit yang biasanya diderita oleh para mahasiswa baru dan jenis-jenis obat-obatan serta alat kesehatan yang nantinya akan divisi medis gunakan pada saat hari H acara SosAct ini. Secara garis besar pelaksanaan pelatihan ini berjalan cukup baik, para peserta antusias dalam menyimak materi yang diberikan oleh pelatih dan pelatih juga menyampaikan materi dengan cara yang lebih mudah dimengerti oleh peserta pelatihan. Pada saat sesi tanya jawab pun peserta dengan antusias menanyakan hal apa saja yang mereka tidak mengerti dan bagaimana cara menangani beberapa kasus yang belum di ajarkan oleh para pelatih. Meskipun demikian tetap terjadi adanya keterlambatan acara dikarenakan para staf yang datang terlambat sehingga menyebabkan keterlambatan jadwal rangkaian acara secara keseluruhan. Namun, karena pelatih menjelaskan dengan cara yang mudah dimengerti dan peserta yang juga cepat tanggap pelatihan pun dapat berakhir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

200

Hambatan yang dialami selama training 1 adalah penentuan jadwal training yang membuat peserta tidak menyanggupi untuk hadir dan supaya di tahun berikutnya training dapat dilakukan pada waktu yang tepat. Hambatan berikutnya berda dimasalah snack/makanan ringan peserta, dimana pihak yang menyediakan konsumsi tidak bisa menyanggupi permintaan dan pada akhirnya snack peserta diganti dengan sajian yang lain. Ukuran keberhasilan training dapat dilihat dari hasil pre test dan post test, dimana hasil post test memberikan hasil yang bagus dimana kalkulasi nilai peserta training meningkat jika dibandingkan dengan pre test. Sehingga test tersebut sangat membantu dalam melihat ukuran keberhasilan training. •

Pelatihan Medis II

Pelatihan Medis II ini dilaksanakan pada 12 September 2015 di Gedung B ruang B1.04 pada pukul 08.00-11.00. Tidak jauh berbeda dari training 1, kendala yang terjadi lagi-lagi berhubungan dengan waktu. Keterlambatan tarining ini disebabkan oleh keterlambatan peserta dan terlambatnya salah satu penyaji materi training. Pada awalnya pelatihan ini akan dilakukan diruang seminar Perpus FEB UI, namun karena sebuah sebab akhirnya kami bernegosiasi kepada pihak FSI untuk dapat menggunakan ruangan B1.04 yang sebenarnya pada hari itu akan digunakan oleh pihak FSI. Karena ruangan yang dipakai bukan atas nama training sosact, materi training kurang maksimal dilaksanakan. Dimana pada awalnya, sebenarnya training akan dilakukan lebih lama karena materi yang disajikan akan ditambahkan dengan teknis atau praktek penanganan medis terhadap korban. Namun, karena terkendala waktu praktek penanganan medis hanya dapat dilakukan beberapa saja seperti safety untuk tim medis, pemberian CPR, cara penanganan jika terjadi luka-luka dan bandage, serta cedera alat gerak. Diharapkan supaya tahun berikutnya peserta lebih ditekankan pada waktu training supaya tidak terlambat lagi sehingga penyampaian materi bisa dilakukan dengan maksimal. Pada pelatihan ini menggunakan beberapa alat medis, dan untuk antusiasme peserta sendiri sangat baik. Meskipun jumlah staf yang hadir tidak full team, namun peserta yang ada tetap bisa fokus dan mencermati dengan benar apa yang telah diajarkan oleh para pelatih. Ini dapat dilihat ketika hari H, sebagian staf sudah mengetahui hal-hal apa yang harus dilakukan ketika menangani mahasiswa baru maupun panitia yang mengalami masalah kesehatan, baik dalam memberikan PP maupun dalam pemberian obat-obatan walupun sebagian kecil staff medis masih kurang dapat memahami cara penanganan medis pada korban.

201

Pengumpulan Database Kesehatan Medis Peserta dan Panitia SosAct 2014 Pengumpulan Database Kesehatan Peserta dikumpulkan dengan bantuan dari divisi Medik OPK FEB UI. Setelah divisi Medis diberikan data kesehatan Maba oleh panitia OPK, divisi Medis mulai melakukan rekap dan update data kesehatan mahasiswa baru FEB UI2015, serta menilai mana sajakah mahasiswa baru yang membutuhkan perhatian khusus dari divisi medis pada saat pelaksanaan acara SosAct. Namun, hal ini ternyata tidak efektif jiak tim medis Sosact hanya menerima rekap data dari tim medik OPK. Karena ketika tim medis Sosact tidak melakukan rekapitulasi data ulang lagi maka validasi data menjadi tidak akurat. Riwayat penyakit mahasiswa baru di database tidak semuanya menggambarkan penyakit yang perlu penanganan dan pemamntau intensif dari tim medis. Kebanyakan mahasiswa baru memberikan database riwayat penyakit yang jarang sekali kambuh dan bukan berarti tidak perlu perhatian tim medis. Namun, akan lebih baik lagi jika dalam pengisian database riwayat penyakit mahasiswa baru didampingi oleh tim medis supaya data riwayat penyakit yang dilampirkan atau ditulis adalah penyakit yang perlu penanganan dan pemantauan tim medis. Update database riwayat penyakit maba juga perlu dilakukan setelah OPK dan sebelum Sosact supaya data menjadi lebih valid lagi. Dan sebelum keberangkatan para staf divisi Medis membagikan pita yaitu pita gold untuk maba dengan riwayat penyakit yang membutuhkan perhatian khusus (sakit menengah atas - berat) dan pita silver untuk maba yang memiliki riwayat penyakit namun tidak memerlukan perhatian khusus (sakit ringan – menengah bawah). Pada saat pemberian pita ini juga, staf divisi medis memastikan para peserta yang memiliki riwayat penyakit khusus membawa obat pribadinya. Sedangkan untuk Database Kesehatan Panitia SosAct 2015 dikumpulkan melalui fasilitas google drive dan google docs dengan harapan datanya lebih akurat karena diisi langsung oleh orang yang bersangkutan dan efisiensi waktu yang cukup baik. Walaupun dalam database ditemui data-data yang tidak berkaitan dan tidak penting dengan riwayat medis dan untuk tahun berikutnya supaya lebih ditekankan lagi pada panitia dalam pengisisan database karena hal ini adalah sesuatu yang sangat krusial. Database panitia dan peserta ini juga menjadi acuan bagi divisi medis untuk mengantisipasi dan menangani peserta dan panitia yang sakit pada saat hari H. Rapat Divisi

202

Rapat divisi dilakukan selama dua kali yaitu setelah training 1 dan sesudah training 2. Hal yang dibahas selama radiv adalah gambaran lokasi, progress serta kesiapan staff medis. Hambatan yang ditemui ketika radiv adalah kurangnya antusias staff dalam radiv dan jumlah staff yang datang pada radiv 1 bisa dikatakan sedikit dikarenakan ada kesalahan dalam pemberitahuan waktu radiv. Secara keseluruhan radiv berjalan dengan baik karena selama radiv informasi disampaikan dengan jelas dan pertanyaan oleh staff dapat ditangani dengan baik. Sehingga hubungan yang terjalin sesama staff dapat berjalan dengan fondasi yang bagus. 3. Simulasi Simulasi dilakukan bersamaan dengan panitia Social Act lainnya. Pada saat simulasi ini para staf diperkenalkan dengan kondisi desa dan spot-spot acara diluar desa tempat berlangsungnya acara fisik maupun non fisik. Dikarenakan tidak semua staf medis hadir pada saat simulasi, maka untuk membuat simulasi ini berguna efektif dan efisien untuk divisi medis, maka seluruh staf yang ikut simulasi dikenalkan dengan medan dan spot acara baik fisik dan non fisik terutama perwakilan PJ cluster difokuskan untuk memahami medan cluster masing-masing supaya pada hari H apabila terjadi permasalahan medis di cluster akan dapat ditangani dengan cepat oleh staf medis PJ cluster masing-masing disertai bantuan dari staf tim Nursing First Aid (NUFA) FIK. Hambatan dalam simulasi adalah staff tidak dapat mengikuti simulasi dengan full team dikarenakan ada kegiatan lain yang dimiliki beberapa staff yang membuat mereka tidak bisa mengikuti simulasi dan sangat diharapkan untuk tahun berikutnya staff medis dapat mengikuti simulasi dengan tujuan supaya tim medis mengetahui kondisi lokasi dan titik-titik acara selama Sosact. Supaya mengurangi ketidaktahuan staff dengan kondisi lapangan dan lokasi titik acara seperti yang dialami oleh beberapa staff tahun ini.

4. Hari H Pengawasan Hari H Pada saat hari H sebelum keberangkatan seluruh peserta dan panitia SocAct FEB UI2015, divisi medis melakukan pengecekan kembali terhadap kesehatan para peserta. Dan ditemukan ada beberapa mahasiswa baru yang sakit ketika mau memulai keberangkatan menuju lokasi SosAct. Namun sudah ditangani oleh divisi medis dengan memberikan PP dan obat-obatan yang dibutuhkan. Kemudian staf medis mendampingi para peserta yaitu para mahasiswa baru selama perjalanan menuju lokasi SosAct. Pengawasan tersebut dilakukan

203

dengan cara satu bis diisi dengan satu staf medis. Karena jumlah staf medis yang cukup banyak, seluruh bis yaitu 13 untuk mahasiswa baru 3 bis untuk para panitia dapat tercover dengan baik. Sebelum keberangkatan juga staf medis sudah memeriksa dan membagikan terlebih dahulu siapa saja para peserta yang mendapatkani pita silver dan emas sehingga mereka dapat lebih memantau peserta dengan penanganan khusus tersebut. Secara keseluruhan tidak banyak peserta yang mengeluh sakit diperjalanan. Pada hari pertama divisi Medis bangun sekitar pukul 05.00 untuk mempersiapkan diri sebelum briefing pagi yang dilaksanakan di basecamp medis. Pada tahun ini untuk basecamp medis dibagi secara terpusat atau menggunakan sistem sentralisasi, maka untuk mengefisiensikan waktu staf medis pun dibagi menjadi beberapa PJ Cluster dimana nanti mereka akan ditugaskan secara khusus untuk menjaga cluster masing-masing pada saat diluar waktu acara. Basecamp 1 (pusat) terletak dekat dengan main point yaitu berada di cluster 1 dekat dengan balai desa. Basecamp ke 2 terletak di cluster 1, posko ini diisi oleh staf medis wanita. Dan untuk posko terakhir terletak di cluster 1 di bagian belakang balai desa. Obat-obatan P3K yang digunakan oleh divisi medis sendiri berasal dari sponsor divisi medis yaitu Yayasan Panca Harapan, dimana bantuan dari sponsor ini sangat membantu banyak untuk kinerja divisi medis pada saat hari H, untuk jumlah dan jenis obat-obatan semua lancar sesuai dengan list yang di ajukan. Harapan untuk tahun berikutnya supaya referensi obat-obatan supaya diperluas lagi karena ada beberapa obat yang sangat penting tapi lupa untuk di list sehingga dengan keterbatasan obat mengurangi kinerja dari tim medis dan supaya dapat melakukan konsultasi dengan tim ahli baik itu kepada tim NUFA, tim TBM atau berkonsultasi dengan BPH medis tahun sebelumnya. Sehingga pada akhirnya list obat diharapkan dapat lebih lengkap dari tahun sebelumnya. Pada saat briefing koor dan wakoor menjelaskan mengenai tugas para masing-masing staf dan di spot acara mereka ditempatkan. Namun dalam pelaksanaannya hari H untuk acara fisik dan non fisik masih terjadi beberapa perubahan mendadak karena menyesuaikan dengan kondisi pada saat hari H. Dan juga ada miss communication sehingga terdapat beberapa staf yang tertinggal dan pengalokasian staf divisi medis pun menjadi kurang maksimal karena BPH medis harus dengan sigap mengganti-ganti staf yang dialokasikan pada spot acara. Sehingga akhirnya penempatan staf kurang sesuai dengan yang telah direncakan sebelumnya. Namun meskipun demikian secara keseluruhan pengalokasian staf divisi medis sudah cukup baik dimana satu spot acara didampingi oleh satu staf divisi medis.

204

Berikut merupakan pembagian posisis staf medis pada hari pertama: •

Sambutan di Main Point : Seluruh Panitia Divisi Medis Hari Jumat :

205

Pada hari pertama terdapat satu orang anggota divisi Medis (Wakoor) Social Act yang membutuhkan penanganan medis khusus sehingga divisi medis dibantu dengan divisi transakom membawa BPH tersebut ke Klinik Kesehatan daerah desa Darawolong untuk di lakukan perawatan yang lebih intensif.

Hari Sabtu :

206

207

Pada hari kedua divisi medis didampingi oleh mahasiswi anggota NUFA FIK UI yang berjumlah 7 orang. Dan juga beberapa dari tim apoteker (Farmasi UI) ada yang menyusul sehingga jumlah dari staf medis yang datang adalah 28 orang. Pada hari ini juga dikarenakan ada acara pengobatan gratis maka divisi medis pun dibagi kedalam dua tim. Ada yang fokus mendampingi maba melakukan kegiatan fisik & non fisik, ada juga yang mendampingi dalam acara pengobatan gratis. Hari Minggu : Pesta Rakyat Pada saat acara Pesta Rakyat banyak maba yang merasa kepanasan dan dehidrasi. Karena cuaca pada saat itu cukup panas dan lokasi acara juga dikelilingi oleh sawah.. Akibatnya ada beberapa maba yang merasa kelelahan. Selain itu ada juga beberapa maba mengeluh gatal gatal dan juga keseleo akibat permainan yang dilakukan pada saat pesta rakyat.

Ringkasan : •

Secara keseluruhan gangguan yang paling sering dialami maba adalah asma, diare, pingsan, alergi, masuk angin, maag, radang tenggorokkan, serta kurang darah, luka ringan dll.

•

Sedangkan untuk obat yang paling banyak digunakan adalah ventolin inhaler, panadol, antangin, feminax, promaag, Mylanta, sangobion, kassa steril, amoxcilin, paracetamol,

208

minyak kayu putih, safe care, diapet, bedak calicil, caladine cair, panadol, counterpain, dan balsem. •

Selain bertugas pada pagi hari untuk memantau maba pada saat acara inti berlangsung, pada malam hari para staf medis juga stand by di outpos cluster masing-masing mulai jam 7 malam – 10 malam. Dimana pada saat agenda malam tersebut masing-masing PJ Cluster bertugas untuk mengkoordinasikan staf yang akan ikut berkeliling.

 Pemeriksaan Gratis Pemeriksaan gratis dilakukan pada hari kedua Social Act FEB UI yaitu pada tanggal 19 September 2015 dari pukul 10.00-15.00 WIB bertempat di halaman kosong rumah warga di cluster 1 dekat balaidesa (meeting poin cluster 1). Peserta pemeriksaan gratis ini ditargetkan untuk para warga kelurahan desa Darawolong yang menjadi housefame para mahasiswa dan warga yang memerlukan pemeriksaan kesehatan lainnya. Selain itu juga pada pemeriksaan ini para panitia dan mahasiswa baru yang mengalami sakit diperbolehkan untuk melakukan pemeriksaan atau hanya sekedar ingin mengecek kesehatan juga diperbolehkan. Pengobatan Kesehatan Gratis ini terlaksana atas kerjasama Social Act dengan Yayasan Panca Harapan selaku sponsor obat-obatan P3K, obat-obatan pengobatan gratis dan juga penyediaan 2 dokter serta tim pembantu medis untuk acara Pengobatan Gratis. Dokter (4) yang memeriksa warga dan Apoteker (4) serta perawat (7) yang memberikan obat dalam pemeriksaan gratis berasal dari rumah sakit didaerah Cikarang Selatan & Jakarta, mahasiswa Farmasi UI, dan mahasiswa FIK UI. Dalam pemeriksaan gratis ini terdapat 4 dokter, 4 apoteker (calon apoteker) serta 7 perawat (calon perawat). Pemeriksaan Gratis berjalan sangat baik, walau jumlah peserta belum sesuai estimasi yang telah ditentukan, tercatat sekitar 150 orang yang melakukan pemeriksaan gratis, bahkan ketika acara pengobatan gratis sudah selesai masih ada warga yang datang dan menanyakan acara tesebut, namun sayangnya sudah tidak dapat dilayani.

ANALISIS SWOT Strength •

Koor dan wakoor adalah staf medis tahun sebelumnya

209

•

Koor pernah mendapatkan pelatihan medis sejak masih di Sekolah Menengah Pertama

•

Wakoor pernah mengikuti ekstrakurikuler saat masih di Sekolah Menengah Atas

•

Koor dan Wakoor sama-sama pernah mendapat pelatihan medis

•

Koor dan Wakoor sama-sama menyukai kegiatan sosial

•

Koor dan Wakoor sama-sama berkomitmen kerja total pada SosAct 2015

•

Koor dan Wakoor sama-sama memiliki sensitifitas yang tinggi dengan keaadaan lingkungan sekitar pedesaan.

Weakness •

Koor dan Wakoor tidak memiliki kemampuan medis setingkat ahli Solusi : banyak belajar dan mengikuti training dengan baik

•

Koor dan Wakoor belum terlalu mengenal satu sama lain Solusi : menjaga komunikasi

Opportunity •

Koor mengenal dekat dengan kepanitian SosAct generasi sebelumnya

•

Masing-masing keluarga memberikan dukungan kepada Koor dan Wakoor untuk mengikuti kegiatan SosAct ini

•

Koor dan Wakoor memliki fasilitas yang dapat menunjang kinerja. (HP, laptop, motor, internet, dll)

Threat •

Koor dan Wakoor sama-sama memiliki kesibukan yaitu kepadatan jadwal kuliah dan kegiatan kampus baik organisasi maupun kepanitiaan lain diluar SosAct Solusi : membuat skala prioritas

•

Lingkungan pelaksanaan kegiatan dengan kondisi geografis yang panas Solusi : lebih memahami kondisi lapangan

•

Mahasiswa Baru memiliki penyakit yang beragam jika berkaca pada SosAct sebelumnya Solusi : mereview database calon peserta dan panitia SosAct 2015

•

Kondisi alam yang tidak menentu. Solusi : lebih berhati-hati

210

•

Kemungkinan adanya mahasiswa peserta SosAct yang mempunyai riwayat penyakit berat. Solusi : mengantisipasi dengan persiapan awal (surat pernyataan) dan persiapan lapangan (lokasi klinik/rumah sakit terdekat).

Kesimpulan A. Evaluasi Pelaksanaan 1. PI selain kabid 3 sangat kurang komunikasi dan dirasa kurang mengayomi terhadap divisi Medis Sosact FEB UI 2015. 2. Kurangnya fasilitas pendukung kerja Medis saat hari H (tidak ada kendaraan yang stand by untuk divisi Medis dan kurangnya alat komunikasi / HT yang dialokasikan untuk divisi Medis). 3. Tidak terealisasikan update database riwayat penyakit seperti yang tertera dalam job description. 4. Kurangnya pemberian konsekuensi jika staff medis dan staff mentor ketika tidak mengikuti training. 5. Sebagian besar staff mentor POMB tidak datang dalam Training medis 1, dan beberapa staff medis tidak datang pada training 2 6. Jumlah peserta pengobatan gratis yang kurang dari estimasi awal (ini menunjukan dari sisi publikasi dan pendistribusian informasi masih kurang maksimal). 7. Pembagian staf medis ke beberapa spot acara yang tidak sesuai dengan rencana awal. 8. PJ cluster ketika berada di group cluster kurang direspon keberadaannya karena kurang mengenal dan sering terjadi pertukaran PJ cluster disebabkan karena ketidakhadiran dalam simulasi sehingga perlu di ganti. 9. Post-post yang telah dirancang dengan FO tidak terlaksanakan karena kurangnya komunikasi. 10. Sebagian kecil staff tidak mengetahui gambaran lokasi dan lokasi titik acara.

211

11. Tim medis kekurangan dan kelebihan beberapa obat karena kurang teliti ketika melakukan list obat, baik itu kekurangan dan kelebihan dari segi jumlah maupun dari segi jenis obat. 12. Pembagian kupon pengobatan gratis tidak merata dikarenakan adanya kurang komunikasi. 13. Keterlambatan dalam penjemputan tim medis NUFA dan tim farmasi dikarenakan ada beberapa kendala. 14. Kurang SOP pemulangan mahasiswa baru yang terkait dengan riwayat kesehatan. 15. Biaya tidak terduga melebihi prediksi karena banyak rujukan ke klinik. 16. Kurang efektifitasnya kinerja tim medis NUFA, karena terkendala waktu kedatangan ke lokasi acara. 17. Kurang cekatannya tim medis dalam memberikan pertolongan pertama sehingga ada keluhan dari pihak lain. 18. Tidak membuat planning konsumsi untuk mahasiswa baru atau panitia yang sakit sehingga perawatan kurang maksimal. 19. Kurangnya komunikasi antara sesama panitia Sosact. B. Saran Untuk Divisi Medis Kedepannya 1. Sangat direkomendasikan untuk tetap mempertahankan kerjasama dengan Yayasan Panca Harapan. 2. Melakukan konsultasi dalam masalah pembuatan list obat yang dibutuhkan ketika hari H kepada tim NUFA, tim TBM atau BPH medis tahun sebelumnya. 3. Lebih tegas kepada staf dan mentor agar mereka megikuti seluruh rangkaian acara divisi medis. 4. Melakukan database ulang terhadap riwayat penyakit maba setelah rangkaian OPK supaya data yang ada diakui validasinya dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. 5. Mendampingi mahasiswa baru dalam pengisian database riwayat kesehatan maba supaya data yang di input sesuai dengan apa yang diinginkan dan rekap data dapat lebih mudah dilakukan. 6. Melakukan pertimbangan kembali dalam penyediaan tim medis dari instansi lain.

212

7. Penggunaan warna pita yang berbeda dengan OPK dan pada umumnya sebaiknya dipertahankan untuk mengurangi terjadinya kecurangan penyalahgunaan pita 8. Lebih menggencarkan lagi sounding kepada warga mengenai adanya pengobatan gratis, dan sebaiknya dilaksanakan sejak jauh-jauh hari. 9. Diharapkan untuk tahun berikutnya ada transportasi yang available digunakan tim medis seperti sepeda, motor atau mobil, sehingga hambatan jarak dalam penanganan medis bisa diminimalisir dan maksimalnya penanganan medis bagi yang membutuhkan. 10. Mengadakan forum diskusi divisi medis terkait kerja medis dilapangan supaya tingkat kesiapan dan kesanggupan dalam penanganan medis lebih maksimal. 11. Pelaksanaan rapat divisi supaya dapat terjadwalkan dengan rapi supaya tingkat kerjasama tim dapat meningkat. 12. Penyediaan alat komunikasi untuk tim medis supaya dapat diperbanyak lagi ketika hari H, apalagi nantinya jika daerah yang dituju untuk Sosact 2016 adalah daerah yang bermasalah dengan jaringan komunikasi. 13. .Menumbuhkan rasa saling menghargai antar divisi karena Sosact adalah kepanitiaan yang besar dan perlu kerjasama kuat yang dapat menguntungkan sesama divisi. 14. Memanfaatkan dan memaksimalkan staf medis untuk menjadi panitia dalam PJ pelatihan medis, PJ pengumpulan database, PJ peminjaman ruangan, sehingga tidak terlalu bergantung pada koor dan juga wakoor. 15. Melakukan training yang lebih banyak lagi supaya tidak ada ketergantungan pada tim ahli lagi sehingga dapat mengurangi cost juga, dan pembekalan tim medis dalam dunia P3K dan perawatan jauh lebih baik kedepannya. 16. Buatlah Divisi Medis lebih menarik, lebih interaktif dan buatlah mahasiswa memiliki antusias lebih untuk dapat bergabung dengan kepanitiaan sosial terbesar di UI yaitu Social Act FEB UI. 17. Hubungan komunikasi selama hari H antara sesama panitia perlu diperhatikan karena hal kecil sebagai awal munculnya masalah dapat menjadi bom waktu yang akan mengganggu sistematika acara selama rangkaian acara.

18. Lakukan hubungan baik antar sesama divisi Sosact supaya nantinya diharapkan dapat menguntungkan pihak yang terkait dan berakhir pada hubungan dalam memberi bantuan kepada divisi yang membutuhkan.

213

19. Membuat SOP pemulangan maba terkait dengan masalah kesehatan dan berhubungan langsung dengan tim medis.

214

Divisi Field Officer Pendahuluan Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan nikmat dan karunia-Nya sehingga acara Social Act FEB UI 2015 dapat terlaksana dengan lancar tanpa halangan satu apapun. Kami dari divisi Field Officer (yang selanjutnya disebut FO) mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia, baik PI, BPH, maupun para staf, karena tanpa kerja sama yang baik dengan kalian, acara Social Act FEB UI 2015 ini tidak akan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Kami juga berterima kasih kepada mentor dan mahasiswa baru yang telah bisa bekerja sama dengan mengikuti kegiatan sesuai apa yang telah dirancang oleh panitia dan bersedia mentaati segala peraturan yang telah ditetapkan FO selama kegiatan Social Act FEB UI 2015 ini berlangsung. Semoga apa yang kita dapat dari kegiatan Social Act FEB UI 2015, baik pengalaman hidup, kebersamaan, maupun kekeluargaan, dapat terus kita pelihara dan kita ambil hikmahnya, baik ketika masih kuliah di FE UI, ataupun kelak setelah kita lulus.

Job Description Divisi FO memiliki 10 tugas pokok dan fungsi, di antaranya : 1. Bertanggungjawab atas kelancaran dan ketepatan waktu pelaksanaan acara selama Social Act FEB UI 2015 2. Berkoordinasi dengan divisi lain sebelum dan selama acara Social Act 2015 3. Memobilisasi peserta Social Act FEUI 2015 dari satu tempat acara ke tempat acara lain 4. Membuat juklak selama acara; berkoordinasi dengan divisi acara fisik maupun divisi acara non fisik 5. Melakukan control terhadap peserta Social Act FEB UI 2015 6. Menjadi penanggungjawab kegiatan simulasi Social Act FEB UI 2015 7. Memastikan divisi lain bekerja sesuai dengan konsep dan teknis yang telah disiapkan dan disepakati 8. Berkoordinasi dengan jajaran Pengurus Inti acara Social Act FEB UI 2015

215

9. Bertanggungjawab atas keamanan dan kenyamanan peserta dan panitia Social Act FEB UI 2015 10. Memimpin rapat evaluasi setiap malam, setelah kegiatan selesai.

Struktur Divisi Koordinator

: M. Rizky Vidia Pratama (EAK 2012)

Wakil Koordinator 1 : Raihan Mahendra (EBI 2013) Wakil Koordinator 2 : Lendy Aulina (EMA 2013) Staff : 1

Fita Tri Novianti

1406535332 Manajemen

2

Mayana Fitri

1406535446 Manajemen

3

Shindy Rachmawati

1206214995 Manajemen

4

Yashinta Fiqhy

1206214293 Manajemen

5

Anisah Hafiszha Zulfa

1306376635 Ilmu ekonomi

6

Ardi Wijaya

1306452474 Manajemen

7

Anissa Trisnawati

1306380090 Akuntansi

8

Nurfitria Risqie Widayanti

1306378514 Akuntansi

9

Faris Maulana

1406571073 Ilmu ekonomi

10

Muhammad Arman Jurais

1306377902 Ilmu ekonomi islam

11

Rahmat Hidayat

1306402160 Manajemen

12

Lalitya Anindita

1206245853 Ilmu ekonomi

13

Riswan Roy Siregar

1406565013 Manajemen

14

Reza Arfirstyo

1306411026 Manajemen

15

Vini Juliarini Putri

1206206663 Ilmu ekonomi

16

Cindy Tamara Tarigan

1206267021 Akuntansi

17

Andre Dharma Persada

1206224123 Akuntansi

18

H. Surya Darma Lubis

1406610856 Ilmu ekonomi

216

19

Nadira Amalia

1406564995 Ilmu ekonomi islam

20

Windiyani

1206206575 Ilmu ekonomi

21

Joshua Dipatama

1206266252 Akuntansi

22

Aditya

1406611713 Akuntansi

23

Helwa Salsabila

1306385974 Manajemen

24

Angga Nuansa Pradana

1306452165 Ilmu Ekonomi

25

Rizky Deco Praha

1306403213 Ilmu Ekonomi

26

Firdaus Pranoto

1206243015 Akuntansi

27

Reza Adji Budiman

1306452101 Ilmu ekonomi

28

Danny Lukito Wibowo

1206266486 Akuntansi

29

Madina Rizqia

1406527450 Ilmu Ekonomi

30

Muhammad Reza

1306453426 Bisnis Islam

31

Habibi

1206244440 Akuntansi

32

Audhi Ahmad balya

1306452064 Akuntansi

33

Wisnu Sari Nugroho

1206219022 Ilmu Ekonomi

34

Galih Albin

1306453180 Akuntansi

35

Danu Saputra

1306454290 Akuntansi

36

Dzaky Nurhafizh

1406611556 Akuntansi

37

Muhammad Naufal Yunas

1406611676 Akuntansi

38

Cita Nurjanah

1306380121 Akuntansi

39

Lukita Putri

1406533964

40

Herkin Prabowo

1406535761

41

Ramada Rian

1306377493

42

Riska Aghnatia

1206215075 Manajemen

43

M. Ridha Jihad

-

44

Mustafa Husni Sahid

1206266164 Akuntansi

45

Mohammad Nur Rokhim

-

46

Ruli Endepe Al-Faizin

-

Akuntansi

Akuntansi

Rencana Kerja dan Realisasi

217

a. Open Recruitment Setelah para BPH melihat dan melakukan survei dengan kondisi desa yang akan digunakan sebagai tempat kegiatan Social Act FEB UI 2015, kami memperkirakan akan membutuhkan 70 orang anggota FO 2015 dengan pertimbangan rasio fo dan maba sebesar 1 : 10. Setelah itu, kami langsung mencoba meminta bantuan dari BPH maupun staf FO Social Act FE UI 2014 dengan pertimbangan pengalaman mereka. Selain itu, kami juga tetap melakukan open recritment staf, yang salah satu tujuannya adalah melakukan regenerasi dalam FO. Regenerasi ini kami anggap perlu karena untuk keberlanjutan acara Social Act FEB UI pada tahun-tahun mendatang. Kami bersyukur setelah melalui rangkaian open recruitment maupun close recruitment, kami memperoleh orang-orang yang bersedia membantu kami sejumlah 46 staf. Kami juga bersyukur dengan keberagaman angkatan, tentunya angkatan-angkatan muda, yaitu angkatan 2013 dan 2014 dapat belajar dan menimba ilmu serta pengalaman dari para angkatan atas, yaitu angkatan 2011 dan 2012.

b. Pra Hari – H Karena FO mempunyai jumlah staf yang cukup banyak, sangat sulit untuk menemukan waktu yang tepat untuk melakukan survei bersama-sama. Hal ini ditambah dengan kesibukan dari koordinator dan wakil koordinator dua selama liburan, sehingga wakil koordinator satu lebih sering melakukan survei ke desa bersama dengan divisi lain. Akan tetapi, FO juga tetap bisa melakukan survei bersama-sama, walaupun tidak seluruh staf ikut dalam survei waktu itu. Selama pasca staffing sampai menjelang hari –H, FO juga melakukan rapat divisi meskipun dengan jumlah kehadiran staf yang minim. Masalah-masalah yang timbul di FO lebih sering diselesaikan lewat grup whatsapp, yang mana di dalam grup itu juga terdapat senior-senior, sehingga staf-staf yang masih baru di FO bisa menggali pengalaman dari mereka.

c. Hari H – 1 Wakil koordinator satu dan dua beserta sepuluh staf melakukan advance untuk memantapkan pengenalan medan lokasi Social Act FEB UI 2015. Selain melakukan survei lebih mendalam untuk semakin mengenal medan masing-masing klaster, wakil koordinator dan staf FO membantu divisi lain dalam persiapan untuk menyambut

218

kedatangan mahasiswa baru dan panitia lainnya di tempat acara Social Act FEB UI 2015 berlangsung.

d. Hari Pertama (Kamis, 17 September 2015) Koordinator beserta staf yang tidak melakukan advance mengumpulkan mahasiswa baru di selasar FEB UI untuk persiapan pembukaan dan pemberangkatan mahasiswa baru. Akan tetapi tentu proses pengendalian mahasiswa baru tidak semudah yang dibayangkan. Terdapat kelompok yang tidak lengkap, baik mahasiwa baru maupun mentornya dan temannya tidak bisa menghubungi, ada juga yang membuat barisan sendiri, berupa lingkaran dan tidak memperhatikan panitia yang sedang memberikan instruksi, dan yang paling parah adalah ada satu kelompok yang meninggalkan tas-tas dan perlengkapan Social Act tanpa satu pun anggotanya yang mengawasi. Akan tetapi, setelah beberapa saat barisan mahasiswa baru dapat dikendalikan oleh FO yang berada di selasar dan proses mobiliisasi pun dimulai. Proses mobilisasi dari selasar FEB UI menuju bus yang digunakan sebagai sarana transportasi berjalan cukup lancar meskipun terdapat bus yang mengalami masalah teknis sehingga bus tersebut harus terlambat diberangkatkan. Perjalanan bus dari FEB UI menuju desa darawolong sempat dikacaukan dengan adanya bus yang mengalami pecah ban, sehingga tidak dapat melanjutkan perjalanan. Hal ini kemudian dapat diatasi dengan bantuan tiga bus di belakangnya yang membantu mengangkut maba yang terdapat pada bus tersebut. Wakil koordinator satu yang juga sebagai koordinator lapangan pada hari H – 1 juga memastikan bahwa semua panitia yang sudah berada di lokasi Social Act FEB UI 2015 siap untuk menyambut kedatangan mahasiswa baru. Wakil koordinator satu juga meminta bantuan aparat desa untuk pengkondisian jalan akses desa darawolong. Akan tetapi hal itu tidak terlaksana dengan baik karena kondisi jalanan cukup padat mengingat jam pulang kerja masyarakat sekitar. Kedatangan mahasiswa baru cukup sesuai dengan perkiraan awal dan diiringi kesiapan wakil koordinator beserta staf yang berada di lokasi kegiatan, sehingga kedatangan mahasiswa baru bisa diatur dan lebih cepat dimobilisasikan ke housefam masing-masing. Sebelum diantarkan ke housefam masing-masing, mentor dan mahasiswa baru terlebih dahulu dikumpulkan di meeting point masing-masing dan setelahnya diantarkan kepada housefamnya.

219

e. Hari Kedua (Jumat, 18 September 2015) Tugas pertama yang dilakukan oleh FO adalah membangunkan mahasiswa baru dan mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point jam setengah tujuh pagi, yang dilanjutkan dengan mobilisasi ke main point untuk mengikuti acara pembukaan Social Act FEB UI 2015. Acara pembukaan berjalan dengan baik meskipun main point tidak siap sesuai waktu yang disepakati pada rapat PI-BPH semalam sebelumnya. Setelah acara pembukaan, kelompok-kelompok disebar ke berbagai titik acara. Tidak ada kendala dalam melakukan mobilisasi ke tempat-tempat acara tersebut. Kendala baru muncul ketika mahasiswa baru sampai ke tempat acara. Kendala tersebut adalah belum siapnya panitia acara menyiapkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Pada akhirnya, FO berinisiatif untuk mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa baru. Setelah acara selesai, FO melakukan mobilisasi pemulangan mahasiswa baru ke housefam masing-masing. Kegiatan fisik dan non fisik yang diadakan pada sesi 2 (jumat siang) berjalan cukup lancar. Dalam proses mobilisasi sesi dua, semua mahasiswa baru cukup cepat dalam memenuhi instruksi yang diberikan oleh FO sehingga dapat langsung diberangkatkan ke titik acara. Khusus untuk mahasiswa baru yang kegiatannya berada di luar tempat acara utama, mahasiswa baru diarahkan ke balai desa dimana setelahnya mahasiswa baru dimobilisasi dengan menggunakan angkutan pick-up yang disediakan oleh divisi transportasi untuk menuju ke tempat acara masing-masing yang telah ditentukan panitia. Masalah baru muncul ketika pengantaran pick-up. Mahasiswa baru sangat antusias ketika menaiki transportasi ini sehingga mengancam keselamatan mereka sendiri. Oleh karena itu, setelah kejadian ini, FO bertindak tegas dengan mengawasi mahasiswa di bagian belakang pick-up.

f. Hari Ketiga (Sabtu, 19 September 2015) Sama seperti hari sebelumnya, FO membangunkan mahasiswa baru dan mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point masing-masing klaster. Kemudian dilaksanakan kegiatan keagamaan. Untuk kegiatan keagamaan ini, mahasiswa baru berkumpul melakukannya di klaster masing-masing. Khusus untuk kegiatan agama kristen protestan dan katolik, terdapat tiga titik tempat ibadah. klaster satu dan dua melebur di balai desa, klaster tiga melakukannya di klaster mereka, sementara klaster empat melebur dengan klaster lima di meeting point klaster lima. Sedangkan untuk

220

agama hindu-budha, seluruh mahasiswanya dijemput dengan menggunakan pick-up divisi transportasi dan kegiatan keagamaan mereka dilakukan di balai desa. Proses penjemputan dan pengantaran fasilitator untuk kegiatan keagamaan juga tidak mengalami kendala. Tidak ada kendala dalam pelaksanaan kegiatan pada hari tersebut sehingga kegiatan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Namun, waktu pelaksanaan yang terlampau cepat mengharuskan koordinasi lebih dengan divisi yang lain. Selain itu, pada malam harinya, FO juga melakukan sweeping untuk mengamankan peserta Social Act FEB UI 2015. Di housefam beberapa kelompok, terdapat acara bonding kelompok yang melebihi ketentuan jam malam sehingga FO bergerak membubarkan kegiatan kelompok-kelompok ini.

g. Hari Keempat (Minggu, 20 September 2015) Sesuai dengan kebijakan panitia, beberapa mahasiswa baru yang beragama Kristen Protestan dan Katolik dipulangkan terlebih dahulu untuk beribadah. Proses pengumpulan mahasiswa baru pun diubah dengan memisahkan terlebih dahulu mahasiswa baru yang terdaftar untuk pulang lebih awal. Setelah dipisahkan, mahasiswa baru yang terdaftar untuk pulang lebih awal dimobilisasi oleh kapten/vice kapten klaster terkait ke drop point untuk selanjutnya dipulangkan ke depok. Sedangkan itu, mahasiswa baru lain dan mentornya masih ditahan di meeting point masing-masing klaster dan kemudian diberangkatkan ke main point untuk mengikuti pesta rakyat. Setelah diberikan pengarahan oleh PJ acara pesta rakyat, acara pesta rakyat pun dimulai. FO disini bertugas untuk melakukan bordering agar mahasiswa baru tidak keluar dari area acara pesta rakyat. Setelah acara pesta rakyat selesai, dilanjutkan dengan penutupan. Selama proses penutupan, FO bertugas untuk menjaga ketertiban peserta untuk terus mengikuti acara penutupan dengan baik. Sebelum mahasiswa baru dipulangkan ke housefam masing-masing, wakil koordinator satu memberikan instruksi mengenai teknis pemulangan peserta sosact 2015. Setelah itu semua mahasiswa baru maupun panitia kembali ke housefam masing-masing untuk beristirahat dan berkemaskemas. Disini FO melakukan kebijakan kelompok mana yang cepat dan sudah lengkap akan dimobilisasikan ke drop point terlebih dahulu. Akan tetapi, kelompok-kelompok mahasiswa baru memiliki inisiatif yang sangat tinggi sehingga proses pemulangan menjadi lebih cepat dari yang direncanakan. Koordinator FO kemudian berimprovisasi

221

dan langsung membagi-bagi staf sebagai penanggung jawab bus. Setelah kurang-lebih satu jam, proses pemulangan mahasiswa baru pun selesai dan desa darawolong telah steril dari mahasiswa baru.

Analisis SWOT STRENGTH -

Terdiri dari 4 angkatan yang berbeda, sehingga banyak keberagaman yang dapat dibagikan

-

Kekerabatan yang erat baik di dalam maupun di luar lingkungan SosAct 2015

-

Koordinator dan Wakil Koordinator telah mempunyai pengalaman dalam kegiatan Social Act

WEAKNESS -

Jumlah staff yang banyak terkadang membuat sulit koordinasi

-

Keberagaman karakter 49 personil FO menjadi tantangan dalam menjaga kekompakan

OPPORTUNITIY -

Dukungan dan kerjasama yang baik dengan teman-teman sesame panitia

-

Senior-senior alumni FO bersedia membantu baik memberikan saran maupun turun ke lapangan

THREAT -

Jadwal kuliah dan kesibukan yang berbeda-beda dari 58 personil FO membuat sulit mencocokan jadwal rapat

Kesimpulan

222

Secara garis besar, seluruh kegiatan yang ada dalam Social Act FEB UI 2015 telah berjalan dengan baik. Para staf divisi FO juga mampu untuk mengemban dan melaksanakan amanah yang diberikan dengan baik. Komunikasi antar staf dan BPH juga berjalan dengan baik selama kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung. Para staf FO pun bisa tegas kepada mahasiswa baru dan mentor pada kondisi yang diperlukan. Saran 1. Kegiatan untuk mahasiswa baru kalau bisa disesuaikan dengan kebutuhan dasar masyarakat sekitar dan manfaatnya bisa dirasakan dalam jangka waktu yang cukup lama 2. Koordinasi antar divisi lebih ditingkatkan lagi, agar FO lebih mudah untuk menyesuaikan dengan kondisi lapangan 3. Dimohon untuk PI lebih bisa memahami kondisi FO (re: wakil koordinator 1)

223

ALIANSI TANPA BIDANG KEUANGAN

224

Divisi Keuangan Pendahuluan

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala rahmat-Nya Social Act FEBUI 2015 dapat terlaksanakan dengan baik dan lancar. Kami dari Divisi Keuangan ingin mengucapkan banyak terima kasih, terutama kepada Treasurer, Controller ,dan Vice PO kami dan juga divisi-divisi lainnya, yang selama Social Act ini berlangsung banyak sekali membantu tugas divisi kami. Selain itu, kami juga memohon maaf jika kinerja Divisi Keuangan Social Act 2015 juga tidak sesuai ekspektasi.

Job Description

0. Mencari dana operasional melalui kerjasama Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (CSR). 1. Mencari dan mengumpulkan database perusahaan-perusahaan yang potensial untuk menjadi pemberi CSR ataupun donasi sebagai sumber pendanaan. 2. Mengirimkan proposal kepada perusahaan-perusahaan calon pemberi CSR baik melalui pos, email, maupun langsung mendatangi individu atau perusahaan. 3. Melakukan tindak lanjut atas penawaran via telepon ke perusahaan calon pemberi CSR, mengadakan melakukan pertemuan dengan pihak pemberi CSR atau donatur, melakukan negosiasi, dan meyakinkan perusahaan untuk mau memberikan CSR. 4. Melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding MoU) bersama Kepala Pelaksana dan/atau Wakil Kepala Pelaksana jika Kepala Pelaksana berhalangan hadir. 5. Memastikan setiap perusahaan yang memberikan CSR mendapatkan kontraprestasi yang sesuai dengan kerjasama yang telah disetujui kedua belah pihak; 6. Bekerjasama dengan kontrol internal dan treasurer dalam hal: a. Menangani pembayaran dana CSR dari perusahaan pemberi CSR dan donatur; b. Memastikan bahwa dana donasi dan CSR diterima sesuai kesepakatan atau MoU kedua belah pihak.

225

7. Bekerja sama dengan divisi perlengkapan/HPD untuk memastikan hal-hal yang tertera di MoU sesuai dan dapat terealisasi dengan baik. 8. Memastikan bahwa bentuk CSR diterima sesuai kesepakatan atau MoU kedua belah pihak, kemudian mengkoordinasikan dengan perusahaan pemberi CSR pada Hari-H dengan baik. 9. Menyusun laporan pertanggungjawaban kontraprestasi kepada perusahaan yang memberikan CSR dan laporan pertanggungjawaban untuk internal kepanitiaan.

Struktur Divisi

Koordinator

: Inggrita Emanuelin

(EAK 2013)

Wakil Koordinator

: Nina Feraliasari Puspita

(EAK 2013)

Staff

: Suryaputra Wijaksana

(EIE 2015)

Dona Meilinda

(EAK 2013)

Dio Alif

(EAK 2012)

Rencana Kerja dan Realisasi

1. Pra Hari-H

a. Open Recruitment

Proses open recruitment berjalan dengan lancar . Dari proses open recruitment ini Divisi Keuangan berhasil mendapatkan tiga orang staf. Pada awalnya kami mengincar 4 staff melalui open recruitment. Namun, di akhir periode pendaftaran jumlah yang mendaftar melalui proses open recruitment adalah sebanyak 3 orang. Kami memutuskan untuk tidak melakukan close recruitment tambahan 1 staff dengan pertimbangan efektifitas kerja staff divisi keuangan di hari H dan kami rasa dengan jumlah 6 orang untuk marcall sudah cukup memadai.

226

b. Proses Pembuatan Proposal Eksternal

Proses pembuatan proposal eksternal sudah dimulai bersamaan dengan open recruitment

dimana

koordinator

dan

wakil

koordinator

divisi

keuangan

mengkomunikasikan konten proposal eksternal dengan divisi acara. Namun proses pembuatan proposal eksternal menjadi sedikit tersendat karena saat itu mulai memasuki pekan ujian UAS di FEB UI sementara ada konten- konten yang masih kurang lengkap.

Memasuki masa libur, divisi keuangan mulai mengkomunikasikan proposal eksternal dengan HPD dan treasurer. Proses koreksi dan penyesuaian konten publikasi dengan tim HPD sendiri memakan waktu hampir dua minggu sehingga di minggu ketiga proposal baru selesai dan siap dicetak.

c. Marketing call Perode Pertama

Proses menghimpun data nomor perusahaan yang dapat dihubungi sendiri sudah dilakukan sebelum bidding sehingga ketika proposal eksternal selesai, koordinator dan wakil koordinator hanya memilih- milih 5 perusahaan untuk setiap staff. Di marcall pertama ini hanya ada 3 staff yang mampu melakukan marcall karena salah satu staff divisi keuangan tengah melakukan student exchange. Dalam waktu marcall periode pertama ini, kami masing- masing mulai berusaha menghubungi link yang kami miliki ke perusahaan- perusahaan tertentu. Proses pendekatan kepada sponsor untuk medik juga sudah dimulai di marcall periode pertama ini . Seperti pada tahun- tahun sebelumnya, pihak yang hendak diajak bekerja sama adalah Panca Harapan. Bekerja sama dengan koordinator divisi medik, Yusuf Darmawan , kami mulai mengontak, mengirim email, berdiskusi via telepon, berkunjung ke Panca Harapan dan akhirnya mengadakan MoU dengan Panca Harapan.

227

d. Marketing Call Periode kedua

Setelah menerima laporan dari staff mengenai marcall di periode pertama, kami menemukan beberapa kendala seperti, telepon yang tidak kunjung diangkat dan sulitnya untuk di-follow up. Selain itu, banyak perusahaan yang meminta untuk dikirim proposal hard copy.

Di marcall periode yang kedua ini, para pengurus inti juga berusaha membantu kami untuk menghubungi beberapa perusahaan , seperti Cargill dan Unilever, namun Cargill menolak kerja sama ,sementara contact person Unilever tidak dapat dihubungi.

e. Marketing Call Periode ketiga

Di marcall periode ketiga kami berusaha untuk menjurus perusahaan yang memang punya peluang lebih besar. Kami juga melakukan door to door sponsor ke Castroll, Nestle, BRI, Indofood, Indocement,PGN. Di periode ini, kami juga akhirnya mendapat sponsor dari CV Blessing Flower, Tanoto Foundation, dan in-kind biskuit.

f.

Simulasi Social Act 2015

Saat simulasi, semua staff divisi keuangan ikut serta dan membantu kerja divisi lain. Dona membantu Field Officer, Surya membantu Divisi Non Fisik, sementara Dio membantu transport. Tugas ini juga merupakan tugas mereka di Hari H.

2. Hari-H

Pada Hari-H Social Act FEBUI 2014, koordinator dan wakil koordinator keuangan mengurusi berbagai hal yang terkait dengan kontraprestasi dengan pihak sponsor, seperti membuat live-tweet, meng-upload berbagai foto kegiatan Social Act di media social, dan memastikan logo sponsor sudah dipasang di setiap publication tools yang ada.

228

.

3. Pasca Hari-H

Pasca hari H tugas divisi keuangan adalah memastikan bahwa nama- nama sponsor dimuat di dalam laporan keuangan dan membuat laporan pertanggungjawaban internal divisi.

Analisis SWOT Kekuatan (Strength) -

Koordinator dan Wakil Koordinator telah kenal dekat sehingga bisa bekerjasama dengan baik

-

Motivasi dan semangat kerja yang tinggi.

-

Koordinator maupun Wakil Koordinator mempunyai cukup kemampuan dalam melakukan negosiasi ataupun berkomunikasi.

-

Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator memiliki beberapa calon pemberi CSR, donatur, dan berbagai jaringan lainnya.

Kelemahan (Weakness) -

Kurangnya intensitas bertatapan muka langsung, lebih banyak berkomunikasi via chat

Peluang (Opportunities) -

List-list perusahaan yang cukup banyak dan potensial dari acara/kepanitiaan lain.

-

Sarana dan prasarana yang mendukung pencarian perusahaan pemberi CSR atau donasi seperti handphone, laptop, dan internet.

-

Dukungan dari divisi lain terutama orang-orang yang mengerti dan memiliki link mengenai informasi pendanaan CSR dan LSM;

229

Tantangan (Threats) -

Invaliditas data-data yang Divisi Keuangan miliki.

-

Jadwal liburan dari anggota Divisi Keuangan yang berbeda-beda dapat menghambat kelancaran kerja Divisi Keuangan.

Kesimpulan Secara umum, menurut koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan Social Act FEBUI 2015, kinerja Divisi Keuangan tahun ini sudah cukup baik, tetapi BPH Divisi Keuangan percaya bahwa masih terdapat banyak ruang untuk inovasi dan peningkatan kinerja Divisi Keuangan. BPH Divisi Keuangan berharap agar pada tahun mendatang, divisi ini bisa bekerja dengan lebih baik pada tahun-tahun mendatang,terutama untuk membuat tim lebih solid dan kompak. Semangat Divisi Keuangan Social Act FEUI 2015! Selamat membaca laporan pertanggungjawaban ini dan semoga laporan ini bisa membantu kalian bekerja dengan lebih baik lagi.

Saran Untuk Divisi Keuangan Selanjutnya 1. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, lakukanlah pembaruan daftar perusahaan yang bisa dikontak untuk mengajak kerjasama. Pembaruan dapat dilakukan dengan mencari nomor perusahaan lewat Laporan Tahunan perusahaan tersebut (yang tercantum di BEI) atau lewat website perusahaan terkait. 2. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, tingkatkanlah komunikasi antara Badan Pengurus Harian Divisi Keuangan dengan staff Divisi Keuangan. Apabila pelaporan memang disepakati seminggu sekali, rajin-rajinlah menagih laporan tersebut dari staff Divisi Keuangan.

230