=U ERNST & YOUNG. afd. ingek. 2 4 DEC advies. kennisn. DIENST BESTUUFf HILVERSUM nr

I

=U ERNST &

Ernst & Young Accountants L L P Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam Postbus 7883 1008 AB Amsterdam Tel.:+31 (0) 8 8 - 4 0 7 1274 Fax: +31 (0)88 - 407 1005 www.ey.nl

YOUNG

DIENST BESTUUFf HILVERSUM

nr. VERTROUWELIJK College van Burgemeester en Wethouders van de g e m e e n t e

Bloemendaal

2 0 5 0 AE

ML

ingek.

Postbus 2 0 1 OVERVEEN

afd.

2 4 DEC. 2012

advies kennisn.

Amsterdam, 21

I

I

0

1

december2012

Op v e r z o e k

Ter informatie

I

Ter afhandeling

LZl

Volgens afspraak

LJ

Met dank retour

L—1

Gaarne retour

I

O

133.CYN.evm

|

S.v.p. overleg

B i j g a a n d o n t v a n g t u vijf e x e m p l a r e n v a n de m a n a g e m e n t l e t t e r tussentijdse controle

2011

M O ttv) O CO 1

•vl groetv cco>witants LLP

e r m e i j e r RA

Gemeente Bloemendaal Managementletter Tussentijdse controle 2012

=!l ERNST

&YOUNG

Quality In Everything We Do

Ernst & Young Nederland LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam Postbus 7883 1008 AB Amsterdam

=UERNST&YOUNG

Tel.: +31(0) 8 8 - 4 0 7 1000 Fax: +31 (0) 8 8 - 4 0 7 1005 www.ey.nl

College v a n B u r g e m e e s t e r en W e t h o u d e r s van de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l Postbus 2 0 1 2050AE

OVERVEEN

Amsterdam, 20 december 2012

Betreft:

133.CYN.RE.evm

Managementletter tussentijdse controle 2 0 1 2 Dit h e e f t t o t doel v a n u i t o n z e n a t u u r l i j k e a d v i e s f u n c t i e een b i j d r a g e t e l e v e r e n

Geacht College,

aan het z e l f c o n t r o l e r e n d e v e r m o g e n v a n u w o r g a n i s a t i e .

Met g e n o e g e n p r e s e n t e r e n wij u hierbij o n z e m a n a g e m e n t l e t t e r 2 0 1 2 . Zoals u v a n ons g e w e n d b e n t , g e e f t deze r a p p o r t a g e een beeld v a n uw o r g a n i s a t i e en de g e r e a l i s e e r d e v o o r u i t g a n g in 2 0 1 2 . In ons d i e n s t v e r l e n i n g s p l a n h e e f t

Wij h e b b e n o n z e c o n c e p t b e v i n d i n g e n t o e g e l i c h t en b e s p r o k e n m e t r e s p e c t i e velijk de c o n c e r n c o n t r o l l e r en p o r t e f e u i l l e h o u d e r F i n a n c i ë n .

uw r a a d ons de o p d r a c h t v e r s t r e k t o m de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 2 v a n uw g e m e e n t e t e c o n t r o l e r e n . Onze t u s s e n t i j d s e b e v i n d i n g e n r a p p o r t e r e n wij d o o r

T o t h e t g e v e n v a n een n a d e r e t o e l i c h t i n g zijn wij g a a r n e b e r e i d .

middel van deze managementletter. In d e z e r a p p o r t a g e b e p e r k e n wij ons t o t de b e v i n d i n g e n en m o g e l i j k e v e r b e t e r p u n t e n in de b e d r i j f s v o e r i n g en p r o c e s s e n die w i j h e b b e n o n d e r z o c h t

Hoogachtend, Ernst & Y o u n g A c c o u n t a n t s L L P

in het k a d e r v a n d e c o n t r o l e v a n de j a a r r e k e n i n g en die n a a r o n z e m e n i n g v a n b e l a n g zijn v o o r het m a n a g e m e n t en het c o l l e g e . eijer RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Illl

s!l ERNST &

YOUNG

Inhoudsopgave 1

Wat zijn o n z e belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

1

1.1

A l g e m e e n beeld

1

1.2

Bestuurlijke aandachtspunten

1

2

Waar staat uw gemeente?

5

2.1

P r o c e s b e o o r d e l i n g en b e d r i j f s v o e r i n g s m o n i t o r

2.2

I n f o r m a t i e w a a r d e d o c u m e n t e n P&C-cylcus

Automatisering A l g e m e n e IT o n t w i k k e l i n g e n S l i m m e r i n z e t t e n v a n ICT en v e r d e r e d i g i t a l i s e r i n g B e v e i l i g i n g v a n de m e t DigiD o n t s l o t e n k a n a l e n B e v i n d i n g e n IT a u d i t w e r k z a a m h e d e n Digitaliseringsbenchmark

5 8 8 8 9 10 11 11 11 13 14 15

3

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2 0 1 2

17

3.1

A f w i k k e l i n g SISA v e r a n t w o o r d i n g 2 0 1 1

17

2.2.1

Voorspellend vermogen tussentijdse rapportage

2.2.2 2.2.3 2.2.4

Flexibele algemene reserve Treasury Tussentijdse informatie inzake projecten grondexploitatie

2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5

Bijlagen 1

G e d e t a i l l e e r d e b e v i n d i n g e n en a a n b e v e l i n g e n

2

R e i k w i j d t e en c o n t r o l e a a n p a k

=U

ERNST&YOUNG

2012 Bestuurlijke samenvatting

Pagina 1 Managementletter

2012

Gemeente Bloemendaal

1

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

1.1 Voldoende opvolging bevindingen

2011

Algemeen

beeld

Op basis van o n z e i n t e r i m - c o n t r o l e 2 0 1 2 c o n s t a t e r e n wij dat uw g e m e e n t e c o n t i n u w e r k t aan de v e r b e t e r i n g v a n uw o r g a n i s a t i e . De o r g a n i s a t i e h e e f t v o l d o e n d e o p v o l g i n g g e r e a l i s e e r d t e n a a n z i e n v a n de b e v i n d i n g e n die w i j v o r i g j a a r h e b b e n gerapporteerd. Daarnaast spelen er op dit m o m e n t een g r o o t a a n t a l a c t u e l e o n t w i k k e l i n g e n in g e m e e n t e l a n d . Met de v e r k i e z i n g e n net a c h t e r

Overheidsfinanciering

de r u g is het de v r a a g hoe de p l a n n e n v a n het n i e u w k a b i n e t w o r d e n d o o r v e r t a a l d . In het o n l a n g s g e p r e s e n t e e r d r e g e e r -

o n d e r h e v i g aan verandering

a k k o o r d , zijn een a a n t a l m a a t r e g e l e n g e p r e s e n t e e r d die i m p a c t k u n n e n h e b b e n op de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l z o a l s : a f s c h a f f i n g van B T W - c o m p e n s a t i e f o n d s , s c h a a l v e r g r o t i n g d o o r s a m e n v o e g e n v a n g e m e e n t e n , Wet HOF, s c h a t k i s t b a n k i e r e n en o m v a n g r i j k e bezuinigingen.

Uw p r o c e s s e n z i j n o p o r d e

Evenals v o r i g j a a r s t e l l e n w i j vast dat de p r o c e s s e n v a n uw g e m e e n t e g o e d op o r d e zijn en dat de b e h e e r s i n g v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e a d e q u a a t is. Dit n e e m t o v e r i g e n s niet w e g dat g e m e e n t e l i j k e g r o n d e x p l o i t a t i e s o n d e r d r u k b l i j v e n s t a a n . Het is een b e l a n g r i j k e v r a a g of dit v o o r de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l ook het geval is. G r o n d e x p l o i t a t i e s z u l l e n per g e v a l b e k e k e n m o e t e n w o r d e n , o m d a t de w a a r d e r i n g v a n elk c o m p l e x a f h a n k e l i j k is v a n allerlei f a c t o r e n w a a r o n d e r de l i g g i n g en de v r a a g n a a r het type woningen. De b e l a n g r i j k s t e b e v i n d i n g e n w a a r wij uw a a n d a c h t v o o r v r a g e n , h e b b e n v o o r a l b e t r e k k i n g op de a f w i k k e l i n g v a n de SiSav e r a n t w o o r d i n g 2 0 1 1 en w a a r d e r i n g s v r a a g s t u k k e n i n z a k e de g r o n d e x p l o i t a t i e s . Gelet op de i m p l i c a t i e s die d e z e b e v i n d i n g e n k u n n e n h e b b e n op de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 2 h e c h t e n w i j er veel w a a r d e aan d e z e issues r e e d s nu a a n de o r d e t e s t e l l e n . 1.2

Bestuurlijke

aandachtspunten

Aandachtspunten

Wij h e b b e n op 2 9 o k t o b e r 2 0 1 2 o v e r l e g g e h a d m e t de a u d i t c o m m i s s i e v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l . De a u d i t c o m m i s s i e h e e f t

auditcommissie

ons de v o l g e n d e a a n d a c h t s p u n t e n m e e g e g e v e n v o o r het c o n t r o l e j a a r 2 0 1 2 : •

I n v o e r i n g v a n de w e t HOF;

•

Waardering grondexploitaties.

Pagina 2 Managementletter 2 0 1 2 Gemeente Bloemendaal

Naast deze a a n d a c h t s p u n t e n h e b b e n wij a a n v u l l e n d de v o l g e n d e b e s t u u r l i j k e a a n d a c h t s p u n t e n in o n z e c o n t r o l e b e t r o k k e n : 1

Economische omgeving

2

Vennootschapsbelasting

Wet HOF De T w e e d e K a m e r b e h a n d e l t b i n n e n k o r t het w e t v o o r s t e l H o u d b a r e O v e r h e i d s f i n a n c i ë n . In dit w e t s v o o r s t e l is de v e r a n k e r i n g Wet HOF kan g e v o l g e n v o o r

van de E u r o p e s e r e g e l g e v i n g t e n a a n z i e n v a n het landelijke b e g r o t i n g s t e k o r t g e r e g e l d , w a a r b i j de E u r o p e s e g r e n s van 3% is

uw i n v e s t e r i n g s b e l e i d

d o o r v e r t a a l d n a a r de d e c e n t r a l e o v e r h e d e n . Bij het o n v e r a n d e r d a a n n e m e n v a n dit w e t s v o o r s t e l k a n dit g r o t e g e v o l g e n h e b b e n

hebben

v o o r het i n v e s t e r i n g s b e l e i d van de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l . Met n a m e het v e r s c h i l in de t o e p a s s i n g v a n het kasstelsel bij het rijk (en de b e r e k e n i n g v a n het E M U - s a l d o ) en h e t stelsel v a n b a t e n en lasten bij g e m e e n t e n h e e f t g e v o l g e n . Het g e v o l g h i e r v a n is dat o o k i n v e s t e r i n g e n en het i n z e t t e n v a n g e s p a a r d e r e s e r v e s leiden t o t b e s t e d i n g e n die m e e t e l l e n in het b e g r o t i n g s t e k o r t . D o o r het rijk w o r d e n aan g e m e e n t e n n o r m e n t o e g e k e n d w a a r b i n n e n g e m e e n t e n m o g e n h a n d e l e n . O v e r t r e d i n g v a n de n o r m kan l e i d e n t o t e e n b o e t e . Op basis v a n de s e p t e m b e r c i r c u l a i r e is d o o r het rijk b e r e k e n d dat het m a x i m a l e EMU-saldo 2 0 1 3 o n g e v e e r € 1,73 m i l j o e n b e d r a a g t . Wij adviseren

de gemeente

van de bestaande

Bloemendaal

liguiditeitenprognoses

ook voor de mogelijke

investeringen

om op korte

termijn

de gevolgen

en investeringsplanningen in de gemeentelijke

huisvesting

van dit wetsvoorstel

het toekomstige belangrijke

in kaart

EMU-saldo

impact

te brengen

te berekenen.

door op basis

De wet HOF kan

hebben.

Grondexploitatie De n e t t o b o e k w a a r d e ( s t a n d u l t i m o 2 0 1 1 ) v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e b e d r a a g t c i r c a € 1 6 , 7 m i l j o e n . T e n o p z i c h t e v a n het b a l a n s t o t a a l is dit c i r c a 28%. De g r o n d e x p l o i t a t i e is d e r h a l v e een s i g n i f i c a n t e p o s t in de j a a r r e k e n i n g v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l . Het is v a n belang dat er t u s s e n t i j d s v o l d o e n d e i n z i c h t is in de r i s i c o ' s die g e p a a r d g a a n m e t de g r o n d e x p l o i t a t i e s . Om duidelijke k a d e r s t e c r e ë r e n t e n a a n z i e n v a n v e r w e r v i n g en b e h e e r v a n g r o n d e n en g r o n d e x p l o i t a t i e s , is de Nota grondbeleid gemeente Bloemendaal 2 0 1 3 opgesteld. In de N o t a g r o n d b e l e i d g e m e e n t e B l o e m e n d a a l 2 0 1 3 w o r d e n de h o o f d l i j n e n v a n het beleid w e e r g e g e v e n v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l , zoals o n d e r m e e r :


In de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l w o r d t v o o r a c t i e v e g r o n d e x p l o i t a t i e s d o o r g a a n s de r e s i d u e l e g r o n d w a a r d e m e t h o d e g e h a n t e e r d . B e k o s t i g i n g van v o o r z i e n i n g e n kan leiden t o t d i f f e r e n t i a t i e s in g r o n d p r i j z e n ; •

V o o r alle p r o j e c t e n b i n n e n de p o r t e f e u i l l e v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e f u n c t i e w o r d e n o n d e r b o u w d e e x p l o i t a t i e o p z e t t e n g e m a a k t , die j a a r l i j k s w o r d e n h e r z i e n ;

•

V a n a f 2 0 1 3 zal e e n A l g e m e n e Reserve G r o n d e x p l o i t a t i e (ARG) w o r d e n g e v o r m d . De ARG zal s t a r t e n m e t een b e g i n s a l d o nihil. W i n s t e n uit p r o j e c t e n w o r d e n t o e g e v o e g d a a n d e ARG. V e r l i e z e n uit p r o j e c t e n w o r d e n uit de ARG g e d e k t .

Economische

omgeving

De e c o n o m i s c h e o m g e v i n g w a a r i n u zich b e v i n d t is t u r b u l e n t . De e c o n o m i s c h e c r i s i s , de n o o d z a k e l i j k e ( r i j k s ) b e z u i n i g i n g e n en de d e c e n t r a l i s a t i e v a n a c t i v i t e i t e n b r e n g e n veel f i n a n c i ë l e o n z e k e r h e i d m e t z i c h m e e . Deze o n z e k e r h e d e n k u n n e n m o g e l i j k een i m p a c t hebben op de d i v e r s e b e z i t t i n g e n v a n uw g e m e e n t e . Duidelijk m a g zijn dat h e t e c o n o m i s c h k l i m a a t e e n d i r e c t i m p a c t h e e f t op de w a a r d e r i n g v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e s . D a a r n a a s t is het e c h t e r o o k v a n b e l a n g o m z i c h t te h o u d e n o p de w a a r d e v a n uw v o r d e r i n g e n ( d e b i t e u r e n , u i t s t a a n d e l e n i n g e n ) en de m o g e l i j k e r i s i c o ' s uit h o o f d e v a n v e r s t r e k t e g a r a n t i e s . Op dit m o m e n t zijn er bij het c o l l e g e g e e n i n d i c a t i e s v a n a c u t e w a a r d e r i n g s r i s i c o ' s b e k e n d . Wel b l i j f t h e t v a n b e l a n g o m p e r i o d i e k een a n a l y s e op te s t e l l e n w a a r u i t blijkt dat de w a a r d e r i n g v a n uw a c t i v a j u i s t is v e r a n t w o o r d in de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 2 en d a t w a a r d e r i n g s risico's a f d o e n d e zijn a f g e d e k t d o o r m i d d e l v a n v o o r z i e n i n g e n .

Mogelijke

VPB plicht

overheidsbedrijven

en andere

publieke

organisaties

V o o r het z o m e r r e c e s h e e f t de S t a a t s s e c r e t a r i s v a n F i n a n c i ë n de z o g e n o e m d e " N o t i t i e B e l a s t i n g p l i c h t O v e r h e i d s b e d r i j v e n " gepubliceerd. Hierin h e e f t hij het v o o r n e m e n g e u i t o m : •

een i n t e g r a l e v e n n o o t s c h a p s b e l a s t i n g p l i c h t in t e v o e r e n v o o r i n d i r e c t e o v e r h e i d s b e d r i j v e n ( z o a l s BV's e n N V ' s w a a r v a n alle aandelen w o r d e n g e h o u d e n d o o r o v e r h e d e n ) ;

•

o v e r h e d e n t e d w i n g e n h u n m e e r c o m m e r c i e e l g e t i n t e a c t i v i t e i t e n v e r p l i c h t af t e z o n d e r e n in een i n d i r e c t o v e r h e i d s b e d r i j f (dat v e r v o l g e n s m e t v e n n o o t s c h a p s b e l a s t i n g w o r d t b e l a s t ) .

Pagina 4

s!l ERNST &

Managementletter 2 0 1 2 Gemeente Bloemendaal

YOUNG

In de d o o r ons r e c e n t v e r z o n d e n " t a x a l e r t " w o r d t n a d e r i n g e g a a n op de i n h o u d v a n de n o t i t i e en de m o g e l i j k g e v o l g e n v o o r de p r a k t i j k . V o l g e n s de l a a t s t e b e r i c h t e n w o r d t e r n a a r g e s t r e e f d de n i e u w e r e g e l i n g op 1 j a n u a r i 2 0 1 4 t e l a t e n i n g a a n . V o o r de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l k u n n e n d e z e w i j z i g i n g e n g r o t e g e v o l g e n h e b b e n . De g e m e e n t e h e e f t n a m e l i j k een g r o o t a a n t a l NV's en BV's w a a r v a n de a a n d e l e n in h a n d e n zijn v a n de g e m e e n t e n en die t o t op h e d e n zijn v r i j g e s t e l d v a n vennootschapsbelastingplicht. Wij adviseren Bloemendaal.

u op korte

termijn

in kaart

te brengen

wat de mogelijke

gevolgen

van dit voornemen

kunnen

zijn voor de

gemeente

£ i

S

6 Pagina 5

=U ERNST

Managementletter 2 0 1 2

&YOUNG


Waar staat uw gemeente?

Procesbeoordeling

en

bedrijfsvoeringsmonitor

U w p r o c e s s e n z i j n in d e basis O n z e i n t e r i m - c o n t r o l e 2 0 1 2 b e v e s t i g t het beeld uit v o o r g a a n d e j a r e n dat uw p r o c e s s e n in de basis op o r d e z i j n . Met n a m e het op orde

p r o c e s inkoop en a a n b e s t e d i n g e n v e r d i e n t n o g n a d e r e a a n d a c h t . In de b e d r i j f s m o n i t o r 2 0 1 2 t o n e n w i j o n z e b e o o r d e l i n g v a n de v e r s c h i l l e n d e p r o c e s s e n . D a a r b i j v a l t m e t n a m e o p d a t het p r o c e s A a n b e s t e d i n g t e n o p z i c h t e v a n v o o r g a a n d j a a r is v e r b e t e r d . De v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e h e e f t e e r d e r t u s s e n t i j d s p l a a t s g e v o n d e n . O n d e r s t a a n d e e n v i s u e l e w e e r g a v e v a n uw p r o c e s s e n . V o o r de d e t a i l b e v i n d i n g e n per p r o c e s v e r w i j z e n wij naar bijlage 1 .

Pagina 6

=U ERNST &

YOUNG

Proces B e g r o t i n g en b e g r o t i n g s w i j z i g i n g e n Personeel en s a l a r i s s e n Inkoop en b e t a a l o r g a n i s a t i e Aanbestedingen Belastingen en h e f f i n g e n Bouwvergunningen Burgerzaken Parkeergelden Grondexploitatie U i t k e r i n g e n sociale z a k e n ( * ) WMO ( * ) Subsidieverstrekkingen


Oordeel


Het p r o c e s

Het p r o c e s

Het p r o c e s

Het p r o c e s

voldoet niet aan

voldoet voor e e n

voldoet nage-

voldoet g e h e e l

d e te stellen

belangrijk d e e l

noeg g e h e e l a a n

a a n d e te s t e l l e n

eisen. Veel

niet a a n te

de te s t e l l e n

eisen. Beperkte

aandachtspunte

stellen e i s e n .

eisen. Enkele

r u i m t e tot

n voor

Meerdere aan-

aandachts-

verbetering.

verbetering.

dachtspunten

punten ter

voor v e r b e t e -

verbetering.

ring.

(*)

De p r o c e s s e n U i t k e r i n g e n sociale z a k e n en WMO zijn u i t b e s t e e d aan de I n t e r g e m e e n t e l i j k e A f d e l i n g S o c i a l e Z a k e n H e e m s t e d e . Wij h e b b e n bij de i n t e r i m c o n t r o l e 2 0 1 2 dit p r o c e s d e r h a l v e niet g e t o e t s t . De g e m e e n t e B l o e m e n d a a l o n t v a n g t a a n het eind v a n het j a a r g e c e r t i f i c e e r d e v e r a n t w o o r d i n g s i n f o r m a t i e v a n de g e m e e n t e H e e m s t e d e .


2.2

Informatiewaarde

documenten

P&C-cylcus

Informatiewaarde van

2.2.1

Voorspellend vermogen tussentijdse rapportage

t u s s e n t i j d s e r a p p o r t a g e is

In d e v e r o r d e n i n g Financieel Beheer B l o e m e n d a a l 2 0 1 2 is o p g e n o m e n dat het C o l l e g e d o o r m i d d e l v a n t w e e t u s s e n t i j d s e

g o e d m a a r kan op een aantal

r a p p o r t a g e s de Raad i n f o r m e e r t o v e r de f i n a n c i ë l e s t a n d v a n z a k e n . O n d e r s t a a n d is een s a m e n v a t t i n g o p g e n o m e n v a n het

aspecten nog w o r d e n aange-

t o t a a l r e s u l t a a t v a n de p r i m a i r e b e g r o t i n g a l s m e d e de t u s s e n t i j d s e r a p p o r t a g e s :

scherpt Primaire begroting 2 0 1 2

+/+ 2 8 . 0 0 0

Voorjaarsnota 2 0 1 2

-/-

Najaarsnota 2 0 1 2

7- 114.000

36.000

Zoals uit de b o v e n s t a a n d e o p s t e l l i n g b l i j k t , is het v e r s c h i l in het t o t a a l r e s u l t a a t v a n de v o o r j a a r s n o t a t e n o p z i c h t e v a n de s t a n d v a n de p r i m a i r e b e g r o t i n g nog g e r i n g . Het n a d e l i g e v e r s c h i l v a n de v o o r j a a r s n o t a t e n o p z i c h t e v a n de p r i m a i r e b e g r o t i n g w o r d t v e r o o r z a a k t d o o r h o g e r e l a s t e n GBKZ en l a g e r e a l g e m e n e u i t k e r i n g . Het v e r s c h i l t u s s e n de b e g r o t i n g en de n a j a a r s n o t a is w e l a a n z i e n l i j k . Dit n a d e l i g e v e r s c h i l v a n de n a j a a r s n o t a w o r d t v e r o o r z a a k t d o o r h o g e r e lasten a m b t e n a r e n v a n w e g e g e w i j z i g d e CAO alsmede l a g e r e d i v i d e n d BNG. De v e r s c h i l l e n w o r d e n in de t u s s e n t i j d s e r a p p o r t a g e a d e q u a a t t o e g e l i c h t . Wij c o n s t a t e r e n v e r d e r dat de a f w i j k i n g e n t e n o p z i c h t e v a n de p r i m a i r e b e g r o t i n g m e t n a m e w o r d e n v e r o o r z a a k t d o o r e x t e r n e f a c t o r e n , w a a r de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l n a u w e l i j k s i n v l o e d op kan u i t o e f e n e n . 2.2.2

Flexibele algemene r e s e r v e

In de t u s s e n t i j d s e r a p p o r t a g e is o o k een t o e l i c h t i n g o p g e n o m e n i n z a k e de s t a n d v a n de f l e x i b e l e a l g e m e n e r e s e r v e . Uit de meest r e c e n t b e s c h i k b a r e i n f o r m a t i e uit de n a j a a r s n o t a blijkt dat de f l e x i b e l e a l g e m e n e r e s e r v e is g e d a a l d t o t circa € 1 , 1 miljoen Samenvatting stand flexibele algemene uitkering: Stand begroting 2 0 1 2

€ 1,9 m i l j o e n

Voorjaarsnota 2 0 1 2

€ 2,1 miljoen

Najaarsnota 2 0 1 2

€ 1,1 m i l j o e n

Pagina 9

Ë!l ERNST &

Managementletter 2 0 1 2

YOUNG


Zoals uit b o v e n s t a a n d e o p s t e l l i n g blijkt, w o r d t er in 2 0 1 2 een b e r o e p g e d a a n o p de f l e x i b e l e a l g e m e n e u i t k e r i n g , w a a r d o o r deze f l i n k is g e d a a l d ( m e e r dan 50%). In deze t i j d v a n b e z u i n i g e n is het b e l a n g r i j k o m t u s s e n t i j d s v i n g e r a a n de pols t e h o u d e n w a t de s t a n d v a n de f l e x i b e l e a l g e m e n e u i t k e r i n g b e d r a a g t . De h u i d i g e p a r a g r a a f w e e r s t a n d v e r m o g e n ( u i t d e b e g r o t i n g 2 0 1 2 ) is v o o r de i n c i d e n t e l e w e e r s t a n d c a p a c i t e i t een p e r c e n t a g e van 5% v a n de s t r u c t u r e l e i n k o m s t e n als b u f f e r o p g e n o m e n . Ons inziens kan deze i n c i d e n t e l e w e e r s t a n d s c a p a c i t e i t nader u i t g e w e r k t w o r d e n . Een g o e d e a n a l y s e v a n s p e c i f i e k e risico's ( a f g e s t e m d op de s i t u a t i e v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l ) inclusief een k a n s - i m p a c t - a n a l y s e per r i s i c o is d a a r v o o r n o d i g . Wij herhalen 2.2.3

derhalve

ons eerder

verstrekte

advies

om de paragraaf

weerstandvermogen

nader

uit te

werken.

Treasury

Uit de v o o r j a a r s n o t a en de n a j a a r s n o t a blijkt dat de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l in 2 0 1 2 v r e e m d v e r m o g e n n o d i g h e e f t o m de i n v e s t e r i n g e n t e n a a n z i e n v a n o n d e r w i j s en r i o l e r i n g t e k u n n e n d e k k e n . In h e t t r e a s u r y s t a t u u t v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l ( m e e s t r e c e n t e v e r s i e d a t e e r t v a n 1 6 d e c e m b e r 2 0 1 0 ) zijn de n a d e r e s p e l r e g e l s o p g e n o m e n t e n a a n z i e n v a n het a a n g a a n v a n l e n i n g e n . In a r t i k e l 4 v a n het t r e a s u r y s t a t u u t is o p g e n o m e n dat de r e n t e r i s i c o n o r m zoals v a s t g e l e g d in de Wet FIDO niet o v e r s c h r e d e n m a g w o r d e n . Deze b e d r a a g t c o n f o r m de w e t FIDO 20%, h e t g e e n b e t e k e n t dat de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l in enig jaar niet m e e r dan 2 0 % v a n de u i t s t a a n d e s c h u l d m a g h e r f i n a n c i e r e n . Bij de h e r f i n a n c i e r i n g v a n één v a n de l e n i n g in eind 2 0 1 0 was hier r e e d s r e k e n i n g m e e g e h o u d e n . Op basis v a n de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 1 b e t e k e n t dit dat de n i e u w e l e n i n g m a x i m a a l € 4 , 7 miljoen mag bedragen. Wij adviseren

u om bij het mogelijk

zijn gezet in het treasurystatuut

aantrekken

alsmede

van externe

de wet

financiering

rekening

te houden

met de voorwaarden

zoals

uiteen

FIDO.

V e r d e r willen w i j u w i j z e n op a r t i k e l 9 lid 4 v a n het t r e a s u r y s t a t u u t , w a a r i n s t a a t o p g e n o m e n dat de g e m e e n t e bij m i n i m a a l 3 i n s t e l l i n g e n een o f f e r t e m o e t w o r d e n o p g e v r a a g d a l v o r e n s een f i n a n c i e r i n g w o r d t a a n g e t r o k k e n . Uit de p r a k t i j k blijkt dat s o m m i g e b a n k e n g e e n s c h r i f t e l i j k o f f e r t e s v e r s t r e k k e n , m a a r a l l e e n t e l e f o n i s c h . O m p r a g m a t i s c h e r e d e n e n a d v i s e r e n wij u o m deze t e l e f o n i s c h e c o r r e s p o n d e n t i e m e t de bank w e l s c h r i f t e l i j k vast te l e g g e n .

Pagina 10

EU ERNST &

2.2.4


YOUNG

Tussentijdse informatie inzake projecten grondexploitatie

De g e m e e n t e B l o e m e n d a a l h e e f t een a a n t a l p r o j e c t e n in het k a d e r v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e l o p e n . Deze p r o j e c t e n m a k e n qua b o e k w a a r d e o n g e v e e r 2 8 % uit v a n de b a l a n s t o t a a l v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l ( c i j f e r s j a a r r e k e n i n g 2 0 1 1 ) . I n d e t u s s e n t i j d s e r a p p o r t a g e s van de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l w o r d t e c h t e r geen s t a n d v a n z a k e n w e e r g e g e v e n t e n a a n z i e n v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e s . Gezien de r e l a t i e v e g r o t e o m v a n g t e n o p z i c h t e het b a l a n s t o t a a l en de h u i d i g e m a r k t o m s t a n d i g h e d e n is dit ons inziens o n g e w e n s t . Wij adviseren

u om in de tussentijdse

van zaken ten aanzien een rapportage organisatie gesignaleerd

zal worden

afgesproken te

rapportages

van de grondexploitaties.

hebben.

opgesteld,

waarin

om deze rapportages

een additioneel Verder

hebben

de actualisatie in januari

2013

hoofdstuk wij vernomen

op te nemen

van de exploitatie-opzetten te bespreken

inzake

dat er eind 2012 om mogelijke

de status

en financiële

voor de twee grootste

zijn opgenomen. attentie-

Wij hebben

en uitzoekpunten

stand projecten met de vroegtijdig

Pagina 1 1 Managementletter 2 0 1 2 Gemeente Bloemendaal

2.3 Inleiding

Automatisering

In dit h o o f d s t u k g a a n wij in op o n z e b e v i n d i n g e n m e t b e t r e k k i n g t o t de a u t o m a t i s e r i n g v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l a l s m e d e G e m e e n t e b e l a s t i n g e n K e n n e m e r l a n d Z u i d ( h i e r n a : G B K Z ) . In p a r a g r a a f 2 . 3 . 1 zullen wij i n g a a n op een a a n t a l m e e r a l g e m e n e v o o r de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l r e l e v a n t e ICT o n t w i k k e l i n g e n w a a r wij g r a a g uw a a n d a c h t op w i l l e n v e s t i g e n . V e r v o l g e n s zullen wij in p a r a g r a a f 2 . 3 . 4 . in d e t a i l i n g a a n op de b e v i n d i n g e n uit de EDP a u d i t w e r k z a a m h e d e n m e t b e t r e k k i n g t o t de a p p l i c a t i e GouwBelastingen.

Algemene IT-ontwikkelingen

2.3.1

A l g e m e n e IT o n t w i k k e l i n g e n

M o m e n t e e l zien wij de v o l g e n d e b e l a n g r i j k e o n t w i k k e l i n g e n o p het g e b i e d v a n a u t o m a t i s e r i n g w a a r v o o r w i j uw a a n d a c h t w i l l e n vragen: S l i m m e r i n z e t t e n v a n ICT en v e r d e r e d i g i t a l i s e r i n g ; •

Beveiliging v a n de m e t DigiD o n t s l o t e n k a n a l e n .

2.3.2

S l i m m e r i n z e t t e n v a n ICT en v e r d e r e d i g i t a l i s e r i n g

B i n n e n GBKZ zijn in de a f g e l o p e n j a r e n m e e r d e r e v e r b e t e r s l a g e n u i t g e v o e r d g e r i c h t op het s l i m m e r i n z e t t e n v a n ICT. Dit b e t r e f t o n d e r m e e r de m i g r a t i e naar een v i r t u e l e d e s k t o p o m g e v i n g , de r e a l i s a t i e v a n het ' t w i n - d a t a c e n t e r ' c o n c e p t en het g e b r u i k v a n g l a s v e z e l k a b e l v o o r het n e t w e r k . Deze n i e u w e t e c h n o l o g i e ë n v o r m e n de g r o n d s l a g v o o r h e t k u n n e n i n v o e r e n v a n n i e u w e c o n c e p t e n zoals ' B r i n g y o u r o w n d e v i c e ' en ' H e t N i e u w e W e r k e n ' . Het i n v o e r e n v a n B r i n g y o u r o w n d e v i c e en het i n v o e r e n v a n Het N i e u w e W e r k e n is op dit m o m e n t e e n o n t w i k k e l i n g die net g a a n d e is b i n n e n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l . Bring y o u r o w n d e v i c e is het c o n c e p t w a a r b i j m e d e w e r k e r s g e b r u i k m a k e n v a n ( c o m p u t e r ) a p p a r a t u u r die niet het e i g e n d o m is v a n uw o r g a n i s a t i e . Hierbij v a l t t e d e n k e n aan de i n z e t v a n e i g e n s m a r t p h o n e s of t a b i e t s . Het N i e u w e W e r k e n is een a n d e r e m a n i e r v a n w e r k e n en s a m e n w e r k e n , o n d e r s t e u n d d o o r de l a a t s t e t e c h n o l o g i e . H i e r d o o r zijn m e d e w e r k e r s niet m e e r a f h a n k e l i j k v a n h u n l o c a t i e o m w e r k z a a m h e d e n uit t e v o e r e n . Met v e r d e r e d i g i t a l i s e r i n g en b r e d e r e inzet v a n ICT m i d d e l e n , o n t s t a a n hier los v a n de o r g a n i s a t o r i s c h e p r o b l e m a t i e k v r a a g s t u k k e n op het g e b i e d v a n b e v e i l i g i n g en b e h e e r . Op w e l k e w i j z e g a r a n d e e r t uw o r g a n i s a t i e b i j v o o r b e e l d de b e v e i l i g i n g v a n g e g e v e n s die n a a r een m o b i l e d e v i c e w o r d t t o e g e h a a l d ?

Pagina 1 2

ËU ERNST &

YOUNG


En o p w e l k e m a n i e r w o r d e n g e g e v e n s v a n u i t uw o r g a n i s a t i e o n t s l o t e n , w a a r w o r d e n ze v e r v o l g e n s o p g e s l a g e n en w e l k e g r i p h e e f t u als o r g a n i s a t i e nog op d e z e g e g e v e n s ? V r a g e n die veelal n o g o n b e a n t w o o r d b l i j v e n z o n d e r a d e q u a t e a n a l y s e . Wij h e b b e n v a s t g e s t e l d dat b i n n e n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l een V P N o m g e v i n g is i n g e r i c h t . Met d e z e o m g e v i n g k u n n e n g e b r u i k e r s met h u n e i g e n d e v i c e s , zoals A n d r o i d t a b l e t s , t o e g a n g k r i j g e n t o t een a a n t a l a p p l i c a t i e s en w e b m a i l v a n de g e m e e n t e . Op de V P N - o m g e v i n g is h e t a f g e l o p e n j a a r een p e n e t r a t i e t e s t u i t g e v o e r d d o o r een e x t e r n e p a r t i j . Bij deze t e s t zijn de b e v e i l i g i n g s m a a t r e g e l e n in w e b a p p l i c a t i e s en in de i n f r a s t r u c t u u r b e o o r d e e l d . Wij h e b b e n het r a p p o r t d o o r g e n o m e n en d a a r u i t v a s t g e s t e l d dat de b e v e i l i g i n g s m a a t r e g e l e n a d e q u a a t zijn i n g e r i c h t en d a t er g e e n k r i t i s c h e b e v i n d i n g e n zijn g e c o n stateerd. Wij a d v i s e r e n u o m b i n n e n uw o r g a n i s a t i e het b e v e i l i g i n g s b e w u s t z i j n t e v e r h o g e n v a n m e d e w e r k e r s die m e t e i g e n devices w e r k e n . Wij h e b b e n n a m e l i j k v e r n o m e n dat het in het a f g e l o p e n j a a r is v o o r g e k o m e n d a t m e d e w e r k e r s g e v o e l i g e g e g e v e n s v a n de g e m e e n t e h e b b e n d o o r g e s t u u r d n a a r b i j v o o r b e e l d h u n p r i v é m a i l a d r e s ( e n v e r v o l g e n s naar h u n d e v i c e ) of g e g e v e n s b e s c h i k b a a r h e b b e n g e s t e l d via D r o p b o x . Dit s o o r t risico's kan s l e c h t s in b e p e r k t e m a t e , w o r d e n a f g e v a n g e n d o o r de t e c h n i e k . Om dit risico v o l l e d i g t e d e k k e n is het v a n b e l a n g dat m e d e w e r k e r s

h e t j u i s t e g e d r a g h a n t e r e n ; h i e r b i j is het v a n belang dat zij

zich v o l d o e n d e b e w u s t zijn v a n de risico's ( v o o r de o r g a n i s a t i e ) als g e g e v e n s op s t r a a t b e l a n d e n . Wij h e b b e n b e g r e p e n dat er v o o r v o l g e n d j a a r een beleid zal w o r d e n o p g e s t e l d v o o r h e t o m g a a n m e t B Y O D . Het beleid zal v e r v o l g e n s w o r d e n v e r t a a l d n a a r t r a i n i n g e n en sessies die zullen w o r d e n g e g e v e n a a n m e d e w e r k e r s . Ook zal h e t beleid w o r d e n g e b r u i k t o m , w a a r m o g e l i j k , v e r b e t e r i n g e n d o o r te v o e r e n in de t e c h n i s c h e b e v e i l i g i n g s m a a t r e g e l e n . Wij b e n a d r u k k e n u o m e r o p t o e te zien dat m e d e w e r k e r s c o n f o r m het BYOD beleid o m g a a n m e t g e g e v e n s v a n de o r g a n i s a t i e .

Pagina 13

=U ERNST &

Digi-D


YOUNG

2.3.3 Beveiliging van de met DigiD o n t s l o t e n k a n a l e n In een brief die u in f e b r u a r i 2 0 1 2 v a n de VNG h e e f t o n t v a n g e n w o r d t u g e a t t e n d e e r d op de k o r t g e l e d e n g e p u b l i c e e r d e 'ICTb e v e i l i g i n g s r i c h t l i j n v o o r w e b a p p l i c a t i e s ' v a n het N a t i o n a a l C y b e r S e c u r i t y C e n t r u m (NCSC). Deze r i c h t l i j n is t o t s t a n d g e k o m e n aan de h a n d v a n best p r a c t i c e s v a n het NCSC in s a m e n w e r k i n g m e t o n d e r a n d e r e Ernst & Y o u n g . L o g i u s h e e f t d e z e r i c h t l i j n t e r hand g e n o m e n en de ' N o r m I C T - b e v e i l i g i n g s a s s e s s m e n t s DigiD' a f g e k o n d i g d . Per eind 2 0 1 3 m o e t e n g e m e e n t e n een r a p p o r t o p l e v e r e n aan Logius w a a r i n ze v e r a n t w o o r d i n g a f l e g g e n o v e r de n o r m . De n o r m m o e t w o r d e n g e t o e t s t d o o r u w E D P - a u d i t o r . Uit het gesprek m e t de s y s t e e m b e h e e r d e r h e b b e n w i j v e r n o m e n d a t het op o r d e h e b b e n v a n de b e v e i l i g i n g v a n de w e b a p p l i c a t i e s als een b e l a n g r i j k a a n d a c h t s p u n t w o r d t g e z i e n v a n de g e m e e n t e n . Z o g e l d t d a t het a f g e l o p e n j a a r d o o r een e x t e r n e p a r t i j t e s t w e r k z a a m h e d e n zijn u i t g e v o e r d g e r i c h t op de ' h a c k b a a r h e i d ' v a n de w e b a p p l i c a t i e s . De c o n c l u s i e die d a a r u i t n a a r v o r e n k w a m is dat de b e v e i l i g i n g a d e q u a a t was i n g e r i c h t . O m t e v o l d o e n aan de ICT b e v e i l i g i n g s r i c h t l i j n g e l d t dat de o r g a n i s a t i e nog wel aan het i n v e n t a r i s e r e n is w e l k e w e b a p p l i c a t i e s m o e t e n v o l d o e n aan de ICT b e v e i l i g i n g s r i c h t l i j n en w e l k e a d d i t i o n e l e s t a p p e n d a a r b i j m o e t e n w o r d e n g e z e t o m d a a r m e e a a n d e eisen t e v o l d o e n . Wij adviseren u op korte termijn gebied van informatiebeveiliging Op deze manier

bent u tijdig

vast re laten stellen in hoeverre uw gemeente nu al voldoet aan de geldende normen en welke maatregelen nog moeten worden genomen om het beveiligingsniveau te

voorbereid

om uw EDP auditor

te tonen

dat adeguate

beveiligingsmaatregelen

zijn

op het verbeteren.

getroffen.

Pagina 1 4

Ë!l ERNST &

2.3.4

IT-audit w e r k z a a m h e d e n

YOUNG


Bevindingen IT audit w e r k z a a m h e d e n

In deze p a r a g r a a f h e b b e n wij de b e l a n g r i j k s t e b e v i n d i n g e n o p g e n o m e n naar a a n l e i d i n g v a n de d o o r ons v e r r i c h t e w e r k z a a m heden naar de IT b e h e e r s i n g . H i e r b i j h e b b e n wij het w i j z i g i n g s b e h e e r en de l o g i s c h e t o e g a n g s b e v e i l i g i n g v a n de a p p l i c a t i e G o u w B e l a s t i n g e n b e o o r d e e l d . Ook zijn wij n a g e g a a n w e l k e m a a t r e g e l e n de o r g a n i s a t i e h e e f t i n g e r i c h t t e r w a a r b o r g i n g v a n de c o n t i n u ï t e i t van de g e g e v e n s v e r w e r k i n g . Per b e v i n d i n g h e b b e n wij a a n g e g e v e n w e l k r i s i c o de g e m e e n t e l o o p t en w a t o n z e a a n b e v e l i n g is v o o r het r e d u c e r e n v a n het r i s i c o . Wijzigingsbeheer Het d o o r v o e r e n v a n w i j z i g i n g e n , zoals releases en p a t c h e s , in de a p p l i c a t i e G o u w b e l a s t i n g e n m o e t b e h e e r s t v e r l o p e n o m zo de a d e q u a t e w e r k i n g v a n d e z e a p p l i c a t i e t e w a a r b o r g e n . Op basis v a n o n z e u i t g e v o e r d e d e e l w a a r n e m i n g e n h e b b e n w i j v a s t g e s t e l d dat w i j z i g i n g e n in de a p p l i c a t i e op een b e h e e r s t e w i j z e w o r d e n d o o r g e v o e r d en dat d a a r b i j v o l d o e n d e a a n d a c h t w o r d t b e s t e e d aan o n d e r m e e r t e s t w e r k z a a m h e d e n en het a c c o r d e r e n v a n de w i j z i g i n g . Wij o n d e r s c h r i j v e n h e t b e l a n g v a n het b e h e e r s t d o o r v o e r e n van w i j z i g i n g e n in de a p p l i c a t i e s . Logische toegangsbeveiliging I

Het doel van l o g i s c h e t o e g a n g s b e v e i l i g i n g is het z o r g d r a g e n t o t t o e g a n g t o t de a p p l i c a t i e s is b e p e r k t t o t d a a r t o e g e a u t o r i -

I

s e e r d e p e r s o n e n en dat r e c h t e n in de a p p l i c a t i e s c o n f o r m h e t ' n e e d - t o - k n o w ' p r i n c i p e zijn i n g e r i c h t . Authenticatievereisten

Ë Wij h e b b e n v a s t g e s t e l d dat de a u t h e n t i c a t i e v e r e i s t e n o p z o w e l a p p l i c a t i e - als n e t w e r k n i v e a u op v o l d o e n d e w i j z e zijn i n g e r i c h t . I Hierbij w o r d e n o n d e r m e e r eisen g e s t e l d a a n een m i n i m a l e w a c h t w o o r d l e n g t e , het v e r p l i c h t p e r i o d i e k w i j z i g e n v a n het w a c h t I

w o o r d en het n i e t k u n n e n h e r g e b r u i k e n v a n v o o r g a a n d w a c h t w o o r d e n . Wij o n d e r s c h r i j v e n het b e l a n g v o o r het i n r i c h t e n v a n

I

a d e q u a t e a u t h e n t i c a t i e v e r e i s t e n v o o r het v e r k r i j g e n v a n t o e g a n g t o t het n e t w e r k en t o t a p p l i c a t i e s . Gebruikersbeheer

I Ten a a n z i e n v a n h e t b e h e e r v a n g e b r u i k e r s h e b b e n wij v a s t g e s t e l d dat het t o e k e n n e n en m u t e r e n v a n r e c h t e n v a n g e b r u i k e r s I

a d e q u a a t v e r l o o p t . V o o r m e d e w e r k e r s die de o r g a n i s a t i e v e r l a t e n h e b b e n wij e c h t e r v a s t g e s t e l d d a t h i e r v a n g e e n m e l d i n g

I

w o r d t g e m a a k t r i c h t i n g de a p p l i c a t i e b e h e e r d e r . Het g e v o l g is dat r e c h t e n v a n m e d e w e r k e r s die de o r g a n i s a t i e h e b b e n v e r l a t e n

I

niet a l t i j d tijdig w o r d e n v e r w e r k t in G o u w B e l a s t i n g e n .


Wij h e b b e n als c o m p e n s e r e n d e m a a t r e g e l v a s t g e s t e l d dat p e r i o d i e k een lijst m e t u i t g e g e v e n r e c h t e n p e r g e b r u i k e r w o r d t g e c o n t r o l e e r d en w a a r m o g e l i j k c o r r e c t i e s w o r d e n u i t g e v o e r d . U i t g a a n d e v a n h e t b e p e r k t a a n t a l g e b r u i k e r s b i n n e n de a p p l i c a t i e w o r d t het r i s i c o , w a a r b i j een a c c o u n t v a n een e x - m e d e w e r k e r d o o r e e n a n d e r e m e d e w e r k e r w o r d t g e b r u i k t o m f u n c t i e s c h e i d i n g t e d o o r b r e n g e n , lager. Wel a d v i s e r e n wij u e r o p t o e t e zien d a t uit d i e n s t m e l d i n g e n d o o r het a f d e l i n g s h o o f d t i j d i g w o r d e n d o o r g e g e v e n a a n de a p p l i c a t i e b e h e e r d e r z o d a t dit t i j d i g kan w o r d e n v e r w e r k t in G o u w B e l a s t i n g e n . Back-up en herstel Wij h e b b e n v a s t g e s t e l d dat g e g e v e n s in de a p p l i c a t i e G o u w B e l a s t i n g e n zijn o p g e n o m e n in de b a c k - u p c y c l u s . H i e r b i j g e l d t dat elke v r i j d a g een f u l l b a c k - u p en m a a n d a g t o t en m e t d o n d e r d a g een d i f f e r e n t i a l b a c k - u p ( w i j z i g i n g e n s i n d s de l a a t s t g e m a a k t e full b a c k - u p ) w o r d t g e d r a a i d . Wij h e b b e n g e c o n s t a t e e r d dat alle g e g e v e n s op t w e e l o c a t i e s ( O v e r v e e n en B r o u w e r s k o l k ) w o r d e n o p g e s l a g e n . H i e r d o o r kan in geval v a n c a l a m i t e i t w o r d e n o v e r g e s c h a k e l d n a a r de a n d e r e l o c a t i e o m zo de b e s c h i k b a a r h e i d t e w a a r b o r g e n . D a a r n a a s t h e b b e n wij v a s t g e s t e l d dat i n d i e n b a c k - u p s niet j u i s t h e b b e n g e l o p e n , dit w o r d t g e r e g i s t r e e r d in het b a c k - u p l o g b o e k en v i n d t o p v o l g i n g plaats d o o r de s y s t e e m b e h e e r d e r . V e r d e r h e b b e n wij g e c o n s t a t e e r d dat b a c k - u p s m i n i m a a l é é n t o t t w e e keer per j a a r w o r d e n g e t o e t s t op j u i s t h e i d en v o l l e d i g h e i d d o o r d e z e t e r u g t e z e t t e n n a a r e e n t e s t o m g e v i n g . Wij adviseren Digitaliseringsbenchmark

2.3.5

u om resultaten

uit deze controle

te documenteren

voor

controledoeleinden.

Digitaliseringsbenchmark

Sinds 2 0 0 6 b e o o r d e e l t Ernst & Y o u n g j a a r l i j k s de v o l w a s s e n h e i d v a n de d i g i t a l e d i e n s t v e r l e n i n g v a n alle 4 1 5 N e d e r l a n d s e g e m e e n t e n . Per g e m e e n t e is o n d e r z o c h t in w e l k e m a t e de b u r g e r i n t e r a c t i e f p r o d u c t e n kan a f n e m e n . V e r d e r zijn a n d e r e b e l a n g r i j k e a s p e c t e n v a n d i g i t a l e d i e n s t v e r l e n i n g o n d e r z o c h t zoals de e f f e c t i v i t e i t v a n de z o e k m a c h i n e , de r e s p o n s e v a n g e m e e n t e n op e-mail en het g e b r u i k v a n DigiD. De g e m e e n t e B l o e m e n d a a l s c o o r t t e n a a n z i e n v a n de d i g i t a l i s e r i n g van b u r g e r p r o d u c t e n h o g e r dan de g e m i d d e l d e g e m e e n t e . Dit geldt niet v o o r de e f f e c t i v i t e i t v a n de z o e k m a c h i n e . De g e m e e n t e h e e f t e e n m i n d e r e s c o r e b e h a a l d t e n a a n z i e n v a n het r e a g e r e n o p v r a g e n via e - m a i l . De g e m e e n t e z o u h a a r d i e n s t v e r l e n i n g k u n n e n v e r b e t e r e n d o o r de e f f e c t i v i t e i t v a n de zoekm a c h i n e t e o p t i m a l i s e r e n . In de b i j g a a n d e g r a f i e k p r e s e n t e r e n w i j de r e s u l t a t e n v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l in r e l a t i e t o t de b u u r g e m e e n t e n H a a r l e m m e r l i e d e & S p a a r n w o u d e , H e e m s t e d e en Z a n d v o o r t .

Pagina 1 6

=U ERNST &

3

Managementletter 2012

YOUNG


-i

2,75 2

5

2,302

5

;

,88

2.00

I Bloemendaal

.

2,36

" 0

2,468

.27

2.25

2,32

2,31

1 I I I 2

1

™

2,00 2.059

2

_

Haarlemmerliedeen

2

Heemstede

,

0 0

Zandvoort

'

_

2,281 2,13

Landelijk gemiddelde

Spaarnwoude • Gem. volwassenheid producten Gem. volwassenheid e-mail response

Gem. volwassenheid zoekmachine Gem. volwassenheid digitaal loket

V e r d e r is o n d e r z o c h t of g e m e e n t e n het g e b r u i k v a n het d i g i t a l e l o k e t s t i m u l e r e n d o o r p r i j s d i f f e r e n t i a t i e t e h a n t e r e n t e n o p z i c h t e van de r e g u l i e r e k a n a l e n zoals het f y s i e k e l o k e t . L a n d e l i j k g e z i e n is de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l op dit o n d e r w e r p g e e n v o o r l o p e r . De b u r g e r b e t a a l t v o o r e e n u i t r e k s e l uit de GBA a a n h e t f y s i e k e l o k e t € 9 , 0 5 , n e e m t de b u r g e r d i t z e l f d e p r o d u c t af via de w e b s i t e dan kost dit € 9 , 5 5 . S l e c h t s 15% v a n de N e d e r l a n d s e g e m e e n t e n b i e d t o n l i n e e e n u i t t r e k s e l GBA g o e d k o p e r a a n dan via het f y s i e k e k a n a a l . De g e m e e n t e is w e l een v o o r l o p e r op de i m p l e m e n t a t i e v a n de w e b r i c h t l i j n e n . De w e b s i t e v a n de g e m e e n t e b e s c h i k t dan o o k o v e r het 3 s t e r r e n d r e m p e l v r i j k e u r m e r k .

03 2 CU CU _ o rz CO i

ro

c

€ £

OJ

QJ

QJ 00 ai £

OJ

E O f\J O

c •5 o r\j

a>

o i_ + J

c O u CP _c

ro

£ c

CU

ik I

c

cu

c OJ ^3 ja QJ

Cf cf E E 5 ro QJ Cf ' N

T

>

rz Cf cf c =5 O QJ O O 3 N cu c <| ro C O CU t_ QJ 01 QJ h -O c > O u ro Cf "O — CU ZJ E -c ro T3 C T 'E QJ QJ TD 9 = je Q J

c

Q

C

S

Cf E T3 C .— >

00

ro

>

1 7 5

0) Cf O _rz

'o

CU

•a CL

o

QJ

t OJ CCf cQ=J cu ai ro -£Z ' C Q J QJ ro ' Q J Cf

cu E OU Cu ~tn (M — KI Q J 1—1 QJ O) C E rxi E O) QJ Cf "O CQ O

c

c CD •+-" c _3 CL 00 u 03 "O c ro <

CU J£ CU N c

ro

<

QJ

c

QJ

> 00 c 0J ^

CJ < 0 O C ro Cf .t=

E

1

-

oj .5 • Cf 32 = jir. 2f 1 OJ QJ

(0

c

00 'co

er >

co

-XL Q) JZ

<*J

cz

c rz

0 ro 0 > >

"O rc O CU QJ

0)

QJ

cu

—

E CU > O) c CU Cf Cu n aj cf rCU

ro

% iC L l_ QJ

c 'cu C CU te CU Cf

n c cu E ro - a ro

>

O Cl CL ro

OJ

ü

cu Cf cu

JC

iA tz >

1—

— 'QJ J Z

0

JZ>

.ET

CU

u

c nj > O" c

N C O > ui

JZ, 1

5 s

"S QJ

1

-p

— t

0 0

J2

c ^C ro JC i_ <_> ro Q J m > > J Z

CT

ro

'~-

m c ro nj > c O O i_ QJ C O cu CO E vO

rij ro

fD

II

QJ

UJ O

cu TO

rc O u Cf c

C Ou Cf

TZ

OJ

ru > C P 00 QJ . c QJ «

Z5

(/)

QJ

1

QJ

cu O

ro

QJ

c o l_) Cf .E e

03

§ -rc 0 u O T3 rc >

TZ

cu K

c cu JQ
QJ

~ S

= E £ o ro E < '(/>00

JZ

QJ

T—1

T3 'l/l

pn

'c CL) J£ CD l_ L.

u. O O

c

Cf

O ^s: TQOJ " ru O) ~ CU Cu > e QJ QJ QJ = S > QJ ro CU c ° CU

3

>

5

n

E w

ro eu 2 O

O

QJ

QJ

"a — ro * J

QJ ra

ai c: CP

C C

O CM

an

r-t (D O * CM "JE

l

QJ

"O O 'c 4— E
o E o> 9 - r S QJ QJ -o -c: LD CL ro j - . ro ro T au ru E O CP L. •— O C QJ T3 :=* * cu E - CU > CU c ro 13 ï s ro ro > C L Cf QJ i/i c OJ — QJ t. 0 J O C 63» QJ CU LO e

(M

c

aarreken

QJ >

CU

-*—> - Q

ing van d

O 'ro

I J

—

der

-li

.

C O cu CU j _"O

(\J _

ke

a

ro ro

ingi

:

L_

LOul 1de

CP T3 I_ C "O O C fD O c o
TJ rz O i_ CU TZ na

E o c cu rvi :— '-^ QJ aj ro X3 .y O 4—> c 'rz to IT) ZJ QJ > E OJ > OJ

OJ

ro' > co £ ro O J tip ^

CU -C Cf — i rz 0 O

kc

QJ

1|i

cu O N

1 ,

kei

0

aj _o r= s rjj N ri . 2 , QJ C U -<= O Ü c

J Z

afw

c

gd

0J C P

rag

rJJ

rek en

c -Lr _ O OJ é £ O Cf ™ •E o. oo ro co ë

re

rz'

jidel ijkh ed

Cf Q_

O O r\j

leg

e

uitontvar

T3 r\j

alve eei

cu

cu Q

KI

ge

CU

IS

O (M

3

•- E •4—»

1

d> -*->

c?8 £ CM -S "O ~ o 5 C «4—

n>

<

CL

OJ

T3 c

_CU =

3 N

—,

O* (O

CD


Bijlage 1

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen

Bevinding 1

Opzet van interne c o n t r o l e m a a t r e g e l e n i n z a k e

Afdeling

Alle

a a n b e s t e d i n g e n niet afdoende J a a r van constatering

2012

K a n s op v o o r d o e n risico

Middel

Proces

Aanbestedingen

O m v a n g risico

Middel

B e v i n d i n g of c o n s t a t e r i n g

Advies/aanvullende werkzaamheden

Bevinding

Advies

en/of

constatering

De m e d e w e r k e r v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e h e e f t m i d d e l s e e n d e e l w a a r -

Wij a d v i s e r e n u de s e l e c t i e v a n de d e e l w a a r n e m i n g in t e s t e k e n v a n a f

n e m i n g b e o o r d e e l d of er aan het i n k o o p b e l e i d v a n de g e m e e n t e is v o l d a a n .

c r e d i t e u r e n > € 1 5 K en dit op te n e m e n in h e t A O / I C p l a n .

De d e e l w a a r n e m i n g is o p g e s t e l d v a n u i t alle c r e d i t e u r e n f a c t u r e n en b e t r e f f e n v e e l a l i n k o p e n < € 1 5 K . In het i n k o o p b e l e i d w o r d e n eisen g e s t e l d v o o r i n k o p e n v a n a f € 1 5 K , w a a r d o o r er in de d e e l w a a r n e m i n g o n v o l d o e n d e w a a r n e m i n g e n worden uitgevoerd. Risico/gevolg Het r i s i c o is d a t er i n k o p e n p l a a t s v i n d e n die niet v o l d o e n a a n het i n k o o p b e l e i d .

Noodzakelijke

actie in het kader

van de jaarrekeningcontrole

2012

U i t v o e r e n v a n een a a n v u l l e n d e c o n t r o l e o p c r e d i t e u r e n f a c t u r e n > 1 5 K o m t e b e o o r d e l e n of er a a n het i n k o o p b e l e i d is v o l d a a n .

Pagina 2 0 Managementletter 2012 Gemeente Bloemendaal

Bijlage 1

Bevinding 2

S e l e c t i e c o n t r o l e m a s s a i n z a k e inkopen niet

Afdeling

Financiën

afdoende J a a r van constatering

2012


Laag

Proces

Inkopen en b e t a a l o r g a n i s a t i e

O m v a n g risico

Middel



Bevinding

Advies

en/of

constatering

De m e d e w e r k e r v a n v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e h e e f t m i d d e l s een d e e l -

Wij a d v i s e r e n u de s e l e c t i e v a n de d e e l w a a r n e m i n g v o o r het b e t a l i n g s -

w a a r n e m i n g b e o o r d e e l d of de a u t o r i s a t i e s in het p r o c e s b e t a l i n g s v e r k e e r

v e r k e e r v a n u i t de d a a d w e r k e l i j k u i t g e v o e r d e b e t a l i n g e n t e s e l e c t e r e n en

aanwezig zijn.

dit op t e n e m e n in het A O / I C p l a n .

De w a a r n e m i n g e n zijn w i l l e k e u r i g g e s e l e c t e e r d uit b e t a l i n g s v o o r s t e l l e n , w e l k e in de b e t r e f f e n d e m a p p e n bij f i n a n c i ë n a a n w e z i g z i j n . De s e l e c t i e v a n de d e e l w a a r n e m i n g d i e n t e c h t e r p l a a t s te v i n d e n in e e n v o o r a f g e ï d e n t i f i c e e r d e p o p u l a t i e , w a a r n a m e t e e n v a s t i n t e r v a l een s e l e c t i e kan w o r d e n g e m a a k t v o o r de d e e l w a a r nemingen. f?/s/co/gevo/g

Noodzakelijke

H e t r i s i c o is d a t er b e t a l i n g e n p l a a t s v i n d e n w e l k e niet v o l d o e n aan de v e r e i s t e

Geen.

autorisatie.

actie in het kader


2012


Bijlage 1

Bevinding 3

G e e n z i c h t b a r e c o n t r o l e op l e g e s t a r i e v e n

Afdeling

Burgerzaken


Laag

O m v a n g risico

Middel

burgerzaken J a a r van constatering

2012

Proces

Burgerzaken



Bevinding

Advies

en/of

constatering

Er v i n d t g e e n z i c h t b a r e c o n t r o l e p l a a t s op de i n v o e r v a n de l e g e s t a r i e v e n in h e t

Z i c h t b a r e g e c o n t r o l e e r d e i n v o e r c o n t r o l e d o o r een t w e e d e m e d e w e r k e r

k a s s a s y s t e e m bij b u r g e r z a k e n .

d i r e c t na het i n v o e r e n v a n de n i e u w e l e g e s t a r i e v e n .

Risico/gevolg

Noodzakelijke

Indien e r g e e n i n v o e r c o n t r o l e p l a a t s v i n d t op d e l e g e s t a r i e v e n , k u n n e n f o u t i e v e

Geen ( m e d e w e r k e r v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e h e e f t a c h t e r a f de

t a r i e v e n in r e k e n i n g w o r d e n g e b r a c h t , w a a r d o o r o p b r e n g s t e n o n v o l l e d i g / o n j u i s t

j u i s t h e i d v a n de t a r i e v e n r e e d s v a s t g e s t e l d ) ,

z i j n . Dit r i s i c o w o r d t v e r m i n d e r d d o o r d a t de m e d e w e r k e r v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e de j u i s t h e i d v a n t a r i e v e n in zijn w e r k z a a m h e d e n h e e f t o p g e n o m e n , e c h t e r de c o n t r o l e v a n d e z e t a r i e v e n h e e f t pas p l a a t s g e v o n d e n in het d e r d e kwartaal van 2 0 1 2 .

actie in het kader


2012


Bijlage 1

Bevinding 4

R e s e t f u n c t i e op k a s s a - s y s t e e m

Afdeling

Burgerzaken

J a a r van constatering

2012


Middel

Proces

Burgerzaken

O m v a n g risico

Lager



Bevinding

Advies

en/of

constatering

Het k a s s a s y s t e e m bij b u r g e r z a k e n is d e r m a t e v e r o u d e r d w a a r d o o r de o m z e t

Wij a d v i s e r e n u o m de s l e u t e l , w e l k e in het h u i d i g e k a s s a s y s t e e m

m o g e l i j k n i e t v o l l e d i g is vast t e s t e l l e n . Er zit e e n r e s e t f u n c t i e op de kassa

a a n w e z i g is, a p a r t te b e w a r e n d o o r m e d e w e r k e r s die g e e n g e b r u i k m a k e n

w a a r d o o r g e g e v e n s p e r m a n e n t v e r w i j d e r d k u n n e n w o r d e n en niet z i c h t b a a r zijn

van het kassasysteem.

op de o m z e t s t r o k e n v a n het k a s s a s y s t e e m . De r e s e t f u n c t i e w e r k t m e t een s l e u t e l , e c h t e r is die t e allen t i j d e a a n w e z i g in de kassa. Risico/gevolg

Noodzakelijke

Het r i s i c o b e s t a a t d a t c o n t a n t e g e l d e n v a n g e m a a k t e t r a n s a c t i e s w o r d e n o n t -

Geen.

v r e e m d z o n d e r dat dit op e n i g e r w i j z e w o r d t g e c o n s t a t e e r d en zo de o m z e t n i e t v o l l e d i g w o r d t v e r a n t w o o r d . Dit risico w o r d t g r o t e n d e e l s o n d e r v a n g e n d o o r de g e m a a k t e g e l d - g o e d e r e n b e w e g i n g v o o r de v o o r n a a m s t e d o c u m e n t e n s t r o m e n ( r i j b e w i j z e n , p a s p o o r t e n e . d . ) . V o o r a n d e r e s t r o m e n , b i j v o o r b e e l d h u w e l i j k e n , is er g e e n a n a l y s e a a n w e z i g van v e r k o c h t e en a f g e s l o t e n h u w e l i j k e n , w a a r d o o r het r i s i c o b e s t a a t d a t , i n d i e n c o n t a n t a f g e r e k e n d , de g e l d e n w o r d e n o n t v r e e m d en de kassa w o r d t g e r e s e t .

actie in het kader van de jaarrekeningcontrole

2012


Bijlage 1

Bevinding 5

G e e n doorlopende n u m m e r i n g p a r k e e r t e l s t r o k e n

Afdeling

Financiën

J a a r van constatering

2012


Middel

Proces

Parkeergelden

O m v a n g risico

Middel



Bevinding

Advies

en/of

constatering

De c o n t a n t e g e l d s t r o o m i n z a k e p a r k e e r l e g e s w o r d e n v e r z o r g d d o o r e e n d e r d e

Wij a d v i s e r e n u o m de d o o r l o p e n d e n u m m e r i n g v a n de p a r k e e r s t r o k e n ,

p a r t i j ( B r i n k s ) , w e l k e p e r i o d i e k de p a r k e e r m e t e r s l e d i g t en de p a r k e e r s t r o k e n /

v a n alle p a r k e e r a u t o m a t e n , t e c o n t r o l e r e n o m de v o l l e d i g h e i d v a n de

o p b r e n g s t g e g e v e n s a f l e v e r t bij de g e m e e n t e . Deze o p b r e n g s t e n w o r d e n b i j g e -

afstortingen zelfstandig te kunnen beoordelen.

h o u d e n en g e c o n t r o l e e r d d o o r de g e m e e n t e , e c h t e r w o r d t er g e e n a a n s l u i t i n g g e m a a k t t u s s e n de v e r s c h i l l e n d e t e l s t r o k e n , w e l k e o p l o p e n d g e n u m m e r d w o r d e n bij e l k e l e d i g i n g v a n elke p a r k e e r a u t o m a a t . Risico/gevolg

Noodzakelijke

H e t r i s i c o b e s t a a t d a t niet alle a f s t o r t i n g e n t e r e c h t k o m e n bij de g e m e e n t e ,

Stel een o v e r z i c h t op o v e r 2 0 1 2 v a n p a r k e e r s t r o k e n , v a n alle p a r k e e r -

actie in het kader


2012

o m d a t de d o o r l o p e n d e n u m m e r i n g v a n de p a r k e e r s t r o k e n v a n de p a r k e e r m e t e r s

m e t e r s , w a a r i n de d o o r l o p e n d e n u m m e r i n g v a n de p a r k e e r s t r o k e n is

niet w o r d e n g e c o n t r o l e e r d . Het risico bestaat dat de o m z e t n i e t v o l l e d i g w o r d t

g e c o n t r o l e e r d en de c u m u l a t i e v e o p b r e n g s t e n zijn a a n g e s l o t e n m e t de

verantwoord.

financiële administratie.


Bijlage 2

Bevinding 5

G e e n z i c h t b a r e c o n t r o l e l e g e s t a r i e v e n in S q u i t -

Afdeling

Bouwzaken

XO J a a r van constatering

2011

K a n s op v o o r d o e n r i s i c o

Laag

Proces

Bouwzaken

O m v a n g risico

Middel

Bevinding of c o n s t a t e r i n g


Bevinding

Advies

en/of

constatering

Er v i n d t g e e n z i c h t b a r e c o n t r o l e plaats op de i n v o e r v a n de l e g e s t a r i e v e n in

Z i c h t b a r e g e c o n t r o l e e r d e i n v o e r c o n t r o l e d o o r een t w e e d e m e d e w e r k e r

Squit XO.

d i r e c t na het i n v o e r e n v a n d e n i e u w e l e g e s t a r i e v e n .

f?/s/co/gevo/g

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole

Indien er g e e n i n v o e r c o n t r o l e p l a a t s v i n d t op de l e g e s t a r i e v e n , k u n n e n f o u t i e v e

Geen.

t a r i e v e n in r e k e n i n g w o r d e n g e b r a c h t , w a a r d o o r o p b r e n g s t e n o n v o l l e d i g z i j n .

2012

II

Pagina 2 5

ÊÜ ERNST &

YOUNG


Bijlage 1

Bevinding 6

Volledigheid a a n b e s t e d i n g e n niet geheel

Afdeling

gewaarborgd J a a r van constatering

2011


Proces

Aanbestedingen

O m v a n g risico



Bevinding

Advies

en/of

constatering

V a n w e g e h e t o n t b r e k e n v a n een c o n t r a c t e n r e g i s t e r is de v o l l e d i g h e i d v a n de aan

D o o r het i n v o e r e n v a n een c o n t r a c t e n r e g i s t e r w o r d t b e t e r i n z i c h t

t e b e s t e d e n p r o j e c t e n / c o n t r a c t e n niet v o l l e d i g g e w a a r b o r g d . V o o r de g r o o t s t e

g e b o d e n in d e v o l l e d i g h e i d v a n de a a n t e b e s t e d e n p r o j e c t e n / c o n t r a c t e n .

c o n t r a c t e n is h e t r i s i c o o n d e r v a n g e n v a n w e g e de a a n w e z i g h e i d v a n de

Wij a d v i s e r e n u o m een c o n t a c t e n r e g i s t e r in t e v o e r e n .

i n k o o p k a l e n d e r v a n S t i c h t i n g RIJK.

Risico/gevolg

Noodzakelijke

Het r i s i c o b e s t a a t d a t er d o s s i e r s a a n w e z i g zijn die n i e t zijn a a n b e s t e e d , t e r w i j l

V o o r a a n v a n g e i n d e j a a r s c o n t r o l e d i e n t er een b e o o r d e l i n g o p het

d a t w e l had g e m o e t e n .

c r e d i t e u r e n b e s t a n d u i t g e v o e r d t e w o r d e n . G r o t e saldi per c r e d i t e u r d i e n t

actie in het kader


2012

n a d e r o n d e r z o c h t t e w o r d e n of a a n h e t f i n g e r e n d e a a n b e s t e d i n g s b e l e i d ( z o w e l i n t e r n e als e x t e r n ) is v o l d a a n .

CM

O* CU

CD

O


Bijlage 3

Reikwijdte en controleaanpak Reikwijdte werkzaamheden In het k a d e r v a n de d o o r de r a a d aan o n s v e r s t r e k t e o p d r a c h t t o t c o n t r o l e v a n de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 2 v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l b r e n g e n wij u h i e r b i j v e r s l a g uit v a n de b e l a n g r i j k s t e b e v i n d i n g e n en a a n b e v e l i n g e n n a a r a a n l e i d i n g v a n de t u s s e n t i j d s e c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n , die wij o n l a n g s h e b b e n u i t g e v o e r d . Bij de j a a r r e k e n i n g c o n t r o l e m a k e n wij m e d e g e b r u i k v a n de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en het d a a r v a n d e e l u i t m a k e n d e s y s t e e m van i n t e r n e c o n t r o l e v a n uw g e m e e n t e . In dit v e r b a n d h e b b e n w i j de o p z e t en b e s t a a n v a n de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e op een a a n t a l d o o r ons n o o d z a k e l i j k g e a c h t e p u n t e n o n d e r z o c h t . Wij w i j z e n u e r o p dat o n z e c o n t r o l e niet was g e r i c h t op het v o r m e n v a n een o o r d e e l o v e r de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e als z o d a n i g . De in d e z e m a n a g e m e n t l e t t e r o p g e n o m e n b e v i n d i n g e n k u n n e n dan o o k n i e t als l i m i t a t i e f w o r d e n b e s c h o u w d . O n z e w e r k z a a m h e d e n zijn e r o p g e r i c h t een o o r d e e l t e k u n n e n g e v e n o v e r de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 2 v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l . Ze zijn niet p r i m a i r g e r i c h t op het o p s p o r e n v a n f r a u d e s of o n r e g e l m a t i g h e d e n in uw o r g a n i s a t i e . De b e v i n d i n g e n in deze b r i e f zijn d a a r o m b e p e r k t t o t de p u n t e n die v o o r t v l o e i e n uit de d o o r ons u i t g e v o e r d e w e r k z a a m h e d e n . Indien onze w e r k z a a m h e d e n a a n w i j z i n g e n h e b b e n o p g e l e v e r d v o o r o p g e t r e d e n f r a u d e s of o n r e g e l m a t i g h e d e n , d a n h e b b e n wij u d a a r o v e r onmiddellijk gerapporteerd. Bij o n z e c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n h e b b e n w i j als u i t g a n g s p u n t de d o o r de r a a d v a s t g e s t e l d e t o l e r a n t i e s g e h a n t e e r d . De raad h e e f t o n s d a a r b i j o p g e d r a g e n o m bij o n z e o o r d e e l s v o r m i n g en r a p p o r t e r i n g uit te g a a n v a n de h i e r n a v e r m e l d e g o e d k e u r i n g s en r a p p o r t e r i n g s t o l e r a n t i e .


Bijlage 3

F o u t e n in de j a a r r e k e n i n g

< 1%

> 1 % < 3%

-

< 3%

>3% < 1 0 %

> 10%

> 3%

(% l a s t e n ) O n z e k e r h e d e n in de

-

c o n t r o l e (% l a s t e n ) Op basis v a n de b e g r o t i n g 2 0 1 2 v a n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l b e t e k e n e n b o v e n g e n o e m d e p e r c e n t a g e s dat een t o t a a l b e d r a g aan f o u t e n in de j a a r r e k e n i n g v a n c i r c a € 3 8 2 . 0 0 0 en een t o t a a l v a n o n z e k e r h e d e n v a n € 1 . 1 4 6 . 0 0 0 de g o e d k e u r e n d e s t r e k k i n g van de c o n t r o l e v e r k l a r i n g niet zullen a a n t a s t e n . De r a p p o r t e r i n g s t o l e r a n t i e is, zoals m e t u o v e r e e n g e k o m e n , g e s t e l d op € 2 0 0 . 0 0 0 . O n z e c o n t r o l e r i c h t zich t e v e n s op de g e t r o u w h e i d en r e c h t m a t i g h e i d v a n de i n f o r m a t i e in de S i S a - b i j l a g e v a n de j a a r r e k e n i n g . V o o r SiSa gelden s p e c i f i e k v o o r g e s c h r e v e n r a p p o r t e r i n g s t o l e r a n t i e s die veelal lager zijn d a n u w r a p p o r t e r i n g s t o l e r a n t i e v a n € 2 0 0 . 0 0 0 . Wij passen d e z e v o o r g e s c h r e v e n S i S a - t o l e r a n t i e s e v e n e e n s op c o r r e c t e w i j z e t o e .

Controleaanpak In o v e r e e n s t e m m i n g m e t de w e t

1

r e s u l t e e r t o n z e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e in het a f g e v e n v a n e e n c o n t r o l e v e r k l a r i n g z o w e l m e t

b e t r e k k i n g t o t de r e c h t m a t i g h e i d v a n het f i n a n c i e e l b e h e e r ( w o r d e n de f i n a n c i ë l e b e h e e r s h a n d e l i n g e n c o n f o r m de van t o e p a s s i n g zijnde w e t - en r e g e l g e v i n g v e r r i c h t ) als m e t b e t r e k k i n g t o t de g e t r o u w h e i d ( h e t g e t r o u w e beeld v a n de f i n a n c i ë l e p o s i t i e en het saldo v a n de b a t e n en l a s t e n ) . Onze c o n t r o l e valt g l o b a a l u i t e e n in een t w e e t a l m o m e n t e n . Bij de t u s s e n t i j d s e c o n t r o l e is de f o c u s g e r i c h t op het t o e t s e n v a n de d o o r ons als s i g n i f i c a n t a a n g e m e r k t e p r o c e s s e n b i n n e n de g e m e e n t e B l o e m e n d a a l t e r w i j l bij de e i n d e j a a r s c o n t r o l e de p o s t e n in de j a a r r e k e n i n g c e n t r a a l s t a a n . De i d e n t i f i c a t i e v a n de s i g n i f i c a n t e p r o c e s s e n v i n d t p l a a t s op basis v a n r i s i c o a n a l y s e .

1

Besluit a c c o u n t a n t s c o n t r o l e d e c e n t r a l e o v e r h e d e n ( B a d o )

Pagina 2 9

ËU ERNST &

YOUNG


Bijlage 3

Bij o n z e t u s s e n t i j d s e c o n t r o l e h e b b e n w i j , v o o r z o v e r m o g e l i j k , de o p z e t v a n deze p r o c e s s e n in k a a r t g e b r a c h t ( h o e is de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en de i n t e r n e c o n t r o l e i n g e r i c h t ) en v e r v o l g e n s het b e s t a a n v a n d e z e p r o c e s s e n v a s t g e s t e l d ( w o r d e n de p r o c e d u r e s zoals b e s c h r e v e n o o k in de p r a k t i j k g e b r a c h t ) . O m uiteindelijk t e k u n n e n s t e u n e n op de i n t e r n e c o n t r o l e m a a t r e g e l e n zoals die in d e p r o c e s s e n zijn o p g e n o m e n , d i e n e n wij t e n s l o t t e vast t e s t e l l e n dat d e z e m a a t r e g e l e n g e d u r e n d e het g e h e l e j a a r h e b b e n g e w e r k t ( h e t t o e t s e n v a n de w e r k i n g ) . Hierbij s t e u n e n wij o p de i n t e r n e c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n zoals d e z e d o o r uw i n t e r n e c o n t r o l e f u n c t i o n a r i s s e n w o r d e n u i t g e v o e r d . De w e r k z a a m h e d e n zijn m o m e n t e e l o n d e r h a n d e n . In d e z e m a n a g e m e n t l e t t e r r a p p o r t e r e n wij u de s t a t u s h i e r v a n . Op het m o m e n t dat de i n t e r n e c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n zijn a f g e r o n d , v o e r e n w i j h i e r o p een r e v i e w uit en s i g n a l e r e n w i j e v e n t u e l e t e k o r t k o m i n g e n . In het v e r s l a g v a n b e v i n d i n g e n n a a r a a n l e i d i n g v a n de j a a r r e k e n i n g c o n t r o l e k o m e n de ( e v e n t u e e l ) h i e r u i t v o o r t v l o e i e n d e s i g n i f i c a n t e b e v i n d i n g e n aan b o d .

=U ERNST & YOUNG. afd. ingek. 2 4 DEC advies. kennisn. DIENST BESTUUFf HILVERSUM nr

Recommend Documents