Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Uitgevoerd door trainees van De Toekomst van Brabant: Leila Do Ros6rio Costa Alwin Groen
Maarten van Gaans Marlou Meertens
Teun Meulepas Lenneke Pennings
“Wil de overheid over een aantal jaar nog steeds over goed gekwalificeerde medewerkers beschikken, dan dient men nû actie te ondernemen en zichtbaar te worden”
*
-1,
“3-(oe maakjeje aCs werkgever ‘—r’—r’ veieena Lflj jongeren. —
-
Een actuele vraag, die de overheid flink bezighoudt. Met het naderende vertrek van een groot deel van het personeelsbestand is er namelijk werk aan de winkel. Volgens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Ministerie van BZK) is over ongeveer 10 jaar ruim 40% van de huidige medewerkers uit het Openbaar Bestuur vertrokken. De vraag rijst dan ook hoe je dat naderende tekort met nieuwe, gekwalificeerde medewerkers invult. Een deel van het antwoord op de vraag ligt verscholen in het vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid onder jongeren. Wanneer jongeren al in een vroeg stadium geënthousiasmeerd worden voor een loopbaan in het openbaar bestuur, zullen zij later eerder een keuze maken om te werken bij de overheid. Op dit moment is de bekendheid van de overheid als werkgever bij jongeren gering. Hiermee is de uitgangspositie van de overheid wankel, zeker ten opzichte van het bedrijfsleven. Wanneer de overheid binnen vijf tot tien jaar over nieuwe, gekwalificeerde medewerkers wil beschikken, moet men nu actie te ondernemen om zichtbaar te worden. Vanuit die gedachte heeft het Ministerie van BZK opdracht verleend aan een zestal trainees van het programma ‘De Toekomst van Brabant’. De trainees zijn gevraagd om een advies uit te brengen over het geven van voorlichting aan middelbare scholieren. Het gaat hierbij om voorlichting over arbeidsmarktkansen binnen het openbaar bestuur, op basis waarvan de instroom van gekwalificeerd personeel bij de overheid vergroot kan worden. In dit visiedocument wordt inzicht gegeven in het wensbeeld dat we van de overheid willen uitdragen. Dit doen we op twee terreinen: Strategisch HRM-beleid en Imago. Aan de hand van een analyse van de huidige situatie (bevindingen), wordt een beeld geschetst van de gewenste situatie (wishful thinking) en de rol die de ambassadeur (een jonge, enthousiaste ambtenaar) daarin speelt (rol ambassadeur).
1
h
4naCyse Op dit moment werken er ongeveer één miljoen mensen bij de overheid (mcl. onderwijs). Tussen 2020 en 2040 bereikt de verwachte schaarste op de arbeidsmarkt haar hoogtepunt. De planning is dat in 2021 ruim 40% van de medewerkers in het openbaar bestuur zal zijn uitgestroomd. Oorzaken hiervan zijn het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd (25% van het totaal) en uitstroom door baanwisseling, bezuinigingen of arbeidsongeschiktheid (15% van het totaal). De instroom van schoolverlaters in het openbaar bestuur is echter lager dan de instroom in andere sectoren van de economie. De toekomstperspectieven leiden ertoe dat er een ‘war for talent’, een strijd om de beste werknemers, zal ontstaan. Tijd voor Actie!
Tijd voor actie in het openbaar bestuur! Wanneer de overheid geen actie onderneemt, snijdt zij zichzelf in de vingers. Talenten zullen door het bedrijfsleven worden ‘weggekaapt’ en het openbaar bestuur zal mogelijk niet over de juiste talenten beschikken om de uitvoering van de werkzaamheden in stand te houden. In het bedrijfsleven weet men hoe je jong talent werft en aan je bedrijf bindt. Grote bedrijven zijn zichtbaar bij middelbare scholieren. Zij geven al voorlichting op scholen over de verschillende functies. Organisaties die vooruitkijken, wachten niet af. Het is van belang om strategische keuzes te maken. Het duurzaam verbeteren van de werving- en recruitmentprocessen en het integreren van deze processen binnen de HR-strategie van de Organisatie, zijn hierbij van groot belang. Ambassadeurs
Ambassadeurs vervullen een belangrijke rol in het enthousiasmeren van jongeren voor het werk bij de overheid. Ambassadeurs zijn jonge ambtenaren die nauw betrokken zijn bij het onderwijs in hun regio. Ze brengen de overheid naar jongeren en andersom en fungeren als aanspreekpunt voor de leerlingen. Via de ambassadeurs raken de middelbare scholieren bekend met het werk van de overheid en worden ze geënthousiasmeerd om hier ook mee aan de slag te gaan.
—
Strategisch HRM-beleid bij de overheid De overheid van de toekomst vraagt om een HRM-beleid van de toekomst!
Bevindingen Het HRM-beleid van de overheid hinkt achter de feiten aan. OP te veel plaatsen wordt onbewust nog gewerkt vanuit de gedachte ‘taak volgt mens’. Er ligt weinig nadruk op persoonlijke drijfveren en dit heeft onder andere te maken met het conservatieve personeelsbeleid. De doorstroom bij de overheid is minimaal: er is weinig instroom van jongeren, terwijl ouderen de overheid nauwelijks verlaten. Er is steeds minder geld beschikbaar om de taken die de overheid nu vervult ook in de toekomst op een kwalitatief goede manier uit te voeren. Er is te weinig geld en er zijn te weinig mensen, maar tegelijkertijd wordt er gestreefd naar productiviteitsverbetering. Die verbetering wordt nu gedeeltelijk gerealiseerd, maar er is nog veel te winnen wat betreft efficien cy. Met betrekking tot de (interne) mobiliteit zien we de laatste jaren wel bepaalde veranderingen optreden, maar het komt nog steeds voor dat medewerkers een lange tijd op dezelfde werkplek blijven. Een argument dat wordt gegeven voor het niet wisselen van werkplek lijkt de baanzekerheid. Ambtenaren worden door het huidige ontslagrecht goed beschermd. Hierdoor heeft de ambtenaar nog steeds een status aparte. Dat ambtenaren moeilijker ontslagen kunnen worden dan medewerkers in de particuliere sector belemmert de doorstroom. Het komt regelmatig voor dat ambtenaren die niet naar behoren presteren toch een werkplek behouden omdat de werkgever geen goed dossier heeft opgebouwd. Professionals krijgen op dit moment te weinig ruimte en invloed om hun vak uit te oefenen. Organisaties zijn op dit moment vaak zo ingericht dat zij het gevoel krijgen deel uit te maken van grote organisaties met veel regeldruk, administratieve lasten en een grote managementlaag. De zogeheten nullijn voor ambtenaren (voor langere tijd gelijk houden van het loon) zorgt in tijd van economische crisis nog niet voor problemen. Bij het aantrekken van de arbeidsmarkt in de toekomst, zal het vasthouden van de nullijn leiden tot een extra uitstroom van ambtenaren.
j
Wishful thinking Het HRM-beleid van de toekomst kan opgesteld worden door een koppeling te maken tussen de volgende twee onderdelen: HRM en Organisatie HRM en individu
HRM
en organisatie
Organisaties veranderen. Dat vraagt om een overheid die mee verandert. De organisatieinrichting van de overheid is op dit moment nog te sterk gericht op het ‘binnenboord houden’ van werknemers. Dit heeft als gevolg dat mensen 6f te lang in dezelfde functie blijven hangen 6f door onvrijwillige overplaatsingen op de verkeerde functie zitten. Om te zorgen voor een vitale overheidsorganisatie is het belangrijk om de publieke taak weer voorop te stellen. Welke taken dient de overheid uit te voeren en wat voor (en hoeveel) personeel is hiervoor nodig? Om te zorgen voor de nodige mobiliteit binnen de overheid (doorstroom van medewerkers houdt de overheid vitaal) is het belangrijk om medewerkers aan te moedigen tot het nemen van uitdagingen die zij zien in hun werkveld. Wat betreft het takenpakket, is het belangrijk om de verschillende taken die een medewerker heeft duidelijk van elkaar te scheiden. Op die manier ontstaat structuur in het werk, zodat medewerkers effectiever, efficiënter, maar vooral ook met meer plezier kunnen werken. Op dit moment kent de overheid gezien de slechte arbeidsmarkt met haar sociale arbeidsvoorwaarden een goede uitgangspositie ten opzichte van het bedrijfsleven. Hoewel het loon vaak lager ligt, biedt het werken bij de overheid meer zekerheid (denk aan zaken als ontslagrecht). Bij het aantrekken van de arbeidsmarkt zal dit voordeel echter grotendeels wegvallen en is een andere strategie nodig. Wil de overheid een aantrekkelijke werkgever blijven in een straks sterk verkrappende arbeidsmarkt, dan is het aanpassen van de lonen en arbeidsvoorwaarden aan die van het bedrijfsleven gewenst. -
-
Dit vraagt ook om het aanpassen van het beschermde ontslagrecht voor ambtenaren. Wanneer dit wordt versoepeld gelijkwaardig aan het ontslagrecht voor werknemers in het bedrijfsleven kan de overheid makkelijker afscheid nemen van ineffectieve of overbodige werknemers. Daarnaast is het van belang dat de overheid zorgt voor een goede dossieropbouw (het bijhouden van het functioneren van een medewerker) in het personeelsbestand. -
-
1
HRM en individu
De nieuwe overheid vraagt om een nieuwe rol van ambtenaren. Het vraagt om loslaten en het durven vertrouwen op de eigen kracht van burgers. Maar het vraagt ook om het zichtbaar maken en ontwikkelen van vaak nog onbekende competenties bij ambtenaren. Het toenemend investeren in talent- en competentieontwikkeling is daarom van groot belang. Ook moeten organisaties creatiever omgaan met de wens van (toekomstige) medewerkers om werk en privé te combineren. De laatste jaren wordt hier al meer aandacht aan besteed, maar door de economische crisis staat deze ontwikkeling onder druk. In de relatie met de klant (de burger) is het tenslotte belangrijk om maatwerk centraal te stellen; voor iedere vraag van de klant moet gezocht worden naar een maatwerkoplossing. Maatwerk staat ook centraal in de wijze waarop medewerkers worden beoordeeld in het uitvoeren van deze werkzaamheden. Hier zou een passende beloning tegenover gesteld moeten worden, bij een positief resultaat.
Rol ambassadeur Met betrekking tot HRM-beleid is de rol van de ambassadeur vooral het bekend maken van de overheid als werkgever en inzicht bieden in de werkzaamheden van de overheid. Het uitdragen van de kansen, mogelijkheden, uitdagingen, en vraagstukken bij de overheid is hierbij van belang. Als uitgangspunt kan gelden dat aan jongeren bekend moet worden gemaakt dat je bij de overheid écht iets kan betekenen voor je omgeving. Door met real problem solving (een onderwijsmethode om te werken aan vraagstukken uit de praktijk) aan de slag te gaan, kan op een educatieve manier aan de jongeren bekend worden gemaakt dat ze een bijdrage kunnen leveren aan maatschappelijke vraagstukken. De ambassadeur moet zichtbaar zijn op carrièrebeurzen, banenmarkten, beroepenavonden en voorlichtingsbijeenkomsten van scholen en universiteiten. De ambassadeur kan in de omgang met leerlingen inzicht verschaffen in de arbeidsperspectieven binnen het openbaar bestuur
1.
1
.j
Imago van de overheid De overheid van de toekomst vraagt om een passend imago!
Bevindingen Het imago is het beeld dat mensen hebben van iets. Om het huidige imago van de overheid als werkgever te bepalen, is het dus het makkelijkst om her en der te vertellen dat je bij de overheid werkt en dan de reacties af te wachten. In de praktijk blijken er verschillende reacties mogelijk, afhankelijk van de persoon aan wie je vertelt dat je voor de overheid werkt. Wanneer je bijvoorbeeld aan een 50-plusser vertelt dat je bij de overheid werkt, krijg je over het algemeen het antwoord ‘dat is een goede werkplek, je hebt er namelijk ‘vast’ werk’. Daarmee wordt bedoeld dat ambtenaren niet ontslagen kunnen worden en dat is dus positief volgens de 50-plusser. Als we echter aan onze vrienden van rond de 25 jaar vertellen dat we bij de overheid werken, moeten we meer moeite doen om de gesprekspartners ervan te overtuigen dat het een goede werkplek is. Naast de gebruikelijke grappen, krijg we vragen als: “zit je dan altijd de hele dag achter je computer te typen?” of “hoe kun je nu werken zonder target?” De gedachtes bij deze groep zijn dus dat werken voor de overheid saai en eenzijdig is en dat je niet efficiënt werkt. Als test hebben we ook eens aan jongeren tussen de 12 en 18 jaar verteld dat we voor de overheid werken om te kijken wat de reacties zijn. Het is ons opgevallen dat deze jongeren vooral vragen ‘wat doe je dan precies?’. Het imago van de overheid kampt dan dus eigenlijk met onwetendheid. Uit gesprekken met scholen blijkt dat jongeren weinig in aanraking komen met de overheid. In de lessen maatschappijleer komt het democratisch systeem van Nederland wel aan de orde, maar dit blijkt één van de saaiere hoofdstukken te zijn. De overheid als werkgever komt over het algemeen ook niet aan bod in de voorlichting voor vervolgopleidingen en ‘de ambtenaar’ is vaak niet betrokken bij beroepenavonden. Een enkele school blijkt de overheid een grotere en meer interactieve plek binnen het lespakket te geven. Er wordt dan een casus behandeld of een bezoek gebracht aan de gemeenteraad. Die scholen geven aan dat dit een positieve invloed heeft op de kijk van scholieren op de overheid. Sommige scholieren erkennen bijvoorbeeld dat ze juist door het bezoek aan de gemeente besluiten om politicologie te gaan studeren. Kortom, het imago van de overheid kan verbeterd worden.
Wishful thinking Bij het bepalen van het toekomstig gewenste imago van de overheid, zijn twee aspecten belangrijk: -
-
De inhoud van de boodschap Het overbrengen van de boodschap
Bij het eerste aspect, de inhoud van de boodschap, gaat het vooral om vragen als: wat wil de jongere graag horen en hoe sluit de overheid aan op dit plaatje? Uit onze bevindingen blijkt dat jongeren vooral willen horen wat de overheid doet, wat je doet als je bij de overheid werkt en waarom het leuk is om bij de overheid te werken. In de ideale situatie zou de inhoud van de boodschap een realistische weergave van de werkelijkheid zijn. De overheid kan daarbij bekend staan als een werkgever met zeer diverse functies (van beleidsmedewerker tot politicus), een werkgever met carrièrekansen en een goede werk-privé balans, een werkgever met naar behoefte veel of weinig publieke aandacht (politici staan onder de aandacht van de media, terwijl ambtenaren in de luwte kunnen werken) en een werkgever met invloed op de maatschappij.
, i
Bij de tweede vraag, het overbrengen van de boodschap, gaat het vooral om de manier waarop je jongeren bereikt. Dit kan op de bekende manieren zoals het verspreiden van foldertjes, het ontwikkelen van tv-spotjes of het geven van presentaties op voorlichtingsavonden. Het doel is in eerste instantie om zichtbaar te zijn voor jongeren. Dit zodat op het moment dat jongeren de keuze voor een opleiding maken, de overheid als potentiële werkgever al in het achterhoofd zit. Echter, jongeren groeien op met veel digitale hulpmiddelen en het is dan ook belangrijk daar als Organisatie O in te spelen. Door zichtbaar te zijn op platformen die jongeren veel gebruiken, zoals op dit moment facebook en twitter. In de ideale situatie is de overheid zichtbaar op plaatsen waar de jongere is. Dat houdt (op dit moment) in dat de overheid actief is op facebook en op school. Daarnaast blijken jongeren geïnteresseerd te zijn in zaken die hen direct raken. De lokale overheid (gemeente/provincie/waterschap) kan bijvoorbeeld laten zien wat het inhoudt om na te denken over een nieuw schoolgebouw of een verouderde woonwijk. Organisaties zoals Coca Cola of Google hebben een positief imago bij jongeren. Ze worden gezien als grote, vernieuwende organisaties met veel carrièreperspectieven. Echter, een campagne als ‘je eigen naam op een colaflesje’ benadrukt het persoonlijke aspect, waarmee het grote, wereldwijd bekende Coca Cola ook op het lokale vlak haar imago een boost geeft. Een dergelijk voorbeeld toont de kansen voor de overheid: van een nieuw schoolgebouw tot wereldwijde klimaatproblematiek, het werk van de overheid is zeer breed en uitdagend.
Een actor die vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de ouders van de jongeren. In de toekomst zouden ook zij beter moeten worden geïnformeerd over de taken en verantwoordelijkheden van de overheid. Kortom, de boodschap dient een realistische weergave te zijn van wat het inhoudt om voor de overheid te werken. De wijze waarop de boodschap wordt overgebracht dient gefocust te zijn op zichtbaarheid. Dit dient zowel digitaal als in real life plaats te vinden.
Rol Ambassadeur De ambassadeur die wordt ingezet neemt in zijn activiteiten ook het imago van de overheid als werkgever mee. Eigenlijk bepaalt de ambassadeur voor een groot deel het imago van de overheid bij de leerlingen die benaderd worden. Daardoor dient het profiel van de ambassadeur aangepast te zijn op wat jongeren graag zouden zien: een dynamisch en hip persoon die herkenbaar is. De ambassadeur vertelt wat het inhoudt om bij de overheid te werken en bepaald daarmee de inhoud van de boodschap. Daarnaast zijn er veel activiteiten die de ambassadeur onderneemt en waarmee de zichtbaarheid van de overheid dus verbeterd wordt. Naast voorlichting op scholen en/of aanwezigheid bij beroepenavonden, wordt de ambassadeur actief in een online community. Dit kan bijvoorbeeld op facebook. De ambassadeur kan op deze online community een discussie starten over een vraagstuk, hij kan een poll uitzetten of informatie plaatsen. Alles in de community is erop gericht de jongeren te betrekken bij de overheid en de zichtbaarheid van de overheid op een positieve manier te stimuleren.
1
ConcCusie Wat is het wensbeeld dat de overheid wil uitdragen?
Een helder wensbeeld dat we naar jongeren kunnen uitdragen om het werk bij de overheid te promoten. Dat is het doel waar in dit visiedocument naar is gewerkt. Aan de hand van het in beeld brengen van het strategisch HRM-beleid en imago van de overheid hebben we het toekomstperspectief geschetst. Daarbij komen we tot de volgende conclusie:
H RM-beleid Het HRM-beleid van de overheid is ouderwets. Er is weinig ruimte voor persoonlijke inbreng van medewerkers en de doorstroom is zeer beperkt. Zekerheden als de nullijn en het ontslagrecht hebben hierin een belangrijk aandeel. Om het HRM-beleid in positieve zin te veranderen is een flexibeler organisatie nodig, met meer mogelijkheden om binnen de overheid door te stromen, net als arbeidvoorwaarden die gelijk zijn aan die van het bedrijfsleven. Daarbij komt een grotere mate van vrijheid voor de medewerker kijken; medewerkers signaleren zelf waar uitdagingen liggen, combineren in toenemende mate werk en privé en stellen de wens van de burger (klant) voorop. Jonge ambtenaren dragen deze nieuwe manier van werken uit aan middelbare scholieren op carrièrebeurzen, banenmarkten en voorlichtingsbijeenkomst.
1 Imago Het imago van de overheid verschilt per leeftijdsgroep. 50-plussers zien de overheid als betrouwbare werkgever, jongvolwassenen als een saaie Organisatie en voor tieners is het beeld van de overheid onbekend. Jongeren tussen de 12 en 18 jaar zijn namelijk onwetend over de rol van de overheid, wat aangeeft dat de promotie onder middelbare scholieren verbeterd kan worden. De boodschap die bij de promotie dient te worden overgebracht is een realistische weergave van het werk van de overheid (jongeren willen vooral weten wat de overheid doet). Deze boodschap kan zowel digitaal (via platforms als facebook en twitter) als in real life (via voorlichtingsbijeenkomsten) worden uitgedragen. Het benadrukken van de brede impact van het werk van de overheid (onderwerpen spelen zowel op lokaal als mondiaal niveau) kan gebruikt worden als onderscheidende kwaliteit. Jonge ambtenaren dragen het imago van de overheid uit op voorlichtingsbijeenkomsten en via online communities. De jonge ambtenaar is een dynamisch en hip persoon.
