JAARVERSLAG OR 2010
UMC St Radboud Ondernemingsraad Juni 2011
Inhoud Voorwoord: 2010 was een roerig jaar ....................................................................................... 3 1. Bureau OR........................................................................................................................... 4 1.1 Personele wijzigingen binnen het bureau. .................................................................. 4 1.2 Verhuizing .................................................................................................................... 4 1.3 Communicatie met de achterban ................................................................................ 4 2. Verkiezingen. ...................................................................................................................... 4 3. Externe contacten. ............................................................................................................. 6 3.1. LOORAZ ........................................................................................................................ 6 3.2. Regio-overleg ............................................................................................................... 6 3.3. Campusoverleg ............................................................................................................ 6 3.4. Kwartaaloverleg voorzitters medezeggenschap UMC St Radboud ............................. 6 3.5. Voorzittersoverleg (OC en OR) .................................................................................... 7 4. Opleiding en training. ......................................................................................................... 7 5. Inhoudelijke terugblik op de behandelde onderwerpen. .................................................. 8 5.1. Adviesaanvraag heroriëntatie nieuwbouw ................................................................. 8 5.2. Resultaatafhankelijke beloning voor anesthesiemedewerkers OK ............................. 8 5.3. Beoordelingsregeling als onderdeel van de nieuwe jaargesprekcyclus. ..................... 8 5.4. Strategie van het UMC St Radboud ............................................................................. 9 5.5. Uitbreiding van het convenant medezeggenschap over concernvorming ................. 9 5.6. KIA/KUA ..................................................................................................................... 10 5.7. Evaluatie van de medezeggenschapsstructuur en -cultuur ...................................... 10 5.8. Strategisch ICT beleid ................................................................................................ 10 5.9. Instructie personeeldossiers en schaduwdossiers .................................................... 11 5.10. Schaduwdossiers .................................................................................................... 11 5.11. Geoormerkt bedrag voor ‘dagje uit’? .................................................................... 11 6. Bijdragen van de commissies van de OR .......................................................................... 12 6.1. Commissie Sociaal beleid (SB) ................................................................................... 12 6.2. Commissie Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu (VGWM) ................................ 13 6.3. Onderdeelcommissie Intern gerichte afdelingen ...................................................... 14 6.4. OC overige bedrijfsonderdelen ................................................................................. 15 6.5. Onderdeelcommissie Extern gerichte afdelingen I ................................................... 16 6.6. Onderdeelcommissie Extern III. ................................................................................ 17 7. Lijst met de leden van de OR per 1 januari 2010 ............................................................. 18 8. Lijst met de leden van de OR per 1 november 2010........................................................ 19 9. Opsomming van onderwerpen die zijn afgehandeld in 2010. ......................................... 20
2
Voorwoord: 2010 was een roerig jaar Het jaar 2010 is vooral een experimenteel jaar geweest. De gehele medezeggenschap in het UMC St Radboud kwam in dit jaar in een nieuwe jasje. Kortom, een heftig jaar met een aantal grote veranderingen en overgangen. Zo begon Frank van Oldeniel als nieuwe ambtelijk secretaris. Het bureau van de ondernemingsraad (OR) verhuisde naar de tijdelijke locatie op de eerste verdieping. Gaandeweg werd begonnen met de omzetting van het papieren ’huishouden’ naar een digitale documentenwereld met alle gevolgen van dien. Herinrichting van de medezeggenschap passend bij de nieuwe structuur in ons ziekenhuis vond zijn beslag, na de ontwikkeling ervan in 2009. Het werk van de medezeggenschap ging tijdens de verbouwing natuurlijk gewoon door: we begonnen aan een aantal belangrijke dossiers en er werden dossiers bewerkt of afgerond. Dat is waar het uiteindelijk allemaal om draait. Hierover vind u meer op de volgende pagina’s. In oktober vonden de medezeggenschapsverkiezingen plaats. Voor de OR waren meer kandidaten dan plaatsen, wat laat zien dat medezeggenschap in ons ziekenhuis leeft. Sinds 1 november is de nieuwe enthousiaste OR stevig van start gegaan. Voor de onderdeelcommissies (OC) waren deze keer ook veel kandidaten, echter niet voldoende om alle zeven OC’s te vullen. Twee OC’s vallen derhalve voorlopig onder de OR en worden aangevuld met OR-leden. De andere vijf OC’s zijn voldoende bezet om zelfstandig te kunnen functioneren. Voor de overgang naar de nieuwe OR heeft de vorige OR een degelijk overdrachtsdocument samengesteld. Daardoor konden de lopende zaken meteen worden overgenomen en voortgezet. Kortom, de wereld draait door. Michiel Schokking Voorzitter
3
1. Bureau OR 2010 was voor het bureau OR een jaar met veel beweging. In 2009 is een nieuwe medezeggenschapsstructuur vastgesteld. Met die structuur is aangesloten op de vernieuwde structuur van bestuur en management; de zeggenschap volgens ‘Beter worden in het Radboud’. Het bureau is in overeenstemming met de nieuwe structuur opgezet. Wat in 2009 aan ideeën is ontwikkeld over de medezeggenschap moest voor een groot deel in 2010 op de rit worden gezet. Dit was een van de redenen om de bedrijfscommissie te verzoeken de zittingstermijn van de OR met een half jaar te mogen verlengen. Maar 2010 was ook om andere redenen een jaar van veel interne veranderingen.
1.1 Personele wijzigingen binnen het bureau. De ambtelijk secretaris OR ad interim Marianne Peper droeg het werk per 1 februari 2010 over aan de nieuwe ambtelijk secretaris OR, Frank van Oldeniel. Irma van Breemen is als senior secretaresse per 1 november opgevolgd door Karin Hanssen. De vacature die ontstond doordat Karin doorschoof is op tijdelijke basis opgevuld door Hilde Koster.
1.2 Verhuizing Om het bureau OR nog toegankelijker te maken is het bureau op 2 juni ingehuisd in het nieuwe onderkomen dicht bij de ingang van het personeelsrestaurant. De OR wil zich nog beter zichtbaar maken voor zijn achterban. Op donderdag 24 juni tussen 11.30 en 13.30 uur was er een inloop, waar we appels én informatie over de OR hebben uitgedeeld.
1.3 Communicatie met de achterban Zichtbaarheid vergroten is een doel dat doorlopend de aandacht heeft van de OR. De verhuizing naar de nieuwe locatie was een van de in het oog springende keuzes. Daarnaast is, ondersteund door de Productgroep communicatie, de verkiezingscampagne opgezeten en hebben we een eigen logo in de huisstijlkleuren laten ontwerpen. Ook is veel energie gestoken in het verbeteren van de website van de OR en de OC’s.
2. Verkiezingen. Op 7 oktober 2010 werd de uitkomst van de verkiezingen bekendgemaakt. Daarmee werd het vertrek ingeluid van de OR die zitting had vanaf mei 2007. De formele startdatum van de nieuwe medezeggenschap was 1 november 2010. Eind juni starte de verkiezingscommissie van de OR met het optuigen van de verkiezingen. Om dat goed te laten verlopen moest er veel worden geregeld. Het was voor het eerst in het Radboud dat de OR-verkiezingen digtiaal plaatsvonden. Bovendien hielden we deze keer gelijktijdig verkiezingen voor de leden van de OR en van zijn onderdeelcommissies.
4
Het digitaal stemmen is goed verlopen: de opkomst was zondermeer goed te noemen: 32% van de medewerkers heeft een stem uitgebracht. We kunnen dus vaststellen dat de nieuwe OR draagvlak heeft bij de achterban! Hetzelfde geldt voor de OC Interngerichte afdelingen. Daar zijn we erg blij mee. Helaas bleken voor resterende onderdeelcommissies onvoldoende kandidaten beschikbaar, waardoor er geen verkiezingen konden worden gehouden. In 2011 worden dus opnieuw verkiezingen uitgeschreven. De evaluatie van de verkiezingen heeft ook belangrijke lessen opgeleverd: Niet alle medewerkers konden digitaal stemmen, maar moesten schriftelijk worden benaderd met de uitnodiging hun stem op het bureau OR te komen uitbrengen. Twaalf medewerkers hebben gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. WIE HEEFT NOU EEN OR NODIG?
Het digitale stemmen bleek lang niet voor alle medewerkers logisch of eenvoudig. Men bleek erg gewend aan de stemoproep en toegestuurde stemkaart. De belangstelling voor het OR-werk is in verschillende bedrijfsonderdelen erg gering. We hebben onvoldoende zicht op wat collega’s tegenhoudt zich kandidaat te stellen voor de OR of OC. Is voldoende bekend wat de OR is en doet? Hebben de werknemers het al te druk in hun gewone werk – al dan niet in combinatie met de privéomstandigheden? Is de cultuur van de afdeling wel genoeg medezeggenschapminded? Stof tot nadenken én actie voor de volgende verkiezingen!
De Ondernemingsraad UMC St Radboud ná de verkiezingen van 7 oktober 2010.
5
Werkverdeling van de onderdeelcommissies. Alle onderdeelcommissies praten in het formele overleg met een zogenaamd gemandateerde bestuurder. Dat betekent voor de situatie tot 1 november 2010 dat de Raad van Bestuur aan vijf afdelingshoofden en de directeur van het Servicebedrijf het mandaat heeft gegeven overleg te plegen en op te treden als bestuurder in de zin van de wet op de ondernemingsraden. Na de verkiezingen zijn de afdelingen die onder de OC’s extern gerichte afdelingen I en II opnieuw ingedeeld en is een extra OC ingericht: de OC extern gerichte afdelingen IV. Door een evenwichtiger verdeling van de afdelingen onder een OC, is vooral de werklast beter verdeeld.
3. Externe contacten. Onder het motto: ‘een goed netwerk helpt de deelnemers ervan verder’ bezocht met name het db van de Ondernemingsraad regelmatig externe overleggen. De spelers/ ondernemingsraden in dat netwerk hebben een raakvlak met de contacten die ook op bestuurlijk niveau bestaan. Het blijkt zinvol elkaar te informeren over hoe ontwikkelingen er uitzien vanuit ons perspectief. Dat levert soms interessante beelden op waarover het contact met de bestuurder (Raad van Bestuur) gezocht kan worden.
3.1.
LOORAZ Vier keer per jaar komen de ondernemingsraden van de acht academische ziekenhuizen met een afvaardiging van hun db’s in Utrecht bij elkaar. Zij wisselen de actuele informatie uit op het gebied van de medezeggenschap bij de UMC’s. Daarbij wordt er met elkaar gespard en gekeken wat ervan valt te leren voor de eigen praktijk. Regelmatig worden gastsprekers uitgenodigd, bijv. van de kant van de vakbonden.
3.2.
Regio-overleg Twee keer per jaar komen afgevaardigden van de Ondernemingsraden van het CWZ, de Maartenskliniek, Rijnstate zorggroep en het UMC St Radboud bij elkaar. De locatie van de bijeenkomsten rouleert onder de deelnemende huizen. Er wordt bijv. informatie uitgewisseld over ontwikkelingen in samenwerking en problematiek van de arbeidsmarkt. Ook op het onderwerp OR verkiezingen ondersteunen de deelnemers elkaar door kennis en ervaring te delen.
3.3.
Campusoverleg Eveneens twee keer per jaar komen afgevaardigden van de OR van de Radboud Universiteit Nijmegen, de Universitaire Studentenraad (USR) en de medezeggenschapsraad van de HAN (Hogeschool Arnhem – Nijmegen) en de OR van het UMC St Radboud bijeen. Onderwerpen als de veiligheid op het terrein, de parkeerproblematiek op de campus, het rondje Heijendaal, de Principal Lecturer regeling (PL), het eigen risicodragerschap bij WGA uitkeringen enz. kwamen aan bod.
3.4.
Kwartaaloverleg voorzitters medezeggenschap UMC St Radboud Vier keer per jaar praten de voorzitters van ‘de raden’: de medezeggenschaps- en adviesorganen van het UMC St Radboud over de ontwikkelingen binnen het UMC St Radboud. Daaronder vallen naast het Stafconvent, de Adviesraad voor Verpleegkundig- en paramedisch Personeel (VAR) en de UMC Raad. De raakvlakken van ieders taak- en aandachtsgebied vormen de leidraad in het gesprek. Het doel is vooral elkaar te informeren over actuele ontwikkelingen en desgewenst afstemming te vinden in de advisering aan de Raad van Bestuur over voorgenomen besluiten. 6
3.5.
Voorzittersoverleg (OC en OR) Overleg van de voorzitters van de OC’s en van de OR is een vreemde eend in het overzicht van externe overleggen. De OC’s zijn immers onderdeel van de OR. Het is evenwel, zoals ook de hiervoor genoemde overleggen, een afstemmingsoverleg dat zeker voor de OR van groot belang is. De Ondernemingsraad heeft de onderdeelcommissies ingesteld, om de grote hoeveelheid veranderingen die op afdelingsniveau spelen effectief en behapbaar te kunnen volgen en beoordelen. De OR wil de onderdeelcommissies daarbij ondersteunen. Zo worden bijvoorbeeld scholingsplannen in dit overleg voorbereid, het communicatiebeleid van de OR en OC’s en de afstemming met het bureau OR besproken. Daarnaast is er ook de behoefte regelmatig af te stemmen over bestuurlijke onderwerpen die een grotere reikwijdte (b)lijken te hebben dan vooraf soms wordt gedacht.
4. Opleiding en training. De vorige OR heeft ter afronding van zijn zittingsperiode op 7 en 8 september zijn testament opgemaakt over de afgelopen periode. De cursus werd verzorgd door Ingrid Vos van FNV-formaat. In een erg prettige sfeer hebben de commissies hun werkwijze op papier (Powerpoint) gezet, met de intentie de nieuwe OR een goede start en een duwtje in de rug te geven. Op 2 en 3 november had de vers aangetreden OR een startcursus, waarin het testament van de oude OR is behandeld. Ook deze cursus werd verzorgd door FNV-formaat. Belangrijk onderdeel van de cursus was ‘de OR vergadering’ waarin het nieuwe db, inclusief de nieuwe voorzitter is gekozen. Kort daarvoor is nog een separate training verzorgd om kennis te maken met de wet op de ondernemingsraden. De OR-onderdeelcommissies hebben medio november hun startcursus gehad, waarin ondermeer de basis is gelegd voor de verkiezing van hun voorzitters.
De OR (zittingsperiode 2006 – 2010 tijdens een cursus)
7
5. Inhoudelijke terugblik op de behandelde onderwerpen. 5.1.
Adviesaanvraag heroriëntatie nieuwbouw
De heer T. Kassing, projectdirecteur Vastgoed & Infrastructuur, heeft in april een presentatie verzorgd over de nieuwbouwplannen van het UMC St Radboud tot 2017 waarin hij de bouwplannen in een wijd perspectief plaatst. Ook de financiële onderbouwing en de voornemens voor de bouwplannen bij samenwerkingsverbanden die het UMC St Radboud aangaat zijn benoemd. De stedenbouwkundige en architectonische beelden van ons nieuwe Radboud zien er prachtig uit. Uit de presentatie volgt dat een serie adviesaanvragen verwacht mag worden. In juni is een aanvraag voorgelegd die ging over: – Huisvesting van de klinische voorzieningen voor de snijdende specialismen in de nieuwbouw gebouw R; – Wijzigingen in de huidige nieuwbouw P-West (diagnostiek) en het oorspronkelijke R-gebouw (Heelkunde); – De planvorming van de renovatie van het A-gebouw (gemeentelijke monument). De RvB vroeg de OR uitdrukkelijk ook over de financiering te adviseren. Medio augustus heeft de OR geadviseerd uitvoering te geven aan de plannen van de adviesaanvraag. De OR heeft wel zijn zorgen uitgesproken over de toen actuele financiële basis van het UMC St Radboud en de risico´s die dat geeft voor de continuïteit van de uitvoering van de bouwplannen en voor verdere sociale en maatschappelijke verantwoordelijkheden.
5.2.
Resultaatafhankelijke beloning voor anesthesiemedewerkers OK
Het UMC St Radboud bleek in 2010, net als alle andere ziekenhuizen in Nederland, moeilijk aan anesthesiemedewerkers te kunnen komen. Daarom is er beleid ontwikkeld om deze groep medewerkers ‘te binden aan en te boeien voor’ onze organisatie, zodat we minder zzp'ers hoeven in te huren. De RvB heeft om de instemming van de OR gevraagd voor de regeling waarmee de groep medewerkers financieel geprikkeld kan worden. De OR (commissie FOA) heeft daarom gesprekken gevoerd met de bedrijfsleiding van de OK en met leden van de achterban. De OR vindt het boeiend beleid, maar heeft er ook voor gewaarschuwd dat verdeeldheid op de werkvloer voorkomen moet worden. De OR heeft over dit thema verschillende keren uitvoerig overleg gepleegd. In de vergadering van 6 juli is het voorstel in stemming gebracht en is het met een nipte meerderheid aangenomen. De OR heeft aangegeven het bedrijfsbelang te onderkennen dat voldoende anesthesiemedewerkers OK beschikbaar moeten zijn voor het werk dat er is. Alleen dan kunnen alle geplande operaties worden uitgevoerd die door deze groep medewerkers moet worden begeleid. Behalve door de salarissen wordt getracht deze groep medewerkers ook te ‘binden en te boeien’ door academisering. Daarmee wordt bedoeld dat een plezierig opleidingsklimaat wordt gecreëerd. Dit leidt naar verwachting samen met de regeling met groepsresultaatafhankelijke beloning tot meer eigen anesthesiemedewerkers op de afdeling OK. Dat is wat de OR betreft beter dan dat voorturend veel geld wordt betaald aan externen, zoals zzp‘ers. De OR heeft verder onder meer gevraagd de regeling na twee jaar te evalueren en in ieder geval na vier jaar te beëindigen.
5.3.
Beoordelingsregeling als onderdeel van de nieuwe jaargesprekcyclus.
De RvB streeft naar meer volwassen arbeidsverhoudingen in ons UMC St Radboud. De OR staat achter dit streven. Het past immers in het concept van ‘Beter worden in het Radboud!’ De jaargesprekken zijn een belangrijk middel om die volwassen arbeidsrelaties vorm te geven. Er is als proef op ver8
schillende afdelingen ingezet op een betere dialoog tussen leidinggevende en medewerker, betere afspraken en betere feedback tussen de medewerker en de leidinggevende. Doel is de resultaten van de afdelingen en het werkplezier van de medewerkers verder te vergroten. De OR is gevraagd of hij zich kan vinden in het voornemen –als waarborg voor zorgvuldigheid– jaarlijks een beoordelingsgesprek te voeren tussen alle medewerkers en hun leidinggevende. De OR heeft aandacht gevraagd voor de span of control van de leidinggevenden en de opzet in het voorgelegde beleid dat jaarlijks per medewerker drie gesprekken worden gevoerd. De beoordeling is onderdeel van de jaargesprekcyclus volgens Maatwerk, waarvoor onder meer het Radboudkompas is gemaakt, ter ondersteuning van het goede gesprek. De OR heeft na veelvuldig overleg en met de toevoeging van enkele voorwaardelijke adviezen ingestemd met de regeling.
5.4.
Strategie van het UMC St Radboud
De heidag van de OR met de bestuurder is gehouden op 22 juni 2010. Onderwerp van het gesprek was de strategie van het UMC St Radboud. De OR nam met grote belangstelling kennis van de presentatie over de analyse van de in- en externe omgevingsfactoren, waarmee het Radboud van doen heeft. Met deze invulling van de heidag gebruiken we de halfjaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken optimaal. De OR verwacht mogelijk in 2011 meer duidelijkheid te krijgen over de concrete uitwerking van doelen en plannen voor de toekomst op grond van deze analyse. “Loek, Het is zo ver… Doe een bod op de wereld”
5.5.
Uitbreiding van het convenant medezeggenschap over concernvorming
Al op 21 april 2009 sloten de OR en de Raad van Bestuur (RvB) een convenant af. De overeenkomst verduidelijkt de plaats van de medezeggenschap bij de besluitvorming en geeft de OR verschillende extra bevoegdheden, bovenop de wettelijke bevoegdheden. Gedurende het jaar zag de OR dat het UMC St Radboud sterke ambities heeft qua expansie en het uitbouwen van samenwerkingsverbanden. Volgens de OR leidde de oprichting van BV’s daarbij, volgens de OR tot knelpunten en onduidelijkheden in de rechtspositie van de medewerkers, terwijl uiteindelijk iedereen onder de verantwoordelijkheid van de RvB valt. Daardoor ontstond bij de OR de behoefte heldere afspraken te maken over de positie van een bijzondere groep medewerkers. Na een uitgebreide en zorgvuldige voorbereiding is een aanvulling op het convenant vastgesteld. De OR heeft zich bij het opstellen daarvan onder meer laten bijstaan door externe deskundigen. De bijlage regelt dat de OR de medezeggenschap invult voor alle onderdelen van het ’concern’ en dus ook bij de onderdelen (zoals BV’s) van de holding. De bestuurder zei dat hij blij is met de aanvullende afspraken. Overigens is er een uitzondering voor het UCCZ, omdat daar op dit moment nog een zelfstandige OR functioneert. 9
De OR is erg verheugd over de afspraken in dit convenant van 20 april 2010 en beschouwt dit als een belangrijk wapenfeit voor het verslagjaar.
5.6.
KIA/KUA
De OR heeft tot 2009 deelgenomen aan de projectgroep die tot taak had klachten op te pakken over storingen aan Kleding-Inname-Automaten (KIA) en Kleding-Uitgifte-Automaten (KUA). Er bleken nog vrij veel klachten te bestaan, met name over storingen en over de werking van de automaat. De OR heeft de RvB aangezet de problemen voortvarend op te pakken.
5.7.
Evaluatie van de medezeggenschapsstructuur en -cultuur
In mei 2009 is de medezeggenschapsstructuur van een OR met zes OC’s ingevoerd. Toen is ook afgesproken de structuur na een jaar te evalueren. Die evaluatie hebben we op 6 april in Val Monte gehouden. Leden van de medezeggenschap en acht bestuurders/adviseurs van de kant van de zeggenschap zijn uitgegaan van de startvraag: ’Welke verbetering verdienen onze medezeggenschapsstructuur en -cultuur om toekomstbestendig te blijven en wat betekent dat voor ieders rol, voor onze samenwerking en voor mij?’
Op deze enerverende en intensieve dag is hard gewerkt. Er werd ook flink genetwerkt en gewoon op een plezierige manier over het Radboud en onze medezeggenschap van gedachten gewisseld. Een voorlopige conclusie is dat de ingeslagen weg de juiste is. Op hoofdlijnen zitten we goed, maar sommige onderdelen van de structuur van het (mede)zeggenschapswerk kunnen worden verbeterd. Ook vonden veel deelnemers het rijkelijk vroeg om al na een jaar werken in de nieuwe structuur veel conclusies te trekken. Wel is besloten dat de OC met de extern gerichte afdelingen II zou worden opgedeeld in twee nieuwe OC’s, te weten extern II en extern IV. De nieuwe indeling vind je in de bijlage bij dit verslag.
5.8.
Strategisch ICT beleid
ICT is volgens de OR strategisch gezien een uiterst belangrijk onderwerp. De vragen die de OR daarover op schrift heeft gesteld zijn door de RvB, ondersteund door interne specialisten, beantwoord. Daarbij ging het onder meer over waar de verschillende verantwoordelijkheden zijn belegd. De nieu-
10
we strategische beleidsnotitie ICT die was toegezegd voor medio 2010, was evenwel pas na het kerstreces voor de OR beschikbaar.
5.9.
Instructie personeeldossiers en schaduwdossiers
De RvB heeft een aanvulling aan de OR voorgelegd op het privacystatuut en het bijbehorende reglement van 2009. De aanvulling ging over a) de benoeming van een privacyfunctionaris/functionaris gegevensbescherming en b) de vaststelling van een instructie over de archivering van personeelsdossiers. De OR is content met de instructie en is blij dat de voorbereiding van deze voornemens in goede samenwerking met de OR commissie Sociaal Beleid is gedaan. De OR heeft onder meer gevraagd wanneer de personeelsdossiers van de zittende medewerkers opgeschoond zullen zijn. Schaduwdossiers De OR vertelde verder dat er naast het personeelsdossier dat HRM beheert, op de afdelingen ook werk- en schaduwdossiers op na worden gehouden. Vanuit de achterban werden namelijk regelmatig vragen gesteld over de personeelsdossiers en varianten daarop. De manier waarop hiermee wordt omgegaan valt buiten de afgesproken instructie. De OR heeft zijn bevindingen schriftelijk nagestuurd en besproken in de overlegvergadering. Met de bestuurder is vervolgens nieuw beleid afgesproken, waarmee de misstanden die er op dit vlak soms waren uit de wereld zijn geholpen.
5.10. Geoormerkt bedrag voor ‘dagje uit’? Dat de OR ook op de kleintjes let, mag blijken uit dit punt. De OR vroeg vlak voor de zomer naar beleid over het dagje uit voor personeel. Hierover bestaat geen richtlijn of beleid. Hoewel € 12,50 per persoon per jaar een veel gehoorde norm is, is dit geen beleid. De heer Lohman zei: “als het uit kan moet je het doen!” waarvoor dank!
11
6. Bijdragen van de commissies van de OR Niet alle onderdelen en vaste commissies van de OR zijn toegekomen aan het schrijven van hun bijdrage voor dit jaarverslag. Dat is soms ook lastig, omdat na de verkiezingen van 7 oktober de samenstelling van de commissies erg is gewijzigd. Het valt niet mee om verslag te doen over een periode waar je als groep niet bij was. Onderstaande verslagen zijn echter indicatief voor hoe het werk van de medezeggenschap in 2010 is verlopen. Omdat de stukken zijn geschreven door de voorzitters van de vaste- en de onderdeelcommissies zult u hun eigen schrijfstijl terug zien.
6.1.
Commissie Sociaal beleid (SB)
De commissie Sociaal Beleid heeft zich in 2010 beziggehouden met onder meer de volgende onderwerpen: – Persoonlijk Budget – Project Maatwerk ( Jaargesprekken, Beoordelingsregeling, Mijn Radboudkompas) – HR-agenda – Alcohol– en drugsbeleid – Mobiliteitsbeleid De leden van de commissie Sociaal Beleid tot 1 november: Ellen van Steenveldt, Peter Francissen, Astrid Stuth; Ineke Doreleijers; Irma Versleyen; Hanneke Santegoets en Gabriël van Heusden. vanaf 1 november:
Ellen van Steenveldt, Margreet Centen, Nel Reuling, Gabriël van Heusden, Marc Snippert, Marieja Verhoeven en Dian Voortman.
Vaste gesprekspartners van de commissie SB zijn de stafdirecteur HR van de concernstaf en de manager HRM van het servicebedrijf.
De commissie wordt actief betrokken bij de totstandkoming van advies c.q. instemmingaanvragen. Zo heeft de commissie in 2010 het concept alcohol- en drugsbeleid en het concept mobiliteitsbeleid besproken en zijn de opmerkingen en vragen van de commissie meegenomen in het uiteindelijke beleidsvoorstel. De commissie is ook sterk betrokken geweest bij het project Maatwerk. Wij zijn via vele presentaties geïnformeerd. Daarbij was er veelvuldig overleg met de projectdirecteur. Wij merken dat de commissie als een waardevolle gesprekspartner wordt gezien en dat onze (kritiek) punten worden meegenomen in de uitvoering van het project. “Beste mensen, een commissievergadering gaat niet met drank gepaard…”
12
6.2.
Commissie Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu (VGWM)
VGWM gaat over arbeidsomstandigheden van de medewerkers. De leden tot 1 november: vanaf 1 november:
Diana van Tuijl, Trees Postulart, Laurenske Roeterdink, Ronald van Vliet, Gerard Pesman en Jan van Boekholt Annelie Schellekens, Ineke Doreleijers, Rob Anzion, Philip Schönberger, Henk van Eerdt en Jan van Boekholt
Contacten • KIA/KUA + transport • Parkeerbeheer • Calamiteiten • AMD • HRM • Interne verkeersveiligheid • Campusbrede vergunning kernenergiewet
H. Joosten W. Graven F. van Gompel T. Senden H. Laurijsen J. Theelen T. Senden
Staf Calamiteiten De commissie is in 2010 geïnformeerd over de volgende incidenten: Brand dak M978 Gevaarlijke stoffen afdeling Epidemiologie, Biostatistiek Verdacht pakket M352 Stroomstoring Twee keer per jaar wordt de stand van zaken besproken met een vertegenwoordiger van Staf Calamiteiten. Parkeerproblematiek De commissie heeft hierover geregeld contact gehad met Dhr. W. Graven. Dit naar aanleiding van het aantal meldingen hierover. KIA/KUA Dit is afgerond. Er is een brief aan de RvB gestuurd over het aantal klachten omtrent de apparaten (OR10.670). Terugkerende items: Interne verkeersveiligheid Gezondheidsmanagement Alcohol- en drugsbeleid (in samenwerking met commissie Sociaal Beleid) Marburgcasus Biologische agentia Personeelsbadge Contract AMD 2011 Afvalscheiding (scheiden plastic)
13
6.3.
Onderdeelcommissie Intern gerichte afdelingen
OC Intern is als enige OC volledig bezet, in 2009 en wederom in 2010. Dat zijn twee markante feiten: een volledig bezette OC met leden uit de eigen gelederen en het was nodig verkiezingen te houden! De OC Intern prijst zich gelukkig met enthousiaste leden die binnen de nieuwe medezeggenschapsstructuur optimaal willen functioneren en de medezeggenschap tot haar recht willen laten komen. Het fenomeen van gemandateerd bestuurder heeft met name in de beginperiode, eind 2009/begin 2010, een zoekend karakter gehad voor zowel OC als bestuurder. Terugkijkend kunnen we vaststellen dat dit uiteindelijk goed heeft uitgepakt en de ervaringen van vóór de verkiezing in oktober 2010 zijn meegenomen naar de nieuwe zittingperiode om een goede invulling te geven aan de samenwerking met de nieuwe bestuurder. De overgang van de oude naar de nieuwe OC is soepel verlopen, mede door goede overzichtelijke verslaglegging van de behandelde zaken door de voormalige voorzitter. Ook de cursusdagen voor de nieuwe OC-leden hebben hieraan zeer positief bijgedragen. Naar aanleiding van de nieuwe afdelingsstructuur binnen het UMC St Radboud zijn de bedrijfsplannen van de nieuwe afdelingen aanleiding geweest voor de OC Intern om nader kennis te maken met de diverse afdelingshoofden en bedrijfsleiders. Hierbij hebben alle partijen hun ambities kenbaar gemaakt. De afdelingen hebben zicht gegeven op hun ideeën voor de toekomst met betrekking tot onderzoek, onderwijs en zorg en de rol die zij voor de medezeggenschap zien weggelegd. De OC heeft aangegeven hierin een kritisch constructieve rol te willen spelen vanuit het perspectief van alle medewerkers. De meest opvallende zaken waarover de OC Intern zich in 2010 heeft gebogen staan hieronder kort vermeld: Tien Bedrijfsplannen 2010 en kennismaking met de afdelingsleidingen.
-
Adviesaanvragen: Blauwdruk voor de organisatie operatiekamers in de nieuwbouw per 01-04-2011(afdeling Operatiekamers) Programmaplan voor nieuwbouw (afdeling Operatiekamers)
-
Instemmingsverzoeken: Zondagsdienst afdeling Radiologie Structurele uitbreiding bedrijfstijden afdeling Radiologie Dienstrooster AIOS afdeling Radiologie Uitbreiding werktijden afdeling Klinische Farmacie Roosterwijziging Laboratorium Klinische Chemie (afdeling Laboratoriumgeneeskunde)
-
Alle afdelingen binnen de OC Intern timmeren stevig aan de weg. De afdeling Operatiekamers (OK) verdient hier wel een speciale vermelding. Het betreft een geheel nieuwe unieke afdeling, met als taak een spin in het web te zijn, regievoerder bij het faciliteren en plannen van operatieve ingrepen door diverse snijdende specialismen. Daarnaast zijn er duidelijk ambities op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek, met fantastische mogelijkheden in de nieuwbouw. Na toelichting op de blauwdruk voor de organisatie van de afdeling OK door de leiding van AOK, hebben OC Intern en AOK besloten tot maandelijks overleg tussen bedrijfsleider en een afvaardiging van de OC Intern. Daarmee willen zij het veranderingsproces op de voet volgen en zo het tijdig inroepen van de medezeggenschap garanderen om het totale proces, naar één afdeling OK, optimaal laten
14
verlopen. Dit wordt door beide partijen als zeer nuttig ervaren. Deze wijze van werken geeft vorm aan de kritisch constructieve rol die de OC Intern zichzelf heeft toebedacht. Namens de OC Intern: Voorzitter Wil Allebes en vicevoorzitter Liesbeth Wintjes
6.4.
OC overige bedrijfsonderdelen
2010 was het eerste jaar dat we als OC betrokken waren bij de jaarplannen van de afdelingen die wij representeren: Instituut voor Wetenschappelijk Onderwijs en Opleidingen (IWOO), Radboud Zorgacademie (RZA), Concernstaf, Valorisatie, Instituut Waarborging Kwaliteit en Veiligheid (IWKV), Dienst Geestelijke Verzorging en Pastoraat (DGVP). De bespreking van de jaarplannen met de verschillende afdelingshoofden verliep in een plezierige sfeer. Kritische vragen werden niet geschuwd, eerlijke antwoorden werden verkregen. Uit de overlegvergaderingen met de gedelegeerd bestuurder Ronald Lolkema blijkt dat OC en bestuurder in goede samenwerking werken aan Beter worden in het Radboud! en dat geldt ook voor de medezeggenschap.
Er waren het afgelopen jaar geen dossiers waarvoor volgens de OR instemming of advies nodig was. De reorganisatie van de Concernstaf, de installatie van IWKV en Valorisatie en de hergroepering van allerlei onderwijsactiviteiten in IWOO en RZA hebben zich afgespeeld vlak voor de installatie van onze OC. In het afgelopen jaar hebben we de ontwikkeling en groei van deze afdelingen nauwgezet gevolgd. Dat gebeurt zowel bij de bespreking van de jaarplannen als bij de jaarlijkse rapportage die elk afdelingshoofd bij de OC doet. Er werden brieven verstuurd aan de RZA en de DGVP. Door bemoeienis van de OC werd voor de aanpassing van de werktijden op de RZA de juiste route bewandeld. De medewerkers van de RZA hebben de gelegenheid gekregen om hierover inspraak te hebben. De OC sprak haar zorg uit over de werkdruk bij de DGVP en gaf feedback op de nota ’Vitale en gemotiveerde medewerkers Personeelsbeleid 20112015’.
De communicatie met de achterban kreeg vorm via twee nieuwsbrieven, één vlak voor de zomervakantie in aanloop naar de verkiezingen en één rond de jaarwisseling met de bekende Nieuwjaarsgroet. Onze OC is er trots op daarin voorop te lopen. 2010 was ook het jaar dat de nieuwe medezeggenschapsstructuur werd geëvalueerd en gecontinueerd. De OC werd na de verkiezingen in oktober versterkt met een vierde vertegenwoordiger, Maarten van Langen (werkzaam bij Valorisatie). De voorzittershamer werd in mei door Jack de Groot (DGVP) overgenomen van Nory Burgers (RZA). Met Nico Aaldering (RZA) volgden deze OC-leden op
15
15 en 16 november de cursus voor OC-leden. Ondanks inspanningen van de zittende OC-leden zijn we er tot nu toe niet in geslaagd alle zetels (vijf) van onze OC in te vullen. We hopen daar met de nieuwe verkiezingen (mei 2011) wel in te slagen. Na de OR-verkiezingen werden Hans Elvers en Rob Anzion de linking pins als opvolgers van Els van der Kop en Willem IJsenbrandt. Met drie oude en drie nieuwe leden lijkt de continuïteit in het OC-werk gewaarborgd.
6.5.
Onderdeelcommissie Extern gerichte afdelingen I
Bij de verkiezingen in 2009 werden alle negen zetels van OC extern I ingevuld (voorzitter Henk Joosten, plaatsvervangend voorzitter Wilma Geertsen, Rob Anzion, Barbara Bos, Huib Croes, Jos Dederen, Hans Elvers, Jenny van Oostrum en Mirrian Smolders). Vanuit de OR waren er twee linking pins (Mieke Bergers en Jan van Boekholt) toegevoegd. De gemandateerde bestuurder voor de OC was prof. dr. D. Ruiter, met Fred de Koning als ambtelijk secretaris. Karin Hansen verzorgde de verslaglegging. De OC vertegenwoordigde de afdelingen: Anatomie, Biochemie, Biostatistiek, CMBI, Celbiologie, CNS, Dermatologie, Eerstelijnsgeneeskunde, Epidemiologie, Farmacologie/Toxicologie, Fysiologie, Geriatrie, Neurologie, HTA, IQ Healthcare, KNO, Mond/Kaak/Aangezichtschirurgie, Neurochirurgie, Oogheelkunde, Psychiatrie, Revalidatiegeneeskunde en Tandheelkunde. Gezien het grote aantal afdelingen is uit de leden van de OC per afdeling een contactpersoon gekozen. Om kennis te maken met de afdelingen heeft de OC de bedrijfsleiders uitgenodigd. Aan de hand van vragen over het bedrijfsplan, opgesteld door de contactpersoon, heeft de OC met de bedrijfsleiders zeer verhelderende gesprekken gevoerd. Uit deze gesprekken bleek duidelijk dat er tussen afdelingen grote cultuurverschillen bestaan, vooral wat betreft de informatieverstrekking aan de medewerkers en de betrokkenheid van de medewerkers met het tot stand komen van het bedrijfsplan. Naast de behandeling van de bedrijfsplannen en kwartaalcijfers heeft de OC zich beziggehouden met: Roosterwijziging op poli Oogheelkunde (OR10.019); Adviesaanvraag Audiologisch Centrum (OR10.016); Adviesaanvraag KNO met betrekking tot Cochleaire Implantaten (OR10.118); Reorganisatie secretariaat afdeling Revalidatiegeneeskunde (OR10.135); Aanpassing reorganisatie Psychiatrie (OR10.154). Bij de behandeling van de roosterwijziging op de poli Oogheelkunde leek deze wijziging op onoverkomelijke bezwaren van de medewerkers te stuiten, hoofdzakelijk als gevolg van een niet optimale communicatie van de leiding naar de medewerkers. Op indicatie van de OC zijn er gesprekken tussen leidinggevende en medewerkers tot stand gekomen en konden de bezwaren grotendeels worden weggenomen. Hierdoor kon deze roosterwijziging zonder problemen worden doorgevoerd. De discussies binnen de OC verliepen in een goede sfeer, waren altijd constructief en daarbij kon de commissie rekenen op een uitstekende samenwerking met de gemandateerde bestuurder en de ambtelijke ondersteuning. Voor de verkiezingen in oktober 2010 is besloten om de klinische afdelingen binnen OC Extern 1 onder te brengen in een nieuwe onderdeelcommissie. Hierdoor bleven er 12 afdelingen over in OC Extern 1. De overdracht na de verkiezingen is geen probleem geweest omdat alle leden (voorzitter Jenny van Oostrum, Henk Joosten, plaatsvervangend voorzitter Jos Dederen, Rob Anzion, Hans Elvers en 16
Mirrian Smolders) van de nieuwe OC ook in de eerste periode in deze OC zaten. Ook de gemandateerde bestuurder en de ambtelijke ondersteuning zijn dezelfde gebleven. Wel heeft er een wisseling plaatsgevonden bij de linking pins (Anneke Geurts en Gabriel van Heusden) vanuit de OR. Een ander aandachtspunt in de OC is de communicatie met de achterban. Zeker met het oog op de aankomende verkiezingen is het belangrijk om een goed contact te hebben met de achterban. Voor de aankomende verkiezingen zou het wenselijk zijn als de vier vacatures ingevuld kunnen worden, zodat de OC een goede afspiegeling wordt van de achterban. Een grote afdeling zoals Tandheelkunde krijgt dan ook een bredere vertegenwoordiging in de OC. Hiervoor gaan we actief de afdelingen benaderen.
6.6.
Onderdeelcommissie Extern III.
De OC Extern III vertegenwoordigt de volgende vijf afdelingen van het UMC St Radboud: Kindergeneeskunde, Gynaecologie/Obstetrie, Urologie, Medische Psychologie en Antropogenetica. De gemandateerd bestuurder is prof. Han Brunner, afdelingshoofd van Antropogenetica. Prof. Brunner is maandelijks aanwezig tijdens de overlegvergadering. Zonodig is er vaker contact. In 2010 is veel energie gestoken in het leren kennen van de afdelingen. De afdelingshoofden en afdelingsbeheerders zijn uitgenodigd in een overlegvergadering om de bedrijfsplannen toe te lichten. Ook om aan te geven wat er zoal speelt op de afdelingen wat voor de OC van belang is. Men heeft van harte gebruikgemaakt van deze mogelijkheid. De afdeling Kindergeneeskunde heeft in dit jaar de meeste tijd opgeslokt van OC Extern III. Deze afdeling is maatregelingen aan het nemen om financieel weer gezond te worden. Voor de afdeling Kindergeneeskunde hebben we ons beziggehouden met de volgende onderwerpen: - financiële herstelmaatregelen KG; - tijdelijke sluiting Q3V; - Kinderfysiotherapie van KG naar Revalidatiegeneeskunde; - reductie pedagogische medewerkers. Eén van onze OC-leden heeft de financiële maatregelen en de advisering daarvan als afstudeerproject gebruikt voor een studie die door de OR gefaciliteerd werd. Door de overige OC-leden is dit als een zeer waardevolle bijdrage ervaren. Voor de afdeling Gynaecologie/Obstetrie hebben we advies gegeven ten aanzien van een verbetertraject patiëntenzorg op de verloskamers. De zogenaamde Fluximstudie. Ook zijn wij door het afdelingshoofd op de hoogte gesteld van de personeelsproblematiek van de afdeling Gynaecologie/Obstetrie. De afdelingen Urologie, Antropogenetica en Medische Psychologie hebben onze vragen ten aanzien van bedrijfsplannen en kwartaalrapportages snel en adequaat beantwoord. In oktober zijn er verkiezingen voor de OR/OC geweest. Er hebben geen grote wijzigingen plaatsgehad in de samenstelling van de OC Extern III. Doordat er minder kandidaten zijn dan plekken waren in OC Extern III geen verkiezingen nodig. Wel hebben we een nieuwe linking pin mogen verwelkomen. Momenteel hebben we nog drie plaatsen vrij in de OC. Per 1 december 2010 is het voorzitterschap overgenomen door J. Oosterwijk-Wakka. Theo Kersten, oud Voorzitter OC Extern III
17
7. Lijst met de leden van de OR per 1 januari 2010 Naam
Afdeling
Functie
1.
Bergers, Mieke
Dermatologie
Analiste
2.
Boekholt, Jan van
SB PG ICT
Functioneel beheer
3.
Centen, Margreet
Verloskunde
Verpleegkundige
4.
Claassen, Sietske
SB PG HRM
Medewerker arbeidscommunicatie
5.
Doreleijers, Ineke
SB - PG ICT
Medewerker
6.
Elvers, Hans J.W.H.
Eerstelijnsgeneeskunde
Wetenschappelijk docent
7.
Francissen, Peter
Radiologie
Laborant
8.
Gerrits, Henk
Operatiekamers
Verpleegkundige
9.
Hopman, Jeroen
Klinische Genetica
Klinisch fysicus
10. IJsenbrandt, Willem
Valorisatie
Senior projectcontroller
11. Kop, Els van der
Radiologie
Kwaliteitsmedewerker
12. Steenveldt van Lier, Ellen van
Neonatale Intensive Care (KG)
IC-Verpleegkundige
13. Pesman, Gerard
Laboratoriumgeneeskunde
Analist
14. Postulart, Trees
Productgroep Logistiek & Services
Projectmedewerker
15. Carlo Raijmakers
Apotheek Klinische Farmacie
Laboratoriummedewerker
16. Roeterdink, Laurenske
Intensive Care
Verpleegkundige
17. Santegoets, Hanneke
Radboud Zorgacademie
Opleider
18. Mieke Winterink
Radiologie Patiëntenzorg
Radiodiagnostisch laborant
19. Snippert, Marc
Cardio-thoracale Chirurgie
Verpleegkundige
20. Stroeken, Jan
SB pg ICT
Projectmedewerker
21. Stuth-Snijders, Astrid
Intensive Care
Verpleegkundige
22. Tuijl, Diana van
Algemeen Interne Geneeskunde
Verpleegkundige
23. Versleyen-Loe, Irma
Klinische Genetica
Analist
24. Vliet, Ronald van
Apotheek Klinische Farmacie
Stafmedewerker
25. Velde, Kees van de
PG financiën en administratie
Beleidsmedewerker
18
8. Lijst met de leden van de OR per 1 november 2010 Naam
Afdeling
Functie
1.
Anzion, Rob
Epidemiologie, Biostatistiek en HTA
Senior Research Analist
2.
Boekholt, Jan van
SB PG ICT
Functioneel beheer
3.
Centen, Margreet
Verloskunde en Gynaecologie
Verpleegkundige
4.
Doreleijers, Ineke
SB pg-ICT
Functioneel beheer
5.
Eerdt, van, Henk
Laboratoriumgeneeskunde
Analist
6.
Elvers, Hans
Eerstelijns-geneeskunde
Wetenschappelijk docent
7.
Francissen, Peter
Radiologie
Radiodiagnostisch Laborant
8.
Geurts-Moespot, Anneke
Laboratoriumgeneeskunde
Senior Research Analist
9.
Heusden, Gabriel
Afdeling Operatiekamers
IC verpleegkundige
10. Hopman, Jeroen
Kindergeneeskunde
Klinisch fysicus
11. Jong, Relinde de
Intensive Care
IC verpleegkundige
12. Keizer-Garritsen, Jenneke 13. Koning, Marian 14. Laumen, John
Laboratorium
Research analist
geneeskunde Medische Microbiologie Productgroep Vastgoed & Infrastructuur
Analist Stafmedewerker directie
15. Mamor-Cornelissen, Ine
Pathologie
Analist
16. Mieke Winterink
Radiologie
Radiodiagnostisch laborant
17. Reulink-Arends, Nel
Afdeling Operatiekamers
Operatieassistent
18. Schellekens, Annelie
Medische Microbiologie
Analist
19. Schokking, Michiel
Kindergeneeskunde
Kindercardioloog
20. Schonberger, Philip
Radiologie
Radiodiagnostisch laborant
21. Snippert, Marc
Cardio-thoracale Chirurgie
Verpleegkundige
22. Steenveldt van Lier, Ellen van
Neonatale Intensive Care (KG)
IC-Verpleegkundige
23. Steiner, Katerina
Kindergeneeskunde
Kinderarts
24. Verhoeven, Marieja
Hematologie
Coördinator polikliniek
25. Voortman, Diane
Medische Oncologie
Verpleegkundige
19
9. Opsomming van onderwerpen die zijn afgehandeld in 2010. Ter aanvulling van de uitgewerkte onderwerpen, de lijst van onderwerpen die veelal als adviesof instemmingaanvraag ook gepasseerd zijn. Het kan een indicatie geven van de hoeveelheid werk. UCCZ HR agenda 2010-2012 Integratie CSA en CDT apotheek/ klinische farmacie Introductie resultaat afhankelijke financiële prikkels voor anesthesiemedewerkers Jaargesprekken/ beoordelingsregeling Klachtencommissie UMC St Radboud Klachtenregeling (Klachtenmanagement ter informatie) Medisch Maatschappelijk werk Samenwerking met het Maasziekenhuis Pantein in Boxmeer Verzekering WGA eigen risico Voorschrift Calamiteiten in de patiëntenzorg Voortgangsrapportage VMS Woon-werkverkeer Parkeerproblematiek Implementatie gezondheidsmanagement Deelplannen ServiceBedrijf Privacyreglementen Toetsingscommissie vrijwilligers Nieuwbouwplannen van het UMC St Radboud Oprichting UMC St Radboud CRCN BV en opheffing CRCN (Onderzoeksinstituut) Evaluatie medezeggenschapstructuur Persoonlijk Budget Principal Investigator/PI-structuur Roosterwijziging Verpleegassistenten Cardiologie Roosterwijziging afdeling cardiologie/DUC Afbouw kinderhartchirurgie Nieuwe koffieautomaten en MVO vanuit Woon- werkverkeer gelden Kaderbrief (Jaar- c.q.) Bedrijfsplannen (incl. begroting) Kwartaalrapportages Begroting medezeggenschap Vervolg adviesaanvraag IWOO (op- en inrichting) Aanvulling Convenant Medezeggenschap (Holding en bv’s) Badgevervanging Bestuurszetel in het Hulpfonds RU en UMC St Radboud Feestdagen en collectieve vrije dagen in 2011
Ons kenmerk OR11.5388
20
