UNIVERSITAS INDONESIA ANALISA PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM READINESS) PADA PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI KARYA AKHIR

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISA PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM READINESS) PADA PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI

KARYA AKHIR

FREDDY SETIAWAN 1106121736

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013

Analisa pengukuran..., Freddy Setiawan, FIKOMM UI, 2013.

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISA PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM READINESS) PADA PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI

HALAMAN JUDUL

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Teknologi Informasi

FREDDY SETIAWAN 1106121736

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013



AHAN


KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya akhir ini tepat pada waktunya. Karya akhir yang berjudul “Analisa Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management (KM Readiness) Pada PT. Fajar Hutama Mandiri”

ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat

mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Dalam penyusunan karya akhir ini, penulis memperoleh banyak bantuan, dukungan, semangat, motivasi serta bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: (1) Bapak Dr. Indra Budi, M.Kom. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan dukungan hingga terselesaikannya karya akhir ini. (2) Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, M.LIS., Ph.D. dan Bapak Yudho Giri Sucahyo, M.Kom., Ph.D. selaku dosen penguji yang telah meluangkan waktunya memberikan banyak masukan dalam perbaikan karya akhir ini. (3) Pihak perusahaan PT. Fajar Hutama Mandiri, jajaran manager dan staf yang telah banyak membantu dan memberikan kesempatan yang besar dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan, sehingga terselesaikan karya akhir ini (4) Orang tua penulis yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, doa dan perhatian yang begitu besarnya dimana penulis tidak akan mungkin dapat menggantinya. (5) Saudara/i yang telah memberikan masukan, dukungan dan motivasi yang begitu besar kepada penulis. (6) Teman-teman Magister Teknologi Informasi yang telah menjadi teman di kala suka maupun duka bagi penulis, kenangan indah atas kebersamaannya selama 2 tahun ini. (7) Serta semua pihak yang tidak bisa kami sebutkan, yang mana telah membantu kami dalam pengerjaan tugas akhir ini. iv


Semoga Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Penulis menyadari bahwa tulisan dalam karya akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca karya akhir ini. Semoga karya akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Jakarta, Juli 2013

Penulis

v



ABSTRAK

Nama Program Studi Judul Karya Akhir

: Freddy Setiawan : Magister Teknologi Informasi : Analisa Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management (KM Readiness) Pada PT. Fajar Hutama Mandiri

Organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif adalah organisasi yang mampu mengeksploitasi pengetahuan yang ada pada setiap sumber daya manusia-nya dan menggabungkannya menjadi pengetahuan organisasi, dengan tujuan untuk mencapai keunggulan dan daya saing pada tingkat yang paling optimal. Knowledge Management (KM) merupakan disiplin ilmu yang dapat meningkatkan kemampuan suatu organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan yang dimilikinya ke dalam proses bisnis. Penerapan dan implementasi KM pada organisasi tidak selalu berjalan dengan sukses, seringkali kegagalan terjadi diakibatkan oleh kurangnya persiapan dan ketidakmampuan organisasi mengidentifikasi kebutuhan implementasi KM. Diperlukan langkah awal dengan melakukan pengukuran terhadap kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan KM secara detail dan komprehensif. Pengukuran tingkat kesiapan ini bertujuan mengetahui sejauh mana atau seberapa besar kesiapan suatu organisasi dalam menerapkan KM. Penelitian ini memberikan gambaran tentang kesiapan PT. Fajar Hutama Mandiri dalam menerapkan KM, mengembangkan strategi-strategi untuk meningkatkan kesiapan KM organisasi. Penelitian ini dimulai dengan melakukan pengumpulan data dalam penyusunan framework KM Readiness yang diperoleh dari studi literatur dan pemetaan 17 Knowledge Management Critical Success Factor (KMCSF), 4 Faktor Pemberdaya (Enabler) KM, dan Infrastruktur KM ke dalam klasifikasi aspek KM. Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa tingkat kesiapan organisasi untuk menerapkan KM berada pada level “Ready” atau “Siap”. Hal ini berarti PT. Fajar Hutama Mandiri telah siap untuk mengimplementasikan KM dan strategi-strategi untuk meningkatkan kesiapan KM.

Kata Kunci : Knowledge Management, KM Readiness, Knowledge Management Critical Success Factor, KM Enabler, Infrastruktur KM

vii

Universitas Indonesia


ABSTRACT

Name Study Program Title

: Freddy Setiawan : Master of Information Technology : Analysis of Knowledge Management Level Measurement Case Study in PT. Fajar Hutama Mandiri

Organization is considered to be superior and competitive if it is able to exploit existing knowledge on any human resources and combine them into organizational knowledge, with the aim to achieve excellence and competitiveness at the most optimal level. Knowledge Management (KM) has been known as a scientific discipline that can improve an organization's ability to learn from their environment and incorporate knowledge into business processes. Practice and implementation of KM in an organization is not always a success, failures often occur due to lack of preparation and inability of organizations to identify the needs of KM implementation. Necessary first step in measuring the organization's readiness to implement Knowledge Management in detail and comprehensively. Measuring the level of prepareness bertujuan knowing the readiness of an organization in implementing Knowledge Mangement. This study provides an overview of readiness PT. Fajar Hutama Mandiri in implementing KM, develop strategies to improve organizational KM readiness. This study begins with the collection of data in the preparation of the research framework derived from the literature study and mapping of 17 Knowledge Management Critical Success Factor, 4 KM Enabler Factors and KM Infrastructure into the classification aspects of Knowledge Management. From the research that has been conducted, showing that the level of prepareness PT. Fajar Hutama Mandiri at the level of "Ready". This means PT. Fajar Hutama Mandiri have been ready to implement Knowledge Management and strategies to improve the readiness of Knowledge Management. Keywords : Knowledge Management, KM Readiness, Knowledge Management Critical Success Factor, KM Enabler Factors, Infrastructure KM

vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................. ii LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................. iii KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA……………….…………vi ABSTRAK....................................................................................................... vii ABSTRACT .................................................................................................... viii DAFTAR ISI .................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR........................................................................................ xi DAFTAR TABEL ........................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiii BAB I ................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN ............................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 3 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 4 1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 4 1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................. 4 BAB II ............................................................................................................... 7 LANDASAN TEORI ........................................................................................ 7 2.1 Knowledge .................................................................................................. 7 2.2 Knowledge Management............................................................................. 9 2.3 Knowledge Management Process ............................................................. 10 2.4 Knowledge Management Systems ............................................................. 12 2.5 Kebutuhan Knowledge Management ......................................................... 14 2.6 Infrastruktur Knowledge Management ...................................................... 14 2.7 Knowledge Management Enabler ............................................................. 16 2.7.1 Knowledge Management Enabler Lee & Choi .................................... 18 2.7.2 Knowledge Management Enabler Yu dkk .......................................... 20 2.7.3 Knowledge Management Enabler Hariheran ...................................... 21 2.7.4 Knowledge Management Enabler Kumar & Idris ............................... 22 2.8 Knowledge Management Critical Success Factor ..................................... 23 2.8.1 KMCSF Skyrme & Amidon ............................................................... 23 2.8.2 KMCSF Davenport dkk...................................................................... 23 2.8.3 KMCSF David Skyrme ...................................................................... 24 2.8.4 KMCSF Liebowitz ............................................................................. 26 2.8.5 KMCSF APQC .................................................................................. 27 2.8.6 KMCSF Ryan & Prybutok ................................................................. 27 2.8.7 KMCSF Stankosky & Baldanza ......................................................... 28 2.8.8 KMCSF Hasanali ............................................................................... 29 2.8.9 KMCSF Holsapple & Joshi ................................................................ 30 2.8.10 KMCSF Moffett dkk ........................................................................ 30 2.8.11 KMCSF Chourides dkk .................................................................... 31 2.8.12 KMCSF Mathi ................................................................................. 31 x



2.8.13 KMCSF Jennex & Olfman ............................................................... 32 2.8.14 KMCSF Wong ................................................................................. 33 2.8.15 KMCSF Choy .................................................................................. 34 2.8.16 KMCSF Mamaghani dkk ................................................................. 34 2.8.17 KMCSF Valmohammadi .................................................................. 36 2.9 Aspek Knowledge Management ................................................................ 37 2.10 Knowledge Management Readiness ........................................................ 38 2.11 Penelitian Sejenis.................................................................................... 40 BAB III ............................................................................................................ 42 METODOLOGI PENELITIAN ..................................................................... 42 3.1 Metodologi Penelitian ............................................................................... 42 3.2 Kerangka Pikir.......................................................................................... 42 3.3 Tahapan Penelitian ................................................................................... 45 3.4 Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 50 3.5 Teknik Pengolahan Data ........................................................................... 50 BAB IV ............................................................................................................ 53 PROFIL ORGANISASI ................................................................................. 53 4.1 Profil Organisasi ....................................................................................... 53 4.2 Visi dan Misi Organisasi........................................................................... 54 4.3 Nilai-nilai Organisasi ................................................................................ 55 4.4 Tujuan Organisasi ..................................................................................... 55 4.5 Struktur Organisasi ................................................................................... 57 BAB V.............................................................................................................. 62 KISI-KISI INSTRUMEN ............................................................................... 62 5.1 Pemetaan KM Enabler ............................................................................. 62 5.2 Pemetaan KMCSF .................................................................................... 63 5.3 Pemetaan KM Readiness .......................................................................... 68 5.4 Kisi-kisi Instrumen KM Readiness ........................................................... 76 5.4.1 Kisi-kisi Instrumen Aspek Abstract .................................................... 76 5.4.2 Kisi-kisi Instrumen Aspek Soft .......................................................... 77 5.4.3 Kisi-kisi Instrumen Aspek Hard ......................................................... 79 5.5 Perancangan Kuesioner............................................................................. 80 5.6 Uji Validitas dan Reliablitas ..................................................................... 81 BAB VI ............................................................................................................ 82 HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................................ 82 6.1 Analisis Penelitian .................................................................................... 82 6.1.1 Analisis Aspek Abstract ..................................................................... 87 6.1.2 Analisis Aspek Soft ............................................................................ 89 6.1.3 Analisis Aspek Hard .......................................................................... 93 6.1.4 Analisis Level/Tingkat KM Readiness ............................................... 94 6.1.5 Analisis Terhadap Lain Yang Menunjang ........................................... 96 6.2 Pembahasan ............................................................................................ 101 BAB VII......................................................................................................... 105 KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 105 7.1 Kesimpulan ............................................................................................ 105 7.2 Saran ...................................................................................................... 106 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 107 LAMPIRAN .................................................................................................. 111 x



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Knowledge Management Process ........................................................ 11 Gambar 2. 2 Rangkaian Tahapan dan Proses KM .................................................... 17 Gambar 2. 3 Kerangka Manajemen Pengetahuan .................................................... 17 Gambar 3. 1 Kerangka Pikir KM Readiness ............................................................ 43 Gambar 3. 2 Tahapan Penelitian.............................................................................. 45 Gambar 4. 1 Struktur Organisasi ............................................................................. 57 Gambar 6. 1 Nilai Pengukuran Kesiapan KM .......................................................... 83 Gambar 6. 2 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ............................. 84 Gambar 6. 3 Komposisi Responden Berdasarkan Masa Kerja ................................. 85 Gambar 6. 4 Komposisi Responden Berdasarkan Umur .......................................... 86 Gambar 6. 5 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Pendidikan ......................... 87 Gambar 6. 6 Grafik Hasil Analisis Aspek Abstract .................................................. 88 Gambar 6. 7 Grafik Hasil Analisis Aspek Soft ......................................................... 90 Gambar 6. 8 Grafik Hasil Analisis Aspek Hard ....................................................... 93 Gambar 6. 9 Sarana Yang Pernah Dimanfaatkan Organisasi.................................... 97 Gambar 6. 10 Sarana Yang Sering Dimanfaatkan Organisasi .................................. 98 Gambar 6. 11 Frekuensi Dari Kegiatan Yang Menunjuang Pekerjaan .................... 100 Gambar 6. 12 Frekuensi Keterlibatan Posisi Dalam Knowledge Sharing ............... 101

xi



DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Definisi Knowledge .................................................................................. 7 Tabel 2. 2 Definisi Knowledge Management ............................................................. 9 Tabel 2. 3 Definisi Knowledge Management System ............................................... 12 Tabel 2. 4 Definisi Knowledge Management Readiness........................................... 38 Tabel 2. 5 Tingkatan Karakteristik KM Readiness Level ......................................... 39 Tabel 2. 6 Rangkuman Penelitian Sebelumnya ....................................................... .41 Tabel 3. 1 Tingkat Reliabilitas Terhadap Nilai Alpha .............................................. 47 Tabel 3. 2 Skala Level KM Readiness ..................................................................... 52 Tabel 5. 1 Faktor Enabler (Pemberdaya) KM .......................................................... 62 Tabel 5. 2 Komponen KM Enabler Pembentuk Framework Pengukuran Kesiapan . 63 Tabel 5. 3 Critical Success Factor Implementasi KM ............................................. 64 Tabel 5. 4 Komponen CSF Pembentuk Framework Pengukuran Kesiapan KM ....... 66 Tabel 5. 5 Pemetaan Komponen Pembentuk Framework Kesiapan KM ................. 68 Tabel 5. 6 Indikator Komponen Kesiapan KM ...................................................... ..68 Tabel 5. 7 Perbandingan Komponen Pembentuk Kesiapan KM ............................... 76 Tabel 5. 8 Kisi-kisi Instrumen Aspek Abstract ...................................................... ..77 Tabel 5. 9 Kisi-kisi Instrumen Aspek Soft ............................................................... 77 Tabel 5. 10 Kisi-kisi Instrumen Aspek Hard ........................................................... 80 Tabel 5. 11 Tingkat Reablitias Berdasarkan Nilai Alpha ......................................... 81 Tabel 6. 1 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ................................. 84 Tabel 6. 2 Komposisi Responden Berdasarkan Masa Kerja ..................................... 85 Tabel 6. 3 Komposisi Responden Berdasarkan Usia ................................................ 85 Tabel 6. 4 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Pendidikan ............................. 86 Tabel 6. 5 Hasil Analisis Data Keseluruhan Aspek Kesiapan KM ........................... 95 Tabel 6. 6 Sarana Yang Sering Digunakan .............................................................. 96 Tabel 6. 7 Frekuensi Kegiatan Yang Menunjang Pekerjaan ..................................... 98 Tabel 6. 8 Frekuensi Keterlibatan Posisi Dalam Knowledge Sharing ..................... 101

xii



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Draft Wawancara Lampiran 2 Kuesioner Lampiran 3 Hasil Wawancara Lampiran 4 Uji Validitas dan Reliabilitas Lampiran 5 Hasil Statistik Deskriptif Lampiran 6 Perhitungan Hasil Kuesioner

xii



BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah yang mendorong penelitian dilakukan, rumusan masalah yang ada, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.

1.1

Latar Belakang Berbagai perkembangan yang terjadi pada dekade ini semakin menuntut

perubahan dalam segala bidang kehidupan, hal tersebut merupakan akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat. Setiap organisasi yang ingin terus berada pada posisi unggul dan kompetitif, harus mampu beradaptasi dan berubah mengikuti perubahan zaman. Pada dekade sebelumnya, organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif ialah organisasi yang memiliki faktor-faktor produksi secara lengkap seperti modal, tanah, tenaga kerja, bangunan. Namun, pada saat ini, pola pikir seperti ini tidak lagi berlaku. Organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif saat ini ialah organisasi yang mampu mengeksploitasi pengetahuan yang ada pada setiap sumber daya manusianya dan menggabungkannya menjadi pengetahuan organisasi, dengan tujuan untuk mencapai keunggulan dan daya saing pada tingkat yang paling optimal (Malhotra 2000; Raharso 2009). Tuntutan perubahan secara tidak langsung memaksa setiap organisasi untuk meninggalkan paradigma resource-based competitiveness, dan mulai untuk mempergunakan paradigma knowledge-based competitiveness (Yuliazmi 2005), yaitu meninggalkan tumpuan yang berpusat pada keunggulan sumber daya dan lokasi menuju tumpuan baru berupa pengelolaan ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai sumber daya pengetahuan. Fenomena inilah yang membuat konsep knowlegde management (KM) ramai diperbincangkan. Pengetahuan dinilai dapat menjadi senjata yang penting dalam mencapai dan mempertahankan competitive advantage suatu organisasi (Rastogi 2000).

1



2

Penerapan knowledge management pada suatu organisasi tidak selalu berjalan dengan sukses. Menurut hasil lembaga penelitian di Inggris (British Telecommunication PLC), tingkat kegagalan dari proyek KM mencapai sekitar 70%. Seringkali kegagalan tersebut terjadi diakibatkan oleh kurangnya persiapan dan ketidakmampuan organisasi mengidentifikasi kebutuhan implementasi KM. Sehingga, diperlukan langkah awal dengan melakukan pengukuran terhadap level/tingkat dari kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan Knowledge Management secara detail dan komprehensif. Beberapa kasus yang sering terjadi biasanya disebabkan karena penerapan system hanya berdasarkan teori-teori saja dan tidak mempertimbangkan keadaan organisasi (Atrinawati, 2009) oleh karena itu diperlukan persiapan awal yang matang dalam menerapkan KM dengan cara melihat

keadaan

organisasi

dengan

mengetahui

tingkat

kesiapan

dan

mengidentifikasi kebutuhan untuk mengimplementasikan KM yang sesuai dengan organisasi. PT. Fajar Hutama Mandiri sebagai organisasi juga tidak dapat terlepas dari dampak perubahan zaman. Perubahan tersebut menuntut kesiapan organisasi agar tetap bisa produktif dan dapat bersaing. Seluruh karyawan tanpa kecuali merupakan pencetak perubahan organisasi, dalam hal ini mereka yang memiliki daya cipta, berwawasan dan berkarakter unggul yang nantinya akan menjadi SDM yang akan dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Pihak PT. Fajar Hutama Mandiri semakin dituntut meningkatkan standar kualitasnya sesuai dengan ketentuan organisasi. Oleh karena itu, pihak PT. Fajar Hutama Mandiri perlu merubah paradigma lama yang selama ini digunakan untuk menanggapi berbagai tantangan yang ada. Ini berarti KM merupakan hal yang tidak dapat ditawar lagi untuk diterapkan di perusahaan atau organisasi. Penerapan manajemen pengetahuan merupakan sebuah proses, maka semakin cepat PT Fajar Hutama Mandiri mempersiapkan diri, semakin cepat pula dapat menemukan best practice-nya (Raharso 2009). Namun kenyataannya penerapan KM di organisasi ini belum sepenuhnya mendapat perhatian dari semua karyawan. KM yang dibangun sebagai sarana untuk meningkatkan kompetensi karyawan akan berjalan dengan baik apabila didukung dengan kesiapan organisasi tersebut dalam menerapkan KM. Suatu organisasi dalam hal ini perusahaan yang menerapkan Universitas Indonesia


3

manajemen pengetahuan, akan mampu menempatkan diri dengan baik dalam menjawab tantangan persaingan bisnis di era globalisasi saat ini. Untuk mengatasi permasalahan di PT. Fajar Hutama Mandiri, digunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus, hal tersebut dikarenakan latar belakang masalah yang memusatkan diri secara intensif dan terperinci dalam kebutuhan dan faktor-faktor di dalam organisasi.

1.2

Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, aset berupa pengetahuan yang

mendukung kegiatan pekerjaan di PT Fajar Hutama Mandiri belum sepenuhnya dimanfaatkan, dieksplorasi dan dikelola dengan baik, maka diperlukan adanya suatu metode untuk mengelola aset-aset tersebut agar dapat dimanfaatkan dan dikelola bersama dalam lingkungan perusahaan. Permasalahan yang ada berdasarkan hasil pengamatan awal dan wawancara terhadap jajaran manager di PT. Fajar Hutama Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Tingginya tingkat keluar masuk (turnover) karyawan di PT. Fajar Hutama Mandiri, hal ini merupakan kendala utama sulitnya proses perpindahan pengetahuan yang terjadi di perusahaan. 2. Pengetahuan, pengalaman, best practice dan masalah-masalah yang dihadapi, belum terdokumentasi dengan baik. 3. Belum adanya suatu bagian/divisi perusahaan yang bertugas untuk pengembangan dan penyaluran pengetahuan, terutama bagi karyawan baru. Berdasarkan beberapa permasalahan tersebut, maka PT. Fajar Hutama Mandiri memerlukan adanya knowledge management untuk mengatasinya. Implementasi KM tersebut tentunya tidaklah mudah, tahapan awal yang harus dilakukan sebelum menerapkan KM yaitu melakukan kajian pengukuran untuk menerapkan KM, pertanyaan penelitian yang dapat ditarik dari kajian tersebut yaitu: “Sejauh mana tingkat kesiapan penerapan knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri” Universitas Indonesia


4

1.3

Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah untuk Mengetahui tingkat

kesiapan implementasi knowledge management pada PT. Fajar Hutama Mandiri yang merupakan fondasi penting dalam pembentukan manajemen pengetahuan suatu organisasi, sehingga dapat mempertimbangkan rekomendasi dan inisiatif implementasi KM dalam meningkatkan daya saing perusahaan.

1.4

Manfaat Penelitian Tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah 1. Mampu

mengetahui

tingkat

kesiapan

penerapan

knowledge

management pada PT. Fajar Hutama Mandiri, sehingga menjadi dasar untuk rekomendasi pertimbangan inisiatif dan strategi yang digunakan untuk

perbaikan

kesiapan

dalam

penerapan

KM

sehingga

pengimplementasian dapat berjalan dengan sukses dan memberikan manfaat bagi organisasi. 2. Hasil penelitian yang diperoleh dari penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk penelitian-penelitian di bidang knowledge management selanjutnya.

1.5

Sistematika Penulisan Sistematika dari penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut : BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan permasalahan yang ada, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II

: LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori yang mendukung dan digunakan dalam menyusun penelitian. Meliputi teori mengenai Knowledge,

Knowledge

Management,

Knowledge

Management Process, Knowledge Management System, Kebutuhan

Knowledge

Management,

Infrastruktur

Knowledge Management, Knowledge Management Enablers, Universitas Indonesia


5

Knowledge Management Critical Success Factor, Aspek Knowledge

Management,

Knowledge

Management

Readiness, dan penelitian sejenis. Referensi diambil dari dokumen, buku, jurnal, artikel dan penelitian-penelitian terdahulu yang dapat menjadi dasar acuan, dan membantu penulisan karya akhir ini. BAB III

: METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi penjelasan mengenai teknik atau cara yang digunakan untuk menilai tingkat kesiapan organisasi dalam menerapkan knowledge management serta tahapan-tahapan yang dilakukan. Pembahasan pada bab ini juga meliputi metode yang dilakukan dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian.

BAB IV

: PROFIL ORGANISASI Bab ini berisi profil studi kasus organisasi yang dijadikan tempat penelitian, penjelasan

meliputi profil organisasi,

bisnis organisasi, visi, misi serta struktur organisasi BAB V

: PERANCANGAN INSTRUMEN Bab ini berisi penjelasan mengenai perancangan instrument knowledge

management

readiness,

pemetaan

dan

perancangan kisi-kisi instrument penelitian, pemetaan tingkat kesiapan knowledge management, perancangan kuesioner, uji validitas dan reliabilitas serta pembentukan kuesioner knowledge management readiness berdasarkan item-item yang sudah valid. BAB VI

: ANALISA DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi penjelasan mengenai analisis data hasil jawaban responden berdasarkan kuesioner yang telah diajukan. Analisis data dan pembahasan dilakukan dengan melihat tiga aspek knowledge management yaitu aspek abstract, soft dan hard. Kemudian juga dibahas mengenai



6

strategi-strategi yang dapat dilakukan untuk perbaikan serta membahas mengenai implementasi penelitian. BAB VII : PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan

serta

saran

yang

dapat

dijadikan

dasar

pengembangan untuk penelitian selanjutnya.



BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori yang mendukung dan digunakan dalam menyusun penelitian. Referensi diambil dari dokumen, buku, jurnal, artikel dan penelitianpenelitian terdahulu yang menjadi dasar acuan, dan dapat diambil untuk membantu penulisan karya akhir ini.

2.1

Knowledge Pada tabel 2.1 dapat dilihat definisi-definisi dari knowledge. Tabel 2.1 Definisi Knowledge

Penulis, tahun Davenport & Laurence (1998)

Definisi Knowledge Campuran dari pengalaman, nilai, informasi konstektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengetahui dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.

Tiwana (2001)

Perpaduan atau percampuran antara pengalaman, nilai, informasi informasi kontekstual, wawasan para ahli, dan intuisi yang menyediakan lingkungan dan framework untuk mengevaluasi dan memasukkan pengalaman dan informasi yang baru. Dalam organisasi, seringkali tidak hanya terdapat pada dokumen ataupun repositori, tetapi juga rutinitas organisasi, praktek dan norma-norma. Sesuatu yang tercipta dari proses kognitif seseorang sehingga orang tersebut dapat melakukan suatu pekerjaan yang secara intrinsic berkaitan kepada manusia secara individual.

Wissens Management Forum (2003)

Turban dkk (2004)

Sekumpulan informasi yang telah dianalisis dan diorganisir sehingga dapat digunakan dalam memecahkan permasalahan dan pengambilan keputusan.

Awad & Ghaziri (2004)

Pemahaman manusia dari sesuatu yang spesial dan penting yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman.

Fernandez (2004)

Rangkaian informasi dengan pengambilan keputusan dan tindakan yang mengarah pada kegunaan dan tujuan. 7



8

Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge adalah kebiasaan, keahlian, keterampilan, pemahaman atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Fernandez (2004) membagi pengetahuan menjadi enam tipe, yaitu: 1. Procedural knowledge Pengetahuan prosedural menjelaskan bagaimana melakukan sesuatu dengan berfokus kepada urutan langkah atau tindakan yang diinginkan untuk mencapai tujuan. Pengetahuan prosedural dihasilkan melalui kegiatan seperti observasi, praktek dan pengulangan, dengan menghafal, trial and error (discovery), dan mendokumentasikan langkah-langkah dan prosedur untuk menyelesaikan proses. 2. Declarative knowledge Pengetahuan deklaratif adalah pengetahuan yang berdasarkan kepada fakta, apa yang diketahui, atau yang berfokus kepada keyakinan adanya hubungan antar variabel, merupakan aset penting bagi organisasi karena memberikan dasar untuk bertindak. Pengetahuan deklaratif dapat dihasilkan dengan berbagai macam cara melalui akal dan logika, observasi dan pengalaman, dan dengan cara belajar. 3. Tacit knowledge Pengetahuan tacit meliputi wawasan, intuisi, dan firasat yang bersifat personal, terletak di otak atau melekat di dalam diri seseorang, sulit untuk diterjemahkan, diekpresikan dan diformulasikan dalam bentuk tulisan sehingga sulit untuk disebarkan. Pengetahuan tacit ini dihasilkan dari waktu ke waktu melalui pengamatan, pengalaman dan proses interaksi dengan manusia lainnya. 4. Explicit knowledge Pengetahuan

eksplisit

mengarah

kepada

hal-hal

yang

dapat

diekspresikan ke dalam kata atau angka, relatif mudah untuk dikodifikasi dan berbagi, merupakan dasar untuk eksplorasi ide-ide, visi dan memicu inovasi. Pengetahuan eksplisit dapat dikomunikasikan atau dibagi secara formal dan sistimatis dalam bentuk data, spesifikasi,



9

manual, dokumen, gambar, audio dan tape video, program komputer, hak paten dan semacamnya. 5. General knowledge Pengetahuan umum adalah pengetahuan yang dimiliki oleh setiap individu dan dapat di transfer dengan mudah antar individu. 6. Specific knowledge Pengetahuan spesifik adalah pengetahuan yang hanya dimiliki oleh sebagian orang atau individu tertentu dalam jumlah yang terbatas, tidak

semua

orang

memiliki

pengetahuan

tersebut.

Transfer

pengetahuan khusus ini relatif mahal.

2.2

Knowledge Management Pada tabel 2.2 dapat dilihat definisi-definisi dari knowledge management. Tabel 2.2 Definisi Knowledge Management

Penulis, tahun Swan dkk (1999)

Definisi Knowledge Management Setiap proses / praktek membuat, memperoleh, menangkap, berbagi dan menggunakan pengetahuan, di mana pun, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja dalam organisasi.

Laudon & Laudon Proses mengelola dan meningkatkan penyimpanan (1999) pengetahuan secara sistematis dan aktif dalam organisasi Tiwana (2001)

Proses pengelolaan berbagai asset pengetahuan yang dimiliki organisasi baik yang berada di SDM (tacit) ataupun dokumen (explicit) agar pengetahuan tersebut dapat bernilai bagi penggunanya dalam melakukan aktivitasnya dan juga bagi

organisasi,

pembuatan,

sehingga

komunikasi

memungkinkan

dan

terjadinya

pengaplikasian

berbagai

pengetahuan untuk mencapai tujuan organisasi. Fernandez (2004)

Kegiatan-kegiatan

seperti

menyebarkan/membagi

menemukan,

dan

menangkap,

mengimplementasikan/

menerapkan pengetahuan sehingga dapat meningkatkan, dengan biaya yang rendah dampak pengetahuan terhadap pencapaian tujuan organisasi. Universitas Indonesia


10

Turban (2007)

dkk Suatu proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengorganisasi, menyebarkan dan mentransfer keahlian dan informasi penting yang menjadi bagian dari memori organisasi dan umumnya berada di dalam suatu organisasi dalam suatu cara yang tidak terstruktur.

Gracianus (2011)

Usaha untuk mengelola, menganalisa, meningkatkan dan membagi pengertian dan pengalaman yang terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam individu atau yang melekat dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi.

Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge management adalah proses pengelolaan pengetahuan yang berada dalam suatu organisasi sehingga menjadi berguna bagi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

2.3

Knowledge Management Process Fernandez (2004) menjelaskan bahwa proses knowledge management

terdiri dari empat jenis, dapat dilihat pada gambar 2.1, yaitu : 1. Knowledge Discovery Knowledge discovery adalah proses mengembangkan pengetahuan baru, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan terdahulu. Terdiri dari 2 sub-processes: a. Combination : Perubahan pengetahuan explicit dari satu bentuk ke bentuk lainnya. Contohnya adalah menggunakan buku petunjuk teknis dalam sebuah pelatihan b. Socialization : Terjadi dalam interaksi tidak resmi antara individu dengan individu lainnya dalam berbagai ide dan keahlian. Contohnya adalah SIGS, Communities of practices, blog.



11

2. Knowledge Capture Knowledge capture merupakan proses pengambilan pengetahuan, baik pengetahuan explicit ataupun pengetahuan tacit melalui orang, artefak, atau entitas dari organisasi. Terdiri dari 2 sub-processes: a. Externalization : Evolusi pengetahuan dari tacit menjadi explicit (proses kodifikasi).

Contohnya adalah seorang

ahli

yang

menuangkan keahliannya dalam bentuk buku petunjuk teknis. Pengetahuan yang dikodifikasi memiliki manfaat dalam hal efisiensi dan ekonomi. b.

Internalization: Proses kognitif individu dari pengetahuan yang telah dikodifikasi untuk menciptakan pengetahuan tacit dalam konteks tertentu. Contohnya adalah menafsirkan prosedur manual dan mengeneralisasi konsep untuk aplikasi yang sama sekali berbeda

3. Knowledge Sharing Knowledge sharing adalah proses mengkomunikasikan pengetahuan, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit kepada individu lainnya. 4. Knowledge Application Knowledge application adalah proses penggunaan pengetahuan yang dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan tersebut.

Gambar 2.1 Knowledge Management Process Universitas Indonesia


12

2.4

Knowledge Management Systems Pada tabel 2.3 dapat dilihat definisi-definisi dari knowledge management

system. Tabel 2.3 Definisi Knowledge Management System

Penulis, tahun Alavi & Leidner (2001)

Definisi Knowledge Management System Kelas dari sistem informasi yang diaplikasikan untuk

Fernandez (2004)

Integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dibangun

mengelola pengetahuan yang terdapat di dalam organisasi

untuk mendukung proses knowledge management Maier (2006)

Teknologi yang memungkinkan knowledge management untuk berjalan secara efektif dan efisien.

Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge management system adalah sistem yang berbasiskan teknologi informasi yang dikembangkan untuk mendukung proses pengelolaan pengetahuan dalam organisasi. Fernandez (2004) mengklasifikasikan knowledge management systems ke dalam empat jenis, yaitu : 1. Knowledge Discovery Systems Knowledge discovery system mendukung proses dalam membangun pengetahuan baru, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan terdahulu. Teknologi KM pendukung: Database, web-based access to data, data mining, repositories of information, web portals, best practices and lessons learned, video conferencing, electronic discussion group, email. Mekanisme yang memfasilitasi KM: Meeting, telephone conversation, collaborative

creation

document,

employee

rotation

across

department, conferences, brainstorming retreats, cooperative projects, initiation.



13

2. Knowledge Capture Systems Knowledge

capture

system

mendukung

proses

pengambilan

pengetahuan, baik pengetahuan explicit ataupun pengetahuan tacit melalui orang, artefak, atau entitas dari organisasi. Teknologi KM pendukung: Expert systems, chat groups, best practices and lessons learned databases, computer-based communication, AIbased knowledge acquisition, computer-based simulations. Mekanisme yang memfasilitasi KM: Model, prototype, best practice, lesson learned, learning by doing, on job training, learning by observation, face to face meeting. 3. Knowledge Sharing Systems Knowledge sharing system mendukung proses mengkomunikasikan pengetahuan, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit kepada individu lainnya. Teknologi KM pendukung: Team collaboration tools, web-based access to data, databases and repositories of information, best practices databases, lessons learned systems, expertise locator systems. Mekanisme yang memfasilitasi KM: Penggunaan memo, surat dan presentasi 4. Knowledge Application Systems Knowledge application system mendukung proses penggunaan pengetahuan yang dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan tersebut. Teknologi KM pendukung: Capture and transfer of expert knowledge, troubleshooting system and case-based reasoning system, decision support system, enterprise resource planning system, management information systems. Mekanisme yang memfasilitasi KM: Hubungan hirariki dalam organisasi, help desk, support center, kebijakan organisasi, praktek dan standar kerja. Universitas Indonesia


14

2.5

Kebutuhan Knowledge Management Menurut Gracianus (2011), ada beberapa hal utama yang menyebabkan

mengapa Knowledge Management sangat dibutuhkan oleh organisasi, antara lain: 1. Globalization of Business Knowledge Management sangat dibutuhkan saat ini karena organisasi menjadi lebih mendunia, multisite, multilingual dan multicard. 2. Learn of Organization Knowledge Management sangat dibutuhkan karena organisasi sekarang tidak hanya bekerja lebih keras dan lebih cepat, tetapi organisasi juga membutuhkan pekerja yang lebih pandai sebagai knowledge worker 3. Corporatic Amnesia Penyakit utama dalam sebuah organisasi karena pengetahuan yang dimiliki

tidak

sempat

diberikan,

didokumentasikan,

sehingga

pengetahuan yang pernah didapatkan hilang begitu saja 4. Technology Advances Kemajuan TI menjadikan setiap bagian terhubung dengan demikian setiap bagian baik individu maupun organisasi sangat diharapkan siap dalam setiap waktu.

2.6

Infrastruktur Knowledge Management Fernandez (2004) mengelompokkan infrastruktur knowledge management

menjadi lima komponen utama, yaitu: 1. Organization Culture Budaya organisasi adalah salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam penerapan KM dalam suatu organisasi. Budaya organisasi yang mendukung, membantu memotivasi pegawai untuk memahami manfaat dari penerapan KM, termasuk menciptakan situasi agar setiap individu dapat berpartisipasi dalam berbagi knowledge. Atribut dari kultur organisasi meliputi memahami manfaat dari penerapan KM, pihak manajemen yang mendukung penerapan KM, adanya insentif sebagai penghargaan bagi pegawai yang berbagi knowledge dan



15

memberi semangat berinteraksi dalam berbagi dan menciptakan knowledge. 2. Organization Structure Struktur organisasi juga merupakan salah satu faktor yang sangat berpengaruh. Beberapa aspek penting dari struktur organisasi yang relevan adalah: a. Struktur hirarki dari organisasi mempengaruhi frekuensi interaksi dari

masing-masing

individu

dalam

organisasi

sehingga

berpengaruh pula pada proses berbagi knowledge. b. Adanya communities of practice, yaitu sekelompok individu yang membentuk grup tersendiri dan selalu berdiskusi mengenai hal-hal yang menjadi perhatian sehingga dapat tercipta knowledge baru. c. Adanya struktur spesialis dan peranannya, yaitu dengan menunjuk salah satu individu untuk menjabat sebagai CKO (Chief Knowledge Officer) yang bertanggungjawab terhadap KM yang dimiliki organisasi, membentuk departemen KM dan adanya tradisional KM unit, seperti R&D (Research and Development) departemen yang

mendukung

manajemen

dari

knowledge

yang

lalu,

perkembangannya ke depan, serta perpustakaan bersama yang mendukung unit bisnis dengan melayani penyimpanan sejarah informasi tentang organisasi. 3. Information Technology Infrastructure KM juga didukung dengan infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki organisasi. Infrastruktur teknologi informasi dikembangkan untuk mendukung sistem informasi yang dibutuhkan organisasi, juga untuk mendukung proses KM. Infrastruktur teknologi informasi memberikan kemampuan yang sangat besar dalam empat aspek penting, yaitu reach, depth, richness, dan aggregation. 

Reach berkenaan dengan masalah akses dan koneksi dan akses yang efisien. Reach berarti menambah bukan hanya menambah hardware tapi juga kemajuan software.



16 

Depth fokus pada kedetailan dan jumlah dari informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif, ini berkaitan dengan aspek bandwidth. Informasi yang detail serta seringnya komunikasi membutuhkan bandwidth yang tinggi.



Rich berkenaan dengan komunikasi, dimana terdapat beberapa kemampuan yaitu memberikan banyak isyarat (seperti bahasa tubuh dan ekspresi wajah), feedback yang cepat, pesan pribadi dan menggunakan bahasa alami. Kemampuan ini dapat mendukung rich communication.



Aggregation dapat diartikan volume yang besar dari informasi yang berasal dari beberapa sumber. Sebagai contoh ialah data mining dan data warehouse.

4. Common Knowledge Pengetahuan umum menunjukkan keahlian dalam memahami kategori dari knowledge dan aktivitasnya, serta prinsip organisasi yang mendukung

komunikasi

meningkatkan

nilai

dan

koordinasi,

pengetahuan

sehingga

seorang

ahli

membantu dengan

mengintegrasikan dengan pengetahuan orang lain. Contoh: common language and vocabulary, recognition of individual knowledge domain, shared norms. 5. Physical Environment Aspek kunci dari lingkungan fisik meliputi desain bangunan dan pemisahannya, lokasi, ukuran dan jenis kantor, jenis, jumlah dan sifat ruang pertemuan.

2.7

Knowledge Management Enablers Menurut Lee & Choi (2003), knowledge management merupakan

rangkaian tahapan dan proses pengembangan yang terdiri atas beberapa tahapan dimana semuanya terhubung antara satu dengan yang lainnya, seperti yang terlihat dalam gambar 2.2.



17

Gambar 2.2 Rangkaian tahapan dan proses knowledge management (Lee & Choi, 2003)

Gambar 2.3 Kerangka manajemen pengetahuan

Gambar 2.3 memperlihatkan bahwa kerangka manajemen pengetahuan diibaratkan sebagai sebuah bangunan. Fondasi merupakan bagian awal dari pembangunan, sekaligus merupakan bagian yang paling krusial, pembangunan manajemen pengetahuan yang terintegrasi, kokoh, dan bertahan dalam jangka panjang sangat bergantung pada bagaimana kesiapan dan keberadaan unsur-unsur pemberdaya (enablers) yang akan berinteraksi satu sama lain, sehingga akan membentuk kesatuan yang erat, dinamis, dan kaya dalam pembentukan pengetahuan yang baru. Tahap selanjutnya ialah penciptaan/konversi pengetahuan sebagaimana dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi (2004). Tahapan ketiga ialah knowledge management intermediate outcome, dimana hasilnya ialah kreativitas organisasi yang nantinya akan berpengaruh pada kinerja dan performa organisasi, sekaligus menjadi hasil akhir dari keseluruhan tahapan manajemen pengetahuan. Dengan demikian kesiapan faktor pemberdaya tadi dapat menyokong terciptanya Universitas Indonesia


18

kreativitas organisasi yang nantinya akan berpengaruh pada kinerja dan performa organisasi dalam menghadapi persaingan. Knowledge Management Enablers dapat diklasifikasikan menurut teori sosio teknis. Teori ini mengasumsikan bahwa suatu organisasi atau sistem kerja organisasi dapat digambarkan sebagai perspektif sosio teknis. Menurut perspektif ini, dapat diidentifikasi bahwa enablers terdiri atas dua sistem yang bebas namun tetap berinteraksi dan terhubung satu sama lainnya. Sistem teknis berkaitan dengan proses, tugas, dan teknologi. Sistem social berkaitan dengan people, hubungan antar manusia, sistem penghargaan dan authority structures. Faktor enabler (Pemberdaya) KM meliputi setiap mekanisme yang terjadi di dalam organisasi yang mendorong terciptanya pengetahuan secara konsisten, dimana

pengetahuan

yang

tercipta

berfungsi

merangsang

terciptanya

pengetahuan baru, menyimpannya, dan memungkinkan terjadinya pertukaran pengetahuan pada organisasi. 2.7.1 Knowledge Management Enabler Menurut Lee & Choi (2003) Lee & Choi (2003) telah mengelompokkan berbagai faktor pemberdaya KM kedalam 4 kelompok yaitu: organizational culture, organizational structure, people dan teknologi informasi dan membaginya ke dalam 8 elemen: 1. Formalization Formalization mengacu pada dokumentasi tertulis dari peraturan, prosedur, dan kebijakan untuk memandu perilaku dan pengambilan keputusan pada organisasi. Sebuah organisasi dengan tingkat formalitas yang tinggi, akan membatasi kebebasan anggota dalam menentukan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, dan bagaimana melakukannya, yang akan menghasilkan output yang konsisten dan seragam. Sehingga menghambat proses penciptaan pengetahuan.



19

2. Centralization Centralization mengacu pada sejauh mana proses pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik, biasanya terjadi pada arah manajerial yang lebih tinggi dari organisasi. Konsep sentralisasi mencakup kewenangan formal, yang merupakan hak yang melekat karena posisinya dalam organisasi. Sebuah organisasi dikatakan sangat tersentralisasi apabila keputusan-keputusan penting yang diambil manajemen puncak sangat sedikit mendapatkan masukan dari arah manajerial dibawahnya. Ketika otoritas pengambilan keputusan sangat terpusat, maka spontanitas, eksperimentasi, dan kebebasan berekspresi dari anggota akan berkurang. Oleh karena itu, pengurangan tingkat sentralisasi pada suatu organisasi dapat mengakibatkan peningkatan penciptaan pengetahuan. 3. Collaboration Dimana orang di dalam organisasi saling membantu dan berkolaborasi dalam menyelesaikan tugas mereka. Semakin tinggi tingkat kolaborasi yang terjadi di dalam suatu organisasi, maka semakin mudah terjadinya pertukaran pengetahuan, yang dimana hal ini menjadi prasyarat terjadinya penciptaan pengetahuan. 4. Mutual Trust Dimana setiap anggota organisasi percaya akan integritas, kapabilitas dan karakter anggota lainnya. Rasa saling percaya akan menciptakan dinamika organisasi yang penuh keterbukaan, substantif, dan berpengaruh positif terhadap proses pertukaran pengetahuan. 5. Learning Melibatkan dinamika dan proses pembelajaran secara kolektif, baik yang terjadi secara alami maupun melalui program yang terencana. Learning merupakan aspek yang krusial di dalam penerapan manajemen pengetahuan, karena aspek ini membuka jalan bagi organisasi untuk memperoleh pengetahuan yang baru. Aspek ini menekankan

pada

pembelajaran

dan

pengembangan

yang



20

berkesinambungan, sehingga aktivitas penciptaan pengetahuan akan meningkat, dan setiap anggota organisasi dapat memainkan peran secara aktif dalam setiap prosesnya. 6. Leadership Kepemimpinan dianggap sebagai pengendali terpenting di dalam penerapan manajemen pengetahuan yang efektif di organisasi. Kehadiran ahli manajemen dalam rangka menetapkan arah pengembangan inisiasi manajemen pengetahuan organisasi sangat penting agar semuanya berjalan secara efektif dan akuntabel 7. T-Shaped Skill People merupakan jantung dari proses penciptaan pengetahuan sebagaimana orang-orang menciptakan dan membagi pengetahuan, Pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi dapat diperoleh organisasi dengan merekrut manusia yang memiliki kemampuan sesuai kebutuhan, yang dinamakan dengan T-shaped skills. 8. IT Support Dukungan TI telah menjadi elemen penting bagi penciptaan dan transfer pengetahuan. TI begitu mempengaruhi proses penciptaan pengetahuan

dalam

berbagai

cara

seperti

memfasilitasi

pengumpulan, penyimpanan dan pertukaran data dengan cepat dalam skala yang tidak praktis di masa lalu, sehingga membantu mempercepat penciptaan pengetahuan dan proses pembagiannya.

2.7.2 Knowledge Management Enabler Menurut Yu, dkk (2004) Menurut Yu, Kim & Kim (2004), dalam penelitiannya pada sejumlah perusahaan di Korea, performa KM ditentukan oleh 5 faktor, yaitu: 1. Learning Orientation Berhubungan dengan perilaku, kegiatan dan proses manajemen pengetahuan, dimana hal tersebut secara positif mempengaruhi perbaikan proses bisnis, dimana pembelajaran organisasi terjadi. Universitas Indonesia


21

2. Knowledge Sharing Berhubungan

dengan

pengetahuan

dan

budaya

berbagi

pengetahuan dalam organisasi. 3. IT Quality Berhubungan dengan dukungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan KM. 4. Team Activity Berhubungan dengan proses transfer knowldege yang efektif dan orang-orang yang terlibat didalamnya, dimana aktifitas tim berusaha membantu, bukan mendikte anggota organisasi dalam menciptakan,

berbagi,

mengidentifikasi

dan

mengakses

pengetahuan. 5. Managerial Support Berhubungan dengan dukungan manajemen senior terhadap implementasi KM.

2.7.3 Knowledge Management Enabler Menurut Hariheran (2005) Hariheran (2005) dalam penelitiannya di Bharti Tele-Ventures Ltd mengemukakan, ada 7 key enabler untuk KM, yaitu: 1. Leadership Meliputi keseriusan manajemen puncak dan harapan tinggi terhadap KM 2. Alignment with business objectives (Strategic Focus) Meliputi keseriusan organisasi memanfaatkan KM untuk mencapai tujuan bisnis, membentuk agenda permanen tentang implementasi KM. 3. KM Organization and Roles Meliputi dukungan terhadap implementasi KM, dengan menunjuk koordinator KM terpusat dan di setiap unit bisnis, memfasilitasi proses dan menyebarkan budaya berbagi pengetahuan di seluruh organisasi dan mengukur hasilnya. Universitas Indonesia


22

4. Standard KM Processes Meliputi penerapan standar proses untuk berbagi pengetahuan, replikasi dan pengukuran hasil, sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja pada langkah-langkah bisnis yang penting. 5. Culture and People Engagement Meliputi keterlibatan seluruh karyawan dan pemberian reward untuk terlibat dalam kegiatan KM. Tujuan dari skema ini adalah untuk menciptakan minat, gairah dan motivasi antara orang-orang, dan memastikan bahwa adapter awal mendapatkan visibilitas tinggi sehingga mereka menjadi panutan bagi orang lain. 6. Quality of Content in Knowledge Repositories Meliputi peninjauan terhadap kualitas konten pengetahuan agar relevan dengan bisnis dan kualitas dokumentasi sesuai dengan format standar KM. 7. Technology Enablement Meliputi

pemanfaatan

memfasilitasi

kolaborasi

teknologi di

antara

informasi

untuk

KM,

anggota-anggota

dalam

organisasi.

2.7.4 Knowledge Management Enabler Menurut Kumar & Idris (2006) Menurut Kumar & Idris (2006), dalam penelitiannya terhadap institusi pendidikan tinggi di Malaysia menemukan bahwa ada 3 faktor pemberdaya yang mempengaruhi performa pengetahuan dan kinerja organisasi, yaitu: 1. Team Learning Berkaitan dengan proses transfer knowldege yang efektif dan suasana belajar yang kondusif, termasuk didalamnya pelatihan. 2. Leadership Berkaitan dengan di dalamnya komitmen manajemen senior terhadap pembelajaran yang efektif, pelayanan kelembagaan, visi, pengembangan program dan kegiatan. Universitas Indonesia


23

3. Sistem Organisasi Berkaitan dengan sistem organisasi yang meliputi proses, prosedur, sistem manajemen yang yang tertata dengan baik.

2.8

Knowledge Management Critical Success Factor (CSF) Ada beberapa faktor yang menjadi kunci keberhasilan implementasi

Knowledge Management sehingga dapat berjalan dengan baik,

2.8.1 Knowledge Management CSF Menurut Skyrme & Amidon (1997) Menurut Skyrme & Amidon (1997), ada 7 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Budaya yang mendukung KM 2. Kepemimpinan 3. Motivasi 4. Infrastruktur TI 5. Infrastruktur organisasi 6. Strategi dan visi 7. Tujuan

2.8.2 Knowledge Management CSF Menurut Davenport dkk (1998) Menurut Davenport dkk (1998), ada 8 faktor yang menjadi penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Infrastruktur Teknologi 2. Infrastruktur Organisasi 3.

Fleksibilitas,

evolusi

dan

kemudahan

akses

terhadap

pengetahuan. Universitas Indonesia


24

4. Berbagi pengetahuan 5. Pengetahuan budaya yang ramah 6. Motivasi untuk mengembangkan, berbagi dan menggunakan pengetahuan 7.

Sarana

transfer

pengetahuan

menggunakan

berbagai

infrastruktur TI 8. Dukungan dan komitmen manajemen senior

2.8.3 Knowledge Management CSF Menurut David Skyrme (1999) Menurut David Skyrme ada 10 knowledge management critical success factor, faktor tersebut yaitu : 1. Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan pada KM adalah bagaimana kepemimpinan pada organisasi dapat menentukan visi atau arah kontribusi KM, mengelola semua aset pengetahuan yang dimiliki organisasi baik sumber daya pegawai, teknologi maupun hal lainnya yang mendukung KM. 2. Budaya (Culture) Budaya yang perlu dikembangkan adalah budaya organisasi yang mendukung terjadinya aliran informasi atau pengetahuan terutama dalam melakukan knowledge sharing. Beberapa hal yang dapat dilakukan, organisasi dapat mengubah cara dan format rapat atau pertemuan untuk mendorong terjadinya dialog bukan monolog. Organisasi dapat memfasilitasi dan memberi penghargaan secara formal terhadap sharing pengetahuan yang baik. Manajemen senior berperan dalam memberikan motivasi dan keteladanan kepada para pegawai.



25

3. Proses (Process) Proses dan praktik akan mempermudah dalam melakukan transfer dan pengelolaan pengetahuan, karena pengetahuan terus diciptakan dalam organisasi dan harus dikelola secara sistematis agar dapat memberikan kontribusi bagi peningkatan kinerja organisasi. 4. Pengetahuan Eksplisit (Explicit Knowledge) Kualitas pengetahuan eksplisit yang dimiliki oleh organisasi menentukan dalam keberhasilan implementasi KM. pengetahuan tersebut dikelola dan di-review secara rutin dalam menjaga akurasi dan relevansi pengetahuan. 5. Pengetahuan Tacit (Tacit Knowledge) Pengetahuan ini sulit dikelola karena terletak di kepala manusia sehingga sulit dalam implementasi proses knowledge. Oleh karena itu suatu organisasi harus berusaha agar pengetahuan tersebut dapat dengan

mudah di-sharing

yaitu

dengan cara

menjadikan

pengetahuan tacit menjadi eksplisit atau berusaha agar individu yang memiliki pengetahuan tersebut dapat berbagi dengan rekan kerja yang lain. 6. Knowledge Hubs dan Centers Knowledge center adalah penggabungan dari fisik dan virtual, terpusat

dan

tersebar.

Knowledge

center

memungkinkan

pengaksesan kegiatan fisik (dokumen/hardcopy). Knowledge center juga menjadi pusat informasi mengenai pengetahuan, walaupun pengetahuan tersebut secara fisik tersebar diseluruh organisasi. 7. Penilaian (Measures) Penilaian terhadap aset pengetahuan yaitu mengenai identifikasi terhadap setiap komponen berbeda

yang

merupakan aset

intelektual, seperti aset sumber daya manusia, aset struktural dan aset stakeholder lainnya. Universitas Indonesia


26

8. Eksploitasi/Pemasaran (Exploitation/Market Leverage) Eksploitasi pengetahuan dapat dilakukan dengan peningkatan produk dan jasa berbasis pengetahuan yang hanya menjadi hak mereka. Selain itu adanya penggunaan pengetahuan dalam komunikasi internal dan eksternal. 9. Pegawai/Keahlian (People/Skill) People/Skill merupakan soft infrastruktur organisasi. Divisi human resources memiliki peran dan fungsi untuk mengarahkan pegawai dan keahlian yang dimiliki oleh pegawai itu. Beberapa organisasi mulai memperkenalkan penciptaan dan berbagi pengetahuan sebagai bahan dari penghargaan untuk tiap pegawai. 10. Infrastruktur Teknologi Teknologi informasi dan komunikasi secara signifikan dapat meningkatkan proses KM. Hal yang terpenting adalah adanya jaringan komunikasi, yang menyediakan konektivitas untuk pegawai dengan informasi atau pegawai lainnya.

2.8.4 Knowledge Management CSF Menurut Liebowitz (1999) Menurut Liebowitz (1999), KM adalah strategi kunci yang merangkul organisasi untuk mengelola pengetahuan organisasi untuk keuntungan strategis. Ada 6 faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Budaya yang mendukung 2. Kepemimpinan 3. Motivasi 4. Infrastruktur TI 5. Infrastruktur organisasi 6. Strategi, visi dan tujuan Universitas Indonesia


27

2.8.5 Knowledge Management CSF Menurut APQC (1999) Menurut American Productivity and Quality Center (1999), Ada 4 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Strategi dan kepemimpinan 2. Budaya 3. Teknologi 4. Pengukuran

2.8.6 Knowledge Management CSF Menurut Ryan dan Prybutok (2001) Penelitian Ryan dan Prybutok (2001) bertujuan untuk meneliti bagaimana teknologi informasi, proses perencanaan strategis, dan orangorang berinteraksi dalam lingkungan e-government muncul dengan menggunakan sebuah model diskriminan yang dikembangkan untuk menguji kemampuan membedakan antara persepsi yang tinggi dan rendah. Tujuannya agar pemerintah mengevaluasi bagaimana rencana strategis egovernment dikembangkan, dikomunikasikan, dan diintegrasikan ke dalam lingkungan kerja. Tanpa pemahaman yang tepat tentang pentingnya egovernment, staf tidak menempatkan nilai tinggi pada e-government. Ryan dan Prybutok (2001) mengusulkan 5 (lima) buah KMCSF seperti: 1. Budaya organisasi terbuka 2. Kepemimpinan dan komitmen manajemen senior; 3. Keterlibatan staf 4. Kerja sama tim 5. Infrastruktur sistem informasi



28

2.8.7 Knowledge

Management

CSF

Menurut

Stankosky

dan

Baldanza (2001) Empat faktor KMCSF menurut Stankosky dan Baldanza (2001), yaitu : 1. Kepemimpinan Kepemimpinan bertanggung jawab untuk melatih perencanaan strategis dan sistem pendekatan yang akan digunakan, membuat best practice sumber daya yang ada, meningkatkan budaya yang mendorong adanya dialog terbuka dan pembelajaran oleh tim, dan untuk belajar dan berbagi pengetahuan. Elemen kunci untuk kepemimpinan adalah perencanaan strategis, komunikasi, berpikir, dan budaya bisnis. 2. Organisasi Struktur organisasi harus memfasilitasi adanya interaksi dalam mendukung praktek untuk menangkap pengetahuan tacit dan eksplisit dalam organisasi. Struktur organisasi dalam suatu organisasi harus menanamkan kepercayaan antara orang-orang dalam organisasi dan mendorong pertukaran pengetahuan. Selain itu, organisasi harus peduli dengan mengelola perubahan untuk mencapai hasil yang lebih baik. Elemen-elemen kunci dari struktur organisasi adalah proses, prosedur, sistem manajemen kinerja dan organisasi. Struktur organisasi merupakan salah satu faktor yang berpengaruh dalam implementasi KM, struktur organisasi dalam hal ini mencakup masalah ukuran dan hirarki yang ada dalam organisasi 3. Teknologi Infrastruktur teknologi memungkinkan untuk bertukar informasi tanpa struktur formal. Infrastruktur teknologi harus mampu menangkap secara efisien dan efektif pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Teknologi juga harus mendukung berbagi Universitas Indonesia


29

pengetahuan di seluruh organisasi. Elemen kunci dari teknologi adalah komunikasi, surat elektronik, intranet, internet, data warehousing dan sistem pendukung keputusan. Agar implementasi KM dapat berhasil, maka diperlukan teknologi yang dapat mendukung proses-proses atau kegiatan yang dilakukan dalam KM.

penggunaan

teknologi

tersebut

ditekankan

kepada

penggunaan teknologi-teknologi yang relevan dalam menunjang kegiatan utama dalam KM. Aktivitas utama dalam KM dijelaskan sebagai knowledge flow atau aliran pengetahuan. Teknologi yang dibutuhkan adalah teknologi yang mendukung aktivitas dalam knowledge flow itu sendiri. 4. Pembelajaran organisasi Kemampuan organisasi untuk belajar, dan berbagi pengetahuan tergantung pada budaya organisasi. Budaya organisasi yang tidak membantu perkembangan berbagi pengetahuan dapat membuat usaha

KM

menjadi

tidak

seimbang.

Organisasi

sangat

mengandalkan individu dalam menyumbangkan pengetahuan mereka dalam KM, jika budaya organisasi tidak mendukung berbagi pengetahuan maka KM yang dibangun akan gagal.

2.8.8 Knowledge Management CSF Menurut Hasanali (2002) Dalam penelitiannya, Hasanali (2002) menggunakan data yang berasal dari pengalaman dan pelajaran beberapa organisasi yang secara efektif memberikan fasilitas yang dibutuhkan bagi karyawan untuk mengelola dan berbagi pengetahuan. Salah satu faktor keberhasilan KM adalah memiliki pemahaman umum dari istilah "knowledge management" dan "sharing knowledge" dan bagaimana mereka berlaku untuk situasi dan kebutuhannya. Ada 5 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: Universitas Indonesia


30

1. Kepemimpinan 2. Budaya 3. Struktur 4. Peran dan tanggung jawab 5. Infrastruktur TI dan pengukuran

2.8.9 Knowledge Management CSF Menurut Holsapple dan Joshi (2002) Holsapple dan Joshi (2002) melihat organisasi kini semakin modern dan banyak perusahaan menerapkan KM sebagai kekuatan dalam persaingan. Dalam penelitiannya Holsapple dan Joshi (2002) menggunakan teknik proses delphi yang terdiri dari 31 peneliti. Kerangka yang dihasilkan adalah 4 buah faktor yang dapat digunakan oleh peneliti untuk dijadikan sebagai faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Koordinasi 2. Kontrol 3. Pengukuran 4. Kepemimpinan

2.8.10 Knowledge Management CSF Menurut Moffett dkk (2003) Moffett bertujuan untuk meningkatkan pemahaman antara aspek manusia dengan aspek teknis dari knowledge management. Hasil penelitian Moffett terhadap lebih dari 1000 organisasi di 3 sektor industri menunjukkan terdapat hubungan yang kuat antara KM dan faktor organisasi lain, yaitu budaya organisasi dan budaya teknis internal.



31

Menurut Moffett, ada 10 faktor yang menjadi penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Budaya organisasi yang ramah 2. Kepemimpinan dan komitmen manajemen senior 3. Keterlibatan pegawai 4. Pelatihan pegawai 5. Saling percaya dalam kerja tim 6. Pemberdayaan pegawai 7. Infrastruktur Sistem Informasi 8. Pengukuran kinerja 9. Pembandingan 10. Knowledge Structure

2.8.11 Knowledge Management CSF Menurut Chourides dkk (2003) Menurut Chourides dkk (2003) ada 5 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Strategi 2. Manajemen SDM 3. Teknologi Informasi 4. Manajemen Kualitas keseluruhan 5. Pemasaran

2.8.12 Knowledge Management CSF Menurut Mathi (2004) Dalam tulisannya yang berjudul "Key Success Factor for Knowledge Management", Mathi (2004) mengemukakan pentingnya manajemen yang baik terhadap beberapa hal yang menjadi faktor penentu Universitas Indonesia


32

keberhasilan KM, karena KM telah meliputi semua area kerja dan mendukung semua kegiatan di organisasi Ada 5 faktor faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu: 1. Budaya 2. Organisasi KM 3. Strategi dan infrastruktur Sistem 4. Proses dan sistem yang efektif 5. Pengukuran

2.8.13 Knowledge Management CSF Menurut Jennex & Olfman (2004) Jennex dan Olfman (2004) mengidentifikasi bahwa Knowledge Management Critical Success Factors (KMCSF) ada 12 (dua belas), yaitu: 1. Strategi pengetahuan yang mengidentifikasi pengguna, sumber, proses,

strategi

penyimpanan,

pengetahuan,

dan

link

ke

pengetahuan untuk KMS. 2. Motivasi dan komitmen dari pengguna termasuk insentif dan pelatihan. 3. Infastruktur teknis yang terintegrasi termasuk jaringan, basis data atau repositori, komputer, perangkat lunak, dan ahli KMS. 4. Budaya dan struktur organisasi yang mendukung pembelajaran serta berbagi dan penggunaan pengetahuan. 5. A common enterprise wide knowledge structure yang jelas diartikulasikan dan mudah untuk dipahami. 6. Dukungan senior management termasuk alokasi sumber daya, kepemimpinan, dan memberikan pelatihan



33

7. Learning organization 8. Memiliki tujuan yang jelas untuk sistem manajemen pengetahuan 9. Pengukuran dilakukan untuk menilai dampak dari sistem manajemen pengetahuan dan penggunaan pengetahuan. 10. Pencarian, pengambilan, dan fungsi visualisasi dari KMS mendukung penggunaan pengetahuan lebih mudah 11. Proses bisnis dirancang untuk menangkap pengetahuan dan penggunaannya 12. Keamanan/perlindungan pengetahuan

2.8.14 Knowledge Management CSF Menurut Wong (2005) Wong (2005) melakukan riset pada perusahaan berskala kecil dan menengah, ada 12 faktor penentu keberhasilan dalam implementasi knowledge management, faktor tersebut adalah: 1. Dukungan dan kepemimpinan manajemen 2. Budaya 3. Teknologi Informasi 4. Strategi dan tujuan 5. Pengukuran 6. Infrastruktur organisasi 7. Proses dan kegiatan 8. Bantuan motivasi 9. Sumber daya 10. Pelatihan dan pendidikan 11. Manajemen Sumber Daya Manusia



34

2.8.15 Knowledge Management CSF Menurut Choy (2005) Penelitian yang dilakukan oleh Choy dkk (2005) ini menguji kesenjangan antara kepentingan dan faktor keberhasilan kritis penerapan knowledge management antara usaha kecil dan menengah (UKM) ICT di Malaysia. Temuan menawarkan informasi yang berguna untuk UKM ICT dalam tahap pemahaman mereka saat implementasi KM dan bagaimana pelaksanaan KM mereka dapat ditingkatkan untuk kesuksesan bisnis. Choy memberikan 11 buah faktor dalam penentu keberhasilan dalam implementasi KM, 11 buah faktor tersebut adalah: 1. Pelatihan pegawai 2. Keterlibatan pegawai 3. Keterbukaan dan semangat saling percaya dalam kerja tim 4. Pemberdayaan pegawai 5. Pandangan dan komitmen kepemimpinan puncak manajemen 6. Infrastruktur Sistem Informasi 7. Pengukuran kinerja 8. Pengetahuan budaya ramah 9. Pembandingan 10. Knowledge Structure 11. Penghapusan kendala organisasi

2.8.16 Knowledge Management CSF Menurut Mamaghani dkk (2010) KMCSF menurut Mamaghani et al (2010) ada 16, yaitu : 1. Strategi pengetahuan Menentukan pengguna dan sumber daya pengetahuan, akuisisi pengetahuan dan proses penggunaan, pengetahuan visi dan tujuan.



35

2. Budaya organisasi Sesuai dengan budaya organisasi untuk belajar dan berbagi pengetahuan. 3. Permodelan proses organisasi Pemodelan proses organisasi untuk menentukan persyaratan dan sumber daya. 4. Pengukuran kinerja Mengevaluasi efek dari sistem

KM

dan penggunaannya,

menentukan keefektifan pengetahuan. 5. Struktur organisasi Struktur organisasi yang jelas dengan ditentukan komunikasi dan prosedur. 6. Kualitas sistem dan informasi Sistem dan kualitas sistem informasi KM. 7. Infrastruktur teknis Infrastruktur teknis termasuk jaringan, basis data, memori organisasi,

perangkat

lunak

dan

perangkat

keras

untuk

melaksanakan sistem KM. 8. Dorongan motivasi Menciptakan motivasi dan komitmen dari pengguna sistem KM dengan cara berbagi pengetahuan terkait dengan kemampuan mereka. 9. Komunikasi dan kerja kelompok Adanya encouraging knowledge creation groups (CoPs). 10. Kinerja Berkaitan dengan kinerja organisasi.



36

11. Integration of operation Integrasi

pencarian,

mengambil

dan

merupakan

proses

pengetahuan. Link pada sistem KM digunakan untuk integrasi proses organisasi dan sistem informasi, integrasi pengetahuan dengan bisnis aplikasi. 12. Keamanan Merancang keamanan sistem KM. 13. Dukungan manajemen Dukungan dari manajemen termasuk mengalokasikan sumber daya, mengarahkan dan latihan. 14. Knowledge transfer channel Menggunakan

saluran

yang

berbeda

untuk

mentransfer

pengetahuan. 15. Belajar organisasi Belajar dari praktik terbaik terbentuk di dalam dan di luar organisasi. 16. Pembandingan Pembandingan untuk mengidentifikasi praktik-praktik terbaik.

2.8.17 Knowledge Management CSF Menurut Valmohammadi (2010) Penelitian yang dilakukan oleh Valmohammadi (2010) bertujuan untuk melakukan identifikasi dan menentukan prioritas faktor penentu keberhasilan (CSF), yang dilakukan dalam bentuk studi empiris dan teoritis oleh peneliti lain. Melalui studi mendalam dan komparatif kedua belas CSF yang ada diidentifikasi dan dibuatkan instrumen kemudian dikembangkan untuk mengumpulkan pandangan dari ahli manajemen pengetahuan (KM) tentang pentingnya CSF. Kedua belas faktor KMCSF tersebut, yaitu : Universitas Indonesia


37

1. Manajemen kepemimpinan dan dukungan 2. Budaya organisasi 3. Teknologi informasi 4. Strategi KM 5. Pengukuran kinerja 6. Infrastruktur organisasi 7. Proses dan aktivitas 8. Penghargaan dan motivasi 9. Penghapusan batasan sumber daya 10. Pelatihan dan pendidikan 11. Manajemen sumber daya manusia 12. Benchmarking/ pembandingan

2.9

Aspek Knowledge Management Hlupic dkk (2002), mengklasifikasi metode implementasi ke dalam 3

aspek utama, yaitu: 1. Aspek Abstract Aspek ini memiliki karakteristik yang terkait dengan pemahaman individu terhadap KM, pemahaman terhadap peranan dan manfaat KM, pemahaman terhadap dampak KM bagi suatu organisasi dan inisiatif untuk menerapkan KM. 2. Aspek Soft Aspek ini memiliki karakteristik secara umum yaitu implementasi KM ditekankan pada aspek manusia, organisasi, budaya, kepemimpinan dan lain-lain. Pengembangan lingkungan yang kondusif untuk melakukan sharing pengetahuan, pengaruh manajerial sumber daya dan lingkungan juga termasuk dari karakteristik aspek soft.



38

3. Aspek Hard Karakteristik pada aspek hard terkait dengan teknologi dalam mengelola

pengetahuan,

pengembangan

infrastruktur

untuk

memperoleh informasi, pengelolaan data atau data warehouse dan fasilitas yang dapat menunjang proses KM.

2.10 Knowledge Management Readiness Pada tabel 2.4 dapat dilihat definisi dari knowledge management readiness. Tabel 2.4 Definisi Knowledge Management Readiness

Penulis, tahun Holt (2000)

Definisi Knowledge Management Readiness Readiness adalah kondisi dimana orang atau organisasi berhasil menghadapi perubahan dalam organisasi.

Mohmadi (2009)

dkk

Knowledge

management

organisasi

atau

menggunakan

readiness

departemen

dan

adalah

dalam

memanfaatkan

kesiapan

mengadopsi,

KM.

Kesiapan

merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi sebelum suatu organisasi merencanakan dan mempunyai inisiatif untuk menerapkan KM. Oleh karena itu penting bagi suatu organisasi untuk menilai tingkat kesiapan dalam menerapkan KM, karena hal ini sangat berpengaruh pada kesuksesan dan keberhasilan KM yang diterapkan.

Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge management readiness adalah kondisi tingkat kesiapan organisasi dalam mengadopsi,

menggunakan,

memanfaatkan

dan

menerapkan

knowledge

management. Rao (2005) dalam bukunya yang berjudul “Knowledge Management Tools and

Techniques”

mengklasifikasikan

tingkat

kesiapan

dari

knowledge

management menjadi lima tingkat, yaitu: not ready, preliminary (exploring KM), ready

(accepted),

receptive

(advocating

and

measuring)

dan

optimal

(institutionalized KM). Universitas Indonesia


39

Penjelasan masing-masing level beserta karakteristiknya dapat dilihat pada tabel 2.5 di bawah ini : Tabel 2.5 Tingkatan dan karakteristik KM readiness level NAMA LEVEL

KARAKTERISTIK

LEVEL

Not Ready

Belum adanya pemahaman mengenai Knowledge Management

1 Belum adanya pemahaman mengenai visi,misi dari Knowledge Management Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management Preliminary 2

Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System

Ready 3

Sudah

stabil

dan

individu

dalam

organisasi

sudah

mempraktekkan aktifitas yang efektif untuk mendukung KM Kegiatan KM sudah dilakukan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu Sudah ada sistem pendokumentasian Receptive

Sudah adanya efisiensi dari KM

4 Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan Optimal 5

Organisasi telah memiliki kemampuan untuk beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness



40

2.11 Penelitian Sejenis Ada beberapa penelitian sejenis yang mengukur tingkat kesiapan implementasi knowledge management, Atrinawati (2009) melakukan penelitian mengenai pembuatan rancangan model penilaian tingkat kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan knowledge management. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan studi literatur yaitu dengan melakukan pemetaan terhadap Knowledge Management Critical Success Factor yang diusulkan oleh David Skyrme sebagai parameter yang diukur dan Knowledge Management Critical Success Factor yang diusulkan oleh Jennex & Olfman sebagai dasar penentu prioritas. Hasil dari penelitian ini adalah model penilaian tingkat kesiapan implementasi Knowledge Management yang diukur dengan CMMI. Penelitian yang dilakukan Zaidiah (2010) mengukur mengenai tingkat kesiapan dalam mengimplementasikan knowledge management di institusi pemerintahan dalam hal ini SET BADIKLAT Kementerian Pertahanan dan Keamanan. Penelitian ini memetakan KMCSF dari Stankosky dan Baldanza, KMCSF dari David Skyrme, dan infrastruktur Knowledge Management ke dalam kategori aspek knowledge management yang diusulkan Hlupic. Untuk mengukur tingkat/level kesiapannya dengan menggunakan

knowledge management

readiness level Rao. Dalam penelitiannya, Mulyono (2011) memetakan 17 Knowledge Management Critical Success Factor yang diklasifikasikan berdasarkan kesamaan makna yang terdapat di dalamnya. Setelah dilakukan pemetaan maka akan dihasilkan 10 faktor, lalu 10 faktor tersebut disesuaikan dengan tujuan organisasi yang ada. Dari hasil penelitian tersebut, maka dapat ditentukan tingkat kesiapan Knowledge Management pada Medco Foundation. Anwar (2012) memetakan KMCSF dari Stankosky dan Baldanza, KMCSF dari David Skyrme dipadukan dengan infrastruktur Fernandez ke dalam aspek kategori Hlupic dengan melihat bagaimana Knowledge Management diterapkan dan dilihat dari indikator keberhasilan knowledge management serta prasayarat dari pembentukan knowledge management. Hasil dari penelitian ini yaitu Universitas Indonesia


41

ditentukan

tingkat

kesiapan

dalam

mengimplementasikan

Knowledge

Management pada institusi pendidikan STIE BP. Septina (2013) mengukur tingkat kesiapan KM pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri dengan memetakan 8 Knowledge Management Critical Success Factor yang diklasifikasikan berdasarkan kesamaan makna yang terdapat di dalamnya, infrastruktur KM, dan faktor pemberdaya (enabler) KM Lee & Choi ke dalam kategori aspek KM. Dari hasil penelitian tersebut, maka dapat ditentukan tingkat kesiapan Knowledge Management. Pada tabel 2.6 dapat dilihat rangkuman dari penelitian sebelumnya terkait dengan knowledge management readiness. Tabel 2.6 Rangkuman penelitian sebelumnya terkait Knowledge Management Readiness Atrinawati

Zaidiah (2010)

Mulyono (2011)

Anwar (2012)

MUI Jawa

Set

Medco Foundation

STIE BP

Barat

BADIKLAT

Septina (2013)

Penelitian ini

Pusat

PT. Fajar Hutama Mandiri

(2009) Institusi

Komunikasi

KEMHAN

Kemlu

KM Critical

David

David Skyrme

Skyrme

Success

Skyrme

Stankosky

Factor

Jennex

&

&

Baldanza

Olfman

&

Amidon

David Skyrme

David Skyrme

Skyrme & Amidon (1997)

Davenport dkk

Stankosky

Ryan

Davenport dkk (1998)

David Skyrme

Baldanza

&

&

Prybutok

David Skyrme (1999)

Liebowitz

Stankosky

&

APQC

Baldanza

APQC (1999)

Ryan & Prybutok

Mathi

Ryan & Prybutok (2001)

Stankosky & Baldanza

Choy

Hasanali

Jennex

Holsapple & Joshi

Olfman

Holsapple & Joshi (2002)

Moffett dkk

Mamaghani

Moffett dkk (2003)

Chourides dkk

Valmohamadi

Chourides dkk (2003)

Stankosky & Baldanza &

Aspek KM

-

-

Mathi (2004)

Jennex & Olfman

Jennex & Olfman (2004)

Wong

Wong (2005)

Choy

Choy (2005)

Mamaghani dkk

Mamaghani dkk (2010)

Infrastruktur

Infrastruktur

KM Fernandez Aspek

KM

Valmohammadi (2010) KM

Infrastruktur

Infrastruktur

Infrastruktur

Fernandez

KM Fernandez

KM Fernandez

Fernandez

-

Aspek

Aspek

Aspek KM Hlupic

Hlupic Faktor

-

-

Hasanali (2002)

Mathi

Valmohammadi Infrastruktur

Liebowitz (1999)

-

KM

KM

Hlupic

Hlupic

-

Lee & Choi

Lee & Choi (2003)

pemberdaya

Yu dkk, (2004)

(enabler)

Hariheran (2005)

KM Readiness level

KM

Kumar & Idris (2006) CMMI

KM Readiness

KM Readiness Level

KM Readiness

KM Readiness

KM

Level

(Rao)

Level

Level

(Rao)

(Rao)

dengan

pengembangan

pengembangan

factor gap

dengan dan

(Rao)

(Rao)

dengan

dengan

pengembangan

pengembangan

Readiness

Level dengan

pengembangan



BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi penjelasan mengenai teknik atau cara yang digunakan untuk menilai tingkat kesiapan organisasi dalam menerapkan knowledge management serta tahapan yang dilakukan. Pembahasan pada bab ini juga meliputi metode yang dilakukan dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian.

3.1

Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus dengan kualitatif

deskriptif. Proses yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan teori yang relevan dalam permasalahan yang diteliti untuk menemukan solusi dari permasalahan yang ada, hal tersebut berkaitan dengan rumusan masalah yang dikemukakan pada pendahuluan yang mengarah pada studi kasus. Penelitian ini memusatkan diri secara intensif dan terperinci dalam mendeskripsikan latar belakang masalah dan faktor-faktor di dalam organisasi yang mempengaruhi kesiapan implementasi knowledge management, mengukur tingkat/level kesiapan implementasi knowledge management serta strategistrategi untuk meningkatkan kesiapan penerapan knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri.

3.2

Kerangka Pikir Gambar 3.1 menunjukkan kerangka pikir dalam penelitian. Penelitian ini

bertujuan untuk mengetahui dan mengukur level/tingkat kesiapan dalam mengimplementasikan

dan

menerapkan

Knowledge

Management

serta

mengetahui strategi yang digunakan untuk meningkatkan level/tingkat KM Readiness pada PT. Fajar Hutama Mandiri. Diharapkan dengan adanya pengukuran tingkat/level Knowledge Management Readiness dapat ditentukan langkah-langkah dan strategi yang dapat dilakukan dalam penerapan Knowledge Management.

42



43

Knowledge Management Critical Success Factor: 1. Skyrme & Amidon (1997)2. 2. Davenport dkk (1998) 3. David Skyrme (1999) 4. Liebowitz (1999) 5. APQC (1999) 6. Ryan & Prybutok (2001) 7. Stankosky & Baldanza (2001) 8. Hasanali (2002) 9. Holsapple & Joshi (2002) 10. Moffett dkk (2003) 11. Chourides dkk (2003) 12. Mathi (2004) 13. Jennex & Olfman (2004) 14. Wong (2005) 15. Choy (2005) 16. Mamaghani dkk (2010) 17. Valmohammadi (2010)

1. Pemahaman definisi dan manfaat KM 2. Inisiatif organisasi menerapkan KM 3. Budaya Organisasi 4. Kepemimpinan 5. Motivasi dan Penghargaan 6. Pengukuran 7. Struktur Organisasi 8. Strategi 9. Pengetahuan 10. Proses 11. Pembelajaran 12. Sumber Daya Manusia 13. Teknologi Informasi 14. Lingkungan Fisik

Faktor Pemberdaya (Enabler) Knowledge Management: 1. Lee & Choi (2003) 2. Yu et al., (2004) 3. Hariheran (2005) 4. Kumar & Idris (2006)

Pemetaan Aspek Knowledge Management Hlupic dkk (2002)

Infrastruktur Knowledge Management: 1. Beccera & Fernandez (2004)

1. Not Ready 2. Preliminary 3. Ready 4. Receptive 5. Optimal

Pemetaan Knowledge Management Readiness Rao (2005)

1. Abstract 2. Soft 3. Hard Pengukuran Knowledge Management Readiness

Gambar 3.1 Kerangka Pikir Knowledge Management Readiness

Perancangan instrumen penelitian untuk mengukur tingkat kesiapan KM dilakukan dengan memetakan komponen-komponen pembentuk KM Readiness. Komponen-komponen tersebut yaitu: 1. Pemetaan kombinasi tujuh belas penelitian tentang Knowledge Management Critical Success Factor (KMCSF), yaitu: Skyrme & Amidon (1997), Davenport dkk (1998), David Skyrme (1999), Liebowitz (1999), APQC (1999), Ryan dan Prybutok (2001), Stankosky dan Baldanza (2001), Hasanali (2002), Holsapple dan Joshi (2002), Moffett dkk (2003), Chourides dkk (2003), Mathi (2004), Jennex dan Olfman (2004), Wong (2005), Choy (2005), Mamaghani dkk (2010), Valmohammadi (2010), selanjutnya dari 17 penelitian tersebut, pemetaan elemen-elemen KMCSF dilakukan berdasarkan Universitas Indonesia


44

kesamaan definisi dan makna dari setiap elemen yang terkandung didalamnya sehingga dihasilkan faktor-faktor utama yang menyokong kesuksesan implementasi KM. 2. Pemetaan kombinasi empat penelitian tentang Faktor Pemberdaya (Enabler) Knowledge Management, yaitu: Lee & Choi (2003), Yu dkk (2004), Hariheran (2005), Kumar & Idris (2006), selanjutnya dari 4 penelitian tersebut, pemetaan faktor-faktor enabler KM juga dilakukan berdasarkan kesamaan definisi dan makna dari setiap elemen yang terkandung didalamnya sehingga dihasilkan faktor-faktor pemberdaya KM yang menyokong terciptanya pengetahuan dan kreatifitas organisasi. 3. Pemetaan elemen-elemen KMCSF, faktor-faktor pemberdaya KM dan atribut-atribut pada Infrastruktur Knowledge Management Beccera Fernandez (2004), hasil pemetaan tersebut selanjutnya diklasifikasikan berdasarkan 3 Aspek Knowledge Management Hlupic (2002) yaitu aspek abstract, soft dan hard. 4. Selanjutnya hasil yang didapat dalam perhitungan keseluruhan dan terhadap masing-masing aspek dipetakan kedalam tingkat kesiapan KM berdasarkan level Knowledge Management Readiness Rao (2005) sehingga dapat dilihat kematangan kesiapan implementasi KM dan strategi-strategi perbaikan yang perlu dilakukan.



45

3.3

Tahapan Penelitian Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penelitian ini, yaitu: Perumusan Masalah dan tujuan penelitian

Wawancara

Mengumpulkan studi literatur

Pemetaan komponen KM dan tingkat KM Readiness

Perancangan Kuesioner

Perancangan Wawancara

Uji Validitas dan Uji Realibilitas

Tabulasi dan Analisis Kuesioner

Wawancara

Penyebaran Kuesioner

Analisis Data

Hasil dan Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

Gambar 3.2 Tahapan Penelitian

Gambar 3.2 memperlihatkan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Perumusan masalah dan tujuan penelitian Pada tahapan ini ditentukan permasalahan penelitian yang ada di PT. Fajar Hutama Mandiri, dimana rumusan permasalahan di dapatkan dari



46

wawancara dengan jajaran manajer, setelah itu juga ditetapkan tujuan penelitian ini dilakukan. 2. Mengumpulkan Studi literatur Langkah selanjutnya yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah dengan melakukan studi literatur. Studi literatur dari dokumen, buku, jurnal, artikel maupun penelitian-penelitian sejenis sebelumnya digunakan untuk melihat kajian teori yang akan digunakan dalam penelitian dan memperkuat dasar penelitian. Teori-teori yang digunakan dalam penelitian ini antara lain, dimulai dengan Knowledge, Knowledge

Management,

Knowledge

Management

Process,

Knowledge Management System, Kebutuhan Knowledge Management, Infrastruktur Knowledge Management, Knowledge Management Enablers, Knowledge Management Critical Success Factor, Aspek Knowledge Management, Knowledge Management Readiness. 3. Pemetaan komponen KM dan tingkat KM Readiness Langkah selanjutnya yaitu dengan memetakan komponen-komponen pembentuk KM Readiness. Komponen-komponen tersebut yaitu: pemetaan kombinasi 17 penelitian tentang Knowledge Management Critical Success Factor, pemetaan kombinasi 4 penelitian tentang Faktor-faktor Pemberdaya (Enabler) Knowledge Management serta atribut-atribut pada Infrastruktur Knowledge Management Beccera Fernandez (2004), dimensi-dimensi pemetaan tersebut selanjutnya diklasifikasikan berdasarkan 3 Aspek Knowledge Management Hlupic (2002) yaitu aspek abstract, soft dam hard. Kemudian dipetakan tingkat kesiapan KM berdasarkan level Knowledge Management Readiness Rao (2005). Pemetaan dilakukan berdasarkan kesamaan definisi dan makna dari masing-masing elemen. 4. Perancangan Kuesioner Setelah ditentukan instrumen penelitian selanjutnya dilakukan perancangan kuisoner berdasarkan masing-masing variabel yang akan digunakan, Sebelum kuisoner dirancang tahap yang dilakukan adalah membuat kisi-kisi instrumen penelitian. Universitas Indonesia


47

5. Tabulasi dan Analisis Hasil Kuesioner Tahap penelitian selanjutnya setelah dilakukannya perancangan kuesioner dan data lainnya dilakukan uji kevalidan dan reliabilitas dari instrumen penelitian kuesioner. Pengujian ini bertujuan agar alat ukur yang digunakan dalam penelitian sudah benar-benar valid dan reliabel digunakan untuk mengukur tingkat kesiapan KM di PT. Fajar Hutama Mandiri. Uji Reliabilitas Reliabilitas adalah alat untuk mengukur suatu kuesioner yang merupakan alat pengukuran konstruk atau variabel. Suatu kuesioner dikatakan reliabel atau handal jika jawaban seseorang, terhadap pertanyaan adalah konsisten atau stabil dari waktu ke waktu (Ghozali, 2001). Uji reliabilitas adalah tingkat kestabilan suatu alat pengukur dalam mengukur suatu gejala/kejadian. Semakin tinggi reliabilitas suatu alat pengukur, semakin stabil pula alat pengukur tersebut. Dalam melakukan perhitungan Alpha, digunakan alat bantu program komputer yaitu SPSS for Windows 17 dengan menggunakan model Alpha. Sedangkan dalam pengambilan keputusan reliabilitas, suatu instrumen dikatakan reliabel jika nilai Cronbach Alpha lebih besar dari 0,6 (Ghozali, 2001). Tabel 3.1 Tingkat realibilitas berdasarkan nilai alpha Alpha 0.00 – 0.20 > 0.20 – 0.40 > 0.40 – 0.59 > 0.60 – 0.79 > 0.80 - 1.00

Tingkat Reliablitas Sangat tidak reliabel Kurang reliabel Agak reliable Reliabel Sangat Reliabel

Uji Validitas Valid berarti instrumen yang digunakan dapat mengukur apa yang hendak diukur. Validitas yang digunakan dalam penelitian ini (content validity) menggambarkan kesesuaian sebuah pengukur data dengan apa yang akan diukur (Ferdinand, 2006). Biasanya digunakan dengan Menghitung korelasi antara setiap skor butir instrumen dengan skor Universitas Indonesia


48

total (Sugiyono, 2004).

Dalam melakukan pengujian validitas,

digunakan alat ukur berupa program komputer yaitu SPSS for Windows 17, dan jika suatu alat ukur mempunyai korelasi yang signifikan antara skor item terhadap skor totalnya maka dikatakan alat skor tersebut adalah valid (Ghozali, 2001). H0 : Instrumen tidak valid H1 : Instrumen valid 6. Penyebaran Kuisoner Penelitian Setelah alat ukur dinyatakan valid dan reliabel maka tahap selanjutnya adalah melakukan penyebaran kuisoner tersebut. Dan hasil jawaban responden pada tahap ini yang akan dianalisis datanya untuk mengukur tingkat kesiapan KM pada PT. Fajar Hutama Mandiri. Jumlah populasi staf di PT. Fajar Hutama Mandiri yaitu sebanyak 314 orang. Jumlah sampel yang diambil sebanyak 168 orang. Pemilihan sampel minimum dengan menggunakan rumus Slovin, dengan tingkat presisi 5%, yaitu :

dimana : n = Ukuran sampel minimal N = Ukuran populasi e = Persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan pengambilan Sampel yang masih dapat ditolerir atau diinginkan, misalnya 5%, maka dengan jumlah staf di PT. Fajar Hutama Mandiri sebanyak 247 staf, jumlah sampel yang minimal dibutuhkan yaitu :

n = 152.704 Sampel yang digunakan dari penelitian ini yaitu sebanyak 168 staf. 7. Perancangan Wawancara Setelah ditentukan instrumen penelitian selanjutnya dilakukan perancangan wawancara berdasarkan masing-masing variabel dan indikator yang akan digunakan. Universitas Indonesia


49

8. Wawancara Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data melalui wawancara terhadap Kepala Divisi Pengembangan IT, hal ini dilakukan untuk menunjang data-data dan menggali informasi tambahan terkait yang tidak didapatkan dari kuesioner. 9. Analisis Data Pada tahap ini, dilakukan analisis dengan menggunakan metode statistik deskriptif terhadap data kuesioner yang sudah dikumpulkan untuk mendapatkan hasil pengukuran kesiapan organisasi dalam menerapkan KM dan hasil wawancara yang dilakukan. Analisa dilakukan terhadap setiap variabel penelitian dan setiap aspek penelitian. Dari hasil analisa tersebut akan didapatkan sejauh mana tingkat/level kesiapan organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri dalam mengimplementasikan Knowledge Management. 10. Hasil dan Pembahasan Pada tahap selanjutnya ini dijelaskan hasil dan pembahasan mengenai hasil dari penelitian. Hasil yang didapat dengan melakukan tabulasi dengan perhitungan kuantitatif yang diberikan pembobotan pada data responden hasil kuesioner

dari hasil kuesioner yang telah diuji

kevalidan dan keterpercayaan jawabannya serta hasil wawancara yang dilakukan. Readiness

Hasilnya

didapatkan pengukuran

tingkat/level

KM

dan langkah-langkah serta strategi yang sebaiknya

digunakan untuk meningkatkan level/tingkat Knowledge Management Readiness di PT. Fajar Hutama Mandiri. Langkah selanjutnya adalah melakukan penentuan tingkat kesiapan KM berdasar knowledge management

readiness

level

dan

memberikan

rekomendasi-

rekomendasi perbaikan pada PT. Fajar Hutama Mandiri sesuai dengan analisis dan pembahasan dari penelitian. 11. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan dan saran ditentukan berdasarkan keseluruhan penelitian yang telah dilakukan. Kesimpulan diambil berdasarkan jawaban yang



50

diperoleh untuk pertanyaan penelitian. Saran diberikan berdasarkan implikasi penelitian.

3.4

Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian yaitu dengan

mengumpulkan data jenis primer dan sekunder. a. Data primer, data ini didapatkan secara langsung dari narasumber dengan menggunakan wawancara dan kuisioner. Kuisioner disebarkan kepada karyawan di PT. Fajar Hutama Mandiri. Kuisioner bertujuan untuk mengetahui level/tingkat kesiapan KM dengan melihat jawaban dari responden terhadap tiap dimensi pengukuran. Wawancara dilakukan kepada Kepala Divisi terkait untuk membandingkan dan menganalisis hasilnya. b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari pihak ketiga melalui studi literatur, data dari internal/dokumentasi organisasi. Data internal organisasi berupa gambaran organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi, serta teknologi informasi yang digunakan

3.5

Teknik Pengolahan Data Teknik pengolahan dan analisis data dalam penelitian ini menggunakan

metode statistik deskriptif, dimana data kuisioner yang telah diisi oleh responden dikelompokkan ke dalam tabel sesuai dengan pemisahan dimensi-dimensi pada aspek Knowledge Management. Data ini nantinya akan membantu dalam menginterprestasikan hasil yang diharapkan berdasarkan tingkat/level Knowledge Management Readiness. Untuk menginterpretasikan data, dilakukan analisa dengan langkahlangkah sebagai berikut: a. Data hasil perhitungan jawaban responden yang berjumlah 168 orang dikelompokkan ke dalam tabel berdasarkan masing-masing dimensi Universitas Indonesia


51

yang ada pada setiap aspek dari Knowledge Management. Masingmasing skala pembobotan dikalikan dengan frekuensi jawaban dari responden untuk setiap pernyataan pada setiap bobotnya, kemudian membaginya dengan bobot nilai tertinggi dikalikan dengan jumlah responden kemudian dikalikan 100% untuk mendapatkan skor persentase per pernyataan, seperti yang dapat dilihat pada rumus sebagai berikut : 

Cara menghitung skor Skor = frekuensi x bobot nilai Jumlah skor = jumlah skor skala penilaian 1 sampai dengan 5



Cara penghitungan presentase penggolongan skor penilaian Penggolongan skor penilaian dilakukan berdasarkan skor ideal, dimana nilainya tergantung pada jumlah responden yang ingin dilihat. Misalnya untuk penelitian ini jumlah keseluruhan responden yang berjumlah 168, maka: Skor ideal (skor tertinggi) = 168 x bobot nilai tertinggi = 168 x 5 = 840 (sangat setuju) Sehingga persentase penggolongan skor penilaian adalah :

b. Tahap selanjutnya, yaitu menjumlahkan persentase penggolongan skor penilaian pada setiap dimensi lalu membaginya dengan jumlah keseluruhan pernyataan pada dimensi tersebut, untuk mendapatkan nilai rata-rata persentase pada setiap dimensi yang ada. c. Langkah selanjutnya menghitung rata-rata per aspek KM dengan cara mengelompokkan dimensi dari masing-masing aspek tersebut dan membaginya dengan jumlah dimensi dari masing-masing aspek tersebut. Universitas Indonesia


52

d. Setelah didapatkan rata-rata masing-masing aspek tersebut kemudian ketiga aspek tersebut dijumlahkan dan dibagi dengan banyaknya aspek untuk mengetahui rata-rata kesiapan KM secara keseluruhan. e. Tingkat/level kesiapan KM didapatkan dengan cara mengalikan persentase nilai rata-rata kesiapan KM secara keseluruhan yang didapatkan dengan bobot nilai maksimal skala maturity KM Readiness Level Rao (2005) dalam hal ini 5 tingkatan seperti yang dapat dilihat pada tabel 3.2 dan kemudian dibagi 100. f. Setelah didapat perhitungan nilai akhir tingkat kesiapan knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri, maka akan dilakukan analisis dan proses interpretasi data sebagai dasar dalam mengambil kesimpulan serta

membuat

saran-saran perbaikan

berdasarkan

penelitian yang dilakukan.

Tabel 3.2 Skala KM Readiness



BAB IV PROFIL ORGANISASI Bab ini berisi profil studi kasus organisasi yang dijadikan tempat penelitian, penjelasan meliputi profil organisasi, bisnis organisasi, visi, misi dan struktur organisasi

4.1

Profil Organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri (FHM) berdiri pada 19 April 1982, kegiatan

utamanya adalah mewakili produsen terkenal nasional maupun internasional sebagai distributor eksklusif untuk wilayah Indonesia. Saat ini, FHM terus tumbuh dan menjadi pemasok utama dari berbagai jenis bahan dan peralatan penting yang digunakan untuk mendukung pembangunan di hampir semua sektor perekonomian di Indonesia. FHM menyediakan jasa profesional yang lengkap kepada seluruh pelanggan di Indonesia meliputi: 

Saran dan aplikasi secara teknis.



Konsultasi penjualan.



Pasokan peralatan individu atau Turn-Key mesin.



Perakitan lokal.



Layanan pra-pengiriman.



Instalasi aplikasi.



Pelatihan kru operator & pemeliharaan.



Layanan setelah penjualan.



Pemeliharaan pencegahan dan peningkatan produktifitas.



Perbaikan, pembongkaran mesin, dan membangun kembali peralatan.

53



54 

Penyediaan aksesoris, peralatan dan suku cadang



Kompresor gas



Pengadaan peralatan dan pasokan sumber daya untuk proyek.

Fajar Hutama Mandiri juga memiliki komitmen untuk mempertahankan standar tertinggi untuk keselamatan dan kesehatan karyawan perusahaan dan mencegah pencemaran lingkungan. Perusahaan akan melakukan semua kegiatan dengan pengawasan yang layak terhadap paparan masyarakat umum untuk risiko terhadap keselamatan dan kesehatan mereka. Perusahaan juga akan mengamati semua hal terkait lingkungan, kesehatan, transportasi bahan berbahaya, keselamatan dan hukum keamanan produk dan peraturan untuk meminimalkan dampak terhadap pencemaran lingkungan. Kantor Pusat FHM terletak di lantai 9 Menara Hijau, Jakarta. Sedangkan kantor Pemasaran dan fasilitas after market (Gudang, Inventarisasi suku cadang, Workshop, dan fasilitas perbaikan dan perawatan) serta layanan administrasi dan keuangan dipusatkan di Bekasi. Untuk menunjang dan melayani pelanggan di berbagai daerah di Indonesia, FHM juga memiliki beberapa kantor regional dengan fasilitas penjualan, perbaikan dan perawatan di beberapa kota di Indonesia.

4.2

Visi dan Misi Organisasi Visi PT. Fajar Hutama Mandiri adalah “Untuk menjadi perusahaan

perdagangan pilihan pelanggan, prinsipal, dan investor melalui dedikasi yang profesional, sehingga menarik karyawan terbaik”. Misi PT. Fajar Hutama Mandiri adalah “Sebuah perusahaan perdagangan terkemuka di Indonesia yang memberikan kualitas layanan terbaik, bertindak sebagai agen sejati pembangunan”.



55

4.3

Nilai-nilai Organisasi Ada beberapa nilai-nilai yang dimiliki PT. Fajar Hutama Mandiri, yaitu: 

Memperhatikan lingkungan hidup, komunitas dan martabat



Mendapatkan informasi terbaru dengan melakukan hubungan dan kerjasama tim yang luas dan sinergis.



Menerapkan etika, disiplin, kejujuran, kepercayaan, kreativitas, kerjasama tim, jaminan, kecepatan, dan ketepatan dalam mencapai kinerja.



Membangun kualitas, efisiensi dan daya saing di masa depan.



Memuaskan pelanggan, pemegang saham, karyawan, prinsipal, mitra, dan masyarakat

4.4

Tujuan Organisasi Scope Untuk

meraih

keuntungan,

memperluas

bisnis

nasional

dengan

pengembangan, perancangan, perakitan, pemasaran, penjualan dan pelayanan diversifikasi mesin, peralatan, dan perlengkapan dengan kualitas terbaik untuk melayani kebutuhan pelanggan yang terus berubah. Etika Mengelola perusahaan dan melakukan bisnis yang sesuai dengan standar tertinggi dari nilai-nilai moral dan etika, selalu memfasilitasi kebutuhan karyawan dan juga memperhatikan orang-orang di luar perusahaan dan untuk melakukan pekerjaan kami sehingga dapat mempertahankan dan meningkatkan citra serta reputasi perusahaan. Kepemimpinan Menjadi pemimpin yang diakui dalam advance engineering, superior manufacturing, marketing, service, contract dan penjualan lini produk kami dengan menjawab permintaan pasar, kreativitas, dan inovasi tiada henti, Universitas Indonesia


56

membuka cakrawala baru dalam konsep, desain, pembuatan dan penerapan industri dasar mesin. Untuk mengubah ide menjadi kenyataan dan dengan demikian lebih memenuhi kebutuhan pelanggan di seluruh negeri Kepercayaan Pelanggan Berupaya sesempurna mungkin untuk menjawab permintaan pelanggan yang sesungguhnya, melalui desain, efisiensi, kualitas, application engineering, manufacturing, marketing, penjualan dan pelayanan produk yang kita tangani, sehingga kita dapat mempertahankan bisnis kita sesuai dengan nilai-nilai lingkungan bisnis, dan oleh karenanya dapat meyakinkan pelanggan. Kualitas Produk Menyediakan kepada pelanggan kami lini produk berkualitas luar biasa dengan desain yang superior, yang meningkatkan nilai pelanggan sehingga memungkinkan keuntungan lebih daripada yang dapat diperoleh melalui penggunaan produk serupa yang dijual oleh orang lain. Fasilitas Menyediakan peralatan yang paling modern dan efektif, serta fasilitas yang diperlukan untuk memproduksi dan atau menjual, produk dan layanan berkualitas tinggi bagi pelanggan kami dengan lebih ekonomis. Personil Memacu dan mempertahankan orang-orang yang memiliki kapabilitas untuk setiap posisi dan memberikan upah dan kondisi kerja yang baik. Untuk bekerja sehingga menciptakan loyalitas, efisien, produktif, dinamis dan organisasi yang agresif di mana pekerja dapat meningkatkan kemampuannya dan mewujudkan ambisinya, mencapai kepuasan kerja dan di mana karyawan mendapatkan penilaian dan penghargaan atas dasar prestasi dan kontribusi untuk perusahaan.



57

4.5

Struktur Organisasi

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

Divisi Konstruksi dan Pertambangan Bertanggungjawab untuk mempromosikan, memasarkan dan menjual produk dan peralatan konstruksi dan pertambangan, divisi ini terdiri dari 3 kelompok penjualan khusus, yaitu: 1. Grup penjualan peralatan konstruksi,

bertanggungjawab untuk

mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan konstruksi. 2. Grup penjualan peralatan pertambangan, bertanggungjawab untuk mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan pertambangan 3. Grup after market konstruksi dan pertambangan, bertanggungjawab untuk 

Pemeriksaan setelah pengiriman, commissioning, dan start-up.



Promosi, pemasaran dan penjualan suku cadang dari peralatan konstruksi dan pertambangan.



Pelaksanaan kontrak layanan untuk pemeliharaan rutin, perbaikan, pembongkaran mesin, dan membangun kembali peralatan.



Menjaga hubungan yang baik dan mendukung pelayanan untuk pelanggan Universitas Indonesia


58

Divisi Industri Bertanggung jawab untuk mempromosikan, memasaran dan penjualan produk dan peralatan industri, divisi ini terdiri dari 3 kelompok penjualan khusus, yaitu: 1. Grup

penjualan

tools

and

hoist,

bertanggungjawab

untuk

mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan tools and hoist. 2. Grup

penjualan

non-destructive

test,

bertanggungjawab untuk

mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan non-destructive test. 3. Grup penjualan peralatan optical dan laboratorium, bertanggungjawab untuk mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan optical dan laboratorium.

Divisi Teknis Bertanggung jawab untuk mempromosikan, memasaran dan penjualan produk dan peralatan listrik, telekomunikasi dan teknologi informasi, divisi ini terdiri dari 2 kelompok penjualan khusus, yaitu: 1. Grup

penjualan

peralatan

bangunan,

bertanggungjawab

untuk

mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan bangunan. 2. Grup penjualan peralatan telekomunikasi dan teknologi informasi, bertanggungjawab untuk mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan listrik dan teknologi informasi.

Divisi Proses, Minyak dan Gas Bertanggung jawab untuk mempromosikan, memasaran dan penjualan produk dan peralatan proses kimia, perminyakan dan gas, divisi ini terdiri dari 4 kelompok penjualan khusus, yaitu:



59

1. Grup

penjualan

peralatan

proses

teknologi

dan

kimia,

bertanggungjawab untuk mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan proses teknologi dan kimia 2. Grup penjualan peralatan perminyakan dan gas, bertanggungjawab untuk

mempromosikan,

memasarkan

dan

menjual

peralatan

perminyakan dan gas 3. Grup penjualan dresser rand dan kompresor, bertanggungjawab untuk mempromosikan, memasarkan dan menjual peralatan dresser rand dan kompresor. 4. Grup

pelayanan

produk

dresser

rand

dan

kompresor,

bertanggungjawab untuk 

Promosi, pemasaran dan penjualan suku cadang dari peralatan dresser rand kompresor gas



Menjaga hubungan yang baik dan mendukung pelayanan untuk pelanggan



Pelaksanaan kontrak layanan untuk pemeliharaan rutin, perbaikan, pembongkaran mesin, dan membangun kembali peralatan.

Divisi Pengembangan Bisnis Bertanggung jawab untuk mengembangkan kegiatan dan usaha baru, mencari prinsipal dan mitra baru untuk melakukan bisnis bersama di Indonesia.

Divisi Administrasi & Keuangan Divisi ini memainkan peran penting dalam mencapai tujuan perusahaan, terdiri dari 2 kelompok utama, yaitu: 1. Kelompok keuangan, bertanggungjawab mengelola pembiayaan operasional perusahaan dan menyediakan informasi keuangan kepada



60

manajemen untuk tujuan meninjau kinerja dan pengambilan keputusan perusahaan 2. Kelompok akuntansi, bertanggung jawab untuk memberikan laporan keuangan. Semua laporan keuangan selalu sesuai dengan prinsipprinsip akuntansi umum

yang

berlaku.

Kontrol administratif

dikumpulkan untuk memastikan bahwa transaksi sesuai, aset dijaga, dan laporan keuangan akurat dan dapat diandalkan.

Divisi Sumber Daya Manusia Divisi ini aktif dalam mencapai, mendukung dan membentuk tujuan perusahaan,

bertanggungjawab

untuk

mengelola

segala

sesuatu

yang

berhubungan dengan pekerjaan dan memastikan setiap divisi memiliki staf yang memadai, dengan personil yang berkualitas dan berpengalaman, terdiri dari 4 kelompok utama, yaitu: 1. Kelompok pengembangan sumber daya manusia, perencanaan karir setiap orang adalah perhatian besar dari kelompok ini, karena orangorang dengan performa yang baik adalah aset yang paling penting dari perusahaan. Pelatihan dan peningkatan di semua tingkatan terus dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Kesejahteraan sosial personel juga diurus dengan memfasilitasi kegiatan olahraga, sebuah koperasi untuk meningkatkan rasa memiliki personil dan karyawan dalam perusahaan 2. Kelompok layanan umum, menangani manajemen kantor dan semua masalah hukum yang timbul dalam kegiatan usaha, hal tersebut menjamin semua kegiatan selaras dengan tujuan jangka pendek serta tujuan jangka panjang perusahaan. Hal ini juga mengatur semua bantuan yang diperlukan dalam kaitannya dengan kerja ekspatriat 3. Kelompok

manajemen

sistem

informasi,

menyediakan

semua

informasi untuk mendukung operasi perusahaan, manajemen, kontrol, dan fungsi pengambilan keputusan. mendukung proses komunikasi dan Universitas Indonesia


61

berbagi informasi dengan semua kantor regional, principal, pemasok dan pelanggan. 4. Kelompok pengadaan umum, bertanggung jawab untuk mendapatkan semua barang dan jasa untuk proyek-proyek / kontraktor EPC, termasuk pembelian, pengiriman, pemeriksaan dan kontrak



BAB V KISI-KISI INSTRUMEN Bab ini berisi penjelasan mengenai teknik atau cara yang digunakan untuk menilai tingkat kesiapan organisasi dalam menerapkan knowledge management serta tahapan yang dilakukan. Pembahasan pada bab ini juga meliputi metode yang dilakukan dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian.

5.1

Pemetaan KM Enabler Dalam penelitian ini penulis memilih empat penelitian tentang faktor-

faktor pemberdaya (enabler) KM, yaitu: Lee & Choi yang terdiri dari delapan faktor, Yu dkk yang terdiri dari lima faktor, Hariheran yang terdiri dari tujuh faktor dan Kumar & Idris yang terdiri dari tiga faktor, seperti yang dapat dilihat dalam tabel 5.1: Tabel 5.1 Faktor enabler (pemberdaya) KM Lee & Choi (2003)

Yu dkk (2004)

Hariheran (2005)

Idris & Kumar (2006)

LC-1 Formalization

YU-1 Learning Orientation

HR-1 Leadership

IK-1 Team Learning

LC-2 Centralization

YU-2 Knowledge Sharing

HR-2 Strategic Focus

IK-2 Leadership

LC-3 Collaboration

YU-3 IT Quality

HR-3 KM Organization and Roles

IK-3 Sistem organisasi

LC-4 Mutual trust

YU-4 Team Activity

HR-4 Standar KM Process

LC-5 Learning

YU-5 Manajerial Support

HR-5 Culture and People

LC-6 Leadership

HR-6 Quality content

LC-7 IT Support

HR-7 Technology Enablement

LC-8 T-Shaped Skill

Dari keempat penelitian tentang faktor-faktor pemberdaya (enabler) KM tersebut, Peneliti kemudian memetakan faktor-faktor dari empat penelitian tersebut, faktor-faktor yang memiliki definisi dan makna yang sama dihilangkan, karena sudah diwakili oleh faktor-faktor lain yang mempunyai arti yang sama. Penilaian kesamaan definisi dari faktor-faktor tersebut dilakukan secara subjektif oleh peneliti berdasarkan makna dan indikator-indikator yang terdapat didalamnya. Setelah dipetakan, selanjutnya faktor-faktor enabler (pemberdaya) KM diberikan nama yang mewakili definisi dan makna dari setiap faktornya, dengan 62



63

item-item yang merujuk pada tabel 5.1, sehingga dihasilkan sembilan faktorfaktor pemberdaya KM yang menyokong terciptanya pengetahuan dan kreatifitas organisasi seperti yang dipaparkan dalam tabel 5.2: Tabel 5.2 Komponen KM enabler pembentuk framework pengukuran kesiapan KM

5.2

No

Komponen KM Enabler

Indikator

Item

1

Organisasi (Organization)

Pengambilan keputusan tidak tersentralisasi pada satu titik (decentralization) Ada koordinator pengelola knowledge

LC-2, HR-3, KI-3

2

Budaya (Culture)

Adanya kebebasan dalam melakukan pekerjaan/Inovasi (deformalization) Adanya budaya kolaborasi/bekerja sama Adanya rasa saling percaya (mutual trust)

LC-1, LC-3, LC-4, YU-2, YU-4, HR-5

3

Pembelajaran (Learning)

Ada pelatihan, seminar dan training

LC-5, YU-1, KI-1

4

Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan yang mendukung Kepemimpinan menggalakkan program Pemimpin memiliki komitmen

LC-6, YU-5, HR-1, KI-2

5

Dukungan IT (IT-Support)

Adanya pemanfaatan teknologi/Infrastruktur TI Dukungan kualitas IT yang baik

LC-7, YU-3, HR-7

6

T-Shaped Skill

Ada orang dengan skill yang dibutuhkan

LC-8, HR-5

7

Strategi (Strategy)

Ada agenda/strategi implementasi KM

HR-2

8

Proses (Process)

Ada proses mengelola pengetahuan Adanya standar proses

HR-4

9

Pengetahuan (Knowledge)

Ada kontrol terhadap kualitas knowledge

HR-6

Pemetaan KM Critical Success Factor Dalam penelitian ini penulis memilih tujuh belas KMCSF, yaitu: Skyrme

& Amidon yang terdiri dari tujuh faktor, Davenport dkk yang terdiri dari delapan faktor, David Skyrme yang terdiri dari sepuluh faktor, Liebowitz yang terdiri dari enam faktor, APQC yang terdiri dari empat faktor, Ryan dan Prybutok yang terdiri dari lima faktor, Stankosky dan Baldanza yang terdiri dari empat faktor, Hasanali yang terdiri dari lima faktor, Holsapple dan Joshi yang terdiri dari empat faktor, Moffett dkk yang terdiri dari sepuluh faktor, Chourides yang terdiri Universitas Indonesia


64

dari lima faktor, Mathi yang terdiri dari lima faktor, Jennex & Olfman yang terdiri dari dua belas faktor, Wong yang terdiri dari dua belas faktor, Choy yang terdiri dari sebelas faktor, Mamaghani dkk yang terdiri dari enam belas faktor dan Valmohammadi yang terdiri dari dua belas faktor, seperti yang dapat dilihat dalam tabel 5.3: Tabel 5.3 Critical success factor implementasi KM Skyrme & Amidon (1997)

Davenport dkk (1998)

David Skyrme (1999)

SA-1. Budaya yang mendukung KM

DA-1. Infrastruktur Teknologi

DS-1. Kepemimpinan (Leadership)

SA-2. Kepemimpinan

DA-2. Infrastruktur Organisasi

SA-3. Motivasi

DA-3.

SA-4. Infrastruktur TI

kemudahan

SA-5. Infrastruktur organisasi

pengetahuan

DS-5. Pengetahuan Tacit

SA-6. Strategi dan visi

DA-4. Berbagi pengetahuan

DS-6. Knowledge Hubs dan Centers

SA-7. Tujuan

DA-5. Pengetahuan budaya yang

DS-7. Penilaian (Measures)

ramah

DS-8. Eksploitasi/Pemasaran

Fleksibilitas, akses

DA-6. Motivasi berbagi

evolusi

DS-2. Budaya (Culture) dan

terhadap

mengembangkan,

dan

menggunakan

DS-3. Proses (Process) DS-4. Pengetahuan Eksplisit

DS-9. Pegawai/Keahlian DS-10. Infrastruktur Teknologi

pengetahuan DA-7. Sarana transfer pengetahuan menggunakan berbagai infrastruktur TI DA-8. Dukungan dan komitmen manajemen senior

Liebowitz (1999)

APQC (1999)

Ryan dan Prybutok (2001)

LI-1. Budaya yang mendukung

AP-1. Strategi dan kepemimpinan

RP-1. Budaya organisasi terbuka

LI-2. Kepemimpinan

AP-2. Budaya

RP-2. Kepemimpinan dan komitmen

LI-3. Motivasi

AP-3. Teknologi

manajemen senior;

LI-4. Infrastruktur TI

AP-4. Pengukuran

RP-3. Keterlibatan staf

LI-5. Infrastruktur organisasi

RP-4. Kerja sama tim

LI-6. Strategi, visi dan tujuan

RP-5. Infrastruktur sistem informasi

Stankosky dan Baldanza (2001)

Hasanali (2002)

Holsapple dan Joshi (2002)

SB-1. Kepemimpinan

HA-1. Kepemimpinan

HJ-1. Koordinasi

SB-2. Organisasi

HA-2. Budaya

HJ-2. Kontrol

SB-3. Teknologi

HA-3. Struktur

HJ-3. Pengukuran

SB-4. Pembelajaran organisasi

HA-4. Peran dan tanggung jawab HA-5. Infrastruktur pengukuran

TI

HJ-4. Kepemimpinan dan



65

Moffett dkk (2003)

Chourides dkk (2003)

Mathi (2004)

MO-1. Budaya organisasi yang ramah

CH-1. Strategi

MA-1. Budaya

MO-2. Kepemimpinan dan komitmen

CH-2. Manajemen SDM

MA-2. Organisasi KM

manajemen senior

CH-3. Teknologi Informasi

MO-3. Keterlibatan pegawai

CH-4.

MO-4. Pelatihan pegawai

keseluruhan

MA-4. Proses dan sistem yang efektif

MO-5. Saling percaya dalam kerja tim

CH-5. Pemasaran

MA-5. Pengukuran

Manajemen

MA-3. Strategi dan infrastruktur Kualitas

Sistem

MO-6. Pemberdayaan pegawai MO-7. Infrastruktur Sistem Informasi MO-8. Pengukuran kinerja MO-9. Pembandingan MO-10. Knowledge Structure

Jennex & Olfman (2004)

Wong (2005)

JO-1. Strategi pengetahuan

WO-1.

JO-2. Motivasi dan komitmen

kepemimpinan manajemen

CO-2. Keterlibatan pegawai

JO-3. Infastruktur teknis

WO-2. Budaya

CO-3. Keterbukaan dan semangat

JO-4. Budaya dan struktur organisasi

WO-3. Teknologi Informasi

saling percaya dalam kerja tim

JO-5. A common enterprise wide

WO-4. Strategi dan tujuan

CO-4. Pemberdayaan pegawai

knowledge structure

WO-5. Pengukuran

CO-5. Pandangan dan komitmen

JO-6. Dukungan senior management

WO-6. Infrastruktur organisasi

kepemimpinan puncak manajemen

JO-7. Learning organization

WO-7. Proses dan kegiatan

CO-6.

JO-8. Tujuan

WO-8. Bantuan motivasi

Informasi

JO-9. Pengukuran

WO-9. Sumber daya

CO-7. Pengukuran kinerja

JO-10. Pencarian, pengambilan, dan

WO-10. Pelatihan dan pendidikan

CO-8. Pengetahuan budaya ramah

fungsi

WO-11. Manajemen Sumber Daya

CO-9. Pembandingan

Manusia

CO-10. Knowledge Structure

visualisasi

dari

KMS

mendukung penggunaan pengetahuan lebih mudah JO-11. Proses bisnis JO-12. pengetahuan

Choy (2005) Dukungan

dan

CO-1. Pelatihan pegawai

Infrastruktur

CO-11. Penghapusan organisasi

Sistem

kendala

Keamanan/perlindungan



66

Mamaghani dkk (2010)

Valmohammadi (2010)

MM-1. Strategi pengetahuan

VA-1. Manajemen kepemimpinan dan

MM-2. Budaya organisasi

dukungan

MM-3. Permodelan proses organisasi

VA-2. Budaya organisasi

MM-4. Pengukuran kinerja

VA-3. Teknologi informasi

MM-5. Struktur organisasi

VA-4. Strategi KM

MM-6. Kualitas sistem dan informasi

VA-5. Pengukuran kinerja

MM-7. Infrastruktur teknis

VA-6. Infrastruktur organisasi

MM-8. Dorongan motivasi MM-9.

Komunikasi

VA-7. Proses dan aktivitas dan

kerja

VA-8. Penghargaan dan motivasi

kelompok

VA-9. Penghapusan batasan sumber

MM-10. Kinerja

daya

MM-11. Integration of operation

VA-10. Pelatihan dan pendidikan

MM-12. Keamanan

VA-11.

MM-13. Dukungan manajemen

manusia

MM-14. Knowledge transfer channel

VA-12. Benchmarking/ pembandingan

Manajemen

sumber

daya

MM-15. Belajar organisasi MM-16. Pembandingan

Dari tujuh belas penelitian tentang KM Critical success factor tersebut, Peneliti kemudian memetakan faktor-faktor dari tujuh belas penelitian tersebut, faktor-faktor yang memiliki definisi dan makna yang sama dihilangkan, karena sudah diwakili oleh faktor-faktor lain yang mempunyai arti yang sama. Penilaian kesamaan definisi dari faktor-faktor tersebut dilakukan secara subjektif oleh peneliti berdasarkan makna dan indikator-indikator yang terdapat didalamnya. Setelah dipetakan, selanjutnya faktor-faktor tersebut diberikan nama yang mewakili definisi dan makna dari setiap faktornya, dengan item-item yang merujuk pada tabel 5.3, sehingga dihasilkan sebelas faktor-faktor utama yang menyokong kesuksesan implementasi KM seperti yang dipaparkan dalam tabel 5.4: Tabel 5.4 Komponen CSF pembentuk framework pengukuran kesiapan KM No 1

Komponen KMCSF Budaya (Culture)

Indikator Budaya yang mendukung KM Budaya berbagi/sharing pengetahuan Budaya kerjasama Budaya saling percaya

Item SA-1, DA-4, DA-5, DS2, LI-1, AP-2, RP-1, RP4, HA-2, HJ-1, MO-1, MO-5, MA-1, JO-4, WO-2, CO-3, C0-8. MM-2, MM-9, VA-2 Universitas Indonesia


67

2


Kepemimpinan yang mendukung Kepemimpinan menggalakkan program Pemimpin memiliki komitmen

SA-2, DA-8, DS-1, LI-2, AP-1, RP-2, SB-1, HA-1, HA-4, HJ-2, HJ-4, MO2, JO-6, WO-1, C0-5, MM-13, VA-1

3

Motivasi dan penghargaan (Motivation and Reward)

Adanya kesadaran dan saling mengingatkan Ada motivasi menggalakkan KM Adanya penghargaan

SA-3, DA-6, LI-3, JO-2, WO-8, MM-8, VA-8

4

Teknologi Informasi (Technology Information)

Adanya pemanfaatan teknologi/Infrastruktur TI Ada sarana transfer pengetahuan Dukungan kualitas IT yang baik

SA-4, DA-1, DA-7, DS10, LI-4, AP-3, RP-5, SB-3, HA-5, MO-7, CH3, MA-3, JO-3, WO-3, MM-6, MM-7, VA-3

5


Struktur Organisasi yang mendukung Ada pemegang peran dan tanggungjawab (kontrol) terhadap Knowledge Adanya keterlibatan semua pihak

SA-5, DA-2, LI-5, RP-3, SB-2, HA-3, MO-3, MA2, JO-4, WO-6, CO-2, CO-6, MM-5, VA-6

6

Strategi (Strategy)

Ada rencana/inisiatif penerapan KM Mempunyai Strategi terhadap kemajuan KM Adanya kegiatan organisasi yang mengacu pada pengetahuan

SA-6, DS-8, LI-6, AP-1, CH-1, CH-5, MA-3, JO1, JO-8, WO-4, MM-1, VA-4. VA-9

7

Pengetahuan (Knowledge)

Fleksibilitas pengetahuan Kemudahan akses pengetahuan Ada pengetahuan Repositories

DA-3, DS-4, DS-5, DS6, MO-10, JO-5, JO-10, JO-12, WO-9, CO-10, MM-12, MM-14

terhadap center/KM

8

Proses (Process)

Ada proses mengelola pengetahuan Kemudahan transfer pengetahuan

DS-3, CH-4, MA-4, JO11, WO-7, CO-11. MM3, MM-11, VA-7,

9

Pengukuran (Measure)

Ada pengukuran terhadap kinerja Ada penilaian terhadap pengetahuan

10

Sumber Daya Manusia (People)

Ada pengarahan terhadap pegawai dan keahlian Pemberdayaan SDM

DS-9, MO-6, CH-2, WO11, CO-4, VA-11

11


Ada pelatihan, seminar dan training Adanya pembelajaran eksternal/pembandingan (benchmarking)

SB-4, MO-4, MO-9, JO7, WO-10, CO-1, CO-9, MM-15, MM-16, VA-10, VA-12

aset

DS-7, AP-4, HA-5, HJ-3, MO-8, MA-5, JO-9, WO-5, CO-7, MM-4, MM-10, VA-5



68

5.3

Pemetaan KM Readiness Kemudian hasil dari pemetaan sembilan komponen KM Enabler, sebelas

komponen KMCSF dan lima komponen infrastruktur KM dikelompokkan berdasarkan klasifikasi dari tiga aspek KM (Hlupic dkk) berdasarkan definisi dan karakteristik. seperti yang dapat dilihat pada tabel 5.5. Tabel 5.5 Pemetaan komponen pembentuk framework kesiapan KM Aspek Knowledge Management

KM Enabler

KMCSF

Infrastruktur KM

Abstract

-

-

-

Soft

1. Proses (Process) 2. Organisasi (Organization) 3. Budaya (Culture) 4. Pembelajaran (Learning) 5. Kepemimpinan (Leadership) 6. T-Shaped Skill 7. Strategi (Strategy) 8. Pengetahuan (Knowledge)

1. Budaya (Culture) 2. Kepemimpinan (Leadership) 3. Motivasi dan penghargaan (Motivation and Reward) 4. Organisasi (Organization) 5. Strategi (Strategy) 6. Pengetahuan (Knowledge) 7. Proses (Process) 8. Pengukuran (Measure) 9. Sumber Daya Manusia (People) 10. Pembelajaran (Learning)

1. Budaya Organisasi 2. Struktur Organisasi 3. Common Knowledge

Hard

1. IT-Support

1. Teknologi Informasi (Technology Information)

1. Infrastruktur TI 2. Lingkungan fisik

Dari hasil pemetaan tersebut, terdapat kesamaan makna dan komponenkomponen pembentuk, sehingga dapat dikelompokkan lagi berdasarkan kesamaan definisi dan makna, dan dengan mengkombinasikan indikator-indikator yang telah ada sebelumnya. Hasil akhir kombinasi indikator komponen kesiapan Knowledge Management dari hasil pemetaan sembilan komponen KM enabler, sebelas komponen KMCSF dan lima komponen infrastruktur KM yang dipetakan dalam 3 aspek dapat dilihat dalam tabel 5.6

Tabel 5.6 Indikator komponen kesiapan KM Aspek KM

Komponen

KM

Indikator

Readiness Abstract

Pemahaman definisi dan

Adanya pemahaman mengenai KM

manfaat KM

Adanya pemahaman mengenai manfaat dan kontribusi KM Universitas Indonesia


69

Inisiatif

organisasi

menerapkan KM

Adanya

visi

dan

misi

organisasi

mengimplementasikan KM. Adanya inisiatif organisasi menerapkan KM

Soft

Budaya

Organisasi

(Culture)


Motivasi & Penghargaan (Motivation & Reward)

Adanya budaya kebebasan dalam melakukan pekerjaan/Inovasi (deformalization) Adanya budaya yang mendukung KM Adanya budaya berbagi/sharing pengetahuan Adanya budaya kerjasama (collaboration) Adanya budaya saling percaya (mutual trust) Adanya kepemimpinan yang mendukung Adanya niat pemimpin menggalakkan program KM Adanya komitmen dari pemimpin/manajemen senior Adanya kesadaran dan saling mengingatkan Adanya motivasi menggalakkan KM Adanya penghargaan


Adanya pengukuran terhadap kinerja KM Adanya penilaian terhadap aset pengetahuan

Organisasi

Adanya pengambilan keputusan tidak tersentralisasi pada satu titik (decentralization) Adanya struktur organisasi yang mendukung Adanya koordinator/pemegang peran dan tanggungjawab (kontrol) terhadap knowledge Adanya keterlibatan semua pihak dalam organisasi

(Organization)

Strategi (Strategy)

Adanya rencana penerapan KM Adanya agenda/strategi terhadap kemajuan KM Adanya kegiatan organisasi yang mengacu pada pengetahuan

Pengetahuan

Adanya kontrol kualitas pengetahuan Adanya fleksibilitas, keamanan dan kemudahan akses terhadap pengetahuan Adanya pusat pengetahuan/KM Repositories

(Knowledge)

Proses (Process)

Adanya proses mengelola pengetahuan Adanya kemudahan transfer knowledge Adanya standar proses dan prosedur pelaksanaan KM yang tertata dengan baik


Adanya dukungan memperoleh pengetahuan (pelatihan, seminar) Adanya pembelajaran eksternal/pembandingan (benchmarking)

Sumber Daya Manusia

Adanya orang yang memiliki skill yang dibutuhkan Adanya pengarahan terhadap pegawai dan keahlian Adanya database kompetensi karyawan Adanya pemberdayaan SDM yang baik

(People/Skill)



70

Hard

Teknologi

Informasi

(Information Technology) Lingkungan

Fisik

(Physical Environment)

Adanya pemanfaatan teknologi/Infrastruktur TI Adanya sarana transfer pengetahuan Adanya dukungan kualitas IT yang baik Adanya prosedur keamanan data dan informasi Adanya lingkungan fisik yang mendukung Adanya lembaga penelitian Adanya tempat khusus berbagi pengetahuan

Dari hasil pemetaan tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa pada variabel-variabel yang ada pada KMCSF, KM Enabler dan Infrastruktur KM, tidak ada yang dapat diklasifikasikan ke dalam aspek abstract, karena masingmasing variabel tersebut tidak ada yang maknanya sesuai dengan aspek abstract. Aspek abstract berkaitan dengan pemahaman dan pengetahuan yang dimiliki oleh masing-masing individu mengenai KM. Oleh karena itu untuk aspek abstract, penulis membuat variabel pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari KM serta inisiatif organisasi untuk mengimplementasikan KM. Sedangkan variabel yang dapat diklasifikasikan ke dalam aspek soft adalah Budaya Organisasi (Culture), Kepemimpinan (Leadership), Motivasi & Penghargaan (Motivation & Reward), Pengukuran (Measure), Organisasi (Organization), Strategi (Strategy), Pengetahuan (Knowledge), Proses (Process), Pembelajaran (Learning), Sumber Daya Manusia (People/Skill). Karena variabelvariabel tersebut menekankan kepada aspek-aspek yang memenuhi karakteristik soft. Variable yang dapat diklasifikasikan ke dalam aspek hard adalah Teknologi Informasi (Information Technology), Lingkungan Fisik (Physical Environment). Variabel tersebut menekankan kepada teknologi dan fasilitas penunjang proses KM. Berdasarkan hal tersebut di atas maka dapat dibuatkan kisi-kisi instrument penelitian, dan variabel–variabel di atas yang dijadikan parameter untuk mengukur tingkat kesiapan organisasi dalam mengimplementaskan KM. Variabel-variabel tersebut adalah :



71

1. Aspek Abstract a. Pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari knowledge management, meliputi: 

Adanya

pemahaman

masing-masing

pihak

mengenai

knowledge management 

Adanya

pemahaman

mengenai

manfaat

dan kontribusi

knowledge management bagi peningkatan daya saing dan kinerja perusahaan. b. Inisiatif organisasi untuk menerapkan knowledge management meliputi: 

Adanya visi dan misi organisasi dalam mengimplementasikan knowledge management.



Adanya inisiatif organisasi dalam menerapkan knowledge management untuk meningkatkan keunggulan dan daya saing perusahaan.

2. Aspek Soft a. Budaya organisasi (culture), aspek ini berkaitan dengan budaya dan kebiasaan-kebiasaan yang terjadi di dalam organisasi, hal tersebut merupakan faktor yang harus diperhatikan dalam organisasi. Kebiasaan-kebiasaan yang harus diperhatikan dalam kegiatan knowledge management, meliputi: 

Adanya budaya dan kebiasaan untuk berinovasi



Adanya budaya dan kebiasaan saling berbagi pengetahuan (sharing knowledge)



Adanya budaya dan kebiasaan saling membantu dan bekerja sama antar karyawan (collaboration)



Adanya budaya saling percaya (mutual trust) antar karyawan.

b. Kepemimpinan (leadership), aspek ini berkaitan dengan peran dan dukungan pemimpin dalam penerapan knowledge management yang efektif, kepemimpinan sangat dibutuhkan dalam penggerak KM, manajemen membangun kondisi yang diperlukan untuk KM, Universitas Indonesia


72

membangun visi yang kuat, yaitu visi untuk menggerakkan anggota organisasi agar dapat mencapai tujuan dari organisasi dan berperan aktif dalam implementasi KM, mendorong penciptaan, berbagi dan menggunakan pengetahuan. Visi ini bukan hanya sekedar statement melainkan harus diikuti dengan tindakan nyata dari pemimpin itu sendiri dalam memberikan teladan dan keyakinan kepada seluruh anggota organisasi sehingga membuat seluruh anggota organisasi terdorong untuk memberikan kontribusi dan meningkatkan kinerja organisasi, meliputi: 

Adanya

kepemimpinan

yang

aktif

mendorong

dan

menggalakkan program KM. 

Adanya dukungan dan komitmen dari pemimpin/manajemen senior.

c. Motivasi dan Penghargaan (Motivation and Reward), aspek ini berkaitan dengan dukungan motivasi (motivation) dan penghargaan (reward) yang diberikan, hal tersebut diharapkan dapat membuat seluruh anggota organisasi termotivasi dan terdorong untuk memberikan kontribusi maksimal dalam penerapan KM dan meningkatkan kinerja organisasi, meliputi: 

Adanya kesadaran dan saling mengingatkan



Adanya motivasi dalam organisasi dalam menggalakkan KM



Adanya penghargaan yang diberikan atas kontribusi

d. Pengukuran (Measure), aspek ini berkaitan dengan penilaian dan pengukuran berkesinambungan terhadap praktek pengetahuan, aset intelektual, indikator kinerja yang dilakukan oleh individu dalam organisasi, kemajuan inisiatif KM, penilaian terhadap kontribusi pengetahuan terhadap perkembangan organisasi serta adanya kerangka kerja untuk evaluasi. e. Struktur Organisasi (Organization), aspek ini berkaitan dengan struktur organisasi yang mendukung dan kontribusi serta keterlibatan setiap anggota organisasi dalam penerapan KM, hal Universitas Indonesia


73

tersebut merupakan salah satu faktor yang berpengaruh dalam implementasi knowledge management, struktur organisasi dalam hal mencakup ukuran dan hirarki organisasi tersebut. Struktur organisasi yang bentuknya lebih flat akan lebih memudahkan dalam

melakukan

knowledge

management,

dimana

proses

knowledge sharing dapat dilakukan secara vertikal dan horizontal. Selain itu memungkinkan untuk membentuk tim dari berbagai macam departemen, meliputi: 

Adanya pengambilan keputusan tidak tersentralisasi pada satu titik (decentralization)



Adanya koordinator/pemegang peran dan tanggungjawab (kontrol) terhadap Knowledge.



Adanya keterlibatan semua pihak dalam organisasi

f. Strategi (Strategy), aspek ini berkaitan dengan strategi dan perencanaan terhadap penerapan dan kemajuan implementasi KM serta bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki perusahaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi proses dan menunjang kegiatan organisasi. KM merupakan alat strategis, karena dapat dianggap sebagai sumber daya kunci untuk pengambilan keputusan, terutama untuk formulasi, pelaksanaan dan evaluasi strategi, meliputi: 

Adanya rencana/inisiatif penerapan KM



Adanya agenda/strategi terhadap kemajuan KM



Adanya kegiatan organisasi yang mengacu pada pengetahuan



Adanya peningkatan produk/jasa berbasis pengetahuan

g. Pengetahuan (Knowledge), aspek ini berkaitan dengan pengetahuan yang dimiliki organisasi, hal tersebut merupakan salah satu elemen kunci

yang

menentukan

keberhasilan

implementasi

KM.

Pengetahuan harus mudah diakses, dikelola dan di-review secara rutin untuk menjaga akurasi dan relevansi dari pengetahuan tersebut, hal ini dapat dilihat pada pendokumentasian dan Universitas Indonesia


74

pembelajaran best practice, hal tersebut baik pengetahuan maupun pengalaman yang dimiliki individu dalam organisasi, meliputi: 

Adanya pengelolaan dan kontrol kualitas pengetahuan



Adanya fleksibilitas, keamanan dan kemudahan akses



Adanya pusat pengetahuan/KM Repositories

h. Proses (Process), aspek ini berkaitan dengan proses-proses yang efektif dan efisien yang ada dalam mengelola pengetahuan pada suatu organisasi seperti proses menambah pengetahuan dan proses transfer knowledge, meliputi: 

Adanya proses mengelola pengetahuan



Adanya kemudahan transfer pengetahuan



Adanya standar proses dan prosedur pelaksanaan KM yang tertata dengan baik

i. Pembelajaran (Learning), aspek ini berkaitan dengan dukungan terhadap

pembelajaran

memperoleh

pengetahuan

baru,

pembelajaran organisasi dan individu yang ada dalam organisasi terhadap knowledge, baik yang ada di dalam organisasi maupun di luar organisasi seperti melakukan benchmarking terhadap best parctise perusahaan lain, meliputi: 

Adanya

dukungan

memperoleh

pengetahuan

(pelatihan,

seminar) 

Adanya pembelajaran eksternal/pembandingan (benchmarking)

j. Sumber Daya Manusia (People/Skill), aspek ini berkaitan dengan pengembangan diri, kompetensi dan pemberdayaan terhadap sumber daya manusia yang baik. Sumber daya manusia dibutuhkan untuk menyukseskan implementasi KM oleh karena itu dibutuhkan perekrutan karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan dan memiliki orientasi positif untuk mengisi kesenjangan pengetahuan. Sumber daya manusia adalah perhatian utama dalam organisasi, maka harus dipertimbangkan ketika mengadopsi KM. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh setiap orang juga merupakan Universitas Indonesia


75

sumber daya yang ada pada manusia yang dibutuhkan dalam mengadopsi KM, meliputi: 

Adanya orang-orang yang memiliki skill dan kompetensi yang dibutuhkan organisasi



Adanya pengarahan terhadap pegawai dan keahlian



Adanya database kompetensi karyawan



Adanya pemberdayaan SDM yang baik

3. Aspek Hard a. Teknologi Informasi (Information Technology), aspek ini berkaitan dengan pemanfaatan fasilitas proses knowledge seperti adanya jaringan intranet maupun internet dan penggunaan ICT dalam menunjang kegiatan organisasi, meliputi: 

Adanya pemanfaatan teknologi/Infrastruktur TI dengan baik dalam menunjang proses knowledge



Adanya pemanfaatan TI sebagai sarana transfer pengetahuan



Adanya dukungan kualitas IT yang baik



Adanya prosedur keamanan yang berkaitan dengan data dan informasi

b. Lingkungan fisik (Physical Environment), aspek ini berkaitan dengan fasilitas fisik yang dimiliki dan digunakan oleh individu dalam organisasi dalam melakukan proses knowledge, meliputi: 

Adanya lembaga penelitian tersendiri yang dimiliki perusahaan



Adanya tempat khusus untuk setiap karyawan melakukan diskusi dan berbagi pengetahuan.

Dari hasil yang telah didapat, dapat dilihat perbandingan komponen pembentuk kesiapan knowledge management penelitian ini dengan penelitianpenelitian sebelumnya pada tabel 5.7 berikut ini



76

Tabel 5.7 Perbandingan komponen pembentuk kesiapan KM dengan penelitian sebelumnya Penelitian No

Aspek Freddy

Zaidiah

Anwar

Septina

Pemahaman

Pemahaman

Pemahaman

Pemahaman

Pemahaman

2

Inisiatif

3

Budaya

Inisiatif

Inisiatif

Inisiatif

Inisiatif

Budaya

Budaya

Budaya

Budaya

4

Organisasi

Organisasi

5

Strategi

Exploitation Market

Organisasi

Organisasi

Strategi

Exploitation Market

6

SDM

SDM

SDM

SDM

SDM

7

Kepemimpinan

Kepemimpinan

Kepemimpinan

-

Kepemimpinan

Pembelajaran

Pembelajaran

Pembelajaran

Pembelajaran

-

Pengukuran

Pengukuran

Pengukuran

Pengukuran

Pengukuran

10

Proses

Proses

Proses

Proses

Proses

11

Motivasi

-

Motivasi

Motivasi

Motivasi

1

Mulyono

Abstract

8 9

Soft

&

Pengetahuan Ekspilisit 12

Pengetahuan

Pengetahuan Tacit

Organisasi Strategi

dan

Pengetahuan Ekspilisit -

Knowledge Hub 13

&

Pengetahuan Tacit

-

Knowledge Hub

IT

IT

IT

IT

IT

Lingkungan fisik

Lingkungan fisik

Lingkungan fisik

Lingkungan fisik

Lingkungan fisik

Hard 14

5.4

Kisi-kisi instrument KM Readiness Berdasarkan penjelasan sebelumnya, maka dapat dibuatkan kisi-kisi

instrument penelitian dan item-item pernyataan untuk mengukur tingkat kesiapan KM. Perancangan kisi-kisi instrumen ini dibagi sesuai dengan klasifikasi aspek dari Knowledge Management, yaitu:

5.4.1 Kisi-kisi instrument aspek Abstract Pada aspek abstract kisi-kisi instrumen penelitian dan item-item pernyataan dapat dilihat pada tabel 5.8:



77

Tabel 5.8 Kisi-kisi instrumen aspek abstract Aspek

Dimensi

Indikator

No Item Pernyataan

Abstract

Pemahaman

Memahami dengan jelas definisi dari

1,2

mengenai

KM

definisi

dan

Mampu

manfaat

dari

dibutuhkan oleh organisasi

KM (A-1)

mengetahui

Memahami

bahwa

memberikan

bahwa

KM

kontribusi

KM

3,4

mampu

5,6

terhadap

peningkatan proses bisnis dan dapat meningkatkan daya saing organisasi dan kinerja organisasi Inisiatif

untuk

Memahami dengan jelas visi dan misi

menerapkan

organisasi untuk menerapkan KM

KM (A-2)

Organisasi memiliki inisiatif untuk

7,8

9,10

menerapkan KM

5.4.2 Kisi-kisi instrument aspek Soft Pada aspek soft kisi-kisi instrumen penelitian dan item-item pernyataan dapat dilihat pada tabel 5.9 : Tabel 5.9 Kisi-kisi instrumen aspek soft Aspek

Dimensi

Indikator

No Item Pernyataan

Soft

Budaya

Memiliki budaya kebebasan bagi setiap

11,12

(Culture) (S-1)

karyawan untuk melakukan inovasi Memiliki

kebiasaan/budaya

berbagi

13

pengetahuan antar staf Memiliki

kebiasaan/budaya

berkerjasama/kolaborasi untuk

memecahkan

untuk

antar

suatu

14,15

staf

masalah

dalam pekerjaan Memiliki rasa saling percaya dengan

16,17

individu lain dalam organisasi Kepemimpinan

Aktif

menggalakkan

(Leadership) (S-

mensosialisasikan bahwa semua orang

2)

di

lingkungan

organisasi

dan

18,19

dapat

berpartisipasi dalam proses KM Universitas Indonesia


78

Manajemen dalam

memberikan

melaksanakan

dukungan

20,21,22

Knowledge

Management Motivasi

dan

Ada

keyakinan

bahwa

sharing

Penghargaan

knowledge adalah hal yang baik bagi

(Motivation and

individu maupun organisasi

Reward) (S-3)

Ada reward bagi staf yang telah

23,24

25,26

memberikan kontribusi bagi organisasi Ada

dorongan

untuk

saling

27

mengingatkan penerapan KM Pengukuran

Ada

pengakuan

(Measure) (S-4)

intelektual dan indikator kinerja Terdapat

terhadap

penilaian

aset

kontribusi

28,29,30

31,32

pengetahuan yang dimiliki organisasi terhadap perkembangan organisasi Ada

pengukuran

berkala

terhadap

33

memungkinkan

34

kinerja Organisasi

Struktur

organisasi

(Organization)

pengambilan keputusan yang tidak

(S-5)

tersentralisasi

berdasarkan

porsi

masing-masing Struktur

organisasi

memiliki

penanggung

jawab

bertugas

mengelola aturan

yang

pengetahuan yang

tanggungjawab

(Terdapat

spesifik yang

35,36

dan

jelas

dalam

kegiatan knowledge management di perusahaan) Struktur organisasi memungkinkan staf untuk turut

berperan

serta

37,38

dalam

pelaksanaan knowledge management Knowledge

Management

program

39,40

menjadi tanggung jawab dan komitmen bersama di lingkungan organisasi Strategi

Adanya aktivitas, strategi, program

(Strategy) (S-6)

untuk

pengembangan

41,42

Knowledge

Management Mempunyai

rencana

pengembangan

43,44



79

untuk memenuhi kebutuhan knowledge management program di masa yang akan datang Kegiatan organisasi mengacu pada

45,46

pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan Pengetahuan

Ada

control

terhadap

(Knowledge) (S-

pengetahuan di organisasi

7)

Adanya

hak

akses

kualitas

47,48

terhadap

49,50

pengetahuan yang ada di organisasi Organisasi memiliki pusat pengetahuan

51,52

Proses (Process)

Adanya proses pendokumentasian dan

53

(S-8)

pengarsipan

best

practise

dalam

perusahaan Adanya proses dan kemudahan untuk

54,55,56

men-transfer pengetahuan Ada

standar

proses dan

prosedur

57,58

pelaksanaan KM Pembelajaran

Adanya

proses

(Learning) (S-9)

pengetahuan

untuk

menambah

59,60,61

baru/mendapatkan

pengetahuan baru sesuai kebutuhan Mudah mendapat pelatihan nih

62,63

Perusahaan

64,65

melakukan

benchmark

terhadap best practise yang dimiliki perusahaan lain Sumber

Daya

Adanya sumber daya manusia yang

66,67

Manusia

berkompetensi di organisasi

(People/Skill)

Adanya pengarahan sesuai keahlian

68,69,70

(S-10)

Terdapat

71

database

mengenai

kompetensi karyawan Adanya pemberdayaan SDM yang baik

72

5.4.3 Kisi-kisi instrument aspek Hard Pada aspek hard kisi-kisi instrumen penelitian dan item-item pernyataan dapat dilihat pada tabel 5.10 :



80

Tabel 5.10 Kisi-kisi instrumen aspek hard Aspek

Dimensi

Indikator

No Item

Hard

Teknologi

Terdapat teknologi informasi yang

73

Informasi

mendukung

(Technology

Management

Information)

Penggunaan

(H-1)

pengetahuan

penerapan

ICT

Knowledge

untuk

berbagi

74,75

Manfaat ICT dalam menjamin dan

76,77

mendukung pelaksanaan KM Mekanisme dan prosedur keamanan yang

berkaitan

dengan

data

78,79

dan

informasi Lingkungan

Adanya tempat khusus bagi staf untuk

Fisik (Physical

melakukan brainstorming, penelitian,

Environment)

diskusi, dan berbagi pengetahuan

80,81,82

(H-2)

5.5

Perancangan Kuesioner Perancangan pernyataan kuesioner dalam penelitian ini didasarkan atas

indikator-indikator yang telah ditentukan pada kisi-kisi instrumen. Kuesioner yang digunakan dikembangkan dari penelitian-penelitian sebelumnya dan memuat 82 pernyataan yang diajukan kepada responden yang merupakan pegawai PT. Fajar Hutama Mandiri. Kuesioner terbagi atas 3 aspek, 10 penyataan untuk aspek abstract, 62 pernyataan untuk aspek soft dan 10 pernyataan untuk aspek hard. Jawaban responden diberikan dalam bentuk skala Likert dengan nilai 1 sampai dengan 5. Nilai 1 memiliki bobot terendah dan nilai 5 memiliki bobot tertinggi. Jawaban responden dijadikan sebagai dasar dalam pengujian validitas dan reabilitas dari setiap butir instrumen. Pertanyaan kuesioner dapat dilihat pada lampiran 2.



81

5.6

Uji Validitas dan Reliabilitas Setelah kuesioner dirancang, tahap selanjutnya adalah melakukan uji

validitas dan relabilitas terhadap kuesioner. Uji validitas terhadap instrumen pengukuran dilakukan untuk mengetahui kekurangan alat ukur, mencari tahu apakah item-item dalam kuesioner mudah dipahami dan ditafsirkan oleh responden, serta menunjukkan bahwa item pengukuran tersebut memang mengukur apa yang seharusnya diukur. Untuk mengetahui apakah seluruh instrumen pernyataan kuesioner bernilai valid dan tidak valid, maka dilakukan uji validitas dengan: H0 : Instrumen tidak valid H1 : Instrumen valid Uji validitas tersebut menggunakan SPSS for Windows 17 dengan alpha sebesar 5 %. Berdasarkan tabel perhitungan pada lampiran 4, karena semua pernyataan mempunyai sig < 0.05, maka keputusan yang diambil adalah tolak H 0, sehingga dapat disimpulkan bahwa semua penyataan kuesioner valid. Sedangkan uji reliabilitas dilakukan untuk mengetahui apakah item-item kuesioner tersebut reliabel digunakan di PT. Fajar Hutama Mandiri dan melihat apakah item-item dalam kuesioner mudah dipahami dan ditafsirkan oleh responden. Dari hasil uji reliabilitas dengan menggunakan SPSS for Windows 17 yang dapat dilihat pada Lampiran 4, didapatkan nilai cronbach alpha untuk aspek abstract sebesar 0.892, aspek soft sebesar 0.983 dan aspek hard sebesar 0.909, artinya berdasarkan tabel 5.11 menunjukkan tingkat reabilitas berdasarkan nilai alpha, item pernyataan pada aspek abstract, soft maupun hard sangat reliabel. Tabel 5.11 Tingkat reabilitas berdasarkan nilai alpha Alpha 0.00 – 0.20 > 0.20 – 0.40 > 0.40 – 0.59 > 0.60 – 0.79 > 0.80 - 1.00

Tingkat Reliablitas Sangat tidak reliabel Kurang reliabel Agak reliable Reliabel Sangat Reliabel

Dari hasil tersebut, ternyata ditemukan semua item valid dan reliabel, artinya tidak ada item yang di-drop. Universitas Indonesia


BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi penjelasan mengenai analisis data hasil jawaban responden berdasarkan kuesioner yang telah diajukan. Analisis data dan pembahasan dilakukan dengan melihat tiga aspek knowledge management yaitu aspek abstract, soft dan hard. Kemudian juga dibahas mengenai strategi-strategi yang dapat dilakukan untuk perbaikan serta membahas mengenai implementasi penelitian.

6.1

Analisis Penelitian Pengukuran

terhadap

kesiapan

pengimplementasian

knowledge

management di PT. Fajar Hutama Mandiri dilakukan dengan menggunakan kuesioner dan wawancara sebagai alat ukurnya. Wawancara digunakan untuk mendukung hasil kuesioner yang didapat dan mendapatkan pernyataan dan strategi yang lebih mendetail dari level manajerial dalam hal ini Kepala Divisi Pengembangan IT yang dapat dilihat pada lampiran 3. Respoden kuesioner penelitian ini adalah 168 staf PT. Fajar Hutama Mandiri dari 200 kuesioner yang disebar. Berdasarkan teknik analisis data yang telah dijelaskan sebelumnya, nilai yang menentukan kesiapan PT. Fajar Hutama Mandiri untuk menerapkan Knowledge Management (KM) adalah nilai rata-rata dari keseluruhan pengukuran. Nilai tersebut didapatkan melalui perhitungan rata-rata dari nilai keseluruhan kesiapan aspek yang ada yaitu aspek abstract, aspek soft dan aspek hard. Untuk proses penghitungan pengukuran mengenai persentase kesiapan Knowledge Management di PT. Fajar Hutama Mandiri dapat dilihat pada Lampiran 6. Nilai rata-rata kesiapan KM yang telah dihitung dari 168 orang responden staf PT. Fajar Hutama Mandiri adalah sebesar 75.58 %, berdasarkan knowledge management readiness level yang dijelaskan pada tabel 2.5, maka nilai tersebut menunjukkan bahwa PT. Fajar Hutama Mandiri telah mencapai level Ready atau berada diatas 60%, sehingga siap untuk menerapkan knowledge management. Adapun komposisi hasil pengukuran kesiapan implementasi 82 Universitas Indonesia


83

knowledge management berdasarkan masing-masing aspek penilaian ialah kesiapan aspek abstract sebesar 73.76 %, kesiapan aspek soft sebesar 73.03 % dan kesiapan aspek hard sebesar 79.96 % seperti yang direpresentasikan dalam gambar 6.1. Berdasarkan rata-rata tersebut maka terlihat tidak ada perbedaan yang signifikan diantara ketiga aspek yang ada, sehingga hal tersebut menunjukkan bahwa kesiapan organisasi ini dalam menerapkan knowledge management telah merata di segala aspek. 79.96 80 78

73.76

76

73.03

74 72 70 68 Abstract

Soft

Hard

Gambar 6.1 Nilai pengukuran kesiapan KM untuk masing-masing aspek

6.1.1 Analisis Karakteristik Responden Berikut ini karakteristik dari responden sesuai dengan masingmasing kategorinya, yaitu : 1. Kategori jenis kelamin Dilihat dari jenis kelaminnya, jumlah responden laki-laki dan perempuan yang berjumlah 168 orang terbagi menjadi 74.40 % responden (125 orang) berjenis kelamin laki-laki dan 25.60 % responden (43 orang) berjenis kelamin perempuan. Komposisi responden berdasarkan jenis kelamin, dapat dilihat pada Tabel 6.1 dan Gambar 6.1.

Universitas indonesia


84

Tabel 6.1 Komposisi responden berdasarkan jenis kelamin No 1 2

Jenis Kelamin

Jumlah Responden

Laki-laki Perempuan Total

Persentase (%)

125 43 168

74.40 25.60 100

Jenis Kelamin

Laki-laki Perempuan

Gambar 6.2 Komposisi responden berdasarkan jenis kelamin

Dari hasil responden berdasarkan jenis kelamin, yang paling banyak menjawab kuesioner yaitu jenis kelamin laki-laki. PT. Fajar Hutama Mandiri memiliki banyak staf dengan jenis kelamin lakilaki. 2. Kategori jenis kelamin Dilihat dari lama bekerja, 10.71 % responden (18 orang) bekerja kurang dari 3 tahun, 37.50 % responden (63 orang) telah bekerja selama 3 sampai 5 tahun, dan 51.79 % responden (87 orang) telah bekerja lebih dari 3 tahun. Pengelompokkan ini menggambarkan pengalaman kerja yang diperoleh responden selama bekerja di PT. Fajar Hutama Mandiri. Responden dengan masa kerja yang lebih lama memiliki pengalaman yang lebih dibandingkan dengan staf baru. Komposisi responden berdasarkan masa kerja dapat dilihat pada Tabel 6.2 dan Gambar 6.3.



85

Tabel 6.2 Komposisi responden berdasarkan masa kerja No 1 2 3

Masa Kerja

Jumlah Responden

Masa Kerja < 3 tahun Masa Kerja 3-5 tahun Masa Kerja > 5 tahun Total

Persentase (%)

18 63 87 168

10.71 37.50 51.79 100

Masa Kerja

Masa kerja < 3 tahun Masa kerja 3-5 tahun Masa kerja > 5 tahun

Gambar 6.3 Komposisi responden berdasarkan masa kerja

3. Kategori umur Dilihat dari umur staf 3.57 % responden (6 orang) berumur di bawah 25 tahun, 69.64 % responden (117 orang) berumur antara 25 tahun sampai dengan 35 tahun, dan 26.79% responden (45 orang) berumur lebih dari 35 tahun. Pengelompokkan ini menggambarkan umur dari staf PT. Fajar Hutama Mandiri. Perbandingan jumlah responden berdasarkan umur dapat dilihat pada Tabel 6.3 dan Gambar 6.4. Tabel 6.3 Komposisi responden berdasarkan umur No 1 2 3

Umur Umur < 25 tahun Umur 25-35 tahun Umur > 35 tahun Total

Jumlah Responden 6 117 45 168

Persentase (%) 3.57 69.64 26.79 100



86

Umur Umur < 25 tahun Umur 25-35 tahun Umur > 35 tahun

Gambar 6.4 Komposisi responden berdasarkan umur

Dari hasil responden berdasarkan umur, yang paling banyak bekerja di PT. Fajar Hutama Mandiri adalah yang berumur antara 25 tahun sampai dengan 35 tahun. Karena pada umur tersebut merupakan usia produktif seseorang dalam bekerja dan berkarya. 4. Kategori pendidikan Dilihat dari jenis pendidikan staf, 31.55% responden (53 orang) berlatar belakang pendidikan D3, sebanyak 64.88% responden (109 orang) yang berlatar belakang pendidikan S1, sisanya sebanyak 3.57 % responden (6 orang) berlatar belakang pendidian S2. Komposisi responden berdasarkan latar belakang pendidikan, dapat dilihat dalam Tabel 6.4 dan Gambar 6.5. Tabel 6.4 Komposisi responden berdasarkan jenis pendidikan No 1 2 3

Jenis Pendidikan D3 S1 S2 Total

Jumlah Responden

Persentase (%)

53 109 6 168

31.55 64.88 3.57 100



87

Jenis Pendidikan

D3

S1 S2

Gambar 6.5 Komposisi responden berdasarkan umur

Dari hasil responden berdasarkan jenis pendidikan terakhir yang paling banyak adalah staf dengan pendidikan akhirnya S1. Dengan jenis pendidikan ini, maka penerapan implementasi KM akan lebih mudah. 6.1.2 Analisis aspek Abstract Analisis aspek abstract dapat dilihat dari jawaban-jawaban responden pada kuesioner pertanyaan 1-10. Aspek abstract memiliki 2 dimensi, yaitu dimensi pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari knowledge

management

serta

dimensi

inisiatif

organisasi

untuk

menerapkan knowledge management. Berdasarkan hasil analisis nilai kesiapan implementasi knowledge management aspek abstract pada PT. Fajar Hutama Mandiri maka dapat diketahui bahwa rata-rata kesiapan untuk aspek abstract ialah sebesar 73.76 % dan berada pada level ready. Nilai kesiapan tersebut terdiri dari 79.66 % terhadap dimensi pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari knowledge management dan 67.86 % terhadap dimensi inisiatif organisasi untuk menerapkan knowledge management. Hasil analisis data tersebut dapat direpresentasikan seperti gambar 6.6 berikut ini



88

Pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari knowledge management

79.66

Inisiatif organisasi untuk menerapkan knowledge management

67.86

60

65

70

75

80

85

Gambar 6.6 Grafik hasil analisis aspek abstract

Dari dimensi pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari knowledge management mencapai 79.66 % menunjukkan bahwa organisasi dan individu di PT. Fajar Hutama Mandiri sudah memahami dengan jelas definisi dari knowledge management, mengetahui bahwa knowledge

management

dibutuhkan

organisasi

serta

memberikan

manfaat/kontribusi terhadap peningkatan proses bisnis dan dapat meningkatkan daya saing organisasi dan kinerja organisasi, namun masih ada beberapa orang di dalam organisasi yang belum mengetahui tujuan dan manfaat yang didapat dengan mengimplementasikan knowledge management di organisasi. Pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari knowledge management merupakan salah satu pondasi penting bagi organisasi dalam menerapkan knowledge management, karena dengan adanya pemahaman yang baik mengenai definisi dan manfaat dari knowledge management, maka setiap staf dalam organisasi akan memiliki kesadaran dan keinginan yang kuat untuk menerapkan knowledge management, sehingga staf akan termotivasi untuk menerapkan knowledge management. Pada dimensi inisiatif organisasi untuk menerapkan knowledge management juga sudah cukup baik mencapai 67.86 %, organisasi sudah Universitas indonesia


89

memiliki visi, misi, keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan knowledge management untuk meningkatkan daya saing perusahaan dan keinginan tersebut sudah terasa dan mulai dicanangkan di dalam individu dan organisasi di PT. Fajar Hutama Mandiri.

6.1.3 Analisis aspek Soft Analisis aspek soft dapat dilihat dari jawaban-jawaban responden pada kuesioner pertanyaan 11-72. Berdasarkan hasil analisis nilai kesiapan implementasi knowledge management aspek soft pada PT. Fajar Hutama Mandiri maka dapat diketahui bahwa rata-rata kesiapan untuk aspek soft ialah sebesar 73.03 % dan berada pada level ready. Nilai kesiapan tersebut terdiri dari 71.83 % terhadap dimensi budaya (culture), 67.86 % dimensi kepemimpinan (leadership), 68.69 % Motivasi dan Penghargaan (Motivation and Reward), 72.02 % dimensi Pengukuran (Measure), 80.34 % dimensi Organisasi (Organization), 73.51 % dimensi Strategi (Strategy), 70.83 % dimensi Pengetahuan (Knowledge), 81.25 % dimensi Proses (Process), 71.43 % dimensi Pembelajaran (Learning) dan 83.84 % dimensi Sumber Daya Manusia (People/Skill). Hasil analisis data tersebut dapat direprestasikan seperti gambar 6.7 berikut ini



90

71.83

Budaya

67.86

Kepemimpinan

68.69

Motivasi dan Penghargaan

72.02

Pengukuran

80.34

Organisasi

73.51

Strategi

70.83

Pengetahuan

81.25

Proses

71.43

Pembelajaran

83.84

Sumber Daya Manusia

0

20

40

60

80

100

Gambar 6.7 Grafik hasil analisis aspek soft

Pada dimensi budaya (culture) organisasi mencapai 71.83 %, menunjukkan bahwa budaya dan kebiasaan-kebiasaan yang ada di organisasi sudah mendukung penerapan knowledge management, sudah ada budaya dan kebiasaan untuk berinovasi, saling berbagi pengetahuan (sharing knowledge), saling membantu dan bekerja sama antar karyawan (collaboration) dan memiliki budaya saling percaya (mutual trust) antar karyawan di PT Fajar Hutama Mandiri. Dengan baiknya kesiapan dimensi budaya (culture) organisasi tentu akan mendukung keberhasilan penerapan knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri. Pada dimensi kepemimpinan (leadership) sudah cukup baik dan mencapai 67.86 %, menunjukkan bahwa peran dan dukungan pemimpin dalam penerapan knowledge management sudah mulai terasa, sudah ada dukungan dan komitmen dari pemimpin/manajemen senior, namun peran tersebut belum maksimal. Faktor kepemimpinan sangat penting dan dibutuhkan dalam penggerak yang selalu memberi semangat, dorongan dan

motivasi

serta

menjadi teladan dalam

kegiatan

knowledge

management dan mendukung keberhasilan penerapannya. Universitas indonesia


91

Pada dimensi motivasi dan penghargaan (motivation and culture) juga sudah cukup baik dan mencapai 68.69 %, menunjukkan bahwa sudah ada penghargaan yang diberikan bagi staf yang melakukan kontribusi dan aktifitas knowledge management, walaupun belum ada ketentuannya. Kesadaran pentingnya berbagi pengetahuan sudah dimiliki walaupun belum sepenuhnya dijalankan. Faktor motivasi dan penghargaan merupakan elemen penting keberhasilan implementasi

knowledge

management, dengan adanya motivasi dan dorongan, individu akan memberikan

kontribusi

maksimal

dalam

penerapan

knowledge

management dan meningkatkan kinerja organisasi. Dimensi pengukuran (measure) mencapai 72.02 %, menunjukkan bahwa sudah terdapat penilaian dan pengukuran yang baik terhadap aset pengetahuan, indikator kinerja dan kontribusi pengetahuan baik oleh masing-masing individu di dalam organisasi maupun organisasi itu sendiri. Dimana salah satu penilaian terhadap staf adalah penilaian terhadap kompetensi, proses dan praktek knowledge management yang dilakukan. Dimensi organisasi (organization) sudah sangat baik dengan mencapai 80.34 %. Struktur organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri memungkinkan pembentukan tim dari berbagai macam departemen, koordinasi antara pihak manajemen dan staf mudah dilakukan sehingga memungkinkan semua orang di lingkungan organisasi dapat berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan, namun sesuai dengan porsinya masing-masing.

Selain

itu

struktur

organisasi

telah

mendukung

pengarahan staf untuk turut berperan serta dalam pelaksanaan knowledge management. Proses knowledge sharing juga dapat berjalan dengan baik dan dilakukan dengan mudah, baik secara vertikal maupun horizontal. Namun

saat

ini

belum

ada

koordinator/pemegang

peran

dan

tanggungjawab yang secara khusus mengelola pengetahuan, meskipun pengelolaan sudah mulai dijalankan. Pada dimensi strategi (strategy) mencapai 73.51 % menunjukkan bahwa organisasi sudah memiliki agenda, strategi, perencanaan dan Universitas indonesia


92

program penerapan knowledge management namun belum dinyatakan secara formal dalam organisasi. Kegiatan di dalam organisasi juga sudah mulai memanfaatkan pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki organisasi. Dimensi pengetahuan (knowledge) mencapai 70.83 % menunjukkan bahwa pengetahuan yang ada diorganisasi PT. Fajar Hutama Mandiri sudah mulai didokumentasikan namun belum terpusat dan terstruktur dengan

baik,

pengetahuan-pengetahuan

tersebut

mudah

diakses,

dimanfaatkan sebagai acuan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, namun belum dikelola dengan baik dan tidak di-review secara rutin untuk menjaga akurasi dan relevansi dari pengetahuan tersebut. Dimensi proses (process) sudah sangat baik dan mencapai 81.25 %, hal ini menunjukkan bahwa sudah terjadi proses-proses dalam knowledge management, seperti proses untuk mengelola pengetahuan dan transfer knowledge sudah berjalan efektif dan efisien. Pengetahuan-pengetahuan dalam individu saling dibagi dengan rekan kerja yang lain. Dimensi pembelajaran (Learning) mencapai 71.43 %, hal ini menunjukkan

sudah ada dukungan pelatihan dan pembelajaran untuk

memperoleh pengetahuan baru yang sesuai dengan kebutuhan, selain itu proses benchmarking juga sudah dilakukan dengan baik. Faktor pembelajaran

(learning)

merupakan

salah

satu

elemen

penting

keberhasilan implementasi knowledge management, karena dengan adanya proses pembelajaran baik oleh individu dalam organisasi maupun organisasi itu sendiri, maka akan memperkaya pengetahuan dan memberi nilai tambah bagi organisasi. Dimensi Sumber Daya Manusia (People/Skill) di PT. Fajar Hutama Mandiri sudah sangat baik dan mencapai 83.84 %, hal tersebut menunjukkan keahlian yang dimiliki oleh individu dalam organisasi sudah memadai, sesuai dengan yang dibutuhkan organisasi dan keahlian individu yang dimiliki semakin beragam. Selain itu juga sudah terdapat database kompetensi karyawan, sehingga lebih mudah untuk memberikan pengarahan dan tugas sesuai kemampuan dan keahlian individu. Sumber Universitas indonesia


93

daya manusia dibutuhkan untuk menyukseskan implementasi KM oleh karena itu dibutuhkan perekrutan karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan dan memiliki orientasi positif untuk mengisi kesenjangan pengetahuan.

6.1.4 Analisis aspek Hard Analisis aspek hard dapat dilihat dari jawaban-jawaban responden pada kuesioner pertanyaan 73-82. Berdasarkan hasil analisis nilai kesiapan implementasi knowledge management aspek hard pada PT. Fajar Hutama Mandiri maka dapat diketahui bahwa rata-rata kesiapan untuk aspek hard ialah sebesar 79.96 % dan berada pada level ready. Nilai kesiapan tersebut terdiri dari 88.69 % terhadap dimensi teknologi informasi (technology information) dan 71.23 % dimensi lingkungan fisik (physical environment. Hasil analisis data tersebut dapat direprestasikan seperti gambar 6.8 berikut ini

Teknologi Informasi

88.69

71.23

Lingkungan Fisik

0

20

40

60

80

100

Gambar 6.8 Grafik hasil analisis aspek hard



94

Pada dimensi teknologi informasi (technology information) sudah sangat baik dengan mencapai 88.69 %, hal ini menunjukkan bahwa dukungan teknologi Adanya pemanfaatan teknologi/Infrastruktur TI dengan baik dalam menunjang proses knowledge, namun hingga saat ini PT. Fajar Hutama Mandiri belum memiliki Knowledge Management System. Dimensi lingkungan fisik (physical environment) mencapai 71.23 %, fasilitas fisik yang berkaitan dengan ruang untuk berbagi pengetahuan, pelatihan dan diskusi sudah ada, bahkan ke depannya organisasi akan membangun pusat pelatihan di Balaraja.

6.1.5 Analisis level/tingkat Knowledge Management Readiness Berdasarkan hasil pengolahan data dan penjelasan yang telah dipaparkan sebelumnya, secara keseluruhan kesiapan implementasi KM di PT. Fajar Hutama Mandiri mencapai 75.58 % atau sudah mencapai level 3 (Ready), artinya PT. Fajar Hutama Mandiri sudah cukup siap untuk mengimplementasi KM namun belum terlalu stabil, kegiatan-kegiatan dan indikator-indikator yang mendukung sebagian besar sudah dilaksanakan, namun belum efisien, masih membutuhkan beberapa perbaikan untuk mendukung keberhasilan implementasi knowledge management di organisasi. Dimensi teknologi informasi mencapai tingkat tertinggi, hal tersebut menunjukkan bahwa dari sisi pemanfaatan teknologi informasi PT. Fajar Hutama Mandiri sudah sangat baik. Sementara dimensi kepemimpinan dan inisiatif organisasi dalam menerapkan KM dirasakan masih kurang dan membutuhkan beberapa strategi peningkatan dan perbaikan. Hasil analisis data setiap dimensi dan secara keseluruhan dapat dirangkumkan dan dilihat pada tabel 6.5 berikut ini:



95

Tabel 6.5 Hasil analisis data keseluruhan aspek kesiapan KM Aspek Abstract

Rata-rata kesiapan (%) /

Dimensi Pemahaman

mengenai

Level definisi

dan

manfaat dari Knowledge Management Inisiatif

organisasi

menerapkan

Knowledge Management Soft

79.66/ 3

73.76/

67.86/

3

3

Budaya (Culture)

71.83/ 3


67.86/ 3

Motivasi dan Penghargaan (Motivation and Reward)

68.69/ 3


72.02/ 3


80.34/

Strategi (Strategy)

4

73.03/

75.58/

73.51/

3

3

3 Pengetahuan (Knowledge)

70.83/ 3

Proses (Process)

81.25/ 4


71.43/ 3

Sumber Daya Manusia (People/Skill)

83.84/ 4

Hard

Teknologi

Informasi

(Technology

Information) Lingkungan Environment)

Fisik

(Physical

88.69/ 4

79.96/

71.23/

3

3



96

6.1.6 Analisis terhadap aspek lain yang menunjang Ada analisis tambahan terhadap beberapa aspek lain yang dianggap menunjang, yaitu analisis terhadap sarana-sarana yang sering digunakan untuk mendapatkan knowledge, kegiatan-kegiatan yang menunjang pekerjaan, dan keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing di organisasi saat ini. Berikut ini adalah hasil dari analisis yang telah didapatkan a. Frekuensi sarana yang sering digunakan organisasi untuk mendapatkan knowledge Dari hasil mengenai frekuensi yang digunakan organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri untuk mendapatkan knowledge didapatkan bahwa organisasi sudah sering dan pernah melakukan kegiatan-kegiatan untuk menggali pengetahuan dengan mencapai 72.47 % melalui berbagai sarana yang ada, seperti yang ditunjukkan pada tabel 6.6. Hasil tersebut direpresentasikan dalam gambar 6.9 yang menunjukkan grafik perbandingan antara sarana-sarana yang paling banyak digunakan. Dari gambar tersebut terlihat bahwa kebanyakan staf

PT. Fajar

Hutama Mandiri paling banyak memanfaatkan aliansi organisasi sejenis untuk mendapatkan knowledge, namun pada gambar 6.10 dapat dilihat bahwa sarana yang paling sering dan sehari-hari digunakan untuk mendapatkan knowledge adalah dari database perusahaan.

Tabel 6.6 Sarana yang sering digunakan PT. Fajar Hutama Mandiri untuk mendapatkan knowledge

Jawaban No 1 2 3 4 5 6

Sarana Universitas Akademi Lembaga Penelitian Konsultan Aliansi organisasi sejenis Praktisi

Tidak Tahu 43 53 57 73 21 78

Pernah

Sering

Jumlah

80 87 86 82 90 85

45 28 25 13 57 5

168 168 168 168 168 168



97

7

Kompetitor Mencari dari buku (e-book) atau literatur Internet Seminar atau event-event tertentu Pencarian di database organisasi Perpustakaan

8 9 10 11

12 Jumlah Rata-rata

26

78

64

168

33

101

34

168

35

96

37

168

56

87

25

168

30

63

75

168

50 555 27.53

86 1021 50.64

32 440 21.83

168 2016 100

160 140 120 100 80 60 40 20 0

1

2

3

4

5

6

Tidak Tahu

7

8

9

10

11

12

Pernah

Gambar 6.9 Sarana yang pernah dimanfaatkan oleh organisasi untuk mendapatkan knowledge



98

160 140 120 100 80 60 40 20 0

1

2

3

4

5

6

7

Sering

8

9

10

11

12

Jarang

Gambar 6.10 Sarana yang sering dimanfaatkan oleh organisasi untuk mendapatkan knowledge

b. Frekuensi kegiatan yang menunjang pekerjaan Dari hasil mengenai frekuensi kegiatan yang dirasakan menunjang organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri dalam melaksanakan pekerjaan, didapatkan bahwa melakukan diskusi dengan sesama rekan kerja dan mencari tahu atau sharing knowledge dengan orang-orang di sekitar dirasakan paling menunjang dalam membantu pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

Pada

tabel

6.7

dan

gambar

6.11

menunjukkan

perbandingan frekuensi kegiatan-kegiatan yang dirasakan menunjang organisasi dalam melaksanakan pekerjaan.

Tabel 6.7 Frekuensi kegiatan yang menunjang pekerjaan di PT. Fajar Hutama Mandiri

No

1 2

Kegiatan Melakukan kegiatan untuk mempelajari buku manual Melakukan diskusi

Tidak Tahu

Jawaban Tidak Menunjang Menunjang

Jumlah

8

6

154

168

11

0

157

168



99

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Mengikuti seminar Berbagi mengenai pemecahan suatu masalah Membaca publikasi yang telah ada Berbagi file melalu internet maupun intranet Bertukar informasi menggunakan email Melakukan survey Membaca best practice Mencari tahu melalui orang-orang di sekitar organisasi Terlibat dalam proyek tertentu Kunjungan ke organisasi lain Workshop dan pelatihan Mencari di internet Menelusuri database organisasi Berkunjung ke perpustakaan

Jumlah Rata-rata

30

22

116

168

13

0

155

168

35

29

104

168

30

0

138

168

18

7

143

168

34

32

102

168

41

17

110

168

11

0

157

168

26

11

131

168

28

27

113

168

21

0

147

168

18

12

138

168

30

0

138

168

30

25

113

168

384

188

2116

2688

14.29

6.99

78.72

100



100

160 140 120 100 80 60 40 20 0

1

2

3

4

5

6

Tidak Tahu

7

8

9

Tidak Menunjang

10

11

12

13

14

15

16

Menunjang

Gambar 6.11 Frekuensi dari kegiatan yang menunjang pekerjaan di PT. Fajar Hutama Mandiri

c. Keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing saat ini Dari hasil analisis yang mengenai keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing saat ini didapatkan bahwa jajaran direksi dan kepala bagian belum terlibat secara maksimal dalam kegiatan knowledge sharing saat ini di organisasi, sedangkan untuk posisi-posisi lainnya kebanyakan sudah mulai terlibat dan telah menjadi budaya sehari-hari organisasi. Dengan adanya keterlibatan semua posisi yang ada di organisasi diharapkan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh pihak manajemen dapat di-share dengan pihak staf dan begitu pula sebaliknya sehingga penerapan Knowledge Management dapat berlangsung dengan baik. Tabel 6.8 dan Gambar 6.12 menunjukkan grafik dari keterlibatan dalam knowledge sharing yang terjadi di PT. Fajar Hutama Mandiri saat ini.



101

Tabel 6.8 Keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing saat ini

No

Kegiatan

Jawaban Tidak Terlibat Terlibat

Tidak Tahu

Direksi 1 Kepala Bagian 2 Kepala Sub Bagian 3 Staff 4 Non Struktural 5 Jumlah Rata-rata

Jumlah

92

42

34

168

82

44

42

168

27

25

116

168

30

14

124

168

19

43

106

168

250

168

422

2116

29.76

20.00

50.24

100

140

120

100

80

60

40

20

0

1

2

3

Tidak Tahu

4

Tidak Terlibat

5

Terlibat

Gambar 6.12 Frekuensi keterlibatan posisi dalam knowledge sharing saat ini

6.2

Pembahasan Pengukuran

terhadap

kesiapan

pengimplementasian

knowledge

management di PT. Fajar Hutama Mandiri dilakukan dengan menggunakan kuesioner dan wawancara sebagai alat ukurnya. Wawancara digunakan untuk mendukung hasil kuesioner yang didapat dan mendapatkan pernyataan dan strategi yang lebih mendetail dari level manajerial dalam hal ini Kepala Divisi Pengembangan IT yang dapat dilihat pada lampiran 3. Respoden kuesioner Universitas indonesia


102

penelitian ini adalah 168 staf PT. Fajar Hutama Mandiri dari 200 kuesioner yang disebar. Penelitian ini menyusun framework level/tingkat kesiapan implementasi knowledge management yang dibangun dari 3 aspek dan dibagi kedalam 14 dimensi. Dimensi-dimensi dalam aspek tersebut saling berhubungan dan melengkapi, yang menggambarkan sejauh mana tingkat/level kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan Knowledge Management. Berdasarkan hasil pengukuran dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa PT. Fajar Hutama Mandiri sudah siap untuk menerapkan knowledge management, secara keseluruhan hasil menunjukkan bahwa tingkat kesiapan implementasi KM pada PT. Fajar Hutama Mandiri sudah berada pada level/tingkat ready dengan rata-rata kesiapan sebesar 75,58 %, hasil dari setiap aspek baik dari aspek abstract, soft maupun hard juga sudah berada pada level ready. Beberapa dimensi sudah sangat baik dan beberapa dimensi masih membutuhkan perbaikan agar penerapan knowledge management dapat lebih berhasil, stabil dan dapat meningkatkan keunggulan dan daya saing pada tingkat yang paling optimal. Dari hasil tersebut, dikembangkan langkah-langkah dan strategi yang perlu dilakukan untuk meningkatkan tingkat kesiapan Knowledge Management di PT. Fajar Hutama Mandiri pada dimensi-dimensi yang belum cukup baik dan membutuhkan beberapa perbaikan agar menjadi lebih siap dan optimal dalam mengimplementasikan knowledge management, yaitu: 1. Untuk menumbuhkan sikap dan inisiatif organisasi dalam menerapkan knowledge management, ada beberapa hal yang perlu dilakukan adalah: a. Melakukan sosialisasi yang lebih intensif mengenai definisi, manfaat dan kontribusi Knowledge Management baik bagi organisasi maupun individu didalamnya, karena dengan mengetahui dan memahami manfaat dan kontribusi KM bagi organisasi maupun terhadap individu-individu didalamnya, maka inisiatif individu untuk berkontribusi dan menerapkan knowledge management juga akan tumbuh.



103

b. Mengadakan sosialisasi dan pemahaman yang mendalam mengenai visi dan misi organisasi untuk menerapkan knowledge management. Dengan mengetahui dan memahami visi dan misi organisasi untuk menerapkan knowledge management maka individu-individu dalam organisasi akan mempunyai keyakinan bahwa penerapan knowledge management akan meningkatkan mutu dan kualitas pegawai, menambah nilai pengetahuan bagi organisasi sehingga dapat meningkatkan daya saing perusahaan dan berdampak pada kesejahteraan semua elemen didalamnya. 2. Untuk meningkatkan agar dimensi kepemimpinan (leadership) menjadi lebih baik, ada beberapa hal yang perlu dilakukan: a. Meningkatkan keterlibatan jajaran direksi dan kepala bagian dalam kegiatan knowledge sharing, saat ini keterlibatan jajaran direksi dan kepala bagian masih dirasakan kurang. Perlu penyediaan waktu khusus untuk berbagi pengetahuan dan update status pekerjaan. Contoh dan tindakan nyata dari seorang pemimpin tentu akan memberikan teladan dan keyakinan kepada individu-individu di dalam organisasi, sehingga terdorong untuk memberikan kontribusi dan meningkatkan kinerja organisasi. b. Menumbuhkan sikap kepemimpinan yang

baik pada

level tiap

divisi/bagian maupun top management dalam mendorong dan mendukung perencanaan penerapan knowledge management. Kepemimpinan yang baik merupakan pengendali terpenting di dalam penerapan manajemen pengetahuan yang efektif dari suatu organisasi. 3. Untuk meningkatkan dimensi motivasi dan penghargaan (motivation and reward), ada beberapa hal yang perlu dilakukan: a. Mendorong

motivasi

individu-individu

dalam

organisasi

untuk

berkontribusi lebih guna meningkatkan kinerja organisasi dan aktif dalam penerapan knowledge management dengan memberikan bonus/imbalan dan penghargaan b. Melakukan pendekatan emosional, mengadakan kegiatan khusus untuk membangun kekeluargaan antara

karyawan

dan organisasi

serta



104

melibatkan karyawan untuk memberikan usul, ide dan saran bagi pengembangan sebuah perusahaan. 4. Untuk dimensi-dimensi lain sudah baik, namun masih ada beberapa perbaikan yang dapat dilakukan, antara lain: a. Membentuk struktur formal penerapan Knowledge Management di organisasi

sehingga

ada

penanggungjawab

dan

pengelola

pada

pelaksanaan strategi lainnya. b. Membentuk tim yang efektif untuk mendukung penerapan KM, yang berfungsi untuk mengelola dan mengevaluasi aset pengetahuan serta mengontrol kualitas pengetahuan secara rutin. c. Membuat mekanisme dan prosedur untuk mengakses, menyimpan dan mengambil pengetahuan yang ada di organisasi. Salah satu caranya adalah dengan membuat struktur pengetahuan organisasi yang jelas dan mudah dimengerti serta terdapat identifikasi pengguna dan sumbernya. Sehingga proses penyimpanan dan pengambilan pengetahuan dapat dilakukan dengan mudah, tertib dan aman. d. Mengembangkan aplikasi khusus dan database tersendiri berupa Knowledge Management System untuk organisasi sehingga pengetahuanpengetahuan yang ada di organisasi menjadi terpusat, terstruktur dan mudah diakses. e. Membuat aturan serta standar untuk peningkatan skill dan proses pembelajaran organisasi,

salah satu upaya

peningkatan keahlian

pegawainya dengan memberikan bantuan untuk melanjutkan studi ataupun pelatihan yang mendukung pekerjaan. Selain itu organisasi juga harus memiliki database kompetensi karyawan yang berisi rincian keahlian pegawainya, proyek apa yang pernah dikerjakan, dan prestasi-prestasi apa saja



BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan serta saran yang dapat dijadikan dasar pengembangan untuk penelitian selanjutnya.

7.1

Kesimpulan Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah dilakukan, maka

dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1.

Pengukuran tingkat kesiapan knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri menggunakan framework Knowledge Management Readiness berdasarkan hasil pemetaan 17 Knowledge Managament Critical Success

Factor, 4 Knowledge Management Enabler dan

Infrastruktur Knowledge Management yang dipetakan ke dalam 3 aspek pengukuran dan didalamnya terdiri dari 14 dimensi yang dinilai dalam 5 tingkat kesiapan. 2.

Hasil pengukuran tingkat kesiapan PT. Fajar Hutama Mandiri untuk menerapkan knowledge management berada pada level 3 yaitu ready. Hal ini menunjukkan bahwa PT. Fajar Hutama Mandiri telah siap untuk menerapkan knowledge management.

3.

Hasil dari sejumlah aspek dan dimensi dari knowledge management yang dianalisa, masih terdapat beberapa dimensi yang membutuhkan perbaikan dan peningkatan yaitu, dimensi inisiatif organisasi dalam menerapkan knowledge management, kepemimpinan, serta motivasi dan penghargaan. Secara keseluruhan kondisi yang ada saat ini sudah mendukung PT. Fajar Hutama Mandiri untuk menerapkan knowledge management untuk meningkatkan kinerja organisasi, namun diperlukan langkah-langkah dan strategi

yang

perlu

dilakukan untuk

memenuhi

dimensi

yang

membutuhkan perbaikan agar menjadi lebih siap dan optimal dalam mengimplementasikan knowledge management.

105



106

7.2

Saran Saran ini ditujukan untuk pengerjaan karya akhir berikutnya :

1.

Dalam karya akhir ini dilakukan pengukuran kesiapan implementasi knowledge management pada PT. Fajar Hutama Mandiri, sehingga dalam penelitian dan pengerjaan karya akhir selanjutnya dapat memberikan kontribusi dalam merancang model KM yang tepat untuk PT. Fajar Hutama Mandiri.

2.

Responden penelitian dan keterlibatan entitas organisasi dapat lebih diperdalam, pengumpulan data bisa dilakukan melalui mekanisme kuesioner, wawancara dan focus group discussion. Sehingga akan lebih terlihat pengukuran kesiapan KM dan mendukung hasil yang didapatkan.



DAFTAR PUSTAKA Alavi, M., & Leidner, D.E. (2001). Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems. Conceptual Foundations and Research Issue. MIS Quarterly, Vol. 25, No.1, pp.107-136. Anggraeni, Septina. (2012). Kajian Pengukuran Tingkat Kesiapan Knowledge Management Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. Jakarta: Universitas Indonesia. Anwar, K. (2012). Analisis Pengukuran Tingkat Kesiapan Penerapan Knowledge Mangement Studi kasus STIE BP. Jakarta: Universitas Indonesia. Atrinawati, Lovinta Happy. (2009). Pemodelan Penilaian Tingkat Kesiapan (Readiness) Organisasi Untuk Mengimplementasikan Knowledge Management. Bandung: Institut Teknologi Bandung. Awad, Elias M. & Ghaziri, Hassan M. (2004). Knowledge Management. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Baldanza, Carolyn, & Stankosky, Michel A. (1999). Knowledge Management: An evolutionary architecture toward enterprise engineering. Proceeding of International Council on System Engineering (INCOSE). Mid-Atlantic regional conference. Chourides, P., Longbottom, D., & Murphy, W. (2003). Excellence in Knowledge Management: An Empirical study to identify critical factors and Performance Measures. Journal of Measuring Business Excellence, Vol.7 No.2 pp 29-45. Choy, Chong Siong. (2005). Critical Factors In The Successfull Implementation of Knowledge Management. Malaysia: Multimedia University. Davenport, T.D., & Prusak, L. (1998). Working Knowledge, How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press. Ferdinand, A. (2006) Metode Penelitian Manajemen: Pedoman Peneltian Untuk. Penulisan Skripsi, Tesis, dan Disertasi Ilmu Manajemen. Semarang: BP. Fernandez, Irma Becerra, Gonzalez, Avelino J., & Sabherwal, Rajiv. (2004). Knowledge Management: Challenges, Solutions, and Technology. New Jersey: Pearson-Prentice Hall. Ghozali, I. (2001). Analisis Multivanate dengan program SPSS. Semarang: Universitas Diponegoro. Hasanali, F (2002). Critical success factors of knowledge management. http://www.providersedge.com/docs/km_articles/critical_success_factors_of_km.pdf

diakses pada Mei 2013 107



108

Hlupic, V., Pouloudi, A., & Rzevski, G. (2002). Towards an integrated approach to Knowledge Management : ‘Hard’,’Soft’, and ‘Abstract’ issues. Knowledge and Process Management. The Journal of Corporate Transformation, 9(0), 1-14. Holsapple, C.W., & Joshi, K.D. (2002). Knowledge Management: A Threefold Framework, The Information Society. Holt, D. T. (2000). The measurement of readiness for instruments and suggestions for future research. Toronto: Academy of Management. Jennex, M.E., & Olfman, L. (2004). Assessing Knowledge Management Success/Effectiveness Models. 37th Hawaii International Conference on System Sciences. IEEE Computer Society. Kumar. N. & Idris, K. (2006). An Examination of Educational Institutions Knowledge Performance. The Learning Organization, 13 (1): 96-116. Laudon K.C., & Laudon, J.P. (1999). Management Information Systems: Organization and Technology in the Networked Enterprise (6th edition). New Jersey: Pearson-Prentice Hall. Lee. H., & Choi, B. (2003). Knowledge Management Enablers, Processes, and Organizational Performance: An Integrative View and Empirical Examination. Journal of Management Information Systems, 20 (1): 179-228. Liebowitz, J. (1999). Key ingredients to the success of an organization’s knowledge management strategy. Knowledge and Process Management, Vol. 6 No. 1, pp. 37-40. Maier, R., & Hädrich, T. (2006) Knowledge Management Systems, Encyclopedia of Knowledge Management, 442-450 Malhotra, Y. (2000). Knowledge Management and New Organization Forms: A Framework for Business Model Innovation. Information Resources Management Journal , I 3 (1): 5-14. Mamaghani, Nasrin., Dastranj, R.S, & Saghafi, F. (2010). Customized Knowledge Management Success Factors For Iranian Organizations, IRAN. American Journal of Economics and Business Administration 3 (1): 203-212, 2011 ISSN 1945-5488 © 2010 Science Publications. Mathi, Kavindra. (2004). Key Success Factor for Knowledge Management. Internationales Hochschulinstitut Lindau. University of Applied Science. FH Kempten. Germany. Moffett S., McAdam, R., & Parkinson, S. (2003) An empirical analysis of knowledge management applications. J. Knowledge Management 7(3): 6-26



109

Mohammadi, K., Khanlari, A., & Sohrabi, B. (2009). Organizational Readiness Knowledge Management. International Journal management, 5(1), 29-45, JanuaryMarch 2009. Mulyono, Sri (2011). Analisis Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management (KM Readiness) pada Medco Foundation. Jakarta: Universitas Indonesia. Natalino, G. (2011). Analisis Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management Studi Kasus Design Engineering Division PT. JGC Indonesia. Jakarta: Universitas Indonesia. Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka. (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create The Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press. Raharso, Sri. (2009). Knowledge Based Organization: Kunci untuk Membuat Kompetisi Menjadi Tidak Relevan. Usahawan No.2 Th. XXXVIII Rao, Madanmohan. (2005). Knowledge Management Tools and Technique:practitioners and experts evaluate KM solutions. ButterworthHeinemann. Rastogi, P.N. (2000). Knowledge Management and Intellectual Capital – The Virtuous Reality of Competitiveness, Human Systems Management, 19: 39-48 Ryan, S.D., & Prybutok, V.R. (2001), Factors affecting knowledge management technologies: a discriminative approach, Journal of Computer Information Systems, Vol. 41 No. 3, pp. 31-7. Skyrme, J. David. (1999). Knowledge Networking: Building the Collaborative Enterprise. Butterworth-Heinemann. Skyrme, J. David & Amidon D, (1997) The Knowledge Agenda, Journal of Knowledge Management, Vol. 1 Iss: 1, pp.27 – 37 Sugiyono. (2004). Metode Penelitian Bisnis. Bandung:Alfabeta. Swan, J., Newell, S., & Scarbrough, H. (1999). Knowledge management and innovation: networks and networking, Journal of Knowledge Management, Vol. 3 Iss: 4, pp.262 - 275 Tiwana, Amrit. (2001). The Knowledge Management Toolkit, The Practical Techniques For Building A Knowledge Management System. New Jersey:PearsonPrentice Hall. Turban, E., et al. (2004). Decision Support Systems and Intelligent Systems. New Delhi: Prentice-Hall of India.



110

Valmohammadi, Changiz. (2010). Identification and prioritization of critical success factor of Knowledge Management in Iranian SMEs: An experts view. Teheran:Islamic Azad University. Wissen Management Forum. (2003). An illustrated guide to Knowledge Management. www.wm-forum.org diakses pada Mei 2013. Wong, K.Y. (2005). Critical success factors for implementing knowledge management in small and medium enterprises, Industrial Management & Data Systems, Vol. 105 Iss: 3, pp.261 - 279 Yu, S., Kim, Y., & Kim, M. (2004). Linking Organizational Knowledge Management Drivers to Knowledge Management Performance: An Exploratory Study. Proceedings of the 37 th Hawaii International Conference on System Sciences. Waikota Village. Piscataway. NJ. Yuliazmi. (2005). Penerapan Knowledge Management pada Perusahaan Reasuransi: Studi Kasus pada PT. Reasuransi Nasional Indonesia. Jakarta: Universitas Budi Luhur. Zaidiah, Ati. (2010). Analisis Tingkat Kesiapan Knowledge Management pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Latihan Kementerian Pertahanan Republik Indonesia. Jakarta: Universitas Indonesia.



111

Lampiran



112 LAMPIRAN I

DRAFT WAWANCARA TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM READINESS) DI PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI

Nama Jabatan Instansi

: : :

No Aspek Abstarct A-1

Pertanyaan

Pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari KM 1 2

A-2 3 4 Aspek Soft S-1 5 6

S-2 7

8 S-3 9

10

S-4

Apakah Bapak/Ibu mengetahui dan memahami dengan jelas definisi dari knowledge management? Melihat kondisi perusahaan saat ini, apakah perusahaan sudah membutuhkan penerapan knowledge management? Inisiatif untuk menerapkan KM Apakah visi dan misi perusahaan ini menunjang penerapan knowledge management? Sejauh ini, sudah adakah inisiatif perusahaan menerapkan knowledge management? Budaya (Culture) Apakah di perusahaan terdapat waktu luang/kebebasan yang dapat digunakan staf untuk berinovasi dan pembelajaran terhadap hal-hal baru? Jika dalam tugas/pekerjaan sehari-hari terjadi masalah yang tidak dapat diselesaikan, langkah-langkah apa yang dilakukan organisasi untuk penyelesaian masalah tersebut? Kepemimpinan (Leadership) Selama ini apakah para pimpinan memberikan waktunya untuk mensosialisasikan kegiatan KM, berpartisipasi melakukan sharing informasi dan pengetahuan yang dimiliki kepada para staf? Biasanya pada saat kapan? Selama ini adakah dukungan dari para pimpinan dalam penerapan praktek knowledge management? Seperti apa bentuk dukungan yang diberikan? Motivasi dan Penghargaan (Motivation and Reward) Sejauh ini, bagaimana penilaian Bapak/Ibu terhadap motivasi yang dimiliki oleh staf untuk berbagi pengetahuan dan kontribusinya dalam penerapan knowledge management? Apakah selama ini ada penghargaan yang diberikan sehingga staf terdorong untuk menerapkan knowledge management dan berkontribusi lebih kepada organisasi? Seperti apa bentuk penghargaan yang diberikan? Pengukuran (Measure) Universitas Indonesia


113 11 12 S-5 13

14 15 S-6 16

S-7 17 18 19 S-8 20

21 S-9 22 23 S-10 24 25 Aspek Hard H-1 26 27 H-2 28

Apakah sudah terdapat penilaian staf terhadap kinerja dalam organisasi? Apa saja aspek-aspek yang menjadi item penilaian? Apakah selama ini sudah dilakukan penilaian kontibusi pengetahuan dan inventarisasi (pencatatan dan penyimpanan) terhadap aset pengetahuan? Organisasi (Organization) Apakah di struktur organisasi terdapat Chief Knowledge Officer atau orang yang bertugas di dalam organisasi untuk menjalankan/mengontrol kegiatan KM? Apakah ada pemberian tanggung jawab khusus untuk mengelola pengetahuan kepada suatu bagian bidang? Dalam membentuk suatu tim kerja, apakah dimungkinkan untuk membangun tim yang berisikan orang-orang dari berbagai macam bidang? Strategi (Strategy) Bagaimana strategi-strategi yang diterapkan oleh perusahaan agar implementasi dan pengembangan knowledge management dapat berjalan dengan baik? Pengetahuan (Knowledge) Apakah perusahaan sudah memiliki Knowledge Management System, perpustakaan atau pusat pengetahuan lainnya? Apakah pendokumentasian/pengarsipan pengetahuan/best practice sudah tersentralisasi? Kegiatan apa saja yang membutuhkan pengetahuan? Pengetahuan apa yang ingin dikelola? Proses (Process) Apakah proses pendokumentasian/pengarsipan pengetahuan kunci (key knowledge)/best practice telah dilakukan di perusahaan? Dalam bentuk apa? Apakah perusahaan sudah memiliki standar proses dan prosedur pelaksanaan knowledge management? Pembelajaran (Learning) Apakah organisasi menyediakan pelatihan untuk menambah pengetahuan sesuai dengan keperluan dan kebutuhan? Apakah perusahaan melakukan benchmark terhadap best practice yang dimiliki perusahaan lain Sumber Daya Manusia (People/Skill) Bagaimana cara organisasi mendukung agar sumber daya manusia yang ada di organisasi cukup berkompetensi? Apakah sudah terdapat database mengenai kompetensi yang dimiliki karyawan perusahaan? Teknologi Informasi (Technology Information) Dalam mendukung penerapan knowledge management apakah sudah didukung oleh penggunaan ICT? Bagaimana dengan mekanisme dan prosedur keamanan dari pengetahuan yang ada di organisasi? Lingkungan fisik (Physical Environment) Apakah perusahaan menyediakan tempat khusus bagi stafnya untuk melakukan sharing knowledge? Universitas Indonesia


114 LAMPIRAN II

KUESIONER MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM READINESS) PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI Responden yang terhormat, Dalam rangka penyelesaian karya akhir, penulis melakukan penelitian dalam bentuk karya akhir yang berjudul Kajian Penilaian Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management di PT. Fajar Hutama Mandiri. Penulis mohon kesediaan Bapak/ Ibu/ Saudara/ i untuk berpartisipasi sebagai salah satu responden yang mendukung penelitian ini. Jawaban Bapak/ Ibu/ Saudara/ i diharapkan akan berguna bagi penelitian ini dan bagi organisasi. Atas kesediaannya, penulis mengucapkan terima kasih.

NAMA

:

USIA

:

JABATAN

:

PENDIDIKAN TERAKHIR : LAMA BEKERJA

:

Kuisioner di bawah ini memuat sejumlah pertanyaan. Silahkan tunjukkan seberapa tingkat persetujuan/ketidaksetujuan Anda terhadap setiap pertanyaan dengan memberikan tanda Checklist (√) pada kotak jawaban yang ada pilih. STS = Sangat Tidak Setuju TS

= Tidak Setuju

N

= Netral

S

= Setuju

SS

= Sangat Setuju



115 N O 1.

JAWABAN

PERNYATAAN STS

TS

N

S

SS

Saya mengetahui dan memahami dengan jelas definisi dari knowledge management

2.

Seluruh karyawan mempunyai pandangan yang

sama

mengenai

knowledge

management 3.

Knowledge

management

sangat

cocok

diterapkan di organisasi 4.

Melihat

kondisi

saat

ini,

organisasi

membutuhkan knowledge management 5.

Knowledge

management

memberikan

kontribusi terhadap peningkatan proses bisnis dan daya saing organisasi 6.

Knowledge

management

dapat

meningkatkan performance dan kinerja organisasi secara keseluruhan 7.

Adanya

perencanaan,

visi

dan

misi

organisasi yang terintegrasi dengan proses bisnis

dalam

menerapkan

knowledge

management 8.

Visi, misi dan sasaran strategis organisasi menunjang

penerapan

knowledge

management 9.

Adanya

inisiatif

organisasi

untuk

menerapkan knowledge management 10.

Inisiatif

organisasi

mendukung

sukses/

tidaknya penerapan knowledge management di organisasi 11.

Terdapat waktu luang yang dapat digunakan untuk mempelajari metode kerja yang baru



116 12.

Diberikan kebebasan kepada staf untuk melakukan inovasi dan pembelajaran

13.

Memiliki kebiasaan untuk saling bertukar pengetahuan

14.

Memiliki kebiasaan untuk bekerja sama bila terdapat rekan kerja yang membutuhkan informasi, saran, dan pengalaman yang berhubungan dengan pekerjaan

15.

Staf dapat bertukar pikiran dengan pihak manajemen dan pimpinan berkenaan dengan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan

16.

Memiliki kepercayaan kepada rekan kerja untuk bekerja sama demi tercapainya tujuan organisasi

17.

Ada perasaan nyaman dan percaya terhadap rekan kerja lainnya

18.

Pemimpin secara aktif menggalakkan agar semua orang untuk terlibat dalam kegiatan knowledge management

19.

Setiap hari pemimpin mengingatkan untuk mendokumentasikan dan saling berbagi pengetahuan

20.

Pihak pimpinan manajemen memberikan dukungan moral dan melakukan tindakan nyata untuk menerapkan dukungan kegiatan knowledge management

21.

Terdapat dukungan dan komitmen dari pihak manajemen senior dalam pelaksanaan knowledge management

22.

Ada dorongan dan pantauan dari manajemen untuk mencari pengetahuan yang baru dari pakar atau ahli untuk organisasi Universitas Indonesia


117 23.

Ada keyakinan kuat bahwa dengan berbagi ide dan pengetahuan, kita dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik

24.

Penyembunyian

pengetahuan

dan

merahasiakan best practice adalah suatu hal yang tidak baik 25.

Terdapat

imbalan/penghargaan

pengakuan

bagi

yang

dan

melakukan

improvement di lingkungan kerja 26.

Diberikan reward atas kerjasama dalam berbagi

dan

mendokumentasikan

pengetahuan 27.

Setiap hari saling mengingatkan untuk berbagi

dan

mendokumentasikan

pengetahuan 28.

Terdapat penilaian dan indikator kinerja dalam organisasi

29.

Kompetensi dan keaktifan merupakan salah satu aspek penilaian dari kinerja

30.

Bebagi ide dan pengetahuan merupakan salah satu aspek penilaian dari kinerja

31.

Terdapat

kerangka

kerja

untuk

mengevaluasi pengetahuan yang baru, data staf, stakeholder, keuangan dan kegiatan organisasi 32.

Dilakukan inventarisasi (pencatatan dan penyimpanan) terhadap aset pengetahuan di masing-masing

bidang

dan

dilakukan

evaluasi untuk pemberian nilai 33.

Ada

pengukuran

secara

berkala

dari

penataan pengetahuan yang ada terhadap perubahan perilaku staf Universitas Indonesia


118 34.

Semua orang di lingkungan organisasi dapat berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan sesuai dengan porsinya masingmasing

35.

Dalam

struktur

organisasi

penanggungjawab

untuk

terdapat

melaksanakan

tugas mengelola pengetahuan 36.

Chief Knowledge Officer atau orang yang bertugas

di

dalam

organisasi

untuk

menjalankan KM sangat dibutuhkan untuk mendukung kegiatan KM 37.

Untuk

membentuk

suatu

tim

kerja,

dimungkinkan untuk membangun tim yang berisikan orang-orang dari berbagai macam bidang 38.

Rotasi

atau

penyebaran/pergantian

staf

alami sering dilakukan dan berdampak positif untuk membantu penyebaran best practice 39.

Struktur organisasi yang ada memungkinkan semua

elemen

turut

berperan

dalam

penetapan tujuan bersama 40.

Kegiatan knowledge management menjadi tanggung jawab dan komitmen bersama di organisasi

41.

Strategi bisnis organisasi selaras dengan strategi kegiatan knowledge management

42.

Adanya

strategi

management

yang

kegiatan

knowledge

terintegrasi

dengan

proses tiap bidang/unit dari organisasi 43.

Organisasi memiliki rencana pengembangan kebutuhan progam knowledge management Universitas Indonesia


119 untuk masa yang akan datang 44.

Organisasi

sudah

mulai

menjalankan

rencana dan strategi kegiatan knowledge management

45.

Strategi dan kegiatan organisasi berinovasi berdasarkan pengetahuan yang dimiliki

46.

Dengan pengetahuan yang dimiliki maka permasalahan

dalam

pekerjaan

mudah

diatasi 47.

Terdapat

tim

khusus/penanggungjawab

terhadap kualitas pengetahuan/best practice 48.

Dilakukan

kontrol

berkala

terhadap

pengetahuan/best practice yang ada di organisasi 49.

Mudah untuk mengakses pengetahuan/best practice yang dimiliki organisasi

50.

Ada hak akses terhadap pengetahuan yang dimiliki organisasi

51.

Organisasi memiliki perpustakaan atau pusat pengetahuan/best practice

52.

Pendokumentasian

dan

pengarsipan

pengetahuan/best practice yang ada di organisasi tersentralisasi 53.

Pendokumentasian

dan

pengarsipan

pengetahuan/best practice telah dilakukan di organisasi 54.

Orang-orang yang mempunyai keahlian dan kemampuan khusus men-transfer semua kemampuan

dan

keahliannya

sebelum

meninggalkan organisasi Universitas Indonesia


120 55.

Mudah untuk mendapatkan pelatihan dan transfer knowledge sesuai dengan kebutuhan

56.

Transfer

knowledge

dapat

membantu

organisasi dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan 57.

Terdapat

aturan

untuk

mendokumentasikan

mengumpulkan, pengetahuan/best

practice yang dimiliki oleh organisasi dan melakukan sharing knowledge dengan rekan kerja 58.

Prosedur kegiatan knowledge management diterapkan oleh organisasi

59.

Organisasi menyediakan pelatihan sesuai dengan keperluan dan kebutuhan

60.

Organisasi

melakukan

training

internal

secara rutin 61.

Organisasi mengadakan kerjasama dengan pihak luar untuk melatih stafnya secara berkala

62.

Mudah untuk mendapatkan pelatihan yang disediakan oleh organisasi sesuai dengan kebutuhan

63.

Organisasi mendukung dan memberikan dana untuk melanjutkan studi dengan tujuan menambah pengetahuan

64.

Benchmark penting untuk mengukur kinerja organisasi menuju tujuan strategis dalam penerapan knowledge management

65.

Mempunyai

mekanisme

dan

kebijakan

untuk melakukan benchmark mengenai best practice dari pihak

luar yang dilakukan Universitas Indonesia


121 secara berkala 66.

Organisasi memiliki staf yang memiliki pengetahuan dan kemampuan khusus yang dibutuhkan

67.

Organisasi memiliki staf dengan jenjang akademis yang proporsional dan merata

68.

Organisasi memiliki penilaian terhadap keahlian yang dimiliki pegawai

69.

Organisasi

mengarahkan

posisi

dan

pekerjaan pegawai berdasarkan keahlian dan pengalaman yang dimiliki 70.

Organisasi

memberikan

pelatihan

berdasarkan keahlian pegawai 71.

Terdapat database mengenai kompetensi semua karyawan yang ada di organisasi

72.

Organisasi

memberdayakan

pegawai

berdasarkan potensi yang dimiliki 73.

Penggunaan

Information

and

Communication Technology (ICT) sangat mendukung dalam

melakukan kegiatan

knowledge management 74.

Saya terbiasa menggunakan e-mail untuk berbagi pengetahuan

75.

Organisasi

menggunakan

ICT

untuk

mendokumentasikan, berbagi dan transfer pengetahuan 76.

ICT merupakan salah satu hal penting dan menjamin

bahwa

informasi

yang

kita

sampaikan merupakan informasi yang tepat waktu 77.

Manfaat

ICT

dapat

menjamin

dan Universitas Indonesia


122 mendukung

pelaksanaan

knowledge

management organisasi 78.

Ada

upaya

untuk

melindungi

aset

pengetahuan dari pemaparan yang tidak sah atau pencurian 79.

Penyebaran dan penggunaan pengetahuan dan informasi diatur dalam mekanisme tertentu yang berdasar pada peraturan

80.

Organisasi memiliki lembaga penelitian tersendiri

81.

Organisasi memiliki tempat khusus untuk melakukan

brainstorming,

diskusi,

dan

berbagi pengetahuan 82.

Organisasi

memanfaatkan

ruang

diskusi/pelatihan untuk berbagi pengetahuan secara rutin



123 Berilah jawaban pertanyaan berikut sesuai pendapat Anda dengan cara member tanda checklist (√) pada kolom jawaban yang tersedia. 1 = Tidak pernah 2 = Pernah 3 = Sering

Frekwensi untuk menggunakan / memakai tempat / sarana yang sering

1

2

3

digunakan oleh pihak organisasi untuk mendapatkan knowledge 1

Universitas

2

Akademi

3

Lembaga Penelitian

4

Konsultan

5

Aliansi organisasi sejenis

6

Praktisi

7

Kompetitor

8

Mencari dari buku (e-book) atau literature

9

Internet

10

Seminar atau event-event tertentu

11

Pencarian di database organisasi

12

Perpustakaan



124 Berilah jawaban pertanyaan berikut sesuai pendapat Anda dengan cara member tanda checklist (√) pada kolom jawaban yang tersedia 1 = Tidak Tahu 2 = Tidak Menunjang 3 = Menunjang

Menurut Anda dari kegiatan dibawah ini manakah kegiatan yang dapat digunakan untuk menunjang pekerjaan Anda : 1

Melakukan kegiatan untuk mempelajari manual book

2

Melakukan diskusi

3

Mengikuti seminar

4

Berbagi mengenai pemecahan suatu masalah

5

Membaca publikasi yang telah ada

6

Berbagi file melalui internet maupun intranet

7

Bertukar informasi menggunakan email

8

Melakukan survey

9

Membaca best practice

10

Mencari tahu melalui orang-orang di sekitar organisasi

11

Terlibat dalam project

12

Kunjungan ke organisasi lain

13

Workshop dan pelatihan

14

Mencari di internet

15

Menelusuri database organisasi

16

Berkunjung ke perpustakaan

1

2

3



125 Berilah jawaban pertanyaan berikut sesuai pendapat Anda dengan cara member tanda checklist (√) pada kolom jawaban yang tersedia 1 = Tidak Tahu 2 = Tidak Terlibat 3 = Terlibat

Keterlibatan posisi di bawah ini dalam kegiatan knowledge sharing untuk kondisi saat ini 1

Jajaran Direksi

2

Kepala Divisi

3

Kepala Subdivisi

4

Staf

5

Non Struktural

1

2

3



126 LAMPIRAN III

HASIL WAWANCARA

Nama

: Faturrahman Abidin

Jabatan

: Kepala Divisi MIS

Instansi

: PT. Fajar Hutama Mandiri

Apakah Bapak mengetahui dan memahami dengan jelas definisi dari knowledge management? Ya, saya memahami dengan jelas definisi dari knowledge management, penerapan knowledge management juga telah menjadi fokus organisasi saat ini.

Melihat kondisi perusahaan saat ini, apakah perusahaan sudah membutuhkan penerapan knowledge management? Ya, tingginya tingkat keluar masuk (turn over) karyawan, beberapa karyawan senior yang akan memasuki masa pensiun, menjadi terkendala sendiri dalam proses perpindahan pengetahuan yang terjadi di perusahaan.

Apakah visi dan misi perusahaan ini menunjang penerapan knowledge management? Visi dan misi secara spesifik memang tidak menyebutkan hal tersebut, namun pengelolaan pengetahuan telah menjadi pertimbangan dan strategi kami dalam mencapai keunggulan dan daya saing di masa depan.

Apakah di perusahaan terdapat waktu luang/kebebasan yang dapat digunakan staf untuk berinovasi dan pembelajaran terhadap hal-hal baru? Tentu, kita tidak pernah membatasi karyawan untuk berinovasi dan belajar hal-hal baru, karyawan dapat menikmati waktu luang dengan syarat pekerjaan terselesaikan tepat waktu.

Jika dalam tugas/pekerjaan sehari-hari terjadi masalah yang tidak dapat diselesaikan, langkah-langkah apa yang dilakukan organisasi untuk penyelesaian masalah tersebut? Jika hal tersebut terjadi, tentu akan dicarikan solusinya bersama-sama, saling membantu.



127

Selama ini apakah para pimpinan memberikan waktunya untuk mensosialisasikan kegiatan KM dan berpartisipasi melakukan sharing informasi dan pengetahuan yang dimiliki kepada para staf? Biasanya pada saat kapan? Sejauh ini tentu ada, namun mungkin tidak meluangkan waktu khusus untuk hal tersebut.

Selama ini adakah dukungan dari para pimpinan dalam penerapan praktek knowledge management? Seperti apa bentuk dukungan yang diberikan? Ada, sudah ada sosialisasi dan monitoring terhadap praktek penerapan KM.

Sejauh ini, bagaimana penilaian Bapak/Ibu terhadap motivasi yang dimiliki oleh staf untuk berbagi pengetahuan dan kontribusinya dalam penerapan knowledge management? Saya melihat, para karyawan tidak segan dan aktif dalam saling membantu dan berbagi pengetahuan, juga dalam hal mendokumentasikan pengetahuan sehingga dapat digunakan oleh karyawan lain, sehingga saya melihat hal tersebut sudah cukup baik.

Apakah selama ini ada penghargaan yang diberikan sehingga staf terdorong untuk menerapkan knowledge management dan berkontribusi lebih kepada organisasi? Seperti apa bentuk penghargaan yang diberikan? Ya, tentu saja ada, secara finansial, tentu perusahaan memberi bonus, ada penghargaan bulanan dan kenaikan jenjang karir untuk karyawan yang memang potensial.

Apakah sudah terdapat penilaian staf terhadap kinerja dalam organisasi? Apa saja aspekaspek yang menjadi item penilaian? Tentu saja sudah, aspek-aspek yang menjadi item penilaian adalah kompetensi, kemampuan dan hasil kerja

Apakah selama ini sudah dilakukan penilaian kontibusi pengetahuan dan inventarisasi (pencatatan dan penyimpanan) terhadap aset pengetahuan? Belum ada.

Apakah di struktur organisasi terdapat Chief Knowledge Officer atau orang yang bertugas di dalam organisasi untuk menjalankan/mengontrol kegiatan KM? Universitas Indonesia


128 Belum ada.

Apakah ada pemberian tanggung jawab khusus untuk mengelola pengetahuan kepada suatu bagian bidang? Saat ini pengetahuan-pengetahuan yang telah didokumentasikan dan dikumpulkan dikelola oleh divisi SDM.

Dalam membentuk suatu tim kerja, apakah dimungkinkan untuk membangun tim yang berisikan orang-orang dari berbagai macam bidang? Tentu, selama hal tersebut dibutuhkan.

Bagaimana strategi-strategi yang diterapkan oleh perusahaan agar implementasi dan pengembangan knowledge management dapat berjalan dengan baik? Ada beberapa strategi yang akan diterapkan oleh perusahaan, seperti pengembangan knowledge management system yang saat ini belum ada, pengumpulan semua pengetahuan sehingga semuanya terpusat, serta menggalakkan agar semua karyawan terlibat didalamnya.

Tadi dijelaskan perusahaan belum memiliki knowledge management system, bagaimana dengan perpustakaan atau pusat pengetahuan lainnya? Untuk perpustakaan, kami sudah punya.

Apakah proses pendokumentasian/pengarsipan pengetahuan kunci (key knowledge)/best practice telah dilakukan di perusahaan? Dalam bentuk apa? Pendokumentasian pengetahuan sudah mulai dilakukan, ada beberapa yang disimpan dalam bentuk manual book, dokumen, dan lain-lain.

Apakah pendokumentasian/pengarsipan pengetahuan/best practice sudah tersentralisasi? Ada beberapa yang sudah dikumpulkan, namun kebanyakan masih tersebar di masingmasing divisi. Kegiatan apa saja yang membutuhkan pengetahuan? Pengetahuan apa yang ingin dikelola? Semua kegiatan perusahaan membutuhkan pengetahuan. Semua pengetahuan tersebut tentu ingin dikelola, baik itu yang berupa dokumentasi ataupun yang belum terdokumentasi.



129 Apakah perusahaan sudah memiliki standar proses dan prosedur pelaksanaan knowledge management? Belum ada.

Apakah organisasi menyediakan pelatihan untuk menambah pengetahuan sesuai dengan keperluan dan kebutuhan? Tentu ada pelatihan yang diberikan untuk mendukung kemampuan karyawan. Kita melakukan pelatihan baik secara internal maupun dengan prinsipal.

Apakah perusahaan melakukan benchmark terhadap bestpractice yang dimiliki perusahaan lain? Ya, hal tersebut juga dilakukan, terutama dengan beberapa distributor lain.

Berapa jumlah karyawan yang ada di perusahaan? Lebih sekitar 300-an orang

Bagaimana cara organisasi mendukung agar sumber daya manusia yang ada di organisasi cukup berkompetensi? Dari perekrutan tentu kami sudah melakukan seleksi untuk mendapatkan calon-calon karyawan terbaik, selanjutnya kami juga melakukan dukungan dengan memberikan pelatihan baik softskill ataupun hardskill

Bagaimana kriteria SDM yang dibutuhkan? Tentunya yang memenuhi standar yang telah kami tetapkan, profesional, berkualitas, berdedikasi dan memiliki kemampuan yang baik.

Apakah sudah terdapat database mengenai kompetensi yang dimiliki karyawan perusahaan? Sudah ada

Dalam mendukung penerapan KM apakah sudah didukung oleh penggunaan ICT? Tentu saja, pemanfaatan IT sangat mendukung penerapan KM.



130 Bagaimana dengan mekanisme dan prosedur keamanan dari pengetahuan yang ada di organisasi? Sejauh ini belum ada mekanisme atau prosedur khusus terhadap hal tersebut.

Apakah perusahaan menyediakan tempat khusus bagi stafnya untuk melakukan sharing knowledge? Tentu, ada ruang diskusi, ruang pelatihan dan workshop yang biasa digunakan sebagai tempat untuk mendapatkan maupun berbagi pengetahuan.



131 LAMPIRAN IV

UJI VALIDITAS



132

Kesimpulan  semua item valid [Sig. nya < 0.05  tolak H0  item pertanyaan valid]

UJI RELIABILITAS

Variabel Abstract (10 item) Reliability Statistics Cronbach's Alpha

N of Items

.892

10

nilai Cronbach’s Alpha > 0.80

 sangat reliable

Item-Total Statistics Scale Mean if Item Deleted

Scale Variance if Item Deleted

Corrected Item-Total Correlation

Cronbach's Alpha if Item Deleted

a1

27.4286

25.899

.615

.883

a2

27.3333

25.613

.712

.876

a3

27.0952

25.931

.622

.882

a4

27.3512

26.864

.616

.883

a5

26.8631

25.664

.601

.884

a6

26.9345

25.295

.660

.880

a7

27.3929

25.426

.710

.876

a8

27.5119

26.862

.633

.882

a9

27.3929

27.354

.561

.886

26.215

.614

.883

a10 27.4821 Variabel Soft (62 item) Reliability Statistics Cronbach's Alpha .983

N of Items 62 Universitas Indonesia


133 nilai Cronbach’s Alpha > 0.80

 sangat reliable





s1

177.0476

721.830

.586

.983

s2

177.8393

711.549

.885

.983

s3

177.5298

710.239

.745

.983

s4

176.8750

728.888

.434

.984

s5

177.8631

714.191

.858

.983

s6

177.2440

715.850

.683

.983

s7

176.7500

719.961

.626

.983

s8

177.4940

722.934

.619

.983

s9

177.7500

719.051

.733

.983

s10

177.4345

719.457

.688

.983

s11

177.4226

720.257

.693

.983

s12

177.4940

721.952

.542

.983

s13

177.3690

720.342

.670

.983

s14

177.2262

725.553

.614

.983

s15

176.9345

724.145

.560

.983

s16

177.9226

713.365

.865

.983

s17

177.9464

713.225

.862

.983

s18

176.8750

721.739

.631

.983

s19

177.4464

719.219

.645

.983

s20

177.5476

720.764

.696

.983

s21

177.6548

714.982

.716

.983

s22

177.2798

723.340

.637

.983

s23

177.5893

715.549

.712

.983

s24

177.6071

716.767

.774

.983

s25

177.1429

722.686

.672

.983

s26

177.6250

719.900

.742

.983

s27

177.6905

719.784

.747

.983

s28

177.2202

729.921

.590

.983

s29

177.0000

721.413

.692

.983

s30

177.1369

726.179

.641

.983 Universitas Indonesia


134 s31

177.3214

719.680

.698

.983

s32

177.4702

720.179

.684

.983

s33

177.4702

724.598

.673

.983

s34

177.5595

720.787

.735

.983

s35

177.7024

719.516

.778

.983

s36

177.3333

724.499

.604

.983

s37

177.7143

714.589

.824

.983

s38

177.7619

717.775

.819

.983

s39

177.3333

723.589

.679

.983

s40

177.4107

726.136

.646

.983

s41

177.2381

724.099

.636

.983

s42

177.5774

716.186

.752

.983

s43

177.2440

724.581

.739

.983

s44

177.2083

719.076

.734

.983

s45

177.4405

726.368

.703

.983

s46

177.3214

726.028

.699

.983

s47

177.3095

724.993

.673

.983

s48

177.8512

715.804

.822

.983

s49

177.1726

722.120

.686

.983

s50

177.7440

713.796

.841

.983

s51

177.2857

726.157

.680

.983

s52

177.4583

725.759

.705

.983

s53

177.8571

715.692

.865

.983

s54

177.4762

721.796

.685

.983

s55

177.4583

718.896

.699

.983

s56

177.2083

723.244

.688

.983

s57

177.4107

726.315

.688

.983

s58

177.4643

726.825

.643

.983

s59

177.6726

718.653

.751

.983

s60

177.1786

722.303

.684

.983

s61

177.3631

729.083

.607

.983

s62

177.3571

731.476

.569

.983

Variabel Hard (10 item) Reliability Statistics Universitas Indonesia


135 Cronbach's Alpha

N of Items

.909

10

nilai Cronbach’s Alpha > 0.80

 sangat reliable





h1

28.2262

25.625

.602

.903

h2

28.1310

23.791

.736

.895

h3

28.3810

24.489

.686

.898

h4

28.1845

25.804

.643

.902

h5

28.0000

23.617

.739

.895

h6

28.0952

25.153

.661

.900

h7

28.3631

23.083

.703

.898

h8

28.6012

24.217

.667

.900

h9

28.4762

25.065

.614

.903

h10

28.5595

24.799

.674

.899



136 LAMPIRAN V

HASIL STATISTIK DESKRIPTIF

Descriptive Statistics N

Range

Minim Maxim um um

Sum

Std. Varianc Deviation e

Mean

Statisti Statisti Statisti Statisti Statisti c c c c c Statistic

Std. Error

Statistic

Statistic

a1

168

4.00

1.00

5.00 484.00

2.8810

.06475

.83923

.704

a2

168

4.00

1.00

5.00 500.00

2.9762

.06027

.78116

.610

a3

168

3.00

2.00

5.00 540.00

3.2143

.06382

.82725

.684

a4

168

4.00

1.00

5.00 497.00

2.9583

.05430

.70375

.495

a5

168

3.00

2.00

5.00 579.00

3.4464

.06847

.88743

.788

a6

168

3.00

2.00

5.00 567.00

3.3750

.06738

.87334

.763

a7

168

4.00

1.00

5.00 490.00

2.9167

.06228

.80728

.652

a8

168

3.00

2.00

5.00 470.00

2.7976

.05310

.68831

.474

a9

168

3.00

2.00

5.00 490.00

2.9167

.05301

.68706

.472

a10

168

4.00

1.00

5.00 475.00

2.8274

.06146

.79668

.635

s1

168

3.00

2.00

5.00 552.00

3.2857

.05481

.71043

.505

s2

168

4.00

1.00

5.00 419.00

2.4940

.05340

.69210

.479

s3

168

3.00

2.00

5.00 471.00

2.8036

.06554

.84951

.722

s4

168

3.00

2.00

5.00 581.00

3.4583

.05056

.65528

.429

s5

168

3.00

1.00

4.00 415.00

2.4702

.05061

.65593

.430

s6

168

3.00

2.00

5.00 519.00

3.0893

.05960

.77251

.597

s7

168

3.00

2.00

5.00 602.00

3.5833

.05563

.72108

.520

s8

168

2.00

2.00

4.00 477.00

2.8393

.04947

.64120

.411

s9

168

3.00

1.00

4.00 434.00

2.5833

.04953

.64201

.412

s10

168

3.00

2.00

5.00 487.00

2.8988

.05180

.67140

.451

s11

168

2.00

2.00

4.00 489.00

2.9107

.04983

.64586

.417

s12

168

4.00

1.00

5.00 477.00

2.8393

.05870

.76079

.579

s13

168

3.00

2.00

5.00 498.00

2.9643

.05128

.66470

.442

s14

168

3.00

2.00

5.00 522.00

3.1071

.04390

.56902

.324

s15

168

3.00

2.00

5.00 571.00

3.3988

.05145

.66693

.445

s16

168

3.00

1.00

4.00 405.00

2.4107

.05159

.66863

.447



137 s17

168

3.00

1.00

4.00 401.00

2.3869

.05200

.67394

.454

s18

168

3.00

2.00

5.00 581.00

3.4583

.05126

.66435

.441

s19

168

3.00

2.00

5.00 485.00

2.8869

.05564

.72116

.520

s20

168

2.00

2.00

4.00 468.00

2.7857

.04861

.63002

.397

s21

168

4.00

1.00

5.00 450.00

2.6786

.05869

.76072

.579

s22

168

3.00

2.00

5.00 513.00

3.0536

.04721

.61185

.374

s23

168

4.00

1.00

5.00 461.00

2.7440

.05788

.75023

.563

s24

168

3.00

2.00

5.00 458.00

2.7262

.05115

.66299

.440

s25

168

3.00

2.00

5.00 536.00

3.1905

.04621

.59892

.359

s26

168

2.00

2.00

4.00 455.00

2.7083

.04728

.61278

.375

s27

168

2.00

2.00

4.00 444.00

2.6429

.04723

.61211

.375

s28

168

3.00

2.00

5.00 523.00

3.1131

.03524

.45683

.209

s29

168

3.00

2.00

5.00 560.00

3.3333

.04751

.61583

.379

s30

168

3.00

2.00

5.00 537.00

3.1964

.04072

.52778

.279

s31

168

3.00

2.00

5.00 506.00

3.0119

.05065

.65650

.431

s32

168

3.00

2.00

5.00 481.00

2.8631

.05061

.65593

.430

s33

168

2.00

2.00

4.00 481.00

2.8631

.04215

.54636

.299

s34

168

3.00

2.00

5.00 466.00

2.7738

.04601

.59642

.356

s35

168

2.00

2.00

4.00 442.00

2.6310

.04590

.59498

.354

s36

168

3.00

2.00

5.00 504.00

3.0000

.04701

.60931

.371

s37

168

3.00

1.00

4.00 440.00

2.6190

.05192

.67291

.453

s38

168

2.00

2.00

4.00 432.00

2.5714

.04668

.60508

.366

s39

168

3.00

2.00

5.00 504.00

3.0000

.04387

.56864

.323

s40

168

3.00

2.00

5.00 491.00

2.9226

.04049

.52480

.275

s41

168

3.00

2.00

5.00 520.00

3.0952

.04565

.59174

.350

s42

168

3.00

2.00

5.00 463.00

2.7560

.05373

.69642

.485

s43

168

3.00

2.00

5.00 519.00

3.0893

.03853

.49947

.249

s44

168

3.00

2.00

5.00 525.00

3.1250

.04937

.63987

.409

s45

168

2.00

2.00

4.00 486.00

2.8929

.03684

.47746

.228

s46

168

3.00

2.00

5.00 506.00

3.0119

.03775

.48926

.239

s47

168

3.00

2.00

5.00 508.00

3.0238

.04132

.53559

.287

s48

168

3.00

1.00

4.00 417.00

2.4821

.04993

.64718

.419

s49

168

3.00

2.00

5.00 531.00

3.1607

.04650

.60269

.363

s50

168

3.00

1.00

4.00 435.00

2.5893

.05227

.67753

.459

s51

168

3.00

2.00

5.00 512.00

3.0476

.03852

.49922

.249

s52

168

2.00

2.00

4.00 483.00

2.8750

.03794

.49170

.242



138 s53

168

2.00

2.00

4.00 416.00

2.4762

.04773

.61860

.383

s54

168

3.00

2.00

5.00 480.00

2.8571

.04723

.61211

.375

s55

168

2.00

2.00

4.00 483.00

2.8750

.05218

.67627

.457

s56

168

3.00

2.00

5.00 525.00

3.1250

.04402

.57061

.326

s57

168

2.00

2.00

4.00 491.00

2.9226

.03776

.48937

.239

s58

168

3.00

2.00

5.00 482.00

2.8690

.03920

.50813

.258

s59

168

2.00

2.00

4.00 447.00

2.6607

.04911

.63652

.405

s60

168

3.00

2.00

5.00 530.00

3.1548

.04624

.59928

.359

s61

168

3.00

2.00

5.00 499.00

2.9702

.03624

.46975

.221

s62

168

3.00

2.00

5.00 500.00

2.9762

.03265

.42317

.179

h1

168

3.00

2.00

5.00 541.00

3.2202

.05025

.65135

.424

h2

168

3.00

2.00

5.00 557.00

3.3155

.06038

.78259

.612

h3

168

3.00

2.00

5.00 515.00

3.0655

.05673

.73525

.541

h4

168

3.00

2.00

5.00 548.00

3.2619

.04565

.59174

.350

h5

168

3.00

2.00

5.00 579.00

3.4464

.06191

.80238

.644

h6

168

3.00

2.00

5.00 563.00

3.3512

.05145

.66693

.445

h7

168

3.00

2.00

5.00 518.00

3.0833

.06984

.90519

.819

h8

168

3.00

2.00

5.00 478.00

2.8452

.06088

.78906

.623

h9

168

3.00

2.00

5.00 499.00

2.9702

.05564

.72116

.520

h10

168

3.00

2.00

5.00 485.00

2.8869

.05434

.70435

.496

189.00 165.00

354.00 4.07E4

total Valid N

168

2.4209E 2.84337 36.85427 1.358E3 2

168



139 LAMPIRAN VI PERHITUNGAN HASIL KUESIONER

Hasil kuesioner kesiapan aspek Abstract A-1 Pemahaman mengenai definisi dan manfaat dari KM



140 A-2 Inisiatif untuk menerapkan KM



141 Hasil kuesioner kesiapan aspek Soft S-1 Budaya (Culture)



142 S-2 Kepemimpinan (Leadership)



143 S-3 Motivasi dan Penghargaan (Motivation and Reward)



144 S-4 Pengukuran (Measure)



145 S-5 Organisasi (Organization)



146

S-6 Strategi (Strategy)



147

S-7 Pengetahuan (Knowledge)



148

S-8 Proses (Process)



149

S-9 Pembelajaran (Learning)



150 S-10 Sumber Daya Manusia (People/Skill)



151 Hasil kuesioner kesiapan aspek Hard H-1 Teknologi Informasi (Technology Information)



152 H-2 Lingkungan fisik (Physical Environment)



153 Hasil kuesioner frekunsi sarana yang sering digunakan untuk mendapatkan knowledge



154

Hasil kuesioner kegiatan yang digunakan untuk menunjang pekerjaan



155



156 Hasil kuesioner Keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing



UNIVERSITAS INDONESIA ANALISA PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM READINESS) PADA PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI KARYA AKHIR

Recommend Documents