UITBATEN E-COMMERCE PLATFORM EN LOGISTIEK VOOR STOCKEREN EN VERZENDEN PUBLICATIES

NATUURINVEST (OC-ANB)

Ref.: NI-2016-001

Procedure: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Bestek nummer: NI-2016-01

UITBATEN E-COMMERCE PLATFORM EN LOGISTIEK VOOR STOCKEREN EN VERZENDEN PUBLICATIES RAAMCONTRACT VOOR 1 JAAR MET MOGELIJKHEID TOT VERLENGING (3x) Uiterste indieningsdatum offertes: Op 25 mei 2016 om 15.00 uur Inlichtingen: Ellen Hutsebaut: [email protected] Wendy Snoekx: [email protected] (enkel webshop digitaal) Blz. 1


Ref.: NI-2016-001

Inhoudsopgave 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 2. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 3. 1. 2. 3. 4. 5.

ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................... 4 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT....................................................................... 4 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ................................................................... 4 WIJZE VAN GUNNEN ....................................................................................... 4 PRIJSVASTSTELLING ....................................................................................... 4 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ......................................................... 4 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ..................................................................... 5 INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................... 5 OPENING VAN DE OFFERTES .............................................................................. 6 VERBINTENISTERMIJN ..................................................................................... 6 GUNNINGSCRITERIA ....................................................................................... 6 PRIJSHERZIENINGEN ...................................................................................... 7 VARIANTEN ................................................................................................. 7 KEUZE VAN OFFERTE ...................................................................................... 7 CONTRACTUELE BEPALINGEN..................................................................... 8 LEIDEND AMBTENAAR ..................................................................................... 8 VERZEKERINGEN ........................................................................................... 8 BORGTOCHT ................................................................................................ 8 LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN ..................................................................... 9 BETALING ................................................................................................... 9 WAARBORGTERMIJN ....................................................................................... 9 OPLEVERING................................................................................................ 9 ILLEGAAL VERBLIJVENDE ONDERDANEN ................................................................10 LOON VERSCHULDIGD AAN WERKNEMERS..............................................................10 TECHNISCHE BEPALINGEN ....................................................................... 12 WEBSHOP ..................................................................................................12 STOCKEREN PUBLICATIES ................................................................................15 VERZENDEN PUBLICATIES................................................................................15 OVERZICHT PUBLICATIES ................................................................................16 AFHANDELING DEELOPDRACHTEN AANPASSEN/ONDERHOUD/UITBREIDING WEBSHOP ...........17

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ..................................................................... 18 BIJLAGE B : INVENTARIS.................................................................................. 20 BIJLAGE C : SJABLOON FACTUREN ................................................................... 23

Blz. 2


Ref.: NI-2016-001

Ontwerper Naam: dienst Overheidsopdrachten Adres: Graaf de Ferrarisgebouw | Koning Albert II-laan 20 bus 22 te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Tijs De Langhe Telefoon: +32 496 28 26 99 Fax: +32 2 553 17 60 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106 §2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 57 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht.

Blz. 3


Ref.: NI-2016-001

1. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

1. Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten:

• •

Opzetten, hosten en onderhouden e-commerce platform Natuurinvest. Stockage, handling en verzending van publicaties.

Plaats van dienstverlening: nvt De opdracht kan 2 keer verlengd worden.

2. Identiteit van de opdrachtgever Natuurinvest (OC-ANB) Graaf de Ferrarisgebouw | Koning Albert II-laan 20 bus 22 1000 Brussel

3. Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, § 2, 1° d (limiet van € 207.000,00 excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

4. Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht.

5. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. * In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. * Uittreksel uit het strafregister of evenwaardig document waaruit blijkt dat de inschrijver: Blz. 4


Ref.: NI-2016-001

- niet veroordeeld is geweest voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of geen procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast.

Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie)

* Een referentielijst van 3 gelijkaardige opdrachten die de afgelopen drie jaar werden uitgevoerd.

6. Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.

7. Indienen van de offerte De offertes mogen alleen verstuurd worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Meer informatie kan u vinden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. De offerte kan niet ingediend worden op papier

Blz. 5


Ref.: NI-2016-001

8. Opening van de offertes Er is een publieke opening van de offertes.

9. Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.

10.

Gunningscriteria

Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving

Gewicht

1 Prijs

55

Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs De opdrachtnemer geeft de prijs op voor beide onderdelen, dus zowel de opmaak en het onderhoud van het e-commerce platform, als de logistieke dienstverlening van stockage, handling en verzending. Er kan geen prijs gegeven worden voor slechts één van de twee onderdelen.

2 Manier van aanpak en voorgestelde methodiek

35

* met betrekking tot het stockeren en afhandelen van orders, geeft de dienstverlener aan hoe de procesflow verloopt vanaf het moment dat een klant een bestelling plaatst tot het moment dat de verzending gebeurt, inclusief hoe een overheid kan bestellen en hoe retourzendingen of beschadigingen procesmatig verlopen. Naast de processtappen wordt ook aangegeven welke middelen er worden ingezet (software, expertise, kwaliteitscontrole ...) om een vlot proces te waarborgen. Het proces is zoveel mogelijk geautomatiseerd. Deze procesflow zal worden beoordeeld aan de hand van de snelheid van orderverwerking en de efficiëntie. (20punten)

* Met betrekking tot de hosting, onderhoud en aanpassingen van de webshop, doet de dienstverlener een voorstel voor een SLA (Service Level Agreement) en opleiding van de natuurinvest-medewerkers voor de verschillende onderdelen. Uiteraard dienen de minimumeisen uit het bestek gerespecteerd worden. Er wordt aangegeven wat de prestatie-indicatoren en kwaliteitseisen zijn binnen het proces, om deze later te kunnen toetsen. (15 punten) 3 Verzending

10

De dienstverlener geeft aan met welke partner(s) wordt samengewerkt om de goederen te verzenden. Per partner worden de voorwaarden en prijs uiteengezet. Totaal gewicht gunningscriteria:

100

Blz. 6


Ref.: NI-2016-001

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.

11.

Prijsherzieningen

Op deze basisopdracht zijn geen prijsherzieningen van toepassing. Bij eventuele verlenging wordt de consumptie-index gebruikt als basis van de prijsherziening dmv onderstaande formule: X = P (y/Y) X = de herziene prijs P = de prijs van de inschrijving geldig in het jaar 2015 y = de consumptieprijsindex, gepubliceerd door de federale overheidsdienst economie op http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/consumptieprijzen/consumptieprij sindexen/index.jsp in de maand januari van het jaar waarin prestatie werd verleend. Y = de consumptieprijsindex, gepubliceerd door de federale overheidsdienst economie op http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/consumptieprijzen/consumptieprij sindexen/index.jsp in de maand waarin de opdracht wordt gegund.

12.

Varianten

Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.

13.

Keuze van offerte

De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen.

Blz. 7


Ref.: NI-2016-001

2. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

14.

Leidend ambtenaar

De naam van de leidend ambtenaar zal bekend gemaakt worden bij het versturen van de sluitingsbrief.

15.

Verzekeringen

De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid, toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.

16.

Borgtocht

a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW; b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van artikel 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB uitvoering, met name: 1° in speciën, 2° in publieke fondsen, 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht, 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas http://depositokas.belgium.be/Contact/Contact.htm c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt

Blz. 8


Ref.: NI-2016-001

u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering of op de bovenvermelde site van de Deposito- en Consignatiekas .

17.

Looptijd en uitvoeringstermijn

Totale looptijd van deze opdracht: 12 maanden met driemaal een verlenging van één jaar mogelijk.

18.

Betaling

Er wordt maandelijks een factuur opgesteld. De facturen dienen te worden gericht aan: Natuurinvest t.a.v. Vera Watty Ferrarisgebouw, lokaal 4G50 Koning Albert II-laan 20, bus 22 1000 Brussel Of kan gemaild worden naar: [email protected] met in cc [email protected] De factuur bevat ook een bijlage met daarin de details van de gepresteerde diensten (bv. aantal verzonden publicaties, aantal retourbehandelingen, enzovoort). Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 B.W. inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

19.

Waarborgtermijn

Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing.

20.

Oplevering

Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld.

Blz. 9


Ref.: NI-2016-001

Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

21.

Illegaal verblijvende onderdanen

Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

22.

Loon verschuldigd aan werknemers

Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel, naargelang, het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving Blz. 10


Ref.: NI-2016-001

heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

Blz. 11


Ref.: NI-2016-001

3. Technische bepalingen In dit bestek gaat de aanbestedende overheid op zoek naar een dienstverlener die de bestaande webshop kan hosten, onderhouden en indien nodig aanpassen en uitbreiden. Daarnaast dient de dienstverlener de publicaties van Natuurinvest te stockeren en na verkoop verzendklaar maken en verzenden. De webshop en de logistieke systemen van de dienstverlener moeten automatisch gekoppeld zijn, zodat Natuurinvest zich enkel op de klantencontacten kan concentreren.

1. Webshop

De huidige webshop is opgebouw in Magento. Magento is een “open source content management systeem” voor e-commerce websites. Deze website dient door de nieuwe dienstverlener gehost, onderhouden, uitgebreid en aangepast te worden. Volgende functionaliteiten zijn momenteel aanwezig: • •

• • •

•

• • •

Helpdesk die binnen de 48 uren antwoordt. De effectieve oplossing dient binnen de vijf kalenderdagen gerealiseerd te zijn. CMS: De webshop is opgesteld in Magento versie 1.9.1.0. De website moet in zijn totaliteit worden overgeheveld naar de hosting van de dienstverlener. Er mogen geen functionaliteiten verloren gaan. Een duidelijk overzicht van de bestellingen met sorteermogelijkheden op naam, datum, status, bestelnummer, klantengroep, enzovoort. Een duidelijk overzicht van de verkopen per publicatie, in aantal en EUR, met filters op periode. Vanuit de webshop gaan de betaalde bestellingen rechtstreeks door naar de logistieke software. Natuurinvest kan ook bestellingen die niet via de webshop werden ingevoerd, apart invoeren (bv. boeken nodig voor eigen werking of i.k.v. een wedstrijd die werd gewonnen). Natuurinvest kan adresfouten en eventuele foute bestellingen corrigeren maar wil het aantal systemen waarin moet gewerkt worden beperkt houden. Twee verschillende systemen is echter wel het maximum. Het systeem moet een verwittigingsmail uitsturen wanneer er een adresfout opduikt zodat de medewerker de nodige stappen kan zetten. Facturen bevatten het BTW-nummer van de klant en volgen eenzelfde formaat. Verzendadres en factuuradres kunnen verschillen. Automatische aanmaak en verzending van een factuur en creditnota (ingeval van retourzendingen) per bestelling. Na de betaling krijgt de klant een factuur toegestuurd. De nummering op de factuur volgt de nummering in het boekhoudsysteem van Natuurinvest (het begint met een ‘6’ en bestaat uit 6 cijfers). Elk jaar wordt de nummering opnieuw gestart op ‘600000’. Ook creditnota’s krijgen een volgnummer binnen dezelfde oplopende nummering.

Blz. 12

NATUURINVEST (OC-ANB) •

•

•

•

• •

Ref.: NI-2016-001

Mogelijkheid voor klanten om via overschrijving te betalen. Momenteel worden deze betalingen opgevolgd door een Natuurinvest-medewerker en manueel aangeduid in de webshop voor de verzending gebeurt. Bestellingen voor overheden enerzijds en particulieren/bedrijven anderzijds worden anders verwerkt. Voor particulieren en bedrijven moet de betaling eerst gebeuren (online of via overschrijving) voor de goederen en de factuur mogen verzonden worden. Bij overheden moet in het systeem kunnen aangeduid worden dat de goederen mogen verzonden worden zonder dat een betaling is gebeurd. Deze aanduiding gebeurt door een Natuurinvest-medewerker. Op dat moment moet de betreffende overheid wel reeds een factuur ontvangen. Op basis van deze factuur voeren zij namelijk de betaling uit. Idealiter wordt in het overzicht van de bestellingen weergegeven welke klant een overheid is en welke niet; Op die manier kan de Natuurinvest-medewerker deze bestellingen snel aanduiden als ‘te versturen’. Mogelijkheid tot creëren en verwerken van cadeaubonnen (kortingscodes) in het systeem. Ingeval de klant een fysieke cadeaubon (= aan te kopen product op website) wenst, moet deze vraag bij de Natuurinvest-medewerker terecht komen. Aangezien alle facturen die gegenereerd worden in de webshop ook in de boekhouding van Natuurinvest moeten zitten, is op elk moment een rapport nodig van elke verkoop en alle details per verkoop. Dit rapport moet voor een bepaalde periode kunnen getrokken worden (bv. één maand) en is van het formaat xml. Dit rapport van de facturen omvat per bestelling/factuur: klantnaam (3 aparte kolommen, namelijk Straat + nr, Postcode en Gemeente), klantadres, betaald bedrag (3 aparte kolommen, namelijk Totaalbedrag, Bedrag excl. BTW opgesplitst per artikel en Verzendingskosten per klant), eventuele kortingen, datum betaling, factuurnummer, BTW-nummer, welke en hoeveel van elk artikel er is besteld. Elk detail moet in een aparte cel worden weergegeven. Zo ook elk besteld artikel per bestelling en hun respectievelijke prijzen. Deze lijst dient opgebouwd te worden overeenkomstig het sjabloon dat nodig is om deze data rechtstreeks op te laden in het boekhoudpakket (zie bijlage C). Het BTW-nummer van de klant is zichtbaar op de factuur. Stockoverzicht op een bepaalde dag: de mogelijkheid om op elk moment de stand van zaken op een moment in het verleden op te vragen. Dit is belangrijk i.k.v. de stocktelling op het einde van het boekjaar. Aangezien de kantoren gesloten zijn tijdens deze periode moet enkele dagen later kunnen nagegaan worden hoeveel boeken er in stock waren om 23:59u op 31 december van het vorige jaar. Er moet ook duidelijk zijn hoeveel boeken er reeds besteld waren voor deze datum maar het bedrijf nog niet hebben verlaten. Dit moet allemaal duidelijk zijn in automatisch overzichten.

Volgende functionaliteiten dienen door de dienstverlener op korte termijn (2 maanden) worden toegevoegd (niet limitatieve lijst): •

•

Voor de nieuwsbrieven van Natuurinvest werken we met Addemar. Er moet een inschrijvingsmodule worden geïntegreerd op de onepage checkout in de vorm van een vinkje 'inschrijven op de nieuwsbrief', gebruik makend van de informatie die klanten daar invoeren. Onderdeel waarin retourzendingen kunnen worden opgevolgd zodat Natuurinvest op elk ogenblik weet welke retourzendingen al zijn aangekomen, nog onderweg

Blz. 13


•

•

• •

•

•

•

Ref.: NI-2016-001

zijn en of het eventuele vervangende boek reeds verzonden is door de dienstverlener. Deze retourzendingen moeten daarenboven zichtbaar zijn in de overzichtsfiche van een specifieke bestelling. voorzien van standaardmails die vanuit de webshopmodule naar de klanten kunnen gestuurd worden ingeval van adresfouten, niet-betaling, enzovoort. De medewerker van Natuurinvest duidt aan welke mail er moet verstuurd worden. Indien deze automatisch kunnen verstuurd worden (bv. meteen na ontvangen van adresfout of 7 dagen na niet-betaling) en/of zichtbaar zijn in de overzichtsfiche van een specifieke bestelling, dan is dit een meerwaarde. Verzendkosten op de website willen we gebruiksvriendelijker maken zodat de klant slechts eenmaal moet aanduiden naar welk land het pakket verzonden moet worden en alle kosten zich automatisch aanvullen in de winkelwagen. Volumekortingen moeten automatisch kunnen worden verrekend in de webshop. Er dient een opmerkingenveld te zijn voorzien waarin een klant een intern bestelbonnummer of dergelijke kan invullen. Dit tekstveld moet dan op de factuur verschijnen. Dit tekstveld mag beperkt zijn tot 20 karakters. In de categorie overzichtpagina's en zoekresultaatpagina's willen we de optie toevoegen om meerdere stuks in je winkelmandje te leggen. Momenteel is deze functionaliteit beperkt tot de detailpagina van het product zelf. Momenteel is 1 product raadpleegbaar via 2 url's, zowel met categorie voor de productnaam, als zonder. We zouden omwille van SEO redenen de hoofdurl willen instellen met de categorie http://www.inverde-shop.be/ontspannen-in-denatuur/merkwaardige-bomen-in-vlaanderen. Mogelijkheid voor de klant om tijdens het invoeren van het factuuradres ook een specifieke opmerking op de factuur te laten verschijnen bv. een bestelbonnummer, verwijzing naar een bepaald project, enzovoort.

De opdrachtnemer dient de eigen magazijnsoftware te koppelen aan onze website (www.inverde-shop.be). Alles dient zoveel mogelijk automatisch te gebeuren en meteen digitaal zichtbaar te zijn. Minstens volgende handelingen dienen geautomatiseerd te zijn: voorraadsynchronisatie, terugkoppeling track & trace, status van de orders en het doorgeven van de orders naar de dienstverlener. Natuurinvest zal geen handeling moeten stellen om orders van klanten door te geven aan de dienstverlener, alles gebeurt automatisch via de webshop en de koppeling met de software van de dienstverlener. De enige uitzondering hierop zijn orders die Natuurinvest wenst te plaatsen buiten de webshop om. Ook deze mogelijkheid moet voorzien zijn (bv. om relatiegeschenken te laten leveren). De webshop moet gehost worden bij de dienstverlener. De aanbestedende overheid wil in de offerte graag een prijsopgave voor een webhosting voor een periode van 1 jaar. Hieronder valt: het voorzien van de noodzakelijke technische faciliteiten ondersteuning om de website optimaal bereikbaar te houden. De aanbestedende overheid eist een minimale beschikbaarheid van 99,90 %. Regelmatige back-up van de gegevens, min. één keer per dag In samenspraak met de dienstverlener moet het steeds mogelijk zijn om wijzigingen aan de bestaande configuratie aan te brengen. Hiervoor moet er steeds naar een oplossing gezocht worden die voor alle partijen haalbaar is. De website dient optimaal beveiligd te worden tegen inbraken, zonder daarbij afbreuk te doen aan de beschikbaarheid en toegangssnelheid van de website. Indien er,

Blz. 14


Ref.: NI-2016-001

om de veiligheid van de webshop te garanderen, updates van het Magento systeem nodig zijn moet dit voorzien worden door de dienstverlener. Natuurinvest verwacht van de dienstverlener een beschrijving van de hostingformule die hij aanbiedt. De inschrijver geeft een prijs op voor een gedetailleerd hostingcontract op jaarbasis. De dienstverlener moet een gedetailleerde offerte maken van de wijzigingen aan de website, met een prijs per optimalisatie.

2. Stockeren publicaties In de webshop vindt u de publicaties van Natuurinvest. In hoofdstuk 4 vindt u een lijst met de stockhoeveelheden. De grootte van de publicaties verschilt sterk, sommige zijn slechts folders terwijl andere verpakt zijn in een volledige kartonnen foedraal. Deze publicaties zullen vanaf de start van het contract worden overgebracht naar de opdrachtnemer. De opdrachtgever organiseert het vervoer. Op het moment van de overdracht worden alle publicaties door beide partijen geteld om hun exacte aantallen te kennen. Deze aantallen zullen gelden als beginstock voor het contract. Daarnaast zullen ook alle toekomstige publicaties worden gestockeerd bij de opdrachtnemer. Onze publicaties worden gedrukt door verschillende drukkers. Wanneer een nieuwe publicatie wordt gedrukt, zal de drukker de opdracht krijgen om de gedrukte boeken aan te bieden aan de stockageruimte van de opdrachtnemer (tijdens de kantooruren). De aanbestedende overheid brengt de opdrachtnemer hiervan vooraf op de hoogte, maar is niet verantwoordelijk voor veranderingen in leveringsdata door de drukker. De hoeveelheid gedrukte boeken varieert sterk. Afhankelijk van de publicatie gaat het om 1 of meerdere paletten. Wanneer er een nieuwe publicatie zit aan te komen, zal op voorhand een inschatting worden doorgegeven van de grootte van de publicatie en het aantal exemplaren. De opdrachtnemer stockeert de publicaties in een droge ruimte en neemt de nodige maatregelen zodat er geen beschadiging kan optreden. Hij verzekert zich ook voor mogelijke schade aan de stock. Vanaf het moment van de goedkeuring van levering van de publicaties aan de stockruimte van de opdrachtnemer, is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor eventuele schade aan de publicaties. Hij wordt verondersteld de geleverde goederen te hebben nagekeken op kwaliteit en kwantiteit. De opdrachtnemer zal indien gevraagd door de bedrijfsrevisor van Natuurinvest een telling door de revisor laten doorgaan in de eerste dagen van elk nieuw jaar. Dit ter controle van de processen en de voorraden op 31/12/20XX.

3. Verzenden publicaties De bestellingen gebeuren via de Natuurinvest-website. De opdrachtnemer reikt de technische tools aan voor de opmaak van facturen en het maken van een overzicht van de opgestelde facturen. Onze klanten zijn zowel particulieren, gemeenten, als bedrijven.

Blz. 15


Ref.: NI-2016-001

De opdrachtnemer brengt zelf de adresgegevens aan op de verpakking en voegt een pakbon toe aan het pakket. De pakbon vermeldt hoeveel exemplaren en van welke publicatie werden besteld en hoeveel er worden geleverd. Op die manier kan de klant de bestelling controleren. De opdrachthouder staat in voor de volledige afhandeling van de verzending van de bestelde boeken. Er wordt per klant gekozen voor de juiste verpakking naargelang het soort publicatie (grootte) en het aantal publicaties die besteld werden. De verpakking moet van een zodanige kwaliteit zijn dat er geen schade optreedt aan de goederen tijdens de verzending. De lege ruimtes binnenin de verpakking worden opgevuld met een geschikt materiaal om het bewegen van de publicaties in de doos te voorkomen. De opdrachtnemer geeft in de offerte aan met welke koeriers/postbedrijven er wordt samengewerkt (gunningscriterium). Per koerier/postbedrijf worden de voorwaarden aangegeven. De mogelijkheid wordt voorzien voor de klant om het pakje zelf te gaan afhalen (bv. Kiala, Postpunt, …). Deze verzendmogelijkheid moet gebruiksvriendelijk geïntegreerd worden in de webshop. De kosten van de verzending worden vergoed conform de tarieven koeriersdienst(en) zoals opgenomen in de offerte van de opdrachtnemer.

van

de

Wanneer er klachten komen van klanten omtrent de staat van de geleverde goederen, dient de opdrachtnemer alles in het werk te stellen om de eventuele problemen op te lossen. Dit kan betekenen dat er verbeteringen moeten worden aangebracht in de stockageruimte of bij het verpakken van de verpakkingen. Natuurinvest sluit geen aparte contracten af met koeriers. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een correcte verwerking door de koeriersdienst en verhaalt eventuele schadevergoedingen op de koerier zonder tussenkomst van Natuurinvest. Beschadigde boeken worden aan Natuurinvest vergoed o.b.v. de aankoopprijs. De aanbestedende overheid dient via de website een permanent overzicht te hebben van de aanwezige stock en verzenden retourbewegingen. Om een duidelijk beeld te krijgen van de prijszetting, zijn in de inventaris drie voorbeeldpakketten opgenomen waarvoor de inschrijvers prijs moeten geven voor verpakking en verzending. Dit is slechts illustratief. Er zijn tal van andere formaten maar om een vergelijking te kunnen maken, opteert de aanbestedende overheid deze drie voorbeelden op te nemen.

4. Overzicht publicaties

Productnaam

stock

101 rozen zonder zorgen

688

Beheer van veteraanbomen

283

Bomenwaaier

81

Bosplantengemeenschappen in Vlaanderen

267

Buiten benen boek

123

Cursusboek bomen en struiken herkennen

199

cursusboek bosbeheer

39

Blz. 16


Ref.: NI-2016-001

Cursusboek natuurwetgeving

148

De broeken van de IJzer- en Handzamevallei

483

Goede praktijk motorzaag

8

Het beheer van veteraanbomen

283

Knoppenwaaier

487

Merkwaardige bomen in Vlaanderen

152

Mycological Tree Assessment

506

Oude bossen van de Antwerpse Kempen

123

Rein en Ever

1136

Rein en Ever lessenpakket

423

Technisch Vademecum Beheer Invasieve Uitheemse Planten Technisch Vademecum Bomen

130

Technisch Vademecum Grasland

321

Technisch Vademecum Heesters

99

Technisch Vademecum Kruidachtigen

63

Technisch vademecum paden en verhardingen

9

Technisch Vademecum Recreatieve infrastructuur

274

Technisch Vademecum Water

94

65

5. Afhandeling deelopdrachten aanpassen/onderhoud/uitbreiding webshop Om op een vlotte manier te kunnen werken, worden de bestellingen en opleveringen van de deelopdrachten als volgt georganiseerd: - via mail of tijdens een voorbereidende vergadering worden de noden van de opdrachtgever besproken; - opdrachtgever geeft een “offerte” waarin staat welke dienstverlening ze kunnen bieden met welke output, tegen een geraamde leveringstermijn en prijs. - de opdrachthouder geeft zijn akkoord; - na de uitvoering stuurt de opdrachthouder een mail met de melding dat de deelopdracht werd uitgevoerd, samen met de gepresteerde uren; - de opdrachtgever stuurt goedkeuring van uitvoering, wat geldt als oplevering van de deelopdracht; - de opdrachthouder vermeld de deelopdracht apart op zijn maandelijkse factuur en voegt er de goedkeuring van het opdracht gevende bestuur aan toe.

Blz. 17


Ref.: NI-2016-001

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “UITBATEN VAN E-COMMERCE PLATFORM NATUURINVEST” Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.

Blz. 18


Ref.: NI-2016-001

Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. .

Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ............................................................................................................................

De ............................................................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................................................ Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ............................................................................................................................ Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 19


Ref.: NI-2016-001

BIJLAGE B : INVENTARIS “UITBATEN VAN E-COMMERCE PLATFORM NATUURINVEST”

Nr.

Beschrijving

Type

Eenh.

Hoev.

EHP excl. btw

Totaal excl. btw

Btw%

Website

1

Aanpassingen bestaande website

GP

/

/

2

Onderhoud vernieuwde website

VH

u

120

3

Jaarlijkse kost webhosting

VH

jaar

1

4

Jaarlijkse kost support/SLA

VH

u

120

21%

21%

Behandelkosten

3

Kost per pick (per item dat in de stock wordt opgepikt)

VH

st

2000

21%

4

Kost per order (verzendklaar maken van de items die zijn opgepikt)

VH

st

1000

21%

5

Verwerking retour per product

VH

st

40

21%

6

Inbound (kost om producten te ontvangen) per product

VH

u

10

21%

Blz. 20


Nr.

Beschrijving

Ref.: NI-2016-001

Type

Eenh.

Hoev.

EHP excl. btw

Totaal excl. btw

Btw%

Verpakking (eenheid = dm³; inclusief opvulmateriaal) 7

Bomenwaaier (12,5 cm x 5,5 cm x 0,5 cm; 46 gram)

VH

St

100

21%

8

Technisch Vademecum Kruidachtigen (26 cm x 27 cm x 7 cm; 2400 gram gram)

VH

St

100

21%

9

Pakket boeken van 2 bomenwaaiers, 1 technisch Vademecum en drie Mycological Tree Assessment (26 cm x 27 cm x 16 cm; 6700 gram)

VH

St

100

21%

Verzendkosten

10

Bomenwaaier (12,5 cm x 5,5 cm x 0,5 cm; 46 gram)

VH

St

100

11

Technisch Vademecum Kruidachtigen (26 cm x 27 cm x 7 cm; 2400 gram)

VH

St

100

12

Pakket boeken van 2 bomenwaaiers, 1 technisch Vademecum en drie Mycological Tree Assessment (26 cm x 27 cm x 16 cm; 6700 gram)

VH

St

100

Algemene kosten

13

Stockage kosten per m² picklocatie

VH

m²

14

Stockage kosten per m² palletlocatie

VH

m²

15

Kost voor begeleiding bij telling revisor

VH

U

Blz. 21

2


Nr.

Beschrijving

16

17

Ref.: NI-2016-001

Type

Eenh.

Hoev.

Jaarlijkse andere kosten (te specifiëren in de offerte, bvb. gebruik van magazijnsoftware, verzekering, …)

GP

st

1

Verzendkosten voor overbrengen stock bij start van de opdracht.

GP

St

1

EHP excl. btw

Totaal excl. btw

Btw%

Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. De opgegeven hoeveelheden in deze meetstaat zijn een raming voor 1 jaar. De aanbestedende overheid is op geen enkele manier gebonden aan deze hoeveelheden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. (enkel te ondertekenen indien offerte wordt ingediend op papier) Te ...................................... de .................................................. Functie: ................................................ Naam en voornaam: ............................................................... Handtekening:

Blz. 22


Ref.: NI-2016-001

BIJLAGE C : SJABLOON FACTUREN

Blz. 23

UITBATEN E-COMMERCE PLATFORM EN LOGISTIEK VOOR STOCKEREN EN VERZENDEN PUBLICATIES

Recommend Documents