UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN - PEMATANGSIANTAR

MANUAL MUTU

UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN - PEMATANGSIANTAR 2011

Manual Mutu Universitas HKBP Nommensen

i

KATA PENGANTAR Manual Mutu Universitas HKBP Nommensen ini berisi tentang kebijakan mutu, definisi, konsep, tujuan, strategi, jenis standar, prioritas SPMI-UHN beserta penerapan dan organisasi penjaminan mutu yang dilaksanakan di Universitas HKBP Nommensen. Manual Mutu (MM-UHN) merupakan dokumen panduan dalam menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi mutu di UHN untuk menjadi acuan bagi pengembangan Manual Mutu di tingkat Fakultas dan Program Studi termasuk Spesifikasi Program Studi dan Kompetensi Lulusan.

Manual Mutu ini agar dijadikan panduan bagi pengelola program, staf pengajar, staf administrasi dan mahasiswa dalam upaya pengelolaan pendidikan yang lebih baik dan peningkatan mutu berkelanjutan di Universitas HKBP Nommensen

Medan, 20 April 2011

ii

DAFTAR ISI Lembar Pengesahan ......................................................................................

i

Kata Pengantar ...............................................................................................

ii

Daftar Isi ..........................................................................................................

iii

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ............................................................................

1

1.2. Ruang Lingkup ............................................................................

1

1.3. Tujuan .........................................................................................

2

BAB 2 ISTILAH DAN DEFINISI......................................................................

2

BAB 3 LANDASAN KEBIJAKAN MUTU .......................................................

3

BAB 4 SISTEM MANAJEMEN MUTU ............................................................

3

4.1. Sejarah Universitas HKBP Nommensen .....................................

3

4.2. Lambang Universitas ...................................................................

3

4.3. Landasan Filosofis, Nilai-nilai Utama dan Prinsip Dasar .............

4

4.3.1. Landasan filosofis .............................................................

4

4.3.2. Nilai-nilai utama ................................................................

4

4.3.3. Prinsip dasar.....................................................................

4

4.4. Visi, Misi, Tujuan .........................................................................

5

4.4.1. Visi ....................................................................................

5

4.4.2. Misi ...................................................................................

5

4.4.3 Tujuan................................................................................

5

4.5. Sasaran Strategis Universitas HKBP Nommensen Tahun 2009 – 2013 ......................................................................

5

4.6. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Universitas HKBP Nommensen ...................................................

6

4.7. Struktur Organisasi ......................................................................

7

4.7.1. Unsur-unsur Universitas HKBP Nommensen ....................

7

iii

4.7.2. Struktur organisasi Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen ........................................

8

4.7.2.1. Tingkat universitas ..............................................

8

4.7.2.2. Tingkat fakultas/program .....................................

10

4.7.2.3. Tingkat program studi ..........................................

11

4.7.2.4. Tingkat biro/lembaga/pusat/unit kerja penunjang pelaksana akademik ..........................

12

4.8. Sistem Dokumentasi dan Audit....................................................

13

4.8.1. Sistem Pengkodean Dokumen .........................................

14

BAB 5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN .................................................

14

5.1. Komitmen Manajemen .................................................................

14

5.2. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen ...................................................

15

5.3. Perencanaan Sistem Mutu ..........................................................

15

5.4. Kebijakan Mutu Universitas HKBP Nommensen .........................

16

5.5. Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi .............................

17

5.6. Tinjauan Manajemen ...................................................................

17

BAB 6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA .....................................................

17

6.1. Penyediaan Sumber Daya ...........................................................

18

6.2. Sumber Daya Manusia ................................................................

18

6.2.1. Umum ...............................................................................

18

6.2.2. Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan ....................................................................

18

6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja ....................................

18

6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik .............................

18

BAB 7 REALISASI PELAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI ........................................................................

18

7.1. Perencanaan Program Tri Dharma Perguruan Tinggi .........................................................................

18

7.1.1. Pendidikan/Pembelajaran .................................................

19

iv

7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat .......................................................................

19

7.2. Proses Terkait Pemangku Kepentingan (Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya) ........................................

20

BAB 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN .................................

20

8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran ......................................

20

8.2. Pemantauan dan Pengukuran .....................................................

21

8.3. Pengendalian Produk/Pelayanan yang Tidak Sesuai ..................

22

8.4. Analisis Data................................................................................

22

8.5. Perbaikan Berkelanjutan .............................................................

22

TIM PENYUSUN ..............................................................................................

23

LAMPIRAN I ....................................................................................................

24

v

1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di suatu perguruan tinggi mempunyai posisi dan arti penting karena dapat dikemukakan bahwa di masa mendatang eksistensi suatu perguruan tinggi tidak tergantung semata-mata pada pemerintah, melainkan terutama tergantung pada penilaian stakeholders (pemangku kepentingan) tentang mutu perguruan tinggi tersebut. Agar eksistensinya terjamin, maka setiap perguruan tinggi harus menjamin mutu dengan menjalankan SPMI dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) sebagaimana diwajibkan oleh Pasal 91 ayat (1) PP No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Perlu dikemukakan bahwa agar perguruan tinggi senantiasa mampu memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan yang senantiasa berkembang, maka SPMI juga harus selalu disesuaikan pada perkembangan itu secara berkelanjutan (continuous improvement). Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas HKBP Nommensen (UHN) “mengutamakan mutu dalam memajukan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat” merupakan satu dari tiga prinsip dasar pengembangan pendidikan. Prinsip ini ditegaskan dalam visi UHN 2009 - 2013 untuk menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan terkemuka dalam pendidikan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu, beriman, berakhlak, yang tanggap terhadap tantangan lokal dan global. Universitas HKBP Nommensen dengan motto Pro Deo et Patria (Untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi) melakukan penjaminan mutu internal sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan untuk mengembangkan mutu pendidikan UHN secara berkelanjutan sehingga mutu penyelenggaraan pendidikan di UHN diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Untuk mengarahkan dan mengendalikan sistem yang berkaitan dengan mutu UHN menerapkan Sistem Manajemen Mutu. Manual Mutu UHN disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu yang berstandar nasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia, sehingga visi UHN dapat diwujudkan melalui pelaksanaan misi dan pencapaian tujuan yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu yang ditingkatkan secara berkelanjutan. Dalam Manual Mutu ini dijelaskan keterkaitan antara kebijakan mutu, sasaran standar mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Internal UHN. Manual Mutu SPMI sebagai panduan implementasi manajemen mutu merupakan petunjuk mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana SPMI-UHN dilaksanakan, dievaluasi dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab pada semua aras di UHN. Manual Mutu SPMI-UHN digunakan sebagai pemandu bagi pejabat struktural dan unit khusus SPMI-UHN maupun dosen dan karyawan non dosen dalam melaksanakan SPMI sesuai wewenang dan tugas masingmasing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu di UHN. 1.2. Ruang Lingkup Manual mutu ini merupakan panduan implementasi SPMI-UHN yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan UHN. Manual mutu ini disusun dengan mengacu pada peraturan-peraturan pemerintah RI, persyaratan Standar Nasional Pendidikan dan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1 dan S-2 akreditasi BAN-PT, persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan peraturan-peraturan Universitas HKBP Nommensen.

1

1.3. Tujuan Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menetapkan penjaminan mutu kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma pendidikan tinggi, dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pemangku kepentingan. b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Mencerminkan komitmen UHN dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan.

2. ISTILAH DAN DEFENISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan. b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders (pemangku kepentingan) memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada pemangku kepentingan). c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk/pelayanan yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan pemangku kepentingan. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi UHN. f. Pemangku kepentingan (stakeholders) secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima pelayanan pendidikan. Pemangku kepentingan UHN yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pemangku kepentingan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusan serta tenaga kependidikan. g. Permintaan Tindakan Koreksi adalah permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS. h. KeTidakSesuaian (KTS) adalah tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan. i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan program studi atau lembaga selain fakultas dan program studi yang menyelenggarakan pelayanan dan pelatihan. j. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan program studi yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya. l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi. m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menujukkan bukti kegiatan yang dilakukan. n. Produk/pelayanan yang dihasilkan organisasi pendidikan adalah pelayanan pendidikan tinggi (tri dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). o. Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu. p. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor universitas yang dikoordinir oleh Lembaga Jaminan Mutu. q. Manual Prosedur adalah panduan bagi Fakultas dan PS dalam melaksanakan SPMI. r. Intruksi Kerja adalah urutan-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 2

3. LANDASAN KEBIJAKAN MUTU Rujukan yang digunakan adalah: a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. b. Peraturan Pemerintah N0.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. c. Instrumen Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. d. Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana dan Magister oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. e. Statuta Universitas HKBP Nommensen, 2009. f. Visi dan Misi Universitas HKBP Nommensen. g. Rencana Strategis (Renstra) Universitas HKBP Nommensen periode tahun 2009 - 2013. h. Persyaratan SMM ISO 9001:2008

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU Universitas HKBP Nommensen menerapkan Sistem Manajemen mengarahkan dan mengendalikan organisasi penjaminan mutu.

Mutu

untuk

4.1. Sejarah Universitas HKBP Nommensen Universitas HKBP Nommensen (UHN) adalah Perguruan Tinggi Swasta berdiri tanggal 7 Oktober 1954 dan dikelola oleh Yayasan Universitas HKBP Nommensen dengan kampus yang terdapat di Medan dan Pematangsiantar, Sumatera Utara. Saat ini UHN memiliki 11 Fakultas, 27 Program Studi S1 dan D3 serta 2 Program Studi Pasca Sarjana. Fakultas Ekonomi (Berdiri sejak 1954) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (berdiri sejak 1961), Fakultas Keguruan & Ilmu Pendidikan (berada di kampus P.Siantar dan Medan – berdiri sejak 1962) Fakultas Teknik (berdiri sejak 1975), Fakultas Peternakan (berdiri sejak 1976), Fakultas Hukum (berdiri sejak 1980), Fakultas Pertanian (berdiri sejak 1984), Fakultas Bahasa dan Seni (berdiri sejak 1987), Fakultas Psikologi (berdiri sejak 2001), Fakultas Kedokteran (berdiri sejak 2009). Universitas HKBP Nommensen mempunyai motto Pro Deo Et Patria (untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi). 4.2. Lambang Universitas Lambang Universitas HKBP Nommensen mempunyai lambang yang terdiri dari Salib Kristus di atas Alkitab di dalam Bola dunia, Pro deo et Patria ditulis di sebelah atas, Padi dan Kapas pada tatanan sebelah kiri, Mahkota Duri dari pada tatanan sebelah kanan dan huruf N yang dililiti pita bertuliskan Universitas HKBP Nommensen di bagian bawah. Warna dasar adalah biru langit, Padi, Salib, pinggir dan tulisan pada Alkitab berwarna kuning emas, Kapas dan Alkitab berwarna putih dan Mahkota Duri berwarna coklat tua.

Gambar 1 Lambang Universitas

3

Makna yang terkandung dalam lambang tersebut adalah: a. Pro Deo Et Patria berarti untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi; b. Salib Kristus dan Alkitab beserta tulisan di dalamnya berarti kekristenan; c. Bola Dunia berarti kehidupan Dunia; d. Padi dan Kapas berarti Keadilan Sosial; e. Mahkota Duri berarti pengorbanan Tuhan Yesus Kristus untuk menebus dosa manusia; f. Huruf N berarti Nommensen; g. Lilitan Pita berarti pelayanan tanpa pamrih; h. Warna Dasar Biru berarti cakrawala pendidikan. 4.3. Landasan Filosofis, Nilai-nilai Utama dan Prinsip Dasar 4.3.1. Landasan filosofis Universitas HKBP Nommensen (UHN) didirikan oleh Huria Kristen Batak Protestan sebagai bagian dari perwujudan misi pelayanan gereja di bidang pendidikan tinggi untuk mencerdaskan bangsa sehingga terbebas dari belenggu kebodohan dan keterisolasian. Universitas HKBP Nommensen menyelenggarakan kegiatan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bertujuan untuk menghasilkan sumberdaya manusia dengan berbagai keahlian yang dapat disumbangkan sebagai penggerak dan pemimpin pembangunan Negara Kesatuan Republik Indonesia serta menghasilkan insan akademik yang kritis analitis mengawal pembangunan demi tercapainya masyarakat yang beradab, sejahtera dan berkeadilan serta memelihara perdamaian dan keutuhan ciptaan. 4.3.2. Nilai-nilai utama Dalam melaksanakan kegiatannya Sivitas Akademika wajib menjunjung tinggi dan mengamalkan nilai-nilai sebagai berikut: 1. Melayani dengan kasih. 2. Jujur, bertanggungjawab dan dapat dipercaya 3. Inovatif, kreatif dan berkarakter. 4. Mengejar kecermelangan dengan tetap memperhatikan yang miskin. 4.3.3. Prinsip dasar Sebagai Perguruan Tinggi Kristen yang bersifat nirlaba, UHN dikembangkan berdasar prinsip-prinsip dasar sebagai berikut: 1. Mengutamakan Mutu dalam memajukan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif dalam pelayanan dengan memberi kesempatan luas bagi berkembangnya inspirasi, inisiatip dan partisipasi civitas akademikanya. 3. Mendorong desentralisasi pengelolaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bersikap vocational (high expertise, high ethic) yang secara sinergis saling bekerjasama dalam semangat tim kerja untuk mencapai tujuan bersama.

4

4.4. Visi, Misi, Tujuan 4.4.1. Visi Menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan terkemuka di Indonesia dalam pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat untuk menghasilkan sumberdaya manusia bermutu, beriman dan berakhlak, yang tanggap terhadap tantangan lokal dan global. 4.4.2. Misi 1. Menyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif untuk menghasilkan sumberdaya manusia yang berkemampuan akademik dan/atau professional yang berkualitas serta berkepribadian. 2. Menerapkan prinsip-prinsip organisasi yang sehat, transparan dan akuntabel yang dijalankan secara efektip dan efisien. 4.4.3. Tujuan 1. Membina dan mengembangkan manusia Indonesia yang beriman berdasarkan kasih kristiani, setia dan berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, tekun, bekerja keras, tangguh, bertanggungjawab, mandiri, cerdas, terampil dan mampu menciptakan lapangan kerja, serta sehat jasmani dan rohani. 2. Menyiapkan peserta didik anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik, profesi dan atau vokasi yang dapat menerapkan, mengembangkan, dan atau menciptakan ilmu pengetahuan , teknologi dan atau seni. 3. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni khususnya yang berbasis kerjasama industri dalam arti luas, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional. 4. Mendukung pembangunan masyarakat madani yang demokratis dengan berperan sebagai kekuatan moral yang mandiri. 5. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumberdaya sesuai dengan asas pengelolaan yang professional, dan meningkatkan kualitas secara berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasama global. 4.5. Sasaran Strategis Universitas HKBP Nommensen Tahun 2009 – 2013: Penetapan sasaran strategis diawali dengan pelaksanaan Evaluasi Diri Institusi yang didukung oleh semua satuan kerja di UHN, baik satuan kerja akademik maupun satuan kerja pendukung. Selanjutnya setelah mengalami kajian deskripsi situasi, tahap kedua dilakukan kajian secara mendalam, komprehensif dan menyeluruh dengan analisis SWOT yang mengacu pada 6 Standar Akreditasi Institusi dalam dinamika kondisi internal dan perkembangan eksternal terhadap Visi, Misi, dan Tujuan Universitas. Hasil analisis SWOT menunjukkan 99 Sasaran Strategis maupun Inisiatif Strategis yang dikelompokkan menjadi 6 Perspektif Strategis tahun 2009-2013, yang meliputi: 1. Pengembangan sumber pendanaan, sarana dan prasarana serta sistem informasi dengan 10 Sasaran Strategis. 2. Pengembangan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama dengan 12 Sasaran Strategi. 3. Penyempurnaan tata pamong kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu dengan 10 Sasaran Strategis. 4. Pengembangan kemahasiswaan dan alumni dengan 25 Sasaran Strategis.

5

5. 6.

Pengembangan sumberdaya manusia dengan 10 Sasaran Strategis. Pengembangan kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik dengan 32 Sasaran Strategis.

4.6. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Universitas HKBP Nommensen Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Universitas HKBP Nommensen sesuai dengan tujuan Manual Mutu yaitu penjaminan mutu kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma pendidikan tinggi dengan mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk mencapai visi misi melalui standar mutu seperti ditunjukkan pada Gambar 2.

Gambar 2 Proses Utama SPMI di UHN

Pelaksanaan penjaminan mutu dalam proses pembelajaran sebagai berikut: a. Pelaksanaan dan pemantauan berkelanjutan Pelaksanaan kegiatan proses pembelajaran dan pemantauan berkelanjutan menjadi tanggungjawab pimpinan fakultas secara keseluruhan dan dilaksanakan oleh Management Representative (MR) yaitu Wakil Dekan I Bidang Akademik. Untuk mendukung pelaksanaan ini, Wakil Dekan I dibantu oleh kelompok yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan kegiatan akademik di program studi yaitu ketua/sekretaris program studi dan kelompok dosen dalam satu bidang ilmu. Kelompok dosen dalam satu bidang ilmu berfungsi antara lain menyusun GBPP/SAP, penyusunan dan pengembangan materi kuliah, pemeriksaan mutu soal ujian sesuai GBPP/SAP dan hal-hal yang berhubungan dengan peningkatan mutu bidang ilmu. Untuk pemantauan pelaksanaan proses pembelajaran diadakan rapat rutin minimal tiga kali dalam satu semester: (1) rapat pertama diadakan satu bulan setelah perkuliahan, (2) rapat kedua satu minggu sebelum ujian tengah semester, (3) rapat ketiga dua minggu sebelum minggu tenang. Dengan pemantauan berkelanjutan, setiap saat dapat dilakukan pengecekan apakah pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar sudah sesuai dengan

6

standar dan peraturan yang berlaku sehingga tindakan perbaikan dapat segera direncanakan dan dilaksanakan. b.

Evaluasi oleh mahasiswa, lulusan dan pengguna Dalam sistem penjaminan mutu mahasiswa dilibatkan dalam pemantauan kegiatan pembelajaran secara berkelanjutan. Wakil mahasiswa ikut duduk sebagai anggota dalam tim penjaminan mutu dan bertugas memberi masukan untuk perbaikan pelaksanaan proses pendidikan, mahasiswa tidak turut dalam kegiatan rutin tim termasuk penyusunan dokumen. Evaluasi dari mahasiswa dapat berupa umpan balik secara langsung dalam rapat-rapat rutin tim. Secara reguler mahasiswa diminta untuk mengisi kuesioner mahasiswa pada akhir semester. Umpan balik dari lulusan dan pengguna juga diperlukan untuk meningkatkan mutu pembelajaran. Umpan balik ini diperoleh dengan cara tracer study dan kuesioner serta secara berkala mengundang lulusan dan pengguna. c.

Evaluasi Diri Evaluasi diri dilakukan untuk menganalisa sejauh mana keefektifan dalam pengelolaan mutu program pendidikan yang telah diselenggarakan. Kemampuan melakukan evaluasi diri menunjukkan kematangan suatu institusi. Evaluasi diri merupakan kegiatan yang sangat penting, sehingga disebut sebagai salah satu kegiatan utama dalam sektor pendidikan tinggi seperti dikemukakan dalam Undang-Undang No. 25/2000 tentang Program Pembangunan Nasional. Kegiatan evaluasi diri program studi ataupun institusi bukan hanya proses yang harus dilakukan pada saat-saat khusus seperti saat menghadapi akreditasi oleh BAN-PT atau saat pengajuan proposal hibah, tetapi sudah seharusnya kegiatan evaluasi diri menjadi kegiatan rutin dalam rangka penjaminan mutu dan untuk melengkapi data dasar tiap program studi dan institusi. Evaluasi Diri Program Studi dilaksanakan setiap tahun ajaran sebelum visitasi dari tim auditor internal dari Lembaga Jaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen (LJMUHN). Penyusunan Evaluasi Diri mengacu pada Pedoman Umum Evaluasi Diri BAN-PT. d.

Audit Mutu Internal Audit Mutu Internal (AMI) meliputi pengumpulan data dan informasi secara sistematis dan melakukan verifikasi untuk menilai apakah keseluruhan kegiatan pembelajaran berjalan sebagaimana mestinya sesuai standar mutu untuk mencapai tujuan pendidikan. Dari AMI akan diketahui apakah pelaksanaan proses belajar mengajar sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hasil AMI akan memberikan gambaran nyata tentang proses belajar mengajar sehingga dapat dijadikan sebagai acuan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan. Pelaksanaan penjaminan mutu di UHN dijelaskan secara rinci dalam Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UHN (MP.LJM-UHN.01) 4.7. Struktur Organisasi Secara prinsip, organisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas HKBP Nommensen tidak terlepas dari organisasi induk UHN. Jajaran Pimpinan UHN (Rektor, Dekan/Direktur Program dan Ketua Program Studi) adalah penanggungjawab penjaminan mutu penyelenggaraan Pendidikan. 4.7.1. Unsur-unsur Universitas HKBP Nommensen Universitas terdiri atas unsur- unsur sebagai berikut: a. Unsur Pimpinan; b. Unsur Tenaga Pendidikan; 7

c. Senat Universitas; d. Unsur Pelaksana Akademik; 1. Fakultas Program Studi dan Bagian; 2. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Lembaga Penjaminan Mutu; 3. Pusat dan Biro e. Unsur Pelaksana Administrasi; f. Unsur Penunjang g. Unsur Pelaksana Teknis; h. Unsur lainnya yang dianggap perlu. Tugas, hak, dan wewenang unsur-unsur universitas dapat dilihat pada Statuta UHN (Dokumen ST.LJM-UHN.01). 4.7.2. Struktur organisasi Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen Penjaminan mutu pelayanan pendidikan melekat pada pimpinan universitas (Rektor, Dekan/Direktur Program dan Ketua Program Studi). Dalam implementasinya dibantu oleh unit kerja yang bersifat ad-hoc atau fungsional. Untuk melaksanakan penjaminan mutu pendidikan di Universitas HKBP Nommensen (UHN), maka dibentuk struktur organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup tingkat universitas, fakultas dan program studi dan unit kerja pendukung akademik. Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu UHN dapat dilihat pada Gambar 3. Lembaga Jaminan Mutu (LJM)

REKTOR

SENAT UNIVERSITAS UNIVERSITAS

LEMBAGA/BIRO Audit

Gugus Jaminan Mutu (GJM)

DEKAN/DIR PROGRAM

SENAT FAKULTAS FAKULTAS

Unit Jaminan Mutu (UJM)

KETUA PROGRAM STUDI

Gambar 3 Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UHN

Tugas dan fungsi organisasi Penjaminan Mutu UHN adalah sebagai berikut: 4.7.2.1. Tingkat universitas Unsur-unsur organisasi penjaminan mutu di tingkat universitas terdiri atas Pimpinan Universitas dibantu oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LJM) atas dasar ketentuan norma-norma, standar mutu dan kebijakan akademik yang ditetapkan oleh Senat Universitas.

8

1. Lembaga Jaminan Mutu adalah Institusi Fungsional yang bertugas mendukung kegiatan universitas dalam memberikan jaminan mutu lulusan universitas. 2. Rektor menetapkan peraturan, kaidah dan tolok ukur penyenggaraan kegiatan akademik secara umum. 3. Dalam pengembangan, penerapan dan evaluasi peningkatan mutu di semua unit kerja, Rektor dibantu oleh LJM. 4. LJM beranggotakan: Ketua, sekretaris dan dosen dari fakultas/program. 5. LJM dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor. a. Tugas LJM UHN: Lembaga Jaminan Mutu bertugas membantu Rektor dalam: 1. Menyusun dan mengembangkan konsep SPMI berikut sistem dokumentasinya. 2. Mengkoordinir pelaksanaan dan pemantauan SPMI di UHN. 3. Bekerjasama dengan Tim Program Hibah (TPH) UHN, mengkoordinir pelaksanaan Monevin, implementasi dan proposal. 4. Mengkoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan penyusunan dokumen, serta persiapan visitasi akreditasi Program Studi sebagai bagian dari Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). 5. Melaporkan secara berkala hasil evaluasi pelaksanaan tugas LJM kepada Rektor. 6. Menggunakan hasil AMI sebagai dasar penerapan reward and early warning system UHN. 7. Melakukan Pendidikan dan Pelatihan Jaminan Mutu. b. Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) 1. Sejalan dengan fungsinya, LJM melaksanakan audit sistem dan kepatuhan secara rutin terhadap seluruh kegiatan-kegiatan akademik di seluruh unit kerja di lingkungan Universitas. 2. Selanjutnya menyampaikan laporan hasil audit beserta rekomendasi yang diusulkan secara tertulis kepada Rektor, serta memantau, mengevaluasi, dan menganalisis tindak lanjut atas rekomendasi yang telah disetujui oleh Rektor. Uraian Tugas Anggota: a. Tugas Ketua 1. Melakukan perencanaan, koordinasi, pemantauan, dan evaluasi SPMI dan implementasinya. 2. Bertanggungjawab kepada Rektor. b. Tugas Sekretaris 1. Membantu Ketua dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan serta anggaran. 2. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan surat menyurat dan arsip. 3. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan, dan hasil agenda rapat rutin, rapat koordinasi, dan rapat evaluasi kegiatan. 4. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap triwulan. 5. Bertanggung jawab kepada Ketua. c. Tugas Anggota 1. Membantu terlaksananya tugas LJM. 2. Memberikan masukan kepada ketua LJM. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari LJM dibantu oleh staf sekretariat dengan tugas: 1. Mengkoordinir pengelolaan kegiatan sekretariat, sistem dokumentasi, SDM, keuangan, aset, sistem informasi dan management review. 2. Mengelola perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan LJM 3. Menyusun konsep laporan kegiatan insidental dan tahunan LJM

9

Rincian tugas anggota sekretariat: Anggota 1 1. Mengelola perencanaan, pembayaran dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan LJM. 2. Mengelola website dan database, dokumentasi dan aset LJM. 3. Mengelola kegiatan pelayanan publik, evaluasi kepuasan dan penanganan keluhan pelanggan. 4. Mengelola kegiatan management review dan dokumentasi rapat LJM. 5. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM. Anggota 2 1. Membantu pengelolaan dokumen SPM dan internal LJM. 2. Membantu pengelolaan kegiatan harian, aset, website dan management review. 3. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM. Anggota 3 1. Membantu pengelolaan anggaran dan pertanggungjawaban keuangan LJM, 2. Membantu pekerjaan pembuatan katalog dokumen LJM. 3. Membantu pengelolaan file, database dan katalog LJM. 4. Membantu kegiatan audit internal, penanganan keluhan dan kepuasan pelanggan. 5. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM. 4.7.2.2 Tingkat fakultas/program 1. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat fakultas/program terdiri atas pimpinan fakultas/program 2. Dekan/direktur program bertanggungjawab atas terjaminnya mutu pendidikan di fakultas/program. 3. Untuk mempersiapkan SPMI di tingkat fakultas/program, maka di setiap fakultas/program dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang bersifat ad hoc dengan Surat Keputusan Rektor . 4. Tugas GJM adalah membantu dekan/direktur program dalam peningkatan mutu pendidikan dimulai dari: a. Penyusunan dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual prosedur akademik; b. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Fakultas berdasar Laporan Evaluasi Diri Program Studi dan Laporan Elektronik Evaluasi Diri Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) program studi tiap semester; c. Penyiapan AMI. d. Peningkatan mutu fakultas berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi. 5. GJM beranggotakan: Ketua, sekretaris, para dosen perwakilan program studi dan mahasiswa yang ditunjuk. Tugas GJM adalah membantu dekan/ketua program dalam peningkatan mutu, dimulai dari: 1. pengembangan SPMI tingkat fakultas/program yang mengacu pada SPMI tingkat universitas; 2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI di website fakultas/program dan hardcopy; 3. pengisian Borang Kinerja fakultas/program berdasar basis data yang telah dimutakhirkan secara rutin, Laporan Kinerja dan EPSBED program studi tiap semester; 4. melakukan audit internal di fakultas/program untuk penyiapan AMI oleh auditor UHN; 10

5. peningkatan mutu fakultas/program secara berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi hasil audit internal. Tugas Pokok dan Fungsi: a. Tugas Ketua 1. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh staf GJM. 2. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas GJM dan melaporkannya kepada dekan/direktur program. b. Tugas Sekretaris 1. Membantu Ketua GJM dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan evaluasi dan pelaporan kegiatan berikut anggarannya. 2. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan dengan GJM dan mengarsipkannya. 3. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda rapat rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan. 4. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap semester. 5. Bertanggung jawab kepada Ketua GJM. c. Tugas Anggota 1. Membantu terlaksananya tugas GJM 2. Memberikan masukan kepada ketua GJM 4.7.2.3 Tingkat program studi 1. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat program studi terdiri atas pimpinan program studi. 2. Ketua program studi bertanggungjawab atas terjaminnya mutu akademik di program studi mencakup: a. Proses pembelajaran yang bermutu sesuai Spesifikasi Program Studi (SP), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK). b. Evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran. c. Evaluasi hasil proses pembelajaran. d. Tindakan perbaikan proses pembelajaran. e. Penyempurnaan SP, MP, IK secara berkelanjutan. f. Penelitian yang sesuai dengan kompetisi program studi dan Manual Mutu Penelitian. g. Pengabdian kepada masyarakat yang sesuai dengan kompetensi program studi dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat. 3. Untuk mempersiapkan SPMI di tingkat program studi, maka di setiap program studi dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM) yang bersifat ad hoc dengan Surat Keputusan Rektor. 4. Tugas UJM adalah: a. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri dan EPSBED program studi tiap semester; b. Penyiapan AMI; c. Peningkatan mutu program studi berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi. 5. UJM beranggotakan: Ketua, sekretaris, para dosen dan mahasiswa yang ditunjuk. Tugas UJM adalah melaksanakan peningkatan mutu dengan membantu Ketua program studi melalui: 1. pengembangan SPMI tingkat program studi termasuk menyusun, mengendalikan sistem dokumentasi SPMI mengacu pada penyusunan dokumen SP, MP, IK yang sesuai dengan Standar Mutu, Manual Mutu dan MP di tingkat fakultas/universitas; 2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI mengacu pada SPMI fakultas/program serta universitas, baik di website program studi maupun dalam bentuk hardcopy; 11

3. pengisian Borang Kinerja dan EPSBED program studi tiap semester; 4. melakukan audit internal di program studi untuk penyiapan AMI oleh auditor UHN; 5. peningkatan mutu program studi secara berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi hasil audit. Tugas Pokok dan Fungsi: a. Penanggung Jawab (ketua program studi) Rincian tugas dan tanggungjawab : 1. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan dan implementasi dokumen UJM di tingkat program studi 2. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam penyusunan Dokumen Mutu 3. Bersama sekretaris program studi, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu akademik di tingkat Program studi. b. Pengarah (sekretaris program studi) Rincian tugas dan tanggung jawab : 1. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam penyusunan Dokumen Mutu. 2. Bersama Tim UJM, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu di tingkat program studi. c. Ketua UJM Rincian tugas dan tanggung jawab : 1. Membantu ketua program studi dan sekretaris program studi menyiapkan dokumen mutu. 2. Mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM. 3. Bersama sekretaris UJM, mendokumentasikan dokumen UJM. 4. Membantu ketua dan atau sekretaris program studi dalam sosialisasi dan implementasi dokumen UJM. 5. Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM. d. Sekretaris UJM Rincian tugas dan tanggungjawab : 1. Bersama ketua UJM mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM. 2. Menyusun kelengkapan dokumen mutu UJM. 3. Membantu ketua dan atau sekretaris program studi dalam sosialisasi dan implementasi dokumen UJM. 4. Melakukan tugas sehubungan dengan UJM. e. Anggota UJM Rincian tugas dan tanggungjawab: 1. Bersama Tim UJM membantu administrasi pembuatan dokumen mutu program studi. 2. Membantu menyusun kelengkapan dokumen UJM. 3. Menginventarisasi data dalam kaitannya dengan implementasi dokumen UJM. 4. Melakukan tugas sehubungan dengan UJM. 4.7.2.4 Tingkat biro/lembaga/pusat/unit kerja penunjang pelaksana akademik 1. Penjaminan mutu penyelenggaraan kegiatan non-akademik di tingkat unit kerja dilakukan oleh pimpinan unit kerja. 2. Untuk mengembangkan SPMI di tingkat unit kerja, maka pimpinan unit kerja menunjuk dan menugaskan Tim Pelaksana SPMI di unit kerja melalui Surat Tugas Pimpinan Unit Kerja.

12

3. Tim Pelaksana SPMI beranggotakan: Top Management (TM), Management Representative (MR), PIC (person in charge) dan auditor internal yang ditunjuk. 4. TM melakukan koordinasi tindaklanjut atas permintaan tindakan koreksi (PTK) yang diberikan Rektor, membuat keputusan dalam batas kewenangannya serta memobilisasi sumberdaya di unit kerja untuk tindak-lanjut yang diperlukan untuk pencapaian Standar Mutu Universitas/Fakultas. 5. Setiap tahun TM akan melakukan peningkatan mutu layanan unit kerja secara berkelanjutan. Tugas Tim Pelaksana SPMI tingkat unit kerja: 1. pengembangan SPMI tingkat unit kerja yang mengacu pada SPMI tingkat universitas 2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI di website unit kerja dan hardcopy 3. melakukan audit internal di unit untuk penyiapan Audit Internal Mutu (AIM) oleh auditor UHN. 4. peningkatan mutu unit kerja secara berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi hasil audit. 4.8. Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan sistem manajemen yang terdokumentasi, sehingga setiap langkah dalam pelaksanaan SPMI-UHN harus didokumentasikan. Konsep awal dokumen disusun oleh Lembaga Jaminan Mutu (LJM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan universitas. Selanjutnya konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Rektor. Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk pengembangan dan evaluasi sistem penjaminan mutu di semua unit, pimpinan universitas menugaskan Lembaga Jaminan Mutu (LJM) untuk melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI). Pemeriksaan sistematik dan independen dilakukan untuk mengetahui apakah aktivitas mutu efektif dan sesuai perencanaan. Audit memberi peluang untuk perbaikan, peningkatan dan pengembangan mutu secara berkelanjutan. Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal. Audit Mutu Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu kali dalam satu tahun untuk mengukur dipenuhinya persyaratan standar mutu yang diterapkan universitas. Audit Mutu Internal dilaksanakan oleh auditor universitas yang ditugaskan oleh Rektor. Audit mutu eksternal untuk universitas dan program studi dilakukan oleh asesor dari BAN-PT untuk menentukan kualifikasi akreditasi institusi atau program studi. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT. Dokumen fakultas dibuat mengacu pada dokumen universitas dan dokumen program studi mengacu pada dokumen fakultas dan universitas. Dokumen SPMI Universitas HKBP Nommensen terdiri dari:  Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Statuta, Visi dan Misi, Peraturan Pokok Akademik, Rencana Strategis dan Program Kerja Rektor.  Dokumen mutu yaitu Manual Mutu, Standar Mutu Pendidikan, Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-borang.  Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI), MP Penilaian Kinerja Universitas/Fakultas/Program, MP Penilaian Kinerja Program Studi, Borang Kinerja Universitas/Fakultas/Program, Borang Kinerja Program Studi dan Instruksi Kerja.

13

Berikut ini adalah beberapa sifat dokumen yang harus dipenuhi: 1. Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan 2. Berklasifikasi (rahasia/tak rahasia) 3. Dapat ditelusuri (terkendali) 4. Mudah diakses 5. Disimpan dengan baik 6. Ada penanggung- jawabnya 7. Memuat waktu/ tanggal pembuatan dan pemeriksaan 8. Selalu diperbaharui 9. Berbentuk cetakan atau media elektronik 4.8.1.Sistem pengkodean dokumen Pengkodean dokumen berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian kembali. Setiap dokumen diberi kode sesuai dengan aturan sebagai berikut: 1. Singkatan Nama Dokumen. 2. Singkatan Unit Penyusun Dokumen. 3. Nomor Urut Dokumen Mutu. Sebagai contoh: 1. Dokumen Manual Mutu, disusun oleh GJM Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) UHN, merupakan dokumen ke-1 diberi kode: “MM.GJM-FBS-UHN.01” 2. Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium Bahasa, disusun oleh UJM Program Studi Bahasa Inggris (BI) Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) UHN, merupakan dokumen MP ke-10 diberi kode: “MP.UJM-BI-FBS-UHN.10” Dokumen di tingkat universitas, fakultas dan program studi dengan penyusunan kode dokumen yang dibuat berdasarkan singkatan nama dokumen, organisasi yang mendokumentasikan, nama universitas, dan nomor sesuai urutan pembuatan dokumen dapat dilihat di lampiran 1.

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen Universitas HKBP Nommensen (UHN) mengidentifikasi pelayanan pendidikan yang sesuai dengan harapan pemangku kepentingan. Universitas, fakultas, program studi dan semua unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmen pada perbaikan pelayanan pendidikan dan sistim manajemen mutu secara berkelanjutan sehingga UHN mampu mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya, mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan pemangku kepentingan yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Strategi yang dilakukan meliputi: a. Mengkomunikasikan tujuan Sistim Penjaminan Mutu Internal di seluruh unit kerja di UHN b. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia beserta sarana dan prasarana yang diperlukan untuk mencapai sasaran c. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran UHN di masa depan d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi e. Mendorong identifikasi UHN dan penggunaan praktik baik dalam SPMI

14

5.2 Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen Tujuan sistem penjaminan mutu UHN adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan kinerja manajemen unit-unit kerja di lingkungan UHN dengan: 1. Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu UHN yang telah ditetapkan sehingga visi dapat terwujud melalui pencapaian misi. 2. Meningkatkan pelayanan sehingga dapat memenuhi harapan pemangku kepentingan. b. Meningkatkan akreditasi institusi dan program studi. 5.3 Perencanaan Sistem Mutu a.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

i.

j.

k.

Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian antara capaian dengan standar yang telah ditetapkan, kesesuaian dengan kebutuhan pemangku kepentingan, atau pemenuhan janji sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi. Mutu pendidikan di UHN dipahami sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan serta hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar mutu pendidikan. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses dan keluaran serta nilai pelayanan dengan kasih; kejujuran, tanggungjawab dan dapat dipercaya; inovatif, kreatif dan karakter; kecermelangan dengan perhatian kepada yang miskin. Sistem penjaminan mutu di UHN dirancang, dilaksanakan dan ditingkatkan serta dikembangkan secara berkelanjutan untuk menjamin mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi di UHN. Hal ini berarti sistem penjaminan mutu harus dapat memastikan lulusan memiliki kompetensi yang diterapkan dalam spesifikasi program studi serta hasil-hasil penelitian yang sesuai dengan perkembangan IPTEKS dan kebutuhan masyarakat. Sistem penjaminan mutu pendidikan (akademik dan non-akademik penunjang akademik) akan dikembangkan dan diterapkan oleh UHN, dengan tridharma pendidikan sebagai kegiatan utama (core business). Mutu pendidikan di UHN bersifat dinamis dalam arti bahwa UHN mampu secara terus menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial budaya yang terus berkembang. Mutu akademik di UHN juga mencakup pelayanan administrasi yang didukung oleh database yang terbaru, sarana/prasarana, organisasi dan manajemen yang dapat memenuhi harapan pemangku kepentingan. Kegiatan penjaminan mutu dilakukan secara berkelanjutan, merupakan tanggungjawab pimpinan (universitas, fakultas/program, program studi dan unit kerja) dan dalam pelaksanaannya dibantu oleh tim penjaminan mutu. Tim pelaksana penjaminan mutu universitas berfungsi menyediakan panduan dan memantau penyelenggaraan penjaminan mutu di tingkat fakultas/program, program studi dan unit kerja, serta melaporkan kepada pimpinan universitas. Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (VM.LJM-UHN.01). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) dan Program Kerja Rektor kode: RP.LJM-UHN.01, Peraturan Pokok Pendidikan kode: PA.LJM-UHN.01, Manual Mutu kode:MM.LJM-UHN dan Standar Mutu kode: SM.LJM-UHN , Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya Dokumen di tingkat fakultas disusun dengan mengacu pada dokumen Universitas dan dokumen di tingkat program studi mengacu pada dokumen universitas dan fakultas. Standar Mutu Universitas, Fakultas dan Program Studi disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan program studi dalam menghadapi akreditasi. Penjaminan mutu diselenggarakan dengan komitmen seluruh pelaku proses pendidikan tinggi di UHN. 15

5.4 Kebijakan Mutu Universitas HKBP Nommensen Universitas HKBP Nommensen menggunakan kebijakan mutu sebagai pedoman untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan dalam peningkatan mutu berkesinambungan dalam proses penyelenggaraan pendidikan. Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Rektor menetapkan kebijakan mutu dan mempunyai komitmen: a. Mencanangkan bahwa dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh jajaran pimpinan. b. Mengembangkan dan menerapkan sistem penjaminan mutu UHN dengan mengacu pada Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi – Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional 2003, yaitu Facilitating, Empowering and Enabling (FEE). c. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Renstra, dan Program Kerja Rektor UHN serta mempertanggungjawabkan kinerjanya pada stakeholders (pemangku kepentingan) untuk menjaga akuntabilitas publik. d. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategi (Renstra) UHN 2009 - 2013 dalam bentuk milestones sasaran pengembangan UHN. e. Mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan sesuai dengan sesuai dengan prinsip dasar UHN dan harapan pemangku kepentingan. f. Melaksanakan penjaminan mutu pendidikan (akademik dan non-akademik penunjang akademik) dengan tridharma pendidikan sebagai kegiatan utama (core business) g. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan dan akuntabel dengan cara mengadaptasikan dan mengembangkan seperangkat standar pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan UHN, dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan dan Standar Mutu Akreditasi dari BAN-PT. h. Mengukur kinerja organisasi untuk memantau pemenuhan sasaran atau standar mutu yang ditetapkan i. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorong peningkatan pencapaian sasaran mutu UHN melalui pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). j. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan UHN untuk memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masingmasing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan stakeholders. k. Mengembangkan sistem pengelolaan SDM berbasis kinerja dengan mengutamakan pilar perencanaan, transparansi, akuntabel dan terdokumentasi dengan tujuan untuk meningkatkan kualifikasi dan jenjang akademik dosen serta kompetensi tenaga kependidikan. l. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumberdaya sesuai dengan asas pengelolaan yang professional, dan meningkatkan kualitas secara berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasama global. m. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi, pengurangan ketergantungan dana dari orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh, mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dana dan transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan. n. Mengupayakan pemenuhan sarana prasarana berstandar nasional serta pengembangan manajemen asset yang efektif, transparan dan akuntabel. o. Kebijakan mutu UHN ini dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses pelaksanaan pendidikan di UHN. 16

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Tanggung jawab dan wewenang pelaksana penjaminan mutu telah ditetapkan secara rinci dan jelas sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi masing-masing. Dalam rangka penjaminan mutu pelayanan pendidikan di UHN, maka unsur pimpinan berkomitmen untuk menjalankan manajemen mutu sehari-hari sebagai tanggungjawab dan wewenang pimpinan yang dijalankan oleh Manajer Representative (MR). MR universitas adalah Wakil Rektor I, MR untuk fakultas adalah Wakil Dekan I dan MR untuk Program Studi adalah Sekretaris Program Studi. MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu. MR harus mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan SPMI-UHN, Standar Akreditasi BAN-PT dan Standar Mutu Pendidikan UHN serta prinsip perbaikan dan peningkatan mutu berkelanjutan dan bersedia memeberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati. MR bertanggungjawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan dan standar yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat Universitas harus melapor kepada Rektor, MR Fakultas dan MR Program Studi kepada Dekan/ Ketua Program Studi, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pemangku kepentingan lain tentang pelaksanaan sistem mutu dan hasil audit. Komunikasi antara Pimpinan, MR dan tim Penjaminan Mutu dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan, sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. 5.6 Tinjauan Manajemen Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik berdasarkan kebutuhan organisasi yang bertujuan untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan standar mutu dan kepuasan stakeholders. Keluaran tinjauan manajemen harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen dilaksanakan setidaknya sekali dalam setahun dan rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Sebagai hasil tinjauan manajemen mutu, pimpinan (Rektor, Dekan/Direktur Program, Ketua Lembaga, Pimpinan Unit Kerja, Kepala Biro, Ketua Program Studi) harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatakan kinerja Sistem manajemen mutu dan prosesnya. Keluaran tinjauan mananjemen harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi.

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi sistem manajemen penjaminan mutu yang efektif dengan: a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pemangku kepentingan terpenuhi.

17

6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk ketentuan pelayanan dan memastikan ketersediaanya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 6.2.2 Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan Universitas harus menyediakan dosen sebagai tenaga pendidik dan tenaga kependidikan sebagai penunjang pendidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Universitas harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan yang sesuai dengan kebutuhan kurikulum program studi, program unit kerja dan persyaratan standar yang ditetapkan. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen tersertifikasi dan tenaga kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin. 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi harus mengidentifikasi sarana prasarana, dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penggunaan dan pemeliharaan. Universitas harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait seperti fasilitas kesehatan, keamanan fisik, toko, fotocopy, kantin, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harus dikalibrasi secara rutin agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana, prasarana dan barang milik universitas yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Universitas menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan. Penyediaan pelayanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan pembelajaran dan penelitian yang memenuhi persyaratan pemangku kepentingan dan standar yang ditetapkan. Universitas harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu berkesinambungan.

7. REALISASI PELAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 7.1 Perencanaan Program Tri Dharma Perguruan Tinggi Universitas harus merencanakan program pelayanan pendidikan/pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) sebagai 18

kegiatan utama SPMI-UHN, termasuk rancangan pengembangan pelayanan agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Perencanaan program pelayanan UHN secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Rektor (RP.LJM-UHN.01) yang mengacu pada Rencana Strategis UHN (RP.LJM-UHN.01). 7.1.1 Pendidikan/Pembelajaran Fakultas/program dan program studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pembelajaran, kegiatan pelayanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Realisasi proses pembelajaran bertujuan meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada setiap program studi. Proses pembelajaran yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan, desain dan pengembangan, pengkomunikasian prosedur dan instruksi; serta pengukuran outcomes. Proses-proses utama pembelajaran harus dikendalikan dan metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi yang konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa dengan pengisian kwesioner terhadap proses pembelajaran dilakukan pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan. 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas HKBP Nommensen mendorong pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat lokal dan nasional. Universitas, fakultas/program /lembaga dan program studi harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialisasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, pelayanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan dan standar yang telah ditentukan. Universitas, fakultas/lembaga dan program studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Evaluasi kepuasan mitra atau pemangku kepentingan terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat mencakup penerapan inovasi, pelayanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi ipteks yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau intruksi dan metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian prosesproses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus 19

dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2 Proses Terkait Pemangku kepentingan (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya) Universitas secara umum memberikan pelayanan yang terbaik kepada pemangku kepentingan utama yaitu mahasiswa, maupun pemangku kepentingan lainnya. Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar ipteks dan mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. Pembelajaran sebagai bagian dari Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dilakukan di dalam/luar kelas/ laboratorium/studio, di dalam/luar UHN, diharapkan memenuhi hal-hal sebagai berikut: a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertangung jawab memeliharanya b. Prosedur komunikasi dua arah antar mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsif c. Personal universitas memperlakukan semua orang dengan penuh hormat d. Kegiatan-kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan sesuai dengan kualifikasinya. 7.3. Pengendalian instrumen pemantauan dan pengukuran keberhasilan Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana pendidikan adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir. Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuesioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak (hardcopy) ataupun soft copy sesuai ketentuan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN Pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan dilaksanakan untuk mengetahui kesesuaian produk/pelayanan, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif. Lembaga Jaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen (LJMUHN) menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan. 8.1 Rencana Pemantauan dan Pengukuran Lembaga Jaminan Mutu UHN memantau tindakan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, peningkatan, dan penerapannya untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi mencakup: a. Produk/pelayanan. b. Proses pendidikan. c. Kepuasan pemangku kepentingan. d. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu. 20

e.

Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.

Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuat ketentuan sebagai berikut: a. Data pengukuran dikumpulkan, dianalisa, dan disajikan menjadi informasi. b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk/pelayanan, dan prosesnya digunakan dalam penetapan sasaran yang tepat. c. Metode pengukuran ditinjau secara periodik dan data diverifikasi supaya akurat dan lengkap. d. Pengukuran kepuasan pemangku kepentingan difokuskan sebagai salah satu prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi. e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan digunakan sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan. f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi. g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pemangku kepentingan diukur untuk mendapatkan informasi yang jelas. h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan interprestasi hasil verifikasi pengukuran. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran Lembaga Jaminan Mutu UHN merencanakan program audit internal mutu dengan proses yang tepat sesuai lingkup audit. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit ditentukan. Lingkup audit mutu internal (AMI) terutama difokuskan pada butir mutu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tridharma Perguruan Tinggi) dan ditambah unsur penunjangnya (sumber daya manusia, sarana-prasarana, sistem informasi, keuangan, manajemen dan organisasi). Seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan transparansi dari proses tersebut. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya. Pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu menggunakan metode yang tepat untuk dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian pelayanan terjamin. Lembaga Jaminan Mutu UHN memantau dan mengukur karakteristik pelayanan untuk memastikan jika persyaratan pelayanan telah terpenuhi. Dalam pengukuran kinerja sistem manajemen mutu yang mengacu pada kepuasan pemangku kepentingan, diterapkan persyaratan sebagai berikut: a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait. b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan. c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara rutin. Lembaga Jaminan Mutu UHN menjadwalkan rencana audit internal mutu tiap tahun untuk memastikan jika sistem manajemen mutu: a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun. b. Memenuhi persyaratan standar dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan organisasi. c. Dipelihara dan ditetapkan secara efektif. Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.

21

Pelaksanaan AMI secara rinci terdapat dalam Dokumen Manual Prosedur AMI UHN (MP.LJM-UHN.05). 8.3 Pengendalian Produk/Pelayanan yang Tidak Sesuai Lembaga Jaminan Mutu UHN memastikan bahwa pelayanan yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian dilakukan oleh Sekretaris LJM UHN dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi pelayanan yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan: a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui persetujuan oleh pihak berwenang yang relevan misalnya Rektor atau Wakil Rektor I. c. Melakukan tindakan pencegah pemakaian. 8.4 Analisis Data Lembaga Jaminan Mutu UHN menentukan, mengumpulkan dan menganalis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan: a. Kepuasan pemangku kepentingan. b. Kesesuaian dengan persyaratan pelayanan. c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun pelayanan, termasuk tindakan pencegahan dan korektif. 8.5 Perbaikan Berkelanjutan Lembaga Jaminan Mutu UHN melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran/standar mutu, hasil pemantauan dan pengukuran, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.

22

TIM PENYUSUN

Penanggungjawab

: Rektor

Ketua Pelaksana

: Ir. Maria Manik, MSi.

Anggota

: Humisar Pasaribu, ST, MT Ir. Ferlist Rio Siahaan, MSi. Ir. Benedicta L. Siregar, MP Drs. Efron Manik, MSi. Raya Panjaitan, SE, MM Freddy Butar-butar, MPsi. dr. Janry L.H.S. Sinaga

23

Lampiran I Pengkodean Dokumen Dokumen di tingkat Universitas,Fakultas dan Program Studi dengan penyusunan kode dokumen yang dibuat berdasarkan singkatan nama dokumen, organisasi yang mendokumentasikan, nama universitas, dan nomor sesuai urutan pembuatan dokumen.

Unit

Jenis Dokumen

Universitas

Normatif

Nama Dokumen

Disusun oleh

Visi Misi Statuta Peraturan Kepegawaian Peraturan Pokok Akademik Renstra dan Program Kerja Rektor

Mutu

Diajukan oleh

Disetujui oleh

Kode

Sekretaris Senat Sekretaris Senat

Ketua Senat Ketua Senat

VM.LJMUHN.01 ST.LJMUHN.01

Sekretaris Senat

Ketua Senat

PK.LJMUHN.01

Sekretaris Senat

Ketua Senat

PA.LJMUHN.01

Sekretaris Senat

Ketua Senat

RP.LJMUHN.01

Manual Mutu

LJM

Ketua LJM

Rektor

MM.LJMUHN.01

Standar Mutu

LJM

Ketua LJM

Rektor

SM.LJMUHN.01

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.01

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.02

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.03

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.04

Intruksi Kerja

LJM

Sekretaris LJM

Ketua LJM

IK.LJMUHN.01

Dokumen Pendukung

LJM

Sekretaris LJM

Ketua LJM

DP.LJMUHN.01

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Manual Prosedur Produk/pelayanan yang Tidak Sesuai Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

24

LJM

Sekretaris LJM

Ketua LJM

BO.LJMUHN.01

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.05

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.06

LJM

Ketua LJM

Rektor

MP.LJMUHN.07

LJM

Ketua LJM

Rektor

BK.LJMUHN.01

Borang Kinerja program studi

LJM

Ketua LJM

Rektor

BK.LJMUHN.02

Intruksi Kerja

LJM

Ketua LJM

Rektor

IK.LJMUHN.02

Borang-borang

Audit

Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Manual Prosedur Penilaian Kinerja Univ./Fak./ Prog. Manual Prosedur Penilaian Kinerja program studi Borang Kinerja Univ./Fak./ Prog

25

Unit

Fakultas

Jenis Dokumen

Normatif

Nama Dokumen

Renstra dan Program Kerja Dekan

Diajukan oleh

Disetujui oleh

Sekretaris Senat Fakultas

Ketua Senat Fakultas

Fakultas

Sekretaris Senat Fakultas

Ketua Senat Fakultas

Dekan

Sekretaris Senat Fakultas

Ketua Senat Fakultas

Visi Misi

Peraturan Akademik

Mutu

Disusun oleh

Manual Mutu

GJM

Ketua GJM

Dekan

Standar Mutu

GJM

Ketua GJM

Dekan

GJM

Ketua GJM

Dekan

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Manual Prosedur Produk/ pelayanan yang Tidak Sesuai Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

GJM

Ketua GJM

Dekan

GJM

Ketua GJM

Dekan

Instruksi Kerja

GJM

Ketua GJM

Dekan

Dokumen Pendukung

GJM

Ketua GJM

Dekan

26

Kode VM.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 PA.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 RP.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 MM.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 SM.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 MP.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 MP.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.02 MP.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.03 IK.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01 DP.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01

BorangBorang

GJM

27

Ketua GJM

Dekan

BO.GJMSingkatan Nama FakultasUHN.01

Unit

Program Studi

Jenis Dokumen

Normatif

Nama Dokumen

Diajukan oleh

Disetujui oleh

Ketua Program Studi

Dekan

Sekretaris Senat Fakultas

Ketua Senat Fakultas

Renstra dan Ketua Program Kerja Program Ketua Program Studi Studi

Ketua Program Studi

Dekan

Manual Mutu termasuk Spesifikasi Program Studi dan Kompetensi Lulusan

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

Standar Mutu

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

Visi Misi

Peraturan Akademik Fakultas

Mutu

Disusun oleh

Fakultas

28

Kode VM.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 PA.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 RP.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 MM.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 SM.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 MP.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan

Manual Prosedur Produk/pelaya nan yang Tidak Sesuai

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

Instruksi Kerja

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

Dokumen Pendukung

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

BorangBorang

UJM

Ketua UJM

Ketua Program Studi

29

Nama FakultasUHN.01 MP.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.02 MP.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.03 IK.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 DP.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01 BO.UJMSingkatan Nama Program StudiSingkatan Nama FakultasUHN.01

Unit Penunjang Pelaksana Akademik

Jenis Dokumen

Normatif

Nama Dokumen

Disusun oleh

Disetujui oleh

Unit Kerja

TM

Rektor

TM

TM

Rektor

TJM Unit Kerja

MR

TM

TJM Unit Kerja

MR

TM

TJM Unit Kerja

MR

TM

TJM Unit Kerja

MR

TM

Instruksi Kerja

TJM Unit Kerja

MR

TM

Dokumen Pendukung

TJM Unit Kerja

MR

TM

Borang

TJM Unit Kerja

MR

TM

Visi Misi

Program Kerja

Mutu

Diajukan oleh

Manual Mutu

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Manual Prosedur Produk/pelaya nan yang Tidak Sesuai Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

30

Kode VM.TJMSingkat an Nama UnitUHN.01 PK.TJMSingkat an Nama UnitUHN.01 MM.TJM -Singkat an Nama UnitUHN.01 MP.TJMSingkat an Nama UnitUHN.01 MP.TJMSingkat an Nama UnitUHN.02 MP.TJMSingkat an Nama UnitUHN.03 IK.TJMSingkat an Nama UnitUHN.01 DP.TJMSingkat an Nama UnitUHN.01 BO.TJMSingka tan Nama Unit KerjaUHN.01