Uitnodiging Algemene Ledenvergadering s.v. Die Haghe te houden op dinsdag 25 juni 2013 om 20.00 uur in het clubgebouw
Agenda 1. Opening door de voorzitter / presentie en absentie 2. Eerste rondvraag en vaststelling agenda Deze rondvraag is bedoeld voor alle punten die men in de vergadering wil inbrengen. De tweede rondvraag is uitsluitend bedoeld voor punten die tijdens de vergadering onvoldoende duidelijk zijn gebleven en dus niet voor nieuwe punten. 3. Verslagen van de Algemene Ledenvergaderingen van o 31 oktober 2012 o 11 december 2012 o 21 februari 2013
(zie bijlage 1 *) (zie bijlage 2 *) (zie bijlage 3 *)
4. Bespreking en vaststelling van ‘Tussenstanden’. Beleidsnotitie voor het seizoen 2013-2014’ (zie bijlage 4 *) Tevens gelegenheid om algemene vragen te stellen m.b.t. het reilen en zeilen van de vereniging. 5. Bespreking en vaststelling begroting 2013-2014 plus toelichting
(zie bijlagen 5 en 6 *) Inclusief het voorstel om de contributie per 1 juli 2013 te verhogen met € 4 per kwartaal
6.
Tweede rondvraag Zie toelichting bij punt 2
7. Sluiting
* De bijlagen zijn per e-mail aan het digitale ledenbestand toegezonden. Gedrukte exemplaren zijn per e-mail of telefonisch aan te vragen bij secretaris Carl van Lobenstein, tel. 06-45753063, e-mail:
[email protected] Met uitzondering van de begroting zijn de stukken ook geplaatst op de website www.svdiehaghe.nl, onder ‘Informatie’ → downloads Ook de beleidsplannen van de afgelopen zijn hier nog te vinden.
1 van 15
Bijlage 1
Verslag Algemene Ledenvergadering 31 oktober 2012 Aanwezig: 30 leden, waarvan 26 stemgerechtigd Met kennisgeving afwezig: 12 leden _____________________________________________________ 1. Opening door de voorzitter Om 20.10 uur opent voorzitter Klaas Koffeman de vergadering. Hij verwelkomt alle leden en belangstellenden en in het bijzonder dhr. John Meijer van de gemeente Den Haag. Dhr. Meijer zal het speeltuinplan toelichten (zie agendapunt 3). De namen van de leden die zich afgemeld hebben worden door secretaris voorgelezen. 2. Eerste rondvraag en vaststelling agenda - Ben van Kampen heeft voor de rondvraag een vraag aan/over de Club van Honderd. Dit wordt besproken als punt 11e. - Mw. Nel de Wit meldt dat ze geen jaarverslag via de e-mail ontvangen heeft. Dit wordt uitgezocht. Voor het overige wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. 3. Plannen Speeltuin (1) De voorzitter introduceert John Meijer, hij komt informatie geven over de te plaatsen speeltuin. Er zal ruimte zijn voor informatieve vragen, maar onderlinge discussie wordt verwezen naar punt 11b. John Meijer stelt zichzelf voor en verklaart de geschiedenis van voorgaande overleggen rondom de speeltuin. De speeltuincommissie is in overleg met hem geweest, afgelopen april resulteerde dit in een subsidieaanvraag naar de gemeente Den Haag. Op dit moment zijn we in afwachting van het honoreren van de subsidieaanvraag. De voorgestelde locatie wordt: het tegelplateau voor de hoofdingang van het clubgebouw. Adri Korving verklaart de rol van de speeltuincommissie en vertelt tevens dat de commissie John Meijer heeft uitgenodigd om te voorkomen dat de speeltuincommissie verweten kan worden niet helder te communiceren. De leden horen het nu uit de eerste hand. John Meijer legt uit dat hij een subsidieaanvraag heeft gedaan voor een volledige speeltuin. Op een vraag van Andre Pronk maakt hij duidelijk dat dit betekent dat het Die Haghe geen geld gaat kosten. Indien de speeltuin er komt, zullen er nadere afspraken gemaakt dienen te worden over beheer en onderhoud. Indien de subsidieaanvraag wordt goedgekeurd, volgt er een plan met betrekking tot de grootte, het soort toestellen en de inrichting. Carl van Lobenstein vraagt of het beleid van de gemeente Den Haag is veranderd. John Meijer antwoordt hierop dat dit niet het geval is, hij geeft aan dat afgesproken was dat hij de subsidie aan zou vragen. Waarschijnlijk is er sprake van miscommunicatie geweest. Walter van Giessen vraagt of de gekozen locatie van de nieuwe speeltuin (op het tegelplateau voor de hoofdingang) wel de juiste is. Is de speeltuin hier niet te groot voor? Bijval uit de vergadering volgt. Opmerking van Ton van der Starre: We moeten voorkomen dat het een hangplek voor jongeren wordt. John Meijer antwoordt hierop dat indien dit zich voordoet direct contact opgenomen moet worden met de wijkagent, zodat maatregelen hiertegen getroffen kunnen worden.
2 van 15
Vraag vanuit de vergadering : is er contact geweest met de andere verenigingen, The Hungry Mind en de International School The Haque (ISH) omdat de speeltuin het etiket Ockenburgh speeltuin meekrijgt? John Meijer geeft aan dat met de ISH contact geweest is, met andere verenigingen niet. Wim van de Graaf merkt op dat dit onderwerp niet in de Belangencommissie Ockenburgh (BCO) besproken is, terwijl het in feite alle op Ockenburgh aanwezige partijen (Toofan, PGS, The Hungry Mind en ISH) aangaat. Adri Korving merkt op dat het uitgangspunt was dat het een speeltuin voor Die Haghe zou worden maar dat de toegewezen subsidie alleen voor een algemene speeltuin kan dienen. Een openbare gelegenheid is voor iedereen te gebruiken, het wordt dus een algemene speeltuin. Wim van de Graaf meldt dat dit punt nu dus naar de BCO moet, ook als er een bredere commissie voor onderhoud moet worden georganiseerd. Adri Korving geeft aan dat ze graag ziet dat de Algemene Leden Vergadering vandaag toestemming geeft voor plaatsing en locatie van de speeltuin. Andre Pronk vraagt wat het onderhoud inhoudt en wat het Die Haghe zou kosten, mocht de gemeente zich van het project terugtrekken. John Meijer antwoordt hierop dat hij dit niet verwacht en dat de gemeente opdraait voor de kosten van onderhoud en vervanging. Hij merkt tevens op dat er twee keer per jaar controle op de toestellen uitgevoerd wordt door de gemeente Den Haag. De gemeente blijft dus wel eigenaar van de speeltuin. De voorzitter dankt John Meijer voor de uitleg. 4. Verslag ALV 20 juni 2012 (voorjaarsvergadering) Tekstueel: Punt 2: de voorzitter merkt op dat de vermelding van trainers bij de jeugd niet klopt: waar D1 en E1 voor de tweede keer vermeld worden moet F1 staan. Punt 4, blz. 5, punt 5: Op voostel van Wim van de Graaf wordt het laatste woord “elftallen” gewijzigd in “spelers”. Punt 5.9: op verzoek van Wim van de Graaf komt het woord “graag” te vervallen. Het toezeggen was puur vanuit plichtsbesef gedaan, niet uit enthousiasme. Met deze wijzigingen wordt het verslag vastgesteld. Naar aanleiding van: Punt 4, blz. 4, punt 4: Wim van de Graaf vraagt wat de status is van de procedure in- en uitschrijvingen en de Engelse versie ervan. De voorzitter zegt toe dat deze voor 1 januari 2013 gereed zal zijn. Punt 6, 3e alinea: Andre Pronk vraagt hoe de aanpassing van de barprijzen is bepaald. Het snoepgoed is duurder geworden, de prijzen van alcoholische dranken echter niet. De voorzitter legt de totstandkoming van deze verhogingen uit: vanuit de clubgebouwcommissie zijn de winstmarges vastgesteld. Natasja van der Laan legt uit dat de winstmarge op alcohol bij Die Haghe al aanzienlijk is en op snoep nog niet. Andre Pronk stelt voor discussie te voeren over waarom en wanneer de prijsaanpassingen aan de orde komen. Voorzitter meldt dat de begroting niet ter discussie staat. Hij adviseert de clubgebouwcommissie dit punt in het volgend overleg in overweging te nemen. Punt 7, tweede rondvraag: Wim van de Graaf meldt vanuit de BCO dat het plan om pollers te laten plaatsen door de gemeente Den Haag om het aantal auto’s te verminderen, is komen te vervallen. Plaatsing blijkt te duur.
3 van 15
In de BCO is afgesproken het grote toegangshek aan de Wijndaelerweg indien mogelijk te allen tijde te sluiten en gesloten te houden. De conclusie is dat dit goed werkt. Ook de gemeente Den Haag sluit na werkzaamheden en werktijden het hek af. De voorzitter merkt op dat degene die het hek opent het ook weer dient af te sluiten. De voor het hek geplaatste paaltjes zijn niet gunstig neer gezet. Hier gaat nog naar gekeken worden door de gemeente. 5. Jaarverslag Bestuur 2011 - 2012 Wim van de Graaf mist een jaarverslag van de seniorenelftallen 3 t/m 8. De voorzitter zegt toe dit in het eerstvolgende verslag op te nemen. Met betrekking tot de jeugd merkt Hans Floor op dat door de jeugdcommissie nog steeds oneigenlijke taken uitgevoerd worden. Hierdoor gaat veel tijd verloren aan randzaken, waardoor aan kerntaken minder aandacht besteed kan worden. Voorzitter beaamt dit en merkt op dat het wenselijk is dat er zoveel mogelijk taken verdeeld moeten worden onder vrijwilligers. Andre Pronk vraagt of alle coördinatoren in het bezit zijn van een sleutel om op zaterdagochtenden te openen. Hierdoor zouden al oneigenlijke taken bij de Jeugdcommissie en Damescommissie kunnen worden weggehaald. Hij vraagt of Dick Groenenberg sleutels voor de ochtendcoördinatoren bij kan laten maken. Adri Korving merkt op dat Martin Holkamp binnenkort coördinator wordt, maar zijn uit te voeren taken nog niet weet. De voorzitter geeft aan dat Ank van Velzen en Sanderijn Baanders actief bezig zijn om de taken te omschrijven. Het verslag wordt voor het overige voor kennisgeving aangenomen. Over de lijst van samen te stellen commissies merkt Natasja van de Laan op dat de leden van de speeltuincommissie tegelijk zijn aangetreden. Wim van de Graaf merkt op dat hij de enige scheidsrechtercoördinator is en hij doet hierbij een beroep op uitbreiding. De voorzitter deelt mee dat commissieleden die gestopt zijn als dank een attentie krijgen. Walter van Giessen wordt vervolgens bedankt voor zijn inspanningen voor de onderhoudscommissie. Vraag van Wim van de Graaf over de PR-commissie: wat is de rol van Jeffrey Keus op dit moment? De voorzitter antwoordt dat Jeffrey om persoonlijke redenen een time out heeft genomen. Er komt voor Jeffrey geen plaatsvervanger, dit wordt onderling vanuit het bestuur geregeld. Wim van de Graaf vraagt zich af of de terugloop van de jongste jeugd ligt aan het feit dat er advertenties in bladen in de regio ontbreken. Bij andere clubs neemt dit aantal leden namelijk wel toe. De voorzitter spreekt de hoop uit de hoop uit dat Jeffrey snel weer aansluit en dit opengevallen gat weer op kan vullen. Willemijn Beelen oppert het nut van adverteren aan het einde van het kalenderjaar in verband met het ronselen van nieuwe leden onder de jongste jeugd die het bij andere clubs niet naar hun zin hebben. 6. Balans en resultatenrekening 2011 - 2012 De penningmeester geeft een toelichting op de financiële situatie. Er is een negatief resultaat maar een positieve solvabiliteit. De inkomsten lopen helaas terug, dit zit ‘m voornamelijk in verminderde sponsorinkomsten. Ook de baromzet viel iets tegen. Zo zijn er bijvoorbeeld minder ‘interne’ feesten gegeven en is er een verandering in het opvoeren van kostenposten. Er zijn ook minder barinkomsten in verband met een toename ‘kosten eigen gebruik’ in de kantine.
4 van 15
De balans overlopende passiva is inclusief contributie van het lopende seizoen. Adri Korving geeft aan dat we uit moeten kijken met het geven van ruchtbaarheid aan de mogelijkheid van feesten en recepties, omdat we niet in het bezit zijn van de vereiste vergunningen. De penningmeester geeft aan dat dit soort feesten in besloten kring wel toegestaan is. Dick Vrolijk merkt op dat we mensen binnen de club moeten aansporen dit vaker te doen. Er is een negatieve ‘dotatie voorziening’ in verband met de verbouwing van commissiekamers en het aanleggen van een computernetwerk. De lange termijnschuld neemt echter af. Wim van de Graaf signaleert dat het selectiebudget niet € 11.000 bedraagt maar € 12.570. Dit betreft dus een overschrijding van € 1.570. De penningmeester merkt op dat het bestuur voor een voldongen feit kwam te staan toen het geld al uitgegeven was. De selectie is hier op aangesproken. Willemijn Beelen vraagt wat dit precies inhoudt: is het geld voor de selectie ook echt op als het budget op is? Dit blijkt zo te zijn. Natasja van der Laan vraagt zich af hoe het zit met de begroting voor de selectie van dit jaar, die afgeleid is van resultaten van vorig jaar. Wordt na het terugbrengen van de selectie van drie naar twee teams ook het budget pro rata aangepast? De penningmeester beaamt dit. Hij merkt wel op dat het opheffen van Die Haghe 3 heeft geleid tot een groter DH 1 en 2, dus het aantal uitgegeven materialen blijft gelijk. Er zijn verder geen vragen over de financiële stukken. De voorzitter bedankt de penningmeester voor zijn zorgvuldige en uitstekende werk. 7. Verslag Kascommissie Willemijn Beelen leest de verklaring van de kascommissie voor. Zij meldt dat er steekproeven gedaan zijn en spreekt de aanbeveling uit om de gegevens tijdig op te leveren zodat controles uitgevoerd kunnen worden. Op voorstel van de kascommissie wordt aan de penningmeester en het bestuur decharge verleend. De voorzitter bedankt Willemijn Beelen en de kascommissie voor hun bijdrage. 8. Benoeming lid kascommissie Tom Danner is niet herkiesbaar, Tjibbe van Houten wordt voorgedragen als nieuw kascommissielid maar moet hiervoor nog toestemming van zijn werkgever krijgen. De voorzitter vraagt de ALV of er een lid is dat zich aan wil melden indien Tjibbe geen toestemming krijgt. Niemand meldt zich aan. Mocht geschetste situatie ontstaan dan wordt dit in de voorjaars ALV opgelost. 9. Intermezzo: Jubilarissen: De voorzitter leest de lijst met jubilarissen van dit jaar voor: 25 jaar : Jeroen Bakker, Adri Korving, Danny Robert, Carina van Voskuijlen-Oosterkamp, Oscar van Voskuijlen 40 jaar: Carl van Lobenstein 50 jaar: Johan Tierolf sr., Jan Tierolf jr. 60 jaar: Piet Roos, Wijnand Kraaijeveld 70 jaar: Gerard Wens Genoemde personen zullen op de nieuwjaarsreceptie worden gehuldigd. 10. Verkiezing Bestuursleden Carl van Lobenstein en Stefan ten Hagen zijn aftredend en herkiesbaar. Aangezien er geen tegenkandidaten zijn, worden zij op voorstel van de voorzitter bij acclamatie herkozen. De voorzitter feliciteert genoemde bestuursleden.
5 van 15
Sander Bender, vandaag aan z’n rug geopereerd, stopt als lid van de clubgebouwcommissie en als bestuurslid. Er is geen vervanger voor hem. Ook Sander zal attentie tegemoet kunnen zien. 11. Actuele zaken, a) Verbetering accommodatie De voorzitter meldt dat er een mogelijkheid is om subsidie te verkrijgen via de gemeente Den Haag De aanvraag dient voor 15 december ingediend te zijn. Voor de bouwkundige werkzaamheden wordt een offerte gevraagd aan ‘externe’ aannemers De inventarisatie van de nodige werkzaamheden: - De toiletten moeten een grondige renovatie ondergaan - Schilderwerk clubgebouw en kleedkamers - Verzorgingsruimte dient opgeknapt te worden - Opslagruimte kratten beveiligen - Bar moderniseren - Aanpassing bestuurskamer Er wordt opgemerkt dat ook de onderhoudscommissie wel versterking kan gebruiken. Adri Korving meldt dat de gemeente heeft aangeboden om mensen van het serviceteam in te zetten voor kleinere klussen en lichte onderhoudswerkzaamheden. De voorzitter belooft dit mee te nemen. Natasja van der Laan vraagt waarom het krachthonk vol met ballen ligt. Ze vraagt een toelichting over het herverdelen van kleedkamers en krachthonk. Het ballenhok kan volgens haar efficiënter worden ingedeeld. Willemijn Beelen vraagt zich af of er nagedacht is over hoe zaken te financieren indien de subsidievragen afgekeurd worden. Voorzitter geeft aan dat dit aan de orde komt zodra de offertes ontvangen zijn en er zicht is op de hoogte hiervan. Andre Pronk vraagt of er een mogelijkheid is om net als Quick een scenario op te stellen voor een Ledenfonds. Ton van der Starre vraagt of leden de prioriteit mogen bepalen en of zij mee mogen denken over de te kiezen projecten. De voorzitter stelt voor hier een extra ledenvergadering voor uit te schrijven en meldt tevens dat de aanvraag niet wordt gedaan als de leden niet akkoord gaan. Walter van Giessen geeft aan dat de tijd voor offertes erg kort is. De voorzitter meldt hierop dat de gemeente recentelijk pas de aanbieding gedaan heeft. Natasja van der Laan geeft nog aan dat bij een modernisering van de bar de omzet zal toenemen. Willemijn Beelen vraagt of er energiebesparende maatregelen getroffen zijn. De penningmeester gaf namelijk aan dat de energielasten zijn gestegen. Er valt winst te behalen op milieu en duurzaamheid. De voorzitter geeft aan dat dit op de lijst van het (dagelijks) bestuur staat. Dick Groenenberg vraagt of de beheercommissie op de hoogte wordt gehouden van de plannen. De voorzitter zegt dit toe. Ben van Kampen vraagt naar het verschil tussen de beheerscommissie en de onderhoudscommissie. Dick Groenenberg legt dit uit: de onderhoudscommissie behandelt lopende uit te voeren zaken, de beheerscommissie adviseert het bestuur over komende zaken. De voorzitter meldt dat erover gedacht wordt om deze twee commissie in de toekomst samen te voegen.
6 van 15
b) Speeltuin (2) Het bestuur is verrast door de uitspraken van dhr. Meijer; deze staan in schril contrast met eerdere uitlatingen. Adri Korving meldt dat ze het een duidelijk verhaal van dhr. Meijer vond. Ze verzoekt de ALV in te stemmen met de subsidieaanvraag en de gekozen locatie van de speeltuin. Wim van de Graaf meldt dat er geen beslissing door de ALV genomen kan worden als het een openbare speeltuin wordt, omdat de andere belanghebbenden (BCO) niet op de hoogte zijn. Er volgt een discussie over de te bepalen locatie. Adri Korving meldt dat de ISH en BCO op de hoogte zijn en dat eerst de uitslag van de subsidieaanvraag afgewacht moet worden, waarna de locatie bepaald kan worden. Wim van de Graaf meldt dat het onderwerp bekend is bij de BCO en meer niet. Dat er concrete plannen zijn is de BCO onbekend. De voorzitter stelt vast dat er nog niets positiefs besloten kan worden omdat de invulling en het convenant nog niet helder zijn. Op dit moment zou alleen negatief besloten kunnen worden als de ALV bezwaar zou hebben tegen een bepaalde locatie of vorm. De ALV blijkt hier geen behoefte aan te hebben en gaat akkoord met de voorlopige locatie. Verder wordt afgewacht of de aanvraag goedgekeurd wordt. c) Bedrukken shirts met logo Richard Krajicek Foundation De transfers (bedrukking) zijn besteld. Er wordt geen actie ondernomen voordat deze daadwerkelijk binnen zijn. Het is de bedoeling om alle shirts te gaan voorzien van het RKF-logo. Er wordt getracht dit in de winterstop te laten uitvoeren. De voorzitter legt uit dat er op de rug nog plek is voor een betalende sponsor; er wordt nog onderhandeld over een eventuele bedrukking van een medesponsor. d) 90-jarig bestaan Die Haghe De voorzitter wijst erop dat de vereniging op 1 november negentig jaar bestaat. Het bestuur heeft vooralsnog geen ruimte om actie te ondernemen. Indien zich mensen aanmelden voor een feest- of evenementencommissie is er een mogelijkheid tot vieren. Adri Korving stelt voor om de evenementencommissie uit te breiden. De voorzitter moedigt alle initiatieven aan. e) Club van Honderd Ben van Kampen vraagt of er jaarlijks een overzicht opgeleverd kan worden van de gedane uitgaven. Adri Korving meldt dat de leden een jaaroverzicht gaan krijgen. Andre Pronk vraagt of leden het recht hebben om aanvragen te doen. Adri antwoordt dat men dit recht heeft. f) Mededelingen: De nieuwe website is per vandaag online, Fred van ‘t Hof is verantwoordelijk voor de technische realisering. Fred en de voorbereidingscommissie worden hartelijk bedankt voor de geleverde inspanning. Er is een sponsorcommissie samengesteld, deze heeft een sponsorboekje samengesteld. Ook deze commissie wordt bedankt voor de geleverde prestatie. 12. Tweede rondvraag Andre Pronk stelt voor om de barprijzen te verhogen. Dit dient in overleg tussen de clubgebouwcommissie en de penningmeester beslist te worden. 13. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun deelname en hun inbreng, waarna hij de vergadering om 11.05 uur sluit.
7 van 15
Bijlage 2
Verslag Algemene Ledenvergadering 11 december 2012 Aanwezig: 24 leden, waarvan 22 stemgerechtigd Met kennisgeving afwezig: 4 leden
_____________________________________________________ 1. Opening door de voorzitter Voorzitter Klaas Koffeman opent de vergadering en legt uit wat de bedoeling is van deze ingelaste ledenvergadering. Het bestuur is voornemens een aantal bouwkundige aanpassingen uit te laten gaan voeren. Om voor een door de gemeente Den Haag beschikbaar gestelde subsidie in aanmerking te komen dient een overzicht van de gewenste aanpassingen aangeleverd te worden. Aangezien de ledenvergadering gerechtigd is bezwaar aan te tekenen tegen de gewenste aanpassingen is deze speciale ledenvergadering uitgeschreven. Tevens dient een overzicht van de vijf meest gewenste objecten aangeleverd te worden. De leden krijgen tijdens deze vergadering gelegenheid prioriteiten aan te geven. 2. Eerste rondvraag en vaststelling agenda Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt, waarna de agenda ongewijzigd wordt vastgesteld. 3. Presenteren van de gewenste bouwkundige aanpassingen. Het aantal bouwkundige aanpassingen aan zowel clubgebouw als kleedruimtes wordt door penningmeester Vincent Groen gepresenteerd. Bij de gewenste aanpassingen is tevens een raming van geschatte kosten toegevoegd. Herinrichten toiletten € 25.000 Verzorgingsruimte € 9.000 Bar, buffet en keuken herinrichten € 15.000 Emballage ruimte dichtmetselen € 2.000 Bestuurskamer herinrichten € 5.000 Kleedruimte selectie vergroten € 9.000 Schilderwerk kleedruimtes, clubgebouw € 10.000 Ballenhokken / materiaalruimtes € 9.000 Na de presentatie ontstaat een discussie over de door het bestuur gevolgde procedure. Vervolgens worden meningen uitgewisseld over de vast te stellen prioriteiten. Uit dit overleg komt uiteindelijk de volgende keuze voort: 1) Herinrichten toiletten, geschatte kosten 2) Schilderwerk kleedruimtes, clubgebouw 3) Bar, buffet en keuken herinrichten 4) Ballenhokken / materiaalruimtes 5) Bestuurskamer herinrichten De subsidieaanvraag kan in gang gezet worden met als bijlage bovengenoemde keuze van prioriteiten. 4. Tweede rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 5. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en betrokkenheid en wenst allen wel thuis.
8 van 15
Bijlage 3
Verslag Algemene Ledenvergadering 21 februari 2013 Aanwezig: 12 stemgerechtigde leden: mw. Van Velzen en de heren Groen, Groenenberg, Ten Hagen, Huisman, Van Kampen, Koffeman, Kraaijeveld, Van Lobenstein, Pronk, Roza en Vink, Met kennisgeving afwezig: dhr. Van de Graaf
_____________________________________________________
1. Opening door de voorzitter Voorzitter Klaas Koffeman opent de vergadering en constateert dat de vergadering akkoord gaat met de voorliggende agenda. 2. Voorstel tot subsidieaanvraag voor kunstgrasveld De voorzitter licht, onder verwijzing naar het clubblad, het voorstel nog eens toe. De aanleiding is het plan van de Internationale School, The Hungry Mind en s.v. Die Haghe om gezamenlijk bij de gemeente subsidie aan te vragen voor de aanleg van een tweede kunstgrasveld op Ockenburgh, op de plaats van het huidige veld 8. Het bestuur heeft ingestemd met dit gezamenlijke project, maar heeft daarbij aangegeven dat het op dit moment geen enkele financiële verplichting kan en wil aangaan. Omdat de aanvraag voor de aanleg van een kunstgrasveld volgens de regels van de gemeente alleen door een sportvereniging gedaan kan worden, heeft het bestuur zich bereid verklaard formeel de aanvraag in te dienen. Daarvoor is echter toestemming van de Algemene Ledenvergadering noodzakelijk. Overigens wordt aan deze aanvraag wel een verklaring van instemming toegevoegd van de beide andere betrokken partijen, alsmede van de buurverenigingen Toofan en PGS Vogel. Nadat de vragen van de aanwezige leden beantwoord zijn, wordt met algemene stemmen besloten om in te stemmen met het voorstel tot het aanvragen van de subsidie voor de aanleg van een kunstgrasveld. 3. Rondvraag Hiervan wordt door geen van de leden gebruik gemaakt. 4. Sluiting Met dank aan de aanwezigen voor hun komst en betrokkenheid, sluit de voorzitter de vergadering en wenst allen wel thuis.
9 van 15
Bijlage 4
Tussenstanden
Beleidsnotitie voor het seizoen 2013-2014
vast te stellen in de Algemene Ledenvergadering van 25 juni 2013 op voorstel van het bestuur
Inleiding Een voetbalvereniging als s.v. Die Haghe hoeft niet jaarlijks een nieuw beleidsplan op te stellen. De doelstelling van de club is duidelijk en in de manier waarop die gerealiseerd wordt zijn doorgaans geen grote veranderingen noodzakelijk. Het gaat om wedstrijden en trainingen. Beleidsplannen betreffen meestal de randvoorwaarden. Vorig jaar heeft het bestuur de Algemene Ledenvergadering onder de titel ‘Een ambitieus elftal’ in elf punten de plannen voor de nabije toekomst voorgelegd. Dit stuk is te vinden op de website (menu informatie → downloads → beleidsplannen) Dit jaar hebben we gekozen voor een notitie waarin we allereerst weergeven welke punten inmiddels gerealiseerd zijn. De beschrijvingen in dit overzicht zijn bewust beperkt gehouden. In het jaarverslag over het seizoen 2012-2013, dat in de najaarsvergadering aan de leden wordt aangeboden, zal een en ander meer uitgebreid worden belicht. In het tweede deel van dit stuk wordt beschreven welke punten nog openstaan en of en hoe het bestuur hiermee denkt verder te gaan. Tevens is hier ruimte voor nieuwe punten. Dit deel vormt dus het eigenlijke beleidsplan voor het seizoen 2013-2014. A. Punten die in het afgelopen seizoen zijn gerealiseeerd (De cijfers verwijzen naar de nummering in ‘Een ambitieus elftal’) 1. Invoering techniektraining voor de jeugd 3. Oprichting van een zaalvoetbalafdeling. Helaas heeft het zaalvoetbalteam na één seizoen besloten zich weer uit de competitie terug te trekken. Het bestuur biedt graag ruimte voor nieuwe initiatieven, maar zal niet tot actieve werving overgaan. 4. De overeenkomst met de Richard Krajicek Foundation is verlengd en uitgebreid. Het logo van de RKF siert alle shirts van Die Haghe. Stagiaires van de RKF bieden ondersteuning bij jeugdtrainingen. 4. De sponsorcommissie is flink uitgebreid en heeft een aantal nieuwe activiteiten ontplooid (voetbalplaatjes Hoogvliet, vriendenloterij, bedrijfstoernooi). 5. Dankzij de inzet van de speeltuincommissie heeft de gemeente toegezegd toch zelf de aanleg van een speeltuin op het pleintje voor onze kantine ter hand te willen nemen. 5. Het terras, waarop buiten het clubgebouw alcohol mag worden genuttigd, is gemarkeerd. 6. Er is een toernooicommissie gevormd, die een aantrekkelijk toernooiprogramma heeft gerealiseerd. 8. De website van de vereniging is geheel vernieuwd 9. Een nieuwe clubgebouwcommissie heeft een enthousiaste start gemaakt. Ze heeft een aantal nieuwe bar- en keukenmedewerkers geworven, al zijn het er nog altijd te weinig. 9. Op de website is een vaste rubriek ‘vacatures’ opgenomen (onder Informatie). De bestaande vacatures zijn via een directe e-mail aan alle leden onder de aandacht gebracht. 10. Het bestuur heeft een inventarisatie gemaakt van alle noodzakelijke verbeteringen aan het clubgebouw en de kleedkamers en –nadat de ledenvergadering had ingestemd en prioriteiten had aangegeven- offertes aangevraagd. Vervolgens is bij de gemeente een subsidieaanvraag ingediend. 10. Er is een protocol opgesteld voor een vertrouwenspersoon. Er is een kandidaat bereid gevonden, die tijdens de ledenvergadering zal worden voorgesteld. 10 van 15
B. Punten uit ‘Een ambitieus elftal’ en nieuwe punten die gerealiseerd dienen te worden 1. Jeugdzaken In plaats van twee technisch coördinatoren bij de jeugd, resp. voor bovenbouw en onderbouw, wordt voor het komende seizoen gekozen voor één TC voor de hele jeugd. Naast algemene technische taken, zal de TC door middel van interne begeleiding en coaching het niveau van alle jeugdtrainers binnen Die Haghe trachten te verbeteren. De techniektraining blijft gehandhaafd. Het voorgenomen beleid voor de jeugdafdeling is door de jeugdcommissie geformuleerd in een nieuw ‘Voetbaltechnisch Jeugdbeleidsplan’, dat binnenkort door het bestuur zal worden besproken en vastgesteld en vervolgens aan de leden(vergadering) zal worden voorgelegd. 2. Uitbreiding selectie heren senioren Het plan om de selectie heren senioren uit te breiden met een derde elftal kon vorig seizoen bij gebrek aan een voldoende aantal spelers niet worden gerealiseerd. Voor het komende seizoen is het aantal wel toereikend en derhalve is er een derde selectie-elftal voor de competitie ingeschreven. Ook is inmiddels een begeleidende staf gevormd, waarvan ook een gediplomeerde trainer deel uitmaakt. 3. Sponsorcommissie De uitgebreide sponsorcommissie hoopt ook in het komende seizoen van zich te doen spreken. Er zal gericht aandacht besteed worden aan de actieve werving van sponsoren door individuele benadering. Het bedrijfstoernooi zal worden herhaald en zo mogelijk verder worden uitgebreid. 4. Accommodatie Er is nog geen bericht m.b.t. de subsidieaanvraag voor het verbeteren van het clubgebouw en de kleedkamers. Overigens zal het ook bij een positieve beslissing niet lukken om deze zaken in dit kalenderjaar aan te pakken vanwege een gebrek aan voldoende eigen middelen. De aanvraag voor een tweede kunstgrasveld, die gedaan wordt in samenwerking met de Internationale School (ISH) en de andere clubs op Ockenburgh, wordt afgehandeld door de ISH. Wanneer deze aanvraag wordt ingewilligd zal dit vooralsnog geen financiële gevolgen voor onze vereniging hebben. 5. Arbitrage Het tekort aan scheidsrechters begint steeds nijpender te worden. Ondanks herhaaldelijk overleg tussen het dagelijks bestuur en onze scheidsrechterscoördinator, is het vanwege de hoge eisen (minimaal 15 deelnemers) nog niet gelukt om via de KNVB een cursus te regelen. Onlangs heeft de KNVB nieuwe mogelijkheden aangekondigd. Zolang geen structurele verbeteringen kunnen worden geboekt, zal er sterker moeten worden ingezet op de interne verplichting tot het leveren van scheidsrechters. 6. Gedrag en wangedrag Mocht de gedachte al bestaan hebben dat Die Haghe gevrijwaard is van de verruwing die tijdens en rond voetbalwedstrijden zichtbaar is, dan hebben onlangs de gebeurtenissen rond de wedstrijd DBGC - Die Haghe helaas het tegendeel wel bewezen. Dit sterkt het bestuur en de commissies om voort te gaan op de al ingeslagen weg om spelers en supporters die zich schuldig maken aan wangedrag hierop aan te spreken en zo nodig te bestraffen. Het inmiddels vaste gebruik om dergelijke interne straffen in het clubblad te vermelden heeft als doel preventief te werken. 7. PR Doordat het bestuurslid voor PR in het afgelopen seizoen om gezondheidsredenen een time out moest nemen, is er met uitzondering van de nieuwe website op dit gebied weinig gebeurd. 11 van 15
Hopelijk kan dit in het nieuwe seizoen weer worden opgepakt, waarbij een beter gebruik van de sociale media (twitter, facebook) bijzondere aandacht verdient. 8. Buurthuis van de toekomst De steun van de gemeente voor sportverenigingen wordt in toenemende mate verbonden met het concept ‘Buurthuis van de toekomst’, dat als doel heeft dat kantines van sportverenigingen beschikbaar worden gesteld voor andere maatschappelijke groepen en activiteiten in de buurt. Vanwege de geïsoleerde ligging van ons sportpark is dit voor Die Haghe niet gemakkelijk te realiseren. Daarom wordt in dit kader al enige tijd samengewerkt met The Hungry Mind, het ‘community centre’ in het voormalige clubhuis van Texas. Deze samenwerking dient in de komende tijd nader te worden omschreven en wellicht ook te worden uitgebreid. 9. Vrijwilligers Vrijwilligers werden tot nu toe altijd gezocht via algemene oproepen of persoonlijke benadering. Inmiddels blijven op deze manier teveel vacatures onvervuld, met als direct negatief gevolg overbelasting van de huidige vaste vrijwilligers. Het bestuur is van mening dat het moment gekomen is voor verplichtende maatregelen. In het komende seizoen zal worden overgegaan tot weekdiensten per elftal. Iedere zaterdagmorgen zal een aantal uitvoerende taken bij toerbeurt worden toebedeeld aan de ouders van een bepaald thuisspelend team uit de categorieën C t/m F. Het gaat onder meer om het in gereedheid brengen van kleedkamers en velden en bar- en keukendiensten. Op zaterdagmiddag worden via een dergelijk systeem teams van A-junioren en senioren ingezet. Naast bar- en keukendienst, gaat het hier met name om het schoonmaken van kleedkamers, kantine, bar en keuken. Spelers van de B-jeugd worden ingezet voor het fluiten van jeugdwedstrijden en bij jeugdtrainingen, bij de arbitrage aangevuld met selectiespelers heren senioren en bij de trainingen met A-junioren. Ook voor de bardiensten op trainingsavonden zal de clubgebouwcommissie op dezelfde wijze ondersteund worden door ouders van jeugdteams en spelers van oudere junioren en seniorenteams. Aan het begin van het seizoen zal een informatieavond over deze plannen worden gehouden voor teamouders van jeugdteams en leiders/aanvoerders van oudere junioren en seniorenteams. Desondanks zijn voor een aantal meer gespecialiseerde taken nog altijd (en steeds weer nieuwe) vaste vrijwilligers nodig. Om hierin te voorzien heeft zich inmiddels een vrijwilligerscoördinator gemeld. Zo nodig kan dit worden uitgebreid tot een vrijwilligerscommissie. Ook voor een nieuwe invulling van de evenementencommissie hebben zich spontaan enkele vrijwilligers gemeld. Naast dergelijke spontane aanmeldingen zal een goed functioneren van de weekdiensten van het grootste belang zijn, want de vraag of de vereniging kan blijven functioneren, zal blijven afhangen van de vrijwillige inzet van alle leden. 10. Negentigjarig jubileum Op 1 november a.s. bestaat onze vereniging 90 jaar. Het bestuur heeft eerder aangegeven naast het huidige takenpakket geen mogelijkheden te zien om initiatieven te nemen voor de viering van dit jubileum. Inmiddels hebben twee leden aangegeven zich hiervoor in samenwerking met de evenementencommissie in te willen zetten. Meer vrijwilligers en nieuwe initiatieven zijn zeer welkom! C. Begroting en contributie De financiële situatie van de vereniging is in het afgelopen seizoen kwetsbaar gebleken. Om kostenstijgingen het hoofd te bieden en ook de plannen tot het aanpassen van clubgebouw en kleedkamers levensvatbaar te houden, ziet het bestuur zich genoodzaakt de leden een voorstel tot een contributieverhoging voor te leggen van € 4 per kwartaal. Zie bijgaande stukken. 12 van 15
