Doe. nr.: Class, nr. Ingek.; 2 6 MRT 2015 Afdeling. Beb. door: Afd. Hoofd AWB.. weken

Boterhoek i Postbus 2637 8901 AC Lj ouwert/Leeuwarden

TR3SOAR

Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum Telefoan (058 ) 789 07 89 Faks (05 8) 789 07 77 E-mail [email protected] onnviNSJE FRYSLAN

Provinsjale Steaten fan Fryslan t.t.f. mefr. drs. G. Beerda Postbus 20120 8900 HM Ljouwert

Ingek.;

2 6 MRT 2015

Afdeling. Beb. door:

Nümer:117 Underwerp : Bestjoersferslach en jierrekken 2014 Datum : 25 maart 2015

KvK 5909 8147 IBAN NL15RABO0127594264

Doe. nr.: Class, nr.

Website www.tresoar.nl

Afd. Hoofd

AWB . . weken

voor kennisg. aangenomen/tel. afgedaan

Achte mefrou Beerda, Oerienkomstich kêst 23 lid 1 fan de Regeling Letterhoeke, stjoer ik jo it finansjeel ferslach en it jierferslach oer it jier 2014, sa as it Algemien Bestjoer dat yn de gearkomste fan 23 maart II. fêststeld hat. Ek is taheakke de ferklearring oangeande de sekeurens en de rjochtmittigens sa as ófjün is troch de akkountant. Mei ik freegje der soarch foar te dragen dat de byddrage fan Tresoarfoar it jier 2014 definityf fêststeld wurdt? Mei freonl/kegroetnis. mien Bestjoer,

drs. B. Looper, direkteur

Bestuursverslag 2014

Maart 2015

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeieind&nT'^ Behorend bü controleverklaring

Bestuursverslag (2) concept 20-02-2015

l-7-W?9-i

-é

Inleiding 2014 en de toekomst van Tresoar in vijf hoofdlijnen We mogen stellen dat de beleidsperiode 2013-2016 tot nu toe zeer uitdagend is. In 2014, halverwege deze periode, werden enkele fundamentele ontwikkelingen zeer expliciet en zag Tresoar zich voor de taak gesteld om evenzovele fundamentele keuzes te maken. In de veelheid van taken van Tresoar zijn in 2014 enkele belangrijke hoofdlijnen aangebracht met daaraan gekoppeld de concrete te realiseren doelstellingen. De vijf hoofdlijnen die in 2014 zijn aangebracht, vormen naar onze overtuiging ook de essentiële ontwikkelingslijnen voor de toekomst op de langere termijn: 1. e-archives Vanuit zijn archiefwettelijke en historische taken heeft Tresoar in 2014 belangrijke stappen gezet in de implementatie van de digitale infrastructuur voor duurzaam beheer van digitale archieven en collecties. Binnen het verband van de landelijke regionaal-historische centra en het Nationaal Archief werkt Tresoar aan deze infrastructuur, het zogenaamde e-depot. De daadwerkelijke aansluiting vindt plaats medio 2016, maar in 2014 en 2015 worden de voorbereidingen getroffen. In 2014 zijn met de Provincie Fryslan belangrijke afspraken gemaakt over de start van het archiefwettelijk bepaalde Strategisch Informatie Overleg waarin de provincie als archiefvormer en Tresoar als fysieke en digitale archiefbewaarplaats de vraagstukken rond digitale archivering in het gehele 'records continuum' bespreken. De ontwikkeling van het landelijke e-depot is ook van belang voor het behoud en beheer van particuliere digitale archieven. In de komende jaren zet Tresoar sterk in op het bieden van kennis en infrastructuur voor het zowel voor de overheid als voor particuliere archiefvormers steeds acutere probleem van digitale archivering in relatie tot digitale duurzaamheid.

2. Kulturele Hoofdstad 2018 In 2014 heeft Tresoar al intensief gewerkt aan de realisatie van enkele projekten in het kader van Kulturele Hoofdstad 2018. Het gaat om het projekt Jiddish Waves, de opvolger van het door Tresoar driemaal georganiseerde Jiddisch Festival, en om het omvangrijke kernproject Län fan Taal, een multimediale presentatie rond het thema taal en literatuur in Europees perspectief. In december 2014 zijn de conceptuele werkzaamheden afgerond en in februari 2015 wordt het totale projectplan gepresenteerd en ter besluitvorming voorgelegd aan de formele projecteigenaar, de provincie Fryslan. Län fan Taal is een project dat in de komende jaren alle aandacht zal vergen om tot realisatie te komen, maar ook na 2018 dient Tresoar zich te ontfermen over de 'legacy' van dit projekt in de vorm van nieuwe tentoonstellings- en presentatievormen van Friese taal en literatuur. Tresoar werkt in Län fan Taal samen met Afük, provincie Frysiän en Kulturele Hoofdstad 2018.

3. Materiële zorg Het behoud en beheer van de rijke archieven en collecties van Tresoar blijft natuurlijk één van de kerntaken van de organisatie. In 2014 participeerde Tresoar in het samenwerkingsverband en in de stichting die de realisatie van een nieuw Collectiecentrum inhoudelijk en procedureel heeft voorbereid. In 2015 vindt de bouw plaats. In 2015 en 2016 komt daarmee een omvangrijke interne en externe verhuisöper^t|ëf§^|Cp^ Deloitte Accountants B.V.


Voor identificatiedoeiein^fén'. Behorend bij controleverklaring d.d

4

4. Kennis en wetenschap in de afgelopen jaren heeft zich in Frysian een bijna historisch te noemen ontwikkeling voltrokken, namelijk de terugkeer van een academische infrastructuur in de vorm van de University Campus Frysian (UCF). Als directe voortzetting van de bibliotheek van de universiteit van Franekeren als moderne wetenschappelijke bibliotheek van Frysian met enkele speerpunten van Europees belang (Collectie Frysian, Buma-bibliotheek, Fuksbibliotheek, bibliotheek universiteit Franeker) is Tresoar partner in de netwerkuniversiteit UCF en vervult Tresoar ook wederom een rol als universiteitsbibliotheek. In 2014 heeft Tresoar de bibliotheekfunctie van enkele Friese kennisinstituten overgenomen (Fryske Akademy/Mercator, Museum Princessehof) en worden bibliothecaire en documentaire diensten verleend aan hetsamenwerkingsverbandWaddenzee.nl. Binnen het samenwerkingsverband met de gemeente Leeuwarden, Stichting Leeuwarden Studiestad en UCF ontwikkelt Tresoar zijn gebouw als fysieke plek voor ontmoeting, kennis en studie. IMa een omvangrijke verbouwing biedt het gebouw meer en betere faciliteiten aan de groeiende academische gemeenschap in Leeuwarden en Frysian. Daarnaast draagt Tresoar actief bij aan de stimulering van het academisch klimaat door het organiseren van diverse activiteiten en door het uitvoeren van redactietaken voor de nieuwe website Studium Generale, waar 15 Friese kennisinstituten zich aan hebben verbonden.

5. Deltaplan Digitalisering In 2014 is onder projectleiderschap van Tresoar het grote project Firtueel Frysian (Deltaplan Digitalisering) van de grond gekomen. Binnen het kader van het provinciale project Wurkje foar Frysian is een bedrag van vijf miljoen euro beschikbaar gesteld om in de periode 20142019 een belangrijk deel van het Friese culturele erfgoed van een veertigtal instellingen te digitaliseren, doorzoekbaar te maken en te presenteren. In 2014 is de Europese aanbesteding voorbereid en in werking gezet. Ook ts een keuze gemaakt voor het uitzendbureau dat het werkvolume dat niet in de aanbesteding is opgenomen gaat invullen. Het Deltaplan is een uniek project in landelijk perspectief omdat het door alle erfgoedsectoren heen op basis van linked open data de bestanden beschikbaar gaat stellen zodat een grote mate van valorisatie door maatschappelijke en economische instellingen en bedrijven mogelijk is. Tresoar is hier een belangrijke leverancier van 'halfproducten' die in verschillende contexten nieuwe waarde en betekenis kunnen krijgen. Op basis van het Deltaplan ontwikkelt Tresoar zich tot een belangrijke schakel in de digitale culturele infrastructuur en tot een kenniscentrum op het gebied van open linked data en dataplatformen voor het culturele veld.

1

V

Deloitte Accountants B.V.


Voor identificatiedoeleinden,/^' Behorend I'dj.corLioleverklaring d.d

Bestuurlijke structuur Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt gevormd door zeven leden: drie leden die door de Minister van OCW zijn aangewezen, drie leden aangewezen door de Provinciale Staten van Fryslan (waaronder de Gedeputeerde voor Cultuur) en één lid aangewezen door de stichting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum (FLMD). De bestuurssamenstelling is op 31 december 2014: Namens de Provincie Fryslan: Mevr. mr. drs. J.A. de Vries Mevr. A. Toering-Schuurmans Mr. F. Doting Namens de minister van OCW: Mr. E.J. Rotshuizen Drs. J. van der Velde, voorzitter Prof. dr. P. Winsemius Namens de stichting FLMD: W. Verf Als leden van het Dagelijks Bestuur zijn aangewezen: drs. J. van der Velde, voorzitter, mevr. mr. drs. J.A. de Vries en W. Verf. De directeur staat het AB en het DB bij als secretaris. Gebruik van het Fries Tresoar kent een taaistatuut en heeft daarmee een voorbeeldfunctie voor overheidsinstellingen in de provincie. De uitgangspunten van het statuut vertalen zich ook in opleidingen voor medewerkers. Rechtmatigheidsoaraaroaf Volgens de richtlijnen voor de jaarverslaglegging moet er in het jaarverslag aangegeven worden hoe Tresoar waarborgt dat er voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen uit weten regelgeving die voor Tresoar van toepassing is. Voor Tresoar geldt de navolgende weten regelgeving: De wet op de arbeidsomstandigheden (ARBO-wet) De archiefwet De Gemeenschappelijke regeling Letterhoeke (Staatscourant, 27-8-2002) Ad ARBO-wet Tresoar heeft een contract met de arbodienst Maetis Ardyn . Er zijn afspraken gemaakt met de bedrijfsarts over de begeleiding van zieke medewerkers. Er wordt periodiek overlegd in het Sociaal Medisch Overleg over het verzuim en het verzuimbeleid, zo nodig schuift de bedrijfsarts hierbij aan. In 2014 is het eigen regie model ingevoerd. Ad Archiefwet De Archiefwet schrijft voor dat de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. De archivalia van de provinciale en rijksoverheid dienen na 20 jaar overgedragen te worden aan een archiefbewaarplaats in de zin der wet. Voor de rijksorganen is Tresoar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslan.Sinds 1 anuari^|3:|i|||,||;f|@i£icies j wettelijk verantwoordelijk voor hun statische archieven. Zij moeten die ove|rhr^ngeny|[|^^^,.ê®.provinciale .——


Voor identificatiedoelelnden. B°d'Tend bi' controlGverkianng

^ ^

archiefbewaarplaats. De provincie heeft het Tresoar als zodanig aangewezen. In 2014 is met de provinciale archivaris overleg gevoerd over het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst waarin is vastgelegd welke diensten Tresoar aan de provincie levert voor het beheer van het statische provinciaal archief. Landelijk zijn er afspraken gemaakt over de bijdrage die de provincie aan Tresoar moet betalen voor het beheer van de provinciale statische archieven, deze bijdrage is het uitgangspunt voor de vergoeding die in de dienstverleningsovereenkomst voor de geleverde diensten wordt opgenomen. Om de stukken in goede staat te bewaren heeft Tresoar 9 depots die voldoen aan de eisen die de Archiefwet stelt aan een archiefbewaarplaats. Er is een behoudsplan opgesteld voor de archiefcollectie en er is in de organisatie een conserveringsadviseur aangesteld die toezicht houdt op de depots. Tresoar heeft voor wat de acquisitie van particuliere archieven betreft een collectievormingsprofiel opgezet dat via de website is te raadplegen. Voor de archieven van de rijksoverheid wordt met het Nationaal Archief overlegd over afstemming van de acquisitie. De archieven zijn te raadplegen op de studiezaal van Tresoar. De bezoekers die originele archivalia willen raadplegen moeten zich identificeren en laten registreren in het archiefbeheerssysteem MAISFLEXIS. Naast persoonlijk toezich t op de studiezaal is er videobewaking aanwezig. Ad Gemeenschappelijke regeling (GR) In de planning- en controllcyclus zijn de bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen. kiachtenreaelina In 2005 is er door Tresoar in klachtenregeling in gebruik genomen. In deze regeling is vastgelegd hoe er met een klacht van een bezoeker om wordt gegaan. Het hoofd bestuurlijke zaken en bedrijfsvoering is daarbij aangewezen als klachtbehandelaar. In 2014 zijn geen klachten ingediend. Weerstandsvermogen Het Dagelijks Bestuur van Tresoar heeft de wens geuit jaarlijks vanuit de exploitatie een substantieel bedrag toe te voegen aan de Algemene Reserve, teneinde financiële risico's in de toekomst op te kunnen vangen. Gedacht kan daarbij worden aan extra structurele uitgaven ten gevolge van resultaten uit cao onderhandelingen, die niet of niet voldoende gedekt worden uit de jaarlijkse indexaties van de financiële bijdrage van de partners in de Gemeenschappelijke Regeling. De weerstandscapaciteit, het financiële vermogen om tegenvallers op te kunnen vangen zal ten opzichte van 2013 stijgen met € 313 tot een totaal van € 327.062. Een stijging van 0,01 %. De stijging is veroorzaakt door de toename van de Algemene Reserve. Risicooaraaraaf Bij het ontstaan van de fusie is een voorziening in het leven geroepen om de pensioenrechten van de medewerkers van het PLMD op hetzelfde niveau te brengen ais die van de medewerkers van de Provinciale Bibliotheek en het Ryksargyf. Aan het Pensioenfonds ABP en het St. Vutfonds zijn inmiddels bijdragen overgemaakt. Met de Stichting PLMD als oud werkgever van de medewerkers van het voormalige PLMD zijn afspraken gemaakt over de verrekening van deze indexeringskosten. Ruwweg komen die afspraken neer op een vergoeding van 1/3 van deze kosten door de stichting. In 2009 is de indexatie voor de jaren 2006 tot en met 2008 afgerek|pd,,,yp^p|||^|aîjn de pensioenen niet meer jaarlijkse geïndexeerd. Een verrekening is da^éj

V/oor ident ificatiedoeleinden. Eenorend bij coiitroleverklanng

3 imw-soffi

^ •

-

5

het geval er in de toekomst wel weer een indexering zal plaatsvinden is er een voorziening gereserveerd voor deze kosten. In de zomer van 2014 is door de Belastingdienst een boekenonderzoek gedaan naar de aftrek van de aan Tresoar in rekening gebrachte omzetbelasting over het tijdvak 2009 tot en met 31 december 2013. In het kader van het boekenonderzoek is een steekproef over het boekjaar 2013 uitgevoerd. Uit de steekproef zou blijken dat de aftrek van voorbelasting te hoog is. Tresoar heeft bezwaar aangetekend tegen de uitkomst van het onderzoek. Met behulp van een belastingadviseur werkt Tresoar aan een verweerschrift. De uitkomst zal in te tweede kwartaal van 2015 bekend zijn. Verbonden oartiien Een verbonden partij is een organisatie waarin Tresoar een bestuurlijk en financieel belang heeft. Uitgangspunt voor het aangaan van een dergelijke verbintenis is dat de uitvoering van het beleid van Tresoar ermee gediend moet zijn. Leden van het Dagelijks Bestuur zijn q.q. bestuursleden van de Stichting Tresoar, maar van een financieel belang is geen sprake. Bedrijfsvoering De perso nele organisatie is, na de plaatsing van het personeel na de fusie in 2002, in 2009 herschikt. Financiering Het leeuwendeel van de financiering van Tresoar loopt via de twee partners in de Gemeenschappelijke Regeling, nl. de provincie Fryslan en het Ministerie van OC&W. Daarnaast is Tresoar actief bezig fondsen te werven voor grote projecten, waar de financiering van de partners in de GR niet in voorziet.

Deiciitfeo Delüitto Accountants B.V.


^

Voor identificatiedoeleinden. Behorend bii coritroleverklaring

14

Kengetallen 2014 Beheer Collecties Depotcapaciteit in m Omvang collecties in m Overheidsarchieven in m Particuliere archieven in m Letterkundige collecties in m Bibliotheekcollecties in m Verhuurde capaciteit in m Museale objecten

Groei 0 + 660 0 + 65 + 5 + 170 0 + 380 objecten

Totaal 34.800 32.335 10.096 4.185 1.280 14.425 1.947 2.620

Bezoek studiezaal Studiezaal openingsuren Capaciteit in werkplekken Bezoekers studiezaal Bezoekers overige activiteiten O Basisscholieren O MO scholieren O HBO O Literaire activiteiten Uitleningen boeken Uitleningen archivalia Uitleningen IBL Schriftelijke inlichtingen

1820 kantooruren, 328 buiten kantooruren (85) 200 49.232 (41.374) 16.498 (14.908) 1215 (4.218) 1114 (784) 142 (406) (4908) 2800* 21.286 (23.944) 12.180 (11.805) 3.177 4.504 801 (937)

O de kengetallen van 2013 * exclusief bezoekersaantallen UITI, Explore the North, Ameland Kunstmaand, Welcome to the Village, Freeze!, Boekenbal voor lezers etc., waarTresoar Friese literatuur programmeert. Duizenden mensen hebben deze festivals bezochten zijn In aanraking gekomen met Friese dichters, schrijvers, kunstenaars.

Digitale Bezoekers Websites Alle Friezen.nl (bezoekers) I» (pagina's) Sonttol.nl (bezoekers) (pagina's) Wiewaswie (Fryslan) (bezoekers) (pagina's)

(1.957.889) (210.135)

1.035.065 87.880 4.229.960 3.510 262.346 44.930 1.877.269

(376.605)

Het gebruik van de fysieke infrastructuur van Tresoar is aan verandering onderhevig. Geheel in de lijn van de afgelopen jaren is er in 2014 per saldo minder materiaal 'over de balie' gegaan (minder boekuitleningen, meer archiefuitleningen). Ook het aantal schriftelijke inlichtingen is afgenomen. De functie van de studiezalen is aan verandering onderhevig, er zijn minder bezoekers voor raadpleging maar er is een explosieve vraag naar studieplekken door studenten van de Hogescholen en Universiteiten/UCF zodat per saldo het bezoek aan Tresoar is gestp^m.lsi'islf'fi^ KW-.''

til

(üi

«iïl

Ö

Deioltte Accountants B.V.


Voor identificetiedoeleindefi. BGhorend bü ccntroleverklaring

)

Toegang bieden tot digitale bestanden is niet meer enkel het aanbieden van deze bestanden op de website maar ook -of juist vooral- het beschikbaar stellen van de (meta)data in de juiste cultuurnetwerken (cultuurdomeinen) zoals bibliotheek.nl, e-depot/apex, dans en beeld&geluid. In deze geaggregeerde "hubs"worden de (meta)data van instellingen bij elkaar gebracht opdat de (meta) voor recreatief en professioneel gebruik hergebruikt kunnen worden. Tresoar neemt sinds 2011 volledig deel inbibliotheek.nl, deelname aan het e-depot/apex wordt voorbereid, evenals deelname aan beeld&geluid. Het proces van collectioneren en acquireren van archieven en collecties wordt gerationaliseerd. Doordat (meta)data op steeds ruimere schaal én op een geaggregeerder niveau beschikbaar komen, wordt het mogelijk om selectie en acquisitie centraal af te handelen voor instellingen of een consortium van instellingen zoals de Plusbibliotheken. Dit betekent in ieder geval voor de bibliotheekfunctie van Tresoar dat er taken worden uitbesteed. Op deze wijze wordt er ruimte gecreëerd voor het verwerken van de toenemende stroom digitale informatie. De informatiehuishouding van de overheid wordt gedigitaliseerd. De overheden dienen in 2017 volledig digitaal te werken. De digitaal gevormde overheidsarchieven zullen voor duurzame bewaring opgeslagen worden in het zogenaamde e-depot dat het Nationaal Archief nu ontwikkelt. In het verslagjaar is een onderzoek opgestart met de Groninger Archieven en Drents Archief waarbij de vraag is of er door samenwerking en opschaling in Noordelijk verband efficiency-winst behaald kan worden in het proces van aansluiten (en aangesloten houden!) van provinciale en gemeentelijke overheden op het e-depot. In 2015 worden de resultaten bekend. De doorontwikkeling van digitalisering en automatisering binnen Tresoar kan niet bestaan zonder een stevig en samenhangend fundament van informatie-architectuur, datamanagement en iet. Een aantal jaren geleden is de sanering gestart in het aantal databases en digitale collecties met als doel het beheer en behoud ervan te vereenvoudigen en te verduurzamen. Zo is gekozen voor het introduceren van een aantal datastandaarden met de bijbehorende beheeromgevingen waarmee Tresoar zijn wettelijke en bestuurlijke taken op adequate wijze kan blijven uitvoeren. De digitale collectie wordt als één collectie beheerd en niet meer onderscheiden en afzonderlijk beheerd naar herkomst uit archief, bibliotheek of museum. Via de metadatering (het toekennen van kenmerken op basis van datamodellen) wordt aard, herkomst en functie van een digitaal object vastgelegd evenals de samenhang tussen digitale objecten onderling en van digitale objecten met het fysieke origineel indien van toepassing. Verbouwing studiezaal Tresoar heeft van april tot en met oktober een ingrijpende verbouwing doorgemaakt. Het gebouw heeft meer publieksruimten gekregen en is beter toegerust voor een nieuwe generatie bezoekers: studenten afkomstig van de Hogescholen en Universiteiten/UCF. Studieruimten, overlegruimten, plaatsen meten zonder computer: allemaal plekken om het studeren en om het samen werken aan bijvoorbeeld opdrachten aangenamer te maken. Het aantal studieplekken is gegroeid van 85 naar 200. Tresoar probeert, met het oog op de toekomst, jongere publieksgroepen te trekken en is daarom actief betrokken bij de University Campus Fryslan en Leeuwarden Studiestad. Tresoar levert met zijn vernieuwde gebouw een bijdrage aan een prettig studieklimaat en daarmee aan een aantrekkelijk woon- en leefklimaat in Leeuwarden. Een groep studenten van de Rijksuniversiteit Groningen, die Multilipiua|,is;rp^s|u^ |ejt, kreeg vanaf september drie dagen in de week college in het gebouw van Tresoaff''® Deloitte Accountants B.V,


Voor ick-Rtificatiedoeleindiérir Behorend bij controleverklaring

4

Lunchlezingen De Culturele Onderneming en Tresoar zijn in september gestart met een serie lunchlezingen. Thema's uit cultuur en onderwijs staan centraal. De gratis bijeenkomsten beginnen om twaalf uur. Bezoekers krijgen een broodje en worden getrakteerd op lezingen van ongeveer drie kwartier. Er zijn 4 lezingen geweest met een zeer grote opkomst. Ook in 2015 gaan de lezingen door op iedere derde donderdag van de maand. Studium Generale Leeuwarden (SGL) Verschillende partijen in de Friese hoofdstad organiseren steeds meer activiteiten op het gebied van wetenschap en samenleving. Om ervoor te zorgen dat verschillende activiteiten elkaar niet overlappen en om de inwoners van Fryslan een overzicht te geven van alle activiteiten die georganiseerd worden hebben UCF en Tresoar Studium Generale Leeuwarden geïnitieerd: een gemeenschappelijke agenda. Onder het motto 'kennis verrijkt' brengt Studium Generale Leeuwarden lezingen, debatten en symposia onder de aandacht die bijdragen aan het academisch klimaat in de hoofdstad van Fryslan. Instellingen en organisaties uit onderwijs, zorg, kunst, media en cultuur werken samen om publieksbijeenkomsten met een duidelijke wetenschappelijke component toegankelijk te maken voor een zo breed mogelijk publiek. Deze activiteiten worden door een website en digitale nieuwsbrief ondersteund. Collecties In 2014 zijn diverse collecties zoals de collectie van de Fryske Akademy/Mercator en het Fries Natuurmuseum ingehuisd in het gebouw van Tresoar en via de catalogus van Tresoar beschikbaar gekomen. Rondom een aantal zwaartepunten wordt de collectievorming anders vormgegeven. In 2014 zijn de eerste ervaringen opgedaan met het 'outsourcen' van aanschaf en bewerking van publicaties op basis van vooraf vastgestelde collectieprofielen. Ook intern zijn werkwijzen en procedures tegen het licht gehouden. In 2015 zullen de resultaten tegen het licht worden gehouden. De rol van Tresoar als kennisknooppunt in de University Campus Fryslan is versterkt door de overname van bibliotheekcollecties van kennisinstellingen als de Fryske Akademy en het Fries Natuurmuseum. Hierdoor is de collectie op het gebied van onder meer meertaligheid en waddengebied flink gegroeid. Met andere instellingen, waaronder het Fries Museum, is het overleg hierover geïnitieerd. In samenwerkingsverbanden gaat het niet alleen om overname van collecties, maar ook om het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe vormen van toegankelijkheid en gebruik. Medewerkers van de Fryske Akademy, Het Fries Natuurmuseum of Fries Museum geven binnen de afgesproken kaders aan welke boeken aangeschaft dienen te worden en waar deze geplaatst moeten worden, op locatie of bij Tresoar. DAM-collectie De dam- en schaakcollectie Kruijswijk en Keessen van de StadsArcl|ie|-ep B|l|Ji(p^^

Deventer (SAB)

is in 2013 fysiek verplaatst naar het gebouw van Tresoar en heeft têrdëvi 'B'elv%fllmg®plaatsgevonden Deloitte Accountants B.V.

; Bestuursverslag (2) concept 20-02-2015

Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controieverklaring

d.d

^

^

zoals ontdubbelen van de collectie. Dit jaar zijn ruim 1500 titels in de GGC overgeheveld van SAB Deventer naar Tresoar en daarmee ter beschikking gekomen in de catalogus van Tresoar. De tijdschriften en Russische titels in de collectie wachten nog op verdere verwerking. Bibliotheek OKS/Princessehof De bibliotheek (de keramiekcollectie) van de Ottema Kingma-Stichting is geconverteerd in 2013 en beschikbaar gekomen in de Tresoar-catalogus. Van de ruim 12.000 OKS-titels zijn nu ca. 6.200 titels bewerkt. De lopende tijdschriften binnen de OKS-collectie zijn gecatalogiseerd en opgenomen in de collectie van Tresoar. Afgesloten abonnementen moeten nog worden ontdubbeld en verwerkt. Bibliotheek Frvske Akademv/Mercator In het kader van de samenwerking met de Fryske Akademy/Mercator zijn nieuwe titels aangeschaft, gecatalogiseerd en geplaatst op locatie bij de Fryske Akademy. In 2014 zijn officieel de bibliotheekcollecties van de Fryske Akademy en Mercator overgedragen aan Tresoar als bruikleen. Een eerste deel van de Mercator bibliotheek is in maart verhuisd naar het gebouw van Tresoar. Het tweede en laatste deel van de Mercator-bibliotheek is in oktober naar Tresoar gekomen en is geplaatst in open opstelling studiezaal t.b.v. UCF-studenten meertaligheid. Conversie van de titels zal in 2015 plaatsvinden. Dat betekent dat deze titels nog niet beschikbaar zijn via de catalogus van Tresoar. Bibliotheek Natuurmuseum De bibliotheek van het Natuurmuseum is eveneens overgebracht naar Tresoar. Deze collectie wordt in 2015 bewerkt en opgenomen in de catalogus van Tresoar. Beeldbank/Fries Foto Archief De conversie van het Fries Foto Archief is gestart in 2013 en afgerond in het verslagjaar. De conversie was noodzakelijk vanwege een stabielere performance. Na de conversie zijn de metadata gestandaardiseerd op basis van Dublin Gore, één van de metadatastandaarden die Tresoar in 2013 geïntroduceerd heeft. Archieven Steeds meer instellingen, zowel bij de overheid als particulier, werken digitaal. Tresoar bereidt zich voor op de overname van hun digitale archieven. Samen met het Nationaal Archief en andere Regionale Historische Centra wordt gewerkt aan een e-depotvoorzlening. Daarin kunnen de digitale (overhelds)archleven worden beheerd en voor de toekomst veilig gesteld. In het kader van het Innovatieprogramma Archief 2020 wordt de Implementatie van het e-depot In nauwe samenwerking met het Drents Archief en de Groninger Archieven opgepakt, met het doel de kwaliteit en de efficiency te vergroten. Hierover zijn In 2014 In vier werkgroepen overleggen gevoerd en rapportages opgesteld die door het bureau Berenschot zijn verwerkt In een concept rapportage Roots-toerisme In 2014 heeft een pilot plaatsgevonden voor het zogenaamde Roots-toerismeproject. In de 19e en 20e eeuw verlieten veel Friezen het Heitelan om elders een nieuw best-a,an,0p4eïboHwen. Vroeger of later ontstaat bij veel van hun nakomelingen de behoefte op zoek te ^ä'äff'h'äaf dev^'ö'ftels van hun Deloitte Accountants g.V,


Voor Identificatiedoeleinden. .. Behorend bij controleverkiarlng d.d.

ó 10.

voorouders. Wie waren deze mensen? Waar woonden zij? Wat deden ze voor de kost? Tresoar helpt bij deze persoonlijk speurtocht naar de eigen familiegeschiedenis. In april kwam een groepje Amerikaanse Friezen naar onze provincie om de geschiedenis van hun Friese voorouders te herbeleven. Met behulp van de archieven en databases van Tresoar, is een route gemaakt waarbij een bezoek werd gebracht aan plaatsen die belangrijk zijn voor de familiehistorie. Richting 2018, als Leeuwarden/Fryslan de Culturele Hoofdstad van Europa is, zullen we de organisatorische en technische aspecten verder ontwikkelen. Tentoonstellingen In 2014 heeft Tresoar 14 verschillende tentoonstellingen georganiseerd. Allen verbeeldden in één of ander opzicht Fryslan en/of Friese cultuur. Grootste tentoonstellingsproject was Fries Design. Er is een sterke hernieuwde internationale belangstelling en waardering voor de Friese merken. In de jaren 1945-1975 speelde Friesland een opvallende en verrassende rol in het nationale en internationale meubeldesign. Een aantal vooruitstrevende en innovatieve fabrieken en ontwerpers speelden in op de wereldwijde populariteit van het Scandinavisch design en op de stijl van het 'mid century modern'. Zij volgden niet alleen de smaakontwikkeling, maar waren ook zelf trendsetters. Vier Friese musea hebben deze hernieuwde ontdekking van Fries Design omgezet in een tentoonstelling. Het Nationaal Vlechtmuseum te Noordwolde toonde de topstukken uit zijn collectie rotanmeubelen met een accent op de ontwerpen van Dirk van Siiedregt voor Jonkers en Rohé. Museum Joure belichtte de producten van de fabrieken van Van der Veer en Zijlstra met ontwerper A.A. Patijn. Museum Martena in Franeker liet de verfijnde en modernistische meubels van Fristho zien van o.a. Kho Liang ie, William Watting, Inger Klingenberg en Rudolf Glatzel. Tresoar toonde meubels van hedendaagse Friese ontwerpers. Andere tentoonstellingen in 2014 waren gewijd aan Jo Vegter, HAVANK, Dam Jaarsma, Wim van der Veer, José Witteveen, 100 literaire portretten van Sjoerd de Vries, Piter Jelles, Thus yn Tresoar, Ontmoetingen, Hij, zij, mei (kalligrafie) en Beelden in Burgerschap. Festivals Ook in 2014 hebben we de Friese literatuur en poëzie naar de mensen gebracht. Jonge talentvolle schrijvers en dichters, maar ook schrijvers en dichters van de gevestigde orde hebben dankzij Tresoar kunnen optreden op festivals als Welcome to the Village, Explore the North, UITI, Ameland Kunstmaand en het Boekenbal voor Lezers. Deze laatste werd in Leeuwarden gehouden als slotfeest van de nationale Boekenweek. In de Harmonie stonden nationale en internationale topauteurs op het podium en mochten wij Arjan Hut en Tseard Bruinja programmeren, die een waardevolle aanvulling waren op het programma. Doel is om het Frysk literaire klimaat te verbreden, 'nieuwe' mensen in contact te brengen met Fries en Friese dichtkunst en Friese dichters een groter podium te bieden, zodat zij in contact komen met nieuwe inspiratiebronnen (talentontwikkeling). De ervaringen van de dichters zijn positief. Het publiek is enthousiast. Stuk van het Jaar Tresoar heeft de landelijke verkiezing van het archiefstuk van het jaar gewonnen met een Liefdesbrief van een Friese soldaat uit het leger van Napoleon uit 1811. Dit jaar deden bijna vijftig archiefinstellingen mee om de titel "Stuk van het Jaar" te behalen. Een landelijke publieksactiviteit die tot doel heeft om te laten zien wat voor interessante, vreemde, mooie, spannende en bijzondere archiefstukken zich in de Nederlandse archieven bevinden. Deze titel hebben we te danken aan het publiek die massaal op ons gestemd heeft. Lang leve sociale media © De prijs, een wisselbeker en een foto van het winnende stuk, werd in het stadsarchief Rotterdam uitgereikt door Feyenoord-icoon Gerard Meijer. Deloitte Accountants B.V.


Voor identificati'edoeieinden. Bohorend bij controleverkiaring

Literair Keapmanskeunsten - Uniek openluchtevenement voor liefhebbers van muziek, cultuur en drama. In 2012 dook in de archieven van Tresoar een complete Friese opera op, gecomponeerd door de Friese musicus Martinus Schuil (1842-1899). Schuil was in zijn tijd met zijn muziek bekend in Nederland en Europa. We mogen hem met recht de Friese Offenbach noemen, want die beroemde componist is duidelijk hoorbaar in Schuil zijn werk. De kwaliteit van de gevonden muziek was zo goed dat Tresoar en Opera Company Noord in 2014 de komische opera in de nieuwe bewerking Keapmanskeunsten op de planken bracht. Componist Tjalling Wijnstra restaureerde de partituur en toneelschrijver/dramaturg Bouke Oldenhof bewerkte de tekst. Met het professionele orkest, solisten en acteurs (onder regie van Henk Zwart) werd Openluchttheater Burgum-De Pleats het podium van vijf bruisende, eigentijdse voorstellingen van Keapmanskeunsten. Wederom heeft Tresoar publiek verrast met co-creatie. Deze activiteit was geen doorsnee-Tresoar. Door nieuwe partners aan Tresoar te verbinden gaan nieuwe wegen open en laat zien dat Fryslan prachtige cultuur bezit waar we 'grutsk' op mogen zijn. Recensies waren lovend over de productie, maar ook over de rol die Tresoar speelde (faciliterend). Lezen voorde Lijst Lezen voor de Lijst (middelbaar onderwijs) bevat sinds mei 2014 ook 32 Friestalige romans. De lijst is samengesteld door een ontwikkelgroep van leraren Fries en literatuurkenners. De projectleiding lag bij de lerarenopleiding Fries van NHL Hogeschool en Tresoar. Lezen voor de lijst is ontwikkeld aan de lerarenopleiding van de RU Groningen. De website helpt leerlingen bij hun keuze van boeken voor de leeslijst in het voortgezet onderwijs. Op de site staan Nederlandse en Duitse romans, ingedeeld naar leesniveau. Het bewust werken aan verbetering van de leescompetentie en behoud van leesplezier staan voorop. De site wordt niet alleen gebruikt door leerlingen, maar ook door ouders en bibliotheekmedewerkers en is ook erggeschikt voor leesgroepen. Leerlingen vinden bij elke titel informatie over de inhoud van het boek, de schrijver, wat aantrekkelijk en lastig is aan de roman en wat anderen ervan vonden. Er zijn ook opdrachten van verschillende niveaus. Voor leraren is er een uitgebreide didactische analyse van de moeilijkheidsgraad van het boek. Bij de selectie van de Friese titels is de nadruk gelegd op werk van na 2000 van auteurs die goed in de smaak vallen bij de leerlingen, zoals Jetske Bilker, Marga Claus, Ate Grypstra, Ferdinand de Jong, Hanneke de Jong, Auck Peanstra en Willem Schoorstra. De grote namen van de naoorlogse Friese literatuur ontbreken niet. Een aantal titels van voor 1945 is opgenomen met het oog op de eindexameneisen vwo. Het project is nog niet afgerond. Ruim twintig titels van de lijst zijn helemaal klaar, de overige volgen voor de start van het nieuwe cursusjaar. Enkele romans die niet meer leverbaar zijn zullen in het kader van het project opnieuw worden uitgegeven en ook opgenomen in de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren (dbnl). Het ligt in de bedoeling om de lijst Fries op termijn uit te breiden tot 50 titels. SWALK SWALK is de nieuwe opzet van de Moanne fan it Fryske Boek. De organisatie kiest hiermee voor een nieuwe koers, gericht op kwaliteit en diversiteit. Deze vernieuwing past helemaal in het letterenbeleid van Tresoar om de Fryske literatuur naar de mensen te brengen. Het moest spannender en laagdrempeliger voor een breder publiek hebben we geconcludeerd na een aantal jaren Moanne fan it Fryske Boek. Met SWALK gaat de Friese cultuur oppfbypppgf^^NIAêning in de Blokhuispoort (Leeuwarden), voeren we met Friese artiesten op theatefei^p'êaïS r'^öof'é'e provinfier-— Deloitte Accountants Bestuursverslag (2) concept 20-02-2015

\ ^ Voor identificatiedoeieinden. Behorend bii controleverklaring d.cl.

12

ledere avond een programma met sterk wisselende inhoud. Daarmee kon het publiek op zoveel mogelijk verschillende manieren en plaatsen in aanraking komen met Friese cultuur. De meer traditionele onderdelen van de Moanne zijn niet verdwenen. Er was nog steeds ruimte voor literaire programma's en discussie over Fryske literatuur. Uit de evaluatie met externe partijen hebben we geconcludeerd dat nieuwe opzet succesvol was. De media waren positief en ook vanuit het veld is veel positieve respons gekregen. De leerpunten, voor uitbouw van dit reizend festivalachtige programma, zullen we toepassen in 2015.

Online Tresoar In 2014 is de nieuwe website van Tresoar gelanceerd. De Tresoar website was aan vernieuwing toe, na bijna 10 jaar trouwe dienst. De oude site kon de hoeveelheid content niet meer aan en aanpassingen waren lastig met verouderde systemen. Na het analyseren (van de wensen) van de verschillende doelgroepen concludeerden wij dat de oude website van Tresoar vooral voorzag in de behoefte van onderzoekers (zoeken en vinden), maar dat de bezoekers van de site die niet concreet op zoek zijn naar iets, wel graag willen snuffelen en zich graag laten verrassen door mooie boeken, verhalen en interessante feiten. In deze behoefte is nu voorzien, er kan 'ontdekt' worden. Zonder het invullen van een zoekterm toch verhalen lezen, verbazen over hoe iets vroeger was, herkenning vinden, nostalgie etc. Want bij elk stuk papier in het depot hoort een verhaal. Mooie verhalen, droevige verhalen, heldenverhalen, unieke verhalen, zeldzame verhalen en afschuwelijke verhalen. Het project 'nieuwe website' bevatte niet alleen het vernieuwen van de voorkant van de site. Ook de achterkant van de site hebben we uitgebreid geanalyseerd en beoordeeld op toekomstbestendigheid. Conclusie is dat door de enorme toename van bronnen en informatie in verschillende vormen, ook kritisch gekeken moest gaan worden naar alle systemen waarin deze informatie werden aangeboden. Onderzoekers en sneupers willen via een zo'n eenvoudig mogelijke manier in verschillende typen bronnen kunnen zoeken. Google is daar een mooi voorbeeld van. Deze eenvoudige manier van zoeken hebben we ook losgelaten op onze bronnen en we streven naar volledig integraal zoeken. Een hele gewaagde doelstelling die we in de eerste release van de website nog niet geheel kunnen realiseren, maar alles staat in het teken om dat wel te bereiken. Integraal zoeken betekent dat je vanaf één centrale plek op de website alle databases kan doorzoeken. Dus geen verschillende zoekvelden op verschillende pagina's meer. Een voorbeeld: Je zoekt op 'Troelstra' en vindt zowel boeken uit de bibliotheekcatalogus, genealogische gegevens uit de diverse databases, foto's uit de beeldbank, geluids-en filmmateriaal, handschriften uit archiefinventarissen. Het Fries Fotoarchief, onze beeldbank, is inmiddels al vernieuwd, beter doorzoekbaar en meer geschikt voor enorme hoeveelheden foto's. De reacties op de nieuwe site waren wisselend. We kregen vele reactie van mensen die 'niets' meer konden vinden omdat alles is veranderd. Met behulp van zoekinstructies hebben we deze categorie bezoekers wegwijs gemaakt op de nieuwe site, want in principe staat alles van de oude site in de nieuwe. De enthousiaste reacties zijn voornamelijk van mensen die het heerlijk vinden om te sneupen en 'niet-gericht' op zoek zijn naar iets specifieks. Teleurstellend is het gebruik van het publiek van de 'verhalen-module'. Bezoekers voelen blijkbaar een drempel om zelfverhalen te uploaden. We hadden verwacht dat men hier meer gebruik van zou maken. De verhalen die Tresoar zelf upload, worden zeer goed bekeken en gewaardeerd. In 2015 zal een stagiaire Communicatie onderzoeken of we publiek nog beter kunnen betrekken bij dit onderdeel van de site. Ondanks dat er nog verbeteringen kunnen en moeten plaatsvinden is aé3"|é5ö|'|(§@ê in 2014 genomineerd voor de Geschiedenis Online Prijs door het publiek.


Voor identificatiedoeleinden. Bahore(|d.^y..^îtrp^l^yêrklan

\

~ 13

Uit de kerngetallen zou opgemaakt kunnen worden dat het bezoek aan de website dramatisch gedaald zou zijn. De oorzaak is dat met de nieuwe website bezoekers in veel gevallen directe doorgeleid worden naar de bibliotheekcatalogus (OCLC) of de digitale archiefinventarissen (archieven.nl). OCLC en de beheerder van archieven.nl zijn niet in staat om de cijfers van het bezoek aan specifiek Tresöar-bestanden te leveren. Sonttolproiect Ook met het Sonttolproject heeft Tresoar hoge ogen gegooid. Het project Sonttolregisters Online, een initiatief van Tresoar en de Rijksuniversiteit Groningen, was door een jury van Research Data Netherlands (RDN) genomineerd voor de Dataprijs voor de humaniora en sociale wetenschappen. Research Data Netherlands is een nationale coalitie van dataarchieven met als doel het bevorderen van de duurzame archivering en het hergebruik van onderzoeksdata. De prijs hebben we niet gewonnen, maar de nominatie beschouwen we als een groot compliment. Op zoek naar Friese identiteit In het kader van het streven om Friese taal en literatuur te plaatsen in een Europees en meertalig perspectief, heeft Tresoar in 2014 een meerjarig internationaal programma ontwikkeld dat er op gericht is een uitwisseling tot stand te brengen tussen Friese en buitenlandse kunstenaars en schrijvers. In 2014 zijn 5 Friese kunstenaars enkele weken naar IJsland gereisd, waar zij diverse contacten hebben gelegd met IJslandse collega's en waar zij nieuw werk hebben ontwikkeld. Kern van het project is dat kunstenaars reflecteren op de betekenis van Fryslan en Friese cultuur en die wel of niet-verwerken in hun eigen oeuvre. De eerste resultaten van het project zijn te zien geweest tijdens het festival Explore the North, waar 1500 bezoekers kennis namen van de werken van Grytsje Schaaf, Tryntsje Nauta, Heieen Haijtema, Grytsje Klijnstra en José Witteveen. In 2015 vindt een uitgebreide expositie plaats in galerie Het Melklokaal te Heerenveen en wordt een boek gepubliceerd. Het project laat zien hoe literatuur en beeldende kunst zich met elkaar vermengen en hoe Friese literatuur in geheel nieuwe contexten zichtbaar wordt. Social Media Tresoar gebruikt de social media voor promotie van de eigen activiteiten, laagdrempelige cultuuroverdracht en als communicatiekanaal met het publiek. De groeiende aanhang voor Tresoar heeft zich in 2014 doorgezet. Het aantal volgers en vrienden groeit per dag. De interactie met het publiek is verbeterd. Tresoar zendt niet alleen boodschappen naar publiek, maar reageert op vragen en betrekt ook belangstellenden bij vraagstukken. Ook reageert het Webcareteam van Tresoar op minder positieve berichten uit het veld, voorheen werden die 'genegeerd'. Bedrijfsvoering \CJ De bestaande dienstverlening aan collega-instellingen binnen Kultuernet is gecontinueerd. Er zijn gesprekken gaande met enkele collega's die mogelijk ook willen aansluiten. In 2014 is een begin gemaakt met een onderzoek naar de mogelijkheden van een Client Management System (CMS). Dit programma maakt het mogelijk diverse bestanden met gegevens van bezoekers en relaties te koppelen zodat er een eenvoudiger invoer ontstaat (de gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden, maar zijn in de diverse systemen te raadplegen). In de loop van 2014 isbegonnen met het ombouwen van systemen om de koppeling via het CMS mogelijk te maken. Deloitte Accountants B.V.


Voor identificatiedoeleinfclen. Behorend bij corrcroleverklaring ^

d.d. ....|..7.§|^SI...M|K

^

14-

In 2014 is de firewall vernieuwd om ongewenste bezoeken aan de servers van Tresoar te voorkomen. De bescherming van de data-omgeving blijft een punt van voortdurende zorg. In verband met de verbouwing van de serverruimte moesten de servers tijdelijk elders ondergebracht worden. In goede samenwerking met onze collega'svan het Fries Museum zijn de servers van Tresoar ondergebracht in de serverruimte van het museum. De verwachting is dat begin 2015 de serverruimte weer geschikt zal zijn om de servers weer in eigen huis te plaatsen. Personeel en Organisatie Ziekteverzuim In 2014 lag het percentage medewerkers dat niet inzetbaar was door verzuim op 5,9 %. De afgelopen jaren scoorde Tresoar in vergelijking met het landelijk gemiddelde goed. Voor het eerst in 5 jaar is dit nu niet het geval. Een mogelijk oorzaak kan zijn dat de gemiddelde leeftijd van de Tresoarmedewerkers hoog is, waardoor het risico op verzuim hoger is. De medewerkers melden zich gemiddeld 1,2 keer ziek, dit is een daling ten opzichte van vorig jaar toen de medewerkers zich gemiddeld 2 keer ziek melden. Formatie Tresoar kent een formatie van 53,3 fte, hiervan was in 2014 51,8 fte bezet. De formatie van 51,8 fte werd ingevuld door 63 medewerkers. Personeelsverloop In 2014 bedroeg de uitstroom 1,6 %, te weten één medewerker. Dit cijfer is gelijk aan dat van 2013. In 2014 was er geen instroom van nieuwe medewerkers en vond er geen doorstroom plaats van medewerkers naar een andere functie of afdeling plaats.

'>•"

Deloitts Accountants B.V. Voor identificBtiedoeleinden.^^ Eahorend bij controleverklaring Bestuursverslag (2) concept 20-02-2015

^

ä 15

Tresoar Jaarstukken 2014

Pclciille« Deloitte Accountants B.V. V/oor identificatiedoeieindfen. Behorend bü controleverklaring d.d

^

Inhoud Bestuursverslag Jaarrekening Balans per 31 december 2014 Functionele exploitatierekening over 2014 Categoriale exploitatierekening over 2014 Kasstroomoverzicht Waarderingsgrondslagen Toelichting op de balans en de exploitatierekening Resultaten analyse 2014 Overige gegevens Voorstel tot bestemming resultaat Verklaring bestuur Controleverklaring Additionele gegevens Afwijking meer dan 5% tussen realisatie en begroting t.o.v. functionele exploitatierekening Overzicht toegezegde meerjarige subsidies over de gehele periode van de cultuurnota Overzicht sponsorbijdragen en overige bijdragen Kwantitatieve gegevens Weerstandsvermogen Verbonden partijen Bedrijfsvoering Financiering Bijlagen Overzicht personele sterkte en personeelslasten 2014 Model verloop voorzieningen en reserves 1 januari tot en met 31 december 2014 Verloop overzicht materiële vaste activa per 31 december 2014 Kostenverdeeistaat per 31 december 2014 Staat van uitgaven en inkomsten 2014

fclK' '43. 'ii

tj

®

Deloitte Accountants B.V. 17

Voor icIentificatiedoeleirjKlenr''^ Behorend bij controleverklaring| ^

d-d

Tresoar Fiysk Histoaiysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden

Balans per 31 december 2014 (voor verwerking bestemming resultaat)

31.12.2014 Passief

Actief Materiële vaste activa Gebouwen en terreinen Inventaris en inrichting Andere vaste bedrijfsmiddelen

92.953 573.740 337.903

Eigen vermogen Algemene reserve Resultaat lopend boekjaar Bestemmingsfonds huisvesting Bestemmingsreserve verbouw 2009/2012 Bestemmingsreserve Pers.Ontw. Budget Bestemmingsreserve ZW/WW/WAO/WIA Bestemmingsreserve dig. Kaartenmaterialen

106.025 625.208 357.708 1.004.596

Vlottende activa Vorderingen:

Debiteuren

Overige vorderingen Omzetbelasting

345.694 61.445-

284.249 42.813 224.815 150.187

182.743 30.000 55.000 12.500

Voorzieningen 34.818

Voorziening Nieuwe Encyclopedie Fr. Nieuwe Stadsweeshuis, Friese Oorlogsjaren

198.754 10.000

13.445 93.626

21.704 105.075

208.754 Overlopende activa: vooruitbetaalde kosten Nog te ontvangen rente Nog te ontvangen: Bitpub Militieregisters Nog te ontvangen WAO/WIA

Langlopende schuld Lening Rabobank

57.032 4.542

57.562 36 340

250.294 Liquide middelen: Bankrekeningen Kasgelden

161.457 1.460

1.095.191 4.232

2.323.553

Kortlopende schulden Schulden aan kredietinstellingen Crediteuren Belastingen en premies soc.verzekeringen Overige schulden Overlopende passiva

75.000 53.591 218.009 O 1.011.135

150.000 55.784 209.605 192.396

162.917

1.357.735

1.502.153

2.323.553

607.785 ^

Delcitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverkiaring d.d.

^

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden

Functionele exploitatierekening over 2014 Directe Lasten

Materieel beheer (collectie blijft in goede staat) Restaureren Conserveren Inbinden Reproduceren Ontsluiting lysiek( collectie is op orde) archivalia Boekerij algemeen Boekerij Buma Boekerij Fuks Friese documentatie

Ontsluiting digitaal Toegang tot databestanden Digitaliseringsproject - rolfilms

Collectievorming( collectie is volledig) archivalia Boekerij algemeen Boekerij Buma Boekerij Fuks

Gewijzigde begroting 2014

Realisatie 2014

Directe Baten

Realisatie 2013


Realisatie 2014

Realisatie 2013

€

€

€

192.315 266.693 205.826 48.026 712.860

201.976 296.397 204.787 47.784 750.944

198.621 320.847 222.294 51.869 793.631

217.658 236.585 18.927 18.927 312.292 804.389

223.233 242.644 19.412 19.412 320.290 824.991

295.600 321.304 25.704 25.704 424.122 1.092.434

0

0

0

236.306 0 236.306

145.587 0 145.587

236.607 0 236.607

0 0 0

0 0 0

0 0 0

49.883 420.530 45.794 41.963 558.170

54.876 442.111 33.292 47.157 577.436

52.725 433.593 50.399 46.865 583.582

0 0

0 0

€

€

0

0

0

0

0

0

. tó:.,-,-- -«i

0 Q,

,

li

1lifei O


€

Voor identificatiedoeleinden. erklarin

Behorg d.d,

transport

2.311.725

2.298.958

2.706.254

0

0

0

transport Onderzoek publ. dienstverlening(voldoen aan indiv.publieksvraag) Studiezaal Virtuele studiezaal Inlichtingendienst Uitleningen

2.311.725

2.298.958

2.706.254

0

0

0

1.366.897 157.093 174.548 139.638 1.838.176

1.484.342 165.579 183.976 147.181 1.981.078

1.437.717 183.247 203.608 162.887 1.987.459

119.273

68.200

112.800

0

0

0

119.273

68200

112800

1.038.134 369.837 347.684 1.755.655

713.006 143.783 424.612 1.281.401

936.178 199.332 462.046 1.597.556

0 0 0

39.846 6.404 24.904 0

33.472 5.379 20.920 0 0 0 59.771 5.621.208

40.222 6.464 25.139 0

98.585 0 105.095 0

71.825 6.363.094

203.680

150.042

219.027

759 376.527 81.556 5.344.144 150.955 5.953.941 0 5.953.941 6.276.894 0

2.500 10000 39.056 5.331.363 60.000 5.442.919 0 5.442.919 5.661.161 0

4.258 579.961 1.070 5.291.977 60.000 5.937.266 0 5.937.266 6.269.093 0

Aanbieden pubI.dienstverlening(ov.projeeten publieksbereik) Schrijfbevordering en literaire activiteiten Onderwijs Alg. belangstellenden Zakelijke dienstverlening(overige activiteiten) Ontsluiten voor derden Adviezen over alles Ruimte verhuur Studiezaalverlening voor derden Uitleen personeel Onderzoek voor derden

71.154 5.976.710 Financiering en algemene dekkingsmiddelen rentebaten subsidie/sponsorgelden/legaten vrijval voorzieningen bijdragen partijen GR programmagelden/doelsubsidies subtotaal

.

af: dotaties reserveringen/voorzieningen per saldo Totaal Exploitatiesaldo Bestemming resultaat Resultaat na bestemming

5.976.710 300.184 257.371 42.813

5.621.208 39.954

6.363.094 -94.001 -32.556 -61.445

0 0 0

0 55.448 94.594

111.495 0 107.532 0


20

Voor iclentificatiedoeleindeiv Behorend bij controleverkl^ng d.d. """"


Categoriale exploitatierekening over 2014 Realisatie 2014 Baten Inkomensoverdrachten: Bijdragen partners GR Programmagelden en doeluitkeringen Subsidies en sponsorgelden


Begroting 2014

Realisatie 2013 €

€

€

€

5.350.644 150.955 0 5.501.599

5.348.238 60.000 10.000 5.418.238

5.331.363 60.000 10.000 5.401.363

5.351.977

98.585 376.527 0 119.273 594.385

55.448 0 0 68.200 123.648

55.448 0 0 68.200 123.648

111.495 579.961 0 112.800 804.256

105.095

94.594

94.594

107.532

759

2.500

2.500

4.258

0

32.556

39.056

1.070

6,201.838

5.671.536

5.661.161

6.269.093

1.312.011

1.168.538 0 21.360 1.189.898

1.153.119 0 23.195 1.176.314

1.203.600

42.031 2.012.899

2.113.873 0 38.640 2.152.513

2.078.355 0 41.805 2.120.160

2.055.603 0 64.763 2.120.366

Huren Exploitatiekosten

813.896 96.935 910.831 706.613 308.127

468.851 37.000 505.851 929.195 358.056

468.851 37.000 505.851 929.195 325.500

838.623 39.275 877.898 911.132 468.667

Organisatie en overheadkosten Inhuur derden

351.336 171.378

285.444 24.000

275.105 63.469

281.114 120.974

5.244

5.244

5.244

10.288

Afschrijvingen

202.847

221.335

220.369

331.133

Som der lasten

202.847 6.009.266

221.335 5.671.536

220.369 5.621.207

331.133 6.363.094

192.572

0

39.954

-94.001

Directe baten Dienstverlening aan derden Overige algemene bijdragen Overige directe baten Publieksinkomsten /regulier inkomsten

Depotverhuur Rente baten

Vrijval uit vooruitontvangen subsidies Som der baten

5.291.977 60.000

Lasten Indirect personele lasten Salarissen en sociale lasten Wachtgelden Overige personele lasten Direct personele lasten Salarissen en sociale lasten Wachtgelden Overige personele lasten

Directe materiële lasten Behoudskosten

Rente

Resultaat voor bestemming Mutaties in de reserves Resultaat na bestemming

27.980 1.339.991 1.970.868

37.921 1.241.521

-149.759 pplnii'-i-c A'-foiiniants B.V.

39.954

42.813 21

-61.445

Voor identificatiedoeleindenT ^ ^ B8horenci,bii controleverklarinq d.d !


Kasstroomoverzicht Kasstroom uit operationele activiteiten

Realisatie 2014

Realisatie 2013

e

Exploitatieresultaat Afschrijvingen materiële vaste activa Mutatie overige reserves Mutatie voorzieningen Brutokasstroom uit operationele activiteiten

42.813 202.847 149.759 46.122349.297

61.445 -331.135 146.001 147.921 24.232

Mutatie vorderingen Mutatie kortlopende schulden Nettokasstroom uit operationele activiteiten

30.760 749.950

24.283 154.300 202.815

1.130.007

Investeringen in materiële vaste activa Des investeringen Financiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten

118.501-

236.133 O O 236.133

Aflossing langlopende lening Kasstroom uit financieringsactiviteiten

75.00075.000-

150.000 150.000

118.501-

Mutatie liquide middelen Liquide middelen einde boekjaar Liquide middelen begin boekjaar Mutatie liquide middelen

936.506

588.948

1.099.423 162.917 936.506

162.917 751.865 -588.948

pj ra

O f

^

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeieinden. B e hOre n^d " 3 22

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Waarderingsgrondslagen Algemeen De waardering van activa en passiva en de bepaling van het exploitatiesaldo berust op grondslag van de historische kostprijs of nominale waarde, tenzij anders is vermeld. De toegepaste waarderingen zijn gebaseerd op de voorschriften, zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (EBV) en het Handboek Financiële verantwoording Archieven. Waar deze voorschriften met elkaar in strijd zijn, is zoveel mogelijk voorrang gegeven, aan de bepalingen in het BBV. In enkele gevallen, waar het volgen van BBV-bepalingen het inzicht niet ten goede komt, is ervoor gekozen de bepalingen in het handboek te volgen. Bij de Jaarrekeningposten waar dit het geval is, is dit in de waarderin gs grondslagen hieronder aangegeven. De baten en lasten worden toegerekend aan het Jaar waarop zij betrekking hebben. Balanswaardering Materiële vaste activa Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden,die door middel van sponsoring of schenking daartoe zijn verkregen. 1. Vaste activa verkregen uit eigen middelen Vaste activa verkregen uit eigen middelen zijn gewaardeerd tegen historische kostprijs. Hierop is de afschrijving in mindering gebracht. De afschrijvingen zijn berekend volgens het lineaire systeem, waarbij de voorgeschreven afschrijvingstermijnen in het Handboek financiële verantwoording Archieven in acht worden genomen. 2. Vaste activa verkregen door middel van sponsoring, "om niet" of afonds perdu Voor de classificatie van de materiële vaste activa is gebruik gemaakt van een bij de bedrijfsvoering passende indeling in plaats van de indeling die het BBV voorschrijft. Vaste activa die worden verkregen uit middelen die specifiek voor de aanschaf daarvan zijn gegeven (door middel van sponsoring, schenking of bijdrage ineens) worden als volgt gewaardeerd; het vast actief wordt gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De ontvangen investeringsbijdragen worden verantwoord onder de voorzieningen in geval deze van derden aijn verkregen. In het geval dat investeringsbijdragen van Europese of Nederlandse overheidslichamen zijn verkregen, zijn deze bijdragen verantwoord onder de overlopende passiva.

'4 a S'iri/i

i&i'&j O


Voor identiïicstiedoeleinden,-'--''''''''''^ Behorend bi],controieverki-îng d,d

^ ^

Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van een voorziening voor eventuele oninbaarheid. Overige vorderingen De overige vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen betreft saldi uit exploitatieoverschotten (en tekorten) uit voorgaande Jaren en reserves welke zijn ontstaan uit hoofde van de inbreng van activa om niet door de diverse instellingen die zijn opgegaan in de gemeenschappelijke regeling. In de balans worden de reserves onderscheiden naar de algemene reserves en de bestemmingsreserves. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De wijze van verwerking van mutaties (toevoegingen en aanwendingen) in de reserves is afhankelijk van de verkregen instemming van het bestuur voor de vorming en het gebruik ervan. Is deze instemming verkregen, dan worden mutaties door resultaatbestemming toegevoegd of onttrokken. Moet deze instemming nog worden verkregen, dan worden de voorgestelde mutaties eerst niet verwerkt in de reserves, maar verantwoord in de balanspost "nog te bestemmen resultaat". Resultaatbestemming De exploitatierekening en het daaruit voortvloeiende exploitatiesaldo bevatten alle baten en lasten. Zoals beschreven onder "eigen vermogen" wordt een deel van het resultaat m eteen bestemd (aanpassingen in de reserves worden meteen verwerkt) en wordt een deel eerst onbestemd (onverwerkt) gelaten omdat er nog geen goedkeuring van het bestuur is hiervoor. De voorgestelde bestemming van dit "nog te bestemmen resultaat" is opgenomen in het "voorstel tot bestemming resultaat" onder de "Overige gegevens". Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd wegens: verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. « nor. li ••'av' «1 '
O

Deloitte Accountant.s B.V.

24

Voor i dentificatiedoeleinderij.^'''''''"''^ Lohorenci ^

^

Schulden Voor de classificatie van de schulden is gebruik gemaakt van de indeling volgens het Handboek. Hierbij is dus afgeweken van de specifieke indeling zoals het BBV die voorschrijft. Zowel de langlopende als de kortlopende schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De langlopende schulden omvatten de langlopende geldleningen, verminderd met de aflossingen voor het komende boekjaar. De kortlopende schulden (looptijd korter dan 1 jaar) omvatten de crediteuren, de overlopende passiva en de aflossingen voor het komende boekjaar. Baten Hieronder worden verantwoord de opbrengsten uit hoofde van subsidiebijdragen, sponsoring, dienstverlening aan derden, overige algemene bijdrage, publieksinkomsten, verhuur, rentebaten en vrijval uit voorzieningen. Overige lasten Hieronder worden overige kosten verantwoord, die zijn gemaakt in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hierboven vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar, waarin zij zijn gerealiseerd. Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij vo orzienbaar zijn. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht wordt opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit liquide middelen onder aftrek van bankkredieten. In het kasstroomoverzicht wordt onderscheid gemaakt tussen operationele, investerings- en financieringsactiviteiten.

Deloitte .'\ccount3nt5 B.V, Voor identificatieclosleinden^ Ba horend bï


Toelichting op de onderscheiden balansposten 2014 Materiële vaste activa Boekwaarde per 01.01 Bij: Investeringen Af: Desinvesteringen Afschrijvingen

31.12.2014 € 1.088.942 118.501

31.12.2013 € 1.183.943 236.133

202.847

331.135

1.004.596 Boekwaarde per 31.12 Zie voor verloopoverzicht bijlage 2 De inhuizing in 2009 van het Fries Film Archief heeft € 65.000 gekost. Een deel hiervan is geactiveerd. De Provincie Fryslan heeft in plaats van uitbetaling in tienjaarlijkse termijnen het bedrag voor inhuizing in 2013 geheel overgemaakt. Het bedrag voor de jaren 2014 t/m 2018 is als vooruitontvangen geboekt.

1.088.942

31.12.2014 € 34.818

31.12.2013 € 68.076

Boekwaarde per 31.12

34.818

68.076

Overige vorderingen

31.12.2014 € 21.704

31.12.2013 € 13.445

21.704

13.445

31.12.2014 € 21.704

31.12.2013 € 13.445

21.704

13.445

31.12.2014 € 105.075

31.12.2013 € 93.626

31.12.2014 € 57.562

31.12.2013 € 57.032 13.573

Vorderingen Debiteuren Af: Voorziening dubieuze debiteuren

Overige vorderingen (subsidieverstrekkers) Totaal subsidieverstrekkers Uilsplitsing overige vorderingen: Ministerie van O.C. & W. O.C.enW. n.t.o. bijdrage RAD 2014 Balans ultimo

Omzetbelasting Te verrekenen omzetbelasting

Overlopende activa: Vooruitbetaalde kosten derden Nog te ontvangen premie WAOAVIA Nog te ontvangen: Bitpub Militieregisters Nog te ontvangen rente Balans ultimo

340

3±_

57.937 219.534

Totaal vlottende activa

4.542 75.148 Deiüitie Acca50l294its B.V, V/oor iden tificötiedosleincien.

26

14

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Toelichting op de onderscheiden balansposten 2014

Liquide middelen Kas

31.12.2014 € 4.232

31.12.2013

e

1.460

Bankrekeningen: Rabobank Tresoar Schatkistban kieren ING Totaal

109.103 986.088

35 161.422

1.095.191

161.457

Totaal liquide middelen

1.099.423

162.917

Gestelde zekerheden Deze liquide middelen staan allen ter onmiddellijke beschikking. De hoogte van bet rekening courant limiet met de Rabobank bedraagt

300.000

Deloitte Accountants B.V,

27

Voor identificatiedoeleinds Behorend bij controleverkiaring 1 '

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Toelichting op de onderscheiden balansposten 2014 Eigen vermogen Algemene reserve Saldo 01.01 Bij: resultaat boekjaar Algemene vrijval in boekjaar Saldo 31.12

Resultaat lopend boekjaar

31.12.2014 € 284.249 313 42.500 327.062

31.12.2013

31.12.2014

31.12.2013

42.813

61.445-

e

345.694 61.445-

284.249

Het bestuur wordt tijdens de Bestuursvergadering gevraagd in te stemmen het resultaat over 2014 ter grootte € 42.813,14 toe te voegen aan de Algemene Reserve.

31.12.2014 € 280.243

Bestemmingsreserves Saldo 01.01 Bij: resultaatbestemming Bij: Dotaties Af: Bestedingen aan doel Algemene vrijval in boekjaar Saldo 31.12

224.815 32.55642.500430.002

31.12.2013 € 426.244

32.556113.445280.243

Bestemmingsreserve verbouw meerjarenbeleidsplan 2009/2012 Uit het opgebouwde resultaat wordt een bedrag van € 32.555,84 ter dekking van de nieuwe afschrijving van aanschaffingen ten behoeve van de inrichting van de studiezaal ten laste van de bestemmingsreserve gebracht. Bestemmingsfonds huisvesting Het huurcontract is in 2014 voortgezet. De huurcomponent is in 2014 en zal de volgende Jaren lager zijn. De lumpsum wordt niet verlaagd. De bedoeling is het verschil in de huurcomponent als reserve op de balans te reserveren voor onderhoud in de toekomst. In 2014 is de gebruiksvergoeding voor Boterhoek 3 verlaagd, terwijl het budget voor de gebruiksvergoeding niet is verlaagd. OCenW stelt voor om de vorming van een bestemmingsfonds toe te staan en uit het "batig saldo" een toevoeging te doen aan het bestemmingsfonds. Bij de berekening van de hoogte van het percentage eigen vermogen wordt voorgesteld het saldo van dit fonds niet toe te rekenen aan het Eigen Vermogen. Bestemmingsreserve Persoonlijk Ontwikkel Budget Naar aanleiding van de nieuwe CAO 2012 krijgen werknemers onder voorwaarden recht op een eigen budget voor persoonlijke ontwikkeling. Deze regeling geldt vooralsnog tot 1 januari 2014. Het eigen budget bedraagt € 1.500,voor de totale periode. De bestemmingsreserve is vrijgevallen in 2014.

Bestemmingsreserve ZW/WW/WAO/WIA Naar aanleiding van een personeel probleem in 2010, waar mogelijk financiële consequenties aan verbonden konden zijn, is op aandringen van het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve in het leven geroepen om in de toekomst deze problemen het hoofd te bieden.

Deloitte Accountaivts B.V. 28

Voor identificatievdoeleincler].^

cm..

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Toelichting op de onderscheiden balansposten 2014

Bestemmingsreserve digitaliseren kaartmaterialen Tezamen met de Stichting Vrienden van Tresoar heeft Tresoar het plan opgevat (een deel van) de kaartencollectie te digitaliseren. De voorbereidende werkzaamheden zijn in 2012 opgestart. De bestemmingsreserve is vrijgevallen in 2014. Voorzieningen

31.12.2014

31.12.2013

Saldo 01.01 Bij: Dotaties Af: Bestedingen aan doel Algemene vrijval in boekj aar

€

254.876 48.200 94.322-

402.797 120.265 268.186-

Saldo 31.12 Zie bijlage 3 voor verloopoverzicht reserves en voorzieningen.

208.754

254.876

e

Vooruitontvangen subsidie Friese Oorlogsjaren Ten behoeve van een documentatieserie over Friesland in de Tweede Wereldoorlog in 2015 vooruitontvangen subsidie van Het Nieuwe Stadsweeshuis. Voorziening Nieuwe Encyclopedie fan Fryslan. Tresoar heeft de regie en de eindverantwoordelijkheid genomen van het project Nieuwe Encyclopedie fan Fryslan. Het project heeft een doorlooptijd van 2008 tot en met 2014. De begroting bedraagt € 1.495.000,-. Er is een bedrag € 1.045.000 toegezegd door particulieren en fondsen, dat volgens een regelmatig schema zal worden gestort op de rekening van Tresoar. Een bedrag van € 450.000,- is door de Provincie Fryslan toegezegd.

Langlopende schuld Lening Rabobank

Kortlopende schulden Crediteuren Schulden aan kredietinstellingen

Belastingen en premies sociale verzekeringen

Belastingdienst loonheffmg Pensioenpremie/sociale verzekeringen Balans ultimo

31.12.2014 € -

31.12.2013 € 75.000

31.12.2014 € 53.591 75.000 128.591

31.12.2013 € 55.784 150.000 205.784

31.12.2014

31.12.2013

174.124 43.885 218.009

158.769 50.836 209.605

De belastingafdracht vindt per maand plaats, inclusief de afdracht WAO, UFO en nominale premie ziektekosten. Pensioenpremie/sociale verzekeringen wordt per maand verrekend.


29

Voor identificatiedoeieinden. Behorend bij controleve^kiliring dd

^ -

Tresoar Ftysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden

Toelichting op de onderscheiden balansposten 2014 Overige schulden Overige personeelskosten Balans ultimo Overlopende passiva Nog te betalen kosten Vooruitontvangen bedragen Balans ultimo

31.12.2014 € O

31.12.2013

31.12.2014 € 104.636 906.499 1.011.135

31.12.2013 €

40.301 152.095 192.396

Vooruitontvangen subsidies gevormd met financiering van "overheidsfinanciën" zijn overlopende passiva; 31.12.2014 31.12.2013 € O 60.954 60.954 Vooruitontvangen subsidie Metamorfoze 764.045 Vooruitontvangen subsidie Deltaplan digitalisering O 10.000 Gem. Leeuwarden, KINF 10.000 UCF,KrNF Waddenacademie, KINF 10.000 11.500 Prov. Fryslan, advyskomm. GJpriis 14.000 Vooruitontvangen subsidie frictiekosten Fryske Boek 41.368 Vooruitontvangen Provinsje Fryslan, inhuizen FFA 26.000 32.500 O Vooruitontvangen subsidie Nacht van de Filosofie 2.000 O Vooruitontvangen subsidie Mearkes üf e Wälden 1.500 O 13.773 Vooruitontvangen subsidie Waddenzee.nl 906.499 152.095

Vooruitontvangen subsidie Metamorfoze Betreft subsidie Nationaal Conserveringsprogramma Metamorfoze project conservering: Scannen microfilms (€ 60954).

Vooruitontvangen subsidie frictiekosten Fryske Boek In verband met de inhuizing van It Fryske Boek in 2012 heeft de provincie een bedrag voor frictiekosten in de organisatieverandering beschikbaar gesteld. Het bedrag is voor goede reparatie van de pensioenaanspraken voor de belanghebbende medewerkers en voor een voorziening van WW-verplichtingen (50.000,-). In 2012 is een liquidatie-jaarrekening opgesteld. De jaarrekening vertoonde een tekort van € 8.632,31. Dit bedrag is (in overleg met de Provincie) verrekend met de vooruitontvangen subsidie. Het saldo van € 41.367,69 is voor een bedrag van € 37.500 bestemd voor een uitwisselingsprogramma Fryske Literaruer. Het restbedrag van € 3.868 is in 2014 worden teruggestort naar de provincie. In 2014 is een bedrag van € 23.500 vrijgevallen ten behoeve van "Internationalisering van de Fryske Literatuer".

Vooruitontvangen Provinsje Fryslan, inhuizen FFA In het kader van de herhuisvesting van het Filmcentrum voor Friesland naar het Nieuw Zaailand is het Fries Filmarchief ondergebracht in Tresoar. De kosten beliepen in 2009 € 65.000 en worden in 10 jaar afgeschreven. In plaats van jaarlijkse termijnen heeft de Provincie het bedrag in 2013 in zijn geheel overgemaakt. De jaren 2014 t/m 2018 zijn geboekt als vooruitontvangen. In 2014 is een bedrag van € 6.500 vrijgevallen. ;• . •

.. U

'd 'Ä ftli&o

Deloi ree .^.ccountants B.V. 30

\'O nr i d '£ 1 i f i c t ie d O e Ie in d e l viiireriw! bii cont-olevsrklaring \ ^

c.j, JJ.SilTilK


Toelichting op de onderscheiden balansposten 2014

Vooruitontvangen subsidie Deltaplan Digitalisering Het Deltaplan Digitalisering Cultureel Erfgoed (DDCB) is als programma-onderdeel opgevoerd van Wurkje foar Fryslan. In verband met de Europese aanbesteding zullen de projecten eerst in 2015 echt van start gaan. Er is ca. € 90.000 uitgegeven in 2014. Vooruitontvangen project "Kennis in Friesland" De ontwikkeling van een database met als doel kennis in Eryslan toegankelijk te maken. Het projetczal in 2015 worden opgeleverd. Vooruitontvangen project "GJ-priis". Van de Provinsje Fryslan is een bedrag vooruitontvnagen voor de adviescommissie voor de uitreiking van de Gysbert Japixcspriis in 2015.

Niet in de balans opgenomen verplichtingen De gebruikersovereenkomst met de Rijksgebouwendienst is per 1-1-2014 voortgezet. De huurcomponent is in 2014 en volgende jaren lager dan voorgaande jaren. De lumpsum wordt niet verlaagd. De bedoeling is het verschil in de huurcomponent als reserve op de balans te reserveren voor onderhoud in de toekomst. Voor de organisatie en de bedrijfsvoering zijn een aantal langjarige contracten afgesloten voor schoonmaak, energie, ICT-licenties, gebouwen, kopieermachines en de bibliotheekautomatisering.

lp--

fa

Cl

ki vL-j/ L i) v iüö

Hl

O

Deloitte Accountants S.V. Voor ideniif icaliec!oeIeincle Echorerv;! bii controleverklarinq

u.d

1.7M«a..2SJ5

1^


Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2014 Baten 2014

Inkomensoverdrachten

2013 £

c

1.734.452 60,000 1.794.452

1.724.561 60,000 1.784.561

Bijdrage Provincie Fryslan Bijdrage provincie Fryslan, inhuizing FFA Bijdrage Provincie Fryslan, Deltaplan digitalisering •Bijdrage Provincie Fryslan, bydr. Prov. Archieven Bijdrage Provincie Fryslan, It Fryske Boek Totaal

3.063.812 6.500 90.955 367,054 178.826 3.707.147

3.018.112 6.500 367.054 175.750 3.567.416

Totale bijdrage partners GR

5.501.599

5.351.977

Bijdrage OcenW -DCE/MLB Bijdrage programmagelden OCenW-DCE Totaal

-

De bijdragen van de partners GR zijn gesplitst in bijdragen van het Rijk (Ministerie van OGenW - DGE/MLB en de Provincie Fryslan. De bijdragen zijn vervolgens gesplitst in structurele bijdragen en programmagelden.

2014

Dienstverlening aan derden RUG, kosten gemene rekening Herstellen affiche Groningen Administratie St. Behear Administratie St. Tresoar Beheer Genlias Beheer Links HvnF, deelnemerskosten Gem Ferwerderadiel, Jou in bem in boek Afük, IGT diensten Keunstwurk, IGT diensten Keunstwurk, afschrijving Pc's Fries Museum, tentoonstellingskosten Groninger archieven, dienstverlening knipkaart Hosting Gontent DM (Noord-Holland en Limburg) Biologische testen notarissen Eekma, inbinden boek Verhuur ruimten Afük, No Doe Fryske Akademy, verhuiskosten boeken Personele inzet Nieuwe Encyclopedie Fryslan Nieuwe Encyclopedie Fryslan, lemmata Personele inzet Fryske Kanon Afük, schilderwerk Opbr. Gebruiksgoederen depot Totaal dienstverlening derden

2013

g

30.325 554 2.674 • 10.331

g

2.721

-

2.845 2.525 173

20 14.703 22.946

13.424 20.499

-

-

-

2.437 1.998 6.180 207

1.000 6.190 1.143 37 4.758 6.198

-

4.750

-

874

-

46.500 1.435 1.750

383

-

-

205

-

298 111.495

98.584,76

tl rs pi . -J.


32

\/o Or: d entif icatiedOeIeinde L.Orend bij controlever'jd^nng

d.d

f..?

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2014

Sinds mei 2014 werkt een medewerker van Tresoar aan een Promotietraject Literature and Literacy in lesser-used languages; vanguard minoruty writers in North-west Europa (1900-1945), confrom projectplan. De kosten van het salaris worden voor een deel door de Rijkuniversiteit vergoed. Ten behoeve van de Stichting Behear Provinsjale en Buma Biblioteek en de Stichting Tresoar worden de financiële administraties tegen betaling uitgevoerd. Het systeembeheer van Co ntent DM voor de bibliotheken in Haarlem en Maastricht wordt door Tresoar verricht. Het systeem- en netwerkbeheer van het Fries Museum en Het Princessehof wordt door Tresoar geregeld. Tresoar verricht ten behoeve van Afflk, Fries Museum en Keunstwurk IGT diensten per werkplek. De coördinator restauratie heeft bij diverse culturele notariaten biologische toetsen uitgevoerd. Meerder medewerkers hebben ten behoeve van de Encyclopedie lemmata geschreven. Overige algemene bijdragen

2014

Sponsor- en overige bijdragen: Waddenzee.nl Bijdrage educatie Opbrengst automatisering St. Vrienden van Tresoar, bijdrage digitalisering Provinsje Fryslan, TDE-edukatyf Metamorfoze, Gerechtshof Studiecentrum Judaica, Jofeldag Boelstra-Olivier Stichting, ten.stelling w. van der Veer St. Slauerhoff, poëziewedstriid Provinsje Fryslan, aksjeboek foar bem 20 Leafdesgedichten, Oer de wjuk BvFF, Oer dewjuk FLMD, Oer de Wjuk It Fiyske Gea, Oer de wjuk Fr. Milj. Federaasje, Oer de wjuk Ritske Boelema Gasthuis, Oer de wjuk D. Kalma Stichting, Oer de wjuk D. Kalma Stichting, Fryslan lêst syn toppers Ohe postma Selskip, bijdrage boekje O.Postma Rie Fryske Beweging, Fedde Schurerlezing Mearkes üt' e Walden Keapmanskeunsten Tentoonstelling Fries Design Nacht van de filosofie Provinsje Fryslan, G. J. priis Süd Wset Friesland, öfrekken G.J. priis Provinsje Fryslan, OP en FS priis Kon. Bbiliotheek, subs kranten 2011 Kaatsmuseum, onderhouden website Nieuwe encyclopedie van Friesland (NEF) Saldo 31.12

2013

114.000 50 70.345

114.000 65.305 25.000 40.000 1.470

750 1.000 2.479 24.000

20.000 2.000 25 2.000 1.500 500 750 500 1.000

175 664 5.500 15.000 25.663 20.043

10.468 23.000

3.200 3.274 320 268.186 579.961

94.322 376.527

Beiöittto Deloitte Accountants B.V.

33

Voor identificatiedoeleindeiTj Behorend bij controlevïÎaring ci.d

'

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2014 Voor de vernieuwde opzet Waddenzee.nl hebben 3 provincies (Friesland, Groningen en Noord-FIolland) tezamen met 2 ministeries ((I&M en EL&I) samenwerking toegezegd aan de Waddenacademie en Tresoar. Tresoar is o.a. verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten. Voor de Nacht van de fdosofie is van de gemeente Leeuwarden, de P.W. Jansen Stichting, het Humanistisch verbond, het Prins Bernhard Cultuurfonds een subsidiebedrag ontvangen. Het project Gerechtshof is uit de vooruitontvangen subsidie van Metamorfoze afgerekend. Het systeem- en netwerkbeheer, evenals het telefoonverkeer wordt door Tresoar geregeld ten behoeve van de Aflik, Keunstwurk, het Fries Museum. Friesland Pop en het Frysk Lanboumuseum. Voor de uitgave van Mearkes üfe Walden, een verzameling van 100 sprookjes die verzamelaar Dam jaarsma uit de volksmond optekende. Zijn bijdragen ontvangen van Stichting Dam jaarsma, de van Heioma Stichting, Fun sfoar Frysk eb de Boersma-Adema Stichting. Voor de tentoonstelling Fries Design in 4 musea (Museum Joure, Museum Martena, Nationaal Vlechtmuseum en Tresoar) zijn bijdragen ontvangen van: Gemeente Friese Meren, Stichting Woudsend, gemeente Weststellingwerf, de Boersma-Adema Stichting,de P.W. Janssen's Friese Stichting, Museum Martena, nationaal Vlechtmuseum en het Museum Joure. Voor Keapmanskeunsten, een komis che opera uit de 19e eeuw van de componist Martinus Schuil, de Fries Offenbach, zijn bijdragen ontvangen van de gemeente Tietjerksteradiel, Stichting Culturele Commissie, Artitude, de U.C.F. en Befoema. De Provinsje Fryslan stelde voor de jaren 2013 en 2014 een bedrag van € 40.000 beschikbaar voor het beschikbaarstellen van Friestalige literatuur, docenten-informatie en leerlingenopdrachten voor het voortgezet onderwijs (TDE-edukatyf). De kosten bedroegen in 2013: € 9.120 en in 2014: €37.476. De overschrijding in uitgaven betreffen veelal salariskoste nen worden door Tresoar betaald. Tresoar stelt in samenwerking met Bureau Varenius de Nieuwe Encyclopedie van Fryslan op. De kosten worden gedekt door sponsorbijdragen. In 2010 zijn de vervolgbedragen ontvangen. De bijdragen aan de deelveldredacteuren, webredactie en beeldredacteur zijn uitgekeerd.

2014 Overige directe baten: Legaten

2013

e

€

-

"

2014 Publieksinkomsten/reguliere inkomsten: IBL aanvragen / -kopieën Boetegelden / boeken zoek Lenerspassen Kadoboek/kalinder Moanne fan it Fryske Boek Moanne fan it Fryske Boek Opbrengst kantine Reproducties Opbrengst schriftelijke inlichtingen Opbrengst cursussen/lezingen Opbrengst verkoop boeken Opbrengst keapmanskeunsten Bijdr. Provincie, FFA 2009 t/m 2012 Busreizen Tresoar

€ 6.859 1.052 2.189 5.226 572 9.894 2.594 5.119 16.321 34.135 34.734 0 578 119.273

2013 € 8.690 2.161 2.721 4.255 7.942 14.658 1.901 7.645 24.399 11.954 26.000 473 iri);SS>lS2C80öf


Voor identificatiedoeleinde)» Bshorend,îi^,c.r^v,fc^lev|rkiaring 1 4

d.d

l

lil


De reguliere inkomsten vloeien over het algemeen voort uit de activiteiten van de afdeling Informatiediensten: aanvragen, bezoekerspassen, reproducties, behandelen onderzoekskosten bij bet behandelen van schriftelijke inlichtingen en boekverkoop. In bet kader van Swalk (de Moarme fan it Fryske Boek) zijn een kadoboek en een aksjeboek uitgegeven. De Provincie Fryslan beeft in plaats van uitbetalmg in tienjaarlijkse termijnen bet bedrag voor inbuizing van bet FFA in 2013 geheel overgemaakt. De vergoeding over de jaren 2009 t/m 2012 is geboekt als reguliere inkomsten. De jaren 2014 t/m 2018 is als vooruitontvangen geboekt en zullen in d e betreffende jaren vrijvallen. Totaal directe baten

594.385

804.257

2014

2013

€ 105.095

Huren en pachten: Depotverbuur

€ 107.532

De bedragen die bier zijn vermeld zijn verkregen door verbuur van ruimte aan: AFUK, Wetterskip Fryslan, FBTO, Omrop Fryslan en de AV-bolding.

2014

2013 € 759

Rente: Rente baten

€ 4.258

Door de "crisis" en de lagere liquiditeit zijn de rentebaten in 2014 teruggelopen. 2014

2013 € 1.070

Vooruitontvangen subsidies: Vrijval uit vooruitontvangen subsidies

De vrijval uit vooruitontvangen subsidies is als volgt te verdelen: Vrijval investering bouw Rijksdeel Vrijval investering bouw Provinciaaldeel Vrijval bestemmingsreserve verbouw/nieuwbouw Vrijval pers.o nrtw. Budget Vrijval bestemm.resrever digitaliseren kaartmateriaal Vrijval vooruitontvangen bedrag FFA

662 408

Ci., y %,->• È fes •i.i'iteJ O


35

Voor iderrcificatiedoeleirtcle^L Bahorend bij controlevarklariîg'^

d.d ...i.,7..ffMi!,.?.ei

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Toelichting op de categoriale exploitatierekening 2014 Lasten 2013

2014

Salarissen en sociale lasten

€ 1.339.991 2.012.898 3.352.889

Salarissen indirect personeel Salarissen direct personeel totaal

e

1.241.521 2.120.366 3.361.887

De verdeling van de salarissen in direct en indirect heeft plaatsgevonden aan de hand van de resultaten van het tijdschrijven: 46665 uren direct en 31065 uren indirect. De verdeling van de salarissen kan als volgt worden opgesteld:

2013 2.561.904 282.359 388.141 129.483 3.361.887

2014 2.571.792 314.413 379.130 87.554 3.352.889

Salarissen Sociale lasten Pensioenen Overige personele lasten

2014

Overige goederen en diensten

2013

e

De directe materiële lasten zijn onder te verdelen in: Collectieontsluiting Collectievorming Collectievorming Publieke dienstverlening: studiezaal Publieke dienstverlening: educatie/tentoonstelling Materieel beheer

Deltaplan digitaliseren

877.898

88.414 142.475 94.322 43.336 329.063 95.491 20.794 813.896

conversie kaartmat/tweetalig zoeken Aanschaf boeken Kosten Nieuwe Encyclopedie Fryslan Onderhoud lees/afdrukapparatuur Fries Design/KeapmanskeunstATDE/AksJeboek It Fryske Boek Uitbesteden bindwerk, gebruiksgoederen

90.955

Voobereiden, opzet plan, eur.aanbesteding

5.980

Behoudskosten: deltaplan

aanpassing klimaat depot 9/zuurvrije dozen

2013

2014

Huren

€ 706.613 Huren 706.613 Betreft de huren van Boterhoek 1 van de Stichting Behear Provinsjale Biblioteek: € 425.061,56. Betreft de huren van Boterhoek 3 van VROM (de Rijksgebouwendienst Noord): € 281.551,80.

2014

Exploitatiekosten

€ 308.127 308.127

Exploitatiekosten

e

838.623 39.275

813.896 5.980 90.955 910.831

Directe materiële lasten Behoudskosten Deltaplan digitaliseren totaal

€ 911.132 911.132

2013 € 468.667 468.667

Betreft de kosten van onderhoud: € 108.386,71; energielasten: € 107.088,90; schoonmaakfesten'S|8É5l^0}|yil^@^, en beveiligingskosten: € 11.381,43;


36

Voor identificAtiedoeieinden.^ Behorend bij controieverklaring

d.d !..7.*40li

A 4


2014

Organisatie en overheadkosten

2013

€ 351.336 351.336

Organisatie en overheadkosten

€ 281.114 281.114

Betreft kosten van kantoor benodigdheden, telefoon, porto en bankkosten € 79.476,99; transport- en reiskosten € 27.052,52; kantinekosten € 20.902,53; automatisering € 200.644,06xx; bestuurskosten € 5.654,88; representatiekosten € 6.300,45; publiciteitskosten € 11.303,79.

2014

Inhuur derden

2013

€ 120.974 120.974

€ 171.378 171.378

Inhuur derden

Betreft inhuur tijdelijke krachten € 60.868,92. Uitbesteden van de salarisadministratie € 9.921,38; accountantscontroles w.o. jaarrekening € 16.120. Waddenacademie 84.467,96.

Rente

2014

2013

2014

2013

€ 5.244 5.244

Rente

€ 10.288 10.288

Betaalde rente voor de afgesloten lening.

€ 202.847 202.847

Afschrijvingen: Afschrijvingen

De afschrijvingen kunnen verdeeld worden in: afschrijvingen op verbouwingen: afschrijvingen op activa

€ 331.133 331.133

202.847

In deze afschrijvingen is een bedrag opgenomen voor de inhuizing van het Fries Film Archief, dat in 2009 bij Tresoar ingetrokken, (zie toelichting activa: investeringen).

Resultaat voor bestemming

192.572

94.001-

Bestemming resultaat is als volgt opgebouwd: Ten laste van bestemmingsreserve verbouw/nieuwbouw Ten gunste van bestemmingsfonds huisvesting Ten laste van bestemmingsreserve pers.ont.budget Ten laste van bestemmingsreserve digitaliseren kaartraat.

32.556 224.81530.000 12.500

32.556

42.813

61.445-

Onttrekking/Toevoeging Algemene reserve

'7'i cj-ïs ®

Ofcloiitt; Accountants B.V.

\iriontificotiedoeleiijK^sru 37

^

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Publicatie bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen Drs. B. Looper, directeur naam

omvang Beloning belastbare duur Kosten dienstverband dienstver vergoeding 0 Fulltime 110.366 onbepaald

Voorzien. Beëind. Jaar op uitkering beëindiging termijn 17.750^ 0 n.v.t.

De leden van het Dagelijks Bestuur (mvr.mr. drs. J.A. de Vries, drs. J. van der Velde en W. Verf):

Voorzien. Beëind. Jaar j op uitkering beëindiging termijn 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t.

duur omvang Beloning belastbare Kosten dienstverbanc dienstver vergoeding 0 n..v.t. 0 J,A. de Vries n.v.t. n..v.t. 0 0 J. van der Velde n.v.t. n..v.t. 0 0 W. Verf n.v.t. naam

Het Algemeen Bestuur (mevr.mr.drs. J.A. de Vries, mevr. A. Toering- Schuurmans en mr. F. Doting, mr. E.J. Rotshuizen, drs. J. van der Velde, prof.dr. F. Winsemius en W. Verf);

duur omvang Beloning belastbare dienstverbanc dienstver Kosten vergoeding 0 J,A. de Vries n.v.t. n.v.t. 0 n.v.t. 0 0 A. Toering n.v.t. 0 F. Doting n.v.t. n.v.t. 0 E.J. Rotshuizen n.v.t. n.v.t. 0 0 J. van der Velde n.v.t. n.v.t. 0 0 F. Winsemius n.v.t. n.v.t. 0 0 W. Verf n.v.t. 0 n.v.t. 0

Voorzien. Beëind. Jaar | op uitkering beëindiging termijn 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t. 0 0 n.v.t.

naam

1-1

ä •Vil S AL:.! *3


38

Voor ide iitificati edoeIeiO Behorend Bt bil coritrolevarklarinq i ^

d.i d.d

1..Z.MI..2ai5

1

Tresoar Fiysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden RESULTATENANALYSE 2014 Het verwachte exploitatiesaldo van € 39.954 in de gewijzigde begroting is gehaald. Het resultaat werd uiteindelijk € 42.813. Het resultaat, afgezet tegen de begroting conform de categorale exploitatierekening, wordt veroorzaakt door: Hogere salarissen en soc. Lasten Hogere kosten inhuur derden Hogere directe materiële kosten Hogere uitgaven deltaplan Lagere exploitatiekosten en huren gebouwen Hogere organisatiekosten Hogere rentekosten Lagere afschrijvingskosten Hogere mutatie vrijval Hogere inkomsten Saldo verlies t.o.v. het verwachte expl.saldo

56.416 107.909 345.045 59.935 -239.955 76.231 O -50.078 257.371 -615.733 -2.858

Hogere salarissen en sociale lasten. De cao van provincies is in 2 014 aangepast. Dit leverde in 2014, naast een eenmalige uitbetaling aan alle personeelsleden, ook hogere sociale lasten op. Hogere kosten inhuur derden. De tijdelijke (en project-) medewerkers zijn geboekt onder inhuur derden. Eind 2012 is besloten de projectadministratie van de website Waddenzee.nl (een samenwerking van 2 ministeries en 3 provincies) bij Tresoar onder te brengen. De hogere inhuurkosten worden gedekt door extra inkomsten. Hogere directe materiële kosten. De niet begrote kosten voor de encyclopedie van Fryslan (€ 94.322), de totale kosten voor de organisatie van de Moanne fan it Fryske Boek en de overname van de werkzaamheden van It F^'ske Boek hebben geleid tot verhoging van de kosten. Daarnaast heeft Tresoar naast 3 grote tentoonstellingen een komische opera georganiseerd. De verkregen subsidies zijn verantwoord bij de inkomsten. Hogere uitgaven deltaplan. Het depót 9 van pand Boterhoek 1 is aangesloten op dezelfde klimaatcontrole als de depots van pand Boterhoek 3. Vanuit de provincie is een bedrag ontvangen in he t kader van Deltaplan Digitalisering. Lagere exploitatiekosten gebouwen. De gebruiksvergoeding voor het pand Boterhoek 3 is verlaagd, terwijl het budget van het Rijk voor de gebruiksvergoeding niet is verlaagd. OCenW stelt voor een vorming van een bestemmingsfonds toe te staan voor onderhoudsuitgaven in de toekomst.

Hogere organisatiekosten. Door reiskosten voor deelname aan workshops en deelname aan landelijke overlegorganen zijn de organisatiekosten gestegen. Door de samenwerking op het gebied van ICT met andere culturele instellingen zijn de automatiseringskosten gestegen, terwijl de inkomsten van die activiteiten zijn verantwoord onder overige opbrengsten.

Lagere afschrijvingskosten. Ruim 10 jaar na de fusie zijn investeringen en aanschaffingen uit de aanloopperiode van Tresoar afgeschreven, maar is de technische levensduur nog niet verstreken, waardoor vervanging nog niet heeft plaatsgevonden.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinde'ri. Behorend bji .7or tr olev&rklaring * d.d

.

Hogere inkomsten. De Programmagelden zijn gestegen met € 90.955. Dit bedrag is ontvangen van de Provincie voor het Deltaplan Digitalisering. De directe baten zijn gestegen met € 470.737. Voor de activiteiten Nacht van de Filosofie, Fries Design, Mearkes üt'e Walden en Keapmanskeunsten zijn diverse subsidies en sponsorgelden binnengekomen. Voor het Aksjeboek foar bem is van de Provincie € 24.000 ontvangen. De dienstverlening aan derden is gestegen door zakelijke ICT-activiteiten voor de Waddenacademie (€ 114.000). Door de prijsbijstelling huisvesting en loon- en prijsbijstelling van het materiële budget valt het budget van het Ministerie van OCenW € 21.704,- hoger uit.

De opbrengsten sponsoring publieksactiviteiten en bijdragen algemeen zijn als overige algemene inkomsten verantwoord. Daarnaast zijn er bij instellingen archiefwerkzaamheden en materiële tests uitgevoerd. Het project Nieuwe Encyclopedie van Fiyslan (€ 94.322) is hier verantwoord. Van 3 provincies en 2 ministeries zijn gelden (€ 114.000) ontvangen voor de vernieuwde opzet van Waddenzee.nl. Samen met de Waddenacademie werkt Tresoar aan deze site voor overheidsinformatie over het waddengebied. Tresoar is verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten. Bij de vrijval uit vooruitontvangen subsidies is een bedrag van € 42.5 00 extra verantwoord; het bestemmingsfonds Pers. Ontw. budget en digitaliseren van kaartmateriaal zijn vrijgevallen.

bi>' V.!'- e"i' E! te! ijVaj &

Deloitte Accoun'tanti B.V. Voor identificcitiedoeleinden, Bahorend bij c.oritroleverkl^wing

d.d.

t

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden OVERIGE GEGEVENS Controleverklaring Hiervoor wordt verwezen naar de hierna opgenomen verklaring. Voorstel tot bestemming resultaat over de periode 2014 € 42.813,00

Onverdeeld exploitatiesaldo

Het bestuur wordt tijdens de Bestuursvergadering gevraagd in te stemmen met: het ten laste brengen van € 32.556 aan de Bestemmingsreserve verbouw/nieuwbouw, en € 224.815 te bestemmen voor het bestemmingsfonds huisvesting, volgens opdracht van OCenW, en het batig saldo van € 42.813,14 toe te voegen aan de Algemene Reserve.

Verklaring bestuur Hiermee verklaart het Bestuur van Tresoar te Leeuwarden, dat de jaarrekening over de periode 1 januari t/m 31 december 2014 van genoemde gemeenschappelijke regeling is opgemaakt in overeenstemming met de ter zake vastgestelde richtlijnen. De voorzitter:

Secretaris:

Leeuwarden, d.d.

•l'-r-x

P CT

« RT

i'iï'u te ÜJ -.U a

Deloiire Accountants B.V. Voor identificaHecloeleinden. L:ohoroncJK^:^||p!||||iarmg

•, ^

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden OVERIGE GEGEVENS

Controleverklaring

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoelsinden.

Behorend bij coMtroisyerklarlng

i7"^MiT"t01§

\ ^

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Afwijking van meer dan 5% tussen de realisatie en de begroting ten opzichte van de functionele exploitatierekening. Materieel beheer Aan restaureren en conserveren is minder besteed da n begroot. De oorzaak ligt in het feit dat afscheid is genomen van een collega. De lege plaats is niet opgevuld. Lagere realisatie ontsluiting fysiek Bij ontsluiting fysiek zijn de kosten voor het opzetten van de Encyclopedie Fryslan, ter grootte van € 94.322 opgenomen.

Hogere realisatie ontsluiting digitaal Het Deltaplan Digitalisering Cultureel Erfgoed (DDCE) is als programma-onderdeel opg evoerd van Wurkje foar Fryslan. In verband met de Europese aanbesteding zullen de projecten eerst in 2015 echt van start gaan. Er is € 90.955 uitgegeven in 2014.

Lagere realisatie publieke dienstverlening (voldoen aan publieksvraag) De totale doorbelasting van inzet van uren (-3.350 uren) voor publieke dienstverlening (publieksvraag) leverde deze kostenbesparing op De doorbelasting van de ondersteunende afdelingen is door het lager aantal uren ook minder. Hogere realisatie aanbieden publ. Dienstverlening (ov. Projecten publieksbereik) De directe kosten van Swalk (de vervanger van De Moanne fan it Fryske Boek) bedroegen € 32.303. Aan uren zijn aan de Moanne fan it Fryske Boek 985 extra uren besteed.

Voor het project "Aksjeboek foar bern" is het boek "de Wündertoeter" uitgebracht. Het project TED-edukatyf (het beschikbaarstellen van Friestalige literatuur, docenteninformatie en leerlingenopdrachten voor het voortgezet onderwijs is van start gegaan en loopt door tot in 2014. Er zijn in 2013 directe kosten gemaakt voor "Lezen voor de lijst" en er zijn 180 uren in geïnvesteerd. Er zijn in 2014 directe kosten gemaakt voor "Lezen voor de lijst" en er zijn 331 uren in geïnvesteerd. Aan directe kosten betekent dat een uitgave van € 32.456,- en aan loonkosten € 14.139,-. In het totaal zijn er aan de projecten publieksbereik 3.437 uren meer besteed dan begroot. Voor deze (hogere) uitgaven zijn echter subsidie- en sponsorgelden ontvangen, die verantwoord zijn bij overige algemene bijdragen.


43

7)

Voor identificstiedoeleindafn. dihorend :a

—-

Hogere kosten Zakelijke dienstverlening (overige activiteiten) Met de inzet van 37 extra uren is het in 2014 geluk t een meeropbrengst te krijgen van ca. € 43.000 ten opzichte van de begroting. De ICT-dienstverlening aan de Afük, Friesland Pop, het Fries Museum,Keunstwurk en Waddenacademie leverde € 37,649 aan opbrengsten op. Opbrengst Ruimte verhuur De inkomsten uit verhuur van ruimte aan de Afük worede nhier verantwoord. Niet onvermeld mag blijven de opbrengst dienstverlening Wetterskip. Het Wetterskip Fryslan heeft zijn archief bij Tresoar ondergebracht. Hogere bijdrage Financiering en algemene dekkingsmiddelen Van de Provincie Fryslan is een bedrag van € 850.000 ontvangen voor het Deltaplan Digitaliseirng. Hiervan is € 90.955,- verantwoord bij de uitgaven en € 764.045 bij vooruiton tvangen bedragen. Als de Eurpoese aanbesteding begin 2015 is afgerong zullen de projecten snel van start gaan. Voor de vernieuwde opzet Waddenzee.nl hebben 3 provincies (Friesland, Groningen en Noord-Holland) tezamen met 2 ministeries ((I&M en EL&I) samenwerking toegezegd aan de Waddenacademie en Tresoar. Voor 2014 een financiële bijdrage van € 114.000. Door de prijsbijstelling huisvesting en loon- en prijsbijstelling van het materiële budget valt het budget van het Ministerie van OCenW € 21.704,- hoger uit. Andere subsidie/sponsorbijdragen zijn: Encyclopedie Fryslan € 94.322.


VoO r i d e r: t if! c at iedoel sin/: Behorend bii co.'icroievarklartng i

cLd

^

....3..

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Overzicht toegezegde meerjarige subsidies voor indexering, over de gehele periode van de cultuurnota. 2011 structureel: Ministerie OC&W-MLB/DCE Provincie Fryslan (incl. Fryske Boek) Provincie Fryslan, budget Fryske Boek Provincie Fryslan, bijdr. Prov. Archieven Provincie Fryslan, Deltaplan digitaliseirng subtotaal

2012

2014

2.022.993 1.761.373 1.784.561 3.114.666 2.958.933 3.018.112 175.750 175.750 360741 367.054

1.794.452 3040312 178826 367.054 90.955 5.471.599

5.137.659 5.256.797 5.345.477

incidenteel - Financiering van de investeringen (exclusief BTW): Ministerie OC&W-DCE 139.000 subtotaal 139.000

0

0

0

0 12.726 19.000 0 0 0 0 0 0 750 0 1.000

14.134 26.274 19.000 0 8.632 32.500 40.000 0 20.000 0 90.000 0

0 0 0 23.500 0 0 0 0 24.000 0 0 0

5.379.659 5.290.273 5.596.017

5.519.099

incidenteel - overig Provincie Fryslan, Kertiermakker Fryske Kanon Provincie Fryslan, literêre prizen Provincie Fryslan, Waddenzee.nl Provincie Fryslan, internationalisering Fr. Literatue Provincie Fryslan, likwidaasje Fryske Boek Provincie Fryslan, herhuisvesting Fries Filmarchief Provincie Fryslan, TDE-Edukatyf Provincie Fryslan, POD en E-book Provincie Fryslan, Aksjeboek foar bern Provincie Fryslan, Nacht van de filosofie Provincie Fryslan, Nije Ensyklopedy fan Fryslan Provincie Fryslan, cursus Dorpsgids

Totaal

2013

100.000 0 0 0 0 0 0 3.000 0 0 0 0

Aansluiting budget 2011 van het Ministerie van OCenW: (2.022.993+139.000) = 2.161.993 Aansluiting budget 2012 en 2013 van het Ministerie van OCenW: 1761373 (voor 2012) en € 1.784.561 (voor 2013) Aansluitng budget 2014 van het Ministerie van OCenW: 1.794.453 (mail Nationaal Archief 15-1-2015)

yeioitï:®. Deloitte Accountants B.V. 45

Voor identificatiedoelei.nden./ Behorend bij coriTroiaverkinring d.d ' '

LViJ


ADDITIONELE GEGEVENS

Overzicht sponsorbijdragen en overige bijdragen over 2014: (verantwoord onder overige algemene bijdragen) Sponsorbijdragen: Waddenzee.nl Opbrensgt automatisering Bezoek studiezaal, gebruik fertelkoffer Provinsje Fryslan,Aksjeboek foar bern Fün foar Fryske, Mearkers üt'e Walden St. Dam Jarsma, Mearkes üt' Walden Van Heioma St., Mearkes üté Walden Boersma Adema St., Mearkes üt' Walden Nieuwe Stadsweeshuis, Nacht van de filosofie Gemeente Leeuwarden, Nacht van de filosofie Opbrengst intree. Nacht van de filosofie P.W. Janssen's Stichting, Nacht van de filosofie Humanistisch Verbond, Nacht van de filosifie Pr. Bernhard Cultuurfonds, Nacht van de filosofie St. Woudsend, Fries Design Gemeente Friese Meren, Fries Design Gemeente Weststellingwerf, Fries Design Boersma Adema St. Fries Design P.W. Janssen's Stichting, Fries Design Museum Martena, Fries Design Museum Joure, Fries Design Nat. Vlecjtmuseum, Fries Design Ottema Kingma Stichting, Fries Design Gemeente Tietjerksteradiel, Keapmanskeunsten St. Cult. Commissie, Keapmanskeunsten UCF, Keapmanskeunsten Befoema, Keapmanskeunsten Artitude, Keap,mamskeunsten Gem. Südwest Fryslän, afrekening GJ priis St. Herdenking J.J. Slauerhoff, poësiewedstrijd Studiecentrum Judaica, Jofeldag Boelstra-Olivier Stichting, W. van der Veer 0. Postma Sleskip, bijdrage boekje übe Postma Nieuwe Encyclopedie van Friesland 46

fel*' Deloit's-p Arrr.untants B.V. Voor identificatiedoèieinden. Benor end bi; cenrroisverklaitng^ Ci.d. ...

(T)

O O

€ 114.000 € 70.345 € 50 € 24.000 € 1.000 € 2.000 € 1.000 € 1.500 € 2.000 € 7.500 € 4.293 € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

5.000 750 5.000 2.500 1.250 2.500 1.500 2.913 2.500 2.500 5.000 5.000 5.000 2.000 2.000 1.000 3.200 2.479 750 1.000 175

376.527

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Tabel 10: prestatie-indicatoren behoud "Collectie blijft in goede staat" Realisatie

Realisatie

2014

2013

Depotcapaciteit (in km's)

34,9

34,8

Omvang collectie (in km's)

32,3

31,7

10.096

10.096

Particuliere archieven (in ml)

4.185

4.120

Letterkundige archieven in ml (bewegings-, organisatie- en persoonlijke archieven) Letterkundige brieven- en handschriften (in m 1)

1.280

1.275

0

0

Museale collectie (stuks)

2.620

2.240

Verhuurd (in ml)

1.947

1.947

Omvang overheidsarchieven (in ml)

Tabel 12: Prestatie -indicatoren Beheer "Collectie is op orde" Realisatie 2014 Archieven verpakt en beheerd (in km's)

0

Realisatie 2013 10.200

Overheids- en particuliere archieven in goede, geordende en

0

0

Letterkundige archieven (organisatie- en persoonlijke archieven)

0

0

14.245

14.075

0

0

Boektitels, documentaire (handschriften, brieven, (kranten-) artikelen, avm) titels gecatalogiseerd in GGC Museale objecten in Content DM

Tabel 13: Prestatie-indicatoren Beheer "Collectie is volledig" Realisatie

Realisatie

Overheidsarchieven

2014 0

2013 0

Particuliere archieven Letterkundige archieven Boeken (waaronder Friestalige uitgaven) Documentaire (handschriften, brieven) titels Audiovisuele documenten en bestanden

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

Museale objecten

2.620

2.240


47

Voor identificótisdosleirüjgfi

14

l'resoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Tabel 14: Prestatie-indicatoren publieksbereik (onderzoekers) Studiezaal bezoekers Tel. / schriftelijke / e-mail Aanvragen archiefstukken Uitleningen aan de balie Vragen @ladin Overige producten tbv onderzoekers gebruik database Alle Friezen Zoekvragen Genlias Aantal bezoeken Genlias - Aantal bezoeken Wiewaswie

Realisatie 2014

Realiatie 2013

49.232 0 12.180 21.286 0

41.374 937 11.805 23.944 0

87.880 0 0 44.930

0 Genlias opgeheven 210.135

Tabel 15: Prestatie-indicatoren grasduiners en virtuele studiezaal Realisatie 2014

Realisatie 2013

Website Pageviews website Aantal bezoeken website Verblijfsduur in minuten Tentoonstellingen Eigen tentoonstellingen Bezoek tentoonstellingen Bruikleningen ext. Tentoonstellingen % Naamsbekendheid (spontaan) % Naamsbekendheid (geholpen)

0 2.748.405 0

0 1.137.844 0

14 0 0

13 0 0

0

0

Tabel 16: Prestatie-indicatoren educatie

B

Realisatie Realisatie 2014 2013 Bereik cursussen / lezingen 13.698 14.908 onderwijs/alg.publiek 2.800 Op aantal evenementen

50

49

Website bezoekers (educatie prod) (inbeerenen in tabel 151

1.021.260

1.957.889

Tabel 17: Prestatie-indicatoren schrijfbevordering en literaire activiteiten Realisatie Realisatie 2014 0 Bereik cursussen / lezingen Ö (in personen) 16.498 eloitte Ap4®®8 a IS

Op aantal evenementöi

Q

ij

oor identificaB e

B ehorend bij corr ri

Bijlagen

iäirf'ü ÖäSjâ Delolfiie Accountants B.V. Voor iclentificatiedoeleirydsn. Behorend bn controleverkiaring'^ ^

=^•=1

l-?-SS!-»l5

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Overzicht personele sterkte en personeelslasten 2014, op basis van bezetting per afdeling.

Afdeling

Aantal Aantal fte personeels leden

Realisatie loonkosten 2014 €

Aantal Aantal Begroting loonkosten fte personeels 2014 leden €

Aantal Aantal Realisatie loonkosten fte personeels 2013 leden €

Afdeling Informatiediensten Afdeling Publieksprojecten Bestuurlijke projecten en B.V. Directie en adviseurs

24,81 13,99 9,62 3,61

34 15 11 4

1.598.762 901.519 619.915 232.694

25,84 13,98 9,54 3,61

34 15 11 4

1.608.097 870.015 593.701 224.661

25,958 14,045 9,6228 3,6111

25 19 17 4

1.639.236 886.930 607.680 228.041

Totaal

52,03

64

3.352.890

52,97

64

3.296.474

53,237

65

3.361.887

Realisatie loonkosten Begroting loonkosten 2014 2014

Realisatie loonkosten 2013

Loonkosten Salarissen Sociale lasten Pensioenlasten Overige lasten

€ 2.571.792 314.413 379.130 87.554

Totaal

3.352.890

€ 2.561.904 282.359 388.140 129.483

€ 2.528.518 309.123 372.750 86.083 O 3.296.474

3.361.887

Deloitte .Accountants B.V. 50

Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverkla/fmg

d.d

I..7..HM8I-Ä

\...é

V

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintrum te Leeuwarden Model Verloop voorzieningen en reserves 01-01-2014 t/m 31-12-2014

1

II

IV

Algemene reserves Exploitatie reserve Resultaat lopend boekjaar Subtotaal algemene reserves Bestemmingsreserves Bestemmingsresreve legaten Bestemmingsfonds tiuisvesting Best .reserve verbouw 2009/2012. Best.reserve Pers.Ontw. Budget Best.reserve ZW/WW/WAO/WIA Bestreserve dig. Kaartmaterialen Subtotaal bestemmingsreserves

Saldo

dotaties

01.01.2014

boekjaar

bestedingen aan doel in boekjaar

284.249

-

-

284.249

42.813 42.813

-

-

-

. -

0

0 224.815

-

-

algemene vrijval In boekjaar

saldo eind boekjaar

-

284.249 42.813 327.062

0

182.743 30.000 55.000 12.500 280.243

224.815

32.556

254.876

38.200

94.322

-

-

0

224.815 150.187

32.556

-

-

30.000

-

55.000

12.500 42.500

430.002

-

Voorultontvangen subsidies

Voorziening Nieuwe Encycl. Fr. NSW, Friese Oorlogsjaren Subtotaal voorzieningen Totaal

0

10.000

0

-

198.754

-

10.000

254.878

48.200

94.322

.

208.754

819.368

315.828

126.878

42.500

965.818

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de begroting van dat jaar tenzij de minister en gedeputeerde staten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

51

Voor ider.tificaüedoeleinden./^^ Eehorend bii controleverklarmg

•ia

«

'•••-


Verloop Overzicht materiële vaste activa per 31 december 2014 afschrijf termijn

1

Gebouwen en terreinen Verbouwingen Verbouwingen Verbouwingen

10 jaar 5 jaar 3 jaar

Subtotaai gebouwen en terreinen n Inventaris en inrichting Depotinrichting (nagelvast) Depotinrichting (niet nagelvast) Kantoorapparatuur Kantoormeubilair overige apparatuur en inventaris

25 jaar 15 jaar 5 jaar 10 jaar 5-10 jaar

Subtotaal inventaris en inrichting III Andere vaste bedrijfsmiddelen Transportmiddelen Technische installaties Automatisering Subtotaal andere vaste bedrijfsmiddelen

Totaal

5 jaar 10 jaar 5 jaar

activa waarde 01.01.2014

investering in boekjaar

afschrijving in boekjaar

waardervermindering

activa waarde 31.12.2014

105.263 762

-

12.839 233

-

92.425 529

106.025

-

13.072

-

92.953

315.285

300.417

14.869

292.924 16.999

17.299 10.950

59.591 5.257,39

-

250.631 22.692

625.208

28.249

79.717

-

573.740

357.708

90.253

110.058

337.903

357.708

90.253

110.058

337.903

1.088.942

118.501

202.847

-

1.004.596

V6.5 C.>.- ei

w-!,) -tl'-» ©


Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverkiaripcr''^

dd

i.7JSil.,»5

J

Tresoar Frysk Histoarysk en Letterkundich Sintnim te Leeuwarden Kostenverdeelstaat over 2014 - Realisatie Directe lasten

Toerekening en 2014 Indirect Kapitaal Huisvestings Facilitaire IGT Beleid PR/marketing Fin.adm.en Totaal voor Doorverdeling Totaal personele lasten kosten onderst. lasten lasten lasten Inform, voorz. doorverd.alg. alg.producten. lasten producten 2.115.785 1.408.483 175.535 1.014.740 133.733 200.644 5655 11.304

Directe baten

Direct personele

i.'

Direct lasten Directe baten

m

•"'J

Direct personeel Indirect personeel Kapitaallasten

r.

>

-2.115.785 -1.408.483

•%

subtotaal Huisvestingskosten Facilitaire ondersteuning TCT lasten Beleid PRymarketing lasten Fin.adm. en informatievoorziening Door te verdelen:

3

subtotaal Materiëel beheer (collectie blijft in goede staat) Restaureren Conserveren Inbinden Reproduceren Ontsluiting fysiek( collectie is op orde) archivalia Boekerij algemeen Boekerij Buma Boekerij Fuks friese documentatie Ontsluiting digitaal (digitale toegang tot archieven) Toegang tot databestanden - avm Digitaliseringsproject - rolfilms

0

212.372 20.794 5.980

210921 131.651

633715

45657

81430

0

1242885

386.231

543.216

639.370

56.961

81.430

-1242885

28586 -414817

13.672 20,741 -577629

13672 62.223 33007 -748272

3729 51.852 5501 0 -118043

7457 51.852 16504 0 0 -157244

-•

r

j

i

0

0

0

0

0

0

0

103159

41482

22.005

224482

35413

47173

686.086

-686086

0

20.794 5.980 0 0

171521 260713 205826 48026

192.315 266.693 205.826 48.026

946340

-946340

0

0 0 0 0 0

217658 236585 18927 18927 312292

217658 236585 18927 18927 312292

94355 0

141951 0

236306 0

415695

-415695

0

0 108759 29166 r;455p

49883 311771 16628

49883 420530 45794 41963

0 0 0 0

0

179.336

368.931

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

94355 0

0

184261 43884

252498

-175535

82030

41482

121.027

112241

17706

23587

0 0

Collectievorming( collectie is volledig)

143274

archivalia Boekerij algemeen Boekerij Buma Boekerij Fuks

108.759 29.166 4.550

0

0 0 0 0

transport

442.940

0

724.576

3113912780 201519640 GR Tresoar Copy of 28122 Definitieve jaarrekening 2014(19-03-2015 13.23.26)

60901

246091

41482

124445

16504

159536

112241

448963

17706

70826

23587

'ü

5"

94340

,

iü

23J1724

"Jij »S5?. U

:.:ci.!ntcnt

Voor identificatiGdoeieinden.,-'^^ Behorend bü controleverklaring ^

d.d 1.7-Ä-2SI5'

^

transport 442.940 Onderzoek publ. dienstverlenmg(voldoen aan indiv.publieksvraas) Studiezaal Virtuele studiezaal Inlichtinßendienst Uitleningen

0

724.576

246091 925949

124445 103704

159.536 357580

1

448963 261895

70826 41315

94346 55035

2311724 1745479

-1745479

2.311.724 0

43.336

-119.273

590461 0 0 0

514524 0 0 0

733101 157093 174548 139638

1247625 157093 174548 139638

Aanbieden publ.dienstverlening(ov.projecten publieksbereik) Schrijfbevordering en literaire activiteiten 108.495 Onderwijs 247.653 Alg. belangstellenden 68.407

0 0 0

790002 0 0

898497 247653 68407

139638 122184 279277

1038135 369837 347684

Zakelijke dienstverIening(overige activiteiten)

0

10746

3729

0

5.501

37414

5902

7862

71153

-71153

0

-98.585 0 -105.095 0

0 0 0 0 0 0 2.115.785

0 0 0 0 0 0 1242885

0 0 0 0 0 0 414817

0 0 0 0 0 0 577629

0 0 0 0 0 0 748272

0 0 0 0 0 . 0 118043

0 0 0 0 0 0 157244

-98585 0 -105095 0 0 0 5653757

39846 6404 24904 0 0 0

-58739 6404 -80191 0 0 0 5.653.757

Ontsluiten voor derden Adviezen over alles Ruimte verhuur Studiezaalverlening voor derden Uitleen personeel Onderzoek voor derden Totaal lasten

910.831

Financiering en algemene dekkingsmiddelen: rentebaten subsidie/sponsorgelden/legaten vrijval reserve bijdragen partijen GR programmagelden/doelsubsidies

i

-322.953

.«'•

' subtotaal

afrdotaties reserveringen/voorzieningen per saldo

' "' •• • -

• 1 ^ J

759 376.527 81.556 5.344.144 150.955 5.953.941 0 5.953.941 300.184

Exploitatiesaldo

-257.371 42.813

Bestemming resultaat Resultaat na bestemming

.. J

©

i. iloiac AccountantsB.V. v'oor identificatiedoeleinden. 31139127S0 201519640 GR Tresoar Copy of 28122 Definitieve jaarrekening 2014(19-03-2015 13.23.26)

FRi§®!ÄR s^TVÄN UITöAVEN EN ilNK^MSfEN

2014

OPBRENGSTEN subsidies Rijk OCW - DCE/MLB Investeringsbijdrage DCE/RAD bijdr Provincie Archiefzorg Provincie Provincie It Fryske Boek

1.593.452 141.000 367.054 3.063.812 178.826 5.344.144 90.955

Provincie: deltaplan digitalisering

Overige opbrengsten: Reguliere inkomsten Zakelijke dienstverlening: - Rijksoverheid - Derden Depotverhuur/OU exploitatiek. Vrijval bestemmingsreserves Doelsubsidies Legaten Rente Subsidies/sponsorgelden Incidenteie baten

119.273 98.585 105.095 81.556 60.000 759 376.527

6.276.894

TOTAAL OPBRENGSTEN

KOSTEN Personeeisiasten: Saiarislasten Salarislasten Fryske Boek Inhuur derden Overige personeelslasten Investeringsraming P en O Totaal personeelskosten

3.199.544 83.335 171.378 70.011 3.524.268 718.405 95.491 5.980 90.955

Direkte materiële kosten Direkte materiële kosten Fryske Boek Direkte mat. Kosten behoudsplan Dir. mat. Kosten Deltaplan Digital. Indirekte materiële kosten - Huisvestingskosten - investeringsraming inr/huisvesting - Organisatiekosten - Rente en afschrijvingen

1.014.740 351.336 175.535 2.452.442

Totaal materiële kosten Dotatie voorzieningen/fondsen Incidentele lasten TOTAAL KOSTEN

5.976.710,00 300.184,00

RESULTAAT VOOR BESTEMMING

257.371 42.813

Bestemming resultaat Resultaat na bestemming


55

Behorend bij controleverMaring

ci-ci

.|..7..|j^f...20|§

)...é

Deloïtt@

O

Deloitte Accountants B.V. Laan Corpus den Hoorn 102-4 9728 JR Groningen Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9870 www.deloitte.nl

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling 'Tresoar' Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling 'Tresoar' te Leeuwarden gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over 2014 met de toelichtingen, waarin opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling 'Tr esoar' is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Handboek Financiële Verantwoor ding Archieven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Handboek Financiële Verantwoording Archieven. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waar onder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door de gemeenschappelijke regeling opgestelde controleprotocol en het Controle protocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Deloitte Accountants B.V. Is Ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3113912780-201519640-WM/md

Deloitte

O

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschat ten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aan merking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daar van, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effecti viteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De financiële rechtmatigheidscriteria zijn met het normenkader ter kennisgeving aangeboden aan het algemeen bestuur. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur vastgesteld bij besluit op 17 maart 2014. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling 'Tresoar' een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Handboek Financiële Verantwoording Archieven.

3113912780-201519640-WM/md

Deloitte

O

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 217, lid 3 onder d Provinciewet vermelden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Groningen, 17 maart 2015 Deloitte Accountants B.V. was getekend; P. Rienks RA

3113912780-201519640-WM/md

Deloitte Accountants B.V. Laan Corpus den Hoorn 102-4 9728 JR Groningen Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9870 www.deloitte.nl

17 maart 2015

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche TohmatsuLimited

Deloïtte

Deloitte Accountants B.V. Laan Corpus den Hoorn 102-4 9728 JR Groningen Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland

O

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9870 www.deloltte.nl

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Tresoar T.a.v. de heer B. Looper, directeur Postbus 2637 8901 AC LEEUWARDEN

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

17 maart 2015

drs. W.P.E. Meijer RA

3113912780-201519640WM/md

Onderwerp

Uw kenmerk

Verslag van bevindingen 2014

Geachte leden van het bestuur,. Hierbij ontvangt u het verslag van bevindingen 2014. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van onze werkzaamheden, waarvan wij denken dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2014, voor het uitoefenen van uw toezichthoudende taak en voor het beoordelen van de financiële positie van uw gemeenschappelijke regeling. Onze controleverklaring De jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling Tresoar is opgesteld onder verantwoordelijk heid van het dagelijks bestuur. Naar aanleiding van de controle van deze jaarrekening hebben wij op 17 maart 2015 een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel de getrouwheid als de recht matigheid. Vaststelling jaarrekening Wij gaan ervan uit dat het algemeen bestuur overgaat tot ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening en verzoeken u contact met ons op te nemen wanneer dit niet het geval is. In overleg kunnen dan de verdere noodzakelijke acties worden ondernomen. Beperking reikwijdte van deze rapportage Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2014. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole en dienen dan ook in die context te worden gelezen. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche TohmatsuLimited

Deloitt@

O

Blad 3 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md Tot slot Graag bespreken wij dit verslag van bevindingen met u op 23 maart 2015. Bij die gelegenheid beantwoorden wij ook graag uw eventuele vragen. Met vriendelijke groet, jLeloitte-Accûntants B.V.

1 4 '" P. Rienks RA

O

Blad 4 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

Inhoud Samenvatting

5

1

Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt

6 6

2

De financiële uitkomsten van 2014 in perspectief 2.1 Voordelig resultaat 2.2 Financiële positie 2.3 Kasstroomoverzicht

6 6 9 9

3

(Programma)verantwoording geeft voldoende inzicht in verrichte prestaties 10

4

Rechtmatigheid: afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur 4.1 Budgetrecht toereikend ingericht en nageleefd 4.2 Naleving verordeningen is op orde 4.3 Niet-financiële rechtmatigheid

10 10 11 11

5

Interne beheersing op orde

12

6

Bevindingen jaarrekening relevant in het kader van de controlerendetaak 6.1 Onze rol met betrekking tot de automatisering

12 12

Appendix A Overzicht geconstateerde controleverschillen

13

Appendix B Frauderisico's

14

Appendix C Opdracht, toleranties en aanpak

15

Appendix D Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd

17

Deloitte

O

Blad 5 17 maart 2015 3113912780-201519640-Wi\/I/md

Samenvatting In 2014 heeft Tresoar zijn hoofddoelstellingen, die zijn geformuleerd voor de periode 2013-2016, verder verwezenlijkt. In 2014 is de verbouwing van de studiezaal afgerond, waardoor Tresoar meer capaciteit voor het publiek beschikbaar heeft gekregen. Het boekjaar 2014 is - zoals verwacht werd op basis van de 2® tertiaalrapportage 2014 - afgesloten met een positief resultaat van € 43.000 (na bestemming van het resultaat). Ten opzichte van de gewijzigde (en tevens definitieve) begroting 2014 is er nagenoeg geen sprake van een verschil met het werkelijke resultaat na bestemming (verschil bedraagt ongeveer € 3.000). De omvang van uw reserves bedraagt eind 2014 32% van het balanstotaal (eind 2013 was dit 38% van het balanstotaal). Ondanks de toename van het eigen vermogen ten opzichte van voorgaand jaar is de ver houding ervan ten opzichte van het balanstotaal gedaald. Dit is het gevolg van een in 2014 ontvangen subsidie ad € 885.000, die nagenoeg niet is besteed in 2014. Deze subsidie is voor het niet bestede gedeelte als een vooruitontvangen bedrag opgenomen in de balans. Deze subsidie houdt verband met het project Deltaplan Digitalisering. Vanuit de provincie is hiervoor € 5 miljoen beschikbaar gesteld. Dit project - waarbij Tresoar de penvoerder is - heeft ten doel om de aanwezige collecties van het Fries Museum, Tresoar, het Fries Scheepvaart Museum en vele andere collecties te digitaliseren. De nog niet bestede gelden inzake het project Deltaplan Digitalisering zijn de oorzaak van de daling van de verhouding tussen het eigen vermogen en het balanstotaal. Aan de hoogte van het eigen vermogen hebben het Rijk en de provincie voorwaarden gesteld. Het eigen vermogen (algemene reserve en bestemmingsreserve) mag in enig jaar niet meer dan 10% van de begroting van dat jaar bedragen. Eind 2014 bedraagt het eigen vermogen 13,4% van de begroting 2014 en daarmee voldoet Tresoar in feite niet aan de gestelde voorwaarde. De overschrijding wordt veroorzaakt doordat in de lumpsumvergoeding nog altijd een component voor onderhoudsinvesteringen gebouwen is opgenomen, terwijl deze component vanaf 2014 niet meer is verwerkt in de betaalde gebruiksvergoeding. Hierdoor is een batig saldo ad € 225.000 ontstaan in 2014. Deze situatie is bekend bij en afgestemd met het Nationaal Archief, dat heeft aangegeven dat het batig saldo ter grootte van de verlaging van de gebruiksvergoeding (voorlopig) toegevoegd dient te worden aan een bestemmingsfonds, zodat het beschikbaar blijft voor de toekomst. Indien het saldo van dit bestemmingsfonds buiten beschouwing wordt gelaten, bedraagt het eigen vermogen 9,4% van de begroting 2014. Door een daling in de kortlopende aflossingsverplichting van de langlopende lening is gedurende het boekjaar het werkkapitaal ten opzichte van voorgaand jaar gestegen naar € 49.000 negatief (eind 2013 € 195.000 negatief). Gezien deze negatieve positie adviseren wij u de kasstroomontwikkeling periodiek te (blijven) volgen, om zodoende de liquiditeitspositie te bewaken. Rekening houdend met het feit dat Tresoar beschikt over een bankkrediet van € 300.000, is er een afdoende buffer aanwezig om de benodigde betalingen te kunnen doen. Vanzelfsprekend heeft Tresoar als doel om hier zo weinig mogelijk gebruik van te maken, en zo de rentelasten te beperken.

O

Blad 6 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

1 Inleiding 1.1

De opdracht die u ons hebt verstrekt

Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging d.d. 2 februari 2015 heeft u ons opdracht gegeven tot de controle van de jaarrekening 2014 van uw organisatie. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2014 van Tresoar. De accountantscontrole omvat naast de controle op de getrouwheid van de cijfers ook de recht matigheid van het financiële beheer over het jaar 2014, zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur legt door middel van de jaarstukken, de jaarrekening en het bestuursverslag verantwoording af aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de jaar rekening en heeft die verantwoordelijkheid schriftelijk aan ons bevestigd.

2 De financiële uitkomsten van 2014 in perspectief 2.1 Voordelig resultaat In deze paragraaf wordt de relatie tussen het resultaat van 2014 en het vermogen nader toegelicht. Om het resultaat van de jaarrekening goed te kunnen begrijpen, is het van belang dat u inzicht heeft in wat het effect op de reserves van Tresoar is geweest.

X € 1.000 De totale baten van Tresoar over 2014 bedragen: De totale lasten van Tresoar over 2014 bedragen: Het surplus bedraagt dan ('resultaat vóór bestemming):

6.202 -6.009 193

Gedurende het jaar heeft u reeds voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Deze gelden zijn in de reserves gestort:

-225

Daarnaast heeft u besloten tot het laten vrijvallen van een tweetal bestemmingsreserves (digitalisering kaartenmaterialen en persoonlijk ontwikkelbudget). Het saldo hiervan bedraagt:

43

Tevens heeft u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit de reserves. Over 2014 betreft dit:

32

Per saldo gedurende het jaar gelden gestort (meer gestort in de reserves dan er aan onttrokken): Nog te bestemmen resultaat {'resultaat na bestemming):

-150 43

O

Blad 7 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md In 2014 is het huurcontract (dat afliep per 1 januari 2014) verlengd. Echter, hierbij is de component voor onderhoudsinvesteringen gebouwen niet meer verwerkt in de gebruiksvergoeding en zal Tresoar mogelijk zelf verantwoordelijk worden voor het uit te voeren onderhoud. Besluitvorming hierover moet nog plaats vinden. De component voor onderhoudsinvesteringen gebouwen wordt nog wel via de lumpsumvergoeding gesubsidieerd, waardoor een batig saldo is ontstaan. Het verschil tussen de lumpsumvergoeding en de gebruiksvergoeding zal jaarlijks worden gedoteerd aan het bestemmingsfonds huisvesting. Deze methodiek van verwerking is afgestemd met het Nationaal Archief. Naast bovenstaande dotatie aan een bestemmingsreserve zijn er ook uitgaven gedekt door een aanwe zige bestemmingsreserve. De jaarlijkse afschrijving (€ 32.500) op de gedane aanschaffingen ten behoeve van de inrichting van de studiezaal zijn gedekt door de bestemmingsreserve verbouw 2009/2012. Verder heeft er een vrijval van twee bestemmingsreserves plaatsgevonden in 2014. De bestemmings reserve persoonlijk ontwikkelbudget en de bestemmingsreserve digitaliseren kaartmaterialen zijn niet meer nodig en zijn na goedkeuring van het algemeen bestuur toegevoegd aan de algemene reserve. Het resultaat na bestemming is ais 'resultaat lopend boekjaar' afzonderlijk opgenomen onder het eigen vermogen in de balans. Dit is het resultaat waarover het algemeen bestuur nog een besluit moet nemen. Het voorstel is om het resultaat lopend boekjaar ad € 43.000 toe te voegen aan de algemene reserve. De vorenstaande uiteenzetting leidt tot het volgende overzicht van de aanwezige reserves:

mm /

mm'

mm

Algemene reserve

280

293

345

284

Bestemmingsreserves

459

426

280

430

Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening

13

53

-61

43

752

772

564

757

Stand per 31 december

Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het eigen vermogen van 2011 tot en met 2014:

Ontwikkeling Eigen Vermogen 2011-2014 (x € i.ooo) 1.000 800

752

600 400 200 O 2011

at 772

2012

757

2013

2014

0 Eigen vermogen

Deloitte

O

Blad 8 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md De omvang van uw reserves bedraagt eind 2014 32% van het balanstotaal (eind 2013: 38% van het balanstotaal). Ondanks de toename van het eigen vermogen ten opzichte van voorgaand jaar is de verhouding ervan ten opzichte van het balanstotaal gedaald. Dit is het gevolg van een in 2014 ontvangen subsidie ad € 885.000, die nagenoeg niet is besteed in 2014. Deze subsidie is voor het niet bestede gedeelte als een vooruitontvangen bedrag opgenomen in de balans. De subsidie houdt verband met het project Deltaplan Digitalisering. De nog niet bestede gelden inzake dit project zorgen voor de daling van de verhouding tussen het eigen vermogen en het balanstotaal. Hierna geven wij een overzicht van de verhouding tussen de algemene reserve en de bestemmings reserves van 2011 tot en met 2014:

Verhouding algemene reserve / bestemmingsreserve 2011-2014 (x € 1.000) 500

45-9-

400 284 280

300

0 Algemene Reserve • Bestemmingsreserve

200 100 O

2011

* 2013 2014 2012

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserve is gestegen ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit is het gevolg van het positieve resultaat over 2014 ter grootte van €193.000. In hoeverre het vrij besteedbaar vermogen (algemene reserve) een afdoende buffer is voor de gevolgen van de risico's die zich in de toekomst kunnen voordoen, is op voorhand moeilijk in te schatten. Als absoluut bedrag lijkt het in elk geval aan de lage kant te zijn, gerelateerd aan de omvang van de exploitatie. Aan de hoogte van het eigen vermogen hebben het Rijk en de provincie voorwaarden gesteld. Het eigen vermogen (algemene reserve en bestemmingsreserve) mag in enig jaar niet meer dan 10% van de begroting van dat jaar bedragen. Eind 2014 bedraagt het eigen vermogen 13,4% van de begroting 2014, zodat Tresoar in feite niet voldoet aan de gestelde voorwaarde. De overschrijding wordt veroorzaakt doordat in de lumpsumvergoeding nog altijd een component voor onderhoudsinvesteringen gebouwen is opgenomen, terwijl deze component vanaf 2014 niet meer verwerkt is in de betaalde gebruiksvergoeding. Hierdoor is in 2014 een batig saldo ontstaan ad € 225.000. Deze situatie is bekend bij en afgestemd met het Nationaal Archief, dat heeft aangegeven dat het batig saldo ter grootte van de verlaging van de gebruiksvergoeding (voorlopig) dient te worden toegevoegd aan een bestemmingsfonds, zodat het beschikbaar blijft voor de toekomst. Indien het saldo van dit bestemmingsfonds bulten beschouwing wordt gelaten, bedraagt het eigen vermogen 9,4% van de begroting 2014.

Deloitte

O

Blad 9 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md in het kader van de beoordeling van de jaarrekening is het tevens belangrijk om te analyseren in hoeverre de samenstelling van het werkelijke resultaat vergelijkbaar is met de begroting. Wij hebben geconstateerd dat de afwijkingen in de lasten worden gecompenseerd door nagenoeg even hoge afwijkingen in de baten. In het kader van de rechtsmatigheidsbeoordeling dienen wij vast te stellen in hoeverre er overschrijdingen in de bestedingen zijn, die geen verband houden met hogere opbrengsten, of niet voortvloeien uit geformaliseerd beleid. Voor ons oordeel omtrent de rechtmatigheid verwijzen we naar paragraaf 4.1. Voor een meer uitgebreide en inhoudelijke analyse van de afwijkingen ten opzichte van de begroting ver wijzen wij u graag naar de analyse die is opgenomen in de toelichting op de exploitatierekening.

2.2 Financiële positie Het eigen vermogen per einde 2014 bedraagt ruim € 757.000, waarvan het grootste gedeelte is gereser veerd voor specifieke doelen. Het totaal van eigen vermogen, voorzieningen en langlopende financiering bedraagt € 956.000. Hiervan is € 1.005.000 vastgelegd op lang e termijn, waardoor een negatief werk kapitaal resteert van € 49.000. Door een daling in de kortlopende aflossingsverplichting van de langlopende lening is gedurende het boekjaar het werkkapitaal gestegen ten opzichte van voorgaand jaar naar € 49.000 negatief (eind 2013 € 195.000 negatief). Gezien deze negatieve positie adviseren wij u de kasstroomontwikkeling periodiek te (blijven) volgen, om zo de liquiditeitspositie te bewaken.

2.3 Kasstroomoverzicht Een kasstroomoverzicht geeft nuttige, aanvullende informatie die niet of niet direct is af te lezen uit de balans, de exploitatierekening of de toelichtingen daarop. Tresoar heeft het kasstroomoverzicht opgesteld volgens de indirecte methode. Dit betekent dat Tresoar de kasstroom uit operationele activiteiten weer geeft door vanuit het exploitatieresultaat correcties toe te passen voor resultaatsposten die geen operatio nele kasstroom met zich meebrengen en voor kasstromen die in de betreffende periode geen resultaatspost zijn. De liquiditeitspositie is toegenomen ten opzichte van de stand eind 2013. Deze stijging wordt met name veroorzaakt door de vooruitontvangen subsidie van de Provincie Fryslan inzake het project Deltaplan Digitalisering ad € 885.000. In 2014 hebben er nagenoeg geen bestedingen met betrekking tot dit project plaatsgevonden, waardoor dit geld eind 2014 nog op de bankrekening van Tresoar staat. Rekening houdend met het feit dat Tresoar beschikt over een bankkrediet van € 300.000, is er een afdoende buffer aanwezig om de benodigde betalingen te kunnen doen. Vanzelfsprekend heeft Tresoar ten doel om hier zo weinig mogelijk van gebruik te maken, om de rentelasten te beperken.

Deloitte

O

Blad 10 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

3 (Programma)veraiitwoordieg geeft voldoende inzicht in verrichte prestaties De jaarstukken van Tresoar bestaan uit twee delen. Het meer financieel getinte deel is de jaarrekening. De verantwoording over de beleidsuitvoering is opgenomen in het bestuursverslag. Het bestuursverslag bevat de programmaverantwoording en de paragrafen. Wij wijzen u erop dat het bestuursverslag geen onderwerp is van de accountantscontrole. Het bestuurs verslag hebben wij uitsluitend beoordeeld op de consistentie van de informatie in het bestuursverslag met de cijfers in de jaarrekening. Omdat beide delen echter niet los van elkaar te zien zijn, informeren wij u vanuit onze visie over mogelijke aandachtspunten met betrekking tot het bestuursverslag. De programmaverantwoording is voor het algemeen bestuur van belang om er zicht op te krijgen of het voorgenomen beleid ook door het dagelijks bestuur is uitgevoerd. De programmaverantwoording geeft voldoende inzicht in de uitvoering van, en het voorgenomen beleid en de daaruit resulterende activiteiten.

4

Rechtmatigheid: afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur

4.1 Budgetrecht toereikend ingericht en nageleefd Eén van de belangrijkste elementen van de kaderstellende taak van het algemeen bestuur is het budget recht. Het algemeen bestuur heeft het recht om de budgetten toe te kennen. Het dagelijks bestuur is ver volgens verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van budgetbeheer dat moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven. Omdat het algemeen bestuur de kaders stelt, is het overschrijden van de begroting in beginsel onrecht matig. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota 2013 van de Commissie BBV (ook van toepassing voor 2014). Hieruit blijkt dat in de volgende gevallen de overschrijding niet meeweegt in het accountantsoordeel: O « ®

kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten; kostenoverschrijdingen die passen binnen het beleid; kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen.

Deze uitwerking laat onverlet dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen voor de weging van dergelijke kostenoverschrijdingen. Het algemeen bestuur heeft geen nadere regels opgesteld. De kostenoverschrijdingen moeten wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. De toelichting op de exploitatierekening geeft goed inzicht in de aard en oorzaken van de afwijkingen tussen de begroting en de realisatie. Wij verwijzen voor deze toelichting naar de toelichting op de exploitatierekening van de jaarrekening.

O

Blad 11 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md Rechtmatigheid is in essentie het vaststellen dat de gemaakte afspraken en regels worden nageleefd. Heldere en duidelijke procedures vormen hiervoor een belangrijke bouwsteen. Het normenkader is in feite niets anders dan een overzicht van de van toepassing zijnde - en daarmee te toetsen - interne en externe spelregels. Wij hebben onze werkzaamheden uitgevoerd aan de hand van het controleprotocol (inclusief het normenkader) dat door uw bestuur is vastgesteld, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie zoals deze vastligt in het BBV, namelijk voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. In totaal heeft Tresoar € 5,6 miljoen aan lasten begroot (na begrotingswijziging), tegenover € 6,0 miljoen werkelijke lasten. De realisatie is daarmee hoger dan de begroting. Aan baten had Tresoar een bedrag van € 5,7 miljoen begroot, tegenover € 6,3 miljoen werkelijke baten. @DiH3äjöaDaEl%

aäBütM.ms® • Programma

®jaji3@ßLanE%

De pverschrijding op deze openeinde regéijng wordt gecómpehséerd door direct gerelateerde opbrengsten (subsidieopbrengsten)

Uit bovenstaande tabel blijkt dat er geen overschrijdingen op de lasten hebben meegeteld in het accountantsoordeel over de rechtmatigheid. Het algemeen bestuur kan de bovengenoemde opmerkingen met betrekking tot de begrotings overschrijdingen zelf meewegen in de besluitvorming met betrekking tot het vaststellen van de jaar rekening.

4.2 Naleving verordeningen is op orde Het door het algemeen bestuur in het verleden vastgestelde controleprotocol en het normenkader zijn door ons betrokken in onze werkzaamheden. De controle op de naleving van de verordeningen wordt intern gewaarborgd door het inrichten van de pro cessen. Na toetsing op de naleving van de verordeningen is ons niet gebleken dat de verordeningen en wetgeving die leiden tot financiële beheersmaatregelen in 2014 op materiële aspecten door het dagelijks bestuur niet worden nageleefd.

4.3 Niet-financiële rechtmatigheid Een onderdeel van de rechtmatigheidswetgeving is de niet-financiële rechtmatigheid. Dit is weliswaar niet primair het onderzoeksgebied van de accountant, maar de accountant heeft wel als taak u te wijzen op een niet-financiële onrechtmatigheid, mocht hij dit constateren bij de uitvoering van de controle, en op eventuele tekortkomingen in het interne signaleringssysteem. Voor dit laatste verwijzen wij u naar onze opmerkingen over de interne beheersing in hoofdstuk 5.

Deloitte

O

Blad 12 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

5 Interne beheersing op orde Een onderdeel van onze werkzaamheden is de beoordeling van de procedures die van belang zijn voor de controle van de jaarrekening. Het betreft hier onder andere procedures rondom inkopen & betalings verkeer, lonen & salarissen en subsidie-opbrengsten. Deze procedures zijn door het dagelijks bestuur en de organisatie ingericht als waarborg voor de betrouwbaarheid van de informatievoorziening in het alge meen en de verantwoording over de realisatie en het rechtmatig handelen via de jaarrekening in het bijzonder. Tresoar heeft, evenals in voorgaande jaren, zelf controles uitgevoerd in 2014. We hebben geconstateerd dat deze controles goed gefunctioneerd hebben. De uitkomst is dat de cijfers die zowel tussentijds ais aan het einde van het jaar gepresenteerd worden aan het bestuur getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen. De interne beheersing is in het kader van de jaarrekeningcontrole op orde.

6 Bevindingen jaarrekening relevant in het kader van de controlerende taak 6.1 Onze rol met betrekking tot de automatisering Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geauto matiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Bij onze controle hebben wij beperkt gebruikgemaakt van de automatisering. De meeste procedures worden vastgelegd buiten de automatisering om. Uit onze beperkte werkzaamheden met betrekking tot de automatisering komen geen bijzonderheden naar voren.

O

Blad 13 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

Appendix A Overzicht geconstateerde controleverschillen Bij de jaarrekeningcontrole zijn enkele (kleine) afwijkingen geconstateerd, die zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening 2014. Er is geen sp rake van niet-gecorrigeerde controleverschillen. QjRäaail ISäaißMß

ÊfeajEi© • Geen Totaal

-

€0

n.v.t.

€0

n.v.t.

Deloitte

O

Blad 14 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

Appendix B Frauderisico's Vanwege de ontwikkelingen in het accountantsberoep, als gevolg van de onderzoeken naar de kwaliteit van de accountantscontroles, heeft een aantal onderwerpen een verhoogde aandacht gekregen. Eén van deze onderwerpen betreft de interne frauderisicoanalyse van een organisatie als onderdeel van haar eigen kwaliteitsbeheersing. Het beheersen van kwaliteit is uitsluitend mogelijk indien vooraf ook inzicht wordt verkregen en bewustwording is gecreëerd omtrent die gebieden die gevoelig zijn voor bewuste mani pulatie, oftewel fraude. Het onderkennen van dergelijke risico's is een startpunt om (goede) interne beheersingsmaatregelen te kunnen invoeren, die het risico op fraude zoveel als mogelijk beperken. De interne frauderisicoanalyse geeft dus nadere richting aan de wijze waarop de organisatie haar eigen interne beheersingsomgeving heeft ingericht. Overigens zeggen we daarmee niet dat de interne beheersingsomgeving zoals deze bij Tresoar is opgezet in de huidige vorm niet voldoende is om de frauderisico's te kunnen afdekken. Wel raden we aan om een interne frauderisicoanalyse op papier te zetten, waarbij op bestuursniveau is nagedacht over mogelijke risicogebieden en, indien reeds aanwezig, de bijbehorende interne beheersingsmaatregelen. Van de accountant mag een professioneel-kritische houding worden verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneelkritische houding maakt de accountant een inschatting van de frauderisico's, vormt hij zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van mate rieel belang te voorkomen, en beziet hij of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit communiceren met, afhan kelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het dagelijks bestuur en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden onder nomen, het algemeen bestuur. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico's van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Deloitte Blad 15 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

Appendix C Opdracht, toleranties en aanpak De opdracht die u ons hebt verstrekt Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging d.d. 2 februari 2015, met het kenmerk 3113912780-201514443-11301-BR/jl, heeft u ons opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2014 van uw gemeenschappelijke regeling. Gehanteerde toleranties Bij onze controlewerkzaamheden zijn de volgende toleranties gehanteerd (lasten inclusief mutaties in de reserves);

Fouten

1% yan het totaal van de lasten

€ 59.500

Onzekerheden

3% van het totaal van de lasten

€ 178.500

De goedkeuringstoleranties die zijn gehanteerd liggen in lijn met de goedkeuringstoleranties, zoals deze zijn voorgeschreven in het BBV. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico's waar u als gemeenschappelijke rege ling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij ais een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeenschappelijke regeling en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaam heden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico's en de risico's in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico's op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat er betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarrekening.

Blad 16 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volge ns de geldende verslaggevingsvoorschriften (het BBV en het Handboek Financiële Verantwoording Archieve n), of de door u opge stelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in het vastgestelde controleprotocol. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten inte graal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ont dekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het controleprotocol. Het pro duct van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevin dingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing).

Deloitt@ Blad 17 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md

Appendix D Onze onafliankelijkheid is gewaarborgd Op 16 december 2013 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) vastgesteld. Wij willen u in dit accountantsverslag graag op de hoogte stellen van de belangrijkste wijzigingen zoals die gelden voor organisaties die niet kwalificeren als een Organisatie van Openbaar Belang (OOB, vooral beursgenoteerde ondernemingen en financiële instellingen). Wij stellen voor om bij het bespreken van ons accountantsverslag de specifieke gevolgen voor onze dienstverlening aan uw organisatie te bespreken. Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) De ViO is van toepassing op alle cliënten waarvoor assurance-opdrachten worden uitgevoerd en is van kracht vanaf 1 januari 2014. De ViO vervangt de nadere voorschriften voor onafhankelijkheid (NVO). Met de nieuwe ViO beoogt de beroepsorganisatie tegemoet te komen aan de verwachtingen van het maat schappelijk verkeer, en daarmee bij te dragen aan het vertrouwen in het accountantsberoep. Hierna geven wij een toelichting op enkele onderwerpen uit de ViO die van belang zijn in het kader van onze dienstverlening aan uw organisatie. Eén set van regels voor alle assurance-opdrachten In de nieuwe onafhankelijkheidsregels is sprake van één set van regels voor alle assurance-opdrachten, zoals de controle of beoordeling van een jaarrekening, een subsidieverklaring, een verklaring bij een ITsysteem of een assurance-rapport bij een maatschappelijk jaarverslag. In de oude regels werd een onder scheid gemaakt tussen controleopdrachten en overige assurance-opdrachten, waarbij de onafhankelijk heidsvoorschriften voor controleopdrachten strenger waren. Regelgeving voor adviesdiensten Combinaties van assurance en advies (non-assurance) werkzaamheden zijn onder de ViO nog steeds toegestaan. De ViO introduceert wel een strak toetsingskader voor de evaluatie van alle non-assurance diensten, wat betekent dat voor aanvang van overige dienstverlening altijd een onafhankelijkheidsanalyse in het dossier dient te worden opgenomen. De ViO leidt daarmee tot een verzwaarde documentatieplicht. Het toetsingskader in de ViO is gebaseerd op de principes in de internationale onafhankelijkheidsregels van de Code of Ethics van de International Ethics Standards Board for Accountants (lESBA). Deze internationale onafhankelijkheidsregels worden door Deloitte nageleefd. Langdurige betrokkenheid bij uw organisatie In de ViO is opgenomen dat een maatregel is vereist indien senior leden van het assurance-team (waaronder de eindverantwoordelijke accountant, maar ook andere senior teamleden) langdurig betrokken zijn bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Van langdurige betrokkenheid is in elk geval sprake als een senior teamlid gedurende zeven aaneengesloten jaren betrokken is bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Voorbeelden van maatregelen zijn het laten uitvoeren van een opdrachtgerichte kwaliteits beoordeling (OKB) of het rouleren van het teamlid. Indien meerdere teamleden gelijktijdig zoud en moeten rouleren, is het ook mogelijk om voor een gefaseerde roulatie te kiezen. Na roulatie mag het betreffende teamlid gedurende twee jaar niet betrokken zijn bij de assurance dienstverlening aan de organisatie.

Deloitte

O

Blad 18 17 maart 2015 3113912780-201519640-WM/md Marketing en reclame In de ViO is een nieuwe bepaling opgenomen over marketing en reclame. Vooral is het niet toegestaan om met een assurance-cliënt een relatie aan te gaan waarbij de accountantsorganisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laat associëren met de assurance-cliënt. Van associatie is sprake indien de onderlinge relatie als onderdeel van reclame of marketing openbaar wordt gemaakt. Geschenken en gastvrijheid De regels voor het ontvangen en verstrekken van geschenken en gastvrijheid zijn aangescherpt. Het uitgangspunt is dat het ontvangen en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrij heid niet past in een relatie tussen de accountant en de gecontroleerde organisatie. Deze regels gelden niet alleen voor de leden van het assuranceteam, maar ook voor de accountantsorganisatie, andere onder delen van het netwerk en haar bestuurders. Er is een drempel in de regels opgenomen van € 100. Voor geschenken met een waarde van meer dan € 100 is de eindverantwoordelijke accountant gehouden om; O

Te onderbouwen waarom het geschenk of de uiting van gastvrijheid gepast is;

•

Een melding te doen bij een aangewezen persoon binnen Deloitte; en

•

Vooraf met het toezichthoudend orgaan van uw organisatie af te spreken hoe het hierover geïnformeerd wil worden.

Deze bepalingen gelden tevens voor persoonlijke uitingen van gastvrijheid. Hieronder wordt verstaan het voor de andere partij of persoon betalen van kosten van uitstapjes, reizen, lunches, diners en dergelijke die geen zakelijk karakter dragen. Overgangsbepalingen De nieuwe onafhankelijkheidsregels treden in werking per 1 januari 2014. Voor bestaande opdrachten en/of relaties waarbij een onafhankelijkheidsbedreiging speelt, gelden overgangsbepalingen. Verrichte werkzaamheden 2014 Onze contractuele werkzaamheden voor Tresoar bestaan uit de controle van de jaarrekening. Daarnaast verrichten wij op uw verzoek tevens controlegerelateerde diensten en adviesdiensten. In de volgende tabel is een overzicht opgenomen van alle door Deloitte geleverde diensten in het verslagjaar 2014: GÖntroiégerëiate#de^^^ Controle jaarrekening 2014 Controle bijzondere verantwoordingen (subsidiedeclaratie) Op grond van onze toetsing aan het bovengenoemde 'normenkader', de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover is onze onafhankelijkheid in voldoende mate gewaarborgd.

Doe. nr.: Class, nr. Ingek.; 2 6 MRT 2015 Afdeling. Beb. door: Afd. Hoofd AWB.. weken

Recommend Documents